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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA DEL ESTADO

TRUJILLO

SISTEMA INTEGRAL DE BIENESTAR ESTUDIANTIL

Desarrolladores: T.S.U Calderas Gonzalo T.S.U Núñez Gustavo T.S.U Rivero Belfer T.S.U Nelson Sánchez C.I. 14328543 C.I. 12644343 C.I. 15583923 C.I. 11896340

INTRODUCCIÓN

La manera cómo se realizan los procesos administrativos o la forma como se trabaja la información en una empresa o comunidad cada día avanza más y más, por eso es inevitable realizar el cambio a nuevas tecnologías innovadoras de manipulación de información que ayuden agilizar la actividad laborar y a incrementar el rendimiento del trabajo, que sea de fácil manejo operativo y aporte conocimientos. En el siguiente documento se presenta el desarrollo y planificación de un sistema automatizado para los procesos administrativos que se realizan en el departamento de Bienestar Estudiantil de la Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez, en el cual se detallan aspectos como, la descripción del sistema actual y sistema propuesto, objetivos, propósito y alcances entre otros. La elaboración del proyecto propone solucionar requerimientos y necesidades observadas en el estudio que se realizó en dicho departamento y de esta manera incentivar el desarrollo tecnológico con las nuevas tecnologías.

1. Propósito del Sistema El propósito fundamental es desarrollar un Sistema Automatizado para los procesos administrativos que se realizan en el departamento de Bienestar Estudiantil de la Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez, para llevar un mejor control de los datos que se generan, que dé respuesta inmediata al momento de solicitada información, realizar un mejor proceso de solicitud de servicios estudiantiles y agilice la gestión de los procesos que se realizan.

2. Alcance del Sistema El proyecto tiene por nombre Sistema Integral de Bienestar Estudiantil, es un sistema automatizado que ejecuta los procesos que se realizan en el departamento antes mencionado. Con el sistema se pueden realizar tareas administrativas como: el ingreso de los datos socioeconómicos de los participantes, la solicitud de beca estudiantil, solicitud de ayuda económica (para medicinas, enfermedades, operaciones, discapacidad), solicitud de servicio de trasporte estudiantil, generar las planillas respectivas para las solicitudes, generar reportes (porcentaje de participantes embarazadas, cantidad de participantes masculinos y femeninos, lugar de habitación o residencia con mayor cantidad de participantes, número de participantes con discapacidad o enfermedad), el sistema podrá ser utilizado por los participantes y el personal encargado del departamento. La aplicación y desarrollo del sistema tendrá un impacto social casi total para la universidad ya que la mayoría de la población que es la estudiantil es la beneficiada directamente debido a los servicios que se gestionan en el departamento, al personal encargado del departamento, así como también el impacto a la sociedad externa que puedan prescindir de la implementación de este sistema para la solución de sus procesos y actividades en otras instituciones.

3. Objetivos del Proyecto

General

Desarrollar un sistema automatizado para el control de los procesos administrativos que se desarrollan en el departamento de Bienestar Estudiantil de la Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez.

Específicos

Para lograr el desarrollo e implementación del objetivo general, nos enfocaremos en realizar los siguientes objetivos específicos:          Registrar los datos socioeconómicos de los participantes. Realizar la solicitud para el servicio de Beca Estudiantil. Realizar la solicitud para el servicio de ayuda económica. Realizar la solicitud para el servicio de transporte. Crear rutas de transporte estudiantil. Visualizar rutas de transporte estudiantil. Generar constancia de solicitudes de servicios. Generar reportes de información de los participantes. Almacenar información solicitada por el sistema.

4. Definiciones, acrónimos y abreviaturas    UNESR: Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez Participante: esta denominación se le acredita a la persona que funge como estudiante. Bienestar estudiantil: Departamento que se encarga de prestar servicio a los participantes.

5. Referencias     Entrevista realizada al personal que labora en el departamento de Bienestar Estudiantil. Planilla de solicitud para Beca estudiantil. Informe de ayuda económica Planilla de solicitud para el servicio de transporte.

