Curs Managementul Timpului

Cum punem cursul în practică
Acest curs poate fi o afacere importantă pentru tine. Dacă vei pune în practică măcar 10% din aceste informaţii vei câştiga cel puţin o oră pe zi în care tu vei putea să faci ce vrei. Pentru a fi organizat nu trebuie sa ai calităţi înnăscute. Oricine poate fi organizat. Această calitate se dobândeşte şi acest lucru este demonstrat de toţi experţii în materie. Singurul lucru necear este dorinţa de a învăţa cum să fi mai organizat. Noţiunile învăţate te vor ajuta în orice domeniu al vieţii. Acest curs îţi va fi un sprijin în a te organiza mai bine. Cu aceste informaţii îţi vei construi un arsenal de stiluri şi tehnici de a te organiza. După ce ai citit acestă introducere sunt convins ca îţi pui o întrebare pertinentă: cum punem în practică toate aceste noţiuni pe care le vom studia? Foarte simplu! Cea mai eficientă modalitate de a le folosi în munca noastră şi a obţine beneficii de pe urma lor este chiarPRACTICA. Cu cât vor fi puse mai mult în practică cu atât mai repede rezultatele vor fi mai bune. Puse în practică aceste noţiuni vor fi folosite mai fluent. Acest lucru este uşor trebuie doar exerciţiu. Îţi recomand să exersezi lucrurile care ţi se par mai grele şi, repet, pune-le în practică. Pot paria ce gândeşti acum: că subliniez exagerat chestiunea practicii. Subliniez această chestiune deoarece sunt foarte mulţi care exersează o dată, văd că au inţeles partea teoretică şi ce au de făcut şi renunţă să mai exerseze.

1

Curs Managementul Timpului A confunda înţelegerea cu competenţa este o capcană în care cad foarte mulţi. Pentru a pune în practică ceea ce am învăţat avem nevoie să exersăm. Ei cunoşteau teoria, ştiau ce trebuie să facă dar lipsa de exerciţiu nu i-a lăsat să utilizeze cunoştinţele acumulate. Exersează zi de zi, iar atunci când vei avea nevoie de cunoştinţele acumulate, acestea vor fi în mintea ta pregătite pentru a fi utilizate. Nu este nevoie să îţi aminteşti fiecare amănunt, dar pe măsura ce parcurgi cursul şi îl pui în practică puţin câte puţin, ceea ce ai învăţat va rămâne în memorie iar în timp va veni de la sine tehnica potrivită şi, astfel, îţi vei construi propriul stil. Pentru a-ţi crea propriul stil îţi recomand să citeşti fiecare lecţie De multe ori auzim prieteni sau cunoştinţe care nu au obţinut ceea ce şi-ar fi dorit spunând că au ştiut mereu ce trebuie făcut dar nu au fost în stare să punăîn practicănoţiunile cunoscute. de mai multe ori, cu atenţie. Constuieşte-ţi o imagine clara a conţinutului. Încearcă să intri în detalii şi să transformi lecţia intr-o poveste sau film, încearcă să vizualizezi acestă poveste sau film. Faptul că te imaginezi în acestă poveste te va ajuta să exersezi, să repeţi toate capacităţile şi resursele umane, să îţi înveţi subconştientul să conceapă raspunsurile potrivite. Folosiţi acest curs ca resursă pentru a vă completa bagajul de cunoştinţe, pentru a vă perfecţion. Toate aceste lucruri sunt posibile cu ajutorul disciplinei vazută nu ca o corvoadă, ci ca un mijloc de a te bucura de propriile posibilităţi. Trebuie să te concentrezi zilnic pe ceea ce vrei şi să fi perseverent până obţii ceea ce vrei. Cu acest curs vei căpta cunoştinţe şi vei învăţa să le implementezi zi de zi.

2

Curs Managementul Timpului

Necesitatea Management-ului Timpului
Management-ul timpului te va ajuta îţi atingi scopurile, să prioritizezi, să creezi o imagine de ansamblu a sarcinilor tale, să îţi aminteşti mai multe lucruri, să profiţi mai mult de timpul tău, să delegi, să comunici mai bine, să menţii un echilibru în viaţă şi să îţi creşti caltatea vieţii. Definirea noţiunii de timp ridică numeroase probleme generate de percepţia diferită pe care o au cei din jurul nostru cu privire la acest subiect. Ne vom opri, totuşi, la o definiţie de dicţionar şi reţinem că timpul este odurată limitată considerată în raport cu utilizarea care i se dă. Dintotdeauna, omul s-a străduit să găsească modalităţi de măsurare a timpului. Managementul timpului impune şi el acest lucru. Măsurarea timpului nu se face însă, decât pe baza rezultatului fiecărei activităţi realizate într-un interval de timp dinainte stabilit. Altfel spus, nu gestionăm timpul în sine, ci activităţile desfăşurate într -o anumită perioadă. Managementul timpului se bazează pe trei piloni: planificarea, organizarea şicontrolul timpului. Noţiunea de eficacitate cere ca, pentru fiecare individ, timpul să fie utilizat în mod raţional şi productiv, în conformitate cu ritmul personal şi cu resursele de care dispune fiecare individ, cu scopul de a asigura îndeplinirea unor activităţi precise într-un interval de timp dat. Managementul timpului presupune ca, pentru fiecare individ, să se aloce secvenţe de timp, riguros calculate, pentru fiecare activitate ce trebuie desfăşurată (planificarea), să se facă toate eforturile posibile pentru a le respecta (organizarea) şi să se evalueze, în mod regulat, rezultatele obţinute (controlul). Managementul timpului porneşte de la un aspect paradoxal: deşi, în mod real, dispunem astăzi de mult mai mult timp decât altădată, avem sentimentul că el nu ne ajunge. În realitate orice om dispune de 168 ore pe săptămână pe care le repartizează, aproximativ, în felul următor:
3

Curs Managementul Timpului • 40 ore pentru activităţi profesionale; • 56 ore pentru somn şi,

Într-o fabrică care confecţionează obiecte de artă, lucrătorul de la linia de montaj va aprecia ca fiind mult mai lung timpul sau de lucru comparativ cu un artist care execută în paralel un obiect de artă. • 72 ore pentru diverse activităţi personale. Cele 40 de ore destinate activităţilor profesionale sunt influenţate indirect de celelalte două destinaţii:  Dacă individul nu-şi acoperă nevoile de somn, nu poate obţine performanţa maximă în munca sa. Vorbim aici, nu întâmplător, despre eficacitatea utilizării timpului personal şi despre productivitate maximă: este evident că, fără productivitate, organizaţia nu poate fi concurenţială şi, în final, nu poate supravieţui.  Dacă salariatul munceşte mult, fără însă a-şi gestiona „ştiinţific” activităţile, există riscul oboselii, al reducerii productivităţii, al demotivării, al stresului, al uzurii fizice şi mentale. Există un număr tot mai mare de salariaţi care suferă de depresie sau de epuizare profesională şi pentru care se pune, în mod acut, problema evitării situaţiilor dificile. Ori, o mai bună gestionare a timpului este poate un început de soluţionare a problemelor salariaţilor, care nu ar avea decât de câştigat dacă şi-ar utiliza mai bine timpul. Atunci când gestionăm propriul nostru timp sau atunci când ne ocupăm de timpul altora trebuie să luăm în seamă câteva legi generale: a. cu cât o activitate este mai fracţionată, cu atât ea pare că durează mai mult. Totul depinde de gradul de repetare a activităţii şi de motivarea celui care o efectuează.
4

Curs Managementul Timpului b. cu cât o activitate este mai interesantă cu atât ea pare mai scurtă şi invers. Interesul sau motivarea pentru executarea unei activităţi ne fac să ignorăm restricţiile de timp; c. timpul pare, totdeauna, mai lung atunci când aşteptăm. Înaintea unui examen sau a unui eveniment, atunci când aşteptăm un răspuns sau stăm la uşa stomatologului, timpul de aşteptare este imposibil şi avem sentimentul unei pierderi nejustificate.

