CONTROL DE GESTIN Y KPI CAPITULO II

CMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN

CONTROL DE GESTIN Y K.P.I.

CAP II

CMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN

2.1

Fases

Para Estructurar un Sistema de Control de Gestin

A continuacin se muestran los principales pasos para Estructurar un sistema de informacin para medir y controlar la gestin.

DIAGNOSTICO De la EMRESA

FortalezaS Fortalezas
INTERNO EXTERNO

Debilidades
DETERMINACIN de PUNTOS CRTICOS C O N T R O L d e G E S T I N CONTROLES A IMPLEMENTAR

Debilidades

REQUERIMIENTOS de

RESULTADOS

CAP II IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN A continuacin sealaremos las distintas etapas que se deben tener en cuenta para implementar un sistema de informacin en una empresa, de manera que podamos establecer cules sern las herramientas a aplicar para evaluar la gestin en los diferentes niveles de la organizacin.

2.1.1. DIAGNSTICO: Punto de Partida

La fase primaria, como en todo programa, comprende la planificacin de las acciones antes de su ejecucin. El primer paso que se debe realizar en esta etapa de planificacin de las actividades, es efectuar un Diagnstico sobre la situacin actual de la empresa.

Esta primera evaluacin deber ser realizada considerando factores internos como externos que la afectan, e identificando sus fortalezas y debilidades dentro de estas dos reas.

Este Diagnstico es muy relevante por cuanto fijar las bases para desarrollar las tcnicas de gestin al igual que el alcance e intensidad con se aplicarn las mismas. De no estar correctamente diagnosticada la situacin de la empresa en cuanto a la informacin relevante requerida, posiblemente se orientarn los recursos en forma incorrecta y cuyos resultados sern de escaso aporte.

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2.1.2 IDENTIFICACIN DE LOS PUNTOS CRTICOS

En esta segunda etapa y sobre la base del diagnstico realizado, corresponde identificar los puntos o reas crticas de la organizacin.

Los Puntos o reas Crticas se definen como aquellos que por su importancia se asocian directamente con los objetivos estratgicos de la administracin superior y de cuyo xito depende en gran medida la permanencia de la empresa en el tiempo

En cuanto a identificar los puntos crticos, stos varan de una empresa a otra. Va a depender de los objetivos corporativos de cada una, del giro de su empresa, de su posicionamiento en el mercado, de su estructura financiera u operativa interna, otros aspectos diferenciadores. Es por ello, que el Control de Gestin no tiene un molde o esquema de aplicacin definido, por cuanto la informacin requerida puede, en la gran mayora de los casos, variar de una compaa a otra.

CAP II IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN Sin embargo, sealaremos los principales objetivos y prioridades a la cual obedecen la mayora de las empresas respecto de la consecucin de metas:

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Rentabilizar al mximo la inversin. Posicionamiento comercial o de marcas. Calidad sobre la produccin. Servicio al cliente. Reconocimiento social ante la Comunidad Otros objetivos.

2.1.3 REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN

Siguiendo la secuencia, una vez definida la o las reas crticas, necesitamos establecer cul es la informacin relevante que es importante manejar y que debe estar a disposicin de la administracin superior. Es necesario insistir en la claridad que se debe tener al definir las reas crticas, por cuanto es sobre ellas donde se debe aplicar con mayor rigurosidad las tcnicas de gestin.

El Control de Gestin no es una herramienta exclusiva de la Administracin Superior. Las tcnicas de gestin son aplicables por todas aquellas personas que administren recursos humano, financieros u operacionales.

Por otra parte, existen diversas formas de recopilar la informacin segn sean los objetivos perseguidos. Las tcnicas ms usadas y desarrolladas son; los anlisis financieros y econmicos que buscan medir la rentabilidad y la estructura de deuda; el desarrollo de presupuestos como parmetros de gestin o como estndares de resultados esperados, la aplicacin de modelos estadsticos, etc.

La

forma de recopilar y presentar la informacin requerida,

vara de una

empresa a otra conforme a las necesidades de cada una. Ahora bien, un analista
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de gestin experimentado normalmente propone las tcnicas de recopilacin y evaluacin de la informacin al igual que el diseo y presentacin del informe de gestin.

Las maneras ms usuales de recopilar informacin son: Formatos o plantillas para ser llenados por los usuarios (mtodo manual) Captura de datos On Line a travs de los sistemas informticos propios de la empresa. (Mtodo Sistmico).

2.1.4 IMPLEMENTACIN de CONTROLES Las tres etapas anteriormente sealadas Diagnstico, Determinacin de Puntos Crticos y Requerimientos de Informacin corresponden a la

Planificacin del control de gestin.

Ahora bien, los controles a implementar para evaluar la calidad de la administracin corresponden a las etapas conjuntas de Ejecucin y Control del programa de gestin. Se habla de etapas conjuntas de Ejecucin y Control, puesto que uno de los objetivos perseguidos por el control de gestin es ir gestionando en forma inmediata sobre los resultados que se estn sucediendo en la empresa. Las acciones de ejecutar y controlar separadas, sino que se desarrollan en forma simultnea. no se encuentran

Los controles para evaluar los resultados se asocian directamente con la aplicacin de las diversas tcnicas de control y de la oportunidad e intensidad con que se llevarn a cabo sobre las reas bajo anlisis. Las tcnicas o controles a aplicar variarn dependiendo del objeto de medicin. Por ejemplo, se emplearn:

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Anlisis de ratios Mtodos estadsticos Estructuracin de presupuestos como estndares de evaluacin Anlisis financieros Grficas diversas, etc. Esta etapa de control se debe separar conceptualmente del control interno. Como se ver en el Control Interno, este ltimo es el elemento que le da credibilidad y sustento a la informacin que ser evaluada por los indicadores de gestin.

Visto de otra manera, el Control de Gestin ser exitoso en la medida que contemos previamente con un slido Control Interno.

2.1.5 EVALUACIN de los RESULTADOS Esta fase corresponde a la medicin de los resultados obtenidos respecto los objetivos propuestos.

Debemos tener claridad respecto de que el control de gestin no es el responsable del xito de las estrategias planteadas por la administracin superior, sino que es el encargado de proveer un sistema de informacin adecuado que oriente las acciones de manera que ayude a corregir en forma oportuna las desviaciones que se producen en la consecucin de los objetivos propuestos. Visto de otra forma, el control de gestin puede ser plenamente exitoso como proceso de informacin y control, pero el xito en definitiva de los objetivos propuestos pasa por estrategias adecuadas.
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2.2

SECUENCIA PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN

Este es otra manera de exponer secuencialmente las distintas fases que se emplean en la construccin de un sistema de control de Gestin.

ESTABLECER LOS OBJETIVOS SE DESEAN CONTROLAR

DETERMINAR LA INFORMACIN NECESARIA

DEFINIR LOS ESTNDARES O PARMETROS

SELECCIONAR LOS INDICADORES DE GESTIN

DISEAR EL PROCEDIMIENTO DE RECOGIDA DE DATOS

RECOPILACIN DE LA INFORMACIN

COMPARAR LOS RESULTADOS CON LOS ESTNDARES

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Los objetivos propuestos y sobre los cuales se habr de evaluar la gestin realizada ya sea por los niveles gerenciales, de administracin superior u otros unidades de la organizacin, normalmente estn reflejados en los presupuestos.

Como se seala, si bien se estima que para poder evaluar gestin tiene que haber parmetros de comparacin como son los presupuestos, igualmente se pueden efectuar mediciones mediante diversos referentes que puede establecer la gerencia general, por ejemplo, los resultados de aos anteriores.

Finalmente, la evaluacin de los resultados es un proceso inherente a toda empresa que tenga los pilares bsicos de una organizacin bien estructurada, como lo son: Planificacin, Organizacin, Ejecucin y Control.

SECUENCIA PLANIFICACIN * Diagnstico de la Empresa. * Determinacin de Puntos Crticos. * Requerimientos de Informacin.

EJECUCIN Y CONTROL * Implementacin de controles para evaluar gestin. RETROALIMENTACIN * Evaluacin de los resultados.

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SNTESIS

1.- Realizar un Diagnstico de la empresa, tanto Interno como Externo. 2.- En base al Diagnstico establecer los Puntos Crticos para implementar los controles. 3.- Individualizados los Puntos Crticos, se determinan cules son los requerimientos de informacin. 4.- Sobre los requerimientos de informacin establecidos, se implementan los controles en los distintos niveles de la organizacin. 5.- Recopilada la informacin, se procede a evaluar los resultados y efectuar las correcciones o ajustes de las desviaciones detectadas.

2.3

CONTENIDOS Y CARACTERSTICA DE UN INFORME DE GESTIN

El Informe de Gestin es donde queda plasmada la informacin y resultados obtenidos, por lo que a continuacin se indicarn las principales caractersticas que ste debe contener:

Se requiere sean lo ms prcticos, claros y expositivos posibles. Ajustados a las necesidades de los diversos usuarios. Comprensibles y despojados de complejidad conteniendo bsicamente la informacin relevante. Adaptados a la estructura de la organizacin, contemplando la asignacin de responsabilidades. Preparados para observar el principio de excepcin.(aquello que salga de lo esperado).

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Apoyarse en cuadros o tablas para mostrar comportamientos numricos. Deben acompaarse grficos adicionales en los casos en que ayuden a mejorar la comprensin de los datos numricos. Elaborados y presentados con celeridad para que se apliquen las acciones correctoras en el momento preciso. Confeccionados con exactitud, expresando las distinciones significativas. Las conclusiones alcanzadas deben estar perfectamente demostradas. El costo de obtener la informacin no debe exceder al de su beneficio. Enfocado en procura de objetivos constructivos. La informacin debe ser revisada peridicamente para readaptarla a los cambios de escenarios en los que se desenvuelve la empresa. En la medida que los informes van ascendiendo en la estructura organizacional, se van haciendo ms resumidos. Cualquier informacin adicional o de detalle, debe ubicarse en los informes provenientes de los niveles inferiores.

De uso reiterado, comprendiendo perodos determinados y breves. Sealar hechos relevantes cuantitativos y cualitativos.

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Caractersticas de un Informe de Gestin

Debe Contener:

ndice Resumen Ejecutivo Cuerpo Principal Anexos Conclusin

Los Grficos ayudan a una rpida comprensin

INFORME de GESTIN Resultados de los distintos Departamentos y Gerencias Informe correspondiente al mes de MAYO de 2012

Debe ser de redaccin simple y clara

Sealar hechos relevantes Cuantitativos y Cualitativos

Apoyarse en Cuadros o Tablas para mostrar comportamientos numricos

El Informe de Gestin final debe ser simple y claro. Si se requieren mayores detalles, stos se encontrarn en informes de los niveles inferiores donde se gener la informacin.

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2.3.1 Gua Prctica para implementar un sistema de Control de Gestin. Una gua prctica que se puede emplear para evaluar el mtodo de control y presentacin de la informacin existente, es hacerse las siguientes preguntas: Qu desviaciones especficas identificar el mtodo escogido ? Las desviaciones a ser evaluadas estn en base a los puntos crticos definidos por la administracin superior ? Hay algunas desviaciones especficas que el informe no abarque y por qu? El informe sealar procesos especficos o se extender por toda la organizacin ? El informe es totalmente comprensible para la administracin superior como herramienta para la toma de decisiones, as como tambin, para los niveles intermedios en cuanto a mostrar su gestin directa o responsabilidad en los resultados ? Y Finalmente, Es lo suficientemente integrador en cuanto incorporar evaluaciones financieras, de tiempo y recursos humanos?

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2.4

CONTROL INTERNO Marco de Sustento del Control de Gestin

Se considera al Control Interno como la base de confiabilidad del Control de Gestin

Como ya se ha sealado, el Control de Gestin es, en esencia, un sistema de informacin diseado para monitorear las distintas acciones y resultados de los puntos crticos que se hayan determinado en una empresa y sobre los cuales es necesario tener informacin permanente.

Por lo dicho, el Control Interno adquiere relevancia por cuanto nos dar confiabilidad sobre la informacin que estemos recopilando. Si esta instancia de control falla, podemos estar infiriendo hechos o tomando decisiones sobre bases incorrectas

En consecuencia, no se pueden disociar ambas instancias - el Control Interno y el Control de Gestin -, ya que previo a la implementacin de este ltimo, es requisito bsico sean evaluadas las instancias de carcter administrativo y operativo que darn origen a la informacin.

No se pretende hablar ahora en detalle sobre el Control Interno, pero por lo relevante del tema, se desarrolla a continuacin una pequea exposicin sobre l visto como fase primaria del Control de Gestin.

DEFINICIN :El sistema de Control Interno est formado por el conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a lograr, a travs de una planificacin y ejecucin efectiva, el ejercicio eficiente de la gestin para el logro de los fines de la organizacin.

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COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

Para la puesta en marcha de un sistema de Control Interno, se hace necesario la convergencia de seis elementos que son considerados esenciales para que los sistemas de control puedan ser llevados a cabo y cumplan la funcin para las cuales fueron diseados, y estos son:

a) La Estructura de la Organizacin. b) Normas de Autorizacin y Niveles de Ejecucin. c) Procedimientos de Ejecucin y Registro. d) Prcticas Adecuadas. e) Personal Capacitado. f) Tecnologa Adecuada.

EL CONTROL INTERNO DEBE SER EMINENTEMENTE PREVENTIVO YNO CURATIVO.

Los sistemas de control sern efectivos en la medida que previenen los errores o evitan las desviaciones de los procedimientos prescritos por la organizacin, y no, si entran a operar o a cuantificar las prdidas una vez producidas las fallas.

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2.5

APOYO DE LAS NUEVAS TECNOLOGAS: INFORMACIN AL INSTANTE.

GERENCIA GENERAL

Gerencia Comercial

Gerencia Operaciones

Gerencia Finanzas

Departamentos

Departamentos

Departamentos

Una de las formas que se emplea en la actualidad para observar los resultados que se van sucediendo en la empresa, sean en las gerencias, departamentos o unidades, es el uso de sistemas computacionales en redes (interconexin de todos los computadores de una organizacin).

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