6. Estructura del documento Con este documento se da a conocer el funcionamiento del sistema actual, la forma como realizan los procesos y como son gestionados, como se desarrolla el servicio a los participantes, así como las demás funciones que realiza el departamento, a su vez dar a conocer el funcionamiento del nuevo sistema, su fácil operación y dinamismo, su inmediata respuesta al momento de solicitar algún tipo de información, y mayor alcance en sus propósitos con la implementación del mismo. Dentro del contexto de este documento se describen aspectos como los requisitos y necesidades que se observan en el departamento, para el cual se desarrollara dicho sistema.

II. Descripción del Sistema Actual El departamento está Coordinado por un Facilitador, una Asistente administrativo y una Trabajadora Social. Este departamento tiene como fin Contribuir con la formación integral de los estudiantes de la universidad mediante el desarrollo de programas y actividades de orientación académica, vocacional, deportiva, recreativa, cultural, ocupacional y laboral, de servicios médicos asistenciales y socioeconómicos; así como la conformación de organizaciones que participen en el quehacer de la institución. Promover los medios necesarios para que la comunidad estudiantil obtenga un nivel adecuado de bienestar integral, principalmente en el área de orientación psico-social, académica socio-económica ocupacional, cultural, deportiva y recreacional. Actualmente algunos procesos administrativos (Solicitud de Beca, datos socioeconómicos, solicitud de ayuda económica) que realizan en dicho departamento se hacen de manera manual, es decir, que lleva el control de las actividades que realizan en hojas impresas con formatos que se debe llenar para su posterior gestión, esta documentación se almacena en un archivo móvil. Otras actividades de trabajo como servicio de transporte, se lleva almacenado bajo un formato en Microsoft Excel, pero su solicitud también requiere de la gestión de un documento manual (hoja de solicitud). Para el registro de los datos socio-económicos de los participantes, el cual se realiza después que el participante realiza la inscripción del semestre, el participante se dirige al departamento de Bienestar Estudiantil, presenta su cedula de identidad y planilla de inscripción al coordinador o asistente del departamento para verificar su validez, es decir, si es estudiante del instituto, luego el coordinador entrega las planillas del censo socioeconómico al participante, este es un formato de preguntas que está impreso en papel relacionadas con aspectos personales del participante, el cual debe llenar y luego entregar al departamento para su posterior análisis. Este documento está disponible para los participantes en los periodos de inscripción y puede ser modificado por el mismo si así se requiere pero solamente en ciertos rasgos. Al finalizar el participante entrega la documentación solicitada

en el departamento el cual sirve como base de datos y de aquí genera la identificación de actividades como: cantidad de participantes discapacitados, cantidad de participantes masculinos y femeninos, porcentaje de participantes que habitan en cierto lugar o residencia, cantidad de participantes de bajos recursos, cantidad de participantes que trabajan, cantidad de participantes embarazadas, para su posterior análisis. Para el proceso solicitud de beca estudiantil, el participante debe sacar una copia de las planillas solicitud de beca (14 hojas), el cual debe llenar (el formato cuenta con 84 preguntas a responder) y consignar junto con copia de la cedula, planilla de inscripción y planilla de record académico. Al finalizar, el participante entrega la documentación solicitada en el departamento, el coordinador junto al asistente administrativo y la trabajadora social realizan un análisis de la información para de esta manera dar respuesta al participante. Los documentos son almacenados en un archivo móvil. Para realizar el proceso de ayuda económica servicios de salud, el participante debe entregar al departamento el informe médico en caso de ser alguna enfermedad o discapacidad, el récipe médico si es para medicinas, junto a la planilla de inscripción. La trabajadora social recibe la documentación y realiza un informe de solicitud el cual debe revisar y analizar el coordinador del departamento para dar respuesta y gestionar la ejecución del mismo. El proceso de solicitud de transporte, se realiza de la siguiente manera: si la solicitud la realiza un participante debe consignar ante el departamento copia de la planilla de inscripción y copia de la cedula de identidad, esto anexo al comunicado que debe redactar especificando lugar, fecha, motivo, datos de las personas que van hacer uso del vehículo, datos del responsable de la actividad a realizar. Si la solicitud es realizada por un facilitador debe consignar solamente el comunicado. El coordinador se encarga de revisar y analizar la información solicitada, para dar respuesta y ejecutar la solicitud. Toda la documentación que se genera es almacenada en un archivo móvil.

