SECRETARIAT COMPUTERIZAT

Organizaţia – este o formă concretă de desfăşurare a activităţii umane în diferite domenii: economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrată. De aceea, orice organizaţie funcţionează ca un sistem ale cărui componente sunt în strânsă legătură pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a răspunde unei nevoi. Organizaţia poate fi considerată ca o colectivitate ierarhizată de oameni şi obiective, ca un ansamblu de mijloace de producţie şi de informaţii. Ea are o structură proprie, determinată de scopul pentru care a fost creată. În vederea obţinerii îndeplineşte mai multe funcţii: obiectivelor social-economice, orice organizaţie

a) funcţia de cercetare-dezvoltare; b) funcţia comercială şi de marketing; c) funcţia de producţie; d) funcţia financiar-contabilă; e) funcţia de personal.

Structura organizatorică a unei organizaţii reprezintă ansamblul persoanelor şi compartimentelor de muncă (tehnicoproductive, economice, administrative), modul în care sunt constituite şi grupate precum şi legăturile care se stabilesc între ele.

O structură organizatorică raţională este condiţia esenţială pentru: asigurarea funcţionării normale a compartimentelor de muncă, repartizarea precisă a responsabilităţilor, stabilirea riguroasă a dependenţelor ierarhice, a unităţii între responsabilităţile unei funcţii şi puterea de decizie. Reprezentarea grafică a structurii unei organizaţii poartă numele de organigramă.

COMPANIA

XXX

. compartimentul service Birouri: separă activitatea în cadrul unui compartiment. Compartimente . compartimentul multimedia. O companie poate avea mai multe departamente.DEPARTAMENTE COMPARTIMENTE BIROURI Departamente .contabil.nivel ierarhic în cadrul unui departament al unei companii. Postul reprezintă ansamblul de sarcini şi responsabilităţi aferente unei persoane. birou pentru monitoare şi birou pentru copiatoare. pot exista şi alte niveluri ierarhice. Exemplu: în cadrul unui compartiment service oferit: birou pentru imprimante. etc. departamentul tehnic. ar putea exista compartimentul reţele. Un exemplu simplu de organigramă a unei companii În functie de dimensiunea şi activitatea pe care o desfăşoară.nivel ierarhic care reflectă activităţile desfăşurate în cadrul unei companii. care grupează posturi având conţinut similar. Exemplu: în cadrul departamentului tehnic. Exemplu: Departamentul financiar .

Comercial: Acest compartiment se ocupă de relaţiile companiei cu clienţii. şi separă tipul de activitate desfăşurat. La nivelele imediat urmatoare s-ar putea regasi departamentele. În cadrul acestui departament sunt gestionate toate operaţiile referitoare la aspectele economice ale unei companii: contabilitate. Funcţii ce se regăsesc în cadrul acestui departament: director economic. Are un rol foarte important în activitatea de investiţii. contabil. facturare. Marketing: Acest compartiment are rolul de a elabora strategia prin care compania se face cunoscută pe piaţă. Contabil: Funcţia este obligatorie în cadrul unei companii. aprovizionare. economist. muncitor. Producţie: Acest compartiment există în cazul în care compania are o activitate de producţie şi gestionează toate operaţiile aferente. compartimentele si birourile. Directorul economic asigură buna desfăşurare a activităţii de natură economică. Directorul general: Funcţia este obligatorie în cadrul unei companii. agent vânzări. sectiile separa activitatile desfasurate in cadrul intreprinderii. Este cel care efectuează vânzările deproduse sau servicii.Exemple: Secţii: se regăsesc în structura unei întreprinderi de nivel mediu sau mare. planificare. În cadrul acestui compartiment are loc emiterea de facturi. Funcţii ce se regăsesc în cadrul acestui compartiment: responsabil vânzări. indiferent de dimensiunea ei. operaţii bancare. pot lipsi anumite nivele ierarhice. Atelierele: se regăsesc în structura unei întreprinderi de nivel mediu sau mare. dispecerat. În acest caz. gestionar. Atelierele structurează o secţie aunei întreprinderi. Compartimentul economic. gestiune.modalităţile prin care îşi poate promova produsele sau serviciile şi poate alege clienţi noi. tehnician. Funcţiile ce se regăsesc în cadrul acestui compartiment: şef producţie. În funcţie de dimensiunea companiei şi activitatea desfăşurată. Directorul economic: Funcţia este una obligatorie în cadrul unei companii. aprovizionare. Direcţiile: se regăsesc în cadrul unei instituţii bancare de exemplu. indiferent de dimensiunea sa. contabil sef. planificarea bugetului şi dezvoltarea economică viitoare. . indiferent de dimensiunea sa. Directorul general este cel care asigură administrarea companiei şi care se implică în activitatea tuturor nivelelor ierarhice inferioare. Contabilul este cel care asigură evidenţa corectă a documentelor contabile şi a înregistrărilor acestora.

