You are on page 1of 29

CURS 1

SISTEMUL DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE MICROSOFT ACCESS Prezentare generală

14:11:04

Sistem de Gestiune a Bazelor de Date (SGBD)
Este un ansamblu de programe speciale care realizează gestionarea şi prelucrarea complexă a datelor, asigurând:
– independenţa programelor de aplicaţie faţă de structura datelor, – o redundanţă minimă, controlată a datelor memorate – un timp minim de răspuns la solicitările utilizatorilor.

El reprezintă în acelaşi timp o interfaţă între utilizatori şi sistemul de operare.
14:11:04

etc.). legături. • manipularea datelor. interogare. 14:11:04 . modificare. ştergere). • descrierea relaţiilor dintre colecţiile sale de date (tabele). prin operaţii de actualizare (adăugare. indecşi. vizualizare sau afişare.Funcţii ale unui SGBD • descrierea structurii bazei de date şi a elementelor sale componente (tabele. fişiere. • asigurarea integrităţii şi securităţii bazei de date. • controlul şi autorizarea accesului la baza de date.

se trece la crearea tabelelor (CREATE NEW TABLE) sau a altor obiecte componente. • fiind creat pentru mediul Microsoft Windows. din cadrul acesteia. care au asociate evenimente şi proprietăţi. • delimitează noţiunile de “bază de date” şi “tabelă”. eliminând riscul confuziei celor doi termeni. În Access.SGBD Microsoft ACCESS Prezentare generală • este un sistem de gestiune a bazelor de date relaţionale din cadrul pachetului de programe birotice Microsoft Office • are la baza coexistenţa a două modele de date: modelul relaţional – bazat pe noţiunea de “relaţie” şi modelul orientat obiect – bazat pe notiunea de “obiect”. întâi se crează baza de date (ex: CREATE NEW DATABASE) şi apoi. el utilizează modelarea realaţională a datelor şi este orientat spre obiecte. Astfel. Access utilizează toate facilităţile grafice ale acestuia • pot lucra simultan cu o bază de date Access cca 20 utilizatori 14:11:04 .

Caracteristici • oferă posibilitatea prezentării datelor într-un mod sugestiv. pentru asistarea utilizatorilor în operarea cu SGBD Access.MS Access . folosind machete. 14:11:04 . casete de dialog. prin combinaţii de taste sau prin bare de unelte specifice (cu butoane. • oferă posibilitatea utilizării componentelor WIZARD (“vrăjitor de lucru” în sensul realizării automate a anumitor obiecte) care sunt proceduri interactive. • execuţia comenzilor din interfaţa grafică se poate face prin meniuri. casete combinate şi palete de culori). furnizate de Microsoft sau construite de utilizatori. diagrame şi obiecte grafice.

formulare. • Obiectele Access pot fi clasificate sumar în două categorii: – date (sub formă de tabele). – aplicaţii (interogări. care se memorează într-un fişier unic.Baza de date ACCESS • O bază de date Access (Database) este o colecţie de obiecte precum: tabele.MDB (Microsoft Database). macrocomenzi. rapoarte. module şi alte obiecte. vizualizări sau proceduri de diferite feluri). 14:11:04 . cu extensia . interogări.

bare de meniuri şi de unelte) şi din obiecte ajutătoare (cu date şi proceduri) care controlează modul de lucru al obiectelor vizuale. C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\MSACCESS.Aplicaţiile ACCESS • sunt obiecte ce se construiesc de către utilizatori pentru o bază de date Access şi sunt formate din obiecte vizuale (formulare. rapoarte.EXE 14:11:04 .

– un unumit tip – şi o dimensiune bine precizate. care sunt practic coloane cărora li se atribuie: – câte un nume.Tipuri de obiecte ACCESS • Tabele (TABLE) . 14:11:04 . pentru a înţelege că vom putea face apoi diverse operaţii asupra celor două componente ale tabelei (structura şi înregistrările).obiectele din cadrul bazei de date care stochează datele sub formă de înregistrări. • Descrierea câmpurilor de date (a coloanelor) formează ceea ce se numeşte structura tabelei. • O tabelă este formată din câmpuri. iar rândurile (cu date efective) înregistrări de date. OBS: E important să reţinem că orice tabelă a bazei de date are o structură şi atâtea înregistrări de date câte am introdus până la momentul respectiv.

• Macro (MACROS) – sunt comenzi “macro” prin care se automatizează anumite acţiuni dintr-o aplicaţie (acţiuni parametrizate). secvenţe de comenzi care permit gestiunea bazei de date fără a face apel la scrierea de programe. • Module (MODULES) .permit selectarea datelor din unul sau mai multe tabele pe baza unei cereri (a unei condiţii). precum şi memorarea acestora sau doar afişarea lor. rapoarte care permit vizualizarea datelor din tabele sau interogări la ecran sau listarea lor la imprimantă. Ele reprezintă practic proceduri. • Formulare (FORMS) – reprezintă machete video pentru actualizarea tabelelor sau a interogărilor. optimizarea sau gestiunea bazei de date. eventual sintetizarea acestora în formate definite de utilizator. • Rapoarte (REPORTS) – reprezintă liste. precum şi pentru vizualizarea datelor din tabele şi interogări. permiţând personalizarea.Alte obiecte ACCESS • Interogări (QUERIES) . 14:11:04 .stochează instrucţiuni în codul VBA.

în mai multe moduri: – Dacă există un icon specific MS Access pe ecran. cu click mouse.Apelarea programului Access • se poate face. bara de butoane de lucru puse la dispoziţia utilizatorului. – Din meniul Start se selectează opţiunea Programs şi din lista de programe instalate se caută Access sau Office şi mai departe din lista lui. ca pentru orice componetă Office. Access. bara de meniu. fereastra Database – fereastră de lucru proprie. 14:11:04 . • Observaţie: Access afişează un ecran caracteristic pentru componentele Office: bara de titlu şi butoanele aferente. bara de stare.

Crearea unei baze de date Access • din meniul File se selectează New şi apoi din fereastra de dialog afişată. 14:11:04 . opţiunea Blank Database. • Opţiunea Open a file permite deschiderea unei baze de date existente din lista specificată (care a fost creată anterior).

folderul în care se doreşte salvarea bazei de date.MDB implicită) şi se acţionează apoi butonul “Create”. 14:11:04 .cu extensia . numele acesteia (File Name) şi tipul de fişier (e bine să rămână cel implicit. adică la caseta de dialog “Save as type” se păstrează opţiunea implicită ca fiind Microsoft Access Databases .Fereastra File New Database • se precizează spaţiul de stocare (opţiunea de salvare: „Save in”). când trebuie specificat discul.

Queries.Fereastra Database Numită şi agenda bazei de date datorită formei sale. Reports. Obiectele componente ale bazei de date sunt prezentate în stânga ferestrei.pentru comenzi de definire a obiectelor. 14:11:04 . Forms. Modules. Design . în secţiunea Objects: Tables. Macros. are un titlu cu numele dat bazei de date precum şi trei butoane distincte: New. Pages. de operare cu ele şi redefinire. Open. asigură evidenţa permanentă a obiectelor din baza de date.

Fereastra Database • Fereastra include şi comenzile similare pentru toate obiectele.cu ajutorul programului automat de creare. cum sunt: • Create table/query/form/report in Design View . • Create table/query/form/report by using wizard . • Create table by entering data – este specifică doar tabelelor pentru introducerea datelor în format Excel. 14:11:04 .de către utilizator.

14:11:04 . • lista obiectelor din tipul respectiv existente în baza de date.Fereastra Database Observaţie: • Activând un tip de obiecte din partea stângă a ferestrei Database (Objects) în partea din dreapta vor fi afişate: • comenzile ce pot fi apelate pentru lucrul cu obiectele de tipul respectiv.

14:11:04 .Închiderea bazei de date Access • se alege opţiunea Close din meniul File (sau butonul din partea stânga sus a ferestrei din bara de meniuri Database) • înainte de închiderea bazei de date se recomandă salvare ei activând meniul File şi de aici opţiunea Save (sau butonul corespunzător).

facturi. 14:11:04 . serviciul se prestează pentru client. etc) • Se precizează datele de intrare. etc) participante la aplicaţie (cu stabilirea legăturilor ce apar între ele: produsul se trimite la client. rezervări. folosind câteva tehnici de analiză pe care le vom prezenta. clienţi. camere.Etape în realizarea unei aplicaţii Etapa 1: Analiza problemei de rezolvat • Se formulează problema de rezolvat. servicii. prelucrările necesare şi rezultatele ce se obţin. • Se identifică entităţile (ex: produse. • Se analizează temeinic domeniul respectiv. sau clientul cere camera. • Etapa se finalizează prin realizarea unui model al sistemului studiat prin transpunerea obiectelor din lumea reală participante la aplicaţie în formatul modelului relaţional (tabelele corespunzătoare). clientul plăteşte produsul. De ex: evidenţa automată a activităţii de desfacere a produselor firmei sau. etc sau clienţi. evidenţa automată a activităţii de recepţie hotelieră. pentru o unitate hotelieră. facturi.

prenume. etc. adresă. • proiectarea interacţiunilor dintre obiectele astfel definite cu ajutorul macrocomenzilor sau instrucţiunilor VBA. caracteristicile lor cum ar fi de exemplu: nume. etc – pentru clienţi sau denumire. etc – pentru produse.Etapa 2: Proiectarea aplicaţiei • se definesc proprietăţile obiectelor. rapoarte). Presupune realizarea activităţilor: • proiectarea obiectelor bazei de date. • proiectarea interfeţei aplicaţie-utilizatori (machete. cnp. 14:11:04 . preţ. • se stabilesc evenimentele la care trebuie să răspundă aplicaţia şi felul în care vor răspunde la rândul lor obiectele la diferitele evenimente. cantitate.

urmată de codificarea. 14:11:04 .Etapa 3: Realizarea aplicaţiei în Access • Constă în crearea efectivă a obiectelor cu structura şi proprietăţile proiectate. programarea. Cuprinde subetapele de lucru: • crearea fişierului bazei de date. • crearea obiectelor bazei de date şi testarea lor. • testarea aplicaţiei. • încărcarea bazei de date. testarea şi implementarea procedurilor de tratare a evenimentelor.

cifre şi spaţii). stocate sub un nume sugestiv pentru informaţiile conţinute. care este unic şi ales sugestiv pentru caracteristicile ce vor fi menţionate. Contracte. cât şi indexarea lor. • Tabela este definită bidimensional: linii şi coloane.Camere. şi poate conţine până la 64 de caractere alfanumerice (litere. etc. • Coloanele cuprind atributele (proprietăţile) specifice entităţii. iar liniile conţin informaţiile despre fiecare tip al entităţii menţionate. Clinţi. Ex Produse. • Tabela Access este creată de regulă prin limbajul de definire a datelor. Tabela conţine 2 categorii de informaţii: – structura 14:11:04 – datele . Tabelele din baza de date pot manipula sute de mii de înregistrări.TABELA (TABLE) • este obiectul din baza de date destinat păstrării datelor privind o anumită entitate (un obiect al lumii reale). este permanentă (durează până la o comandă expresă de ştergere) şi permite atât modificarea câmpurilor. • Tabelele sunt identificate printr-un nume.

Componente • Structura tabelei cuprinde informaţii privind descrierea câmpurilor de date. • Datele sunt valorile aferente fiecărei caracteristici în parte şi sunt memorate sub formă de înregistrări de date. 14:11:04 . câmpurile cheii primare. câmpurile indexate şi tipul indexării. • Se numeşte cheie primară atributul sau atributele după care se poate identifica în mod unic un anumit obiect al tabelei. tipul de date şi caracteristicile câmpurilor. etc. De exemplu: cod numeric personal (cnp) – pentru persoane. • Prin urmare. totalitatea datelor despre un obiect memorat al tabelei reprezintă o înregistrare şi se asociază liniilor unui tabel. cod produs – pentru produs.Tabela . respectiv numele.

14:11:04 . produse etc. Aceste tabele pot fi ulterior adaptate la specificul aplicaţiei. a proprietăţilor şi a cheii primare. care permite crearea tabelelor pe baza unor şabloane predefinite de către sistem pentru principalele tipuri de tabele: personal. clienţi. a tipurilor de date. urmată eventual de încărcarea cu date. stabilirea numelui câmpurilor.Crearea tabelei • Definirea în modul Design View – prin definirea structurii. • prin utilizarea opţiunii Table Wizard.

putându-se utiliza în acest caz doar datele. dBase. structura tabelei “ataşată” neputând fi modificată. din Excel (când trebuie precizată zona. • ataşarea unor tabele definite într-o altă bază de date Access.Alte modalităţi de creare a unei tabele Access • copierea unei tabele deja create dintr-o altă bază de date existentă. deoarece prima linie este considerată ca fiind numele câmpurilor). Paradox – folosind comanda Import. Oracle. • importarea datelor din Word (când trebuie specificat separatorul). 14:11:04 . folosind comanda Attach File. din FoxPro.

– fereastra inferioară.Crearea tabelelor folosind opţiunea DESIGN VIEW Se parcurg următorii paşi: • din meniul File se selectează opţiunea Open Database (sau click pe butonul Open Database) din bara de unelte. Similar. Se presupune creată anterior baza de date “ExempluAplicaţie”. cu proprietăţile câmpurilor definite (a se vedea pentru exemplificare figura următoare) 14:11:04 . • ca efect pe ecran se afişează o fereastră de dialog ce cuprinde. la rândul său alte 2 ferestre pentru proiectarea tabelei: – fereastra superioară. cu numele şi tipul câmpurilor. se poate proceda selectând butonul New din aceeaşi fereastră şi apoi comanda Design View. • se selectează obiectul Tables din fereastra Database şi se execută dublu click pe opţiunea Create table in design view.

Ferestre definitorii pentru crearea structurii tabelei. 14:11:04 .

numită şi fereastra de descriere a structurii tabelei conţine următoarele informaţii: • Field Name .se cere numele câmpurilor (atributelor) definitorii pentru entitate.este o zonă care se completează opţional. • Description . De regulă aici se introduce un text explicativ (opţional) care va apare jos. la actualizarea datelor tabelei. • Data Type: un controlor de tip listă combinată care cuprinde tipul de dată al câmpului menţionat la Field Name. în bara de stare. odată cu introducerea sau modificarea lor. 14:11:04 .Explicaţii Fereastra superioară.

Utilizatorul va alege formatul dorit. • OLE Object – memorează un obiect mare legat sau încastrat. Un astfel de câmp nu poate fi definit drept cheie. Nu poate fi câmp cheie şi nu poate fi indexat. funcţie de parametrul ales pentru proprietatea New Values: Increment sau Random. Ocupă un spaţiu de 4 octeţi. Se alege subtipul dorit din lista de parametri ai proprietăţii Field Size. pe care Access îl incrementează automat cu 1 sau cu un număr generat aleator. 14:11:04 . • Yes/No – memorează o valoare logică. • Lookup Wizard – crează un câmp care permite utilizatorului să aleagă valori din cadrul altor tabele sau dintr-o listă de valori. • Date/Time – memorează o dată calendaristică sau un moment în timp. punctul zecimal şi eventual semnul numărului. • Hyperlink – memorează un text sau combinaţie de text şi numere (ca un text) folosită ca o adresă a unei pagini Web. fişiere cu semnale audio. care diferă prin modul de stocare şi viteza de răspuns. mediu sau scurt.Tipuri de date Access • Text – memorează orice şir (orice combinaţie) de caractere alfanumerice cu lungimea maximă de 255 caractere. format Long Integer. • Memo – memorează date de tip text-comentariu de lungime rezervată de 64Kb. adică cifre. • Number – memorează date de tip numeric. Are mai multe subtipuri. Access îi atribuie o lungime implicită de 50. lung. • AutoNumber – este de fapt un contor. în formatele: general. care reprezintă de obicei imagini. alte tipuri de date ce pot fi create de o aplicaţie OLE server. • Currency – memorează valori monetare reale.

• Long Integer – memorează un număr întreg pe 4 octeţi.Subtipuri de date ale tipului Number • Byte – memorează un număr întreg pe 1 octet. • Double – memorează un număr real în dublă precizie. • lucru al obiectelor vizuale. cu valoare între 0 şi 255. pe un spaţiu de 2 octeţi. adică un număr cuprins între -32768 şi +32767. C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\MSACCESS. • Integer – memorează un număr întreg pe 2 octeţi. • Single – memorează un număr real în simplă precizie.EXE 14:11:04 . cu valori cuprinse între -2147483648 şi + 2147483647. ocupând un spaţiu de 4 octeţi.

• Allow Zero Length . şiruri de caractere de lungime = 0. folosită la introducerea valorilor în înregistrări noi • Validation Rule – permite specificarea. Pentru un câmp de tip Text sau Date/Time se poate activa butonul “…” pentru a selecta din mai multe măşti predefinite de intrare pe cea dorită. această opţiune poate fi activată doar pentru numere reale. • Decimal Places – precizează numărul de cifre zecimale din totalul lungimii numărului. Valoarea implicită este chiar numele câmpului. • Default Value permite precizarea unei valori implicite. • Format – este formatul folosit pentru afişare. 14:11:04 • Indexed . a unei reguli de validare automată la introducerea valorilor în înregistrări • Validation Text .indică indexarea sau neindexarea câmpului. cu sau fără valori duplicate.Fereastra inferioară sau fereastra proprietăţilor câmpurilor Se activează imediat ce s-au introdus numele câmpului şi tipul datei şi conţine următoarele opţiuni: • Field Size – se precizează lungimea câmpului de la tastatură sau se alege aceasta dintr-o listă combinată ce depinde de tipul câmpului. . • Input Mask – permite precizarea unui tipar pentru introducerea datelor în câmpul respectiv. dacă e cazul.indică dacă se permit sau nu. care poate fi predefinit sau specificat de utilizator. • Caption permite introducerea unei etichete pentru un câmp în formular sau în raport.permite specificarea unui mesaj ce va fi afişat pe ecran la introducerea unei valori greşite (care nu respectă regula de validare) • Required precizează dacă este obligatorie sau nu introducerea datelor în câmpul selectat. în câmpul respectiv.