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Aportaciones para la mejora de la presentación grafica de datos cuantitativos en Excel

Aportaciones para la mejora de la presentación grafica de datos cuantitativos en Excel
Bernal García, Juan Jesús juanjesus.bernal@upct.es Métodos Cuantitativos e Informáticos Universidad Politécnica de Cartagena

RESUMEN
Excel, a semejanza de las otras hojas de cálculo, cuenta con una serie de gráficos predefinidos para presentar los datos de una forma más visual. No obstante, los usuarios habituales saben, que dichos gráficos deben de ser debidamente retocados para que se muestren todo los completos y/o e impactante que se deseen. En la presente comunicación, se aportan veinte sugerencias, en orden a mejorar sustancialmente dichas gráficas. En un caso, se trata simplemente, de exponer los avances que proporciona la nueva versión, en otros, será necesario recurrir a opciones y formatos menos conocidos, o a introducir “añadidos” utilizando otras herramientas de la hoja de cálculo. Finalmente, para lograr tipos de gráfico no incluidos entre los predefinidos, y que podríamos denominar avanzados, será preciso formular series de datos especiales, e incluso recurrir a programar macros específicos.

Palabras claves: Gráficos; Excel. Clasificación JEL (Journal Economic Literature): A20 Área temática: Informática aplicada a los métodos cuantitativos.

XVI Jornadas ASEPUMA – IV Encuentro Internacional Rect@ Vol Actas_16 Issue 1:402

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donde se confrontan las ventas obtenidas por una sucursal. dividido por una potencia de 10. Su utilidad reside en poder comparar dos series de datos de distinto rango. para obtener los citados valores. sugerimos asignar a dicha serie otro conjunto de datos. pero quizás lo es menos conocida la posibilidad de poder incluir directamente en el mismo. Regresión con coeficientes Son muy utilizados los gráficos para representar una regresión. activar el menú contextual Formato de serie de datos. reside en el hecho de que en la citada hoja de cálculo no aparezca ningún tipo de gráfico bajo el nombre de histograma. y en la “pestaña” de Opciones. Dos ejes Tipo de gráfico de Excel. visualizándose la distribución de frecuencias de las notas obtenidas en un examen. recomendamos la opción del cálculo matricial. mediante la utilización de determinadas opciones o formatos.3. permite mostrar líneas según dos ejes. Una vez realizado XVI Jornadas ASEPUMA – IV Encuentro Internacional Rect@ Vol Actas_16 Issue 1:Numero orden 2 . Histogramas Un ejemplo típico de lo anterior. 1. Aunque no es necesario.1. situados a izquierda y a la derecha. menos usuales.LINEAL(Y. situándonos a continuación sobre dichas barras. dar los valores “superposición=0 y Ancho del rango=0.. formado por la división del original. No obstante.2. 1. No obstante. es posible su construcción a partir de uno de tipo barras verticales. como se aprecia en el ejemplo de la figura 2.1)}.Bernal García. así como el valor de R2 (figura 3). Juan Jesús 1. si trabajamos con cifras muy grandes. se muestra un ejemplo de su utilización.X. activar la presentación del Valor en Rótulos de datos. frente a las alcanzadas por toda la compañía. Aconsejamos además. etc. X3. el de X. X2. según el grado. mediante la función {=ESTIMACION. 1. en la que debemos introducir el rango de Y. la ecuación polinómica con sus correspondientes coeficientes. UTILIZACIÓN DE OPCIONES MENOS CONOCIDAS En este primer apartado mostraremos ocho sugerencias para mejorar los gráficos predefinidos de Excel. haciéndolo constar en el eje Y. que dentro del apartado Tipos personalizados. En la figura 1.

