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I.E.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS


Qu es el manual de procedimientos administrativos?
Es el procedimiento Tcnico que contiene el conjunto de procedimientos que se realizan en la I.E, con descripcin del nombre, requisitos, acciones, especificaciones y diagramas de flujo.

I: EXPEDICIN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS


1. Nombre del Procedimiento Expedicin de certificados de estudio 2. Requisitos Solicitud Recibo de Pago 16.00 3. Acciones Usuario: Presenta Solicitud Secretaria: Recibe Solicitud Prepara certificados de estudio y deriva a la Direccin Direccin General: Firma Certificados de estudios y deriva a Secretara para entrega al usuario Usuario: Recibe certificado de estudios

4. Especificaciones Las fotos son de frente, tamao carnet Tiempo: 24 horas

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DIAGRAMA DE FLUJO-EXPEDICIN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS

USUARIO

MESA DE PARTES

DIRECCIN

SECRETARA

Prepara solicitud y realiza pagos par expedicin de certificados

Recibe, revisa y registra la documentacin

Recibe, revisa y realiza despacho

Prepara y firma los certificados

Recibe el certificado de estudios

Recibe, registra certificados de estudio sellados

Recibe, registra y sella el certificado de estudios

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II. RECTIFICACIN DE NOMBRES Y APELLIDOS 1. Nombre del Procedimiento
Rectificacin de Nombres y Apellidos

2. Requisitos Solicitud Partida de Nacimiento con la rectificacin Judicial Recibo de pago en Tesorera 3. Acciones Usuario Mesa de Parte Direccin General Secretara Usuario : Presenta Solicitud : Recibe Solicitud y deriva a la Direccin : Prepara y Firma Decreto Directoral, deriva a Secretara : Archiva y entrega Decreto Directoral al Usuario. : Recibe Decreto Directoral

4. Especificaciones La Partida de nacimiento y la rectificacin judicial podr presentarse en copia simple. Sin embargo, para validar los documentos son necesarios los originales.

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DIAGRAMA DE FLUJO: RECTIFICACIN DE NOMBRES Y APELLIDOS

USUARIO

MESA DE PARTES

DIRECCIN

SECRETARA

Prepara solicitud y realiza pago para rectificacin de nombres y apellidos

Recibe, revisa y registra la documentacin

Recibe, revisa, prepara y firma el Decreto Directoral

Recibe, registra, archiva y entrega el Decreto Directoral al usuario

Recibe copia de Decreto Director

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IIII. CONSTANCIA DE ESTUDIOS 1. Nombre del procedimiento Obtencin de constancia de estudios. 2. Requisitos Solicitud Recibo de pago en Tesorera 3. Acciones Usuario Mesa de partes Secretara : Presenta Solicitud : Recibe Solicitud deriva a Secretaria : Prepara Constancia y deriva a direccin para la firma y sello correspondiente. :Sella y Firma constancias de estudios y devuelve a Secretaria :Recibe constancia y los entrega al usuario.

Direccin General

Secretara Acadmica

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DIAGRAMA DE FLUJO-CONSTANCIA DE ESTUDIO USUARIO


MESA DE PARTES DIRECCIN GENERAL SECRETARIA

Prepara solicitud y realiza pago a tesorera

Recibe, revisa y registra la documentacin

Elabora constancia de estudios y lo remite a Direccin para su firma y sello

Recibe su constancia de estudios

Sella y firma las constancias de estudios y la devuelve a Secretaria Acadmica

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VII. CONSTANCIA DE MATRCULA 1. Nombre del procedimiento Obtencin de Constancia de Matrcula. 2. Requisitos Solicitud Recibo de pago en Tesorera 3. Acciones Usuario Mesa de partes Secretara Direccin General : Presenta Solicitud : Recibe Solicitud y deriva a Secretaria : Prepara (SIAGIE) y Deriva a direccin para la firma y sello correspondiente. :Sella y Firma Constancias de Matrcula y devuelve a Secretaria Acadmica. :Recibe constancia y los entrega al usuario.

Secretara Acadmica

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DIAGRAMA DE FLUJO-CONSTANCIA DE MATRCULA

USUARIO

MESA DE PARTES

DIRECCIN GENERAL

SECRETARIA ACADMICA

Prepara solicitud y realiza pago a tesorera

Recibe, revisa y registra la documentacin

Elabora constancia de estudios y lo remite a Direccin para su firma y sello

Recibe su constancia de estudios

Sella y firma las constancias de estudios y la devuelve a Secretaria Acadmica

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IX. EVALUACION DE SUBSANACIN 1. Nombre del procedimiento Inscripcin a curso de subsanacin. 2. Requisitos Solicitud Pago en Tesorera por derecho 3. Acciones Usuario Solicita ser evaluado en asignatura pendiente y realiza pago por derecho correspondiente .
:

Mesa de partes

: Recibe Solicitud y deriva a Sub Direccion de Formacion General, quien determina el docente que tendr a cargo la evaluacion

Sub Direccion de Formacion General: Elabora Pre Acta y deriva asecretaria para generar Acta Oficial correpondiente

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IAGRAMA DE FLUJO- EXAMEN DE SUBSANACION

USUARIO

MEZA DE PARTE F.

Solicita y realiza Pago corresponsiente por derecho de examen. informa Direccin General Informa al usuario sobre el docente, monto a pagar y entrega orden de pago para efectuarla en Tesorera Inicia clases de subsanacin

Determina el docente que tendr a cargo el curso e informa al coordinador de Subsanacin

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X. TRASLADO EXTERNO 1. Nombre del procedimiento Realizacin de Traslado Externo 2. Requisitos Solicitud en el Formulario nico de Tramite(FUT) Slabos visados por la Institucin de origen. R.D. de Traslado de la Institucin de Origen. Certificados de estudios originales. Dispositivo de funcionalidad del Institucin de origen. Dispositivo de autorizacin de funcin de la carrera. Promedio ponderado mnimo 12. Recibo de pago por de derecho de traslado

3. Acciones Usuario : Presenta FUT solicitando Traslado Externo. Adjunta documentos con los requisitos indicados. Mesa de Partes : Recibe FUT y documentacin adjunta y lo deriva a la Comisin de Traslado. Comisin de Traslado : Evala expedientes y al interesado. Eleva informe final a Direccin General. Direccin General : Prepara Hoja Ruta y deriva a Secretaria Acadmica Secretara Acadmica : Proyecta Resolucin, elabora actas y eleva a Direccin para la firma y sello correspondiente. Direccin General : Sella y Firma Resolucin Directoral y devuelve a Secretaria Acadmica Secretara Acadmica : Entrega Resolucin de Traslado Externo al usuario .

4. Especificaciones El Traslado Externo est sujeto a convalidacin de asignaturas por semestre.

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DIAGRAMA DE FLUJO- TRASLADO EXTERNO

USUARIO

MESA DE PARTES

COMISIN DE TRASLADO

DIRECCIN GENERAL

SECRETARA ACADMICA

Presenta FUT y adjunta documentos indicados

Recibe FUT y documentacin adjunta, deriva a Comisin de Traslado

Evala expedientes y al interesado y eleva Informe Final Direccin General.

Prepara Hoja de Ruta y Deriva Secretara Acadmica

Proyecta Resolucin, elabora Actas y eleva a Direccin General

Recibe Resolucin Directoral

Sella y Firma Resolucin Directoral y devuelve a Secretara Acadmica para su entrega al usuario.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ESPECFICOS


I. BASES LEGALES
La Direccin Administrativa del Instituto Superior Pedaggico Pblico Chincha, en cumplimiento a su naturaleza y atribuciones; en aplicacin de la Ley General de Educacin N 28044, en su artculo 86 seala que los ingresos propios que generan las Instituciones Educativas se destinarn preferentemente a financiar proyectos de inversin especfica o actividades de desarrollo educativas consideradas en el respectivo PEI. El D.S. N 009-2005-ED Reglamento de la Gestin del sistema Educativo, seala que las Instituciones Educativas y las respectivas instancias del sector desarrollarn una gestin educativa transparente, en concordancia con CDIGO DE TICA DE LA FUNCIN PBLICA, teniendo en cuenta: La publicacin en las instituciones educativas, sobre la captacin, uso y estado de cuenta de los recursos propios. Las medidas de simplificacin de procedimientos y tiempo de duracin de los mismos. La Direccin Administrativa es el rgano de lnea del ISPP Chincha, responsable del apoyo logstico; recursos materiales y financieros, patrimoniales de la Institucin, de bienes y servicios de la Institucin.

II.

FUNCIONES GENERALES
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN ADMINISTRATIVA.Proporcionar todo el apoyo logstico a las actividades acadmicas y administrativas del ISPPCH; dar recursos materiales y financieros para realizar el monitoreo de la prctica e investigacin. Tiene a su cargo al contador, y/o asistentes de informtica, laboratorio, biblioteca, impresiones, y trabajadores de servicio. Trabaja en estrecha coordinacin con la Direccin General y Secretara Acadmica. FUNCIONES: Proporcionar apoyo logstico a las actividades acadmicas y administrativas del instituto. Proveer los recursos materiales y financieros necesarios para realizar el monitoreo de la prctica e investigacin. Trabajar en estrecha relacin con el contador, tesorero, asistente de laboratorio, informtica, biblioteca, impresiones, oficinas y personal de servicio. Organizar, dirigir, y controlar las acciones del personal administrativo y de servicio, en coordinacin con la Direccin, asignando y crono gramando racionalmente sus tareas especficas y estableciendo los procedimientos ptimos de ejecucin de los mismos.

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Planificar, organizar, dirigir y controlar e informar el uso racional de los bienes, servicios, y recursos econmicos y financieros de la institucin. Controlar y registrar la asistencia, puntualidad y permanencia del Personal Directivo, Jerrquico, Docente, Administrativo y de Servicio; informar a la Direccin de las tardanzas e inasistencias en forma diaria, para los fines consiguientes. Elaborar y mantener actualizado el marges de bienes y el inventario fsico debidamente sistematizado y valorado. Establecer racionalmente los horarios de trabajo del personal administrativo de acuerdo a las necesidades de la Institucin Organizar, coordinar, centralizar y controlar la recaudacin de los ingresos propios por los depsitos y retiros bancarios correspondientes. Elaborar y presentar a la Direccin los informes econmicos en forma mensual; y el balance del ejercicio semestral al finalizar cada semestre, con apoyo del asesor contable. Controlar, evaluar, e informar a la Direccin sobre la utilizacin de los recursos materiales, local, ambientes, material educativo y otros enseres. Organizar, revisar, y derivar diariamente el despacho que llega a la mesa de partes y asegurar su tramitacin y ordenamiento correspondiente. Formular el presupuesto operativo de la institucin determinando las necesidades y prioridades de atencin en coordinacin con la Direccin, velando por la correcta administracin de los recursos informando de stos permanentemente a la Direccin. Recaudar y hacer los empaques y retiros de los fondos por conceptos de ingresos propios, recursos propios o proyectos diversos. Firmar cheques, confrontar y elaborar planillas de pagos, pecosas, comprobantes, recibos, facturas y otros documentos inherentes a su funcin. Preparar la documentacin contable para los balances correspondientes. Velar por la seguridad fsica de la institucin mediante las acciones desarrolladas por el personal asignado para tal fin. Elaborar el Plan de Trabajo y Supervisin de su Direccin. Licitar los servicios de kioscos, fotocopiados y similares. Promover la capacitacin del personal a su cargo. Evaluar el desempeo laboral del personal administrativo y de servicio para el informe a los rganos intermedios. Organizar, supervisar e informar las obras de infraestructura y acciones de equipamiento. Ejecutar todas las acciones inherentes a su funcin.

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II.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

DIRECCIN GENERAL

TESORA

DIRECCIN ADMINISTRATIVA

PERSONAL OCUPACIONAL AUXILIAR

BIBLIOTECA

PERSONAL DE SERVICIO

ASISTENCIA SOCIAL

PERSONAL DE GUARDIANIA NOCTURNA

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IV. TIPOS DE RECURSOS


Recursos Ordinarios Tesoro Pblico

Pago de Remuneraciones

Recursos directamente Recaudados

Captado por la institucin Captado en la institucin

- TUPA - Kiosko - Alquileres - Otros

V. EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES


Porqu el ISPPCH, adquiere bines y servicios? Por que existe un requerimiento semestral por parte del Personal Directivo, Jerrquico, Docente y Administrativos en materiales de limpieza, escritorio, educativo, enseanza, etc. El Plan Anual de Adquisiciones, es un instrumento de medicin de la s necesidades que requiere la Institucin. Es elaborado teniendo como marco el Prosupuesto Generadle la Institucin, distribuido de acuerdo las metas de cada rea Institucional.

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DE ACUERDO A QUE BASE LEGAL SE ADQUIEREN LOS BIENES Y SERVICIOS?

LEY N 29142 LEY DE PRESUPUESTO DEL SECTOR PBLICO PARA EL AUTO FISCAL 2008

a) Ley N 26850 Contrataciones y Adquisiciones del Estado. b) Ley 27330 Modifica la ley 25850 D.S. N 0122001PCM, modifica el TUO de la Ley 26 8 50 c) D.S. N 013-2001-PCM Nuevo Reglamento de la Ley recontrataciones y Adquisiciones del Estado. d) D.S. N 029-2001-PCM Modifican Artculos del Reglamento de la Ley N 26850. e) D.S. N 067-2001- PCM Modifica Artculos del Reglamento de la Ley N 26850. f) D.S. N 079-2001Modificacin del Reglamento de la Ley N 26850.

RESOLUCIN SUB CONTRALOR N 007-2001CG CAUTELA, TRANSPARE NCIA Y PROBIDAD EN EL MANEJO DE RECURSOS PBLICOS.

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CUL ES EL PROCEDIMIENTO?

Adquisicin menor Cuanta MC - De: S/. 1 hasta 35000 en compras - De: S/. 1 hasta 15000 en servicios

TUO
Adquisicin Directa Selectiva - De: S/ 35 001 hasta 75000 en compras - De: S/ 15 001 hasta 75001 en servicios

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Tiempo : De 06 a 10 das calendario

MENOR CUANTA

REQUERIMIENTO

INVITACIN A TRES PROVEEDORES DE ACUERDO AL ARTCULO N 93 Y 95 DEL REGLAMENTO

EL PLAZO PARA ENVIARA LAS COTIZACION ES ES DE TRES DAS COMO MNIMO.

APERTURA DE SOBRES Y OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO-GIRO DE ORDEN DE SERVICIO.

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Tiempo: De 10 a 12 das Calendario

REQUERIMIENTO SELECTIVO

1. ELABORACIN DE BASES POR EL CEPA. 2. CONVOCATORIA ( 01 DA) 3. ENTREGA DE BASES (NO MENOR DE 7 DAS) 4. PRESENTACIN Y ENTREGA DE PROPUESRAS POR EL CEPA (1 DA) 5. EVALUACIN DE PROPUESTAS POR EL CEPA (1 DA)

COMUNICA OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO (01 DA) A POSTORES, PROMYME CONSUCODE

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CRITERIOS DE EVALUACIN

A.D.J.

MENOR CUANTA

PLAZO DE ENTREGA

DESCRIPCIN DEL SERVICIO O CARACTERSTICA DEL PRODUCTO

EXPERIENCIA

VALIDEZ DE LA OFERTA

GARANTA

FORMA DE PAGO

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CRITERIOS DE EVALUACIN

A.D.J.

DIRECTA SELECTIVA

SLIP TCNICO

EXPERIENCIAS EN TRABAJOS SIMILARES

CRONOGRAMA DE EJECUCIN

MEJORAS TCNICAS

FORMA DE PAGO

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VI.

CONTROL PATRIMONIAL Porqu debo de cuidar los bienes del estado? Por lo siguiente:

Decreto Supremo 1542001/ EF Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad del Estado

Todos los Funcionarios y Trabajadores del Estado son Responsables de la custodia y conservacin de los bienes del Estado D.L. 276 y su Reglamento

Por lo tanto no se puede vender y/o donar los bines del estado si se puede transferir con autorizacin

Quienes son los Responsables del cuidado, Conservacin y Mantenimiento de los Bienes del Estado en el ISPPCH?

1. 2. 3. 4.

La Direccin General. Personal Directivo, Jerrquico y Docentes Personal Administrativo Los guardianes de la Institucin

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Qu debo hacer para saber cuantos Bienes tiene el ISPPCH. y cual es su valor? Mediante le inventario Anual de Bienes Muebles
Resolucin de Superintenden cia de Bienes Nacionales N158-97/SBN Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y su Directiva que norma la aplicacin de Bienes Muebles del Estado

Resolucin de superintendenci a de Bienes Nacionales N 039- 98/SBN Reglamento para el inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado

RESULTADOS

Se determina la responsabi lidad de los Directivos

Relacin de Bienes del ISPPCH. Y su importe

Relacin de Bienes donados al ISPPCH

Relacin de bienes faltantes (por prdidas

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o robos)

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VII. COMPROBANTE DE PAGO


1. Definicin de Comprobante de Pago El Comprobante de Pago es un documento que acredita la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestacin de servicios. 2. Documentos considerados documentos de Pago a) b) c) d) e) Facturas Boletas de Venta Liquidaciones de Compra Ticket o cuentas emitidas por mquinas registradoras Recibos por honorarios

Obligados a emitir Comprobantes de Pago Estn obligados a emitir Comprobantes de Pago. 1. Las personas naturales y jurdicas, sociedades conyugales, sucesiones indivisas, sociedades de hecho u otros entes colectivos que realicen transferencias de bienes a ttulo gratuito u oneroso. a) Derivados de actos y/o contratos de compra / venta , permuta, donacin, docin en pago y en general todas aquellas operaciones que supongan la entrega de un bien en propiedad. b) Derivadas de actos y contratos de cesin en uso, arrendamiento, usufructo, arrendamiento financiero, asociacin en participacin como dato y en general todas aquellas operaciones en las que el transferente otorgue el derecho usar un bien.

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MANEJO Y CONTROL DE LOS RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS


OBJETIVOS Mejorar la forma de captar recursos Registrar, aplicar y controlar los Recursos Directamente recaudados en le ISPPCH. Uniformizar los criterios para una buena marcha y progresin de la Institucin. BASE LEGAL a) b) c) d) e) Ley N 28044 Ley General de Educacin R.M. N 016-96-ED D.S. N 048-94-ED D.S N 005-96-ED Ley N Ley del Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2008. f) R.V. N 077-84-ED g) D.S. N 016-2006-ED Texto nico de Procedimiento Administrativo h) Resolucin Superintendencia N 007-99/SUNAT i) Resolucin N 010-976-EF Aprueba el Nuevo Plan Contable Gubernamental. j) Resolucin Ministerial N 144-2001-ED k) Resolucin Ministerial N 0267-2003-ED

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DESTINO DE LOS INGRESOS

ADQUISICIN DE MATERIAL EDUCATIVO

Y OTROS NECESARIOS PAR LA MEJORA INSTITUCIONAL

MANTENIMIENTO DE MOBILIARIO E INFRAESTRUCTURA

MANTENIMIENTO DE LABORATORIO Y EQUIPOS

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SUSTENTACIN DE GASTOS

FACTURAS

TICKETS DE MQUINAS REGISTRADORAS

BOLETAS DE VENTA

RECIBO POR HONORARIOS

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DOCUMENTOS QUE NO SUSTENTAN GASTOS

DECLARACIN JURADA

RECIBOS SIMPLES

NOTAS DE PEDIDOS

GUA DE REMISIN

OTROS PAPELES NO AUTORIZADOS POR LA SUNAT