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Como fazer um plano de comunicação interna

Índice
Introdução Passo 1 - Fazer o diagnóstico interno Passo 2 - Organizar o plano de comunicação Passo 3 - Conhecer as ferramentas para comunicar com eficiência

Introdução
A comunicação interna existe sempre, mesmo que a sua empresa nunca tenha definido uma política de comunicação. As conversas de corredores ou durante a pausa para café são um espaço privilegiado para a comunicação interna. A diferença é que uma política de comunicação interna é uma forma eficaz de combater rumores, estimular o envolvimento dos seus empregados nos projectos da empresa e instaurar um clima de confiança.

Passo 1 - Fazer o diagnóstico interno

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Não se esqueça que, comunicar é antes de tudo, ouvir. Para conhecer as percepções e expectativas dos empregados, escute-os. Ao fazer isto, está a executar o diagnóstico da sua empresa e simultaneamente a valorizar os seus empregados. Antes de avançar com o plano de comunicação interna, deve procurar conhecer o estado social da sua empresa: • Saiba quais são as expectativas dos seus empregados em relação à empresa e ao seu futuro no seio desta • Analise se a política interna tem sido coerente com a política geral da empresa e a sua cultura • Se o tipo de veículos de informação que têm sido utilizados para a comunicação interna estão adequados aos alvos ou se nem sequer existem O diagnóstico interno pode se realizado através um questionário claro, neutral, lógico e progressivo (sempre do geral para o particular). Este tipo de acção é mais fácil de executar numa pequena empresa, mas para estruturas com mais de 200 empregados é preferível optar por um sistema de amostragem representativa segundo o método de quotas. A amostragem deve ser composta no mínimo por 60 pessoas e representar a população de conjunto em termos de sector, cargo, idade e sexo. O documento deve ser curto e pedagógico. As visitas aos sectores da empresa permitem a apreensão de algumas situações e as entrevistas, em ambiente formal, dirigidas pelo responsável de comunicação ou de uma consultora externa, são outros meios de executar o diagnóstico interno. A postura da direcção no que refere à comunicação interna também é um foco de análise, nomeadamente nas seguintes questões: • Qual o papel da direcção na transparência da informação? • As chefias têm um papel importante na divulgação da informação? • A direcção apoia claramente as chefias nesta acção? • As intenções expressas são alteradas na gestão do dia-a-dia?

Por último, é importante perceber qual a identificação da cultura da empresa e de que modo ela é percebida por todos os colaboradores internos. A história, as actividades,

Quando transmite uma mensagem é fundamental definir a quem se dirige. Em empresas de menor dimensão o cargo não existe e a situação de quem será responsável é menos clara. Após a análise. Nas grandes organizações é cada vez mais comum o cargo de director de comunicação. identificar os suportes mais eficazes para tornar a comunicação uma ferramenta do . Outra hipótese é recorrer a uma agência de comunicação que apoie a empresa nesta área. tornam a cultura de cada empresa única e toda a sua comunicação deve transmiti-la.Conhecer as ferramentas para comunicar com eficiência Voltar ao topo Definidos os objectivos do plano de comunicação. da cultura da empresa. É importante definir quem é que vai dirigir este plano de comunicação. A identificação dos alvos da comunicação interna é essencial para o sucesso deste projecto.os valores e os sinais que a identificam. Lembre-se que a sua empresa é constituída por várias pessoas e grupos. cabendo ao responsável pela gestão do plano apresentar para aprovação um caderno de encargos para cada uma das acções que pretende desenvolver. não terá sucesso se o fizer utilizando uma linguagem complicada. dificilmente será aceite O plano de comunicação só terá sucesso se houver um compromisso real por parte da direcção e se os meios escolhidos forem adequados aos seus objectivos e públicos. Identificados estes aspectos. Na definição dos objectivos é preciso não esquecer que para ser facilmente executável. se pretende comunicar com um grupo de funcionários com um nível de instrução muito baixa. as percepções e perspectivas dos empregados. Só depois se partirá para a definição dos objectivos da política de comunicação interna e será a partir daqui que deverá estudar os meios a utilizar no plano de comunicação. A administração tem de definir um orçamento para a comunicação interna. Passo 3 .Organizar o plano de comunicação Voltar ao topo A partir do diagnóstico interno devem ser identificados os pontos fortes e fracos da actual política de comunicação. Por exemplo. as funções acabam por ser desempenhadas pelo departamento de marketing ou de recursos humanos ou por um dos administradores. os resultados devem ser apresentados à equipa que vai desenvolver o plano de comunicação. cabe ao responsável pela gestão do plano. a política de comunicação deve ser: • Transparente: não pode existir uma situação de secretismo • Simples: para ser de fácil execução • Realista: porque caso não seja reconhecida. Passo 2 . Muitas vezes. a direcção deve reunir-se com a equipa para definir de forma participativa os objectivos da comunicação interna.

• Placard o Vantagens: Simples. Podem ser utilizados: • Meios orais • Meios escritos • Meios audiovisuais • Novas tecnologias Pese as vantagens e dos custos. Facilita a integração. • Carta ao pessoal o Vantagens: Documento assinado pelo administrador ou director focando aspectos importantes da vida da empresa. a sua dimensão pode não justificar. O mais importante é quem escreve e a capacidade que tem de captar a atenção dos leitores. • Flash de informação o Vantagens: Ideal para dar a conhecer um resultado ou uma mudança. o Desvantagens: Custo variável (depende se utiliza designers ou placards luminosos por exemplo). • Nota de serviço o Vantagens: Transmite uma informação muito precisa. Envolvimento de recursos humanos especializados (jornalistas ou assessor de imprensa). a criatividade e a participação. sobretudo pelos encargos financeiros. Indicado para informar aspectos legais e acções da empresa. se não for objectiva. o Desvantagens: Reprodução. Permite a expressão das opiniões dos colaboradores. Chega a toda equipa. • Inquéritos o Vantagens: Diagnóstico do clima da empresa. Tempo de redacção.dia-a-dia. fácil gestão e adequado para todo tipo de mensagens. • Jornal da empresa o Vantagens: Pode ser distribuído na empresa e para o domicílio de todos os colaboradores. Dirigida e personalizada. • Manual de acolhimento o Vantagens: Apresentação da empresa e dos seus procedimentos. É imediato e transmite informação de referência. Envolve as chefias e permite uma comunicação mais dirigida. o Desvantagens: Dispendioso. • Caixa de sugestões o Vantagens: Encoraja o espírito de iniciativa. A definição dos meios depende da dimensão da empresa e do orçamento que foi disponibilizado para a execução do plano de comunicação. antes de definir aquele que considera melhor para a sua empresa ou para responder a uma determinada situação: • Reunião o Vantagens: É um dos meios mais eficazes para comunicar de forma activa nas PME. Possibilidade de todos os colaboradores darem sugestões. o Desvantagens: Dispendioso. fotocopiadas e distribuídas na empresa. o Desvantagens: Excesso de reuniões acaba por provocar desinteresse. Mas. • Folheto o Vantagens: Dá a conhecer as novidades da empresa e todas as acções. uma versão "caseira" de algumas folhas A4 com notícias. o Desvantagens: Leva tempo a sistematizar. o Desvantagens: Pode ter interpretações erradas. Numa PME. Eficiente no combate aos rumores. já é possível fazer. o Desvantagens: Tempo na realização e análise. . Considerado por muitos como um canal de comunicação interno de referência. o Desvantagens: Custo de redacção e reprodução. o Desvantagens: Custo da aquisição da caixa e consulta das sugestões regularmente.

apecom. Publicações Europa-América Referências • APECOM (Associação Portuguesa das Empresas de Conselho em Comunicação e Relações Públicas). Uma ferramenta do século XXI. impressão e distribuição. É um meio rápido e barato de envio de uma newsletter interna ou uma informação flash. Desvantagens: É necessário a existência de um programa informático que permita o acesso a toda a empresa.pt Autor: PME Negócios . sobretudo por aquelas que não têm uma Intranet. Intranet Vantagens: Adapta-se facilmente a empresas de pequenas. E-mail Vantagens: É uma ferramenta que pode ser utilizada por empresas de várias dimensões. Philippe. • • Bibliografia Almeida. Como Desenvolver a Comunicação na Empresa. Práxis Béon. Vítor. A Comunicação Interna na Empresa.www. Desvantagens: Variam consoante o grau de informatização da empresa.• o o • o o paginação. Permite a circulação rápida de informação e pode facilitar os processos burocráticos. médias e grandes dimensões.