Personal: Acest compartiment ţine evidenţa personalului: cărţi de muncă. 4.Pentru companiile mari: fiecare compartiment dispune de propria secretară. Eventual există şi o recepţioneră pentru primirea vizitatorilor sau clienţilor. locul pe care îl ocupă în organigrama organizaţiei. Un asistent manager nu numai că administrează problemele superiorului său ierarhic. sau cu potenţialii clienţi ai firmei.Directorul comercial: Directorul comercial deţine un rol important în activitatea de marketing si urmărirea activităţii comerciale Responsabilul de vânzări: Este în general persoana din cadrul unei companii.salarii. care pentru un anumit produs. Ea reprezintă interfaţa între superiorul ei ierarhic şi ceilalţi angajaţi ai companiei.agent vânzări". poziţia în structura organizaţională sau în structura ierarhică superioară. care îndeplineşte rolul de secretară a companiei. Asistent Manager: presupune mai multă responsabilitate şi putere de decizie decât cea de secretară. Funcţia de secretară Multe funcţii sunt descrise exclusiv pe baza îndatoririlor pe care le presupun. Este persoana care are relaţii directe cu clienţii firmei. Totuşi pentru a avea o imagine clară a unei funcţii trebuiesc luate în considerare următoarele elemente : 1. Recepţionera: Funcţia poate lipsi din schema de posturi pentru o companie de dimensiune mică. Reprezentant vânzări: Se mai numeşte şi . . Funcţii ce se regăsesc în cadrul acestui compartiment: şef personal. organizează şi urmăreşte activitatea de comercializare. În funcţie de modul de organizare al companiei secretara se poate încadra diferit în organigramă. 2. cu rolul de a-i îndruma pe aceştia către persoana potrivită. sau persoane din afara companiei. în anumite cazuri. experienţă profesională 3. studii superioare. educaţia (specifică nivelului de educaţie cerut : liceu. şcoli sau cursuri pregătitoare etc. sau gamă de produse ( sau servicii). referent. (activităţile care trebuie îndeplinite şi rezultatele care se aşteaptă din partea persoanei care le îndeplineşte). contracte de angajare sau colaborare. . atribuţii şi sarcini – impuse funcţiei respective .. dar poate lua decizii pentru rezolvarea respectivelor probleme şi poate suplini. În această etapă se va descrie poziţia pe care o ocupă funcţia de secretară (asistentă manager) în ansamblul structurii.Pentru companiile mici şi medii există o singură secretară. . Recepţionera este cea care asigură interfaţa cu persoanele din afara companiei. lipsa superiorului său.) . Secretara: reprezintă persoana din cadrul companiei care administrează problemele superiorului său ierarhic.

 preiau mesaje.  preiau şi transmit mesaje. broşuri.  multiplică materialele. b) Tinere secretare  dactilografiază corespondenţa pornind de la notiţe stenodactilografiate. referate.  ajută la expedierea corespondenţei prin fax.5. a) Secretare ucenice  dactilografiază scrisori.  editează texte pe computer. c) Secretare personale  aparţin de obicei unui director executiv. casete audio. 1.  redactează şi clasează corespondenţa.  cunosc bine stenografia şi lucrul pe calculator.  au responsabilităţi multiple dar limitate. calităţi personale – cerute pentru ocuparea funcţiei . Experienţa profesională şi poziţia în structura organizaţională.unele funţii se pot încredinţa imediat după terminarea şcolii. 2. Studiile necesare unei secretare Pentru a deveni secretară sunt necesare următoarele studii:  curs de secretariat  colegiu de birotică (opţional)  curs de contabilitate şi cunoştinţe în domeniul problemelor de personal şi legislaţie comercială (constituie un avantaj). diverse materiale. a cărui activitate o organizează.  stenografiază la diferite şedinţe.  organizează şedinţe.  nu au responsabilităţi. altele necesită o anumită experienţă.  redactează singură rapoarte. conferinţe. . poştă.  primeşte vizitatorii.  redactează corespondenţa simplă.  expediază corespondenţa.

