SiteGround Tutorials

Email Tutorial
Emails at your domain name
At this email tutorial we will try to explain how to use web based email addresses at your domain name. The  Email tutorial is part of the rich collection of  web hosting tutorials , which SiteGround experts have prepared for everyone. Find out how to start your website, how to promote it, how to deal with cPanel, webmail and FTP.  

How to use your email services? Once you have your own domain name, it is recommended to stop using free email addresses and create your personal email. Here you will learn  how to create email addresses @ yourdomain.   The webmail access of your email accounts allows you to open your email at home or at work or from any computer connected to the internet. Learn how to access and check your emails via webmail access.   The IMAP/POP3/SMTP access allows you to set your email address to work with the convenient email clients such as Outlook express, MS Outlook, Mozilla Thunderbird. Learn how to configure your email client.   Nowadays email spam is reaching amaizing hights and it is always good to protect your mail box from unwanted messages or other forms of abuse. Learn more about email security ­  spam protection and email filtering.   Here you will learn how to use features such as email domain forwarding, email forwarders, autoresponders, and catch­all email.   Find how to change the MX Record of your email account.  

 
(c) Copyright 2006 SiteGround web hosting provider. All rights reserved  You may use this tutorial for your own use. You may not distribute it in any form without the express permission of  the publisher. You may provide a link to the publisher's web site, where this tutorial can be used from. This tutorial  is provided free of charge and without any warranty of any kind.

Email addresses
Create Email Accounts
You can easily create e ­mail accounts from your hosting account Control Panel (cPanel). Here is what you need to do:     Step 1: Log into your cPanel    Step 2: Once at the main page, click on the  Email Accounts icon. 

 

 Step 3: In the fields provided, type the name of the account, the password and the disk space you would like to assign to the mailbox.  

   Step 4: Click the [Create] button to create the mailbox.   You will be taken to a page which asks you for confirmation. Click on Yes to create the mailbox. 

How to remove mail accounts
There is no problem to remove any added email accounts.    To delete a mail account, simply click on the [X] button next to it.  

  You will be taken to a page which asks you for confirmation. Click on Yes to delete the account.   Please, click here for CPanel video tutorial about:  Managing your email accounts.  

 
(c) Copyright 2007 SiteGround Email Hosting Services.All rights reserved 

Email password
How to change your email password
It is very easy to change your email password through your cPanel. You will be able to make this update even if you do not remember your current email password. To change the password you need to follow the steps below:    Step 1: Login to your cPanel    Step 2: From the cPanel home, you need to click on the Email Accounts icon. 

 Step 3: From the mail menu, select  Change Password  next to the mail account whose password you wish to modify. 

   Step 4: On the next page, fill in the new password and click on [Change] to save it.  

 

 
(c) Copyright 2007 SiteGround Email Hosting Services.All rights reserved 

How to use web based email addresses
You can use either the webmail interface or an email client. If you need help configuring email clients, please visit the step­by­step guides for configuring MS outlook and Mozilla Thunderbird.  You can easily access your WebMail interface by just visiting:  http://www.yourdomain.com/webmail, where 'yourdomain.com' is your actual domain name. If this is not working for you, it might be possible that your ISP is blocking the access to non ­standard ports accessed through SSL connection. In this case, please use: http://webmail.servername.com, where 'servername.com' should be the name of your server (e.g. http://webmail.siteground121.com). 
Please use the full e­mail account username to login to the webmail interface or when setting your e­mail client  software. Example: user@yourdomain.com instead of user.

Once you login, you can choose between three webmail clients: Horde, SquirrelMail and RoundCube. It is up to you to choose which one you like better. 

  If you login to your webmail through the Webmail icon on your cPanel main page, you will be logged in with the default system email account. 
Please do not use the default email account, because very often emails send from the system email accounts are  going to the Junk folders.

In order to use your email you have to create another email account with the same or different username.  To login to one of your added accounts from your cPanel, you should go to Email Accounts and then click the Access Webmail icon next to the account you wish to access. Then you should type in the password corresponding to the account and click on [Login]. 

How to send e­mail messages? 
You can easily send email messages via the webmail client you have chosen. Just find the [ New message] button in Horde, the [ Compose] button in Squirrelmail or the [Create a New Message] button in RoundCube and you will be able to start writing your message. 
Make sure to SAVE your message if it is too long or you want to write it for a longer period of time. The web mail  program may drop the connection and you might lose your email.

How to configure email clients?
If you decide to use an email client, such as Microsoft Outlook Express, MS Outlook, Mozilla Thunderbird and Eudora, here are the settings you need:  Incoming mail server (POP3/IMAP server): mail.yourdomain.com  Outgoing mail server (SMTP server): mail.yourdomain.com Or Host: mail.yourdomain.com  Username: the full e­mail address. Example: you@yourdomain.com instead of you.  Password: Assigned in cPanel ­> Email ­> Manage/Add/Remove Accounts.  SMTP authentication must be enabled for the login to be successful.* 
You can also use secure authentication to your mail server.

Email ports
The POP3 port for inbound emails is 110 (995 if you want to use secured POP3)   And the IMAP port for inbound emails is 143 (993 if you want to use secured IMAP)   The SMTP port for outbound emails is 25 or 2525 (465 if you want to use secured SMTP)  

Learn how to set your email clients to work with your webmail account:
Outlook express   MS outlook   Mozilla Thunderbird  

Email protocols
What is POP3?  Post Office Protocol version 3 (POP3) is a standard mail protocol used to receive emails from a remote server to a local email client. POP3 allows you to download email messages on your local computer and read them even when you are offline.  What is IMAP?  The Internet Message Access Protocol (IMAP) is a mail protocol used for accessing email on a remote web server from a local client. IMAP and POP3 are the two most commonly used Internet mail protocols

for retrieving emails. Both protocols are supported by all modern email clients and web servers.  Main difference between IMAP and POP3:  The POP3 protocol assumes that there is only one client connected to the mailbox. In contrast, the IMAP protocol allows simultaneous access by multiple clients. IMAP is suitable for you if your mailbox is about to be managed by multiple users.  What is SMTP?  Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) is the standard protocol for sending emails across the Internet. SMTP uses TCP port 25 or 2525 and sometimes you can have problems to send your messages in case your ISP has closed port 25 ( How to check if port 25 is open?). To determine the SMTP server for a given domain name, the MX (Mail eXchange) DNS record is used. 

Email Clients: Microsoft Outlook Express
How to configure your Microsoft Outlook Express email client to work with your web­ based email account
 Step 1: Open Outlook Express, and click on the Tools menu. Select Accounts.    Step 2: Click Add account and select Mail.   Step 3: Enter your name as you would like it to appear in the From: field of all outgoing mail.   Step 4: Enter the email address which the others will use to send email messages to you.    Step 5: Incoming mail server (POP3 server): yourdomain.com  Outgoing mail server (SMTP server): yourdomain.com  Please, set the SMTP port to 25 or 2525. (Read more about Port 25)    Step 6: Username: please use the full e ­mail account name. Example: you@yourdomain.com instead of you.   Step 7: Click Finish.   Step 8: Now click once on the newly created account, and choose Properties. Go to the Servers tab and check My server requires authentication. Please do not use secure authentication as we do not support this method.   If you want the messages to be kept on the server, choose the Advanced tab and check Leave a copy of messages on server, click OK.   Step 9: You are done!  
Please make sure that you check your incoming e­mail messages before trying to send any. Most servers  use the POP­before­SMTP scheme, which disallows sending messages without checking your mail.  

 
(c) Copyright 2007 SiteGround Email Hosting Services.All rights reserved 

Email Clients: Microsoft Outlook
How to configure your Microsoft Outlook email client to work with your web­based  email account
This Microsoft Outlook Configuration Tutorial is a step ­by­step guide on how to configure your Microsoft Outlook email client in order to make it work with your web ­based email account.   Step 1: Open Outlook, and click on the Tools menu. Please, select E ­mail Accounts...   Step 2: Select the option Add a new e ­mail account. Click 'Next' 

   Step 3: Select the type of account you would like to create (IMAP or POP3)  

   Step 4: Fill in the Internet E ­mail Settings fields as follows: 

Your Name  ­ Enter your name as you would like it to appear in the  From: field of all outgoing mail  E­mail Address  ­ Enter the email address which the others will use  to send email messages to you.  Incoming mail server (POP3/IMAP server): yourdomain.com  Outgoing mail server (SMTP server): yourdomain.com  U s e r   N a m e :   p l e a s e   u s e   t h e   f u l l   e ­mail account name. Example:  you@yourdomain.com instead of you. 

   Step 5: Click on the More Settings... button   Choose the Outgoing Server tab and check the My outgoing server (SMTP) requires authentication checkbox.   Check the option Use same settings as my incoming server. 

   Step 6: Choose the Advanced tab  Here you can choose if you wish to Leave a copy of the messages on the server or not.  Please do not use secure authentication as we do not support this method.  

 

 
(c) Copyright 2007 SiteGround Email Hosting Services.All rights reserved 

Email Clients: Mozilla Thunderbird How to configure your Mozilla Thunderbird email client to work with your  web­based email account 
 Step 1: Open Thunderbird and select the Tools menu. Click the Account Settings tab   Step 2. From the new window select the Add Account button, then E­mail account and click Next.  Step 3: Enter your name as you would like it to appear in the From: field of all outgoing mail and the email address which the others will use to send email messages to you. Click Next.   Step 4: Please set the incoming server to be of type POP. Address is yourdomain.com   Step 5: Click Next and type in the username. Please use the full e ­mail account name. Example: you@yourdomain.com instead of you.   Step 6: After clicking the Next button, please type in the name of the e ­mail account as it will appear on your PC. Click Next, and then the Finish button.   Step 7: Click the Outgoing Server(SMTP) in the left pane. Use yourdomain.com as Server name set the port to be 2525.  Then, check Username and password and enter the full e ­mail address as username. Select No in the Use secure connection section.   Step 8: Click OK and you are done! 
Please make sure that you check your incoming e­mail messages before trying to send any. Our servers use the  POP­before­SMTP scheme, which disallows sending messages without checking your mail.  

Email Security
   The most important point in Email Security is protecting your email login details and messages. This is very important because of the security risks during data transmission, especially on mobile and wireless networks. For this purpose it is recommended to use encryption when checking / sending emails. This can be accomplished by using:  ­ Secure IMAP (IMAPs). It is used for encrypting the incoming communication from the remote mail

server. Check these instructions on how to enable it on Outlook, Outlook Express, Thunderbird and Mac Mail.  ­ Secure POP3 (POP3s). It is also used for encrypting the incoming communication from the remote mail server. Check these instructions on how to enable it on Outlook, Outlook Express, Thunderbird and Mac Mail.  Note: The difference between IMAPs and POP3s is the same as for the standard IMAP and POP3 protocols. IMAPs leaves the messages on the server. It is faster because it does not download the whole message but only its headers. Furthermore, it is preferred in terms of reliability. When your local computer crashes your mails will not be lost if you have used IMAPs. On the other hand, POP3s downloads the whole message and stores it locally. That's why it is slower and less reliable.  ­ Secure SMTP (SMTPs)  ­ It encrypts the outgoing communication to the remote mail server. Check these instructions on how to enable it on Outlook, Outlook Express, Thunderbird and Mac Mail.  ­ Secure HTTP (secure HTTPs). It is suitable for checking your webmail. Usually it is available at an URL similar to http://yourdomain.com/webmail.     The next thing to know about Email Security is how to fight SPAM (unsolicited email) and viruses. Below are some tips on this matter:  Make sure to have an updated antivirus program. We recommend Norton Internet Security which has built­in Spam and Anti­Virus protection.   Update your email client to the latest version. If you have troubles updating your current email client, try the freely available  Thunderbird. Many viruses are targeted against outdated mail clients.   Do not open suspicious attachments even if the sender might look familiar.   Avoid subscribing to free newsletters, lotteries or other similar activities. This usually results in an increased number of spam messages in your inbox.   Protect your domain from being spoofed by spammers using an SPF record. Email spoofing will make you receive bounced back messages you have not sent.   Learn more about  Spam protection   Email filtering  

Spam protection: SpamAssasin
The solution most web hosts offer for webmail protection is called SpamAssassin.  SpamAssassin is an automated mail filter that uses a wide range of heuristic algorithms on mail headers and message body text to identify "SPAM" (unsolicited email). This software is capable of eliminating more than 98% of all SPAM messages. Its performance depends on the individual configuration, which can be tuned by each website owner. Once identified, the mail is tagged as "SPAM" for later filtering using the user's desktop mail client.  For more information, please visit SpamAssassin official website.  To configure your SpamAssassin, please follow the steps below:   Step 1: To access the SpamAssassin Menu, click on the  SpamAssassin icon on the main screen of your cPanel interface.  

   Step 2: To enable SpamAssassin, click on the [ Enable SpamAssassin] button.  

   Step 3: To disable SpamAssassin, click on the [ Disable SpamAssassin]. 

   Step 4: To enable Spam Box, click on the [Enable Spam Box]. 

   Step 5: To disable Spam Box, click on the [ Disable Spam Box]. 

   Step 6: To configure SpamAssassin, click on the [Configure SpamAssassin]. 

  You will be taken to a page where you will be able to configure how aggressive SpamAssassin to be towards spam messages. You can blacklist up to five mail addresses from which you don't want to receive mail. 

 

In the  required_score field you can set the number of hits required before a mail is considered spam. SpamAssassin uses its own algorithm when assigning spam score to messages. Basically, the lower value you set, the more aggressively SpamAssassin will treat the incoming messages.   In the  rewrite_header subject field you can set the text which will be added to the header subjects of all messages which have been identified by SpamAssassin as spam.   In the score fields you can assign scores to a given test performed by SpamAssassin.  

  The last five fields are for whitelisted mail addresses. You should whitelist addresses which send mail that is often tagged incorrectly as spam.  

 
(c) Copyright 2007 SiteGround Email Hosting Services.All rights reserved 

Email Security: User/Account level filtering
User lever filtering
E­mail filtering allows you to select messages that contain certain string of text or other symbols, and either discard them, or send them to another e ­mail box of your choice.   Step 1: To access the user level filtering menu, click on the  User Level Filtering icon on the main screen of your cPanel interface. 

   Step 2: Click on [ Manage Filters] next to the account for which you wish to add filters 

   Step 3: To add a filter, click on [Create a new Filter]. 

   Step 4: In the  Filter Name field type in a unique name for the filter.    Step 5: From the  Rules options you should choose the rules a mail should match in order to be filtered. 

 

    S t e p   6 :   F r o m   t h e   Actions  drop ­down menu you should choose what action should be performed when a mail matches a rule in the filter. 

 
You can add additional rules and actions by clicking the [+] next to each rule and action. You can remove  rules and actions by clicking the [­] next to each rule and action 

 Step 7: To enable the filter, click on [Activate]. 

 

Account level filtering
Account level filtering is the same as user level filtering, with the only difference that the filters created here are applied globally for the whole cPanel account.   
Type a message in the Filter Test box and click on [Test Filter] to see where the message will go. Use the  word(s) from your filter(s) in this message to test if they work. Please note that e­mail filtering does not leave a copy of the e ­mail in the box you apply the filter for.  

 
(c) Copyright 2007 SiteGround Email Hosting Services.All rights reserved 

 

Forwarders
Email domain forwarding
An email domain forwarder redirects all email received at a specific domain name to another domain name. For example, if we setup domain.com to redirect to domain.net, all email going to domain.com w i l l   r e d i r e c t   t o   i t s   c o r r e s p o n d i n g   u s e r   o n   d o m a i n . n e t .   ( mike@domain.com   r e d i r e c t s   t o mike@domain.net ). Any pop accounts set up under each domain name will not be affected by this forwarding option.  

Adding a domain forwarder
 Step 1: To access the forwarders menu, click on the  Forwarders icon on the main screen of your cPanel interface. 

   Step 2: Click on [Add Domain Forwarder]. 

   Step 3: Select a (sub)domain from the drop ­down box and put the name of the domain name you wish to forward to in the blank field. 

   Step 4: Click on the [Add Domain Forwarder] to create the domain forwarder. 

 
Make sure you have spelled the domain name correctly when adding a domain forwarder. 

Removing a domain forwarder
 Step 1: To access the forwarders menu, click on the  Forwarders icon on the main screen of your cPanel interface.   Step 2: Under  Email Domain Forwarders you will see a list of your current forwarders. To remove a forwarder, you should click the little red X button next to the forwarder.  

  You will be taken to a page which asks you for confirmation. Click on Yes to delete the forwarder.   

 
(c) Copyright 2007 SiteGround Email Hosting Services.All rights reserved 

Forwarders Email Forwarding (Email aliases)
E­mail forwarding is a service through which e ­mail messages are resent from a certain account to another. Example: you have created webmaster@yourdomain.com, info@yourdomain.com, etc. but you would like to have all the e­mails going to one and the same e­mail box, jim@yourdomain.com. 

Adding an email forwarder
Check out the Adding an email forwarder video tutorial:  Adding an Email Forwarder Video Tutorial  

Adding an email forwarder detailed tutorial
 Step 1: To access the forwarders menu, click on the  Forwarders icon on the main screen of your cPanel interface. 

   Step 2: Click on [Add Forwarder]. 

   Step 3: Put the name of the email address you wish to forward from in the first blank field. For example: for user@domain.com, put user in the first blank field.  You can choose to what address the incoming mail should be forwarded. The other two options are to choose a failure message which will be returned to the sender or to pipe the message to a program. 

  If you click on Advanced Options, you will be able to choose to discard all forwarded mail. 

   Step 4: Click on [Add Forwarder] to add the forwarder.  To delete a forwarder, simply click on the [Delete] button next to it. 

 
Make sure you have spelled both email addresses correctly when adding forwarders.

Creating Email Autoresponders
Auto Responders allow you to set automatic answers for email accounts. For example, your customers can receive a confirmation that their inquiry has been received or if you go on vacation you can inform your friends that you are not available at the moment. 

Check out the Creating Email Autoresponders video tutorial:  Creating Email Autoresponders Video Tutorial  

Creating Email Autoresponders Detailed Tutorial
 Step 1: To access the auto responders menu, click on the Auto Responders icon on the main screen of your cPanel interface. 

   Step 2: To add a new auto responder, click on the [Add Auto­responder] button. 

   Step 3: Enter the email address you wish to send the auto­responses from, the name you wish the message to come from, the subject of the auto­response email, select a character set from the drop­down menu and choose whether the message will be displayed in HTML format. Finally, type in the message in the Body field. 

   Step 4: Click on the [Create/Modify] button to create the auto­responder.  You can modify an existing auto­responder by clicking on the [Edit] button next to it. 

  To delete an auto­responder, simply click on the [Delete] button next to it. 
Make sure you are using a valid email address in the Email field.

Default Address (Catch­all Email Address) 
The default or catch ­all address is the one to which all e ­mails, addressed to a non ­available or mistakenly entered email account at your domain name are routed to. In case someone sends an email to info@yourdomain.com and you do not have such mailbox, the catch­all option will forward this email to your default email address. 

Check out video tutorial about how to set/change a default email address from cPanel:  How to Set/Change a Default Email Address Video Tutorial 

How to Set/Change a Default Email Address Detailed Tutorial
 Step 1: To access the auto responders menu, click on the Default Address icon on the main screen of your cPanel interface. 

   Step 2: From the drop­down menu select the (sub)domain for which you would like to set up a default address. 

 

 Step 3: Now you have several options.  You can forward all unrouted mail to an email address; in this case, you should type in the address in the field.   You can discard all unrouted mail with error to sender; in this case you should tipe in the message which will be sent to the sender.   From the  Advanced Options you can select to discard all unrouted mail or to pipe it to a program.  

   Step 4: Click [Change] to apply your settings. 
Please check the default email from time to time to ensure that it is not filled up with needed/unneeded messages.

MX Record
Option 1: Change the MX Record to point to your server hostname
If you have your domain name pointed elsewhere, but you wish to have your mail handled by your web hosting provider (e.g. SiteGround.com), you can easily achieve this by pointing your domain's MX (Mail eXchange) record to your host.  To point your mail service to us, you should change your MX record of your domain to point to your server's hostname. For example, if your account is hosted on  siteground190.com , then you should change your MX record to:  siteground190.com.  
Don't forget to put a dot at the end , otherwise the mail will not be pointed correctly.  

At SiteGround, you can check which server hosts your account from your Customer Area:  My Account Section  ­> Manage. You can see our illustrated tutorial about where to find the correct  DNS settings  for your domain name. 

Option 2: Create a subdomain and point the MX Record to this subdomain
Alternatively, you can create a subdomain  mail.yourdomain.com  and point its A record to the IP of the server hosting your account. Then you should change the MX record to point to the new subdomain:  mail.yourdomain.com.   The IP of the SiteGround server, where your account is hosted, can also be found in your Customer Area: My Account Section  ­> Manage.  If you don't know how to edit your DNS settings, please contact the other host/registrar and ask for further assistance. After you have pointed your MX record to its new location, please allow up to 48 hours for the DNS change to propagate.  

Option 3: Point your MX record to an external Mail Exchange
If you need to use the e ­mail services of another company, you should point your MX record to their e­ mail server. This can be easily done through your cPanel ­> Mail ­> MX Entry. 

  There you need to pick the domain name for which you want to change the MX record, define the priority and the web address of the mail server. 

  Please mind that after the MX record is set, you need to wait up to 48 hours for the DNS change to propagate.  Please, feel free to contact us if you have any questions or recommendations about this tutorial at: tutorials 'at' siteground.com  

 
(c) Copyright 2007 SiteGround Email Hosting Services. All rights reserved 

Email Ports
How to check whether the email ports are open?
You may experience issues with the non ­standard http ports Webmail works with. Usually Webmail can be opened from:  

https://mydomain.com:2096   http://mydomain.com:2095   http://webmail.servername.com  
You may check the name of your server via your Customers Area. Please review the  DNS Change article  ­ the server name is the DNS server name without the ns1 infront of it.   Sometimes local firewalls allow access only to sites on port 80. In such cases, please use the 3rd URL. Note that the address "3" is a web based proxy which provides you with the option to access your cPanel via the default http port 80. We have set this extra service for our Customers whose Internet Service Providers have blocked ports 2096 and 2095.   You may check if the ports are blocked executing the following commands:  If you are running Windows do the following: 

Click Start   Click Run   Type cmd   Type telnet mydomain.com 2095   Type telnet mydomain.com 2096  
If you are running Linux do the following: 

Start your Linux/Mac OS console terminal   Type telnet mydomain.com 2095   Type telnet mydomain.com 2096  
If the port is not blocked the results should look like the above Trying IP_of_the_server ( 10.10.10.10 for an example )... 

Connected to servername.com.  Escape character is '^]'. 

Different result will means that the port is blocked and you should use the web proxy link provided above.  Please, find the default POP3, IMAP and SMTP ports values at the  POP3, IMAP, SMTP and Email clients   article. 

 
(c) Copyright 2007 SiteGround Email Hosting Services. All rights reserved