Poltica FUNDO FIXO Emitido por Diretoria Administrativa Financeira

Etapa Reviso n 1

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Poltica de Fundo Fixo

I - Escopo / Responsabilidade A responsabilidade pela emisso da Poltica de Fundo Fixo da Diretoria Administrativa Financeira. O cumprimento desta poltica de responsabilidade de todas as unidades que possurem um fundo fixo ativo.

II - Abrangncia O fundo fixo destina-se ao pagamento emergencial e pontual de despesas diversas necessrias para o bom funcionamento da instituio, exceto: Compras em geral, cujo valor seja superior a R$ 100,00. Compras emergenciais acima deste valor devem ter aprovao formal via e-mail do Diretor responsvel; Compras em geral, cujo pagamento possa ser faturado e/ou a prazo; Pagamentos rotineiros, ou seja, recorrentes como, por exemplo, estacionamento dos professores; Servios prestados por terceiros, de qualquer natureza; Pagamento de luz, gua, telefone e taxas diversas; Despesas sem documento comprobatrio ou com preenchimento do documento fiscal incompleto e/ou incorreto; Caso exista contrato firmado com empresa especfica (ex.: txi, correio, cartrio, etc). Os recursos do fundo fixo devem ser totalmente separados dos recebimentos da tesouraria, como mensalidades, matrculas, material grfico, entre outros. Haver somente um fundo fixo por unidade de ensino que ficar sob a gesto e localizado nas tesourarias. Para atender as unidades administrativas, haver um fundo fixo no departamento de contas a pagar. Tanto as tesourarias quanto o contas a pagar sero responsveis pela constituio, controle e reposio do fundo fixo nas unidades. A constituio do fundo fixo deve ser feita mediante o
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preenchimento do Termo de responsabilidade pelo fundo fixo (anexo 1), assinado pelo colaborador responsvel e controller. O processo de prestao de contas deve ser realizado pela rea responsvel junto ao departamento financeiro (contas a pagar) mensalmente. Com o objetivo de manter a segregao de funes, importante ressaltar que a prestao de contas do fundo fixo pertencente ao departamento de contas a pagar dever ser feito diretamente ao controller.

III Limites disponveis Devido s diferentes necessidades, os nveis de saldo operacionais para cada unidade sero de: Unidade Singular lvares de Azevedo Singular So Bernardo Singular Junior Liceu Monteiro Lobato Cursinho Santo Andr Cursinho So Bernardo Cursinho So Caetano Contas a pagar Saldo R$ 500 R$ 1.500 R$ 1.000 R$ 1.000 R$ 300 R$ 300 R$ 300 R$ 2.300

A prestao de contas dever ser apresentada atravs do formulrio denominado Prestao de contas do fundo fixo, conforme anexo 2 deste manual. Este processo dever ser constitudo pelo formulrio devidamente preenchido, assinado e com documentao comprobatria anexada. As tesourarias e o contas a pagar s podem fazer a reposio do fundo fixo mediante apresentao do cupom fiscal ou recibo de txi que totalizem o valor requisitado (ou seja, a diferena entre o valor original e o saldo atual), e os valores no comprovados devem ser comunicados ao controller para deciso das medidas corretivas. Conforme apresentado acima, as despesas s podem ser comprovadas mediante apresentao da documentao comprobatria, caso contrrio, o nus pela falta da documentao recai sobre a(s) rea(s) responsvel (is) pelo fundo fixo. Os comprovantes aceitos para comprovao do gasto do fundo fixo sero somente:
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Cupom fiscal ou; Recibo contendo o nome do favorecido (estabelecimento ou pessoa) e CNPJ/CPF. As reas responsveis s podero disponibilizar recursos do fundo fixo aos colaboradores que no possuam pendncias de prestao de contas, e o prazo para a realizao deste processo de 48 horas.

IV - Reembolso de despesas a funcionrios O reembolso de despesas a funcionrios permitido em duas situaes: (1) gastos realizados em viagem que ultrapassem o valor adiantado; (2) gastos diversos realizados pelos funcionrios em carter de emergncia. A primeira situao natural do negcio, e estando o procedimento em linha com a poltica o funcionrio deve ser reembolsado. J a segunda situao s deve ocorrer em casos extremos, quando a empresa, na figura do seu funcionrio, precisar realizar um pagamento e no houver a possibilidade de fazer isto utilizando o fundo fixo ou processo de pagamento do Financeiro; nestes casos, a deciso de reembolso ao funcionrio ficar a cargo do gestor administrativo da unidade, que dever justificar estes gastos perante o controller.

V Conferncia aleatria
Toda visita realizada por um membro autorizado da Diretoria Adm. Financeira (auditor interno, Controller, Diretor financeiro) poder ser passvel de uma conferncia surpresa no fundo fixo da unidade. Isso significa que a unidade ser obrigada a apresentar os valores em espcie disponveis e todos os comprovantes que somados com o recurso em espcie totalizem o valor do saldo operacional disponibilizado para a unidade. Se por algum motivo ocorrer a falta de dinheiro ou de comprovantes, ou mesmo se forem identificados pagamentos que no esto de acordo com esta poltica, o responsvel pelo fundo fixo da unidade dever ser formalmente notificado atravs de uma advertncia enviada por email pela rea de recursos humanos e que tambm ser arquivada em sua pasta pessoal.

VI Distribuio
Esta poltica estar disponvel na rea interna do portal Singular, para acesso de todos os colaboradores.

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VII Vigncia e alteraes

Esta poltica entra em vigncia em 02/01/2013. Esta poltica no substitui nem altera o contedo de polticas anteriores.

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