conferinţe.  au cunoştinţe de contabilitate.  analizează şi evaluează activitatea de secretariat. management.  organizează agenda şefului. conferinţe. drept. Responsabilităţi . întocmesc dări de seamă.  lucrează în sfera conducerii.  supraveghează personalul administrativ.  organizează călătorii de afaceri. 3. d) Asistent manager  reprezintă funcţia secretarială cea mai importantă.  traduc din şi în limbi străine  organizează şedinţe. cunoştinţe de bază privind specificul profesional al companiei şi cunoştinţe elementare de legislaţia comercială. iniţiativă atunci când se impune.  au responsabilităţi care le permit să participe la actul de conducere.  traduc din şi în limbi străine.  aparţin unui director general (manager) sau preşedinte. şoferi.  iau anumite decizii în numele şefului (prin delegare de autoritate). personalul de serviciu. curieri.  organizează protocolul la şedinţe.  primesc vizitatorii. întâlniri de afaceri.  se ocupă de recrutarea personalului din secretariat  pot avansa pe scara ierarhică. Pentru ca secretara să poată administra problemele superiorului său ierarhic. Sarcinile îndeplinite de o secretară diferă foarte mult în funcţie de dimensiunile companiei la care lucrează.  supraveghează activitatea secretarelor ucenice şi tinerelor secretare.  organizează cursuri de perfecţionare..  participă la întâlnirile de afaceri.  au cunoştinţe de contabilitate. sunt necesare: cunoştinţe aprofundate referitoare la structura internă şi activitatea companiei. etc.

DETALII: . stenografierea discuţiilor din şedinţele. fax. interfonul.  multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maşina de scris sau calculatorul .  scrierea rapidă.  preluarea de la şefi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara (asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabilităţi persoanelor din subordine. folosirea imprimantei calculatorului. prezentarea la semnat a corespondenţei cu materialul de bază. dactilografierea lor. înregistrarea. rezervarea de bilete.  probleme de protocol şi relaţii cu publicul: întocmirea unor planuri pentru desfăşurarea în bune condiţii a întâlnirilor cu persoane din afara instituţiei. distribuirea) acolo unde nu există un compartiment specializat de registratură. conferinţele. maşina de multiplicat. utilizarea maşinilor de copiat. evidenţa delegaţiilor. primirea vizitatorilor şi a partenerilor de afaceri. întocmirea unor răspunsuri pe baza documentării prealabile.Responsabilităţile unei secretare depinde de compania şi domeniul în care lucrează. etc. pregătirea documentelor necesare pentru întâlnirile de lucru. întâlnirile de afaceri. lecturarea corespondenţei primite. repartizarea şi urmărirea rezolvării corespondenţei primite. înregistrarea. transcrierea stenogramelor. prezentarea la conducere. documentarea în ceea ce priveşte regulile de comportament şi protocol specifice ţării din care vine partenerul. cunoaşterea. pregătirea corespondenţei pentru expediere.  cunoaşterea şi folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul. Următoarele sunt responsabilităţi generale valabile:  executarea lucrărilor de registratură generală (sortarea. concediilor.  lucrări de corespondenţă primită şi emisă de unitate. stenografierea după dictare (şi la telefon).).  primirea şi transmiterea comunicărilor telefonice  organizarea şedinţelor şi a materialelor necesare. corectarea greşelilor. ţine evidenţa orelor suplimentare. contactarea persoanelor cu care trebuie să se întâlnească şeful şi stabilirea programului. datarea. cunoaşterea tehnoredactării computerizate şi a programelor pentru aceasta. obţinerea vizei (dacă este cazul). a deplasărilor şi a evenimentelor profesionale.  evidenţa necesarului de consumabile şi evidenţa de personal (secretara întocmeşte referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat.  pregătirea călătoriilor de serviciu ale şefului. pregătirea corespondenţei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente. a camerei de hotel.