en la figura 5. podemos visualizar el crecimiento por periodos de una variable. y en Estilos de sombreado/Variantes. En la figura 4. en el Formato de serie de datos/Efectos de relleno.6 Tubos porcentuales acumulativos Normalmente. Así. tiene dos ventajas. que con Formato de la serie de datos/Opciones/Profundidad del rango.4. tomar como Rótulos de datos. XVI Jornadas ASEPUMA – IV Encuentro Internacional Rect@ Vol Actas_16 Issue 1:402 3 . 1. se observa la evolución de unas ventas. la primera es que se visualizan mejor los datos con un porcentaje comparativo menor.Aportaciones para la mejora de la presentación grafica de datos cuantitativos en Excel el gráfico. deberemos sólo utilizar un color. Recordamos además. Evidentemente. para lo cuál. en tres años sucesivos. y finalmente eliminar los ejes y leyendas. el valor y el nombre. 1. escoger la muestra inferior derecha. 1. y el segundo responde al ahecho de que se muestran a la perfección dos situaciones comparativas. debemos hacer en primer lugar. en el menú Formato de la línea de tendencia/Opciones. deberemos marcar Presentar ecuación en el gráfico.5. podremos variar la dimensión del eje z. podemos realizar un gráfico que represente dos valores distintos para una misma variable. se muestra un típico caso de pirámide poblacional. sólo tenemos que dar valores negativos a la serie que queremos que aparezca al lado izquierdo. los acumulados de los datos a presentar. solemos utilizar gráficos de sectores o tipo “tarta”. Si además. consistente en utilizar una nueva serie de datos ficticia. con valores diferentes para hombres y mujeres. deseamos dotarlo de aspecto de tubo. Ello. y el resto. pero también es posible recurrir al uso de “tubos” como los que se observan en la figura 6. a la hora de representar contribuciones porcentuales. Conviene también. con el empleo de barras 3D horizontales. Barras flotantes Si partimos de un gráfico de barras horizontales en 3D. dicha serie virtual no debe verse. recurriendo a una pequeña argucia. seguidamente establecer el rango de los datos por filas. Para poder realizarlo. Barras 3D de dos valores distintos También. si situmos un tubo sobre el otro. tal que su valor inicial seria el cero. a la misma no le asignaremos ningún formato de relleno. y Presentar el valor R cuadrado en el gráfico. A la hora de realizarlo. en lugar de por columnas. el cálculo de los porcentajes.

9976 2007 2006 2005 30 40 50 60 Figura 3 Figura 4 Figura 5 CostPlus_CVTP Figura 6 CostPlus_CPM 17.55% 11.000.000.00 € 7 40.00 € 25.00 € 5.00 € 0.00 € 0.16% 17.29% Producto 1 Producto 2 Producto 3 Producto 1  Producto 2  Producto 3  Figura 7 Figura 8 XVI Jornadas ASEPUMA – IV Encuentro Internacional Rect@ Vol Actas_16 Issue 1:Numero orden 4 .00 € 30.Bernal García.00 € 35.000.000.000 290. Juan Jesús Distribución NOTAS 9 8 8 7 7 6 5 5 4 4 3 3 2 2 1 1 0 0 Miles 30.000 330.000 250.00 € 5.000.00 € 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 25.000 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 0 10 20 Figura 2 y = -137.00 € 10.00 € 15.2E+09x + 1E+12 R2 = 0.000.000 350.000.51% 9.00 € 10.000 310.000.000.000 270.00 € 20.000.000.000.000.33x 3 + 825077x 2 .000.00 € 6 0-1 1-2 2-3 3-4 4-5 5-6 6-7 7-8 8-9 9-10 Empresa Sucursal Figura 1 370.00 € 20.00 € 15.73% 72.76% 71.

en la figura 11. de la misma. consiste en “agruparlos” con el propio gráfico. le hemos añadido una forma de “llamada”. mediante Formato del área del gráfico/Efectos de relleno/Imagen/Seleccionar imagen (figura 7). Nosotros sugerimos aquí dos modalidades. a un gráfico tipo XY. 2.8. tras Formato de serie de datos/Efectos de relleno//Imagen/Seleccionar imagen. Pudiéndose incluso Graduar tamaño. Logos incrustados A la hora de presentar los resultados de una empresa. incrustándolo en una barra.1. mostramos.Aportaciones para la mejora de la presentación grafica de datos cuantitativos en Excel 1. o bien del producto referenciado. o en un sector. o bien hacerlo como trama del propio gráfico. las ventas mensuales de una empresa que se dedica a su comercialización. Una sugerencia a tener en cuenta al realizar estos añadidos gráficos. alguna Autoforma. de medias móviles. de las que aparecen en la barra de herramientas de dibujo. Así. mediante Formato de serie de datos/Efectos de relleno//Imagen/Seleccionar imagen. consiste en agregar al gráfico. o de formularios. consistentes en incluirlo como trasfondo. que tienen que ser realizadas a partir de otras herramientas de Excel. Pictogramas A la hora de representar el valor alcanzado por una variable en distintos períodos. a modo de ejemplo. o Formato/Estirar (figura 10). formen parte de un mismo conjunto o dibujo. Así. puede resultar más impactante el recurrir a un dibujo que sea proporcional a la propia variable considerada. Para ello. como los que se encuentran en los menús que aparecen al invocar las barras de dibujo.7. 2. de lo anterior. como se aprecia en la figura 8 en un gráfico tipo anillo. BARRA DE HERRAMIENTAS DE DIBUJO Y FORMULARIOS Existen mejoras en los gráficos. eligiendo el ratio Unidades/tamaño. 2. XVI Jornadas ASEPUMA – IV Encuentro Internacional Rect@ Vol Actas_16 Issue 1:402 5 . puede ser interesante incluir algún dibujo. mediante un clipart que representa un ordenador. fotografía o logo. Con comentarios y dibujos El caso más sencillo. podemos optar por Formato/Apilar (figura 9). a la que se ha agregado el texto “Media móvil”. de forma que al copiarlos o moverlos.

00    400.0000 C 24.00 ‐50.00 25.Bernal García.00 2.00    Figura 10 A Media  Movil 350.00 ‐60.00 15.00 5.00 10.00    200.00 ‐40.34% ‐3.00 0.00 ‐2.00    100.00    300.00 ene-06 feb-06 mar-06 abr-06 may-06 jun-06 jul-06 ago-06 sep-06 oct-06 nov-06 dic-06 Figura 9 450.5000 ‐1.00 0.00 5.00 30.00 10.5000 0.00 25.0000 ‐1.00 ‐30.00 Venta ordenadores 35.00 ‐10.00 1.00    150.00 20.00 ‐1.93% A B C D 15.5000 ‐3.00     ‐ 21.00 20.00 3. Juan Jesús Venta ordenadores 35.48% 38.5000 Series1 ‐2.00 30.25% 2  per.00    250.00    50.0000 ‐2.00 10.00 ‐3.0000 ‐0.00 ‐20.00 ene-06 feb-06 mar-06 abr-06 may-06 jun-06 jul-06 ago-06 sep-06 oct-06 nov-06 dic-06 0.00 Figura 14 y x Figura 15 XVI Jornadas ASEPUMA – IV Encuentro Internacional Rect@ Vol Actas_16 Issue 1:Numero orden Figura 16 6 .00 15.00 0. media  móvil  (Series1) Figura 11 Figura 12 Figura 13 20.

lo tenemos en la figura 13. se presenta también un “diagrama de red”. 2.4. 3. De árboles y redes Una muestra de lo que se puede conseguir con la utilización de la citada herramienta de dibujo. CON FÓRMULAS En este apartado. cuando desplazamos horizontalmente la barra del botón. y les damos un porcentaje de “transparencia” a los colores de relleno de dichos triángulos. de forma que mediante dicha variación. XVI Jornadas ASEPUMA – IV Encuentro Internacional Rect@ Vol Actas_16 Issue 1:402 7 . gracias al Solver de Excel. Bajo la figura 15. 2. y los situamos debidamente a continuación de los sectores de una gráfico. se ha representado un “gráfico de árbol”. se modifica el valor del término independiente de la ecuación representada. más las autoformas de triángulos. Y en la figura 14. Sectores con sombra Si empleamos la barra de dibujo citada anteriormente. mediante la utilización de símbolos ASCII.3. que permite indicarle la celda donde depositar el valor. con el planteamiento de un supuesto de caminos críticos.Aportaciones para la mejora de la presentación grafica de datos cuantitativos en Excel 2. dentro de la cuadrícula. presentamos los nuevos tipos de gráficos que podemos crear. se produzca un redidujado del mismo de manera automática.2. En este ejemplo. podemos. de forma automática. hacer que se modifique fácilmente algún parámetro del gráfico. para mostrar un problema de probabilidades a posteriori. de izquierda a derecha. o de Bayes. que hemos escogido en el menú de Formularios. resuelto mediante programación lineal. En ella. o bien mediante fórmulas de Excel. Se ha programado dicha barra mediante el Formato de control. Con botones de formulario Así mismo. lo que hace que el dibujo se desplace. simplemente empleando líneas y círculos. se puede observar la Barra de desplazamiento. tipo “tarta”. mediante “botones” de la barra de formularios. los topes mínimo y máximo del rango de datos a variar. por cierto. podremos realizar efectos tan llamativos como el que se muestra en la figura 12. dotándolo así de cierto dinamismo. así como el incremento de los mismos.

se ha mejorado sensiblemente su capacidad de “randerizado”. sólo hay que pulsar sobre el menú Diseño. 4. Juan Jesús 3. Lo haremos. que permite además. para la curva (z=x2-y2) de la figura 18. para reflejar el valor alcanzado por una variable.0)).REPETIR("■". 4. Es posible escribir la función. Randerizados en 3D En la figuras 20 y 21. en rojo. 3. o el “►”. podemos ver dos ejemplos de dicha capacidad de presentar los datos. Hemos recuperado este tipo de presentaciones (figura 16). bajo un aspecto 3D. para a continuación copiarla al resto de la tabla. han sido elegidos dentro del tipo gráfico incluido en Windows (figura 17).2 Superficies en 3D Si queremos representar una función de dos variables."") Donde los símbolos “■”. Hemos cambiado el color. así como la introducción de las distintas opciones de los mismos. y en la columna A. de forma que si utilizamos adecuadamente las referencias relativas. rango de -10 a 10. XVI Jornadas ASEPUMA – IV Encuentro Internacional Rect@ Vol Actas_16 Issue 1:Numero orden 8 . NUEVA VERSIÓN 2007 En la última versión 2007 de Excel. situando en las filas una variable y en las columnas la otra. para visualizar distintas perspectivas del mismo (figura 19). ya que puede ser una forma distinta de presentar valores positivos y negativos. Para ello. el valor de X. Por ejemplo.1.Bernal García. rotarlo. da igual el tipo que elijamos.1. era recurrir a escribir símbolos ASCII. hace algunos unos años de realizar gráficos.REDONDEAR(Dato*100. También se han facilitado los diseños directos de gráfico. sin más que utilizar la función: =SI(Dato>0. simplemente tendremos que escribir la fórmula en la primera fila y primera columna. y optar por la vista que más nos atraiga. rango de -10 a 10. para diferenciar los negativos. hemos empleado =B$3^2-$A4^2. mediante la opción Vistas 3D. Se observa que el tipo de gráfico empleado es el de superficie 3D. repitiéndolos un número de veces. la variable X. Con símbolos La forma más sencilla. de que se disponía. habiendo situado en la fila 3. utilizaremos entonces una tabla de doble entrada.

985 1.00% 30.98 7.00% 80.00% 40.37 7.00% 50.89% V3 26.99 1.3 7.58% V5 15.00% 70.00% 10.00% 100.00% Figura 19 2.00% 90.Aportaciones para la mejora de la presentación grafica de datos cuantitativos en Excel Figura 17 Parábola Hiperbólica (Silla de m ontar) Figura 18 V1 18.4 Figura 20 Figura 21 Figura 22 Figura 23 Figura 24 XVI Jornadas ASEPUMA – IV Encuentro Internacional Rect@ Vol Actas_16 Issue 1:402 9 .00% 20.32% V4 31.00% 60.995 1.42% V2 7.79% 0.005 2 1.

si la tarea correspondiente se encuentra comprendidas entre la fecha inicio y la final. 5. Relleno de celdas Llevando aún más lejos el formato condicional anteriormente citado. Tras elegir el mes. mostramos lo que se visualiza al formular =SI(valor>0.1. El usuario puede administrar las reglas prefijadas. al dibujar círculos con número. eligiendo entre mostrar los efectos y los valores conjuntamente. En la versión anterior.. en relación con dicho valor. También podemos elegir iconos de intensidad. en la anteriores figuras 13 y 14. recurriendo a los tipos de letra de tipo gráfico.Bernal García. para gestión de proyectos (figura 25). y Wingding. De formato condicional Otra de las características distintivas de la citada versión. como el tipo de Diagrama de Gantt. aunque con menos posibilidades. o crear otras. y escalas de color. barras de datos. o recurriendo a la programación de macros. y dar el tipo de letra Wingding2 a esa columna. Así. es posible realizar gráficos mediante el relleno con color de celdas. ambas proporcionales al valor de las mismas. mediante el formato condicional con fórmulas. en base a formulaciones avanzadas. No obstante. que permite añadir directamente sobre las propias celdas. en la figura 23. Por cierto. mayúsculas y minúsculas.”L”). etc.”J”. XVI Jornadas ASEPUMA – IV Encuentro Internacional Rect@ Vol Actas_16 Issue 1:Numero orden 10 . ya existía el formato condicional. podemos hacer algo parecido a lo de los iconos. que posee Windows: Webding. también se podrían haberse empleado estos tipos especiales de letra (figura 24). 5. flechas. se rellenan en rojo las celdas implicadas. AVANZADOS Finalmente. la constituyen las nuevas posibilidades de que dispone el denominado Formato condicional. o solamente los primeros (figura 22).2. mediante la barra de desplazamiento. Juan Jesús 4. la 2003. de círculos. acogemos en este apartado aquellos gráficos creados. y que se obtienen activando estos tipos y pulsar las distintas teclas.

en la figura 28. Dinámicos con valores singulares Al variar los datos que afectan a un gráfico. almacenando en una tabla el resultado obtenido para cada una de ellas. que simulan la ocupación de un vehículo.'graficoautomatico_max.000” Máximo” y #. ante la llegada aleatoria de éstos (figura 26). Así. Para ver el moviendo en tiempo real. El proceso se activa al pulsar el clipart del coche que ejecuta la macro correspondiente (macro 1). hemos coloreado de azul unas celdas. mediante la función: =DESREF(Hoja1!$A$2.2 Cuadros aleatorios Con una técnica similar a la anterior.CONTARA(Hoja1!$A:$A)-1) asignando a continuación dichos nombres a las series del gráfico: =SERIES(. ir visualizando la evolución del mismo. recurrimos a Formato de rótulo de datos/Número/Personalizada.4. o eliminamos datos. Se ha elaborado una macro.0. pero puede resultar interesante. se precisa. que realiza trescientas tiraras. o las eliminamos. De osciloscópio Cuando un gráfico se actualiza. en primer lugar dar nombre a los dos rangos dinámicos involucrados. el gráfico se redibuje de forma automática. este se modifica consecuentemente.1) Para mostrar además los valores de máximo y mínimo. pero pretendemos además. (línea tres del macro 2). En la figura 27. Razón por la que le henos bautizado como de tipo “osciloscopio”. así. y creamos un nuevo formato mediante las “mascaras: #.Aportaciones para la mejora de la presentación grafica de datos cuantitativos en Excel 5. deberemos desactivar el “refresco de pantalla”. Si añadimos nuevas lineas con fechas. Para ello. (Visual Basic Applications). para las fechas (columna A). programada en VBA. 5. Finalmente. lo hace de forma global. sobre todo en un proceso temporal. se muestra uno de tipo dispersión (o XY). el gráfico se resitua en la cuadrícula. que sí añadimos. cada una con ese valor. y las ventas (columna B). se muestra la simulación del número pi. debemos crear dos series.'graficoautomatico_max.000” mínimo” 5. XVI Jornadas ASEPUMA – IV Encuentro Internacional Rect@ Vol Actas_16 Issue 1:402 11 . que presenta las ventas obtenidas en fechas sucesivas.XLS'!ventas. añadiendo así un nuevo punto en el gráfico correspondiente.XLS'!fecha.3.0. La actualización continua del gráfico proporciona una secuencia tipo vídeo de dicha evolución. para escribir también la palabra “máximo” o “mínimo”. mediante un algoritmo de simulación. en un aparcamiento en línea.

000 25. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS • • CRAIG STINSON.Bernal García.4 3.Value = 0 . Mc-Graw Hill 2003 Figura 25 Ventas 40.784 Máximo 3.8 2. 2).Cells(r.6 6. 1).000 5.000 0 31/03/2005 01/04/2005 02/04/2005 03/04/2005 04/04/2005 05/04/2005 06/04/2005 07/04/2005 08/04/2005 09/04/2005 10/04/2005 11/04/2005 12/04/2005 13/04/2005 14/04/2005 15/04/2005 16/04/2005 4 Figura 26 EVOLUCION A PI 35.Value = r Calculate .000 35.Cells(r.Cells(r.Interior. Pi simulado Pi Figura 27 Sub aparcar() Calculate inicial = [A3] ocupada = False For i = inicial To inicial + 4 If Cells(1.Value = 0 . 3).8 3.Value = 0 End With Next Application.Value = Range("Pi_Simulado").000 15.000 20.Cells(r.Interior.ScreenUpdating = False For r = 1 To 300 Calculate With Range("Tabla") .000 10.4 2. Macros y Visual Basic para aplicaciones.ColorIndex = 5 Then ocupada = True Next If Not ocupada Then For i = inicial To inicial + 4 Cells(1. i).Cells(r.6 3. Anaya PROGRAMACIÓN CON MICROSOFT EXCEL.Value End With Next End Sub Macro 1 Macro 2 XVI Jornadas ASEPUMA – IV Encuentro Internacional Rect@ Vol Actas_16 Issue 1:Numero orden 12 . MARK DODGE. 2).2 3 2. i). 3). Juan Jesús 6.Value Range("unos").Tiradas.Cells(r.2 2 1 11 21 31 41 51 61 71 81 91 101 111 121 131 141 151 161 171 181 191 201 211 221 231 241 251 261 271 281 291 N.706 Mínimo 2.Value .ScreenUpdating = True For r = 1 To 300 Calculate With Range("Tabla") . Excel 2007.ColorIndex = 5 Next End If End Sub Figura 28 Sub tirada() Dim r As Integer Application.1).000 30.