Sistemas de Gestin Empresarial

Tema 4: Metodologa Seleccin de un ERP

Ing. Nilton Zambrano S.

ndice
Introduccin. Pilares de un ERP. Objetivos y Alcances de MSSE. Fases de la MSSE.

Introduccin (I)
Que es un sistema ERP Un sistema ERP es una aplicacin informtica que permite gestionar todos los procesos de negocio de una compaa en forma integrada. Sus siglas provienen del trmino en ingls Enterprise Resource Planning. Este tipo de sistemas esta compuesto de mdulos como RRHH, ventas, contabilidad, finanzas, compras, produccin, entre otros brindando informacin cruzada e integrada de todos los procesos del negocio. Este software debe ser parametrizado y adaptado para responder a las necesidades especificas de cada organizacin.

Introduccin (II)
Importancia de contar con una metodologa de seleccin: La importancia del impacto del ERP en los procesos cotidianos de la organizacin y la inversin que la misma debe hacer en trminos econmicos, hacen que el proceso de seleccin de la herramienta sea un tema delicado. Se debe tener en cuenta tambin que no es una tarea que se haga frecuentemente y que se espera un determinado retorno de la inversin en trminos monetarios y de tiempo de uso.

Pilares de un ERP
El xito de la implementacin de un ERP implica un cambio cultural y de procesos en la organizacin que se apoya en 3 aspectos fundamentales: El producto, se refiere al sistema ERP, consideraciones tcnicas y funcionales. Los procesos, son las funciones que deben ser soportadas por el sistema ERP. La implementacin de un ERP implica una reingeniera de procesos cuyo objetivo es adaptar a la empresa a los nuevos modelos de negocio. Las personas, son los recursos humanos, los conocimientos y habilidades de los involucrados en ciclo de vida del sistema, usuarios, analistas, consultores y directivos que empujan el proyecto.

Objetivos y Alcances de MSSE

El objetivo fundamental de MSSE es proveer una gua de pasos que ayude en la seleccin de un sistema ERP y la empresa consultora que se encargar del trabajo de implementacin. Para la aplicacin de MSSE la empresa debe haber tomado la decisin de implementar un sistema ERP y no otro tipo de sistema. Asi mismo, se considera que la organizacin ya ha realizado un trabajo de revisin de sus procesos y sabe que reas estarn involucradas e impactadas por el cambio.

Fases de la MSSE
FASE 1. Seleccin del ERP. 1. Documentar necesidad. Lo primero que se debe hacer es definir y establecer el marco general de referencia para la seleccin de un ERP. 1.1 Anlisis de necesidad. Documentar los aspectos fundamentales que debe soportar el producto ERP que se seleccionar tales como los procesos a ser cubiertos, reas de la empresa que sern afectadas, procesos de negocio alcanzados y costo mximo que se pagara por la implementacin. Este documento no debe ser tomado como el anlisis de requerimientos sino como las bases de lo que el producto ERP que se adquiera debe cumplir. Es importante que aunque no se vaya a implementar todo en una primera etapa se arme un documento con el alcance total del sistema, para que un futuro se pueda ampliar sin inconvenientes.

Fases de la MSSE (I)

FASE 1. Seleccin del ERP. 1. Documentar necesidad (I). Lo primero que se debe hacer es definir y establecer el marco general de referencia para la seleccin de un ERP. 1.1 Anlisis de necesidad. Documentar los aspectos fundamentales que debe soportar el producto ERP que se seleccionar tales como los procesos a ser cubiertos, reas de la empresa que sern afectadas, procesos de negocio alcanzados y costo mximo que se pagara por la implementacin. Este documento no debe ser tomado como el anlisis de requerimientos sino como las bases de lo que el producto ERP que se adquiera debe cumplir. Es importante que aunque no se vaya a implementar todo en una primera etapa se arme un documento con el alcance total del sistema. 1.2 Determinar equipo de proyecto.

Fases de la MSSE (II)

FASE 1. Seleccin del ERP. 1. Documentar necesidad (II) 1.2 Determinar equipo de proyecto. En esta etapa se deben determinar las personas involucradas en la seleccin y definir sus funciones y responsabilidades. Es importante que el proyecto este respaldado cien por cien por la direccin para llegar al xito. Se sugiere que el siguiente equipo de personas se encuentren involucradas: - Direccin. Responsables de la gestin de la empresa. - Gerente del proyecto. Responsable de coordinar el proyecto. - Equipo de proyecto. Personal de TI que trabaja a tiempo completo en el proyecto. - Grupo de usuarios. Formado por distintos usuarios de alto nivel de las reas impactadas por el ERP. - Grupo de calidad. Personal con conocimientos en metodologas de planificacin y desarrollo de sistemas. - Consultor externo. Experto en la seleccin de un ERP.

Fases de la MSSE (III)

FASE 1. Seleccin del ERP. 2. Primera Seleccin (I). 2.1 Bsqueda en el mercado. el objetivo de esta actividad es la bsqueda en el mercado de los ERP disponibles, se sugiere consultar en internet, exposiciones de software, revistas profesionales del rubro, profesionales de otras empresas y armar un listado de todos los proveedores. 2.2 Primer contacto con proveedores. Se realiza el contacto con cada proveedor y se le solicita la mayor cantidad de informacin disponible. Eliminar aquellos ERP que no cubran las reas de la empresa o los macroprocesos que se han listado necesarios. Se deben tener 5 proveedores aproximadamente ya que se llevara a cabo un estudio ms profundo.

Fases de la MSSE (IV)

FASE 1. Seleccin del ERP. 2. Primera Seleccin (II). 2.3 Entrevistar posibles candidatos y recopilar informacin. Se entrevista con cada proveedor, con el objetivo de recopilar toda la informacin posible tanto del proveedor como del producto, especificaciones tcnica, descripcin de los mdulos, funcionalidad de cada modulo, catlogos, artculos o trabajos de experiencias de implementaciones del ERP en otras empresas. Se prepara un reporte por cada ERP que figura la presentacin institucional de cada proveedor y un resumen de las caractersticas funcionales de cada mdulo.

Fases de la MSSE (V)

FASE 1. Seleccin del ERP. 2. Primera Seleccin (III). 2.4 Armado listado de criterios. El objetivo de esta etapa es desarrollar un listado de puntos de comparacin ponderados que se adecue a las necesidades de la empresa y que ser la base de trabajo para las tareas posteriores y para la seleccin final. Los criterios del listado son agrupados en seis categoras o grupos, ponderadas tambin: - Los aspectos funcionales del producto. - Los aspectos tcnicos. - Las caractersticas propias del proveedor. - Las caractersticas del servicio. - Los aspectos econmicos. - Los aspectos estratgicos de la empresa.

Fases de la MSSE (VI)

FASE 1. Seleccin del ERP. 2. Primera Seleccin (IV). 2.5 Evaluar los candidatos. El equipo debe concertar nuevas entrevistas con los candidatos y recibir todas las propuestas solicitadas y completar el listado armado en el punto anterior. Contactarse con empresas que ya usen los ERP en evaluacin y escuchar ventajas y desventajas del producto. Luego es conveniente organizar una reunin de trabajo con el equipo de proyecto y jefes de las reas impactadas para presentar las opciones, discutir la evaluacin y comparar los valores obtenidos y seleccionar los candidatos. Al finalizar esta actividad se deben seleccionar 2 o 3 productos ERP.

Fases de la MSSE (VII)

FASE 1. Seleccin del ERP. 2. Primera Seleccin (V). 2.6 Documentacin de la seleccin y armado del plan de trabajo. El objetivos es documentar la seleccin de los 2 o 3 candidatos y hacer una presentacin formal a la direccin justificando adecuadamente cada ERP. Despus de aprobada se arma un plan de trabajo para realizar un afinamiento de la seleccin en funcin de aspectos funcionales y se sugiere la participacin de usuarios claves de cada sector para que realicen una evaluacin de los mdulos del ERP..

Fases de la MSSE (VIII)

FASE 1. Seleccin del ERP. 3. Seleccin Final (I). 3.1 Organizar visitas a los proveedores. En este punto se organizar la logstica de las visitas a los proveedores de los grupos de usuarios para presenciar distintas demostraciones segn las reas involucradas. El propsito es obtener un conocimiento ms profundo del producto, sus funciones y la visin de la persona que realiza las tareas sobre el sistema diariamente. Es conveniente preparar cuestionarios para los usuarios para facilitar la compaginacin de la informacin y la evaluacin posterior de la misma. 3.2 Demostracin del producto. En este punto los proveedores mostrarn el producto a los usuarios seleccionados y ellos completarn en cada visita los cuestionarios armados en el punto anterior.

Fases de la MSSE (IX)

FASE 1. Seleccin del ERP. 3. Seleccin Final (II). 3.3 Decisin final - negociacin. El equipo de proyecto se rene con la direccin de la empresa para definir, basndose en la documentacin preparada en los puntos anteriores, el producto ERP a comprar. Una vez seleccionado se notifica al proveedor y se coordina una reunin para la negociacin del contrato.

Fases de la MSSE (X)

FASE 2. Seleccin del Equipo de Consultora. 1. Documentar bases de la bsqueda. 1.1 Organizar la bsqueda. Una vez seleccionado el producto que se va a implementar el paso siguiente es seleccionar quien lo va a implementar. La consultora externa para este punto es fundamental. 1.2 Armado de un listado de criterios para seleccionar la consultora. Para la comparacin y seleccin de la consultora es necesario tener un listado de criterios ponderados y puntos de comparacin comunes.

Fases de la MSSE (XI)

FASE 2. Seleccin del Equipo de Consultora. 2. Seleccin de candidatos (I). 2.1 Entrevistar posibles candidatos y recopilar informacin. Se contacta a las consultoras, se les presenta la documentacin preparada y se les solicita una propuesta para la implementacin del ERP. La propuesta que presente la consultora debe incluir: - Tiempo estimado de implementacin. - Fecha estimada de inicio del proyecto. - Costo del proyecto. - Listado de consultores del equipo de trabajo. - Alcance del trabajo. - Metodologa a utilizar. - Referencias de otros proyectos en los que han trabajado. - Listado con las obligaciones y recursos que tendr la empresa. - Experiencia comprobable en la implementacin.

Fases de la MSSE (XII)

FASE 2. Seleccin del Equipo de Consultora. 2. Seleccin de candidatos (II). 2.2 Evaluar los candidatos. En esta etapa se coordinara reuniones con los gerentes de las 2 o 3 consultoras seleccionadas y con los consultores propuestos, la idea es que expliquen la propuesta y se metodologa de trabajo. 2.3 Decisin final - negociacin. Una vez seleccionada la consultora se le notifica y se coordina una reunin para la negociacin del contrato. Para esta reunin la consultora debe preparar una propuesta definitiva en base a la anterior contemplando alguna observacin que haya surgido en las reuniones y las negociaciones.

Fases de la MSSE (XIII)

FASE 3. Presentacin y Planificacin General del Proyecto. Esta fase apunta a presentar a las partes involucradas y armar un cronograma de implementacin no muy detallado pero que fije una fecha para empezar a trabajar y los macro procesos. La documentacin de esta ltima fase debe incluir un cronograma consensuado de tareas a grandes rasgos y fechas de comienzo de trabajo de todas las partes involucradas.