Curs Managementul Timpului

Cum punem cursul în practică
Acest curs poate fi o afacere importantă pentru tine. Dacă vei pune în practică măcar 10% din aceste informaţii vei câştiga cel puţin o oră pe zi în care tu vei putea să faci ce vrei. Pentru a fi organizat nu trebuie sa ai calităţi înnăscute. Oricine poate fi organizat. Această calitate se dobândeşte şi acest lucru este demonstrat de toţi experţii în materie. Singurul lucru necear este dorinţa de a învăţa cum să fi mai organizat. Noţiunile învăţate te vor ajuta în orice domeniu al vieţii. Acest curs îţi va fi un sprijin în a te organiza mai bine. Cu aceste informaţii îţi vei construi un arsenal de stiluri şi tehnici de a te organiza. După ce ai citit acestă introducere sunt convins ca îţi pui o întrebare pertinentă: cum punem în practică toate aceste noţiuni pe care le vom studia? Foarte simplu! Cea mai eficientă modalitate de a le folosi în munca noastră şi a obţine beneficii de pe urma lor este chiarPRACTICA. Cu cât vor fi puse mai mult în practică cu atât mai repede rezultatele vor fi mai bune. Puse în practică aceste noţiuni vor fi folosite mai fluent. Acest lucru este uşor trebuie doar exerciţiu. Îţi recomand să exersezi lucrurile care ţi se par mai grele şi, repet, pune-le în practică. Pot paria ce gândeşti acum: că subliniez exagerat chestiunea practicii. Subliniez această chestiune deoarece sunt foarte mulţi care exersează o dată, văd că au inţeles partea teoretică şi ce au de făcut şi renunţă să mai exerseze.

1

Curs Managementul Timpului A confunda înţelegerea cu competenţa este o capcană în care cad foarte mulţi. Pentru a pune în practică ceea ce am învăţat avem nevoie să exersăm. Ei cunoşteau teoria, ştiau ce trebuie să facă dar lipsa de exerciţiu nu i-a lăsat să utilizeze cunoştinţele acumulate. Exersează zi de zi, iar atunci când vei avea nevoie de cunoştinţele acumulate, acestea vor fi în mintea ta pregătite pentru a fi utilizate. Nu este nevoie să îţi aminteşti fiecare amănunt, dar pe măsura ce parcurgi cursul şi îl pui în practică puţin câte puţin, ceea ce ai învăţat va rămâne în memorie iar în timp va veni de la sine tehnica potrivită şi, astfel, îţi vei construi propriul stil. Pentru a-ţi crea propriul stil îţi recomand să citeşti fiecare lecţie De multe ori auzim prieteni sau cunoştinţe care nu au obţinut ceea ce şi-ar fi dorit spunând că au ştiut mereu ce trebuie făcut dar nu au fost în stare să punăîn practicănoţiunile cunoscute. de mai multe ori, cu atenţie. Constuieşte-ţi o imagine clara a conţinutului. Încearcă să intri în detalii şi să transformi lecţia intr-o poveste sau film, încearcă să vizualizezi acestă poveste sau film. Faptul că te imaginezi în acestă poveste te va ajuta să exersezi, să repeţi toate capacităţile şi resursele umane, să îţi înveţi subconştientul să conceapă raspunsurile potrivite. Folosiţi acest curs ca resursă pentru a vă completa bagajul de cunoştinţe, pentru a vă perfecţion. Toate aceste lucruri sunt posibile cu ajutorul disciplinei vazută nu ca o corvoadă, ci ca un mijloc de a te bucura de propriile posibilităţi. Trebuie să te concentrezi zilnic pe ceea ce vrei şi să fi perseverent până obţii ceea ce vrei. Cu acest curs vei căpta cunoştinţe şi vei învăţa să le implementezi zi de zi.

2

Curs Managementul Timpului

Necesitatea Management-ului Timpului
Management-ul timpului te va ajuta îţi atingi scopurile, să prioritizezi, să creezi o imagine de ansamblu a sarcinilor tale, să îţi aminteşti mai multe lucruri, să profiţi mai mult de timpul tău, să delegi, să comunici mai bine, să menţii un echilibru în viaţă şi să îţi creşti caltatea vieţii. Definirea noţiunii de timp ridică numeroase probleme generate de percepţia diferită pe care o au cei din jurul nostru cu privire la acest subiect. Ne vom opri, totuşi, la o definiţie de dicţionar şi reţinem că timpul este odurată limitată considerată în raport cu utilizarea care i se dă. Dintotdeauna, omul s-a străduit să găsească modalităţi de măsurare a timpului. Managementul timpului impune şi el acest lucru. Măsurarea timpului nu se face însă, decât pe baza rezultatului fiecărei activităţi realizate într-un interval de timp dinainte stabilit. Altfel spus, nu gestionăm timpul în sine, ci activităţile desfăşurate într -o anumită perioadă. Managementul timpului se bazează pe trei piloni: planificarea, organizarea şicontrolul timpului. Noţiunea de eficacitate cere ca, pentru fiecare individ, timpul să fie utilizat în mod raţional şi productiv, în conformitate cu ritmul personal şi cu resursele de care dispune fiecare individ, cu scopul de a asigura îndeplinirea unor activităţi precise într-un interval de timp dat. Managementul timpului presupune ca, pentru fiecare individ, să se aloce secvenţe de timp, riguros calculate, pentru fiecare activitate ce trebuie desfăşurată (planificarea), să se facă toate eforturile posibile pentru a le respecta (organizarea) şi să se evalueze, în mod regulat, rezultatele obţinute (controlul). Managementul timpului porneşte de la un aspect paradoxal: deşi, în mod real, dispunem astăzi de mult mai mult timp decât altădată, avem sentimentul că el nu ne ajunge. În realitate orice om dispune de 168 ore pe săptămână pe care le repartizează, aproximativ, în felul următor:
3

Există un număr tot mai mare de salariaţi care suferă de depresie sau de epuizare profesională şi pentru care se pune. organizaţia nu poate fi concurenţială şi. nu întâmplător. Vorbim aici. Cele 40 de ore destinate activităţilor profesionale sunt influenţate indirect de celelalte două destinaţii:  Dacă individul nu-şi acoperă nevoile de somn. problema evitării situaţiilor dificile. al demotivării. fără însă a-şi gestiona „ştiinţific” activităţile. al stresului. lucrătorul de la linia de montaj va aprecia ca fiind mult mai lung timpul sau de lucru comparativ cu un artist care execută în paralel un obiect de artă. nu poate supravieţui. • 56 ore pentru somn şi. Ori. despre eficacitatea utilizării timpului personal şi despre productivitate maximă: este evident că. 4 . în final.  Dacă salariatul munceşte mult. o mai bună gestionare a timpului este poate un început de soluţionare a problemelor salariaţilor. nu poate obţine performanţa maximă în munca sa. există riscul oboselii. fără productivitate. Atunci când gestionăm propriul nostru timp sau atunci când ne ocupăm de timpul altora trebuie să luăm în seamă câteva legi generale: a. al uzurii fizice şi mentale. al reducerii productivităţii. Într-o fabrică care confecţionează obiecte de artă. în mod acut.Curs Managementul Timpului • 40 ore pentru activităţi profesionale. care nu ar avea decât de câştigat dacă şi-ar utiliza mai bine timpul. cu cât o activitate este mai fracţionată. • 72 ore pentru diverse activităţi personale. cu atât ea pare că durează mai mult. Totul depinde de gradul de repetare a activităţii şi de motivarea celui care o efectuează.

