PENYEDIAAN FAIL MEJA

UNIT ICT
PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH HULU LANGAT

30 DISEMBER 2008

© 2007 KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

 FAIL MEJA

2. PENYELARAS ICT
3. PENYELARAS MAKMAL KOMPUTER
4. PEMBANTU MAKMAL KOMPUTER
(FT 17)

2 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

 KONSEP FAIL MEJA
 Merupakan satu dokumen rasmi yang perlu ada dalam sesebuah
sekolah/organisasi

 Alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada

peningkatan produktiviti sekolah/organisasi keseluruhannya.

 Secara ringkasnya, fail meja :

– Dokumen rujukan peringkat individu/jawatan
– Berasaskan tugas dan tanggungjawab individu.
– Satu Fail Meja bagi satu jawatan.
– Mengandungi maklumat / panduan untuk mengendalikan tugas
yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan

3 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

 KONSEP FAIL MEJA

Peringkat Dokumen rasmi

Tuju arah yang jelas
INDIVIDU/JAWATAN

Tugas & tanggungjawab

yang jelas
FAIL MEJA

Peningkatan
kecekapan &
Kedudukan yang jelas dalam keberkesanan
sekolah/PSS individu

Dasar / peraturan yang jelas

Prosedur/aliran kerja yang

jelas
4 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my
 FAEDAH PENYEDIAAN FAIL MEJA

 Merekod prosedur/peraturan kerja sebagai rujukan rasmi.

 Keseragaman bekerja.
 Menentukan peraturan dipatuhi.
 Mengurangkan kesilapan operasi.
 Memendekkan masa latihan.
 Pertukaran staf – mudah
 Memudahkan kajian, pemantauan dan pembaikan.
 Mengurangkan arahan lisan-tugas.
 Kejelasan kuasa & hubungan kerja dengan kakitangan.

5 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

 MEWUJUDKAN KESERAGAMAN

 Menentukan peraturan dipatuhi

 Mengurangkan kesilapan
 Memendekkan masa latihan
 Menyenangkan pertukaran kakitangan
 Menyenangkan kajian/baik pulih sistem
 Mengurangkan arahan lisan
 Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja

6 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

 KANDUNGAN FAIL MEJA
1. Objektif jabatan/pejabat
2. Objektif bahagian/unit
3. Carta organisasi jabatan/pejabat
4. Carta organisasi kedudukan pegawai
5. Senarai tugas/kuasa dan hubungan
6. Peraturan-peraturan pentadbiran
7. Proses kerja
8. Carta aliran kerja
9. Senarai semak/checklist
10. Senarai undang-undang/peraturan
11. Senarai jawatankuasa yang dianggotai
12. Senarai borang-borang yang digunakan
13. Norma kerja
7
14. Senarai tugas harian http://www.moe.gov.my
©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia
 CONTOH
PERINCIAN
KERJA

PENYELARAS ICT
DAN
PENYELARAS MAKMAL KOMPUTER
Senarai Tugas Penyelaras Bestari.doc

8 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

Workshop
concept

SENARAI TUGAS PENYELARAS ICT

1. Merancang dan mengajar Matapelajaran antara 12 waktu
seminggu.
2. Sebagai penghubung tunggal (single point of contact) bagi
pihak sekolah.
3. Mengurus dan menyelenggara kemudahan ICT dan
perisian-perisian aplikasi yang dibekalkan serta
menyelesaikan serta menyelesaikan masalah teknikal yang
mungkin timbul.
4. Menyediakan keperluan peralatan ICT untuk guru dan
membantu serta membimbing mereka sewaktu
menggunakannya dalam pengajaran dan pembelajaran.

9 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

Workshop
concept

SENARAI TUGAS PENYELARAS ICT

1. Melatih guru menggunakan kemudahan ICT secara efektif
di samping menggalakkan penggunaannya di dalam aktiviti
pengajaran dan pembelajaran.Sebagai penghubung
tunggal (single point of contact) bagi pihak sekolah.
 Melatih staf menggunakan kemudahan ICT secara efektif di
samping menggalakkan penggunaannya di dalam aktiviti
pengurusan dan pentadbiran.
 Memberi input di dalam menyediakan keperluan perolehan
ICT untuk pengurusan sekolah.
 Menyelaras penilaian perisian pendidikan berdasarkan
kriteria penilaian yang telah ditentukan oleh Kementerian
Pendidikan.
 Sebagai pengurus e-mel.

