You are on page 1of 44

ARHIVISTIKA

cilj kolegija upoznati strukturu arhivskog fonda, vrste i strukturu jedinica udruivanja spisa, usvajaju naela i postupke analize i organizacije arhivskih cjelina upoznati postupke sreivanja arhivskog gradiva upoznati standarde i metodologiju opisa gradiva upoznati tipologiju i oblikovanje obavijesnih pomagala tematske cjeline Naela sreivanja. Struktura i organizacija arhivskog gradiva. arhivske jedinice: fond, serija, dosje, predmet, dokument. Veze meu arhivskim jedinicama: hijerarhijske i horizontalne veze, unutarnje i vanjske veze Naela formiranja i povezivanja jedinica.

ARHIVSKI POSTUPCI U ORGANIZACIJAMA


EVIDENTIRANJE VREDNOVANJE PREUZIMANJE ODABIRANJE I IZLUIVANJE ZATITA

ARHIVSKI POSTUPCI U NADLENIM ARHIVSKIM TIJELIMA


PREUZIMANJE SREIVANJE OPIS KORITENJE,OBJALJIVANJE ZAITATA, RESTAURACIJA NADZOR USAVRAVANJE I EDUKACIJA sreivanje arhivskog gradiva engl. arrangement postupak kojim se uspostavlja poredak spisa, odnosno fiziko sreivanje zapisa prema prethodno utvrenom klasifikacijskom planu postupak kojim se arhivsko gradivo dovodi u stanje sreenosti dijelovima gradiva se dodjeljuje stalno mjesto u okviru cjeline i u odnosu na druge sastavne dijelove

sreivanje arhivskog gradiva intelektualne radnje kojima se uspostavlja red unutar arhivskog gradiva, utemeljene na naelu podrijetla (provenijencije) i prvobitnog reda (na osnovi utvrenog plana klasifikacije), koji odraava upravni odnosno poslovni (administrativni) ustroj i/ili nadlenost ili djelatnost tvorca gradiva ukoliko je to nemogude, tada se sreivanje temelji na drugim kriterijima prilagoenim fizikom obliku ili sadraju dokumenata, a moe se koristiti abecedni, kronoloki, zemljopisni ili predmetni poredak vie stupnjeva sreivanje grubo sreivanje odvajanje fondova glavno sreivanje rekonstrukcija jedinica detaljno sreivanje poredak zapisa unutar jedinica opis postupak biljeenja informacije o karakteristikama i stanju sreenosti arhivskog gradiva s ciljem postizanja zadovoljavajude razine intelektualne kontrole vierazinski (obino top-down) omoguduje kontrolu i pretraivanje postupak izrade obavijesnog pomagala, za pristup i pronalaenje gradiva i informacija sadranih u gradivu opis kao metareprezentacija reprezentacija je i proces i produkt procesa reprezentacija kao surogat ali i prva danost (Derrida) -> opis kao proces izrade obavijesnog pomagala koje zamjenjuje gradivo (R. Pearce-Moses, Glossary) arhivski zapisi su trajne reprezentacije (ne reprezentiraju samo u jednom trenutku) aktivnosti, dogaaja, funkcija, procesa, koje su proizvele osobe ili tijela to su sudjelovala u njima ili ih promatrala reprezentacija nije nikad savrena uz zapis koji je reprezentacija postoji i njegov opis, druga vrsta reprezantacije ili metareprezentacija

preduvjet opisa je sreena graa liena balasta (odabrana je ona graa od trajnog znaaja) dakle: sreivanje pa opisivanje i popisivanje gradiva normiranost opisa vierazinski opis informativna pomagala vierazinska

NAELA
sreivanje djelatnost kojom se sastavnim dijelovima odreuje stalno mjesto u okviru cjeline i u odnosu na druge sastavne dijelove sreivanjem se dobiva odreena struktura i red/poredak sreivanjem se omoguduje pronalaenje pojedinih dijelova gradiva naela naelo provenijencije naelo prvobitnog reda naelo pertinencije naelo funkcionalne pertinencije naelo teritorijalne pertinencije naelo teritorijalne provenijencije naelo zajednike batine

NAELO PROVENIJENCIJE definicija: odnos gradiva i stvaratelja, porijeklo npr. 1 stvaratelj 1 fond holistiki pristup gradivo nastalo od 1 stvaratelja uvamo u 1 cjelini i na 1 mjestu dananja definicija (danas kada je arhiv postkustodijalan): ouvanje konteksta gradiva prema funkcijama i aktivnostima stvaratelja o kojima to gradivo svjedoi kritika naela provenijencije sistematizacija stvaratelja je stvar konvencije ali ustroj stvaratelja i gradivo koje ga prati prikazuju strukture modi u nekim sluajevima drimo se naina na koji je stvaratelj uvao gradivo, u drugim sluajevima uvamo kontekst tako da ga opiemo ishodita naela provenijencije Spomenica Berlinske akademije znanosti (1819) Okrunica Ministarstva unutarnjih poslova Francuske (1841) ureenje danskoga ministarskog arhiva (1861)

Bonaini i metodo storico (1867) Sickelova razvojna teorija (1869) registraturni princip u Tajnom dravnom arhivu u Berlinu (1881) Nizozemski prirunik (1898) teorijsko utemeljenje

Okrunica Ministarstva unutarnjih poslova Francuske od 24. travnja 1841. Arhivisti trebaju prikupiti razne dokumente po fondovima, to jest oblikovati zbirke svih isprava koje potjeu od jednoga tijela, jedne ustanove, jedne obitelji ili jednoga pojedinca. [...] Dokumenti koji samo spominju neku ustanovu, tijelo ili obitelj ne smiju se mijeati s fondom te ustanove, tijela ili obitelji trai se potivanje fonda kao organski povezane cjeline za departmanske arhive stvorene serije princip potivanja fonda kombiniran s principom pertinencije fond se sreuje po sadraju, a unutar predmeta topografski, kronoloki ili abecedno shema za opdinske arhive temelji se na pertinenciji