5 .Curs Managementul Timpului b. timpul a devenit o resursă ce trebuie optimizată. Cum poate fi echilibrat timpul alocat pentru satisfacerea acestor trei opţiuni? Nu există un răspuns general valabil pentru această întrebare. în prezent. Mai nou. atunci când aşteptăm un răspuns sau stăm la uşa stomatologului. sociale. salariatul occidental caută o formulă magică pentru a-şi împărţi timpul între muncă. mai lung atunci când aşteptăm. Şi aceasta pentru că. familie şi propriile sale aspiraţii. cu cât o activitate este mai interesantă cu atât ea pare mai scurtă şi invers. economice şi legale din ţara în care trăim. Interesul sau motivarea pentru executarea unei activităţi ne fac să ignorăm restricţiile de timp. Înaintea unui examen sau a unui eveniment. între altele. Atitudinea faţă de timp În decursul istoriei. într -o organizaţie. totdeauna. timpul pare. timpul de aşteptare este imposibil şi avem sentimentul unei pierderi nejustificate. s-a modificat durata de viaţă. c. percepţia noastră privind timpul a cunoscut modificări semnificative. s-au accelerat ritmurile şi a apărut concurenţa dintre salariaţi. s-a prelungit perioada de muncă. totul depinde de normele culturale. raţionalizată şi controlată. Este tot mai evident faptul că.

Nu lăsa secunde preţioase să se piardă! Importanţa timpului De câţiva ani emisiunile de ştiri au început să prezinte concomitent cu stirile prezentate de crainic si stiri care curg pe o bară colorată în josul ecranului. vor să afle ştirile într-un timp scurt. limitată de timp. la 6 . Tehnologia a făcut posibilă transmiterea de mari cantităţi de date folositoare la locul nostru de muncă. seminarii. De cele mai multe ori nu folosim acestă sumă în avantajul nostru şi nici nu reuşim să investim pentru viitor. la gestionarea finanţelor. cât şi al salariatului. Ce ai face în cazul acesta? Bănuiesc că ai retrage până la ultimul leu înainte de ora închiderii iar dacă vei fi inteligent vei investi o parte pentru viitor. Neutilizând depunerea vei pierde ceea ce nu ai folosit. Banii nu vor rămâne în cont de pe o zi pe alta. În ziua de azi oamenii au posibilitatea de a asimila mai multe fluxuri de informaţii odată.Curs Managementul Timpului Timpul a ajuns un subiect de modă. conferinţe dedicate acestei teme. la sfârşitul zilei vor fi scoşi din cont. Ceasul ticăie. Au apărut cursuri. În fiecare dimineaţă ne creditează cu 86400 secunde. De ce asest lucru? Pentru că ştirile se schimbă atât de rapid şi volumul de informaţii proaspete a devenit atât de mare. Imaginaţi-vă o bancă care vă crediteză în fiecare dimineaţă cu 86400 lei. incât pur şi simplu nu pot fi prezentate într-o singură emisiune. Cu toţi avem o banca asemănătoare cu cea imaginară. Fiecare din noi primim aceiaşi sumă pentru a o folosi cum credem de cuviinţă. Mai mult decât atât oamenii nu mai au timp să mai aştepte. abordându-se problema atât din punct de vedere al organizaţiei. Se numeşte TIMP.

Pe de altă parte unii oameni sunt foarte ordonaţi încă din copilărie. Costul unei proaste gestionări a timpului este foarte mare. dornici de a ne dezvolta. pe când alţii sunt extrem de dezordonaţi. iar hainele lor sunt perfect aranjate în sertar. au un scris curat şi ordonat. timpul liber şi pacea interioară. În primul rând suntem cu toţi diferiţi în ceea ce priveşte munca sau învăţarea. să dăm exemplul telefonului mobil care ne ţine în contact cu lumea dar ne va deranja de neneumărate ori în timpul nostru liber. Acest aspect poate fi înşelător câteodată. Pentru a exercita acest control trebuie să fim deschişi la schimbări. dispuşi să ne adaptăm la noi oportunităţi. Astăzi putem trimite prin e-mail o fotografie de produs sau o prezentare unui potenţial client. sau putem evita o călătorie de afaceri cu o teleconferinţă. 7 . unii au un stil vizual. Trebuie doar să fim deschişi la schimbări. dar faţă de generaţiile trecute noi avem un avantaj: apariţia nenumăratelor mădalităţi de comunicare şi modalităţi de organizare. Cum începem? Prin analiza stilului nostru de a gestiona timpul. reţinând foarte bine prin intermediul auzului. Toate aceste progrese tehnologice au şi părţi bune şi părţi mai puţin bune care vor creşte gradul de stres. ne va afecta productivitatea. Ca urmare putem fi mult mai productivi ca orice altă generaţie. să îmbrăţişăm aceste idei noi. a spori eficienţa şi a ne organiza viaţa. de exemplu o persoană dezordonată poate scoate un document dintr-o stivă de hârti mai repede decât ar găsi-o într-un dulap organizat. Avem instrumente care ne pot ajuta în eforturile noastre de gestiona timpul. adică învaţă din ceea ce văd. Putem îmblânzi timpul prin înţelegerea şi folosirea corectă a schimbărilor tehnologice. iar o altă categorie sunt câteodată organizaţi şi câteodată foarte dezordonaţi. Responsabilităţile noastre au crescut odată cu prgresul tehnologic.Curs Managementul Timpului comunicarea cu prietenii sau la organizarea volumului de date recepţionate. unii au un stil auditiv.

Pe scurt. Dacă ai acumulat între 22-26 puncte se poate spune ca ai o obsesie pentru ordine şi organizare. Nr 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Afirmaţie Ai un calendar de zi cu zi care sa il ti aproape? Îţi faci copii la documentele importante? Ai hartă în maşină? Dacă nu ai maşina. 8 . ai păstra o harta? Îţi reprogramezi întâlnirile făcute cu ceva timp în urmă Revi la un apel telefonic pierdut în termen de 24 ore? Ai în casă suport pentru cheie? Păstrezi manualele de service ale aparatelor intr-un loc unde să le găsele găseţti rapid? Ai un suport şi un creion lângă telefonul de acasă Există un timp oficial în care cineva te caută şi te va găsi la birou? Dacă vei lipsi de la lucru. Răspunde sincer la întrebările de mai jos pentru a afla stilul tău de a gestiona timpul. ai nevoie de o imagine de ansamblu a felului în care îţi organizezi timpul. are cine să te înlocuiască? Ţi evidenţa lucrurilor din casa ta? Dacă becul din camera ta se arde ai un alt bec de rezervă? Citeşti reviste înainte de a intra la medic? DA 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 NU 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 PCT Total 1.Curs Managementul Timpului Scopul acestui curs nu este de a-ţi impune un stil de gestionare a timpului ci va da sugestii şi sfaturi din care să selectezi ceea ce este util. Mai întâi trebuie să înţelegem unde suntem şi după aceea vom ştii ce mai trebuie completat. Aceste sfaturi sunt utile în primul rnd celor care nu sunt organizaţi dar şi celor care îşi gestionază timpul în mod corect.

Dacă ai acumulat între 8-14 puncte atunci mai ai de lucru în ceea ce priveşte organizarea. 9 . Dacă ai acumulat între 11-18 puncte atunci putem spune că ai ceva probleme legate de managementul timpului. 1. 2. Nr 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Afirmaţie Ai primit vreo amendă în ultimele 3 luni? Îţi iei de lucru acasă mai mult de o dată pe săptămână Stai peste progrm mai mult de 2 zile pe săptămână? Când erai la şcoală ai fost la examen după ce ai fost la petrecere? Ai participat la o şedinţă plictisitoare? Respingi apelul unei persoane care nu îţi place chiar dacă este important? Aştepţi să ai o problemă dentară pentru a merge la dentist? Sari peste micul dejun fregvent? Scrii numere de telefon sau adrese pe bucăţele de hârtie şi le aduni în birou sau buzunar? DA 2 2 2 2 2 2 2 2 2 NU 1 1 1 1 1 1 1 1 1 PCT Total Aceste întrebări vor evalua dacă anumite obiceiuri adânc înrădăcinate în stiulul tau submină eficienţa ta. Dacă ai acumulat între 15-21 puncte eşi o persoana organizata. Dacă ai acumulat între 5-10 puncte putem spune că eţi un om eficient în ceea ce faci dar întodeauna mai este ceva de înbunătăţit. 3.Curs Managementul Timpului 2.

Ele nu încearcă nici să planifice. e. Judecăţile îndelungi conduc la decizii mai bune. Cu cât lucrăm mai mult cu atât ne îndeplinim mai complet sarcinile. ca fiind interesante şi satisfăcătoare. paralizarea decidentului. ceea ce conduce. cel mai adesea. b. c. nici să organizeze.. nici să delege. Atunci când urmărim doar cantitatea obţinută într-o perioadă dată. fără o reflecţie corespunzătoare poate conduce la cheltuielile de muncă şi financiare nejustificate.Curs Managementul Timpului Mituri privind timpul De-a lungul vieţii sale. la imposibilitatea de a desfăşura activitatea în mod corespunzător. Multe persoane alocă mult timp pentru a reflecta şi a culege noi informaţii. Pierderea de timp este cauzată de alţii. Există persoane care lucrează 16-17 ore/zi şi şapte zile pe săptămână fără ca. Acestea nu aduc totdeauna clarificări utile pentru adoptarea deciziei şi determină. Cele mai multe astfel de mituri privesc timpul de muncă: a. Multe persoane justifică proasta utilizare a timpului lor acuzându-i pe ceilalţi că le irosesc timpul cu vizite neaşteptate. convocări la reuniuni organizate necorespunzător etc. Acţiunile desfăşurate într-un interval de timp dat trebuie să vizeze eficacitatea globală. calitatea produselor executate. Nu trebuie ignorat faptul că adoptarea rapidă a unor decizii. să-şi îndeplinească sarcinile considerate de el şi de ceilalţi. Contează numai rapiditatea. d. orice individ cultivă anumite mituri privind timpul şi le utilizează ori de câte ori este necesar. Apreciind că sunt mult mai siguri de munca lor decât de a celorlalţi. oricare ar fi rapidit atea de execuţie. 10 . apeluri telefonice. Când avem foarte mult de muncă suntem indispensabili. în mod inevitabil. multe persoane acumulează sarcini suplimentare. nici să formeze alte persoane pentru efectuarea unor activităţi. riscăm să neglijăm calitatea. în mod obligatoriu.

şi obţin multe dacă mă organizez. nerealizând că este vorba. de o utilizare necorespunzătoare. el devine duşman doar pentru cei care nu ştiu să-l utilizeze în mod corespunzător. Un obiectiv trebuie să fie clar definit şi posibil de atins. ei pot dedica timpul şi energiile personale pentru îndeplinirea altor scopuri decât cele curente. Este mai greu să o începi. Folosind timpul celorlalţi. Cu cât delegăm mai mult. Timpul este întotdeauna neutru dar gestionarea lui poate fi eficace sau dezastruoasă. Multe persoane se plâng de timpul lor. Am citit diverse articole de Time Management. trebuie să te gândesti în primul rând unde vrei să ajungi. 1. aceste sfaturi o să le dezvoltăm pe parcursul cursului în detaliu: Stabileşte bine obiectivele. g. astfel încat ceea ce fac să fie eficient. Foarte important: scrie pe hârtie obiectivele tale pe termen scurt. îţi va fi mai uşor să le îndeplineşti. iar acest lucru te ajută în planificarea timpului necesar pentru a ajunge la destinaţie. ai o singură direcţie pe care te deplasezi. Timpul este inamicul nr. Atunci când este posibil. cel mai adesea. şi am început să aplic unele chestii de pe acolo. mediu şi lung.Curs Managementul Timpului f. Astfel. am observat că mă simt mai bine atunci când folosesc "cu cap" timpul meu. multe persoane transferă către ceilalţi o mare parte din ceea ce trebuie să facă ele. De cele mai multe ori este uşor să finalizezi o sarcină. În timp. cu atât putem rezolva mai multe probleme. plictiseala sau 11 . Înainte de a începe o activitate sau un proiect. şi în acelaşi timp să mă simt bine. 15 sfaturi pentru un bun Time Management De mult timp mă tot gândeam cum să îmi organizez timpul. De aceea îţi propun 15 sfaturi de care ar trebui să ţii cont pentru a-ţi organiza mai bine timpul. Frica. Fă-ţi curaj să începi.

Există task-uri importante sau mai puţin importante. şi poate fi facută cu o seară înainte. este tenace. iar timpul disponibil va putea fi utilizat eficient. are siguranţă şi stăpânire de sine. de perseverenţă şi iniţiativă. pot să te demotiveze în ceea ce faci. Mare parte din eşecurile din carieră şi viaţă se datorează abandonului şi lipsei de organizare. este lipsit de încredere în forţele proprii. nu cedează în faţa greutăţilor. urgente sau vitale. Aplicând această metodă. Doreşte să îşi atingă scopul cu orice preţ. să le faci dimineata. hotărât. Astfel vei fi mult mai organizat. Organizează zilnic lista cu ce trebuie să faci. Combinând şi atribuind task-urilor aceste caracteristici. Este bine ştiut faptul călucrăm cel mai eficient când suntem odihniţi. este cel cu personalitate puternică care a ajuns la conştiinţa propriilor capacităţi şi la convingerea că este predestinat să reuşească în ceea ce întreprinde. În acest test învingătorul este cel care nu va abandona. Nu uita: Planifică prioritizarea. nu 12 . cu durată lungă sau scurtă etc. de aceea recomand ca cele mai importante sarcini pe care le ai de făcut.Una din temele acestei lecţii va fi un test care ne va arăta unde ne poziţionăm noi în ceea ce întreprindem în viaţă. nu prioritiza ce ai planificat. Dacă nu ştii ce ai de făcut.Curs Managementul Timpului complexitatea task-urilor. Extrage în fiecare seară task-urile pe care vrei să le faci a doua zi. vei obţine informaţii pe baza cărora vei putea stabili ordinea în care vei executa ce ţi-ai propus. dar trebuie să aplici regula celor 10 minute: "începe task-ul şi lucrează la el 10 minute. atunci planificarea timpului nu mai are rost. pentru el este mai important să nu piardă. echilibru emoţional. Ocupă-te de lucrurile importante când eşti cel mai eficient. sau dimineaţa la cafea. În opoziţie este învinsul care este tentat spre abandon. în prima jumatate a zilei. la birou. Prioritizează task-urile. are capacitatea de a lua decizii eficiente. sau chiar în metrou. prezent. Astfel o să vezi că poţi să duci sarcina pană la capăt". Prioritizarea task-urilor nu dureaza mai mult de 10 minute. Este important să stabileşti tipul taskurilor pe care ţi le-ai propus. Încearcă să denumesti task-urile cu titluri scurte dar reprezentative.

