You are on page 1of 3

PT.

MILENIA MEGA MANDIRI
HR & GA Division Training Dept.

HARUS ADA OPERTOR Bisa dilihat dari kondisi atau kebersihan pesawat telepon di ruang kerja, kalau pesawat telepon nya bersih terlihat dirawat, bisa dipredikasi cara penerimaan teleponnya baik. Etika menerima telepon sering tak diperhatikan, sehingga kadang penelpon merasa kurang nyaman dengan cara menerima telepon suatu institusi … padahal, kredibilitas suatu institusi bisa dilihat dari cara penerimaan telepon.

Cara menerima telepon dan menelepon yang Baik
1. Pengertian Etika Bertelepon Etiket bertelepon adalah tata krama, sopan-santun,tata pergaulan dalam bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat. 2. Hal-hal penting etika bertelepon adalah 1) 2) 3) Jangan biarkan telepon berdering 2-3 kali segeralah angkat. Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak melamun). Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa meyinggungi perasaan penelpon. a) b) c) Berikan respon secara tepat dan lugas. Berbicar sepelunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat dan bersahabat. Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yang dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara. 3. Langkah-langkah dan teknik menerima telepon. 1) 2) Segeralah angkat jika telepon berdering. Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon. “ PT. Milenia Mega Mandiri, selamat pagi/siang/sore”. …………..”ada yang bisa kami bantu?”

Akhiri pembicaraan dengan salam. “Pak ‘X’/Bu ‘X’. 2. Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk berbicara dengan orang yang dituju. dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon. 1. ada telpon dari Pak ‘Y’/Ibu ‘Y’ dari ‘Pemda’.PT. 4) Untuk penelepon yang belum dikenal atau jarang diterima telponnya. Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya. 5. 1. MILENIA MEGA MANDIRI HR & GA Division Training Dept. Pak/Bu”. Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan. Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus. . “Pak/Bu. tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon. tidak ada salahnya anda mengulangi pertanyaan. Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kiri. Apakah akan diterima?” 6) Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan. 1. Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon. 3) Tanyakan nama penelepon dan dari instansi apa. “Bapak/Ibu akan membicarakan masalah apa?’ 5) Bila penelepon menanyakan orang lain. Langkah-langkah dan teknik menelepon 1) 2) 3) 4) Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju sudah menggangkat. maka perlu ditanyakan apa keperluannya. 2. Apabila anda tidak mengerti. tempelkan telepon dekat telinga dengan benar. 4. Cara menggunakan telepon yang baik 1. 1. Tanyakan identitas penelepon. Ucapkan salam. “Selamat pagi/siang/sore. sebaiknya mikrophone jangan terlalu dekat dengan mulut. tanyakan nama dan identitas orang yang dicari. pak ‘X’/bu ‘X’ sedang tidak berada di tempat. Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama pembicaraan berlangsung. 2. Apakah Bapak/Ibu akan meninggalkan pesan untuk disampaikan ke beliau?” 7) Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam. “Nama Bapak/Ibu siapa dan dari perusahaan apa? Saya akan sampaikan kepada Pak ‘X’/Bu ‘X’. 2. Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju benar. ucapkanlah salam.

Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.PT. Berbicara dengan nada kasar atau membentak. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon. Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Suara terlalu keras. Berbicara dengan nada memerintah. telepon . 6. MILENIA MEGA MANDIRI HR & GA Division Training Dept. Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.