MEKANISME PENGENDALIAN

1.1

DASAR PEMIKIRAN
P2KP dikelola melalui desentralisasi manajemen. Di tingkat Pusat, manajemennya ditangani oleh Konsultan Manajemen Pusat (KMP) sedangkan di tingkat daerah pengelolaannya dibagi dalam beberapa Satuan Wilayah Kerja (SWK) yang masing-masing ditangani oleh satu Konsultan Manajemen Wilayah (KMW) Untuk organisasi yang mempraktekan desentralisasi, pengendalian manajemen merupakan suatu keharusan. Desain Manajemen Proyek menetapkan, pengendalian P2KP dilakukan secara berjenjang dengan pusat pengendaliannya pada KMP. KMP yang bertugas melakukan pengendalian manajemen dan pengendalian tugas sekaligus. Untuk pengendalian manajemen, KMP akan mengkoordinasikan aktifitas KMW, mengkomunikasikan informasi, mengevaluasi informasi, memutuskan tindakan yang seharusnya diambil dan mendorong pelaku P2KP untuk mengubah perilaku yang tidak konstruktif. Sedangkan untuk pengendalian tugas, KMP akan memastikan bahwa pelaksanaan siklus P2KP telah dilaksanakan secara efektif dan efisien sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan. Dalam pelaksanaannya, KMP mempunyai Unit Satuan Kerja (USK) Pengendalian yang disebut USK Monev. USK ini bertugas untuk memfungsikan elemen-elemen sistem pengendalian, yaitu; 1. Informasi mengenai apa yang sedang terjadi, (QS, SIM, Laporan-laporan) 2. Angka indikator standar, 3. Verifikasi atas apa yang sebenarnya terjadi, 4. Umpan Balik dan 5. Jaringan komunikasi.

1.2

TUJUAN
Dalam koridor mekanisme pengendalian Monev, untuk menjaga keselarasan antara progress dan substansi pelaksanaan kegiatan P2KP-3, yang mempunyai tujuan, antara lain: 1. Sebagai basis kendali progress pelaksanaan kegiatan dengan alat analisis QS dan Master Schedule. 2. Sebagai basis kendali capaian substansi dengan alat analisis: capaian indicator performance, instrument monitoring, instrument uji petik.

Tahapan Persiapan Merupakan tahapan untuk menpersiapkan kelengkapan menjelang pelaksanaan kegiatan (Siklus P2KP-3) maupun kegiatan dalam event pelatihan dan sosialisasi. Aplikasi QS. Kerangka Acuan Pelaksanaan Kegiatan atau TOR. Pedoman Umum. maka diperlukan mekanisme pengendalian yang dirumuskan dalam strategi pengendalian. maka peran pengendali dalam hal ini merupakan focus dari kegiatan Monitoring dan Evalusi menjadi sangat dominan perannya. 1. Aplikasi WEB. Dinamika pelaksanaan kegiatan P2KP-3 dengan ketersediaan waktu yang ketat. 3. Aplikasi PPM. Kerangka Acuan Pelaksanaan Kegiatan). Aplikasi SIM. Agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan kualitas yang telah ditentukan.1. Memastikan progress pelaksanaan kegiatan P2KP tidak terlalu menyimpang dari time frame yang telah ditentukan dalam master schedule. SIM dan PPM) sebagai basis penyusunan strategi atau rekomendasi rencana tindak dengan melakukan proses analisis hasil. antara lain : 1. Pedoman Teknis. Dengan demikian hasil dari pengendallian dalam koridor monev adalah: 1. Memastikan setiap kerangka acuan yang disusun untuk dilaksanakan berdasarkan pada koridor yang telah ditentukan (PAD. antara lain: Master Schedule sebagai basis referensi durasi waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan. . Pedoman Teknis.4 STRATEGI PENGENDALIAN Untuk memberikan dukungan pelaksanaan kegiatan agar sesuai dengan mekanisme yang telah ditentukan dalam koridor P2KP-3 (Pedoman Umum. Memastikan proses fasilitasi kegiatan pelaksanaan Siklus P2KP sesuai indikator yang telah ditentukan. Kerangka teknis dalam pelaksanaan strategi pengendalian sangat penting unutk dijadikan sebuah rumusan dalam rangka menjamin proses pelaksanaan kegiatan sesuai dengan kualitas yang telah ditentukan atau pengendalian sebagai upaya untuk menjaga kualitas pekerjaan (QUALITY CONTROL). Pedoman Teknis). Termanfaatkan informasi yang telah tersedia (QS.3 HASIL YANG DI HARAPKAN Monitoring dan Evalusi sebagai basis kendali progress dan substansi akan mempunyai implikasi yang mempengaruhi proses pelaksanaan kegiatan. 4. maka diperlukan tahapan dalam penyusunan strategi pengendalian. Ditingkat KMP tahapan persiapan ini didukung dengan penyiapan secara teknis aplikasi yang dibutuhkan KMW. 2.

Rangkaian capaian progress ini menggambarkan ‘historical progress’ berupa Kurva-S. Merupakan tahapan implementasi dari koridor yang telah ditentukan atau tersusun dalam Kerangka Acuan Kerja. Jenjang KMP dan RM P2KP-3 1. yang diharapkan capaian lapangan dapat memberikan jaminan bahwa progres yang sedang berjalan sudah sesuai dengan milestone dan substansi yang terkategorikan dalam Indicator Performance. dan Laporan Bulanan KMW. Pola pengendalian ini untuk memberikan gambaran kondisi nyata lapangan. Kurva S Merupakan visualisasi dalam bentuk kurva yang sumber datanya berasal dari realisasi lapangan yang dilaporkan dalam periode mingguan. 1. Data acuan dalam melakukan pengendalian tidak langsung adalah : Data SIM. Data QS. Askorkot). Tahapan Pelaksanaan Tahapan ini merupakan tahapan lanjut dari tahapan persiapan. Korkot. yang secara jelas diuraikan sebagai berikut : A. Dalam tahapan ini perlu dilakukan proses monitoring secara langsung oleh unsur-unsur pengendali KMW (TA. Fungsi dari evaluasi adalah sebagai media refleksi bersama untuk memberikan umpan-balik tentang kegiatan yang sedang berlangsung dalam bentuk rekomendasi hasil pelaksanaan kegiatan yang dapat digunakan sebagi referensi dalam penyusunan strategi lanjut hasil temuan monitoring.Untuk KMW tahapan ini dilaksanakan sebagai upaya penyiapan kegiatan yang akan dilakukan berdasarkan mekanisme atau koridor yang telah disusun oleh KMP P2KP-3 2. dalam data Quick Status ( QS ). diperlukan serangkaian metode yang dipersiapkan sebagai dasar dalam pelaksanaannya. 3. untuk memastikan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan mekanisme yang telah disusun agar tidak terjadi distorsi dalam pelaksanaannya. Instrument sebagai dasar untuk melakukan analisis data adalah : a. Pengendalian Tidak Langsung Melakukan amatan dalam bentuk analisis hasil capaian baik dari sisi progress maupun capaian indicator performance ( IP ). . Berdasarkan data QS ini dilakukan analisis capaian kegiatan dengan mempertimbangkan waktu yang dibutuhkan untuk masing-masing kegiatan.5 METODE Untuk mendukung proses pengendalian dalam kerangka Monev. Tahapan Evaluasi Merupakan tahapan kegiatan pasca tahapan Persiapan dan Tahapan Pelaksanaan.

Sedangkan apabila capaian progress terlambat. b. 2. atau kunjungan secara langsung untuk mengamati dinamika kegiatan yang sedang berlangsung di lapang. Kuadran Selain mendasarkan analisis kepada capaian progress dari data QS. dengan memberikan dukungan sumberdaya maupun dukungan strategi pengandalian. yang dapat digambarkan dalam sumbu x dan sumbu y. Deviasi Analisis deviasi ini merupakan hasil analisis kurva S yang memberikan informasi tentang kecenderungan dinamika perkembangan capaian progres masing-masing KMW secara periodik mingguan. akan dapat digunakan sebagai dasar mengambil langkahlangkah strategis dalam memperlakukan setiap kelompok kelurahan.yang selanjutnya dapat dijadikan referensi status progress masingmasing KMW secara periodik mingguan. Untuk melakukan pengendalian langsung didukung dengan kegiatan. maka dilakukan upaya percepatan terhadap kinerja tim Faskel. Pengendalian langsung Pengendalian ini merupakan pengendalian yang dilakukan secara langsung dengan melakukan proses pendampingan. dimana akan membentuk suatu kuadran. berdasarkan indicator performance dari data SIM. diharapkan ke depan dapat dilakukan penguatan ( coaching ) kepada SF dan Faskelnya. dilakukan ‘ intersection’ terhadap capaian indicator dan capaian progress. apakah pergerakan KMW dari sisi progress minggu per minggu cenderung naik atau turun deviasinya. d. Pengelompokan masing-masing capaian kelurahan dalam kuadran ini. sehingga dapat diambil langkah-langkah strategi dalam upaya percepatan progresnya. juga dilakukan analisis terhadap capaian substansi di lapangan. maka dapat dilakukan analisis lanjutan terhadap kondisi yang terjadi sebenarnya di lapangan. c. Sumber informasi dalam melakukan analisis sekuensi ini dengan menggunakan data dari QS secara periodik mingguan. Sekuensi Kegiatan Analisis ini untuk mengetahui progres masing-masing KMW. Analisis lebih lanjut adalah. apakah sesuai dengan mekanisme siklus yang telah ditentukan atau tidak. Pola kecenderungan deviasi masing-masing KMW per minggu dapat dipantau secara langsung. Kuadran capaian ini dapat dianalisis. yang dapat memberikan kelompok capaian masing-masing kelurahan berdasarkan kategori capaian indikator ( SIM ) dan progress ( QS ) di setiap korkot dan KMW.: . Apabila kelompok kelurahan dari capaian indicator tidak tercapai. Berdasarkan kecenderungan dinamika perkembangan setiap KMW ini.

a. Jenjang KMW 1. Uji Petik Kegiatan uji petik ini merupakan kegiatan yang dilaksanakan setelah siklus selesai terfasilitasi di masyarakat. antara lain: • Pelatihan. yang diharapkan capaian lapangan dapat memberikan jaminan bahwa progres yang sedang berjalan sudah sesuai dengan milestone dan substansi yang terkategorikan dalam Indicator Performance. Sumber data analisis dalam pengendalian tidak langsung yang menjadi tugas dari KMW: • • • 2. Merupakan kegiatan untuk memastikan bahwa proses telah bejalan sesuai dengan mekanisme yang telah ditentukan dan koridor yang telah disusun dalam Kerangka Acuan Kerja atau TOR. untuk melakukan sampling pengendalian tentang status pelaksanaan kegiatan serta penyiapan media-media Bantu yang dibutuhkan.: . Dalam monitoring ini ada beberapa focus yang dilakukan dalam mekanisme pengendalian kegiatan. Kegiatan ini dilaksanakan berdasarkan mekanisme Uji Petik yang telah ditentukan. • Fasilitasi Siklus P2KP-3 di masyarakat. e. B. Monitoring Kegiatan monitoring ini dilakukan dengan melakukan kunjungn langsung di masing-masing KMW. Pola pengendalian ini untuk memberikan gambaran kondisi nyata lapangan. Untuk melakukan pengendalian langsung didukung dengan kegiatan. Pengendalian Tidak Langsung Melakukan amatan dalam bentuk analisis hasil capaian baik dari sisi progress maupun capaian indicator performance ( IP ). • Sosialisasi. Progress basis Quick Status (QS) Capaian Indikator Performance basis SIM Pengelolaan Pengaduan Masyarakat (PPM) basis mekanisme PPM Pengendalian Langsung Pengendalian ini merupakan pengendalian yang dilakukan secara langsung dengan melakukan proses pendampingan atau kunjungan secara langsung untuk mengamati apa yang sebenarnya terjadi di lapang.

6 UNSUR – UNSUR PENGENDALI Dengan uraian mekanisme pengendalian yang telah dijabarkan di atas. Unsur Konsultan Manajemen Wilayah. sebagai berikut: 1. Kegiatan ini dilaksanakan berdasarkan mekanisme Uji Petik yang telah ditentukan. untuk melakukan sampling pengendalian tentang status pelaksanaan kegiatan serta penyiapan media bantu yang dibutuhkan. • Fasilitasi Siklus P2KP-3 di masyarakat. • Sosialisasi. maka dalam wilayah tugasnya KMW selain mempunyai tugas untuk menyusun sitematika pelaksanaan kegiatan. Tim Fasilitator mempunyai tugas untuk mengendalikan proses yang sedang berjalan. antara lain: • Pelatihan. Dalam monitoring ini ada beberapa focus yang dilakukan dalam mekanisme pengendalian kegiatan. Merupakan kegiatan untuk memastikan bahwa proses telah bejalan sesuai dengan mekanisme yang telah ditentukan dan koridor yang telah disusun dalam Kerangka Acuan Kerja atau TOR. untuk wilayah dampingan masing-masing Tim Fasilitator. Asisten Korkot dan Korkot Asisten Korkot dan Korkot dalam koridor dukungan fasilitasi kepada Tim Fasilitator. mempunyai tugas unutk melakukan pengendalian di 2. juga mempunyai tanggung jawab dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan. b. maka diperlukan dukungan personel yang mempunyai tugas sebagai pengendali. Uji Petik Kegiatan uji petik ini merupakan kegiatan yang dilaksanakan setelah siklus selesai terfasilitasi di masyarakat. dirumpunkan menjadi unsur-unsur pengendali.a. Dukungan personil yang mempunyai tugas unutk melakukan pengendalian dari unsure KMW: a. Unsur Tim Fasilitator. 1. Personil yang mempunyai tugas sebagai pengendali progress dan substansi. untuk menjaga bhwa status capaian progress dan substansi bias terfasilitasi sesuai dengan mekanisme dan koridor yang telah ditentukan. sekaligus sebagai pelaksana fasilitasi kegiatan lapang. Unsur-unsur pengendali tersebut. Monitoring Kegiatan monitoring ini dilakukan dengan melakukan kunjungan langsung di masing-masing desa/kelurahan sasaran. . Pengendalian ini bertujuan untuk memberikan kepastian bahwa proses fasilitasi yang sedang berlangsung sesuai dengan koridor yang telah ditentukan.

3. Monev. Bentang wilayah pengendalian Asisten Korkot dan Korkot dibatasi oleh wilayah Kabupaten atau Kota yang menjadi wilayah tugasnya. Pelatihan. Kredit Mikro) sesuai dengan tugas masing-masing. Tenaga Ahli KMW Selain bertugas unutk merancang kerangka implementasi kegiatan yang dirumuskan dalam Kerangka Acuan Kerja atau TOR. Unsur KMP Jakarta Didukung oleh personil Tim KMP P2KP-3. Infrastruktur.tingkat Tim Fasilitator dan pengendalian pelaksanaan kegiatan yang difasilitasi oleh Tim Fasilitator. mempunyai kewenangan dan tanggung jawab unutk melakukan proses pegendalian progress dan capaian proses secara substansial. mempunyai tugas dan kewenangan untuk melakukan pengendalian progress dan capaian substansi kegiatan di wilayah kerjanya. mempunyai tugas dan kewenangan untuk melakukan pengendalian progress dan capaian substansi kegiatan se wilayah kerja P2KP-3. yang didukung oleh Tim Regional. . Ranah kendali di masing-masing ruang tanggung jawab kendali adalah: a. Tim Tenaga Ahli KMW (TL. untuk memastikan proses pelaksanaan sesuai dengan koridor yang ditentukan. Sosialisasi. Unsur KMP dan Regional Didukung dengan personildari tingkatan Reginal sampai di tingkat pusat. b. Sub TA Monev Regional. b. juga mempunyai tanggung jawab untuk melakukan pengendalian pelaksanaan kegiatan yang sedang berlangsung sebagai jaminan bahwa kegiatan yang dilaksanakan tidak menyimpang dari koridor yang telah ditentukan. Sub TA PKP Regional). Unsur Regional Didukung oleh personil Tim Regional (RM.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful