Manual de Control Interno y de Calidad de La Ese Carisma

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E.
CARISMA
Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 1 de 68
MANUAL DE CONTROL INTERNO DE LA ESE CARISMA

El responsable del establecimiento y desarrollo del Control Interno: en la ESE Carisma, es El Gerente, y los Coordinadores de rea son los responsables de garantizar la Calidad, eficacia y eficiencia del mismo. Como mecanismo de verificacin y evaluacin, utilizarn las normas de auditora generalmente aceptadas, los indicadores de desempeo, informes de gestin y cualquier otro mecanismo moderno de control, tecnolgico y seguro. El jefe de la unidad u oficina de Coordinacin de Control Interno ser la Asesora Jurdica y deber ameritar formacin profesional en reas afines relacionadas con las actividades objeto del Control interno. El Auditor interno podr contar con el personal multidisciplinario que le asigne la Gerencia, de acuerdo con las especificidades del rea a auditar. Este personal no aplicar necesariamente aumento en la planta de personal de la ESE Carisma. Podr asesorarse o apoyarse en el Comit de Glosas, de Control Interno Contable, de Control Interno Disciplinario, de convivencia laboral, el Comit de saneamiento contable, el cientfico y de investigaciones y de cualquier otro comit que funcione en la ESE con funciones especficas como: comunicaciones, Coopaso, Directivo, Comit Departamental de Prevencin en Drogas, entre otros. DEFINICIN DEL CONTROL INTERNO: Se entiende por control interno, el sistema integrado por el esquema de la organizacin y el conjunto de los planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por la ESE Carisma, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, as como la administracin de la informacin y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las polticas trazadas por la Gerencia y en atencin a las metas u objetivos previstos. El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economa, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoracin de costos ambientales. En consecuencia, deber concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrnseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando. El control interno se expresar, a travs de las polticas aprobadas por los niveles direccin y administracin de las respectivas reas de la ESE Carisma y se cumplir toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboracin y aplicacin tcnicas de direccin, verificacin y evaluacin de regulaciones administrativas, manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de informacin y de programas seleccin, induccin y capacitacin de personal. de en de de de
MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA
OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Atendiendo los principios constitucionales que debe caracterizar la administracin pblica, el diseo y el desarrollo del Sistema de Control Interno se orientar al logro de los siguientes objetivos fundamentales: a) Proteger los recursos de la organizacin, buscando su adecuada administracin ante posibles riesgos que los afecten; b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economa en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las funciones y actividades definidas para el logro de la misin institucional; c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organizacin estn dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; d) Garantizar la correcta evaluacin y seguimiento de la gestin organizacional; e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin y de sus registros; f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organizacin y que puedan afectar el logro de sus objetivos; g) Garantizar que el sistema de control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificacin y evaluacin; h) Velar porque la entidad disponga de procesos de planeacin y mecanismos adecuados para el diseo y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y caractersticas. Las funciones de la Oficina de Control Interno fueron adicionadas por el artculo 10 del Decreto 205 de 2003. Las funciones adicionadas son las siguientes: FUNCIONES DE LOS AUDITORES INTERNOS. Sern funciones del coordinador, auditor interno, o similar, las siguientes: asesor,
a) Planear, dirigir y organizar la verificacin y evaluacin del sistema de control Interno de la ESE Carisma b) Verificar que el Sistema de Control Interno est formalmente establecido dentro de la organizacin, y que su ejercicio sea intrnseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando; c) Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organizacin, se cumplan por los responsables de su ejecucin y en especial, que las reas o empleados encargados de la aplicacin del rgimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta funcin; d) Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organizacin, estn adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolucin de la entidad; e) Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, polticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organizacin y recomendar los ajustes necesarios;
f) Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin de que se obtengan los resultados esperados; g) Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de informacin de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios; h) Fomentar en toda la organizacin, la formacin de una cultura de control, que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misin institucional; i) Evaluar y verificar la aplicacin de los mecanismos de participacin ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal, disee la ESE Carisma; j) Mantener permanentemente informados a los directivos, acerca del estado del control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento; k) Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas; l) Presentar anualmente al DAFP la calificacin de la ESE, en la implementacin del MECI. m) Hacer las evaluaciones peridicas al Control Interno Contable de la ESE Carisma n) Las dems que le asigne el gerente de la ESE Carisma, de acuerdo con el carcter de sus funciones. o) Este servidor pblico, sin prejuicio de las dems obligaciones legales, deber reportar al Gerente, as como a los Organismos de Control, los posibles actos de corrupcin e irregularidades que haya encontrado en el ejercicio de sus funciones. p) El jefe de la Unidad o de la Oficina de Control Interno, deber publicar cada cuatro (4) meses en la pgina web de la entidad, un informe pormenorizado del estado del control Interno de la entidad, so pena de incurrir en falta disciplinaria grave. Los informes de los funcionarios del Control Interno tendrn valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales, cuando las autoridades pertinentes, as lo soliciten. En ningn caso, podr el asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a travs de autorizaciones o refrendaciones CARACTERSTICAS DEL CONTROL INTERNO. Son caractersticas del Control Interno las siguientes: a) El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeacin, de informacin y operacionales de la entidad; b) Corresponde a la mxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misin de la organizacin; c) En cada rea de la organizacin, el funcionario encargado de dirigirla, es responsable por el control interno ante su jefe inmediato, de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en la entidad;
d) La Unidad de Control Interno, o quien haga sus veces, es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al representante legal las recomendaciones para mejorarlo; e) Todas las transacciones de las entidades debern registrarse en forma exacta, veraz y oportuna, de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros. ELEMENTOS PARA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Toda la entidad bajo la responsabilidad de sus directivos, debe por lo menos implementar los siguientes aspectos, que deben orientar la aplicacin del control interno: a) Establecimiento de objetivos y metas, tanto generales como especficas, as como la formulacin de los planes operativos que sean necesarios; (DOFA y Plan Estratgico, Planes Operativos y de Accin de cada rea y otros que se consideren necesarios). b) Definicin de polticas como guas de accin y procedimientos para la ejecucin de los procesos; c) Adopcin de un sistema de organizacin adecuado para ejecutar los planes; (Organigrama). d) Delimitacin precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad; Estructura Funcional y organizacional, Comit Directivo, junta directiva, otros comits, e) Adopcin de normas para la proteccin y utilizacin racional de los recursos; (Normograma); f) Direccin y administracin del personal, conforme a un sistema de mritos y sanciones (bienestar social, poltica del recurso humano, Ley 909/04 y sus Decretos Reglamentarios, control interno en general, control disciplinario). g) Aplicacin de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno; (Comit Directivo y coordinadores de rea). h) Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestin de las entidades; asociacin de usuarios, pagina web, comunicaciones, quejas y reclamos. i) Establecimiento de sistemas modernos de informacin, que faciliten la gestin y el control; Comunicaciones, quejas y reclamos, indicadores, Gobierno en lnea, gestin transparente de la Contralora General de Antioquia, pgina web de la ESE Carisma, entre otras). j) Organizacin de mtodos confiables para la evaluacin de la gestin (Junta Directiva, Gobierno en lnea, gestin transparente, Contralora, supersalud, entre otras). k) Establecimiento de programas de induccin, capacitacin y actualizacin de directivos y dems personal de la entidad; l) Simplificacin y actualizacin de normas y procedimientos RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO. El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno la ESE Carisma, ser responsabilidad del representante legal o mximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicacin de los mtodos y
procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, tambin ser de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas reas de la entidad. CONTRATACIN DEL SERVICIO DE CONTROL INTERNO CON EMPRESAS PRIVADAS. La E.S.E. Carisma podr contratar con empresas privadas colombianas, de reconocida capacidad y experiencia, el servicio de la organizacin del Sistema de Control Interno y el ejercicio de las auditoras internas. Sus contratos debern ser a trmino fijo, no superior a tres aos, y debern ser escogidos por concurso de mritos en los siguientes casos: a) Cuando la disponibilidad de los recursos tcnicos, econmicos y humanos, no le permitan a la entidad establecer el Sistema de Control Interno en forma directa. b) Cuando se requieran conocimientos tcnicos especializados. c) Cuando por razones de conveniencia econmica resultare ms favorable. EVALUACIN Y CONTROL DE GESTIN EN LA ESE CARISMA. Como parte de la aplicacin de un apropiado sistema de control interno, el Gerente deber velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluacin y control de gestin, segn las caractersticas propias de la entidad y de acuerdo con lo establecido en el artculo 343 de la Constitucin Nacional y dems disposiciones legales vigentes. DEFINICIN DE LA UNIDAD U OFICINA DE COORDINACIN DEL CONTROL INTERNO. Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economa de los dems controles, asesorando a la direccin en la continuidad del proceso administrativo, la revaluacin de los planes establecidos y en la introduccin de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. Como mecanismos de verificacin y evaluacin del control interno se utilizarn las normas de auditora generalmente aceptadas, la seleccin de indicadores de desempeo, los informes de gestin y de cualquier otro mecanismo moderno de control, que implique el uso de la mayor tecnologa, eficiencia y seguridad. JEFE DE LA UNIDAD U OFICINA DE COORDINACIN DEL CONTROL INTERNO. Para la verificacin y evaluacin permanente del sistema de control interno, la ESE Carisma design como asesor, coordinador o auditor Interno de la ESE, al asesor jurdico quien estando adscrito a la gerencia. COMIT DE COORDINACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. El Gerente de la ESE Carisma, establecer al ms alto nivel jerrquico, un Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de cada rea.
El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en la ESE Carisma, ser un servidor pblico de libre nombramiento y remocin, designado segn la normatividad vigente. MODELO ESTNDAR DEL CONTROL INTERNO (MECI).
De esta forma, dado que el presente Modelo ha sido planteado como un Sistema, cada una de las partes que lo integra tiene unas caractersticas singulares y necesarias para el funcionamiento del mismo. El presente Documento establecer el marco conceptual del Modelo Estndar de Control Interno para la ESE Carisma, el cual debe ser desarrollado mediante las metodologas, procedimientos e instructivos que el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP - establezca para la implementacin del Sistema de Control Interno.
PRINCIPIOS DEL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO. Los principios del Sistema de Control Interno se enmarcan, integran, complementan y desarrollan, dentro de los principios constitucionales. Se han identificado los siguientes principios aplicables al Sistema de Control Interno: a) Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor pblico para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos, para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su funcin, de tal manera que la ejecucin de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitucin Poltica. b) Autorregulacin: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los mtodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementacin del Sistema de Control Interno, bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuacin pblica. c) Autogestin: Es la capacidad institucional de la ESE Carisma, para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz, la funcin administrativa que le ha sido asignada por la Constitucin, la Ley y sus Reglamentos. OBJETO Este documento, especifica los requisitos para un Sistema de Control Interno aplicable a la ESE Carisma, el cual se constituye en una herramienta de gestin, que permite establecer las acciones, las polticas, los mtodos, procedimientos y mecanismos de prevencin, control, evaluacin y de mejoramiento continuo de la ESE Carisma. Para ello, se han identificado los siguientes objetivos especficos: Objetivos de Control de Cumplimiento. Constituyen objetivos de Control, al Cumplimiento de la funcin administrativa de la ESE Carisma, los siguientes: a) Establecer las acciones que permitan a la Entidad, garantizar el cumplimiento de las funciones a su cargo, con base en el marco legal que le es aplicable. b) Determinar el marco legal que le es aplicable a la Entidad, con base en el principio de autorregulacin. c) Disear los procedimientos de verificacin y evaluacin, que garanticen el cumplimiento del marco legal aplicable. Objetivos de Control Estratgico. Constituyen objetivos del Control Estratgico de la ESE Carisma, los siguientes:
a) Crear conciencia en todos los Servidores Pblicos, sobre la importancia del control, mediante la generacin y mantenimiento de un entorno favorable, que permita la aplicacin de los principios del Modelo Estndar de Control Interno. b) Establecer los procedimientos que permitan, el diseo y desarrollo organizacional de la Entidad, de acuerdo con su naturaleza, caractersticas y propsitos que le son inherentes. c) Disear los procedimientos necesarios, que permitan a la ESE Carisma, cumplir la misin para la cual fue creada y proteger los recursos que se encuentren bajo su custodia, buscando administrar en forma diligente los posibles riesgos que se puedan generar. Objetivos de Control de Ejecucin. Constituyen objetivos de Control de Ejecucin de la ESE Carisma, los siguientes: a) Determinar los procedimientos de prevencin, deteccin y correccin que permitan mantener las funciones, operaciones y actividades institucionales, en armona con los principios de eficacia, eficiencia y economa. b) Velar porque todas las actividades y recursos de la Entidad, estn dirigidos hacia el cumplimiento de su misin. c) Establecer los procedimientos, que garanticen la generacin y registro de informacin oportuna y confiable, necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la Misin y la Rendicin de Cuentas a la Comunidad. d) Disear los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicacin interna y externa, a fin de dar a conocer la informacin que genera la ESE Carisma, de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que su operacin se ejecute adecuada y convenientemente. Objetivos de Control de Evaluacin. Constituyen objetivos de Control de Evaluacin de la ESE Carisma, los siguientes: a) Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestin de la Entidad, por parte de los diferentes niveles de autoridad, permitiendo acciones oportunas de correccin y de mejoramiento. b) Establecer los procedimientos de verificacin y evaluacin permanentes del Control Interno. c) Garantizar la existencia de la funcin de Evaluacin Independiente, de las Oficinas de Control Interno, Auditoras Internas o quien haga sus veces, sobre la ESE Carisma, como mecanismo de verificacin a la efectividad del Control Interno. d) Propiciar el mejoramiento continuo del Control y de la Gestin de la Entidad, as como de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de inters.
e) Establecer los procedimientos que permitan integrar las observaciones de los rganos de Control Fiscal, a los planes de mejoramiento establecidos por la entidad y vigilar el cumplimiento de los planes de mejoramiento, presentados a los mismos. Objetivos de Control de Informacin. Constituyen objetivos de Control a la Informacin de la ESE Carisma, los siguientes: a) Establecer los procedimientos necesarios, para garantizar la generacin de informacin veraz y oportuna. b) Establecer los procedimientos que permitan la generacin de la informacin que por mandato legal, le corresponde suministrar a la Entidad a los rganos de Control Externo. c) Garantizar la publicidad de la informacin, que se genere al interior de la Entidad. d) Garantizar el suministro de informacin veraz y oportuna, para el proceso de Rendicin de Cuentas Pblicas. ESTRUCTURA DE CONTROL. Con base en los Artculos 3 y 4 de la Ley 87 de 1993, el Modelo estndar de Control Interno de la ESE Carisma, estar integrado por Subsistemas, Componentes y Elementos de Control, de la siguiente forma: SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO: COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL, ELEMENTOS DE CONTROL: Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos Desarrollo del Talento Humano Estilo de Direccin COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO, ELEMENTOS DE CONTROL: Planes y Programas Modelo de Operacin por Procesos Estructura Organizacional COMPONENTE ADMINISTRACIN DEL RIESGO, ELEMENTOS DE CONTROL: Contexto Estratgico Identificacin del Riesgo Anlisis del Riesgo Valoracin del Riesgo Polticas de Administracin del Riesgo
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN: COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL, ELEMENTOS DE CONTROL: Polticas de Operacin Procedimientos Controles Indicadores Manual de Procedimientos COMPONENTE INFORMACIN, ELEMENTOS DE CONTROL: Informacin Primaria Informacin Secundaria Sistemas de Informacin COMPONENTE COMUNICACIN, ELEMENTOS DE CONTROL: Comunicacin Organizacional Comunicacin Informativa Medios de Comunicacin SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN: COMPONENTE AUTOEVALUACIN, ELEMENTOS DE CONTROL: Autoevaluacin del Control Autoevaluacin de Gestin COMPONENTE EVALUACIN INDEPENDIENTE, ELEMENTOS DE CONTROL: Evaluacin del Sistema de Control Interno. Auditora Interna. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO, ELEMENTOS DE CONTROL: Plan de Mejoramiento Institucional. Planes de Mejoramiento por Procesos. Planes de Mejoramiento Individual.
TRMINOS Y DEFINICIONES: SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO: Es el Conjunto de Componentes de Control, que al interrelacionarse entre s, permiten el cumplimiento de la orientacin estratgica y organizacional de la ESE Carisma. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL: Conjunto de Elementos de Control, que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de control a la ESE Carisma, influyendo de manera profunda en la planificacin, la gestin de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable a la Entidad. Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos. Elemento de Control, que define el estndar de conducta de la ESE Carisma. Establece las declaraciones explcitas que en relacin con las conductas de los Servidores Pblicos, son acordados en forma participativa, para la consecucin de los propsitos de la Entidad, manteniendo la coherencia de la gestin, con los principios consagrados en la Constitucin, la Ley y la finalidad social del Estado. Desarrollo del Talento Humano: Elemento de Control, que define el compromiso de la ESE Carisma, con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del Servidor Pblico. Determina las polticas y prcticas de gestin humana a aplicar por la Entidad, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia, al realizar los procesos de seleccin, induccin, formacin, capacitacin y evaluacin del desempeo de los Servidores Pblicos de la ESE Carisma. Estilo de Direccin: Elemento de Control, que define la filosofa y el modo de administrar del Gerente de la ESE Carisma, estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pblica. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo, para guiar u orientar las acciones de la Entidad hacia el cumplimiento de su Misin, en el contexto de sus fines sociales. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO. Conjunto de Elementos de Control, que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta la ESE Carisma, hacia el cumplimiento de su Misin, el alcance de su Visin y la conduce hacia el cumplimiento de sus objetivos globales. Planes y Programas. Elemento de Control, que permite modelar la proyeccin de la ESE Carisma, a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos. Modelo de Operacin por Procesos: Elemento de Control, que permite conformar el estndar organizacional que soporta la operacin de la ESE Carisma, armonizando con
enfoque sistmico la Misin y Visin Institucional, orientndola hacia una Organizacin por Procesos, los cuales en su interaccin, interdependencia y relacin causa-efecto, garantizan una ejecucin eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la ESE Carisma. Estructura Organizacional. Elemento de Control, que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la ESE Carisma, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades, de conformidad con su Misin. COMPONENTE ADMINISTRACIN DEL RIESGO: Conjunto de Elementos de Control, que al interrelacionarse, permiten a la ESE Carisma evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades, para un mejor cumplimiento de su funcin. Contexto Estratgico: Elemento de Control, que permite establecer el lineamiento estratgico que orienta las decisiones de la ESE Carisma, frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos, producto de la observacin, distincin y anlisis, del conjunto de circunstancias internas y externas, que puedan generar eventos, que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su funcin, misin y objetivos institucionales. Identificacin de Riesgos: Elemento de Control, que posibilita conocer los eventos potenciales, estn o no bajo el control de la ESE Carisma, que ponen en riesgo el logro de su Misin, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia. Anlisis del Riesgo: Elemento de Control, que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivo y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificndolos y evalundolos, a fin de determinar la capacidad de la ESE Carisma, para su aceptacin y manejo. Valoracin del Riesgo: Elemento de Control, que determina el nivel o grado de exposicin de la ESE Carisma, a los impactos del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento. Polticas de Administracin de Riesgos: Elemento de Control, que permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos, al interior de la ESE Carisma. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN: Conjunto de Componentes de Control, que al interrelacionarse bajo la accin de los niveles de autoridad y/o responsabilidad
correspondientes, aseguran el control a la ejecucin de los procesos de la ESE Carisma, orientndola a la consecucin de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su Misin. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL: Conjunto de Elementos de Control, que garantizan el control a la ejecucin de la funcin, planes y programas de la ESE Carisma, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operacin hacia la consecucin de sus resultados, metas y objetivos. Polticas de Operacin: Elemento de Control, que establece las guas de accin, para la implementacin de las estrategias de ejecucin de la ESE Carisma; define los lmites y parmetros necesarios, para ejecutar los procesos y actividades, en cumplimiento de la funcin, los planes, los programas, proyectos y polticas de administracin del riesgo, previamente definidos por la Entidad. Procedimientos: Elemento de Control, conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas, para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operacin de la ESE Carisma. Establece los mtodos para realizar las tareas, la asignacin de responsabilidad y autoridad en la ejecucin de las actividades. Controles. Elemento de Control, conformado por el conjunto de acciones o mecanismos, definidos para prevenir o reducir el impacto, de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecucin de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la ESE Carisma. Indicadores: Elemento de Control, conformado por el conjunto de mecanismos necesarios, para la evaluacin de la gestin de toda ESE Carisma. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas, sujetas a la medicin, que permiten observar la situacin y las tendencias de cambio generadas en la Entidad, en relacin con el logro de los objetivos y metas previstos. Manual de Procedimientos. Elemento de Control, materializado en una normativa de autorregulacin interna, que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos de la ESE Carisma, convirtindose en una gua de uso individual y colectivo, que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su funcin administrativa, propiciando la realizacin del trabajo, bajo un lenguaje comn a todos los Servidores Pblicos. COMPONENTE INFORMACIN. Conjunto de Elementos de Control, conformado por datos que al ser ordenados y procesados, adquieren significado, para los grupos de inters de la ESE Carisma, a los que va dirigido. Hace parte fundamental de la operacin de la
Entidad, al convertirse en insumo para la ejecucin de los procesos y a su vez en producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuacin pblica, la Rendicin de Cuentas a la Comunidad y el cumplimiento de obligaciones de informacin. Informacin Primaria. Elemento de Control, conformado por el conjunto de datos de fuentes externas, provenientes de las instancias con las cuales la organizacin est en permanente contacto, as como de las variables que no estn en relacin directa con la Entidad, pero que afectan su desempeo. Informacin Secundaria. Elemento de Control, conformado por el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la ESE Carisma, provenientes del ejercicio de su funcin. Se obtienen de los diferentes sistemas de informacin, que soportan la gestin de la Entidad. Sistemas de Informacin. Elemento de Control, conformado por el conjunto de recursos: humanos y tecnolgicos, utilizados para la generacin de informacin, orientada a soportar de manera ms eficiente, la gestin de operaciones en la ESE Carisma. COMPONENTE COMUNICACIN PBLICA. Conjunto de Elementos de Control, que apoya la construccin de visin compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la ESE Carisma, con sus grupos de inters internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales. Comunicacin Organizacional. Elemento de Control, que orienta la difusin de polticas y la informacin generada al interior de la ESE Carisma, para una clara identificacin de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestin de operaciones, hacia los cuales se enfoca el accionar de la Entidad. Comunicacin Informativa. Elemento de Control, que garantiza la difusin de informacin de la ESE Carisma, sobre su funcionamiento, gestin y resultados, en forma amplia y transparente, hacia los diferentes grupos de inters y externos. Medios de Comunicacin: Elemento de Control, que se constituye por el conjunto de procedimientos, mtodos, recursos e instrumentos, utilizados por la ESE Carisma, para garantizar la divulgacin, circulacin amplia y focalizada, de la informacin y de su sentido, hacia los diferentes grupos de inters. Actuar interrelacionadamente, permite valorar en forma permanente, la efectividad del Control Interno de la ESE Carisma; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos, el nivel de ejecucin de los planes y programas, los resultados de la gestin, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la ESE Carisma.
COMPONENTE AUTOEVALUACIN: Conjunto de Elementos de Control, que al actuar en forma coordinada en la ESE Carisma, permite en cada rea organizacional, medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestin en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias, al cumplimiento de los objetivos previstos por la Entidad. Autoevaluacin del Control. Elemento de Control, que basado en un conjunto de mecanismos de verificacin y evaluacin, determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada rea organizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas. Autoevaluacin a la Gestin. Elemento de Control, que basado en un conjunto de indicadores de gestin, diseados en los Planes y Programas y en los Procesos de la ESE Carisma, permite una visin clara e integral de su comportamiento, la obtencin de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos, que garanticen mantener la orientacin de la ESE Carisma, hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales. COMPONENTE EVALUACIN INDEPENDIENTE. Conjunto de Elementos de Control, que garantiza el examen autnomo y objetivo del Sistema de Control Interno y la gestin y resultados corporativos de la ESE Carisma, por parte de la Oficina de Control Interno, Unidad de Auditora Interna o quien haga sus veces. Presenta como caractersticas, la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien la realiza y debe corresponder a un plan y a un conjunto de programas, que establecen objetivos especficos de evaluacin al control, la gestin, los resultados y el seguimiento a los Planes de Mejoramiento de la Entidad. Evaluacin del Sistema de Control Interno. Elemento de Control, cuyo objetivo es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno, en el cumplimiento de los objetivos de la ESE Carisma. Auditora Interna. Elemento de Control, que permite realizar un examen sistemtico, objetivo e independiente, de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la ESE Carisma. As mismo, permite emitir juicios basados en evidencias, sobre los aspectos ms importantes de la gestin, los resultados obtenidos y la satisfaccin de los diferentes grupos de inters.
COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO. Conjunto de Elementos de Control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias, para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestin de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de Autoevaluacin, de Evaluacin Independiente y en las observaciones formales, provenientes de los rganos de Control. Plan de Mejoramiento Institucional. Elemento de Control, que permite el mejoramiento continuo y el cumplimiento de los objetivos institucionales, integra las acciones de mejoramiento que a nivel de sus macroprocesos o componentes corporativos, debe operar la ESE Carisma, para fortalecer integralmente su desempeo institucional y cumplir con su funcin, misin y objetivos, en los trminos establecidos en la Constitucin y la Ley, teniendo en cuenta, los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control poltico y con los diferentes grupos de inters. Planes de Mejoramiento por Procesos. Elemento de Control, que contiene los planes administrativos, con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las reas responsables dentro de la ESE Carisma, deben adelantarse para fortalecer su desempeo y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la Entidad, en su conjunto. Planes de Mejoramiento Individual. Elemento de Control, que contiene las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los Servidores Pblicos, para mejorar su desempeo y el del rea organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio definidos, para una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad. ROLES Y RESPONSABILIDADES. Responsabilidad de la Alta Direccin. La alta direccin de la ESE Carisma, debe asegurarse de que los diferentes niveles de responsabilidad y autoridad en materia de Control Interno, estn definidas y comunicadas dentro de la Entidad. Representante de la Direccin. Para efectos de garantizar la operacionalizacin de las acciones necesarias al desarrollo, implementacin y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno, basado en el Modelo Estndar de Control Interno, que establece la presente Norma. El representante legal podr delegar dicha funcin en un directivo de primer nivel de la ESE Carisma, competente para ello, quin actuar bajo las polticas establecidas por el Comit de Coordinacin de Control Interno.
A su vez, la evaluacin independiente y objetiva del desarrollo, implementacin, mantenimiento y mejoramiento continuo del Modelo Estndar de Control Interno, estar a cargo del Jefe de la Oficina de Control Interno, Auditor Interno o quien haga sus veces en la Entidad. Comit de Coordinacin de Control Interno. El Comit de Coordinacin de Control Interno se reunir por lo menos cada dos (2) meses. Deber adoptar un reglamento interno y cumplir con las funciones establecidas en los Decretos 1826 de 1994, 2145 de 1999 y otras que surjan posteriormente. Servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas. Los Servidores Pblicos y/o particulares, que ejercen funciones pblicas, son responsables por la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo y por la supervisin continua a la eficacia de los controles integrados. As mismo, por desarrollar la autoevaluacin permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o rea a la cual pertenecen. Oficina de Control Interno, Unidad de Auditora Interna o quien haga sus veces. La Oficina de Control Interno, Unidad de Auditora Interna o quien haga sus veces, con base en los artculos 3 numeral d), 9 y 12 de la Ley 87 de 1993, es responsable por realizar la Evaluacin Independiente al Sistema de Control Interno y la Gestin de la ESE Carisma, as como por el seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional, generando las recomendaciones correspondientes y asesorando al Comit Directivo, para su puesta en marcha. IMPLEMENTACIN DEL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO. La ESE Carisma debe establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Control Interno, mejorando continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad, de acuerdo con los requisitos de este Modelo Estndar. Para ello la Entidad deber surtir las siguientes etapas y actividades: ETAPA 1: Planeacin al Diseo e Implementacin del Sistema de Control Interno. - Establecer el Compromiso de la Gerencia y si Comit Directivo - Definir la Organizacin del Equipo de Trabajo. - Definir los diferentes niveles de implementacin o Ajuste del Sistema de Control Interno actual, en trminos del Modelo Estndar de Control Interno. - Elaborar el Plan de Trabajo para el Diseo e Implementacin. - Definir Normas de Funcionamiento. - Definir Actividades de desarrollo e implementacin.
Asignar Responsabilidades. Definir Cronograma de Actividades. Establecer los recursos que garanticen el desarrollo e implementacin. Llevar a cabo la Capacitacin del Talento Humano Realizar Socializacin a los directivos de la Entidad.
ETAPA 2: Diseo e Implementacin del Sistema de Control Interno. Para el Diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno, se deber llevar a cabo una evaluacin, sobre la existencia o estado del desarrollo e implementacin de cada elemento de Control en la ESE Carisma y definir la actividad y responsables del diseo, ajuste o implementacin, utilizando para ello la metodologa, procedimientos e instrumentos que para tal efecto, defina el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP. ETAPA 3: Evaluacin a la Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno. La Oficina de Control Interno, Unidad de Auditora Interna o quien haga sus veces en la ESE Carisma, llevar a cabo una evaluacin permanente a los proceso de diseo, desarrollo e implementacin del Modelo de Control Interno, garantizando con ello, la efectividad del Sistema de Control Interno de la Entidad. ETAPA 4: Normograma del Sistema de Control Interno La ESE Carisma a fin de garantizar el control de cumplimiento, deber elaborar un Normograma con las normas de carcter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulacin, que le son aplicables, verificando a travs del desarrollo del Modelo Estndar de Control Interno, el cumplimiento de todas y cada una de dichas normas, son algunas de ellas: - Ley 87 de 1993, - Resolucin 357 de 2008 - Ley 734 de 2002 - Ley 1438 de 2011 - Ley 1474 de 2011 - MECI - NTCGP 1000:2005 - SOGC - Decreto 1011 de 2008 - Resolucin 315 de 2006 - NTC ISO 1005 - Ley 872 de 2003
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

El Cdigo Disciplinario nico, Ley 734 de febrero 5 de 2002, en el numeral 32 del artculo 34, referente a los deberes de todo servidor pblico, y en el artculo 76, sobre el Control Disciplinario Interno dice que, toda entidad u organismo del Estado deber implementar u organizar una unidad u oficina de control disciplinario interno, al ms alto nivel jerrquico, encargada de adelantar la indagacin preliminar, investigar y fallar en primera instancia, los procesos disciplinarios contra los servidores pblicos de la respectiva entidad, asegurando su autonoma e independencia y el principio de segunda instancia. De acuerdo con lo anterior, es un deber para la ESE Carisma garantizar, a su interior, la funcin disciplinaria, cuyo incumplimiento generar, la responsabilidad consiguiente, de conformidad con lo previsto en los artculos 23 y 48, numeral 4, del Cdigo Disciplinario nico. A continuacin se efectuarn precisiones y recomendaciones dirigidas a implementar este proceso en la ESE Carisma. IMPLEMENTACIN U ORGANIZACIN DE LA UNIDAD U OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO a) A efectos de garantizar, tanto la autonoma de la Unidad u Oficina de Control Disciplinario Interno y el principio de segunda instancia, la cual, por regla general corresponde al nominador, as como la racionalidad de la gestin Y el mecanismo para cumplir la funcin disciplinaria, ser la conformacin de un GRUPO FORMAL DE TRABAJO, mediante acto interno del Gerente de la ESE Carisma, adscrito a una de las dependencias del segundo nivel jerrquico de la organizacin, coordinado por el Subgerente de dicha dependencia. b) En el evento en que la magnitud de la entidad o la ndole de la funcin, determinen un volumen significativo de procesos disciplinarios, que haga necesaria la creacin de una oficina disciplinaria dentro de la estructura formal de la entidad, deber adelantarse el trmite tcnico, administrativo y presupuestal necesario para formalizar, en una norma expedida por autoridad competente,(Decreto nacional, Ordenanza departamental, Acuerdo distrital o municipal, etc.) la Oficina Disciplinaria, con la denominacin que corresponda a la estructura organizacional. (Ej. Subdireccin, Divisin, Oficina, Unidad, etc. de control disciplinario interno). A dicha dependencia se asignarn los cargos que se requieran, ya sea modificando la planta de personal o reubicando internamente los ya existentes. La segunda instancia en este caso recaer igualmente en el nominador.
Cuando la entidad, cuente con una planta de personal muy reducida, que haga imposible la conformacin del grupo de trabajo, la funcin disciplinaria se ejercer, de conformidad con lo previsto en el Pargrafo 3 del artculo 76 del Cdigo Disciplinario nico, por el jefe inmediato del investigado y la segunda instancia corresponder al superior jerrquico del mismo. En este caso se entiende por jefe inmediato, a la luz de las normas de administracin de personal vigentes, el coordinador o jefe de dependencia o el jefe del organismo, segn el caso. Cuando el superior inmediato sea el jefe del organismo, la segunda instancia corresponder a la Procuradura General de la Nacin, a travs del funcionario competente en dicho organismo de control. Personal que integrara la unidad u oficina de Control Disciplinario Interno: Lder de Calidad Recurso Humano Subgerente Asistencial
Tanto en el caso en que se conforme el grupo formal en las condiciones anotadas, o se cree la dependencia estructural, el nmero de funcionarios que conformar la unidad disciplinaria as organizada, depender del promedio de procesos disciplinarios que se han venido adelantando y del respectivo estudio de cargas de trabajo. El personal de la unidad u oficina disciplinaria, que adelante la indagacin preliminar, la investigacin y el fallo, deber tener formacin acadmica no inferior al nivel profesional y deber estar nombrado en cargos de dicho nivel o niveles superiores. Competencias de la Unidad u Oficina de Control Disciplinario Interno. En cualquiera de las alternativas que se adopte para organizar o implementar la Unidad u Oficina de Control Disciplinario Interno, a la misma, le compete adelantar, tanto la indagacin preliminar, como la investigacin y el fallo de primera instancia, respecto de los servidores pblicos del organismo o entidad correspondiente. Esta competencia cubre a todos los servidores pblicos del respectivo organismo o entidad, cualquiera sea la naturaleza del cargo (empleados pblicos y trabajadores oficiales, as como empleados de libre nombramiento y remocin, de carrera administrativa, o provisionales) y cualquiera sea el nivel al cual corresponda el empleo, salvo las competencias propias de la Procuradura General de la Nacin y de otras autoridades, segn lo dispuesto en la Constitucin Poltica y en el mismo Cdigo Disciplinario nico.
En cualquier momento, la Procuradura General de la Nacin, o las Personeras Municipales o Distritales, segn el orden territorial al cual corresponda el organismo o entidad, podrn asumir la indagacin preliminar, la investigacin o el fallo, en ejercicio del poder disciplinario preferente que les otorga la ley. LA OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO Y LA OFICINA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL. En el artculo 34 del Cdigo Disciplinario, adems de contemplarse el deber de organizar la Oficina de Control Disciplinario Interno, se establece, en el numeral 31, el deber de "adoptar el Sistema de Control Interno y la funcin independiente de Auditora Interna de que trata la ley 87 de 1993 y dems normas que la modifiquen o complementen. Por el nombre dado en la ley disciplinaria, a las oficinas o unidades disciplinarias (de control interno disciplinario o de control disciplinario interno), se tiende a confundirlas con las oficinas de control interno institucional, de que trata la ley 87 de 1993. A este respecto, se debe precisar que las funciones de una y otra oficina son incompatibles entre s, pues la funcin de la Oficina de Control Interno Institucional o de gestin, en relacin con la Unidad u Oficina de Control Disciplinario Interno, es la de verificar que se ejerza adecuadamente la funcin disciplinaria; es decir, que se agoten los procedimientos sealados en el Cdigo Disciplinario, se respeten los derechos de los disciplinados, consagrados en la Constitucin Poltica y en la Ley y se den cumplimiento a los trminos establecidos en las normas disciplinarias, pero en ningn momento, la de adelantar los procesos disciplinarios. ABSOLUCIN DE CONSULTAS Las inquietudes en relacin con las competencias de la Unidad u Oficina de Control Disciplinario interno, frente a las competencias de la Oficina de Control Interno Institucional o de Gestin, sern absueltas por Direccin de Polticas de Control Interno Estatal y Racionalizacin de Trmites, del DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA, quien efectuar las precisiones que se requieran al respecto, sin perjuicio de las competencias de la Procuradura General de la Nacin. DEBIDO PROCESO. El sujeto disciplinable deber ser investigado por funcionario competente y con la observancia formal y material de las normas que determinen la ritualidad del proceso, en los trminos de este manual y de la ley que establezca la estructura y organizacin del Ministerio Pblico. (Ley 734 de 02 y 1474 de 2011). DERECHOS. Adems de los contemplados en la Constitucin, la ley y los reglamentos, son derechos de todo servidor pblico:
1. Percibir puntualmente la remuneracin fijada o convenida para el respectivo cargo o funcin. 2. Disfrutar de la seguridad social, en la forma y condiciones previstas en la ley. 3. Recibir capacitacin para el mejor desempeo de sus funciones. 4. Participar en todos los programas de bienestar social, que para los servidores pblicos y sus familiares, establezca el Estado y la ESE Carisma, tales como los de vivienda, educacin, recreacin, cultura, deporte y vacacionales. 5. Disfrutar de estmulos e incentivos, conforme a las disposiciones legales o convencionales vigentes. 6. Obtener permisos y licencias en los casos previstos en la ley. 7. Recibir tratamiento corts, con arreglo a los principios bsicos de las relaciones humanas. 8. Participar en concursos, que le permitan obtener promociones dentro del servicio. 9. Obtener el reconocimiento y pago oportuno de las prestaciones consagradas en los regmenes generales y especiales. 10. Los derechos consagrados en la Constitucin, los tratados internacionales ratificados por el Congreso, las leyes, las ordenanzas, los acuerdos municipales, los reglamentos y manuales de funciones, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo. DEBERES. Son deberes de todo servidor pblico: 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitucin, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los dems ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las rdenes superiores, emitidas por funcionario competente. Los deberes consignados en la Ley 190 de 1995 se integrarn a este cdigo. 2. Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad, el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisin, que cause la suspensin o perturbacin injustificada de un servicio esencial, o que implique abuso indebido del cargo o funcin. 3. Formular, decidir oportunamente o ejecutar los planes de desarrollo y los presupuestos, y cumplir las leyes y normas que regulan el manejo de los recursos econmicos pblicos, o afectos al servicio pblico. 4. Utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeo de su empleo, cargo o funcin, las facultades que le sean atribuidas, o la informacin reservada a que tenga acceso por razn de su funcin, en forma exclusiva para los fines a que estn afectos. 5. Custodiar y cuidar la documentacin e informacin, que por razn de su empleo, cargo o funcin, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebidos.
6. Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud, a las personas con que tenga relacin, por razn del servicio. 7. Cumplir las disposiciones que sus superiores jerrquicos, adopten en ejercicio de sus atribuciones, siempre que no sean contrarias a la Constitucin Nacional y a las leyes vigentes, y atender los requerimientos y citaciones de las autoridades competentes. 8. Desempear el empleo, cargo o funcin, sin obtener o pretender beneficios adicionales a las contraprestaciones legales y convencionales, cuando a ellas tenga derecho. 9. Acreditar los requisitos exigidos por la ley, para la posesin y el desempeo del cargo. 10. Realizar personalmente las tareas que le sean confiadas, responder por el ejercicio de la autoridad que se le delegue, as como por la ejecucin de las rdenes que imparta, sin que en las situaciones anteriores, quede exento de la responsabilidad que le incumbe, por la correspondiente a sus subordinados 11. Dedicar la totalidad del tiempo reglamentario de trabajo, al desempeo de las funciones encomendadas, salvo las excepciones legales. 12. Resolver los asuntos en el orden en que hayan ingresado al despacho, salvo prelacin legal o urgencia manifiesta. 13. Motivar las decisiones que lo requieran, de conformidad con la ley. 14. Registrar en la oficina de recursos humanos, o en la que haga sus veces, su domicilio o direccin de residencia y telfono, y dar aviso oportuno de cualquier cambio. 15. Ejercer sus funciones, consultando permanentemente los intereses del bien comn, y teniendo siempre presente, que los servicios que presta, constituyen el reconocimiento y efectividad de un derecho y buscan la satisfaccin de las necesidades generales de todos los ciudadanos. 16. Permitir a los representantes del Ministerio Pblico, fiscales, jueces y dems autoridades competentes. el acceso inmediato a los lugares donde deban adelantar sus actuaciones e investigaciones y el examen de los libros de registro, documentos y diligencias correspondientes. As mismo, prestarles la colaboracin necesaria para el desempeo de sus funciones. 17. Permanecer en el desempeo de sus labores, mientras no se haya hecho cargo de ellas quien deba reemplazarlo, salvo autorizacin legal, reglamentaria, o de quien deba proveer el cargo. 18. Hacer los descuentos conforme a la ley o a las rdenes de autoridad judicial y girar en el trmino que seale la ley o la autoridad judicial, los dineros correspondientes. 19. Dictar los reglamentos o manuales de funciones de la entidad, as como los internos, sobre el trmite del derecho de peticin. 20. Calificar a los funcionarios o empleados, en la oportunidad y condiciones previstas por la ley o el reglamento. 21. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados. 22. Responder por la conservacin de los tiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administracin y rendir cuenta oportuna de su utilizacin.
23. Explicar inmediata y satisfactoriamente al nominador, a la Procuradura General de la Nacin o a la personera, cuando estos lo requieran, la procedencia del incremento patrimonial obtenido durante el ejercicio del cargo, funcin o servicio. 24. Denunciar los delitos, contravenciones y faltas disciplinarias de los cuales tuviere conocimiento, salvo las excepciones de ley. 25. Poner en conocimiento del superior, los hechos que puedan perjudicar el funcionamiento de la administracin y proponer las iniciativas que estime tiles para el mejoramiento del servicio. 26. Publicar en las dependencias de la respectiva entidad, en sitio visible, una vez por mes, en lenguaje sencillo y accesible al ciudadano comn, una lista de las licitaciones declaradas desiertas y de los contratos adjudicados, que incluir el objeto y valor de los mismos y el nombre del adjudicatario. 27. Hacer las apropiaciones en los presupuestos y girar directamente a las contraloras departamentales y municipales, como a la Contralora General de la Repblica y las Personeras Municipales y Distritales, dentro del trmino legal, las partidas por concepto de la cuota de vigilancia fiscal, siempre y cuando lo permita el flujo de caja. 28. Controlar el cumplimiento de las finalidades, objetivos, polticas y programas, que deban ser observados por los particulares, cuando se les atribuyan funciones pblicas. 29. Ordenar, en su condicin de jefe inmediato, adelantar el trmite de jurisdiccin coactiva, en la respectiva entidad, para el cobro de la sancin de multa, cuando el pago no se hubiere efectuado oportunamente. 30. Ejercer, dentro de los trminos legales, la jurisdiccin coactiva, para el cobro de las sanciones de multa. 31. Adoptar el Sistema de Control Interno y la funcin independiente de Auditora Interna, que trata la Ley 87 de 1993 y dems normas que la modifiquen o complementen. 32. Implementar el Control Interno Disciplinario al ms alto nivel jerrquico del organismo o entidad pblica, asegurando su autonoma e independencia y el principio de segunda instancia, de acuerdo con las recomendaciones que para el efecto seale el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, siempre y los recursos presupuestales para el efecto. 33. Adoptar el Sistema de Contabilidad Pblica y el Sistema Integrado de Informacin Financiera SIIF, as como los dems sistemas de informacin a que se encuentre obligada la administracin pblica, siempre y cuando existan los recursos presupuestales para el efecto. 34. Recibir, tramitar y resolver las quejas y denuncias, que presenten los ciudadanos en ejercicio de la vigilancia de la funcin administrativa del Estado. 35. Ofrecer garantas a los servidores pblicos o a los particulares que denuncien acciones u omisiones antijurdicas de los superiores, subalternos o particulares, que administren recursos pblicos o ejerzan funciones pblicas. 36. Publicar mensualmente en las dependencias de la respectiva entidad, en lugar visible y pblico, los informes de gestin, resultados, financieros y contables que se determinen
por autoridad competente, para efectos del control social de que trata la Ley 489 de 1998 y dems normas vigentes. 37. Crear y facilitar la operacin de mecanismos de recepcin y emisin permanente de informacin a la ciudadana, que faciliten a sta, el conocimiento peridico de la actuacin administrativa, los informes de gestin y los ms importantes proyectos a desarrollar. 38. Actuar con imparcialidad, asegurando y garantizando los derechos de todas las personas, sin ningn gnero de discriminacin, respetando el orden de inscripcin, ingreso de solicitudes y peticiones ciudadanas, acatando los trminos de ley. 39. Acatar y poner en prctica, los mecanismos que se diseen para facilitar la participacin de la comunidad, en la planeacin del desarrollo, la concertacin y la toma de decisiones en la gestin administrativa, de acuerdo a lo preceptuado en la ley. 40. Capacitarse y actualizarse en el rea donde desempea su funcin. LA FALTA DISCIPLINARIA. Constituye falta disciplinaria, y por lo tanto da lugar a la accin e imposicin de la sancin correspondiente, la incursin en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en este manual, que conlleve al incumplimiento de deberes, extralimitacin en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones y violacin del rgimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, sin estar amparado por cualquiera de las causales de exclusin de responsabilidad contempladas en el artculo 28 de la ley 734 de 2002.
FALTAS GRAVSIMAS. Son faltas gravsimas las siguientes:

1. Realizar objetivamente una descripcin tpica consagrada en la ley como delito sancionable a ttulo de dolo, cuando se cometa en razn, con ocasin o como consecuencia de la funcin o cargo, o abusando del mismo. 2. Obstaculizar en forma grave la o las investigaciones que realicen las autoridades administrativas, jurisdiccionales o de control. 3. Dar lugar a que por culpa gravsima se extraven, pierdan o daen bienes del Estado o a cargo del mismo, o de empresas o instituciones en que este tenga parte o bienes de particulares cuya administracin o custodia se le haya confiado por razn de sus funciones, en cuanta igual o superior a quinientos (500) salarios mnimos legales mensuales. Incrementar injustificadamente el patrimonio, directa o indirectamente, en favor propio o de un tercero, permitir o tolerar que otro lo haga. 4. Omitir, retardar y obstaculizar la tramitacin de la actuacin disciplinaria originada en faltas gravsimas cometidas por los servidores pblicos u omitir o retardar la denuncia de faltas gravsimas o delitos dolosos, preterintencionales o culposos investigables de oficio de que tenga conocimiento en razn del cargo o funcin.
5. Realizar cualquiera de los actos mencionados a continuacin con la intencin de destruir, total o parcialmente, a un grupo nacional, tnico, racial, religioso, poltico o social: a) Lesin a la integridad fsica o mental de los miembros del grupo; b) Sometimiento intencional del grupo a condiciones de existencia que hayan de acarrear su destruccin fsica, total o parcial; c) Medidas destinadas a impedir los nacimientos en el seno del grupo; d) Traslado por la fuerza de miembros del grupo a otro. 6. Ocasionar, con el propsito de destruir total o parcialmente un grupo nacional, tnico, racial, religioso, poltico o colectividad con identidad propia, fundada en motivos polticos, por razn de su pertenencia al mismo, la muerte de uno o varios de sus miembros. 7. Incurrir en graves violaciones al derecho internacional humanitario. 8. Someter a una o varias personas, a privacin de la libertad, cualquiera que sea la forma, seguida de su ocultamiento y de la negativa a reconocer dicha privacin o de dar informacin sobre su paradero, sustrayndola del amparo de la ley. 9. Infligir a una persona dolores o sufrimientos fsicos o psquicos, con el fin de obtener de ella o de un tercero informacin o confesin, de castigarla por un acto por ella cometido o que se sospeche que ha cometido o de intimidarla o coaccionarla por cualquier razn que comporte algn tipo de discriminacin. 10. Ocasionar, mediante violencia u otros actos coactivos dirigidos contra un sector de la poblacin, que uno o varios de sus miembros cambie el lugar de su residencia. 11. Ocasionar la muerte en forma deliberada, por causa de sus opiniones o actividades polticas, creencias religiosas, raza, sexo, color o idioma 12. Fomentar o ejecutar actos tendientes a la formacin o subsistencia de grupos armados al margen de la ley; o promoverlos, auspiciarlos, financiarlos, organizarlos, instruirlos, dirigirlos o colaborar con ellos. 13. Privar de la libertad a una o varias personas y condicionar la vida, la seguridad y la libertad de sta o stas, a la satisfaccin de cualquier tipo de exigencias. 14. Privar ilegalmente de la libertad a una persona. 15. Retardar injustificadamente la conduccin de una persona capturada, detenida o condenada, al lugar de destino, o no ponerla a rdenes de la autoridad competente, dentro del trmino legal. 16. Atentar, con cualquier propsito, contra la inviolabilidad de la correspondencia y dems formas de comunicacin, u obtener informacin o recaudar prueba con desconocimiento de los derechos y garantas constitucionales y legales. 17. Actuar u omitir, a pesar de la existencia de causales de incompatibilidad, inhabilidad y conflicto de intereses, de acuerdo con las previsiones constitucionales y legales. Nombrar, designar, elegir, postular o intervenir en la postulacin de una persona, en quien concurra causal de inhabilidad, incompatibilidad, o conflicto de intereses.
18. Contraer obligaciones con personas naturales o jurdicas con las cuales se tengan relaciones oficiales, en razn del cargo que desempea, violando el rgimen de inhabilidades e incompatibilidades sealados en las normas vigentes. 19 Amenazar o agredir gravemente a las autoridades legtimamente constituidas, en ejercicio o con relacin a las funciones. 20. Autorizar u ordenar la utilizacin indebida, o utilizar indebidamente rentas que tienen destinacin especfica, en la Constitucin o en la ley. 21. Autorizar o pagar gastos por fuera de los establecidos en el artculo 346 de la Constitucin Poltica. 22. Asumir compromisos sobre apropiaciones presupuestales inexistentes o en exceso del saldo disponible de apropiacin o que afecten vigencias futuras, sin contar con las autorizaciones pertinentes. 23. Ordenar o efectuar el pago de obligaciones en exceso del saldo disponible, en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC). 24. No incluir en el presupuesto las apropiaciones necesarias y suficientes, cuando exista la posibilidad, para cubrir el dficit fiscal, servir la deuda pblica y atender debidamente el pago de sentencias, crditos judicialmente reconocidos, laudos arbitrales, conciliaciones y servicios pblicos domiciliarios. 25. No adoptar las acciones establecidas en el estatuto orgnico del presupuesto, cuando las apropiaciones de gasto sean superiores al recaudo efectivo de los ingresos. 26. No llevar en debida forma, los libros de registro de la ejecucin presupuestal de ingresos y gastos, ni los de contabilidad financiera. 27. Efectuar inversin de recursos pblicos, en condiciones que no garanticen, necesariamente y en orden de precedencia, liquidez, seguridad y rentabilidad del mercado. 28. No efectuar oportunamente e injustificadamente, salvo la existencia de acuerdos especiales de pago, los descuentos o no realizar puntualmente los pagos por concepto de aportes patronales o del servidor pblico, para los sistemas de pensiones, salud y riesgos profesionales, del sistema integrado de seguridad social, o, respecto de las cesantas, no hacerlo en el plazo legal sealado y en el orden estricto en que se hubieren radicado las solicitudes. De igual forma, no presupuestar ni efectuar oportunamente, el pago por concepto de aportes patronales, correspondiente al 3% de las nminas de los servidores pblicos al ICBF. 29. Celebrar contrato de prestacin de servicios, cuyo objeto sea el cumplimiento de funciones pblicas o administrativas, que requieran dedicacin de tiempo completo e impliquen subordinacin y ausencia de autonoma respecto del contratista, salvo las excepciones legales. 30. Intervenir en la tramitacin, aprobacin, celebracin o ejecucin de contrato estatal, con persona que est incursa en causal de incompatibilidad o inhabilidad prevista en la Constitucin o en la ley, o con omisin de los estudios tcnicos, financieros y jurdicos previos, requeridos para su ejecucin o sin la previa obtencin de la correspondiente licencia ambiental.
31. Participar en la etapa precontractual o en la actividad contractual, en detrimento del patrimonio pblico, o con desconocimiento de los principios que regulan la contratacin estatal y la funcin administrativa, contemplados en la Constitucin y en la ley. 32. Declarar la caducidad de un contrato estatal o darlo por terminado, sin que se presenten las causales previstas en la ley para ello. 33. Aplicar la urgencia manifiesta para la celebracin de los contratos, sin existir las causales previstas en la ley. 34. No exigir, al supervisor o al interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas tcnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfaccin, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. Tambin ser falta gravsima omitir el deber de informar a la entidad contratante, los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupcin, tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento. 35. Dar lugar a la configuracin del silencio administrativo positivo. 36. No instaurarse en forma oportuna por parte del Representante Legal de la entidad, en el evento de proceder, la accin de repeticin contra el funcionario, ex funcionario o particular, en ejercicio de funciones pblicas, cuya conducta haya generado conciliacin o condena de responsabilidad contra el Estado. 37. Proferir actos administrativos, por fuera del cumplimiento del deber, con violacin de las disposiciones constitucionales o legales, referentes a la proteccin de la diversidad tnica y cultural de la Nacin, de los recursos naturales y del medio ambiente, originando un riesgo grave para las etnias, los pueblos indgenas, la salud humana o la preservacin de los ecosistemas naturales o el medio ambiente. 38. Omitir o retardar injustificadamente el ejercicio de las funciones propias de su cargo, permitiendo que se origine un riesgo grave o un deterioro de la salud humana, el medio ambiente o los recursos naturales. 39. Utilizar el cargo para participar en las actividades de los partidos y movimientos polticos y en las controversias polticas, sin perjuicio de los derechos previstos en la Constitucin y la ley. 40. Utilizar el empleo para presionar a particulares o subalternos, a respaldar una causa o campaa poltica o influir en procesos electorales, de carcter poltico partidista. 41. Ofrecer el servidor pblico, directa o indirectamente, la vinculacin de recomendados a la administracin o la adjudicacin de contratos a favor de determinadas personas, con ocasin o por razn del trmite de un proyecto legislativo de inters para el Estado o solicitar a los congresistas, diputados o concejales tales prebendas, aprovechando su intervencin en dicho trmite. 42. Influir en otro servidor pblico, prevalindose de su cargo o de cualquier otra situacin o relacin derivada de su funcin o jerarqua, para conseguir una actuacin, concepto o decisin, que le pueda generar directa o indirectamente, beneficio de cualquier orden para s o para un tercero. Igualmente, ofrecerse o acceder a realizar la conducta anteriormente descrita.
43. Causar dao a los equipos estatales de informtica, alterar, falsificar, introducir, borrar, ocultar o desaparecer informacin en cualquiera de los sistemas de informacin oficial contenida en ellos o en los que se almacene o guarde la misma, o permitir el acceso a ella a personas no autorizadas. 44. Favorecer en forma deliberada el ingreso o salida de bienes del territorio nacional, sin el lleno de los requisitos exigidos por la legislacin aduanera. 45. Ejercer actividades o recibir beneficios de negocios incompatibles con el buen nombre y prestigio de la institucin a la que pertenece. 46. No declararse impedido oportunamente, cuando exista la obligacin de hacerlo, demorar el trmite de las recusaciones, o actuar despus de separado del asunto. 47. Violar la reserva de la investigacin y de las dems actuaciones, sometidas a la misma restriccin. 48. Consumir, en el sitio de trabajo o en lugares pblicos, sustancias prohibidas que produzcan dependencia fsica o squica, asistir al trabajo en tres o ms ocasiones en estado de embriaguez o bajo el efecto de estupefacientes. Cuando la conducta no fuere reiterada conforme a la modalidad sealada, ser calificada como grave. 49. Las dems conductas que en la Constitucin o en la ley hayan sido previstas con sancin de remocin o destitucin, o como causales de mala conducta. 50. Ejecutar por razn o con ocasin del cargo, en provecho suyo o de terceros, actos, acciones u operaciones o incurrir en omisiones tendientes a la evasin de impuestos, cualquiera que sea su naturaleza o denominacin, o violar el rgimen aduanero o cambiario. 51. Adquirir directamente o por interpuesta persona, bienes que deban ser enajenados en razn de las funciones de su cargo, o hacer gestiones para que otros los adquieran. 52. No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pblica, de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contadura General de la Nacin y no observar las polticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pblica se expidan, con el fin de producir informacin confiable, oportuna y veraz. 53. Desacatar las rdenes e instrucciones contenidas en las Directivas Presidenciales, cuyo objeto sea la promocin de los derechos humanos y la aplicacin del Derecho Internacional Humanitario, el manejo del orden pblico o la congelacin de nminas oficiales, dentro de la rbita de su competencia. 54. No resolver la consulta sobre la suspensin provisional en los trminos de ley. 55. El abandono injustificado del cargo, funcin o servicio. 56. Suministrar datos inexactos o documentacin con contenidos que no correspondan a la realidad, para conseguir posesin, ascenso o inclusin en carrera administrativa. 57. No enviar a la Procuradura General de la Nacin, dentro de los cinco das siguientes a la ejecutoria del fallo judicial, administrativo o fiscal, salvo disposicin en contrario, la informacin que de acuerdo con la ley, los servidores pblicos estn obligados a remitir, referida a las sanciones penales y disciplinarias impuestas, y a las causas de inhabilidad
que se deriven de las relaciones contractuales con el Estado, de los fallos con responsabilidad fiscal, de las declaraciones de prdida de investidura y de las condenas proferidas en ejercicio de la accin de repeticin o del llamamiento en garanta. 58. Omitir, alterar o suprimir la anotacin en el registro de antecedentes, de las sanciones o causas de inhabilidad que, de acuerdo con la ley, las autoridades competentes informen a la Procuradura General de la Nacin, o hacer la anotacin tardamente. 59. Ejercer funciones propias del cargo pblico desempeado, o cumplir otras en cargo diferente, a sabiendas de la existencia de decisin judicial o administrativa, de carcter cautelar o provisional, de suspensin en el ejercicio de las mismas. 60. Ejercer las potestades que su empleo o funcin le concedan para una finalidad distinta a la prevista en la norma otorgante. 61. Ejercer las funciones con el propsito de defraudar otra norma de carcter imperativo. 62. Incurrir injustificadamente en mora sistemtica, en la sustanciacin y fallo de los negocios asignados. Se entiende por mora sistemtica, el incumplimiento por parte de un servidor pblico de los trminos fijados por ley o reglamento interno, en la sustanciacin de los negocios a l asignados, en una proporcin que represente el veinte por ciento (20%) de su carga laboral. 63. No asegurar por su valor real los bienes del Estado ni hacer las apropiaciones presupuestales pertinentes. 64. No dar cumplimiento a las funciones relacionadas con la prevencin y atencin de desastres. 64. Sin perjuicio de la adopcin de las medidas previstas en la Ley 1010 de 2006, cometer, directa o indirectamente, con ocasin de sus funciones o excedindose en el ejercicio de ellas, acto arbitrario e injustificado contra otro servidor pblico que haya denunciado hechos de corrupcin. Adems de las faltas anteriores que resulten compatibles con su naturaleza, tambin sern faltas gravsimas para los funcionarios y empleados judiciales, el incumplimiento de los deberes y la incursin en las prohibiciones contemplados en los artculos 153, numeral 21 y 154, numerales 8, 14, 15, 16 y 17, de la Ley Estatutaria de la Administracin de Justicia. Tambin lo ser la incursin en la prohibicin de que da cuenta el numeral 3 del artculo 154 ibdem cuando la mora supere el trmino de un ao calendario. PARGRAFO 3o. Tambin ser falta gravsima la incursin en la prohibicin de que da cuenta el numeral 10 del artculo 154 ibdem cuando el compromiso por votar o escoger una determinada persona se realiza entre varios funcionarios o empleados a cambio del apoyo a otro u otros, de una decisin o de la obtencin de un beneficio cualquiera. PARGRAFO 4o. Tambin sern faltas gravsimas para los servidores pblicos que ejerzan direccin, administracin, control y vigilancia sobre las instituciones penitenciarias y carcelarias: a) Procurar o facilitar la fuga de un interno o dar lugar a ella; b) Introducir o permitir el ingreso, fabricar, comercializar armas, municiones, explosivos, bebidas embriagantes, estupefacientes o sustancias psicotrpicas o insumos para su fabricacin;
c) Introducir o permitir el ingreso de elementos de comunicacin no autorizados, tales como telfonos, radios, radiotelfonos, buscapersonas, similares y accesorios; d) Contraer deudas o efectuar negocios de cualquier ndole con los reclusos o con sus familiares; e) Facilitar a los internos las llaves o implementos de seguridad que permitan el acceso a las dependencias del establecimiento; f) Llevar a los internos a lugares diferentes del sealado en la orden de remisin o desviarse de la ruta fijada sin justificacin; g) Dejar de hacer las anotaciones o registros que correspondan en los libros de los centros de reclusin o no rendir o facilitar los informes dispuestos por la ley o los reglamentos a la autoridad competente sobre novedades, incautaciones de elementos prohibidos, visitas, llamadas telefnicas y entrevistas; h) Ceder, ocupar o dar destinacin diferente sin autorizacin legal, a las Casas Fiscales; i) Realizar actos o manifestaciones, que pongan en peligro el orden interno, la seguridad del establecimiento de reclusin o la tranquilidad de los internos; j) Negarse a cumplir las remisiones o impedirlas, interrumpir los servicios de vigilancia de custodia, tomarse o abandonar las garitas irregularmente, bloquear el acceso a los establecimientos, obstaculizar visitas de abogados o visitas de otra ndole legalmente permitidas; k) Tomar el armamento, municiones y dems elementos para el servicio, sin la autorizacin debida o negarse a entregarlos cuando sean requeridos legalmente; l) Permanecer irreglamentariamente en las instalaciones; m) Disponer la distribucin de los servicios sin sujecin a las normas o a las rdenes superiores; n) Actuar tumultuariamente, entorpeciendo el normal y libre funcionamiento de los establecimientos de reclusin; o) Causar destrozos a los bienes afectos a la custodia o inherentes al servicio; p) Retener personas; q) Intimidar con armas y proferir amenazas y en general; r) Preparar o realizar hechos que afecten o pongan en peligro la seguridad de los funcionarios, de los reclusos, de los particulares o de los centros carcelarios; s) Declarar, incitar, promover huelgas o paros, apoyarlos o intervenir en ellos o suspender, entorpecer los servicios y el normal desarrollo de las actividades del centro de reclusin en cualquiera de sus dependencias; t) Establecer negocios particulares en dependencias de establecimientos carcelarios.
CONTROL INTERNO CONTABLE

Por medio de esta manual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluacin a la Contadura General de la Nacin, en la ESE Carisma. Este manual recoge la legislacin vigente en este tema: Numeral 52 del artculo 48, de la ley 734 de 2002. Resolucin 248 de 2007 Resolucin 357 de 2007
Este manual de basa adems en: Que en el marco del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 es necesario implementar controles al proceso contable pblico, para que la informacin contable de las entidades logre las caractersticas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pblico. Que es necesario evaluar la efectividad de las acciones mnimas de control que deben realizar los responsables de la informacin financiera, econmica, social y ambiental en los entes pblicos, con el fin de garantizar razonablemente la produccin de informacin contable confiable, relevante y comprensible. Que el procedimiento para la implementacin de controles al proceso contable pblico debe ser aplicado por los entes pblicos incluidos en el mbito de aplicacin del Rgimen de Contabilidad Pblica, de conformidad con lo dispuesto en la Resolucin 354 de 2007 y en las dems normas que la modifiquen o la sustituyan. Que para efectos administrativos, los jefes de control interno, auditores o quienes hagan sus veces, de conformidad con lo establecido en la Ley 87 de 1993, tendrn la responsabilidad de evaluar la implementacin y efectividad del control interno contable, necesario para generar la informacin financiera, econmica, social y ambiental de la entidad contable pblica, con las caractersticas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pblica. Que de conformidad con el inciso 2 del artculo 3 de la Resolucin 248 de 2007, o las posteriores que la modifiquen o sustituyan, son responsables del informe anual de evaluacin del control interno contable el representante legal y el jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces.
ASPECTOS INTRODUCTORIOS. Estos procedimientos orientan a los responsables de la informacin financiera, econmica, social y ambiental en la ESE Carisma para que adelanten las gestiones administrativas necesarias, que conduzcan a garantizar la produccin de informacin con las caractersticas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pblica. La informacin contable debe servir de instrumento para que los diferentes fundamenten sus decisiones relacionadas con el control y optimizacin de los pblicos, en procura de una gestin pblica eficiente y transparente, para lo deber revelar informacin que interprete la realidad financiera, econmica, ambiental. usuarios recursos cual, se social y
Toda la informacin revelada en los estados contables, debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que acrediten y confirmen su confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, observando siempre, la aplicacin estricta del Rgimen de Contabilidad Pblica, para el reconocimiento y revelacin de las transacciones, hechos y operaciones realizadas en la ESE Carisma. Control Interno Contable. Proceso que bajo la responsabilidad del representante legal de la ESE Carisma, as como de los directivos de primer nivel, responsables de las reas contables, se adelanta en la ESE Carisma, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificacin de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar razonablemente que la informacin financiera, econmica, social y ambiental, cumpla con las caractersticas cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el Rgimen de Contabilidad Pblica. Objetivos del control interno contable. Son objetivos del control interno contable los siguientes: a. Generar informacin contable con las caractersticas de confiabilidad, comprensibilidad y relevancia, en procura de lograr la gestin eficiente, transparencia, control de los recursos pblicos y rendicin de cuentas, como propsitos del Sistema Nacional de Contabilidad Pblica. b. Establecer compromisos que orientan el accionar administrativo de la entidad, en trminos de informacin contable confiable, relevante y comprensible. c. Promover la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable.
d. Garantizar que la informacin financiera, econmica, social y ambiental de la ESE Carisma, se reconozca y revele con sujecin al Rgimen de Contabilidad Pblica. e. Identificar el proceso Contable, dentro del flujo de procesos de la entidad, definiendo sus objetivos bajo los principios de economa, eficiencia, eficacia, celeridad y publicidad. f. Administrar los riesgos de ndole contable de la entidad, a fin de preservar la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la informacin, como producto del proceso contable. g. Definir e implementar los controles que sean necesarios para que se lleven a cabo las diferentes actividades del proceso contable pblico, en forma adecuada, con el fin de administrar los riesgos de ndole contable identificados. h. Garantizar la existencia y efectividad de controles eficientes, eficaces y econmicos, en los trminos del artculo 9 de la Ley 87 de 1993 y en las dems normas que la modifiquen o la sustituyan. i. Verificar las polticas de operacin para el desarrollo de la funcin contable; el diseo del proceso contable, sus controles y acciones de prevencin, en relacin con los riesgos de ndole contable; y la existencia de indicadores que permitan evaluar permanentemente la gestin y los resultados de la entidad. j. Garantizar la generacin y difusin de informacin contable necesaria para el cumplimiento de los objetivos de gestin pblica, control pblico, divulgacin y cultura. k. Establecer los medios necesarios que permitan una efectiva comunicacin interna y externa, de la informacin contable. l. Adelantar evaluaciones permanentes a la ejecucin del proceso contable y a sus resultados, por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, relacionados con el proceso contable, para que se lleven a cabo las acciones de mejoramiento pertinentes. m. Garantizar la realizacin de evaluaciones independientes al Control Interno Contable, en forma oportuna y eficaz, por la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. n. Establecer los elementos bsicos de evaluacin y seguimiento permanente, que deben realizar los jefes de control interno, respecto de la existencia y efectividad de los controles al proceso contable, necesarios para mantener la calidad de la informacin financiera, econmica, social y ambiental de la ESE Carisma. o. Garantizar la operacin del proceso contable, con base en las diferentes disposiciones de orden constitucional, legal y reglamentaria que le son propias. p. Asegurar la produccin de informacin contable uniforme, con destino a los diferentes usuarios, de acuerdo con sus objetivos de gestin pblica, control pblico, y divulgacin y cultura. q. Procurar por el cumplimiento de las normas relacionadas, con el mejoramiento de la calidad de la informacin contable.
Evaluacin del Control Interno Contable. Es la medicin o valoracin que se hace al Control Interno, en el proceso contable de la ESE Carisma, con el propsito de determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar, y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y econmicas, en la prevencin y neutralizacin del riesgo inherente a la gestin contable. En ejercicio de la autoevaluacin como fundamento del control interno, los contadores bajo cuya responsabilidad se produce informacin contable, y los dems servidores pblicos de las diferentes reas que generan hechos, transacciones y operaciones susceptibles de reconocer contablemente, son responsables, en lo que corresponda, por la operatividad eficiente del proceso contable, actividades y tareas a su cargo; por la supervisin continua a la eficacia de los controles integrados; y por desarrollar la autoevaluacin permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia a la cual pertenecen. En trminos de la evaluacin independiente, la evaluacin del control interno contable en la entidad, corresponde al Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, de conformidad con lo establecido en el Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno, adoptado mediante la Resolucin 142 de 2005, expedido por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Riesgos de ndole Contable. Representa la posibilidad de ocurrencia de eventos, tanto internos como externos, que tienen la probabilidad de afectar o impedir el logro de informacin contable con las caractersticas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. El riesgo de ndole contable se materializa, cuando los hechos econmicos, financieros, sociales y ambientales, no se incluyan en el proceso contable o, habiendo sido incluidos, no cumplan con lo dispuesto en el Rgimen de Contabilidad Pblica. ASPECTOS CONCEPTUALES RELACIONADOS CON EL PROCESO CONTABLE. De conformidad con el Plan General de Contabilidad Pblica, el proceso contable se define, como un conjunto ordenado de etapas, que se concretan en el reconocimiento y la revelacin de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales, que afectan la situacin, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de la ESE Carisma. Para ello, el proceso contable captura datos de la realidad econmica y jurdica de la ESE Carisma, los analiza metodolgicamente, realiza procesos de medicin de las magnitudes de los recursos de que tratan los datos, los incorpora en su estructura de clasificacin cronolgica y conceptual, los representa por medio de instrumentos como la partida doble y la base del
devengo o causacin en su estructura de libros, y luego los agrega y sintetiza, convirtindolos en estados, informes y reportes contables, que son tiles para el control y la toma de decisiones sobre los recursos, por parte de diversos usuarios. El desarrollo del proceso contable pblico, implica la observancia del conjunto de principios, normas tcnicas y procedimientos de contabilidad, contenidos en el Rgimen de Contabilidad Pblica. La identificacin de las diferentes etapas del proceso contable, las actividades que las conforman, as como los riesgos y controles asociados a cada una de ellas, constituye una accin administrativa de primer orden, para efectos de garantizar la calidad de los estados, informes y reportes contables. Con base en estas generalidades, y de acuerdo con las particularidades de los diferentes sistemas contables derivados de la naturaleza misma de las entidades pblicas, se debern identificar especficamente las situaciones a que se encuentran sometidas, para luego, con base en stas, establecer los controles que solucionen o minimicen los problemas identificados. Por lo anterior, a continuacin se definen cada una de las actividades y se sealan posteriormente, en trminos generales, las diferentes situaciones que comprometen la razonabilidad de la informacin. Etapas y actividades del proceso contable. Las etapas y actividades del proceso contable son: Reconocimiento. De conformidad con el Plan General de Contabilidad Pblica, es la etapa de captura de los datos de la realidad econmica y jurdica, su anlisis desde la ptica del origen y la aplicacin de recursos y el proceso de su incorporacin a la estructura sistemtica de clasificacin cronolgica y conceptual de la contabilidad, para lo cual se requiere adelantar procesos de medicin, que consisten en la tasacin de las magnitudes fsicas o monetarias de los recursos que permiten incorporar y homogeneizar los atributos de los hechos acaecidos en la realidad y su impacto para la entidad que desarrolla el proceso contable. Esta etapa incluye el reconocimiento inicial de las transacciones, hechos u operaciones, as como las posteriores actualizaciones de valor. La informacin presupuestaria es un insumo bsico de la etapa de reconocimiento en el proceso contable. La etapa de reconocimiento se materializa con la ejecucin de las siguientes actividades:
Identificacin. Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos, transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera, econmica, social y ambiental, y por lo tanto debe ser objeto de reconocimiento y revelacin. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones, sean incorporados al proceso contable. Clasificacin. Actividad en la que, de acuerdo con las caractersticas del hecho, transaccin u operacin, se determina en forma cronolgica su clasificacin conceptual, segn el Catlogo General de Cuentas. En esta actividad, se debe evaluar que el hecho financiero, econmico, social y ambiental a registrar, cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica. Registro y ajustes. Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectan los registros en los libros respectivos. Corresponde tambin a la verificacin de la informacin producida durante las actividades precedentes del proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelacin en los estados, informes y reportes contables, para determinar as las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones, los cuales deben registrarse atendiendo lo dispuesto en el Rgimen de Contabilidad Pblica. Para efectos del Registro, la ESE Carisma debe establecer las bases de valuacin que sean aplicables, en aras de tasar adecuadamente las magnitudes fsicas o monetarias de los recursos. Revelacin. Segn el Plan General de Contabilidad Pblica, es la etapa que sintetiza y representa la situacin, los resultados de la actividad y la capacidad de prestacin de servicios o generacin de flujos de recursos, en estados, informes y reportes contables confiables, relevantes y comprensibles. Para garantizar estas caractersticas de los estados, informes y reportes contables, la revelacin implica la presentacin del conjunto de criterios o pautas particulares, seguidas en la etapa previa de reconocimiento, as como la manifestacin de la informacin necesaria para la comprensin de la realidad que razonablemente representa la informacin contable pblica. Los estados, informes y reportes contables, se refieren a entidades contables pblicas individuales agregadas y consolidadas. El Contador General de la Nacin es responsable por la consolidacin de los estados, informes y reportes contables de la Nacin, con los de las entidades descentralizadas territorialmente y por servicios. Hacen parte de la etapa de revelacin las siguientes actividades: Elaboracin de los estados, informes y reportes contables. Actividad mediante la cual, se concreta el resultado del proceso contable, expresado en el diseo y entrega oportuna de los estados, informes y reportes contables, los cuales deben contener la discriminacin bsica y adicional que sea necesaria, para una adecuada interpretacin
cuantitativa y cualitativa de los hechos, transacciones y operaciones realizadas, permitiendo a los usuarios, construir indicadores de seguimiento y evaluacin, de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de los planes, programas y proyectos de la ESE Carisma. Para el caso de los estados contables, se determina en esta actividad, la aplicacin del procedimiento para la estructuracin y presentacin de los estados contables bsicos, contenido en el Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica y a las polticas de informacin contable establecidas por la ESE Carisma. Tambin deben verificarse y confrontarse los saldos de los libros, frente a los saldos de los Estados, Informes y Reportes Contables. Para una mejor comprensin de la informacin, deben determinarse los aspectos o situaciones que ameritan ser explicados, a travs de las notas a los estados contables. Anlisis, interpretacin y comunicacin de la informacin. Actividad que corresponde a la lectura que se hace de los estados, informes y reportes contables, con el propsito de concluir sobre la situacin, resultado y tendencia de las entidades pblicas, desde las perspectivas financiera, econmica, social y ambiental, de tal manera que su comunicacin sea suficientemente til, para soportar las decisiones relativas a la administracin de los recursos pblicos. La adecuada ejecucin de esta actividad, materializa los objetivos de gestin pblica, control pblico y divulgacin y cultura que tiene la informacin contable, en procura de lograr los propsitos del Sistema Nacional de Contabilidad Pblica, relacionados con la transparencia, gestin eficiente, rendicin de cuentas y control de los recursos pblicos. Situaciones que ponen en riesgo la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la informacin. De conformidad con el modelo estndar de control interno, reglamentado mediante el Decreto 1599 de 2005, las entidades contables pblicas debern realizar un estudio que se concrete en la valoracin de los riesgos, as como en las respectivas polticas que conduzcan a su administracin efectiva. En el proceso contable, se pueden evidenciar situaciones que ponen en riesgo la calidad de la informacin contable y estn asociadas a cada una de las actividades que se desarrollan regularmente durante el proceso. La identificacin de Riesgos, permite conocer los eventos que representan algn grado de amenaza, para el cumplimiento de la funcin del rea responsable del proceso contable, con efectos desfavorables para sus clientes y grupos de inters, a partir de los cuales se
analizan las causas, los agentes generadores y los efectos que se pueden presentar con su ocurrencia. Seguidamente se relacionan algunas de las situaciones ms comunes que se han logrado establecer para cada actividad y que deben ser objeto de especial observacin, por parte de la ESE Carisma. ACTIVIDADES 1. Identificacin SITUACIONES 1. Dificultad para la medicin monetaria confiable. 2. Falta de idoneidad del documento soporte. 3. Descripcin inadecuada del hecho en el documento fuente. 4. Falta de Informacin en el documento fuente o soporte del hecho realizado. 5. Desconocimiento de las normas que rigen la administracin pblica. 6. Interpretacin inadecuada del hecho realizado, conforme al Rgimen de Contabilidad Pblica. 7. Incapacidad de asociar el hecho econmico realizado con las normas contenidas en el PGCP. 8. Hecho econmico no considerado en el PGCP y no definido en la doctrina contable pblica. 9. Hechos realizados que no han sido vinculados al proceso contable. 10. Inadecuado flujo de informacin entre el proceso contable y los dems procesos generadores de hechos, transacciones u operaciones susceptibles de reconocer contablemente. 1. Incorrecta interpretacin sobre la coherencia entre el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pblica y el Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica. 2. Utilizacin del Catlogo General de Cuentas desactualizado. 3. Utilizacin inadecuada de cuentas que tienen el propsito de registrar hechos diferentes al realizado. 1. Incorrecta interpretacin y aplicacin de los principios de contabilidad pblica, as como de los procedimientos contables. 2. Imputacin en una cuenta o cdigo diferentes. 3. Registros por valores superiores o inferiores al que corresponde. 4. No respetar la numeracin consecutiva de los comprobantes de contabilidad. 5. Incorrecta aplicacin de normas y procedimientos diferenciales entre entidades de gobierno general y empresas
2. Clasificacin
3. Registro y Ajustes
ACTIVIDADES
SITUACIONES pblicas. 6. Registro contable no cargado ni acumulado en la contabilidad. 7. Hechos ocurridos no registrados. 8. Inadecuadas interfases de los subsistemas componentes de los Sistemas Integrados de Informacin. 9. Registro contable incompleto. 10. Error en el clculo de los valores para realizar los ajustes relacionados con las cuentas valuativas o no transaccionales. 11. Ajustes realizados a los estados, informes y reportes contables sin efectuar los registros en la contabilidad. 12. Registros contables que implican la existencia de partidas globales. 13. Compensacin de activos y pasivos del balance general, o ingresos, gastos y costos que integran el estado de actividad financiera, econmica, social y ambiental. 1. Inexistencia de libros de contabilidad. 2. Informacin de los estados contables que no coincide con los libros de contabilidad. 3. Inadecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la informacin. 4. No generacin de estados, informes y reportes contables. 5. Generacin inoportuna de los estados, informes y reportes contables al representante legal y dems usuarios. 6. Revelacin de informes contables que no corresponden a los registros realizados. 7. Inadecuada estructuracin de las notas a los estados contables. 8. Revelacin insuficiente en las notas a los estados contables. 9. Omisin en la revelacin de las variaciones significativas de un perodo a otro. 10. Inconsistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados, informes y reportes contables. 1. Presentacin inoportuna de informacin a la CGN y a organismos de inspeccin, vigilancia y control. 2. Presentacin incompleta de la informacin contable. 3. Presentacin inadecuada o no presentacin de notas a los estados contables. 4. No publicacin de los estados contables en sitios visibles a
4. Elaboracin de Estados Contables y dems informes
5. Anlisis, interpretacin y Comunicacin de la informacin
ACTIVIDADES
SITUACIONES la comunidad. 5. Revelacin inconsistente de cuentas, segn los cuadres algebraicos reconocidos tcnicamente. 6. Anlisis e interpretacin sesgada o incorrecta de la informacin contable. 7. Diseo inadecuado de indicadores para mostrar la realidad de la entidad. 8. Inadecuada comunicacin del mensaje contable. 9. Preparacin de informacin slo para efectos de cumplir con la presentacin a la Contadura General de la Nacin y organismos de inspeccin, vigilancia y control. 10. Omitir la utilizacin de la informacin contable para la toma de decisiones. 11. Presentacin de informacin contable con diferentes cifras a los diferentes usuarios.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE Con el propsito de lograr una informacin contable con las caractersticas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, las entidades pblicas deben observar, como mnimo, los siguientes elementos: Depuracin contable permanente y sostenibilidad. La entidad cuya informacin contable no refleje su realidad financiera, econmica, social y ambiental, debe adelantar todas las veces que sea necesario, las gestiones administrativas para depurar las cifras y dems datos contenidos en los estados, informes y reportes contables, de tal forma que estos cumplan las caractersticas cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, de que trata el marco conceptual, del Plan General de Contabilidad Pblica. Por lo anterior, la entidad tendr en cuenta las diferentes circunstancias por las cuales se refleja en los estados, informes y reportes contables, las cifras y dems datos sin razonabilidad. Tambin debe determinarse las razones por las cuales no se han incorporado en la contabilidad, los bienes, derechos y obligaciones de la entidad. Atendiendo lo dispuesto en el Rgimen de Contabilidad Pblica, la entidad debe adelantar las acciones pertinentes, a efectos de depurar la informacin contable, as como implementar los controles que sean necesarios, para mejorar la calidad de la informacin.
En todo caso, se deben adelantar las acciones administrativas necesarias, para evitar que la informacin contable revele situaciones tales como: a) Valores que afecten la situacin patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones para la entidad. b) Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdiccin coactiva. c) Derechos u obligaciones, respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extincin, segn sea el caso. d) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idneos, a travs de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes, para obtener su cobro o pago. e) Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputacin a alguna persona, por la prdida de los bienes o derechos que representan. Cuando la informacin contable se encuentre afectada por una o varias de las anteriores situaciones, debern adelantarse las acciones correspondientes para concretar su respectiva depuracin. En todo caso, el reconocimiento y revelacin de este proceso, se har de conformidad con el Rgimen de Contabilidad Pblica. Manuales de polticas contables, procedimientos y funciones. Deben documentarse las polticas y dems prcticas contables que se han implementado en la ESE Carisma y que estn en procura de lograr una informacin confiable, relevante y comprensible. De conformidad con el procedimiento para la estructuracin y presentacin de los estados contables bsicos, las polticas y prcticas contables se refieren a la aplicacin del Rgimen de Contabilidad Pblica, en cuanto a sus principios, normas tcnicas y procedimientos, as como los mtodos de carcter especfico, adoptados por la ESE Carisma, para el reconocimiento de las transacciones, hechos y operaciones, y para preparar y presentar sus estados contables bsicos. Entre otras, son prcticas contables, las relacionadas con las fechas de cierre o corte, para la preparacin de informacin definitiva, mtodos de depreciacin aplicados, vidas tiles aplicables, perodos de amortizacin, mtodos de provisin, porcentajes de provisin, tipos de comprobantes utilizados, fechas de publicacin o exhibicin de informacin contable, perodos de actualizacin de valores, forma de conservar libros y dems soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios en la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables, fechas de presentacin de informacin contable a la Contadura General de la NacinCGN, criterios de identificacin, clasificacin, medicin, registro y ajustes, elaboracin, y anlisis e interpretacin de los estados contables y dems informes, as como la respuesta a las consultas formuladas a la CGN.
Tambin deben elaborarse manuales donde se describan las diferentes formas de desarrollar las actividades contables en la ESE Carisma, as como la correspondiente asignacin de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las ejecutan directamente. Los manuales que se elaboren deben permanecer actualizados en cada una de las dependencias que corresponda, para que cumplan con el propsito de informar adecuadamente a sus usuarios directos. En ningn caso las polticas internas y dems prcticas contables de la ESE Carisma, estarn en contrava de lo dispuesto en el Rgimen de Contabilidad Pblica. Registro de la totalidad de las operaciones. Deben adoptarse los controles que sean necesarios para garantizar que la totalidad de las operaciones llevadas a cabo por la ESE Carisma, sean vinculadas al proceso contable, de manera independiente a su cuanta y relacin con el cometido estatal, para lo cual deber implementarse una poltica institucional que seale el compromiso de cada uno de los procesos en el sentido de suministrar la informacin que corresponda al proceso contable. Tambin debe verificarse la materializacin de dicha poltica en trminos de un adecuado flujo de informacin entre los diferentes procesos organizacionales, as como de los procedimientos implementados y documentados. Individualizacin de bienes, derechos y obligaciones. Los bienes, derechos y obligaciones de las entidades, debern identificarse de manera individual, bien sea por las reas contables o en bases de datos administradas por otras dependencias. Reconocimiento de cuentas valuativas. La ESE Carisma, deber realizar el clculo y reconocimiento adecuado de las provisiones, amortizaciones, agotamiento y depreciacin, en forma individual y asociadas a los derechos, bienes y recursos, segn el caso, de conformidad con lo dispuesto en el Rgimen de Contabilidad Pblica. Relacionado con los bienes que sean identificados e incorporados al proceso contable, como consecuencia de la depuracin de la informacin contable, es preciso observar que en adelante los nuevos clculos y registros contables de depreciacin y actualizacin del valor de los bienes, tendrn en cuenta la nueva vida til calculada en la toma fsica.
Actualizacin de los valores. Los bienes, derechos y obligaciones de la ESE Carisma, debern permanecer registrados en la contabilidad a valores actualizados, para lo cual se debern aplicar criterios tcnicos acordes a cada circunstancia. En el caso de los bienes muebles e inmuebles, los avalos se harn atendiendo lo dispuesto en el Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelacin de Hechos Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo, del Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica. Soportes documentales. La totalidad de las operaciones realizadas por la ESE Carisma, deben estar respaldadas en documentos idneos, de tal manera que la informacin registrada sea susceptible de verificacin y comprobacin exhaustiva o aleatoria. Por lo cual, no podrn registrarse contablemente los hechos econmicos, financieros, sociales y ambientales, que no se encuentren debidamente soportados. Son documentos soporte, las relaciones, escritos, contratos, escrituras, matrculas inmobiliarias, facturas de compra, facturas de venta, ttulos valores, comprobantes de pago o egresos, comprobantes de caja o ingreso, extractos bancarios y conciliaciones bancarias, entre otros, los cuales respaldan las diferentes operaciones que realiza la ESE Carisma. En cada caso, el documento soporte idneo, deber cumplir los requisitos que sealen las disposiciones legales que le apliquen, as como las polticas y dems criterios definidos por la ESE Carisma. De conformidad con el desarrollo de la gestin contable por procesos y los manuales de procedimientos implementados en la entidad, se deber hacer un anlisis y evaluacin de los diferentes tipos de documentos que sirven de soporte a las operaciones llevadas a cabo, as como la forma y eficiencia de su circulacin entre las dependencias, y entre la entidad y los usuarios externos, con el propsito de tomar las medidas que sean necesarias para garantizar un eficiente flujo de documentos. De igual forma, deben implementarse los controles necesarios que permitan la recepcin oportuna de los documentos que se generan en otras entidades, los cuales son fundamentales para la ejecucin del proceso contable. Atendiendo los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad, las entidades tambin debern definir las polticas para archivar los documentos soporte de los registros contables, de conformidad con las normas jurdicas que le sean aplicables.
Conciliaciones de informacin. Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la informacin registrada en la contabilidad de la ESE Carisma y los datos que tienen las diferentes dependencias, respecto a su responsabilidad en la administracin de un proceso especfico. Para un control riguroso del disponible y especialmente de los depsitos en instituciones financieras, la ESE Carisma deber implementar los procedimientos que sean necesarios para administrar los riesgos asociados con el manejo de las cuentas bancarias, sean stas de ahorro o corriente. Manteniendo como principal actividad, la elaboracin peridica de conciliaciones bancarias, de tal forma que el proceso conciliatorio haga posible un seguimiento de las partidas generadoras de diferencias, entre el extracto y los libros de contabilidad. Para efectos de controlar los depsitos en instituciones financieras, y en atencin a la condicin de universalidad y el principio de prudencia a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pblica, las consignaciones realizadas por terceros y dems movimientos registrados en los extractos, con independencia de que se identifique el respectivo concepto, deben registrarse en la contabilidad de la ESE Carisma. Libros de contabilidad. Como soporte de los estados contables, las entidades pblicas deben generar los libros de contabilidad, principales y auxiliares, de que trata el Plan General de Contabilidad Pblica. La informacin registrada en los libros de contabilidad, ser la fuente para la elaboracin de los estados contables. En este sentido, los ajustes que sean necesarios para garantizar la confiabilidad de la informacin, debern realizarse con la debida oportunidad, de tal forma que ellos queden reflejados en estos documentos. En ningn caso, los valores que aparecen registrados en los libros, sern diferentes a los revelados en los estados contables y dems informes complementarios. Los libros de contabilidad forman parte integral de la contabilidad pblica y deben estar a disposicin de la Contadura General de la Nacin y dems autoridades, para el ejercicio de las funciones constitucionales o legales de control, inspeccin y vigilancia. De conformidad con el Rgimen de Contabilidad Pblica, los libros de contabilidad pueden elaborarse y conservarse en medios fsicos o electrnicos. Cuando las entidades contables pblicas preparen la contabilidad por medios electrnicos, debe preverse que tanto los libros de contabilidad principales como los auxiliares y los estados contables, puedan consultarse e imprimirse. La conservacin de los soportes, comprobantes y libros de
contabilidad, puede efectuarse, a eleccin del representante legal, en papel o cualquier otro medio tcnico, magntico o electrnico, que garantice su reproduccin exacta. Estructura del rea contable y gestin por procesos. De acuerdo con la complejidad de la ESE Carisma, en trminos de su estructura organizacional y de las operaciones que desarrolla, sta deber contar con una estructura del rea contable suficiente, que permita la adecuada identificacin, clasificacin, registro, revelacin, anlisis, interpretacin y comunicacin de la informacin contable, es decir, para que las entidades u organismos que integran la estructura del Estado, asuman la funciones relacionadas con el proceso contable. La ESE Carisma, debe disear y mantener en su estructura organizacional los procesos necesarios para la adecuada administracin del Sistema de Contabilidad Pblica, tomando como referencia la naturaleza de sus funciones y complejidad de su estructura organizacional. Adicionalmente, debe disponer de un sistema de informacin que le permita cumplir adecuadamente sus funciones. La ESE Carisma tambin deber adelantar las acciones tendientes a determinar la forma como circula la informacin a travs de cada rea, observando su conveniencia y eficiencia, as como su contribucin a la eliminacin o mitigacin de los riesgos relacionados con la oportunidad de la informacin. En este anlisis deber determinarse los puntos crticos o ms impactantes sobre el resultado del proceso contable, para lo cual puede elaborarse diagramas de flujo que vinculen a los diferentes procesos desarrollados por la ESE, que permita identificar la forma como fluye y debe fluir la informacin financiera, econmica, social y ambiental. La informacin no fluye en la entidad a travs de los documentos soporte, por lo cual stos deben estar identificados de manera clara para establecer posteriormente su relacin y efecto sobre la contabilidad. Con base en los flujogramas la ESE puede identificar los puntos crticos o ms impactantes sobre el resultado del proceso contable y proceder a implementar los controles que se requieran. Comit Tcnico de Sostenibilidad Contable. Dada la caracterstica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelacin necesaria entre los diferentes procesos que desarrolla la ESE, el Comit Tcnico de Sostenibilidad Contable, como una instancia asesora del rea contable de la entidad, que procura por la generacin de informacin contable confiable, relevante y comprensible. Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades y autonoma que caracterizan el ejercicio profesional del contador pblico.
Responsabilidad de los Contadores de las entidades pblicas que agregan informacin. El contador pblico que tenga a cargo la contabilidad de la ESE Carisma, agrega la informacin contable de la entidad y deber implementar los controles o acciones administrativas que garanticen el suministro oportuno de informacin a la Contadura General de la Nacin y a los dems usuarios. En este sentido, debe aplicar adecuadamente el Procedimiento Relacionado con las Formas de Organizacin y Ejecucin del Proceso Contable, del Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica, a fin de lograr la informacin agregada con las caractersticas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. Actualizacin permanente y continuada. Los responsables directos de la identificacin, clasificacin y registro de los hechos econmicos, financieros, sociales y ambientales que realiza deben tener la formacin necesaria que contribuya a dimensionar el sistema de contabilidad pblica, de tal manera, que les permita la debida identificacin, clasificacin, medicin, registro y ajustes, elaboracin, anlisis, interpretacin y comunicacin de la informacin. En este sentido, la ESE Carisma debe emplear mecanismos de actualizacin que sean efectivos, para garantizar el cumplimiento de las normas tcnicas y los procedimientos de contabilidad que expida la Contadura General de la Nacin. Para estos efectos, la pgina web www.contaduria.gov.co, es una herramienta informativa que fue creada por este organismo regulador, como un medio para difundir todos los desarrollos, avances y dems disposiciones relacionados con la contabilidad pblica. Los funcionarios de la entidad, deben estar informados acerca de los procesos de capacitacin permanente que desarrolla la Contadura General de la Nacin, en virtud del plan anual de capacitacin, con el objetivo de participar activamente en los eventos que se realizan. Los responsables directos del procesamiento de la informacin contable en la entidad, tienen el deber de solicitar conceptos tcnicos contables a la Contadura General de la Nacin, cuando no se tenga claridad respecto de la aplicacin de normas contenidas en el Rgimen de Contabilidad Pblica. En los trminos del Decreto 3730 de 2003, las entidades u organismos descentralizados, territorialmente o por servicios, podrn solicitar apoyo en la organizacin, diseo, desarrollo y mantenimiento del sistema de informacin contable, financiera y presupuestal, al Contador General del departamento del cual forman parte, as como orientacin sobre el debido cumplimiento de las normas expedidas por el Contador General de la Nacin.
En general, la ESE Carisma debe incorporar a sus procedimientos internos, en lo pertinente, los expedidos por la Contadura General de la Nacin. Responsabilidad en la continuidad del proceso contable. El representante legal y el contador pblico bajo cuya responsabilidad se procesa la informacin contable en la ESE Carisma, independiente de la forma de vinculacin (nombramiento o contrato) deben presentar, al separarse de sus cargos, a manera de empalme, un informe a quienes los sustituyan en sus funciones, sobre los asuntos de su competencia, con el propsito de continuar con el normal desarrollo del proceso contable, para lo cual debern observar los lineamientos referidos en el procedimiento para la elaboracin del informe contable, cuando se produzcan cambios de representante legal, de que trata el manual de procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica. Eficiencia de los sistemas de informacin. Con independencia de la forma que utilicen las entidades pblicas para procesar la informacin, sea esta manual o automatizada, el diseo del sistema implementado deber garantizar eficiencia, eficacia y economa en el procesamiento y generacin de la informacin financiera, econmica, social y ambiental. Para la implementacin y puesta en marcha de sistemas automatizados, las entidades observarn criterios de eficiencia en la adquisicin de equipos y programas que contribuyan a satisfacer sus necesidades de informacin. Y atendiendo la naturaleza y complejidad del ente pblico de que se trate, se deber procurar que los sistemas implementados integren adecuadamente los principales procesos que tienen a su cargo las dependencias. Tratndose de las entidades que operan bajo la plataforma del Sistema Integrado de Informacin Financiera SIIF NACIN, los jefes de las oficinas de control interno, evaluarn el cumplimiento de las polticas de seguridad, con el fin de garantizar que los registros de la informacin financiera, econmica, social y ambiental se efectan en debida forma. En el mismo sentido, para efectos de garantizar el adecuado reporte de la informacin contable a travs del Sistema Consolidador de Hacienda e Informacin Financiera Pblica CHIP, los jefes de las oficinas de control interno, evaluarn el cumplimiento de las polticas y protocolos de seguridad en la instalacin, operacin y mantenimiento de este aplicativo.
Cierre contable. De acuerdo con el Rgimen de Contabilidad Pblica, la entidad debe adelantar todas las acciones de orden administrativo, que conlleven a un cierre integral de la informacin producida en todas las reas que generan hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales, tales como cierre de compras, tesorera y presupuesto, recibo a satisfaccin de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboracin de inventario de bienes, legalizacin de cajas menores, viticos y gastos de viaje, anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones, verificacin de operaciones recprocas, ajustes por provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, pasivos pensionales y clculo actuarial, los lmites establecidos para los saldos de las cuentas otros, las cuentas de orden y la presentacin de las notas a los estados contables, entre otros aspectos, aplicando los procedimientos contenidos en el Rgimen de Contabilidad Pblica. Para los estados contables y dems informes que se produzcan en perodos intermedios, la entidad debe adelantar todas las acciones que sean necesarias para que se obtenga informacin contable confiable, relevante y comprensible, para lo cual observarn el procedimiento para la estructuracin y presentacin de los estados contables bsicos del Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica. Elaboracin de estados, informes y reportes contables. El contador pblico a cuyo cargo est la responsabilidad del sistema contable de la entidad, debe preparar los estados, informes y reportes contables que sean necesarios, as como comunicar al tomador de decisiones, sobre la situacin financiera, econmica, social y ambiental de la entidad, y de los resultados logrados en un determinado perodo. La informacin contable producida, debe revelar en forma confiable, relevante y comprensible, la realidad financiera, econmica, social y ambiental de la entidad, y ello ser objeto de certificacin, mediante las firmas del representante legal y del respectivo contador de la entidad, en los trminos definidos en el Rgimen de Contabilidad Pblica. Anlisis, interpretacin y comunicacin de la informacin. La informacin contable, servir de base para establecer las acciones administrativas que se deben ejecutar, para optimizar la administracin de los recursos pblicos. En este sentido, los informes contables, deben permitir la realizacin de las verificaciones relacionadas con el anlisis de vencimientos de cartera, gestin eficiente de otros activos, cumplimiento de obligaciones, clculos de provisiones, depreciaciones, amortizaciones y agotamientos, entre otros.
Coordinacin entre las diferentes dependencias. Dada la visin sistmica de la contabilidad, existe una responsabilidad por parte de quienes ejecutan procesos diferentes al contable, por lo cual se requiere de un compromiso institucional, liderado por quienes representan legalmente a las entidades, as: Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable. El proceso contable de la ESE Carisma est interrelacionado con los dems procesos que se llevan a cabo, por lo cual, en virtud de la caracterstica recursiva que tienen todos los sistemas, y en aras de lograr la sinergia suficiente que permita alcanzar los objetivos especficos y organizacionales, todas las reas de la entidad que se relacionen con la contabilidad, como proceso cliente, tienen el compromiso de suministrar los datos que se requieran, en el tiempo oportuno y con las caractersticas necesarias, de tal modo que estos insumos sean canalizados y procesados adecuadamente. Visin sistmica de la contabilidad y compromiso institucional. La informacin que se produce en las diferentes dependencias, ser la base para reconocer contablemente los hechos econmicos, financieros, sociales y ambientales realizados, para lo cual la entidad debe garantizar que la informacin fluya adecuadamente, logrando oportunidad y calidad en los registros. Es preciso sealar que las bases de datos administradas por las diferentes reas de la entidad, se asimilan a los auxiliares de las cuentas y subcuentas que conforman los estados contables, por lo que, en aras de la eficiencia operativa de la entidad, no podr exigirse que la totalidad de la informacin que administre una determinada dependencia, tambin se encuentre registrada en la contabilidad. La presentacin oportuna, y con las caractersticas requeridas por las diferentes reas que procesan informacin, debe ser una poltica en la que se evidencie un compromiso institucional. ACTIVIDADES MNIMAS A DESARROLLAR. Los controles asociados al proceso contable, son todas las medidas implementadas por la ESE Carisma, con el objetivo de solucionar las situaciones sealadas y, por consiguiente, obtener estados contables e informes razonables y constituyen los mecanismos o acciones inherentes a las actividades que conforman los procesos, dirigidas a reducir, transferir, compartir o aceptar, aquellos eventos que pueden inhibir la ejecucin adecuada del Proceso Contable, para el logro de los objetivos.
La existencia y efectividad de los controles para el proceso contable y el sistema de contabilidad pblica, de conformidad con la complejidad de la entidad, debe considerar, como mnimo, los siguientes aspectos especficos en cada una de las actividades del proceso contable: Controles asociados a las actividades del proceso contable. A continuacin se relacionan algunos de los controles que se deben establecer, para cada actividad del proceso contable: ACTIVIDADES ACCIONES DE COTROL 1. Adoptar una poltica mediante la cual todos los hechos econmicos, financieros, sociales y ambientales realizados en cualquier rea de la ESE Carisma, sean debidamente informados al rea de contabilidad, a travs de los documentos fuente o soporte de las operaciones, para que sean incorporados al proceso contable, as como la verificacin respecto de su aplicacin. 2. Definir e implementar polticas para identificar los bienes en forma individualizada. 3. Consultar a la Contadura General de la Nacin. las situaciones que pongan en duda el adecuado reconocimiento y revelacin de los hechos realizados, por falta de norma o por dificultad en su interpretacin. 4. Elaborar planes de trabajo, e implementar procedimientos especficos que permitan la eficiencia de los flujos de informacin, desde los procesos proveedores hacia el proceso contable, en forma oportuna, as como la comprobacin de su existencia e implementacin. 5. Adoptar polticas para el retiro de los bienes de la ESE Carisma por diferentes circunstancias que impidan el uso de los mismos. 6. Implementar procedimientos administrativos que sean efectivos, para establecer la responsabilidad de registrar los recaudos generados, la autorizacin de los soportes por funcionarios competentes, manejo de cajas menores o fondos rotatorios y sus respectivos arqueos peridicos, manejo de propiedades, planta y equipos, y dems bienes de la ESE Carisma, as como la respectiva verificacin respecto de su adecuada aplicacin. 7. Adoptar polticas relacionadas con el reconocimiento de los activos, lo que incluye el seguimiento sobre su
1. IDENTIFICACIN
ACTIVIDADES
2. CLASIFICACIN
ACCIONES DE COTROL legalizacin y valoracin actualizada, as como la respectiva verificacin respecto de su aplicacin. 8. Verificar el adecuado reconocimiento de las obligaciones de la ESE Carisma, entre ellas las relacionadas con el pasivo laboral, las cuales incluyen el reconocimiento de las pensiones y cuotas partes pensionales. 9. Implementar un sistema de capacitacin, que posibilite el conocimiento suficiente a los funcionarios de contabilidad, para una adecuada identificacin de los hechos econmicos, financieros, sociales y ambientales realizados. 10. Efectuar conciliaciones de saldos del efectivo e inversiones, entre las reas de presupuesto, contabilidad, tesorera, y dems reas de la entidad, examinando simultneamente los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de la informacin. 11. Realizar peridicamente toma fsica de inventarios y conciliacin de saldos con los registros contables. 12. Identificar la existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboracin, revisin y depuracin oportuna de las conciliaciones bancarias, que implique control sobre la apertura y utilizacin adecuada de las cuentas bancarias. 13. Implementar polticas permanentes relacionadas con procesos de depuracin de Rentas, Cuentas por Cobrar, y dems activos, de tal forma que permita establecer los saldos reales y una adecuada clasificacin contable. 14. Implementar polticas para realizar las conciliaciones asociadas a las Pensiones de Jubilacin (clculos actuariales), cesantas consolidadas y sus intereses, operaciones de Crdito Pblico y manejo de Deuda, retenciones tributarias y dems pasivos que de acuerdo con la naturaleza de la entidad, se consideren significativos, logrando as una adecuada clasificacin contable. 1. Comprender y aplicar adecuadamente las normas contables a fin de proceder a realizar el registro contable adecuado de los hechos realizados. 2. Consultar a la Contadura General de la Nacin cuando se tenga duda, respecto de la clasificacin contable de los hechos realizados. 3. Consultar permanentemente la pgina Web de la Contadura General de la Nacin, para actualizarse sobre
ACTIVIDADES
3. REGISTRO Y AJUSTES
ACCIONES DE COTROL nuevas normas contables expedidas o de cambios producidos. 4. Evaluar, de acuerdo con los requerimientos establecidos por la Contadura General de la Nacin, el proceso adelantado por el rea contable de la ESE Carisma, para lograr la conciliacin de saldos de operaciones recprocas con las entidades, que incluya la confirmacin de saldos a travs de circularizaciones peridicas entre las entidades objeto de conciliacin. 5. Hacer revisiones peridicas sobre la consistencia de los saldos que revelan las diferentes cuentas, para determinar su adecuada clasificacin contable. 1. Aplicar de manera adecuada las normas sustantivas y procedimentales del Rgimen de Contabilidad Pblica. 2. Comprobar que la numeracin de los soportes contables generados por la ESE Carisma correspondan a un orden consecutivo. 3. Comprobar la existencia de los Libros de Contabilidad, y su adecuada oficializacin, segn lo establece el Rgimen de Contabilidad Pblica. 4. Comprobar la idoneidad, existencia, organizacin y archivo de los soportes documentales. 5. Comprobar la causacin oportuna y el correcto registro de todas las operaciones llevadas a cabo por la ESE Carisma, incluyendo los valores registrados. 6. Auditar peridicamente los sistemas de informacin, para verificar que se realicen las interfases y ajustes en forma adecuada. 7. Implementar un sistema que permita verificar peridicamente la elaboracin y clculo de los ajustes que sean necesarios, para revelar razonablemente la informacin contable, especialmente, los relacionados con depreciaciones, provisiones y amortizaciones, entre otros. 8. Verificar que los datos registrados en los libros de contabilidad, corresponden con la informacin contenida en los comprobantes y dems documentos soporte. 9. Actualizar adecuadamente la parametrizacin y mantenimiento del aplicativo utilizado, para procesar informacin, con base en los nuevos desarrollos normativos de la contabilidad expedidos por la Contadura General de la Nacin.
ACTIVIDADES
ELABORACIN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMS INFORMES
ANLISIS, INTERPRETACIN Y COMUNICACIN DE LA INFORMACIN
ACCIONES DE COTROL 1. Comprobar que la informacin revelada en los estados contables, corresponde con la registrada en los libros de contabilidad reglamentados en el Plan General de Contabilidad Pblica. 2. Establecer polticas para que la informacin contable, sea suministrada oportunamente a los representantes legales de la ESE Carisma. 3. Establecer polticas para que la informacin contable sea suministrada oportunamente a la Contadura General de la Nacin. 4. Establecer polticas para que la informacin contable sea suministrada oportunamente a los organismos de inspeccin, vigilancia y control. 5. Verificar el adecuado cumplimiento de las polticas relacionadas con el suministro oportuno de la informacin contable a sus respectivos usuarios. 6. Establecer procedimientos que garanticen un adecuado flujo de documentos a travs de las dependencias de la entidad, permitiendo la generacin oportuna de libros de contabilidad e informacin contable, as como la respectiva verificacin respecto de su adecuada aplicacin. 7. Publicar en la entidad en lugar visible y de fcil acceso, la informacin contable preparada, para que sea fcilmente consultada por los ciudadanos y dems usuarios. 8. Comprobar que la informacin contable ha sido suministrada a los usuarios en forma completa y de conformidad con las normas que reglamentan dichos requerimientos. 1. Verificar que la informacin contable suministrada a la alta direccin, est acompaada de un adecuado anlisis e interpretacin, soportada en clculos de indicadores de gestin y financieros, tiles para mostrar la realidad financiera, econmica, social y ambiental de la entidad pblica. 2. Construir los indicadores pertinentes a efectos de realizar los anlisis que correspondan, para informar adecuadamente sobre la situacin, resultados y tendencias, as como la respectiva verificacin respecto de su implementacin. 3. Verificar que se haya analizado la informacin con base en los indicadores construidos. 4. Establecer como poltica institucional, la presentacin
ACTIVIDADES
ACCIONES DE COTROL oportuna de la informacin contable debidamente analizada. 5. Verificar el cumplimiento oportuno de los plazos establecidos para el reporte de informacin contable a sus diferentes usuarios.
Los anteriores acciones de control se implementarn, sin perjuicio del cumplimiento de todos aquellos que, de acuerdo con la naturaleza de la ESE Carisma, la recurrencia del trabajo de evaluacin de Control Interno Contable, la disponibilidad de recursos y el respectivo programa de auditora, se consideren pertinentes por parte de la entidad, para administrar los riesgos asociados al proceso contable. Tratndose especficamente de la valoracin y administracin de los riesgos de ndole contable, stos se deben desarrollar segn la metodologa dispuesta para tal fin. INFORME ANUAL DE EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE. El informe anual de evaluacin del control interno contable, con corte a 31 de diciembre de cada perodo contable, se presenta mediante el diligenciamiento y reporte del formulario, por medio del cual se hacen las valoraciones cuantitativas y cualitativas, de la siguiente forma: Valoracin cuantitativa. Esta parte del formulario, tiene el objetivo de evaluar en forma cuantitativa, con interpretaciones cualitativas, el grado de implementacin y efectividad de los controles asociados a las actividades del proceso contable, as como de otros elementos de control. Esta parte del formulario tiene la siguiente estructura:
EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

CALIFICACIN OBSERVACIONES 1 1.1 1.1.1
1 2 3
CONTROL INTERNO CONTABLE ETAPA DE RECONOCIMIENTO IDENTIFICACIN

Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las dems reas de la entidad y a los usuarios externos? Se tienen debidamente identificados los productos de los dems procesos que se constituyen en insumos del proceso contable? Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de informacin del proceso contable? Existe una poltica mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente pblico, son debidamente informados al rea contable a travs de los documentos fuente o soporte? Se cumple la poltica mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia de la ESE Carisma, son debidamente informados al rea contable a travs de los documentos fuente o soporte? Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales realizados por la entidad son de fcil y confiable medicin monetaria? Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el documento idneo correspondiente? Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte? Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administracin pblica? Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente el Rgimen de Contabilidad Pblica aplicable para la entidad? Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificacin estn soportados en documentos idneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos? Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales contienen la informacin necesaria para realizar su adecuada identificacin? Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificacin fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el Rgimen de Contabilidad Pblica?
#DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!
6 7 8 9 10
11
12
13
1.1.2
14
CLASIFICACIN
Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable? Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales realizados por la entidad son de fcil y confiable clasificacin en el Catlogo General de Cuentas? Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificacin de las transacciones, hechos u operaciones realizadas por la entidad contable pblica? La clasificacin de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta interpretacin tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica? El Catlogo General de Cuentas utilizado para la clasificacin de los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales, corresponde a la ltima versin publicada en la pgina web de la Contadura General de la Nacin? Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificacin de las transacciones, hechos u operaciones realizadas ? Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificacin, registro y control del efectivo? Se ejecutan periodicamente conciliaciones de saldos recprocos con otras entidades pblicas?
#DIV/0!
15 16
17
18 19 20 21 1.1.3 22 23 24 25
REGISTRO Y AJUSTES
Se realizan periodicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las reas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorera, y dems reas y/o procesos de la entidad? Se realizan periodicamente tomas fsicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes? Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas? Se hacen verificaciones periodicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos?
#DIV/0!
Se efectan los registros contables en forma cronolgica y guardando el consecutivo de
26 27 28 29 30 31 32 33 1.2 1.2.1 34 35 36
los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este ltimo haya lugar? Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros? Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades de gobierno general y empresas pblicas? El proceso contable opera en un ambiente de sistema integrado de informacin y este funciona adecuadamente? Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciacin, provisin, amortizacin, valorizacin, y agotamiento, segn aplique? Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idoneos? Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad? Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad?
ETAPA DE REVELACIN ELABORACIN DE ESTADOS INFORMES
#DIV/0!
CONTABLES
DEMS
#DIV/0!
37 38 39 40 1.2.2
Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parmetros establecidos en el Rgimen de Contabilidad Pblica? Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad? Se efecta el mantenimiento, actualizacin y parametrizacin necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la informacin? Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contadura General de la Nacin, a los organismos de inspeccin, vigilancia y control, y a los dems usuarios de la informacin? Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el Rgimen de Contabilidad Pblica? El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la informacin de tipo cualitativo y cuantitativo fsico que corresponde? Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables?
ANLISIS, INTERPRETACIN INFORMACIN
COMUNICACIN
DE
LA
#DIV/0!
41 42 43 44 45 46 1.3 1.3.1 47 48 49 50 51
Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contadura General de la Nacin, y a los organismos de inspeccin, vigilancia y control? Se publica mensualmente en lugar visible y de fcil acceso a la comunidad el balance general y el estado de actividad financiera, econmica, social y ambiental? Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, econmica, social y ambiental de la entidad? La informacin contable se acompaa de los respectivos anlisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensin por parte de los usuarios? La informacin contable es utilizada para cumplir propsitos de gestin? Se asegura la entidad de presentar cifras homogeneas a los distintos usuarios de la informacin?
OTROS ELEMENTOS DE CONTROL ACCIONES IMPLEMENTADAS

Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de ndole contable de la entidad en forma permanente? Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de ndole contable? Se realizan autoevaluaciones peridicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable? Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecucin de las diferentes actividades del proceso contable? Las polticas contables, procedimientos y dems prcticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas? Los manuales de polticas, procedimientos y dems prcticas contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de gua u orientacin efectiva del proceso contable? Se evidencia por medio de flujogramas, u otra tcnica o mecanismo, la forma como circula la informacin a travs de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad?
#DIV/0! #DIV/0!
52
53
54
55
Se ha implementado y ejecuta una poltica de depuracin contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la informacin? Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el rea contable o en bases de datos administradas por otras dependencias? Los costos histricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Rgimen de Contabilidad Pblica? Se cuenta con un rea contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnolgico y estructura organizacional de la entidad? Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos tcnicos sealados por la entidad, de acuerdo con la responsabilidad que demanda el
56 57
58
ejercicio de la profesin contable en el sector pblico? Se ha implementado una poltica o mecanismo de actualizacin permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria? Se producen en la entidad informes de empalme, cuando se presentan cambios de representante legal, o cambios de contador? Existe una poltica para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la informacin producida en todas las reas o dependencias que generan hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales? Los soportes documentales de los registros contables, se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia?
59 60
61 62
RESULTADOS DE LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

NMERO EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJE OBTENIDO #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! INTERPRETACIN #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!
CONTROL INTERNO CONTABLE 1 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 1.1.1 IDENTIFICACIN 1.1.2 CLASIFICACIN 1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 1.2 ETAPA DE REVELACIN 1.2.1 ELABORACIN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMS INFORMES 1.2.2 ANLISIS, INTERPRETACIN Y COMUNICACIN DE LA INFORMACIN 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS
RANGOS DE INTERPRETACIN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS RANGO CRITERIO INADECUADO
1.0 2.0
2.0 3.0 (no incluye 2.0)
DEFICIENTE
3.0 4.0 (no incluye 3.0) 4.0 5.0 (no incluye 4.0)
SATISFACTORIO
ADECUADO
ORIENTACIONES PARA SU DILIGENCIAMIENTO. En la estructura del formulario, cada actividad y etapa del proceso contable, as como otros elementos u acciones de control, se evalan mediante la formulacin de preguntas, que deben ser debidamente calificadas. Al asignar la calificacin a las preguntas automticamente queda calificada cada actividad; al obtener la calificacin de las actividades, automticamente se genera la calificacin para cada una de las etapas del proceso contable; al generarse la calificacin para las etapas y para los otros elementos de control, automticamente se obtiene la calificacin para el estado general del control interno contable. Los resultados obtenidos para las actividades, etapas y otros elementos de control, surgen de promedios aritmticos. Debe tenerse en cuenta que el Jefe de la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, tiene la responsabilidad de asignar las calificaciones correspondientes, con base en las verificaciones realizadas, as como en los dems mecanismos, instrumentos y formas adoptadas por este funcionario a efectos de lograr objetividad en los resultados. Conforme a la informacin y la evidencia documental obtenida, la calificacin que se asigna a cada pregunta oscila entre 1 y 5. Este valor corresponde al grado de cumplimiento y efectividad de cada criterio o accin de control. La escala de calificacin se interpreta de la siguiente forma: 1 2 3 4 5 No se cumple. Se cumple insatisfactoriamente. Se cumple aceptablemente. Se cumple en alto grado. Se cumple plenamente.
Una vez se califican las preguntas, el sistema genera automticamente, producto de la validacin, los resultados para cada actividad, etapa, otros elementos de control, y la evaluacin general para el control interno contable, los cuales se podrn observar en la hoja, o Log, que se tiene dispuesto para este fin. La calificacin a cada pregunta tiene la posibilidad de ser justificada, para lo cual se ha dispuesto una columna de OBSERVACIONES. En esta parte, el Jefe de la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, podr indicar o describir los criterios aplicados, para efectos de asignar la referida calificacin. Segn la estructura del aplicativo, las calificaciones finales relacionadas con los controles asociados a cada actividad del proceso contable, se obtienen, dividiendo el valor de la sumatoria de las calificaciones de cada pregunta, entre el nmero de preguntas que se
han formulado, es decir, el resultado obtenido, es un promedio aritmtico. Todas las preguntas deben estar debidamente calificadas. La interpretacin de los resultados obtenidos corresponde al rango donde se encuentre el valor, as: RANGO 1.0 2.0 2.03 3.0 (no incluye 2.0) 3.0 4.0 (No incluye 3.0) 4.0 5.0 (no incluye 4.0) CRITERIO Inadecuado Deficiente Satisfactorio Adecuado
Para cada uno de los rangos, se encuentra definido un criterio que representa una valoracin cualitativa del puntaje total. Con base en esta valoracin, se interpretarn los resultados obtenidos y se definirn las acciones que han de emprenderse. Dependiendo del rango, en el que se encuentre ubicada una determinada calificacin o resultado, se proponen las acciones para garantizar la existencia y efectividad del control. Si el grado de implementacin y efectividad de los controles, se encuentra ubicado en los rangos inadecuado o deficiente, se deben proponer acciones para su diseo e implementacin; si se ubica en los rangos satisfactorio o adecuado, las acciones definidas, deben orientarse hacia el mejoramiento o mantenimiento del elemento o accin de control. Valoracin cualitativa Esta parte del formulario, tiene el propsito de describir cualitativamente, y en forma breve, el anlisis de las principales fortalezas y debilidades del control interno contable, que se determinaron con la valoracin cuantitativa, as como las recomendaciones realizadas por el Jefe de Control Interno Contable, o quien haga sus veces, para efectos de mejorar el proceso contable de la entidad. La parte del formulario relacionada con la valoracin cualitativa, tiene la siguiente estructura:
CONTROL INTERNO CONTABLE FORTALEZAS
DEBILIDADES
AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS
RECOMENDACIONES
Orientaciones para su diligenciamiento Las siguientes orientaciones deben tenerse en cuenta, para efectos del diligenciamiento de esta parte del formulario: Fortalezas. Describa en forma breve los principales factores, aspectos, situaciones o actividades favorables, que se desarrollan en el proceso contable, en procura de producir una informacin confiable, relevante y comprensible, los cuales fueron determinados a partir de la evaluacin. La descripcin de las fortalezas, no requiere la clasificacin por actividades del proceso contable. En este caso es suficiente la referencia general sobre las principales fortalezas detectadas. Debilidades. Describa en forma breve los principales factores, aspectos, situaciones o actividades desfavorables, que limitan, inhiben o afectan la capacidad del proceso contable, para generar informacin confiable, relevante y comprensible, los cuales fueron determinados a partir de la evaluacin. La descripcin de las debilidades tampoco requiere la clasificacin por actividades del proceso contable. En este caso es suficiente, la referencia general sobre las principales debilidades detectadas. Avances obtenidos respecto de las evaluaciones y recomendaciones realizadas. Indique en esta parte, en forma breve, los logros obtenidos respecto de las observaciones y recomendaciones contenidas en el informe anual de evaluacin del control interno contable, con corte a 31 de diciembre del ltimo perodo contable, y/o dems evaluaciones realizadas al proceso contable. Recomendaciones. Relacione brevemente las proposiciones que se hacen a partir de la evaluacin realizada, para efectos de mejorar la efectividad de los controles implementados. En las recomendaciones se identificarn las acciones y estrategias de mejoramiento, que permitan superar las limitaciones presentadas en los elementos o acciones de control. Generalmente las recomendaciones se hacen con base en las deficiencias o debilidades detectadas. Evaluacin del control interno contable para efectos de gestin. Para efectos administrativos, los jefes de control interno, auditores o quienes hagan sus veces, en el contexto de lo establecido por la Ley 87 de 1993, y atendiendo lo dispuesto en el presente procedimiento, tendrn la responsabilidad de evaluar permanentemente la
implementacin y efectividad del control interno contable necesario, para mantener la calidad de la informacin financiera, econmica, social y ambiental de la ESE Carisma. En trminos de la autoevaluacin, los funcionarios que tienen bajo su responsabilidad, la ejecucin directa de las actividades relacionadas con el proceso contable, harn las evaluaciones que corresponda, con el propsito de mejorar la calidad de la informacin de la ESE Carisma. Instrucciones para el diligenciamiento del informe anual de evaluacin del control interno contable va chip. Con el fin de garantizar el adecuado diligenciamiento y reporte del Informe Anual de Evaluacin del Control Interno Contable a travs del CHIP, la ESE Carisma debe observar los siguientes elementos de orden procedimental: Aspectos generales. Categora en chip: control interno contable. La categora denominada CONTROL INTERNO CONTABLE del Sistema Consolidador de Hacienda e Informacin Financiera Pblica CHIP, le permite a la entidad, la cual est incluida en el mbito de aplicacin del Rgimen de Contabilidad. Pblica, contenido en el artculo 5 de la Resolucin 354 de 2007, presentar el informe anual de evaluacin del Control Interno Contable. Formulario de la categora control interno contable. El formulario de la categora control interno contable, es el medio a travs del cual la entidad debe reportar la informacin que se relaciona, con la evaluacin del Control Interno Contable. Para el efecto, la entidad debe diligenciar y enviar el formulario denominado: CGN2007_CONTROL_ INTERNO_ CONTABLE Aspectos tcnicos de los formularios. Uso de claves. Dadas las caractersticas del mdulo de seguridad del CHIP, la entidad cuenta con una sola clave Web para la actualizacin de formularios y reporte de la informacin correspondiente a cualquier categora en lnea.
Cada usuario responsable del diligenciamiento y validacin de los formularios de las diferentes categoras de informacin, debe tener asignada una clave individual con el perfil respectivo, de acuerdo con las instrucciones establecidas en los manuales de operacin e instalacin del CHIP Local. Para efectos del diligenciamiento y validacin del formulario CGN2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE, el administrador del CHIP Local en la entidad, deber asignarle la respectiva clave al Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. Valores de reporte. Los datos a diligenciar por cada una de las variables podrn ser numricos y/o alfabticos, dependiendo del tipo de informacin, como se indica en cada uno de ellos. Nivel de desagregacin. La informacin a reportar en la primera parte del formulario, est relacionada con la evaluacin del Control Interno Contable, que se establece a travs de preguntas por cada una de las etapas del proceso contable, sus respectivas actividades y otros elementos de control. La segunda parte revela la descripcin de las fortalezas y debilidades del control interno contable, los avances obtenidos respecto de las anteriores evaluaciones y recomendaciones realizadas, y las recomendaciones relacionadas con la informacin objeto de reporte. Actualizacin del CHIP Local. La entidad debe tener instalada la ltima versin del CHIP Local. Para realizar el proceso de actualizacin, es necesario desinstalar la versin anterior e instalar la ltima versin, de acuerdo con el procedimiento establecido para el efecto en los manuales de instalacin, publicados en la pgina Web: www.chip.gov.co Actualizacin de formularios. Antes de iniciar el diligenciamiento del formulario correspondiente al Informe Anual de Evaluacin del Control Interno Contable, se debe realizar el proceso de actualizacin de formularios, a travs de la funcionalidad definida para el efecto en el CHIP Local. Medios de incorporacin de informacin al Sistema CHIP. La entidad dispone en el Sistema CHIP, de dos funcionalidades a travs de las cuales se incorpora la informacin a reportar: a) Diligenciamiento directo. Las entidades podrn diligenciar el formulario directamente en el sistema, siguiendo las instrucciones del presente procedimiento. La parte del formulario relacionada con la valoracin cualitativa del Informe Anual de Evaluacin del Control Interno Contable, debe ser detallada para los conceptos que lo requieran en la estructura creada. Se debe tener en cuenta que cada detalle permite la utilizacin de mximo 2.000 caracteres.
b) Importacin de la informacin al sistema. Las entidades tambin podrn efectuar la importacin de la informacin, a travs de archivos planos. Los aspectos tcnicos de esta funcionalidad, se encuentran incorporados en la siguiente ruta: formularios / Men formularios / Generar protocolo de importacin, del aplicativo CHIP Local. Estructura y diligenciamiento interno_contable. del formulario cgn2007_control_
Este formulario se utiliza para reportar la evaluacin del control interno contable, mediante el diligenciamiento de la informacin relacionada con la valoracin cuantitativa y cualitativa. Encabezado del formulario. Una vez la entidad haya efectuado la actualizacin respectiva, los datos del encabezado aparecen automticamente como parte del esquema del formulario. En este sentido, la entidad no requiere diligenciarlos a travs del Sistema CHIP. Descripcin de conceptos. Tratndose de la parte relacionada con la valoracin cuantitativa, los conceptos corresponden a las preguntas definidas en el formulario, para la elaboracin de la evaluacin del control interno contable. Estos conceptos aparecen automticamente al seleccionar el formulario a diligenciar. En relacin con la valoracin cualitativa, los conceptos corresponden a la descripcin de las fortalezas, debilidades, avances obtenidos respecto de las anteriores evaluaciones y recomendaciones realizadas, y las recomendaciones relacionadas con la informacin objeto de reporte. Variable cuantitativa. Columna calificacin. Todas las preguntas que estn incorporadas en el formulario, deben ser diligenciadas, asignndole una calificacin numrica entre uno (1) y cinco (5). Variable cualitativa. Observaciones. Corresponden a la descripcin de las razones por las cuales se asigna la calificacin a cada una de las preguntas. El diligenciamiento de esta variable es opcional. Variables de clculo. Columnas promedio. Los resultados de estas columnas que se observan en el formulario, los genera el sistema de manera no automtica, al momento de validar el
reporte, lo cual se realiza a travs de las opciones del men formulario / validar, funcionalidad que se utiliza para validar el formulario que se tiene a la vista, o la opcin
categora / validar.
Esta funcionalidad se utiliza para validar la totalidad de los formularios que hacen parte de la respectiva categora. Interpretacin de resultados. Como resultado de la calificacin que se asigna a cada una de las preguntas, que hacen parte del formulario de evaluacin del control interno contable, el sistema automticamente, con la validacin, realiza o establece un promedio aritmtico para cada etapa, actividad, otros elementos de control, y para el control interno contable en general El valor promedio, calificacin o resultado generado se interpreta de acuerdo con los rangos sealados en este procedimiento. Mensajes de validacin. Errores de la informacin. En el proceso de validacin y envo del formulario, el sistema le advierte a la entidad, sobre diferentes tipos de mensajes, los cuales indican que la informacin no cumple con algn parmetro de validacin previamente definido por la CGN. Estos mensajes se clasifican en permisibles y no permisibles. Los mensajes permisibles, indican que la entidad debe revisar y analizar la informacin que va a enviar, para determinar si hay lugar a modificacin de la misma. Este mensaje es una advertencia, pero no es impedimento para el envo. Los mensajes no permisibles, indican que el formulario presenta deficiencias en la informacin diligenciada, y que el sistema no le permitir el envo hasta tanto se realice la modificacin que corresponda. INSTRUMENTOS DE IMPLEMENTACIN Y EVALUACIN COMPLEMENTARIOS Los instrumentos y guas de implementacin del control interno contable corresponden a los adoptados por la ESE Carisma. Adicional a la evaluacin que se realiza, con el propsito de preparar y suministrar el Informe Anual de Evaluacin del Control Interno Contable, a la Contadura General de la Nacin, los jefes de control interno, o quienes hagan sus veces, deben evaluar permanentemente su grado de implementacin y efectividad. En este sentido, en aras de la independencia con la que estos funcionarios hacen las respectivas evaluaciones, tambin podrn disear y utilizar instrumentos complementarios, no obstante el formulario
de evaluacin que se reporta a la Contadura General de la Nacin, es el que se advierte en el presente manual. Para el diligenciamiento del formulario, debe tenerse en cuenta que las calificaciones asignadas a cada una de las preguntas, por el Jefe de la Oficina de Control Interno, o de quien haga sus veces, son producto de la evaluacin independiente practicada, para lo cual se harn las verificaciones que correspondan a efectos de lograr objetividad en los resultados de dicha evaluacin, la cual estar soportada en los programas de auditora y dems papeles de trabajo utilizados. Los contadores bajo cuya responsabilidad se procesa la informacin contable, tambin podrn aplicar el formulario de evaluacin del control interno contable, de que trata este manual, con el propsito de materializar la autoevaluacin, el autocontrol y el mejoramiento continuo del proceso contable. AGREGACIN DE LOS INFORMES DE CONTROL INTERNO CONTABLE El Jefe de la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, en la ESE Carisma, que agregan informacin de otras entidades y organismos sin personera jurdica, adoptarn los criterios que deben tenerse en cuenta para efectos de elaborar el Informe de Control Interno Contable agregado. Las entidades pueden adoptar criterios relacionados con las ponderaciones o pesos porcentuales de la informacin objeto de agregacin, las aproximaciones de valores producto de la agregacin de las calificaciones asignadas a las preguntas, entre otros criterios. RETROALIMENTACIN Y MEJORAMIENTO CONTINUO La entidad debe establecer el Control Interno Contable, mejorando continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad, de acuerdo con los lineamientos sealados en el presente manual, para lo cual tambin retroalimentar las acciones de control que ha implementado, con el propsito de fortalecer su efectividad y capacidad de mitigar o evitar los riesgos de ndole contable. La retroalimentacin se concreta en acciones de mejoramiento necesarias, para corregir las desviaciones encontradas en el Control Interno Contable, que se generan como consecuencia de la autoevaluacin del control, y de la evaluacin independiente realizada por el jefe de la oficina de control interna, o de quien haga sus veces, y por los dems rganos de control externo a la entidad pblica.
APOYO Y VERIFICACIN DE LA CONTADURA GENERAL DE LA NACIN.
La Contadura General de la Nacin CGN- apoyar el proceso de implementacin de los procedimientos de control interno contable, con actividades de capacitacin y asistencia tcnica, sin que ello le genere responsabilidad alguna ante un eventual incumplimiento en la aplicacin de las normas contables, a que se encuentran obligadas las entidades pblicas. La CGN tambin ejercer inspecciones para comprobar el cumplimiento de las normas contables expedidas y verificar su adecuada aplicacin, de conformidad con el literal q) del artculo 4 de la Ley 298 de 1996.
Elabor
Revis
Aprob
_________________________ CARLOS A. RESTREPO A. Gerente
___________________ LILIANA CHICA GUZMAN Lder de Calidad
_______________________ CARLOS A. RESTREPO A. Gerente

Manual de Control Interno y de Calidad de La Ese Carisma

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual de Control Interno y de Calidad de La Ese Carisma

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E.

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 1 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO DE LA ESE CARISMA

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 2 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 3 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 4 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 5 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 6 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 7 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 8 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 9 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 10 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 11 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 12 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 13 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 14 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 15 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 16 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 17 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 18 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 19 de 68

CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 20 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 21 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 22 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 23 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 24 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 25 de 68

FALTAS GRAVSIMAS. Son faltas gravsimas las siguientes:

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 26 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 27 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 28 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 29 de 68

MANUAL DE CONTROL INTERNO E.S.E. CARISMA

Cdigo: 100.16.17. Versin: 01 Fecha de elaboracin: Octubre de 2011 Pginas: 30 de 68