1.

LOCUL BIROTICII N SOCIETATEA MODERN

Definirea domeniului biroticii este o problem pe ct de necesar, pe att de dificil n contextul actualei revoluii tehnico-tiinifice, n miezul creia informatica i telecomunicaiile, producerea i comunicarea informaiei sunt prioriti incontestabile ale acestui proces de nnoire, cu largi aplicaii n ntreaga via economic, tiinific i social. Birotica, dei vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou, ea depete cadrul tehnic al proceselor administrative n care tratarea textelor ocup un loc important. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicaii, cu noile mijloace de stocare i transmitere, a informaiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optica i electronic a informaiei i ndeosebi, cu noile cuceriri n materie de echipamente i programe informatice, birotica confer noilor tehnici de tratare a textelor, sunetului i imaginii valene profesionale i economice cu multiple efecte sociale. n esen, birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, distribuie i exploatare a informaiei din perspectiva muncii de birou, fr ns a se substitui disciplinelor nvecinate: informatica, telecomunicaiile, telematica etc. Birotica s-a nscut din nevoia integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i de birou cu nevoile tehnicii de comunicaie i prelucrare automat a datelor, viznd creterea performanei i calitii muncii de birou n orice domeniu de manifestare a acesteia. Deoarece informaia constituie obiectul principal al activitii de birotic, se impune necesitatea unei succinte clasificri a informaiei i a proceselor informaionale.

1.1. CLASIFICAREA INFORMAIEI

Dezvoltarea activitilor sociale care au ca obiect transmiterea, memorarea sau tratarea informaiei a generat o diversificare fr precedent a naturii informaiilor, concomitent cu creterea exponenial a volumului acesteia. Se impune astfel, utilitatea clasificrii informaiei din unghiuri diferite dar complementare. Din multitudinea de criterii posibile pentru clasificarea informaiei, cteva sunt deosebit de relevante pentru obiectul biroticii. Aceste criterii sunt: forma informaiei, natura informaiei i suportul informaiei. 1.1.1. CLASIFICAREA INFORMAIEI DUP FORMA SA Din punct de vedere al formei concrete pe care o mbrac informaia pe un suport tehnic, aceasta se prezint sub una din urmtoarele forme: analogic i digital. 1. Forma analogic a informaiei, const n reprezentarea fenomenelor fizice, imagini fixe, sunete i imagini n micare aa cum sunt ele percepute de dispozitivele tehnice de nregistrare, fr a fi necesar o conversie sau codificare a acestora nainte de transmitere sau memorare pe suporturile tehnice de informaii. Exemple de reprezentare analogica a informaiei: nregistrarea mesajelor i a altor informaii sonore pe banda magnetic sau caseta magnetic cu ajutorul echipamentelor audio de tip analogic larg rspndite (magnetofon, casetofon) precum i a dispozitivelor de captare a sunetului (microfon); nregistrarea imaginilor unor documente sau filmarea unor activiti, operaii i procese prin folosirea echipamentelor analogice pentru imagine i sunet, de tip video 3

recorder i a camerei de luat vederi adecvate. 2. Forma digital a informaiei se realizeaz, fie pornind de la fenomenul real, fie de la forma analogic a acestuia, n ambele cazuri avnd loc o codificare numeric, o evaluare cantitativ, o cuantificare a fenomenului care face obiectul reprezentrii. Pe suportul tehnic, informaia se prezint ca o succesiune de valori binare (zero si unu} ordonate dup un sistem de reguli (cod). Informaia introdus n sistemele de calcul, prin folosirea tastaturii sau a altor dispozitive de introducere manual sau uman (mas de desen, voce etc.) se transmite i se memoreaz direct, sub forma digital din chiar momentul perceperii acesteia, fr s mai fie necesar o conversie prealabil a ei. Pentru procesarea computerizat a informaiei analogice este necesar conversia ei n form digital cu ajutorul unor dispozitive specializate de conversie din analogic n digital. Acestea se pot folosi independent sau se pot introduce n configuraia unui sistem informatic de birou . Codificarea i digitalizarea informaiei analogice prezint cteva avantaje eseniale: nalt fidelitate a nregistrrii, memorrii i transmiterii informaiei; posibilitatea folosirii sistemelor informatice pentru memorarea i procesarea informaiei digitale, cu toate avantajele ce decurg din aceasta: viteza de transfer, capacitatea mare de memorare, regsirea selectiv i rapida a informaiei memorate; costul relativ redus al informaiei memorate, procesate i comunicate n form digital. Utilitatea clasificrii de mai sus const n faptul c sistemele informatice de birou proceseaz numai informaia sub forma sa digital, funcia de memorare i procesare a informaiei analogice n activitatea de birou revenind sistemelor electronice de birou care pot deveni uniti periferice ale unui sistem informatic de birou. Importana acestei clasificri const n aceea c forma sub care se memoreaz i se prelucreaz informaia n sistemele birotice moderne este forma digital ceea ce explic, n acelai timp, necesitatea convertirii informaiei analogice n informaie digital i valorificarea acesteia fie direct n form digitala, fie dup convertirea sa din forma analogic. 1.1.2. CLASIFICAREA INFORMAIEI DUP NATURA SA Din punctul de vedere al naturii sale, informaia se prezint sub urmtoarele clase: 1. sub form de date: numerice, alfabetice sau alfanumerice, particip la gama larg de operaii aritmetice, matematice sau logice cu larg aplicabilitate n activitatea economic, cercetare tiinific, proiectare tehnologic, statistic, administraie etc. 2. sub form de texte organizate sub form de documente de texte, pagini de texte, paragrafe, fraze, cuvinte i caractere este destinat a fi prelucrat cu programe adecvate de editare i tehnoredactare a, textelor, control gramatical i semantic al cuvintelor, punerii n form i apoi n pagin a textului redactat. 3. sub form de documente grafice (imagini fixe) destinate n ultim instan perceperii lor vizuale de ctre factorul uman prin afiarea pe monitorul calculatorului electronic, scrierea lor la imprimant sau la dispozitivul de realizare desene (plotter), microfotografiere etc. Un document poate conine, ca imagini prelucrate grafic, date sub form de rapoarte i situaii, texte explicative, reprezentri grafice, desene, schie tehnice, imagini fotografiate etc. 4. sub form de secvene audio generate de vocea uman, fenomene din realitate, instrumente muzicale sau sintetizatoare electronice de voce i acustice.
4

5. sub form de secvene video de natur animat sau film, percepute de dispozitive specializate de tipul camerei de luat vederi sau generate de programe de grafic bi sau tridimensional. Acestea sunt de cele mai multe ori nsoite de informaie sonor: voce sau sunet. Aceast succint clasificare este necesar, deoarece specificul activitilor birotice l constituie folosirea predominanta a ultimelor patru categorii de informaie i mai puin a primei categorii care face, prin excelen, obiectul activitilor informatice propriu-zise. 1.1.3. CLASIFICAREA INFORMAIEI DIN PUNCTUL DE VEDERE AL SUPORTULUI ACESTEIA Din acest punct de vedere, birotica opereaz cu o gam larg de suporturi fizice de informaii, fapt pentru care distingem: 1. informaie aflat pe suporturi tehnice de informaii, clasificate la rndul lor n: suporturi magnetice din categoria crora amintim: banda magnetic, caseta magnetic, discul magnetic, discul flexibil, cartela magnetic etc.; suporturi cu lectur optic a informaiei, n aceast categorie intrnd discurile optice de mare capacitate a cror informaie digitalizat este citit optic cu dispozitive laser. Informaia memorat pe suporturile tehnice este nregistrat i poate fi citit numai cu ajutorul unor dispozitive tehnice de citire/scriere cum sunt: dispozitivele periferice de citire i scriere pe suporturi magnetice, unitile de lectur optic a discurilor tip CD-ROM (Compact Disk,-Read Only Memory) etc. 2. informaie aflat pe suporturi grafice de informaii, care, dup natura suportului se mpart n: suporturi opace realizate din hrtie, cum sunt: documentele clasice sau tradiionale, documentele informatice i birotice obinute la imprimant, documentele realizate cu ajutorul mesei de desen tip plotter. n locul hrtiei se poate utiliza ns, o gama larg de nlocuitori sintetici cu caracteristici i caliti grafice asemntoare sau superioare hrtiei, toate avnd menirea de a fi citite sau consultate vizual de ctre om, ori multiplicate prin mijloace tipografice sau de fotocopiere (tip xerox etc.); suporturi transparente realizate din pelicul fotografic, pelicul film, microfilm, celit etc. Acest gen de suport este destinat lucrrii numai dup operaia de mrire a imaginii nregistrate. Att suporturile opace ct i cele transparente sunt destinate, n principal, utilizrii lor direct de ctre om dar aceasta nu exclude posibilitatea folosirii lor ca surs de informaii pentru prelucrri tehnice ulterioare.

1.2. PROCESE INFORMAIONALE

Utilizarea pe scara larg a informatei i a sistemelor moderne de tratare electronic a acesteia, a condus la existena unei largi game do prelucrri electronice ale informaiei genernd chiar, o tipologie a acestor procese informaionale. Clasificarea proceselor informaionale se poate realiza dup mai multe criterii dar, cel mai util criteriu pentru circumscrierea domeniului de studiu al biroticii l constituie natura informaiei prelucrate. n raport cu natura lor specific, informaiile se proceseaz diferit, fapt pentru care se disting mai multe tipuri de procese informaionale:
5

a) Procesarea datelor se caracterizeaz prin tratarea informaiei numerice, dup reguli matematice si logice, i este larg rspndit n activitile care solicit un mare volum de calcule, situaii i rapoarte: economie, proiectare, management, statistic etc. Prelucrarea datelor n sisteme informatice se realizeaz in mod diferit, n funcie de modul de organizare a acestora n colecii de date. Datele organizate sub forma fiierelor de date se proceseaz cu ajutorul unor programe de firm, denumite interpretoare sau compilatoare care difer n funcie de limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN, COBOL, PASCAL etc. Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD) dintre care cele mai rspndite sunt: dBASE IV, FOXPRO, PARADOX etc. Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucreaz, fie folosind pachete soft specializate cum sunt procesoarele de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO, fie folosind funciile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibiliti integrate de tratare a informaiei (texte, tabele, baze de date, grafic etc.) cum sunt sistemele: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS etc. Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul electronic prezint un interes deosebit, datorit uurinei cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele i a mbinrii procesrii datelor cu procesarea de text n cadrul foii de calcul electronic. b) Procesarea textelor reprezint un ansamblu de operaii specifice lucrului cu texte. Obiectul procesrii, textul, structurat n pagini, paragrafe, fraze i cuvinte, este supus unor operaii viznd forma caracterelor i mrimea acestora, forma i mrimea paginii, modul de aezare a textului n pagin. Procesarea textelor presupune, de asemenea, operaii lingvistice, cum sunt, desprirea automat cuvintelor n silabe, controlul gramatical, lexical i ortografic al textului analizat. n urma acestor operaii rezult un document de tip text care poate fi consultat prin afiare pe ecran, ori imprimat pe hrtie sau microfilm n vederea arhivrii. Procesarea textelor se realizeaz, fie cu programe specializate cum sunt procesoarele de texte: WORDSTAR, WORD, WORDPERFECT, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe avnd alt destinaie principal, spre exemplu: editorul de texte WRITE al sistemului grafic de operare WINDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) i ale sistemelor integrate (WORKS). c) Procesarea documentelor reprezint un mod de utilizare modern i eficient a tehnicilor informatice i electronice n vederea receptrii, memorrii i prelucrrii grafice a imaginilor coninute n documente. Un document poate conine informaii provenite din surse diverse: situaii i rapoarte rezultate din procesarea datelor, documente coninnd texte obinute n urma procesrii textelor, tabele i reprezentri grafice realizate de un procesor de tabele, schie i desene tehnice, grafic bidimensional sau tridimensional realizat cu ajutorul unor programe speciale de grafic, desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini i fotografii scanate (citite optic cu dispozitivul scanner) etc. Procesarea informaiei vizuale, organizate sub forma documentelor, se realizeaz de ctre programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE MAKER, QUARK XPRESS, COREL DRAW) sau de ctre funcii specializate ale procesoarelor de texte sau tabele (WORD, WORDPERFECT, LOTUS 1-2-3, EXCEL,
6

WORKS). Documentele astfel procesate se memoreaz pe suporturi tehnice de date avnd o anumit organizare, pentru a putea fi apoi uor regsite, consultate la terminal, imprimate pe hrtie sau microfilm, comunicate la distan sau introduse ntr-un nou proces de prelucrare grafic. d) Procesarea sunetului mbrac forme foarte variate, de la vocea uman (mesaje, convorbiri telefonice, ntlniri, conferine) la sunete obinute prin sintez electronic, sunete naturale sau sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informaie sonor sau auditiv, perceput analogic i convertit n form digital, ofer "materia prim" ce urmeaz a fi procesat digital cu ajutorul unor echipamente i programe specializate n tratarea informaiei sonore, cum este sistemul SOUND BLASTER care poate funciona cuplat la orice calculator personal. Se realizeaz n acest mod, o interfa acustic a sistemului informatic cu sistemele audio analogice uzuale {casetofon, magnetofon, compact-disk etc.) precum i cu dispozitivele de comunicaie acustic de genul: telefon, interfon etc. e) Procesarea de imagini (imagini n micare) completeaz gama de posibiliti oferite de celelalte genuri de tratare a informaiei i constituie una din realizrile cele mai moderne ale electronicii i informaticii. Informaia vizual dinamic este rezultatul afirii i perceperii unui numr de imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secund) genernd la privitorul uman senzaia vizual de micare. Sursele de informaie video (imagini n micare) sunt diverse: realitatea, surprins cu tehnic de filmat (camer de luat vederi albnegru sau color), imagini transmise (analogic sau digital) prin sistemele de comunicaii video de natur profesional precum i imagini (animaie profesional, filme de specialitate) realizate pe calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice i logice, n mod curent prelucrarea informaiei vizuale este nsoit i de prelucrarea informaiei sonore, dup cum imaginea este nsoit de sunet sau voce uman. nsemntatea acestei clasificri, a tipologiei tratrii informaiei, rezid n aceea c ultimele patru tipuri de procesare a informaiei sunt specifice domeniului biroticii. n cadrul acestora, dei s-a plecat de la automatizarea i informatizarea prelucrrii textelor, care ocup un loc importam n activitatea de birou, se remarc o tendin de cretere a ponderii operaiilor de prelucrare voce i sunet dar, dinamica cea mai nalta o nregistreaz sistemele de comunicare i procesare a imaginilor fixe i mobile asistate de calculator.