Atitudinea faţă de timp
În decursul istoriei, percepţia noastră privind timpul a cunoscut modificări semnificative. Şi aceasta pentru că, între altele, s-a modificat durata de viaţă, s-a prelungit perioada de muncă, s-au accelerat ritmurile şi a apărut concurenţa dintre salariaţi. Este tot mai evident faptul că, într -o organizaţie, timpul a devenit o resursă ce trebuie optimizată, raţionalizată şi controlată. Mai nou, în prezent, salariatul occidental caută o formulă magică pentru a-şi împărţi timpul între muncă, familie şi propriile sale aspiraţii. Cum poate fi echilibrat timpul alocat pentru satisfacerea acestor trei opţiuni? Nu există un răspuns general valabil pentru această întrebare; totul depinde de normele culturale, sociale, economice şi legale din ţara în care trăim.

5

Curs Managementul Timpului Timpul a ajuns un subiect de modă. Au apărut cursuri, seminarii, conferinţe dedicate acestei teme, abordându-se problema atât din punct de vedere al organizaţiei, cât şi al salariatului.

Imaginaţi-vă o bancă care vă crediteză în fiecare dimineaţă cu 86400 lei. Banii nu vor rămâne în cont de pe o zi pe alta, la sfârşitul zilei vor fi scoşi din cont. Ce ai face în cazul acesta? Bănuiesc că ai retrage până la ultimul leu înainte de ora închiderii iar dacă vei fi inteligent vei investi o parte pentru viitor. Cu toţi avem o banca asemănătoare cu cea imaginară. Se numeşte TIMP. În fiecare dimineaţă ne creditează cu 86400 secunde. Neutilizând depunerea vei pierde ceea ce nu ai folosit. Fiecare din noi primim aceiaşi sumă pentru a o folosi cum credem de cuviinţă. De cele mai multe ori nu folosim acestă sumă în avantajul nostru şi nici nu reuşim să investim pentru viitor. Ceasul ticăie. Nu lăsa secunde preţioase să se piardă!

Importanţa timpului
De câţiva ani emisiunile de ştiri au început să prezinte concomitent cu stirile prezentate de crainic si stiri care curg pe o bară colorată în josul ecranului. De ce asest lucru? Pentru că ştirile se schimbă atât de rapid şi volumul de informaţii proaspete a devenit atât de mare, incât pur şi simplu nu pot fi prezentate într-o singură emisiune, limitată de timp. Mai mult decât atât oamenii nu mai au timp să mai aştepte, vor să afle ştirile într-un timp scurt. În ziua de azi oamenii au posibilitatea de a asimila mai multe fluxuri de informaţii odată. Tehnologia a făcut posibilă transmiterea de mari cantităţi de date folositoare la locul nostru de muncă, la gestionarea finanţelor, la
6

Curs Managementul Timpului

comunicarea cu prietenii sau la organizarea volumului de date recepţionate. Ca urmare putem fi mult mai productivi ca orice altă generaţie. Avem instrumente care ne pot ajuta în eforturile noastre de gestiona timpul, a spori eficienţa şi a ne organiza viaţa. Trebuie doar să fim deschişi la schimbări, să îmbrăţişăm aceste idei noi. Putem îmblânzi timpul prin înţelegerea şi folosirea corectă a schimbărilor tehnologice. Responsabilităţile noastre au crescut odată cu prgresul tehnologic, dar faţă de generaţiile trecute noi avem un avantaj: apariţia nenumăratelor mădalităţi de comunicare şi modalităţi de organizare. Astăzi putem trimite prin e-mail o fotografie de produs sau o prezentare unui potenţial client, sau putem evita o călătorie de afaceri cu o teleconferinţă. Toate aceste progrese tehnologice au şi părţi bune şi părţi mai puţin bune care vor creşte gradul de stres, să dăm exemplul telefonului mobil care ne ţine în contact cu lumea dar ne va deranja de neneumărate ori în timpul nostru liber. Costul unei proaste gestionări a timpului este foarte mare, ne va afecta productivitatea, timpul liber şi pacea interioară. Pentru a exercita acest control trebuie să fim deschişi la schimbări, dispuşi să ne adaptăm la noi oportunităţi, dornici de a ne dezvolta. Cum începem? Prin analiza stilului nostru de a gestiona timpul. În primul rând suntem cu toţi diferiţi în ceea ce priveşte munca sau învăţarea, unii au un stil vizual, adică învaţă din ceea ce văd, unii au un stil auditiv, reţinând foarte bine prin intermediul auzului. Pe de altă parte unii oameni sunt foarte ordonaţi încă din copilărie, au un scris curat şi ordonat, iar hainele lor sunt perfect aranjate în sertar, pe când alţii sunt extrem de dezordonaţi, iar o altă categorie sunt câteodată organizaţi şi câteodată foarte dezordonaţi. Acest aspect poate fi înşelător câteodată, de exemplu o persoană dezordonată poate scoate un document dintr-o stivă de hârti mai repede decât ar găsi-o într-un dulap organizat.

7

Curs Managementul Timpului Scopul acestui curs nu este de a-ţi impune un stil de gestionare a timpului ci va da sugestii şi sfaturi din care să selectezi ceea ce este util. Aceste sfaturi sunt utile în primul rnd celor care nu sunt organizaţi dar şi celor care îşi gestionază timpul în mod corect. Mai întâi trebuie să înţelegem unde suntem şi după aceea vom ştii ce mai trebuie completat. Pe scurt, ai nevoie de o imagine de ansamblu a felului în care îţi organizezi timpul. Răspunde sincer la întrebările de mai jos pentru a afla stilul tău de a gestiona timpul.

Nr
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Afirmaţie
Ai un calendar de zi cu zi care sa il ti aproape? Îţi faci copii la documentele importante? Ai hartă în maşină? Dacă nu ai maşina, ai păstra o harta? Îţi reprogramezi întâlnirile făcute cu ceva timp în urmă Revi la un apel telefonic pierdut în termen de 24 ore? Ai în casă suport pentru cheie? Păstrezi manualele de service ale aparatelor intr-un loc unde să le găsele găseţti rapid? Ai un suport şi un creion lângă telefonul de acasă Există un timp oficial în care cineva te caută şi te va găsi la birou? Dacă vei lipsi de la lucru, are cine să te înlocuiască? Ţi evidenţa lucrurilor din casa ta? Dacă becul din camera ta se arde ai un alt bec de rezervă? Citeşti reviste înainte de a intra la medic?

DA
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

NU
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

PCT

Total

1. Dacă ai acumulat între 22-26 puncte se poate spune ca ai o obsesie pentru ordine şi organizare.
8

Curs Managementul Timpului 2. Dacă ai acumulat între 15-21 puncte eşi o persoana organizata. 3. Dacă ai acumulat între 8-14 puncte atunci mai ai de lucru în ceea ce priveşte organizarea.

Nr
1 2 3 4 5 6 7 8 9

Afirmaţie
Ai primit vreo amendă în ultimele 3 luni? Îţi iei de lucru acasă mai mult de o dată pe săptămână Stai peste progrm mai mult de 2 zile pe săptămână? Când erai la şcoală ai fost la examen după ce ai fost la petrecere? Ai participat la o şedinţă plictisitoare? Respingi apelul unei persoane care nu îţi place chiar dacă este important? Aştepţi să ai o problemă dentară pentru a merge la dentist? Sari peste micul dejun fregvent? Scrii numere de telefon sau adrese pe bucăţele de hârtie şi le aduni în birou sau buzunar?

