INFRASTRUKTUR TEKNOLOGI INFORMASI

(Studi Kasus: Dinas Pendidikan Nasional Kota Gorontalo)

“Audit Infrastruktur Teknologi Informasi”

Dosen Pengampu: Dr. Kusworo Adi, MT

Oleh : Moh. Ramdhan Arif Kaluku NIM. 30000412410048

PROGRAM STUDI MAGISTER SISTEM INFORMASI PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2012

Apabila jumlah putus sekolah meningkat maka akumulasi jumlah kemiskinan meningkat pula yang berdampak pada kerawanan sosial. Hal ini pula yang sedang diterapkan oleh Dinas Pendidikan Nasional Kota Gorontalo untuk meningkatkan . salah satu bidang ilmu pengetahuan dan teknologi yang sedang berkembang dengan pesat adalah sistem teknologi informasi. yang Pemenuhan kebutuhan akan sistem informasi bagi semua jenis menyebabkan perkembangan informasi begitu pesat. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi tidak terlepas dari perkembangan kebutuhan manusia diantaranya dalam dunia pendidikan dewasa ini. Mulai dari kapasitas kecil hingga kapasitas yang sangat besar. Berbagai kebutuhan mendorong daya pikir manusia untuk mengembangkan teknologi sehingga dapat memberi kemudahankemudahan dalam setiap bidang kehidupan. Oleh karena itu untuk mencapai salah satu tujuan nasional yaitu mencerdaskan kehidupan bangsa maka pemerintah selalu berupaya memajukan yang dunia berawal pendidikan. dari putus angka Kebodohan sekolah dan keterbelakangan dapat dipastikan merupakan akan pangkal kemiskinan. Begitu pula dengan perkembangan di sektor pelayanan pendidikan yang dikenal dengan Sistem Informasi Akademik. Sistem Informasi Akademik merupakan suatu kebutuhan yang mutlak bagi pelayanan pendidikan terutama pada perguruan tinggi. sehingga dapat memberikan kemudahan dalam administrasi bagi Institusi yang menerapkannya. Saat ini sistem pengolahan data kegiatan Pendidikan Luar Sekolah pada Dinas Pendidikan Nasional Kota Gorontalo yang meliputi bidang akademik dari berbagai sekolah yang berada di lingkungannya dan berbagai kegiatan organisasi yang ditangani oleh Dinas Pendidikan sistem itu sendiri. Dinas Pendidikan Nasional Kota Gorontalo adalah salah satu Instansi yang bergerak di bidang pendidikan.Gambaran Umum Organisasi Perkembangan teknologi dari masa ke masa sangat beragam dan banyak digunakan dalam berbagai aspek kehidupan.

dikarenakan masih belum adanya sistem yang tetap dalam proses pengaturan data itu sendiri. yakni sistem yang diterapkan masih dilakukan secara manual dengan beberapa prosedur seperti petugas atau administrasi mencatat berasal data warga belajar.pelayanan yang optimal kepada masyarakat khusunya di bidang pendidikan. membuat mata pelajaran. serta penilik. Begitu juga halnya dengan kinerja tenaga kerja masih belum optimal dan terorganisasi dengan baik. Kemudian petugas menginputkan nilai data warga belajar yang dari tutor atau laporan-laporan mengenai Pendidikan Luar Sekolah tersebut. Sistem pada Dinas Pendidikan Nasional yang berjalan saat ini dapat digambarkan sebagai berikut: Gambar : Infrastruktur Teknologi Informasi Dinas Pendidikan Nasional Kota Gorontalo . Analisa pengelolaan sistem informasi yang sedang berjalan Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan pada Dinas Pendidikan Nasional Kota Gorontalo maka diperoleh suatu hasil analisis. guru tutor.

Namun sayang proses manajemen sumber daya manusia di bidang IT dilaksanakan secara informal dan reaktif. Proses pengelolaan SDM IT hanya difokuskan pada proses perekrutan personil IT saja. namun belum ada aturan yang baku untuk mengaturnya. sedangkan untuk memanajemen dan mengelola belum banyak dilakukan. . Pelatihan untuk pegawai baru bersifat informal. Ada sebuah rencana pengelolaan SDM IT. Ada pendekatan taktis untuk menyewa dan mengelola personil TI namun sayangnya hal tsb dilakukan karena didorong oleh kebutuhan proyek insidentil. Kontrak dengan suplier hanya dibuat untuk projek-projek besar saja. Manajemen menyadari kebutuhan manajemen sumber daya manusia di bidang IT.Instansi sangat menyadari pentingnya penyelarasan manajemen SDM IT dengan proses perencanaan teknologi untuk organisasi. Belum ada standarisasi pengukuran dan identifikasi kemampuan SDM IT. Kesadaran akan kompetensi dan kemampuan SDM IT yang baik mulai berkembang. Ada perencanaan untuk melakukan pelatihan SDM IT. dan hanya diperuntukkan untuk memberikan kemampuan dasar operasional IT di Instansi saja. Kontrak untuk pengadaan sumberdaya IT dipegang oleh individu berdasarkan kebijakan pribadi tanpa adanya standar dan aturan baku. Instansi menyadari pentingnya membina hubungan baik antara suplier dan Instansi. dan manajemen mulai memikirkan dampaknya terhadap bisnis. bukan oleh pemahaman bahwa dibutuhkan konyuitas ketersediaan staf IT internal yang terampil. Hanya ada hubungan sesaat antara suplier sumberdaya IT dan Instansi. Ada dokumentasi untuk mengelola SDM IT berupa daftar nama dan keahliannya. Sudah dibentuk bagian yang secara resmi bertanggung jawab untuk manajemen SDM IT namun pembagian tanggungjawab untuk masing-masing individu di dalamnya belum terdefinisi dengan baik.

Karyawan diperbolehkan membawa makanan dan minuman di ruang komputer. 4. Temuan Aplikasi dan Jaringan Komunikasi a. 4. 3. Tidak adanya tenaga ahli yang tersedia untuk mengelola sistem jika terjadi kesalahan. Komputer yang digunakan jenis lama dengan spesifikasi rendah. Menu pencarian data dengan kategori yang salah. 2. 2. Tidak adanya tenaga listrik sementara untuk mengatasi jika sewaktu-waktu terjadi pemutusan listrik. Data Input 1. . Komputer pusat dapat digunakan oleh setiap user. Manajemen Keamanan 1. Tidak tedapat server backup. Temuan Umum a. 5. 2. 4. 2. b.Temuan Hasil Audit 1. Terdapat menu transaksi penilaian yang tidak efektif penggunaanya. Karyawan tidak diwajibkan mengganti password secara periodik. 3. Ada SDM yang tidak menguasai bidang IT. Manajemen Operasional 1. Sistem tidak melakukan pemblokiran password ketika terjadi kesalahan. Jumlah Karyawan di bidang IT yang sedikit. Batas/ Boundary 1. 3. Tidak terdapat pembagian tugas yang jelas pada setiap karyawan. Tidak adanya tempat pentimpanan data dalam waktu yang lama. Kurangnya keamanan untuk akses ke komputer pusat. 2. b. Sistem tidak secara otomatis melakukan log off ketika aplikasi SIA tidak digunakan user dalam jangka waktu tertentu. 3.

model data organisasi. d. 3. SIA yang ada. 3. Mendefinisikan rencana strategis TI diperoleh data-data lainnya yang ada pada Dinas Pendidikan Nasional Kota Gorontalo.c. keamanan dan kontrol untuk pendefinisian Teknologi Informasi tidak memadai yang mengakibatkan pemakaian TI dalam proses bisnis kurang maksimal. kamus data sistem informasi yang terkait dengan rencana jangka panjang dan jangka pendek. serta pendistribusian kamus data saat terjadi perubahan belum didefinisikan secara jelas. Tidak terdapat dokumen dari penerima laporan yang jelas. tidak dipublish di jaringan Website. 2. Tidak setiap dokumen penjualan disimpan dalam bentuk backup hardcopy. Tidak adanya topolgi jaringan untuk menghubungkan antara 1 komputer ke komputer lain dalam mengelola data dan dokumen. Menentukan arah teknologi. Evaluasi kontrol penentuan arah teknologi yang menggambarkan proses untuk membuat dan pemperbaharui rencana infrastruktur teknologi secara teratur. Hal ini akan menyebabkan tidak konsistennya model arsitektur informasi . Tidak ada kebijakan mengenai lamanya penyimpanan dokumen. maintenance. 2. Data Output 1. Data Jaringan 1. 2. Mendefinisikan arsitektur informasi Tujuan Teknologi Informasi serta rencana jangka panjangnya telah dirumuskan namun kebijakan dan prosedur organisasi untuk mengatur pengembangan. Kebijakan yang diambil tidak mendukung tujuan dan proses bisnis organisasi sehingga integritas. arah tenologi serta strategi . Dari hasil pengamatan secara langsung ke objek dan penggambaran secara umum seperti diatas Yaitu sebagai berikut : 1. yang disesuaikan dengan rencana jangka pendek dan evaluasi satatus teknologi organisasi yang mencakup aspek arsitektur sistem.

Mengelola investasi TI Kebijakan dan prosedur untuk memonitor dan pemberian layanan justifikasi biaya terhadap fungsi TI belum maksimal. penilaian. Menjamin pemenuhan terhadap kebutuhan luar Belum adanya dokumen pemenuhan sistem informasi yang tersedia. Mendefinisikan organisasi TI dan hubungannya Kebijakan yang mendasari peran dan tanggung jawab seluruh personel organisasi yang terkait dengan sistem informasi sudah ada. 9. namun kebijakan keamanan yang mencakup kepemilikan aset data. proses kompetensi belum terlihat. 7. koordinasi serta pengawasan belum secara jelas didefinisikan . 6. belum adanya eveluasi terhadap personil secara periodik. Mengkomunikasikan arah dan tujuan manajemen Evaluasi Komunikasi arah dan tujuan manajemen yang mengambarkan bahwa semua personil yang terlibat memahami kebijakan dan prosedur yang ditentukan tidak memenuhi standart selain itu dokumentasi keputusan manajemen yang mengangkut aktivitas fungsi TI tidak dijumpai. 5. Menilai resiko Dokumen yang terkait dengan penilaian resiko seperti : kebijakan.migrasi tidak memadai maka model arsitektur informasi dan model data organisasi. serta parameter pengukurannya belum tersedia. Sehingga adanya resiko yang tidak dapat diukur dan . seperti adalah e-learning dan salinan kerja dari seluruh kegiatan yang menggambarkan prosedur fungsi sistem secara keseluruhan dan prosedur keamanan sistem yang menjamin pemenuhan terhadap kebutuhan luar kurang memadai. Mengelola sumber daya manusia Belum mempertimbangkan kebutuhan secara relevan. sehingga biaya actual fungsi TI tidak terserap secara maksimal. sistem informasiyang terkait rencana jangka panjang dan jangka pendek tidak konsisten 4. ketrampilan dan manajemen teknis belum dapat ditangani. kamus data organisasi. prosedur. 8.

dan Manajemen Organisasi dari Dinas Pendidikan Nasional Kota Gorontalo. 3. Dalam hal ini. 4. Belum adanya tenaga ahli dan kompeten yang mengelola sistem yang ada. Mengelola kualitas Dokumen rencana strategis organisasi dan kebijakan kualitas telah tersedia. SI. perbaikan kebijakan yang diambil oleh organisasi dapat sangat berpengaruh bagi keseluruhan aktivitas yang dilakukan oleh Dinas Pendidikan Nasional Kota Gorontalo. Sistem yang telah ada tidak dimanfaatkan dan dikelola dengan baik untuk pelayanan kepada masyarakat. operasi dan kinerja dari sistem itu sendiri menjadi lambat. Saran Perlu dilakukannya investigasi secara keseluruhan mengenai infrastruktur TI. sehingga kerangka manajemen proyek mulai dari definisi lingkup dan batas mengelola sampai pelatihan bagi staff teknologi informasi tidak memenuhi standar. metodologi. prosedur. Infrastruktur dan Perlengkapan yang kurang memadai juga membuat proses pelayanan dan pengelolaan sistem menjadi lambat. Manajemen yang buruk mengakibatkan pelayanan. rencana penjaminan kualitas beserta laporan kualitas proyek tidak tersedia. sehingga rencana kualitas jangka panjang dan jangka pendek tidak lengkap dan tidak ada pembaharuan. Kesimpulan 1. sehingga pemberdayaan infrastruktur Teknologi Informasi . Mengelola proyek Dokumen tentang kebijakan. 2. namun kebijakan prosedur yang menjamin kualitas pada saat sistem dibangun serta dokumentasi sistem tidak tersedia. 10. 11.kurang teridentifikasi secara jelas hal ini menyebabkan resiko tidak dapat dikelola atau ditangani dengan baik.

. Selain itu.yang telah ada dapat dikelola dan direalisasikan dengan baik dan terarah. perlu adanya pelatihan dan perekrutan tenaga ahli dalam bidang TI untuk mengelola sistem yang telah ada.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful

Master Your Semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master Your Semester with a Special Offer from Scribd & The New York Times

Cancel anytime.