Tema1: Validacin de datos

Excel avanzado y macros

Patricia Acosta V. Juan Carlos Trujillo

Capacitacin en Modalidad Virtual

Excel avanzado y macros, Validacin de datos Juan Carlos Trujillo Patricia Acosta V.

Levantamiento de texto: Juan Carlos Trujillo Diseo de la cubierta: Jos Lus Garca Santilln Diagramacin: Juan Carlos Trujillo Responsables de la edicin: Juan Carlos Trujillo y Mariela Oviedo

Registro de derecho autoral: en trmite ISBN de este volumen: en trmite Depsito Legal: en trmite

Publicado en http://cursos.cec-epn.edu.ec/aulavirtual/ desde febrero 2007

CENTRO DE EDUCACIN CONTINUA ESCUELA POLITCNICA NACIONAL DIRECCIN DE CAPACITACIN Y CONSULTORA Quito -Ecuador

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La facturaci on en CEC-Multiservicios
Introducci on
Excel 2003 c es una aplicaci on de Microsoft Oce usada para la creaci on de hojas de c alculo que en esta versi on cuenta con mayor funcionalidad que en las anteriores. El conocimiento de Excel permite optimizar el tiempo que se invierte en el desarrollo de actividades rutinarias en diferentes campos como: las nanzas, el mercadeo, las ventas, la industria, la contabilidad, la banca, etc. El objetivo de este material es que adquieras conocimientos para que puedas ofrecer soluciones que se caractericen por un alto grado de autonom a. Entre las herramientas que ofrece Excel para dotar a una hoja de c alculo con estas caracter sticas, est an: la Validaci on de datos y las funciones. El m etodo que utiliza este material es el de proponer un problema o proyecto al inicio. Este ser a resuelto a lo largo del curso, introduciendo los conceptos necesarios y mostrando su aplicaci on para llegar a la soluci on. El primer tema que se va a estudiar es la Validaci on de datos. Esta herramienta aportar a una primera soluci on al problema planteado, permitiendo que Excel supervise el ingreso de informaci on en una hoja de c alculo sobre la base de un conjunto de criterios previamente establecidos. El segundo tema presenta Funciones. Esta es la base de la automatizaci on de cualquier proceso. Una segunda soluci on, la que tendr a ya un alto grado de autonom a, ser a desarrollada utilizando, principalmente, funciones matem aticas, de informaci on y de b usqueda y referencia. A continuaci on, encontrar as el planteamiento del problema.

El problema
La empresa CEC Multiservicios, creada recientemente, ofrece capacitaci on, asesor a, venta de equipos y suministros y pr estamos de consumo. Por ahora, la facturaci on es un proceso manual en el que el vendedor debe llenar a mano todos los datos de la factura: el RUC y los datos del cliente, los c odigos de los productos, los nombres de los productos, los precios (los que debe consultar en su lista de precios) y los valores unitarios; luego debe calcular los subtotales, el importe por concepto del IVA, el descuento y el valor neto de la factura. Hasta que la empresa pueda adquirir el software para administrar la contabilidad, la gerencia te ha encargado la tarea de automatizar la elaboraci on de la factura al menor costo posible. Como toda factura, la de CEC Multiservicios debe contener: 1. Informaci on sobre el cliente, la que incluye la forma de pago, pues eso caracteriza la relaci on del cliente con la empresa: (a) Cliente : el nombre del cliente al que se le venden los productos y/o servicios. (b) RUC1 : c odigo que identica a un cliente en el sistema de pago de impuestos. (c) Direcci on: la direcci on del cliente. (d) Fecha: la fecha de facturaci on. (e) Forma de pago: o CONTADO o CREDITO, que son las dos formas en que la empresa CEC Multiservicios permite que sus clientes paguen. (f) Tel efono : el n umero de tel efono del cliente. Esta informaci on se la ubica en el encabezado de la factura. En esta zona de la factura tambi en se incluye la fecha de facturaci on.
el Ecuador, para efectos de la declaraci on de impuestos, todo cliente es identicado por el estado mediante un c odigo denominado Registro Unico de Contribuyentes (RUC).
1 En