DA
2 2 2 2 2 2 2 2 2

NU
1 1 1 1 1 1 1 1 1

PCT

Total

Aceste întrebări vor evalua dacă anumite obiceiuri adânc înrădăcinate în stiulul tau submină eficienţa ta. 1. Dacă ai acumulat între 5-10 puncte putem spune că eţi un om eficient în ceea ce faci dar întodeauna mai este ceva de înbunătăţit. 2. Dacă ai acumulat între 11-18 puncte atunci putem spune că ai ceva probleme legate de managementul timpului.
9

Curs Managementul Timpului

Mituri privind timpul
De-a lungul vieţii sale, orice individ cultivă anumite mituri privind timpul şi le utilizează ori de câte ori este necesar. Cele mai multe astfel de mituri privesc timpul de muncă: a. Pierderea de timp este cauzată de alţii. Multe persoane justifică proasta utilizare a timpului lor acuzându-i pe ceilalţi că le irosesc timpul cu vizite neaşteptate, apeluri telefonice, convocări la reuniuni organizate necorespunzător etc.. b. Cu cât lucrăm mai mult cu atât ne îndeplinim mai complet sarcinile. Există persoane care lucrează 16-17 ore/zi şi şapte zile pe săptămână fără ca, în mod obligatoriu, să-şi îndeplinească sarcinile considerate de el şi de ceilalţi, ca fiind interesante şi satisfăcătoare. c. Când avem foarte mult de muncă suntem indispensabili. Apreciind că sunt mult mai siguri de munca lor decât de a celorlalţi, multe persoane acumulează sarcini suplimentare. Ele nu încearcă nici să planifice, nici să organizeze, nici să delege, nici să formeze alte persoane pentru efectuarea unor activităţi, ceea ce conduce, în mod inevitabil, la imposibilitatea de a desfăşura activitatea în mod corespunzător. d. Contează numai rapiditatea. Atunci când urmărim doar cantitatea obţinută într-o perioadă dată, riscăm să neglijăm calitatea. Acţiunile desfăşurate într-un interval de timp dat trebuie să vizeze eficacitatea globală, calitatea produselor executate, oricare ar fi rapidit atea de execuţie. Nu trebuie ignorat faptul că adoptarea rapidă a unor decizii, fără o reflecţie corespunzătoare poate conduce la cheltuielile de muncă şi financiare nejustificate. e. Judecăţile îndelungi conduc la decizii mai bune. Multe persoane alocă mult timp pentru a reflecta şi a culege noi informaţii. Acestea nu aduc totdeauna clarificări utile pentru adoptarea deciziei şi determină, cel mai adesea, paralizarea decidentului.

10

Curs Managementul Timpului f. Cu cât delegăm mai mult, cu atât putem rezolva mai multe probleme. Atunci când este posibil, multe persoane transferă către ceilalţi o mare parte din ceea ce trebuie să facă ele. Folosind timpul celorlalţi, ei pot dedica timpul şi energiile personale pentru îndeplinirea altor scopuri decât cele curente. g. Timpul este inamicul nr. 1. Multe persoane se plâng de timpul lor, nerealizând că este vorba, cel mai adesea, de o utilizare necorespunzătoare. Timpul este întotdeauna neutru dar gestionarea lui poate fi eficace sau dezastruoasă; el devine duşman doar pentru cei care nu ştiu să-l utilizeze în mod corespunzător.

15 sfaturi pentru un bun Time Management
De mult timp mă tot gândeam cum să îmi organizez timpul, astfel încat ceea ce fac să fie eficient, şi în acelaşi timp să mă simt bine. Am citit diverse articole de Time Management, şi am început să aplic unele chestii de pe acolo. În timp, am observat că mă simt mai bine atunci când folosesc "cu cap" timpul meu, şi obţin multe dacă mă organizez. De aceea îţi propun 15 sfaturi de care ar trebui să ţii cont pentru a-ţi organiza mai bine timpul, aceste sfaturi o să le dezvoltăm pe parcursul cursului în detaliu: Stabileşte bine obiectivele. Înainte de a începe o activitate sau un proiect, trebuie să te gândesti în primul rând unde vrei să ajungi. Un obiectiv trebuie să fie clar definit şi posibil de atins. Astfel, ai o singură direcţie pe care te deplasezi, iar acest lucru te ajută în planificarea timpului necesar pentru a ajunge la destinaţie. Foarte important: scrie pe hârtie obiectivele tale pe termen scurt, mediu şi lung, îţi va fi mai uşor să le îndeplineşti. Fă-ţi curaj să începi. De cele mai multe ori este uşor să finalizezi o sarcină. Este mai greu să o începi. Frica, plictiseala sau
11

Curs Managementul Timpului complexitatea task-urilor, pot să te demotiveze în ceea ce faci, dar trebuie să aplici regula celor 10 minute: "începe task-ul şi lucrează la el 10 minute. Astfel o să vezi că poţi să duci sarcina pană la capăt".Una din temele acestei lecţii va fi un test care ne va arăta unde ne poziţionăm noi în ceea ce întreprindem în viaţă. În acest test învingătorul este cel care nu va abandona, este cel cu personalitate puternică care a ajuns la conştiinţa propriilor capacităţi şi la convingerea că este predestinat să reuşească în ceea ce întreprinde. Doreşte să îşi atingă scopul cu orice preţ, are siguranţă şi stăpânire de sine, echilibru emoţional, nu cedează în faţa greutăţilor, are capacitatea de a lua decizii eficiente, este tenace, hotărât, prezent. În opoziţie este învinsul care este tentat spre abandon, pentru el este mai important să nu piardă, este lipsit de încredere în forţele proprii, de perseverenţă şi iniţiativă. Mare parte din eşecurile din carieră şi viaţă se datorează abandonului şi lipsei de organizare. Organizează zilnic lista cu ce trebuie să faci. Dacă nu ştii ce ai de făcut, atunci planificarea timpului nu mai are rost. Extrage în fiecare seară task-urile pe care vrei să le faci a doua zi. Astfel vei fi mult mai organizat, iar timpul disponibil va putea fi utilizat eficient. Încearcă să denumesti task-urile cu titluri scurte dar reprezentative. Prioritizează task-urile. Este important să stabileşti tipul taskurilor pe care ţi le-ai propus. Există task-uri importante sau mai puţin importante, urgente sau vitale, cu durată lungă sau scurtă etc. Combinând şi atribuind task-urilor aceste caracteristici, vei obţine informaţii pe baza cărora vei putea stabili ordinea în care vei executa ce ţi-ai propus. Prioritizarea task-urilor nu dureaza mai mult de 10 minute, şi poate fi facută cu o seară înainte, sau dimineaţa la cafea, la birou, sau chiar în metrou. Nu uita: Planifică prioritizarea, nu prioritiza ce ai planificat. Ocupă-te de lucrurile importante când eşti cel mai eficient. Este bine ştiut faptul călucrăm cel mai eficient când suntem odihniţi, de aceea recomand ca cele mai importante sarcini pe care le ai de făcut, să le faci dimineata, în prima jumatate a zilei. Aplicând această metodă, nu
12

Curs Managementul Timpului numai vei reduce timpul consumat pentru efectuarea sarcinii, dar vei mări calitatea şi eficienţa cu care lucrezi. Concentrează-te la ce faci. Take your time atunci când este vorba de calitate. Odată ce ai început să lucrezi la un task, concentrează-te asupra lui. Înlătură totul ce te poate distrage: telefon mobil, televizor, messenger, pagina de youtube etc. Dacă te apuci să faci un task, termină-l. Nu te lasa sedus de altceva. Nu te apuca de alt task. Nu vrei să ajungi să ai 10 taskuri pe care le-ai început, şi niciunul terminat. Deleaga sarcinile. Gandeşte-te că timpul pe care îl consumi pentru a îndeplini o sarcina costă. O lună are în medie 21 de zile lucrătoare, adică 30240 de minute. La un salariu de 2000 lei/luna, înseamnă că un minut costă 0,06 lei. Merită să pierzi acest minut pentru a lucra la sarcina respectivă? Exista altcineva care ar putea îndeplini sarcină? Poate că minutul lui (pe care oricum îl pierde nefăcând nimic) costă mai ieftin. Poate poţi să investeşti minutele tale în task-uri mai importante. Poţi să delegi? Nu uita să faci pauze când ai nevoie. Chiar dacă e un sfat uşor de urmat, acesta este unul cu o importanţă deosebită. Dacă crezi că ai nevoie de o pauza, ia-o. Nu uita că eşti în primul rând om. Nu trebuie însă exagerat cu pauzele. Pauza de ţigară de 10 minute la fiecare 15, este ineficientă. În acelaşi timp, nu irosi pauzele. Fă o pauza cu un coleg de serviciu care te poate ajuta în îndeplinirea task-urilor. Învaţă din experienţa lui. Discută ideile pe care le ai într-o atmosfera mai puţin "formală". Foloseşte instrumente de Time Management. Este foarte important să înregistrezi activităţile tale. Asta ajută nu numai pentru planificarea timpului ci şi pentru evaluarea lui. O să fii surprins cât timp îl pierzi pentru activităţi care nu îţi aduc nimic. Foloseşte o agendă în care să notezi ce faci în fiecare jumatate de oră. Nu lăsa completarea pentru sfârşitul zilei. S-ar putea ca memoria să te dea de gol.

13

Curs Managementul Timpului Evaluează timpul. Înregistrarea activiăaţilor pentru care îţi "cheltui" timpul, trebuie urmată de o perioada de evaluare. Studiază timpul în care ai făcut anumite activităţi şi încearca să vezi dacă acestea nu puteau fi făcute mai rapid. Fiecare minut contează în Time Management, şi dacă îl pierzi, eşti ineficient. Stabileşte din timp durata task-urilor. Pentru o bună planificare a timpului, trebuie să ştii cât trebuie să aloci pentru fiecare sarcină. La început s-ar putea să fie mai greu, dar daca vei reuşi, vei putea foarte uşor să planifici timpul, şi vei lucra cu eficienţă maximă. Nu pierde timpul aşteptând. Nu fă această greşeală. Fie că eşti în staţia de metrou, aştepţi la coadă la medic sau pur şi simplu aştepţi pe cineva la o întalnire nu pierde timpul! Citeşte o carte, un raport, planifică ce vei spune la urmatoarea şedinţă, schiţează nişte idei (O sa rămâi surprins să vezi că cele mai bune idei apar în astfel de situaţii). Fii organizat. Organizarea activităţii va reduce mult din timpul pierdut "în zadar". Organizează-ţi documentele la birou în dosare. Organizează-ţi fişierele de pe calculator, în funcţie de proiectele la care lucrezi. Organizează-ţi mail-urile în diverse dosare folosind filtrele. Nu lăsa nici un mail "neprocesat". Daca eşti rugat în mail să faci o sarcină, pune -o imediat în "ToDo List". Învaţă să spui "NU". NU accepta să faci sarcinile care nu le poţi face, sau care pur si simplu nu trebuie să le faci tu. De obicei, astfel de task-uri îţi consuma timp şi nu dau nici un rezultat profitabil pentru tine. Dormi bine, Mănâncă sănătos şi fă sport. Nu uita că în spatele unei activitati eşti tu - un OM. Eşti pus în situaţia de a consuma 50% din timpul tău, pentru a te alimenta. Dormi bine, ca să poţi avea mintea odihnită şi gata de o nouă zi - (productivă) de muncă. Mănâncă sănătos, ca să se simta bine organismul tău. Fă sport, ca să poţi să consumi energia negativă acumulată de corpul tău.
14

Curs Managementul Timpului

Factori care influenţează timpul
Elaborarea modelelor de conduită temporală şi punerea lor în aplicare depind de numeroşi factori culturali, individuali, organizaţionali, sociali sau tehnologici. a. Factorii culturali. Comparaţia efectuată pe un interval de timp de peste 30 de ani între culturaafricană, europeană, nord-americană, latino-americană şi orientală, a evidenţiatmodificările pe care cultura le-a exercitat asupra conceptului de timp. Occidentaliise întreabă de ce Africanii şi LatinoAmericanii nu înţeleg necesitatea de a fipunctual sau de a respecta termenele prevăzute pentru finalizarea unor proiecte. Ori, această relativizare are o explicaţie culturală. Spre exemplu, mulţi Africanisunt ostili faţă de orice încercare de structurare rigidă a timpului; ei justifică acestlucru prin dorinţa de a utiliza timpul nu doar pentru muncă, aşa cum facoccidentalii, ci şi pentru a trăi dincolo de constrângerile impuse de viaţaprofesională. Anumiţi antropologi arată cum variază noţiunea de timp în funcţie devalorile culturale. Distingem astfel, ţări având o cultură monocronă (într-un intervalde timp ne focalizăm exclusiv asupra unui lucru; în acest caz timpul este conceputîn mod linear, ca un drum care conduce către viitor) şi ţări având o culturăpolicronă (în care activitătile, sarcinile, schimburile, se desfăşoară în funcţie deprograme foarte riguros întocmite). Modificările generate de aceste două culturi se regăsesc în modelul următor: Cultura policronă (ţări latine).  individul desfăşoară concomitent mai multe activităţi  individul admite întreruperile şi schimbările de ocupaţie
15

Curs Managementul Timpului  în comunicare apar, în mod frecvent, referiri la context  relaţiile dintre indivizi sunt mai importante decât atingerea scopului  programele şi proiectele sunt modificate frecvent şi cu uşurinţă  exactitatea este relativă  relaţiile sunt mai intense şi mai durabile  indivizii nu au răbdare şi tind să treacă direct la acţiune  angajamentele considerate a fi mai dificile privesc persoanele Cultura monocronă (ţări anglosaxone, germanice)  individul se focalizează exclusiv asupra unei activităţi  individul se dedică total şi exclusiv unei sarcini de îndeplinit  în comunicare nu apar deloc, sau doar rareori, referiri la context  executarea proiectului sau a sarcinii are prioritate în raport cu problemele umane  programele stabilite sunt normate întocmai  exactitatea este împinsă la extrem  relaţiile sunt superficiale şi efemere  indivizii sunt mai lenţi şi acţionează metodic  angajamentele considerate a fi mai dificile privesc sarcinile Orientalul acordă o mai mare importanţă persoanei, laturii informale, contextului şi se interesează mai mult de timp. Viziunea sa este mai spiritualizată şi mai simbolică decât cea a occidentalului care priveşte timpul, mai degrabă, ca pe o resursă cantitativă care trebuie optimizată, raţionalizată şi controlată.
16

Curs Managementul Timpului În mod paradoxal, trebuie semnalat faptul că, în toate culturile, durata probabilă a unei vieţi este aproape aceeaşi, indiferent de instrumentul cu care este măsurată sau de alte aspecte particulare. Chiar şi culturile, care au calendare diferite, au zile de 24 de ore care cuprind cam aceleaşi perioade de somn sau de veghe. Factorul cultural apare ca fiind cel mai important în explicarea nuanţelor esenţiale care apar în percepţia diverselor popoare cu privire la timp. Oricât de mult ne-am ataşa de latura fizică sau materială a timpului, există şi vor exista întotdeauna popoare care, datorită tradiţiilor lor, a obiceiurilor lor, a obişnuinţelor, de muncă şi de viaţă vor trăi şi, în consecinţă, vor gestiona timpul în mod diferit. b. Factorii individuali. Fiecare individ îşi foloseşte timpul în funcţie de convingerile personale, deexperienţa dobândită şi în funcţie de contextul în care trăieşte, de modul în care gândesc cei din jurul său. Aşa de exemplu, mulţi salariaţi veniţi de curând, din diverse continente pentru a se stabili în ţări occidentale, au mari dificultăţi de adaptare la ritmul impus aici, atât în sfera de muncă, cât şi în viaţa privată. Modificarea unor obişnuinţe, a unor reflexe înrădăcinate, creşterea preocupării pentru a evita pierderile de timp este însă vitală nu doar pentru organizaţii, ci şi pentru omul care, procedând astfel devine mai eficient, învaţă mai mult, este apreciat pentru competenţa sa profesională şi valoarea sa umană. c. Factori organizaţionali Există limite organizaţionale care influenţează direct sau indirect managementul timpului. Dintre acestea reţinem:

17

Curs Managementul Timpului 1. definirea greşită a timpului, necunoaşterea exactă a ceea ce trebuie făcut. În această situaţie nu pot fi stabilite cu precizie sarcinile, calendarul desfăşurării lor, termenele intermediare; 2. apariţia unor tensiuni sau conflicte generate de modul de alocare a timpului. Uneori, pentru a evita aceste neajunsuri putem stabili anumite reguli:  primul sosit, primul servit;  acordarea unor perioade de timp specifice fiecărei persoane cu care urmează să conlucrăm;  utilizarea, în anumite situaţii, a unui „cod de urgenţă”;  repartizarea sarcinilor în funcţie de prioritatea proiectelor de rezolvat. d. Factori sociali Asistăm în prezent la o creştere a influenţei factorilor sociali asupramanagementului timpului. În multe ţări dezvoltate apare o preocupare tot mai mare pentru timpul liber al fiecărui individ, apar frecvent instituţii care organizează şianimă activităţile extraprofesionale. e. Factori tehnologici De la experienţele ştiinţifice ale lui Taylor privind economia de timp înactivităţile de execuţie şi până în prezent, tehnologia a influenţat puternic timpulnecesar derulării unor activităţi diverse. Recurgem astăzi, în tot mai mare măsură,la redactarea şi corectarea manuscriselor pe calculator, agende electronice, roboţitelefonici, sisteme de măsurare a timpului alocat fiecărui client, curier electronic,simulări pe calculator etc.

Factori care favorizează risipa de timp
Factorii care determină risipa de timp sunt universali şi foarte frecvent întâlniţi în mediul de muncă. Ei reprezintă împrejurările, motivele

18

Curs Managementul Timpului care genereazăo întrerupere a unei activităţi în curs de desfăşurare sau o depăşire a durateiacesteia. Pentru a împiedica acţiunea acestor factori, individul trebuie să se autoanalizeze şi să privească atent în jurul său: poate constata că este risipitor de timp sau, că se lasă furat de către ceilalţi. În raport de aceste constatări, de responsabilităţile pe care le are, fiecare adoptă măsurile adecvate pentru a se proteja de riscul risipei de timp. a. Întreruperile În mediul de muncă apar adesea întreruperi determinate de telefoane, viziteneanunţate sau diverse urgenţe. Atitudinea faţă de aceste întreruperi variază de laun individ la altul, dar este influenţată şi de postul ocupat, nivelul ierarhic la careeşti plasat, organizaţia sau ţara unde îţi desfăşori activitatea şi trăieşti. În modelul de mai jos sunt prezentate aceste întreruperi, efectele pozitive şi negative pe care le generează precum şi soluţiile posibile în fiecare caz. Telefonul Efecte pozitive: permite economii considerabile de timp; reduce deplasările. Efecte negative: deranjează permanent; transformă individul într-un sclav al muncii sale. Soluţii posibile: limitarea apelurilor personale; înregistrarea mesajelor; preluarea apelurilor la momentul convenabil; stabilirea riguroasă a scopului apelurilor, a problemelor de discutat, parcurgerea informaţiilor necesare pe durata convorbirii; reducerea duratei convorbirilor şi limitarea lor politicoasă doar la aspectele esenţiale; transferul rapid al legăturii către persoana solicitată; utilizarea unei note de servicii în cazul în care mesajul se

19

Curs Managementul Timpului adresează mai multor persoane; strădania de a vorbi cât mai rapid cu persoana căutată, în cazul în care aceasta nu a răspuns direct la apel. Vizite neaşteptate Efecte pozitive: permite testarea capacităţii de adaptare a persoanei faţă de diverse situaţii de muncă. Efecte negative: întrerup concentrarea persoanei; reduc productivitatea. Soluţii posibile: stabilirea unor perioade specifice în care să nu fie acceptate întreruperi şi avizarea persoanelor interesate; programarea activităţilor legate de proiecte speciale la ore considerate ideale; programarea de întâlniri, pentru orice persoană care soseşte neanunţată, definirea obiectivului şi duratei acestora; folosirea cu zgârceniei a timpului nostru, în toate situaţiile; folosirea unor semnale vizibile pentru perioadele în care nu dorim să fie deranjaţi (plăcuţe cu „Nu deranjaţi” pe uşă). Urgenţe Efecte pozitive: permite verificarea eficacităţii metodelor întrun context concret de muncă. Efecte negative: influenţează negativ organizarea timpului prestabilit; pune în discuţie voinţa salariatului de a regla lucrurile la termenul prevăzut. Soluţii posibile: cultivarea capacităţii de a acţiona în condiţii de stres; evaluarea corectă a situaţiilor pentru a identifica urgenţele reale; antrenarea colaboratorilor în soluţionarea problemelor; asigurarea autorităţii şi a informaţiilor necesare pentru a acţiona în astfel de situaţii; culegerea unui volum suficient de informaţii; constituirea unor echipe specializate pentru rezolvarea urgenţelor; fixarea de termene pentru rezolvarea şi respectarea lor riguroasă. b. Şedinţe
20

Curs Managementul Timpului Utilitatea şedinţelor nu poate fi contestată. În multe cazuri însă, elegenerează risipa de timp. Acest lucru se produce atunci când şedinţele:  sunt prea frecvente şi inadecvat pregătite;  au o durată prea mare. Studiile statistice au arătat că, în funcţie de nivelul ierarhic la care se găsesc, managerii petrec circa 11-23 ore/săptămână în astfel de şedinţe şi că, în multe cazuri, au sentimentul că sunt bombardaţi de intervenţii lipsite de semnificaţie;  depăşesc durata programată;  nu respectă ordinea de zi sau nu ajung să soluţioneze toate problemele vizate;  nu se desfăşoară în locuri adecvate, determinând deplasări nejustificate ale participanţilor sau deranjându-i prin lipsa unor condiţii de mediu (temperatură, zgomot, vizibilitate etc.);  existenţa unor obiective parazitare pe care participanţii le depistează şi le sancţionează: o respectarea unei metode; o dorinţa de a proba că activitatea se desfăşoară întrun mediu democratic; o evitarea răspunderii pentru o decizie individuală; o controlarea directă şi indirectă a atitudinilor membrilor echipei; o flatarea unor persoane.

Cauze ale managementului ineficient al timpului
Cu toate acestea, mulţi dintre factorii de decizie se ghidează încă după idei preconcepute, care pe cât par de rezonabile, pe atât sunt de false: “Sunt tot timpul ocupat, asta înseamnă că sunt extrem de eficient”; “Cu cât dedic mai mult timp unei anumite sarcini, cu atât îmi va ieşi mai bine” sau “O să-mi fac timp de restul mai târziu”.
21

Curs Managementul Timpului Sursa problemelor este însă una complexă. Cauzele pot fi grupate în trei categorii distincte: 1) cauzele exterioare, care sunt determinate de lipsa de organizare: timpii prea scurţi alocaţi iniţial activităţilor programate, întreruperile (inclusiv telefoanele) venite din partea membrilor din organizaţie sau din exteriorul acesteia, urgenţele neprevăzute (dacă este cazul), nepregătirea din timp a ordinii de zi a şedinţelor/reuniunilor; 2) cauzele care ţin exclusiv de persoana managerului, de felul său de a fi şi de a secomporta sau de situaţia particulară cu care se confruntă (oboseala, depresia, anxietate, probleme personale - preocupări financiare sau de familie); 3) cauzele care ţin de angajaţii proprii şi/sau partenerii de afaceri: lipsa de punctualitate a acestora sau faptul că aceştia “trag de timp, prelungind discuţiile”, faptul că intervin cu o problemă complicată şi greu de rezolvat pe moment sau din contra, prezintă informaţii nerelevante sau eronate, lipsa de competenţă şi plasarea în responsabilitatea managerului a rezolvării problemelor care cad în sarcina lor. Toate acestea sunt rezultatul intervenţiei aşa-numiţilor“hoţi” ai timpului: telefoanele care sună fără încetare, vizita unor “musafiri nepoftiţi” care reţin de la lucru, şedinţe prea lungi şi prost organizate, priorităţi care nu au fost stabilite cu claritate sau sunt inexistente pentru manager, lipsa delegării de autoritate şi responsabilitate, amânarea sarcinilor grele sau neplăcute, navigarea pe Internet sau vizionarea unor emisiuni la televizor, lipsa structurii, a organizării, probleme tehnice care nu-şi găsesc rezolvarea, imposibilitatea sau neputinţa manageruluide a refuza etc.

Hoţii de timp
Pot paria că ţi sa întâmplat de multe ori sa spui că un lucru nu a fost făcut sau ai ratat o ocazie din cauza lipsei de timp. Cu toate acestea, lipsa de timp se poate datora lipsei de organizare şi gestionare ineficientă a
22

Curs Managementul Timpului timpului. Specialiştii în domeniu ne prezintă mai multe cauze ale nerealizării planificărilor care au fost pregătite în mod optim. Aceste cauze sunt numite hoţi de timp. În continuare îţi prezint hoţii de timp şi câteva metode de a evita apariţia acestora. 1. Lipsa obiectivelor şi priorităţilor. În ziua de azi succesul vine în momentul în care îţi atingi obiectivele, atât pe plan profesional, cât şi pe plan personal. Este imposibil să îţi faci planuri fără să îţi cunoşti obiectivele, dacă nu şti ceea ce este important pentru tine, cu siguranţă îţi vei irosi timpul şi ocaziile care pot apărea. Numai atunci când cunoşti exact fiecare obiectivpe care trebuie să îl atingi, vei putea stabili ordinea activităţilor care te vor îndrepta în direcţia realizării lui. Folosirea obiectivelor definite conform formulei SMART este în mod tradiţional considerată una dintre cele mai utile metode de dezvoltare a standardelor si monitorizare a performanţei. Dincolo de suportul teoretic însă, orice utilizare a acestui sistem trebuie să aibă în vedere câteva aspecte de bun simţ pe care insistă de multe ori criticii acestor metode: de la utilitatea practică a acestor obiective (în anumite contexte de business), la abilitatea concretă a managerilor de a le utiliza în evaluare, la nivelul de interpretare pe care îl suportă şi pericolul rigidităţii atunci când mai importantă este adaptarea la schimbari rapide în interiorul şi exteriorul organizatiei. Indiferent de natura comentariilor, toţi criticii sunt însă de acord că renunţarea la ideea de obiectiv ca atare nu este nici pe departe soluţia problemei. Iată câteva din ideile esenţiale care stau la baza teoriei obiectivelor SMART. În virtutea acestei filozofii, pentru a-şi servi scopul de masura a evaluarii orice obiectiv SMART trebuie sa fie definit având în vedere următoarele aspecte: 1. Obiectivul trebuie să fie SPECIFIC
23

Curs Managementul Timpului Obiectivul trebuie să fie MASURABIL Obiectivul trebuie să fie ACCESIBIL Obiectivul trebuie să fie REAL Obiectivul trebuie să aibă un TERMEN

2. 3. 4. 5.

1. Gradul de specificitate Această cerinţă atrage atenţia asupra faptului că obiectivul trebuie sădescrie o acţiune ce poate fi observată, un comportament sau o realizare care poate să fie descrisă în termeni concreţi. Ce trebuie sa facă persoana? Care trebuie să fie rezultatul concret pentru a putea spune că persoana care ocupă postul respectiv este performantă? Specificul este pe de o parte legat de natura postului şi de masura în care obiectivul are relevanţă pentru postul respectiv, dar în egală măsură vorbeşte si despre gradul de concreteţe al obiectivului, indicând în mod exact care trebuie să fie rezultatul. 2. Posibilitatea de a fi măsurat Acest aspect subliniază faptul că atunci când se doreşte definirea unui obiectiv, trebuie să se aibă în vedere existenţa unei modalităţi de verificare a realizării obiectivului respectiv. Cum vom şti că persoana care ocupă postul respectiv şi-a atins obiectivul? Cum măsurăm atingerea acestui obiectiv? Răspunsul la aceste întrebări trebuie să impună includerea în definiţia obiectivului a unei indicaţii referitoare la aspectele sale masurabile. De retinut: cel mai uşor masurabile sunt aspectele cantitative (cifre, volume de vânzări, număr de clienţi etc.) 3. Accesibilitatea Aceasta cerinţă se referă la necesitatea ca obiectivul să poată fi realizat în condiţiile existente. Cele mai bune obiective sunt cele care necesită o ieşire din zona de “comfort” fără însă să fie absurde. Daca sunt
24

Curs Managementul Timpului fie prea ambiţioase, fie prea mărunte, tendinţa firească va duce la ignorarea lor (ca metodă de auto-conservare). Posibilitatea atingerii obiectivului trebuie stabilită având în vedere o multitudine de condiţii externe şi interne, de la contextul de business, acţiuni ale competiţiei, resurse disponibile etc, şi trebuie validat în permanenţă pentru a i se asigura pertinenţa şi utilitatea. 4. Gradul de realism Realismul se refera în acest caz la definirea obiectivului având în vedere nivelul de resurse realist disponibile pentru atingerea sa. Prin resurse se inţelege atât bani, cât şi abilităţi, echipamente etc. 5. Intervalul de timp Este foarte posibil ca la un moment dat (oarecare) orice obiectiv să ajungă să fie atins. După cum este la fel de posibil ca momentul acela să fie atât de indepărtat în timp încat să nu mai aiba relevanţă atingerea obiectivului. De aici necesitatea de a defini clar perioada de timp în care se doreşte atingerea obiectivului. Momentul acesta temporal ajută o data în plus la masurarea performanţei şi stabilirea succesului în mod lipsit de echivoc. Şi acest interval de timp trebuie să fie supus probei realismului. Un interval de timp scurt poate creşte considerabil gradul de dificultate al unui obiectiv altfel relativ uşor de atins. În cadrul activităţii tale, vei îndeplini doar unele sarcini în timp ce altele vor rămâne nefinalizate. De aceea, este foarte important să vă stabiliţi priorităţile, cele mai importante activităţi, care duc la atingerea obiectivelor şi să le acordaţi tot timpul de care dispuneţi. 2. Lipsa planurilor. După ce ai stabilit obiectivele şi priorităţile trebuie să stabileşti un plan al modului de realizare a acestora. Unii spun că preferă să nu piardă timpul făcând planuri, însă trebuie sa realizezi că un minut acordat
25

Curs Managementul Timpului planificării va economisi cinci minute din timpul necesar punerii în practică a planurilor. Planificaea este sarcina cea mai importantă, planificarea presupune pregătirea şi realizarea unei scheme a activităţilor. Trebuie să încerci acest proces prin stabilirea planurilor pe termen lung şi definirea obiectivelor pentru următoarele şase luni şi chiar pentru tot anul. După ce ai reuşit acest lucru poţi începe conceperea planului pe săptămâni, acest lucru este recomandat să fie făcut în seara zilei de vineri sau în dimineaţa zilei de luni. Nu uita să stabileşti priorităţile! Poţi realiza un plan şi mai detailat, împarte săptămâna în zile şi ore, unde este cazul chiar în 30 minute. Chiar şi aşa este posibil să nu îndeplineşti toate sarcinile propuse din cauza apariţiei unei situaţii neprevăzute. De aceea este foarte important ca planul tău să fie adaptabil. Îţi recomand să rezolvi activităţile de prim rang, apoi pe cele de rangul al doilea şi lasă în planificarea făcută o marjă de 15-20% din timp pentru acele situaţii neprevăzute.

3. Organizarea ineficientă Această problemă te va face să pierzi timp preţios, fie că este vorba de muncă sau oameni de la birou, de întâlnirile cu clienţii sau de conferinţe. Încearcă să îţi aminteşti de câte ori ai avut impresia că pierzi timpul pe parcursul şedinţelor slab organizate, al conferinţelor sau stagiilor de pregătire unde erai trimis doar pentru că cineva trebuia să reprezinte compania. De recomandat ca în cazul vizitelor la clienţi să vă programaţi întâlnirile cu aceştia în funcţie de zona unde se află pentru ca în aceiaşi zi să îi vizitaţi pe cei din aceiaşi vecinătate. Astfel vei evita să străbaţi oraşul de la un capăt la altul sau să aştepţi fluidizarea treficului rutier. 4. Situaţiile de criză

26

Curs Managementul Timpului Precizarea obiectivelor şi a priorităţilor şi alcătuirea unui plan exact duc la reducerea situaţiilor neprevăzute şi de criză. Cauza apariţiei acestei situaţii nefavorabile este planificarea necorespunzătoareşi amânarea problemelor pe mai târziu. În aceste situaţii, termenele se suprapun, inti în panică, faci mai multe lucruri odată, pentru a te încardra în timp. Rezultatul constă într-o muncă superficială, ce nu te mulţumeşte nici pe tine nici pe cei din jurul tău. Situaţiile de criză nu pot fi eliminate niciodată întru totul, de aceea trebuie să prevezi timp şi pentru ele în planul tău, trebuie să te întrebi mereu ce ar putea să se mai întâmple. După ce simţim pe pielea noastră anumite situaţii de criză, ne dăm seama că printr-o planificare corespunzătoare am fi putul evita greşeli anterioare. 5. Sarcinile inutile şi fără importanţă. O cauză des întâlnită a irosirii timpului o reprezintă incapacitatea de a distribui responsabilităţile şi de a transfera autoritatea altor persoane, în cazul unor manageri care au în subordine un anumit grup de oameni. Din păcate, aceasta constituie o problemă pentru mulţi oameni care deţin anumite funcţii în cadrul unei companii. Motivele pentru care nu reuşim să tranferăm din responsabilităţi sunt următoarele: suntem siguri că nimeni nu va putea efectua activitatea mai bine ca noi, ne este teamă că, în cazul în care altcineva dispune de aceleaşi cunoştinţe necesare îndepliniri sarcinilor, ne va lua locul curând, sau de multe ori dorim ca niciun coleg să nu ştie ce lucrăm, de teamă că var putea fura subiectul. Cu toate aceste implicarea în toate aceste activităţiconstituie adesea o pierdere de timp. Sarcina noastră principală va fi deturnată de aceste mici activităţi. Multe activităţi bare ne pot fi de mare ajutor în atingerea acestor scopuri pot fi efectuate de altcineva, cum ar fi: angajaţi din departamentul administrativ, relaţii clienţi, secretare sau angajaţi part –
27

Curs Managementul Timpului time. Tu trebuie să analizezi care sunt activităţile de o mai mică importanţă şi să găseşti o posibilitate ca altcineva să le preia. De exemplu, dacă trimiţi scrisori de mulţumire sau felicitare clienţilor asta nu înseamnă că tu trebuie să scri adresa de pe plic. O oră economisită în acest fel poate fi folosita pentru o activitate mult mai importantă. 6. Telefonul. Telefonul constituie una din cele mai importante invenţii din istoria lumii, dar poate prezenta şi anumite dezavantaje pe care le-am menţionat şi mai sus. Dacă îl foloseşti corect, telefonul poate creşte eficienţa muncii, dar de multe ori provoacă întreruperea activităţii. Este o idee bună ca cineva din cadrul firmei să răspundă la telefon, să preia mesaje şi să facă selecţia acestora. Din păcate, numai persoanele aflate în funcţii de conducere îşi permit acest lux. Să răspunzi la un telefon care nu îţi este necesar nu durează decât câteva minute şi nici nu ne deranjează prea mult, însă dacă primiţi 10 astfel de telefoane pe zi vei observa cât timp se pierde cu acestea, timp care poate fi alocat unor chestiuni importante din agendă. De exemplu dacă primim pe zi 10 telefoane, fiecare telefon ne mănâncă câte 3 minute, atunci într-un an de munca unde avem 230 zile lucrătoare, vom pierde 6900 de minute, adică 115 ore, adică peste 14 zile lucrătoare. Nici nu ne dăm seama cum pierdem două săptămâni pe an răspunzând la telefoane inutile. Pentru a evita o asemenea situaţie este recomandat să conveniţi cu clienţii să sune în anumte zile sau la anumite ore, acest lucru are avantajul că tu te poţi concentra la ce este important iar clientul are siguranţa că poate lua legătura cu tine. Orele de la sfârşitul zilei de muncă sunt cele mai recomandate în acest sens, deoarece interlocutorii nu mai doresc să facă conversaţie şi trec direct la subiect. După încheiera convorbirii îţi poţi modifica lista de priorităţi dacă acest lucru este necesar.

28

Curs Managementul Timpului

7. Munca de birou. Munca de birou este o sarcină care nu poate fi evitată în foarte multe domenii de activitate; cu toate acestea se pot stabili diferite niveluri de prioritate ale activităţilor. Comenzile cumpărătorilor, facturile sau rapoartele săptămânala, lunare sau anuale fac parte din grupul activităţilor de primă prioritate, în timp ce unele întrebări la care se poate răspunde cu ajutorul intuiţiei, pe baza propriei experienţe şi fără un control detaliat al datelor, aparţin grupului de activităţi de o mai mică importanţă. Nu trebuie să permitem apariţia situaţiilor în care o sarcină importantă de birou este finalizată la sfârşitul săptămânii. În timpul săptămânii se pierd mult timp în trafic, în călătoriile cu trenul sau în discuţiile de afaceri cu clienţii, timp care ar putea fi acordat verificării facturilor, lecturii corespondenţei interne externe sau chiar lecturii revistelor şi cărţilor de specialitate. 8. Contactele neprotocolare cu clienţii. Orice meserie am avea trebuie să facem eforturi pentru a stabili relaţii cu clienţii în afara serviciului. Cu toate acestea, timpul acordat acestor contacte ar putea fi folosit pentru efectuarea altor activităţi. Uneori este necesar să pierdem sau mai bine zis să investim acest timp pentru a putea menţine interesul clienţilor consolidându-ne relaţiile cu aceştia. Dacă un client obişnuieşte să înceapă o discuţie cu subiecte familiare, trebuie să îi permitem acest lucru. Poţi afla o mulţime de lucruri interesante din această conversaţie, de aceea merită să asculţi şi să încerci să nu te gândeşti la altceva. Dacă unui client important îi place să vorbească mult, trebuie să ţii seama de acest lucru în planurile tale. În cazul în care introducerea familiară durează prea mult, poţi să revi, în mod pliticos, la discuţia de afaceri pentru care ai stabilit întâlnirea. Nu uita, clientul este cea

29

Curs Managementul Timpului mai importantă persoană pentru compania la care lucrezi, datorită lui existăm! 9. Şedinţele neproductive. Şedinţele cu colegii, conferinţele, discuţiile constituie, probabil, cel mai important factor ce duce la irosirea timpului. Multe companii au încercat să rezolve această problemă în moduri diferite, dar fără rezultate satisfăcătoare. Nu veţi obţine rezultate mai bune prin scurtarea timpului de şedinţe. Orice şedinţă trebuie să aibă un scop prestabilit. Adesea ne planificăm întâlnirile din obişnuinţă; la începutul anului stabilim să ne întâlnim săptămânal pentru a discuta problemele curente. Cu toate acestea unele probleme trebuiesc rezolvate în momentul respectiv şi nu pot fi amânate până săptămâna viitoare. Din acest motiv, înaintea oricărei şedinţe, trebuie să vă puneţi câteva întrebări legate de scopul şedinţei, dacă este importantă prezenţa noastră acolo sau dacă informaţia nu poate fi transmisă prin poşta electronică. În funcţie de răspunsuri incluzi sau excluzi sedinţa din planurile tale. Dacă, totuşi vei lua parte la şedinţă trebuie să păstrezi prin orice mijloace ordinea subiectelor şi să ceri acelaşi lucru şi celorlalţ i; asta înseamnă că trebuie să fi punctual, să nu depăşeşti timpul acordat discursului, să întrebi numai lucruri importante, să nu te abaţi de la subiect, să nu iniţiezi sau să participi la discuţii inutile. De exemplu, dacă la şedinţă sunt persoane care întârzie cea mai bună metodă este încuierea uşii, astfel încât să se simtă jenate să bată la uşă şi să-şi acupe locurile. La următoarea şedinţă toată lumea va fi punctuală. Dacă te interesează doar un subiect care se discută în cadrul şedinţei, fi prezent doar în momentul în care se discută subiectul dorit. Trebuie să ţi cont de acest aspect atunci când organizezi o şedinţă şi stabileşti ordinea subiectelor dezbătute.

30

Curs Managementul Timpului Ce anume trebuie să faci ca organizator al şedinţe pentru a o realiza într-o formă scurtă, pentru a putea discuta numai subiecte esenţialeşi pentru a atinge scopurile prestabilite? Următoarele şase sugestii vă pot ajuta să conduceţi cu pricepere şedinţa şi să vă atingeţi scopurile prestabilite:  Prezentarea scopurilor – aceste ptrebuie prezentate concis, în aşa fel încât, în orice moment, să fie clar înţelese de către toţi participanţii. Scopul stabileşte limitele discuţiei şi îi ajută pe oameni să se concentrezeasupra problemelor principale, Descrierea faptelor / acţiunilor ce se propun a fi întreprinse. De exemplu „ Scopul este acela de a introduce un produs nou pe piaţă. Trebuie să stabilim bugetul, termenul de livrare pentru prima tranşă a mărfii, necesarul de forţă de muncă suplimentară etc”. Obţinerea acceptului pentru soluţiile propuse – Trebuie să observi punctul de vedere al persoanelor care iau parte la şedinţă încercând să remarci dacă îşi manifestă sau nu aprobarea pentru problemele prezentate. Trebuie să obţii aprobarea tuturor persoanelor participante, pentru ca rezultatul să fie satisfăcător. Analiza oricărei decizii importante – în acest fel participanţii pot anticipa rezultatul unei decizii / propuneri. Orice recapitulare a problemei discutate reprezintă o testare a reacţiei grupului. Pe baza acestei reacţii îţi vei da seama de un posibil protesc sau poţi primi diferite propuneri pentru pentru soluţionarea problemei apărute. Controlarea legăturii dintre informaţie şi subiectul discuţiei – dacă persoana care oferă informaţiile este capabilă să dovedească legătura acestora cu subiectul,

31

Curs Managementul Timpului informaţiile vor fi acceptate; dacă legătura nu este clară, informaţiile vor fi respinse. Rezumarea etapei următoare – trebuie să interpretezi rezultatele finale şi să rezumi etapa următoare, lucru care trebuie făcut de către un grup sau de persoane individuale; dacă este necesar, folosiţi termeni bine stabiliţi.

Un rezumat scris al şedinţei, care conţine subiectul discuţiiei purtate şi rezultatele, trebuie făcut cunoscut tuturor angajaţilor. 10. Comunicarea ineficientă. Comunicarea ineficientă este legată nu numai de slaba organizare, ci şi de incapacitatea de a asculta, de a înţelege sensul informaţiilor transmise, precum şi de imposibilitatea de a oferi şi de a primi informaţiile transmise prin intermediul diferitelor canale de comunicare.Se observa, mai ales in firmele mari, ca principala problema cu care se confrunta managerii este comunicarea ineficienta. Tocmai de aceea am întocmit o listă cu 6 situaţii şi mai ales cu 6 soluţii pe care le puteţi aplica pentru evitarea acestor situaţii. O puteţi folosi atât pentru managemntul timpului tău, pentru managentul resurselor umane, dar mai ales pentru a avea o comunicareeficientă. 1. Pierderea şi mai ales modificarea mesajului "pe drum".De obicei mesajele trec prin mai multe eşaloane, pe acest drum putând interveni diferite modificări. Asta deoarece fiecare interpreteazăcum doreşte mesajul sau îl " înfloreşte " cum vrea. Tocmai de aceea sfatul este să comunici în scris mesajele ce trebuie transmise unui număr mare de persoane. 2. Comunicarea în exces. Câteodată angajaţii sunt bombardaţi cu atâtea mesaje încât ajung să ignore o parte din acestea, poate pe cele mai importante. Oboseala sau plictiseala intervenită pot afecta receptarea
32

Curs Managementul Timpului informaţiilor. Ţine-ţi minte de legea comunicării: lărgirea excesivă a comunicarii între diferite niveluri ale unei ierarhii poate duce la creşterea neînţelegerii. Aşa că ţine minte săcomunici doar ceea ce este necesar. Lasă deoparte mail-urile venite pe yahoo sau cele în care transmiţi informaţii deja cunoscute. 3. Formularea necorespunzatoare a mesajului. Scrie mereu un mesaj concis şi la obiect, nu folosi un limbaj mult prea academic ci unul simplu, comun. Pe lângă asta lasă deoparte termenii de specialitate atunci când te adresezi unui public larg. Dacă mesajul nu a fost înteles reformulează-l. 4. Incapacitatea de a asculta. Ţine minte că dacă auzi ceva nu înseamnă că şi asculţi. Tocmai de aceea cere feedback după fiecare mesaj pe care îl transmiţi. Aşa vei afla dacă ai fost ascultat şi înţeles. Fi atent şi la comunicarea nonverbală. 5. Emoţiile. Supărarea, frustrarea, neliniştea, stresul. Toate acestea blocheazăînţelegerea deplină a mesajului. Este foarte greu ca emoţiile să fie controlate. Este foarte posibil ca dacă comunici cu o astfel de persoană să nu fi inţeles sau să fi inteles greşit, într-un mod negativ. Sfatul meu este să laşi acea persoana să îşi revină sau să o ajuţi să îşi revină şi de abia după aceea să incerci să ii comunici ceea ce aveţi de comunicat. 6. Diferenţele de percepţiePercepţia reprezintă modul în care o persona vede realitatea. Din moment ce două persoane nu beneficiază de aceleaşi experienţe, percepţiile lor asupra lucrurilor vor fi diferite. Sfatul meu este ca atunci când comunici în scris să nu laşi loc de interpretări. Cere mereu feedbackul şi asigură-te că lumea a înţeles exact ce doreşti să transmiţi. Încurajează angajaţii să-şi exprime parerea în legatură cu ceea ce le comunici.

33

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful