Sistems Analysis and Design Methods PT TRANS GEULIS INDONESIA

DISUSUN OLEH : Nur Azizah 120110100083

Finesa Maya Marsita 120110100086 Zahra Khalida 120110100102

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS PADJADJARAN 2013

DAFTAR ISI

BAB I .................................................................................................................................................. 3 Pendahuluan ........................................................................................................................................ 3 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 Latar Belakang ........................................................................................................................ 3 Rumusan Masalah ................................................................................................................... 3 Tujuan Penelitian .................................................................................................................... 4 Ruang Lingkup........................................................................................................................ 4 Sumber Data............................................................................................................................ 4 Profil Perusahaan .................................................................................................................... 5 Visi dan Misi Perusahaan........................................................................................................ 9 Struktur Perusahaan .............................................................................................................. 10 Deskripsi Pekerjaan .............................................................................................................. 10 Fungsi Bisnis......................................................................................................................... 14

BAB II............................................................................................................................................... 16 Pembahasan....................................................................................................................................... 16 2.1 Current System ...................................................................................................................... 16

2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Jasa PT Trans Geulis Indonesia ................................. 16 2.1.2 Permasalahan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan PT Trans Geulis Indonesia ................. 18 2.1.3 Use Case Diagram ................................................................................................................... 27 2.1.4 Use Case Narrative .................................................................................................................. 28 2.1.5 Activity Diagram ...................................................................................................................... 29 2.1.6 Entity Relationship Diagram ................................................................................................... 30 2.2 Target System ........................................................................................................................ 30

2.2.1 Use Case Diagram ................................................................................................................... 33 2.2.2 Activity Diagram ...................................................................................................................... 33 2.2.3 Entity Relationship Diagram ................................................................................................... 36 BAB III ............................................................................................................................................. 37 Aplikasi Sistem Informasi................................................................................................................. 37 3.1 Screenshot Software and Coding .......................................................................................... 37

BAB I Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Suatu perusahaan tentu didukung dengan adanya system yang bekerja dibalik operasi perusahaan tersebut. Di era zaman serba modern ini, kehadiran suatu system dalam proses operasi perusahaan sangat berpengaruh. Sistem informasi mencakup siklus penjualan, siklus pembelian, siklus produksi, siklus penggajian, dan siklus pelaporan. Salah satu siklus paling berpengaruh dalam sistem operasi perusahaan adalah revenue cycle atau siklus penjualan. Dalam siklus penjualan digambarkan bagaimana perusahaan mendapatkan pendapatan dari cara bekerjanya perusahaan. Aktivitas-aktivitas yang terdapat dalam siklus penjualan yaitu entri pesanan penjualan, pengiriman, penagihan dan piutang usaha, penagihan kas. Kami mencoba melakukan penelitian siklus penjualan yang diterapkan PT Trans Geulis Indonesia yang bergerak di bidang jasa travel. Kami meneliti current system yang diterapkan perusahaan ini dalam menjalankan kegiatan operasinya sebagai bahan acuan untuk membuat target system yang tepat untuk diterapkan di perusahaan ini. Dalam penelitian ini, kami menemukan banyak kelemahan yang terdapat dalam siklus penjualan di PT Trans Geulis Indonesia ini yang bisa mempengaruhi keberlangsungan perusahaan dalam jangka panjang.Banyaknya kelemahan yang timbul diakibatkan bahwa perusahaan ini belum begitu matang, perusahaan baru didirikan kurang lebih dua tahun.Sehingga masih banyak kelemahan yang perlu diperbaiki. Dari analisis kelemahan, selanjutnya kami akan mengembangkan target system yang kami sarankan

penggunaannya demi kemajuan PT Trans Geulis Indonesia. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan, penyusun menentukan rumusan-rumusan masalah terkait yaitu : 1. Bagaimana permasalahan yang terjadi saat ini dalam siklus penjualan di PT Trans Geulis Indonesia?

2. Bagaimana solusi yang ditawarkan untuk menanggulangi permasalahan yang timbul? 3. Bagaimana hasil analisis yang telah kelompok kami lakukan atas penelitian pada siklus penjualan di PT Trans Geulis Indonesia? 4. Apa saja isi project management yang dihasilkan dari analisis kelompok kami? 5. Bagaimana impelementasi project management dari hasil analisis kelompok kami di PT Trans Geulis Indonesia? 1.3 Tujuan Penelitian Penelitian di PT Trans Geulis Indonesia ini bertujuan untuk : 1. Mengetahui proses bisnis PT Trans Geulis Indonesia. 2. Mengetahui kinerja siklus penjualanPT Trans Geulis Indonesia. 3. Menggambarkan perbandingan antara current system dengan target system. 4. Menggambarkan permodelan sistem melalui Unified Modelling Language (UML) dengan menggambarkanuse case diagram, use case narrative, dan activity diagram.

1.4 Ruang Lingkup Penyusun melakukan penelitian di PT Trans Geulis Indonesia dan ruang lingkup analisis kami hanya pada siklus penjualan jasa di perusahaan ini. 1.5 Sumber Data Kami memperoleh data untuk mendukung penelitian ini dari hasil observasi dan wawancara langsung dengan pihak dari PT Trans Geulis Indonesia.

1.6 Profil Perusahaan

Berdirinya PT Trans Geulis Indonesia (selanjutnya disebut PT TGI) ini berawal dari ide untuk meningkatkan mobilitas mahasiswa mahasiswa Unpad antara Bandung Jatinangor disertai dengan munculnya pemikiran bahwa suatu jasa travel Bandung Jatinangor akan memonopoli pasar mengingat pada saat itu belum ada jasa travel dengan rute tersebut, yang ada hanya bis Dipatiukur Jatinangor. Seperti yang kita ketahui jika menggunakan bis kurang lebih perjalanan dari Dipatiukur Jatinangor kurang lebih 1,5 jam bahkan 2 jam tetapi dengan menggunakan jasa travel hanya membutuhkan waktu sekitar 1 jam saja. Selain itu peluang pasar usaha travel ini begitu luas, maka dari itu berdirilah PT Trans Geulis Indonesia. Nama Geulis sendiri terinspirasi dari nama sebuah gunung yang terletak di wilayah Jatinangor, dimana hal tersebut tervisualisasi pada logo perusahaan yang berbentuk gunung. Sasaran utama dari jasa PT TGI ini adalah mahasiswa Unpad, karena melihat kebutuhan mahasiswa Unpad Dipatikur dan Jatinangor yang selalu bergerak untuk menjangkau kampus Unpad Jatinangor maupun kampus Unpad Dipatiukur. Selain itu sekarang ini sedang dibangun kampus ITB Jatinangor hal ini juga merupakan peluang baru untuk PT TGI dimasa mendatang. Tidak hanya mahasiswa saja yang menjadi sasarn PT TGI, namun pekerja pun menjadi sasarannya. PT TGI memposisikan diri sebagai jasa travel yang melayani dengan Friendly & Comfy dan mengutamakan nilai-nilai religius dalam menjalankan usahanya terutama dalam mengelola sumber daya manusia PT TGI. Dalam melayani konsumen sesuai dengan tagline nya, PT TGI menyediakan ruang tunggu (Shuttle) yang sangat nyaman,

dengan full sofa dan AC, air mineral dalam gelas gratis, dan disediakan buku-buku bacaan. Demi membangun sebuah perusahaan yang menjunjung tinggi nilai-nilai religius, dalam menjalankan usahanya PT TGI senantiasa memberi keleluasaan waktu untuk beribadah dengan mengatur jadwal keberangkatan namun tidak mengeyampingkan ke professionalan dalam keberangkatan. Selain itu PT TGI juga senantiasa

mengawasi/mengecek karyawan atau supirnya dalam beribadah. PT TGI memiliki lima armada berupa dua buah mobil travel short, dua buah mobil travel long, dan 1 buah mobil travello. Memiliki lima supir (kontrak) dan dua customer service. Setiap mobil terdiri dari dua orang supir dengan jadwal kerja shift pagi atau shift malam. PT TGI sendiri beroperasi dari mulai jam 6.00 pagi sampai dengan jam 22.00 malam. PT TGI yang mempunyai pusat lokasi di daerah Jatinangor yaitu tepatnya di Jalan Sumedan KM 21 No 208D (dekat Rabbani), saat ini memiliki lima belas orang karyawan baik di cabang DU dan Jatinangor. Biaya yang diperlukan untuk sekali naik jasa travel shuttle to shuttle ini adalah Rp 13000. PT TGI memiliki tiga jenis aktivitas dalam operasinya yaitu : 1. Shuttle to Shuttle Dalam aktivitas shuttle to shuttle ini PT TGI menyediakan jasa transportasi antara Bandung Jatinangor dan Jatinangor Bandung yang hadir untuk memberikan pelayanan yang aman dengan mengutamakan kenyamanan dan keramahan kepada konsumen. Adapun jadwal keberangkatan PT TGI adalah setiap satu jam dari mulai jam 06.00 22.00 2. Car Rent PT TGI juga melayani penyewaan mobil dengan armada terbaru yang didesain eksklusif dan mengutamakan kenyamanan dan keramahan bagi pelanggan Adapun jenis armada yang PT TGI tawarkan antara lain : 1. Isuzu Elf NHR 55 SWB- 9 kursi 2. Isuzu Elf NHR 55 LWB - 14 kursi 3. Hino Dutro 110 PS SDBL- 14 kursi 4. Grand Livina - 5 kursi Selain jenis armada tersebut, PT TGI juga dapat menyediakan kebutuhan sewa armada lainnya sesuai kebutuhan dan keinginan pelanggan seperti, APV, Avanza, Innova, juga bus-bus pariwisata. Adapun waktu tarif dan keterangan sebagai berikut :

12 jam

550.000 300.000

Elf Livina Elf Livina

9 Seat 6 Seat 9 Seat 6 Seat

24 jam

850.000 450.000

3. Tour and Travel Indonesia dengan segala keindahan alam dan ragam budayanya yang mempesona menjadi salah satu destinasi wisata paling menarik di dunia. Dengan latar belakang tersebut, PT TGI hadir untuk memenuhi tingginya kebutuhan masyarakat akan pariwisata ke berbagai objek yang ada di Indonesia. Adapun paket wisata yang PT Tgi tawarkan antara lain : 1. Paket Gold yaitu One Day City Tour 2. Paket Diamond yaitu Pantai selatan tour 3. Paket Silver yaitu Antar Jemput Bandara Tarif tour and travel No Produk 1 City Tour Tujuan Bandung Kota Waktu 12 jam Tarif 750.000 450.000 Keterangan Elf 9 Sheat Livina 6 Sheat Bandung Utara 12 jam 800.000 500.000 Elf 9 Sheat Livina 6 Sheat Bandung Selatan 12 jam 800.000 500.000 Elf 9 Sheat Livina 6 Sheat Garut Kota 12 jam 800.000 500.000 Elf 9 Sheat Livina 6 Sheat Tasik Kota 12 jam 850.000 550.000 Elf 9 Sheat Livina 6 Sheat 2 Pantai Selatan Tour Garut (Santolo) 18 jam 1.000.000 600.000 Elf 9 Sheat Livina 6 Sheat Tasik (Cipatujah) 18 jam 1.100.000 700.000 Elf 9 Sheat Livina 6 Sheat