Bonanini 1867. svoje gledite o sreivanju gradiva iskazuje u izvjedu Ministarstvu obrazovanja poznavanje povijesti institucija temelj za sreivanje pravila: potivati injenice i ponovno ih uspostaviti ako su poremedene rekonstrukcija, sreivanje, reuspostava posao arhivista metodo storico prvi predlaga te metode metodo storico - povezivanje principa provenijencije i prvobitnog reda istraiva ne trai dokumente, nego institucije Ulazedi u arhivsko spremite ne traimo dokumente nego stvaratelje! (Bonaini) danas vrijedi Theodor von Sickel (1826.-1908.) trai da se gradivo uredi onako kako je nastalo u pisarnicama Pruski Tajni dravni arhiv u Berlinu 1881. uvodi registraturni princip (Registraturprinzip) iri ga na druge pruske arhive ne vrijedi za starije gradivo ureenje arhiva mora se temeljiti na provenijenciji fondova sve registrature se moraju zakljuiti, a dodaju se samo

njihovi integralni dijelovi arhivski zapisi se moraju srediti onako kako su bili odravani u registraturnom poslovanju Samuel Muller, Johan Adriaan Feith i Robert Fruin Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven, Groningen 1898. prijevodi: njem. 1905., tal. 1908., franc. 1910., engl. 1920. (vedi utjecaj na nacionalne arhive s pojavom prijevoda) arhiv je organska cjelina, ne smije ga se samovoljno formirati svaki arhiv ima svoju individualnost s kojom se arhivist mora upoznati prije ureivanja fonda sreivanje se mora temeljiti na prvotnom ureenju gradiva gradivo strukturom odraava upravni ustroj

NAELO PROVENIJENCIJE ISAD (G) Provenijencija. Odnos izmeu arhivskih zapisa i pravnih ili fizikih osoba ijim su djelovanjem oni nastali, prikupljeni i/ili uvani i koriteni u obavljanju djelatnosti tih fizikih i pravnih osoba. (Provenance, Provenance) Provenijencija se nadopunjava u podruju dopunskih izvora navode je jedinice u istom arhivu (ali drugom fondu) ili u drugim ustanovama koje su porijeklom povezane s jedinicama opisa npr. Earlier files of a similar nature (1959-1968) are catalogued as Minnesota. Secretary of State. Charitable corporations files. (serija) U.S., Minnesota Historical Societ naelo prvobitnog reda odnosi se na sreivanje gradiva unutar fonda postavke naela: 1. red je izabrao stvaratelj 2. za njega su izraene pomodne uredske knjige (urudbeni zapisnici i kazala) za evidenciju i pronalaenje 3. (posljedica:) preureenje bi bio ogroman posao nerazmjeran utroenom trudu prvobitni red sreivanje gradiva prema poretku organizacije u kojem su dokumenti stvoreni u uredu iz kojeg potjeu 1. mogu se koristiti registraturna pomagala

principle of original order lordre primitif, respect de lordre intrieur Registraturprinzip kritika prvobitnog reda stvaratelj nije neutralan, nain na koji gradivo ulazi u registraturni sustav stvar konvencije ali taj nain je jednoobrazan i standardiziran, stoga nije subjektivan 1. stoga nije rjeenje konvenciju stvaratelja zamijeniti stavom arhivista (druga subjektivnost) kada se drimo prvobitnog reda u pravilu prilikom svakog sreivanja ako se moe rekonstruirati ako postoje registraturna pomagala, na temelju njih ga rekonstruiramo (na temelju registraturnog plana) kada odustajemo od rekonstrukcije prvobitnog reda ako se ne moe identificirati ako je uspostava prema trokovima/vremenu neracionalna ako je uvrijeeno koritenje po nekom drugom redu 1. postoje inventari i gradivo je presignirano 2. moemo virtualno uspostaviti prvobitni red 3. kada se moe razbiti prvobitni red u sluaju razdvajanja fonda (Stulli, Prirunik, str. 119) ako je fond jako oteden/kartiran (Stulli, Prirunik, str. 119)

NAELO PERTINENCIJE naelo sreivanja dokumenata na temelju sadraja, bez obzira na naela provenijencije i prvobitnog reda starije od naela provenijencije od sredine 17. stoljeda, pod utjecajem prosvjetiteljstva i enciklopedista tematska organizacija zbirke, npr. zbirka fotografija...

NAELO FUNKCIJONALNE PERTINENCIJE ono gradivo koje je potrebno za funkcioniranje novonastale zasebne ustanove/drave prenosi se i uva ondje

pri prebacivanju funkcija s jedne ustanove na drugu, gradivo slijedi funkciju radi osiguranja kontinuiteta primjenjivo u sluaju politiki uvjetovanih promjena u upravnim tijelima/dravama (jo) nije opdeprihvadeno u arhivistici kriterij: funkcija!

NAELO TERITORIJALNE PERTINENCIJE smjetaj gradiva koje se odnosi na neko podruje na tom podruju isto se primjenjuje nakon raspada drava ili nakon razdoblja okupacije npr. gradivo koje je nastalo na teritoriju jedne drave i odnosi se na njezino funkcioniranje, a prebaeno je u sredite vede dravne jedinice, nakon raspada te vede dravne jedinice se vrada alternativa je davanje pristupa gradivu ili omogudavanje izrade kopija kriterij: teritorijalna nadlenost!

NAELO TERITORIJALNE PROVENIJENCIJE razlikuje se od teritorijalne pertinencije jer nastoji ouvati cjelinu fonda pertinencija je kriterij izdvajanja iz postojedeg provenijencija je kriterij zadravanja arhivsko gradivo se uva u arhivskim ustanovama koje su nadlene na podruju na kojem su nastale (Arhivistiki standardi i postupci, 1994:64) arhivski fond se ne odvaja od one sredine u kojoj je nastao prema dananjem shvadanju teritorijalna provenijencija ima prednost pred teritorijalnom pertinencijom (http://www.slais.ubc.ca/resources/students/Archival_Terminology.pdf)

ZAJEDNIKE BATINE gradivo je u (bivoj) centralnoj dravi, ona vodi brigu o gradivu, ali nije potpuni vlasnik inicirao UNESCO

KONKORDANCE usporedni popisi koji nastaju prilikom i nakon sreivanja kada postoji potreba za dodatnim redom uz prvobitni ili obrnuto (virtualni red)

danas je olakano uspostaviti virtualni red raznim IT rjeenjima elektroniki zapisi logiki red je bitan, fiziki red je pitanje tehnologije PRIMJER Sumarni inventar fonda HR-DAZG -64 RAJONSKI NARODNI ODBOR MEDVEAK (1945. 1952.) u stavku inventara 4.4. Plan sreivanja napomenuto je kojim naelima su voeni postupci sreivanja fonda (str. 6 i 7) prvobitni red zadrana izvorna struktura fonda postoje urudbeni zapisnici struktura fonda odraava ustroj stvaratelja - provenijencija HR DAZG 64 - Rajonski narodni odbor Medveak ( 1945. 1952. ) 1. Zapisnici sjednica, 1 kut., ( 1947. 1952. ) 2. Povjerljivi strogopovjerljivi spisi, 1 kut. ( 1949. 1952. ) 3. Odjel za opde poslove, 12 kut., 6 knj., (1945. 1952. ) 3. 1. Odsjek za personalne poslove, 2 knj. ( 1954. 1950. ) 4. Odjel za rad, 1 knj. ( 1949. 1951. ) 5. Odjel za stambene poslove, 10 knj. 85 kut., ( 1946. 1952. ) 6. Odjel za financije, 3 knj., 9 kut. ( 1950. 1952. ) 7. Odjel za poljoprivredu, 1 kut., ( 1945. ) 8. Odjel za socijalne poslove i zdravstvo, 7 kut. ( 1946. 1951 ) 9. Savjet za prosvjetu i kulturu, 1 kut., ( 1951. )

ZDRUIVANEJE ARHIVSKIH JEDINICA


dokumenti nastali iz potrebe da se zapie odluka vlasti meutim, dolazi do mijeanja javnog i privatnog dokumenta, npr. Epikur deponira svoju oporuku u Metroon monumentalizacija tendencija da dokument na tvrdoj podlozi ima i obiljeja monumentalnosti, to su obino prijepisi dokumenata iz arhiva dosjei tematski zdruena grupa dokumenata iste svrhe epigrafski dosjei npr. natpisi na zidu visokom 6 m, Priena arhivi akumulacija sustavno uvanih javnih i privatnih (p rava, vlasnitvo, poslovne transakcije) dokumenata zato privatni dokumenti dospijevaju u arhive: zamjena institucije pr. 2. predmoderno gradivo primljeni dokumenti (u izvorniku) poslani dokumenti (u prijepisu) interni dokumenti (u izvorniku) slino zdruivanje se javlja i kod H. Jenkinsona ulazni dokumenti, kopije izlaznih i oni koji kolaju (proceedings) Jenkinson je iskustvo arhivistike crpio iz starijeg gradiva Primljeni spisi: pisma predmetni spisi Primjer: Hrvatsko kraljevsko vijede poslani spisi kronoloki primljeni spisi po predmetima (posebna razredba) Poslani spisi dvije vrste knjiga prijepisnik za pisma upisnik za predmetne spise i za postupke za koje je potreban dokaz o izdavanju

Interni dokumenti i dalje ostaju u jedinstvenom nizu ili se oblikuju sljedede skupine financijski spisi knjige dnevnih zapisa (knjige-dnevnici, zapisnici sastanaka) knjige nazonih (bolniki upisnici, popisi osoblja...) stvaranje dosjea u 17. i 18. st. poeli su se pojavljivati dosjei: podaci o istome sluaju pojava dosjea donijela je sa sobom nestanak knjiga i upisnika (registara) kao glavnog oblika voenja dokumentacije knjige i upisnici su izraz postojanosti, nepromjenjivosti, sigurnosti, zakonitosti u te de svrhe biti i zadrani radi nekih osobitih zadada, na primjer za upisivanje nekretnina arhivski dokumenti imaju dvije osnovne vrste odnosno dvije jedinice prirodnoga zdruivanja dosje (ili arhivsku jedinicu) i niz/seriju, plus vede jedinice zdruivanja, npr.podfond neodreen broj fizikih jedinica za uvanje poput svenja, omota, kutije, registratora, fascikla i sl. jedinice u arhivu postoje osnovne, najmanje jedinice gradiva dokument/zapis postoje jedinice administrativnog zdruivanja i jedinice fizikog uvanja/tehnike jedinice

DOSJE uvijek su u pitanju radnje obavljene u vezi s nekim odreenim predmetom svi dokumenti koji nastaju u vezi s nekim predmetom: primljeni, poslani, interni predmetni dosje: npr. most, cesta, kuda, projekt i sl. osobni dosje obuhvada sve dokumente koji se odnose na neku osobu, npr. Osobni dosje Ime Prezime

SERIJA serija je skup dokumenata proizilih iz iste radnje obavljane na raznim predmetima ili osobama, objektima i subjektima, iz raznih aspekata iste radnje ili iz raznih radnji u vezi s istim predmetom ili pak smjetenih u isti zemljopisni prostor svaki niz/serija zapravo je skupina funkcionalno suodnosnih jedinica po kojim kriterijima su grupirani dokumenti u serije? PODFOND kada stvaratelj arhivskoga gradiva ima sloen organizacijski ili funkcionalni ustroj, jedinice administrativnog zdruivanja su podfondovi ili podskupine podfond je administrativna nakupina zapisa koja odgovara odreenom podruju funkcioniranja ili nekoj organizacijskoj podjedinici usta nove stvaratelja ARHIVSKI FOND sveukupno gradivo nastalo djelovanjem jedne pravne ili fizike osobe u obavljanju svojih djelatnosti: dokument predmet serija/niz podfond arhivski fond je cjelina sastavljena od dokumenata bez obzira na njihov oblik i podlogu, koje je neki pojedinac, obitelj ili ustanova automatski i organski stvarao i/ili zdruivao tijekom obavljanja svojih djelatnosti i svojih slubi Kriteriji za oblikovanje arhivskoga fonda 1. isprava o osnivanju stvaratelja - pravni akt o osnivanju i stvarnoj i teritorijalnoj nadlenosti 2. svojstvo pravne osobe / samostalnog pravnoga subjekta - pravni akt o osnivanju i stvarnoj i teritorijalnoj nadlenosti 3. djelovanje u okviru jednoga drutveno-politikoga sustava jednoga dravno pravnoga ureenja - fondove vezane uz dravnu upravu, sudstvo, zakonodavstvo i vojsku, dijelit demo na vie fondova ako su njihovi stvaratelji djelovali kroz vie dravnopravnih ureenja

za ustanovu koja je postojala kroz 20. st., jedan fond initi gradivo nastalo do 1918. godine, drugi ono nastalo od 1918. do 1941., tredi od 1941. do 1945., etvrti od 1945. do 1990., a peti od 1990. nadalje

ovakva podjela fonda prema razdobljima ne vrijedi za: znanstvene, prosvjetne, kulturne ustanove, socijalno zdravstvene ustanove, politike organizacije, gospodarske ustanove, vjerske ustanove

4. bitne promjene u pravnom poloaju i djelokrugu rada (stvarna nadlenost) bitnom promjenom stvarne ili teritorijalne nadlenosti u pravilu nastaje novi fond promjene koje mogu osnovati fondove promjene statusa, funkcija i djelokruga rada promjene stvarne i teritorijalne nadlenosti promjene naziva, ali ne nuno ako se ne mijenja nadlenost ovo ne vrijedi za gospodarska poduzeda za kulturne, prosvjetne, zdravstvene ustanove izuzetak je usmjereno obrazovanje 5. bitne promjene u organizaciji i teritorijalnoj nadlenosti 6. samostalni sustav spisovodstva / uredskoga poslovanja - kada se nakon vedih promjena dravnopravnog ureenja ili stvarne nadlenosti u kradem razdoblju dokumentima upravlja po starom sustavu uredskog poslovanja (dokumenti se upisuju u isti urudbeni zapisnik), gradivo koje se vodi u starim uredskim knjigama pripada starom fondu koji dokumenti pripadaju kojem fondu: primljeni dokumenti izvornici pripadaju primatelju, koncepti stvaratelju interni dokumenti pripadaju stvaratelju kod kojega su nastali

OBLIKOVANJE NAZIVA FONDA naziv arhivskog fonda obino je identian posljednjem nazivu stvaratelja toga fonda u sluaju da je neki drugi naziv (najede neki od prethodnih slube nih naziva) poznatiji u strunoj i znanstvenoj uporabi, koristit de se taj naziv ako je izvorni naziv ustanove na stranom jeziku (npr. na latinskom ili talijanskom), naziv arhivskog fonda bit de hrvatski oblik (odnosno prijevod) naziva

SREIVANJE ARHVISKOG GRADIVA OPENITO


ODNOS POSTOJEDEG I PRVOBITNOG REDA sreivanje ovisi o tome u kakvom smo stanju preuzeli gradivo i je li ouvan prvobitni red, mogudnosti su: prvobitni red je ouvan struktura je naruena nemarom nered stvaratelj/imatelj je preureivao fond radi svojih potreba stvoren je neki drugi red prvobitni red - mogudnosti do 18. st. po obliku (knjige) i sadraju 19. st. rade ga esto povjesniari prema organizaciji prema funkcijama i djelatnostima stvaratelja sve te mogudnosti postojanja prvobitnog reda ili nemogudnosti njegove identifikacije (preureen, naruen) mogu se pojaviti za jedan dio fonda, dok je drugi ouvan u prvobitnome redu prema navedenim mogudnostima imamo nekoliko scenarija sreivanja

1. prvobitni red je potpuno ouvan sreivanje se odnosi samo na tehnike mjere, utvrivanje reda, uspostavljanje odnosa serija ili slobodnih dosjea 2. prvobitni red je uglavnom ouvan potrebno je izvriti korekturu i dopune radi rekonstrukcije 3. prvobitni red je djelomino ouvan potrebno rekonstruirati 4. prvobitni red nije ouvan, ali se moe rekonstruirati rekonstrukciju treba provesti, osim ako bi to bilo neracionalno 5. prvobitni red nije ouvan i ne moe se rekonstruirati

zadravamo postojedi red ili stvaramo novi POSTOJEDI RED ima prednost pred prvobitnim redom ako je inventariziran i koriten, ako su korisnici s njim upoznati zatiden ako se poklapa s prvobitnim redom zatiden ako ga titi racionalnost rekonstrukcije zatiden ako ga tite inventari i koritenje STVARANJE NOVOG REDA ako je nemogude uspostaviti prvobitni red ako prvobitni red nije postojao stvara se prema: funkcijama upravnim jedinicama ili se pak utvruje posve nova struktura najede stvaramo novi red kod fondova gospodarskih ustanova obiteljski fondova osobnih fondova NOVI ELEMENTI novi elementi u sreivanju (Stulli, 1977) ako ih dodajemo, to moramo raditi sistematino ovise o vrsti gradiva novi element mogu biti samostalni dokumenti udruivanje prema predmetu dosjei + kronoloki, alfabetski ili sistematski red alfabetski red (Stulli, 1977:120) odluuje abeceda vedine dokumenata kronoloki red (Stulli, 1977:120) datum prispijeda, a ako ga nema, datum dopisa za poslanu potu datum koncepta ono to ne znamo staviti na kraj godine sistematski red sistematika koja odgovara gradivu

ISPRAVCI I DOPUNE ispravci i dopune prilikom stvaranja novog reda ili rada na rekonstrukciji prvobitnog reda sve dok nije utvren folijacijom, signaturom i inventarom smije se ispravljati i nadopunjavati dokumentirati ispravke i nadopune ako smo pronali neto to trebamo ubaciti nakon folijacije folirati gradivo s brojkom prethodnog dokumenta + slovo abecede (a,b,c) + biljeka u inventar ako je puno listova za ubaciti, stavimo ih na kraj fascikla vede dopune stavljamo na kraj fonda ako je dopuna veda od sreenog gradiva ponovno sreivanje STVARNI I VIRTUALNI RED stvarni red fiziki utvren virtualni red ne dira se u fiziki red novi se red stvara na papiru ili raunalom radi koritenja gradiva indeksiranje se stvara virtualni red STUPNJEVI SREENOSTI I SAUVANOSTI obaveza stvaratelja je predaja popisanog i sreenog gradiva u praksi nije uvijek tako gradivo ne stie samo po obavezi, stie i depozitom, donacijom ili prodajom potrebno je razluiti stupanj sreenosti, vidjeti je li i koliko je gradivo otedeno rad mora biti planiran i pripremljen rad moe biti pojedinani i timski redoslijed radova je vaan vano je dokumentirati rad na sreivanju rad na sreivanju - priprema za rad na opisu stupnjevi sreenosti (Stulli, 1977:210) 1. gradivo nesreeno i registraturno i arhivski 2. gradivo djelomino sreeno registraturno 3. gradivo potpuno sreeno registraturno 4. gradivo djelomino sreeno i arhivistiki 5. gradivo potpuno sreeno arhivistiki

to znai da je gradivo arhivistiki potpuno sreeno? postoje registraturna pomagala i registraturne oznake postoji jasna struktura provedeno vrednovanje, odabiranje, izluivanje tehnike jedinice su formirane provedena je folijacija izraena arhivska informativna pomagala stupnjevi sauvanosti (Stulli, 1977:210) neotedeno gradivo manje otedeno gradivo srednje otedeno gradivo jako otedeno gradivo grubo sreivanje odvajanje fondova i stvaranje serija stvaranje tektonike time i nadlenosti pojedinih odsjeka u arhivu tektonika arhiva prikaz odnosa izmeu fondova vani su meusobni strukturni odnosi identificiramo grupe fondova i fondove prema granama djelatnosti javnom/polu-javnom i privatnom karakteru gradiva vrsti i djelatnosti stvaratelja (uprava, sudovi) stupnju stvaratelja (centralni, lokalni) glavno sreivanje rekonstrukcija, odnosno formiranje strukturnih jedinica sreivanje predmeta ili drugih niih jedinica formiranje fizikih jedinica detaljno sreivanje stvaranje konanoga redoslijeda unutar fizikih jedinica kartoniranje raspodjela gradiva u kutije oznaivanje tih jedinica i tehniko ureenje

sreivanje je uglavnom pojedinani rad timski i ekipni rad prvenstveno kod vedih arhivskih fondova u manjim arhivima i kod osobito velikih fondova moe biti potrebna i posebna organizacija radnog vremena

REDOSLJED RADOVA rade se prioritetni planovi sreivanja na razini drave ili pojedinog arhiva potrebno je utvrditi stupanj sreivanja odnosno utvrditi do koje razine elimo obraditi arhivski fond prikupljanje informacija o stvaratelju za pravne osobe: podaci o osnutku, funkcijama, ustroju za organizacijske jedinice unutar pravnih osoba: naziv, funkcije, poloaj unutar pravne osobe za fizike osobe: datumi roenja, vjenanja i smrti, promjene prebivalita, zanimanja i zaposlenja, djelatnost, lanstvo u udrugama prvi, temeljni uvid u cjelinu gradiva pristup odozgo prema dolje od vedih cjelina ka niima (top-down) vierazinska struktura holistiki pristup gledati dijelove u odnosu na cjelinu gradiva odvajanje fondova stvaranje serija rekonstrukcija, odnosno formiranje strukturnih jedinica sreivanje itavih predmeta i slinih manjih cjelina formiranje fizikih jedinica detaljno sreivanje to sve treba dokumentirati? opis stanja, opis karaktera gradiva, vrsta i stupanj sreenosti prije poetka rada odluke o sreivanju izvjetaji o obavljenom poslu popis gradiva, koncept inventara

to sve treba dokumentirati? povijesna biljeka prije poetka poslova prikupljanje podataka, tijekom rada prikupljanje dodatnih podataka (administrativna povijest, utvrivanje razredbenoga plana), povijest arhivskoga fonda prije i poslije

TEHNIKE SREIVANJA prenoenje gradiva (da se ne pomijea i ne uniti poredak) prostorija, police sukcesivno sreivanje izluivanje (duplikati i dr.), izdvojiti sve predmete koji utjeu na koliinu; odbacivanje spojnica, metalnih predmeta, stavljanje u kouljice. tehnika sukcesivnog sreivanja za velike fondove sreujemo kako nam gradivo dolazi u ruke prvo pazimo na podfondove i serije identificiramo ih, obiljeimo, vratimo na policu zatim sreujemo pojedini podfond i seriju nastojati da jedinice budu otprilike istog opsega

ARHIVISTIKI OPIS GRADIVA - OPENITO


opis

proces koji obuhvada prikupljanje, analizu, organizaciju i zapis informacije, opis slui identificiranju, upravljanju, lociranju i objanjenju arhivskih fondova, konteksta, sustava koji su ih proizveli zapise opis je takoer i proizvod tog procesa opis se takoer moe definirati i kao postupak uspostavljanja intelektualnog nadzora nad gradivom izradom obavijesnih pomagala svrha opisa nadzor nad gradivom nadzor nad gradivom materijalni omoguduje pristup i koritenje gradiva intelektualni omoguduje razumijevanje gradiva time i koritenje gradiva! ciljevi opisa utvrditi brojno stanje arhivskih jedinica i njihovo mjesto u sklopu odreenih arhivskih skupina iskazati sastav i sadraj fondova i njihovih dijelova pokazati kakve podatke prua dokumentacija za odreene teme znanstvenog iskoritavanja arhivistiki opis je rezultat sreivanja arhivskog gradiva preduvjet izrade obavijesnih pomagala ima i zatitnu funkcija moe do neke mjere umanjiti potrebu za izravnim uvidom u gradivo osjetljivo gradivo arhivistiki opis obuhvada: informacije potrebne za identifikaciju gradiva

informacije o stvaratelju informacije o razdoblju u kojem je gradivo nastalo informacije o koliini gradiva informacije o fizikom stanju gradiva informacije o sadraju gradiva informacije o kontekstu

kontekst opis pojedine opisne jedinice ne daje potpunu obavijest o gradivu svaku opisnu jedinicu nuno je staviti u iri kontekst upravna povijest stvaratelja ivotopis stvaratelja izvori elemenata opisa obavijesti o kontekstu nije uvijek mogude dobiti iskljuivo iz gradiva pravne osobe isprave o osnivanju, ukidanju i promjenama nadlenosti zakoni i propisi godinja izvjeda gradivo drugih (nadreenih) ustanova pisane povijesti ustanova imenici i popisi novinski lanci razgovor sa sadanjim ili bivim zaposlenicima fizike osobe i obitelji zapisi upravnih tijela (matine knjige, oporuke, zemljine knjige, biraki popisi) gradivo ustanova s kojima je fizika osoba ili obitelj bila povezana (kole, crkve, banke, stranke, udruge, poslodavci) ivotopisi i autobiografije, pisane povijesti biografski leksikoni imenici i popisi novinski lanci i obavijesti razgovor s pojedincima i obitelji

opis je vierazinski opisuje se od opdeg prema posebnom razina obavijesti prilagouje se razini opisa

svaka jedinica opisa povezuje se s nadreenom obavijesti se ne ponavljaju na nioj razini

norme za izradu opisa ISAD(G) Opda norma za opis arhivskog gradiva ISAAR(CPF) Norma za izradu arhivistikog normiranog zapisa ISDF, ISDIAH nacionalne norme opisa Manual of Archival Description Rules for Archival Description

ISAD(G)
Opda meunarodna norma za opis arhivskoga gradiva MAV (ICA) Ad hoc povjerenstvo za norme opisa norma je predviena za koritenje uz nacionalne norme

cilj ISAD(G) norme: osigurati izradu dosljednih, uporabivih i razumljivih opisa olakati pronalaenje i razmjenu obavijesti o arhivskome gradivu omoguditi razmjenu normativnih podataka omoguditi objedinjavanje opisa iz razliitih arhiva u jedinstveni informacijski sustav 26 elemenata opisa samo neki su osnovni identifikacijska oznaka(e)/signatura(e) naslov stvaratelj vrijeme nastanka gradiva koliina jedinice opisa razina opisa

7 podruja opisa I. identifikacija sadri obavijesti za identifikaciju jedinice II. kontekst sadri obavijesti o porijeklu i sauvanosti jedinice opisa III. sadraj i ustroj sadri obavijesti o predmetu i sreenosti jedinice opisa IV. uvjeti dostupnosti i koritenja sadri obavijesti o dostupnosti jedinice opisa V. dopunski izvori sadri obavijesti o gradivu koje je u vanom odnosu s jedinicom opisa VI. napomene obavijesti koje ne mogu biti smjetene u bilo koje drugo podruje VII. kontrola opisa kako, kada i tko je izradio arhivistiki opis

pravila opisivanja prema ISAD(G)-u od opdega ka posebnome informacije prilagoene razini opisa povezivanje opisa neponavljanje informacija

I. podruje identifikacije signatura: oznaka zemlje, oznaka arhiva i identifikator AU A: NLA MS 8822 (fond) National Library of Australia FR CHAN/363 AP 15 (predmet) France, Centre historique des Archives nationales naslov izvorni, nadomjesni Raunski dvor u Zagrebu (fond) Ured Predsjednika (serija)Hrvatska, Hrvatski dravni arhiv vrijeme nastanka pojedinani ili raspon godina 1976-1989 (fond) Canada, York University Archives razina opisa fond podfond serija podserija predmet komad koliina i medij jedinice arapske brojke + dm/m2 (fizike jedinice)

II. podruje konteksta naziv stvaratelja upravna povijest/bibliografski podaci za fizike osobe vidi ISAAR(CPF) povijest fonda nabrojati promjene vlasnitva, odgovornosti i/ili uvanja jedinice opisa i naznaiti

nabrojati zahvate u gradivo s nadnevcima

nain preuzimanja navesti broj akvizicije ili metapod. o predaji

III. podruje sadraja i ustroja sadraj opisati vrstu zapisa i sadraj odabiranje, izluivanje, rokovi uvanja dopune plan sreivanja IV. podruje uvjeta dostupnosti i uvanja dostupnost objavljivanje jezik i pismo tvarne znaajke i tehniki uvjeti izraena obavijesna pomagala V podruje dopunskih izvora postojanje i mjesto uvanja izvornika preslike dopunski izvori VI podruje napomena napomena VII podruje kontrole opisa arhivistika napomena kako je napravljen opis i tko ga je napravio pravila opisa nadnevak izrade opisa

ISAAR(CPF)
svrha: opis stvaratelja gradiva opis pravne osobe, fizike osobe ili obitelji kao jedinica u sustavu arhivistikog opisa i/ili kontrola izrade i uporabe pristupnica u arhivistikim opisima biljeenje odnosa izmeu razliitih stvaratelja arhivskog gradiva odnosa izmeu stvaratelja i gradiva

4 podruja I. podruje identifikacije obavijest koja jednoznano identificira stvaratelja II. podruje opisa relevantne obavijesti o prirodi, kontekstu i djelovanju stvaratelja III. podruje veza veze s drugim pravnim i fizikim osobama i/ili obiteljima IV. podruje kontrole obavijest o tome kako, kada i koja je ustanova stvorila i uvala zapis I. podruje identifikacije vrsta stvaratelja: osoba/obitelj/pravna o. normirani naziv usporedni nazivi drugi nazivi oznake II. podruje opisa vrijeme djelovanja povijest mjesta pravni poloaj funkcije, zanimanja, djelatnosti nadlenost ustroj/genealogija kontekst III. podruje veza nazivi povezanih stvaratelja vrsta veze opis veze nadnevci veze IV. podruje kontrole oznaka normiranog zapisa oznaka arhiva pravila

status nacrt opisa, konana verzija razina podrobnosti da li se zapis opisa sastoji od najmanjeg broja, djelominog broja ili svih detalja u skladu s pravilima nadnevci nastanka, izmjena jezik i pismo izvori odravanje opisa

ISDF
International standard for describing functions, I. izd., 2007. ICA-in Odbor za dobru praksu i standarde, postoji nakon ICA kongresa u Beu 2004. opis funkcija korporativnih tijela zaduenih za stvaranje/odravanje arhiva nadopuna ISAD(G)-a i ISAAR(CPF)-a

4 podruja I. podruje identiteta II. podruje konteksta III. podruje veza

IV. podruje kontrole I. podruje identiteta vrsta funkcije podfunkcija poslovni proces aktivnost zadatak transakcija naziv: autoriziran, paralelni, drugi 3 elementa opisa, - klasifikacija Sudent registration,Trinity College, Glasgow (activity), II. podruje konteksta datumi opis povijest pravna osnova funkcije navesti zakon/akt/propis III. podruje veza nazivi/identifikatori vrsta kategorija veze hijerarhijska, vremenska, asocijativna opis veze datum veze IV. podruje kontrole identifikator funkcije identifikator organizacije pravila opisa status opisa razina detaljizacije nadnevci jezik izvori odravanje opisa

ISDIAH
izdvaja opis arhivskih ustanova ili drugih fizikih i pravnih osoba koje uvaju arhivsko gradivo

svrha opis ustanova arhiva upudivanje na ustanove dokumentiranje odnosa ustanova

6 podruja I. II. III. IV. V. VI.

identitet kontakti opis pristup slube/servisi kontrola

I. podruje identiteta identifikator naziv, paralelni naziv, drugi nazivi vrsta ustanove arhiv, drugo

3 elementa

II. kontakt adresa, telefon/mail, osobe za kontakt 3 elementa III. podruje opisa historijat arhiva geografski i kulturni kontekst mandat administrativni ustroj arhivska politika npr. na temelju ega se zaprima gradivo, naini zaprimanja zgrade/spremita profil arhivalija koje se uvaju obavijesna pomagala IV. podruje pristupa radno vrijeme uvjeti koritenja

pristup lokaciji

V. sluba/servisi obavijesti za istraivae reprografija, kopiranje gradiva Copies currently cost: 20p per A4 sheet and 30p per A3 sheet, plus postage and packing. United Kingdom, The National Archives Note: For the institution Hull University Archives (http://www.hull.ac.uk/arc/visit/Facilities.html;accessed on 3/7/073/7/07) prostorije za javnost muzej, sale, suvenirnice itd. V. podruje kontrole identifikator opisa identifikator ustanove pravila/konvencije koritene pri opisu status opisa nacrt, finalna verzija razina detaljizacije datum kreiranja, izmjene opisa jezik izvori napomene za odravanje

Sreivanje, opis i ouvanje posebnih vrsta gradiva


meunarodna norma ISAD(G) je opda norma, namijenjena opisu najvedeg dijela gradiva posebne vrste gradiva zahtijevaju posebne opise zbog svojih unutarnjih karakteristika (povelje) zbog posebnog formata (zemljopisne karte) zbog posebne opreme za pristup gradivu (gradivo u elektronikom obliku) neke od posebnih vrsta gradiva jesu nekonvencionalno gradivo potrebna pomod tehnologije za koritenje/interpretaciju tehnologije s niskim rizikom mikrofilm, koristi se dugo tehnologije s viim rizikom pojedine nacionalne norme sadre posebne propise za ove posebne vrste gradiva

POVELJE osobit oblik isprave predmet prouavanja diplomatike povelje se obino opisuju detaljnije od ostalih vrsta gradiva eda i izrada regesta obratiti pozornost na ouvanje peata sfragistika, od sfragis, gr. peat

DODANI ELEMENTI OPISA sudionici u dokumentu autor destinatar ostala imena koja se spominju u ispravi mjesta i posjedi na koje se isprava odnosi podaci o autentinosti isprave podaci o transumptima/ovjerenim prijepisima pismo peati visedi i utisnuti potpisi

notarski znakovi izvorne/stare signature

KARTOGRAFSKO GRADIVO vrste gradiva karte planovi atlasi globusi kartografsko gradivo obino se izdvaja iz fondova radi lakeg uvanja radi lakeg koritenja opdenito sreivanje ovisi radi li se o materijalima porijekla iz administrativnog postupka ili o zbirci karata (Stulli, Prirunik iz arhivistike, XI. poglavlje) serije karata formiraju se prema predmetu lokalitetima kronologiji serije karata otvorene zatvorene izraditi inventar i katalog katalog se radi za zatvorene serije kartoteka se radi za otvorene serije dimenzije velike materijale odstraniti iz serije, no staviti uputnicu

DODANI ELEMENTI OPISA podruje koje karta prikazuje vrsta karte dimenzije i segmenti mjerilo projekcija koordinate tehnika

PLANOVI I NACRTI vrste planova i nacrta graevinski infrastrukturni tehniki + tehnika dokumentacija poput zemljopisnih karata, izdvajaju se iz gradiva osobito ovisni o provenijenciji i kontekstu

DODANI ELEMENTI OPISA arhitekt / inenjer / crta vrsta nacrta mjerilo dimenzije podloga tehnika

TEHNIKA DOKUMENTACIJA sistematizacija ovisi od karaktera gradiva elementi opisa za ukljuiti naziv ustanove broj i naziv projekta naziv dokumentacije

TISKOVINE vrste tiskovina plakati programi pozivnice ... na granici arhivskog gradiva izrauje se u vedim nakladama, ne radi se o unikatima u pojedinim arhivima postoje zbirke tiskovina (stampata), ali se u pravilu ne izdvajaju iz fonda ako je kod stvaratelja gradiva izuzeta u zbirku, ostavlja se na tom mjestu (Stulli, Prirunik iz arhivistike, XI. poglavlje) srediti kronoloki i abecedno

analitiki inventar, kazalo predmeta, osoba i mjesta ako nije u zbirci, stavlja se na kraj fonda/u fondu

DODANI ELEMENTI OPISA dimenzije podloga tehnika

FOTOGRAFIJE fotografije se u naelu ne izdvajaju iz fondova ali arhivi mogu imati i posebne zbirke fotografija/ fototeke albumi i zbirke se ne razbijaju osobiti opis fotografija potreban je uglavnom zbog fizikih karakteristika radi uvanja (mikroklimatski uvjeti) i koritenja original = negativ (Stulli, Prirunik iz arhivistike, XI. poglavlje) sreivanje prema materijalu snimanja staklene ploe filmovi pozitivi na papiru itd. veliini predmetima vodi se analitiki inventar i kazalo kazalo osoba kazalo tema geografsko kazalo izrauju se pozitivi za koritenje i uvanje za uvanje je vana odgovarajuda ambalaa mikroklima odlaganje po formatu

DODANI ELEMENTI OPISA ime fotografa ili fotografskog studija polaritet (pozitiv ili negativ) dimenzije boja materijal

ZVUNO GRADIVO ime fotografa ili fotografskog studija polaritet (pozitiv ili negativ) dimenzije boja materijal snimanje zvuka (Stulli, Prirunik iz arhivistike, XI. poglavlje) mehaniko optiko magnetofonsko 1877. prvi fonogram (T. Edison) sreivanje po vrstama (gr.ploe, vrpce) unutar vrste kronoloki po redu akvizicije obino uvanje gradiva mikroklima posebna ambalaa odvojene vrste vrpce se namotavaju na kalemove uestala kontrola kvalitete presnimavanje posebna oprema arhiva izbjegava se metal kao materijal za police ili se stavljaju posebni premazi

DODANI ELEMENTI OPISA vrsta audio zapisa trajanje brzina reprodukcije

podloga broj zvunih kanala (mono, stereo) dimenzije

POKRETNE SLIKE vrste gradiva filmske vrpce videokasete ... radi zatite, gradivo se izdvaja iz fondova kemijska podloga vrpce nitratna poari u arhivima acetatna kiselost i razlaganje vrpce poliesterska nitratna podloga koristi se od 1989 (George Eastman) do 1950-ih nestabilna ved pri 38C ljepljivost podloge, bronana diskoloracija, miris brzo gori intenzivnim plamenom vedinom stari filmovi na 35 mm presnimiti ili uvati u suhim, konstantno hladnijim i ventiliranim prostorijama koje su osigurane od vatre, sa svim mjerama protupoarne zatite najstariji filmovi na nitratnoj vrpci, puno toga je propalo od 1951. (kod nas od 1954.) acetatna postoje posebni filmski arhivi Hrvatska kinoteka od 1979. 1930-tih prvi europski filmski arhivi, 1950-tih drugi val danas Lisabon, Madrid, Bologna, Helsinski spremita europskih filmskih arhiva uvanje gradiva na 2-5C i 30 posto RV BFI National archive British Film Institute, odjel arhiva jedan od najvedih filmskih arhiva na svijetu 1935. (zbirka) uvanje i restauracija gradiva

restauracija Alise u zemlji udesa (1903.), http://www.bfi.org.uk/nftva/work/alice.html

temelji za ouvanje 1898. poljak Boleslaw Matuszewski u brouri Novi povijesni izvor upozorava potrebu prikupljanja, uvanja i zatite filmova 1980. UNESCO-va preporuka o uvanju i zatiti pokretnih slika 2001. Europska konvencija o zatiti AV nasljea

DODANI ELEMENTI OPISA vrsta zapisa trajanje podloga format standardni i substandardni (9,5 i 8 mm) brzina 24s, 25s tehnika snimanja boja zvuk od 1927.

MIKROOBLICI vrste mikrooblika mikrofilmovi mikrofievi aperturne kartice mikrofilmovi mogu biti zatitni dopunski sreivanje po vrsti i irini podloge uvanje posebna pohrana pranje mikrofilmova provjera kvalitete svakih 4 godine ili ede

ELEKTRONINO GRADIVO dvije vrste gradiva u elektronikom obliku gradivo nastalo u elektronikom obliku digitalizirano gradivo izdvajanje iz fonda radi boljeg uvanja ponekad arhivi imaju slabiju infrastrukturu od stvaratelja bitno je ouvati kontekst: ECMS, digitalni arhivi, OAIS, legalni arhivi (arhiv kao treda strana) poskustodijalizam: arhivi nadziru i savjetodavno pomau stvaratelje problemi zakonodavstvo Zakon o e-potpisu, Zakon o e-ispravi i srodni recikliranje, diseminacija, autentinost problemi ouvanje autentinosti ...i osnova za potvrdu autentinosti - ouvanje certifikata certification bridge odravanje certifikata i popisa vremenski ig mogude rjeenje: sustav na sebe preuzima autentinost Duranti jednostavnije je odravanje saetaka algoritama s funkcijom rasprenja (MD5) problemi definicija sustava/konteksta nije isto DMS/CMS kao pomodni alat u poslovanju i ECMS kao potpuna informatizacija poslovanja razraeniji sustavi/pomodni sustavi problemi razliitost pohrane uobiajeni tvrdi optiki mediji i file-system pohrane su neadekvatne storage/archival hardware poseban RM hardver disaster recovery on/off/near-line pohrana UDO diskovi, optike biblioteke

problemi standardizacija sustava norme za sustave ISO 15489/DIRKS ISO OAIS MoReq 2010 certifikacija sustava posebne ISO norme metapodaci radni proces informacijska sigurnost upravljanje rizicima upravljanje kvalitetom

DODATNI ELEMENTI OPISA vrsta gradiva vrsta medija za pohranu podataka dimenzije formati datoteka podaci o migracijama i konverzijama podaci o hardveru i softveru potrebnom za pristup podacima podaci o DMS/ERMS/ECMS/DAIS sustavu u kojem je gradivo nastalo

Uredba o uredskom poslovanju


Uredba o uredskom poslovanju, NN 7/09

stupila na snagu 1. sijenja 2010. zamijenila Uredbu o uredskom poslovanju (NN 38/87 i 42/88)

Uputstvo za izvrenje Uredbe o uredskom poslovanju NN 49/87 i 38/88)

uredsko poslovanje

skup pravila, mjera u postupanju s pismenima, njihovu primanju i izdavanju pismena, njihovoj evidenciji i dostavi u rad, obradi, koritenju, otpremanju, uvanju, izluivanju i predaji nadlenom arhivu ili drugom nadlenom tijelu

za e-isprave i dokumente se poziva na Zakon o e-ispravi i e-potpisu

pisarnica posebna unutarnja ustrojstvena jedinica koja obavlja poslove primanja i pregleda pismena i drugih dokumenata, njihovog razvrstavanja i rasporeivanja, upisivanja u odgovarajude evidencije (oevidnike), dostave u rad, otpremanja, razvoenja te njihova uvanja u pismohrani

pismohrana

dio pisarnice koja obavlja poslove uvanja i izluivanja pismena te drugih dokumenata

terminologija pismeno

pismeno je podnesak ili akt

podnesak je pismeno kojim stranka pokrede/mijenja postupak akt je pismeno kojim tijelo odluuje o predmetu postupka

dokument podatak, zapis podatka, fiziki predmet, priopdenje,

informacija koji ini cjelinu

elektronika isprava elektroniki dokument nema svojstva isprave nie jedinice

prilog

vie jedinice spis (predmet)

dosje

skup pismena i priloga i drugih dokumenata povezanih u cjelinu jer se odnose na istu zadadu skup predmeta koji se odnose na istu cjelinu, osobu, tijelo ili zadadu

tijela uprave moraju naelno ustrojiti pisarnicu mogude je imati jednu pisarnicu za vie tijela

Pisarnica jednog tijela moe obavljati uredske poslove i za jedno ili vie drugih tijela, ako se njihovi elnici u pisanom obliku o tome dogovore. (l. 5, st.3)

e-dokumenti i isprave koji nisu doli u pisarnicu moraju se naknadno registrirati

Pismena koja nisu primljena posredstvom pisarnice, ved izravno elektronikim putem, bez odgode se upisuju i u odgovarajudoj elektronikoj evidenciji pisarnice. (l.5, st.4) Pismena se mogu dostaviti i elektronikim putem. Pismena dostavljena u elektronikom obliku s elektronikim potpisom smatraju se vlastoruno potpisanim sukladno posebnim propisima o elektronikoj ispravi. Elektronikim putem dostavljeno pismeno smatra se podnijetim tijelu u trenutku kad je zabiljeeno na posluitelju za primanje takvih poruka. Slubenik koji je primio pismeno elektronikim putem bez odgode de poiljatelju potvrditi primitak pismena. (l.13)

postupanje s pismenima koja imaju oznaku tajnosti

Ako se pismena oznaena odreenim stupnjem tajnosti primaju elektronikim putem, postupat de se prema propisima o zatiti tajnosti podataka i informacijskoj sigurnosti., l. 17.

razvrstavanje, l. 18.

Primljena pismena razvrstavaju se na pismena predmeta upravnog postupka i pismena predmeta neupravnog postupka. Razvrstana pismena rasporeuju se na unutarnje ustrojstvene jedinice upisivanjem brojane oznake unutarnje ustrojstvene jedinice u rubriku Ustrojstvena jedinica prijemnog tambilja.

Brojane oznake unutarnjih ustrojstvenih jedinica utvruje elnik tijela planom klasifikacijskih oznaka i brojanih oznaka stvaratelja i primatelja pismena, tako da obuhvada sve poslove iz djelokruga toga tijela, a donosi se krajem tekude godine za sljededu kalendarsku godinu.

postupak pisarnice zaprimaju pismena i potvruju strankama primitak pismena zatim razvrstavaju pismena, otvaraju omot spisa ili stavljaju u postojedi, upisuju ih u upisnik predmeta upravnog postupka ili urudbeni zapisnik

upisivanje u urzap isti dan ili iznimno sljededi s datumom kada su primljena u tijelo uprave

pismena sa stupnjem tajnosti upisuju se u dodatno pomagalo, postoji i kazalo koje nije potrebno uz e-urzap

vanost klase i urbroja pisarnica upuduje pismeno ili omot spisa u ustrojstvene jedinice u pravilu isti dan

vodi se interna dostavna knjiga

slijedi administrativno-tehnika obrada

prepiska sa strankama i drugim tijelima radi se neupravnim aktima mogude je rijeiti vie predmeta koji se odnose na jednu osobu ili tijelo, kao i vie zasebnih predmeta, jednim aktom slijedi otpremanje akata

u pravilu putem pisarnice, osim ako ustrojstvena jedinica ne vodi svoj urudbeni zapisnik

vodi se dostavna knjiga za potu dodatno

predmeti koji se dre u pisarnici do odreenog roka upisuju se u rokovnik predmeta rijeeni predmeti se donose u pisarnicu

administrativno sreeni, kronoloki poredana pismena u omotu spisa odlau se u pismohranu prema klasifikacijskim oznakama, posebno UP predmeti, posebno neupravni

izdavanje uz revers, voenje knjige pismohrane

Prilikom upisivanja prvog podneska, odnosno akta kojim se osniva predmet, otvara se omot spisa za taj predmet, a podnesak, odnosno akt stavlja u omot spisa, u koji se ulau i ostala pismena tog predmeta, l. 37. Uredbe o uredskom poslovanju, NN 07/2009 akti moraju, uz sam sadraj, sadravati i druge potrebne podatke za identifikaciju transakcije i poslovnog/organizacijskog konteksta primjer izlaznog akta pisarnica

zaprima stranke i urudbira njihove podneske distribuira predmete

otprema akte pridruuje akte predmetima