10 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

Workshop
concept

SENARAI TUGAS PENYELARAS ICT

1. Mengurus isu-isu keselamatan peralatan ICT dan sistem
maklumat di peringkat sekolah serta mematuhi kawalan dan
prosedur keselamatan yang berkesan selaras dengan dasar-dasar
keselamatan yang telah ditetapkan oleh KPM/JPN/PPD/Sekolah
serta MAMPU
2. Membantu pihak pengurusan sekolah dalam menyediakan
peralatan ICT bagi aktiviti pengemaskinian data dan maklumat
untuk aplikasi EMIS, ISIS, WINJAWS, SISTEKS, SAPP, SMM,
SSDM, SBT dsb
3. Memastikan integriti dan keselamatan data.
4. Sebagai pakar rujuk dan pegawai sumber (resource person) ICT
sekolah dan sentiasa mengikuti perkembangan ICT semasa.
 Menyediakan laporan dan maklumat perkembangan aktiviti
sekolah bestari kepada pihak yang berkenaan.

11 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

Workshop
concept

SENARAI TUGAS PENYELARAS ICT

1. Mempertingkatkan budaya ICT di sekolah.
2. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh
pengurusan sekolah dari masa ke semasa.

12 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

 CONTOH
PERINCIAN
KERJA

PEMBANTU PENYELARAS MAKMAL KOMPUTER

(FT17)

13 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

Workshop
concept

PENGENALAN
1. Ringkasan Tugas
Bertanggungjawab dalam melaksanakan tugas-tugas
merangkumi penyelenggaraan sistem komputer seperti
penyelenggaraan pencegahan dan penyelenggaraan
kelengkapan IT serta tugas-tugas penyelenggaraan aplikasi
perkomputeran dan operasi sistem dalam sesebuah organisasi
3. Skop Fungsi FT 17
1. Penyelenggaraan Sistem
2. Penyelenggaraan Aplikasi
3. Operasi Sistem
4. Hubungan Kerja
1. Luaran (agensi lain (swasta, kerajaan) orang awam)
2. Dalaman

14 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

Workshop
concept

PENGENALAN
1. Kebolehan
Pengetahuan, kemahiran dan kepakaran yang mendalam
mengenai perkakasan, peralatan dan sistem komputer serta
mengikuti perkembangan teknologi maklumat terkini.
Mempunyai sifat inovatif, kreatif,
3. Sifat-sifat yang bersesuaian dengan jawatan
 Kreatif, tekun dan sabar
 Minat untuk meningkatkan pengetahuan di dalam
bidang IT
 Menyesuaikan diri dengan persekitaran kerja yang
berbeza seperti bertugas di luar kawasan pejabat.
 Mampu menunjukkan sikap kepimpinan yang baik.
 Ancaman – kemalangan semasa mengendalikan peralatan ICT

15 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

Workshop
concept

SENARAI TUGAS JURUTEKNIK KOMPUTER (FT 17)

 Menyenggara peralatan ICT, aplikasi pengkomputeran dan
operasi sistem yang dibekalkan olek KPM/JPN/PPD serta
memeriksa dan menyenggara kelengkapan ICT yang rosak
iaitu perkakasan utama, komponen-komponen dan aksesori
ICT;
 Membantu, memantau dan menyelia rangkaian LAN dan WAN
serta menyelaras server-server utama dan peralatan seperti
Firewall, Proxy, DNS dan lain-lain bagi rangkaian SchoolNet,
EGNet, Broadband, Internet Access, Pusat Akses dan
sebagainya;
 Membantu Guru Penyelaras ICT dalam melaksanakan
pelarasan sistem berkaitan dengan pembahagian IP-Address,
Gateway, Modem dan sebagainya;
 Menerima aduan kerosakan dan mengambil tindakan awal ke
atas sebarang kerosakan (1st Level Support)
16 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my
Workshop
concept

SENARAI TUGAS
1. Sebagai pegawai urusan bagi aktiviti penyenggaraan termasuk
mencatat log, memantau kerja yang dilakukan oleh pembekal,
membuat tindakan susulan kepada pihak berkaitan;
2. Membantu menyediakan keperluan perolehan ICT untuk
pengurusan sekolah;
3. Memastikan operasi peralatan ICT dan sistem maklumat di
sekolah mematuhi kawalan dan prosedur keselamatan yang
berkesan selaras dengan dasar-dasar keselamatan yang telah
ditetapkan oleh KPM/JPN/PPD/Sekolah serta MAMPU;
4. Memastikan kontraktor-kontraktor yang terlibat dengan projek-
projek ICT di sekolah melaksanakan tanggungjawab mereka
sebagaimana yang dinyatakan dalam kontrak;
5. Melaksanakan tugas-tugas yang berkaitan seperti diarahkan
dari semasa ke semasa;

17 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

Workshop
concept

LAIN-LAIN
1. Penyediaan Fail Meja bagi setiap FT 17
2. Buku Log Harian
Pegawai hendaklah menyenaraikan tugas harian dengan
menggunakan buku/borang yang disediakan. Disiapkan setiap
hari. Diletak di atas meja supaya mudah dirujuk.

18 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

Workshop
concept

Perkara-perkara yang perlu diambil perhatian:

Menjalankan tugas-tugas berkaitan ICT di sekolah
Mengurus dan menyenggara kemudahan ICT dan perisian
aplikasi yang dibekalkan oleh KPM/JPN
Menyedia keperluan peralatan ICT untuk guru dan membantu
mereka menggunakannya dalam Pengajaran dan Pembelajaran
Mengurus isu-isu keselamatan peralatan serta maklumat
Mewujudkan & mengemaskini fail berkaitan peralatan & bahan
pengajaran dan pembelajaran
Merekod & menyelenggara sebarang kerosakan peralatan (1st
level support)

19 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

 KETERANGAN
KANDUNGAN
FAIL MEJA

20 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

 1) OBJEKTIF JABATAN/PEJABAT

 Objektif Kementerian Pelajaran Malaysia :

– Melahirkan bangsa Malaysia yang taat setia dan bersatu-padu.

– Melahirkan insan yang beriman, berakhlak mulia, berilmu,
berketerampilan dan sejahtera.
– Menyediakan sumber tenaga manusia untuk keperluan dan
kemajuan negara.
– Memberi peluang-peluang pendidikan kepada semua warganegara
Malaysia.
 Objektif sekolah ( objektif penubuhan sekolah)

21 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

 2) OBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT
 Objektif unit Teknologi Maklumat sekolah anda

TUJUAN MENGADAKAN OBJEKTIF

 Memberi hala tuju yg.jelas supaya usaha selaras dengan matlamat
 Menjadi asas untuk memenuhi keperluan pelanggan
 Menjadi asas untuk menilai keberkesanan untuk meningkat prestasi
 Menuju ke arah pembentukan objektif yang lebih terperinci
 Menetapkan keutamaan jangka panjang

3) CARTA ORGANISASI JABATAN/PEJABAT

 Carta organisasi sekolah (keseluruhan )

22 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

 4) CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI
 Carta Organisasi Khusus

PENGETUA / GURUBESAR

PENOLONG KANAN 1

GURU PENYELARAS ICT

JURUTEKNIK KOMPUTER

23 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

 Faedah Carta Organisasi Kepada Kakitangan &
Pengurusan

 Menjelaskan aktiviti yang dijalankan

 Menjelaskan rantaian perintah yang dapat menunjukkan
peringkat hierarki
 Mengenal pasti ketua-ketua yang bertanggungjawab
 Merancang untuk mengurang atau menambah kakitangan
 Pembesaran fungsi jabatan/pejabat
 Latihan staf / saluran maklumat
 Saluran maklumat pengurusan

24 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

 5) SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN

 Fungsi utama adalah tugas utama yang dijalankan bagi

membolehkan jabatan/ pejabat mencapai objektif penubuhannya.
 Fungsi ini bergantung kepada jenis kegiatan sesebuah jabatan
sama ada kegiatan yang khusus atau kegiatan biasa/ rutin.
 Senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terperinci mengenai
tugas
 Perlu ada nama pejabat, jawatan disandang dan tanggungjawab
 Kuasa yang diberi kepada seseorang kakitangan perlu
dimaklumkan bagi memudahkan mereka bertindak

25 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

 Hubungan kerja sesama kakitangan perlu diketahui
bagi membantu kakitangan itu menyelesaikan
sesuatu tugas.

Hubungan ini terdiri dari 4 cara:

 Hubungan kerja dengan pegawai atasan

 Hubungan kerja dengan kakitangan bawahan
 Hubungan kerja dengan rakan sejawat
 Hubungan kerja dengan agensi luar

26 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

 6) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

 Peraturan pentadbiran harus diketahui dan dipatuhi oleh

kakitangan sesebuah jabatan

 Cth : peraturan menggunakan makmal, peraturan menggunakan

peralatan ICT

27 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

 7) PROSES KERJA
 Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan
mengikut peraturan.

28 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

 Kepentingan proses kerja yang jelas dapat:

 Mengelakkan kesilapan
 Memperlihatkan tindakan lengkap
 Memudahkan semakan dan pindaan
 Mengurangkan arahan biasa & berulang
 Memendekkan masa latihan kakitangan baru
 Menjamin kualiti kerja
 Mengekal tahap kecekapan kerja
 Memudah & melicin urusan harian

29 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

 8) CARTA ALIRAN KERJA

 Gambaran secara grafik atau gambarajah ke atas tindakan-

tindakan yang terlibat

 Dapat memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakan

yang perlu diambil

30 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

31 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my
 9) SENARAI SEMAK/CHECKLIST

 Satu alat perancangan dan kawalan

kerja yang ringkas dan tepat
mengenai tindakan perlu diambil

 Berbentuk rangkaikata,
soalan atau penyataan peringatan

32 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

 10) SENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURAN

 Senarai undang-undang pekeliling

 Cth :
– Perintah-perintah Am Bab ‘A’, ‘B’, ‘C’, ‘D’, ‘E’ dan ‘F’ dan Arahan-
arahan Perbendaharaan.
– Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 Panduan
Pengurusan Pejabat.
– Surat Pekeliling ICT Bil. 1 Tahun 2007 – Garispanduan Mengenai
Tatacara Memohon Kelulusan Teknikal Projek ICT Kementerian
Pelajaran Malaysia.
– Surat Pekeliling Am Bil. 4 Tahun 2006 - Pengurusan Pengendalian
Insiden Keselamatan Teknologi Maklumat (ICT) Sektor Awam.
– Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 2006 - Pengukuhan Tadbir Urus
Jawatankuasa IT dan Internet Kerajaan.
– Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 2006 - Pengurusan Laman Web/Portal
Sektor Awam.

33 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

 11) SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

 Semua jawatankuasa yang dianggotai sekurang-kurangnya

wujud untuk tempoh 6 bulan

 Tujuan:
– Membolehkannya membuat
persediaan dan perancangan awal
sebelum hadir ke mesyuarat

– Membolehkan kakitangan baru

mengambilalih tugas

34 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

12) SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

 Menyimpan dan merekod maklumat

 Memudahkan proses merekod maklumat

Tujuan
Lebih jelas
Borang boleh dijadikan rujukan
Kakitangan memahami prosedur dan lebih berkesan
 Cth : borang peminjaman peralatan ICT

35 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

 13) NORMA KERJA
 Ialah jangka masa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah
ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja.
 Boleh jadi panduan dan asas ukuran pencapaian produktiviti
sesuatu kerja.
 Membantu memperbaiki kaedah bekerja bagi tujuan mengurang
pembaziran dan kesilapan.
 Langkah-langkah mewujudkan norma kerja:
– Dapatkan norma kerja bagi jawatan yang berkenaan atau yang
bersamaan dari sumber-sumber yang boleh digunakan, sekiranya ada,
dan sesuaikan dengan kebolehan / keupayaan penyandang jawatan
tersebut, peralatan dan mesin-mesin di pejabat
– Jika belum ada norma kerja itu, jalankan kajian pengukuran kerja bagi
mewujudkan norma kerja yang diperlukan

36 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

 14) SENARAI TUGAS HARIAN

 Ialah format bagi mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti

utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan.

 Senarai ini sebak-baiknya diletakkan di atas meja supaya mudah

dirujuk malah memudahkan kakitangan merancang kerja atau
mengambil tindakan penting lebih awal bagi menggalakkan
amalan pengurusan masa yang cekap dan berkesan.

37 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my

 PENUTUP

 FM perlu dikemas kini apabila berlaku perubahan dalam jabatan /

pejabat.
 Peraturan, prosedur kerja dan borang-borang yang tidak digunakan
lagi akibat perubahan yang berlaku hendaklah dikeluarkan dari
manual ini dan diganti dengan yang baru.
 Ini akan menjamin manual ini sentiasa kemas kini dan digunakan
oleh setiap kakitangan di jabatan / pejabat masing-masing.
 Tindakan untuk menyediakan FM ini melibatkan semua kakitangan
dan staf sesebuah jabatan / pejabat demi keberkesanan bidang
pengurusan sesebuah jabatan / pejabat.
 FM merupakan dokumen mikro untuk individu dalam organisasi dan
menjadi alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada
peningkatan produktiviti dan kualiti hasil kerja sesebuah jabatan /
pejabat.
38 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my
Workshop
concept

TERIMA KASIH

39 ©2007 Kementerian Pelajaran Malaysia http://www.moe.gov.my