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2. El detalle de los productos y/o servicios vendidos; es decir, por cada producto y/o servicio vendido, la siguiente informaci on: (a) El Item: el c odigo del producto. (b) Descripci on: el nombre del producto como consta en el inventario. (c) Cantidad : el n umero de unidades que se venden. (d) Valor unitario : el valor de cada unidad. (e) Valor total : el valor total por la cantidad de unidades vendidas. Esta informaci on ocupa el centro de la factura. 3. Los valores parciales correspondientes al precio de los productos vendidos, al IVA y a los descuentos; es decir, la siguiente informaci on: (a) Subtotal : la suma de los valores totales. (b) Descuento : valor que es un porcentaje del subtotal y que, seg un el tipo de cliente, la empresa le aplica un descuento. (c) IVA2 : porcentaje del subtotal, dado por las reglas tributarias del gobierno, que se a nade al valor total a pagar por el cliente. (d) Total : el valor total a pagar por el cliente, que es la suma del subtotal y el IVA, menos el descuento. Esta informaci on ocupa el pie de la factura, en el lado derecho. 4. Los par ametros generales, como la categor a a la que pertenece el cliente, el porcentaje vigente del IVA y el porcentaje de descuento; es decir, la siguiente informaci on: (a) Categor a: si el cliente es mayorista o minorista. (b) Exento del IVA: se especica si el cliente debe pagar o no IVA. (c) % IVA: el porcentaje vigente del IVA. (d) % Descuento : el porcentaje de descuento que se calcula sobre la base de la pol tica establecida por la empresa.

Pol tica de descuento de CEC Multiservicios

Para el c alculo del descuento, la empresa aplica la siguiente pol tica: 1. Los clientes se dividen en dos categor as: mayoristas y minoristas. 2. Si un cliente mayorista paga al contado, se le aplica un descuento del 20%. 3. Si un cliente mayorista paga a cr edito, se le aplica un descuento del 15%. 4. Si un cliente minorista paga al contado, se le aplica un descuento del 10%. 5. Si un cliente minorista paga a cr edito, no recibe descuento alguno. A continuaci on puedes ver una factura de CEC Multiservicios:
2 En

el Ecuador, IVA signica Impuesto al valor agregado.

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En este curso vas a aprender c omo crear una soluci on a este problema utilizando la validaci on de datos, las funciones, y las macros de Excel.

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Esta hoja est en blanco intencionalmente

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Tema 1 Validacin de datos Objetivos

1. Presentar una primera solucin al problema de la facturacin de la empresa CEC Multiservicios utilizando la herramienta de Excel Validacin de datos. 2. Utilizar la Validacin de datos para que:

a. Un usuario elija datos de una lista desplegable en lugar de digitarlos directamente en una celda. b. Excel alerte a un usuario cuando ste digita un dato no permitido en una celda. c. En un conjunto de datos, Excel localice aquellos que estn fuera de un rango previamente establecido y los resalte.

Contenidos
VALIDACIN DE DATOS ....................................................................................................................... 5 OBJETIVOS ............................................................................................................................................ 5 CONTENIDOS......................................................................................................................................... 5 1 2 2.1 3 3.1 4 4.1 4.2 4.3 4.4 5 6 7 8 9 INTRODUCCIN .............................................................................................................................. 6 DISEO GENERAL DE LA SOLUCIN ................................................................................................. 6 Diseo de la factura............................................................................................................................. 6 VALIDACIN DE DATOS EN EXCEL: UNA PRIMERA APROXIMACIN A LA SOLUCIN DEL PROBLEMA ..... 9 Tipo de validacin: lista .................................................................................................................... 13 OTROS TIPOS DE VALIDACIN ....................................................................................................... 14 Resaltar celdas con valores no vlidos .............................................................................................. 14 Ocultar los crculos de validacin ..................................................................................................... 16 Quitar la validacin de datos............................................................................................................. 16 Estilos de error .................................................................................................................................. 16 EPLOGO...................................................................................................................................... 18 RESUMEN .................................................................................................................................... 18 BIBLIOGRAFA .............................................................................................................................. 19 ENLACES A LECTURAS ADICIONALES ............................................................................................. 20 GLOSARIO ................................................................................................................................... 20

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1 Introduccin
La creacin de la solucin al problema planteado en el tema anterior consistir en desarrollar una secuencia de soluciones parciales, siendo cada una de stas una mejora de la anterior, hasta que la ltima de ellas sea la solucin definitiva al problema. Para el desarrollo de cada una de estas soluciones parciales, debers conocer la Validacin de datos, las Funciones y las Macros, herramientas de Excel, tiles para la automatizacin de tareas como las que se realizan en el proceso de facturacin de la empresa CEC Multiservicios. En particular, en este primer tema vas a aprender la primera herramienta: Validacin de datos.

2 Diseo general de la solucin

La solucin consiste en crear tres libros: uno contiene la interfaz de la aplicacin, es decir, contiene la factura como tal; en este libro, que consta de una sola hoja, est la factura que va a ser llenada por el vendedor y los botones que le permitirn administrar la informacin necesaria para la creacin de una factura, como, por ejemplo: datos del inventario: los cdigos de los productos y/o servicios que la empresa ofrece, sus nombres y el nmero de unidades disponibles de cada uno; datos de los clientes: nmero de RUC, nombres completos, telfono. Este primer libro se denominar Factura.xls y su nica hoja se denomina Facturacin. La informacin sobre el inventario estar registrada en un segundo libro de nombre Inventario.xls y tendr una sola hoja de nombre Productos. Finalmente, el tercer libro, de nombre Clientes.xls, contendr la hoja Clientes con los datos de los clientes de la empresa. A medida que se vaya desarrollando la solucin, irs conociendo la estructura de cada uno de los libros mencionados. Ahora te vas a dedicar a disear la primera versin del libro Factura. Ms precisamente, vas a disear la interfaz de la factura.

2.1 Diseo de la factura

Crea en la unidad C un directorio de nombre Excel avanzado. Inicia MS Excel y abre un archivo nuevo; gurdalo con el nombre Factura.xls. Cambia el nombre de la primera hoja a Facturacin. En una primera versin, esta hoja se deber ver as:

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Figura 1: Formulario de la factura Para obtener este diseo, realiza lo siguiente: 1. Encierra con bordes exteriores en negrita ( )B4:H27, C7:G9, C12:G22 y F23:G26.

2. Combina las celdas del rango C5:G5. El formato para estas celdas combinadas es el siguiente: Fuente Tamao Negrita Color de relleno Arial 20 si Azul Color de fuente Blanca CEC Multiservicios Contenido

Tabla 1: Formato de celdas

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3. La fuente y el tamao para las celdas restantes es Arial , negrita y de tamao 10; el contenido de estas celdas se detalla en la siguiente tabla:
Celda C7 C8 C9 F7 F8 F9 C12 D12 E12 F12 G12 F23 F24 F25 F26 D23 D24 D25 D26 D7 D8 D9 G7 General General General General General General General General General General General General General General General General General General General Texto Texto Texto Personalizada: dd-mmm-aa Formato Cliente RUC: Direccin: Fecha: Forma de pago: Telfono: Item Descripcin Cantidad Valor Unitario Valor Total Subtotal Descuento Impuesto IVA TOTAL CATEGORA EXENTO DE IVA % IVA % DESCUENTO Contenido Comentario Etiqueta Etiqueta Etiqueta Etiqueta Etiqueta Etiqueta Etiqueta Etiqueta Etiqueta Etiqueta Etiqueta Etiqueta Etiqueta Etiqueta Etiqueta Etiqueta Etiqueta Etiqueta Etiqueta Se despliega el nombre del cliente. Se digita el RUC del cliente. Se despliega la direccin del cliente. Se digita la fecha, que desplegar en el formato de da, mes y ao. Celda en la que puedes seleccionar la forma de pago. Se despliega el telfono del cliente. Celda en la que puedes seleccionar la categora del cliente. Celda en la que puedes seleccionar si el cliente es o no exento del IVA. Celda en la que puedes ingresar el porcentaje del IVA a aplicar. Celda en la que puedes 8

G8

Texto

G9 E23

Texto Texto

E24

Texto

E25

Porcentaje

E26

Porcentaje

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E13:E22 F13:F22 G13:G22 C13:C22 D13:D22

Nmero sin decimales Moneda con dos posiciones decimales. Moneda con dos posiciones decimales. Texto Texto

G23 G24 G25 G26

Moneda con dos posiciones decimales. Moneda con dos posiciones decimales. Moneda con dos posiciones decimales. Moneda con dos posiciones decimales.

ingresar el porcentaje de descuento. Celdas en las que se ingresa la cantidad Celdas en las que se visualiza el valor unitario Celdas en las que se calcula el valor total Celdas en las que se ingresa los items. Celdas en las que se visualiza la descripcin del item. Celda en la que se calcula el subtotal de la factura En la que se calcula el descuento En la que se calcula el impuesto al IVA. En la que se calcula el total de la factura.

Tabla 2: Formato de celdas del contenido de la factura

3 Validacin de datos en Excel: una primera aproximacin a la solucin del problema

Esta solucin dista mucho de la que te han solicitado. Ms an, es exactamente igual a una factura en papel. Herramientas de Excel como la Validacin de datos, las Funciones y las Macros te posibilitarn la creacin de un aplicativo que te permita facturar automticamente. En esta unidad, vas a desarrollar una primera solucin a tu problema, utilizando la Validacin de datos. Para que te hagas una primera idea de esta herramienta, estudia el siguiente ejemplo. Al llenar la factura, el vendedor deber escribir el nmero de RUC del cliente; este cdigo contiene exactamente 13 dgitos. El vendedor podra equivocarse de diferentes maneras al escribir este nmero; por ejemplo, podra omitir el ltimo dgito. Tal como est tu solucin en este momento, si el vendedor no se da cuenta de ese error, podra terminar de realizar la factura e imprimirla con el mismo. Sin embargo, mediante la Validacin de datos, Excel te alerta del error inmediatamente despus de que lo has cometido, e incluso te ofrece informacin sobre el tipo de error. Para lograr esto, procede de la siguiente manera: 1. Selecciona la celda D8 (que es la que corresponde al RUC). 2. Elige Datos > Validacin Se despliega el siguiente cuadro dilogo:

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Figura 2: Validacin de datos 3. Selecciona la pestaa Configuracin. En la lista desplegable Permitir, elige Longitud del texto; en la lista desplegable Datos, selecciona igual a; y en la caja de texto Longitud escribe el nmero 13 (el nmero de dgitos del RUC).

Figura 3: Configuracin de criterio de validacin Para seguir con el proceso, haz clic en la pestaa Mensaje entrante. Verifica que la casilla de verificacin Mostrar mensaje al seleccionar la celda est seleccionada. En el cuadro de texto Ttulo digita Formato del RUC y en el cuadro de texto Mensaje de entrada, Ingrese un nmero de RUC vlido (13 dgitos).

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Figura 4: Mensaje entrante 4. Selecciona la pestaa Mensaje de error. Verifica que la casilla de verificacin Mostrar mensaje si se introducen datos no vlidos est seleccionada. En el cuadro de texto: Ttulo escribe Error: RUC no vlido; en el cuadro de texto Mensaje de error digita: El RUC debe contener 13 dgitos; escriba un nmero de RUC vlido.

Figura 5: Mensaje de error 5. Haz clic en el botn Aceptar. Ahora vas a probar cmo funciona lo que acabas de hacer.

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1. Haz clic en la celda C8 que corresponde al RUC. Observa que inmediatamente despus del clic se despliega un cuadro de texto con el Ttulo y el Mensaje de entrada que indicaste en la pestaa Mensaje entrante:

Mensaje entrante

Figura 6: Mensaje entrante De esta manera Excel te ofrece informacin sobre las caractersticas del nmero que debes ingresar en esta celda. 2. Ahora digita un nmero cualquiera pero que tenga menos de 13 dgitos. Por ejemplo, el nmero 123 y presiona la tecla Entrar. Excel emite inmediatamente un cuadro de dilogo en el que te indica el error que acabas de cometer:

Ttulo Mensaje de error

Figura 7: Mensaje de error emitido Observa que el ttulo y el mensaje de de este cuadro de dilogo se corresponden con el Ttulo y el Mensaje de error que especificaste en la pestaa Mensaje de Error. Si haces clic en el botn Reintentar, Excel selecciona la celda D8 en espera de que corrijas el error ingresando un nmero de RUC vlido. Si haces clic en Cancelar, el cuadro de dilogo se cierra.

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Hacer que sea la aplicacin quien est alerta sobre lo qu se digita en una celda y, en caso de que se digite un dato no vlido, se emita de manera automtica una alarma que informe el error y el formato del dato vlido, es lo que Excel denomina Validacin de datos. Mediante esta herramienta, se pueden validar no solo celdas individuales, sino tambin rangos de celdas para, entre otras caractersticas, restringir la entrada de datos a un tipo concreto como, por ejemplo, nmeros enteros, decimales, texto, listas; tambin permite que se establezcan lmites para las entradas definidas como vlidas. Las validaciones se clasifican segn el tipo de dato que permitan en una celda. La validacin que utilizaste en el ejemplo anterior se denomina Longitud de texto y, como ya te has dado cuenta, permite controlar el nmero de caracteres que debe tener el contenido de una celda o rango. Ms adelante encontrars detalles adicionales sobre este tipo de validacin. A continuacin vas a conocer el tipo de validacin denominado lista. Para ello vas a validar la celda F8 de la factura que corresponde a la forma de pago. Esta es tu segunda mejora al aplicativo.

3.1 Tipo de validacin: lista

Recuerda que los clientes de CEC Multiservicios pueden efectuar su pago en dos formas: a crdito o a contado. En lugar de que el vendedor digite una de las dos palabras cuando est elaborando la factura, Excel le ofrecer una lista con esas dos palabras de donde puede elegir una de ellas. Para lograrlo, vas a utilizar el tipo de validacin lista mediante el siguiente procedimiento: 1. Especificacin de la lista: en las celdas I8 e I9 digita los textos CONTADO y CRDITO, respectivamente. Estas dos palabras conforman la lista de la cual el vendedor elegir el tipo de pago. 2. Configuracin: selecciona la celda G8 (la que corresponde a la forma de pago). Ahora elije Datos > Validacin En la pestaa Configuracin, selecciona Lista en la lista desplegable Permitir:

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Cuadro para seleccionar la lista, que en este caso est en el rango I8:I9

Figura 8: Validacin de datos opcin Configuracin. Observa que aparece el cuadro de seleccin Origen. A travs de ste, vas a indicar a Excel en dnde se encuentra la lista que debe desplegarse. Por eso este cuadro se llama Origen. En tu caso, la lista se encuentra en el rango I8:I9. Seleccinalo. Finalmente, haz clic en el botn Aceptar.

4 Otros tipos de validacin

4.1 Resaltar celdas con valores no vlidos
Imagina que tu empresa realiza ventas en varias ciudades de Amrica Latina. Los valores de estas ventas en varios aos se encuentran especificados en la siguiente tabla:

Figura 9: Ventas por ciudad En el informe que te encuentras preparando para la gerencia, quisieras incluir esta tabla, pero que todas las celdas con ventas fuera del rango de 20 000 a 30 000 dlares estn

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resaltadas. La Validacin de datos de Excel provee una solucin sencilla. Procede de la siguiente manera: 1. Selecciona las celdas del rango [poner rango] y haz clic en Datos>Validacin 2. Selecciona la pestaa Configuracin. En la lista desplegable Permitir, elige Decimal (has elegido este tipo porque los datos son nmeros decimales). 3. En el cuadro Datos, selecciona entre. Se despliegan dos cuadros de texto: Mnimo y Mximo. Estos son los extremos del intervalo de datos vlidos. En este caso, como quieres que las ventas no seleccionadas sean las que estn fuera del rango [20 000, 30 000], el intervalo de valores vlidos es, precisamente, [20 000, 30 000]. Por ello, digita 20 000 y 30 000 en los cuadros Mnimo y Mximo, respectivamente:

Figura 10: Tipo de validacin Decimal Ya ests listo para que Excel remarque aquellas celdas que contienen datos fuera del intervalo de datos vlidos [20 000, 30 000]. Para esto, procede de la siguiente manera: 1. Elige Ver>Barra de herramientas>Auditora de frmulas. Se visualiza la siguiente barra de herramientas:

Figura 11: Barra de Auditora de frmulas

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Haz clic en el botn Rodear con un crculo datos no vlidos as:

. La tabla de tu informe se ver

4.2

Ocultar los crculos de validacin

Si quieres ocultar los crculos, vuelve a hacer clic en el botn Borrar crculos de validacin de la barra de herramientas Auditora de frmulas. Tipo: personalizada

4.3 Quitar la validacin de datos

Para eliminar la validacin de datos de una celda o un rango de celdas, procede como sigue: 1. Selecciona el rango de celdas de las cuales quieres quitar la validacin de datos.

2. Elige Datos>Validacin 3. Haz clic en el botn Borrar todos de la pestaa Configuracin. 4.4 Estilos de error
Cuando se configura una celda o un rango de celdas para que validen los datos que se deben ingresar, las acciones que, por defecto, Excel ejecuta son las siguientes: 1. Cuando el usuario selecciona la celda, se emite el Mensaje entrante, 2. Si el usuario digita un dato no vlido en la celda, se muestra un cuadro de dilogo con el Mensaje de error y con dos botones: Reintentar y Cancelar. Independientemente de cual botn se seleccione, Excel no dejar realizar ninguna accin sino se corrige el error, es decir, si no se escribe un dato vlido en dicha celda o, simplemente, se deja en blanco.

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Sin embargo, esta rigidez con que Excel trata los datos no vlidos puede ser relajada un poco, si, en la configuracin del Mensaje de error, se modifica el Estilo. Hay tres tipos:

1. Lmite: este es el estilo por defecto. Como ya lo has observado, cuando se digita un dato no vlido en una celda, se despliega el cuadro de dilogo con los botones Reintentar y Cancelar:

Figura 12: Estilo Lmite del Mensaje de error 2. Advertencia: cuando se digita un dato no vlido en una celda, el cuadro de dilogo del Mensaje de error es el siguiente:

Figura 13: Estilo Advertencia del Mensaje de error

En este caso, hay tres botones. Si se selecciona S, Excel permitir el dato no vlido; la seleccin de los otros dos botones produce los mismos resultados que el estilo Lmite. Con esta configuracin, Excel suaviza la restriccin de no ingresar datos no vlidos, dejando en el usuario la libertad de permitirlo o no.
3. Informacin: cuando se digita un dato no vlido en una celda, el cuadro de dilogo del Mensaje de error es el siguiente:

Figura 14: Estilo Informacin del Mensaje de error

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Solo hay dos botones. Al elegir Aceptar, Excel permite el dato no vlido. La eleccin del otro botn, exige corregir el error. Esta tercera opcin suaviza an ms las restricciones impuestas por la validacin de datos: se limita a informar del error mas no a exigir su correccin.

5 Eplogo

En este tema has desarrollado una primera solucin del problema de automatizar la elaboracin de una factura de la empresa CEC Multiservicios utilizando la Validacin de datos de Excel. Como ya te habrs dado cuenta, esta herramienta puede ser aplicada en diversas situaciones. En el siguiente tema vas a mejorar la solucin a tu problema utilizando las funciones de Excel. Vers que sta es una herramienta poderosa y que le dar gran funcionalidad a tu aplicacin.

6 Resumen
La Validacin de datos es una herramienta que permite que Excel controle que el usuario digite datos vlidos en una celda, mediante la emisin de mensajes de error.

Para Validar una celda o un rango

Haga 1. Selecciona la celda o el rango. 2. Elige Datos > Validacin. 3. Selecciona la pestaa Configuracin. En el cuadro

combinado Permitir, elige el tipo de validacin que deseas realizar. 4. Ingresa la informacin necesaria de acuerdo con el tipo de validacin que seleccionaste. 5. Haz clic en Aceptar.

Configurar el Mensaje entrante

1. Selecciona la celda o el rango validado. 2. Elige Datos > Validacin. 3. Selecciona la pestaa Mensaje entrante. 4. Verifica que la casilla Mostrar mensaje al seleccionar la celda est seleccionada.

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5. En el cuadro de texto Ttulo digita un ttulo relacionado con la validacin que deseas realizar. 6. En el cuadro de texto Mensaje de entrada, digita un mensaje adecuado para que el usuario pueda ingresar el tipo de datos requerido.

1. Selecciona la celda o el rango validado. Configurar el Mensaje de error 2. Elige Datos > Validacin. 3. Selecciona la pestaa Mensaje de error. 4. Verifica que la casilla Mostrar mensaje si se introducen datos no vlidos est seleccionada. 5. En el cuadro de texto: Ttulo escribe un ttulo relacionado con la validacin que deseas realizar. 6. En el cuadro de texto Mensaje de error digita un mensaje adecuado para que el usuario conozca el tipo de error cometido.

7 Bibliografa
1. Ayuda de Microsoft Excel 2003. 2. Estudio Rojas-Benarroch. Excel 2003. 8441516707. Ed. Anaya Multimedia, 2004. ISBN:

3. Rodrguez, Fernando Microsoft Excel 2003: nociones para el nivel bsico, intermedio y avanzado, Ideaspropias Editorial,1 edicin, 2005. ISBN: 8493460702. 4. Frye, Curtis. Excel. Ed. Anaya Multimedia, 1 edicin, 2006. ISBN: 8441519757.

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8 Enlaces a lecturas adicionales

Validar datos Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artculos relacionados con la Validacin de datos en Excel.

Informacin general y ejemplos de validacin de datos En este sitio encontrars ejemplos sencillos acerca de la validacin de datos en Excel. Crear una lista desplegable de un rango de celdas Este es un sitio en lnea de Microsoft para el rea de Excel que presenta ejemplos e informacin ms detallada que incluye las diferentes versiones de Excel desde el 2000 hasta el 2007.

9 Glosario
Aplicacin:
cada uno de los programas que, una vez ejecutados, permiten trabajar con el computador. Son aplicaciones los procesadores de textos, hojas de clculo, bases de datos, programas de dibujo, paquetes estadsticos, etc.1 adaptar una aplicacin de software o un elemento hardware al resto de los elementos del entorno y a las necesidades especficas del usuario.

Configurar:

Datos:

los datos son hechos y cifras tales como rdenes y pagos y que se procesan para obtener informacin; por ejemplo, el saldo deudor y el monto disponible. Sin embargo, en el uso comn, los trminos datos e informacin se toman como sinnimos2. es una componente de Excel (o de cualquier aplicacin) que permite realizar una tarea especfica. es un control de Visual Basic para Aplicaciones que despliega una lista de datos cuando se hace clic sobre l, lo que permite que el usuario pueda seleccionar uno de los datos de esa lista.

Herramienta: Lista desplegable o cuadro combinado3:

Tomado del Diccionario Informtico del sitio www.lawebdelprogramador.com. Ibid. Cuadro combinado o Lista Deplegable es la traduccin al espaol de la palabra en ingls comboBox.

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Lista: Macro:

enumeracin, generalmente en forma de columna, de personas, cosas, cantidades, etc., que se hace con un determinado propsito. es un grupo de comandos de una aplicacin, organizados segn un determinado juego de instrucciones y cuya ejecucin puede ser pedida de una sola vez, para realizar la funcin que se desea4. mensaje que Excel despliega cuando un usuario ha digitado un dato en una celda que ha sido validada para permitir datos con formato diferente al dato ingresado. mensaje que Excel despliega y en el que indica el tipo de dato que un usuario debe escribir en una celda, cuando el usuario ha seleccionado dicha celda y sta ha sido configurada para validar los datos. es el proceso de comprobar la adecuacin de los datos a un conjunto de reglas establecidas previamente.

Mensaje de error: Mensaje entrante: Validacin:

Tomado del Diccionario Informtico del sitio www.lawebdelprogramador.com.

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