You are on page 1of 6

IV Jornadas de Archivos, Museos y Bibliotecas en La Rioja (JAMyBLaR 2013) TÍTULO: Proyecto de digitalización de la serie Censos del Fondo Gobierno

del Archivo Histórico de la Provincia de Córdoba, Argentina AUTOR: Andrea Edith Giomi andigiomi@hotmail.com Universidad Nacional de La Rioja – Archivo Histórico de la Provincia de Córdoba Tecnicatura Universitaria en Administración de Documentos y Archivos TEMA DE LA PONENCIA: Digitalización de documentos, necesidades reales de este procedimiento RESUMEN: Entre las múltiples razones que motivan la implementación de un proyecto de digitalización, en una institución como el AHPC, la principal y la más obvia es la de facilitar el acceso: esto es cuando se sabe que hay una demanda por parte de los usuarios (actuales y potenciales) y la institución se propone mejorar el acceso a una determinada serie o colección. Esta razón principal se deriva del objetivo de mejorar los servicios e incrementar la cantidad y diversidad de usuarios, proporcionando un acceso de mayor calidad a los recursos de la institución. Otra de las razones primordiales es la de reducir el uso y la manipulación de materiales originales que estén en un estado crítico de conservación. Esta otra razón de deriva de una de las misiones institucionales, cual es la de preservar e incrementar el patrimonio cultural que el archivo resguarda, teniendo en cuenta que en esta misma acción se crea una “copia de seguridad” para el material que ya está deteriorado como es el caso de la Serie Censos que es una parte de los documentos seleccionados para este proyecto. Esta serie en particular presenta diversidad y multiplicidad de daños producto de su propia constitución y de la manipulación y uso inapropiados durante mucho tiempo. PALABRAS CLAVES: Digitalización de documentos – Preservación - Acceso

El proyecto de digitalización

Con el crecimiento de Internet y los avances en la tecnología informática, se han ido generando condiciones favorables para la digitalización y publicación en línea de valiosos documentos, que conforman el patrimonio cultural. Cada vez más archivos, bibliotecas y museos de todo el mundo exhiben sus colecciones y brindan acceso a recursos en línea, asociados a sistemas de búsqueda electrónica. Si bien hay múltiples razones que motivan la implementación de un proyecto de digitalización, en una institución como el Archivo Histórico de la Provincia de Córdoba, en este trabajo vamos a centrarnos en dos razones primordiales: por un lado, en las ventajas que se derivan del acceso electrónico con las innumerables posibilidades que ofrece la Web, y por otro lado, en la preservación de documentos originales con avanzado deterioro físico, como es el caso de la serie Censos, que de esta forma puede consultarse a través de réplicas electrónicas de calidad, evitando los riesgos de la manipulación directa. El hecho que el AHPC haya permanecido “al margen del proceso de actualización que naturalmente debería haber experimentado”,1 fue visto como una oportunidad por la nueva gestión, para iniciar un proceso de modernización de la institución y de sus servicios. Entre las muchas acciones que se pusieron en marcha, se propició la firma de un convenio entre la Agencia Córdoba Cultura y la empresa Family Search para la digitalización de un corpus documental, entre los cuales se destaca la serie de los Censos del fondo Gobierno del AHPC. Los Censos contienen datos recogidos en la ciudad y en el campo a fines de 1770 y durante los primeros años de la vida independiente entre 1822 y 1856. Su utilidad está en la oportunidad que brindan para medir los cambios a lo largo del tiempo. Por el interés que despierta en los investigadores de diferentes disciplinas, desde la genealogía, la sociología, etc., es una serie que siempre tuvo y tiene un gran caudal de consulta. El relevamiento y diagnóstico de la serie Censo resultó en que todo el material presentaba un estado de conservación muy crítico debido a varios factores, entre los cuales se destacan la fragilidad de los soportes muy antiguos y la tensión que generaba la encuadernación, esto sumado a una sobre-explotación al ser muy consultados. Tanto desde el punto de vista de la preservación física de este patrimonio documental, como desde el punto de vista del acceso a esta serie, se hacía altamente recomendable el cambio de formato a un medio que garantizara su durabilidad y permanencia en el tiempo y que además facilitara el acceso. La oportunidad que se avizoraba al aceptar la propuesta de la empresa Family Search para la digitalización de documentación con información genealógica, era que asumirían los costos del proceso y de la copia para la institución, además de la inmediata publicación de las imágenes a través de la web.

1

Parra Garzón, Gabriela. (2011). Revalorización del patrimonio del Archivo Histórico de Córdoba. Revista Electrónica de Fuentes y Archivos. 2, 195 – 200.

El convenio Family Search es una organización sin fines de lucro fundada en 1894, que se dedica a conservar los registros de la familia humana, con la finalidad de ayudar a las personas a conectarse con sus antepasados por medio del fácil acceso a los registros históricos. En su página Web declaran ser los primeros en establecer normas en cuanto a recopilación, captura de imágenes, indexación y conservación de registros. Los avances tecnológicos y el surgimiento del mundo digital brindan la oportunidad de compartir esos recursos con el mundo. De acuerdo al convenio firmado, Family Search proveyó la tecnología y personal técnico para realizar la digitalización. El equipamiento consiste en cámaras fotográficas de la firma Illunis, con gran calidad de imagen (de 16 a 50 megapíxeles) capturadas en formato TIFF; la tecnología informática para automatizar y procesar las imágenes; además de la mesa de reproducción, el equipo de iluminación y los accesorios para sostener y sujetar los documentos sin dañarlos. Por su parte la Agencia Córdoba Cultura solicitó además la digitalización de documentación prioritaria para el Archivo Histórico por su antigüedad, como son expedientes judiciales del siglo XVI, incluido el primer expediente originado por la muerte de Blas de Rosales, uno de los primeros pobladores de la ciudad de Córdoba, en 1574; el fondo documental perteneciente al Hospital San Roque, que registra su historia desde el siglo XVII al XIX; protocolos notariales del siglo XVI, que contienen las primeras escrituras labradas en Córdoba; entre otros documentos de gran valor histórico. Además, el Archivo Histórico brindó la infraestructura, el acceso a los documentos, la preparación de los mismos y personal a capacitar en digitalización. La digitalización es auditada en EEUU, a los fines de garantizar la calidad de conservación de las imágenes. Los registros digitales se almacenan en “las Bóvedas de Granito” en Salt Lake City (Utah), que son instalaciones de almacenamiento seguro a largo plazo, diseñadas para la conservación de los registros. Además, Family Search, posee una aplicación de indexación en línea, que consiste en la transcripción de los datos clave por voluntarios que trabajan para producir los índices de búsqueda. Una vez indexados se pueden buscar los registros desde cualquier lugar del mundo.

OBJETIVOS:   Digitalizar series documentales y auxiliares descriptivos seleccionados como prioritarios por el AHPC por su antigüedad, estado de conservación y alto interés de consulta. Preparar el material a digitalizar, especialmente los documentos, para obtener copias de calidad de archivo y preservar los originales en las mejores condiciones de guarda que permitan los recursos disponibles.

Este trabajo describe la preparación de la serie Censos.

La serie Censos Los procesos de cambio de formato ya sean microfilmación o digitalización - como en este caso - requieren que el material esté preparado para poder capturar una imagen que permita la lectura del documento desde una pantalla de reproducción, lo cual no solamente depende de la óptima calidad de la imagen, sino también del estado de conservación de los documentos a digitalizar. De acuerdo al relevamiento, todo el material de esta serie estaba en muy mal estado de conservación. Por una parte están los volúmenes encuadernados, que tenían el inconveniente de los diferentes tamaños de los folios. La gran mayoría de los folios son planillas de doble o triple oficio, que se habían encuadernado en un tamaño de folio mayor (35 x 24 cm.) y de gran folio (45 x 33 cm.) para lo cual, estas planillas se han plegado en dos o tres partes, adaptándolas al formato de libro. Consecuentemente en la consulta deben desplegarse y luego volver a plegarse, esta manipulación con la fragilidad que surca el doblez, produce desgarros y roturas. El resto de los documentos de esta serie estaba instalado en carpetillas dentro de cajas de archivo, lo cual requiere para consultar su contenido, deslizar los documentos provocando abrasión de los bordes contra los lados de la caja. Si bien las encuadernaciones son una medida de preservación, no se cumplía en estos libros, tanto por el modo en que se habían construido, encuadernando diferentes tamaños de folios, como por el método de costura empleado, que dificultaba la apertura de los volúmenes; todo esto sumado al mal estado generalizado de las encuadernaciones. Por otro lado están los documentos instalados en las cajas de archivo, esta unidad de conservación debería haber cumplido una función protectora y de conservación. Aunque tampoco cumplía con esta finalidad, debido a que las cajas de este tipo resultan inadecuadas y producen abrasión del material, pero en comparación con los documentos encuadernados, estos están en mejor estado. En ambos casos, los folios están muy frágiles debido a la antigüedad del material que se suma a la acidez trasminada desde las tintas ferrogálicas de la escritura. Las tensiones que generaba la encuadernación de los tomos, las abrasiones producidas en la manipulación, las deficientes condiciones de instalación y medioambientales del archivo, sumados a una sobre-explotación al ser muy consultados con numerosos procesos de fotocopiado, hacían muy difícil la digitalización segura de este material. Todo esto llevó al planteamiento de una preparación del material para su digitalización con el objetivo de difundir y poner en valor esta serie documental en pleno compromiso con su conservación. La preparación del material constó de las siguientes fases:  Desmontaje de las encuadernaciones, documentación del proceso  Alisado y reparación de los folios dañados  Fabricación de cajas de conservación a medida  Instalación de los Censos en carpetas de tres solapas y luego en las cajas de conservación  Protección de las encuadernaciones ya vacías para su conservación

Descripción de las encuadernaciones desmontadas De los trece Censos que conforman esta serie, once se encontraban encuadernados: cinco tomos en tamaño de 35 x 24 cm y seis tomos en tamaño de 45 x 33 cm y los dos Censos restantes se encontraban instalados en carpetillas de cartulina verde, cosidos por el lomo con un refuerzo en tela de encuadernación color verde claro. La encuadernación de los tomos de folio mayor de 35 x 24 cm es holandesa, el lomo y la parte más cercana a él, están forradas con cuero marrón oscuro, impreso con letras doradas, el resto de la tapa está forrada en tela negra. La encuadernación de los tomos de gran folio de 45 x 33 cm también es holandesa con puntas, el lomo y puntas forradas en cuero marrón claro, con letras doradas, cinco de los tomos tienen el resto de las tapas forradas en papel satinado gris claro y un tomo tiene el resto de las tapas forradas en tela negra. Las encuadernaciones que se desmontaron adolecían, en menor o mayor medida, de deterioro físico debido a la manipulación: erosiones en los cantos de tapas y puntas; golpes, arañazos, exfoliaciones y manchas sobre los materiales de cubierta, además de los desgarros en márgenes de los folios que sobresalen de la estructura. Excepto el Censo de 1852 Tomo 2, con una encuadernación más reciente, en cartoné con el lomo de papel plastificado color verde oscuro y las tapas de cartulina flexible color verde agua; el resto de los tomos tenían adheridos al lomo de cuero una etiqueta de papel blanco común con la signatura impresa adosado con una cinta autoadhesiva translucida ancha. Otros daños registrados en los lomos: Censo 1813 Tomo 1: solo existen algunos fragmentos del lomo, las tapas estaban desprendidas del cuerpo; Censo de 1813 tomo 2: el lomo está muy abrasionado con roturas en ambos cortes, no se lee la signatura y la etiqueta adosada se hallaba desprendida; Censo de Ciudad 1822 Tomo 1: tanto la cubierta de papel marmolado como el lomo de cuero presentan gran abrasión y varias cintas adhesivas, el lomo tiene zona perdida en el corte de la cabeza y roturas en el corte del pie; Censo de Campana 1822 Tomo 2: el lomo con abrasión que no permite la lectura de la signatura, con zona perdida en el corte del pie y con roturas en el cajo en el corte de cabeza; Censo de 1840 N° 299: el lomo y los cantos con mucha abrasión; Censo de 1840 N° 300: el lomo fue reemplazado con cuero de tono bordó, en contraste de las puntas en cuero marrón claro; Censo de 1840 N° 301: las cubiertas y el lomo con mucha abrasión y cintas adhesivas, faltante de la punta inferior, de la holandesa, en la tapa, el lomo roto en ambos cortes y cajos; Censo de 1852 N° 302: el lomo desprendido por los cajos y roto con faltantes; Censo de 1852 N° 303: el lomo recubierto con tela de encuadernación color verde claro; Censo de 1852 a 56 N° 304: el lomo recubierto con tela de encuadernación

verde claro y con zona perdida en el corte de cabeza. Por otro lado, hacia el interior de las hojas se observan deterioros producidos por las tintas ferrogálicas trasminadas, algunas hasta el punto de perdida de soporte. Algunos de estos deterioros fueron intervenidos con cintas adhesivas que han provocado manchas y acentuado las tensiones. También se unieron folios desprendidos de la encuadernación y otras roturas con cintas adhesivas. Algunos folios fueron laminados y en muchos se registraron pérdidas de soporte, lagunas, enganches y desgarrones. Algunos folios presentan señales de mojado otros folios con manchas de diferente etiología como las producidas por adhesivos reblandecidos del lomo, mugre, deposiciones de insectos, insectos aplastados, líquidos, tintas o grasas derramadas. En otros folios se aprecia deterioro por insectos – aparentemente pececillo de plata -, en otros folios indicios de la mordida de roedores y algunos con intervenciones de escrituras modernas. Finalmente se han conservado las encuadernaciones que protegieron a los Censos. Para ello, las cubiertas fueron protegidas envolviéndolas en polietileno fino, conjuntamente con los nervios y muestras de los hilos de la costura. Queda por realizar la reinstalación de los Censos en cajas de conservación que deberán construirse a medida.

BIBLIOGRAFÍA: Recomendaciones técnicas para la digitalización de documentos. (2010). Junta de Andalucía: Consejería de Cultura – Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas. Servicio de Archivos. Parra Garzón, Gabriela. (2011). Revalorización del patrimonio del Archivo Histórico de Córdoba. Revista Electrónica de Fuentes y Archivos. 2, 195 – 200. Documentos históricos están en Internet. (2013, marzo 29). La Voz del Interior: Ciudadanos. [On Line]. Disponible en: http://www.lavoz.com.ar/ciudadanos/documentos-historicos-estan-internet Gobierno de la Provincia de Córdoba. (2012, agosto 16). Digitalizarán archivos del período Colonial de Córdoba. [On Line]. Disponible en: http://prensa.cba.gov.ar/cultura-y-espectaculos/digitalizaran-archivos-del-periodocolonial-de-cordoba/