You are on page 1of 8

PANEVROPSKI UNIVERZITET APEIRON Fakultet pravnih nauka Opte pravo Banja Luka / 13.07.2010.

Kancelarijsko poslovanje (nastavni predmet)

LISTA KATEGORIJA REGISTRATORSKOG MATERIJALA


(seminarski rad na temu)

Student: Sabljakovi Fahrudin


Index br.: 03-09/ROP

Mentor: Prof. dr Ostoja Kremenovi

Banja Luka, Juli 2010.

LISTA KATEGORIJA REGISTRATORSKOG MATERIJALA

Fahrudin Sabljakovi

SADRAJ

Uvod ...................................................................................................................................................3 Arhivsko poslovanje ........................................................................................................................4 Odabiranje arhivske grae iz registraturskog materijala ..................................................................5 Zakljuak.............................................................................................................................................7 LITERATURA ........................................................................................................................................8

LISTA KATEGORIJA REGISTRATORSKOG MATERIJALA

Fahrudin Sabljakovi

Uvod

U ovom seminarskom radu emo se pozabaviti listama kategorija registraturskog materijala, a samim ti i arhivskim poslovanjem. Lista kategorija registraturskog materijala je opti akt koji sadri popis svih kategorija registraturskog materijala odnosno sve akte koji nastaju u radu organa ili organizacije i njihove rokove uvanja. U teoriji i praksi arhivskog poslovanja poznato je vie razliitih pristupa utvrivanju lista kategorija registraturskog materijala. Pozitivne liste kategorija registratorskog materijala koritene su za utvrivanje materijala koji ini arhivsku grau odnosno podlijee krajnjem uvanju. Ope liste sadre popis kategorija kojom su utvreni rokovi uvanja materijala koji po isteku tog roka postaju bezvrijedni, odnosno gube operativni, dokazni i drugi znaaj. Ove liste su negativne i u praksi su naputene. Kao tree i srednje rjeenje, pristupilo se utvrivanju jedinstvenih lista kategorija koje obuhvataju cjelokupan materijal koji nastaje u radu organa ili organizacije odnosno i arhivsku grau koja trajno uva i registratorski materijal s ogranienim rokom uvanja. Polazei od sveobuhvatnosti, liste kategorija se dijele na ope, resorske i pojedinane. Na naim prostorima u praksi je prihvaena jedinstvena lista to podrazumijeva obavezu svih organa i organizacija da donesu pojedinanu listu kategorija registratorskog materijala koja sadri popis kategorija akata i rokova njihovog uvanja.

LISTA KATEGORIJA REGISTRATORSKOG MATERIJALA

Fahrudin Sabljakovi
Arhivsko poslovanje
Arhiviranje i uvanje arhiviranih predmeta ureeno je Uredbom o uredskom poslovanju republikih organa uprave i propisima o arhivske djelatnosti. Arhivska knjiga predstavlja opi inventarski pregled cjelokupnog registraturskog materijala nastalog u radu o dreenog tijela ili organizacije. U pisarnici organa odnosno organizacije cjelokupan registraturski materijal se upisuje u arhivsku knjigu na kraju svake kalendarske godine. U arhivsku knjigu se upisuju registratorske jedinice u koje se odlau i uvaju registratorski materijali i to po godinama njihovog nastanka, klasifikacijskim oznakama, koliini i vrsti materijala a prema sastavu arhiviranja koji je primjenjivan kod organa odnosno organizacije u vrijeme nastajanja materijala . U arhivsku knjigu organa ili organizacije upisuje se i registratorski materijal koji se kod njih po nekom osnovu (po osnovu prestanka rada nekog organa i iz drugih razloga) nalazi na uvanju. Nakon upisa registraturskog materijala u arhivsku knjigu, na registraturske jedinice se stavlja redni broj iz arhivske knjige te otisak tambilja koji sadri propisane podatke o tijelu ili organizaciji i o rokovima uvanja registraturskog materijala. Kopiju ili prepis arhivske knjige s upisanim registratorskim jedinicama za proteklu godinu dostavlja se nadlenom arhivu do 30. aprila naredne godine.

Organi i organizacije su dune registratorski materijal i arhivsku grau koja je nastala u njihovom radu uvati sreenu i bezbjednu do predaje Arhivu Republike Srpske kao nadlenom arhivu. Sreeno stanje podrazumijeva da je registraturski materijal odnosno arhivska graa sloena sukladno propisima o uredskom poslovanju, a pod bezbjednim stanjem podrazumijeva se da je zatiena od oteenja, nestajanja i unitenja. Organi i organizacije su dune u cilju zatite registraturskog materijala i arhivske grae da poduzmu sljedee: osigurati odgovarajue prostorije (pisarnica i arhivski depo) za smjetaj i uvanje registraturskog materijala i arhivske grae; osigurati potrebnu arhivsku opremu (mape, registratore i druge jedinice pakiranja i uvanjastalae, ormare, kase i dr.,); Obezbjediti odravanje klimatskih, bioloko-hemijskih i fizikih uvjeta zatite registraturskog materijala i arhivske grae, a u prvom redu, da temperatura zraka u arhivskim prostorijama se kree od 1O do 15 stepeni po Celzijusu, a relativna vlanost zraka od 50% do 60% , da nije izloena izravnom utjecaju sunevog svjetla, da se za osvjetljenje prostorija koriste svjetlosni izvori koji nemaju hemijsko, fotohemijski ili bioloki tetno dejstvo po njih; da se u arhivskim prostorijama po potrebi obavlja dezinfekcija, dezinsekcija i deratizacija i redovito kontrolirati sreenost i sigurnost stanja registra turskog materijala i arhivske grae.

LISTA KATEGORIJA REGISTRATORSKOG MATERIJALA

Fahrudin Sabljakovi
Odabiranje arhivske grae iz registraturskog materijala

Rukovoditelj organa, odnosno organizacije donosi listu kategorija registraturskog materijala sa rokovima uvanja, a sve to u cilju pravilnog uvanja i arhiviranja registraturskog materijala te odabiranje arhivske grae iz njega. Popis sadri klasifikacijsku oz naku, naziv kategorije registratorskog materijala i rok uvanja. Rok uvanja se izraava numeriki (npr. 2, 5, 10, 15, 20, 25 godina) ili oznakom Trajno. Trajnom uvanju podlijee: arhivska graa i kategorije registraturskog materijala od znaaja za kulturu i znanost (osobito istoriju) i druge drutvene potrebe i kategorije registraturskog materijala i arhivska graa ije je uvanje propisano obveznim propisima u po jedinim podruijima. Ako registraturski materijal nije ocijenjen kao arhivska graa, uva se u rokovima ko ji se odreuju sukladno potrebama organa odnosno organizacije. Organ ili organizacija podnosi popis registraturskog materijala nadlenom arhivu radi davanja suglasnost i. Ocjena nadlenog arhiva o tome koje se kategorije registraturskog materijala moraju trajno uvati o bavezuje za organ odnosno organizaciju. Iz registraturskog materijala se izdvaja arhivska graa i bezvrijedni registraturski materijali(materijal kojem je prestala vanost za tekui rad). Organ ili organizacija u i jem radu je nastao registraturski materijal ili se kod njega nalazi na uvanju, odgovoran je za odabiranje arhivske grae. Aktivnosti kategorija registraturskog materijala s rokovima uvanja je osnova za izdvajanje bezvrijednog registraturskog materijala. Tekue odabiranje se vri na osnovu rokova utvrenih listom u roku od jedne godine od dana isteka roka uvanja.

Rukovodilac organa ili organizacije kod koga se nalazi registraturski materijal imenuje posebnu komisiju koja sastavlja popis bezvrijednog registraturskog materijala a u njen sastav se imenuju struni slubenici koji dobro poznaju djelatnost organa, odnosno organizacije i sposobni su ocijeniti drutveni, znanstveno -istorijski i prakt ini znaaj registraturskog

LISTA KATEGORIJA REGISTRATORSKOG MATERIJALA

Fahrudin Sabljakovi
materijala i arhivske grae. Organ, odnosno organizacija, imatelj registraturskog materijala dostavlja nadlenom arhivu popis registraturskog materijala sa osnovni m podacima (godine nastanka, broj registraturskih jedinica, klasifikacijske oznake, koliina materijala izraena u dunim metrima, podaci o fizikom stanju i dr..). Predstavnici nadlenog arhiva u suradnji s navedenom komisijom imatelja registraturskog materijala nakon primitka popisa, vri provjeru bezvrijednog materijala. U sluaju da predstavnici arhiva ocijene da se komisija nije pridravala odgovarajuih propisa, obavezat e je da u odreenom roku otkloni utvrene nedostatke. Kada predstavnici arhiva razmotre popis i provjere registraturski materijal, sa komisijom imatelja registraturskog materijala sastavljaju zapisnik o radu koji je osnova nadlenom arhivu donijeti rjeenje o otpisu i unitenju bezvrijednog registraturskog materijala. Imaoci registraturskog materijala i arhivske grae su duni nadlenom arhivu predati arhivsku grau izuzev ako im nije posebnim propisima povjerena na uvanje i koritenje. Rok za predaju arhivske grae je 50 godina od njenog nastanka, s tim to se sporazumom s nadlenim arhivom ovaj rok moe produiti ili skratiti. Ako u odreenom roku nadleni arhiv ne moe preuzeti arhivsku grau, imaoci grae su duni da je i dalje uvaju i osiguravaju od oteenja ili unitenja, do predaje nadlenom arhivu. Arhivska graa prilikom predaje nadlenom arhivu mora biti sreena sukladno listom kategorija registraturskog materijala s rokovima uvanja, te uvedena u arhivsku knjigu. Kada organ ili organizacija prestaje s radom, zapisniki se arhivska graa i registragurski materijal predaje organu ili organizaciji koja preuzima njegove poslove, a zapisnik o primopredaji se dostavlja nadlenom arhivu. Primopredaju arhivske grae vri posebna komisija koju ine predstavnici imaoca arhivske grae i registraturskog materijala - predavatelja ili nadlenog arhiva koji prima arhivsku grau. Komisija sastavlja zapisnik o primopredaji arhivske grae s osnovnim podacima o tijelu ili organizaciji, vremenu nastanka, vrsti i koliini arhivske grae, mjestu primopredaje i drugim potrebnim podacima. Sastavni dio zapisnika je i popis arhivske grae koja je predmet primopredaje. Sa arhivskom graom nadlenom arhivu predaju se i osnovne evidencije o kretanju predmeta i akata koji ine sadraj arhivske grae koja se predaje.

LISTA KATEGORIJA REGISTRATORSKOG MATERIJALA

Fahrudin Sabljakovi
Zakljuak

U ovom seminarskom radu smo nastojali prikazati nain arhiviranja registraturskog materijala i liste kategorija tog istog materijala. to se tie arhiviranja, a i samog kancelarijskog poslovanja, mi u Bosni i Hercegovini moemo biti zahvalni Austro -Ugarskoj monarhiji koja nam je 1878.g. nakon Berlinskog kongresa, dolaskom na vlast u BiH donijela nove zakone o Upravi i Arhivskom poslovanju, koji se i dan danas koriste po austrijskom modelu. Lista kategorija registraturskog materijala je opti akt koji sadri popis svih kategorija registraturskog materijala odnosno sve akte koji nastaju u radu organa ili organizacije i njihove rokove uvanja. U teoriji i praksi arhivskog poslovanja poznatoj vie razliitih pristupa utvrivanju lista kategorija registraturskog materijala. Pozitivne liste kategorija registratorskog materijala koritene su za utvrivanje materijala koji ini arhivsku grau odnosno podlijee krajnem uvanju. Na naim prostorima u praksi je prihvaena jedinstvena lista to podrazumijeva obvezu svih organa i organizacija da donesu pojedinanu listu kategorija registratorskog materijala koja sadri popis kategorija akata i rokova njihovog uvanja.

LISTA KATEGORIJA REGISTRATORSKOG MATERIJALA

Fahrudin Sabljakovi
LITERATURA

o Dr Kremenovi, Ostoja: Kancelarijsko poslovanje, Banja Luka, 2007. o Samostalni istraivaki rad