You are on page 1of 17

MODUL TIK: Tutorial Merancang Database dengan Microsoft Access Oleh: Heri Istiyanto http://istiyanto.

com Berikut ini merupakan tutorial sederhana pembuatan database dengan Microsoft Access mulai dari tahap perancangan, pembuatan tabel sampai dengan pembuatan aplikasi (Table, Query dan Form). Sedangkan untuk pembuatan Report, Macro dan Form Utama, silakan download di tutorial yang sudah saya berikan sebelumnya. Sebagai contoh saya akan menggunakan contoh kasus di sekolah agar kontekstual dengan kondisi siswa dan guru. Semoga tutorial ini bermanfaat bagi Anda ! Di sebuah SMA Unggulan terdapat beberapa entitas yang berpengaruh terhadap jalannya dinamika sekolah. Sekolah tersebut memiliki aturan sebagai berikut. 1. SISWA boleh mengikuti lebih dari satu MATA PELAJARAN. 2. GURU hanya boleh mengajar satu MATA PELAJARAN. Dari entitas SISWA diketahui atribut Nis (Nomor Induk Siswa), Nama_Siswa, Kelas, No_urut, Alamat_asal, Tempat_lahir dan Tanggal_lahir. Entitas MATA_PELAJARAN memiliki atribut Kode_mapel, Nama_mapel. Sedangkan entitas GURU memiliki atribut Kode_guru, Nama_guru, dan Nilai. Catatan: Entitas: sebuah kata benda, peristiwa, objek, atau kejadian. Atribut: sifat yang melekat atau dimiliki oleh sebuah entitas. Tujuan dari perancangan database ini diantaranya. 1. Siswa dapat mengetahui nilai mata pelajarannya. 2. Siswa dapat mengetahui guru yang mengajar mata pelajaran. 3. Guru dapat mengetahui data-data siswa dll. Dari deskripsi di atas dapat dibuat ERD (Entity Relationship Diagram) sebagai berikut. (ERD disesuaikan dengan Microsoft Access, silakan normalisasi jika diperlukan)

SISWA * Nis Nama_siswa Kelas No_urut Alamat_asal Tempat_lahir Tanggal_lahir

mengikuti

diikuti

MATA_PELAJARAN Kode_mapel Nama_mapel Nilai Nis
diampu

mengampu

GURU * Kode_guru Nama_guru Kode_mapel 1

TABEL Langkah-langkah membuat database di Microsoft Access 2003. Buat tabel GURU 2 . Buat database dengan nama: DB_SISWA. Keterangan dalam tanda kurung berarti Field Size. Perhatikan bahwa tanda * merupakan tanda untuk Primary Key.mdb 2. kita buat tabel siswa di Microsoft Access (digunakan M. 1.A. Field Name *Nis Nama_siswa Kelas No_urut Alamat_asal Tempat_lahir Tanggal_lahir Data type Text(5) Text(30) Text(10) Number(Long Integer) Text(50) Text(20) Date/Time(Medium Date) Description Nomor induk siswa Nama siswa Kelas siswa Nomor urut siswa Alamat asal siswa Tempat lahir siswa Tanggal lahir siswa Simpan dengan nama: Tabel_Siswa_Kelas_Nomor 3. Buat tabel SISWA dengan data-data berikut.Access 2003/untuk versi lainnya mohon disesuaikan) Untuk membuat tabel klik dua kali pada Create table in Design view. Buat tabel MATA_PELAJARAN Field Name Kode_mapel Nama_mapel Nilai Nis Data type Text(5) Text(20) Number(Long Integer) Text(5) Description Kode mata pelajaran Nama mata pelajaran Nilai mata pelajaran Nomor induk siswa Simpan dengan nama: Tabel_MP_Kelas_Nomor 4. Selanjutnya.

Caranya klik dua kali pada file tabel. Selanjutnya.Field Name *Kode_guru Nama_guru Kode_mapel Data type Text(5) Text(30) Text(5) Description Kode guru Nama guru Kode mata pelajaran Simpan dengan nama: Tabel_Guru_Kelas_Nomor 5. Tabel_Siswa_Kelas_Nomor Tabel_MP_Kelas_Nomor Tabel_Guru_Kelas_Nomor 6. Jika benar Anda akan memiliki tabel-tabel seperti berikut. Sekarang Anda memiliki 3 tabel. masukkan data-data di masingmasing tabel. 3 .

2. Klik Close jika sudah selesai. Gunakan Create query in Design View (klik dua kali). Jika benar akan keluar tampilan berikut. QUERY 1.Tabel_Siswa_Kelas_Nomor Tabel_MP_Kelas_Nomor Tabel_Guru_Kelas_Nomor B. Klik Add dan tambahkan ketiga tabel tersebut. 4 . Selanjutnya kita buat Relationship dan Query.

dari tabel Guru. Nama_Siswa. Nilai. (Tarik Nis ke bawah dan seterusnya untuk field-field tersebut) Untuk menjalankan klik tanda seru di toolbar di atas.Catatan: Untuk menambahkan Relationship seperti di atas. tampilkan Nama_mapel dan Nilai. tampilkan Nis. Buat query seperti tampilan berikut. drag dan drop dari Kode_mapel ke Kode_mapel dan Nis ke Nis. Dari tabel Siswa. tampilkan Nama_guru. 3. 5 . dari tabel Mata Pelajaran.

4. 3. 2. Klik tanda panah >> untuk memasukkan semua field ke kanan. Pilih Columnar. Untuk membuat Form kita gunakan Create form by using wizard. Klik dua kali pada Create form by using wizard.Berikut ini hasil dari Query. 6 . kita akan membuat Form untuk tabel Siswa. Pada bagian pertama. Pilih desain Standard. FORM Selanjutnya kita ingin membuat Form. Beri nama pada kotak Form Siswa pada kotak dialog dan langsung pilih Modify the form’s design. 1. Simpanlah dengan nama Query1. termasuk desainnya. 5. C.

6. Selanjutnya akan ditampilkan seperti gambar berikut. 7 . Form dalam bentuk design dan adanya Toolbox.

kiri jika perlu. Tambahkan judul form: FORM DATA SISWA dengan Label (gambar Aa pada Toolbox). 8. bawah. Atur field-fieldnya dan buatlah teratur. 9. Tambahkan dengan background warna untuk menambah desain Anda lebih menarik. 8 . Besarkan kotak dialog. kanan.7. rapi dengan Select Object. geser ke atas.

SIMPAN. Karena kita akan membuat tombol TAMBAH. maka kita pilih Record Operations Add New Record. HAPUS. Anda akan dihadapkan pada kotak dialog berikut. KELUAR (Close Form bukan Exit) 11. 9 . Pastikan juga bahwa Control Wizard Anda aktif ketika akan membuat tombol-tombol berikut. Setelah klik Command Button pada Toolbox. Keempat tombol yang akan kita buat adalah: tombol TAMBAH. Dengan Command Button buat 4 tombol (button) untuk mengoptimasasi perintah-perintah pada Form.10.

Catatan: Banyak pembaca yang kurang memperhatikan pada langkah ini. Dengan langkah-langkah yang sama. 10 . 13. Pilih Text dan ketikkan TAMBAH pada kotak dialog seperti gambar berikut. HAPUS Record Operations SIMPAN Record Operations KELUAR Form Operations Delete Record Save Record Close Form 15. buat pula untuk ketiga tombol lainnya. Berikut kustomisasi pada pilihan tombol. Jangan lupa untuk menyimpan form yang sudah dibuat. sehingga ketika Command Button diklik tidak muncul langkah-langkah selanjutnya. Berikut tampilan desain form akhir. 12. Klik Next dan Finish. 14.

Klik Form View untuk melihat preview form yang sudah kita buat. Berikut hasil tampilan setelah di klik Form View. 11 .16. 17.

18. Supaya tampilan lebih menarik. Klik kanan pada Form kemudian pilih Properties. Pastikan Anda telah berada pada Design View. maka perlu dilakukan setting dengan langkahlangkah seperti berikut. 19. 12 .

20. Ganti Detail dengan Form. Scrool Bars: ganti Both dengan Neither Record Selectors: ganti Yes dengan No Navigantion Buttons: ganti Yes dengan No Dividing Lines: ganti Yes dengan No 13 . Scroll ke bawah dan ganti setting berikut. 21.

Sedikit kita modifikasi. Geser semua field ke bawah. Hal ini untuk mengantisipasi jika data yang sudah kita masukkan banyak. 23. 22. Pilih Combo Box dan letakkan di atas Nis.Jangan lupa untuk menyimpan form tersebut. Pilih bagian ketiga: Find a record … 14 . agar kita dapat melakukan pencarian dengan cepat berdasarkan Nis. Klik Form View untuk melihat preview Form. Pastikan Anda berada pada Design View.

Klik Next dan masukkan ke kanan field Nis. Kini Anda dapat melakukan pencarian dengan cepat dengan mengetikkan Nis. Klik Next dan Next sampai dengan Finish. Rename dengan Cari Nis dan atur sedemikian rupa sehingga tampilanya menjadi seperti berikut. 15 . Klik kanan dan pilih Form View. 24. Berikut ini hasil Form View.

Buat form untuk kedua tabel berikutnya Form Mata Pelajaran dan Form Guru.25. 16 .

Untuk pembuatan Report. Salam. Macro dan Form Utama silakan dilihat pada tutorialtutorial saya sebelumnya. Istiyanto 17 .