P. 1
Manual Buku Vot Versi 1.2 01-09-2002

Manual Buku Vot Versi 1.2 01-09-2002

|Views: 1,344|Likes:
Published by agustinaoskar

More info:

Published by: agustinaoskar on Apr 28, 2009
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

05/11/2014

pdf

text

original

Sections

`

SPEKS SISTEM BUKU VOT

PANDUAN PENGGUNA

06hb September 2002

Versi 1.2

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

ISI KANDUNGAN
BAHAGIAN 1 – PENGENALAN ..........................................................................................1 1.0 OBJEKTIF ......................................................................................................................1 1.1 STRUKTUR SISTEM.....................................................................................................2 1.2 PANDUAN AM PENGGUNA .......................................................................................3 BAHAGIAN 2 – MENU SISTEM BUKU VOT ....................................................................4 2.1 PERMULAAN SISTEM .................................................................................................4
2.1.1 MEMASUKI SISTEM BUKU VOT ( SPEKS )................................................................................... 4 2.1.2 LOGIN KE SISTEM BUKU VOT ( SPEKS ........................................................................................ 5 2.1.3 LANGKAH PERMULAAN SEBELUM OPERASI BUKU VOT ...................................................... 7
2.1.3.1 SISTEM PARAMETER................................................................................................................................. 8 2.1.3.2 KOD BARANG & KOD PEMBEKAL ....................................................................................................... 11

2.1.4 ALIRAN PROSES SISTEM BUKU VOT.......................................................................................... 14

2.2 SKRIN MENU UTAMA SISTEM BUKU VOT...........................................................17 2.3 MENU KEMASUKKAN..............................................................................................20
2.3.1 SISTEM PARAMETER ...................................................................................................................... 20 2.3.2 DAFTAR KONTRAK ......................................................................................................................... 20
2.3.2.1 2.3.2.2 2.3.2.3 2.3.2.4 2.3.2.5 2.3.2.6 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU.................................................................................................. 22 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 23 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN.......................................................................... 24 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN ............................................................................ 24 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI............................................................. 24 MAKLUMAT SUB KONTRAKTOR ......................................................................................................... 25

2.3.3 DAFTAR BAYARAN KONTRAK .................................................................................................... 27
2.3.3.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU................................................................................................... 29 2.3.3.2 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 30 2.3.3.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN.......................................................................... 31 2.3.3.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN ............................................................................ 31 2.3.3.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI............................................................. 31 2.3.3.6 PROSES SEMAKAN DAFTAR BAYARAN KONTRAK........................................................................ 32 2.3.3.7 PROSES MELULUSKAN DAFTAR BAYARAN KONTRAK................................................................ 32 2.3.3.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ....................................................................................... 32

2.3.4 NOTA MINTA..................................................................................................................................... 33
2.3.4.1 2.3.4.2 2.3.3.3 2.3.4.4 2.3.4.5 2.3.4.6 2.3.4.7 2.3.4.8 2.3.4.9 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU.................................................................................................. 36 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 37 MENCETAK REKOD ................................................................................................................................. 38 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN.......................................................................... 38 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN ............................................................................ 38 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI............................................................. 38 PROSES PENYEMAKAN NOTA MINTA................................................................................................ 39 PROSES MELULUSKAN NOTA MINTA ................................................................................................ 39 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ....................................................................................... 39

2.3.5 PESANAN TEMPATAN – NOTA MINTA....................................................................................... 40
2.3.5.1 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 43 2.3.5.2 PROSES MENCETAK RECORD............................................................................................................... 43 2.3.5.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN.......................................................................... 44 2.3.5.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN ............................................................................ 44 2.3.5.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI............................................................. 44 2.3.5.6 PROSES SEMAKAN PESANAN TEMPATAN – NOTA MINTA .......................................................... 45 2.3.5.7 PROSES MELULUSKAN PESANAN TEMPATAN – NOTA MINTA .................................................. 45 2.3.5.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ........................................................................................ 45

2.3.6 PESANAN TEMPATAN MANUAL.................................................................................................. 46
2.3.6.1 2.3.6.2 2.3.6.3 2.3.6.4 2.3.6.5 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU.................................................................................................. 49 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 49 PROSES MENCETAK REKOD ................................................................................................................. 50 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN.......................................................................... 50 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN ............................................................................ 51

06hb September 2002 , Versi 1.2

iii

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

2.3.6.6 2.3.6.7 2.3.6.8 2.3.6.9 2.3.7.1 2.3.7.2 2.3.7.3 2.3.7.4 2.3.7.5 2.3.7.6 2.3.7.7 2.3.7.8

PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI............................................................. 51 PROSES SEMAKAN PESANAN TEMPATAN MANUAL ..................................................................... 51 PROSES MELULUSKAN PESANAN TEMPATAN MANUAL ............................................................. 51 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ....................................................................................... 52 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU.................................................................................................. 56 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 57 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN.......................................................................... 58 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN ............................................................................ 58 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI............................................................. 58 PROSES SEMAKAN DAFTAR INVOIS DENGAN PT.......................................................................... 59 PROSES MELULUSKAN DAFTAR INVOIS DENGAN PT ................................................................... 59 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ....................................................................................... 59

2.3.7 SKRIN PENDAFTARAN INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN ....................................... 53

2.3.8 SKRIN PENDAFTARAN BAYARAN TANPA PESANAN TEMPATAN..................................... 60
2.3.8.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU.................................................................................................. 63 2.3.8.2 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 64 2.3.8.3 PINDAAN PADA REKOD YANG DISIMPAN ........................................................................................ 65 2.3.8.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIM[PAN ........................................................................... 65 2.3.8.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI............................................................. 65 2.3.8.6 PROSES SEMAKAN DAFTAR BAYARAN TANPA PT ........................................................................ 66 2.3.8.7 PROSES MELULUSKAN DAFTAR BAYARAN TANPA PT ................................................................ 66 2.3.8.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ........................................................................................ 66

2.3.9 BAUCAR BAYARAN ........................................................................................................................ 67
2.3.9.1 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 70 2.3.9. PROSES MENCETAK REKOD ................................................................................................................... 71 2.3.9.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN.......................................................................... 71 2.3.9.4 PEMBATALN REKOD YANG TELAH DISIMPAN ............................................................................... 71 2.3.9.5 PROSES SEMAKAN BAUCAR BAYARAN............................................................................................ 71 2.3.9.6 PROSES MELULUSKAN BAUCAR BAYARAN.................................................................................... 71 2.3.9.7 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ....................................................................................... 72

2.3.10 BAUCAR JURNAL........................................................................................................................... 73
2.3.10.1 2.3.10.2 2.3.10.3 2.3.10.4 2.3.10.5 2.3.10.6 2.3.10.7 2.3.10.8 2.3.10.9 2.3.11.1 2.3.11.2 2.3.11.3 2.3.11.4 2.3.11.5 2.3.11.6 2.3.11.7 2.3.11.8 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU................................................................................................ 76 PROSES PERTANYAAN ......................................................................................................................... 76 MENCETAK REKOD ............................................................................................................................... 77 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN........................................................................ 77 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN .......................................................................... 78 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI........................................................... 78 PROSES PENYEMAKAN BAUCAR JURNAL...................................................................................... 78 PROSES MELULUSKAN BAUCAR JURNAL ...................................................................................... 78 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ..................................................................................... 79 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU................................................................................................ 82 PROSES PERTANYAAN ......................................................................................................................... 83 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN........................................................................ 84 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN .......................................................................... 84 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI........................................................... 84 PROSES PENYEMAKAN PENYATA PEMUNGUT............................................................................. 84 PROSES MELULUSKAN PENYATA PEMUNGUT ............................................................................. 85 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ..................................................................................... 85

2.3.11 PENYATA PEMUNGUT.................................................................................................................. 80

2.4 MENU PERTANYAAN ................................................................................................86
2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.4.6 2.4.6 NOTA MINTA / LPO / INVOIS......................................................................................................... 86 STATUS KEMASUKAN DAFTAR BAYARAN KONTRAK......................................................... 88 PESANAN TEMPATAN .................................................................................................................... 90 BAUCAR BAYARAN ........................................................................................................................ 92 BAUCAR JURNAL............................................................................................................................. 94 DOKUMEN KUIRI ............................................................................................................................. 96

2.5 MENU PROSESAN.......................................................................................................97
2.5.1 TAHUN ................................................................................................................................................. 97

BAHAGIAN 3 – LAPORAN ................................................................................................98 3.1 BORANG/SURAT.........................................................................................................98
3.1.1 SURAT PERLANJUTAN TEMPOH PESANAN TEMPATAN .................................................................. 98 3.1.2 SURAT PENAMATAN TEMPOH PESANAN TEMPATAN ................................................................... 100 3.1.3 BORANG PERMOHONANAN BELIAN ................................................................................................... 102

06hb September 2002 , Versi 1.2

iv

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6 3.2.7 3.2.8 3.2.9

BORANG PESANANAN TEMPATAN ...................................................................................................... 103 BORANG BAUCAR BAYARAN................................................................................................................ 105 BORANG BAUCAR JURNAL .................................................................................................................... 106 BORANG INDEN ......................................................................................................................................... 107 LAPORAN EDIT NOTA MINTA................................................................................................................ 108 LAPORAN EDIT DAFTAR BAYARAN TANPA PT / PENYATA TUNTUTAN................................... 110 LAPORAN EDIT BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN ....................................................... 112 LAPORAN EDIT PESANAN TEMPATAN................................................................................................ 114 DAFTAR BIL INVOIS ................................................................................................................................. 116 SENARAI NOTA DEBIT /KREDIT /DISKAUN........................................................................................ 118 LAPORAN RINGKASAN SENARAI BIL BIL PEMBEKAL TERLEWAT BAYAR ............................. 120 LAPORAN SENARAI BAUCAR JURNAL DIKELUARKAN ................................................................ 122 LAPORAN BAUCAR BAYARAN YANG DISEDIAKAN /DIKELUARKAN ....................................... 124

3.2 LAPORAN EDIT .........................................................................................................108

3.3 LAPORAN URUSNIAGA ..........................................................................................126
3.3.1 LAPORAN HARIAN BUKU VOT .............................................................................................................. 126 3.3.2 SENARAI URUSNIAGA HARIAN BUKU VOT....................................................................................... 128 3.3.3 LAPORAN RINGKASAN BULANAN AKAUN VOT.............................................................................. 130 3.3.4 LAPORAN BULANAN VOT MENGURUS............................................................................................... 132 3.3.5 LAPORAN BULANAN VOT PEMBANGUNAN...................................................................................... 134 3.3.6 LAPORAN PERBELANJAAN VOT MENGIKUT OBJEK SEBAGAI .................................................... 136 3.3.7 LAPORAN TANGGUNGAN BELUM SELESAI ...................................................................................... 138 3.3.8 LAPORAN BAYARAN KEMAJUAN KONTRAK ................................................................................... 140 3.3.9 LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT – FORMAT A .................................................................... 142 3.3.10 LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT – FORMAT A1 ................................................................. 144 3.3.11 LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT – FORMAT A2 ................................................................. 146

3.4 LAPORAN LEJAR AM...............................................................................................148
3.4.1 LAPORAN URUSNIAGA AKAUN PERBELANJAAN VOT (L201) ...................................................... 148 3.4.2 PENYATA RINGKASAN PERBELANJAAN MENGURUS MENGIKUT VOT/JAB/OSOL/AKT/PROJ (L203) .......................................................................................................................................................... 150 3.4.3 PENYATA PRESTASI PERBELANJAAN PEMBANGUNAN MENGIKUT VOT/PROJ/BUTIRAN RML (L204)................................................................................................................................................. 152 3.4.4 PENYATA PERBELANJAAN AKAUN MENGURUS (L205)................................................................. 154 3.4.5 LAPORAN URUSNIAGA AKAUN HASIL (L300)................................................................................... 156 3.4.6 PENYATA AKAUN HASIL MENGIKUT JABATAN/P TJ (L303) ......................................................... 158 3.4.7 PENYATA AKAUN AMANAH MENGIKUT JABATAN/PTJ (L405) .................................................... 160 3.4.8 LAPORAN URUSNIAGA AKAUN AMANAH (L400) ............................................................................ 162 3.4.4 LAPORAN PERBELANJAAN PEMBANGUNAN BERAKHIR (L608)................................................... 164

APPENDIKS 1 – CARTALIR ASAS PROSES BUKU VOT ........................................166 APPENDIKS 2 – MESEJ RALAT PROGRAM ..............................................................167

06hb September 2002 , Versi 1.2

v

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

BAHAGIAN 1 – PENGENALAN
1.0 OBJEKTIF Manual pengguna Sistem Buku Vot ini adalah sebagai panduan kepada pengguna untuk melakukan proses-proses pengoperasian dan juga menerangkan fungsi-fungsi yang terdapat di dalam sistem ini di mana ianya merangkumi perkara-perkara seperti berikut: Kemasukan data. Semak dan Lulus data. Proses data. Laporan-laporan berkaitan Buku Vot. Pengguna boleh rujuk Appendiks 1 untuk mendapat gambaran secara menyeluruh mengenai proses-proses yang terdapat di dalam Sistem Buku Vot.

06hb September 2002 , Versi 1.2

1

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

1.1 STRUKTUR SISTEM Di Menu Sistem Buku Vot ini terdapat 4 fungsi utama yang mengandungi 44 aktiviti membolehkan pengguna melakukan penyelenggaraan terhadap rekod-rekod baru atau yang sedia ada. Bahagian-bahagian yang dimaksudkan adalah seperti berikut:

06hb September 2002 , Versi 1.2

2

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

1.2 PANDUAN AM PENGGUNA i. Setiap pengguna dikehendaki memahami beberapa panduan am untuk mengendalikan Sistem Buku Vot dengan lancar dan berkesan. Panduan berkenaan adalah seperti berikut: Standad untuk kemasukan data tarikh adalah DDMMYYYY. Kod Pembekal merupakan gabungan beberapa jenis kod yang lain. Format bagi Kod Pembekal adalah 1_6_5, rujuk jadual di bawah; 6 2 Kod Alphanumerik Negeri 1 5 Nombor Siri (Dijana oleh sistem)

2 Kod Daerah

2 Kod Bandar

Untuk melihat mesej ralat program yang digunakan di dalam Sistem Buku Vot, sila rujuk Bahagian 4 Panduan Pengguna ini. Perhatian: Bagi semua medan Kod Kegunaan Pejabat pada beberapa skrin di dalam Sistem Buku Vot bertujuan untuk kegunaan di masa hadapan. Sebarang perkembangan mengenai perkara ini akan dimaklumkan kepada pengguna oleh pentadbir sistem atau pegawai yang bertanggungjawab. Perhatian: Bagi semua butang , ianya masih belum digunapakai sehingga tarikh Panduan Pengguna ini dikeluarkan. Sebarang perkembangan mengenai perkara ini akan dimaklumkan kepada pengguna oleh pentadbir sistem atau pegawai yang bertanggungjawab.

06hb September 2002 , Versi 1.2

3

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

BAHAGIAN 2 – MENU SISTEM BUKU VOT
2.1 PERMULAAN SISTEM
2.1.1 MEMASUKI SISTEM BUKU VOT ( SPEKS )

i. Pengguna akan dibekalkan oleh Pentadbir Sistem atau pegawai yang bertanggungjawab untuk Sistem Perakaunan Berkomputer Standad Untuk Kerajaan Negeri (SPEKS) dengan 3 maklumat penting iaitu: Alamat URL Kod Pengguna Kata Laluan. ii. Untuk memulakan sistem, pengguna dikehendaki “double-click” ikon “Internet Explorer” dan taipkan alamat URL untuk SPEKS seperti yang dibekalkan. Contoh alamat adalah seperti berikut; http://10.1.1.1:7777/dev60cgi/f60cgi?config=speks_prod dan kemudian tekan kunci Enter pada papan kekunci . SKRIN LOGIN akan dipaparkan seperti di Rajah 1.0 Rajah 1.0 : Skrin Login

06hb September 2002 , Versi 1.2

4

SPEKS

Panduan Pengguna 2.1.2 LOGIN KE SISTEM BUKU VOT ( SPEKS

Sistem Buku Vot

Rajah 1.1 : Skrin Login (Zoom in)

i.

Pada skrin ini terdapat 3 butang arahan iaitu: Login Untuk masuk ke Menu Utama SPEKS. Kemudahan kunci-pintas Alt-L disediakan. Tukar Kata Laluan Untuk proses penukaran kata laluan pengguna. Keluar Untuk keluar dari Skrin Login Kemudahan kunci-pintas Alt-K disediakan.

ii. Butang

: Langkah 1 – Apabila SKRIN LOGIN dipaparkan, kursor secara automatik berada di medan Kod Pengguna. Masukkan maklumat Kod Pengguna (seperti yang dibekalkan oleh pentadbir sistem) di medan yang disediakan. Kemudian tekan kunci Tab atau gunakan tetikus untuk menggerakkan kursor ke medan Kata Laluan dan left-click tetikus berkenaan. Teruskan dengan memasukkan maklumat Kata Laluan (seperti yang dibekalkan oleh pentadbir sistem). Input Kata Laluan yang dimasukkan oleh pengguna tidak akan dipaparkan di skrin dan di ganti dengan simbol ‘*’ sebagai langkah-langkah keselamatan. Langkah 2 – Seterusnya pengguna mempunyai pilihan sama ada menggunakan tetikus (left-click) untuk klik pada butang arahan Login atau pengguna boleh terus menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci-pintas Alt-L. Sekiranya pengguna gagal memasuki skrin Menu Utama SPEKS dan mesej seperti “Kod Pengguna Tidak Wujud” dan “Kata Laluan Tidak Sah” dipaparkan, pengguna hendaklah merujuk perkara tersebut dengan Pentadbir Sistem atau Pegawai yang bertanggungjawab dengan SPEKS.

06hb September 2002 , Versi 1.2

5

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

iii. Butang : Langkah 1 – Pengguna mempunyai pilihan sama ada menggunakan tetikus (left-click) untuk klik pada butang arahan Tukar Kata. Skrin Kata Laluan akan dipaparkan. Rujuk Rajah 1.2. Rajah 1.2 : Skrin Kata Laluan

Langkah 2 – Masukkan maklumat Kod Pengguna dan Kata Laluan Lama (seperti yang dibekalkan oleh pentadbir sistem) dan kemudian masukkan maklumat Kata Laluan Baru serta Pengesahan Kata Laluan yang dikehendaki oleh pengguna (kedua-dua medan ini mesti mengandungi data yang sama). Input Kata Laluan Lama, Kata Laluan Baru dan Pengesahan Kata Laluan yang dimasukkan oleh pengguna tidak akan dipaparkan di skrin dan di ganti dengan simbol ‘*’ sebagai langkah-langkah keselamatan. Langkah 3 – Kemudian klik butang dan jika semua maklumat yang dimasukkan tidak mempunyai masalah, mesej “Kata Laluan Telah Dipinda” akan dipaparkan. Jika pengguna menghadapi sebarang masalah sila ulangi Langkah 2 semula. Langkah 4 – Setelah selesai proses penukaran kata laluan, pengguna boleh menekan butang untuk kembali ke SKRIN LOGIN.

Peringatan: Jangan dedahkan maklumat Kata Laluan pengguna kepada individu yang lain. Jika pengguna menghadapi sebarang masalah berhubung perkara ini, sila rujuk kepada pentadbir sistem atau pegawai yang bertanggungjawab. iv. Butang : Langkah 1 – Tiada sebarang input data diperlukan untuk proses ini. Pengguna hanya perlu menekan butang arahan Keluar sama ada dengan menggunakan tetikus (leftclick) atau papan kekunci iaitu dengan menekan kunci-pintas Alt-K dan dalam beberapa saat pengguna tidak lagi berada dicapaian alamat URL sistem. Sekiranya pengguna menghadapi sebarang masalah, sila rujuk dengan Pentadbir Sistem atau Pegawai yang bertanggungjawab dengan SPEKS.

06hb September 2002 , Versi 1.2

6

SPEKS

Panduan Pengguna 2.1.3 LANGKAH PERMULAAN SEBELUM OPERASI BUKU VOT

Sistem Buku Vot

Rajah 2.0 : Skrin Menu Utama SPEKS

i.

Setelah pengguna berjaya memasuki sistem, skrin di atas akan dipaparkan.

ii. Capaian ke Sistem Buku Vot adalah sama ada menggunakan kunci Tab dan kunci Enter atau tetikus (left-click). Paparan skrin berikut seperti Rajah 2.1: Rajah 2.1 : Skrin Menu Utama Sistem Buku Vot

06hb September 2002 , Versi 1.2

7

SPEKS

Panduan Pengguna 2.1.3.1 SISTEM PARAMETER

Sistem Buku Vot

Untuk memulakan pengoperasian Sistem Buku Vot, setiap Jabatan atau Pusat Tanggungjawab (PTJ) perlu memasukkan data parameter masing-masing. Kemasukan data ke skrin Sistem Parameter hanya perlu dilakukan sekali sahaja. Ia akan dikemaskini secara automatik apabila proses bulanan dan tahunan dilaksanakan (rujuk 2.5). Capaian skrin kemasukan parameter adalah seperti cartalir di bawah: Cartalir ke skrin Sistem Parameter:
Menu Utama SPEKS Rujuk Rajah 2.0 BUKU VOT – Sistem Buku Vot Rujuk Rajah 2.1 Sistem Parameter Rujuk Rajah.3.1

Rajah 3.1 : Skrin Sistem Parameter

Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Sistem Parameter adalah seperti berikut: Nama Tahun Kewangan Bulan Kewangan Jabatan PTJ Bulan AKB Nota ** ** ** ** @ Status Parameter Nota: ** @ Data di medan ini dijana oleh sistem. Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan. @ Keterangan Medan Tahun perakauanan pengguna. Bulan sistem perakaunan pengguna. Jabatan pengguna. PTJ pengguna. Maksimum bilangan bulan AKB. Data boleh dipinda pada bila-bila masa jika perlu bergantung kepada tempoh AKB. Sama ada pusingan perakaunan ini aktif atau tidak.

06hb September 2002 , Versi 1.2

8

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

Butang 1: Butang ini berfungsi untuk pengguna memaparkan rekod parameter yang berkenaan dengan Jabatan/PTJ pengguna sahaja. Gerakkan kursor ke butang ini menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci Tab diikuti kunci Enter atau penggunaan tetikus (lelt-click). Kemudian, jika rekod wujud, pengguna akan melihat paparan rekod berkenaan pada skrin Sistem Parameter. Jika rekod tidak wujud pengguna hendaklah memaklumkan kepada pegawai yang berkenaan untuk memasukkan rekod sistem parameter seperti keterangan Butang 2. Butang 2: Peringatan: Hanya pengguna yang dibenarkan sahaja yang boleh melakukan proses ini. Ia bertujuan untuk pengguna menambah rekod baru sistem parameter yang mana proses ini hanya dilaksanakan sekali sahaja iaitu di awal permulaan sebelum operasi SistemBuku Vot dilaksanakan. Gerakkan kursor ke butang ini menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci Tab diikuti kunci Enter atau penggunaan tetikus (lelt-click). Kemudian, secara automatik beberapa medan akan diisi dengan data yang telah dijana oleh sistem. Pengguna dikehendaki mengisikan data ke dalam medan yang wajib diisi dan lain-lain medan jika perlu. Selesai sahaja proses kemasukan data, pengguna hendaklah menyimpan data tersebut ke dalam pangkalan data dengan menekan/klik butang arahan . Rujuk keterangan Butang 5. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (kedua-dua kunci ditekan pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click). Butang 3: Peringatan: Hanya pengguna yang dibenarkan sahaja yang boleh melakukan proses ini. Ia disediakan kepada pengguna untuk membuat sebarang pindaan kepada rekod semasa sahaja. Sebelum proses ini, pengguna hendaklah memaparkan rekod yang hendak dipinda dengan menekan/klik butang arahan Pertanyaan. Rujuk Butang 1. Kemudian gerakkan kursor ke butang ini menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci Tab diikuti kunci Enter atau penggunaan tetikus (lelt-click). Gerakkan kursor ke medan yang ingin dipinda dan pengguna boleh mula meminda data lama ke data yang baru. Selesai sahaja proses pindaan data, pengguna hendaklah menyimpan data tersebut ke dalam pangkalan data dengan menekan/klik butang arahan . Rujuk Butang 5.

Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click). Butang 4: Ia berfungsi supaya pengguna boleh membatalkan rekod di dalam pangkalan data. Peringatan: Hanya pengguna yang dibenarkan sahaja yang boleh melakukan proses ini. Sebelum proses ini dilaksanakan, pengguna hendaklah memaparkan rekod yang hendak dibatalkan dengan menekan/klik butang arahan Pertanyaan. Rujuk Butang 1. Kemudian gerakkan kursor ke butang ini menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci Tab diikuti kunci Enter atau penggunaan tetikus (lelt-click).

06hb September 2002 , Versi 1.2

9

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

AMARAN: Rekod Sistem Parameter sangat penting dalam pengoperasian sistem. Pembatalan rekod boleh melumpuhkan Sistem Buku Vot. Butang 5: Ia berfungsi kepada pengguna yang ingin menyimpan rekod baru atau rekod lama yang di buat pindaan. Proses ini akan mengarahkan sistem untuk menyimpan rekod baru atau rekod yang dipinda ke dalam pangkalan data sistem. Gerakkan kursor ke butang ini menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci Tab diikuti kunci Enter atau penggunaan tetikus (lelt-click). Butang 6: Ia bertujuan untuk memudah pengguna mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya. Gerakkan kursor ke butang ini menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci Tab diikuti kunci Enter atau penggunaan tetikus (lelt-click). Kemudian semua medan akan dikosongkan bagi pengguna meneruskan proses berikutnya. Butang 7: Ia berfungsi untuk menutup skrin Sistem Parameter dan kembali ke skrin Menu Kemasukan. Gerakkan kursor ke butang ini menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci Tab diikuti kunci Enter atau penggunaan tetikus (lelt-click). Pengguna akan kembali ke skrin Menu Kemasukan.

06hb September 2002 , Versi 1.2

10

SPEKS

Panduan Pengguna 2.1.3.2 KOD BARANG & KOD PEMBEKAL

Sistem Buku Vot

Bagi kemasukan data untuk Kod Barang dan Kod Pembekal, ianya mesti dilaksanakan terlebih

dahulu sebelum mula menggunakan Sistem Buku Vot. Kemasukan kod-kod ini hanya boleh dilakukan oleh pentadbir sistem atau pegawai yang bertanggungjawab di Bendahari Negeri. Ia bertujuan untuk memudahkan pengguna dan menjadikan sistem berjalan dengan lancar dan berkesan. Pengguna boleh memeriksa sama ada kod yang ingin digunakan telah disimpan di dalam pangkalan data melalui skrin pertanyaan di modul Sistem Kawalan Data. Sebagai contoh; cara-cara untuk memeriksa rekod Kod Pembekal. Rujuk Rajah 2.0 iaitu Menu Utama SPEKS, terdapat butang yang mana mencapai ke Sistem Kawalan Data. Klik butang tersebut, dan paparan Skrin Menu Utama Sistem Kawalan Data seperti rajah berikut: Rajah 2.2 : Menu Utama Sistem Kawalan Data

Pada skrin di Rajah 2.2, terdapat Butang untuk capaian ke Skrin Kod Pembekal. Pengguna dikehendaki menekan/klik butang tersebut untuk paparan skrin seterusnya.

06hb September 2002 , Versi 1.2

11

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

Rajah 2.2.1 : Skrin Kod Pembekal

Apabila skrin di atas dipaparkan, pengguna dikehendaki klik Butang paparan Skrin Pertanyaan Pembekal akan dikeluarkan. Rujuk Rajah 2.2.2 Rajah 2.2.2 : Skrin Pertanyaan Pembekal

dan

06hb September 2002 , Versi 1.2

12

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

Dari sini boleh pengguna memastikan sama ada Kod Pembekal yang perlu diguna-pakai terdapat di dalam pangkalan data atau tidak. Jika rekod tidak terdapat di dalam senarai yang dikeluarkan, pengguna hendaklah memaklumkan kepada pentadbir sistem atau pegawai yang bertanggungjawab. Ini kerana hanya pengguna yang mempunyai kebenaran sahaja yang boleh melakukan proses kemasukan rekod baru . Pertambahan rekod mungkin berlaku pada bila-bila masa diperlukan mengikut kepada keperluan pengguna. Jika perkara tersebut berlaku, pengguna hendaklah melaporkan kepada pentadbir sistem atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas sistem ini di Bendahari Negeri.

06hb September 2002 , Versi 1.2

13

SPEKS

Panduan Pengguna 2.1.4 ALIRAN PROSES SISTEM BUKU VOT

Sistem Buku Vot

i.

Cartalir Proses Daftar Kontrak

Daftar Kontrak

Rujuk 2.3.2

Daftar Bayaran Kontrak

Rujuk 2.3.3

Bayaran Tanpa PT

Rujuk 2.3.8

Baucar Bayaran

Rujuk 2.3.9

Baucar Bayaran Di Lejer Am (GL) Tanggungjawab di Bendahari Negeri

06hb September 2002 , Versi 1.2

14

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

ii.

Cartalir Proses Nota Minta
Nota Minta
Rujuk 2.3.4

Pesanan Tempatan Nota Minta
Rujuk 2.3.5

Pendaftaran Invois Dgn PT
Rujuk 2.3.7

Baucar Bayaran
Rujuk 2.3.9

Baucar Bayaran Di Lejer Am (GL)

Tanggungjawab di Bendahari Negeri

iii.

Cartalir Proses Pesanan Tempatan Manual
Pesanan Tempatan Manual

Rujuk 2.3.6

Pendaftaran Invois Dgn PT

Rujuk 2.3.7

Baucar Bayaran

Rujuk 2.3.9

Baucar Bayaran Di Lejer Am (GL)

Tanggungjawab di Bendahari Negeri

06hb September 2002 , Versi 1.2

15

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

iv.

Cartalir Proses Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan

Daftar Bayaran Tanpa PT
Rujuk 2.3.8

Baucar Bayaran
Rujuk 2.3.9

Baucar Bayaran Di Lejer Am (GL)

Tanggungjawab di Bendahari Negeri

v.

Cartalir Proses Jurnal Baucar

Jurnal Baucar

Jurnal Baucar Di Lejer Am (GL)

Tanggungjawab di Bendahari Negeri

vi.

Cartalit Proses Penyata Pemungut
Penyata Pemungut

Penyata Pemungut Lejer Am (GL)

Tanggungjawab di Bendahari Negeri

06hb September 2002 , Versi 1.2

16

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

2.2 SKRIN MENU UTAMA SISTEM BUKU VOT i. Rajah-rajah yang dipaparkan di bawah adalah skrin Menu Utama Sistem Buku Vot dan bahagian-bahagian serta aktiviti-aktiviti yang terkandung di dalamnya. ii. Dari Menu Utam SPEKS (Rujuk Rajah 2.0) gerakan kursor ke butang sama ada dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau tetikus (left-click). Paparan skrin Menu Kemasukan akan dipaparkan seperti Rajah 3.0. iii. Selain Menu Kemasukan, terdapat 3 skrin menu yang lain iaitu Menu Pertanyaan (Rajah 4.0 / rujuk perkara 2.4), Menu Proses (Rajah 5.0 / rujuk perkara 2.5) dan Menu Laporan (Rajah 6.0 dan Rajah 6.1 / rujuk Bahagian 3) Rajah 3.0 : Menu Kemasukan

Rajah 4.0 : Menu Pertanyaan

06hb September 2002 , Versi 1.2

17

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

Rajah 5.0 : Menu Proses

Rajah 6.0 : Menu Laporan

06hb September 2002 , Versi 1.2

18

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

Rajah 6.1 : Menu Laporan

06hb September 2002 , Versi 1.2

19

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

2.3 MENU KEMASUKKAN
2.3.1 SISTEM PARAMETER

Sila rujuk perkara 2.1.3
2.3.2 DAFTAR KONTRAK

i. Cartalir ke skrin Daftar Kontrak:
Menu Utama SPEKS

BUKU VOT – Sistem Buku Vot Daftar Kontrak Bahagian Menu Kemasukan

ii.Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai Kontrak atau Sebutharga yang telah diberikan kepada Pembekal. Rajah 3.2 : Skrin Daftar Kontrak

iii. Skrin Daftar Kontrak terbahagi kepada 2 seksyen: “Header”. Maklumat terperinci.

06hb September 2002 , Versi 1.2

20

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

Rajah 3.2.1 : Seksyen Maklumat Terperinci Skrin Daftar Kontrak (Zoom in)

iv. Lingkaran hitam pada Rajah 3.2.1 merujuk kepada simbol scroll bar yang mana digunakan untuk melihat rekod-rekod seterusnya. Dalam kes rajah di atas, hanya 2 rekod pertama yang dipaparkan. Jika terdapat lebih dari 2 rekod, pengguna boleh menarik scroll bar untuk melihat rekod-rekod seterusnya v. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Daftar Kontrak adalah seperti berikut: Nama “Header” Tahun Kewangan No. Kontrak/Sebutharga Kod Pembekal Tarikh Nota ** @ @ ** Jenis Kontrak/Sebutharga Peringkat Perihal Kontrak/Sebutharga Tarikh Kontrak Mula Tamat No. Rujukan Pekeliling Kontrak Perbendaharaan Kod Bank Akaun Bank Amaun Kontrak Nama dan Alamat Bank Maklumat Terperinci Bil Kod Barang Perihal @ @ @ @ @ @ @ @ @ ** Keterangan Medan Tahun perakaunan pengguna. Nombor rujukan Kontrak/Sebutharga. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Pembekal. Tarikh pendaftaran kontrak. Tarikh semasa sistem akan dijanakan sebagai nilai default. Nilai boleh dipinda. Jenis suatu kontark/sebutharga. Peringkat suatu kontrak/sebutharga sama ada Pusat atau Jabatan. Catatan mengenai kontrak. Tarikh kontrak akan bermula. Tarikh kontrak akan tamat. Nombor rujukan Pekeliling Kontrak Perbendaharaan bagi kontrak yang dimasukkan. Ctrl-L untuk mendapat senarai Kod Bank. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Akaun Bank. Amaun kontrak yang diberikan. Medan ini secara automatik diisi apabila pengguna memilih Akaun Bank. Data ini tidak boleh dipinda. Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod disimpan ke pangkalan data. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Barang. Medan ini secara automatik diisi apabila pengguna memilih Kod Barang. Data ini tidak boleh dipinda.

** @ @

Nota: ** @

Data di medan ini dijana oleh sistem. Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.

06hb September 2002 , Versi 1.2

21

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

vi. Pada skrin ini terdapat 9 butang arahan iaitu: Pertanyaan Tambah Untuk menambah rekod baru Daftar Kontrak. Edit Untuk pindaan ke atas rekod yang telah wujud. Bukan semua medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk Keterangan Medan. Untuk membatalkan suatu rekod yang wujud. Batal Line Simpan Sub Kontraktor Kosongkan Keluar Untuk membatalkan rekod pada seksyen Maklumat Terperinci. Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang dipinda. Untuk melihat/menambah/pindaan rekod suatu Sub Kontraktor bagi Kontrak yang dipaparkan. Untuk mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya. Untuk keluar ke Menu Kemasukan. Untuk membuat pertanyaan mengenai rekod yang telah wujud dan memaparkan maklumat pada skrin.

Batal

2.3.2.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU

Langkah 1: Klik butang

dengan menggunakan tetikus (left-click)

Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan dan Tarikh dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-medan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya. Langkah 3: Setelah kesemua data dimasukkan, pengguna boleh menyimpan rekod ke dalam pangkalan data dengan klik butang (left-click). menggunakan tetikus

Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).

06hb September 2002 , Versi 1.2

22

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.2.2 PROSES PERTANYAAN

Sistem Buku Vot

Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click). Paparan skrin seperti berikut akan diperolehi: Rajah 3.2.2 : Skrin Senarai Dokumen Daftar Kontrak

Langkah 2: Masukkan Tarikh jika pengguna mempunyai tujuan untuk melihat rekod Daftar Kontrak suatu tarikh tertentu atau kosongkan medan Tarikh dan semua rekod Daftar Kontrak akan dipaparkan. Klik butang akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud. pada skrin dan pengguna

Langkah 3: Pengguna mesti meletakkan kursor pada rekod yang hendak dipilih sebelum menekan butang atau pegguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Daftar Kontrak yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik. Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Daftar Kontrak tanpa memilih sebarang rekod, klik butang .

06hb September 2002 , Versi 1.2

23

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.2.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN

Sistem Buku Vot

Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.2.2. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di buat pindaan, klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan. Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data. Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.2.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN

Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.2.2. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang dan mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna.
2.3.2.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI

Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod pada seksyen maklumat terperinci dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.2.2. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, gerakkan kursor pada baris rekod yang ingin dibatalkan. Kemudian klik butang untuk membatalkan baris rekod berkenaan. Langkah 3: Setelah selesai proses pembatalan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dibatalkan sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data. Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).

06hb September 2002 , Versi 1.2

24

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.2.6 MAKLUMAT SUB KONTRAKTOR

Sistem Buku Vot

Langkah 1: Sebelum klik butang sub kontraktor, pengguna dikehendaki memilih rekod kontraktor mana akan atau sudah mempunyai maklumat sub kontraktor. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.2.2. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod kontraktor berkenaan, klik butang untuk proses pada skrin sub kontraktor. Skrin seperti Rajah 3.2.3 akan dipaparkan jika kontrak belum mempunyai maklumat sub kontraktor. Tetapi jika kontrak telah mempunyai rekod sub kontraktor, maklumat sub kontraktor yang pertama akan dipaparkan. Jika terdapt lebih dari satu sub kontraktor, untuk melihat maklumat sub kontraktor yang lain, pengguna dikehendaki klik butang . Sila rujuk Keterangan proses pertanyaan di 2.3.2.2. Rajah 3.2.3 : Skrin Daftar Sub Kontraktor

Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Daftar Sub Kontrak adalah seperti berikut: Nama Tahun Kewangan No. Kontrak/Sebutharga Kod Pembekal Kod Bank Akaun Bank Nama dan Alamat Bank Amaun Kontrak/Sebutharga Nota: ** @ Nota ** @ @ @ @ ** @ Keterangan Medan Tahun perakaunan pengguna. Nombor Kontrak/Sebutharga rekod yang dimasukkan. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Pembekal. Ctrl-L untuk mendapat senarai Kod Bank. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Akaun Bank. Medan ini secara automatik diisi apabila pengguna memilih Akaun Bank. Data ini tidak boleh dipinda. Nilai kontrak yang diberikan.

Data di medan ini dijana oleh sistem. Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.

06hb September 2002 , Versi 1.2

25

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

Langkah 3: Jika pengguna ingin menambah rekod baru, klik butang masukkan data ke medan yang disediakan. Akhir sekali klik butang untuk menyimpan rekod baru tadi ke dalam pangkalan data.

dan

Langkah 4: Jika pengguna ingin meminda rekod lama, klik butang dan pengguna boleh mula meminda mana-mana data yang perlu di buat pindaan. Akhir sekali klik butang untuk mengemaskini rekod yang dipinda tadi. Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Langkah 5: Jika ingin membatalan rekod lama, klik butang dan mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna. Langkah 6: Untuk mengosongkan semua medan, sila klik butang Langkah 7: Untuk kembali ke skrin Daftar Kontrak, sila klik butang .

Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).

06hb September 2002 , Versi 1.2

26

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.3 DAFTAR BAYARAN KONTRAK

Sistem Buku Vot

i. Cartalir ke skrin Daftar Bayaran Kontrak:
Menu Utama SPEKS

BUKU VOT – Sistem Buku Vot Daftar Bayaran Kontrak Bahagian Menu Kemasukan

ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai jadual pendaftaran pembayaran ke atas kontrak/sebutharga untuk tahun tertentu bagi tempoh 1 tahun. Rajah 3.3 Skrin Daftar Bayaran Kontrak

iii. Skrin Daftar Bayaran Kontrak terbahagi kepada 2 seksyen : “Header”. Maklumat terperinci.
iv. Sila rujuk keterangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat Terperinci di

bahagian 2.3.2 (iv).

06hb September 2002 , Versi 1.2

27

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

v.

Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Daftar Bayaran Kontrak adalah seperti berikut: Nama “Header” Tahun Kewangan Jenis Urusniaga No Daftar Bayaran Kontrak/Sebutharga Tarikh Nota ** ** @ ** Jabatan Pembayar PTJ Pembayar No Kontrak/Sebutharga Kod Pembekal ** Bekal Kepada PTJ Maklumat terperinci Bil Vot @ @ @ Nombor Kontrak/Sebutharga yang ingin di daftar untuk pembayaran. Medan ini secara automatik diisi apabila pengguna memasukkan No Kontrak/Sebutharga. Data ini tidak boleh dipinda. Keterangan Medan Tahun perakaunan pengguna. Automatik nilai = 203 untuk usrusniaga Daftar Bayaran Kontrak. Nombor rujukan untuk Daftar Bayaran Kontrak/Sebutharga yang di masukkan. Tarikh pendaftaran bayaran kontrak/sebutharga. Tarikh semasa sistem akan dijanakan sebagai nilai default. Nilai boleh dipinda.

**

Jabatan PTJ/PK Prog/Aktiviti Amanah Projek Setia CP Kod Barang Kuantiti Harga Seunit Harga Bersih Kod Kegunaan Pejabat Jumlah

@ @

@ @ @ **

**

Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod disimpan ke pangkalan data. Jika medan Vot diisi, kursor akan automatik ke medan Prog/Aktiviti untuk kemasukan data. Manakala jika medan Vot tidak diisi, kursor akan automatik ke medan Amanah untuk kemasukan data. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Jabatan. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod PTJ/PK. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Prog/Aktvt. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Amanah. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Projek. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Setia. Cara pembiayaan. Kosongkan untuk pembayaran secara langsung dan P untuk secara kredit. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Barang. Kuantiti barangan. Harga seunit barangan Jumlah harga barangan mengikut kuantiti barangan. Di kira secara automatik oleh sistem. Untuk kegunaan di masa hadapan. Jumlah besar harga semua barangan yang dimasukkan. Di kira secara automatik oleh sistem.

Nota: ** @

Data di medan ini dijana oleh sistem. Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.

06hb September 2002 , Versi 1.2

28

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

vi. Pada skrin ini terdapat 13 butang arahan iaitu: Pertanyaan Untuk membuat pertanyaan mengenai rekod yang telah wujud dan memaparkan maklumat pada skrin. Tambah Untuk menambah rekod baru Daftar Kontrak. Edit Untuk pindaan ke atas rekodyang telah wujud. Bukan semua medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk Keterangan Medan. Untuk membatalkan suatu rekod yang wujud. Batal Line Tolak Untuk membatalkan rekod pada seksyen Maklumat Terperinci. Untuk penolakan dokumen selepas proses Semak atau Lulus. * Suatu dokumen yang ditolak boleh di edit. Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang dipinda. Untuk kegunaan di masa hadapan. Untuk maklumat checklist. Semak Lulus Untuk penyemakan dokumen. Untuk mengesahkan kelulusan dokumen dengan had. * Proses Lulus hanya dibenarkan selepas proses Semak dilaksanakan ke atas dokumen tersebut. Untuk mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya. Untuk keluar ke Menu Kemasukan.

Batal

Simpan Notis Info

Kosongkan Keluar

2.3.3.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU

Langkah 1: Klik butang

dengan menggunakan tetikus (left-click)

Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jenis Urusniaga dan Tarikh dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-medan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya. Langkah 3: Setelah kesemua data dimasukkan, pengguna boleh menyimpan rekod ke dalam pangkalan data dengan klik butang click). menggunakan tetikus (left-

06hb September 2002 , Versi 1.2

29

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.3.2 PROSES PERTANYAAN

Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click). Paparan skrin seperti berikut akan diperolehi: Rajah 3.3.1 : Skrin Senarai Dokumen

Langkah 2: Pengguna boleh memilih sama ada ingin melihat semua rekod atau memilih untuk melihat rekod berpandukan status sama ada Ditolak, Belum Disemak, Disemak atau Lulus. Pengguna juga boleh menentukan sama ada ingin melihat rekod pada suatu tarikh tertentu. Medan Jab dan PTJ adalah berpandukan pengguna dari Jabatan atau PTJ berkenaan. Setelah selesai menentukan kriteria rekod, klik butang pada skrin dan pengguna akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.dan memenuhi kriteria yang berkenaan. Langkah 3: Pengguna mesti meletakkan kursor pada rekod yang hendak dipilih sebelum menekan butang atau pegguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Daftar Bayaran Kontrak yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik. Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Daftar Bayaran Kontrak tanpa memilih sebarang rekod, klik butang .

06hb September 2002 , Versi 1.2

30

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.3.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN

Sistem Buku Vot

Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.3.2. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di buat pindaan, klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan. Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data. Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.3.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN

Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.3.2. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang dan mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna.
2.3.3.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI

Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod pada seksyen maklumat terperinci dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.3.2. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, gerakkan kursor pada baris rekod yang ingin dibatalkan. Kemudian klik butang untuk membatalkan baris rekod berkenaan. Langkah 3: Setelah selesai proses pembatalan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dibatalkan sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).

06hb September 2002 , Versi 1.2

31

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.3.6 PROSES SEMAKAN DAFTAR BAYARAN KONTRAK

Sistem Buku Vot

Langkah 1: Sebelum proses penyemakan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.3.2. Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .

2.3.3.7 PROSES MELULUSKAN DAFTAR BAYARAN KONTRAK

Langkah 1: Sebelum proses meluluskan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak diluluskan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.3.2. Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .

2.3.3.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN

Apabila Daftar Bayaran Kontrak diluluskan; o Tolak Baki Sebenar, Baki Bayang o Tambah Tanggungan Apabila Daftar Bayaran Kontrak dibatalkan selepas diluluskan; o Tambah Baki Sebenar, Baki Bayang o Tolak Tanggungan

06hb September 2002 , Versi 1.2

32

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.4 NOTA MINTA

Sistem Buku Vot

i. Cartalir ke skrin Nota Minta:
Menu Utama SPEKS BUKU VOT – Sistem Buku Vot Nota Minta Bahagian Menu Kemasukan

ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai permintaan barang sekaligus menghasilkan Pesanan Tempatan setelah proses Lulus berlaku.
Rajah 3.4 : Skrin Nota Minta

iii. Skrin Nota Minta terbahagi kepada 2 seksyen: “Header”. Maklumat terperinci. iv. Sila rujuk keterangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat Terperinci di bahagian 2.3.2 (iv).

06hb September 2002 , Versi 1.2

33

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

v. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Nota Minta adalah seperti berikut: Nama “Header” Tahun Kewangan Jenis Urusniaga No. Nota Minta Tarikh Nota Minta ** Jab. Membayar PTJ Membayar Jab. Mohon PTJ Mohon Kod Pembekal No Kontrak/Sebutharga Bekal Kepada PTJ Maklumat terperinci Bil Vot/Maksud ** ** ** @ @ Nota ** ** ** Keterangan Medan Tahun perakaunan pengguna. Automatik nilai = 201 untuk urusniaga Nota Minta. Nilai akan dijana secara automatik selepas rekod disimpan ke pangkalan data. Tarikh kemasukan rekod Nota Minta. Tarikh semasa sistem akan dijana sebagai nilai default. Nilai boleh dipinda. Dijana oleh sistem. Data tidak boleh dipinda. Dijana oleh sistem. Data tidak boleh dipinda. Dijana oleh sistem. Data tidak boleh dipinda. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai PTJ Mohon. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Pembekal. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai No Kontrak/ Sebutharga. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Bekal Kepada PTJ. Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod disimpan ke pangkalan data. Jika medan Vot diisi, kursor akan automatik ke medan Prog/Aktiviti untuk kemasukan data. Manakala jika medan Vot tidak diisi, kursor akan automatik ke medan Amanah untuk kemasukan data. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Jabatan. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod PTJ/PK. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Prog/Aktvt. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Amanah. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Projek. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Setia. Cara pembiayaan. Kosongkan untuk pembayaran secara langsung dan P untuk secara kredit. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Barang. Kuantiti barangan. Harga seunit barangan Jumlah harga barangan mengikut kuantiti barangan. Di kira secara automatik oleh sistem. Untuk kegunaan di masa hadapan. Jumlah besar harga semua barangan yang dimasukkan. Di kira secara automatik oleh sistem.

@ **

Jabatan PTJ/PK Program/Akt Amanah Projek Setia CP Kod Barang Kuantiti Harga Seunit Harga Bersih Kod Kegunaan Pejabat Jumlah

@ @

@ @ @ **

**

Nota: ** @

Data di medan ini dijana oleh sistem. Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.

06hb September 2002 , Versi 1.2

34

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

vi. Pada skrin ini terdapat 14 butang arahan iaitu: Pertanyaan Tambah Untuk menambah rekod baru Daftar Kontrak. Edit Untuk pindaan ke atas rekodyang telah wujud. Bukan semua medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk Keterangan Medan. Untuk membatalkan suatu rekod yang wujud. Batal Line Tolak Untuk membatalkan rekod pada seksyen Maklumat Terperinci. Untuk penolakan dokumen selepas proses Semak atau Lulus. * Suatu dokumen yang ditolak boleh di edit. Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang dipinda. Untuk kegunaan di masa hadapan. Info Untuk maklumat checklist. Semak Lulus Untuk penyemakan dokumen. Untuk mengesahkan kelulusan dokumen dengan had. * Proses Lulus hanya dibenarkan selepas proses Semak dilaksanakan ke atas dokumen tersebut. Untuk mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya. Untuk keluar ke Menu Kemasukan. Untuk mencetak rekod dokumen. Tanpa paparan rekod butang Cetak akan disabled. Ia akan aktif apabila rekod dipaparkan. Untuk membuat pertanyaan mengenai rekod yang telah wujud dan memaparkan maklumat pada skrin.

Batal

Simpan Notis

Kosongkan Keluar Cetak

06hb September 2002 , Versi 1.2

35

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.4.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU

Sistem Buku Vot

Langkah 1: Klik butang

dengan menggunakan tetikus (left-click)

Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jenis Urusniaga, Tarikh Nota Minta, Jab. Membayar, PTJ Membayar dan Jab. Mohon dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-medan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya. Langkah 3: Setelah kesemua data dimasukkan, pengguna boleh menyimpan rekod ke dalam pangkalan data dengan klik butang click). menggunakan tetikus (left-

Langkah 4: Panggil semula rekod yang disimpan tadi. Untuk memanggil rekod rujuk arahan proses 2.3.4.2(viii). Langkah 5: Setelah memperolehi paparan rekod tersebut, klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan proses checklist rekod berkenaan dilaksanakan. Skrin berikut akan dipaparkan: Rajah 3.4.1 : Skrin Nota Minta – Info

Langkah 6: Pengguna dikehendaki menanda ‘Ya’ pada kotak Perkara yang berkaitan dengan rekod Nota Minta. Untuk menanda ‘Ya’ pengguna perlu menggunakan tetikus untuk membawa kursor ke menghasilkan grafik tanda ‘Ya’ seperti ini dan left-click untuk dan sebaliknya untuk ‘Tidak’.

Langkah 7: Setelah selesai proses checklist, pastikan pengguna klik butang supaya rekod dikemaskini di dalam pangkalan data. Kemudian pengguna boleh klik butang untuk kembali ke skrin Nota Minta

06hb September 2002 , Versi 1.2

36

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.4.2 PROSES PERTANYAAN

Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click). Paparan skrin seperti berikut akan diperolehi: Rajah 3.4.2 : Skrin Senarai Dokumen

Langkah 2: Pengguna boleh memilih sama ada ingin melihat semua rekod atau memilih untuk melihat rekod berpandukan status sama ada Ditolak, Belum Disemak, Disemak atau Lulus. Pengguna juga boleh menentukan sama ada ingin melihat rekod pada suatu tarikh tertentu. Medan Jab dan PTJ adalah berpandukan pengguna dari Jabatan atau PTJ berkenaan. Setelah selesai menentukan kriteria rekod, klik butang pada skrin dan pengguna akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud dan memenuhi kriteria yang berkenaan. Langkah 3: Pengguna mesti meletakkan kursor pada rekod yang hendak dipilih sebelum menekan butang atau pengguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Nota Minta yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik. Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Nota Minta tanpa memilih sebarang rekod, klik butang .

06hb September 2002 , Versi 1.2

37

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.3.3 MENCETAK REKOD

Sistem Buku Vot

Langkah 1: Sebelum proses mencetak dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di cetak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.4.2. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di cetak, klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan dokumen.
2.3.4.4 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN

Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.4.2. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di buat pindaan, klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan. Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data. Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.4.5 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN

Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.4.2. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang dan mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna.
2.3.4.6 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI

Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod pada seksyen maklumat terperinci dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.4.2. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, gerakkan kursor pada baris rekod yang ingin dibatalkan. Kemudian klik butang untuk membatalkan baris rekod berkenaan. Langkah 3: Setelah selesai proses pembatalan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dibatalkan sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.

06hb September 2002 , Versi 1.2

38

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.4.7 PROSES PENYEMAKAN NOTA MINTA

Langkah 1: Sebelum proses penyemakan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.4.2. Langkah 2: Proses ini melibatkan butang
2.3.4.8 PROSES MELULUSKAN NOTA MINTA

.

Langkah 1: Sebelum proses meluluskan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dilulus. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.4.2. Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .

2.3.4.9 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN

Apabila Nota Minta diluluskan; o Tolak Baki Bayang o Tambah Baki Rizab

06hb September 2002 , Versi 1.2

39

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.5 PESANAN TEMPATAN – NOTA MINTA

Sistem Buku Vot

i. Cartalir ke skrin Pesanan Tempatan Nota Minta:
Menu Utama SPEKS

BUKU VOT – Sistem Buku Vot Pesanan Tempatan Nota Minta Bahagian Menu Kemasukan

ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan data ke medan Tarikh Sah Laku dan Tarikh Terima Barang sahaja semasa proses pindaan rekod hendak dilaksanakan. Skrin ini tidak membenarkan sebarang proses kemasukan rekod dilaksanakan oleh pengguna kerana proses tersebut dilaksanakan secara automatik oleh sistem apabila suatu Nota Minta diluluskan oleh pegawai yang bertanggungjawab. Rajah 3.5 : Skrin Pesanan Tempatan Nota Minta

iii. Skrin Pesanan Tempatan Nota Minta terbahagi kepada 2 seksyen: “Header”. Maklumat terperinci. iv. Sila rujuk keterangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat Terperinci di bahagian 2.3.2 (iv).

06hb September 2002 , Versi 1.2

40

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

v. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pesanan Tempatan Nota Minta adalah seperti berikut: Nama “Header” Tahun Kewangan Jenis Urusniaga No. Pesanan Tarikh No. Nota Minta Tarikh Nota Minta Tarikh Sah Laku Hingga Jabatan Pembayar PTJ Pembayar Jab. Mohon PTJ Mohon Kod Pembekal Kod Kontrak Bekal Kepada PTJ Tarikh Terima Barang Maklumat terperinci Bil Vot Jabatan PTJ/PK Prog/Aktiviti Amanah Projek Setia CP Kod Barang Kuantiti Harga Seunit Harga Bersih Kod Kegunaan Pejabat Jumlah Nota: ** @ Nota ** ** ** ** ** ** @ ** ** ** ** ** ** ** Keterangan Medan Dijana oleh sistem. Dijana oleh sistem. Dijana oleh sistem. Dijana oleh sistem. Tarikh semasa. Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Data boleh dipinda. Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Data boleh dipinda. Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.

** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** **

Data di medan ini dijana oleh sistem. Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.

06hb September 2002 , Versi 1.2

41

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

vi. Pada skrin ini terdapat 14 butang arahan iaitu: Pertanyaan Untuk membuat pertanyaan mengenai rekod yang telah wujud dan memaparkan maklumat pada skrin. Tambah Untuk menambah rekod baru Daftar Kontrak. Edit Untuk pindaan ke atas rekodyang telah wujud. Bukan semua medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk Keterangan Medan. Disabled. Batal Line Tolak Simpan Notis Untuk kegunaan di masa hadapan. Info Untuk maklumat checklist. Semak Lulus Untuk penyemakan dokumen. Untuk mengesahkan kelulusan dokumen dengan had. * Proses Lulus hanya dibenarkan selepas proses Semak dilaksanakan ke atas dokumen tersebut. Untuk mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya. Untuk keluar ke Menu Kemasukan. Untuk mencetak rekod dokumen. Tanpa paparan rekod butang Cetak akan disabled. Ia akan aktif apabila rekod dipaparkan. Disabled. Disabled. Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang dipinda.

Batal

Kosongkan Keluar Cetak

06hb September 2002 , Versi 1.2

42

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.5.1 PROSES PERTANYAAN

Sistem Buku Vot

Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click). Paparan skrin seperti berikut akan diperolehi: Rajah 3.5.1 : Skrin Senarai Dokumen

Langkah 2: Pengguna boleh memilih sama ada ingin melihat semua rekod atau memilih untuk melihat rekod berpandukan status sama ada Ditolak, Belum Disemak, Disemak atau Lulus. Pengguna juga boleh menentukan sama ada ingin melihat rekod pada suatu tarikh tertentu. Medan Jab dan PTJ adalah berpandukan pengguna dari Jabatan atau PTJ berkenaan. Setelah selesai menentukan kriteria rekod, klik butang pada skrin dan pengguna akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.dan memenuhi kriteria yang berkenaan Langkah 3: Pengguna mesti meletakkan kursor pada rekod yang hendak dipilih sebelum menekan butang atau pengguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Pesanan Tempatan Nota Minta yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik. Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Pesanan Tempatan Nota Minta tanpa memilih sebarang rekod, klik butang .
2.3.5.2 PROSES MENCETAK RECORD

Langkah 1: Sebelum proses mencetak dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di cetak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.5.1. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di cetak, klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan dokumen.

06hb September 2002 , Versi 1.2

43

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

2.3.5.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN

Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.5.1. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di buat pindaan, klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan. Hanya medan Tarikh Sah Laku dan Tarikh Terima Barang sahaja yang dibenarkan untuk pindaan. Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.5.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN

Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.5.1. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang dan mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna.
2.3.5.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI

Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod pada seksyen maklumat terperinci dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.5.1. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, gerakkan kursor pada baris rekod yang ingin dibatalkan. Kemudian klik butang untuk membatalkan baris rekod berkenaan. Langkah 3: Setelah selesai proses pembatalan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dibatalkan sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data. Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).

06hb September 2002 , Versi 1.2

44

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.5.6 PROSES SEMAKAN PESANAN TEMPATAN – NOTA MINTA

Sistem Buku Vot

Langkah 1: Sebelum proses penyemakan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.5.1. Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .

2.3.5.7 PROSES MELULUSKAN PESANAN TEMPATAN – NOTA MINTA

Langkah 1: Sebelum proses meluluskan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.5.1. Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .

2.3.5.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN

Apabila Pesanan Tempatan Nota Minta diluluskan; o Tolak Baki Sebenar, Baki Rizab o Tambah Tanggungan Apabila Pesanan Tempatan Nota Minta dibatalkan sebelum lulus; o Tambah Baki Bayang o Tolak Baki Rizab Apabila Pesanan Tempatan Nota Minta dibatalkan selepas lulus; o Tambah Baki Sebenar, Baki Bayang o Tolak Tanggungan

06hb September 2002 , Versi 1.2

45

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.6 PESANAN TEMPATAN MANUAL

Sistem Buku Vot

i. Cartalir ke skrin Pesanan Tempatan Manual:
Menu Utama SPEKS

BUKU VOT – Sistem Buku Vot Pesanan Tempatan Manual Bahagian Menu Kemasukan

ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai Pesanan Tempatan secara manual. Ia dilaksanakan secara manual apabila Pesanan Tempatan yang ingin di buat tidak mempunyai Nota Minta. Pengguna mempunyai pilihan sama ada hendak menghasilkan nombor yang tertera di medan No. Pesanan secara manual atau membiarkan sistem menjanakan nombor tersebut secara automatik semasa proses menyimpan rekod. Rajah 3.6 : Skrin Pesanan Tempatan Manual

iii. Skrin Pesanan Tempatan Manual terbahagi kepada 2 seksyen: “Header”. Maklumat terperinci. Sila rujuk keterangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat Terperinci di bahagian 2.3.2 (iv).

06hb September 2002 , Versi 1.2

46

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

iv. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pesanan Tempatan Manual adalah seperti berikut: Nama “Header” Tahun Kewangan Jenis Urusniaga No. Pesanan Tarikh Nota ** ** @ ** Jabatan Pembayar PTJ Pembayar Jab. Mohon PTJ Mohon Kod Pembekal Kod Kontrak Bekal Kepada PTJ Tarikh Sah Laku Hingga Tarikh Terima Barang Maklumat terperinci Bil Vot ** ** @ @ @ @ @ @ ** Keterangan Medan Tahun perakaunan pengguna. Automatik nilai = 206 untuk urusniaga Pesanan Tempatan Manual. Nombor rujukan untuk pesanan yang dimasukkan. Tarikh pesanan tempatan di buat. Tarikh semasa sistem akan dijanakan sebagai nilai default. Nilai boleh dipinda. Data dijana oleh sistem mengikut jabatan pengguna. Data dijana oleh sistem mengikut Ptj pengguna. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Jabatan. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai PTJ. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Pembekal. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Kontrak. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai PTJ. Data boleh dipinda. Data boleh dipinda. Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod disimpan ke pangkalan data. Jika medan Vot diisi, kursor akan automatik ke medan Prog/Aktiviti untuk kemasukan data. Manakala jika medan Vot tidak diisi, kursor akan automatik ke medan Amanah untuk kemasukan data. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Jabatan. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod PTJ/PK. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Prog/Aktvt. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Amanah. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Projek. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Setia. Cara pembiayaan. Kosongkan untuk pembayaran secara langsung dan P untuk secara kredit. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Barang. Kuantiti barangan. Harga seunit barangan Jumlah harga barangan mengikut kuantiti barangan. Di kira secara automatik oleh sistem. Untuk kegunaan di masa hadapan. Jumlah besar harga semua barangan yang dimasukkan. Di kira secara automatik oleh sistem.

Jabatan PTJ/PK Prog/Aktiviti Amanah Projek Setia CP Kod Barang Kuantiti Harga Seunit Harga Bersih Kod Kegunaan Pejabat Jumlah Nota: ** @

@ @

@ @ **

**

Data di medan ini dijana oleh sistem. Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.

06hb September 2002 , Versi 1.2

47

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

v. Pada skrin ini terdapat 14 butang arahan iaitu: Pertanyaan Tambah Untuk menambah rekod baru Daftar Kontrak. Edit Untuk pindaan ke atas rekodyang telah wujud. Bukan semua medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk Keterangan Medan. Untuk membatalkan suatu rekod yang wujud. Batal Line Tolak Untuk membatalkan rekod pada seksyen Maklumat Terperinci. Untuk penolakan dokumen selepas proses Semak atau Lulus. * Suatu dokumen yang ditolak boleh di edit. Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang dipinda. Untuk kegunaan di masa hadapan. Untuk maklumat checklist. Semak Lulus Untuk penyemakan dokumen. Untuk mengesahkan kelulusan dokumen dengan had. * Proses Lulus hanya dibenarkan selepas proses Semak dilaksanakan ke atas dokumen tersebut. Untuk mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya. Untuk keluar ke Menu Kemasukan. Untuk mencetak rekod dokumen. Tanpa paparan rekod butang Cetak akan disabled. Ia akan aktif apabila rekod dipaparkan. Untuk membuat pertanyaan mengenai rekod yang telah wujud dan memaparkan maklumat pada skrin.

Batal

Simpan Notis Info

Kosongkan Keluar Cetak

06hb September 2002 , Versi 1.2

48

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.6.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU

Sistem Buku Vot

Langkah 1: Klik butang

dengan menggunakan tetikus (left-click)

Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jenis Urusniaga, Tarikh, Jabatan Pembayar dan PTJ Pembayar dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-medan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya. Langkah 3: Setelah kesemua data dimasukkan, pengguna boleh menyimpan rekod ke dalam pangkalan data dengan klik butang (left-click). menggunakan tetikus

Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.6.2 PROSES PERTANYAAN

Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click). Paparan skrin seperti berikut akan diperolehi: Rajah 3.6.1 : Skrin Senarai Dokumen

06hb September 2002 , Versi 1.2

49

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

Langkah 2: Pengguna boleh memilih sama ada ingin melihat semua rekod atau memilih untuk melihat rekod berpandukan status sama ada Ditolak, Belum Disemak, Disemak atau Lulus. Pengguna juga boleh menentukan sama ada ingin melihat rekod pada suatu tarikh tertentu. Medan Jab dan PTJ adalah berpandukan pengguna dari Jabatan atau PTJ berkenaan. Setelah selesai menentukan kriteria rekod, klik butang pada skrin dan pengguna akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.dan memenuhi kriteria yang berkenaan. Langkah 3: Pengguna mesti meletakkan kursor pada rekod yang hendak dipilih sebelum menekan butang atau pengguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Pesanan Tempatan Manual yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik. Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Pesanan Tempatan Manual tanpa memilih sebarang rekod, klik butang .
2.3.6.3 PROSES MENCETAK REKOD

Langkah 1: Sebelum proses mencetak dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di cetak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.6.2. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di cetak, klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan dokumen.
2.3.6.4 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN

Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.6.2. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di buat pindaan, klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan. Hanya medan Tarikh Sah Laku dan Tarikh Terima Barang sahaja yang dibenarkan untuk pindaan. Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).

06hb September 2002 , Versi 1.2

50

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.6.5 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN

Sistem Buku Vot

Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.6.2. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang dan mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna.
2.3.6.6 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI

Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod pada seksyen maklumat terperinci dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.6.2. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, gerakkan kursor pada baris rekod yang ingin dibatalkan. Kemudian klik butang untuk membatalkan baris rekod berkenaan. Langkah 3: Setelah selesai proses pembatalan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dibatalkan sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data. Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.6.7 PROSES SEMAKAN PESANAN TEMPATAN MANUAL

Langkah 1: Sebelum proses penyemakan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.6.2. Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .

2.3.6.8 PROSES MELULUSKAN PESANAN TEMPATAN MANUAL

Langkah 1: Sebelum proses meluluskan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.6.2. Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .

06hb September 2002 , Versi 1.2

51

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.6.9 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN

Sistem Buku Vot

Apabila Pesanan Tempatan Manual diluluskan; o Tolak Baki Sebenar, Baki Bayang o Tambah Tanggungan Apabila Pesanan Tempatan Manual dibatalkan selepas lulus; o Tambah Baki Sebenar, Baki Bayang o Tolak Tanggungan

06hb September 2002 , Versi 1.2

52

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.7 SKRIN PENDAFTARAN INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

Sistem Buku Vot

i. Cartalir ke skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan:
Menu Utama SPEKS BUKU VOT – Sistem Buku Vot Skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan

Bahagian Menu Kemasukan

ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai pendaftaran bayaran yang berkaitan dengan proses Pesanan Tempatan. Transaksi yang terlibat adalah untuk menjanakan baucar sama ada baucar automatik atau baucar manual. Rajah 3.7 : Skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan

iii. Skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan terbahagi kepada 3 seksyen: “Header”. Maklumat Terperinci 1. Maklumat Terperinci 2

06hb September 2002 , Versi 1.2

53

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

iv. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan adalah seperti berikut: Nama “Header” Tahun Kewangan Jenis Urusniaga Tarikh Nota ** ** ** No. Pesanan Tempatan Tarikh PT/WPU/Kontrak No. Invois/Tuntutan Tarikh Invois @ @ ** Tarikh Terima Invois Di PTJ Amaun (RM) Tarikh Invois Disahkan AP58 (+) Tarikh Terima Invois Unit Kew PTJ Tahun AP 58 Perihal Baucar Rujukan Nota DT/KT/DK Bentuk Bayaran Dengan Pemfaktoran Maklumat Terperinci 1 Nama Pemfaktor No. Daftar Syarikat Pemfaktor No. Akaun Bank Pemfaktor Kod Bank Nama/Alamat Rujukan Perjanjian Tarikh Perjanjian Perihal Cek Nota: ** @ @ @ @ @ @ @ Keterangan Medan Tahun perakaunan pegguna. Nilai default adalah tahun semasa system. Nilai boleh dipinda. Automatik nilai = 210 Tarikh pendaftaran invois. Tarikh semasa system akan dijanakan sebagai nilai default. Nilai noleh dipinda. Nombor rujukan pesanan tempatan berkenaan. Nombor rujukan invois/tuntutan. Tarikh invois. Tarikh semasa system akan dijanakan sebagai nilai default. Nilai noleh dipinda. Tarikh invois diterima di PTJ Amaun invois. Tarikh pengesahan invois. Tarikh invois diterima di Unit Kewangan PTJ. Perkara baucar. Nombor rujukan. @ @ @ @ @ @ ** @ @ @ Cara pembayaran dilakukan. Faktor yang digunakan. Nama pemfaktor. Nombpr pengenalan syarikat pemfaktor. Nombor akaun bank pemfaktor. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Bank. Data akan dijana secara automatik apabila Kod Bank dipilih. Nombor rujukan perjanjian. Tarikh perjanjian. Jenis Cek

Data di medan ini dijana oleh sistem. Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.

06hb September 2002 , Versi 1.2

54

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

vii. Klik butang 3.7.1.

untuk paparan seksyen Maklumat Terperinci 2. Rujuk Rajah

Rajah 3.7.1 : Skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan – Maklumat Terperinci

viii. ix.

Sila rujuk keterangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat terperinci 2 di bahagian 2.3.2 (iv). Untuk kembali ke paparan skrin asal, klik butang Terperinci (seksyen Maklumat terperinci 2). pada skrin Maklumat

x.

Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan adalah seperti berikut: Nama Maklumat Terperinci 2 Bil Vot/Maksud Nota ** Keterangan Medan Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod disimpan ke pangkalan data. Jika medan Vot diisi, kursor akan automatik ke medan Prog/Aktiviti untuk kemasukan data. Manakala jika medan Vot tidak diisi, kursor akan automatik ke medan Amanah untuk kemasukan data. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Jabatan. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod PTJ/PK. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Prog/Aktvt. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Amanah. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Projek. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Setia. Cara pembiayaan. Kosongkan untuk pembayaran secara langsung dan P untuk secara kredit. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Sodo. Kuantiti invois. Harga seunit. Jumlah nilai invois. Jumlah nilai pesanan. Perbezaan nilai antara Amaun Invois dan Pesanan. Untuk kegunaan di masa hadapan.

Jabatan PTJ/PK Program/Akivitit Amanah Projek Setia CP Objek Kuantiti Invois Harga Seunit Amaun Invois Amaun Pesanan Baki Perbezaan Kod Kegunaan Pejabat Nota: ** @

@ @

Data di medan ini dijana oleh sistem. Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.

06hb September 2002 , Versi 1.2

55

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

v.

Pada skrin ini terdapat 13 butang arahan iaitu: Pertanyaan Untuk membuat pertanyaan mengenai rekod yang telah wujud dan memaparkan maklumat pada skrin. Tambah Edit Batal Untuk membatalkan suatu rekod yang wujud. Batal Tolak Simpan Notis Semak Info Lulus Line Untuk membatalkan rekod pada seksyen Maklumat Terperinci. Untuk penolakan dokumen selepas proses Semak atau Lulus. * Suatu dokumen yang ditolak boleh di edit. Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang dipinda. Untuk kegunaan di masa hadapan. Untuk penyemakan dokumen. Untuk maklumat checklist. Untuk mengesahkan kelulusan dokumen dengan had. * Proses Lulus hanya dibenarkan selepas proses Semak dilaksanakan ke atas dokumen tersebut. Untuk mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya. Untuk keluar ke Menu Kemasukan. Untuk menambah rekod baru Daftar Kontrak. Untuk pindaan ke atas rekodyang telah wujud. Bukan semua medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk Keterangan Medan.

Kosongkan Keluar

2.3.7.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU

Langkah 1: Klik butang

dengan menggunakan tetikus (left-click)

Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jenis Urusniaga, Tarikh dan Tarikh Invois dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medanmedan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya. Langkah 3: Setelah kesemua data dimasukkan, pengguna boleh menyimpan rekod ke dalam pangkalan data dengan klik butang click). menggunakan tetikus (left-

Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
06hb September 2002 , Versi 1.2 56 SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

2.3.7.2 PROSES PERTANYAAN

Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click). Paparan skrin seperti berikut akan diperolehi: Rajah 3.7.2 : Skrin Senarai Dokumen

Langkah 2: Pengguna boleh memilih sama ada ingin melihat semua rekod atau memilih untuk melihat rekod berpandukan status sama ada Ditolak, Belum Disemak, Disemak atau Lulus. Pengguna juga boleh menentukan sama ada ingin melihat rekod pada suatu tarikh tertentu, suatu jabatan tertentu dan suatu Ptj tertentu. Setelah selesai menentukan kriteria rekod, klik butang pada skrin dan pengguna akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.dan memenuhi kriteria yang berkenaan. Langkah 3: Pengguna mesti meletakkan kursor pada rekod yang hendak dipilih sebelum menekan butang atau pengguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik. Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan tanpa memilih sebarang rekod, klik butang .

06hb September 2002 , Versi 1.2

57

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.7.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN

Sistem Buku Vot

Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.7.2. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di buat pindaan, klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan. Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data. Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.7.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN

Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.7.2. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang dan mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna.
2.3.7.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI

Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod pada seksyen maklumat terperinci dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.7.2. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, gerakkan kursor pada baris rekod yang ingin dibatalkan. Kemudian klik butang untuk membatalkan rekod berkenaan. Langkah 3: Setelah selesai proses pembatalan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dibatalkan sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data. Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).

06hb September 2002 , Versi 1.2

58

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.7.6 PROSES SEMAKAN DAFTAR INVOIS DENGAN PT

Sistem Buku Vot

Langkah 1: Sebelum proses penyemakan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.7.2. Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .

2.3.7.7 PROSES MELULUSKAN DAFTAR INVOIS DENGAN PT

Langkah 1: Sebelum proses meluluskan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.7.2. Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .

2.3.7.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN

Apabila Daftar Invois Dengan PT diluluskan o Tolak Tanggungan o Tambah Liabiliti Apabila Daftar Invois Dengan PT dibatalkan setelah diluluskan o Tambah Tanggungan o Tolak Liabiliti

06hb September 2002 , Versi 1.2

59

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.8 SKRIN PENDAFTARAN BAYARAN TANPA PESANAN TEMPATAN

Sistem Buku Vot

i. Cartalir ke skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan:
Menu Utama SPEKS BUKU VOT – Sistem Buku Vot Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan

Bahagian Menu Kemasukan

ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai daftar bayaran yang tiada kaitan dengan proses Pesanan Tempatan, termasuklah baucar yang dijana secara auto ataupun manual. Rajah 3.8 : Skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan

iii.

Skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan terbahagi kepada 2 seksyen: “Header”. Maklumat terperinci. Butir Cek.

iv.

Sila rujuk penerangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat Terperinci di bahagian 2.3.2 (iv).

06hb September 2002 , Versi 1.2

60

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

v. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan adalah seperti berikut: Nama “Header” Tahun Kewangan Jenis Urusniaga Tarikh No. Invois/Penyata Tuntutan Tarikh Invois Jabatan PTJ Tarikh Terima Invois Di PTJ Amaun (RM) Tarikh Invois Disahkan + AP58 AP96 Tarikh Terima Invois Unit Kew PTJ Tahun AP58 (a) Daftar Kontrak Bayaran Kod Pembekal No. Kad Pengenalan/No. Daftar Syarikat Bil Cek Bentuk Bayaran Perihal Maklumat terperinci Bil Vot Nota ** @ ** @ @ ** ** @ @ @ Keterangan Medan Tahun perakaunan pegguna. Nilai default adalah tahun semasa system. Nilai boleh dipinda. Automatik nilai = 210 Tarikh pendaftaran invois. Tarikh semasa system akan dijanakan sebagai nilai default. Nilai noleh dipinda. Nombor rujukan Invois/Penyata Tuntutan. Tarikh Invois Data dijana oleh sistem mengkut Jabatan pengguna. Data dijana oleh sistem mengikut PTJ pemgguna. Tarikh menerima Invois Di PTJ. Amaun invois. Tarikh pengesahan invois.

@

Tarikh menerima Invois di Unit Kew PTJ Nombor rujukan daftar kontrak bayaran. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Pembekal. Nombor Kad Pengenalan atau Daftar Syarikat.

@ @

Bilangan cek yang dikeluarkan. Bentuk bayaran yang di buat. Perkara atau catatan. Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod disimpan ke pangkalan data. Jika medan Vot diisi, kursor akan automatik ke medan Prog/Aktiviti untuk kemasukan data. Manakala jika medan Vot tidak diisi, kursor akan automatik ke medan Amanah untuk kemasukan data. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Jabatan. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod PTJ/PK. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Prog/Aktvt. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Amanah. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Projek. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Setia. Cara pembiayaan. Kosongkan untuk pembayaran secara langsung dan P untuk secara kredit. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Sodo. Amaun bayaran yang di buat. Untuk kegunaan di masa hadapan.

Jabatan PTJ/PK Prog/Aktiviti Amanah Projek Setia CP Objek Amaun Kod Kegunaan Pejabat Nota : ** @

@ @

@ @

Data di medan ini dijana oleh sistem. Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.

06hb September 2002 , Versi 1.2

61

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

membolehkan pengguna melihat maklumat lanjut berkaitan rekod yang dipilih. vi. Klik butang Skrin berikut akan dipaparkan:

Rajah 3.8.1: Skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan – Butir Cek

vii. viii.

Klik

untuk kembali seperti Rajah 3.8

Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin tersebut adalah seperti berikut: Nama Bilangan Cek Nama Penerima Amaun (RM) Kod Bank No. Kad Pengenalan/Akaun Bank Alamat/Nama Bank Perihal Perihal Cek/EFT Akaun Penerima/Terbuka Nota ** @ @ @ @ @ Keterangan Medan Nombor siri untuk mengira bilangan cek. Nama penerima cek berkaitan. Amaun cek yang dikeluarkan. Kod bank bagi cek. Nombor Kad Pengenalan/Akaun Bank. Alamat/Nama bank berkenaan. Perkara pengeluaran cek. Perkara Cek/EFT Jenis Cek

06hb September 2002 , Versi 1.2

62

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

ix. Pada skrin ini terdapat 13 butang arahan iaitu: Pertanyaan Tambah Untuk menambah rekod baru Daftar Kontrak. Edit Untuk pindaan ke atas rekodyang telah wujud. Bukan semua medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk Keterangan Medan. Untuk membatalkan suatu rekod yang wujud. Batal Line Tolak Untuk membatalkan rekod pada seksyen Maklumat Terperinci. Untuk penolakan dokumen selepas proses Semak atau Lulus. * Suatu dokumen yang ditolak boleh di edit. Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang dipinda. Untuk kegunaan di masa hadapan. Untuk maklumat checklist. Semak Lulus Untuk penyemakan dokumen. Untuk mengesahkan kelulusan dokumen dengan had. * Proses Lulus hanya dibenarkan selepas proses Semak dilaksanakan ke atas dokumen tersebut. Untuk mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya. Untuk keluar ke Menu Kemasukan. Untuk membuat pertanyaan mengenai rekod yang telah wujud dan memaparkan maklumat pada skrin.

Batal

Simpan Notis Info

Kosongkan Keluar

2.3.8.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU

Langkah 1: Klik butang

dengan menggunakan tetikus (left-click)

Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jenis Urusniaga, Tarikh dan Tarikh Invois dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medanmedan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya. Langkah 3: Setelah kesemua data dimasukkan, pengguna boleh menyimpan rekod ke dalam pangkalan data dengan klik butang click). menggunakan tetikus (left-

06hb September 2002 , Versi 1.2

63

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.8.2 PROSES PERTANYAAN

Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click). Paparan skrin seperti berikut akan diperolehi: Rajah 3.8.2 : Skrin Senarai Dokumen

Langkah 2: Pengguna boleh memilih sama ada ingin melihat semua rekod atau memilih untuk melihat rekod berpandukan status sama ada Ditolak, Belum Disemak, Disemak atau Lulus. Pengguna juga boleh menentukan sama ada ingin melihat rekod pada suatu tarikh tertentu. Medan Jab dan PTJ adalah berpandukan pengguna dari Jabatan atau PTJ berkenaan. Setelah selesai menentukan kriteria rekod, klik butang pada skrin dan pengguna akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.dan memenuhi kriteria yang berkenaan. Langkah 3: Pengguna mesti meletakkan kursor pada rekod yang hendak dipilih sebelum menekan butang atau pengguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik. Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan tanpa memilih sebarang rekod, klik butang .

06hb September 2002 , Versi 1.2

64

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.8.3 PINDAAN PADA REKOD YANG DISIMPAN

Sistem Buku Vot

Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.8.2. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di buat pindaan, klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan. Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.8.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIM[PAN

Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.8.2. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang dan mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna.
2.3.8.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI

Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod pada seksyen maklumat terperinci dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.8.2. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, gerakkan kursor pada baris rekod yang ingin dibatalkan. Kemudian klik butang untuk membatalkan baris rekod berkenaan. Langkah 3: Setelah selesai proses pembatalan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dibatalkan sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data. Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).

06hb September 2002 , Versi 1.2

65

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.8.6 PROSES SEMAKAN DAFTAR BAYARAN TANPA PT

Sistem Buku Vot

Langkah 1: Sebelum proses penyemakan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.8.2. Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .

2.3.8.7 PROSES MELULUSKAN DAFTAR BAYARAN TANPA PT

Langkah 1: Sebelum proses meluluskan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.8.2. Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .

2.3.8.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN

Apabila Daftar Bayaran Tanpa PT diluluskan; o Tolak Baki Bayang, Baki Sebenar o Tambah Liabiliti Apabila Daftar Bayaran Tanpa PT dibatalkan selepas lulus; o Tambah Baki Bayang, Baki Sebenar o Tolak Liabiliti

06hb September 2002 , Versi 1.2

66

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.9 BAUCAR BAYARAN

Sistem Buku Vot

i. Cartalir ke skrin Baucar Bayaran:
Menu Utama SPEKS BUKU VOT – Sistem Buku Vot Baucar Bayaran Bahagian Menu Kemasukan

ii. Skrin ini membenarkan pengguna melihat maklumat-maklumat yang telah dijana selepas proses LULUS sama ada Daftar Invois Dengan Pesanan Tempatan atau Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan. Rajah 3.9: Skrin Baucar Bayaran

iii. Skrin Baucar Bayaran terbahagi kepada 2 seksyen: “Header”. Maklumat terperinci. Sila rujuk penerangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat Terperinci di bahagian 2.3.2 (iv).

06hb September 2002 , Versi 1.2

67

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

iv. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Baucar Bayaran adalah seperti berikut: Nama “Header” Tahun Kewangan Jenis + AP96 (a) + AP58 (a) No. Baucar Tarikh Baucar Kod Jab. Kod PTJ Bentuk Bayaran No. Bank Berganda (Bil. Cek) Kod Pindah Catat Nama Penerima/Syarikat Amaun No. KP/No. Daftar Syarikat Bil. Cek No. Akaun Bank Kod Bank Nama/Alamat Bank Perihal Maklumat Terperinci Bil Vot Jab Ptj/Pk Prog/Aktiviti Amanah Projek Setia CP Objek Amaun Kod Kegunaan Pejabat Jumlah Nota : ** @ Nota ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** Keterangan Medan Dijana oleh sistem. Dijana oleh sistem.

Dijana oleh sistem. Dijana oleh sistem. Tarikh semasa sistem. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.

Data di medan ini dijana oleh sistem. Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.

06hb September 2002 , Versi 1.2

68

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

Pada skrin ini terdapat 12 butang arahan iaitu: Pertanyaan Edit Tolak Disabled. Simpan Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang dipinda. Batal Untuk membatalkan suatu rekod yang wujud. Notis Untuk kegunaan di masa hadapan. Semak Untuk penyemakan dokumen. Lulus Untuk mengesahkan kelulusan dokumen dengan had. * Proses Lulus hanya dibenarkan selepas proses Semak dilaksanakan ke atas dokumen tersebut. Untuk mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya. Keluar Untuk keluar ke Menu Kemasukan. Invois Untuk merujuk kepada invois yang berkenaan dengan rekod. Cetak Untuk mencetak rekod dokumen. Tanpa paparan rekod butang Cetak akan disabled. Ia akan aktif apabila rekod dipaparkan. Untuk membuat pertanyaan mengenai rekod yang telah wujud dan memaparkan maklumat pada skrin. Untuk pindaan ke atas rekodyang telah wujud. Bukan semua medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk Keterangan Medan.

Kosongkan

06hb September 2002 , Versi 1.2

69

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.9.1 PROSES PERTANYAAN

Sistem Buku Vot

Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click). Paparan skrin seperti berikut akan diperolehi: Rajah 3.9.1 : Skrin Senarai Dokumen

Langkah 2: Pengguna boleh memilih sama ada ingin melihat semua rekod atau memilih untuk melihat rekod berpandukan status sama ada Ditolak, Belum Disemak, Disemak atau Lulus. Pengguna juga boleh menentukan sama ada ingin melihat rekod pada suatu tarikh tertentu. Medan Jab dan PTJ adalah berpandukan pengguna dari Jabatan atau PTJ berkenaan. Setelah selesai menentukan kriteria rekod, klik butang pada skrin dan pengguna akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.dan memenuhi kriteria yang berkenaan. Langkah 3: Pengguna mesti meletakkan kursor pada rekod yang hendak dipilih sebelum menekan butang atau pengguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Baucar Bayaran yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik. Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Baucar Bayaran tanpa memilih sebarang rekod, klik butang .

06hb September 2002 , Versi 1.2

70

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.9. PROSES MENCETAK REKOD

Sistem Buku Vot

Langkah 1: Sebelum proses mencetak dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di cetak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.9.1. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di cetak, klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan dokumen.
2.3.9.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN

Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.9.1. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di buat pindaan, klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan. Hanya medan No. Bank sahaja yang dibenarkan untuk pindaan. Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.
2.3.9.4 PEMBATALN REKOD YANG TELAH DISIMPAN

Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.9.1. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang dan mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna.
2.3.9.5 PROSES SEMAKAN BAUCAR BAYARAN

Langkah 1: Sebelum proses penyemakan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.9.1. Langkah 2 : Proses ini melibatkan butang .

2.3.9.6 PROSES MELULUSKAN BAUCAR BAYARAN

Langkah 1: Sebelum proses meluluskan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.9.1. Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .

06hb September 2002 , Versi 1.2

71

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.9.7 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN

Sistem Buku Vot

Apabila Baucar Bayaran diluluskan; o Tolak Liabiliti o Tambah Belanja Apabila Baucar Bayaran dibatalkan/ditolak selepas diluluskan; (untuk Pesanan Tempatan dan Daftar Bayaran Kontrak) o Tambah Tanggungan o Tolak Belanja Apabila Baucar Bayaran dibatalkan/ditolak selepas diluluskan; (selain dari pada Pesanan Tempatan dan Daftar Bayaran Kontrak) o Tambah Baki Bayang, Baki Sebenar o Tolak Belanja

06hb September 2002 , Versi 1.2

72

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.10 BAUCAR JURNAL

Sistem Buku Vot

i. Cartalir ke skrin Baucar Jurnal:
Menu Utama SPEKS

BUKU VOT – Sistem Buku Vot Bahagian Menu Harian Baucar Jurnal

ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai baucar jurnal yang dimasukkan ke dalam sistem. Rajah 3.10 : Skrin Baucar Jurnal

iii.

Skrin Baucar Jurnal terbahagi kepada 2 seksyen: “Header”. Maklumat terperinci.

Sila rujuk penerangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat Terperinci di bahagian 2.3.2 (iv).

06hb September 2002 , Versi 1.2

73

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

iv. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Baucar Jurnal adalah seperti berikut: Nama “Header” Tahun Kewangan Jenis Urusniaga No. Baucar Jurnal Tarikh Jabatan Penyedia PTJ Penyedia Perihal Maklumat terperinci Bil Vot Nota ** @ ** ** ** ** Keterangan Medan Tahun semasa pusingan perakaunan pengguna. Jenis urusniaga. Dijana semasa proses meyimpan rekod dilaksana. Tarikh semasa.. Bergantung kepada pengguna. Bergantung kepada pengguna. Perkara. Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod disimpan ke pangkalan data. Jika medan Vot diisi, kursor akan automatik ke medan Prog/Aktiviti untuk kemasukan data. Manakala jika medan Vot tidak diisi, kursor akan automatik ke medan Amanah untuk kemasukan data. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Jabatan. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod PTJ/PK. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Prog/Aktvt. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Amanah. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Projek. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Setia. Cara pembiayaan. Kosongkan untuk pembayaran secara langsung dan P untuk secara kredit. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Sodo/Hasil. Amaun debit.. Amaun kredit Jabatan yang membayar. PTJ yang membayar. Untuk kegunaan di masa hadapan.

**

Jabatan PTJ/PK Prog/Aktiviti Amanah Projek Setia CP Objek/Kod Hasil Amaun DT Amaun KT Jab. Membayar PTJ Membayar Kod Kegunaan Pejabat Nota : ** @

@ @

@ @ @ @ @

Data di medan ini dijana oleh sistem. Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.

06hb September 2002 , Versi 1.2

74

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

v. Pada skrin ini terdapat 14 butang arahan iaitu: Pertanyaan Tambah Disabled. Edit Untuk pindaan ke atas rekodyang telah wujud. Bukan semua medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk Keterangan Medan. Untuk membatalkan suatu rekod yang wujud. Batal Line Tolak Simpan Notis Semak Info Untuk maklumat checklist. Lulus Untuk mengesahkan kelulusan dokumen dengan had. * Proses Lulus hanya dibenarkan selepas proses Semak dilaksanakan ke atas dokumen tersebut. Untuk mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya. Untuk keluar ke Menu Kemasukan. Untuk mencetak rekod dokumen. Tanpa paparan rekod butang Cetak akan disabled. Ia akan aktif apabila rekod dipaparkan. Disabled. Disabled. Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang dipinda. Untuk kegunaan di masa hadapan. Untuk penyemakan dokumen. Untuk membuat pertanyaan mengenai rekod yang telah wujud dan memaparkan maklumat pada skrin.

Batal

Kosongkan Keluar Cetak

06hb September 2002 , Versi 1.2

75

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.10.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU

Sistem Buku Vot

Langkah 1: Klik butang

dengan menggunakan tetikus (left-click)

Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jabatan Penyedia, PTJ Penyedia dan Tarikh dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medanmedan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya. Langkah 3: Setelah kesemua data dimasukkan, pengguna boleh menyimpan rekod ke dalam pangkalan data dengan klik butang click). menggunakan tetikus (left-

Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.10.2 PROSES PERTANYAAN

Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click). Paparan skrin seperti berikut akan diperolehi: Rajah 3.10.1 : Skrin Senarai Dokumen

06hb September 2002 , Versi 1.2

76

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

Langkah 2: Pengguna boleh memilih sama ada ingin melihat semua rekod atau memilih untuk melihat rekod berpandukan status sama ada Ditolak, Belum Disemak, Disemak atau Lulus. Pengguna juga boleh menentukan sama ada ingin melihat rekod pada suatu tarikh tertentu. Medan Jab dan PTJ adalah berpandukan pengguna dari Jabatan atau PTJ berkenaan. Setelah selesai menentukan kriteria rekod, klik butang pada skrin dan pengguna akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.dan memenuhi kriteria yang berkenaan. Langkah 3: Pengguna mesti meletakkan kursor pada rekod yang hendak dipilih sebelum menekan butang atau pengguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Baucar Jurnal yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik. Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Baucar Jurnal tanpa memilih sebarang rekod, klik butang .
2.3.10.3 MENCETAK REKOD

Langkah 1: Sebelum proses mencetak dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di cetak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.10.2. Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di cetak, klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan dokumen.
2.3.10.4 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN

Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.10.2 Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di buat pindaan, klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan. Hanya medan Tarikh Sah Laku dan Tarikh Terima Barang sahaja yang dibenarkan untuk pindaan. Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).

06hb September 2002 , Versi 1.2

77

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.10.5 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN

Sistem Buku Vot

Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.10.2 dan Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna. 2.3.10.6 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI

Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod pada seksyen maklumat terperinci dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.10.2 Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, gerakkan kursor pada baris rekod yang ingin dibatalkan. Kemudian klik butang untuk membatalkan baris rekod berkenaan. Langkah 3: Setelah selesai proses pembatalan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dibatalkan sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data. Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.10.7 PROSES PENYEMAKAN BAUCAR JURNAL

Langkah 1: Sebelum proses penyemakan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.10.2 Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .

2.3.10.8 PROSES MELULUSKAN BAUCAR JURNAL

Langkah 1: Sebelum proses meluluskan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.10.2 Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .

06hb September 2002 , Versi 1.2

78

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.10.9 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN

Sistem Buku Vot

Apabila Baucar Jurnal diluluskan; o Tolak alloc_vot.Baki Bayang, alloc_vot.Baki_Sebenar , Tambah Belanja ( Untuk Debit) o Tambah alloc_vot.Baki Bayang, alloc_vot.Baki_Sebenar , Tolak Belanja ( Untuk Kredit) Apabila Baucar Jurnal dibatalkan selepas lulus o Tambah alloc_vot.Baki Bayang, alloc_vot.Baki_Sebenar , Tolak Belanja ( Untuk Debit) o Tolak alloc_vot.Baki Bayang, alloc_vot.Baki_Sebenar , Tambah Belanja ( Untuk Kredit)

06hb September 2002 , Versi 1.2

79

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.11 PENYATA PEMUNGUT

Sistem Buku Vot

i. Cartalir ke skrin Penyata Pemungut:
Menu Utama SPEKS BUKU VOT – Sistem Buku Vot Penyata Pemungut Bahagian Menu Harian

ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai transaksi yang berkaitan dengan Penyata Pemungut.
Rajah 3.11 : Skrin Penyata Pemungut

iii. PERHATIAN: Skrin kemasukan Penyata Pemungut yang wujud kemasukkan data secara keseleluruhan .

adalah untuk

06hb September 2002 , Versi 1.2

80

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

vi. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Penyata Pemungut adalah seperti berikut: Nama “Header” Tahun Kewangan Jenis Urusniaga No. Penyata Pemungut Tarikh Jabatan Pembayar PTJ Pembayar Tempoh Pungutan Dari/Hingga Bank AN/BN Amaun Resit Tarikh Di Bank No. Slip Bank Perihal Maklumat terperinci Bil Vot Nota ** @ ** ** ** ** Keterangan Medan Tahun semasa pusingan perakaunan pengguna. Jenis urusniaga. Dijana semasa proses meyimpan rekod dilaksana. Tarikh semasa.. Bergantung kepada pengguna. Bergantung kepada pengguna. Julat Tempoh (Tarikh) pungutan Dari / Hingga Bergantung kepada No Kod Bank Penerima Bendahari Negeri Jumlah Amaun bagi resit setiap pungutan

Perkara. ** Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod disimpan ke pangkalan data. Jika medan Vot diisi, kursor akan automatik ke medan Prog/Aktiviti untuk kemasukan data. Manakala jika medan Vot tidak diisi, kursor akan automatik ke medan Amanah untuk kemasukan data. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Jabatan. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod PTJ/PK. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Prog/Aktvt. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Amanah. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Projek. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Setia. Cara pembiayaan. Kosongkan untuk pembayaran secara langsung dan P untuk secara kredit. Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Sodo/Hasil. Amaun debit.. Amaun kredit Jabatan yang membayar. PTJ yang membayar. Untuk kegunaan di masa hadapan.

Jabatan PTJ/PK Prog/Aktiviti Amanah Projek Setia CP Objek/Kod Hasil Amaun DT Amaun KT Jab. Membayar PTJ Membayar Kod Kegunaan Pejabat Nota : ** @

@ @

@ @ @ @ @

Data di medan ini dijana oleh sistem. Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.

06hb September 2002 , Versi 1.2

81

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

vii. Pada skrin ini terdapat 14 butang arahan iaitu: Pertanyaan Tambah Disabled. Edit Untuk pindaan ke atas rekodyang telah wujud. Bukan semua medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk Keterangan Medan. Untuk membatalkan suatu rekod yang wujud. Batal Line Tolak Simpan Notis Semak Info Untuk maklumat checklist. Lulus Untuk mengesahkan kelulusan dokumen dengan had. * Proses Lulus hanya dibenarkan selepas proses Semak dilaksanakan ke atas dokumen tersebut. Untuk mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya. Untuk keluar ke Menu Kemasukan. Disabled. Disabled. Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang dipinda. Untuk kegunaan di masa hadapan. Untuk penyemakan dokumen. Untuk membuat pertanyaan mengenai rekod yang telah wujud dan memaparkan maklumat pada skrin.

Batal

Kosongkan Keluar

2.3.11.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU

Langkah 1: Klik butang

dengan menggunakan tetikus (left-click)

Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jabatan Pembayar, PTJ Pembayar dan Tarikh dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medanmedan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya. Langkah 3: Setelah kesemua data dimasukkan, pengguna boleh menyimpan rekod ke dalam pangkalan data dengan klik butang click). menggunakan tetikus (left-

06hb September 2002 , Versi 1.2

82

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.11.2 PROSES PERTANYAAN

Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click). Paparan skrin seperti berikut akan diperolehi: Rajah 3.10.1 : Skrin Senarai Dokumen

06hb September 2002 , Versi 1.2

83

SPEKS

Panduan Pengguna 2.3.11.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN

Sistem Buku Vot

Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.11.2 Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di buat pindaan, klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan. Hanya medan Tarikh Sah Laku dan Tarikh Terima Barang sahaja yang dibenarkan untuk pindaan. Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).

2.3.11.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.11.2 dan Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna. 2.3.11.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI

Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod pada seksyen maklumat terperinci dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.11.2 Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, gerakkan kursor pada baris rekod yang ingin dibatalkan. Kemudian klik butang untuk membatalkan baris rekod berkenaan. Langkah 3: Setelah selesai proses pembatalan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dibatalkan sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data. Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.11.6 PROSES PENYEMAKAN PENYATA PEMUNGUT

06hb September 2002 , Versi 1.2

84

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

Langkah 1: Sebelum proses penyemakan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.11.2 Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .

2.3.11.7 PROSES MELULUSKAN PENYATA PEMUNGUT

Langkah 1: Sebelum proses meluluskan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.11.2 Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .

2.3.11.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN

Apabila Penyata Pemungut diluluskan; o Tambah alloc_vot.baki_bayang, alloc_vot.baki_sebenar,alloc_vot.terimaan_mtd Apabila Penyata Pemungut dibatalkan selepas lulus; o Tolak alloc_vot.baki_bayang, alloc_vot.baki_sebenar,alloc_vot.terimaan_mtd

06hb September 2002 , Versi 1.2

85

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

2.4 MENU PERTANYAAN
2.4.1 NOTA MINTA / LPO / INVOIS

i. Cartalir ke skrin pertanyaan Nota Minta/LPO/Invois:
Menu Utama SPEKS

BUKU VOT – Sistem Buku Vot Nota Minta/LPO/Invois Bahagian Menu Pertanyaan

ii. Skrin ini membenarkan pengguna membuat pertanyaan mengenai rekod berkaitan Nota Minta/Pesanan Tempatan/Invois (Daftar Bil) melalui pilihan kriteria tertentu.

Rajah 4.1 : Skrin Pertanyaan Nota Minta/LPO/Invois

iii. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pertanyaan Nota Minta / LPO / Invois adalah seperti berikut: Nama CARIAN MENGIKUT BERSTATUS RUJUKAN DOKUMEN: DARI RUJUKAN DOKUMEN: HINGGA TARIKH: DARI TARIKH: HINGGA Keterangan Medan Kategori yang disediakan. Status dokumen. Nombor rujukan dokumen bermula. Nombor rujukan dokumen berakhir. Tarikh dokumen bermula. Tarikh dokumen berakhir.

06hb September 2002 , Versi 1.2

86

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

iv. Pada skrin ini terdapat 2 butang arahan iaitu: Senaraikan Keluar Untuk keluar ke Menu Pertanyaan. v. Untuk membuat pertanyaan, pengguna dikehendaki mengikuti langkah-langkah berikut: Langkah 1: Pilih jenis dokumen (CARIAN MENGIKUT) yang hendak disenaraikan sama ada Nota Minta, Pesanan Tempatan, Daftar Invois Dengan PT atau Daftar Invois Tanpa PT. Langkah 2: Pilih status dokumen (BERSTATUS) atau biarkan pilihan default Semua Rekod untuk sistem menyenaraikan semua rekod yang wujud. Langkah 3: Jika pengguna mempunyai nombor rujukan yang tertentu untuk dicari, masukkan nombor rujukan dokumen terbabit (RUJUKAN DOKUMEN: DARI dan HINGGA). Nombor rujukan mestilah dari nombor yang terendah hingga tertinggi atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod berkenaan. Langkah 4: Jika pengguna mempunyai tarikh dokumen yang tertentu untuk dicari, masukkan tarikh tersebut (TARIKH: DARI dan HINGGA). Tarikh mestilah dari tarikh terdahulu hingga tarikh terkini atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod berkenaan. Langkah 5: Klik butang Langkah 6: Klik butang untuk penyenaraian rekod yang dikehendaki. untuk keluar ke Menu Pertanyaan. Untuk menyenaraikan rekod-rekod yang wujud.

06hb September 2002 , Versi 1.2

87

SPEKS

Panduan Pengguna 2.4.2 STATUS KEMASUKAN DAFTAR BAYARAN KONTRAK

Sistem Buku Vot

i.

Cartalir ke skrin pertanyaan Status Kemasukan Daftar Bayaran Kontrak:
Menu Utama SPEKS

BUKU VOT – Sistem Buku Vot Bahagian Menu Pertanyaan Status Kemasukan Daftar Bayaran Kontrak

ii. Skrin ini membenarkan pengguna membuat pertanyaan terhadap status kemasukan daftar bayaran kontrak melalui pilihan kriteria tertentu. Rajah 4.2 : Skrin Pertanyaan Status Kemasukan Daftar Bayaran Kontrak

iii. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pertanyaan Status Kemasukan Daftar Bayaran Kontrak adalah seperti berikut: Nama Status Dokumen RUJUKAN DOKUMEN: DARI RUJUKAN DOKUMEN: HINGGA TARIKH: DARI TARIKH: HINGGA Keterangan Medan Status dokumen. Nombor rujukan dokumen bermula. Nombor rujukan dokumen berakhir. Tarikh dokumen bermula. Tarikh dokumen berakhir.

06hb September 2002 , Versi 1.2

88

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

iv.

Pada skrin ini terdapat 2 butang arahan iaitu: Senaraikan Keluar Untuk keluar ke Menu Pertanyaan. Untuk menyenaraikan rekod-rekod yang wujud.

v.

Untuk membuat pertanyaan, pengguna dikehendaki mengikuti langkah-langkah berikut: Langkah 1: Pilih status dokumen yang hendak disenaraikan sama ada Semua Rekod, Belum Disahkan, Telah Disahkan, Telah Diluluskan atau Dibatalkan. Langkah 2: Jika pengguna mempunyai nombor rujukan yang tertentu untuk dicari, masukkan nombor rujukan dokumen terbabit (RUJUKAN DOKUMEN: DARI dan HINGGA). Nombor rujukan mestilah dari nombor yang terendah hingga tertinggi atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod berkenaan. Langkah 3: Jika pengguna mempunyai tarikh dokumen yang tertentu untuk dicari, masukkan tarikh tersebut (TARIKH: DARI dan HINGGA). Tarikh mestilah dari tarikh terdahulu hingga tarikh terkini atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod berkenaan. Langkah 4: Langkah 5: Klik butang Klik butang untuk penyenaraian rekod yang dikehendaki. untuk keluar ke Menu Pertanyaan.

06hb September 2002 , Versi 1.2

89

SPEKS

Panduan Pengguna 2.4.3 PESANAN TEMPATAN

Sistem Buku Vot

i. Cartalir ke skrin pertanyaan Pesanan Tempatan:
Menu Utama SPEKS

BUKU VOT – Sistem Buku Vot Bahagian Menu Pertanyaan Pesanan Tempatan

ii. Skrin ini membenarkan pengguna membuat pertanyaan rekod berkaitan status pesanan tempatan melalui pilihan kriteria tertentu. Rajah 4.3 : Skrin Pertanyaan Pesanan Tempatan

iii. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pertanyaan Pesanan Tempatan adalah seperti berikut: Nama Status Dokumen RUJUKAN DOKUMEN: DARI RUJUKAN DOKUMEN: HINGGA TARIKH: DARI TARIKH: HINGGA Keterangan Medan Status dokumen. Nombor rujukan dokumen bermula. Nombor rujukan dokumen berakhir. Tarikh dokumen bermula. Tarikh dokumen berakhir.

06hb September 2002 , Versi 1.2

90

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

iv.

Pada skrin ini terdapat 2 butang arahan iaitu: Senaraikan Keluar Untuk keluar ke Menu Pertanyaan. Untuk menyenaraikan rekod-rekod yang wujud.

v.

Untuk membuat pertanyaan, pengguna dikehendaki mengikuti langkah-langkah berikut: Langkah 1: Pilih status dokumen yang hendak disenaraikan sama ada Semua Rekod, Belum Disahkan, Telah Disahkan, Telah Diluluskan atau Dibatalkan. Langkah 2: Jika pengguna mempunyai nombor rujukan yang tertentu untuk dicari, masukkan nombor rujukan dokumen terbabit (RUJUKAN DOKUMEN: DARI dan HINGGA). Nombor rujukan mestilah dari nombor yang terendah hingga tertinggi atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod berkenaan. Langkah 3: Jika pengguna mempunyai tarikh dokumen yang tertentu untuk dicari, masukkan tarikh tersebut (TARIKH: DARI dan HINGGA). Tarikh mestilah dari tarikh terdahulu hingga tarikh terkini atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod berkenaan. Langkah 4: Langkah 5: Klik butang Klik butang untuk penyenaraian rekod yang dikehendaki. untuk keluar ke Menu Pertanyaan.

06hb September 2002 , Versi 1.2

91

SPEKS

Panduan Pengguna 2.4.4 BAUCAR BAYARAN

Sistem Buku Vot

i. Cartalir ke skrin pertanyaan Baucar Bayaran:
Menu Utama SPEKS

BUKU VOT – Sistem Buku Vot Bahagian Menu Pertanyaan Baucar Bayaran

ii. Skrin ini membenarkan pengguna membuat pertanyaan rekod berkaitan status Baucar Bayaran melalui pilihan kriteria tertentu. Rajah 4.4 : Skrin Pertanyaan Baucar Bayaran

iii. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pertanyaan Baucar Bayaran adalah seperti berikut: Nama Status Dokumen RUJUKAN DOKUMEN: DARI RUJUKAN DOKUMEN: HINGGA TARIKH: DARI TARIKH: HINGGA Keterangan Medan Status dokumen. Nombor rujukan dokumen bermula. Nombor rujukan dokumen berakhir. Tarikh dokumen bermula. Tarikh dokumen berakhir.

06hb September 2002 , Versi 1.2

92

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

iv. Pada skrin ini terdapat 2 butang arahan iaitu: Senaraikan Untuk menyenaraikan rekod-rekod yang wujud. Keluar Untuk keluar ke Menu Pertanyaan. v. Untuk membuat pertanyaan, pengguna dikehendaki mengikuti langkah-langkah berikut: Langkah 1: Pilih status dokumen yang hendak disenaraikan sama ada Semua Rekod, Belum Disahkan, Telah Disahkan, Telah Diluluskan atau Dibatalkan. Langkah 2: Jika pengguna mempunyai nombor rujukan yang tertentu untuk dicari, masukkan nombor rujukan dokumen terbabit (RUJUKAN DOKUMEN: DARI dan HINGGA). Nombor rujukan mestilah dari nombor yang terendah hingga tertinggi atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod berkenaan. Langkah 3: Jika pengguna mempunyai tarikh dokumen yang tertentu untuk dicari, masukkan tarikh tersebut (TARIKH: DARI dan HINGGA). Tarikh mestilah dari tarikh terdahulu hingga tarikh terkini atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod berkenaan. Langkah 4: Klik butang Langkah 5 : Klik butang untuk penyenaraian rekod yang dikehendaki. untuk keluar ke Menu Pertanyaan

06hb September 2002 , Versi 1.2

93

SPEKS

Panduan Pengguna 2.4.6 BAUCAR JURNAL

Sistem Buku Vot

i. Cartalir ke skrin pertanyaan Baucar Jurnal:
Menu Utama SPEKS BUKU VOT – Sistem Buku Vot Bahagian Menu Pertanyaan Baucar Jurnal

ii. Skrin ini membenarkan pengguna membuat pertanyaan rekod berkaitan status Baucar Jurnal melalui pilihan kriteria tertentu. Rajah 4.5 : Skrin Pertanyaan Baucar Jurnal

iii. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pertanyaan Baucar Jurnal adalah seperti berikut: Nama Status Dokumen RUJUKAN DOKUMEN: DARI RUJUKAN DOKUMEN: HINGGA TARIKH: DARI TARIKH: HINGGA Keterangan Medan Status dokumen. Nombor rujukan dokumen bermula. Nombor rujukan dokumen berakhir. Tarikh dokumen bermula. Tarikh dokumen berakhir.

06hb September 2002 , Versi 1.2

94

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

iv. Pada skrin ini terdapat 2 butang arahan iaitu: Senaraikan Keluar Untuk keluar ke Menu Pertanyaan. v. Untuk membuat pertanyaan, pengguna dikehendaki mengikuti langkah-langkah berikut: Langkah 1: Pilih status dokumen yang hendak disenaraikan sama ada Semua Rekod, Belum Disahkan, Telah Disahkan, Telah Diluluskan atau Dibatalkan. Langkah 2: Jika pengguna mempunyai nombor rujukan yang tertentu untuk dicari, masukkan nombor rujukan dokumen terbabit (RUJUKAN DOKUMEN: DARI dan HINGGA). Nombor rujukan mestilah dari nombor yang terendah hingga tertinggi atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod berkenaan. Langkah 3: Jika pengguna mempunyai tarikh dokumen yang tertentu untuk dicari, masukkan tarikh tersebut (TARIKH: DARI dan HINGGA). Tarikh mestilah dari tarikh terdahulu hingga tarikh terkini atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod berkenaan. Langkah 4: Klik butang Langkah 5: Klik butang untuk penyenaraian rekod yang dikehendaki. untuk keluar ke Menu Pertanyaan. Untuk menyenaraikan rekod-rekod yang wujud.

06hb September 2002 , Versi 1.2

95

SPEKS

Panduan Pengguna 2.4.6 DOKUMEN KUIRI

Sistem Buku Vot

i.

Cartalir ke skrin pertanyaan Baucar Jurnal:
Menu Utama SPEKS BUKU VOT – Sistem Buku Vot

Dokumen Kuiri
Bahagian Menu Pertanyaan

ii.

Skrin ini membenarkan pengguna membuat pertanyaan rekod berkaitan status transaksi yang telah di kuiri di Lejar Am melalui pilihan kriteria tertentu. Rajah 4.6 : Skrin Dokumen Kuiri

iii. Pada skrin ini terdapat 2 butang arahan iaitu: Senaraikan Keluar Untuk keluar ke Menu Pertanyaan. Pilih Untuk menyenaraikan rekod-rekod yang wujud.

Pilih

Untuk memilih rekod

06hb September 2002 , Versi 1.2

96

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

2.5 MENU PROSESAN
2.5.1 TAHUN

i. Cartalir ke skrin Proses Tahun:
Menu Utama SPEKS

BUKU VOT – Sistem Buku Vot

Bahagian Menu Prosesan

Tahun

ii. Proses ini adalah untuk aktiviti-aktiviti “housekeeping” dan juga proses penukaran parameter bulan semasa kepada parameter bulan seterusnya. iii. Proses Tahunan dilaksanakan pada setiap tahun apabila pengoperasian Sistem Buku Vot pada tahun tersebut telah selesai. iv. Rujuk Rajah 5.0, pengguna dikehendaki klik butang untuk melaksanakan proses tahunan pada setiap penghujung tahun bagi memastikan setiap transaksi Sistem Buku Vot pada tahun tersebut di proses. v. Pengguna boleh menyemak transaksi tahunan Buku Vot melalui beberapa laporan tertentu (rujuk Bahagian3).

06hb September 2002 , Versi 1.2

97

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

BAHAGIAN 3 – LAPORAN
i. Terdapat 3 kategori laporan iaitu Borang/Surat, Laporan Edit dan Laporan Urusniaga. Pengguna boleh merujuk kepada Rajah 6.0 dan 6.1 untuk melihat Menu Laporan Sistem Buku Vot.

ii. Selepas menekan mana-mana butang arahan pada skrin Menu Laporan, paparan skrin seterusnya akan mengandungi medan-medan berikut: Jenis Destinasi - memilih cara untuk mencetak laporan. Nama Destinasi - memilih saluran untuk laporan dihantar untuk dicetak. 3.1 BORANG/SURAT
3.1.1 SURAT PERLANJUTAN TEMPOH PESANAN TEMPATAN

Rajah 6.2 Skrin Surat Perlanjutan Tempoh Pesanan Tempatan

Laporan ini akan dicetak jika pembekal tidak dapat menghantar pesanan pada tarikh yang ditetapkan. Dari Menu Laporan, tekan butang Surat Perlanjutan Tempoh Pesanan Tempatan akan memaparkan skrin di atas. Pengguna dikehendaki memasukkan input di medan yang disediakan. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002 , Versi 1.2

98

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

SURAT PERLANJUTAN TEMPOH PESANAN TEMPATAN

06hb September 2002 , Versi 1.2

99

SPEKS

Panduan Pengguna 3.1.2 SURAT PENAMATAN TEMPOH PESANAN TEMPATAN

Sistem Buku Vot

Rajah 6.3 Skrin Surat Penamatan Tempoh Pesanan Tempatan

Laporan ini akan dicetak sekiranya pembekal gagal menghantar pesanan setelah tamat tempoh lanjutan yang diberikan. Dari Menu Laporan, tekan butang Surat Penamatan Tempoh Pesanan Tempatan akan memaparkan skrin di atas. Pengguna dikehendaki memasukkan input di medan yang disediakan. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002 , Versi 1.2

100

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

SURAT PENAMATAN TEMPOH PESANAN TEMPATAN

06hb September 2002 , Versi 1.2

101

SPEKS

Panduan Pengguna 3.1.3 BORANG PERMOHONANAN BELIAN

Sistem Buku Vot

06hb September 2002 , Versi 1.2

102

SPEKS

Panduan Pengguna 3.1.4 BORANG PESANANAN TEMPATAN

Sistem Buku Vot

06hb September 2002 , Versi 1.2

103

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

06hb September 2002 , Versi 1.2

104

SPEKS

Panduan Pengguna 3.1.5 BORANG BAUCAR BAYARAN

Sistem Buku Vot

06hb September 2002 , Versi 1.2

105

SPEKS

Panduan Pengguna 3.1.6 BORANG BAUCAR JURNAL

Sistem Buku Vot

06hb September 2002 , Versi 1.2

106

SPEKS

Panduan Pengguna 3.1.7 BORANG INDEN

Sistem Buku Vot

06hb September 2002 , Versi 1.2

107

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

3.2 LAPORAN EDIT
3.2.1 LAPORAN EDIT NOTA MINTA

Rajah 6.4 Skrin Laporan Edit Nota Minta

Laporan ini dikeluarkan untuk memudahkan pengguna menyemak senarai input Nota Minta yang telah dimasukkan oleh pengguna berkenaan. Laporan hanya memaparkan data yang belum dikemaskini dan ia juga hanya memaparkan data yang berkaitan dengan Jabatan dan Ptj yang berkaitan pengguna berkenaan sahaja. Laporan edit ini hanya akan di cetak jika perlu. Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Edit Nota Minta akan memaparkan skrin di atas. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002 , Versi 1.2

108

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

LAPORAN EDIT NOTA MINTA

06hb September 2002, Versi 1.2

109

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

3.2.2 LAPORAN EDIT DAFTAR BAYARAN TANPA PT / PENYATA TUNTUTAN

Rajah 6.5 Skrin Laporan Edit Daftar Bayaran Tanpa PT/Penyata Tuntutan

Laporan ini dikeluarkan untuk memudahkan pengguna menyemak senarai input Daftar Bayaran yang telah dimasukkan pengguna berkenaan. Laporan hanya memaparkan data yang belum dikemaskini dan ia juga hanya memaparkan data yang berkaitan dengan Jabatan dan Ptj yang berkaitan pengguna berkenaan sahaja. Laporan edit ini akan hanya di cetak jika perlu. Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Edit Daftar Bayaran Tanpa PT/Penyata Tuntutan akan memaparkan skrin di atas. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

110

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

LAPORAN EDIT DAFTAR BAYARAN TANPA PT/PENYATA TUNTUTAN

06hb September 2002 , versi 1.2

111

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

3.2.3 LAPORAN EDIT BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

Rajah 6.6 Skrin Laporan Edit Bil Invois Dengan Pesanan Tempatan

Laporan ini dikeluarkan untuk memudahkan pengguna menyemak senarai input Bil Invois yang telah dimasukkan pengguna berkenaan. Laporan hanya memaparkan data yang belum dikemaskini dan ia juga hanya memaparkan data yang berkaitan dengan Jabatan dan Ptj yang berkaitan pengguna berkenaan sahaja. Laporan edit ini akan hanya di cetak jika perlu. Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Edit Bil Invois Pesanan Tempatan akan memaparkan skrin di atas. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

112

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

LAPORAN EDIT BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

06hb September 2002, versi 1.2

113

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

3.2.4 LAPORAN EDIT PESANAN TEMPATAN

Rajah 6.7 Skrin Laporan Edit Pesanan Tempatan

Laporan ini dikeluarkan untuk memudahkan pengguna menyemak senarai input Pesanan Tempatan yang telah dimasukkan oleh pengguna berkenaan. Laporan hanya memaparkan data yang belum dikemaskini dan ia juga hanya memaparkan data yang berkaitan dengan Jabatan dan Ptj yang berkaitan pengguna berkenaan sahaja. Laporan edit ini akan hanya di cetak jika perlu. Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Edit Pesanan Tempatan akan memaparkan skrin di atas. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

114

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

LAPORAN EDIT PESANAN TEMPATAN

06hb September 2002, versi 1.2

115

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

3.2.5 DAFTAR BIL INVOIS

Rajah 6.8 Skrin Daftar Bil Invois

Laporan ini adalah berkenaan senarai bil invois yang dikeluarkan. Dari Menu Laporan, tekan butang Daftar Bil Invois akan memaparkan skrin di atas. Medan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

116

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

DAFTAR BIL INVOIS

06hb September 2002, versi 1.2

117

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

3.2.6 SENARAI NOTA DEBIT /KREDIT /DISKAUN

Rajah 6.9 Skrin Senarai Nota Debit/Kredit/Diskaun

Laporan ini berkenaan urusniaga bayaran dengan Pesanan Tempatan yang melibatkan Nota Debit/Kredit/Diskaun. Ia boleh dicetak pada setiap bulan berakhir. Dari Menu Laporan, tekan butang Senarai Nota Debit/Kredit/Diskaun akan memaparkan skrin di atas. Medan Bulan dan Tahun hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

118

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

SENARAI NOTA DEBIT/KREDIT/DISKAUN

06hb September 2002, versi 1.2

119

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

3.2.7 LAPORAN RINGKASAN SENARAI BIL BIL PEMBEKAL TERLEWAT BAYAR

Rajah 6.10 Skrin Laporan Ringkasan Senarai Bil-bil Pembekal Terlewat Bayar

Laporan ini adalah berkenaan senarai pembekal yang tidak dibayar oleh pejabat pembayar mengikut tempoh yang ditetapkan. Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Ringkasan Senarai Pembekal Terlewat Dibayar akan memaparkan skrin di atas. Medan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

120

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

LAPORAN RINGKASAN SENARAI BIL-BIL PEMBEKAL TERLEWAT DIBAYAR
TARIKH : 06/05/2002 MASA : 10:10:AM KERAJAAN NEGERI PERLIS SISTEM PERAKAUNAN BUKU VOT MUKA SURAT : 1/1

RINGKASAN SENARAI BIL-BIL PEMBEKAL TERLEWAT DIBAYAR BAGI TEMPOH 01/05/2002 HINGGA 31/05/2002

JABATAN MEMBAYAR : 0230 PTJ MEMBAYAR : 02000100

JABATAN PERHUTANAN JABATAN PERHUTANAN

BIL

BAUCER

CEK

TEMPOH

NO. RUJUKAN INV0001 INV0002 INV0003 INV0004 INV0005 INV0006

TARIKH 01/05/2002 01/05/2002 01/05/2002 01/05/2002 01/05/2002 01/05/2002

DITERIMA 01/05/2002 01/05/2002 01/05/2002 01/05/2002 01/05/2002 01/05/2002

AMAUN 500.00 500.00 500.00 500.00 500.00 500.00

NOMBOR V000001 V000002 V000003 V000004 V000005 V000006

TARIKH DISEDIAKAN 05/05/2002 05/05/2002 05/05/2002 05/05/2002 05/05/2002 05/05/2002

TARIKH DITERIMA 05/05/2002 05/05/2002 05/05/2002 05/05/2002 05/05/2002 05/05/2002

AMAUN 500.00 500.00 500.00 500.00 500.00 500.00

NOMBOR

TARIKH

TARIKH POS 12/05/2002 12/05/2002 12/05/2002 12/05/2002 12/05/2002 12/05/2002

AMAUN 500.00 500.00 500.00 500.00 500.00 500.00 12 12 12 12 12 12

12345678 10/05/2002 12345678 10/05/2002 12345678 10/05/2002 12345678 10/05/2002 12345678 10/05/2002 12345678 10/05/2002

JUMLAH BAUCAR DISEDIAKAN KURANG 10 HARI DARI TARIKH BIL DITERIMA JUMLAH BAUCAR DISEDIAKAN MELEBIHI 10 HARI DARI TARIKH BIL DITERIMA JUMLAH CEK DISEDIAKAN KURANG 5 HARI DARI TARIKH BAUCAR DISEDIAKAN JUMLAH CEK DISEDIAKAN MELEBIHI 5 HARI DARI TARIKH BAUCAR DISEDIAKAN JUMLAH CEK DIPOSKAN KURANG 15 HARI DARI TARIKH BIL DITERIMA JUMLAH CEK DIPOSKAN MELEBIHI 15 HARI DARI TARIKH BIL DITERIMA

999 999 999 999 999 999

06hb September 2002, versi 1.2

121

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

3.2.8

LAPORAN SENARAI BAUCAR JURNAL DIKELUARKAN

Rajah 6.11 Skrin Laporan Senarai Baucar Jurnal Dikeluarkan

Laporan ini bertujuan untuk menyemak senarai baucar jurnal yang telah dikeluarkan kepada individu/badan tertentu pada jangka masa tertentu. Dari Menu Laporan, tekan butang Senarai Baucar Jurnal Dikeluarkan akan memaparkan skrin di atas. Medan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

122

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

SENARAI BAUCAR JURNAL DIKELUARKAN
TARIKH : 06/05/2002 MASA : 10:10:AM KERAJAAN NEGERI PERLIS SISTEM PERAKAUNAN BUKU VOT MUKA SURAT : 1/1

SENARAI BAUCAR JURNAL YANG DIKELUARKAN BAGI TEMPOH 01/05/2002 HINGGA 15/05/2002

------------- Baucar ----------No. Tarikh J00001 J00002 J00003 01/05/2002 01/05/2002 01/05/2002

----------------------------------------- Pindahan/Pelarasan Di Masukira ----------------------------------------Vot Jab Ptj/Pk Prog/Akt Amanah Projek Setia Cp Objek B23 B23 B23 0230 0230 0230 02000100 02000100 02000100 200000 200000 200000 21101 21101 21101

Amaun(DT) (RM)

Amaun (KT) (RM)

--------------------- Membayar --------------------Jab Ptj/Pk Pej.Perakaunan 0230 0230 0230 02000100 02000100 02000100

500.00 550.00 600.00

500.00 550.00 600.00

Jumlah Besar

---------------------------------------------------------2150.00 2150.00

-------------------------------------------

06hb September 2002, versi 1.2

123

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

3.2.9 LAPORAN BAUCAR BAYARAN YANG DISEDIAKAN /DIKELUARKAN

Rajah 6.12 Skrin Laporan Baucar Bayaran Yang Disediakan Dikeluarkan

Laporan ini bertujuan untuk menyemak senarai baucar bayaran yang disediakan yang mana telah dikeluarkan kepada individu/badan tertentu. Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Baucar Bayaran Yang Disediakan/Dikeluarkan akan memaparkan skrin di atas. Medan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

124

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

LAPORAN BAUCAR BAYARAN YANG DISEDIAKAN/DIKELUARKAN

06hb September 2002, versi 1.2

125

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

3.3 LAPORAN URUSNIAGA
3.3.1 LAPORAN HARIAN BUKU VOT

Rajah 6.13 Skrin Laporan Harian Buku Vot

Ini merupakan laporan yang paling penting dalam transaksi harian sistem buku vot kerana ia memaparkan semua transaksi yang melibatkan perubahan dalam buku vot sesuatu PTJ. Ia biasanya dicetak setelah semua proses bagi hari yang berkenaan selesai dilaksanakan. Laporan harian ini mempunyai 2 jenis format cetak iaitu: Normal – Bagi laporan yang pertama kali dicetak. Tidak perlu masukkan data di medanmedan tarikh. Cetak Semula – Bagi laporan yang pernah dicetak. Pengguna diminta untuk mengisi data di medan tarikh mula dan tarikh akhir Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Harian Buku Vot akan memaparkan skrin di atas. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

126

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

LAPORAN HARIAN BUKU VOT

06hb September 2002, versi 1.2

127

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

3.3.2 SENARAI URUSNIAGA HARIAN BUKU VOT

Rajah 6.14 Skrin Senarau Urusniaga Harian Buku Vot

Laporan ini dikeluarkan untuk menyemak senarai transaksi yang dilaksanakan bagi tempoh yang ditentukan oleh pengguna berkenaan. Dari Menu Laporan, tekan butang Senarai Urusniaga Harian Buku Vot akan memaparkan skrin di atas. Pengguna perlu memasukkan tarikh mula dan tarikh akhir yang dikehendaki. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

128

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

SENARAI URUSNIAGA HARIAN BUKU VOT

06hb September 2002, versi 1.2

129

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

3.3.3 LAPORAN RINGKASAN BULANAN AKAUN VOT

Rajah 6.15 Skrin Laporan Ringkasan Bulanan Akaun Vot

Laporan ini dicetak untuk menyemak ringkasan perbelanjaan bagi Jabatan yang berkenaan. Ia boleh dicetak pada bila-bila masa diperlukan. Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Ringkasan Bulan Akaun Vot akan memaparkan skrin di atas. Medan Bulan dan Tahun hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

130

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

LAPORAN RINGKASAN BULANAN BUKU VOT

06hb September 2002, versi 1.2

131

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

3.3.4 LAPORAN BULANAN VOT MENGURUS

Rajah 6.16 Skrin Laporan Bulanan Vot Mengurus

Laporan bulanan ini bertujuan untuk menyemak perbelanjaan mengurus bagi Jabatan dan PTJ yang berkenaan. Ia boleh dicetak pada bila-bila masa diperlukan. Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Bulanan Vot Mengurus akan memaparkan skrin di atas. Medan Bulan dan Tahun hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

132

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

LAPORAN BULANAN VOT MENGURUS

06hb September 2002, versi 1.2

133

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

3.3.5 LAPORAN BULANAN VOT PEMBANGUNAN

Rajah 6.17 Skrin Laporan Laporan Bulanan Vot Pembangunan

Laporan ini bertujuan untuk menyemak perbelanjaan pembangunan bagi Jabatan dan PTJ yang berkenaan. Ia boleh dicetak pada bila-bila masa diperlukan. Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Bulanan Vot Pembangunan akan memaparkan skrin di atas. Medan Bulan dan Tahun hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

134

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

LAPORAN BULANAN VOT PEMBANGUNAN
TARIKH : 06/05/2002 MASA : 10:10:AM KERAJAAN NEGERI PERLIS SISTEM PERAKAUNAN BUKU VOT MUKA SURAT : 1/1

Laporan Bulanan Vot Pembangunan Bagi Bulan Berakhir APRIL 2002 Seperti Pada 06/05/2002

Membayar Jabatan PTJ/PK : :

Kod 0230 02000100

Perihal JABATAN PERHUTANAN JABATAN PERHUTANAN

Dipertanggungkan Nombor Vot Agensi Ptj/Pk Projek Setia CP : : : : : :

Kod P23 0230 02000000 01002 10000

Perihal

JABATAN PERHUTANAN JABATAN PERHUTANAN PENGUKURAN SEMPADAN SIMPAN KEKAL

Butiran Perbelanjaan

Peruntukan Asal (RM) 20,000,000.00 0.00 20,000,000.00

Peruntukan Kemaskini (RM) 20,000,000.00 0.00 20,000,000.00

Perbelanjaan Kemaskini (RM) 5,000,000.00 0.00 5,000,000.00

Peratus (%)

Rizab (RM) 0.00 0.00 0.00

Tanggungan Kemaskini Liabiliti Kemaskini (RM) (RM) 1,000,000.00 0.00 1,000,000.00 0.00 0.00 0.00

Baki Sebenar (RM) 14,000,000.00 0.00 14,000,000.00

Peratus (%)

Cara Langsung Cara Pinjaman Jumlah Projek : 01002

Jumlah Besar Vot Pembangunan : P23

20,000,000.00

20,000,000.00

5,000,000.00

0.00

1,000,000.00

0.00

14,000,000.00

06hb September 2002, versi 1.2

135

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

3.3.6 LAPORAN PERBELANJAAN VOT MENGIKUT OBJEK SEBAGAI

Rajah 6.18 Skrin Laporan Bulanan Vot Mengurus Mengikut Objek Sebagai

Laporan bulanan bertujuan menyemak perbelanjaan mengurus mengikut Objek Sebagai bagi Jabatan berkenaan. Ia boleh dicetak pada bila-bila masa diperlukan. Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Bulanan Vot Mengurus Mengikut Objek Sebagai akan memaparkan skrin di atas. Medan Bulan dan Tahun hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

136

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

LAPORAN PERBELANJAAN VOT MENGIKUT OBJEK SEBAGAI

06hb September 2002, versi 1.2

137

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

3.3.7 LAPORAN TANGGUNGAN BELUM SELESAI

Rajah 6.19 Skrin Laporan Tanggungan Belum Selesai

Laporan ini adalah berkenaan urusniaga Pesanan Tempatan yang belum selesai. Ia boleh dicetak pada bila-bila masa diperlukan. Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Tanggungan Belum Selesai akan memaparkan skrin di atas. Medan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

138

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

LAPORAN TANGGUNGAN BELUM SELESAI

06hb September 2002, versi 1.2

139

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

3.3.8 LAPORAN BAYARAN KEMAJUAN KONTRAK

Rajah 6.20 Skrin Laporan Bayaran Kemajuan Kontrak

Laporan ini adalah berkenaan rekod bayaran yang dikeluarkan oleh PTJ kepada Kontraktor berkenaan. Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Bayaran Kemajuan Kontrak akan memaparkan skrin di atas. Medan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

140

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

LAPORAN BAYARAN KEMAJUAN KONTRAK
TARIKH : 06/05/2002 MASA : 10:10:AM KERAJAAN NEGERI PERLIS SISTEM PERAKAUNAN BUKU VOT MUKA SURAT : 1/1

LAPOTAN BAYARAN KEMAJUAN KONTRAK BAGI TEMPOH 03/05/2002 HINGGA 06/05/2002 Jab. Bayar : Ptj/Pk Bayar 0230 : JABATAN PERHUTANAN 020001 JABATAN PERHUTANAN

BIL 1 2

NO. KONTRAK P01/2002 P02/2002

TEMPOH KONTRAK MULA 01/01/2002 01/01/2002 AKHIR 01/01/2003 01/01/2003

JUMLAH KONTRAK (RM) 200,000.00 500,000,00

BAUCAR BAYARAN NO. V0070007 V0070010 TARIKH 03/05/2002 03/05/2002 AMAUN (RM) 500.00 100,000.00 NO. INV0001 INV0002

INVOIS TARIKH 03/05/2002 03/05/2002

BAKI SEMASA (RM) 150,000.00 300,000.00

EFT/CEK NO 12345678 12345679 TARIKH 03/05/2002 03/05/2002

06hb September 2002, versi 1.2

141

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

3.3.9 LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT – FORMAT A

Rajah 6.21 Skrin Laporan Penyesuaian Akaun Vot (Format A)

Tujuan laporan ini adalah untuk menyemak penyesuaian akaun perbelanjaan di dalam Format A. Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Penyesuaian Akaun Vot (Format A) akan memaparkan skrin di atas. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

142

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT (FORMAT A)

06hb September 2002, versi 1.2

143

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

3.3.10 LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT – FORMAT A1

Rajah 6.22 Skrin Laporan Penyesuaian Akaun Vot (Format A1)

Tujuan laporan ini adalah untuk menyemak penyesuaian akaun perbelanjaan di dalam Format A1. Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Penyesuaian Akaun Vot (Format A1) akan memaparkan skrin di atas. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

144

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT (FORMAT A1)

06hb September 2002, versi 1.2

145

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

3.3.11 LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT – FORMAT A2

Rajah 6.23 Skrin Laporan Penyesuaian Akaun Vot (Format A2)

Tujuan laporan ini adalah untuk menyemak penyesuaian akaun perbelanjaan di dalam Format A2. Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Penyesuaian Akaun Vot (Format A2) akan memaparkan skrin di atas. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

146

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT (FORMAT A2)
TARIKH : 06/05/2002 FORMAT A2 MASA : 10:10:AM KERAJAAN NEGERI PERLIS SISTEM PERAKAUNAN BUKU VOT MUKA SURAT : 1/1

URUSNIAGA DI AKAUN VOT YANG TIDAK TERDAPAT DI LAPORAN TERPERINCI PERBELANJAAN BAGI BULAN MMMMMMMMM MEMBAYAR JABATAN PUSAT TANGGUNGJAWAB /PUSAT KOS KOD XXX XXXXXX PERIHAL XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

: :

VOT JAB PTJ/PK PROG/AKT/PROJ/AMANAH OBJEK

: : : : :

XXX XXX XXXXXX XXXXXX XXXXX

BIL 999 999 999 999 999

NO.RUJUKAN XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX

TARIKH DD/MM/YYYY DD/MM/YYYY DD/MM/YYYY DD/MM/YYYY DD/MM/YYYY

JENIS XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX

PTJ/PK XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX

PROG/AKT XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX

AMANAH XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX

PROJ/SETIA XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX JUMLAH

CP X X X X X

OBJEK XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX

DEBIT

KREDIT

999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 -------------------------------------------999999999.99 999999999.99 --------------------------------------------

06hb September 2002, versi 1.2

147

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

3.4 LAPORAN LEJAR AM
3.4.1 LAPORAN URUSNIAGA AKAUN PERBELANJAAN VOT (L201)

Rajah 6.24 Skrin Laporan Urusniaga Akaun Perbelanjaan VOT (L201)

Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Laporan Urusniaga Akaun Perbelanjaan VOT akan memaparkan skrin di atas. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

148

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

06hb September 2002, versi 1.2

149

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

3.4.2 PENYATA RINGKASAN PERBELANJAAN MENGURUS MENGIKUT VOT/JAB/OSOL/AKT/PROJ (L203)

Rajah 6.25 Skrin Penyata Perbelanjaan Mengurus Mengikut Vot/Jab/Osol/Akt/Proj

Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Penyata Perbelanjaan Mengurus Mengikut Vot/Jab/Osol/Akt/Proj akan memaparkan skrin di atas. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

150

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

TARIKH : DD/MM/YYYY

MASA: SS:MM:HH

LAPORAN : L303 MUKASURAT : 999

PENYATA AKAUN HASIL MENGIKUT JABATAN/ PUSAT TANGGUNGJAWAB PADA BULAN MM YYYY JAB. DIPERTANGGUNGKAN PTJ. DIPERTANGGUNGKAN : XXX : XXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

KOD HASIL

PERIHAL

BELANJAWAN ASAL DISEMAK

BULAN SEMASA DEBIT/KREDIT

KEMASKINI DEBIT/KREDIT

BERISH

VARIAN

%

XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

99999999.99 99999999.99 99999999.99 99999999.99

9999999.99 9999999.99 9999999.99 9999999.99

9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99

9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99

9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99

9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99

999 999 999 999

JUMLAH

99999999.99

9999999.99

9999999999.99

9999999999.99

999

06hb September 2002, versi 1.2

151

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

3.4.3 PENYATA PRESTASI PERBELANJAAN PEMBANGUNAN MENGIKUT VOT/PROJ/BUTIRAN RML (L204)

Rajah 6.26 Skrin Penyata Prestasi Perbelanjaan Pembangunan Mengikut Vot/Proj/Butiran RML

Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Skrin Penyata Prestasi Perbelanjaan Pembangunan Mengikut Vot/Proj/Butiran RML akan memaparkan skrin di atas. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

152

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

TARIKH : DD/MM/YYYY

MASA: SS:MM:HH

LAPORAN : L204 MUKASURAT : 999

PENYATA PRESTASI BELANJA PEMBANGUNAN MENGIKUT VOT/PROJ/BUTIRAN RML PADA BULAN MM YYYY VOT JAB. DIPERTANGGUNGKAN PTJ. DIPERTANGGUNGKAN : XXX : XXX : XXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

PROJEK XXXXX

HARGA PROJEK

SETIA

CP X

PERIHAL

OSOL

JUMLAH PERUNTUKAN

------PERBELANJAAN------SEMASA KEMASKINI

BAKI PERUNTUKAN

% PERBELLANJAAN

99999999.99 XXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999.99 999999999.99

JUMLAH PROJEK XXXXX XXXXX 99999999.99 XXXXX X

999999999.99

999999999.99 999999999.99

999999999.99

999999999.99

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999.99 999999999.99 JUMLAH PROJEK XXXXX JUMLAH PROJEK XXXXX JUMLAH PROJEK XXXXX JUMLAH PROJEK XXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99

06hb September 2002, versi 1.2

153

SPEKS

Panduan Pengguna 3.4.4 PENYATA PERBELANJAAN AKAUN MENGURUS (L205)

Sistem Buku Vot

Rajah 6.27 Skrin Penyata Perbelanjaan Akaun Mengurus

Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Penyata Perbelanjaan Akaun Mengurus akan memaparkan skrin di atas. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

154

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

TARIKH : DD/MM/YYYY

MASA: SS:MM:HH

LAPORAN : L205 MUKASURAT : 999 PENYATA PRESTASI BELANJA MENGURUS MENGIKUT AKT/OBJEK/OBJEK AM PADA BULAN MM YYYY

VOT JAB. DIPERTANGGUNGKAN PTJ. DIPERTANGGUNGKAN

: XXX : XXX : XXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

KOD OS PROG/AKT : XXXXXX XXXXX

PERIHAL

OBJEK LANJUT

JUMLAH PERUNTUKAN

------------------PERBELANJAAN-------------SEMASA KEMASKINI

BAKI PERUNTUKAN

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXX 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999,99 999999999.99 999999999.99 999999999.99

JUMLAH OBJEK SEBAGAI XXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXX 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999.99 999999999.99 XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX 999999999,99 999999999,99 999999999,99 999999999,99 999999999,99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99

JUMLAH OBJEK SEBAGAI JUMLAH OBJEK AM JUMLAH PROG/AKT JUMLAH PTJ JUMLAH VOT

06hb September 2002, versi 1.2

155

SPEKS

Panduan Pengguna 3.4.5 LAPORAN URUSNIAGA AKAUN HASIL (L300)

Sistem Buku Vot

Rajah 6.28 Skrin Laporan Urusniaga Akaun Hasil ( L300)

Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Laporan Urusniaga Akaun Hasil ( L300) akan memaparkan skrin di atas. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

156

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

06hb September 2002, versi 1.2

157

SPEKS

Panduan Pengguna 3.4.6 PENYATA AKAUN HASIL MENGIKUT JABATAN/P TJ (L303)

Sistem Buku Vot

Rajah 6.29 Penyata Akaun Hasil Mengikut Jabatan/Pusat Tanggungjawab

Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Penyata Akaun Hasil Mengikut Jabatan/Pusat Tanggungjawab akan memaparkan skrin di atas. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

158

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

06hb September 2002, versi 1.2

159

SPEKS

Panduan Pengguna 3.4.7 PENYATA AKAUN AMANAH MENGIKUT JABATAN/PTJ (L405)

Sistem Buku Vot

Rajah 6.30 Skrin Penyata Akaun Amanah Mengikut Jabatan/Ptj

Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Penyata Akaun Amanah Mengikut Jabatan/Ptj akan memaparkan skrin di atas. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

160

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

06hb September 2002, versi 1.2

161

SPEKS

Panduan Pengguna 3.4.8 LAPORAN URUSNIAGA AKAUN AMANAH (L400)

Sistem Buku Vot

Rajah 6.31 Skrin Laporan Urusniaga Akaun Amanah

Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Laporan Urusniaga Akaun Amanah akan memaparkan skrin di atas. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

162

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

06hb September 2002, versi 1.2

163

SPEKS

Panduan Pengguna 3.4.4 LAPORAN PERBELANJAAN PEMBANGUNAN BERAKHIR (L608)

Sistem Buku Vot

Rajah 6.32 Skrin Laporan Perbelanjaan Pembangunan Berakhir

Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Laporan Perbelanjaan Pembangunan Berakhir akan memaparkan skrin di atas. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

06hb September 2002, versi 1.2

164

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

TARIKH : DD/MM/YYYY

MASA: SS:MM:HH PEJABAT PEMBANGUNAN PADA YYYY TAHUN YYYY (DALAM RM)

LAPORAN : L608 MUKASURAT : 999

VOT

JABATAN

DIPERTANGGUNGKANPERUNTUKAN TAHUNAN

PERUNTUKAN KEMASKINI

PERBELANJAAN SEHINGGA

BAKI PERUNTUKAN

% BELANJA

XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX

XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX JUMLAH PERBELANJAAN PEMBANGUNAN YYYY

999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99

999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99

999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99

9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99

999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99

999999999.99

999999999.99

999999999.99

999999999.99

999.99

06hb September 2002, versi 1.2

165

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

APPENDIKS 1 – CARTALIR ASAS PROSES BUKU VOT

Parameter Sistem BUKU VOT

Nota Permintaan

Daftar Kontrak

Lu lu s

Daftar Bayaran Kontrak

Harian

Bulanan

Tahunan

Pesanan Tempatan Lulus

Baucar Jurnal

Penyata Pemungut

Lu lu s

Daftar Bil Tanpa Pesanan Tempatan

Lu lu s

Lu lu s

Lulus

Daftar Bil Dengan Pesanan Tempatan

Lu lu s

Baucar Bayaran

Lu lu s

LEJAR AM

06hb September 2002, versi 1.2

166

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

APPENDIKS 2 – MESEJ RALAT PROGRAM
Kod Ralat Perihal Bahasa Melayu Program
A00003 A00031 A00088 A00135 A00141 A00143 A00144 A00146 A00222 A00245 D00001 D00002 D00003 D00004 D00005 D00006 D00007 D00008 D00009 D00010 D00011 D00012 AMAUN CEK MELEBIHI AMAUN DI “CHARGE LINE” KOD BANK DARI DAN KOD BANK KEPADA TIDAK BOLEH SAMA TARIKH TIDAK BOLEH MELEBIHI TARIKH SEMASA AMAUN DEBIT ATAU KREDIT DIPERLUKAN AMAUN TAMBAH DAN AMAUN KURANG TIDAK SAMA AKAUN AMANAH TIDAK WUJUD BAGI BANK DARI AKAUN AMANAH TIDAK WUJUD BAGI BANK KEPADA TAHUN MESTI TAHUN PERAKAUNAN SEMASA AMAUN CEK DIPERLUKAN REKOD TELAH WUJUD DALAM TAHUN HADAPAN PERIHAL KOD JABATAN PERLU DIISI STATUS REKOD PERLU DIPILIH PERIHAL KOD PTJ PERLU DIISI PERIHAL KOD PROG/AKT PERLU DIISI PERIHAL KOD OSOL PERLU DIISI PERIHAL KOD AM PERLU DIISI PERIHAL KOD SEBAGAI PERLU DIISI PERIHAL KOD KUMPULAN OBJEK LANJUT PERLU DIISI PERIHAL KOD VOT PERLU DIISI PERIHAL KOD AMANAH PERLU DIISI AMAUN CEK UNTUK T/TANGAN CEK KETIGA TIDAK SAH PERIHAL BARANG PERLU DIISI

Perihal Bahasa Inggeris
CHEQUE AMOUNT MORE THAN TOTAL AMOUNT BANK FROM AND BANK TO CANNOT BE THE SAME CANNOT ACCEPT FUTURE DATES DEBIT OR CREDIT AMOUNT REQUIRED TAMBAH AMOUNT AND KURANG AMOUNT NOT EQUAL RECORD NOT FOUND IN TRUST TABLE FOR (DARI BANK) RECORD NOT FOUND IN TRUST TABLE FOR (KE BANK) YEAR MUST BE THE CURRENT ACCOUNTING YEAR CHEQUE AMOUNT REQUIRED RECORD ALREADY EXISTS FOR NEXT YEAR DEPARTMENT DESCRIPTION REQUIRED RECORD STATUS NOT SELECTED PTJ DESCRIPTION REQUIRED PROG/ACTV DESCRIPTION REQUIRED OSOL DESCRIPTION REQUIRED AM CODE DESCRIPTION REQUIRED SEBAGAI CODE DESCRIPTION REQUIRED KUMPULAN OBJEK LANJUT CODE DESCRIPTION REQUIRED VOTE CODE DESCRIPTION REQUIRED AMANAH CODE DESCRIPTION REQUIRED

06hb September 2002, versi 1.2

167

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

Kod Ralat Perihal Bahasa Melayu Program
D00013 D00014 D00015 D00016 D00017 D00018 D00019 D00020 D00021 D00022 D00023 EL0001 EL0002 EL0003 EL0004 EL0005 EL0006 NAMA KERAJAAN NEGERI PERLU DIISI NAMA PEJABAT AKAUNTAN NEGERI PERLU DIISI NAMA AKAUNTAN NEGERI PERLU DIISI NAMA PEGAWAI KEWANGAN NEGERI PERLU DIISI PERIHAL GRED PERJAWATAN PERLU DIISI KUMPULAN GRED PERJAWATAN PERLU DIISI KUMPULAN SKIM PERJAWATAN PERLU DIISI PERIHAL SKIM PERJAWATAN PERLU DIISI PERIHAL KOD SEKTOR PERLU DIISI PERIHAL URUSNIAGA PERLU DIISI NAMA PEMBEKAL BARANG PERLU DIISI AKAUN AMANAH TIDAK WUJUD BAGI PTJ INI AKAUN HASIL TIDAK WUJUD BAGI PTJ INI BAKI PERUNTUKAN TIDAK MENCUKUPI PERUNTUKAN TELAH WUJUD REKOD PERUNTUKAN TIDAK WUJUD TAMBAH AMOUNT AND KURANG AMOUNT MUST BE EQUAL JUMLAH TRANSAKSI (DT) TIDAK SAMA DENGAN JUMLAH CEK/TT/DERAF BANK KOD JABATAN TELAH WUJUD KOD AKTIVITI TELAH WUJUD KOD PTJ TELAH WUJUD KOD OBJEK LANJUT TIDAK WUJUD KOD BANK TELAH WUJUD KOD OBJEK AM TELAH WUJUD KOD OBJEK SEBAGAI MESTI DIAKHIRI DENGAN 000

Perihal Bahasa Inggeris

EL0007

TRUST RECORD FOR PTJ NOT FOUND REVENUE RECORD FOR PTJ NOT FOUND BUDGET BALANCE NOT SUFFICIENT BUDGET RECORD ALREADY EXISTS BUDGET RECORD NOT FOUND TAMBAH AMOUNT AND KURANG AMOUNT MUST BE EQUAL TOTAL CHEQUE AMOUNT AND DETAIL AMOUNT NOT EQUAL DEPARTMENT CODE ALREADY EXISTS ACTIVITY CODE ALREADY EXISTS PTJ CODE ALREADY EXISTS DETAIL OBJECT CODE NOT FOUND BANK CODE ALREADY EXISTS GENERAL OBJECT CODE ALREADY EXISTS STANDARD OBJECT CODE MUST START WITH 000

U00017 U00018 U00019 U00027 U00047 U00048 U00052

06hb September 2002, versi 1.2

168

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

Kod Ralat Program
U00053

Perihal Bahasa Melayu
KOD OBJEK MESTILAH BAGI KOD OBJEK SEBAGAI KOD OBJEK SEBAGAI TIDAK WUJUD NOMBOR BANK TELAH WUJUD KOD PROJEK TELAH WUJUD KOD OBJEK MESTI 5 DIGIT KOD OBJEK LANJUT TIDAK BOLEH DIAKHIRI DENGAN 000 KOD JABATAN BERMULA DENGAN 0100 KOD VOT TELAH WUJUD KOD VOT MESTI DIMULAI DENGAN B, T, ATAU P KOD JABATAN TIDAK WUJUD KOD PTJ TIDAK WUJUD DI DALAM JADUAL PTJ KOD AMANAH TIDAK WUJUD TARIKH TIDAK SAH KOD AKTIVITI PERLU DIISI KOD PTJ PERLU DIISI JENIS TRANSAKSI TELAH WUJUD JENIS TRANSAKSI TIDAK SAH KOD AMANAH TELAH WUJUD KOD HASIL TELAH WUJUD KOD HASIL TIDAK WUJUD KOD OBJEK TIDAK WUJUD KOD OBJEK ATAU KOD AMANAH/HASIL PERLU DIKUNCI MASUK TAHUN HADAPAN TIDAK SAH KOD JABATAN TIDAK SAMA DENGAN FAIL INDUK KOD BANK TIDAK SAH KOD JABATAN TIDAH SAH UNTUK KOD VOT INI REKOD SUDAH WUJUD KOD JABATAN TIDAK SAH TAHUN MESTI TAHUN SEMASA TAHUN MESTI TAHUN SEBELUM

Perihal Bahasa Inggeris
DETAIL OBJECT CODE MUST MATCH WITH STANDARD OBJECT CODE STANDARD OBJECT CODE NOT FOUND BANK NO ALREADY EXISTS PROJECT CODE ALREADY EXISTS OBJEK LANJUT MUST NOT BE 000 DEPARTMENT CODE START WITH 0100 VOTE CODE ALREADY EXISTS VOTE CODE MUST START WITH B, T OR P DEPARTMENT CODE NOT FOUND PTJ CODE NOT FOUND TRUST CODE NOT FOUND INVALID DATA ENTERED ACTIVITY CODE REQUIRED PTJ CODE REQUIRED TRANSACTION TYPE ALREADY EXISTS TRANSACTION TYPE NOT IN THE VALID RANGE TRUST CODE ALREADY EXISTS REVENUE CODE ALREADY EXISTS REVENUE CODE NOT FOUND OBJEK NOT FOUND EITHER OBJEK OR TRUST/REVENUE CODE MUST BE ENTERED FUTURE DATES NOT ACCEPTED DEPARTMENT CODE NOT SAME AS IN PAY MASTER INVALID BANK DEPARTMENT CODE NOT FOUND FOR THIS VOTE RECORD ALREADY EXISTS DEPARTMENT CODE INVALID TAHUN MUST BE CURRENT YEAR TAHUN MUST BE PREVIOUS YEAR

U00054 U00055 U00057 U00059 U00063 U00073 U00074 U00075 U00077 U00078 U00079 U00080 U00081 U00082 U00084 U00085 U00147 U00148 U00159 U00160 U00161

U00164 U00170 U00182 U00183 U00194 U00201 U00230 U00231

06hb September 2002, versi 1.2

169

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

Kod Ralat Program
U00239 U00240 U00241 U00242 U00243 U00244 U00245 U00246 U00247 U00248

Perihal Bahasa Melayu
TAHUN PERLU DIMASUKKAN PROFIL PTJ PERLU DIISI PROFIL PROG/AKT PERLU DIISI PROFIL SODO PERLU DIISI TAHAP KAWALAN PTJ PERLU DIISI TAHAP KAWALAN PROG/AKT PERLU DIISI TAHAP KAWALAN SODO PERLU DIISI JUMLAH KOMBINASI PROFIL PTJ TIDAK SAH. FORMAT SAH ANTARA 1 HINGGA 8 TAHUN TIDAK SAH JUMLAH KOMBINASI PROFIL PROG/AKT TIDAK SAH. FORMAT SAH ANTARA 1 HINGGA 5 JUMLAH KOMBINASI PROFIL SODO TIDAK SAH. FORMAT SAH ANTARA 1 HINGGA 5 TAHAP KAWALAN PTJ TIDAK SAH. FORMAT SAH > 0 DAN < 9 TAHAP KAWALAN PROG/AKT TIDAK SAH. FORMAT SAH > 0 DAN < 7 TAHAP KAWALAN SODO TIDAK SAH. FORMAT SAH > 0 DAN < 6 REKOD TAHUN HADAPAN HANYA BOLEH DIKEMASKINI MASUK KOD PTJ TIDAK SAH KOD JABATAN PERLU DIISI TIADA DATA/REKOD DIJUMPAI TIADA REKOD UNTUK DIEDIT TIADA REKOD UNTUK DIBATAL KOD VOT PERLU DIISI KOD VOT TIDAK SAH KOD VOT PERLU MULA DENGAN ABJAD 'T' / 'B' / 'P' KOMBINASI TIDAK SAH UNTUK KOD VOT DAN JABATAN KOD PROG/AKT TIDAK SAH KOD SEKTOR TIDAK WUJUD DI DALAM JADUAL SEKTOR KOD SEKTOR TIDAK SAH KOD OSOL PERLU DIISI KOD OSOL TIDAK SAH KOD JABATAN UNTUK HASIL PERLU DIISI KOD JABATAN UNTUK HASIL TIDAK PERLU DIISI KOD PROJEK PERLU DIISI KOD PROJEK TIDAK SAH

Perihal Bahasa Inggeris
TAHUN REQUIRED

INVALID YEAR

U00249

U00250 U00251 U00252 U00303 U00304 U00305 U00306 U00307 U00308 U00309 U00310 U00311 U00312 U00313 U00314 U00315 U00316 U00317 U00318 U00319 U00320 U00321

INVALID PTJ CODE DEPTCODE CODE REQUIRED NO RECORD FOUND NO RECORD TO EDIT NO RECORD TO DELETE VOT CODE REQUIRED VOTE CODE INVALID VOTE CODE START WITH 'T' / 'B' / 'P' COMBINATION IS INVALID FOR VOTE AND DEPARTMENT PROG/ACTV CODE INVALID SECTOR CODE NOT EXIST IN SECTOR FILE SECTOR CODE INVALID OSOL CODE REQUIRED OSOL CODE INVALID DEPARTMENT CODE FOR REVN REQUIRED DEPARTMENT CODE FOR REVN NOT REQUIRED PROJECT CODE REQUIRED PROJECT CODE INVALID

06hb September 2002, versi 1.2

170

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

Kod Ralat Program
U00322 U00323 U00324 U00325 U00326 U00327 U00328 U00329 U00330 U00331 U00332 U00333 U00334 U00335 U00336 U00337 U00338 U00339 U00340 U00341 U00342 U00343 U00344 U00345 U00346 U00347 U00348 U00349 U00350 U00351 U00352 U00353 U00354 U00355 U00356

Perihal Bahasa Melayu
CARA PEMBIAYAAN PERLU DIPILIH KOD SETIA TIDAK SAH KOD SETIA TIDAK WUJUD KOD AMANAH PERLU DIISI KOD AMANAH TIDAK SAH JENIS AMANAH PERLU DIPILIH AKAUN PERUNTUKAN TIDAK PERLU DIISI AKAUN KAWALAN TIDAK PERLU DIISI AKAUN PERUNTUKAN PERLU DIISI AKAUN KAWALAN PERLU DIISI AKAUN KAWALAN TIDAK SAH AKAUN PERUNTUKAN TIDAK SAH DEBIT/KREDIT AKAUN PERLU DIPILIH REKOD TIDAK AKTIF UNTUK DIBATALKAN KOMBINASI TIDAK SAH UNTUK KOD JABATAN DAN PTJ REKOD BELUM WUJUD REKOD TELAH WUJUD, HANYA BOLEH EDIT HANYA NUMERIK SAHAJA DIBENARKAN KOD PROGRAM/AKTIVITI TIDAK SAH RMK TIDAK SAH KOD KUIRI PERLU DIISI PERIHAL KOD KUIRI PERLU DIISI KOD KUIRI TIDAK SAH KOD HASIL TIDAK SAH KOD OBJEK LANJUT TIDAK SAH TARIKH TIDAK SAH. FORMAT TARIIKH : DD-MM-YYYY JENIS PERLU DIPILIH NO AKAUN PERLU DIISI JENIS PEMBAYARAN PERLU DIISI NAMA BANK PERLU DIISI KOD SODO BARANG PERLU DIISI KOD BIDANG BARANG PERLU DIISI KOD DETAIL BARANG PERLU DIISI SUMBER DATA PERLU DIISI KOD BANK AN/BN PERLU DIISI

Perihal Bahasa Inggeris
FUNDING SOURCE TYPE REQUIRED SETIA CODE INVALID SETIA CODE NOT FOUND AMANAH CODE REQUIRED AMANAH CODE INVALID AMANAH TYPE REQUIRED AKAUN PERUNTUKAN NOT REQUIRED AKAUN KAWALAN NOT REQUIRED AKAUN PERUNTUKAN REQUIRED AKAUN KAWALAN REQUIRED AKAUN KAWALAN INVALID AKAUN PERUNTUKAN INVALID DEBIT/CREDIT REQUIRED RECORD NOT ACTIVE FOR DELETION COMBINATION IS INVALID FOR DEPARTMENT AND PTJ RECORD NOT EXIST RECORD EXIST, ONLY CAN EDIT ACCEPT NUMERIC ONLY PROGRAM/ACTIVITY INVALID RMK NOT INVALID QUERY CODE REQUIRED QUERY CODE DESCRIPTION REQUIRED QUERY CODE INVALID REVENUE CODE INVALID KOD OBJEK LANJUT INVALID INVALID DATE. DATE FORMAT : DD-MM-YYYY

06hb September 2002, versi 1.2

171

SPEKS

Panduan Pengguna

Sistem Buku Vot

Kod Ralat Program U00357 U00358 U00359 U00360 U00361 U00362 U00363 U00364 U00365 U00366 U00367 U00368 U00369 U00370 U00371 U00372 U00373 U00374 U00375 U00376 U00377 U00378 U00379 U00380 U00381 U00382 U00383 U00384 U00385 U00386 U00387 U00388 U00389 U00390 U00391 U00392 U00393 U00394 U00395 U00396

Perihal Bahasa Melayu KOD SODO TIDAK SAH KOD BIDANG TIDAK SAH DETAIL TIDAK SAH TAHUN PERALIHAN MESTI > TAHUN SEMASA KOD JABATAN LAMA PERLU DIISI UNTUK PROSES PERALIHAN KOD JABATAN LAMA TIDAK SAH KOD JABATAN LAMA BERMULA DENGAN 0100 KOD JABATAN LAMA TIDAK WUJUD KOD JABATAN BARU PERLU DIISI UNTUK PROSES PERALIHAN KOD JABATAN BARU TIDAK SAH KOD JABATAN BARU TIDAK WUJUD TAHUN LAMA PERLU DIISI TAHUN PERALIHAN MESTI >= TAHUN SEMASA TAHUN BARU UNTUK KOD PERALIHAN PERLU DIISI KOD JENIS DOKUMEN PERLU DIISI PERIHAL JENIS DOKUMEN PERLU DIISI KOMBINASI REKOD TIDAK WUJUD DI DALAM JADUAL VOT KOMBINASI REKOD DI DALAM JADUAL VOT TIDAK AKTIF GRED PERJAWATAN PERLU DIISI KOD RALAT PROGRAM PERLU DIISI PERIHAL KOD RALAT PROGRAM PERLU DIISI KOMBINASI REKOD DI DALAM JADUAL PUSAT TANGGUNGJAWAB TIDAK AKTIF KOMBINASI REKOD TIDAK WUJUD DI DALAM JADUAL PUSAT TANGGUNGJAWAB KOMBINASI REKOD DI DALAM JADUAL JABATAN TIDAK AKTIF KOMBINASI REKOD TIDAK WUJUD DI DALAM JADUAL JABATAN KOD PTJ BARU PERLU DIISI KOD PTJ BARU TIDAK SAH KOMBINASI REKOD DI DALAM JADUAL PROJEK TIDAK AKTIF KOMBINASI REKOD TIDAK WUJUD DI DALAM JADUAL PROJEK KOD BANK PERLU DIISI KOMBINASI REKOD DI DALAM JADUAL DOKUMEN TIDAK AKTIF KOMBINASI REKOD TIDAK WUJUD DI DALAM JADUAL DOKUMEN KOD HASIL LAMA PERLU DIISI KOD HASIL BARU PERLU DIISI SKIM PERJAWATAN PERLU DIISI KOD SEKTOR PERLU DIISI KOD JENIS URUSNIAGA PERLU DIISI KOD DOKUMEN PERLU DIISI KOD PEMBEKAL BARANG PERLU DIISI KOMBINASI REKOD DI DALAM JADUAL PTJ TIDAK AKTIF

Perihal Bahasa Inggeris SODO CODE INVALID BIDANG CODE INVALID INVALID DETAIL CODE

06hb September 2002, versi 1.2

172

SPEKS

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->