Unitatea de invatamant _______________ Departament Managementul calitatii

PROCEDURA OPERAIONAL privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 1 din 21

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale Elemente privind responsabilii/ operatiunea Semnatura Numele si prenumele Functia Data

1.1. 1.2. 1.3

1 Elaborat Verificat Aprobat

3 Contabil sef Contabil sef Director

4 01.01.200 8 01.01.200 8 01.01.200 8

Casa Corpului Didactic Braov

PROCEDURA OPERAIONAL privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 2 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale Componenta revizuita Modalitatea reviziei 3 x Data de la care se aplica prevederile editiei sau reviziei editiei 4 01.01.2008

Editia/ revizia in cadrul editiei 1 Editia 1 Revizia 1 Revizia 2

2.1. 2.2. 2.3

2 x

Casa Corpului Didactic Braov

PROCEDURA OPERAIONAL privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 3 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

3. Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale Compa rtiment 3 Contabi litate Admini strativ Secretar iat Contabi litate Contabi litate Contabi litate -

Nr. Crt 3.1. 3.2. 3.6. 3.4. 3.8. 3.6. 3.7.

Scopul difuzarii 1 Aplicare Aplicare Aplicare Informare Evidenta Arhivare Alte scopuri

Exemplar nr. 2 1 2 3 1 1 1 -

Functia 4 Contabil sef Administrator Secretara Contabil sef Contabil sef Contabil sef -

Nume si prenume 5

Data primirii 6 07.01.08 07.01.08 07.01.08 07.01.08 07.01.08 07.01.08 -

Semnatura 7

Casa Corpului Didactic Braov

PROCEDURA OPERAIONAL privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 4 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

4. SCOPUL 4.1. Prezenta procedura stabilete modul de arhivare, pstrarea i responsabilitile privind arhivarea documentelor n cadrul _____________.

Casa Corpului Didactic Braov

PROCEDURA OPERAIONAL privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 5 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

5. DOMENIUL DE APLICARE 5.1. Procedura se aplic de ctre toate compartimentele din cadrul _____________ pentru arhivarea i pstrarea tuturor documentelor pe suport hrtie, nregistrri foto, video, audio. 5.2. Prezenta procedur nu se aplic pentru arhivarea documentelor n form electronic.

Casa Corpului Didactic Braov

PROCEDURA OPERAIONAL privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 6 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

6. DOCUMENTE DE REFERIN 6.1. SR EN ISO 9001:2001 Sisteme de management al calitii. Cerine. 6.2. SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular. 6.3. Legea 16/1996 a Arhivelor Naionale actualizat 6.4. MQ-01 Manualul calitii. 6.5. PO-____ Controlul documentelor. 6.6. PO-____ Controlul nregistrrilor

Casa Corpului Didactic Braov

PROCEDURA OPERAIONAL privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 7 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

7. DEFINIII I PRESCURTRI

7.1. Conform SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular, precum i urmtoarele : 7.2. Documente grupate n funcie de problematica coninut, specific fiecrei entiti i de termenul de pstrare. 7.3. Lista prin care este stabilit termenul de pstrare pentru fiecare document. 7.4. Sortarea pentru eliminare, respectiv distrugere a documentelor, prin stabilirea valorii practice a acestora. 7.5. Lista care cuprinde documente grupate n funcie de problematica coninut i termenul de pstrare.

Casa Corpului Didactic Braov

PROCEDURA OPERAIONAL privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 8 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

8. PROCEDURA 8.1. Evidenta documentelor La nivel de _____________, toate compartimentele sunt obligate s nregistreze i s in evidena tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern i a celor ieite conform procedurii de sistem PO-___ Controlul documentelor, precum i evidena nregistrrilor utilizate - conform procedurii de sistem PO-___ Controlul nregistrrilor. Documentele/nregistrrile se pstreaz de ctre elaboratori i utilizatori la locul de munc (arhiv activ), pe durata specificat n documentele SMC, reglementri legale. Dup expirarea perioadei de pstrare operativ, efii departamentelor ntocmesc propuneri pentru arhivare n arhiva _____________, care sunt aprobate de Directorul _____________. Anual, persoana responsabil cu ndosarierea documentelor la fiecare compartiment grupeaz documentele n uniti arhivistice potrivit problematicii i a termenelor de pstrare stabilite n nomenclatorul arhivistic al _____________. Nomenclatorul arhivistic este ntocmit de ctre responsabilul cu patrimoniu din cadrul _____________, pe baza propunerilor transmise de efii departamentelor organizatorice din _____________, este aprobat prin decizie a Directorului _____________ , i confirmat de ctre Directia Judeteana a Arhivelor Nationale. n fiecare dosar se introduce o pagina de garda, care se completeaz de ctre persoana responsabil cu ndosarierea documentelor la fiecare compartiment. Se numeroteaz fiecare pagin din dosar i totalul de pagini se nscrie pe pagina de gard. Documentele astfel grupate, se depun de ctre persoana responsabil cu ndosarierea acestora, n al doilea an de la constituire, la depozitul arhivei _____________, pe baz de inventar de documente si proces verbal de predare primire. Evidena tuturor intrrilor i ieirilor de uniti arhivistice n/din depozitul arhivei este consemnat de ctre arhivarul unitii ntr-un registru de evidenta . Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea directorului _____________ , n urma selecionrii sau transferului n alt depozit de arhiv. 8.2. Selectionarea documentelor n cadrul _____________ functioneaza o Comisie de selecionare, numit prin decizie a Directorului _____________. Comisia este compus din 3 persoane: - preedinte, numit din cadrul _____________, - secretar, numit din cadrul _____________, - un membru, numit din cadrul _____________.
Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar, la propunerea arhivarului unitii, pentru a aproba lista cu documentele care urmeaz a fi nlturate ca fiind nefolositoare,

Casa Corpului Didactic Braov

PROCEDURA OPERAIONAL privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 9 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

expirndu-le termenul de pstrare; hotrrea luat se consemneaz ntr-un Proces Verbal al Comisiei de selectionare. Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai n baza Proceselor Verbale ale comisiei menionate anterior.

8.3. Pastrarea docuemntelor Directorul _____________ numete prin decizie o persoan n funcia de arhivar al unitii, care este obligat s pstreze documentele deinute n arhiv n condiii corespunztoare. Conducerea unitii, la propunerea arhivarului unitii, aloc spaiul necesar pentru arhiv Arhivarul unitii asigur ndeplinirea condiiilor (temperatur, umiditate, luminozitate, condiii de siguran) n incinta spaiului destinat arhivrii. Arhivarul unitii urmrete ntoarcerea documentelor ieite la solicitarea sefilor de compartimente spre consultare i sesizeaz directorul _____________ n cazul ntrzierii acestora sau a altor probleme aprute n arhiv. Pstrarea documentelor n arhiv se face pe durata prevzut n nomenclatorul arhivistic.

Casa Corpului Didactic Braov

PROCEDURA OPERAIONAL privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 10 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

9. RESPONSABILITI 9.1. Ordonatorul de credite: 9.1.1. Aloc spaiul necesar arhivrii. 9.1.2. Asigur resursele umane i materiale pentru crearea condiiilor de funcionare normal a arhivei. 9.1.3. Numete prin decizie componena Comisiei de selecionare la nivelul _____________. 9.1.4. Numete prin decizie arhivarul unitii. 9.1.5. Aprob scoaterea documentelor din evidena arhivei, n urma selecionrii sau mutrii n alt depozit. 9.2. Sefii de compartimente 9.2.1. Asigur pstrarea la locul de munc (operativ) i depunerea la arhiv a documentelor dup expirarea perioadei de pstrare operativ, legarea, cartonarea i identificarea. 9.2.2. Propun predarea documentelor la arhiva _____________. 9.2.3. Coordoneaz ndosarierea documentelor pe uniti arhivistice la nivelul entitii. 9.2.4. Propune persoana responsabil cu ndosarierea documentelor. 9.2.5. Fac propuneri pentru ntocmirea, modificarea i completarea Nomenclatorului arhivistic al filialei, pentru documentele create/pstrate de ctre entitatea pe care o conduc. 9.3. Arhivarul rsponsabil cu arhivarea la _____________ 9.3.1. Preia documentele grupate n uniti arhivistice de la entiti pentru pstrarea n arhiv. 9.3.2. Asigur documentele deinute n arhiv n condiii corespunztoare. 9.3.3. ine evidena intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice din arhiv. 9.3.4. Verific modul de pstrare n timp a documentelor. 9.3.5. Pune la dispoziie, n anumite situaii, pe baz de semntur i ine evidena documentelor mprumutate entitilor creatoare, pe baza registrului de eviden a intrrilorieirilor unitilor arhivistice; la restituire verific integritatea documentelor mprumutate. 9.3.6. Convoac comisia de selecionare n vederea analizrii dosarelor cu termenele de pstrare expirate, care sunt propuse pentru distrugere.
9.3.7. Asigur difuzarea Nomenclatorului arhivistic tuturor compartimentelor organizatorice din cadrul _____________

9.4. Comisia de selectionare

Casa Corpului Didactic Braov

PROCEDURA OPERAIONAL privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 11 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

9.4.1. Analizeaz i aprob lista ntocmit de ctre arhivarul _____________ cu documentele avnd termenele de pstrare depite, propuse spre a fi distruse. 10. ANEXE

Anexa 1 Nomenclator arhivistic de documente Anexa 2 Pagina de gard dosar Anexa 3 Inventarul de documente pentru arhivare Anexa 4 Proces Verbal predare-primire documente pentru arhivare Anexa 5 Registru de eviden intrri-ieiri documente n/din arhiv Anexa 6 PV al Comisiei de selecionare Anexa 7 Logigrama activitii

Casa Corpului Didactic Braov

PROCEDURA OPERAIONAL privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 12 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

11. Cuprins Numarul componentei in cadrul procedurii operationale 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Denumirea componentei din cadrul procedurii operationale Coperta Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale Scopul procedurii operationale Domeniul de aplicare a procedurii operationale Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala Descrierea procedurii operationale Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii Anexe, inregistrari, arhivari Cuprins

Pagina

Casa Corpului Didactic Braov

PROCEDURA OPERAIONAL privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 13 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

Anexa 1
APROBAT DIRECTOR _____________ Se confirm Directorul Direciei Judeene Braov a Arhivelor Naionale

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC aprobat prin Decizia nr. ............ din ....................

Serviciile

Denumirea dosarului (coninutul pe scurt al problemelor la care se refer)

1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3.

Termenul de pstrare

Obs.

A. Serviciul .

B. Serviciul .

A. Serviciul .

B. Serviciul .

A. Serviciul .

B. Serviciul .

A. Serviciul .

B. Serviciul .

Data: zz.ll.aaaa

ntocmit Nume Prenume

Casa Corpului Didactic Braov

PROCEDURA OPERAIONAL privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 14 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

Anexa 2 Pagina de garda

Denumire dosar
(coninutul pe scurt al problemelor la care se refer)

de la data pn la data de .
(pentru documentele coninute)

Indicativ dosar (ex: II. B 3) (conform nomenclatorului arhivistic)

Nr. de pagini

Termen de pstrare (conform nomenclatorului arhivistic)

Casa Corpului Didactic Braov

PROCEDURA OPERAIONAL privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 15 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

Anexa 3 Unitatea de invatamant INVENTARUL DE DOCUMENTE PENTRU ARHIVARE pe anul . pentru documentele care se pstreaz permanent sau temporar

Nr. crt.

Indicativul dosarului (dup nomenclator)

Coninutul pe scurt al dosarului, registrului

Datele extreme

Nr. filelor

Obs.

Prezentul inventar format din .. file conine dosare, registre, condici etc. Dosarele de la nr. crt. au fost lsate la ., nefiind ncheiate. La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. .. Astzi, ., s-au preluat .dosare.

Am predat, Nume Prenume

Am primit, Nume Prenume

Casa Corpului Didactic Braov

PROCEDURA OPERAIONAL privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 16 din 20

Cod: P.O. 22
Semntura Semntura

Exemplar nr.: 1

Anexa 4 Unitatea de invatamant

PROCES VERBAL DE PREDARE PRIMIRE DOCUMENTE PENTRU ARHIVARE

Astzi, ., subsemnaii ............., delegai ai compartimentului ..............................., i .. arhivarul _____________ am procedat primul la predarea i al doilea la preluarea documentelor create n perioada ..de ctre compartimentul menionat, n cantitate de dosare. Predarea primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd .. pagini, conform dispoziiilor legale.

Am predat, Nume Prenume Semntura

Am primit, Nume Prenume Semntura

Casa Corpului Didactic Braov

PROCEDURA OPERAIONAL privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 17 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

Unitatea de invatamant _______________ Departament Managementul calitatii

PROCEDURA OPERAIONAL privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 18 din 21

Cod: P.O. 22
Anexa 5 Unitatea de invatamant

Exemplar nr.: 1

REGISTRUL DE EVIDEN INTRRI-IEIRI DOCUMENTE N/DIN ARHIV

INTRRI N ARHIV

IEIRI DIN ARHIV

Nr. crt.

Data intrrii

Denumire Compartiment

Datele Numr de dosare extreme Dup Primite Depuse ale inventar efectiv ulterior documentelor
04 05 06 07

Scoatere din eviden Nr./data Data PV Comisie de ieirii selecionare

08 09

Data predrii
10

Predare spre consultare Unde Act de s-au predare predat nr./dat

11 12

Total dosare ieite

13

01

02

03

Legend:

01 - numrul de ordine al inventarului 02 - data prelurii dosarelor din inventarul respectiv

Casa Corpului Didactic Braov

PROCEDURA OPERAIONAL privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 19 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

03 - denumirea compartimentului de la care provine inventarul 04 - datele extreme ale documentelor specificate n pagina de gard a dosarelor 05 - numrul total al dosarelor din inventarul respectiv 06 - totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv 07 - numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior 08 - data scoaterii dosarelor din eviden 09 - denumirea, numrul de nregistrare i data actului pe baza cruia au fost scoase din eviden 10 - data predrii documentelor spre consultare 11 - denumirea entitii ctre care s-a fcut predarea spre consultare 12 - denumirea, numrul de nregistrare i data actului pe baza cruia au fost scoase din eviden 13 - totalul dosarelor ieite

Obs.: Pe eticheta registrului se trece denumirea acestuia, denumirea unitii i codul registrului.

Unitatea de invatamant _______________ Departament Managementul calitatii

PROCEDURA OPERAIONAL privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 20 din 21

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

Anexa 6 Unitatea de invatamant

PROCES VERBAL Nr. /

Comisia de selecionare, numit prin Decizia nr.. din .., selecionnd n edinele din .. documentele din anii*) .... avizeaz/aprob ca dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul arhivistic al unitii. APROBAT Comisia de selecionare Preedinte, Nume Prenume Semntura Membri,Secretar, Nume Prenume Semntura

Semntura

*) Anii extremi

Casa Corpului Didactic Braov

PROCEDURA OPERAIONAL privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 21 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1