Ciamis (Pangandaran)

18 jam

1.100.000 700.000

Elf 9 Sheat Livina 6 Sheat

Ciamis (Batu Karas,Green Canyon)

18 jam

1.200.000 800.000

Elf 9 Sheat Livina 6 Sheat

Paket Bandara Husein Sastra Negara (dari Bandung) Husein Sastra Negara (dari Jatinangor)

100.000 150.000 Livina 6 Sheat 200.000 125.000 Livina 6 Sheat Soekarno Hatta 650.000 875.000

Elf 9 Sheat

Elf 9 Sheat

Elf 9 Sheat

1.7 Visi dan Misi Perusahaan Visi : Menjadi perusahaan multinasional penyedia jasa transportasi yang handal. Misi : 1. Memberikan pelayanan yang aman dan terpercaya demi tercapainya kepuasan pelanggan. 2. Menjalankan usaha secara profesional demi tercapainya asas manfaat bagi seluruh kepuasan pelanggan. 3. Menerapkan nilai-nilai spiritual alam pengelolaan usaha. 4. Berkontribusi pada peningkatan pendapatan masyarakat dan pelestarian lingkungan.

1.8 Struktur Perusahaan

Direktur Utama

VP Keuangan

VP Marketing

VP Operasi

VP Human Resources& General Administration

General Manager

Mgr Operasi cab. Dipatiukur

Mgr Operasi cab. jatinangor

CS

Supir

CS

Supir

Komisaris

: 1. Maya Toisuta, SH 2. Drs. Rumbio 3.Tasnedi, SH 4. Ilah Nurhidayah, Sfarm, Apt.

Direktur

: 1. Lukmawan Turadamarikma, Spi 2. Andro Tunggul Namureta, SP 3. Irna Triani Nurhidayanti, SE 4. Nanan Nuraini, Spsi

1.9 Deskripsi Pekerjaan DIREKTUR UTAMA 1. Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan. 2. Memimpin rapat umum. 3. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas vice president secara langsung. 4. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan. 5. Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan pihak eksternal.

6. Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh BOD.

VICE PRESIDENT KEUANGAN DAN ADMIN 1. Melakukan perencanaan, penganggaran, pengelolaan, pengendalian dan pemeriksa keuangan perusahaan. 2. Melakukan pengelolaan dan penyimpanan terkait surat maupun dokumen perusahaan. 3. Bertanggungjawab kepada direktur utama.

VICE PRESIDENT MARKETING 1. Bertanggungjawab terhadap perolehan hasil penjualan perusahaan. 2. Menggunakan dana promosi secara efektif dan efisien. 3. Menganalisa dan melakukan pengembangan kegiatan pemasaran untuk memenuhi kepuasan pelanggan. 4. Bertanggungjawab kepada direktur utama.

VICE PRESIDENT GENERAL AFFAIR & HUMAN RESOURCES

1. Merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan strategi di bidang pengelolaan dan pengembangan SDM. 2. Menetapkan dan memelihara sistem untuk mengukur aspek pengembangan SDM. 3. Bertanggungjawab terhadap penambahan dan pengurangan karyawan. 4. Bertanggungjawab kepada direktur utama.

VICE PRESIDENT OPERASIONAL 1. Merencanakan dan merealisasikan program kerja. 2. Melakukan pengawasan terhadap mutu pekerjaan operasional. 3. Melakukan evaluasi hasil pekerjaan operasional. 4. Bertanggungjawab kepada direktur utama.

GENERAL MANAGER 1. Bertanggung jawab keseluruhan kepada direktur utama. 2. Berkoordinasi dengan para wakil direktur terkait dengan bidangnya masing-masing 3. Membuat laporan mingguan dan bulanan yang diserahkan kepada direktur utama 4. Membuat Standard Operating Procedure (SOP) perusahaan dan melakukan pengawasan kepada seluruh karyawan terkait SOP yang telah dibuat. 5. Membuat kebijakan yang dianggap perlu dan cepat terkait pengembangan perusahaan yang bersifat operasional dengan tetap berkoordinasi kepada direktur utama. 6. Membuat perencanaan operasional dan sistem manajemen perusahaan serta mengontrol keberjalanannya dibantu oleh manager operasional dari tiap cabang. 7. Melakukan evaluasi atas aktivitas operasional. 8. Melakukan koordinasi dengan pihak ketiga dan menjalin kerja sama terkait pengembangan, pelayanan perusahaan dengan berkoordinasi dan meminta persetujuan pada Direktur Utama. 9. Mengontrol perekrutan karyawan dan mengevaluasi kinerjanya serta membuat rencana jenjang karir karyawan.

MANAJER OPERASIONAL 1. Bertanggungjawab dan berkoordinasi kepada general manager. 2. Bertanggung jawab atas keberlangsungan operasional harian. 3. Membuat dan mengatur jadwal operasional armada. 4. Mengatur jadwal kerja dan libur karyawan (CS, OB, dan Supir). 5. Mengeluarkan biaya dan mencatat pengeluaran operasional harian. 6. Membuat laporan mingguan dan bulanan terkait jumlah penumpang, pemasukan dan pengeluaran operasional. 7. Memastikan armada dalam kondisi baik untuk operasional. 8. Membuat rekomendasi mengenai kinerja karyawan.

COSTUMER SERVICE 1. Berkordinasi dengan manajer operasional. 2. Melayani pemesanan dan penjualan tiket dengan ramah dan sopan. 3. Membuat database pelanggan. 4. Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan mengenai operasional Geulis Indonesia Travel secara lengkap dan jelas. 5. Membuat laporan harian mengenai jumlah penumpang dan pemasukan. 6. Menjaga kebersihan dan kerapihan ruangan.

SUPIR 1. Berkordinasi dan bertanggung jawab terhadap manajer operasional terkait operasional armada. 2. Bertanggung jawab terhadap kelayakan armada yang dikemudikan. 3. Mengemudikan armada sesuai rute dengan mengutamakan keselamatan dan kenyamanan penumpang. OFFICE BOY 1. 2. 3. Bertanggung jawab dan berkordinasi terhadap manajer operasional. Bertanggung jawab atas keamanan, kebersihan dan kerapihan ruangan kantor. Mengontrol ketersediaan perlengkapan dan peralatan bulanan kantor dan

melaporkannya kepada manajer operasional. 4. Membantu memarkirkan setiap armada yang berangkat/datang.

1.10

Fungsi Bisnis

Penjualan

Pemasaran

Penggajian

Pembelian

FUNGSI Penjualan

DESKRIPSI

DOKUMEN

Pengakuan pendapatan pada saat Tiket masing-masing untuk penumpang pemesanan dan uang diterima dan customer service. Berlaku juga tiket tunai. untuk paket/barang. Tiket ini juga digunakan sebagai surat jalan untuk supir.

Pembelian

Belanja modal dilakukan saat ada Bukti pembelian bensin yang sah dari dana masukan dari investor. Belanja dilakukan operasional setiap hari SPBU, tiket toll, dan bukti pembelian

(bensin) (surat-surat) yang sah terkait belanja setelah modal.

perjalanan selesai. Penggajian Berdasarkan tingkatannya. Khusus beberapa untuk daftar supir gaji Absen dari manager operasional dan terdapat bukti toll. dengan Dalam database juga terdapat rincian dengan informasi

rincian antara lain : gaji pokok, perjalanan/rute gaji variabel, tunjangan pangan, supirnya. tunjangan makan. lembur, dan uang

Pemasaran

Promo

yang

ditawarkan Dokumentasi

baligho,

flyer,

social

disesuaikan dengan budget yang media. ada. Dokumentasi promo.

BAB II Pembahasan

2.1 Current System 2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Jasa PT Trans Geulis Indonesia

Geulis travel menyediakan jasa antara lain : shuttle to shuttle, pariwisata, dan sewa mobil. Namun, objek yang akan kami fokuskan dalam makalah ini adalah dalam jasa shuttle to shuttle. Aktivitas terkait adalah pemesanan, penerimaan kas, dan penyampaian penumpang/paket. Dari pemesanan bisa terjadi 3 hal, yaitu pembatalan pesanan, penjadwalan ulang waktu yang dipesan, dan pembayaran pemesanan. Penjualan diakui ketika pesanan dibayarkan, yaitu beberapa menit (+/- 15 menit) sebelum keberangkatan. Sedangkan untuk pengiriman paket penerimaan kas telah dilakukan saat penandatangan surat pengiriman paket. Keberangkatan terjadi setiap 30 menit dengan rute Dipatu Ukur-Jatinangor. Selama masih dalam perjalan penumpang/paket menjadi tanggung jawab perusahaan dan segala bentuk kecelakaan sudah diasuransikan oleh perusahaan. Pemesanan tiket Geulis bisa dilakukan on the spot atau via telepon, untuk penjualan secara online atau melalui website sedang dalam proses, sistemnya sudah ada namun belum dioperasikan secara efektif karena menunggu kesiapan dan pengintegrasian secara keseluruhan khususnya jaringan internet yang terintegrasi di bagian DU dan Jatinangor. Ketika konsumen memesan tiket, maka bagian pemesanan akan menginput nama, nomor telepon, dan jadwal keberangkatan (sesuai pilihan konsumen). Karyawan yang bertugas di bagian pemesanan juga bertugas sebagai customer service. Jadi Customer Service memiliki dua fungsi sekaligus yaitu sebagai bagian pemesanan dan customer service. Hal ini akan memungkinkan terjadinya fraud namun dapat diminimalisir atau di cegah dengan pengendalian internal dan penggunaan sistem informasi yang baik. Adapun fungsi dari customer service antara lain sebagai berikut :

- Menerima pembayaran dari konsumen yang telah melakukan pemesanan. - Memberikan tiket kepada konsumen dan supir. Mencatat dan

mengklasifikasikan penerimaan kas. - Melaporkan dan menyerahkan kas ke manajer operasional. - CS akan mengecek kesesuaian nama konsumen dengan file pemesanan, kemudian memberikan tiket ketika konsumen telah membayar. Tiket ini rangkap dua, satu berwarna putih diberikan kepada konsumen dan satu warna merah diberikan kepada supir. Tiket yang dipegang oleh supir akan diberikan ke manajer operasi shuttle tujuan untuk di cek kesesuaian jumlah penumpang di shuttle asal. Selain itu, supir juga mengecek jumlah penumpang di dalam mobil dan menyesuaikan dengan laporan CS. Namun dari proses dan fungsi customer service yang terakhir sangat tinggi resiko adanya penjualan yang tidak tercatat atau memang sengaja tidak tercatat. Seharusnya ada sistem yang terintegrasi antara data yang di input oleh CS yang satu dengan CS yang lainnya supaya tidak hanya mengandalkan pengecekkan penumpang secara fisik karena banyak sekali penumpang yang terkadang minta diturunkan di tempat tujuan mereka sebelum tiba di shuttle tujuan. Hal ini saat ini belum terdapat didalam sistem penjualan PT TGI. Kami disini akan mencoba untuk mendesain dan membangun sistem penjualan yang terintegrasi antar cabang.

2.1.2 Permasalahan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan PT Trans Geulis Indonesia Dalam operasinya, PT Trans Geulis Indonesia masih memiliki banyak kekurangan.Hal ini bisa jadi dikarenakan keberadaan perusahaan yang masih baru, yaitu baru berdiri selama kurang lebih 2 tahun, maka perancangan sistem yang ada pun masih banyak kekurangannya. Dengan melakukan analisis PIECES kami menemukan beberapa kelemahan, yaitu : 1. Performance : armada yang jumlahnya masih sedikit dibandingkan dengan pesaing lain. 2. 3. 4. 5. 6. Information : sistem yang masih offline. Economics :dalam jangka panjang biaya yang dikeluarkan akan membesar. Control : pengendalian tidak terintegrasi dengan sistem. Efficiency : struktur organisasi membuat sistem birokrasi yang panjang. Service : belum dapat memfasilitasi sistem booking online.

Berdasarkan penelitian COSO, kelemahannya : 1. Penilaian resiko : belum ada kebijakan atau prosedur dalam penilaian resiko. 2. Aktivitas pengendalian : akses untuk mengetahui sistem penjualan masih bebas. 3. 4. Informasi dan komunikasi : tidak dapat menyajikan laporan real-time. Pemantauan : pemantauan yang dilakukan masih bersifat manual.

Analisis SWOT dan PIECES

Strength Dalam sehari bisa menangani 38 kali keberangkatan mobil dan maksimal penumpang 170 orang, rata-rata penumpang dalam sehari kurang lebih 107 Performance orang Pelayanan dan fasilitas yang memadai di shuttle (ruang tunggu) yaitu : aqua gelas gratis, TV, sofa, musolla, toilet, buku-buku bacaan, dan wifi Lokasi shuttle yang mudah dijangkau dan strategis

Weekness Keterbatasan armada sehingga kadangkala keterlambatan armada satu akan mempengaruhi armada lain

Opportunity Kebutuhan mahasiswa Unpad dan ITB untuk menjangkau 2 kampus yang terletak di Bandung dan Jatinangor Gaya hidup masyarakat yang dinamis dan mobilisasi yang tinggi Kebutuhan jasa transportasi yang nyaman dan cepat

Treats Kemacetan yang sulit dihindari terutama di waktu sore Adanya jasa substitusi lain yaitu Damri Adanya kompetitor BandungJatianangor yang bersaing dengan harga dan pelayanan

19

Konten tiket : tanggal, nama konsumen, no telepon, jam keberangkatan, no kursi, lokasi tujuan, dan nama CS

Penacatatan transaksi masih di ms. excell dan/atau ms.word

SIA sedang dalam proses pengembanga n

Hilangnya data/informasi akibat virus dan lain sebagainya

media sosial online seperti wesite dan twitter yang sudah marak digunakan sehingga memudahkan calon konsumen untuk memperoleh informasi mengenai Geulis Travel

Biaya pengembangan sistem dan training yang mahal (yang harus disesuaikan dengan budget)

Sistem inforamsi akuntansi belum terintegrasi secara online antara satu shuttle dengan shuttle lainnya

Information

Tiket dibuat rangkap 2 (untuk konsumen dan supir)

Tersedianya database supir, mobil dan penumpang

Pelaporan Keuangan belum menggunakan staff ahli keuangan/Akun tansi

20

 Biaya tenaga Biaya pelayanan dan fasilitas shuttle harus disediakan di yang terus Ketertarikan investor terhadap prospek bisnis travel yang profitable dan booming

Biaya pengembangan sistem yang

kerja untuk CS dapat ditekan

relatif mahal Biaya lokasi sewa shuttle

karena dia yang menangani pemesanan sampai Economics dengan

yang tinggi

pembayaran oleh penumpang dan pengecekan surat jalan supir Biaya yang ditekan promosi dapat karena

memanfaatkan social media

21

Hanya ada satu CS yang mengendalikan komputer tempat pencatatan transaksi

Tidak ada pengendalian komputer berupa password untuk menjaga pencatatan transaksi

Adanya analyst sistem dan programmer dari kalangan mahasiswa

Belum adanya standar operating procedur tertulis terkait dengan kegiatan operasional perusahaan

Tiket dibuat rangkap 2 (satu untuk penumpang, satu untuk supir sebagai surat jalan)

Siapapun dapat mengkases komputer (pencatatan transaksi)

Pengembangan SIA yang terintegrasi relatif mahal

Pengecekan jumlah penumpang shuttle satu dengan shuttle lainnya yang dicocokan dengan bukti

Belum adanya backup untuk setiap pencatatan transaksi

SIA yang belum terintegrasi antara satu shuttle dengan shuttle lain sehingga pengecekan informasi hanya melalui telepon

Control

fisik tiket yang dipegang supir Penagihan kas dan pengecekan bukti dan pembuatan laporan oleh VP Keuangan setiap hari atau maksimal 3 hari sekali Persyaratan rental mobil berupa KTP, no telepon, alamat orang terdekat.

Pengecekan transaksi oleh VP hanya berdasarkan laporan dari manager operasional (berdasarkan
22

Efisiensi biaya tenaga kerja yaitu CS yang fungsinya

Pelaporan dan pengecekan informasi transaksi dari satu shuttle dengan shuttle lainnya melalui telepon

Biaya tenaga kerja berupa tujangan dan bonus dan biaya training yang harus ditanggung perusahaan untuk mencapai visinya

Effieciency

merangkap sebagai penerima pesanan dan penerima pembayaran (kas)

23

Bagian dalam mobil yang luas, jok empuk dan terpisah antara kursi satu dengan lainnya sehingga penumpang merasa nyaman dan leluasa

Kadangkala Customer Service tidak dapat mengangkat telpon-telopon dari pelanggan jika ada pelanggan yang sedang dilayani di Customer Service

Kebutuhan masyarakat akan jaringan internet seperti Wifi

Adanya kompetitor yang bersaing dalam pelayanan terhadap konsumen

Kebutuhan saluran aliran listrik dimana pun berada untuk mendukung gadgetyang dimiliki

Expense yang tinggi dalam menyediakan fasilitas ekstra

Fasilitas mobil dilengkapi dengan AC dan saluran listrik sehingga penumpang bisa men-charge handphone, laptop dan

Kadangkala pelanggan harus menunggu maksimal 15 menit dari jadwal keberangkatan asal

Kebutuhan akan kenyamanan dalam bertransportas i

Services

gadget lainnya Fasilitas shuttle yang dilengkapi dengan musola, televisi, sofa, buku-buku bacaan, AC, WiFI dan air mineral gratis Programprogram marketing yang menguntungkan pelanggan seperti promo di bulan dan jam tertentu, kuis di twitter bisa yang mendapatkan

24

Analisis Pengendalian Internal COSO : DESKRIPSI Control Environment Menumbuhkan nilai-nilai religius dalam pelaksanaan bisnis, misal : jadwal solat dhuha bagi karyawan Bagian penjualan dan marketing akan mendapatkan bonus ketika penjualan mencapai target Evaluasi dan training karyawan secara periodik untuk meningkatkan komitmen dan kompetensi Program promosi yang gencar dan periodik untuk dapat bersaing dengan kompetitor Melakukan pelatihan karyawan baru dan memotivasi karyawan lama melalui training dan gathering Ekspansi produk dengan melakukan

Risk Assesement

kerjasama/partnership dengan perusahaan lain dalam rangka marketing dan inovasi Copy dari tiket dijadikan sebagai surat jalan bagi supir Control Activities Adanya otorisasi penyewaan mobil oleh manager operasional Persyaratan dokumen-dokumen yang harus dipenuhi oleh konsumen untuk penyewaan mobil Penyewaan mobil harus plus supir untuk sebagai pengendalian aset Pencatatan transaksi penjualan ke dalam aplikasi komputer (ms.excel) begitu transaksi terjadi Melakukan pengecekan secara visual untuk meyakinkan bahwa semua data yang dimasukkan telah benar dan lengkap Pengecekan jumlah penumpang dari satu shuttle ke shuttle lain perkeberangkatan dengan mengecek bukti fisik berupa tiket yang dipegang oleh supir, dan supir mengecek jumlah penumpang yang masuk dan keluar mobil berdasarkan tiket yang ia pegang

25

Information &Communication

Komunikasi antara shuttle satu dengan shuttle lainnya terkait dengan jumlah penumpang dan kesiapan mobil Pelaporan penjualan dari customer service/customer service ke manager operasional tiga hari sekali Rekonsiliasi sales report dari satu shuttle ke shuttle lainnya satu minggu sekali Pelaporan penjualan dari manager operasional ke VP Finance satu mInggu sekali

Monitoring

VP Finance menghitung secara fisik jumlah tiket dengan kas yang diterima dan dicocokan dengan jumlah yang ada dalam sales report

Kelemahan Pengendalian Umum 1. Hanya ada satu customer service. Customer yang datang ke pool dilayani lebih dulu sehingga jika ada yang ingin reservasi via telepon dilayani belakangan. 2. Tidak ada pengendalian komputer berupa password untuk menjaga pencatatan transaksi sehingga siapapapun bisa mengakses transaksi. 3. Belum adanya backup untuk setiap pencatatan transaksi. 4. Tidak ada security yang mengawasi 5. Pelaporan Keuangan belum menggunakan staff ahli keuangan/Akuntansi

Kelemahan Pengendalian Aplikasi Aplikasi pengolahan data penjualan masih menggunakan microsoft Excel dan Microsoft Word, tiket di input dalam bentuk Microsoft word. Sistem inforamsi akuntansi belum terintegrasi secara online antara satu shuttle dengan shuttle lainnya.

26

2.1.3 Use Case Diagram

Sistem Penjualan
-End2 -End1 * * -End3

Pesan
*

-End4

Top Package::Pelanggan
-End5

-End6 * * * -End11

mencatat pesanan
*

Top Package::Customer Service -End8

* * * -End15

mencetak tiket

-End12

* -End21 -End10 * *

-End7

-End9

membuat data keberangkatan

Top Package::Pengemudi

-End22 *

-End18

melakukan pengecekan penumpang

* *

-End19

Top Package::manajer operasional

* -End16 -End17

membuat laporan penerimaan kas harian

-End20

membuat laporan keuangan

27

2.1.4 Use Case Narrative

1. Nama use case : Pesan Aktor Proses : Pelanggan dan customer service : pelanggan melakukan pemesanan ke bagian customer service

2.

Nama use case : mencatat pesanan Aktor Proses : customer service : customer service melakukan pencatat pemesanan setelah mengonfirmasi pesanan pelanggan, lalu mengupdate master file pesanan pelanggan

3.

Nama use case : mencetak tiket Aktor Proses : customer service : customer service mencetak tiket setelah pelanggan melakukan pembayaran atas pesanannya, lalu mengupdate master file tiket

4.

Nama use case : membuat data keberangkatan Aktor Proses : customer service, supir, dan manajer operasional : setelah tiket tercetak, lalu customer service membuat data keberangkatan untuk diberikan kepada supir dan untuk bagian keuangan sebagai acuan pembuatan laporan

5.

Nama use case : melakukan pengecekan penumpang Aktor Proses : supir : setelah mendapat data keberangkatan penumpang dari bagian customer service, saat akan berangkat supir melakukan pengecekan jumlah penumpang di data keberangkatan dengan jumlah aktual penumpang

6.

Nama use case : membuat laporan penerimaan kas harian Aktor Proses : customer service dan manajer operasional : customer service membuat laporan penerimaan kas setiap hari lalu diserahkan ke manajer operasional sebagai dasar pembuatan laporan keuangan oleh manajer operasional

7.

Nama use case : membuat laporan keuangan Aktor Proses : manajer operasional : manajer operasional membuat laporan keuangan dari laporan penerimaan kas harian customer service

28

2.1.5 Activity Diagram

pelanggan

customer service

pengemudi

manajer operasional

pesan

mencatat pesanan

mencetak tiket

membuat data keberangkatan

cek penumpang

membuat laporan penerimaan kas harian

membuat laporan keuangan

29

2.1.6 Entity Relationship Diagram

Pelanggan PK telp_pelanggan nama_pelanggan alamat_pelanggan PK sales order no_salesorder id_pelanggan nama_pelanggan jadwal_berangkat nama_karyawan

Data Keberangkatan PK telp_pelanggan nama_penumpang id_karyawan nama_karyawan jadwal_berangkat no_mobil no_kursi PK

Karyawan id_karyawan nama_karyawan jabatan alamat_karyawan telp_karyawan

Tiket PK no_tiket jadwal_berangkat nama_pelanggan nama_karyawan no_mobil no_kursi telp_pelanggan Laporan Penerimaan Kas Harian PK tanggal_laporan jumlah_penumpang total_penerimaankas nama_karyawan id_karyawan

Laporan Keuangan PK periode_laporan id_karyawan nama_karyawan total_harga jumlah_kas

2.2 Target System Perbaikan Pengendalian Umum : 1. Ada dua orang customer service. 2. Memasang password pada komputer dan memberikan akses yang terbatas. 3. Membuat backup untuk setiap transaksi di storage. 4. Menyewa tenaga security. 5. Meng-hire staff ahli keuangan/akuntansi 6. Merubah struktur perusahaan, dengan menambah bagian keuangan yang khusus menangani masalah keuangan, pembuatan jurnal, dan pembuatan laporan keuangan.

30

Perbaikan Pengendalian Aplikasi : No. 1. Control No.telepon pemesan sebagai Primary Key Keterangan Ketika terjadi pemesanan via telepon, CS akan input nama pemesan kedalam form pemesanan tiket, kemudian ketika pemesan datang identitasnya akan dicari dengan menggunakan No telepon. 2. Perbedaan akses untuk tingkatan manajemen Terdapat perbedaan akses yang apat dilakukan oleh CS dan VP, dimana CS ketika login akan masuk ke sistem pemrosesan pesanan dan VP hanya bisa mengakses untuk melihat laporan saja. Hal ini untuk mempertanggungjawabkan data-data penjualan yang diinputkan kedalam laporan. 3. Integrasi sistem antar cabang Menggunakan web berbasis internet yang akan mengintegrasikan data penjualan antara cabang Bandung dan cabang jatinangor. Hal ini digunakan untuk menghindari adanya perbedaan pelaporan akhir penjualan baik itu di cabang Jatinangor maupun cabang Bandung. Juga bisa digunakan untuk saling memeriksa apakah setiap cabang melaporkan jumlah penjualan yang benar apa tidak karena terdapat dua cabang yang memiliki data penjualan. Baik itu rute Bdg Jtgr maupun Jtgr Bdg. 4. Sistem tidak bisa membatalkan ketika ada pembatalan pemesan saat pembayaran telah dilakukan dan tiket sudah di print. Hal ini digunakan untuk mendukung bahwa no kursi yang telah dipilih maka tidak dapat dipilih kembali pada jam yang sama. Ketika terjadi pembatalan pesanan dan uang kembali maka no kursi tersebut tidak bisa di pakai

31

lagi untuk pemesana yang lain, sehingga hal ini akan merugikan PT TGI. Oleh karena itu ketika terjadi pembatalan setelah pembayaran dan tiket telah di print maka sistem tidak dapat mengakses pembatalan tersebut. Sehingga pemesan pun tidak akan mendapatkan uangnya kembali.

5.

Tiket yang di print terdiri atas rangkap tiga

Hal ini digunakan agar terdapat arsip yang lengkap dan menghindari resiko ketika hilangnya arsip merah oleh supir maka CS dan kantor masih memiliki dokumennya. Karena saat ini tiket hanya dua rangkap dimana tiket putih untuk pemesan dan tiket merah untuk sopir. Dimana CS sendiri tidak memegang tiket (data perjalanan setiap jam)selama perjalanan sedang dilangsungkan.

32

2.2.1 Use Case Diagram

TARGET SISTEM

pesan
*

mencatat pesanan
*

Pelanggan

* *

mencetak tiket
*

* * -End1

customer service
*

membuat data keberangkatan

pengemudi

melakukan pengecekan penumpang

* *

-End2

manajer operasional
*

-End3 * * -End4

membuat laporan penerimaan kas harian

* -End3 Manajer keuangan -End4 *

otorisasi laporan penerimaan kas

membuat laporan keuangan bulanan

2.2.2 Use Case Narrative

1. Nama use case : Pesan Aktor Proses : Pelanggan dan customer service : pelanggan melakukan pemesanan ke bagian customer service

33

2.

Nama use case : mencatat pesanan Aktor Proses : customer service : customer service melakukan pencatat pemesanan setelah mengonfirmasi pesanan pelanggan, lalu mengupdate master file pesanan pelanggan

3.

Nama use case : mencetak tiket Aktor Proses : customer service : customer service mencetak tiket setelah pelanggan melakukan pembayaran atas pesanannya, lalu mengupdate master file tiket

4.

Nama use case : membuat data keberangkatan Aktor Proses : customer service, supir, dan manajer operasional : setelah tiket tercetak, lalu customer service membuat data keberangkatan untuk diberikan kepada supir dan untuk bagian keuangan sebagai acuan pembuatan laporan

5.

Nama use case : melakukan pengecekan penumpang Aktor Proses : supir : setelah mendapat data keberangkatan penumpang dari bagian customer service, saat akan berangkat supir melakukan pengecekan jumlah penumpang di data keberangkatan dengan jumlah aktual penumpang

6.

Nama use case : membuat laporan penerimaan kas harian Aktor Proses : customer service dan manajer operasional : customer service membuat laporan penerimaan kas setiap hari lalu diserahkan ke manajer operasional untuk direview dan diotorisasi

7.

Nama use case : mengotorisasi laporan penerimaan kas harian Aktor Proses : manajer operasional dan manajer keuangan : manajer operasional mengotorisasi laporan penerimaan kas harian dan kemudian menyerahkannya ke bagian keuangan

8.

Nama use case : membuat laporan keuangan bulanan dan tahunan Aktor Proses : manajer keuangan : manajer keuangan membuat laporan keuangan bulanan dan tahunan dari laporan penerimaan kas harian yang diberikan oleh customer service yang telah diotorisasi oleh manajer operasional

34

2.2.3 Activity Diagram

pelanggan

customer service

pengemudi

manajer operasional

manajer keuangan

* *

pesan

Mencatat pesanan

Cetak tiket

Membuat data keberangkatan

Cek penumpang

Membuat laporan penerimaan kas harian

-End2 -End1 Mengotorisasi lapkeu * * * -End3 membuat lapkeu tahunan

-End4

35

2.2.4 Entity Relationship Diagram

Pelanggan PK telp_pelanggan nama_pelanggan alamat_pelanggan PK sales order no_salesorder id_pelanggan nama_pelanggan jadwal_berangkat nama_karyawan

Data Keberangkatan PK id_penumpang nama_penumpang id_karyawan nama_karyawan jadwal_berangkat no_mobil no_kursi PK

Karyawan id_karyawan nama_karyawan jabatan alamat_karyawan telp_karyawan

Tiket PK no_tiket jadwal_berangkat nama_pelanggan nama_karyawan no_mobil no_kursi telp_pelanggan Laporan Penerimaan Kas Harian PK tanggal_laporan jumlah_penumpang total_penerimaankas nama_karyawan id_karyawan

Laporan Keuangan PK periode_laporan id_karyawan nama_karyawan total_harga jumlah_kas

36

BAB III Aplikasi Sistem Informasi

3.1 Screenshot Software and Coding

Usulan solusi yang kami tawarkan adalah aplikasi sistem informasi menggunakan Visual Foxpro dan SQL Server, sebagaimana yang akan kami lampirkan pada di bawah ini.

37

38

39