ordonat şi confortabil. Iniţiativa secretarei scuteşte conducerea de a însoţi unele decizii mai puţin importante de multe amănunte.).  bun simţ şi înţelegere. încălţămintea şi terminând cu coafura şi produsele cosmetice folosite. în vederea rezolvării cazurilor sau problemelor dificile şi complicate care apar obiectiv în procesul muncii. caiete de sarcini. ceea ce contribuie la optimizarea activităţii. Calităţile unei secretare a) Inteligenţa presupune:  raţionament şi reflecţie pentru a analiza faptele şi a ajunge la o situaţie reală. atât în spaţiul propriu de lucru. înregistrând şi transmiţând datele fără erori.Secretara işi poate asuma responsabilitatea rezolvării personale a unor probleme.  capacitate de adaptare. pentru a face faţă dinamicii muncii de secretariat. începând cu îmbrăcămintea. nume. ea trebuie să reţină fizionomii. numere de telefon şi adrese. dar şi aspectuoase. stabilind strategii noi. Secretara trebuie să ţină cont de schimbările care au loc în structura firmei. . pe măsura noilor situaţii. date statistice şi alte informaţii.  spirit metodic. calculator etc.  capacitate de analiză şi sinteză. Reţinerea şi utilizarea informaţiilor este mult uşurată de instrumentele operative (agende. d) Atenţia ameliorează memoria. Ţinuta unei secretare trebuie să fie sobră şi elegantă. O alegere corectă poate fi benefică pentru firmă. rezultat din necesitatea de a se lucra după un plan al priorităţilor şi din necesitatea utilizării corecte a instrumentelor de lucru b) Discernământ – pentru a permite secretarei de a alege între două soluţii. cât şi în cel al conducerii. sau îşi poate declina responsabilitatea pentru probleme care nu au nevoie de avizul superiorilor. fără a avea un caracter festiv.  preocuparea pentru procurarea unor materiale – articole de birotică şi papetărie cât mai adecvate. la fel cum o alegere greşită poate fi în defavoarea unităţii respective. e) Iniţiativa permite secretarei să ia decizii rapide în cadrul competenţelor atribuite. dar nu scuteşte secretara de a solicita precizări suplimentare (dacă este cazul). ambele rele. 4. Ea permite secretarei să reţină informaţii. c) Memorie – face parte din calităţile indispensabile pentru executarea atribuţiilor unei secretare. scadentare de termene. pe cea mai puţin rea. f) Simţul estetic – se concretizează în:  preocuparea pentru realizarea unui mediu plăcut.  perspicacitate pentru sesizarea nuanţelor.  preocuparea pentru ţinuta proprie care trebuie să fie impecabilă.

Ea nu trebuie să-i ceară mereu explicaţii. Şeful va fi recunoscător că a înţeles situaţia şi că l-a întrerupt cu tact. Deşi secretara este o verigă într-un lanţ. Îl va ruga pe client să aştepte puţin şi îl va informa pe şef de situaţia apărută. cu cât sunt mai mari progresele tehnologice. Secretara ştie că cel care a sunat este un client cu care firma are o afacere foarte importantă.  ordine în acte. de a vorbi şi de a da satisfacţie tuturor.duce la productivitatea biroului. ea trebuie să fie capabilă să lucreze şi independent : un director sau un avocat angajează o secretară pentru a organiza activitatea de birou cât mai eficient şi pentru a-l degreva pe el de anumite servicii. precis (pentru a nu mai fi nevoie de lămuriri suplimentare) şi corect din punct de vedere literar şi gramatical. l) Independenţa. k) Capacitatea de a comunica. dar că mesajul clientului i s-a părut suficient de important. Sunt instituţii care pun foarte mare accent pe confidenţialitate (se acordă chiar sporuri la salariu). Cu tact şi diplomaţie îl asigură pe şef că a înţeles instrucţiunea lui. să laude şi să încurajeze. cât şi al fiecărui executant în parte şi presupune:  ordine în idei. g) Calităţi de organizator şi spiritul de ordine sunt necesare atât la nivelul conducătorilor compartimentelor de secretariat. concis (pentru a economisi timpul propriu şi pe cel al interlocutorului său). aranjarea corectă a textelor în pagină. În această situaţie nu este cel mai indicat ca ea să respecte cu stricteţe indicaţia şefului.  ordine în aranjarea obiectelor. h) Calităţi de vorbire şi redactare – sunt considerate aptitudini de bază ale secretarei.  ordine în păstrarea materialelor de referinţă. . n) Confidenţialitatea. Se pune tot mai mult accentul pe capacitatea secretarelor (asistentelor manager) de a comunica pentru că. Modul în care vorbeşti este un element important care contribuie la imaginea unei persoane care reprezintă o instituţie. prezentarea documentelor într-o formă atractivă. cu atât va fi mai necesar ca vocea umană să poată convinge. De multe ori apare următoarea situaţie : Şeful îi cere să nu-l deranjeze o jumătate de oră orice s-ar întâmpla. . Începe să devină o cerinţă care cântăreşte destul de greu atunci când cineva trebuie să obţină un post. dar şi respectarea orelor de organizare a unor întâlniri de afaceri sau manifestări ştiinţifice. m) Atitudinea pozitivă faţă de muncă. să calmeze. chiar şi atunci când au primit un răspuns negativ. i) Tact şi diplomaţie – înseamnă capacitatea de a lucra. j) Punctualitatea – presupune respectarea nu numai a orelor de program la serviciu. Pe lângă atitudine şi aspectul exterior secretara trebuie să vorbească clar (pentru a evita interpretările). sau soluţii. Intre timp sună unul din clienţii firmei şi vrea să vorbească urgent cu el. de a-i face să se simtă importanţi.

