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INTRODUCCION Hoy en daen las compaas buscan implementar procesos adecuados para poder utilizar eficientemente los recursos

de la compaa, por lo que lleva a las empresas aestudiar y evaluar qu tan contundentes y efectivos son los procedimientos, programas y polticas implementados por la organizacin para obtener bienes y servicios a un costo final ms econmico. En la ejecucin de la actividad de las Compras o Adquisiciones en las organizaciones es vulnerable a que se puedan realizar transacciones fraudulentas, debido a que se involucran transacciones econmicas altamente importantes. Es usual encontrartransacciones no ticas del personal de compras quienes proveen informacin confidencial propia del departamento o del proceso tales como; rangos de precios, en el cual pueden recibir beneficios directos y se pueden llegar a involucrar con los proveedores de la compaa causando actividades de compras no ticas. Por medio del presente trabajo se busca mostrar como con la ejecucin de los procedimientos y programas de Auditora de Compras se otorga una valoracin independiente de todas las operaciones Administrativas, Operacionales y Documentales de Adquisiciones, en forma Analtica, Sistemtica y Objetiva. Busca adems detectaractividades fraudulentas y as tambin detectando Oportunidades de Reduccin de costo y Oportunidades de Mejora.

OBJETIVOS Dentro de la ejecucin del proceso de auditoria de compras, se busca resaltar dentro de los objetivos principales los que se mencionan a continuacin. Proveer informacin profesional, que le permita a la empresa saber del resultado de la eficiencia de las polticas y procedimientos del proceso de compras y as poder tener una opinin experimentada e Independiente. Proveer una opinin Independiente acerca de la tica, eficiencia y efectividad respecto al debido uso de los recursos de la compaa en el proceso de compras. Detectar posibles actividades no ticas o fraudulentas, y mitigar su posible impacto en un futuro de acuerdo a las falencias que puedan llegar a presentar los procedimientos y polticas implementadas por la compaa. Proveer Informacin Independiente respecto a la tica y Eficiencia del personal que integra el proceso de compras de la compaa. Oportunidades de reduccin en costos en el proceso de adquisiciones.

Mejorar el flujo de efectivo. Proveer a la Alta Direccin de la organizacin la seguridad de Compras No Fraudulentas, ticas y Sanas con igualdad de oportunidades para los proveedores. Reportar el nivel de eficiencia en el proceso de Compras as como el Cumplimiento a la Evaluacin de Proveedores.

POLITICAS Dentro de las polticas para el proceso de compras se busca establecer la logstica adecuada para que la compaa pueda disponer oportunamente de los distintos recursos, como los bienes tecnolgicos, repuestos, equipos, mobiliario, materiales e insumos necesarios, para su debida operacin y mantenimiento, a precios justos y con los mayores niveles de calidad. Polticas que contribuyan a mejorar la situacin financiera de la empresa, encontrando un punto de equilibrio entre las exigencias financieras y la continuidad de suministros. Las principales poltica que se deben tener en cuenta para que el proceso de compras sea transparente y eficiente se deben considerar los siguientes aspectos: Bsqueda de fuentes de abastecimiento que ofrezcan a la organizacin las mejores condiciones de compra, flexibilidad, adaptacin a las situaciones financieras, en fin que puedan reducir los riesgos. La seleccin de los proveedores se debe orientar fundamentalmente, en el sentido de favorecer la poltica de calidad de la empresa. Constituir el servicio de compras en una unidad de apoyo al rea de servicio tcnico, ampliando la gama de materiales y servicios que puedan ser tiles para el desarrollo del proceso productivo. Desarrollar nuevas modalidades de compra que aseguren la disponibilidad de material en el momento oportuno, entre estas las alianzas estratgicas aplicadas a travs del desarrollo de convenio con proveedores de materia prima. Revisin continua de los procedimientos de compra para adaptarlos a los cambios que se realizan en los negocios. El desarrollo de un plan de compras con una programacin efectiva, basada en el plan de produccin, y de acuerdo al flujo de ingresos de la organizacin. Todas las cotizaciones deben ser procesadas por el departamento de compras, es una poltica para garantizar la seguridad y transparencia del proceso. La comunicacin con los proveedores debe realizarse a travs del departamento de compras, ya que este debe ser el puente entre la organizacin y los proveedores.

Promover un mayor acercamiento entre el usuario solicitante de materiales y el proveedor, para lograr el conocimiento de las innovaciones que aparecen en el mercado Desarrollar un equipo de compras que no considere como un fin satisfacer las necesidades de materiales, sino que ajuste su actividad a las exigencias reales de los sectores productivos de la organizacin. El Auditor Operacional en la revisin de las polticas deber Analizar y discutir la efectividad y adecuacin de las polticas para alcanzar los objetivos propuestos por la Gerencia y Realizar comentarios y recomendaciones en cuanto al mejoramiento de dichas polticas. Asi mismo la Familiarizacin y anlisis de la informacin existente relativa a las compras, tanto de carcter interno como externo. Para establecer cuadros comparativos y obtener un enfoque ms profundo sobre la situacin de la organizacin y el cual puede aplicar dentro de su plan de trabajo de auditoria los siguientes tems sujetos de revisin, anlisis y evaluacin: Analizar los expedientes de auditorias anteriores as como las recomendaciones hechas. Elaboracin de cuestionarios y guas de entrevistas para conocer ms detalladamente el proceso que se sigue para efectuar y controlar las compras y as por distintos mtodos (comparaciones, diagramas de flujo, etc.) detectar los puntos a mejorar en la secuencia de la operacin. Para recolectar toda esta informacin debe entrevistarse tanto con las personas que redactan las polticas como con las que ejecutan. Comprobacin de datos provenientes de diferentes fuentes para determinar si lo planeado se lleva a cabo en la prctica. Conocer la distribucin de las cargas de trabajo, de los distintos mtodos aplicados a la operacin, instalacin de equipos, para dar una conclusin y recomendacin adecuadas para el mejoramiento de la eficiencia. Conocer la preparacin del personal que maneja la funcin compras para determinar que tan eficientes son en la ejecucin de sus operaciones. Otros que aplique el auditor segn el caso.

PROGRAMA Dentro de los aspectos generales que el auditor debe tener en cuenta para determinar si las polticas implementadas previamente por la organizacin son las adecuadas se encuentran las siguientes: Emisin de requisiciones, formulario mediante el cual una unidad solicitante comunica al departamento de compras la necesidad de cualquier bien o servicio. Solicitud de cotizaciones, requerimiento que se realiza a los proveedores tomando en consideracin el registro existente de estos en la empresa

Anlisis y aprobacin de negociacin de proveedores que se realiza de acuerdo al precio, calidad, condiciones de pago, entrega y otros Evaluacin y aprobacin de cotizaciones Elaboracin y autorizacin de la orden de Compra, formulario a travs del cual se formaliza el compromiso de compra Recepcin, almacenaje y registro de bienes y servicios, proceso de recibo, chequeo, almacenaje y registro de bienes y servicios adquiridos

Concluciones De acuerdo a la investigacin realizadaen el proceso de compras de las organizaciones y la ejecucin de la auditoria operacional en compras se puede concluir que losReporte de Auditoria de Compras ayudan a la administracin de la empresa a determinar si los procedimientos, procesos y documentacin para el proceso de compras se encuentran de acuerdo a las necesidades de la Compaa, adems nos proporcionaresultados de actividades o transacciones que se encuentran por fuera del alcance de las poltiticas y procedimientos que se pueden ver reflejados en: Existencia de compras no autorizadas o fraudulentas Oportunidades de reduccin de costo El nivel de tica del personal que interviene en el proceso de compras Lista de actividades que no agregan valor e ineficiencias en el proceso y departamento de compras Lista de hallazgos de documentacin Invalida o faltante en las transacciones de compras de acuerdo a polticas internas Diagrama de Flujo de proceso Actual vs Documentado Lista de recomendaciones en prcticas y polticas Revisin del cumplimiento de los objetivos, polticas y procedimientos de compras Evaluacin Independiente y objetiva de las operaciones de adquisiciones y compras

Tambin podemos concluir que las compaas pueden y deban implementar por lo menos una vez por ao procedimientos de auditoria lo que ayuda a tener una actualizacin constante de lo adecuado que resultan las polticas, procedimientos de acuerdo a los beneficios de la Auditoria de compras ya que aseguran o garantizan.

Promover y Asegurar el desempeo tico, Profesional y Honesto del personal de Compras Detecta desviaciones en Actividades/Transacciones y Documentacin de Compras Obtiene un Resultado de Auditoria Objetivo, Profesional e Independiente DetectaConflictos de Intereses Aceleraprocesos de compra

Detecta Oportunidades de Mejoras de Precios Incrementa la Productividad Provee una base solida para la mejora de la comunicacin Apoya en la reduccin de Inventario e Inventario Obsoleto Mejora el Flujo de Efectivo Mejora la Utilidad de la empresa Elimina las Actividades que no agregan valor en la operacin de Compras Mejora la efectividad del control Operativo en Compras Detecta cuellos de Botella que afectan a la operacin

BIBLIOGRAFIA http://consultandaudits.com/s-auditoria-operativa-compras.html http://drupal.puj.edu.co/files/OI042_Ivan%20Puerres_0.pdf http://excelencia.crearblog.com/?page_id=6 http://www.buenastareas.com/ensayos/Procedimiento-De-Auditoria-DeCompras/708490.html