Modulo 7.

Planificación de la Implementación

MODULO 7 P LANIFIC AC IÓN DE LA IMP LE ME NTAC IÓN

Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 88

Cada componente se marca en amarillo en la sección correspondiente. El plan de implementación se compone de los siguientes elementos.Modulo 7. Planificación de la implementación El plan de implementación traduce el marco lógico del proyecto en la secuencia de acciones necesarias para lograr los objetivos inmediatos en un plazo determinado. De esta manera son los objetivos inmediatos (lo que se quiere lograr) los que guían la implementación de actividades y productos (lo que se hace).Estructura de desglose de trabajo . I ncluirá también las tareas y recursos necesarios para el sistema de monitoreo y evaluación (ver Módulo 8). los donante pueden tener requisitos y normas específicas sobre los contenidos del plan de implementación.Matriz de responsabilidades . Al igual que para los otros elementos del diseño. y no al revés. Para efectos de claridad.Plan de desempeño . Es recomendable consultarlas en cada caso. Los objetivos inmediatos marcan la pauta sobre el ritmo al que se tienen que obtener los productos. Lo normal es que en el momento del diseño el plan de implementación sea relativamente general y se elabore con un detalle suficiente para estimar el presupuesto del proyecto y garantizar que el proyecto es viable con los recursos y plazos disponibles. y las responsabilidades que tendrán cada uno de los miembros del equipo del proyecto. Posteriormente. Plan de desempeño El plan de desempeño describe la secuencia en la que tendrán que obtenerse los productos para lograr cada objetivo inmediato.Cronograma Dependiendo de la complejidad del proyecto. Estructura del plan de implementación Un buen plan de implementación se elabora recorriendo de arriba hacia abajo en la cadena de resultados del proyecto. Estos a su vez definen el orden y los tiempos en que se tendrán que realizar las actividades. al inicio de la ejecución del proyecto se elabora un plan de trabajo que actualice y desarrolle en detalle el plan de implementación. que se elaboran en orden sucesivo: . estos elementos pueden presentarse en una o varias matrices. el ritmo al que se irán obteniendo los productos. En todo caso el plan de implementación y el plan de trabajo se elaboran siguiendo el mismo procedimiento. los recursos que serán necesarios. Planificación de la Implementación 1. El plan de implementación define el orden en que deberá realizarse cada actividad. en este manual se presentan en una misma matriz. Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 89 .

Modulo 7. Plan de implementación resaltando el plan de desempeño del proyecto Metas para cada periodo (acumuladas) Componente Producto 1 Producto 2 … Periodo 1 Meta periodo 1 Meta periodo 1 Periodo 2 Meta periodo 2 Meta periodo 2 Periodo 3 Meta periodo 3 Meta periodo 3 Periodo n Meta periodo n Meta periodo n Fin del proyecto Meta final Meta final Estructura de desglose de trabajo La Estructura de Desglose de Trabajo define el ritmo al que se ejecutarán las actividades (incluyendo sub-actividades y tareas si es necesario) para obtener de cada producto. pero para la planificación de la ejecución basta con un nivel de desagregación que permita identificar los recursos necesarios y la secuencia general de ejecución. Cada meta parcial indica el grado de avance en la obtención producto para un período determinado. Si en la matriz de planificación se incluyeron indicadores para los productos. La matriz de marco lógico contiene una lista de las actividades necesarias para cada producto. La meta final expresa el resultado final que se alcanzará con el producto al finalizar el proyecto. Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 90 . Eso será necesario en el momento de comenzar la ejecución. entonces en el plan de desempeño incluirá las metas parciales y finales para dichos indicadores. Para planificar la ejecución con el nivel de detalle suficiente posiblemente será necesario desagregar algo más las actividades. Planificación de la Implementación El plan de desempeño se elabora desagregando cada producto en las metas parciales y la meta final. La estructura de desglose de trabajo no debe ser un listado exhaustivo de todas las sub-actividades y tareas.

