P. 1
Manual Usuario Correspondencia

Manual Usuario Correspondencia

|Views: 10|Likes:
Published by Wilmer Hdl Chérrez

More info:

Published by: Wilmer Hdl Chérrez on May 21, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

04/27/2014

pdf

text

original

SIGOB

GESTION DE CORRESPONDENCIA MANUAL DE USUARIO

COMANDANCIA GENERAL DE LA FUERZA TERRESTRE

2007

Gestión de correspondencia

Manual de Usuario

MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA
Descripción: Este módulo permite al funcionario tramitar los documentos de correspondencia que se encuentran en su despacho. Existen diferentes tipos de operaciones sobre documentos de correspondencia: § § § § § § Consulta de documentos de correspondencia recibida en su despacho: externa, interna, en elaboración, pendiente y transferida; Gestión de documentos en proceso de elaboración; Gestión de documentos de origen externo; Gestión de documentos aprobados; Gestión de documentos pendientes; Consulta de documentos transferidos por usted a otros despacho.

Correspondencia externa: Constituye todo documento que es emitido por cualquier institución o instancia de las Fuerzas Armadas ajena a la Comandancia General de la Fuerza Terrestre, que está dirigido específicamente a uno de sus funcionarios. Correspondencia interna: Son todos los documentos que han sido generados al interior de la Comandancia General de la Fuerza Terrestre.

INGRESO AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA
Para ingresar al sistema de Gestión de Correspondencia haga doble clic en el icono “Acceso directo a despacho”. Éste se encuentra en el escritorio de su computador y muestra una lámpara de escritorio, como en la figura 1. Para ingresar al sistema se desplegará la pantalla mostrada en la figura 2.

Figura 1

ü

Esta pantalla solicita ingresar su nombre de usuario y la contraseña que le fueron asignados. Si no los conoce comuníquese con el administrador del sistema.

Figura 2

ü

Proceda a ingresar los datos solicitados en pantalla. Haga 1 clic en el botón “Aceptar” (figura 3) para que el sistema valide los datos proporcionados en pantalla; al hacerlo el sistema desplegará la pantalla de inicio del sistema, similar a la mostrada en la figura 4.

Figura 3

2

Figura 6 ü Seleccione “Cambio de Password”. se puede desplegar la pantalla “Situación actual del Despacho” (Figura 5) presionando la tecla F1. revisados y no revisados. activando así el ambiente donde se detallan: eventos. CAMBIO DE CONTRASEÑA ü Cuando haya ingresado al sistema. tareas.Gestión de correspondencia Manual de Usuario Figura 4 ü Una vez que se ha ingresado al sistema. Directorio Institucional y Mensajes. al hacerlo el sistema desplegará la pantalla mostrada en la figura 7. haga 1 clic con el botón derecho del mouse en cualquier parte de la pantalla. Esto hará que se listen 2 opciones (figura 6): “Ver ventana de contadores F1” y “Cambio de Password”. Figura 5 Adicionalmente constan los “Instrumentos del Despacho” que son: Agenda. correspondencia y/o mensajes existentes en su despacho. Cada uno de estos instrumentos constituye un módulo individual de trabajo. Correspondencia. Archivos. Carpetas de trabajo. 3 .

Gestión de correspondencia Manual de Usuario Figura 7 ü ü ü Proceda a ingresar los datos solicitados en pantalla relativos a: Password actual. Al hacerlo el sistema desplegará la pantalla “Gestión de Correspondencia" (figura 10) Figura 9 GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Descripción: Esta pantalla permite consultar los documentos de correspondencia de acuerdo al origen o al estado de gestión. funciones adicionales explicadas más adelante. Haga 1 clic en el botón “Aceptar” para que los datos proporcionados sean registrados en el sistema. actualizar y / o imprimir. INGRESO A CORRESPONDENCIA Para ingresar al módulo “Correspondencia” haga 1 clic en el icono mostrado en la figura 9. en la pantalla de Instrumentos del Despacho (figura 5). (Figura 8) Figura 8 CORRESPONDENCIA Descripción: Este módulo permite al funcionario gestionar la correspondencia recibida en su despacho. Password nueva y confirmar nueva Password. Esta pantalla también le permite: elaborar un documento interno. 4 . así interna como externa. Si la contraseña ha sido cambiada exitosamente. el sistema le mostrará un mensaje indicándoselo. controlar.

