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Gesto de Projectos

Uma abordagem metodolgica

Carlos Mata
DEM/STM Instituto Superior Tcnico, 2002

O que um projecto ?
Um projecto pode-se definir como um conjunto de actividades, implicando a utilizao de recursos diversos, executadas para levar a cabo um determinado objectivo Um projecto est normalmente associado a uma produo unitria, de elevado custo relativo e com um desenvolvimento limitado no tempo So exemplos tpicos de projectos:
grandes obras pontuais: (pontes, barragens, edifcios, fbricas, aeroportos, centrais trmicas, ETARs, etc.)

grandes obras lineares (estradas, vias frreas, gasodutos, linhas elctricas MAT/AT, etc.)
arranques de empresas ou novos negcios grandes reparaes, manutenes ou revampings
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O objectivo de um projecto
O objectivo associado a um projecto tem tipicamente trs vertentes:
o respeito de um conjunto de especificaes de natureza tcnica ou legal que o projecto tem que cumprir na sua execuo e no seu resultado final: a qualidade do projecto o respeito de um conjunto de datas-chave em que parte ou a totalidade das actividades devem estar executadas: os prazos do projecto o cumprimento de critrios econmicos quanto execuo do projecto ou operao do seu resultado final: os custos do projecto

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O que a gesto de projecto ?


o conjunto de actividades de planeamento, coordenao da execuo e controlo que visa garantir o bom desenvolvimento do projecto e o cumprimento dos objectivos de projecto (qualidade, prazos, custos)
Objectivos

Planeamento

Coordenao
Controlo

As actividades de gesto de projecto podem ainda implicar, em qualquer fase, a tomada de decises sobre a reviso ou a alterao dos objectivos
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Valor da gesto de projecto


As condies de desenvolvimento de um projecto, nomeadamente o elevado custo, implicam e potenciam o valor de uma adequada gesto de projecto Por exemplo:
Investimento tpico num projecto de uma central trmica: 500 milhes de Euros Custo de uma equipa de gesto de projecto (30 pessoas, qualificadas, durante cinco anos): 30 pessoas x 5 anos x 50000 euros/ano = 7.5 milhes de Euros (1.5%do investimento) Se esta equipa evitar sobrecustos de 2%no valor do investimento j se pagou a si prpria
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O gestor de projecto
Uma equipa de gesto de projecto deve ser liderada por um gestor de projecto Um gestor de projecto deve:
ter uma boa capacidade de planeamento/organizao ter uma boa capacidade de gesto/coordenao ter a capacidade de apreender o essencial dos problemas tcnicos (ser tipicamente um engenheiro) ser um bom negociador ser um bom gestor de recursos humanos tomar decises com rapidez em situaes de contigncia ser um lder reconhecido pela sua equipa

A viso tradicional do projecto


A viso tradicional do projecto est muito associada fase de execuo/construo: h que comear quanto antes para acabar quanto antes No entanto, um bom projecto comea: 1) por uma correcta definio de objectivos; 2) por uma adequada preparao da fase de execuo S depois vem o controlo da execuo, que ser tanto mais fcil quanto as primeiras fases tenham sido bem feitas Pode-se mesmo dizer que s um projecto limpo na fase de preparao previne surpresas desagradveis durante a execuo e no final
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Importncia da definio de objectivos


Muitas vezes, as derrapagens de prazo, de custo ou de qualidade dos projectos esto associadas a deficientes definies de objectivos: comparase um oramento inicial para uma capoeira com o custo final de um avirio e conclui-se que se verificou uma derrapagem de 200%, para grande alegria dos jornais Mas, provavelmente, se se pretendia um avirio e se se comeou a trabalhar numa capoeira, de esperar que o avirio saia mais caro do que seria normal

Tudo comea em saber o que se quer


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Definio de objectivos (I)


Questes a responder:
O que que pretendemos fazer (com algum detalhe) ? Que grau de qualidade tcnica pretendemos ? Com que especificaes vamos trabalhar ? Pretende-se gastar menos em investimento e mais em operao e manuteno ? Quais os objectivos de prazo ? Qual o seu grau de flexibilidade ? Qual o grau de risco de prazo que estamos dispostos a correr ? Quais as consequncias de um atraso ? Existem restries impostas polticamente ou pela empresa ? Tm que ser usados meios prprios ou locais ? O projecto deve ser publicitado ou deve manter um low profile ? Qual a autonomia da equipa de gesto ? Qual o tempo de resposta da tutela da equipa de gesto aos pedidos de tomada de deciso ?

Definio de objectivos (II)


Respondidas a estas questes o gestor de projecto deve preparar uma ficha de projecto cuja verso final discutir e acordar com a entidade que o vai tutelar (administrao da empresa, autoridade pblica, etc.) Essa ficha de projecto funciona como um contrato entre quem gere o projecto e quem tem a autoridade sobre o projecto, evitando equvocos que possam vir, a posteriori, a pr em causa o bom desenvolvimento do projecto
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Contedo da ficha de projecto


Descrio do projecto Requisitos do projecto Interfaces do projecto Licenciamento do projecto Estratgia de contratao e principais contratos a estabelecer Planeamento preliminar de actividades Planeamento preliminar de meios Organigrama e forma de constituio da equipa de projecto Oramento preliminar do projecto Plano de financiamento do projecto Limites de delegao do gestor de projecto
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O oramento preliminar
Pode ser mais ou menos detalhado, em funo do grau de definio que o projecto j tenha Basear-se- em dados histricos, custos padro, etc. de forma a obter um valor realista Distinguir claramente as rbricas que no so controladas pelo gestor de projecto, mas que contribuem para o valor final. Por exemplo, custos financeiros, imputaes da estrutura da empresa, etc. A cada rbrica ser associada uma contigncia que ser to grande quanto o grau de incerteza associado O valor final dever ser aferido com valores de referncia para a mesma actividade

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A equipa de projecto (I)


Gestor de Projecto

Responsvel Tcnico

Responsvel de Contratos

Responsvel pelo Controlo do Projecto Responsvel Financeiro

Responsvel pelo Contacto com Autoridades Responsvel AQS

Responsvel pela Operao

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A equipa de projecto (II)


As funes referidas neste organigrama podero ser dividas por vrias pessoas ou, ao contrrio, agregadas numa s pessoa, por exemplo:
no projecto de uma fbrica poder haver um responsvel tcnico para a infraestrutura civil e outro para o processo o contacto com autoridades poder estar entregue ao responsvel contratual ou ao prprio gestor de projecto

Algumas funes podero ser dispensveis, em certas circunstncias (por exemplo, o responsvel por operaes, num projecto de uma estrada)

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O responsvel tcnico
O responsvel tcnico no vai fazer engenharia, mas sim gesto de engenharia, isto gerir recursos muito especializados, internos ou externos, e lev-los a certos resultados Ser normalmente um tcnico com uma slida experincia num domnio especfico, mas tambm com boas capacidades de anlise pluridisciplinar, de planeamento de trabalho e de gesto de pessoas Os projectos tm normalmente uma primeira fase em que predomina o projecto de engenharia e uma segunda em que predominam as questes construtivas: o responsvel tcnico poder atender a ambas, mas a estrutura que ele superitende ser em princpio adaptada a cada fase

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O responsvel de contratos
A boa gesto contratual talvez o activo mais fundamental da gesto de projecto A gesto de contratos inclui:
a definio da estratgia de contratao o desenho de documentos para consultas contratao e contratos a gesto contratual corrente a gesto e negociao de reclamaes o fecho de contratos de

O responsvel de contratos no um jurista, embora necessite de suporte jurdico. um especialista que tem que possuir grande capacidade organizativa.
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Responsvel pelo controlo de projecto


O responsvel pelo controlo de projecto tem a seu cargo a compilao e anlise de informao que permitam:
o planeamento do projecto a oramentao do projecto o controlo de planeamento e a identificao de estrangulamentos o controlo oramental

Tem ainda a responsabilidade do reporting Ter que ser um tcnico com capacidade de sntese, viso multidisciplinar e um bom domnio das ferramentas de gesto de projectos (de que o PERT/CPM um exemplo)
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Preparao da fase de execuo


Existem diversas actividades que devero ser desenvolvidas em paralelo e estar concludas no dia em que comea a execuo fsica do projecto: Projecto Base e de Detalhe Contratao da Execuo Licenciamento Gesto de Interfaces Financiamento Libertao de Terrenos e Vias Gesto de Sensibilidades Polticas Arranque da execuo em condies de risco mnimo de custo e prazo

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O projecto base e de detalhe


Em situao ideal, a execuo e mesmo a contratao da execuo tm que ser feitas sobre um projecto de detalhe finalizado. S assim se mitigar um elevado risco de custo e prazo associado discusso do valor das indefinies de projecto Nalgumas circunstncias, o projecto de detalhe e a execuo so feitos pela mesma entidade (contrato EPC), pelo que dever ser o projecto base a limitar o risco de indefinio do projecto, nomeadamente atravs de uma adequada remisso para normas existentes
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Contratao da execuo
A contratao da execuo dever estar fechada no momento em que esta se inicia. Caso contrrio, a posio de supremacia negocial passa do dono de obra para o executante. O processo de contratao da execuo fundamental para a obteno dos objectivos e dever permitir:
uma minimizao do preo uma identificao e eliminao dos pontos de dvida do contratado ou das questes que este possa levantar uma minimizao do risco de prazo (identificao e garantia de meios, etc.)

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Licenciamento e gesto de interfaces


Os problemas oriundos do processo de licenciamento ou gerados nos interfaces de projecto (com outras entidades vizinhas) so uma das principais causas de derrapagem de projectos Como primeiro passo, haver que listar exaustivamente todos os processos de licenciamento (quais? como ? por quem ?) e todos os interfaces e identificar a sua criticidade Seguidamente, dever-se- tomar uma atitude proactiva na despistagem de problemas O objectivo ter, data do arranque da execuo, todos os licenciamentos preto no branco e o clearance, se possvel escrito, de todas as entidades com que se tenha interface
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A execuo e a entrega do projecto


Num projecto bem desenvolvido, a execuo uma fase de controlo de projecto, e os riscos j foram mitigados ou pelo menos balizados na fase de preparao Obviamente, iro sempre ocorrer surpresas pelo que a qualidade do controlo (grau de cobertura e rastreabilidade) so fundamentais Uma ltima questo fundamental a do desenho dos mecanismos de entrega do projecto entidade que o vai recepcionar e do processo de transferncia de responsabilidades

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