O lună are în medie 21 de zile lucrătoare. Take your time atunci când este vorba de calitate. adică 30240 de minute. Concentrează-te la ce faci. Odată ce ai început să lucrezi la un task. La un salariu de 2000 lei/luna. Discută ideile pe care le ai într-o atmosfera mai puţin "formală".Curs Managementul Timpului numai vei reduce timpul consumat pentru efectuarea sarcinii. înseamnă că un minut costă 0. termină-l. Deleaga sarcinile. şi niciunul terminat. Nu te apuca de alt task. Nu uita că eşti în primul rând om. Merită să pierzi acest minut pentru a lucra la sarcina respectivă? Exista altcineva care ar putea îndeplini sarcină? Poate că minutul lui (pe care oricum îl pierde nefăcând nimic) costă mai ieftin. pagina de youtube etc. Dacă crezi că ai nevoie de o pauza. 13 . Asta ajută nu numai pentru planificarea timpului ci şi pentru evaluarea lui. O să fii surprins cât timp îl pierzi pentru activităţi care nu îţi aduc nimic. S-ar putea ca memoria să te dea de gol. este ineficientă. Nu lăsa completarea pentru sfârşitul zilei. Nu vrei să ajungi să ai 10 taskuri pe care le-ai început. Nu trebuie însă exagerat cu pauzele.06 lei. Învaţă din experienţa lui. Fă o pauza cu un coleg de serviciu care te poate ajuta în îndeplinirea task-urilor. Poate poţi să investeşti minutele tale în task-uri mai importante. nu irosi pauzele. Poţi să delegi? Nu uita să faci pauze când ai nevoie. Chiar dacă e un sfat uşor de urmat. messenger. Este foarte important să înregistrezi activităţile tale. ia-o. În acelaşi timp. televizor. dar vei mări calitatea şi eficienţa cu care lucrezi. acesta este unul cu o importanţă deosebită. concentrează-te asupra lui. Pauza de ţigară de 10 minute la fiecare 15. Gandeşte-te că timpul pe care îl consumi pentru a îndeplini o sarcina costă. Foloseşte instrumente de Time Management. Foloseşte o agendă în care să notezi ce faci în fiecare jumatate de oră. Dacă te apuci să faci un task. Nu te lasa sedus de altceva. Înlătură totul ce te poate distrage: telefon mobil.

Fiecare minut contează în Time Management.un OM. Nu pierde timpul aşteptând. Nu fă această greşeală. Pentru o bună planificare a timpului. în funcţie de proiectele la care lucrezi.Curs Managementul Timpului Evaluează timpul. Mănâncă sănătos. vei putea foarte uşor să planifici timpul. trebuie să ştii cât trebuie să aloci pentru fiecare sarcină. Fie că eşti în staţia de metrou. Studiază timpul în care ai făcut anumite activităţi şi încearca să vezi dacă acestea nu puteau fi făcute mai rapid. sau care pur si simplu nu trebuie să le faci tu. ca să poţi avea mintea odihnită şi gata de o nouă zi . eşti ineficient. planifică ce vei spune la urmatoarea şedinţă. astfel de task-uri îţi consuma timp şi nu dau nici un rezultat profitabil pentru tine. schiţează nişte idei (O sa rămâi surprins să vezi că cele mai bune idei apar în astfel de situaţii). La început s-ar putea să fie mai greu. Organizează-ţi mail-urile în diverse dosare folosind filtrele. Înregistrarea activiăaţilor pentru care îţi "cheltui" timpul. pune -o imediat în "ToDo List". Fă sport. Daca eşti rugat în mail să faci o sarcină. Dormi bine. Fii organizat. NU accepta să faci sarcinile care nu le poţi face. dar daca vei reuşi. şi vei lucra cu eficienţă maximă. De obicei. Organizarea activităţii va reduce mult din timpul pierdut "în zadar". trebuie urmată de o perioada de evaluare. Organizează-ţi fişierele de pe calculator. 14 . Organizează-ţi documentele la birou în dosare. Mănâncă sănătos şi fă sport. Nu lăsa nici un mail "neprocesat".(productivă) de muncă. Eşti pus în situaţia de a consuma 50% din timpul tău. Dormi bine. Stabileşte din timp durata task-urilor. aştepţi la coadă la medic sau pur şi simplu aştepţi pe cineva la o întalnire nu pierde timpul! Citeşte o carte. Învaţă să spui "NU". şi dacă îl pierzi. un raport. ca să se simta bine organismul tău. Nu uita că în spatele unei activitati eşti tu . pentru a te alimenta. ca să poţi să consumi energia negativă acumulată de corpul tău.

se desfăşoară în funcţie deprograme foarte riguros întocmite). Occidentaliise întreabă de ce Africanii şi LatinoAmericanii nu înţeleg necesitatea de a fipunctual sau de a respecta termenele prevăzute pentru finalizarea unor proiecte. schimburile. Modificările generate de aceste două culturi se regăsesc în modelul următor: Cultura policronă (ţări latine). sarcinile. europeană. ţări având o cultură monocronă (într-un intervalde timp ne focalizăm exclusiv asupra unui lucru. în acest caz timpul este conceputîn mod linear. nord-americană. latino-americană şi orientală. sociali sau tehnologici. Comparaţia efectuată pe un interval de timp de peste 30 de ani între culturaafricană. Distingem astfel. Spre exemplu.  individul desfăşoară concomitent mai multe activităţi  individul admite întreruperile şi schimbările de ocupaţie 15 . ca un drum care conduce către viitor) şi ţări având o culturăpolicronă (în care activitătile. mulţi Africanisunt ostili faţă de orice încercare de structurare rigidă a timpului.Curs Managementul Timpului Factori care influenţează timpul Elaborarea modelelor de conduită temporală şi punerea lor în aplicare depind de numeroşi factori culturali. Anumiţi antropologi arată cum variază noţiunea de timp în funcţie devalorile culturale. individuali. Factorii culturali. a evidenţiatmodificările pe care cultura le-a exercitat asupra conceptului de timp. această relativizare are o explicaţie culturală. a. Ori. organizaţionali. aşa cum facoccidentalii. ci şi pentru a trăi dincolo de constrângerile impuse de viaţaprofesională. ei justifică acestlucru prin dorinţa de a utiliza timpul nu doar pentru muncă.

Curs Managementul Timpului  în comunicare apar. referiri la context  relaţiile dintre indivizi sunt mai importante decât atingerea scopului  programele şi proiectele sunt modificate frecvent şi cu uşurinţă  exactitatea este relativă  relaţiile sunt mai intense şi mai durabile  indivizii nu au răbdare şi tind să treacă direct la acţiune  angajamentele considerate a fi mai dificile privesc persoanele Cultura monocronă (ţări anglosaxone. laturii informale. 16 . referiri la context  executarea proiectului sau a sarcinii are prioritate în raport cu problemele umane  programele stabilite sunt normate întocmai  exactitatea este împinsă la extrem  relaţiile sunt superficiale şi efemere  indivizii sunt mai lenţi şi acţionează metodic  angajamentele considerate a fi mai dificile privesc sarcinile Orientalul acordă o mai mare importanţă persoanei. contextului şi se interesează mai mult de timp. mai degrabă. raţionalizată şi controlată. ca pe o resursă cantitativă care trebuie optimizată. germanice)  individul se focalizează exclusiv asupra unei activităţi  individul se dedică total şi exclusiv unei sarcini de îndeplinit  în comunicare nu apar deloc. Viziunea sa este mai spiritualizată şi mai simbolică decât cea a occidentalului care priveşte timpul. în mod frecvent. sau doar rareori.

trebuie semnalat faptul că. Dintre acestea reţinem: 17 . creşterea preocupării pentru a evita pierderile de timp este însă vitală nu doar pentru organizaţii. Fiecare individ îşi foloseşte timpul în funcţie de convingerile personale. durata probabilă a unei vieţi este aproape aceeaşi. în consecinţă. de muncă şi de viaţă vor trăi şi. ci şi pentru omul care. procedând astfel devine mai eficient. a unor reflexe înrădăcinate. Factorul cultural apare ca fiind cel mai important în explicarea nuanţelor esenţiale care apar în percepţia diverselor popoare cu privire la timp. Chiar şi culturile. în toate culturile. deexperienţa dobândită şi în funcţie de contextul în care trăieşte. au mari dificultăţi de adaptare la ritmul impus aici. mulţi salariaţi veniţi de curând. au zile de 24 de ore care cuprind cam aceleaşi perioade de somn sau de veghe. Aşa de exemplu. Modificarea unor obişnuinţe. este apreciat pentru competenţa sa profesională şi valoarea sa umană. a obişnuinţelor. învaţă mai mult. cât şi în viaţa privată. c.Curs Managementul Timpului În mod paradoxal. datorită tradiţiilor lor. b. a obiceiurilor lor. Factori organizaţionali Există limite organizaţionale care influenţează direct sau indirect managementul timpului. din diverse continente pentru a se stabili în ţări occidentale. există şi vor exista întotdeauna popoare care. atât în sfera de muncă. vor gestiona timpul în mod diferit. indiferent de instrumentul cu care este măsurată sau de alte aspecte particulare. Factorii individuali. de modul în care gândesc cei din jurul său. care au calendare diferite. Oricât de mult ne-am ataşa de latura fizică sau materială a timpului.