Exemplu NUMELE COMPANIEI SC RAM-INFO SRL .o) Eficienţa – secretara trebuie să ştie să rezolve sarcinile importante într-un timp relativ scurt. etc. pentru evaluarea acesteia se stabileşte un punctaj în funcţie de: gradul de pregătire – de bază şi de specialitate – experienţa acumulată şi manifestată. Cerinţele profesionale se referă la:  cunoaşterea limbii române cu tot ceea ce înseamnă ea (ortografie. telefax.) .  noile tehnologii de transmitere şi prelucrare a informaţiilor.  cunoaşterea şi utilizarea corectă a metodelor şi tehnicilor ce constituie baza profesiunii sale:  procedee de scriere şi citire rapidă.  procedee de codificare şi clasare. marketing. ea trebuie să aibă cunoştinţe de drept.  cunoaşterea lucrărilor de secretariat şi corespondenţă. gramatica. Ea trebuie să stabilească corect priorităţile pentru a fi eficientă. gradul de dificultate şi de risc pe care le presupune executarea funcţiei. management.  baze de date. Funcţia de secretară este definită în fişa postului. pentru ca şeful să o poată aprecia la adevărata ei valoare. reuşind să descopere ce fel de om are în faţă şi ce poziţie trebuie să adopte faţă de comportamentul acestuia). psihologie etc.  cunoaşterea lucrului pe calculator:  tehnoredactare. priceperea de a lucra cu aparatura modernă din dotare (calculator.  poşta electronică.  cunoaşterea unor principii de organizare şi conducere. în acest sens. două limbi străine. vocabular).  dorinţa de a se perfecţiona continuu în domeniul de activitate al firmei prin studierea literaturii de specialitate şi a publicaţiilor de profil.  cunoaşterea unor noţiuni de psihologie şi comportament în relaţiile cu publicul (secretara trebuie să fie un bun psiholog.  cunoaşterea a una. copiatoare. contabilitate. cunoaşterea şi practicarea curentă a unei limbi de circulaţie internaţională.

 organizarea acţiunilor desfăşurate în companie (cursuri. rapoartelor. protocoale. a altor documente sau documentaţii cerute de superiori. transmiterea şi redirecţionarea apelurilor telefonice. stabilirea altor activităţi.DENUMIREA POSTULUI: Secretară SUPERIOR: Mihăiescu Mihaela RESPONSABILITĂŢI:  redactarea. dată. primirea şi clasarea corespondenţei. oră).  asigurarea circulaţiei informaţiilor primite de la superiori sau cerute de aceştia.  asigurarea materialelor de birou şi a obiectelor pentru protocol.  redactarea notelor telefonice.  planificarea împreuna cu acesta a programului. întalniri de afaceri. . alte evenimente).  recepţionarea.  păstrarea agendei de lucru a superiorului.  întocmirea contractelor. sau fixarea întâlnirilor (loc.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful