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FASES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

“Nosotros comenzaremos a cavar desde este lado de la montaña. Usted y su grupo comenzarán a cavar desde el otro lado. Cuando nos encontremos en el centro, habremos hecho un túnel. Y si no nos encontramos, !Habremos hechos dos túneles!”

“La administración de proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad.” (Baker, 1999).

Fases de la Administración de Proyectos
Inicio

Conclusión

Planeación

Control

Ejecución

Fase 1: Inicio
•Mecanismos de selección de proyecto •Carta del proyecto •Determinar la meta global del proyecto

•Precisar el alcance general del proyecto •Seleccionar los miembros iniciales del equipo •Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o de los interesados

*El alcance es el tamaño del proyecto y determina cuántos recursos y tiempo se requieren.

Necesidades del sector o de la industria

Avances tecnológicos

Proyecto

Requerimientos del cliente

Requerimientos legales

Necesidades de la institución

Carta de Proyecto
• Formaliza el inicio del proyecto

• Permite identificar el proyecto por parte de los

involucrados

• Proporciona información general
CARTA DEL PROYECTO
NOMBRE DEL PROYECTO: RESPONSABLE DEL PROYECTO:: OBJETIVO: BENEFICIOS: DESCRIPCIÓN: PRIORIDAD: JUSTIFICACIÓN:

PRODUCTOS: APROBACIÓN:

Fase 2: Planeación
•Identificación de actividades o tareas •Secuenciación de actividades

•Estimación de la duración/esfuerzo de las actividades
•Estimación de las necesidades de recursos

•Estimación de los costes de las actividades •Representación gráfica del flujo de actividades
•Optimización de la planificación •Estructura de Descomposición del Trabajo

En un EDT(Estructura de Descomposición del Trabajo) las tareas se definen con claridad y pueden emplearse con fines de selección de personal, calendarización, presupuestación, etc.
La idea fundamental es descomponer las tareas más grandes en sus componentes individuales.

Tabla de precedencias
Elaboró: Fecha: Octubre 2002

Contiene todas las actividades del proyecto en el orden en que se ejecutarán. Eduardo Dávila Turcios
PROYECTO: Plan 2003 - 2005
Clave de la actividad

Actividad

Duración

Actividades precedentes

Responsable

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Inicio Diagnóstico y pronóstico realizado Normas y criterios establecidos Estrategia definida Programas de desarrollo realizados Plan instrumentado Edición realizada Público consultado Proyecto definido Plan aprobado por ejecutivo Publicación y difusión efectuadas Fin

---4 meses 2.5 meses 1 mes 1 mes 1 mes 2 meses 2.5 meses 1.5 meses 0.5 meses 0.5 meses ----

---1,2 3 4 4 4 5,6,7 8 9 ?

-----Director de Planificación Director Jurídico Subsecretario Director de Planificación Director de Planificación Director Administrativo Director de Control Director de Planificación Subsecretario Director Administrativo ------

Diagrama de Gantt
1. Programar las actividades del Proyecto

considerando tiempo y responsables.
2. Permite registrar avances de acuerdo con lo

planeado.

PERT (Técnica de Revisión y Evaluación de Programas)
Es una técnica para el Planeamiento y Control; Su fundamento lo constituye el gráfico de redes, que representa el trabajo necesario para alcanzar un objetivo. Es la representación gráfica de las relaciones entre todos los acontecimientos y tareas necesarias para realizar un proyecto.

Fase 3: Ejecución
•Dirigir el equipo •Reunirse con los miembros del equipo •Comunicarse con los terceros involucrados •Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir

•Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo)

Reportes de avances
Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto. Las metas intermedias:
• Describen un resultado técnico o un evento • Se programan en fechas determinadas

• Su duración es cero (hito)

*Hito (milestones)

Es una tarea de duración cero que simboliza el haber conseguido un logro importante en el proyecto

Fase 4: Control
•Vigilar las desviaciones del plan •Emprender acciones correctivas •Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados
•Cambiar los calendarios del proyecto

•Adaptar los niveles de recursos •Cambiar el alcance del proyecto •Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes

Para asegurar la eficacia de la ejecución es necesario que el director de proyecto realice un buen seguimiento:
Técnico.- Controlando el avance de las tareas. Económico.- De las horas invertidas, compras o pedidos realizados, subcontrataciones, viajes y otros gastos de forma que la suma de todo ello no supere el crédito asignado para completar el proyecto.

Para realizar un adecuado Proceso de Control y Seguimiento de un Proyecto:
•Recoger datos •Analizar Datos referentes al esfuerzo, costes, plazos y avances intermedios. •Sacar conclusiones comparando los datos reales con los planificados.

•Informar •Tomar medidas asegurándose de que la decisión se puede justificar con datos
•Replanificación

Fase 5: Conclusión

•Reconocimiento de logros y resultados
•Cierre de las operaciones y dispersión del equipo •Aprendizaje de la experiencia del proyecto

•Revisión del proceso y resultados •Redacción del informe final

–Reporte final: Presupuesto, Programa,
Cierre Administrativo

Evidencias, Lecciones aprendidas, Reporte de control de cambios.

Cierre del Contrato

-Archivos de contrato, Manuales, planos, Bitácoras, Comunicados, Lecciones aprendidas

Producto, Servicio ó Resultado final

Todos los proyectos son trabajo pero no todo trabajo es un proyecto…

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