1.3. CONCEPTUL DE BIROTIC

Birotica este un mod nou de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil odat cu apariia si rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus i accesibilitatea utilizrii lor, au putut ajunge n orice birou sporind considerabil productivitatea i calitatea muncii administrative. Ca definiie: "Birotica este ansamblul de tehnici i mijloace tinznd spre automatizarea activitilor de birou i n principal a prelucrrii i comunicrii cuvntului, textelor i imaginii." (Humbert Lesca, Jean-Luis Peaucelle -Elements _ d'informatique appliquee a la gestion, Editions Dalloz, Paris, 1988, p.287). Birotica reprezint, dup Philippe VUITTON i Michel DESAIGNE, un ansamblu de tehnici pentru gestionarea informaiei i a comunicaiilor ntre organizaii. Ele fac apel la tehnicile informaticii i ale comunicaiilor de date i asigur, prin mijloace electronice, funcii de clasare i ordonare, organizarea n pagina a textelor, pregtirea documentelor, a
7

corespondenei electronice, analiz i simulare, interogare i consultare la distan, vizualizare grafic i alte funcii de gestiune a datelor pentru realizarea sarcinilor curente alo activitii de birou. Pentru realizarea acestor funcii se pot utiliza diferite tehnici i procedee. Denumirea acestui domeniu a fost introdus n limba francez de P.Berger i L.Naugos, dup Convenia Informatic din anul 1976, pentru a traduce expresia din limba englez "Office Automation" ambele desemnnd ideea automatizrii activitilor de birou: BUREAUTIQUE - BUREAU AUTOMATIQUE. Din nsi etimologia cuvntului rezult c domeniul su principal l constituie biroul, iar obiectivul su l reprezint automatizarea acestuia prin utilizarea tehnicii electronice i informatice de prelucrar; memorare i transmitere a informaiei. Pentru a defini mai exact conceptul de birotic este necesar o punctare a particularitilor i tendinelor muncii de birou, indiferent de coninutul su economicosocial. Astfel, o prim particularitate a muncii de birou o constituie predominana proceselor informaionale i decizionale. Materia prim a oricrei activiti de birou o constituie informaia care, n urma unor procese de analiz i elaborare de variante, ofer suportul deciziei manageriale n orice sistem sau organizaie economi co-social. O alt particularitate a activitii de birou o reprezint ponderea mare pe care o ocup comunicarea de informaii i decizii. Comunicarea se poate realiza n dou moduri: comunicare ORAL realizat prin dialog direct, prin convorbiri n grupuri de diferite mrimi, convorbiri la distan, mediate de reelele de telecomunicaii, sau convorbiri ntre birourile aceleiai organizaii, mediate de reele de comunicaie interfonice sau telefonice. comunicarea SCRIS cunoate o mare varietate de forme i modaliti n funcie de suportul fizic al comunicrii (documente clasice, legislaie, acte decizionale ale conducerii, rapoarte asupra activitilor desfurate sau controlate, cereri, solicitri, sesizri, contracte, documente de plan, ntregul sistem de documente de eviden contabil, fiscal sau social, schie, planuri, desene de specialitate, imagini pe suport de hrtie sau pe film, microfilm etc.). Dezvoltarea informaticii, n general, a noilor tehnologii de prelucrare a informaiei, n special, au fcut ca munca, n coninutul i natura sa, sa se schimbe, s evolueze. Creterea ponderii activitilor cu coninut informaional i de birou n raport cu activitile tehnice industriale produc n societile. puternic informatizate, reducerea simitoare a diferenelor dintre munca fizic i cea intelectual, de natur informaional-decizional, n favoarea acesteia din urm. Astfel, prin introducerea dispozitivelor automate n uzine (ceea ce constituie esena ROBOTICII) i a tehnicii electronice i informatice de birou (ceea ce definete esena BIROTICII) muncitorul devine operator al sistemelor automate de producie aa cum funcionarul devine utilizator curent al sistemelor informatice de birou prin accesul direct la utilizarea microcalculatoarelor i a mijloacelor moderne de comunicare i telecomunicaii. Informatizarea muncii de birou i propune s faciliteze comunicarea oral i scris din activitatea de birou, procesarea informaiei orale i scrise, memorarea i arhivarea acesteia cu importante efecte economice i sociale, cum sunt: eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabil a acestuia;
8

 eliminarea efortului fizic i intelectual solicitat de scrierea i transcrierea manual a informaiilor; eliminarea efortului uman solicitat de lectur i controlul exactitii documentelor primite sau emise; reducerea timpului de recepie, prelucrare i transmitere a informaiei orale sau scrise din activitatea administrativ; creterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare i a vitezei de regsire a informaiei; creterea, fr precedent, a calitii i productivitii muncii administrative; scderea considerabil a costului informaiei i a deciziei pe care aceasta din urm se fundamenteaz.

1.4. RELAIA DINTRE TELECOMUNICAII

BIROTIC,

INFORMATIC

Dei are multe puncte comune cu informatica i telecomunicaiile, birotica se delimiteaz suficient de clar de cele dou domenii nvecinate printr-o suit de particulariti care i confer o "personalitate" distinct. ntre aceste trsturi caracteristice ale biroticii, cele mai relevante sunt urmtoarele: birotica are ca obiect prelucrarea, memorarea i transmiterea informaiei sub cele mai variate forme i tipuri, de la forma analogic la cea digital, de la date i texte la documente grafice; birotica i propune creterea,, performanei activitii de birou i administrative ca o direcie, pe ct de modern, pe att de eficient", de potenare a muncii intelectuale desfurate n cadrul atribuiilor profesionale ale fiecrui funcionar, specialist sau cadru de conducere la locul su de munc. Birotica poate fi astfel neleas i ca un puternic instrument de "umanizare" a muncii intelectuale, la orice loc de munc n care prelucrarea informaiei ocup un loc important. Informatizarea activitii de birou, indiferent de natura i domeniul concret al acesteia, vizeaz, cu prioritate, dotarea locului de activitate individual cu toate mijloacele de comunicaie si prelucrare a informaiei n oricare din ipostazele urmtoare: lucru la birou, lucru n deplasare, lucru la domiciliu sau combinaii ale acestor variante. birotica i realizeaz funciile sale cu ajutorul celor mai moderne realizri tehnice din domeniile electronicii, comunicaiilor i informaticii precum i al limbajelor moderne de programare, de generaia a IV-a (procesoare de tabele, texte, documente, imagini i sunet), n viitor, activitile birotice vor beneficia, din plin, de ultimele realizri din domeniul inteligenei artificiale, al sistemelor de gestiune a bazelor de cunotine, recunoaterea formelor, traducerea automat etc. ntreaga gam de instrumente bard i soft utilizate n activitile birotice sunt integrate raional n cadrul SISTEMELOR INFORMATICE DE BIROU care dispun de un nucleu informatic, interfee specifice cu toate tipurile de periferice, precum i echipamente periferice de stocare i transmitere a informaiei sub diferitele sale forme (analogic sau digital) ori genuri (date, texte, documente, sunet i imagini). Dac nelegem esena biroticii ca nzestrare a muncii de birou cu cele mai moderne
9

mijloace informatice i de comunicaie, vom realiza mai uor elementele comune ale BIROTICII cu INFORMATICA i TELECOMUNICAIILE, att prin prisma scopurilor sale, ct i a mijloacelor utilizate pentru atingerea acestor scopuri, n acest sens, imaginea din figura 1.1 sugereaz fluxurile informaionale care pun n eviden locul i rolul biroticii n sistemul informaional al unei organizaii sau ntreprinderi. Din figur rezult o serie de concluzii referitoare la rolul biroticii n activitatea unei ntreprinderii sau organizaii i raporturile acesteia cu sistemele decizionale i operaionale, pe de o parte, cu sistemele informatice i de comunicaii, pe de alt parte. O prim remarc: sistemele birotice sunt parte integrant a sistemului informaional al unitii (persoan juridic sau privat) i n aceast postur sarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i sarcinilor generale ale ntregului sistem informaional. Astfel, deciziile i reglementrile provenite din sfera sistemului decizional sunt preluate, prelucrate si transmise, prin sistemul informaional (sistemul informatic, sistemul birotic i sistemul propriu de comunicaii interne) tuturor compartimentelor de execuie care formeaz sistemul operaional: sistemul de producie sau de profil, sistemul comercial, sistemul de personal, sistemul de cercetare-dezvoltare, sistemul financiar-contabil etc. Informaiile referitoare la modul de execuie a deciziilor i la celelalte aspecte eseniale privind situaia din sistemul operaional sunt percepute de sistemul informaional, selectate, analizate, puse n forma adecvat i transmis operativ cadrelor de conducere din sistemul decizional. Acestea reprezint fluxurile informaional-decizionale interne ale sistemului. MEDIUL SOCIAL - ECONOMIC
SISTEMELE DE COMUNICAII
SISTEMUL INFORMAIONAL AL INTREPRINDERII

SISTEMUL DECIZIONAL

BIROTICA SISTEMELE INFORMATICE DE BIROU

SISTEMUL OPRAIONAL INFORMATICA SISTEMELE INFORMATICE PROFESIONALE

Fig.1.1. Birotica in sistemul microeconomic Sistemul informaional realizeaz, ns i funcia de relaii informaionale ale sistemului cu mediul social-economic: organe financiare i bancare, alte organizaii de stat sau private, organele ierarhic superioare i cele subordonate (filiale i agenii), parteneri de
10

afaceri, furnizori, clieni, acionari, public etc. Aceast funcie extern, de legtur permanent cu mediu, ar fi de neconceput, n condiiile de astzi, fr avantajele oferite de sistemele moderne de comunicaie a informaiei (scrise i orale, vizuale i auditive) n cadrul crora, sistemele de telecomunicaii asistate de ordinator ocup un loc central. A doua remarc: raportul dintre BIROTICA i INFORMATIC la nivel microeconomic, este nu unul de concuren ci unul de compementaritate, birotica desvrind procesarea informaiei nceput n sistemele informatice, pentru a o pune n cea mai accesibil form, la dispoziia tuturor utilizatorilor de informaie interni (cadrele de decizie sau personalul de execuie) sau externi (organe bancare i fiscale, instituii i persoane fizice interesate), n sens opus, birotica, prin mijlocirea noilor tehnologii de comunicare i telecomunicaii este "fereastra" prin care o parte considerabil a informaiei externe, provenite din mediu, este perceput operativ, tratat specific cu mijloace birotice i transmis selectiv tuturor beneficiarilor interni de Informaie din sistemul decizional, operaional i ndeosebi informaional in cadrul cruia locul central l ocup sistemele informatice profesionale. Din observarea celor doua fluxuri informaionale, unul de intrare, cellalt de ieire, se poate afirma c sistemele de birotic joac tot mai mult un rol de INTERFAA ntre: SISTEMUL NTREPRINDERII i MEDIUL SOCIAL-ECONOMIC; SISTEMUL DECIZIONAL i SISTEMUL OPERAIONAL; SISTEMUL DE TELECOMUNICAII (extern) i SISTEMUL INFORMATIC AL NTREPRINDERII (intern) A treia remarc: definirea granielor dintre BIROTIC i INFORMATICA, pe de o parte, dintre BIROTIC i TELECOMUNICAII, pe de alt parte, nu este nici posibil nici de dorit datorit complexitii celor trei domenii care se ntreptrund, a ratei nalte a progresului tehnic i tiinific manifestat att de pregnant n aceste sectoare aflate ntr-o permanent modernizare. Se pot sesiza chiar o serie de tendine cu profunde implicaii sociale, economice i profesionale de natur s schimbe considerabil caracterul muncii umane fizice i intelectuale. Astfel, dac informatica profesional se implic tot mai mult n organizarea si desfurarea muncii fizice i intelectuale la nivel operaional prin: robotica, proiectare i fabricaie asistate de calculator etc., birotica i propune s degreveze nsi munca intelectual de operaiile sale cele mai dificile, cu caracter de rutin sau care solicit un efort ndelungat, n acest mod, informatica va deveni im instrument esenial al produciei i execuiei, aa cum birotica devine un instrument de baz al conducerii i deciziei, pentru cunoaterea realitii, fundamentarea i elaborarea deciziilor, comunicarea si urmrirea executrii lor.

11

2. FUNCIILE l STRUCTURA SISTEMELOR INFORMATICE DE BIROU

ntreaga activitate de birotic se bazeaz pe exploatarea unor sisteme de echipamente, tehnici i programe adaptate la specificul activitii de birou ale crei obiective trebuie s le ating. Acest ansamblu de mijloace care realizeaz funciile specifice activitii de birou poart numele de SISTEM INFORMATIC (pentru activitatea) DE BIROU sau SISTEM BIROTIC.

2.1. FUNCIILE GENERALE ALE UNUI SISTEM INFORMATIC DE BIROU

Funciile unui sistem birotic decurg att din obiectivele pe care i le propune birotica, acelea de automatizare i informatizare a activitii de birou si administrative, ct i din mijloacele pe care electronica, informatica i comunicaiile i le ofer n vederea realizrii acestor obiective. Un sistem informatic de birou, indiferent de coninutul concret al activitii pe care o servete, ndeplinete urmtoarele funcii generale: funcia de introducere a informaiei n sistem; funcia de memorare si regsire a informaiei; funcia de prelucrare a informaiei; funcia de ieire a informaiei din sistem; funcia de c orna rida-control a sistemului. n imaginea din figura 2.1. sunt prezentate, n abordare cibernetic, funciile generale ale sistemelor informatice de birou i principalele corelaii dintre acestea. 1)Funcia de introducere a informaiei n sistem se exercit ntr-o varietate mare de modaliti, cum sunt: preluarea informaiei provenite din reelele de comunicaii naionale sau internaionale, publice sau private; preluarea informaiei provenite din reeaua local de date; introducerea manual a datelor i textelor sau nregistrarea cu echipament adecvat a convorbirilor, imaginii i sunetului. De remarcat, c informaia odat introdus n sistem, fie se prelucreaz imediat, n timp real, fie se memoreaz pentru prelucrri ulterioare, ne fiind exclus nici posibilitatea transferrii ei, la ieire, fr a fi memorat sau prelucrat de ctre sistem. 2) Funcia de memorare i regsire a informaiei joac un rol important n funcionarea unui sistem birotic, capacitatea de stocare a informaiei i viteza de acces la date constituind criterii fundamentale de apreciere a performanelor unui sistem informatic de birou, n raport de durata i volumul informaiei memorate, informaia se poate pstra n: memoria intern, pentru datele n curs de prelucrare;

12

Fig.2.1. Funciile generale ale sistemului informatic de birou. memoria extern, pentru datele care se consult periodic; arhiva electronic, pentru informaiile "istorice" sau care consult foarte rar. Informaia aflat n memoria unui sistem birotic, poate servi n procesul de prelucrare sau poate fi valorificat prin consultare local ori comunicat solicitanilor prin intermediul reelelor de comunicaii. 3) Funcia de prelucrare se refer la o mare varietate de operaii i procese, cum sunt: conversia informaiei din forma analogic n form digital, necesar memorrii i procesrii ei cu mijloace informatice, precum i operaia invers de conversie din digital n analogic, pentru a o face compatibil cu echipamentele electronice de tip analogic pentru redarea, nregistrarea sau transferul de informaie audio i vizual. transferul informaiei de pe un tip de suport (magnetic, optic, memorie, grafic etc.) pe altul, poart numele de conversie de suport; copierea informaiei pe acelai tip de suport, denumit operaie de reproducere a informaiei i documentelor; crearea i ncrcarea bazei informaionale a sistemului birotic, presupune un ansamblu de proceduri prin care se genereaz structura i modul de organizare a informaiei pe suportul tehnic ncrcarea bazelor de date, astfel create, cu informaia provenit din memoria extern sau introdus din reelele de comunicaie ori manual, de la terminale; actualizarea bazei informaionale, presupune elimina informailor devenite inutile, introducerea de informaii noi, modificarea valorilor celor existente pentru a le pune n acord cu realitatea pe care trebuie s o reflecte sau cu nevoile beneficiarilor de informaii; tratarea propriu-zis a informaiei, const n efectuarea celor mai variate operaii care privesc, fie forma n cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginilor, fie coninutul ndeosebi n cazul prelucrrii datelor. Au loc, deasemenea o multitudine de operaii logice (comparaii, ordonri) sau semantice, de recunoatere a formelor sau semnificaiei acestora; consultarea n timp real a informaiei, se realizeaz cu ajutorul unor programe care permit cutarea selectarea i transmiterea informaiei solicitate, la un dispozitiv periferic de ieire (monitor, imprimant, echipament de
13

comunicaie n reea etc.). Consultarea bazei de informaii nu afecteaz coninutul acesteia; punerea n form a informaiei solicitate la ieire, presupune operaii diferite n raport de natura informaiei solicitate. Astfel, n cazul prelucrrii datelor au loc operaii pentru obinerea de rapoarte i situaii complexe, care, vor fi apoi transferate la dispozitivele de ieire n vederea imprimrii lor, afirii la terminal sau a comunicrii locale, ori la distan, prin intermediul reelelor de date. n cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginii, punerea n form este una din operaiile principale la care, acest gen de informaii sunt supuse. 4) Funcia de ieire a informaiei din sistem trebuie s satisfac mai urmeaz: natura informaiei transferate la ieire: date, texte, documente, secvene sonore, secvene vizuale sau diferite combinaii ale acestora; coninutul efectiv al informaiilor solicitate la ieire; natura suportului tehnic sau grafic, pe care urmeaz a fi transferat informaia la ieire; forma, digital sau analogic, a informaiei transmise; destinatarul i mijlocul de comunicare adecvat. Comunicarea n interiorul sistemului se face prin consultare direct la terminal, consultarea documentelor obinute la imprimant, plotter sau dispozitive de fotocopiere, consultarea realizat la terminale video i audio ale reelei locale pentru transmiterea de date, documente, texte, sunet i imagine. Comunicarea ctre memoria extern i arhiva electronic a sistemului birotici. Comunicarea n afara sistemului, ctre partenerii de afaceri, instituii de stat, acionari, public etc., se realizeaz prin transmiterea digital de date, texte, informaie vizual i sonora cu ajutorul reelelor publice sau private (ale firmei) de telecomunicaii, naionale sau internaionale: transmiteri de date i imagini, telex, telefon, telefax, teleconferine, videoconferine etc. n condiiile utilizrii tot mai largi a sistemelor birotice portabile i miniaturizate conectate prin radio, funcia de comunicare, din cadrul funciei generale de ieire, tinde s ocupe o pondere tot mai nsemnat n economia i funcionarea sistemelor informatice de birou. 5) Funcia de comand-control a sistemului birotic deine toate atributele necesare pentru dirijarea i reglarea funcionrii ntregului sistem, tuturor funciilor sale, alocarea optim resurselor sistemului referitoare la echipament, memoria intern, baza de programe i baza informaional, controlul proceselor de intrare, prelucrare i ieire a informaiei n funcie de natura lor, de specificul operaiilor care se execut, de destinaia i de modul de transmitere a rezultatelor.

2.2. DEFINIIA l STRUCTURA UNUI SISTEM INFORMATIC DE BIROU

Sistemul informatic de birou este un concept informatic ce semnifica un ansamblu interconectat de echipamente i programe, de mijloace hard i soft, avnd ca obiectiv procesarea informaiei n activitatea de birou i care i exercit funciile sale n interdependen, att cu sistemele informatice profesionale, ct i cu sistemele de telecomunicaii, ntre care creeaz un ansamblu de legturi funcionale.
14

Din definiie rezult existena a trei componente, suficiente pentru a putea explica structura i funciile sistemului birotic, organizarea i funcionarea acestuia. Aceste elemente fundamentale sunt urmtoarele: echipamentul, pro grame e i informaiile. Acestea au roluri diferite n economia sistemului birotic, astfel, dac echipamentul (componenta hard), constituie instrumentul fizic al activitii birotice, programele (component soft), reprezint instrumentul logic al acesteia, n timp ce baza de informaii ofer obiectul supus procesrii cu ajutorul mijloacelor amintite. Aceste elemente sunt prezentate grafic n figura 2.2. 1) Componenta fizic a sistemului informatic de birou reprezint ansamblul de echipamente format din urmtoarele trei subdiviziuni. a)Unitatea central a sistemului informatic este reprezentat de cele mai multe ori de unitatea central a unui calculator electronic compatibil PC dispunnd de o memorie intern de minimum 4 Mo, microprocesor 80386 i superioare, viteza 33 MHz i peste, disc Winchester de minimum 80 Mo, interfa pentru comunicaii telefonice, telefax, telecopiator, interfa audio i video; b)Unitile de intrare - ieire ale sistemului birotic conin, att periferice comune cu sistemele informatice profesionale, ct i periferice specifice tratrii textelor, documentelor, imaginii i sunetului. (3) Component informaional (2) Component logic (1) Component fizic
SUBSISTEMUL DE PROGRAMARE

(INFORMAIA) (SOFTWARE) (HARDWARE)

UNITATEA CENTRAL

SUBSISTEMUL DE INFORMAII

SUBSISTEMUL DE PROGRAMARE

UNITATI DE INTRARE IEIRE PERIFERICE DE INTRARE PERIFERICE DE INTRARE-IEIRE PERIFERICE DE IEIRE

ECHIPAMENTE PENTRU COMUNICAII LOCALE LA DISTAN

Fig. 2.2. Structura sistemului informatic de birou Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem birotic amintim: scanner-ul pentru nregistrarea digital a imaginilor aflate pe documente; aparatul telefonic i interfa telefonic pentru receptarea i nregistrarea digital a comunicaiilor analogice sau digitale, a mesajelor sonore sau teletransmisiilor de date; aparatul telefax i interfa telefax pentru nregistrarea electronic i digital a documentelor recepionate sau pentru scrierea lor direct la imprimant fax; interfa de intrare telecopiator pentru recepionarea, local sau de la distana a imaginilor ip document;
15

 interfa video pentru recepionarea imaginilor i sunetului transmise prin reele locale de televiziune cu circuit nchis sau prin sistemele de comunicaie T.V. la distan; microfonul i interfaa pentru sunet adecvat, constituie perifericul de introducere a sunetului captat direct din realitate: dispoziii i mesaje, comentarii i rapoarte, interviuri, tratative, conferine etc.; camera de luat vederi i interfaa audio-video necesar, reprezint perifericul de intrare pentru sunet i imagine, nregistrate digital direct din realitate. Camera de luat vederi poate fi utilizat i pentru nregistrarea digital a imaginilor de pe documente, avnd o calitate mai redus dect a scanner-ului dar cu o vitez incomparabil mai mare. lectorul optic de microfilme i interfaa specific, transfer pe ecran sau monitor imaginile documentelor nregistrate optic pe pelicul sub form de microfilm, documente aflate n arhiv ca parte a memoriei externe a sistemului birotic. Perifericele de ieire ale unui sistem informatic de birou sunt: imprimanta, pentru traspunerea pe hrtie a datelor, textelor, documentelor sau desenelor. Imprimarea se poate realiza n alb-negru sau color. plotter-ul, pentru trasarea de schie tehnice, planuri, desene de specialitate n alb-negru sau color; aparatul telefonic i interfaa sa cu sistemul informatic, pentru transmiterea de mesaje direct sau nregistrate digital sub forma fiierelor acustice aflate n memoria calculatorului electronic; aparatul telefax si interfaa sa specific, pentru transmiterea la distan a documentelor tip fax, n regim imediat, direct din document, sau n regim memorat, prin lectura documentului aflat n memoria intern sau extern a calculatorului electronic; interfaa de ieire telecopiator, pentru transmiterea imaginilor fixe (documente) memorate digital, fie local ctre un copiator tip xerox, fie la distan prin reele pentru comunicaii de date, ctre un copiator; imprimanta pentru microfilm i interfaa sa, realizeaz transferul documentelor din memoria intern a sistemului informatic n memoria sa extern, sub numele de arhiv pe microfilm, cu avantajul nregistrrii unui volum mare de informaii pe unitatea de suport; interfaa video pentru transmiterea de imagine i sunet prin reele locale de televiziune cu circuit nchis sau prin sisteme de televiziune la distan. De asemenea, aici se includ dispozitivele de consultare audiovizual local: monitoare, ecrane electronice, incinte acustice, amplificatoare de sunet etc. interfaa audio, pentru transmiterea de sunet n reele locale, n reele pentru transmitere la distan a sunetului i vocii sau pentru consultare local a informaiei sonore (memorate sau n curs de recepie) cu dispozitive electronice de tipul amplificatoarelor de sunet, incinte acustice, speaker (difuzorul calculatorului) etc.; Perifericele de intrare-ieire ntlnite n configuraia unui sistem birotic sunt, n principal, urmtoarele:
16

 terminalul informatic, compus din monitor alb-negru sau color i tastatura alfanumeric, servete, att pentru introducerea manual a informaiei (date, texte, desene) i comenzilor, ct i pentru afiarea pe ecran a informaiei solicitate. Terminalul dispune de un speaker (difuzor) incorporat pentru emiterea de sunete mesaje i alte informaii sonore precum i de un dispozitiv numit MOUSE/SOURIS pentru transmiterea de comenzi bazate pe meniuri i pentru realizarea de grafic i desene. unitile digitale de disc magnetic (discuri fixe i discuri flexibile) folosite curent n microinformatic, permit memorarea digital a informaiei de orice natur (date, texte, documente, sunete i imagini), manipularea ei sub forma unor fiiere cu diferite extensii, lectura i tratarea difereniat a informaiei din aceste fiiere, folosind programe diferite, n funcie de natura informaiei coninute n aceste fiiere: procesoare de tabele, procesoare de texte i documente, procesoare de grafic, sunet i imagine. unitile audio-analogice de band magnetic i interfaa acestora sunt echipamentele electronice, uzuale sau profesionale, destinate nregistrrii, stocrii i redrii informaiei sonore sub forma analogic, pe caset sau band magnetic de tip: casetofon (nregistrare-redare), magnetofon, reportofon, dictafon. uniti video-analogice de band magnetic i interfaa lor cu sistemul informatic sunt echipamentele electronice de tip video cu ajutorul crora se poate nregistra pe banda magnetic informaie audiovizual, se poate prelucra i reda, sub form analogic informaia nregistrat utilizndu-se n acest scop sisteme electronice de tip videorecorder i interfaa adecvat. c) Echipamentul pentru comunicaii include totalitatea dispozitivelor tehnice de conectare, codificare, decodificare, transmitere i recepie local sau la distan, a informaiei utilizate n activitatea de birou. Structura i funcionalitatea de birou utilizat, natura informaiei prelucrate, tipul de comunicaii practicate (locale sau la distan], natura reelelor de telecomunicaii utilizate. 2) Indiferent de gradul de complexitate a configuraiei fizice a unui sistem birotic, acesta nu poate funciona fr existena subsistemului de programe care constituie componenta logic a sistemului birotic. Software-ul pentru birotic este format din urmtoarele grupe mari de programe: programele sistemului de operare i programele utilitare de uz general (PCTOOLS, NORTON, XTREEGOLD etc.); sistemul grafic de operare WINDOWS care exploateaz componentele sistemului de operare {DOS 3.0, DOS 4.0, DOS 5.0, DOS 6.0 etc.) oferind faciliti noi de dialog, pe baz de meniuri, ntre sistemul birotic si utilizatorul uman al acestui sistem; accesoriile WINDOWS pentru birotic reprezint un set de programe folosite uzual n munca de birou: ceas, calendar i agenda zilnic, sptmnal i lunar, repertoarul telefonic i de adrese, bloc-notes, calculator, accesorii pentru desen (PAINTBRUSH), procesare text (WRITE), accesorii pentru comunicaii (telefon, fax), accesorii pentru sunet i imagine etc.; procesoare de text i imagine fix, tip document: WORD, WORDSTAR, WORPERFECT, VENTURA PUBLISHER, PAGEMAKER, EXPRESS
17

PUBLISHER; procesoare pentru desen i reprezentri grafice: CORELDRAW, HARVARD GRAPHICS; procesoare de tabele : LOTUS 1-2-3, EXCEL.QUATTRO; procesoare integrate ; WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS, SYMPHONY. procesoare pentru comunicaii i reele de date. 3) Sistemul de informaii al sistemului birotic ofer obiectul supus prelucrrii (elemente de intrare) n activitatea de birou asistat de calculator i in acelai timp, conine multitudinea de rezultate intermediare precum i rezultatele finale ale activitii de birou (elemente de ieire). Informaiile de intrare pot proveni din mai multe surse: direct din realitate, introduse prin tastare (date, texte), scanare (documente, faxuri), nregistrare audio (microfon) sau video (camera de luat vederi); preluate din reelele de date i comunicaii, locale sau la distan (date, texte, documente, sunet i imagine); rezultate intermediare ale unor prelucrri anterioare sau n curs de desfurare ; memoria extern t arhiva electronic sau pe microfilm a sistemului birotic. Informaiile de ieire ale sistemului birotic au mai multe destinaii: consultare on-line, prin afiare imediat la terminal (date, grafice, texte, documente), desenare la plotter (desene, schie, planuri), redare audio (speaker), redare video (monitor, ecran); transmitere, local sau la distan, prin sistemele de comunicaii locale i telecomunicaii de date, texte, sunet i imagine; pstrare temporar n memoria intern sau extern n vederea unor prelucrri imediate; pstrare pe termen mediu n memoria extern (disc magnetic) pentru consultri ulterioare; pstrare pe termen ndelungat, prin arhivare pe suport magnetic (disc flexibil) sau grafic (microfilm); Din cele de mai sus se poate concluziona ca funcionarea unui sistem informatic de birou este posibil numai prin funcionarea sincron i intercorelat a celor trei subsisteme ale acestuia: echipamentele, programele i informaiile.

18

3. PROCESORUL DE TEXTE WORD SUB WINDOWS

Procesorul de texte WORD este elaborat de firma Microsoft n dou variante, prima, sub MS-DOS ajuns pn la versiunea WORD 6.0, a doua, ' sub WINDOWS ajuns pn la versiunea 2.0. n acest capitol s-a luat ca referin versiunea WORD-WINDOWS 2.0 foarte rspndit pe plan mondial n activitatea de secretariat, ziaristica i a cadrelor de specialitate cu munca de birou.

3.1. ELEMENTE DE BAZ ALE PROCESORULUI DE TEXTE

Lansarea procesorului de texte se poate face n dou moduri: primul const n alegerea imaginii grafice (icon) a procesorului WORD ca aplicaie WINDOWS, dup lansarea mediului grafic de operare WINDOWS. Al doilea mod const n lansarea comenzii WINWORD i ENTER sub MS-DOS, n care caz are loc lansarea automat a sistemului WINDOWS urmat de lansarea procesorului WORD-WINDOWS. n ambele variante de operare pe ecranul terminalului apare fereastra de lucru a sistemului Microsoft WORD dup cum rezult din figura 3.1. Prima linie a configuraiei ferestrei sistemului WORD se numete BARA DE CONTROL i conine urmtoarele elemente: butonul cu opiuni referitoare la modificarea dimensiunilor ferestrei WORD, deplasarea i restaurarea dimensiunilor i poziiei acesteia^ nchiderea ferestrei pentru lucru n WORD:

Fig.3.1. Fereastra procesorului de texte Word denumirea sistemului (Microsoft WORD) i a fiierului document aflat n lucru sau implicit; butoanele pentru micorarea respectiv mrirea dimensiunilor ferestrei WORD pe ecran. Aceste dou butoane nu pot fi accesate dect n regimul de lucru cu MOUSE. A doua linie a ferestrei principale WORD,poart numele de BARA MENIURILOR i conine: butonul MENIULUI DE CONTROL, cu opiuni referitoare la poziia,mrimea i alte operaii la care pot fi supuse ferestrele de lucru n WORD (ALT/Space);
19

 denumirea meniurilor principiale ale procesorului de texte: FILE (Fiiere), EDIT (Editare), VIEW (Vizualizare), INSERT (Inserare), FORMAT (Formatare, stabilirea formatelor), TOOLS (Utilitare), TABLE (Tabele), WINDOW (Ferestre) i HELP (Informaii ajuttoare). A treia linie a ferestrei WORD conine BARA DE ACCESORII i anume butoanele de accesare a urmtoarelor funcii din diferite meniuri, astfel: meniul FILE (NEW, OPEN, SAVE) meniul EDIT (CUT, COPY, PASTE, UNDO); numerotarea paragrafelor sau marcarea lor prin simboluri; deplasarea limitatorilor inserare tabel n document modificarea formatului coloanelor de text inserare FRAME (cadre) vide sau coninnd text inserarea unui desen (DRAW OBJECT) inserarea unui grafic (CHART OBJECT) A patra linie a ferestrei WORD (MENIU CARACTERE) conine principalele comenzi pentru formatarea caracterelor: alegerea fonturilor (implicit TIMES NEW ROMAN), stabilirea mrimii caracterelor (implicit 10 puncte-points), caractere ngroate (Bold), caractere i spaii subliniate (Underline) caractere nclinate spre dreapta (Italic), i butonul pentru activarea/dezactivarea afirii unor semne: spaiu, sfrit de linie, tabulare, sfrit de paragraf (TI). Aceste comenzi pot fi date i prin apelarea meniurilor i comenzilor pe care acestea le conin A patra linie a ferestrei WORD (MENIU PARAGRAF) mai conine ntr-o form sugestiv, comenzile necesare formatrii paragrafelor i stabilirii limitatorilor i a tabulaturilor pentru textul documentului. Astfel operatorul poate alege stilul documentului, modul de aliniere a paragrafelor (stnga, centru, dreapta, peste tot), limitatorii pentru text (stnga, prima linie, dreapta, punctul zecimal). A cincia linie a ferestrei conine rigla zonei de lucru n WORD divizat, n centimetri (deasupra) i jumti de inch (dedesubt). Limitatorii de text se afla, implicit, n urmtoarele poziii: limitatorul stnga n poziia zero a zonei de text, ca i limitatorul pentru prima linie a paragrafului, limitatorul dreapta se afl la distana de 15 cm. de cel din stnga. Tabulatorii implicii se afl la fiecare jumtate de inch (l inch = l ol = 2,54 cm) pe toat limea rezervat textului. Zona pentru introducerea i procesarea textului. Linia de stare aflat n partea inferioar a ferestrei conine informaii utile, cum sunt: numrul paginii n care se lucreaz din totalul de pagini ale documentului, distana de la marginea superioar a documentului pn la linia pe care se afl cursorul editorului de texte. Mai sunt afiate, deasemenea, numrul liniei i a coloanei pe care se afl cursorul la un moment dat, starea tastaturii numerice (activat, inactiv) regim majuscule (activ/inactiv) etc. n partea dreapt a ferestrei WORD se afl BARA DE DEFILARE vertical, utilizabil numai cu MOUSE permind deplasarea cursorului n document spre nceputul (sgeata sus) sau spre sfritul acestuia (sgeata jos). Se remarc posibilitatea eliminrii afirii tuturor liniilor de informaii prezentate mai sus cu excepia liniei Meniului de control al sistemului WORD (prima linie). n momentul deschiderii unui document WORD (pot fi deschise simultan mai multe
20

documente) pe ecran apare o fereastr rezervat documentului coninnd, obligatoriu, MENIU-BAR al documentului. Acest meniu al documentului deschis, activ sau inactiv, conine un buton cu opiunile de modificare a dimensiunilor ferestrei documentului respectiv, de deplasare a ferestrei, nchidere sau comutarea pe o alt fereastr, corespunztoare altui document deschis. Apelarea unui MENIU DE COMENZI din MENIUL PRINCIPAL al sistemului WORD se face astfel: n regim de lucru cu MOUSE-ul, se poziioneaz cuscrul MOUSE-ului (vrful sgeii) pe denumirea meniului dorit i se acioneaz butonul stnga al MOUSE-ului. Dup afiarea listei de comenzi a meniului activat, se poziioneaz cursorul MOUSE-ului pe comand dorit i se apas butonul din stnga al acestuia (identic cu tasta ENTER); n regim de lucru numai de la tastatur, se tasteaz ALT i litera subliniat din denumirea fiecrui meniu, dup afiarea listei de comenzi, se deplaseaz marcajul luminos pe comanda dorit cu ajutorul tastelor: sgeat sus sau sgeat jos, dup care se apas tasta ENTER. Astfel, pentru deschiderea unui document WORD se activeaz meniul FILE (ALT/F) i se lansez comanda OPEN pentru deschiderea unui fiier - document existent pe disc. Din acest moment, monitorul se afl n regim de lucru cu texte, se poate ncepe crearea unui document nou sau editarea unuia existent. Editorul de texte se afl n regim de inserare activ (INSERT ON), astfel nct, orice caracter intodus de la tastatur se insereaz n stnga cursorului pentru text, cursor care are forma unei bare verticale, ncheierea lucrului cu acest document se face prin apelarea meniului FILE, folosind MOUSE-ul sau tastele ALT/F, i a comenzilor acestuia SAVE sau SAVE AS pentru salvarea documentului, aflat n memorie, sub acelai nume ca i versiunea sa anterioar, care se pierde, sau sub alt nume, caz n care versiunea anterioar se pstreaz. Orice comand aflat n curs de execuie poate fi anulat folosind comanda ESCAPE, declanat prin apsarea tastei ESC a tastaturii sau a butonului dreapta a MOUSE-ului. Pentru nchiderea sesiunii de lucru cu procesorul de texte WORD se apeleaz comanda EXTT din meniul FILE prin comenzi de la tastatur sau MOUSE. Principalele funcii ale unui procesor de texte evoluat sunt urmtoarele: funcia de introducerea iniial a textului, prin tastare, preluare din reea sau import de fiiere create cu alte procesoare de texte,; editoare ale unor procesoare de tabele sau procesoare integrate; funcia de editare a textului coninut n documente const n modificarea coninutului documentelor prin: tergere, adugare, modificare, copiere, transfer de texte etc.; funcia de Formatare a documentelor const n alegerea formei (fonturi) i dimensiunii caracterelor, stilurilor i formei paragrafelor, modului de aezare n pagina a textului, dimensiunile paginei i ale textului editat, stilul si caracteristicile documentului etc. funcia de gestionare a documentelor privind valoarea, ordonarea, regsirea i ncrcarea documentelor; funcia de imprimare a coninutului documentelor; funcii speciale pentru procesarea textelor: controlul ortografic i lexical, foile
21

de stil, note, tabele de materii, macrocomenzi,etc.

22

3.2. CREAREA UNUI DOCUMENT WORD

Crearea unui document nou constituie prima etap a procesrii textelor. Aceasta presupune operaiile de lansare a comenzii de creare a unui nou document WORD, introducerea textului, tergerea, inserarea i modificarea textului, salvarea i nchiderea documentului WORD. a) LANSAREA COMENZII de creare a unui document WORD se efectueaz prin acionarea meniului FILE al meniului principal WORD. Cu MOUSE, aceast operaie se realizeaz prin poziionarea cursorului pe numele meniului "FILE" i apsarea butonului STNGA al MOUSE-ului. De la tastatur, acelai efect l produce apsarea simultan a tastelor ALTERNATE i litera subliniat pe ecran a denumirii meniului FILE. Apsarea simultan a tastelor ALT i F (majuscul sau mic) se simbolizeaz astfel: ALT/F. Dup activarea meniului FILE( FIIERE DOCUMENT) se alege i se lanseaz opiunea NEW (DOCUMENT NOU) folosindu-se una din urmtoarele trei variante: poziionare MOUSE pe numele opiunii NEW i apsarea butonului STNGA (ENTER) al MOUSE-ului; poziionarea, de la tastatur, a benzii indicatoare folosind sgeile de deplasare vertical: SUS sau JOS, pn cnd banda indicatoare (mai luminoas sau mai nchis) se afl pe aceeai linie cu opiunea NEW. n acel moment se tasteaz ENTER. comandarea de la tastatur, a opiunii NEW prin apsarea tastei "N" (subliniat pe ecran) reprezentnd denumirea prescurtat a ' comenzii NEW. Dup lansarea comenzii de creare a unui document nou, sistemul nu solicit denumirea documentului deoarece aceast operaie se va efectua cu ocazia salvrii sau nchiderii documentului respectiv. Pe ecran apare un document gol i la nceputul acestuia cursorul vertical indicnd faptul c s-a intrat n regim de lucru cu texte. J)in acest moment se poate trece la introducerea textului n noul document. Un document este organizat fizic n pagini, o pagin coninnd un antet (HEADER), zona de text format dintr-un numr variabil de linii, subsolul (FOOTER) pentru diverse note si informaii. O linie este compus dintr-un numr variabil de caractere reprezentate prin: litere mari sau mici, cifre, semne de punctuaie, senine momentane i alte semne speciale. Trecerea la o pagin nou se face, fie automat dup un numr standard de rnduri, ie manual folosind simultan tastele: CTRL/ENTER Din punct de vedere logic, funcional, un document este format din paragrafe, care conin informaii cu o anumit semnificaie: un titlu sau subtitlu, un rnd liber, un grup de fraze, separate prin punct si spaiu i care se refer semantic la o anumit idee. Paragraful se ncheie, totdeauna cu tasta ENTER, pe ecran aprnd "" dac s-a optat pentru vizualizarea marcajelor grafice: spaiu, sfrit de linie, sfrit de paragraf, tabulare. Sfritul unei fraze se recunoate prin succesiunea celor dou caractere: punct urmat de spaiu. O fraz este o succesiune de cuvinte separate printr-un SPAIU (minimum), semnele de punctuaie, virgula, semnul exclamrii, etc. se tasteaz imediat dup cuvntul pe care l urmeaz fr spaiu ntre cuvnt i semnul de punctuaie. Dup semnul de ortografie este obligatoriu un spaiu. O fraz poate conine, uneori, o serie de enumerri care solicit trecerea lor pe un rnd nou, ca aliniat nou. n acest caz, introducerea textului pe un rnd nou se specific, de la tastatur, prin acionarea simultan a tastelor SHUT i
23

ENTER, iar pentru trecerea cursorului primul tabulator spre dreapta, se acioneaz tasta de tabulare, simbolizat TAB sau . Dac vizualizarea marcajelor grafice este activat, sfritul de linie este simbolizat prin semnul J iar saltul la tabulator este simbolizat prin semnul >. b) INTRODUCEREA textului se efectueaz, caracter cu caracter, numai la stnga punctului de inserare (INSERTION POINT) denumit i CURSOR pentru lucrul n regim TEXT, reprezentat grafic pe ecran printr-o bar vertical. Cnd textul, n cursul introducerii sale, ntlnete marginea din dreapta a zonei de text (LIMTTATORUL DREAPTA - RIGHT INDENT), n mod automat, desparte cuvntul n silabele componente i continu introducerea textului pe linia urmtoare fr intervenia operatorului, operaie denumit HYPHENATTON, desprirea cuvintelor i retur de linie. Se poate insera text oriunde n document, prin deplasarea cursorului la locul inserrii urmat de introducerea textului de la tastatur. Pentru poziionarea cursorului pe linia dorit se utilizeaz tastele de deplasare vertical: sgeata SUS i sgeata JOS, iar pentru poziionarea Cursorului dup sau naintea caracterului dorit se folosesc tastele de deplasare orizontal pe linia curent: sgeata STNGA i sgeata DREAPTA. Comanda de introducerea textului, pe o linie nou se lanseaz prin tastele SHIFT/ENTER. Aceasta are numai funcia de SFRIT DE LINIE nu i pe aceea de SFRIT DE PARAGRAF care se realizeaz, atunci cnd este nevoie, prin apsarea scurt a tastei ENTER sau RETURN. Apsarea inoportun sau un timp mai mare de o secund a tastei ENTER genereaz, n regimul de lucru INSERARE ACTIV (INSERT ON), introducerea greit n plus a unuia sau chiar mai multor marcaje de SFRIT DE PARAGRAF care pot fi terse imediat prin apsarea, simpl sau repetat a tastei de TERGERE LA STNGA (BACKSPACE). Dac, se dorete ruperea unui paragraf n mai multe paragrafe, se poziioneaz cursorul n punctele de rupere i tasteaz ENTER pentru inserarea marcajului SFRIT DE PARAGRAF, n cazul n care se dorete comasarea mai multor paragrafe ntr-unul singur, se poziioneaz cursorul la nceputul paragrafului al doilea, i deci imediat dup marcajul de SFRIT al primului PARAGRAF, acionnduse apoi tasta TERGERE STNGA (BACKSPACE). Ca urmare, marcajul separator dintre primul i al doilea paragraf dispare obinndu-se un paragraf, comasat, pentru care, sfritul paragrafului al doilea devine sfritul noului paragraf rezultat din contopire. Regimul de lucru INSERARE ACTIV (INSERT ON) este regimul cerut de lucru care poate fi schimbat cu tasta INS sau INSERT devenind regim INSERARE INACTIVA (INSERT OFF sau OVERWRITE). Revenirea la nserarea activ se face prin apsarea aceleiai taste: INS sau INSERT. Pe ecran, n partea inferioara a ferestrei de lucru n WORD, n casetele rezervate Meniului de stare a sistemului, regimul de lucru INSERT OFF este indicat prin afiarea continu a mesajului OVR (OVERWRITE) semnificnd regimul de lucru fr inserare, n momentul n care inserarea este activat (normal, implicit) mesajul OVR dispare din caseta respectiv. Dezactivarea inserrii este necesar, ndeosebi, atunci cnd se dorete modificarea unui text, nu prin tergerea lui i inserarea noului text, ci prin RESCRIEREA (OVERWRITE) noului text peste vechiul text. n acest context, n regim INSERT OFF, caracterul introdus de la tastatura se scrie peste caracterul existent la dreapta cursorului. Dup ncheierea acestei operaii de SUPRASCRIERE cu tergere automat a caracterului existent, este obligatorie revenirea n regimul normal de lucru: INSERAREA ACTIVA (INSERT ON). c) TERGEREA unui text sau marcaj (tabulare, sfrit de linie, sfrit de paragraf)
24

se realizeaz prin poziionarea cursorului, dac nu este deja, DUP caracterul ce urmeaz a fi ters, DUP cuvntul sau poriunea de text destinat tergerii i acionarea, simpl sau repetat, a tastei de TERGERE .-SPRE STNGA un carcter (BACKSPACE) sau (<-)cu deplasarea cursorului spre stnga cu un caracter sau mai multe. Dac textul, destinat a fi ters, se afl pe o alt linie a documentului, se folosesc tastele de deplasare orizontal i vertical a cursorului. Pentru tergere se poate utiliza i tasta de TERGERE CARACTER CURENT (DELETE sau DEL) avnd ca efect tergerea caracterului sau a marcajului aflat imediat n dreapta cursorului, n subcapitolul referitor la editarea documentelor vor fi tratate i alte modaliti de tergere a unor zone de text selectate n prealabil. d)INSERAREA unui caracter, cuvnt, fraz, paragraf sau marcaj este posibil numai n regim de INSERARE ACTIVA (INSERT ON), regim implicit i curent de lucru. Prima etap presupune poziionarea cursorului n punctul (linia i coloana) de inserare dorit i este urmat de a doua etap n care se tasteaz caracterul, marcajul sau irul de caractere care trebuie intercalate n text. Inserarea unui caracter sau ir de caractere este posibil nu numai n masa textului sau la nceputul documentului dar si la sfritul acestuia atunci cnd se urmrete completarea textului din document sau reluarea introducerii unui text din punctul n care aceast operaie a fost ntrerupt. e) MODIFICAREA unui text n cursul introducerii sale presupune efectuarea unor operaii, simple,de tergere de caractere cu tastele BACKSPACE i DELETE, inserare de caractere prin tastarea lor n punctele de inserare adecvate sau nlocuire de caractere prin suprascriere loc n regim de INSERARE Inactiv (OVERWRITE) comutare posibil prin folosirea tastei INSERT. Modificrile mai complexe sunt descrise n subcapitolul referitor la editarea documentelor WORD. f)Dup ncheierea introducerii textului n documentul curent deschis n memoria intern a calculatorului, este necesar copierea coninutului acestuia ntr-un fiier cu extensia implicit DOC memorat pe discul magnetic WINCHESTER sau pe un disc flexibil. Operaia de transfer (copiere) a unui document din memorie pe discul magnetic poarta numele de SALVARE a DOCUMENTULUI pe DISC i se realizeaz prin activarea meniului FILE (DOCUMENTE) i a opiunii acestuia SAVE (SALVARE FIIER DOCUMENT), Ca efect, pe ecran se deschide o caset de dialog, n care se solicit: NUMELE fiierului format din maxim 8 caractere, extensia, dac difer de extensia implicit DOC i o serie de informaii privind dispozitivul periferic i subdirectorul n care va fi salvat documentul. Caseta mai conine i rubrica de opiuni (OPTIONS) care, activat, ofer diferitele posibiliti de salvare a documentului inclusiv n forme ce pot fi recunoscute de ctre alte procesoare de texte: WORDSTAR, WORDPERFECT, WRTTEWINDOWS, etc. Dup nchiderea acestei casete, se deschide automat o alta cu urmtoarei rubrici: FILE NAME: Nume fiier-document DRECTORY: Directorul fiierului TITLE: Titlul informativ al documentului SUBJECT: Subiectul, pe scurt, al documentului AUTHOR: Autorul documentului KEYWORDS: Lista cuvintelor cheie COMMENTS: Comentarii diverse OK: Salvarea informaiilor afiate CANCEL Abandonarea operaiei
25

STATISTICS Informaii statistice referitoare la data crerii i salvrii documentului, numrul de pagini, cuvinte i caractere coninute n document. Revenirea se face cu tasta ESC. Deplasarea cursorului de la o rubric la alta a meniului de informaii sumare (EDIT SUMMARYINFO) se realizeaz astfel: nainte, cu tasta TAB napoi, cu tastele SHIFT/TAB. Acelai rezultat se obine tastnd litera subliniat pe ecran a fiecrei rubrici sau, cu MOUSE, prin poziionare i apsare a butonului STNGA. Dup poziionarea rubricilor din stnga se introduce textul corespunztor, iar dup poziionarea pe butoanele din dreapta se tasteaz ENTER. Dac ulterior sunt necesare modificri ale unor rubrici din cele de mai sus, deschiderea ferestrei de informaii sumare ale documentului curent (activ) se poate realiza prin deschiderea meniului EDIT cu tastele ALT/E i a comenzii sale SUMMARY INFO prin apsarea tastei I. nchiderea acestei casete de dialog se face prin apsarea tastei ENTER sau a butonului STNGA al MOUSE-ului n timp ce cursorul este poziionat pe OK (salvarea informaiilor sumare) sau pe CANCEL (Abandonarea salvrii informaiilor afiate pe ecran, n caseta de dialog). g) NCHIDEREA lucrului cu un fiier document se realizeaz prin activarea meniului FILE (DOCUMENTE) i a comenzii acestuia CLOSE (NCHIDERE FIIER). Pe ecran apare caseta de dialog urmtoare: Salvai documentul cu modificrile efectuate? YES NO CANCEL Se alege cu tasta TAB i apoi ENTER, ori cu MOUSE-ul una din cele trei opiuni: YES (DA) - SALVAREA DOCUMENTULUI AFLAT n MEMORIE^ n cazul n care nu au fost salvate ultimele modificri (ultima versiune a documentului), n aceasta eventualitate se deschid casetele de dialog descrise mai sus la operaia de SALVARE DOCUMENT. NO (Nu) - ABANDONAREA SALVRII DOCUMENTULUI, n cazul n care nu se dorete salvarea prealabil a versiunii actuale a documentului. Varianta aceasta se folosete, fie n cazul n care documentul nou sau modificat a fost deja salvat, fie n cazul n care varianta actual a documentului, aflat n memorie, este identic cu cea de pe disc sau inferioar acesteia. CANCEL - RENUNAREA LA DIALOG, nchiderea casetei i revenirea la operaia anterioar acestei proceduri. Pentru nchiderea unui fiier-document se va alege obligatoriu una din primele dou alternative: YES sau NO, pentru a realiza nchiderea documentului curent, cu sau FR salvarea prealabila a ultimei versiuni a acestuia. Dup salvarea unui document, acesta se gsete memorat, pe discul magnetic, sub forma unui fiier MS-DOS cu specificatorul NUME. DOC. Eventualele versiuni noi trebuie s fie deosebite unele de altele prin schimbarea numelui de fiier sau adugarea unui numr la numele comun, exemplu: numel.DOC, nume2.DOC, etc.

3.3. EDITAREA DOCUMENTELOR

26

Funcia de editare a procesorului rezid n disponibilitatea sa de a se oferi instrumentele soft necesare realizrii unor complexe i necesare operaii la care sunt supuse textele coninute n documente WORD. Finalitatea editrii unui document const n punerea la punct a documentului din punct de vedere al CONINUTULUI su, eliminnd ceea ce este inutil, introducnd texte noi, modificndu-le pe cele existente sau schimbndu-le ordinea de succesiune. Editarea unui document solicit parcurgerea urmtoarelor etape: a) deschiderea documentului b) defilarea textului i deplasarea cursorului c) selectarea unui text d) eliminarea unui text din document e) inserarea unui text n document f) cutarea i nlocuirea unui text g) transferarea unui text h) copierea unui text i) salvarea modificrilor j.) nchiderea documentului a)DESCHIDEREA UNUI DOCUMENT presupune existena acestuia pe disc, cunoaterea unitii de disc, a subdirectorului n care se afla, a numelui i extensiei (dac difer de extensia DOC) a fiierului n care se afla documentul respectiv, n scopul editrii, se ncarc n memorie textul dorit, prin operaia de deschidere a accesului la documentul specificat, existent deja pe disc sub forma unui fiier cu extensia DOC. Acesta este rezultat dintr-o operaie anterioar de creare a documentului sau dintr-o editare anterioar. Apelarea comenzii de deschidere se face prin apelarea meniului FILE (DOCUMENT) i declanarea comenzii OPEN (DESCHIDE FIIER), n caseta de dialog, afiat pe ecran, pentru deschiderea documentului, sunt prezente urmtoarele rubrici: dispozitivul periferic i calea n care se afl fiierul document ce urmeaz a fi deschis, numele acestuia precum i butoanele de setare a regimului NUMAI PENTRU CITIRE (READ ONLY) sau pentru cutarea, n ntregul disc, a tuturor fiierelor care au extensia DOC n vederea selecionrii celui cutat. Pe ecran se afieaz meniul de control cu denumirea documentului i prima pagin din document. Cursorul vertical se afl n poziia prima linie, primul caracter i indic, prin forma sa, regimul de lucru pentru TEXTE al monitorului. b)DEFILAREA TEXTULUI I DEPLASAREA CURSORULUI sunt operaii uzuale n faza de editare a unui document i servesc pentru realizarea urmtoarelor dou scopuri: deplasarea textului, pagin cu pagin, pentru a avea pe ecran pagina care ne intereseaz n vederea editrii ei; deplasarea cursorului n cadrul ferestrei ecran sau n cadrul ntregului document pentru a ajunge la textul ce urmeaz a suferi modificri. Att defilarea textului ct i deplasarea cursorului se pot realiza n dou moduri: cu comenzi de la tastatur; cu deplasare i comenzi de la MOUSE. Defilarea textului i deplasarea cursorului prin comenzi de la tastatur sunt prezentate sintetic, astfel:

27

DEFILARE TEXT I DEPLASAREA CURSORULUI un caracter napoi un caracter nainte ctrl/ un cuvnt napoi ctrl/ un cuvnt nainte o linie napoi o linie nainte ctrl/ un paragraf napoi ctrl/ un paragraf nainte PgUp o fereastr napoi PgDn o fereastr nainte Home la nceput de linie End la sfrit de linie Ctrl/PgUp la nceputul ecranului Ctrl/PgDn la sfritul ecranului Ctrl/Home la nceputul documentului Ctrl/End la sfritul documentului Defilarea textului i deplasarea cursorului cu ajutorul MOUSE-ului se realizeaz astfel: se poziioneaz cursorul MOUSE-ului pe bara de defilare aflat n marginea din dreapta a ecranului. Apsnd pe butonul STNGA al MOUSE-ului textul defileaz linie cu linie, n sus sau n jos dup cum sgeata se afla poziionat pe butonul din partea de jos a bazei de defilare, simbolizat SGEATA JOS pentru sensul DEFILARE NAINTE, sau, pe butonul din partea de sus a bazei de defilare, simbolizat SGEAT SUS pentru sensul DEFILARE NAPOI. Pe bara de defilare culiseaz un BUTON-LIFT indicnd locul unde se afl poziionat cursorul pentru TEXT fa de nceputul i sfritul documentului. Dac butonul se afl la jumtatea barei de defilare, nseamn c, n momentul respectiv, cursorul se afla la jumtatea textului coninut n documentul respectiv. Pentru a ajunge la sfritul documentului se menine apsat butonul STNGA al MOUSE-ului pe caseta din partea inferioar a bazei de defilare pn cnd butonul-lift coboar la limita de jos a barei, n mod corespunztor se procedeaz pentru deplasarea cursorului TEXT la nceputul documentului. deplasarea sgeii MOUSE-ului, oriunde pe ecran, n zona de text i tastarea butonului STNGA are ca efect schimbarea poziiei cursorului TEXT n chiar locul n care se afla cursorul MOUSE-ului. Deplasarea cursorului TEXT la o anumit pagin din document se poate realiza i cu comanda GOTO din meniul EDIT sau direct cu tasta special F5, n ambele cazuri, pe ecran se deschide o caset de dialog n care se solicit tastarea paginii la care se va deplasa cursorul i confirmarea operaiei. c) SELECTAREA UNUI TEXT n vederea procesrii lui imediate se poate realiza, att de la tastatur, ct i cu ajutorul MOUSE- ului. Selectarea unui text cu ajutorul comenzilor date de la tastatur este prezentat sintetic astfel: Shift/ un caracter spre stnga
28

Shifl/ un caracter spre dreapta Shift/ o linie n sus Shift/ o linie n jos Shift/Ctrl/ cuvnt spre stnga Shlfl/Ctrl/ cuvnt spre dreapta Sbift/Ctrl/ un paragraf n sus Shift/Ctrl/ un paragraf n jos Ctrl/5(NumPad) ntregul document Anularea selectrii textului se poate face parial, entitate cu entitate, sau integral. Anularea parial a unui text selectat prin deplasarea cursorului SPRE STNGA (cursorul se afla la limita din STNGA a ZONEI SELECTATE) se obine prin schimbarea sensului de selectare, deplasndu-se SPRE DREAPTA cu un caracter (SHIFT/), un cuvnt (SHIFT/CTRL/), o linie (SHIFT/) sau un paragraf (SHIFT/CTRL/) la alegere. Anularea parial a unui text selectat prin deplasarea cursorului SPRE DREAPTA (cursorul se afl la limita din DREAPTA a ZONEI SELECTATE) se realizeaz prin aceeai metod, de schimbare a sensului de selectare, de data aceasta SPRE STNGA cu un caracter (SHIFT/CTRL/), o linie (SHIFT/) sau un paragraf (SHIFT/CTRL/) la alegere. Anularea integral a ntregului text selectat se obine prin acionarea oricrei comenzi de deplasare a cursorului fr a mai aciona tasta SHIFT. Selectarea unui text cu ajutorul MOUSE-ului se poate realiza n dou moduri, dup zona n care se afl cursorul MOUSE-ului. Selectarea unui text n timp ce cursorul MOUSE se afl n zona de text: selectarea unui text (un caracter, un ir de caractere, cuvinte, fraze, paragrafe) se face prin poziionarea cursorului MOUSE la NCEPUTUL textului, apsarea butonului STNGA i deplasarea MOUSE-ului, cu butonul apsat, pn la SFRITUL textului de selectat. Se elibereaz, apoi, butonul STNGA; selectarea unui cuvnt se obine prin poziionarea MOUSE-ului oriunde n cadrul cuvntului urmat de o dubl apsare a butonului STNGA; anularea parial a selectrii textului se realizeaz prin deplasarea MOUSEului n sensul opus celui n care s-a activat selectarea, n timp ce butonul STNGA este apsat continuu; anularea total a zonei de text selectate se obine prin tastare buton STNGA oriunde n zona de text. Selectarea unui text n timp ce cursorul MOUSE-ului se afl n partea din stnga a zonei pentru texte numit BAR DE SELECIE: selectarea unei linii sau a unui numr de linii n sus sau n jos fa de poziia cursorului se realizeaz poziionnd cursorul n zona BAREI DE SELECIE, n dreptul liniei de selectat i apsarea butonului STNGA al MOUSE-ului. Dac dorim selectarea mai multor linii se menine butonul STNGA apsat i se deplaseaz MOUSE-ul n sus sau n jos pn la sfritul zonei selectate; dezactivarea selectrii unei linii sau a mai multora se poate obine imediat dup selectare, fr a se elibera butonul STNGA prin deplasarea vertical a
29

cursorului n zona BAREI DE SELECIE n sensul opus celui n care s-a realizat activarea selectrii; selectarea unui paragraf se face prin poziionarea cursorului n dreptul paragrafului dorit i tastarea de dou ori a butonului STNGA; selectarea ntregului document se obine prin tastarea simultan CTRL de la tastatur i buton STNGA al MOUSE-ului indiferent unde se afl cursorul n BARA DE SELECIE; pentru anularea selectrii se deplaseaz cursorul MOUSE-ului n zona pentru text i se tasteaz, oriunde, butonul STNGA. Zona de text activat pentru selecie (selectat) poate fi n continuare supus unor operaii diverse cum ar fi: tergere, copiere, deplasare, Formatare caractere etc. d)ELIMINAREA UNUI TEXT din document se poate realiza n dou moduri: prin tergere definitiv i prin tergere cu pstrare n MEMORIA TEMPORARA denumit CLIPBOARD (n l, englez) sau PRESSE PAPIER (n 1. francez), n Clipboard se poate pstra un singur text i anume ultimul introdus n ordine cronologic. Comenzile care genereaz introducerea unui text n Clipboard sunt urmtoarele: CUT (TIERE, TERGERE) i COPY (COPIERE) apelabile n cadrul meniului EDIT (EDITARE DOCUMENT). tergerea unui text, fr memorarea lui n Clipboard, deci fr nici o posibilitate de recuperare a lui ulterioar se efectueaz n urmtoarele etape: selectarea textului destinat tergerii definitive; acionarea tastei DEL sau DELETE de la tastatur, coninutul Clipboard rmne neschimbat, textul rmas se comaseaz automat. Dac nu exist zona selectat, tasta DELETE terge definitiv primul caracter sau marcaj aflat la DREAPTA cursorului, iar tasta BACKSPACE (BS) terge caracterul sau marcajul aflat la STNGA cursorului, n ambele cazuri se produce comasarea automat a textului rmas. tergerea unui text din document, cu memorarea lui n memoria temporar (Clipboard), se realizeaz astfel: selectarea textului ce se cere eliminat; tergerea textului selectat i regsirea lui n Clipboard prin comanda CUT (TERGERE,TIERE) din meniul de editare documente EDIT. Apelarea comenzii se poate face ntr-una din urmtoarele variante: ALT/E T sau SHIFT/DELETE r Efectele comenzii sunt urmtoarele: textul selectat se terge din document, textul rmas se comaseaz automat, textul anterior al Clipboard se pierde fiind nlocuit cu textul eliminat din document. Textul selectat i ters poate fi recopiat din Clipboard n document, oriunde i ori de cte ori este nevoie, cu comand PASTE (LIPIRE, INSERARE) din meniul EDIT (EDITARE DOCUMENT) operaie posibil pn n momentul n care, un nou text este introdus n Clipboard printr-una din comenzile CUT (TERGERE) sau COPY (COPIERE). e)INSERAREA UNUI TEXT n document se poate efectua n dou moduri: prin introducerea textului de la tastatur sau prin copierea textului aflat n momentul respectiv n Clipboard. Inserarea unui text de la tastatur presupune urmtoarele operaii: existena regimului de lucru,normal, INSERARE ACTIV (INSERT ON)
30

fapt dovedit de absena n bara de stare a mesajului OVR (OVERWRITE) SUPRASCRIERE; n caz contrar se apas tasta INSERAT sau INS; deplasarea cursorului de text n locul de unde va ncepe inserarea noului text; introducerea de la tastatur, a textului dorit i deplasarea automat spre dreapta i n jos a textului din dreapta cursorului. Inserarea unui text aflat n Clipboard se poate realiza iniial cu comanda PASTE (LIPIRE TEXT, INSERARE DIN Clipboard) dup care, dac este necesar repetarea inserrii se poate folosi aceeai comand PASTE identic cu SHIFT/INSERT sau comanda REPEAT PASTE (REPETAREA INSERRII) identic cu F4. Ambele comenzi sunt apelate sub meniul EDIT i presupun poziionarea prealabil a cursorului n punctul de inserare dorit. f)CUTAREA i NLOCUIREA AUTOMAT A UNUI TEXT indicat de operator, se refer la dou operaii distincte : prima cutarea unui ir de caractere cu opiunea EDIT/SEARCH FOR (CUTARE TEXT), iar a doua, nlocuirea unui text cu un altul sau cu irul vid, folosind opiunea EDIT/REPLACE WITH (NLOCUIRE TEXT), nlocuirea unui text; cu irul vid, echivaleaz cu eliminarea textului specificat, dup localizarea sa automat prin comanda de cutare text (SEARCH FOR) eliminnd dificil operaie de specificare manuala a textului de eliminat. CUTAREA unui cuvnt sau a unei expresii n ntregul document sau numai de la poziia curent a cursorului pn la sfritul sau nceputul documentului ,se realizeaz cu opiunea SEARCH (CUTARE TEXT) din meniul FILE. Pe ecran apare o caseta de dialog n care se efectueaz urmtoarele operaii: n caseta SEARCH FOR se tasteaz textul ce va fi cutat n momentul lansrii comenzii de cutare (OK); butonul CANCEL abandoneaz dialogul; caseta DIRECTION selecteaz sensul cutrii: napoi spre NCEPUTUL documentului (opiunea UP-SUS) sau nainte spre SFRITUL documentului (opiunea DOWN-JOS) care este implicit, n cazul n care textul cutat nu este gsit, se ofer, prin dialog, posibilitatea relurii operaiei de cutare n ntregul document, nu numai n zona cuprins ntre poziia cursorului i nceputul (UP) sau sfritul (DOWN) documentului; operaiunea WHOLE WORD, inactiv (caseta liber), implicit, consider valid la cutare, orice cuvnt care conine, oriunde n cuprinsul su, textul cutat, exemplu, dac textul cutat este irul "ECE", cuvintele validate la cutare pot fi: "RECE", "DECEMBRIE" etc. Dac se acioneaz opiunea (caseta ocupat de un marcaj), procesorul de texte consider valide la cutare numai textele identice cu textul cutat, spre exemplu, dac cuvntul cutat este "ECE", cuvinte valide la cutare pot fi numai: "ECE", "eCE", "ecE", "ece", "Ece", "ECe", "eCe", i "EcE" dac opiunea MATCH UPPER/LOWER CASE este activ. opiunea MATCH UPPER/LOWER CASE, inactiv, implicit,nu face deosebire ntre caractere majuscule i nici cnd compar textele, activat ns are n vedere i natura caracterelor. NLOCUIREA unui text specificat cu un alt text specificat se realizeaz apelnd comanda REPLACE (NLOCUIRE) din meniul EDIT (EDITARE), pe ecran afindu-se o caset de dialog asemntoare cu caseta SEARCH (CUTARE) avnd urmtoarele
31

elemente: rubrica REPLACE WITH (NLOCUIRE CU) n care se tasteaz textul nou care l va nlocui pe cel cutat i gsit. opiunea de confirmare a efecturii nlocuirii textului dac rubrica CONFIRM CHANGES (CONFIRMAREA SCHIMBRII) este marcat (activ), n cazul tergerii marcajului, opiune inactiv, se dezactiveaz solicitarea confirmrii de ctre operator a efecturii schimbrii textului, nlocuirea fcndu-se n aceast variant, automat, fr consultare i aprobare din partea operatorului. Dup completarea rubricilor se declaneaz, prin comanda OK, operaia de cutare i nlocuire a textului cutat cu cel specificat sau, prin comanda CANCEL, se renun la operaia de nlocuire text. g)TRANSFERAREA UNUI TEXT dintr-un loc n altul al documentului se poate realiza, att prin folosirea Clipboard, ct i fr utilizarea lui. n cazul memorrii temporare a textului n Clipboard, acesta poate fi mutat, n mod repetat, oriunde n document, n varianta fr memorarea lui n Clipboard, textul selectat nu poate fi transferat dect o singur dat, ntr-un singur loc din document. Varianta cu utilizarea Clipboard solicit urmtoarele operaii: selectarea textului de transferat; alegerea opiunii EDIT CUT (ELIMINARE, TIERE TEXT) prin punctarea lor cu MOUSE-ul, prin tastare ALT/E i T sau prin tastare direct SHIFT/DELETE. Ca efect, textul selectat este ters i memorat n Clipboard n locul celui vechi. poziionarea cursorului n punctul de inserare ales pentru transferul textului; alegerea opiunii de inserare a textului din Clipboard prin acionare EDIT PASTE (INSERARE, LIPIRE TEXT) se realizeaz cu comenzi MOUSE sau cu comenzi de la tastatur: ALT/E i P sau varianta direct SHIFT/INSERT; dac se dorete transferarea aceluiai text, aflat n Clipboard n mai multe locuri din document se repet operaiile de poziionare a cursorului i inserare a textului (EDIT PASTE sau SHIFT/INSERT). n varianta fr folosirea Clipboard, textul selectat se transfer prin inserare o singur dat, iar datorit tergerii lui prin transfer, acesta poate fi regsit, n vederea unor noi transformri, numai n zona n care a fost mutat. Operaiile de transformare a textului, fr folosirea Clipboard, se pot realiza n dou modaliti. Prima modalitate, de transferare a textului utiliznd MOUSE-ul, const n urmtoarele operaii: selectarea textului de transferat; poziionarea cursorului (folosind MOUSE-ul) n locul unde va fi transferat textul selectat; lansarea comenzii de mutare a textului: CTRL/BUTON DREAPTA MOUSE. A doua modalitate, de transferare a textului numai prin comenzi de la tastatur, solicit efectuarea urmtoarelor operaii: selectarea textului de transferat; acionarea tastei F2 ; deplasarea cursorului TEXT la locul transferrii; tastare care declaneaz inserarea textului selectat fr a afecta coninutul
32

Clipboard al procesorului. h)COPIEREA UNUI TEXT se poate realiza n dou moduri: varianta cu memorarea lui temporar n Clipboard i varianta fr transferarea lui n Clipboard. In prima variant, avnd avantajul copierii repetate, imediat sau ulterior dezavantajul anulrii vechiului text aflat n Clipboard, presupune parcurgerea urmtoarelor etape: selectarea textului care trebuie copiat, text ce nu poate fi format din zone disparate ci dintr-un singur bloc de caractere, cuvinte, paragrafe, linii sau suprafee de text NVECINATE; alegerea opiunii EDIT COPY (COPIERE), fie prin tastare ALT/E i C, fie prin tastele CTRL/INSERT. n urma acestei operaii, textul specificat rmne neafectat dar o copie a lui se transfer n Clipboard nlocuind textul anterior al coului; poziionarea cursorului n punctul de inserare ales de operator prin comenzile de defilare text i deplasare cursor; alegerea opiunii EDIT PASTE (INSERARE) fie cu MOUSE, fie de la tastatur prin tastare ALT/E urmat de P, sau prin tastare direct SHIFT/INSERT. n urma operaiei de inserare n document a textului din Clipboard, coninutul Clipboard nu se modific; dac se dorete copierea aceluiai text, aflat n co, n mai multe locuri din cadrul aceluiai document,se repet ultimele dou operaii anterioare: poziionarea cursorului i comanda (EDIT PASTE sau SHIFT/INSERT). n a doua variant, cu avantajul nemodificrii vechiului coninut al Clipboard, dar dezavantajul unei singure copieri i anularea automat a seleciei textului, se procedeaz astfel: selectarea textului de copiat; poziionarea (cu MOUSE-ul) a cursorului n locul unde urmeaz a fi copiat; efectuarea copierii prin tastare: SHIFT/CTRL/BUTON DREAPTA MOUSE. Dac se dorete repetarea copierii este necesar o nou selectare a textului repetndu-se toate operaiile de mai sus. Aceast modalitate de copiere cu MOUSE, nu afecteaz coninutul Clipboard al procesorului. Tot a doua variant de copiere text fr utilizarea Clipboard, mai poate fi executat i fr MOUSE, numai de la tastatur, astfel: selectarea textului de copiat; acionarea tastelor SHIFT/F2; deplasarea cursorului TEXT la locul copierii; tastare ENTER, care-produce acelai efect ca mai sus: inserarea textului specificat la selectare, anularea seleciei textului i neafectarea coninutului Clipboard. i)SALVAREA MODIFICRILOR operate n document, n etapa de EDITARE, presupune nuanarea urmtoare: salvarea sau abandonarea ultimei modificri operate asupra unui text selectat sau neselectat din documentul curent; salvarea sau abandonarea tuturor modificrilor operate asupra textului, din momentul deschiderii accesului la document i pn n momentul deciziei de
33

nchidere a acestuia. Salvarea ultimei modificri se consider implicit i devine realitate n momentul n care s-a trecut la o nou modificare. Abandonarea ultimei MODIFICRI este posibil dar numai imediat dup efectuarea modificrii i nainte de a ncepe o noua operaie de modificare n document. Funcia UNDO (ANUL ARE .REVENIRE) din meniul EDIT realizeaz reconstituirea documentului aa cum era acesta naintea ultimei operaii de editare, schimbnd ULTIMA imagine a documentului cu PENULTIMA imagine a sa. Repetarea comenzii UNDO (ANULARE, REVENIRE) produce documentului revenirea sa la imaginea ULTIM (anterioar). Este necesar, pentru a vedea comparativ imaginea documentului DUP i NAINTE de ultima operaie executat sau pentru a RESTAURA forma i coninutul unui document dup o operaie de editare eronat. Anularea ultimei operaii de editare sau Formatare a documentului, prin apelare la operaiunea EDIT UNDO, se obine, fie prin tastare ALT/E i U, fie prin tastarea direct ALT/BACKSPACE pentru "tergerea efectelor" ultimei comenzi executate i revenirea la situaia dinainte. La sfritul editrii, operatorul poate decide salvarea noii versiuni a documentului, cu toate modificrile efectuate, sau, abandonarea acestei versiuni i deci a tuturor modificrilor operate n cursul editrii. Abandonarea TUTUROR MODIFICRILOR se face prin nchiderea documentului cu opiunea FILE GLOSE (NCHIDERE FIIER) fr a-1 salva n prealabil, astfel nct, versiunea editat, aflat n memorie se pierde. Salvarea TUTUROR MODIFICRILOR, efectuate cu prilejul ultimei editri,se realizeaz cu opiunea FILE SAVE (SALVARE DOCUMENT N ACELAI FIIER) pierzndu-se versiunea anterioar aflat pe disc sau, cu opiunea FILE SAVE AS (SALVARE DOCUMENT NTR-UN NOU FIIER), n primul caz la tastatur se tasteaz ALT/F i S sau direct SHIFT/F12, n al doilea caz se tasteaz ALT/F i A sau, direct F12. Dialogul care se poart prin intermediul casetelor de dialog este n subcapitolul anterior privind CREAREA unui DOCUMENT i anume n cadrul operaiei de SALVARE A DOCUMENTULUI. j)NCHIDEREA DOCUMENTULUI WORD se realizeaz prin intermediul meniului FILE, opiunea GLOSE (NCHIDE FIIER) care se declaneaz prin tastare ALT/F i C pe ecran deschizndu-se o caset de dialog cu trei opiuni: YES - pentru salvarea modificrilor i nchiderea fiierului; NO - pentru nchiderea documentului fr salvarea modificrilor efectuate; CANCEL - renunarea la operaia de nchidere a documentului i revenirea n regim de editare document. Celelalte detalii au fost prezentate n subcapitolul CREAREA UNUI DOCUMENT, n cadrul operaiei SALVARE i NCHIDERE A DOCUMENTULUI. Dup efectuarea operaiilor de editare, documentele se supun, apoi, unor prelucrri specifice privind forma i mrimea caracterelor folosite, forma i dimensiunea paragrafelor i a paginilor, adugare de note, de antet i subsol, dac acest lucru este necesar etc.

3.4. FORMATAREA DOCUMENTELOR

Din punct de vedere al coninutului, documentul rezultat din editare este complet, paragrafele sunt ordonate logic, textele inutile au fost eliminate dar, textul se prezint ca o mas nedifereniat grafic, titlurile nu sunt scoase n eviden, cuvintele subliniate se cer puse mai mult n lumin, caracterele se doresc a fi mai estetice i de o anumit dimensiune, iar pagina se cere a avea o anumit form i mrime. Toate aceste solicitri
34

fac necesar un ansamblu de operaii avnd ca obiectiv principal procesarea formei i mrimii caracterelor, paragrafelor, paginii de document etc. Aceast etap de Formatare a documentului presupune n mod necesar efectuarea urmtoarelor grupe de operaii: formatarea caracterelor ; formatarea paragrafelor; formatarea documentului; paginarea documentului. a)FORMATAREA CARACTERELOR unui text dintr-un document presupune definirea unor tipuri de caractere; dimensiunea lor msurat n puncte grafice (POINTSPTS), culoarea acestora pe ecran sau la imprimanta color, spaiul dintre caractere, scrierea nlat sau cobort pentru exponent i respectiv indice precum i o serie de caracteristici care nu afecteaz esenial nici dimensiunea i nici forma caracterelor: subliniere, ngroare, nclinare etc. Formatarea caracterelor se poate realiza n dou moduri: schimbarea formei i mrimii lor DUP operaia de creare i editare a documentului, avnd avantajul formatrii rapide a unor mari blocuri de texte, cu condiia ca acestea s solicite prelucrri asemntoare. schimbarea formei, dimensiunii i celorlalte caracteristici ale caracterelor n TIMPUL operaiei de introducere iniial a textului, n etapa de creare a documentului. Aceast modalitate se recomand n cazul textelor care conin prea multe deosebiri de la un paragraf la altul, de la o fraz la alta i ndeosebi de la un cuvnt sau o succesiune de cuvinte la alta. Aceast posibilitate de Formatare a caracterelor "din mers", se realizeaz practic prin una din urmtoarele dou variante: n varianta cu MOUSE, se poziioneaz cursorul n Meniul PENTRU CARACTERE al procesorului WORD, afiat permanent n partea superioar a ecranului ntr-o BAR MENIU coninnd opiunile urmtoare: FONT, PTS, B, I, K, U, W, D, +, =, *. Apsarea butonului STNGA al MOUSE-ului, n dreptul uneia din opiunile de mai sus, are ca efect schimbarea tipului de caracter utilizat (FONT), a mrimii lui (PTS) exprimat n puncte (points), scrierea lui ngroat (B), nclinat (I), cu majuscule mici (K), subliniate cuvinte i spaii (U), subliniate numai cuvintele (W), dublu subliniate, cuvinte i spaii (D), scriere ca exponent (+), scriere ca indice (=). Butonul * din meniu, activat prin comenzile TOOLS/OPTONSATEW/NONPAINTING CHARACTERS/ALL, afieaz marcajele urmtoare: tabulare, spaiul ntre cuvinte, sfrit de linie, sfrit de paragraf. Efectul acestor comenzi de Formatare a caracterelor se menine pn n momentul nchiderii documentului sau, mai exact, pn cnd schimbm noi nine aceti parametri prin dezactivarea lor. n varianta fr MOUSE, de la tastatur se lanseaz respectivele opiuni prin comenzile urmtoare: CTRL/F - pentru poziionare pe FONTURI, alegerea lor cu tastele de deplasare n sus i n jos, tastare ENTER n momentul afirii fontului dorit; CTRL/P - pentru poziionarea pe POINTS, alegerea mrimii caracterelor din gama disponibil folosind sgeile de la tastatur i tastare ENTER pe dimensiunea aleas; CTRL/B - pentru caracter ngroat (BOLD); CTRL/1 - pentru caracter nclinat (ITALIC);
35

 CTRL/K - pentru scriere cu majuscule mici (SMALL CAPITALS); CTRJL/U - pentru subliniere text i spaiul dintre cuvinte; CTRL/W - pentru subliniere numai cuvinte; CTRL/D - pentru dubl subliniere cuvinte i spaiul dintre ele; CTRL/+ - pentru scriere nlat, tip EXPONENT; CTRL/= - pentru scriere cobort,tip INDICE. Dac opiunea este activat, butonul acesteia prezint o luminozitate sporit, fa de starea sa inactiv. Punctarea unei opiuni i schimb starea, activnd-o daca este inactiv sau dezactivnd-o dac starea este activ. Formatarea caracterelor dup crearea i editarea documentului se realizeaz prin apelarea la comenzile meniului FORMAT opiunea CHARACTER dup selecionarea prealabil a zonei textului de formatat. Pe ecran se deschide caseta de dialog pentru Formatare a caracterelor. Apelarea rubricilor i opiunilor din caset se poate face, cu MOUSE-ul prin poziionarea cursorului i apsare buton STNGA, sau de la tastatur, astfel: apelarea rubricilor cu tasta TAB i SHIFT/TAB; apelarea rubricilor cu tasta ALT i una din urmtoarele caractere: F, P, L, N, S, R, O, X, C, Y, B, I, K, H, U, W, D; defilarea opiunilor (FONT, POINTS, COLOR, BY) cu tastele de deplasare n sus i n jos; pentru nchiderea casetei FORMATARE CARACTERE, se alege opiunea OK n cazul salvrii opiunilor, sau opiunea CANCEL pentru abandonarea schimbrilor operate n caseta de dialog, n varianta salvrii noilor formate, care devin operaionale din acest moment, vechile setri sunt anulate automat, n ntregul text selectat. Selecia textului nu se dezactiveaz iar dac se dorete reconstituirea formei textului selectat, aa cum a artat iniial, se folosete opiunea EDIT UNDO (ALT/E i U) eu care, se revine prin repetare, la noua form a textului. Semnificaiile opiunilor sunt urmtoarele: ALT/F - alegerea tipului de caracter (FONT); ALT/P - stabilirea dimensiunii caracterelor exprimata n puncte; ALT/L - alegerea culorilor pentru caractere; ALT/B - caracter ngroat; ALT/I - caracter nclinat; ALT/K - majuscule mici; ALT/H - caractere ascunse, invizibile; ALT/U - text subliniat (inclusiv spaiile); ALT/W - cuvinte subliniate; ALT/D - text dublu subliniat; ALT/N - poziia normal a textului pe linie; ALT/S - superscriere cu 3 sau mai multe puncte n sus fa de ALT/R - subscriere cu 3 sau mai multe puncte n jos fa, \ de normal; Opiunea Y - precizeaz numrul de puncte ca mrime \ abaterii la superscriere i subscriere de text; ALT/O - distana normal, pe orizontal, ntre dou caractere consecutive (2 puncte);
36

 ALT/X - scriere expandat, ntre dou caractere existnd un spaiu de minimum 3 puncte care poate fi mrit prin opiunea BY; ALT/C - scriere condensat, ntre dou caractere existnd 1,5 puncte distan. Dac operaia de Formatare se execut dup introducerea i editarea integral a documentului, apar doua eventualiti: formatarea caracterelor NTREGULUI document se realizeaz prin selectarea integral a textului din documentul deschis, urmat de apelarea meniului de Formatare caractere. Dup nchidere cu OK a meniului, ntregul text selectat, deci ntregul document, este supus formatrii, caracter cu caracter. formatarea caracterelor unei ANUMITE PRI, a textului din document se face prin deschiderea documentului respectiv, selectarea zonei de text destinat formatrii, deschiderea meniului de Formatare caractere i selectarea opiunilor. Dup nchiderea cu OK a meniului, toate caracterele din ZONA SELECTAT i numai acestea, sunt supuse formatrii, restul textului rmnnd neschimbat. Dac, ns, operaia de Formatare se execut n timpul crerii documentului WORD, cele dou variante de mai sus vor fi valabile pentru textul introdus deja pn n momentul operaiei de Formatare caractere. Pentru textul ce urmeaz a fi introdus cu alte caracteristici de Formatare dect cele de pn n momentul respectiv, se activeaz meniul de Formatare caractere, se aleg opiunile i se include meniul cu OK. Deoarece nu exist nici o zon selectat, toate opiunile de Formatare a caracterelor se aplic numai textului ce va fi introdus n document din acel moment pn la o nou schimbare a opiunilor privind formatul caracterelor. Repetarea ultimei formatrii, prin aplicarea parametrilor acesteia asupra unei noi zone selectate se obine, astfel: selectarea noilor caractere de formatat; alegerea opiunii EDIT REPEAT (REPETAREA ULTIMEI OPERAII) prin folosire MOUSE, tastare ALT/E i R sau tastare direct F4; pentru a vedea, comparativ cum se prezint textul selectat nainte i dup formatarea, se alege opiunea EDIT UNDO prin folosirea MOUSE-ului, tastare ALT/E i U sau tastare direct ALT/BACKSPACE. Revenirea se face cu aceeai opiune. b)FORMATAREA PARAGRAFELOR, care sunt o succesiune de caractere, cuvinte i fraze ncheiate cu ENTER, este operaia prin care textul unui paragraf se aliniaz n plan orizontal (stnga, centru, dreapta, peste tot), se stabilete poziia primei linii a paragrafului n raport de toate celelalte linii ale sale, spaiul dintre paragrafe, stilul folosit, borduri, etc. Formatarea paragrafelor se poate realiza n dou moduri: primul folosind ; meniul bar PARAGRAF afiat permanent pe ecran, n partea sa superioar, ntre meniul bar pentru CARACTERE i RIGLA paginii de text, al doilea, prin activarea, de la MOUSE sau tastatur, a meniului de formatarea a paragrafelor FORMAT PARAGRAPH. Apelarea direct a comenzilor din MENIUL BAR PARAGRAF se realizeaz, fie prin activarea/dezactivarea, cu MOUSE BUTON STNGA, a oricrei opiuni din MENIUL BAR, fie prin acionarea urmtoarelor combinaii de taste: CTRL/S - alege stilul unui document, stilul implicit fiind denumit 'NORMAL. Stilul unui document reprezint totalitatea caracteristicilor privind caracterele i paragrafele unui document care se salveaz, odat cu
37

documentul, ntr-un fiier distinct cu extensia STY denumit FOAIA DE STIL a documentului, ncrcarea unei foi de stil are avantajul organizrii textului din documentul curent dup un model deja elaborat privind formatul caracterelor, paragrafelor i tuturor celorlalte structuri ale unui document. Dup activarea opiunii STYLE, alegerea variantelor se face cu tastele de direcie (sus, jos) iar nchiderea dialogului se face cu tasta ENTER. CTRL/L - aliniaz paragraful la stnga (LEFT) zonei pentru text; CTRL/C - aliniaz liniile paragrafului n centrul (CENTER) paginii, cu spaierea simetric pe orizontala; CTRL/R - alinierea paragrafului la dreapta (RIGHT); CTRL/J - ntinderea textului unui paragraf pe toat limea paginii (JUSTIFIED); distana dintre liniile de text ale paragrafului este minim: l (implicit); distana dintre linii este medie : 1,5; distana dintre linii este maxim: 2; poziia limitatorului STNGA al textului; poziia limitatorului STNGA al PRIMEI LINII a paragrafului; poziia limitatorului DREAPTA al textului; poziia tabulatorului de aliniere a numerelor la punctul zecimal; rezerv o margine la stnga de 1,25 inch sau 3,175 cm. (l inch=2,54cm.) Dac opiunea este activat, butonul acesteia prezint, pe ecran, o luminozitate sporit fa de starea sa inactiv. Punctarea unei asemenea opiuni i schimb starea, acionnd-o dac este inactiv i dezactivnd-o daca este activ. A doua modalitate de activare a comenzilor de formatare a paragrafelor const n deschiderea cu MOUSE-ul butonul STNGA sau de la tastatur (ALT/F) a meniului de formatare FORMAT, n cadrul acestuia se activeaz opiunea PARAGRAPH, pe ecran afindu-se caseta de dialog pentru formatarea paragrafelor: Apelarea rubricilor din caseta de dialog se poate face, att cu MOUSE-ul (buton stnga), ct i de la tastatur cu tasta TAB pentru sensul NAINTE, sau, cu tastele SHIFT/TAB, pentru sensul NAPOI. Dup accesarea rubricii, trecerea de la o opiune la alta se face cu tastele de direcie (BUS i jos). Apelarea rubricilor i opiunilor din caseta de dialog PARAGRAPH, se poate face cu MOUSE-ul prin poziionarea cursorului i apsare buton .STNGA, sau de la tastatur, astfel: ALT/L - alinierea paragrafului la stnga (LEFT); ALT/C - alinierea paragrafului la centru (CENTER); ALT/R - alinierea paragrafului la dreapta (RIGHT); ALT/J - desfurarea textului pe ntreaga lime a paginii (JUSTIFIED); ALT/F - distana, n centimetri (cm) sau inch ("), de la marginea, din stnga a documentului pn la LIMITATORUL STNGA (LEFT INDENT) al textului, limitator pentru liniile paragrafului cu excepia primei linii, a nceputului de paragraf; ALT/G - distana, n inch sau n centimetri, de la marginea din dreapta a documentului pn la LIMITATORUL DREAPTA (RIGHT INDENT) al textului, limitator valabil pentru toate liniile paragrafului, inclusiv prima linie.
38

De remarcat faptul c, la crearea fielor DOCUMENT, cuvintele care ating n momentul introducerii, sau reorganizrii lor, LIMITATORUL DIN DREAPTA, se despart automat n silabe continundu-se pe linia urmtoare fr vreo comand suplimentar. n regimul de creare fiier NONDOCUMENT, sfritul fizic al unei linii de text trebuie comandat cu tastele SHIFT/ENTER (sfrit de linie) sau ENTER (sfrit de paragraf). ALT/N - distana, n inch sau centimetri, de la marginea din stnga a documentului pn la LIMITATORUL PRIMA LINIE (FIRST LINE INDENT), cu rol de limitator stnga pentru prima linie de text, pe care ncepe paragraful; ALT/B - numrul de linii libere nainte de nceperea unui paragraf (BEFORE SPACING); ALT/A - numrul de linii libere dup sfritul unui paragraf (AFTER SPACING); ALT/I - distana dintre liniile unui paragraf (LINE SPACING/1, 1.5, 2); ALT/8 - alegerea unei anumite foi de stil; ALT/O - trasarea bordurii paragrafelor; ALT/P - folosirea de caracteristici prestabilite; ALT/R - sfritul paginii anterioare nainte, de nceperea unui paragraf (PAGE BREAK BEFORE); ALT/M - stabilirea numrului de linii pe pagin (LINE NUMBERING); ALT/H - formatarea tuturor paragrafelor existente n document, n momentul nchiderii casetei de dialog cu opiunea OK (KEEP PARAGRAPH TOGETHER); ALT/W - formatarea, cu noile opiuni, numai a paragrafelor ce vor fi introduse ulterior n document; ALT/T - opiuni referitoare la poziia tabulaturilor(TABS) opiunea CANCEL - nchiderea casetei de dialog cu salvarea opiunilor afiate n caset; opiunea OK - nchiderea casetei de dialog cu salvarea opiunilor afiate n caset, urmata de executarea lor dac exist o zon de text selectat n prealabil i coninnd ntregul document sau numai o parte a acestuia. Opiunile setate rmn valabile pentru noile paragrafe ce vor fi introduse sau pentru noile comenzi de formatare ale unor paragrafe deja existente. Modificarea parametrilor de formatare a paragrafelor se poate face prin redeschiderea casetei de dialog FORMAT PARAGRAPH sau prin acionarea/dezactivarea opiunilor din meniul bar al PARAGRAFULUI. Formatarea caracterelor i a paragrafelor se mai numete i operaia de PUNERE N FORM a textului unui document. c)FORMATAREA DOCUMENTULUI, numit i operaia de PUNERE N PAGIN a textului const n precizarea i executarea opiunilor prin care se stabilesc dimensiunile documentului (textul i spaiile libere din jurul textului), distana dintre tabulator, marginile zonei rezervate pentru text, locul i numerotarea notelor de subsol, modelul de aezare n pagin utilizat (TEMPLATE) etc. Apelarea casetei de dialog pentru FORMATARE DOCUMENT se face prin activarea opiunii FORMAT DOCUMENT, de la MOUSE sau de la tastatur prin comenzile: ALT/F i D.
39

Selectarea rubricilor i a opiunilor lor se execut cu MOUSE-ul prin poziionare i apsare buton STNGA, iar de la tastatur, cu ajutorul tastelor TAB (nainte), SHIFT/TAB (napoi) i a tastelor de direcie (sus - jos). Acelai efect se poate obine, tot de la tastatur i prin urmtoarele combinaii de taste: ALT/W - precizarea limii formatului hrtiei pe care va fi imprimat, pagin eu pagin, ntregul document. Implicit este formatul A4 care are limea de 8,5 inch sau 21 cm. ALT/H - precizarea nlimii documentului, implicit, formatul A4 care are nlimea de 11 inch sau 29,5 cm. ALT/D - precizarea distanei dintre tabulator, mrimea implicit. este de 0,5 inch sau 1,27 cm. ALT/T - precizarea distanei dintre marginea de sus a documentului i marginea de sus a zonei pentru text. Implicit este distana de l inch sau 2,54 cm. ALT/B - stabilirea zonei neutilizate din partea de jos a documentului sau distana dintre marginea de jos a textului i marginea documentului, distana implicit este de l inch sau 2,54 cm.; ALT/L - stabilirea marginii din stnga a textului, distana implicit este de 1,25 inch sau 3,17 cm; ALT/R - stabilirea marginii din dreapta a zonei rezervat textului la distana implicit de 1,25 inch sau 3,17 cm; ALT/A - locul unde vor fi plasate notele de subsol, numerotarea lor cu / fr reluarea numerotrii pe fiecare nou pagina; ALT/M - folosirea unor modele anterioare de configurare a aezrii textului n pagina; ALT/F - atribuirea valorilor standard sau implicate; nchiderea casetei de dialog privind modul de aezare a textului n pagin sau de formatare a documentului se realizeaz prin activarea opiunii OK pentru salvarea setrilor afiate n caseta de dialog sau, prin apelarea opiunii CANCEL fr salvarea opiunilor afiate. d)PAGINAREA DOCUMENTULUI, se realizeaz prin deschiderea meniului INSERT i alegerea opiunii PAGE NUMBERS folosind comenzile MOUSE sau tastele: ALT/I i U. Ca efect se afieaz o caset de dialog pentru paginarea documentului. Opiunile pot fi activate/dezactivate cu butonul STNGA al MOUSE-ului, cu tastele TAB i de direcie (stnga, dreapta, sus, jos) sau combinaiile urmtoare de taste: ALT/T - scrierea numrului de pagin n partea de sus a documentului, n zona de ANTET (HEADER); ALT/B - scrierea numrului de pagin n partea de jos a documentului, n zona de SUBSOL (FOOTER) ALT/L - scrierea numrului de pagin n partea stng a antetului sau subsolului; ALT/C - scrierea numrului de pagin la mijlocul antetului sau subsolului; ALT/R - scrierea numrului de pagin n partea dreapt a antetului sau subsolului; opiunea OK - nchide caseta de dialog salvnd opiunile afiate;
40

 opiunea CANCEL - nchide caseta de dialog nesalvnd opiunile/ Pentru a se salva coninutul documentului n forma n care se prezint dup efectuarea tuturor operaiilor de formatare caractere, paragrafe i document, se comand opiunea de salvare cu pierderea versiunii iniiale (FILE SAVE sau SHIFT/F12) sau cu pstrarea acesteia acordndu-se documetului formatat un nou nume (FILE SAVE AS sau F12). Fiierul document creat pe disc poate servi, ulterior, unor noi editri sau formatrii, integrale ori pariale. Cnd coninutul i forma acestuia satisfac cerinele pentru care a fost redactat, fiierul document se poate nchide folosind operaiunea FILE GLOSE (ALT/F i C) urmnd a fi imprimat ulterior, sau se imprim nainte de a fi nchis.

3.5. IMPRIMAREA DOCUMENTELOR

Imprimarea unui document WORD se poate efectua, att pe parcursul procesrii lui pentru a fi citit i corectat, ct i dup parcurgerea tuturor operaiilor de creare, editare i formatare pentru a fi oferit tuturor utilizatorilor ca produs finit al unei aplicaii de procesarea textelor. Etapele uzuale ce se parcurg n vederea imprimrii unui document WORD memorat pe disc sunt urmtoarele: DESCHIDEREA documentului cu opiunea FILE OPEN; setarea TIPULUI DE IMPRIMANT utilizat sau verificarea setrii ei anterioare sau implicite cu comanda ALT/F i R; VIZUALIZAREA documentului (FILE PRIN PREVIEW) cu comanda ALT/F i V, are ca efect afiarea la terminal a imaginii de ansamblu a unei pagini de document aa cum va rezulta n urma imprimrii documentului IMPRIMAREA propriu-zis a documentului, dup pornirea i pregtirea imprimantei, se realizeaz cu opiunea FILE PRIN prin comanda MOUSE, comenzi de la tastatur ALT/F i P sau comanda directa CTRL/SHIFT/F12. n urma lansrii comenzii de imprimare se afieaz o caset de dialog: Acionarea opiunilor se poate face, att cu MOUSE-ul (buton STNGA), ct i de la tastatur, n urmtoarele dou variante: a) prin alegerea casetei, cu tastele TAB sau SHIFT/TAB urmat de alegerea opiunii, cu tastele de direcie (sus, jos, stnga sau dreapta); b) prin combinaiile de taste: ALT i P, C, A, F, T i O avnd urmtoarele semnificaii: ALT/P - selecteaz tipul fiierului ce va fi imprimat: documentul propriu-zis (DOCUMENT), informaii despre documentul respectiv (SUMMARY INFO), adnotrile din document (ANNOTATIONS) etc. ALT/C - indic numrul de copii necesar, implicit este 1; ALT/A - imprimarea tuturor paginilor documentului, (implicit) sau ALT/F - precizeaz numrul primei pagini, de la care se ncepe imprimarea, implicit este 1; ALT/T - introducerea numrului ultimei pagini, care se va imprima, implicit este ultima pagin din document; ALT/O - deschide o nou suit de opiuni referitoare la coninutul imprimrii, modul de imprimare a documentului, normal, de la prima la ultima sau invers de la ultima pagin la prima, etc.
41

nchiderea casetei de dialog la imprimare se face cu opiunea CANCEL cnd dialogul i imprimarea se abandoneaz sau cu opiunea OK cnd setrile se salveaz i se aplic prin operaia de imprimare care se declaneaz imediat. Dup imprimare, se nchide documentul cu opiunea PILE GLOSE (ALT/F i C) i se dezactiveaz imprimanta. Din punct de vedere constructiv i al performanelor calitative i cantitative, imprimantele se mpart n trei mari categorii: imprimante cu impact sau matriceale, au o vitez mic i o rezoluie slab a imaginii imprimate. Pentru aceste considerente acestea se folosesc numai pentru texte dup faza de CREARE document n scopul controlului primar al textului introdus sau n diversele faze ale operaiei de EDITARE document pentru a se verifica imaginea documentului dup fiecare rund de corectri i modificri ale textului. Datorit costului relativ ridicat al materialelor consumabile (tu, tonner, etc.) folosit de celelalte tipuri de imprimante, scrierea formelor intermediare ale documentului, rezultate n timpul crerii i editrii este posibil i eficient pe acest prim tip de imprimant; imprimante cu jet de cerneal, de tip DESK JET, au vitez i calitate sporite iar materialul consumat se prezint sub forma unor rezerve cu tu special; imprimante cu jet de laser, de tip LASER JET, se remarc prin cea mai bun rezoluie a imaginii trasate, vitez mare de lucru i posibilitatea de manevrare a unui numr sporit de fonturi dac este dotat soft cu emulatorul POSTSCRIPT. Materialul consumat la imprimare este de tip tonner, ca la copiatoarele tip xerox. Ultimele dou tipuri de imprimante sunt singurele capabile ea imprime un document n forma sa final, aa cum rezult n urma operaiilor de FORMATARE. Dintre cele dou imprimante cu jet, prima este mai economic prin costul ei i costul consumabilelor folosite.

3.6. TABELE REALIZATE N WORD

Procesorul texte Word, versiunea 2.0, dispune de posibilitatea de a utiliza tabele cu un numr variabil de linii i coloane. Elementele cu care se completeaz un tabel pot fi valori, numerice, texte sau caractere speciale. Datele se introduc n tabel dup crearea acestora sau se preiau dintr-un document, prin conversie, dac elementele sunt separate printr - un marcaj (punct i virgul, tabulare) iar liniile tabelului prin alt marcaj (sfrit de paragraf). Pentru inserarea n document a unui tabel nou se lanseaz comanda INSERARE TABEL din meniul TABEL. Se deschide astfel o caset de dialog prin care se specific numrul de linii i coloane ale noului tabel precum i dimensiunea coloanelor, n cazul alegerii dimensiunii "automat" procesorul stabilete limea coloanelor prin mprirea limii documentului la numrul de coloane specificat. Selectarea unei celule se realizeaz prin poziionarea cursorului pe celula respectiv sau folosirea tastei TAB. Selectarea unei linii se obine cu muse-ul prin punctare pe baza de selecie de la stnga liniei respective sau de la tastatur prin meniul TABEL, comanda SELECTARE LINIE. Selectarea unei coloane se face prin punctare cu muse-ul pe baza de selecie din partea de sus a coloanei respective sau, de la tastatur, prin comanda SELECTARE
42

COMAND din meniul TABEL. Selectarea ntregului tabel se poate realiza cu comanda SELECTARE TOT din meniul TABEL sau tastare ALT/5 (tastatura numeric). tergerea textului dintr-o celul se poate face comanda ELIMINARE (TIERE ) din meniul EDITARE. Copierea textului dintr-o celul sursa n celula destinaie se realizeaz astfel: poziionarea cursorului pe celula surs; lansarea comenzii de COPIERE din meniul EDITARE; deplasarea cursorului la celula destinaie; executarea comenzii INSERARE (LIPIRE) din meniul EDITARE. Deplasarea textului dintr-o celul ntr-alta are ca efect dispariia acestuia din celula surs i tergerea vechiului text din celula destinaie: poziionarea pe celula surs; comanda ELIMINARE (TIERE) din meniul EDITARE; poziionarea pe celula destinaie; comanda INSERARE (LIPIRE) din meniul EDITARE. Formatarea textului din tabel se realizeaz prin meniul FORMATARE, comanda CARACTERE, ntocmai ca n cazul textului din document. Pentru adugarea unei linii la sfritul tabelului, se plaseaz cursorul pe ultima celul a tabelului i se tasteaz TAB sau, o alt variant se poziioneaz cursorul pe prima linie de sub tabel i se execut comanda INSERARE LINIE, din meniul TABEL. Pentru inserarea unei singure linii n interiorul tabelului se selecteaz linia sub care se va insera o linie nou (meniul TABEL, comanda SELECTARE LINIE) i se execut comanda INSERARE LINII din meniul TABEL. Pentru inserarea simultan a mai multor linii vide se poziioneaz cursorul sub linia sub care va avea loc inseria i se selecteaz attea linii n jos cte linii noi se doresc a fi inserate. Se deschide meniul TABEL i se execut comanda INSERARE LINII. Inserarea unei singure coloane la dreapta tabelului se obine prin poziionarea cursorului prin marginea din dreapta a tabelului i acioneaz butonul dreapta a mouse-ului pentru selectarea tuturor marginilor de sfrit de linie. Se execut, apoi, comanda INSERARE COLOANE din meniul TABEL. Pentru inserarea unei coloane n interiorul unui tabel se selecteaz coloan din dreapta locului unde se va produce inserarea (comanda SELECTARE COLOANE din meniul TABEL) i se alege comanda inserare coloane din meniul TABEL. Pentru inserarea mai multor coloane n interiorul tabelului se selecteaz numrul de coloane dorit, n partea stng a locului de inserare. Se execut apoi comanda INSERARE. Eliminarea unei linii sau a mai multor linii dintr-un tabel se obine prin selectarea liniei/liniilor de eliminat urmat de comanda ELIMINAREA LINII, din meniul TABEL sau comanda ELIMINARE (TIERE) din meniul EDITARE. Eliminarea unei sau mai multor coloane din tabel se realizeaz similar, selectnduse coloana/coloanele respective i executarea comenzii ELIMINARE COLOANE din meniul TABEL. Pentru modificarea limii coloanelor se selecteaz coloana/coloanele adiacente i se alege comanda LIMEA COLOANELOR din meniul TABEL. Pentru modificarea nlimilor linilor unui tabel se selecteaz linia/liniile adiacente i se alege comanda NLIMEA LINIILOR din meniul TABEL, n caseta de dialog se
43

gsesc urmtoarele obiuni: AUTO - modific automat nlimea liniilor pn la cel mult nlimea paginei; MINIMUM - stabilete nlimea minimal a liniilor selectate; EXACT- definete nlimea fix, constant a liniilor selectate. Celulele dintrun tabel pot fi supuse operaiei de sortare alfanumeric prin intermediul butonului accesoriu pentru sortare sau prin comanda SORTARE din meniul ACCESORII (TOOLS). n acest sens se selecteaz coloana, coloanele sau ntregul tabel supuse sortrii. Se lanseaz comanda SORTARE din ACCESORII (TOOLS) afindu-se o caset cu urmtoarele opiuni: ordinea de sortare: CRESCTOR/DESCRESCTOR tipul cmpului: ALFANUMERIC tipul separatorului: PUNCT i VIRGUL/TABULARE numrul cmpului criteriu de sortare: 1/2/3 etc. Dup stabilirea opional se tasteaz OK Datele din celule vor fi ordonate cresctor (semne speciale, cifre (0-9) litere (A-Z) sau descresctoare litere (Z-A), cifrele (9-0), semne speciale) n raport de coninutul cmpului - criteriului de sortare ales. Dac numrul cmpului a fost l sortarea s-a fcut dup primul cmp selectat, 2-al doilea cmp selectat etc. Pentru anularea sortrii efectuate anterior se execut comanda ANULARE (UNDO) din meniul EDITARE. Cmpurile numerice coninute ntr-un tabel pot sta la baza efecturii de calcule matematice folosind dou modaliti: Prima se bazeaz pe comanda CALCUL din meniul ACESSORII (TOOLS), permind adunarea numerelor coninute ntr-o coloan/linie a unui tabel rezultatul putnd fi inserat oriunde n document, n acest scop se selecteaz linia/coloana ale cror celule trebuie adunate, se alege comanda CALCUL din meniul ACCESORII. Se poziioneaz cursorul n document n locul unde se va insera rezultatul i se execut comanda INSERARE (LIPIRE) din meniul EDITARE (se poate alege i varianta CTRL/V). A doua se realizeaz pe baza funciilor matematice (SUM, MEDIE, MINIM, MAXIM etc.) i a unor foi de calcul coninnd att datele ct i rezultatele calculelor. Foaia de calcul va consta iniial dintr-o tabel coninnd datele i coloanele libere pentru rezultate. Pentru realizarea acesteia se parcurg urmtoarele etape: poziionarea cursorului n celula care va conine rezultatul calcului; tastare CTRL/F9 pentru inserare cmp vid: ca efect se vor afia dou acolade la stnga i la dreapta punctului de inserare (cursor); introducerea de la tastatur a expresiei matematice coninnd algoritmul de calcul, spre exemplu: SUM ([L4C3:L4C4]) adun celula de pe linia 4 coloana 3 i celula de pe linia 4 coloana 4, rezultatul va fi depus n celula n care se afl expresia; SUM([L4]) adun toate celulele aflate pe linia 4; SUM ([C38]) adun toate celulele aflate pe colana 3; tastare F9 - pentru ACTUALIZAREA coninutului celulelor tip algoritm sau expresie matematic. Alte exemple de funcii: MAX - maximum
44

 MIN - minimum Pot fi folosite ntr-un mod asemntor cu SUM - suma. Modificarea unei celule-expresie se face prin poziionarea cursorului pe aceasta i tastare SFIFT/F9 cu rol de acionare/obligatoriei a afirii unui cmp tip cod (expresie). Dup vizualizarea expresiei, aceasta se poate modifica ncheindu-se editarea i comandndu-se calcularea cmpurilor rezultat prin tasta F9 (ACTUALIZARE C\MP>,

45

3.7. DESENE REALIZATE N WORD

Procesorul texte WORD FOR WINDOWS 2.0 dispune de modulul MICROSOFT DRAW cu ajutorul cruia se pot realiza i insera n documente desenele realizate cu mijloace proprii. Utilizarea paragrafului pentru desen (DRAW) se realizeaz astfel: deschiderea documentului WORD cu extensia DOC; poziionarea cursorului la locul desenului; inserarea unui cadru (PRAME) vid n document solicit comanda de afiare n mod PAGIN din meniul AFIARE (VIEW), comanda CADRU (FRAME) din meniul INSERARE (INSERT) cursorul cptnd forma "cruce". Cu tastele de deplasare se poziioneaz cursorul-cruce, n locul pe care l va ocupa colul din stnga- sus al, desenului. Se tasteaz ENTER,, pentru fixarea acestuia. Dimensionarea cadrului spre dreapta se face cu tasta. DREAPTA . (pentru valori mici) i SIFT/DREAPTA (pentru valori mari), pentru mrirea cu valori mici n jos se tasteaz JOS, pentru valori mari se tasteaz SIFT/JOS. n momentul definitivrii mrimii CADRULUI se tasteaz ENTER. Plasarea In pagin i; stabilirea mrimii riguroase a uni CADRU se face ulterior cu comanda CADRU din meniul FORMATARE. tergerea bordurii unui cadru se obine prin selectarea integral a cadrului (dublu ciclu), comanda BORDURI din meniul FORMAT, opiunea "FR din caseta SELECTARE tasta ENTER. Eliminarea C\DRU dac este necesar, se efectueaz n mod PAGIN prin comanda PAGIN din meniul VIZUALIZARE, poziionare n interiorul cadrului, alegerea comenzii CADRU din meniul FORMAT i selectarea opiunii ELIMINARE CADRU. lansarea comenzii OBIECT din meniul EDITARE ofer posibilitatea lucrului cu programe de desen cum sunt: GRAPH, DRAW, PAINTBRUSH etc. Dup creare sau modificarea desenului realizat n DRAW documentul WORD va conine un cadrul cu desenul realizat n DRAW. salvarea documentului cu comenzile de EDITARE. Programul de desen DRAW se lanseaz automat dac a fost deschis documentul WORD i 8-a executat dublu ciclu n suprafaa-cadru coninnd un desen executat n DRAW. Fereastra DRAW care se deschide conine urmtoarele meniuri de comenzi: FIIERE, EDITARE, VIZUALIZARE, TEXTE, DESEN, CULORI i HELP. De asemenea n bara vertical stng sunt coninute accesoriile pentru desen. SGEAT, EOOM, LINIE, ELIPS, DREPTUNGHI, CU COLURI ROTUNJITE, DREPTUNGHI, ARC, FORMA LIBER, TEXT. Programul poate importa la rndul su, desene create ,,de alte programe, le proceseaz, - modific, completeaz, i le salveaz .n documente sub form de imagini. Printre funciile mai importante ale procesrii imaginilor cu ajutorul programului DRAW amintim: alegerea paletei de culori, decuparea i procesarea distinct a unui obiect, copierea sau transferarea acestuia, deplasarea sau redimensionarea lui, rotirea i rsturnarea obiectului, operaie zoom, etc.

3.8. REPREZENTRI GRAFICE REALIZATE N WORD

O facilitate important a procesorului de texte Word 2.0 sub Windows o constituie realizarea, n cuprinsul unui document, a unei game variate de reprezentri grafice prin apelarea unei componente, specializate denumita GRAPH. Acest modul pentru
46

reprezentri grafice poate fi utilizat prin lansare din butonul aflat pe panoul ferestrei WORD cu posibilitatea salvrii datelor i graficelor ntr-un fiier pe disc n contextul procesrii unui document WORD, n care caz procesorul GRAPH creeaz i insereaz n document grafice ilustrative la textul coninut de acesta. Procedura de utilizare a modului pentru reprezentri grafice se rezum la urmtoarele etape: poziionarea cursorului la locul inserrii graficului, poziia cursorului va indica colul din stnga sus al viitorului grafic; lansarea modulului GRAPH pentru executarea graficului; + salvare document, inclusiv graficul coninut. Pentru realizarea unui grafic sunt necesare informaiile care stau la baza elaborrii acestuia, n acest scop pe ecran se deschide fereastra foii de date pentru grafic coninnd maximum 256 de coloane i maximum 4000 de linii. Deplasarea n foaia de date se efectueaz cu tastele de direcie iar selectarea unor celule (valori), linii sau coloane se face cu ajutorul SHIFT i tastele direcie. Pentru selectarea integral a foii se tasteaz CTRL/A sau se execut comanda SELECTARE TOT din meniul EDITARE. Introducerea datelor se face de la tastatur dup poziionarea cursorului n celula dorit i se tasteaz ENTER. Modificarea datelor numerice din celulele foii de date se face n modul EDITARE cu tasta F2 sau dublu - click n celula respectiv. Ieirea din modulul EDITARE se face cu ENTER. Modificarea dimensiunii coloanelor se obine prin comanda LIMEA COLOANEI din meniul FORMAT, iar tergerea coninutului unei zone selectate se realizeaz n meniul EDITARE, comanda TERGERE. Se pot insera sau elimina linii sau coloane ntregi cu ajutorul meniului EDITARE, comenzile INSERARE LINIE/COLOAN respectiv ELIMINARE., Datele din celule se formateaz cu comanda NUMR din meniul FORMAT, iar textele din grafic, cu comanda FONT din meniul FORMAT. Modificarea tipului de grafic se realizeaz n meniul PREZENTARE optndu-se pentru unul din tipurile: linear, bare orizontale, histogram, curb, sectorial, nor de puncte, combinat (histogram i linear), linear 3D, bare orizontale 3D, histogram 3D, curb 3D, unde 3D semnific reprezentarea n spaiul tridimensional. Graficele pot suferi mbuntiri de aspect n procesul de formatare a graficelor i se insereaz n document salvndu-se odat cu acesta.

47

BIBLIOGRAFIE
1. A. Pan Birotica, Editura All, Bucureti, 1994. 4. A. Gheorghe Birotica, Recoop, Bucureti1989 5. H. Lesca, J- L Peaucelle Elements dinformatiq appliquee a la gestion, Editions Dalloz Paris 1988 6. Microsoft Corporation Microsoft WINDOWS Environment gramatiq dexploitation, version 3.1 7. Microsoft Corporation Microsoft WORD, version2.0 8. Microsoft Corporation Microsoft WORKS, version2.0, Reference Manual 9. A. se la Pommeraye Guide P.S.I.de Word 5 sur PC, PS et compatible, Editions P.S.I. Paris 1989 10. F. Petitjean - Guide P.S.I. Lotus 1-2-3, version 3, Editions P.S.I.et Nathan Paris 1989. 11. Ph. Vuitton , M Dessaigne la bureautique, Editions ,, La documentations practiqe,, Paris 1983

48