You are on page 1of 9

TEAM BUILDING

Hasan Mustafa, 2001

Karena berbagai kemajuan teknologi, kompetisi global, dan ketahanan ekonomi dalam masyarakat yang kompleks, banyak jabatan menuntut adanya kolaborasi di antara manusia lintas departemen atau lintas keakhlian. Intinya, pikiran orang banyak akan lebih baik ketimbang pikiran satu orang saja. Membangun sebuah tim adalah suatu proses memilih, mengembangkan, memberikan kemudahan, dan melatih sebuah kelompok kerja agar berhasil mencapai tujuan bersama. Di dalamnya mencakup memotivasi anggota-anggota agar merasa bangga dalam melaksanakan tugas kelompoknya. Pembangun tim (team builder) harus mampu memenuhi tuntutan tugas (kualitas hasil, tepat waktu, dsb.) dan memenuhi kebutuhan anggota-anggota kelompok (adil, tidak konflik, dsb.) Melalui kerjasama dan saling berbagi pengetahuan serta ketrampilan, sebuah tim seringkali mampu menyelesaikan tugas secara efektif, ketimbang dilakukan oleh seorang individu. - “A team is a group organized to work together to accomplish a set of objectives that cannot be achieved effectively by individuals” 1- Tim boleh jadi merupakan kelompok kerja yang relatif permanen, namun juga bisa bersifat temporer yang bertugas untuk menyelesaikan sebuah proyek tertentu. Tim yang relatif permanen biasanya dinamakan “natural team work”, sedangkan yang temporer banyak disebut sebagai “a cross-functional action team” – biasanya terdiri dari orang-orang dari berbagai bagian atau departemen. Bentuk tim yang dianggap paling maju adalah “self-directed”, karenanya tim semacam ini kurang memerlukan pengawasan, dan memiliki otoritas penuh dalam penyelesaian tugas-tugasnya. Agar tim bisa bekerja secara efektif dalam mengembangkan motivasi, kedekatan, dan produktivitas, banyak organisasi yang memandang pembangunan tim merupakan salah satu aspek dari pengembangan organisasi. TUJUAN TIM Tim dibangun dengan tujuan untuk membantu kelompok fungsional menjadi lebih efektif. Karena rasa individualisme dan persaingan atar pribadi relatif tajam dalam organisasi, maka tidak semua kelompok kerja dapat dikategorikan ke dalam suatu tim. Lima atau enam orang yang sedang menyelesaikan suatu proyek belum menjamin bahwa mereka bisa
1

http://www.nsba.org/sbot/toolkei/LeadTeams.html

1

kedekatan. ketrampilan. memecahkan konflik yang ada. • Semangat : Muncul karena masing-masing anggota percaya bahwa mereka memiliki kemampuan untuk menyelesaikan tugas. semua anggota harus mempunyai kemampuan untuk mengembangkan hubungan antar pribadi secara baik. Makin tinggi tingkat kepercayaan mereka atas kemampuannya. saling percaya. Secara spesifik.bekerjasama dalam mencapai tujuan.com/_XMCM/cooperate/teamman. komunikasi. hal yang penting diingat adalah tim itu sendiri harus mengembangkan kemampuan mengidentifikasikan persoalan kerja mereka dan sekaligus juga memecahkannya. Melalui saling berbagi sumber daya. dan produktif dapat dilakukan dengan banyak cara. Langkah I . Lima tahap atau langkah yang umumnya dilakukan dalam membangun sebuah tim diuraikan di bawah ini. dan produktivitas. saling percaya. • Komunikasi : Agar tim bisa berfungsi dengan baik. PROSES MEMBANGUN TIM Tidak ada satu cara khusus yang dipakai untuk membangun sebuah tim. • Kedekatan : Kedekatan antar anggota merupakan perasaan yang mampu menyatukan anggota secara sukarela. membangun sebuah tim artinya harus mengembangkan semangat.nbci. maka tim berpotensi sangat lebih efektif daripada perorangan. bicara secara terbuka satu sama lain. dan secara bersama menghadapi masalah. Tujuan untuk membangun tim yang bersemangat. Apapun caranya. Suatu kelompok yang kohesif adalah kelompok yang dimiliki oleh setiap anggotanya.htm 2 . kepemimpinan. agar tim mampu bekerja secara efektif. makin besar pula motivasi mereka untuk menyelesaikan tugas dengan baik • Saling percaya : Rasa saling percaya antar sesama anggota merupakan syarat mutlak yang harus dimiliki oleh setiap anggota tim. Umumnya kelompok yang kohesif akan lebih produktif. Membentuk Struktur Tim 2 http://members. “Poor communication means no team” 2 • Produktivitas : Tim seyogianya dapat menyelesaikan tugas yang tidak mungkin dilaksanakan perorangan. pengetahuan. memiliki kedekatan. Mereka mempunyai tingkat loyalitas yang tinggi terhadap kelompoknya.

namun komponen yang umumnya ada meliputi : • Tim Pengarah. dan orang-orang penting lainnya.Setiap tim harus bekerja dengan suatu struktur yang memadai agar berdaya menangani isu-isu berat dan memecahkan persoalan-persoalan yang rumit. pimpinan tim. dan memecahkan masalah agar tim bisa lebih produktif. Seperti seorang pilot. Anggotanya terdiri atas para penyelia dan para manajer. merupakan aktivitas yang terpenting. merupakan unsur penting bagi keberhasilan tim. kadang sangat diperlukan. Saat rapat berlangsung pimpinan rapat harus mampu meningkatkan partisipasi semua anggota untuk mengeluarkan gagasannya. merupakan tim lintas sektoral yang mencakup anggota-anggota dari semua jenjang dan fungsi dalam organisasi. • Rapat-rapat. kelompok tersebut menetapkan seperangkat tindakan dan berperan sebagai nara sumber dan pemberi umpan balik atas kegiatan tim • Perancang Tim. mengatasi pertentangan akibat adanya perbedaan pendapat. 3 . Agenda ini harus difasilitasi dan dilakukan relatif sering. penyelia. membantu menyelesaikan konflik. mengajar. pimpinan serikat kerja (kalau ada). Walau struktur bisa berbeda antara perusahaan satu dengan lainnya. menangani anggota-anggota yang “sulit”. konsultan dapat memberikan tantangan bagi anggota tim. Kehadiran pihak ketiga dalam upaya membimbing. Konsultan juga bisa membantu membangun aturan-aturan dan cara-cara kerja. mereka harus yang bergaya partisipatif. Pemilihan pemimpin merupakan faktor penting. Proses rapat antara lain mencakup perencanaan dan penggunaan agenda. metode kerja. • Pemimpin. manajer lini. Pemimpin tipe X kurang tepat untuk diminta sebagai pemimpin tim. Pimpinan harus dilatih untuk mengelola proses rapat dan proses terjadinya hubungan antar pribadi. Mereka bisa lebih obyektif dan bisa lebih bebas bekerja dan berpendapat ketika membantu tim. mengelola jalannya rapat. • Proses konsultasi. mengatur bahan dan waktu rapat. dan menciptakan suasana rapat yang dinamis. Karena sesungguhnya mereka bukan anggota tim. mendistribusikan notulen rapat. Mereka bisa diminta untuk mendidik anggota tim dalam menggunakan peralatan. yang terdiri atas manajer-manajer tingkat atas.

Langkah II : Mengumpulkan informasi Membangun tim harus dimulai dengan penilaian diri anggota kelompok (self-assesment). wawancara dengan anggota tim. serta menetapkan prioritas kegiatan. Whether we are talking about a temporary work improvement team. tim akan lebih komit pada proses pelaksanaan dan pengembangannya. pencapaian konsensus. Begitu isu-isu diklarifikasikan. Langkah IV : Merencanakan sasaran dan menetapkan cara pencapaiannya. rasa saling percaya. or branch. motivasi. Konsultan akan sangat membantu dengan cara memberikan saran-saran tentang teknik atau kegiatan yang mungkin dilakukan dalam upaya mencapai tujuan. a team must have a shared sense of mission. tim harus menetapkan tujuan dan misinya. modulmodul. guna membantu kelompok agar bisa mengembangkan ketrampilan yang diperlukan bagi efektivitas kerja tim. dan pengamatan atas diskusi-diskusi kelompok. Kelompok harus mengembangkan skedul tentatif dan rencana tindakan guna mencapai tujuan.htm 4 . kemampuan memimpin. Melalui pemahaman atas kekuatan dan kelemahan diri sendiri. Proses ini sangat penting dalam upaya untuk menetapkan sendiri tujuan tim. antara lain iklim komunikasi. “Perhaps most importantly. film. dan mencoba menginterpretasikannya. Langkah III : Membicarakan Kebutuhan Informasi yang diperoleh dalam langkah II harus dirangkum dan diumpanbalikan kepada anggota tim. Cara-cara tersebut bermanfaat untuk menilai sejumlah hal. 3 http://members. all members must share the sense of mission”3 Hal yang paling utama dilakukan oleh tim adalah bekerja pada isu yang oleh anggota dianggap paling penting.com/_XMCM/cooperate/teamman. Dengan agenda yang ditetapkan sendiri. Proses ini bisa berlangsung dalam beberapa kali pertemuan guna menemukan hal-hal yang memang sangat dibutuhkan. Tim harus mendiskusikannya secara terbuka.nbci. untuk mengetahui kelemahan dan kekuatan yang dimiliki oleh setiap anggota. Melalui proses ini akan ditemukan sejumlah kebutuhan . tim sudah dalam kondisi siaga untuk mendiagnosis masalah dan menemukan jalan keluarnya. Pengembang organisasi atau spesialis pelatihan harus mengetahui jenis-jenis latihan. Pengembangan tim dapat ditetapkan berdasarkan data yang diperoleh dari survai tentang sikap. kekuatan yang ada harus dicoba dipertahankan dan dikembangkan sedangkan kelemahan harus segera diatasi. dan nilai kelompok. atau studi kasus.

setiap anggota tim harus belajar bermain. anggota cenderung mengalami konflik yang disebabkan oleh kekurang-setujuan mereka terhadap cara-cara penyelesaian tugas. Jika pimpinannya baik maka ketiga fase tersebut tidak berlangsung lama. Dalam upaya mencapai tugas-tugas kelompok. bergerak. “Team members must know what others expect from them. Pada fase evaluasi.Langkah V : Mengembangkan Ketrampilan Sebagian besar proses “pembangunan tim” akan memusatkan kegiatannya pada pengembangan ketrampilan yang diperlukan untuk menciptakan tim yang berkinerja tinggi.accel-team. oleh karena itu pembagian peran sebaiknya dibicarakan bersama. dan mempraktekan ketrampilan mereka. Harus disadari oleh semua anggota tim bahwa kemajuan suatu tim dilakukan melalui tahapan-tahapan yang bisa diprediksi. sehingga tim dapat segera bisa berfungsi. Fase orientasi ditandai oleh adanya ragu-raguan para anggota kelompok akan peran mereka. dan fase kontrol. Mereka kurang memahami apa yang harus mereka lakukan selaku anggota tim. Dalam diskusi ini harus dibahas misi kelompok. 2.html 5 . karena mereka mulai memahami satu sama lainnya. setiap anggota harus memahami peran mereka masingmasing. Kesadaran untuk mengembangkan kelompok. Mereka harus tahu dengan baik apa yang harus mereka kerjakan dan juga batas-batas kewenangannya. fase evaluasi.com/team_building/team_out_00. dan juga siapa yang harus melakukannya. Seperti halnya para atlit olah raga. yaitu fase orientasi. kadang mereka masih bingung tentang apa yang harus mereka lakukan. Beberapa jenis ketrampilan yang sangat diperlukan dalam membangun tim yang baik adalah : 1. Dalam fase ini kelompok bisa terpecah-pecah dalam beberapa koalisi. Faktor kepemimpinan merupakan hal yang paling krusial dalam hal ini. kepada siapa kelompok harus melaporkan hasil 4 http://www. kelompok kembali bersatu. Klarifikasi Peran Bahkan ketika tim sudah mulai bekerja. Apa yang terjadi di atas merupakan gejala normal yang banyak terjadi. Dalam fase kontrol. Ambiguity in role expectations produces stress and hampers performance”4 Uraian jabatan formal seringkali tidak sesuai dengan harapan masing-masing anggota.

Tim harus berupaya untuk memecahkan masalah yang sering muncul atau yang dampaknya paling merugikan. dan apakah peran masing-masing anggota kelompok tidak bertentangan atau tumpang tindih satu sama lainnya?. biasanya juga disebut dengan nama diagram “tulang ikan”. Setiap gagasan dituliskan dalam “flip-chart”. • “Brainstorming”. Peran dan tanggungjawab diberikan. menggambarkan langkah-langkah kerja yang harus dilakukan mulai dari awal sampai dengan akhir. • Diagram Alur Kerja. kewenangan apa yang dipunyai kelompok?. Seperti hanya dengan anggota tim olahraga. setiap anggota kelompok diberi kesempatan untuk mengembangkan gagasan-gagasan sebebas dan sebanyak mungkin. Pemecahan Masalah. Memahami bagaimana menggunakan teknik-teknik pemecahan masalah merupakan hal penting yang menunjang keberhasilan kerja tim. kelompok kerja memerlukan pengetahuan tentang apa yang dimainkan oleh dirinya dan diri anggota lainnya. • Diagram Sebab-Akibat. Dengan mempelajari diagram tersebut setiap anggota dapat membayangkan proses kerja tim secara keseluruhan. Setiap anggota tim harus bisa berpartisipasi menggunakan beberapa cara dasar dalam memecahkan masalah di bawah ini : • Diagram Pareto.kerjanya?. Di dalamnya tertera masalah utama dan secara berurutan hal-hal lain yang diperirakan sebagai penyebab munculnya masalah. Setiap “bar” menunjukan tingkat seringnya masalah tertentu muncul. memungkinkan apa yang telah diputuskan untuk segera dilaksanakan. siapa yang menentukan pimpinan mereka?. Anggota tidak diperkenankan untuk “membunuh” gagasan segila apapun. • Rencana tindakan. Laporan diperlukan. Biasanya temuan-temuan dan rencana tindakan disajikan di hadapan manajemen atau panitia pengarah 6 . Melalui cara ini diharapkan muncul pemikiran kreatif guna pemecahan masalah. menggambarkan masalah-masalah yang dihadapi oleh tim. apakah anggota kelompok setuju pada pembagian pekerjaan?. 3. atau biaya yang diakibatkan oleh adanya masalah. Berdiskusi dengan tujuan menjernihkan atau mengklarifikasikan peran masing-masing anggota merupakan agenda penting untuk memulai kerja dalam tim.

Kualitas keputusan melalui consensus memang sangat baik. diikuti oleh pelatihan individual. “Apakah kelompok mampu memecahkan pertentangan?”. tekniknya. Pihak yang tidak setuju biasanya tidak sungguh-sungguh bersedia melaksanakan hasil keputusan. Dalam teknik pengambilan keputusan melalui konsensus yang sebenarnya. sehingga memudahkan pelaksanaannya karena semua yang mengambil keputusan sepakat atas apa yang telah diputuskan. Konsensus berbeda dengan demokratis. setiap anggota mengemukakan secara panjang lebar pendapatnya sehingga semua pihak mengerti. Bangsa Jepang menyebutnya “Kaizen”. Pelatihan yang komprehensif. • Bagan pertanggung-jawaban menggambarkan kegiatan-kegiatan. keputusan diambil setelah semua anggota setuju. atau sebagai informasi dan komunikasi. Keputusan yang diambil secara demokratis mengandalkan pada suara terbanyak. namun juga berpotensi memunculkan komitmen tinggi pada diri setiap anggota tim untuk melaksanakannya. Konsensus tidak hanya merupakan cara terbaik dalam pengambilan keputusan. Studi kasus yang diikuti oleh analisis kelompok merupakan salah satu bentuk pelatihan. “Apakah setiap anggota kelompok telah diberikan kesempatan bicara secara memadai?” ”Apakah ada pihak yang mendominasi?”. 4. Di sini akan terlihat beberapa perilaku : “Apakah anggota kelompok mendengarkan gagasan-gagasan secara obyektif?”. waktunya. yaitu minoritas. oleh karena itu setiap anggota perlu memperoleh latihan guna memiliki ketrampilan yang diperlukan. Konsensus dalam mengambil keputusan. membantu anggota tim menerapkan alat-alat di atas dengan benar. Pengambilan keputusan secara konsensus tidaklah mudah. dan orang yang melaksanakannya.untuk memperoleh persetujuan. artinya masih ada anggota tim yang tidak setuju. walau tidak 100% setuju. namun saya sangat mendukungnya”. Pengambilan keputusan 7 . Sebagian besar keputusan di tempat kerja dibuat oleh pihak yang memiliki kekuasaan. Melalui penambahan waktu dan kesabaran. Adanya bagan ini semua anggota tim mengetahui secara rinci keseluruhan proses kegiatan yang sedang berlangsung. Setiap orang harus bekerja dan senantiasa memperbaiki ketrampilannya. Konsensus terjadi manakala semua anggota mengatakan : “Saya sepakat dengan keputusan itu.

misalnya diskusi terbuka tentang konflik itu sendiri atau melalui diskusi yang tangguh yang penuh perdebatan dan skeptisme. Dalam beberapa kasus. adalah beberapa tanda bahwa tim bekerja secara efektif. Jika setelah dibentuknya tim. Pemasok dan juga pelanggan yang menggunakan jasa tim harus pula dijadikan sumber informasi keberhasilan atau kegagalan tim. Apabila kelompok mencapai konsensus. berpotensi memunculkan konflik. produktivitas lebih baik daripada sebelumnya maka dapat dikatakan tim tersebut efektif. Evaluasi dapat dilakukan melalui berbagai cara. dan latihan-latihan membantu tim mengembangkan komunikasi terbuka yang diperlukan untuk menyelesaikan konflik secara produktif. Watch Out For Team Destroyers! • Jealously Iri karena anggota lain memiliki kelebihan dan menonjol 8 . tim harus mengevaluasi hasil kegiatannya guna mengetahui keberhasilan atau pun kegagalannya. tingkat turnover menurun. tim akan dapat bekerja secara maksimal. biaya produksi makin kecil. Evaluasi hasil Sebagai suatu tim kerja yang senantiasa berfungsi. Mengatasi konflik Bukan hal yang aneh jika suatu kelompok yang terdiri atas orangorang yang berbeda latar belakang. Sebuah tim dapat mengembangkan kapasitas menangani konflik melalui berbagai cara. Kesalahan yang makin berkurang. 5. Pandangan yang saling bertentangan satu sama lain. Tim yang berkinerja tinggi antara lain dicirikan dengan adanya anggotaanggota yang kritis.secara consensus harus dilakukan secara sistematis dan sabar. 6. Dengan dikembangkannya ketrampilan mengelola konflik. maka walaupun terjadi konflik. hasil dari adanya tim kerja dapat diukur berdasarkan kriteria baku produktivitas atau keluaran. Jika tim gagal menangani konflik dengan semestinya maka akan gagal mencapai tujuan. Permainan peran (role playing). Tidak perlu tergesa-gesa. tim masih memperoleh manfaat daripadanya. jika dikelola dengan baik justru akan menciptakan suatu keputusan yang lebih baik. namun masih saling menghargai satu sama lainnya.

yang berbeda. saling menghargai satu sama lainnya. 7. Tim dapat menangani konflik tanpa harus memunculkan permusuhan. Seluruh anggota mempunyai tekad menyelesaikan tujuan atau misi yang dikembangkannya. dan secara sukarela mereka berpartisipasi di dalamnya. 3. 5 http://www. dan saling mendengarkan satu sama lainnya secara obyektif dan penuh kesabaran. 6. 10. Semua anggota tim secara terus menerus belajar dan memperbaiki dirinya.com/people/motivation-team. Seluruh anggota merasa memiliki tim. Pimpinan tim. 2. apakah temporer atau tetap. 9. Semua anggota tim mengerti peranan dan tanggung-jawabnya. pandangan. Setiap anggota tim berkomunikasi secara terbuka.bussinestown.• Cynicism Cenderung bersifat negatif terhadap banyak hal • Lack of confidence 5 Kurang percaya atas dirinya sendiri. Hal ini membantu meningkatkan kemampuan tim dalam memecahkan persoalan. langsung. 5. Anggota terdiri atas orang dengan pengalaman. 4. mempraktekan gaya kepemimpinan partisipatif. jika pendapatnya ditentang. Keputusan diambil berdasarkan konsensus 8. dianggap menentang dirinya CIRI-CIRI TIM YANG BERKINERJA TINGGI 1.asp 9 . dan perbedaan ini dihargai. Tim bekerja dalam lingkungan yang anggotanya saling terbuka dan percaya satu sama lainnya. gagasan.