definirea greşită a timpului. în tot mai mare măsură. roboţitelefonici. Factori care favorizează risipa de timp Factorii care determină risipa de timp sunt universali şi foarte frecvent întâlniţi în mediul de muncă.  repartizarea sarcinilor în funcţie de prioritatea proiectelor de rezolvat.  acordarea unor perioade de timp specifice fiecărei persoane cu care urmează să conlucrăm. primul servit. în anumite situaţii.simulări pe calculator etc. e. agende electronice. sisteme de măsurare a timpului alocat fiecărui client.Curs Managementul Timpului 1. a unui „cod de urgenţă”. În multe ţări dezvoltate apare o preocupare tot mai mare pentru timpul liber al fiecărui individ. necunoaşterea exactă a ceea ce trebuie făcut. Ei reprezintă împrejurările. 2. Factori sociali Asistăm în prezent la o creştere a influenţei factorilor sociali asupramanagementului timpului. termenele intermediare. calendarul desfăşurării lor. apariţia unor tensiuni sau conflicte generate de modul de alocare a timpului. Factori tehnologici De la experienţele ştiinţifice ale lui Taylor privind economia de timp înactivităţile de execuţie şi până în prezent. motivele 18 . În această situaţie nu pot fi stabilite cu precizie sarcinile.la redactarea şi corectarea manuscriselor pe calculator. pentru a evita aceste neajunsuri putem stabili anumite reguli:  primul sosit. d.  utilizarea. tehnologia a influenţat puternic timpulnecesar derulării unor activităţi diverse. Recurgem astăzi. Uneori. curier electronic. apar frecvent instituţii care organizează şianimă activităţile extraprofesionale.

Atitudinea faţă de aceste întreruperi variază de laun individ la altul. Întreruperile În mediul de muncă apar adesea întreruperi determinate de telefoane. reducerea duratei convorbirilor şi limitarea lor politicoasă doar la aspectele esenţiale. că se lasă furat de către ceilalţi. Pentru a împiedica acţiunea acestor factori. a problemelor de discutat. stabilirea riguroasă a scopului apelurilor. a. organizaţia sau ţara unde îţi desfăşori activitatea şi trăieşti. nivelul ierarhic la careeşti plasat. utilizarea unei note de servicii în cazul în care mesajul se 19 . de responsabilităţile pe care le are. Efecte negative: deranjează permanent. În raport de aceste constatări. transferul rapid al legăturii către persoana solicitată. transformă individul într-un sclav al muncii sale.Curs Managementul Timpului care genereazăo întrerupere a unei activităţi în curs de desfăşurare sau o depăşire a durateiacesteia. parcurgerea informaţiilor necesare pe durata convorbirii. înregistrarea mesajelor. dar este influenţată şi de postul ocupat. Soluţii posibile: limitarea apelurilor personale. fiecare adoptă măsurile adecvate pentru a se proteja de riscul risipei de timp. reduce deplasările. efectele pozitive şi negative pe care le generează precum şi soluţiile posibile în fiecare caz. preluarea apelurilor la momentul convenabil. În modelul de mai jos sunt prezentate aceste întreruperi. individul trebuie să se autoanalizeze şi să privească atent în jurul său: poate constata că este risipitor de timp sau. Telefonul Efecte pozitive: permite economii considerabile de timp. viziteneanunţate sau diverse urgenţe.

constituirea unor echipe specializate pentru rezolvarea urgenţelor. definirea obiectivului şi duratei acestora. programarea de întâlniri. evaluarea corectă a situaţiilor pentru a identifica urgenţele reale. în toate situaţiile. Şedinţe 20 .Curs Managementul Timpului adresează mai multor persoane. reduc productivitatea. folosirea cu zgârceniei a timpului nostru. Urgenţe Efecte pozitive: permite verificarea eficacităţii metodelor întrun context concret de muncă. b. Efecte negative: întrerup concentrarea persoanei. folosirea unor semnale vizibile pentru perioadele în care nu dorim să fie deranjaţi (plăcuţe cu „Nu deranjaţi” pe uşă). în cazul în care aceasta nu a răspuns direct la apel. asigurarea autorităţii şi a informaţiilor necesare pentru a acţiona în astfel de situaţii. programarea activităţilor legate de proiecte speciale la ore considerate ideale. Soluţii posibile: stabilirea unor perioade specifice în care să nu fie acceptate întreruperi şi avizarea persoanelor interesate. pentru orice persoană care soseşte neanunţată. Vizite neaşteptate Efecte pozitive: permite testarea capacităţii de adaptare a persoanei faţă de diverse situaţii de muncă. pune în discuţie voinţa salariatului de a regla lucrurile la termenul prevăzut. Efecte negative: influenţează negativ organizarea timpului prestabilit. antrenarea colaboratorilor în soluţionarea problemelor. strădania de a vorbi cât mai rapid cu persoana căutată. Soluţii posibile: cultivarea capacităţii de a acţiona în condiţii de stres. culegerea unui volum suficient de informaţii. fixarea de termene pentru rezolvarea şi respectarea lor riguroasă.

elegenerează risipa de timp. În multe cazuri însă.  nu se desfăşoară în locuri adecvate. o flatarea unor persoane. Studiile statistice au arătat că. în multe cazuri.Curs Managementul Timpului Utilitatea şedinţelor nu poate fi contestată. asta înseamnă că sunt extrem de eficient”. determinând deplasări nejustificate ale participanţilor sau deranjându-i prin lipsa unor condiţii de mediu (temperatură. mulţi dintre factorii de decizie se ghidează încă după idei preconcepute. o controlarea directă şi indirectă a atitudinilor membrilor echipei. 21 . o dorinţa de a proba că activitatea se desfăşoară întrun mediu democratic. “Cu cât dedic mai mult timp unei anumite sarcini.  existenţa unor obiective parazitare pe care participanţii le depistează şi le sancţionează: o respectarea unei metode.  depăşesc durata programată. în funcţie de nivelul ierarhic la care se găsesc. o evitarea răspunderii pentru o decizie individuală. Acest lucru se produce atunci când şedinţele:  sunt prea frecvente şi inadecvat pregătite. vizibilitate etc. cu atât îmi va ieşi mai bine” sau “O să-mi fac timp de restul mai târziu”. au sentimentul că sunt bombardaţi de intervenţii lipsite de semnificaţie. managerii petrec circa 11-23 ore/săptămână în astfel de şedinţe şi că. pe atât sunt de false: “Sunt tot timpul ocupat. zgomot. care pe cât par de rezonabile.).  nu respectă ordinea de zi sau nu ajung să soluţioneze toate problemele vizate. Cauze ale managementului ineficient al timpului Cu toate acestea.  au o durată prea mare.

Toate acestea sunt rezultatul intervenţiei aşa-numiţilor“hoţi” ai timpului: telefoanele care sună fără încetare. Cauzele pot fi grupate în trei categorii distincte: 1) cauzele exterioare. probleme tehnice care nu-şi găsesc rezolvarea.Curs Managementul Timpului Sursa problemelor este însă una complexă. imposibilitatea sau neputinţa manageruluide a refuza etc. depresia. Hoţii de timp Pot paria că ţi sa întâmplat de multe ori sa spui că un lucru nu a fost făcut sau ai ratat o ocazie din cauza lipsei de timp. prezintă informaţii nerelevante sau eronate. lipsa structurii. şedinţe prea lungi şi prost organizate. lipsa delegării de autoritate şi responsabilitate. 3) cauzele care ţin de angajaţii proprii şi/sau partenerii de afaceri: lipsa de punctualitate a acestora sau faptul că aceştia “trag de timp. de felul său de a fi şi de a secomporta sau de situaţia particulară cu care se confruntă (oboseala. Cu toate acestea. probleme personale .preocupări financiare sau de familie). prelungind discuţiile”. amânarea sarcinilor grele sau neplăcute. nepregătirea din timp a ordinii de zi a şedinţelor/reuniunilor. întreruperile (inclusiv telefoanele) venite din partea membrilor din organizaţie sau din exteriorul acesteia. priorităţi care nu au fost stabilite cu claritate sau sunt inexistente pentru manager. navigarea pe Internet sau vizionarea unor emisiuni la televizor. faptul că intervin cu o problemă complicată şi greu de rezolvat pe moment sau din contra. urgenţele neprevăzute (dacă este cazul). a organizării. care sunt determinate de lipsa de organizare: timpii prea scurţi alocaţi iniţial activităţilor programate. lipsa de timp se poate datora lipsei de organizare şi gestionare ineficientă a 22 . 2) cauzele care ţin exclusiv de persoana managerului. anxietate. vizita unor “musafiri nepoftiţi” care reţin de la lucru. lipsa de competenţă şi plasarea în responsabilitatea managerului a rezolvării problemelor care cad în sarcina lor.

Iată câteva din ideile esenţiale care stau la baza teoriei obiectivelor SMART. Folosirea obiectivelor definite conform formulei SMART este în mod tradiţional considerată una dintre cele mai utile metode de dezvoltare a standardelor si monitorizare a performanţei. Indiferent de natura comentariilor. toţi criticii sunt însă de acord că renunţarea la ideea de obiectiv ca atare nu este nici pe departe soluţia problemei. Obiectivul trebuie să fie SPECIFIC 23 . Aceste cauze sunt numite hoţi de timp. În ziua de azi succesul vine în momentul în care îţi atingi obiectivele. Dincolo de suportul teoretic însă. În continuare îţi prezint hoţii de timp şi câteva metode de a evita apariţia acestora. vei putea stabili ordinea activităţilor care te vor îndrepta în direcţia realizării lui. 1.Curs Managementul Timpului timpului. În virtutea acestei filozofii. cât şi pe plan personal. pentru a-şi servi scopul de masura a evaluarii orice obiectiv SMART trebuie sa fie definit având în vedere următoarele aspecte: 1. Este imposibil să îţi faci planuri fără să îţi cunoşti obiectivele. la abilitatea concretă a managerilor de a le utiliza în evaluare. la nivelul de interpretare pe care îl suportă şi pericolul rigidităţii atunci când mai importantă este adaptarea la schimbari rapide în interiorul şi exteriorul organizatiei. dacă nu şti ceea ce este important pentru tine. Specialiştii în domeniu ne prezintă mai multe cauze ale nerealizării planificărilor care au fost pregătite în mod optim. cu siguranţă îţi vei irosi timpul şi ocaziile care pot apărea. orice utilizare a acestui sistem trebuie să aibă în vedere câteva aspecte de bun simţ pe care insistă de multe ori criticii acestor metode: de la utilitatea practică a acestor obiective (în anumite contexte de business). atât pe plan profesional. Lipsa obiectivelor şi priorităţilor. Numai atunci când cunoşti exact fiecare obiectivpe care trebuie să îl atingi.

Daca sunt 24 . 1. Ce trebuie sa facă persoana? Care trebuie să fie rezultatul concret pentru a putea spune că persoana care ocupă postul respectiv este performantă? Specificul este pe de o parte legat de natura postului şi de masura în care obiectivul are relevanţă pentru postul respectiv. Cele mai bune obiective sunt cele care necesită o ieşire din zona de “comfort” fără însă să fie absurde. indicând în mod exact care trebuie să fie rezultatul. Gradul de specificitate Această cerinţă atrage atenţia asupra faptului că obiectivul trebuie sădescrie o acţiune ce poate fi observată. Accesibilitatea Aceasta cerinţă se referă la necesitatea ca obiectivul să poată fi realizat în condiţiile existente. 4. 2. volume de vânzări. 5. Posibilitatea de a fi măsurat Acest aspect subliniază faptul că atunci când se doreşte definirea unui obiectiv. Cum vom şti că persoana care ocupă postul respectiv şi-a atins obiectivul? Cum măsurăm atingerea acestui obiectiv? Răspunsul la aceste întrebări trebuie să impună includerea în definiţia obiectivului a unei indicaţii referitoare la aspectele sale masurabile.Curs Managementul Timpului Obiectivul trebuie să fie MASURABIL Obiectivul trebuie să fie ACCESIBIL Obiectivul trebuie să fie REAL Obiectivul trebuie să aibă un TERMEN 2. număr de clienţi etc. 3. un comportament sau o realizare care poate să fie descrisă în termeni concreţi. De retinut: cel mai uşor masurabile sunt aspectele cantitative (cifre.) 3. dar în egală măsură vorbeşte si despre gradul de concreteţe al obiectivului. trebuie să se aibă în vedere existenţa unei modalităţi de verificare a realizării obiectivului respectiv.

De aceea. cât şi abilităţi. este foarte important să vă stabiliţi priorităţile. După cum este la fel de posibil ca momentul acela să fie atât de indepărtat în timp încat să nu mai aiba relevanţă atingerea obiectivului. Lipsa planurilor. Un interval de timp scurt poate creşte considerabil gradul de dificultate al unui obiectiv altfel relativ uşor de atins. De aici necesitatea de a defini clar perioada de timp în care se doreşte atingerea obiectivului. Unii spun că preferă să nu piardă timpul făcând planuri.Curs Managementul Timpului fie prea ambiţioase. vei îndeplini doar unele sarcini în timp ce altele vor rămâne nefinalizate. şi trebuie validat în permanenţă pentru a i se asigura pertinenţa şi utilitatea. 4. acţiuni ale competiţiei. însă trebuie sa realizezi că un minut acordat 25 . de la contextul de business. Şi acest interval de timp trebuie să fie supus probei realismului. echipamente etc. Gradul de realism Realismul se refera în acest caz la definirea obiectivului având în vedere nivelul de resurse realist disponibile pentru atingerea sa. care duc la atingerea obiectivelor şi să le acordaţi tot timpul de care dispuneţi. În cadrul activităţii tale. 2. resurse disponibile etc. Momentul acesta temporal ajută o data în plus la masurarea performanţei şi stabilirea succesului în mod lipsit de echivoc. tendinţa firească va duce la ignorarea lor (ca metodă de auto-conservare). Posibilitatea atingerii obiectivului trebuie stabilită având în vedere o multitudine de condiţii externe şi interne. 5. După ce ai stabilit obiectivele şi priorităţile trebuie să stabileşti un plan al modului de realizare a acestora. Prin resurse se inţelege atât bani. cele mai importante activităţi. fie prea mărunte. Intervalul de timp Este foarte posibil ca la un moment dat (oarecare) orice obiectiv să ajungă să fie atins.

Curs Managementul Timpului planificării va economisi cinci minute din timpul necesar punerii în practică a planurilor. planificarea presupune pregătirea şi realizarea unei scheme a activităţilor. Astfel vei evita să străbaţi oraşul de la un capăt la altul sau să aştepţi fluidizarea treficului rutier. împarte săptămâna în zile şi ore. Trebuie să încerci acest proces prin stabilirea planurilor pe termen lung şi definirea obiectivelor pentru următoarele şase luni şi chiar pentru tot anul. Încearcă să îţi aminteşti de câte ori ai avut impresia că pierzi timpul pe parcursul şedinţelor slab organizate. de întâlnirile cu clienţii sau de conferinţe. acest lucru este recomandat să fie făcut în seara zilei de vineri sau în dimineaţa zilei de luni. apoi pe cele de rangul al doilea şi lasă în planificarea făcută o marjă de 15-20% din timp pentru acele situaţii neprevăzute. De aceea este foarte important ca planul tău să fie adaptabil. 4. De recomandat ca în cazul vizitelor la clienţi să vă programaţi întâlnirile cu aceştia în funcţie de zona unde se află pentru ca în aceiaşi zi să îi vizitaţi pe cei din aceiaşi vecinătate. fie că este vorba de muncă sau oameni de la birou. Nu uita să stabileşti priorităţile! Poţi realiza un plan şi mai detailat. unde este cazul chiar în 30 minute. 3. Planificaea este sarcina cea mai importantă. Îţi recomand să rezolvi activităţile de prim rang. După ce ai reuşit acest lucru poţi începe conceperea planului pe săptămâni. al conferinţelor sau stagiilor de pregătire unde erai trimis doar pentru că cineva trebuia să reprezinte compania. Chiar şi aşa este posibil să nu îndeplineşti toate sarcinile propuse din cauza apariţiei unei situaţii neprevăzute. Situaţiile de criză 26 . Organizarea ineficientă Această problemă te va face să pierzi timp preţios.

relaţii clienţi. de teamă că var putea fura subiectul. sau de multe ori dorim ca niciun coleg să nu ştie ce lucrăm. ne este teamă că. Cu toate aceste implicarea în toate aceste activităţiconstituie adesea o pierdere de timp. ne va lua locul curând. Motivele pentru care nu reuşim să tranferăm din responsabilităţi sunt următoarele: suntem siguri că nimeni nu va putea efectua activitatea mai bine ca noi. pentru a te încardra în timp. Sarcinile inutile şi fără importanţă. Din păcate. termenele se suprapun. cum ar fi: angajaţi din departamentul administrativ. de aceea trebuie să prevezi timp şi pentru ele în planul tău.Curs Managementul Timpului Precizarea obiectivelor şi a priorităţilor şi alcătuirea unui plan exact duc la reducerea situaţiilor neprevăzute şi de criză. O cauză des întâlnită a irosirii timpului o reprezintă incapacitatea de a distribui responsabilităţile şi de a transfera autoritatea altor persoane. inti în panică. Sarcina noastră principală va fi deturnată de aceste mici activităţi. Cauza apariţiei acestei situaţii nefavorabile este planificarea necorespunzătoareşi amânarea problemelor pe mai târziu. Situaţiile de criză nu pot fi eliminate niciodată întru totul. ce nu te mulţumeşte nici pe tine nici pe cei din jurul tău. Rezultatul constă într-o muncă superficială. în cazul în care altcineva dispune de aceleaşi cunoştinţe necesare îndepliniri sarcinilor. După ce simţim pe pielea noastră anumite situaţii de criză. 5. aceasta constituie o problemă pentru mulţi oameni care deţin anumite funcţii în cadrul unei companii. În aceste situaţii. în cazul unor manageri care au în subordine un anumit grup de oameni. secretare sau angajaţi part – 27 . trebuie să te întrebi mereu ce ar putea să se mai întâmple. Multe activităţi bare ne pot fi de mare ajutor în atingerea acestor scopuri pot fi efectuate de altcineva. ne dăm seama că printr-o planificare corespunzătoare am fi putul evita greşeli anterioare. faci mai multe lucruri odată.

Pentru a evita o asemenea situaţie este recomandat să conveniţi cu clienţii să sune în anumte zile sau la anumite ore. fiecare telefon ne mănâncă câte 3 minute. Nici nu ne dăm seama cum pierdem două săptămâni pe an răspunzând la telefoane inutile. 28 . dacă trimiţi scrisori de mulţumire sau felicitare clienţilor asta nu înseamnă că tu trebuie să scri adresa de pe plic. însă dacă primiţi 10 astfel de telefoane pe zi vei observa cât timp se pierde cu acestea. numai persoanele aflate în funcţii de conducere îşi permit acest lux. acest lucru are avantajul că tu te poţi concentra la ce este important iar clientul are siguranţa că poate lua legătura cu tine. Tu trebuie să analizezi care sunt activităţile de o mai mică importanţă şi să găseşti o posibilitate ca altcineva să le preia. O oră economisită în acest fel poate fi folosita pentru o activitate mult mai importantă. dar poate prezenta şi anumite dezavantaje pe care le-am menţionat şi mai sus. Este o idee bună ca cineva din cadrul firmei să răspundă la telefon. Orele de la sfârşitul zilei de muncă sunt cele mai recomandate în acest sens. Să răspunzi la un telefon care nu îţi este necesar nu durează decât câteva minute şi nici nu ne deranjează prea mult. Dacă îl foloseşti corect. atunci într-un an de munca unde avem 230 zile lucrătoare. telefonul poate creşte eficienţa muncii. timp care poate fi alocat unor chestiuni importante din agendă. Din păcate. De exemplu dacă primim pe zi 10 telefoane. adică peste 14 zile lucrătoare. dar de multe ori provoacă întreruperea activităţii. vom pierde 6900 de minute. După încheiera convorbirii îţi poţi modifica lista de priorităţi dacă acest lucru este necesar.Curs Managementul Timpului time. 6. adică 115 ore. Telefonul constituie una din cele mai importante invenţii din istoria lumii. să preia mesaje şi să facă selecţia acestora. De exemplu. Telefonul. deoarece interlocutorii nu mai doresc să facă conversaţie şi trec direct la subiect.

în mod pliticos. trebuie să îi permitem acest lucru. în timp ce unele întrebări la care se poate răspunde cu ajutorul intuiţiei. timpul acordat acestor contacte ar putea fi folosit pentru efectuarea altor activităţi. clientul este cea 29 . În timpul săptămânii se pierd mult timp în trafic. la discuţia de afaceri pentru care ai stabilit întâlnirea. Orice meserie am avea trebuie să facem eforturi pentru a stabili relaţii cu clienţii în afara serviciului. de aceea merită să asculţi şi să încerci să nu te gândeşti la altceva.Curs Managementul Timpului 7. în călătoriile cu trenul sau în discuţiile de afaceri cu clienţii. lecturii corespondenţei interne externe sau chiar lecturii revistelor şi cărţilor de specialitate. trebuie să ţii seama de acest lucru în planurile tale. aparţin grupului de activităţi de o mai mică importanţă. poţi să revi. Nu trebuie să permitem apariţia situaţiilor în care o sarcină importantă de birou este finalizată la sfârşitul săptămânii. Uneori este necesar să pierdem sau mai bine zis să investim acest timp pentru a putea menţine interesul clienţilor consolidându-ne relaţiile cu aceştia. Comenzile cumpărătorilor. timp care ar putea fi acordat verificării facturilor. Dacă un client obişnuieşte să înceapă o discuţie cu subiecte familiare. lunare sau anuale fac parte din grupul activităţilor de primă prioritate. facturile sau rapoartele săptămânala. Cu toate acestea. În cazul în care introducerea familiară durează prea mult. 8. Nu uita. Contactele neprotocolare cu clienţii. Munca de birou este o sarcină care nu poate fi evitată în foarte multe domenii de activitate. Munca de birou. cu toate acestea se pot stabili diferite niveluri de prioritate ale activităţilor. Poţi afla o mulţime de lucruri interesante din această conversaţie. Dacă unui client important îi place să vorbească mult. pe baza propriei experienţe şi fără un control detaliat al datelor.

să întrebi numai lucruri importante. probabil. Dacă te interesează doar un subiect care se discută în cadrul şedinţei. Trebuie să ţi cont de acest aspect atunci când organizezi o şedinţă şi stabileşti ordinea subiectelor dezbătute. cel mai important factor ce duce la irosirea timpului. Şedinţele neproductive. totuşi vei lua parte la şedinţă trebuie să păstrezi prin orice mijloace ordinea subiectelor şi să ceri acelaşi lucru şi celorlalţ i. dar fără rezultate satisfăcătoare. astfel încât să se simtă jenate să bată la uşă şi să-şi acupe locurile. dacă la şedinţă sunt persoane care întârzie cea mai bună metodă este încuierea uşii. să nu iniţiezi sau să participi la discuţii inutile. De exemplu. înaintea oricărei şedinţe. datorită lui existăm! 9. discuţiile constituie. Din acest motiv. Dacă. Orice şedinţă trebuie să aibă un scop prestabilit. fi prezent doar în momentul în care se discută subiectul dorit. să nu depăşeşti timpul acordat discursului. În funcţie de răspunsuri incluzi sau excluzi sedinţa din planurile tale. trebuie să vă puneţi câteva întrebări legate de scopul şedinţei. Adesea ne planificăm întâlnirile din obişnuinţă. asta înseamnă că trebuie să fi punctual. să nu te abaţi de la subiect. Cu toate acestea unele probleme trebuiesc rezolvate în momentul respectiv şi nu pot fi amânate până săptămâna viitoare. Şedinţele cu colegii. La următoarea şedinţă toată lumea va fi punctuală. conferinţele. la începutul anului stabilim să ne întâlnim săptămânal pentru a discuta problemele curente. 30 . Multe companii au încercat să rezolve această problemă în moduri diferite. dacă este importantă prezenţa noastră acolo sau dacă informaţia nu poate fi transmisă prin poşta electronică. Nu veţi obţine rezultate mai bune prin scurtarea timpului de şedinţe.Curs Managementul Timpului mai importantă persoană pentru compania la care lucrezi.

pentru a putea discuta numai subiecte esenţialeşi pentru a atinge scopurile prestabilite? Următoarele şase sugestii vă pot ajuta să conduceţi cu pricepere şedinţa şi să vă atingeţi scopurile prestabilite:  Prezentarea scopurilor – aceste ptrebuie prezentate concis. Pe baza acestei reacţii îţi vei da seama de un posibil protesc sau poţi primi diferite propuneri pentru pentru soluţionarea problemei apărute. Trebuie să obţii aprobarea tuturor persoanelor participante.Curs Managementul Timpului Ce anume trebuie să faci ca organizator al şedinţe pentru a o realiza într-o formă scurtă. Analiza oricărei decizii importante – în acest fel participanţii pot anticipa rezultatul unei decizii / propuneri. să fie clar înţelese de către toţi participanţii. termenul de livrare pentru prima tranşă a mărfii. Orice recapitulare a problemei discutate reprezintă o testare a reacţiei grupului. pentru ca rezultatul să fie satisfăcător. Descrierea faptelor / acţiunilor ce se propun a fi întreprinse. Controlarea legăturii dintre informaţie şi subiectul discuţiei – dacă persoana care oferă informaţiile este capabilă să dovedească legătura acestora cu subiectul. Scopul stabileşte limitele discuţiei şi îi ajută pe oameni să se concentrezeasupra problemelor principale. în orice moment. De exemplu „ Scopul este acela de a introduce un produs nou pe piaţă. Obţinerea acceptului pentru soluţiile propuse – Trebuie să observi punctul de vedere al persoanelor care iau parte la şedinţă încercând să remarci dacă îşi manifestă sau nu aprobarea pentru problemele prezentate. necesarul de forţă de muncă suplimentară etc”. în aşa fel încât.     31 . Trebuie să stabilim bugetul.

ci şi de incapacitatea de a asculta. O puteţi folosi atât pentru managemntul timpului tău.Curs Managementul Timpului informaţiile vor fi acceptate. ca principala problema cu care se confrunta managerii este comunicarea ineficienta. Rezumarea etapei următoare – trebuie să interpretezi rezultatele finale şi să rezumi etapa următoare. dacă legătura nu este clară. trebuie făcut cunoscut tuturor angajaţilor. lucru care trebuie făcut de către un grup sau de persoane individuale. 10.De obicei mesajele trec prin mai multe eşaloane. folosiţi termeni bine stabiliţi. Pierderea şi mai ales modificarea mesajului "pe drum". Tocmai de aceea sfatul este să comunici în scris mesajele ce trebuie transmise unui număr mare de persoane. dacă este necesar. Tocmai de aceea am întocmit o listă cu 6 situaţii şi mai ales cu 6 soluţii pe care le puteţi aplica pentru evitarea acestor situaţii. dar mai ales pentru a avea o comunicareeficientă. Comunicarea ineficientă. 2. Comunicarea ineficientă este legată nu numai de slaba organizare. poate pe cele mai importante. Câteodată angajaţii sunt bombardaţi cu atâtea mesaje încât ajung să ignore o parte din acestea. precum şi de imposibilitatea de a oferi şi de a primi informaţiile transmise prin intermediul diferitelor canale de comunicare. 1. informaţiile vor fi respinse. Asta deoarece fiecare interpreteazăcum doreşte mesajul sau îl " înfloreşte " cum vrea. Comunicarea în exces. mai ales in firmele mari. Oboseala sau plictiseala intervenită pot afecta receptarea 32 .Se observa. pe acest drum putând interveni diferite modificări. de a înţelege sensul informaţiilor transmise. pentru managentul resurselor umane. care conţine subiectul discuţiiei purtate şi rezultatele.  Un rezumat scris al şedinţei.

stresul. Încurajează angajaţii să-şi exprime parerea în legatură cu ceea ce le comunici. Diferenţele de percepţiePercepţia reprezintă modul în care o persona vede realitatea. Ţine-ţi minte de legea comunicării: lărgirea excesivă a comunicarii între diferite niveluri ale unei ierarhii poate duce la creşterea neînţelegerii. într-un mod negativ. Pe lângă asta lasă deoparte termenii de specialitate atunci când te adresezi unui public larg. nu folosi un limbaj mult prea academic ci unul simplu. Dacă mesajul nu a fost înteles reformulează-l. 4. Emoţiile. Formularea necorespunzatoare a mesajului. 33 . Este foarte greu ca emoţiile să fie controlate. 3. 6. Sfatul meu este să laşi acea persoana să îşi revină sau să o ajuţi să îşi revină şi de abia după aceea să incerci să ii comunici ceea ce aveţi de comunicat. Aşa că ţine minte săcomunici doar ceea ce este necesar. Ţine minte că dacă auzi ceva nu înseamnă că şi asculţi. Cere mereu feedbackul şi asigură-te că lumea a înţeles exact ce doreşti să transmiţi. 5. Lasă deoparte mail-urile venite pe yahoo sau cele în care transmiţi informaţii deja cunoscute. neliniştea. Supărarea. Este foarte posibil ca dacă comunici cu o astfel de persoană să nu fi inţeles sau să fi inteles greşit. Din moment ce două persoane nu beneficiază de aceleaşi experienţe. Fi atent şi la comunicarea nonverbală. Toate acestea blocheazăînţelegerea deplină a mesajului. percepţiile lor asupra lucrurilor vor fi diferite. comun. frustrarea.Curs Managementul Timpului informaţiilor. Sfatul meu este ca atunci când comunici în scris să nu laşi loc de interpretări. Scrie mereu un mesaj concis şi la obiect. Tocmai de aceea cere feedback după fiecare mesaj pe care îl transmiţi. Incapacitatea de a asculta. Aşa vei afla dacă ai fost ascultat şi înţeles.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful