P. 1
SiteGround Groupware Tutorial

SiteGround Groupware Tutorial

Views: 982|Likes:
Published by SiteGround.com Inc.
Learn how to install and use eGroupware and phpGroupware. Find out detailed information about the applications included in them.
Learn how to install and use eGroupware and phpGroupware. Find out detailed information about the applications included in them.

More info:

Published by: SiteGround.com Inc. on Apr 17, 2009
Copyright:Attribution Non-commercial


Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less





SiteGround Tutorials

GroupWare Tutorial
eGroupware and phpGroupware applications
eGroupware is flexible and free to use collaborative software, which will help you to interact easier with your team members. eGroupware provides in ­built tools like group calendar, address book, e ­mail, accounting, inventory, and more. These tools share a common user store and a flexible access control system to control information sharing.  phpGroupWare is a web ­based collaborative application, written in PHP. It also comes with many pre ­ configured applications, like calendar, address book, todo list, notes, email, newsgroups, file manager, etc.  

Server requirements
EgroupWare and PHPGroupWare run on Linux or Windows web server with PHP 4.3 or higher, and MySQL database 4.1 or 5. For the email operation, you would need SMTP, POP3 or IMAP Servers. All these are available on SiteGround web hosting  package. 

Groupware Tutorial covers the following topics: How to install eGroupware on your website;   Detailed explanation of the eGroupware applications;   phpGroupware installation instructions;   How to use phpGroupware applications;  
SiteGround has long experience in providing web space Groupware websites. Our Groupware hosting  service is the best choice for you for it offers the richest set of features, Groupware­expertized support team and lots of FREE tools. 

(c) Copyright 2006 SiteGround web hosting provider. All rights reserved  You may use this tutorial for your own use. You may not distribute it in any form without the express permission of  the publisher. You may provide a link to the publisher's web site, where this tutorial can be used from. This tutorial  is provided free of charge and without any warranty of any kind.

eGroupware Tutorial: eGroupware Installation
How to install eGroupware on your website?
You can install eGroupware software by following these Step ­by­step instructions:   Step 1: Download the installation file from Egroupware Downloads page  by clicking on "Follow this link to download the latest stable release". You should choose the platform independent release in tar.gz, tar or zip format. Then you will have the latest stable release of the script in your computer.    Step 2: Upload it in  public_html  folder of your account. You can do that through  FTP with a client like FileZilla or through cPanel ­>File Manager­>Upload file(s). In the second way, after the installation is completed, the file script will show if you go to the main page of your site (www.YourDomain.com). You can also install eGroupware in a subfolder  ­ simply upload the installation file in the folder:  public_html/subfolder . The eGroupWare installation will then be accessible at: www.yourdomain.com/subfolder.    Step 3: When you are in cPanel­>File Manager, please navigate to the uploaded file and extract it by clicking on "Extract File Contents". Another option is to extract the files on your local computer and then upload them in the desired folder through FTP.   Step 4: Once the files are extracted in the desired folder, you should create a MySQL database for eGroupWare. Please, learn  how to create a MySQL database and user here.   Step 5: You should open the  .htaccess  file from the installation directory and comment all

 Step 3: When you are in cPanel­>File Manager, please navigate to the uploaded file and extract it by clicking on "Extract File Contents". Another option is to extract the files on your local computer and then upload them in the desired folder through FTP.   Step 4: Once the files are extracted in the desired folder, you should create a MySQL database for eGroupWare. Please, learn  how to create a MySQL database and user here.   Step 5: You should open the  .htaccess  file from the installation directory and comment all the lines, which start with  PHP_value . You should put the sign  "#"  in front of them. Then you should take these variables and copy then in a newly created file, called  PHP.ini . The content of the PHP.ini  file should be: 

memory_limit = 32M  max_execution_time = 60  register_globals = Off  magic_quotes_gpc = Off  magic_quotes_runtime = Off  upload_max_filesize = 16M  session.use_trans_sid = Off  session.gc_probability = 1  session.gc_divisor = 10  mbstring.func_overload = 7  

Then you should copy this file under every subfolder of the eGroupWare installation directory.     Step 6: Change the file permissions for the eGroupWare installation directory to 755 through cPanel­>File Manager.   Step 7: Navigate to the web address of your eGroupWare installation and run the installation tests. Once they are completed you should navigate back to "Setup Main Menu" and click on "Skip the installation tests (not recommended)". However, if there is a problem, which occurs during the tests and you can not fix it, please post a ticket from your Customer Area ­>Get support ­>Post & Review tickets­>Add new ticket. Then a member of our Technical Support Team will assist you with the installation of the script. 

   Step 8: Now you are ready to set up the primary configuration of your eGroupWare script installation. 

  The first two variables (Server Root and Include Root) are automatically set by the script and you should not change them unless you know what you are doing. Then you should set the login details for the admin user for the header manager. This user has the rights to change the primary configuration of the script after the installation is completed. The next field allows limiting the access to the setup to desired IP addresses or hostnames. You can leave the next nine fields unchanged, since they contain default values. Then you should set the database name, the database user and the password. You should use the ones, which you have set in Step 4 from the installation instructions. Once it is completed you should set the login details for the configuration user. The last step is to write the configuration and continue to the setup section.    Step 9: In the setup section you can reconfigure the script through the "Header Admin Login" or to setup the script through the "Config Admin Login".  

the setup to desired IP addresses or hostnames. You can leave the next nine fields unchanged, since they contain default values. Then you should set the database name, the database user and the password. You should use the ones, which you have set in Step 4 from the installation instructions. Once it is completed you should set the login details for the configuration user. The last step is to write the configuration and continue to the setup section.    Step 9: In the setup section you can reconfigure the script through the "Header Admin Login" or to setup the script through the "Config Admin Login".  

   Step 10: Once you login with the configuration login details, you will be able to setup your applications, included in the script. 

  First you can select the desired char ­set for your database. Then you should install the applications. After this recheck the installations.   Step 11: Navigate to step2 and edit the current configuration of the script applications, which you have installed: 

  In the path information section you should specify the absolute paths to two folders, called files and backup, which should be created through your File Manager in the root folder of your account. They should be on the same level as the public_html folder. If the user of your account is "user" (the one, which you use to log in your cPanel), then the absolute paths will be: 







You can leave the Host Information unchanged, since it is automatically configured by the script. However, if you install the script outside the account, which you have with SiteGround, you could edit this section.  The Standard e ­mail server settings would look like the following ones:   

POP/IMAP mail server hostname or IP address: mail.yourdomain.com    Mail server protocol: IMAP or POP­3   Mail server login type: standard (login ­name identical to the  eGroupWare username)   Mail domain (for Virtual mail manager):   SMTP server hostname or IP address: mail.yourdomain.com   SMTP server port: 25   User for the SMTP authentication (leave it empty if no auth  required): emailuser@yourdomain.com  Password for the SMTP ­authentication: the corresponding password,  which you have set during the creation of the e ­mail account in  cPanel­>Mail­>Manage/Add/Remove accounts.  

Troubleshooting Tips:  Please mind that you should change yourdomain.com with the actual domain, which you  have used in Step 2 of the installation instructions. You should also change emailuser@yourdomain.com with an  existing e­mail account, which you have created through cPanel­>Mail­>Manage/Add/Remove accounts. 

You can leave the rest of the fields with their default values and navigate to the "Save" button. In this way you have completed the setup of your script. Now you should create an administrator user for it.   Step 12: You can create the administrator user by clicking on "Create admin account button". Once you are ready, you can navigate to the main URL of your eGroupWare installation. You have successfully completed the installation procedure.   The other options in the setup part allow you to change the default language, to manage the installed applications, which are included in the script, to add new applications or uninstall existing, to create and restore backups of your script installation. 

(c) Copyright 2006 SiteGround web hosting provider. All rights reserved 

eGroupware Tutorial: eGroupware Applications
The most popular eGroupWare applications
Once you log in the with the admin account in your eGroupWare web site, you can manage the available applications, which are included in the script. 

  The first icon is labeled "Admin" and allows you to set the configuration of the different applications. There you can also manage user accounts and groups, the global script configuration, view the log files, create and restore backups. You can add custom fields and manage the global categories for the different applications. 

The first icon is labeled "Admin" and allows you to set the configuration of the different applications. There you can also manage user accounts and groups, the global script configuration, view the log files, create and restore backups. You can add custom fields and manage the global categories for the different applications. 

  If you navigate to the emailadmin section, you can set the default address of the sender, the SMTP and the IMAP/POP3 configurations.  

  Here is a list and a brief description of the most popular eGroupWare applications:  

 FelaMiMail is a user friendly e­mail client. It allows you to send messages through the SMTP server and to receive through the IMAP server. The settings, which you have to configure in the emailadmin are as follows: 

SMTP server: yourdomain.com  Port: 25  Use SMTP authentication. With the following login credentials:   Username: emailuser@yourdomain.com  Password: the corresponding one. 

Troubleshooting Tips:  Please mind that you should change yourdomain.com with the actual domain, which you  have used during the installation process. You should also change emailuser@yourdomain.com with an existing e ­ mail account, which you have created through cPanel­>Mail­>Manage/Add/Remove accounts. 

Besides all the standard operation of composing, sending and receiving, this application allows you to set filters and to add e ­mail addresses to your address book. 

 Calendar  ­ includes the traditional holidays. You can also make your own weekly and monthly schedules and add custom events. The changes will appear in the main web page. You can set alarms for some desired events.  

 Addressbook  ­ you can create your own address book and include some important details like the Full name of the contact, the company name, the phones and the e ­mail address. You can export and import the address book data and add VCards.  

 ProjectManager ­ allows you to create your own projects and to calculate the estimated value of them. You can list, add, edit, and delete projects and project elements.   

 InfoLog  ­ it is a manager, which allows you to create todo lists, notes and supports all the aspects of a CRM (customer ­relation­management).  

 Resources  ­ allows you to manage the available resources and inventory like building, storages and others. It has a booking functionality integrated. 

 InfoLog  ­ it is a manager, which allows you to create todo lists, notes and supports all the aspects of a CRM (customer ­relation­management).  

 Resources  ­ allows you to manage the available resources and inventory like building, storages and others. It has a booking functionality integrated. 

 TimeSheet  ­ a time tracker application. It works with the ProjectManager. You can define and check periods of time.  

 Manual/Help ­ provides you with a detailed script manual. There you can find answers to all the questions related with the script functionality. 

 Filemanager ­ allows you to copy, move, delete, rename and manipulate the files and the folders as every standard file manager, which you use. 

 SiteMgr  ­ allows you to build your web site from a template. There you can select a new template and manage it. The available list of templates can be used by visitors to change the visual appearance of the web site during the browsing. You can download free templates from  Egroupware official site.   Unpack the downloaded template in your templates directory under the eGroupWare installation directory:  (/sitemgr/sitemgr­site/templates) . Then you can set the new template, which you will use for your eGroupWare web site from SiteMgr­>Configure Website ­>Template select.  


 Work ­Flow ­ it is used to create and manage workflow processes through a GUI (Graphical User Interface). The goal of this application is to provide a reference implementation, stable and complete to what can be done with this API (Application Programming Interface).  

 Wiki  ­ it is an eGroupWare version of a wiki script. It allows users to create and edit Web page content.  

 Bookmarks  ­ allows you to create and share your own lists with bookmarks. You can set the URL and some details about the web page, which you want to add to the list. 

 News Admin ­in this section you can create, edit, publish in a define category and read news.   

 Pools  ­allows you to create your own pools and collect people's opinion on a define subject. You can add surveys, questions and answers. 

 KnowledgeBase  ­ you can create and use your own knowledge base.  

 eTemplate  ­ allows you to create your own eGroupWare templates. This application has a detailed tutorial and reading it you will understand how to build your own templates. It is located on the left menu of the eTemplate section page.  

 KnowledgeBase  ­ you can create and use your own knowledge base.  

 eTemplate  ­ allows you to create your own eGroupWare templates. This application has a detailed tutorial and reading it you will understand how to build your own templates. It is located on the left menu of the eTemplate section page.  

 Translation tools  ­ the application is created for developers and translators. It has the following features: 

shows all phrases from the en lang ­file, the already available translations and allows to enter a translation;   searches for new phrases in the source code;   adds new phrases to a lang­file;   changes the application name of a phrase;   lowercase and alphabetically sorts the phrases / message_id ;   writes (if the web server has write­access to the setup­dir or to the file) or downloads the changed lang­file;   updates the database without running the setup to check / see your translations   uses multi­line text areas for long messages;   r e a d s   t h e   p h r a s e s   f r o m   t h e   f o l l o w i n g   f i l e s   hook_ {admin|preferences|sidebox_menu|acl_manager}  (they contain no lang­calls)  

(c) Copyright 2006 SiteGround web hosting provider. All rights reserved 

phpGroupware Tutorial: phpGroupware Installation
How to install phpGroupware on your website?
You can install phpGroupware software by following these Step­by­step instructions:   Step 1: Download the installation file from  phpGroupware downloads page. You should choose the platform independent release in tar.gz, tar or zip format. Then you will have the latest stable release of the script in your computer.    Step 2: Upload it in  public_html  folder of your account. You can do that through  FTP with a client like FileZilla or through cPanel ­>File Manager­>Upload file(s). In the second way, after the installation is completed, the file script will show if you go to the main page of your site (www.YourDomain.com). You can also install eGroupware in a subfolder  ­ simply upload the installation file in the folder:  public_html/subfolder . The eGroupWare installation will then be accessible at: www.yourdomain.com/subfolder.    Step 3: When you are in cPanel ­>File Manager, navigate to the uploaded file and extract it by clicking on "Extract File Contents". Another option is to extract the files on your local computer and then upload them in the desired folder through FTP.    Step 4: Once the files are extracted in the desired folder, you should create a MySQL database for PHPGroupWare. Please, learn  how to create a MySQL database and user here.   Step 5: Change the file permissions for the PHPGroupWare installation directory to 755 through cPanel­>File Manager   Step 6: Navigate to the web address of your PHPGroupWare installation. There you can set up the installation of the script.  

  The first two variables (Server Root and Include Root) are automatically set by the script and you

 Step 6: Navigate to the web address of your PHPGroupWare installation. There you can set up the installation of the script.  

  The first two variables (Server Root and Include Root) are automatically set by the script and you should not change them unless you know what you are doing. Then you should set the admin password. You can leave the next nine fields unchanged, since these are the default values for them. Then you should set the database name, the database user and the password. You should use the ones, which you have used in point 4.2.4. of the installation instructions. Once it is completed you should set the password for the configuration user. The last step is to write the configuration and continue to the setup section.    Step 7: In the setup section you can reconfigure the script through the "Header Admin Login" or to setup the script through the "Config Admin Login".  

   Step 8: Once you login with the Config Admin details, you will be able to setup the applications, included in the script. 

   Step 9: Install the applications and then recheck the installation.   Step 10: Navigate to the Configuration section.  

  In this section you should only specify the absolute path to a folder, called files, which should be created through your File Manager in the root folder of your account. It should be on the same level as the public_html folder. If the user of your account is "user" (the one, which you use to log in your cPanel), then the absolute path will be: 

Then you can leave the default values of the other variables, since they are already set by the script installation. However, if you are familiar with the script functionality and you need a change in the values, you can proceed. At the end you should click on the "Save" button to write the configuration.   Step 11: You can create the administrator user by clicking on the "Click Here to setup an admin account and (optionally) 3 demo accounts" link. Once you are ready, you can navigate to the main URL

Then you can leave the default values of the other variables, since they are already set by the script installation. However, if you are familiar with the script functionality and you need a change in the values, you can proceed. At the end you should click on the "Save" button to write the configuration.   Step 11: You can create the administrator user by clicking on the "Click Here to setup an admin account and (optionally) 3 demo accounts" link. Once you are ready, you can navigate to the main URL of your eGroupWare installation. You have successfully completed the installation procedure. The other options in the setup part allow you to change the default language and to manage the installed script applications. 

(c) Copyright 2006 SiteGround web hosting provider. All rights reserved 

phpGroupware Tutorial: phpGroupware Applications
The most popular phpGroupWare applications
Once you login with the admin account in your PHPGroupWare web site, you can manage the script applications. First you can check and modify their configuration through the admin section.  

  If you want to use the e ­mail application, you should configure it. The Standard e­mail settings would look like the following ones: 

Enter your POP3/IMAP mail server hostname or IP address:  mail.yourdomain.com  Select your mail server type: IMAP or POP3  IMAP Server Type: Cyrus or Courier  Enter your default mail domain ( From: user@domain ):  emailuser@yourdomain.com   Mail server login type: standard  Enter your SMTP server hostname or IP address: mail.yourdomain.com   Enter your SMTP server port: 25  

Then you can edit the custom e ­mail settings 

User for the SMTP authentication: emailuser@yourdomain.com   Password for the SMTP authentication: the corresponding password,  which you have set during the creation of the e ­mail account in  cPanel­>Mail­>Manage/Add/Remove accounts.  

Troubleshooting Tips:  Please mind that you should change yourdomain.com with the actual domain, which you  have used in point 4.2.2. of the installation instructions. You should also change emailuser@yourdomain.com with  an existing e­mail account, which you have created through cPanel­>Mail­>Manage/Add/Remove accounts. 

Once you are ready with the applications configuration you can start to use them. The available applications are: 

 E­mail ­ this is a webmail client, which allows you to send and receive messages.  

 Calendar ­.You can make your own schedules for a week, a month or a year.  

Once you are ready with the applications configuration you can start to use them. The available applications are: 

 E­mail ­ this is a webmail client, which allows you to send and receive messages.  

 Calendar ­.You can make your own schedules for a week, a month or a year.  

 Addressbook  ­ you can create your own address book. You can define categories of your contacts, import and export the contacts, add VCards and perform an alternative CSV import.   

 InfoLog  ­ it is a manager, which allows you monitoring of some processes with their description, the start and the end date, the person who is in charge and other specifications.  

 Notes ­ this application allows you to create and edit notes in different categories.   

 NNTP ­with this application you can create, read and modify all the latest news.  

 ToDoList ­ allows you to shape your daily schedule.  

 FileManager ­ allows you to copy, move, delete, rename and manipulate the files and the folders as every standard file manager, which you use. Through it you can create files and folders, upload and download files.  

 Manual  ­ provides you with detailed information about the functionality of the script and its applications.   Please, feel free to contact us if you have any questions or recommendations about this tutorial at: tutorials 'at' siteground.com  

(c) Copyright 2006 SiteGround web hosting provider. All rights reserved 

You're Reading a Free Preview

/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->