1 : La grille danalyse

ELEMENTS
Reprsent ants

SERVICES
Commerc ial Magasi n Clie nt Courri er

Rception des commandes clients Saisie bons de commande et mission tiquettes Demande de rapprovisionnement Prparation des sorties de stock Emission des bons de livraison et des factures Mise jour du stock comptable Rception des marchandises retournes Emission des avoirs Emission des bons de rception des marchandises retournes Mise jour des comptes clients Suivi des impays (relance des clients) Rception des chques Dpt des chques en banque Emission et conservation des lettres de change

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2 : Le tableau dvaluation du systme de contrle interne

Rfrence QCI ou DIAG* ou grille, etc. Forces du systm e de contrl e
Pr numrotati on des bons de command es Spcialisat ion des magasinier s pour chaque type darticle

Faibless es apparent es du systme de contrle

Pas de contrle pour voir si le client est solvable ou pas Absence de contrle de la sortie physique de stocks

Effets possibles

Incidences sur les tats financiers

Oui / non raison

Incidence sur le programm e daudit

Recommandat ions

QCI1 Commande

Crances douteuse

OUI

Crances douteuses non provisionne s

Dfinir un seuil de crdit

QCI2 Sortie de stock

Erreur sur les articles livrs cart entre stock physique et stock rel

OUI

Beaucoup de factures dAvoirs Inventaire de stocks pas conforme

Vrifier les retours de marchandise Vrifier linventaire du stock

Contrle physique des sorties de stock

QCI3 Livraison

Des fois le bon de livraison dcharg par le client ne revient pas lentreprise Vol de marchandise s

Retour non justifi

OUI

Avoirs non justifis

Vrification des retours et des bons de livraison

Dcharge obligatoire des bons de livraison par les clients

QCI4 Retours de marchandise s

Confusion entre marchandise s retournes et rception de marchandise s Emission des avoirs sans lments justificatif Le non vrification par le service commercial de lexactitude des informations reues Suivi et relance des impays

Confusion entre approvisionne ment et retour de marchandises

OUI

Diffrence de stock : cart Chiffre daffaires non conforme la ralit

Vrification des avoirs et des bons de livraison

Bien spcifier les approvisionnem ents et les retours de marchandise.

QCI5 Emissions davoirs

Connivence entre commerciaux et clients Ventes non factures

OUI

Avoirs non justifis

Vrification des avoirs et des stocks

Plus de rigueur dans Les rclamations davoir Faire une comparaison entre les informations quon a traites et celles qui nous reviennent

OUI

Ventes non factures

QCI6 Editions informatique s

Vrification bons de commandes, factures, bons de livraisons dchargs.

QCI7a/7b - Suivi des

Non recouvrement des crances

OUI

Clients douteux non provisionns

Vrification du suivi des impays

Renforcer leur service de recouvrement

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clients - Relance des clients impays

inefficaces

QCI7c Rception des chques

Compte client collectif trop important un retour deffet provoque la cration dun autre

Mauvaise imputation des comptes clients

OUI

Soldes clients pas exacts

Vrification des comptes clients

Analyse des comptes clients

QCI7e Retour effets impays

Non suivi des clients douteux

OUI

Risque non provisionns

contrler les effets impays

le service commercial doit tre inform sur insolvabilit pour quil puisse dterminer le crdit autoriser Constituer des provisions lgalement

QCI8 et 9 Dterminatio n de la provision

Les provisions sont constitues sans aucune analyse

Provision sont non rglementes

OUI

Provisions non justifies

Analyse des provisions constitues

3 Les constats daudit qui dcoulent des faiblesses constates 3.1 Commandes Faiblesses : les reprsentants ni le service commercial ne vrifient si le client est solvable ou non avant de lui octroyer une vente crdit. Risques : la socit risque de ne pas recouvrer la majorit de ses crances. 3.2 Sortie des stocks Faiblesses : il ny a aucun contrle rel de la sortie physique des stocks, consistant en une vrification des marchandises mises en boite dexpdition. Risques : beaucoup de retour de marchandise cause des livraisons non conforment aux commandes.

3.3 Livraisons Faiblesses : les bons de livraison non transmis au service commercial constituent une faiblesse. Par cette procdure, la socit na aucune preuve de livraison, en effet, la seule preuve de livraison est lexemplaire du bon de livraison sign par le client et des fois cette dcharge nest mme pas retourne la socit, voila pourquoi la socit LEVI SA na aucun contrle sur les rclamations des clients. Risques : la socit sans preuve de livraison de peut juger de la vracit des rclamations des clients. 3.4 Retour de marchandises

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Faiblesses : i ny a pas sparation des taches au niveau du service commercial, il y a cumul de fonction : rception des marchandises retournes (Le service commercial reoit les articles retourns par les clients, - Il en fait linventaire ; - Il tablit des bons de rceptions ; - Il met les avoirs ; - Il remet les marchandises au chef magasinier)

Risques : l on peut dtourner facilement les marchandises retournes car il ny a pas de contrle.

3.5 Emission des avoirs pour marchandises factures et non livres Faiblesses : les avoirs sont traits sur la base dun simple appel tlphonique ; il nexiste aucun contrle des missions davoirs. Risque : complot entre un client et la personne qui traite les avoirs ; ou mme une tiers personne qui connait les faiblesses du systme. 3.6 Editions informatiques Faiblesses : leur systme dinformation nest pas trs performant, une fois lenregistrement effectu il ny a pas de vrification ni de suivi. Risques : une erreur de saisie ne sera pas dcele et elle peut impacter dans leur prise de dcision. 3.7 Le service client a. Suivi des clients Faiblesses : le suivi des clients est trs inefficace face au nombre considrable des clients, le service client doit avoir une stratgie plus efficace pour le suivi des clients. Risques : non recouvrement des crances clients b. Rception des chques Faiblesses : imputation de la plupart des chques reus dans un compte client collectif. Risque : lanalyse des soldes des comptes clients nest pas fiable c. Retour deffets impays Faiblesses : le retour dun effet impay engendre simplement lmission dune autre lettre de change, frais dimpays non pris en charge, pas de prcision par rapport. Risque : la socit ne fait pas lanalyse des clients en difficult, elle risque daccepter de nouvelles commandes des clients douteux. 3.8 Dtermination des clients douteux Faiblesses : le soin mrit nest pas apport au traitement des clients douteux Risque : il est possible de laisser passer certain clients douteux. 3.9 Dtermination de la provision Faiblesses : dans lorganisation actuelle, une provision forfaitaire est calcule. Risque : cette provision forfaitaire nest pas dductible fiscalement. 2
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4. Option de contrle interne (recommandations) Recommandation 3.1 : Commandes Le responsable du service commercial devrait dterminer par le client, le montant du crdit autoris Recommandation 3. 2 : Sortie des stocks lentreprise LEVI SA doit mettre en vidence un procdure de stocke pour chapper soit les demandes trop frquentes davoir pour le livraison non conformes aux commandes et soit par la livraison des marchandises non commandes par le client . Lapplication de cette procdure permettra la socit de protger ses actifs. Recommandation 3.3 : Livraisons Il est indispensable dexiger des transporteurs de remettre au service commercial soit par ordre numrique et avec le double de la facture client concerne afin de tous les bons de livraison signe par les clients, cela peut protger le patrimoine de la socit. Recommandation 3.4 : Retour de marchandises Afin de sauvegarder le patrimoine de la socit, une procdure doit tre crite pour dfinir la rpartition des taches : les marchandises retournes doit reues par le chef magasiniers afin que celle-ci vrifier le stock et tablie le bon de retour de stock quil conserve un exemplaire et un outre exemplaire pour au service commercial. Les avoirs pour retours seront signs pour acceptation par le directeur commercial qui contrle lmission de tous les avoirs. Afin les avoirs seront comptabiliss par le service clients et qui possdera un exemplaire de lavoir signs par le directeur commercial. La socit doit appliquer une procdure lui permettant de sauvegarder son patrimoine et dassurer la fiabilit des informations comptables. Pour atteindre ses deux objectifs, il faut que le service clients enregistre les avoirs pour retours doit tre annule les comptes ventes correspondants et que le service commercial met a jour leur statistique des ventes en volume et en chiffres daffaire.
b. Traitement comptable des retours a. Rception des marchandises retournes :

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Recommandation 3.5 : Emission des avoirs pour marchandises factures et non livres Il est ncessaire que tout les rclamations soit se faire par crit et que toute demande davoir doit tre accord par le directeur commercial suit a une enqute ou a une analyse. Recommandation 3.6 : Editions informatiques Il est fortement conseill de verifier chaque fin de journe, le contrle interne. Recommandation 3.7 : Le service client a. Suivi des clients Pour amlioration des performances, lanalyse des comptes pourrait tre rapide et simple si le service disposait dun listing des comptes clients par antriorit des soldes. Le listing dtaillerait par client, place de chaque facture dans lchancier. b. Relance des clients impays Comme lentreprise dispose dun outil informatique, il est possible de demander le listing par antcdent des soldes clients afin que ldition des lettres de relance pour tous les clients dpass de 30 jours. Cette dition informatique laissera du temps disponible au personnel pour analyser les comptes et les anomalies. c. Rception des chques Il est important que le compte collectif clients soit rgulirement revu et analyser car cette exploitation des rponses des clients relances sera une aide certaine pour lanalyse de ce compte collectif clients. Le service client devra alors rechercher la trace de la comptabilisation dans le mesure du paiement soit dans le compte collectif, soit sur un outre compte client (erreur dimputation) d. Rception des lettres de change La procdure nappelle pas de remarque particulire dans la mesure o lon suppose que le service trsorerie a accs ce portefeuille et quil peut le grer efficacement.

e. Retour deffets impays Le service commercial doit savoir o prvenu en avance la rupture de paiement afin de se dernier autoriser un nouveau montant de crdit pour ses clients litigieux par LEVI SA. Recommandation 3.8 : Dtermination des clients douteux 2
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Ltablissement de la liste des clients douteux doit tre excut : Le responsable du service client doit consulter tous les dossiers de procdures judiciaire quil a d constituer au cours de lanne et ceux ouverts antrieurement et non encore rsolu. Madame BINETE doit galement analyser la balance par anciennet des soldes et elle doit sinterroger sur tous les retards d paiements afin dvoluer les risques encourus par la socit. Recommandation 3.9 : Dtermination de la provision a) Mme BINETA doit dterminer le montant de la provision constituer, client par client car cette provision sera dductible fiscalement b) Pour les clients retardateurs de paiement et offrant un risque pour la socit, M. CHEICK peut estimer une provision forfaitaire en fonction des lments dinformation fournis par Mme BINETA, sans oublier bien sur quil engagera des procdures de paiement le plus rapidement possible. c) En cas des clients litige MR CKEICK devra analyser la cause de litige et devra inciter si une provision pour risque doit tre enregistre.

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