Para ello se añade a la matriz de planificación de la implementación tantas columnas como personas habrá en el equipo del proyecto. ejecución.2 Sub-actividad Sub-actividad … Meta periodo 1 Meta periodo 2 Meta periodo 3 Meta periodo n Meta final Meta periodo 1 Meta periodo 2 Meta periodo 3 Meta periodo n Meta final Matriz de responsabilidades Una vez que se tienen identificadas las actividades necesarias para lograr cada producto. Planificación de la Implementación Plan de implementación resaltando la estructura de desglose de trabajo Metas para cada periodo (acumuladas) Componente Periodo 1 Periodo 2 Periodo 3 Periodo n Fin del proyecto Producto 1 Actividad 1. Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 91 . La matriz de responsabilidades indica para cada actividad quien participa en ella y su función. apoyo técnico. Las responsabilidades pueden ser de distinto tipo: supervisión. se procede a definir quién o quienes dentro del equipo del proyecto serán responsables por su ejecución. etc. soporte administrativo.1 Sub-actividad Sub-actividad Actividad 1.Modulo 7.2 Sub-actividad Sub-actividad … Producto 2 Actividad 2.1 Sub-actividad Sub-actividad Actividad 2.

Tec. 2 Adm.= director del proyecto. duración y finalización. Algunas actividades necesitarán que otras precedentes se hayan completado antes de iniciarse. El cronograma suele presentarse en forma de una gráfica de barras. Esta secuencia marca la duración mínima total del proyecto. Consta de un conjunto de columnas que representan las unidades temporales y filas que contienen las actividades del proyecto. Téc.2 Sub-actividad Sub-actividad … Meta 1 Meta 2 Meta 3 Meta n Meta final S E E E S T T E E E A A A (1) Personal: Dir. y el momento en que debe terminar. Es fácil de leer y se puede utilizar también para el monitoreo de la ejecución. El ritmo de ejecución de las actividades deberá corresponderse con las metas de los productos establecidas en el plan de desempeño. Cualquier retraso en alguna de Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 92 . E= ejecuta. Establece cuando debe iniciarse cada actividad. y facilita la elaboración de los términos de referencia para cada puesto. en las que se dibuja una barra que indica su inicio.= personal administrativo. a la vez que simple de usar. A=apoyo administrativo Cronograma El cronograma describe la secuencia de realización de las actividades. Para cada período. 1= personal técnico. Plan de implementación resaltando la matriz de responsabilidades Metas para cada periodo (acumuladas) Componente Periodo 1 Periodo 2 Periodo 3 Periodo n Fin del proyecto Responsabilidades (1) Dir. T= apoyo técnico. Se conoce como ruta crítica a la secuencia de actividades que no tienen ninguna holgura entre sí. Las actividades se suelen programar en la fecha de inicio más temprana posible. Para otras habrá más flexibilidad (u holgura) sobre su comienzo o finalización. cuál será su duración. el cronograma deberá asegurar que se realizan todas las actividades necesarias para un determinado avance en los productos.1 Sub-actividad Sub-actividad Actividad 1. 1 Tec. Producto 1 Actividad 1. Adm.Modulo 7. Planificación de la Implementación La lectura horizontal de la matriz de responsabilidades define el equipo necesario para cada actividad. Es una herramienta poderosa. Funciones: S=aprueba/ supervisa. conocido también como diagrama de Gantt. La lectura vertical muestra las responsabilidades para cada miembro del equipo.

Responsabilidades Tec.1 Sub-actividad Sub-actividad Actividad 1. Planificación de la Implementación estas actividades provocará un retraso en el conjunto del proyecto. 2 Adm.2 Sub-actividad Sub-actividad … Producto 2 Actividad 2. Producto 1 Actividad 1. Determinar la secuencia en la que las tareas se deben realizar. Plan de implementación resaltando el cronograma Metas para cada periodo (acumuladas) Componente Periodo 1 Periodo 2 Periodo 3 Periodo n Fin del proyecto Dir. Es importante identificar la ruta crítica de un proyecto para prevenir problemas con los plazos durante la ejecución. 1 Tec. Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 93 .2 Sub-actividad Sub-actividad … Meta 1 Meta 2 Meta 3 Meta n Meta final Meta 1 Meta 2 Meta 3 Meta n Meta final Para la preparar el cronograma deben seguirse los siguientes pasos: 1.1 Sub-actividad Sub-actividad Actividad 2. El cronograma es más claro si se ordenan las actividades según se ritmo de ejecución a fin de reflejar la secuencia.Modulo 7.

Modulo 7. quedando el resto a cargo de la organización receptora de la cooperación la cual. Preparar el cronograma utilizando barras e hitos. Estimar cuánto tiempo puede transcurrir para llevar a cabo cada actividad.). Decidir la unidad en la que se medirá el tiempo. existen dos tipos de presupuestos: los presupuestos por resultados y los presupuestos por líneas presupuestarias. Es una parte integral del proceso de planificación y una parte esencial en cualquier documento de proyecto. Desde el punto de vista de la Gestión Basada en Resultados. lo que ayuda a que el/la directora del proyecto tome decisiones estratégicas basadas en criterios de coste-beneficio. Dado que lo que se espera de un proyecto es que utilice la mayor parte de sus recursos para producir resultados. En esos casos debe estimarse en qué proporción se utiliza el recurso para cada producto. La fortaleza de un presupuesto basado en resultados es que se centra en los fines y no en los medios. equipamiento. Hay una gran diversidad de tipología de presupuestos. También es útil para el monitoreo y evaluación de los resultados. Cada agencia de cooperación y donante tiene sus propias normas sobre las características de los presupuestos de los proyectos. y sobre los tipos de gastos que admiten. trimestres. 2. el sistema de monitoreo y evaluación. o deba comenzar antes o después de una determinada actividad. Este tipo de presupuestos facilita el control financiero del presupuesto y el apego a las normas contables. Los costes indirectos son aquellos que están asociados al funcionamiento general del proyecto. Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 94 . 3. meses. 4. así como los costes de servicios que se dan directamente a los grupos meta. I dentificar cualquier actividad cuya fecha de inicio o finalización esté condicionada por un evento específico. Planificación de la Implementación 2. También debe considerarse de antemano las normas sobre los tipos de costes admitidos. los costes se agrupan por partidas comunes de gasto o por tipo de insumo. En un prepuesto por resultados los costes se individualizan por cada resultado. Un presupuesto por resultados permite mostrar lo que cuesta producir cada resultado. El Presupuesto El presupuesto cuantifica el plan de implementación expresándolo en términos financieros. Los costes directos son los asociados a los recursos que se utilizan para realizar cada actividad. según las condiciones del donante. como los costes de administración (oficina. En este tipo de presupuesto. Es importante consultar en detalle las normas del donante antes de elaborar el presupuesto. A su vez los costes de todos los productos se agregan para mostrar los costes de cada objetivo específico. Es el tipo de presupuesto que se adopta en el enfoque de Gestión Basada en Resultados. el personal. Los costes de todas las actividades necesarias para lograr cada producto se suman para dar los costes asociados a cada producto. Normalmente éstos se clasifican en dos grandes categorías: costes directos y costes indirectos. semanas. servicios. Pueden ser años. los donantes suelen poner límites a los costes indirectos. El otro tipo de presupuestos es el que se organiza por líneas presupuestarias. Plantea más complicaciones cuando hay recursos que se utilizan para más de un producto. Presupuestar por resultados es relativamente fácil cuando los recursos se utilizan únicamente en actividades relacionadas con un sólo producto. Generalmente los organismos de cooperación financian un porcentaje del total del presupuesto del proyecto. etc. y los imprevistos. etc. de acuerdo al sistema de administración financiera que aplique en cada caso. pero no da información sobre la relación entre el gasto y los resultados obtenidos. podrá hacerlo en especie o en aporte presupuestario directo.

Calcular el coste total de la actividad. Posteriormente se elabora la parte correspondiente a los costes indirectos. 3. I dentificar loa recursos o insumos necesarios para cada realizar actividad. El coste total de la actividad será la suma de los costes de los insumos necesarios para realizarla. según la siguiente fórmula: Coste insumo=Nº unidades X coste unitario Cuando un recurso sea compartido por varias actividades (por ejemplo un formador que hará varios talleres de capacitación diferentes). En el ejemplo anterior se puede estimar las horas que el técnico dedicará a cada capacitación. Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 95 . que comprende los siguientes pasos: 1. El coste de cada insumo se obtendrá multiplicando la cantidad de unidades de recurso por su coste unitario. La elaboración del presupuesto es un proceso más meticuloso que complejo. Planificación de la Implementación En todo caso. Pasos en la elaboración de un presupuesto por resultados Usualmente se elabora primero el presupuesto de los costes directos. Como un presupuesto por resultados se puede traducir fácilmente en un presupuesto por líneas presupuestarias. ambos tipos de presupuestos son importantes pues el equipo del proyecto necesita saber con qué recursos cuenta para producir cada resultado. Estimar la cantidad y costes de cada insumo. se debe estimar la fracción de ese recurso que se dedicará a la actividad. así como ajustarse a las normas financieras. pero es difícil a la inversa. la recomendación general es elaborar siempre un presupuesto por resultados.Modulo 7. 2.

El monitoreo y proporciona información regular sobre cómo el proyecto está avanzado respecto a las metas previstas. Este tipo de monitoreo es principalmente una herramienta de gestión de la ejecución. Existen dos tipos básicos de monitoreo. el monitoreo proporciona orientación para mejorar la eficiencia. A diferencia del monitoreo de la ejecución. Dado que este tipo de monitoreo se ocupa de cuestiones sobre el día a día de la ejecución. Facilitar la gestión de los recursos. Facilitar la comunicación con las partes interesadas. si las actividades están siendo realizadas en el plazo previsto y si los productos son conseguidos y entregados al ritmo adecuado. El monitoreo permite conocer como se están empleando los recursos para realizar actividades. Prevenir y corregir problemas de ejecución. Planificación de la Implementación 3. y hacer las correcciones necesarias para volver a encauzar el proyecto en la dirección adecuada. según el nivel de la cadena de resultados del proyecto en que se enfoque. Al brindar información. tanto interna como externa. el sistema de monitoreo permite identificar los obstáculos para la ejecución. También informan sobre los obstáculos encontrados. � � � Monitoreo de los resultados: Este tipo de monitoreo se centra en los objetivos inmediatos. Esta es una de las finalidades más importantes del sistema de monitoreo. El sistema de monitoreo permite al director del proyecto la comunicación con las partes interesadas sobre el progreso del proyecto. Este tipo de monitoreo es el más extendido: la mayoría de las agencias de cooperación entienden el monitoreo como el monitoreo de la ejecución. sobre el avance del proyecto. Diseño del sistema de monitoreo y evaluación El monitoreo El monitoreo es una herramienta para la gestión del proyecto durante la implementación que sirve para varios fines importantes: Determinar los progresos en la ejecución del proyecto. ayudando a mejorar la eficacia.Modulo 7. � Monitoreo de la ejecución: Este tipo de monitoreo centra en el monitoreo de las actividades y productos. el monitoreo de los resultados se enfoca en si los objetivos inmediatos (los resultados) se están Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 96 . Todo ello constituye una información clave. Al relacionar la ejecución con los recursos utilizados. suele implicar alta frecuencia de recogida de datos. ya que permite comprobar en cualquier momento como avanza la ejecución. que se preocupa de si las actividades y productos se están realizando según lo programado. el grado de ejecución de las actividades y obtención de los productos. y el uso de los recursos. y las lecciones aprendidas. Los informes de avance describen el avance del proyecto. El monitoreo de la ejecución se centra en lo que el proyecto hace. y proporciona información sobre si los recursos están siendo utilizados correctamente para llevar a cabo las actividades. las medidas propuestas para superarlos. Normalmente eso se hace a través de informes de monitoreo o de avance que se distribuyen entre las partes interesadas y el donante. Los informes de monitoreo suelen ser la principal vía de comunicación (a veces la única) con el donante respecto al progreso del proyecto.

Este tipo de monitoreo. El monitoreo de los resultados puede ser más complejo y costoso. pues se centra en los elementos que quedan bajo el control directo del proyecto. es decir. Además existen multitud de metodologías y herramientas para llevarlo a cabo. pues abarca tanto información interna como externa al proyecto En la práctica un buen sistema de monitoreo debe combinar ambos tipos de monitoreo. También analizar si hubo otros efectos no previstos. llamados criterios de evaluación. o a su finalización (evaluación final). La evaluación La evaluación es una valoración sistemática y objetiva de un proyecto terminado o en curso. Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 97 . los siguientes son los más ampliamente utilizados: � Validez del diseño. Esta información es esencial para comprobar si se están logrando resultados más allá de la realización de actividades y la entrega de productos. Tiene un carácter formativo. con las expectativas. sirve para mejorar la implementación. Asimismo. Se refiere a la idoneidad del diseño en su conjunto y la coherencia y calidad del marco lógico. (evaluación de medio término). El progreso hacia los resultados por lo general. pero también es importante que permita conocer si todo ello está conduciendo a lograr los objetivos. ya que proporciona información sobre si los productos se utilizan y son apropiados por los grupos destinatarios. Si bien cada agencia donante utiliza sus propios criterios de evaluación. la recogida de datos en este tipo de monitoreo suelen ser más espaciada que en el monitoreo de la ejecución. dado que a nivel de los resultados la responsabilidad recae tanto sobre ellos como sobre el proyecto. y por qué. y sobre cualquier otro aspecto relacionado con los objetivos del proyecto. dentro de las posibilidades prácticas. o ha cumplido. esto es. De esta manera el sistema de monitoreo permitirá tomar las medidas correctoras a tiempo en todos los niveles de la cadena de resultados. En este tipo de monitoreo la participación de las partes interesadas es clave. sirve para valorar el éxito del proyecto una vez finalizado. Estas últimas suelen estar enfocadas a determinar el impacto. También se pueden hacer después de transcurrido un tiempo desde que el proyecto acabó (evaluación ex post). la evaluación permite aprender sobre qué elementos de la estrategia funcionaron y cuáles no. Las evaluaciones se pueden hacer durante la ejecución del proyecto. Sirve para determinar hasta qué punto el proyecto está cumpliendo. las actividades y los productos). que se preocupa de lo que el proyecto logra. sobre los cambios que el proyecto está produciendo en el contexto. sólo puede ser observado a medio o largo plazo. Es de carácter sumativo. normalmente a la mitad de su ejecución. Es imprescindible para la gestión del proyecto contar con un sistema de monitoreo que abarque todo lo que el proyecto hace (los recursos.� El monitoreo de la ejecución usualmente se hace bien.Modulo 7. Planificación de la Implementación alcanzando. Por lo tanto. Este tipo de monitoreo es una herramienta de gestión del desempeño del proyecto. La evaluación de medio término ayuda a ajustar la estrategia del proyecto para corregir las posibles desviaciones durante la ejecución. La evaluación examina el proyecto según diferentes aspectos. La evaluación final examina el grado en que el proyecto logró sus objetivos y se produjeron los beneficios esperados para los grupos meta. se está haciendo más popular con la introducción de la Gestión Basada en Resultados.

Todo ello es muy valioso para poder llevar a cabo la evaluación. realización de actividades. objetivos inmediatos) que serán incluidos en el sistema de monitoreo. la evaluación proporciona un valioso aprendizaje que ayuda a reforzar el sistema de monitoreo. Debe por tanto planificarse con antelación para asegurar que el presupuesto del proyecto prevé los costos necesarios y que el cronograma incluye las actividades a realizar. Dado que los impactos solo son visibles transcurrido cierto tiempo después de la ejecución. actividades. En segundo lugar debe definirse el detalle con que se dará monitoreo a cada uno de los niveles. Eficiencia: Se refiere a la relación entre los resultados obtenidos por el proyecto frente a los recursos utilizados. 4. social) existente. Como se ha visto. productos. Hay una fuerte retroalimentación entre el monitoreo y la evaluación. el impacto suele examinarse en evaluación de impacto que se realizan transcurrido un tiempo. Por un lado el sistema de monitoreo suministra información sobre como el proyecto ha ido progresando en el uso de recursos. reporte y toma de decisiones que requerirán tiempo del personal del proyecto y recursos. y (en el monitoreo de resultados) logro de resultados. El monitoreo facilita la gestión cotidiana del proyecto. � � � � El monitoreo y la evaluación están estrechamente interrelacionados y deben ser parte un mismo sistema. entrega de productos. Por otro lado. legal. El diseño del sistema de monitoreo y evaluación se puede organizar en cinco etapas consecutivas. a veces de años. Eficacia: Se refiere al grado de logro de los resultados y los beneficios previstos para el grupo meta. I mpacto: Se refiere a los efectos a largo plazo del proyecto. institucional. Es muy recomendable que se diseñe con la participación de las partes interesadas. pero es conveniente también que incluya en cierto grado a los objetivos inmediatos.Modulo 7. y la evaluación (especialmente la intermedia) ayuda a mantener la gestión en línea hacia los objetivos. después de que finalizó el proyecto. Pasos en el diseño del sistema de monitoreo y evaluación La gestión del sistema de monitoreo y evaluación conlleva la realización actividades específicas de recogida y análisis de información. Definir el alcance del sistema de monitoreo En primer lugar debe decidirse que niveles del proyecto (recursos. las actividades y los productos. I ncluye los objetivos previstos pero no se limita a ellos. como mínimo el monitoreo debe abarcar los recursos. Planificación de la Implementación � Pertinencia. Sostenibilidad: Se refiere a las posibilidades de que los resultados del proyecto permanezcan con el tiempo. Esto facilita la apropiación y la responsabilidad compartida sobre el funcionamiento del sistema y el uso de la información. Es el grado en que el proyecto y sus objetivos responden a las necesidades reales de las partes interesadas y se adecúa al contexto (político. Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 98 .

Si esto no se puede garantizar. En general cuanto mayor sea el número de niveles del proyecto y el detalle con que aborden. Debe por tanto buscarse un buen balance entre el alcance del sistema y los recursos disponibles. edad u otras variables. Para estar atentos a cuestiones críticas identificadas durante el diseño tales como intereses y expectativas. Los indicadores de los objetivos inmediatos se extraen de la matriz de planificación del proyecto.Modulo 7. y si las fuentes son válidas y fiables. Otro sistema más detallado recogerá información sobre las zonas de origen de los trabajadores. El donante puede exigir alcances específicos del sistema de monitoreo que es importante conocer. mayor será la complejidad y costo del sistema de monitoreo. No ha de olvidarse que el sistema de monitoreo es una herramienta para la gestión. los productos y las actividades. Si esto sucede. o porque que la información obtenida no es fiable. Por ejemplo. un sistema de monitoreo general puede registrar el número de talleres realizados y el número total de participantes. Uno de los problemas más comunes en el diseño del sistema de seguimiento y evaluación es no tener en cuenta las necesidades de información. fortalezas a aprovechar. se deben buscar otros indicadores. Los supuestos. preguntas de desempeño y necesidades de información Una vez que el ámbito del sistema de monitoreo se ha definido. Por su parte. lo más probable es que el proyecto no pueda poner en marcha el sistema de monitoreo porque se encuentre con que es muy costoso medir los indicadores. La lista de indicadores puede ser ampliada con preguntas sobre el desempeño. la siguiente cuestión es definir el conjunto de indicadores que serán necesarios. así que debe concentrarse en obtener aquella información que sea importante para la toma de decisiones. Planificación de la Implementación El nivel de detalle estará en función de las necesidades de gestión del proyecto y del tipo de información que demanden las partes interesadas. Estas se refieren a áreas de interés no cubiertas por los indicadores. Esto supone determinar si se podrá obtener la información a un costo razonable en el momento en que se necesitará. los indicadores de productos se extraen de la matriz de planificación del proyecto (si fueron incluidos) y del plan de desempeño del proyecto. su sexo. actitudes de apoyo o de oposición. Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 99 . incluirá los indicadores de los objetivos inmediatos. o debilidades que deban superarse. Dependiendo del alcance del sistema de monitoreo. Para dar monitoreo a los factores fuera del control del proyecto que pueden afectar a su éxito y que fueron identificados durante la formulación del proyecto � Cada indicador o pregunta sobre el desempeño implica ciertas necesidades de información. Establecer los indicadores. en un proyecto de divulgación de derechos laborales a trabajadores que se ejecuta mediante sesiones informativas en los centros de trabajo. Las preguntas sobre el desempeño abarcan generalmente temas relacionados con: � Las partes interesadas. o cuestiones para las que es útil obtener información adicional. Estas necesidades tienen que ser cuidadosamente analizadas para garantizar que la información estará disponible. Para el monitoreo de las actividades habitualmente se utilizan el cronograma y el plan presupuestario.

Por lo general. lo que además de ser más eficiente contribuirá al fortalecimiento de capacidades de monitoreo y evaluación de las partes interesadas como otro valor añadido del proyecto. Para cada elemento del sistema de monitoreo habrá que definir: � Los métodos de recogida y análisis de información. revisiones documentales. pues sin ella no se podrá calibrar cual ha sido la contribución real del proyecto. Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 100 . En lugar de duplicar sistemas. La frecuencia de la recogida de datos no tiene por qué ser igual para todos los indicadores y preguntas de desempeño. Es conveniente articular el sistema de monitoreo y evaluación del proyecto con los sistemas existentes tanto como sea posible. Es conveniente estimular la participación de las partes interesados para el monitoreo y la evaluación. Dependiendo de la información que exista sobre el problema al comienzo del proyecto. La línea de base es esencial. tanto las del personal del proyecto como las de las partes interesadas. por lo que sus indicadores suelen ser medidos una o dos veces al año. se deben identificar los recursos humanos y materiales necesarios para la recogida y el análisis de la información. las necesidades de información y el tiempo disponible. incluyendo la elaboración de la línea de base. cada tres o cuatro meses. la línea de base es un elemento del sistema de seguimiento y evaluación que puede consumir una cantidad importante de recursos y tiempo. desde evaluaciones rápidas ( rappid assessment). Debe elegirse la más adecuada en función de los recursos. Los métodos de recogida y análisis de información pueden ser cuantitativos o cualitativos. Además. las actividades y los productos son monitoreados continuamente. Puede ser necesario a coordinar la recogida de información con otras partes interesadas. observación. pero no se limita necesariamente a ellos.Modulo 7. Esto permitirá determinar los logros del proyecto en momentos intermedios de su ejecución y su finalización. y pueden incluir encuestas. Estará determinada por las necesidades del proyecto para la gestión interna y la preparación de informes. entrevistas. etc. En muchos casos. sociales y económicas será muy útil para cubrir lagunas de conocimiento y mejorar la comprensión del problema. La frecuencia de la recogida de información. Los cambios en los objetivos inmediatos requieren periodos más largos para ser visibles. o acudir a fuentes externas al proyecto. y del alcance de la línea de base. Definir recursos y responsabilidades Además de las herramientas y métodos que deben utilizarse. Las herramientas dependerán del método de análisis. a diagnósticos en profundidad. Una línea de base que cubra también otras variables institucionales. ya que éste facilita la apropiación del proyecto y la sostenibilidad. La línea de base abarca como mínimo todos los indicadores del proyecto. su elaboración puede implicar estudios complejos que será necesario incluir en el presupuesto. sino que tiene que ser coherente con la naturaleza del indicador. lo cual puede ser muy valioso gestión del proyecto y para la evaluación. los donantes pueden exigir ciertos requisitos (técnicos y financieros) para la línea de base que será necesario tener en cuenta. Planificación de la Implementación Establecer los procesos de recogida y análisis de datos Para medir indicador o pregunta de desempeño se necesitará un tipo información que tendrá que ser recopilada y analizada mediante un proceso específico. � � Las herramientas. es preferible reforzar los ya existentes. El objetivo principal de la línea de base es medir el valor inicial de los indicadores del proyecto. La línea de base La línea de base ofrece una imagen de las condiciones existentes al inicio del proyecto. La recogida y organización de datos debe tener en cuenta la distribución de responsabilidades. Hay muchas metodologías y herramientas. al desconocerse cuál era la situación de partida.

el proyecto esté abierto a espacios de discusión más informales. Deben planificarse los canales formales a través de los cuales se informará a las partes interesadas. Los grupos meta pueden estar más interesados en saber si recibirán todos los beneficios esperados. Para el donante esa tal vez no sea su preocupación principal. y puede que le interese más saber cuántos beneficiarios están siendo atendidos. y si estos serán sostenibles. Los informes al donante son uno de ellos. Por tanto debe analizarse quienes serán los usuarios de información. cuando la necesitarán y como deberá estar presentada. Por ejemplo al/a la director/a del proyecto le interesará saber si el cronograma de actividades se cumple según lo previsto y si los productos están siendo entregados a tiempo.Modulo 7. donde la comunicación puede ser más directa y espontánea con las partes interesadas. que tipo de información necesitarán. Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 101 . Cada destinatario tendrá necesidades de información diferentes. Planificación de la Implementación Divulgación de la información y toma de decisiones El propósito principal de sistema de monitoreo es producir información útil y a tiempo para la toma de decisiones por los gestores del proyecto y las partes interesadas. Los ejemplos de actos formales de toma decisiones incluyen: � Revisión participativa de la estrategia del proyecto en el inicio � Revisiones periódicas con el personal del proyecto � Vistas regulares al terreno � I nformes de avance � Evaluaciones de medio término Se recomienda que además de los actos formales de reflexión. pero puede haber otros tales como comisiones de monitoreo con los participantes en el proyecto.

la frecuencia de recogida de datos. Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 102 . Planificación de la Implementación 5. objetivos inmediatos) y las preguntas de desempeño. La matriz de monitoreo y evaluación Es una herramienta que facilita la preparación del plan de monitoreo y evaluación. las herramientas.) indicando. Comprende los principales elementos de los planes del monitoreo y se puede utilizar para planificar el plan de monitoreo y evaluación junto con las partes interesadas durante un taller de planificación. frecuencia. Elemento del Marco Lógico / pregunta de desempeño Recogida y análisis de datos Métodos. Se incluyen los métodos de recopilación de datos. productos. que contiene los detalles sobre la gestión de la información para cada indicador/pregunta de desempeño. recursos Divulgación y uso de la información Formatos espacios / Responsables Indicadores de objetivos Inmediatos Indicadores de productos Indicadores de actividades Preguntas de desempeño La matriz de monitoreo se compone de tres bloques. Se especifican los diferentes formatos y eventos que se utilizarán para difundir la información (informes escritos. Asimismo se especifican los responsables de hacer llegar la información a los usuarios. La tercera sección de la matriz se refiere a la divulgación y uso de la información. responsable. herramientas. El siguiente lo forma la segunda columna. reuniones de monitoreo con las partes interesadas. quienes serán los destinatarios de la información. los responsables y los recursos necesarios.Modulo 7. etc. El primero está formado por la columna que contiene los indicadores de los diferentes niveles del marco lógico que incluya el sistema de monitoreo (actividades.

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