Origen Externo. al interior de la Institución. Todos: Haga 1 clic en la pestaña “Todos” y el sistema le proporcionará un listado de todos los documentos de origen externo. 5 . Origen Interno. Origen Externo y/o Origen Interno. origen interno. Internos: Haga 1 clic en la pestaña “Origen Interno” y el sistema le proporcionará un listado de documentos que han sido transferidos a su despacho internamente. es decir. Control de Transferidas) y haga doble clic en el registro de la correspondencia desea.Gestión de correspondencia Manual de Usuario Figura 10 ü Al desplegarse la pantalla mostrada en la figura 10. Externos: Haga 1 clic en la pestaña “Origen Externo” y el sistema le proporcionará el listado de documentos externos a la Institución que han sido enviados a su despacho. como un borrador para la posterior asignación de un código. Si requiere información sobre alguna correspondencia específica. seleccione cualquiera de las opciones de bandejas de correspondencia (Todos. que son: Todos. En Elaboración. es decir. transferidos. automáticamente el sistema le proporcionará el listado de toda la correspondencia que se encuentra en su despacho. Pendientes. en elaboración y pendientes. tanto externas como internas. En elaboración: Haga 1 clic en la pestaña “En Elaboración” y el sistema le proporcionará un listado de los documentos que se encuentran en proceso de elaboración en su despacho. CONSULTAR UN DOCUMENTO EN LA PANTALLA “GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA”: El sistema le permite realizar la consulta de documentos de correspondencia de acuerdo a su origen.

Actualizar: Al activar este icono el sistema verificará y actualizará la recepción de nueva correspondencia.Gestión de correspondencia Manual de Usuario Pendientes: Haga 1 clic en la pestaña “Pendientes” y el sistema le proporcionará un listado de documentos –transferidos a usted. Figura 11 6 . Impresión desde la bandeja de entrada Seleccionando la opción de imprimir en la pantalla principal de correspondencia (figura 10) se listan 2 opciones de impresión (figura 11): Listado y Reporte Individual. Vea la “Impresión desde la bandeja de entrada” para información adicional (pág. sin embargo podrá encontrarlos en el archivo FUNCIONES ADICIONALES CORRESPONDENCIA” Elaborar: DE LA PANTALLA “GESTIÓN DE Si desea generar una correspondencia interna. Imprimir: Haga 1 clic en el icono si desea imprimir los documentos de correspondencia que constan en pantalla. Las correspondencias transferidas constan en este listado mientras se encuentren en gestión. 6). Antes de imprimir se muestra siempre la vista previa de la impresión. Una vez que la gestión sobre el documento haya finalizado ya no se listarán aquí. Salir: Haga 1 clic en este icono si desea salir de la pantalla “Gestión de Correspondencia”. Transferidos: Haga 1 clic en la pestaña “Control de Transferidas” y el sistema le proporcionará un listado de las correspondencias que usted gestionó (externos e internos) que han sido enviados a otros despachos como parte del proceso de gestión. active este icono.que se hayan establecidos como pendientes para gestionarlos posteriormente.

ya sea la vista “Todos” u “Origen Externo” o cualquier otra (figura 12). una a una. Figura 13 7 . similar a las hojas de trámite (figura 13). Figura 12 La opción de reporte Individual imprime una hoja con los datos individuales de cada correspondencia seleccionada.Gestión de correspondencia Manual de Usuario La primera opción imprime un listado de todas las correspondencias listadas en la vista actual.

para elaborar un nuevo documento interno. Al hacerlo el sistema desplegará la pantalla “Nuevo Figura 14 Documento” (figura 15). ü ü Figura 16 ü Ingrese el apellido y nombre del emisor de la correspondencia. que es un 8 . Al hacerlo el sistema desplegará la pantalla de “Destinatario” (figura 16) proceda a llenar los datos solicitados. Haga 1 clic en “Aceptar” para que el sistema acepte los datos seleccionados. se listan los formatos de correspondencia disponibles. ubicado en la parte superior. con lo que el sistema iniciará la búsqueda de la persona requerida en el Directorio Institucional incluido sistema.Gestión de correspondencia Manual de Usuario ELABORACIÓN DE CORRESPONDENCIA Haga 1 clic en el icono mostrado en la figura 14. en la ventana de gestión de correspondencia (figura 10). Seleccione con 1 clic el formato en el cual desea generar el nuevo documento. Seleccione una opción de la lista y se le proporcionarán los formatos de plantillas que han sido previamente creados. Se puede ingresar únicamente unas pocas letras del apellido y/o del nombre y presionar en el icono . Figura 15 ü En el campo “Carpetas de formatos”.

El Emisor. La figura 17 muestra la forma en que se presenta un resultado de búsqueda. Éstos pueden dividirse en 3 grupos: Ø Ø Ø El Documento. figura 16) para que sean registrados en el sistema. seleccione la opción “Agregar persona al Directorio” (ubicado en la parte inferior de la ventana de Destinatario.Gestión de correspondencia Manual de Usuario listado de personas registradas previamente. En la pantalla “Correspondencia en Elaboración” deben ingresarse los datos correspondientes al documento. Si el usuario no ha sido registrado proceda a digitar los datos requeridos. Cuando haya verificado que los datos ingresados son correctos. El Destinatario. Figura 17 NOTA: Siempre institucional: Ø realice primeramente la búsqueda en el directorio Si el usuario está registrado los datos aparecerán en pantalla. Presione el botón “Aceptar” y los datos completos del destinatario se cargarán en la pantalla indicada (Figura 16). ü 9 . haga 1 clic en el botón aceptar de la figura 16. Este procedimiento debe realizarse únicamente si se va a mantener un flujo de correspondencia frecuente con el nuevo destinatario. De esta manera se mostrará la ventana “Correspondencia en Elaboración” (figura 18). Ø ü Cuando esté seguro de que los datos ingresados del destinatario son los correctos.

es un campo informativo que no puede modificarse. Prioridad: Especifique si la correspondencia que está siendo registrada es urgente o de rutina. Si desea “modificar” los datos del destinatario. si fuera el caso. Este campo aparece automáticamente en pantalla. regresará a la pantalla anterior donde puede realizar las modificaciones deseadas. Grado de Reserva: Especifique si la correspondencia que está siendo registrada es de carácter reservado u ordinario. La correspondencia en elaboración no tiene valores en este campo.Gestión de correspondencia Manual de Usuario Figura 18 Ø Datos relacionados con el documento: o o Asunto: Digite una frase u oración corta que describa el objetivo central de la correspondencia. fax. Figura 19 10 . o o o o o Ø Datos relacionados con el “Destinatario”: Los datos del destinatario aparecen automáticamente en pantalla. Última modificación realizada por: Identifica el nombre del funcionario que ha modificado la correspondencia la última vez. es un campo informativo que no puede modificarse. E-mail. Este campo aparece automáticamente en pantalla. Use palabras clave y sea específico. Medio de Envío: Especifique la forma de envío de la correspondencia: por correo. La correspondencia en elaboración no tiene valores en este campo. Se puede además indicar si se requiere una respuesta a la correspondencia que se está creando y una fecha estimada en la que se espera recibirla. etc. Al hacerlo. haga 1 clic en el icono mostrado en la figura 19. Transferido por: Identifica el nombre del funcionario que ha transfiriendo la correspondencia. son los seleccionados en la pantalla Destinatario (figura 16).

Volverá a la pantalla de información de la correspondencia (figura 18). indicando que ha terminado de trabajar con esa correspondencia. en la pantalla mostrada en la figura 18. Una vez terminado el documento haga 1 clic en el icono “Guardar” y cierre el documento de Word. emisor. Si elige “Cancelar” el documento elaborado se elimina. Caso contrario se perderá la información ingresada. donde aparecerá el formato de documento que fue Figura 20 seleccionado previamente por usted. y la fecha actual que es tomada del sistema (figura 21). Seleccione el nombre apropiado. el área se asignará de acuerdo al nombre elegido Una vez ingresados los datos correctos de la correspondencia haga 1 clic en el icono mostrado en la figura 20 para abrir en pantalla el aplicativo Word. ü ü 11 . Haga 1 clic en el icono . rellenado con los datos informativos que se han ingresado hasta ahora: destinatario. asunto. ü Figura 21 ü En este documento puede realizar todas las operaciones que normalmente se realizan en Word y cualquier cambio que requiera. ésta se mantendrá en la bandeja “En Elaboración”. NOTAS: Ø Es importante recordar que una vez que ha terminado de editar el documento y el sistema ha vuelto a desplegar la pantalla “Correspondencia en elaboración” debe hacer 1 clic en el icono . NO ELIMINE LA PALABRA “[CODE]”.Gestión de correspondencia Ø Datos relacionados con el “Emisor”: Manual de Usuario Para seleccionar el nombre del emisor (quien firmará la correspondencia) haga 1 clic en el icono (ubicado junto al campo “Nombre” en el área de datos del emisor) y se le proporcionará un listado de funcionarios que pueden firmar correspondencia.

Cuando haya concluido con todos estos pasos. Figura 22 1) VER COMENTARIOS DE LA TRANSFERENCIA: Haga 1 clic en este icono y se desplegará una pantalla que permite “Ver comentarios de transferencia” asociados al documento (figura 23). FUNCIONES ADICIONALES DE LA VENTANA “CORRESPONDENCIA EN ELABORACIÓN” En la pestaña llamada “En elaboración”. se puede realizar cualquier cambio que requiera.Gestión de correspondencia Ø Manual de Usuario En la pantalla de “Word” donde se está editando el documento. EXCEPTO ELIMINAR LA PALABRA “[CODE]”. seleccione una de las correspondencias disponibles. dando doble clic. Aquí encontrará la sumilla o las indicaciones de la persona que le transfirió el documento para su gestión. A continuación se describe cada una de las acciones que puede realizar sobre un documento en elaboración. La ventana “Correspondencia en Elaboración” (figura 22) muestra la información correspondiente al documento seleccionado. tendrá una nueva correspondencia en estado de elaboración. sobre la que puede realizar varias actividades entre las cuales las más importantes son: transferirla para revisión y dar por terminado el proceso de elaboración asignando un código. NOTA: La mayoría de estas funciones están disponibles también para los documentos que se encuentran en las bandejas de origen externo e interno. 12 . Los botones que se muestran en la parte superior de esta ventana de información definen las actividades posibles sobre una correspondencia.

Adicionalmente esta pantalla presenta cuatro funciones complementarias: ver comentarios. Documentos anexos e Imprimir (figura 24).Gestión de correspondencia Manual de Usuario Figura 23 2) RECORRIDO DEL DOCUMENTO: Haga 1 clic en este icono y el sistema desplegará una pantalla donde se especifica el nombre de los despachos por los cuales ha pasado el documento. a) Correspondencia Precedente: Constituyen los documentos anteriores al documento actual ü Haga 1 clic en y seleccione “Correspondencia Precedente” al hacerlo el sistema desplegará en pantalla el listado de correspondencia precedente. Derivadas y Relacionadas. si existiere (figura 25). además de los comentarios y anotaciones de cada transferencia. Ver anotaciones. Figura 24 3) BUSCAR Y ASOCIAR DOCUMENTOS RELACIONADOS: Haga 1 clic en este icono y el sistema le proporcionará datos de correspondencia: Precedente. fecha y hora de emisión. 13 .

. la que está en el archivo con la correspondencia actual. seleccione la requerida del listado que presenta la pantalla.Gestión de correspondencia Manual de Usuario Figura 25 ü Si desea visualizar el contenido de “correspondencia precedente”. ü Ø Ø Ø Funciones adicionales de la pantalla “Correspondencia precedente de. Dar 1 clic en el icono con lo que se desplegará en pantalla la descripción del documento con el que se quiere relacionar. Una tarea importante que se puede realizar mediante esta pantalla es “Relacionar Correspondencia”... figura 25). Ingresar el Codificador y el número del documento con el que se va a asociar.” Imprimir: Haga 1 clic en este icono si desea imprimir los datos listados en la pantalla “Correspondencia precedente de. dando doble clic en la misma. tarea que se puede realizar cuando el documento que se quiere establecer como precedente no está en estado de elaboración. 14 . Al activar este icono se presentará en pantalla el código..” Salir: Haga 1 clic en este icono y saldrá de esta pantalla. poner un visto en el recuadro “Relacionar correspondencia” (área inferior izquierda. Cómo relacionar o asociar una correspondencia Ø En la pantalla “Correspondencia precedente”. Haga 1 clic en y se asociará la correspondencia encontrada como precedente de la actual. asunto y fecha del documento relacionado.

Relacionada”. ü Haga 1 clic en y seleccione “Correspondencia. Figura 27 15 . Derivada” al hacerlo el sistema desplegará en pantalla el listado correspondencia derivada. detallando el código. al hacerlo el sistema desplegará en pantalla el listado de documentos que han sido relacionados con la correspondencia actual. seleccione la requerida del listado que presenta la pantalla. Funciones adicionales de la pantalla “Correspondencia Derivada”: Imprimir: Haga 1 clic en este icono si desea imprimir los datos mostrados en la pantalla “Correspondencia Derivada” Salir: Haga 1 clic en este icono y saldrá de esta pantalla. Figura 26 ü Si desea visualizar el contenido de una de las correspondencias derivadas. dando doble clic en la misma. asunto y fecha de origen. ü Muestra tanto la correspondencia Haga 1 clic en y seleccione “Correspondencia. sus respuestas. es decir. c) Correspondencia Relacionada: precedente como la derivada.Gestión de correspondencia Manual de Usuario b) Correspondencia Derivada: Es la correspondencia que se deriva de un documento. si los hubiere. si existiere (figura 26).

Funciones adicionales de la pantalla “Correspondencia Derivada”: Imprimir: Haga 1 clic en este icono si desea imprimir los datos constantes en la pantalla “Correspondencia Derivada” Salir: Haga 1 clic en este icono y saldrá de esta pantalla. 16 . dando doble clic en la misma. con la que se puede guardar en el computador una copia del archivo adjunto seleccionado. en el caso de los documentos en elaboración e internos. Trabajo con documentos anexos Figura 28 Se puede insertar un documento anexo de dos maneras: creando uno en el mismo momento de insertarlo.Gestión de correspondencia ü Manual de Usuario Si desea visualizar el contenido de alguna “correspondencia relacionada”. Finalmente el botón le permite eliminar archivos anexados por usted. Si el documento es de origen externo puede escoger entre visualizar los documentos anexos y ver los digitalizados a la recepción del documento (figura 29). lo que abrirá un explorador de archivos con el que puede anexar cualquier documento digital que está en su computador. 4) CONSULTAR Y ASOCIAR DOCUMENTOS ANEXOS: Haga 1 clic en este icono (en la figura 22) y el sistema le permitirá consultar documentos que han sido anexados a la correspondencia a lo largo de su recorrido. Se tiene además la opción . seleccione la requerida del listado que presenta la pantalla. Excel o Power Point. El botón abre el archivo seleccionado para visualizarlo. usando el botón . que da la opción a crear documentos de Word. Active con 1 clic el icono y al hacerlo el sistema desplegará la pantalla “Insertar documento anexo” (figura 28). La segunda forma de insertar un documento es usando el botón .

permitiéndole identificar las áreas relacionadas con la correspondencia.Gestión de correspondencia Trabajo con documentos digitalizados Manual de Usuario Si existieren documentos digitalizados en la recepción de documentos externos los podrá consultar seleccionando la opción de Ver documentos digitalizados. 17 . Figura 29 5) CLASIFICAR: Al activar este icono el sistema desplegará una pantalla donde se especifican los clasificadores disponibles. de acuerdo a la estructura jerárquica de las Fuerzas Armadas. el sistema desplegará la pantalla Figura 30 ü En el cuadro de clasificadores disponibles explore hasta encontrar las instancias de las Fuerzas Armadas que tenga una relación con el documento. También se puede imprimir estos documentos. Éstos se mostrarán en la pantalla mostrada en la figura 29. Los clasificadores son de especial ayuda a la hora de buscar documentos Forma de utilizar los “clasificadores”: ü Al seleccionar el icono “Clasificadores” (figura 30).

para los documentos que se encuentran en las bandejas de “Origen Interno” y “Origen Externo”. Si no ejecuta este paso. Se abrirá la ventana de información de la correspondencia (figura 32). Igualmente puede “Dejar Pendiente” la correspondencia activando el botón respectivo que se encuentra en el costado inferior de la pantalla (figura 31). Para volver a activar un documento que se encuentra en estado pendiente vaya a la bandeja de documentos pendientes y seleccione el documento que desea volver a activar. 18 . La opción de dejar pendiente un documento está disponible únicamente para los documentos que no están en elaboración. el clasificador seleccionado pasará al cuadro de “Elegidos”. Figura 31 Cuando deje pendiente una correspondencia.Gestión de correspondencia Manual de Usuario ü Seleccione el clasificador correspondiente y active el icono . el clasificador no será asignado al documento. Al hacerlo. marque el requerido en el cuadro de clasificadores elegidos y haga 1 clic en el icono . es decir. Si desea borrar un clasificador que ya ha sido asignado. ésta dejará de aparecer en la bandeja de origen Interno o Externo y pasará a la bandeja de Pendiente. ü 6) DEJAR PENDIENTE Y/O ESCRIBIR ANOTACIONES: Al activar este icono el sistema desplegará una pantalla donde puede escribir cualquier anotación útil para referenciar la gestión sobre le documento.

Esto abrirá la ventana mostrada en la figura 33. sino en la de Origen Interno o Externo. Área. según sea el caso. Presione el botón Activar y la correspondencia ya no aparecerá en la bandeja de pendientes. Funcionario.Gestión de correspondencia Manual de Usuario Figura 32 Dé 1 clic sobre el icono . un resumen de sus acciones tomadas durante su gestión sobre el documento. éste no llegará con ese estado a su destinatario. Cargo) dando 1 clic en los encabezados. según corresponda. 7) TRANSFERIR: Al activar este icono podrá transferir un documento de correspondencia a otro funcionario. Puede también buscar un nombre en la lista dando 1 clic con el botón derecho del 19 . Figura 33 NOTA: Si usted transfiere un documento que se encuentre en estado pendiente. En la pantalla mostrada en la figura 34 registre. Este es el campo1. primeramente. En este listado usted puede ordenar los datos por cualquiera de los campos mostrados (Despacho. sino que llegará a la bandeja de Origen Externo o Interno. Seleccione también el nombre del funcionario a quien va a transferir el documento del listado que le proporcionado en la figura 34.

En el campo 6 se indica si el comentario ingresado para la transferencia es una resolución oficial. Presione la tecla Enter y se marcará el primer resultado que coincida con lo buscado. encontrará una lista disponible de sumillas predeterminadas en el campo 5.Gestión de correspondencia Manual de Usuario mouse en el encabezado correspondiente. ingrese los comentarios o instrucciones que ayuden en el siguiente paso de la gestión del documento. Este es el campo 2. que es el campo 4. Cuando transfiera un documento éste dejará de listarse en la bandeja en la que inicialmente se encontraba. En caso de que se le haya otorgado permiso sobre los formatos de comentarios. Origen Externo o Elaboración. que en la mayoría de los casos será la fecha en que se espera un documento de respuesta. el texto contenido en la sumilla predeterminada reemplazará a cualquier texto que se haya digitado en el campo 4. Presionando el botón “Aplicar formato”. que es Control de Transferidas. Una vez que ha ingresado y verificado los datos correspondientes a la transferencia del documento. 20 . que indica una fecha en la que se espera un resultado de esta transferencia. Este es el campo 3 En el siguiente recuadro. haga 1 clic en el botón “Aceptar” para que el sistema realice la transferencia solicitada. haga 1 clic en el encabezado “Funcionario”. Que este campo esté habilitado depende también de los privilegios que le hayan sido asignados por el administrador del sistema. Figura 34 También puede ingresar una fecha de control para la correspondencia. NOTA: Si desea que los nombres de los funcionarios que constan en la pantalla “Transferir Correspondencia” se ordenen alfabéticamente. y se listará en la última pestaña. lo que permite escribir el criterio de búsqueda. ya sea en Origen Interno.

ü Al dar por finalizado el proceso de elaboración asignando un código al documento. 21 . 10) ELIMINAR: Si desea eliminar un documento. y se pregunta si desea transferir una copia del documento (figura 36). dejando así el documento de ser un borrador. si fuera necesario. ü Figura 36 9) IMPRIMIR UNA CORRESPONDENCIA: Haga 1 clic en este icono si desea imprimir los datos del documento actual. al hacerlo el sistema le asignará el número y código de su dependencia. como una hoja de trámite. haga 1 clic en este icono para “dar por finalizado el proceso de elaboración. solicitando confirmar la terminación del trámite: Figura 35 ü Al seleccionar SI se abre la ventana de Word que muestra el documento final con el código que ha sido asignado en el lugar donde aparecía la palabra “[CODE]”. el original es enviado al archivo. El sistema le permite eliminar únicamente documentos que usted haya generado y que estén en estado de Elaboración. y haya sido aprobado por el funcionario responsable. pasando a un estado pasivo. Si la elección es SI se abre una nueva ventana para definir la transferencia. Cerrando la ventana de Word se puede ver un cuadro de diálogo que indica el código asignado al documento. NOTA: Realice esta tarea únicamente después de asegurarse de que la información contenida en el documento no será modificada posteriormente. ya que el sistema no permite realizar futuras modificaciones en un documento al cual le ha sido asignado un código.Gestión de correspondencia Manual de Usuario 8) APROBAR Y DAR POR FINALIZADO EL PROCESO DE ELABORACIÓN ASIGNÁNDOLE UN CÓDIGO: Una vez que el documento ha cumplido con todos los procesos previos de revisión y modificación. El documento se abre solo para lectura. Si la elección es NO. que es automático y secuencial. es decir que ya no puede guardar en el sistema ningún cambio sobre el documento. En este momento puede imprimir el documento. haga 1 clic en este icono. el sistema desplegará el cuadro de diálogo mostrado en la figura 35.

Esto abrirá la ventana de información de la correspondencia (figura 37). Figura 37 CORRESPONDENCIA INTERNA Esta correspondencia es la creada o elaborada al interior de la Institución. que ha sido transferida a su despacho y se encuentra en la bandeja de “Origen Interno”. 22 . Esto abrirá la ventana de información de la correspondencia (figura 37). En la parte superior se encuentran diversos botones que permiten realizar o consultar acciones realizadas anteriormente sobre el documento. Las ventanas de información de la correspondencia para origen interno y origen interno son iguales. Puede ingresar a revisar la información de un documento externo seleccionándolo con el mouse y presionando la tecla Enter o dando doble clic sobre él.Gestión de correspondencia Manual de Usuario CORRESPONDENCIA EXTERNA Esta correspondencia es la ingresada por la Mesa de Entrada de Documentos. Puede ingresar a revisar la información de un documento externo seleccionándolo con el mouse y presionando la tecla Enter o dando doble clic sobre él. En la parte superior se encuentran diversos botones que permiten realizar o consultar acciones realizadas anteriormente sobre el documento. se la identifica con el código “07-EXT” y se encuentra en la bandeja de “Origen Externo”.

23 . figura 38) aparecen tres iconos adicionales a los detallados anteriormente. éste tendrá el mismo tratamiento de un documento en elaboración y aparecerá en esa bandeja. caso contrario aparecerá un mensaje informándole que la correspondencia no tiene resoluciones. cuyas funciones son: Figura 38 Ver Resoluciones: Si existen algunas resoluciones oficiales respecto al documento. al activar este icono el sistema desplegará una pantalla que contiene el texto de la resolución adoptada. es decir que no sea un documento borrador. Al crear un documento derivado. Elaborar Documento Derivado: Este icono le permitirá dar contestación a un documento que le haya sido transferido y que no esté en elaboración.Gestión de correspondencia Manual de Usuario FUNCIONES ADICIONALES DE CORRESPONDENCIA EXTERNA E INTERNA Descripción: En la pantalla de información de Correspondencia de Origen Externo o Interno (que se abre al dar doble clic sobre una correspondencia de origen interno o externo. permitiendo que en el archivo se registre la relación entre el documento original y su respuesta. Esto quiere decir que el nuevo documento que se ha creado como derivado de una correspondencia deberá pasar por el mismo proceso de un documento nuevo independiente.

21 numeral 8). en el caso de los documentos internos o externos. Esto significa que se cerrará el trámite asociado a la correspondencia actual. proceda a seleccionar el formato del documento a elaborar (igual procedimiento debe seguir para elaborar una correspondencia interna) Siga el procedimiento detallado en “Elaboración de correspondencia” explicado en la página 8. se presenta la opción de terminar la gestión sobre los mismos. El documento derivado pasará por un proceso de revisiones. correcciones y cambios y será considerado por el sistema como un borrador hasta que se haya finalizado el proceso de elaboración para asignarle un código (pág.Gestión de correspondencia Manual de Usuario Al elegir esta opción se desplegará la pantalla de “Formatos de correspondencia” establecidos previamente en el sistema. Cuando elija terminar la gestión el documento será enviado al archivo. Dar por terminada la gestión sobre el documento: Similar a la acción de dar por terminado el proceso de elaboración de un documento. ya no aparecerá en la bandeja de “Control de Transferidas” y cuando sea buscado y encontrado en el archivo aparecerá con un estado que indica que el trámite ha finalizado. 24 .

Gestión de correspondencia Manual de Usuario MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA TABLA DE CONTENIDO INGRESO AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA __ 2 CAMBIO DE CONTRASEÑA ____________________________________________ 3 CORRESPONDENCIA ______________________________________________ 4 INGRESO A CORRESPONDENCIA _____________________________________ 4 GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA____________________________________ 4 CONSULTAR UN DOCUMENTO EN LA PANTALLA “GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA”: ________________________________________________ 5 FUNCIONES ADICIONALES DE LA PANTALLA “GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA” _________________________________________________ 6 Impresión desde la bandeja de entrada __________________________________ 6 ELABORACIÓN DE CORRESPONDENCIA _________________________ 8 FUNCIONES ADICIONALES DE LA VENTANA “CORRESPONDENCIA EN ELABORACIÓN” __________________________________________________ 12 CORRESPONDENCIA EXTERNA __________________________________ 22 CORRESPONDENCIA INTERNA __________________________________ 22 FUNCIONES ADICIONALES DE CORRESPONDENCIA EXTERNA E INTERNA _________________________________________________________ 23 25 .

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->