Al momento que los empleados que laboran en el departamento necesiten consultar alguna información de los procesos antes mencionados, deben realizar la búsqueda en los archivos móvil donde se encuentran almacenados.

III. Sistema Propuesto 1. Visión General del Sistema El sistema automatizado agilizará, administrara y gestionará los procesos que se realiza en el departamento de Bienestar Estudiantil. Los siguientes procesos se ejecutan de la siguiente manera: Registrar datos socio-económicos de los participantes, para realizar este procedimiento el participante debe ingresar al menú de Datos Socioeconómicos del sistema, aparecerá una ventana solicitando la información requerida en la cual deberá llenar todos los campos disponibles, al finalizar el proceso (guardar), el sistema genera una constancia de inscripción el cual puede ser guardado o impreso por el usuario. El participante tiene la opción de imprimir, consultar y modificar algunas datos de su censo ejemplo: Lugar de residencia, si trabaja o no, cantidad de hijos. El sistema genera un reporte de los participantes inscritos en el censo que puede ser visualizado solo por los operadores del sistema. Para realizar la solicitud de la beca estudiantil, el participante debe ingresar al menú de Servicios y seleccionar la opción de Becas, aparecerá una ventana solicitando la información requerida en la cual deberá llenar todos los campos disponibles, al finalizar el proceso, el sistema genera un mensaje al usuario dándole a conocer que la solicitud fue enviada, igualmente envía un mensaje al operador indicando que tiene una nueva solicitud, el operador la revisa la estudia y de respuesta al solicitante indicando si fue rechazada o aprobada. Solicitar ayuda económica, para realizar este procedimiento el participante debe ingresar al menú de Servicios y seleccionar la opción de Ayuda Económica, aparecerá una ventana solicitando la información requerida en la cual deberá llenar todos los campos disponibles, al finalizar el proceso, el sistema

genera un mensaje al usuario dándole a conocer que la solicitud fue enviada, igualmente envía un mensaje al operador indicando que tiene una nueva solicitud, el operador la revisa la estudia y de respuesta al solicitante, si es aprobada el operador redacta un informe el cual es enviado al participante, este tiene la opción de imprimirlo para anexarlo a su planilla de inscripción, para posteriormente gestionar la solicitud. Solicitar servicio de transporte, para realizar este procedimiento el participante debe ingresar al menú de Servicios y seleccionar la opción de Transporte, aparecerá una ventana solicitando la información requerida en la cual deberá llenar todos los campos disponibles, al finalizar el proceso, el sistema genera un mensaje al usuario dándole a conocer que la solicitud fue enviada, igualmente envía un mensaje al operador indicando que tiene una nueva solicitud, el operador la revisa la estudia y de respuesta al solicitante. El participante tiene la opción de imprimir la solicitud aprobada para anexarla junto a su planilla de inscripción y poder gestionar la solicitud.

Requisitos Funcionales Requisitos del Negocio Que los participantes puedan Acceder al sistema desde cualquier lugar con servicio a internet. Agilizar los diferentes procesos que allí se realizan. Integrar al departamento y su entorno a las nuevas tecnologías en el proceso de manejo de la información. Llevar un mejor control de las solicitudes que se realizan. Requisitos de Usuario El Participante puede realizar el proceso de solicitud para una Beca Estudiantil. El Participante puede realizar el proceso de solicitud para una Ayuda Económica. El Participante puede realizar el proceso de solicitud para el Servicio de Transporte. El Participante puede realizar el proceso para el registro de Datos Personales. El Participante puede realizar el proceso para el registro de Censo Socioeconómico. El Participante puede visualizar el estado de las solicitudes realizadas. El Participante puede crear su propio usuario de acceso. El Coordinador puede registrar participantes. El Coordinador puede gestionar las solicitudes del participante. El Coordinador puede solicitar o consulta reportes de estado. El Administrador puede registrar coordinador y administrador El Administrador puede realizar el registro de nuevos datos que competen al funcionamiento del sistema (Carreras, transporte, chofer, tipos de beca, patologías). Requisitos del Sistema Debe mostrar mensajes advertencia si el usuario no está registrado. Muestra para cada usuario un menú con diferentes opciones. Muestra el estatus de las solicitudes realizadas. Genera constancias de las solicitudes realizadas. Valida cuando la información ingresada es incorrecta. Da acceso para eliminar o editar ciertos datos

Requisitos de Comportamiento Emite las constancias (por pantalla e impresa) de los diferentes procesos que

solicite el participante. Emite reportes (por pantalla e impresa) específicos que solicite el coordinador. Permite mostrar el estatus en que se encuentra una solicitud Muestra en una lista las solicitudes que se realizan. Requisitos No Funcionales
Requisito de Restricciones Debe ser desarrollada bajo una aplicación Web. El sistema debe trabajarse tanto en plataformas libres como privativos. Se limita exclusivamente a las actividades del departamento de Bienestar Estudiantil. Los usuarios que van a utilizar el sistema deben pertenecer a la universidad.

Requisito de Calidad El sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios que intervienen. El sistema cumple con los estándares de seguridad requeridos. Los actores que intervienen deben poseer un usuario y una contraseña para tener acceso al sistema. El sistema se ajusta al perfil del usuario. Según la escala de LIKER, la facilidad de uso es de un nivel 5.

Requisito de Interfaz

La interfaz del sistema es gráfica y será implementada usando tecnología Web
Regla del Negocio Todo participante inscrito debe registrar o actualizar los datos pertenecientes al censo socioeconómico. Todo participante tiene derecho a ser uso de los servicios (Becas, transporte, ayudas económicas, entre otros) que proporciona la coordinación. Solo los participantes activos con un promedio de 4.50pts.en adelante y no ser empleado de la institución pueden optar por el servicio de Beca.

Para optar por el servicio de transporte solo se requiere ser participante activo. Si el participante no cumple con las reglas establecidas para uso las becas, este será suspendido de la misma. Los participantes que se encuentran activos en el seguro social no pueden optar el servicio de Beca. Solo los participantes activos y no empleados de la institución pueden optar por el servicio de ayuda económica. El participante debe cumplir con todos los requisitos requeridos según sea el caso, para solicitar los servicios. Si el participante El coordinador es el único encargado de aprobar, rechazar o suspender cualquier solicitud de los servicios que presta la coordinación. El coordinador es el único que valida los requisitos para optar por los servicios. El coordinador está encargado de realizar el seguimiento del estado de los participantes con el servicio de las becas. El coordinador está encargado de realizar el seguimiento del estado de los participantes con el servicio de las Ayudas económicas. El coordinador está encargado de realizar el seguimiento del estado de los participantes con el servicio de Transporte.

4. Restricciones    El sistema debe ser desarrollado bajo Software Libre Solo se implementara en los equipos de computación de la Sala de Alma Mater y la Coordinación de Bienestar Estudiantil. Podrán acceder solamente los participantes y personal del departamento.

5. Modelos del Sistema 1) Modelo Funcional b. Diagramas de Casos de Uso Gestionar Coordinador

Gestión del sistema

Gestionar Censo

Gestionar Datos Académicos

Gestionar Datos Sociales

Gestionar Datos Económicos

Gestionar Datos Culturales

Gestionar Tipo de Beca

Gestionar Solicitud de Beca

Gestionar Tipo de Servicios de Salud

Gestionar Solicitud de Servicio de Salud

Gestionar Chofer

Gestionar Tipo de Bus

Gestionar Solicitud de Transporte

4) Prototipo de Pantallas