AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES

1.

Definición:

El Concepto de ciclo enfatiza al auditor que la actividad de negocios es un flujo continuo de hechos y transacciones. Los ciclos se definen para agrupar el flujo de hechos económicos, similares y que se enlazan entre si.

2.

Transacciones:

Una transacción es un hecho económico al que se le ha reconocido que produce un efecto potencial sobre los estados financieros, se ha presentado en una forma en que puede procesarse y ha sido aceptado para procesamiento por uno o mas de los sistemas de registro de la entidad. Un solo hecho económico puede originar varias transacciones. Por ejemplo, el embarque de mercancías, es un hecho económico, puede dar origen a transacciones separadas de facturación, cuentas por cobrar, inventarios y costo de ventas.

No todos los hechos económicos deben reflejarse en los estados financieros de una entidad, se convierten en transacciones y se procesan, por ejemplo los cambios en los niveles de precios, pueden informarse en los estados financieros, pero usualmente no se consideran transacciones.

3.

Ciclos de Transacciones:

La Auditoria por Ciclos de Transacciones no es más que la división de los Estados Financieros en segmentos o componentes más pequeños los cuales permiten que el trabajo de auditoría sea más manejable y ayuda a la asignación de tareas a los diferentes miembros del equipo de que llevará acabo el trabajo de auditoría. La mayoría de los auditores tratan dos o más segmentos de forma independiente uno del otro, y en la realización del trabajo de auditoría cada segmento es examinado y evaluado de forma separada pero no por completo independiente uno del otro, por ejemplo, tratan los activos fijos y lo efectos por pagar como dos segmentos diferentes y al realizar la revisión de los activos fijos quizá se detecte un efecto por pagar no registrado.

6. Estudio y Evaluación de la Estructura del Control Interno: El Control Interno comprende el plan de organización. El esquema a observar para Estudio de cada Ciclo es el siguiente: • Que las transacciones se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa) • Que las transacciones estén debidamente registradas (obtención de información financiera razonable y oportuna) . que la forma más eficiente de realizar auditorías es estar seguros de cada tipo de operaciones y del saldo final en la cuenta relacionada. Determinación de los Objetivos de Auditoria: Los auditores realizan las auditorias de acuerdo con el método de ciclo realizando pruebas de auditorías de las operaciones que constituyen los saldos finales y también realizando pruebas de auditoría de los saldos de las cuentas. Ciclos como Métodos de Segmentación: Una forma común de dividir una auditoria por ciclos es la de conservar los tipos de operaciones y saldos de cuentas relacionados estrechamente en el mismo segmento. Los auditores han determinado. las entradas de caja y el reconocimiento de las cuentas incobrables son los cuatro tipos de operaciones que provocan aumentos o disminuciones en las cuentas por cobrar. métodos coordinados y medidas adoptadas dentro del negocio. 5. por ejemplo. en general. promover eficiencia operativa y fomentar adhesión a políticas administrativas. A esto se le llama el método de ciclos. las ventas. los ingresos por ventas. para salvaguardar activos. 4. verificar la confiabilidad y corrección de los datos contables. Por lo tanto todas ellas forman parte del ciclo de ventas y cobranza.En conclusión podemos concluir que los resultados se combinan una vez que se termina la auditoria de cada segmento incluyendo las interrelaciones con otros segmentos.

La mayor parte de las funciones relacionadas con un ciclo de tesorería pueden efectuarse en la oficina del tesorero en una sociedad anónima. Enlaces de los Ciclos Flujo de los Ciclos de Transacciones: • El Ciclo de Tesorería provee efectivo a los ciclos de Egresos • Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nómina que se utiliza en el Ciclo de Conversión • El ciclo de Conversión origina productos y servicios y controla los Inventarios de productos terminados para venderlos • El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de Tesorería para uso interno o inversiones externas • Todos los Ciclos envían información contable al Ciclo de Información Financiera y ésta se resume en Estados Financieros.1. la oficina del secretario de la sociedad y la oficina del contralor pueden también tener participación. No es poco frecuente que algunas de las funciones. Ciclo de Tesorería El ciclo de tesorería de una entidad incluye aquellas funciones que tratan de sus fondos de capital. Principales Tipos de Ciclos de Transacciones: 8. Las funciones del ciclo de tesorería comienzan con el reconocimiento de las necesidades de efectivo. Incluyen la distribución del efectivo disponible a las operaciones corrientes y otros usos y se terminan con la devolución de efectivo a los inversionistas y a los acreedores. sin embargo.• Custodia de los activos (protección a los activos) 7. 8. se ejecutan por miembros de la alta gerencia quienes participan también en la . el manejo de efectivo y la emisión de obligaciones de deuda y de acciones de capital. es decir.

• La integración del capital que todo esté autorizado. Inversiones • • • Compra de valores Recibir ingresos periódicos (por dividendos o intereses) Venta de los valores B. • Los gastos y productos correspondan al período examinado tomando en consideración su origen. suscrito y pagado.2. • Los saldos de efectivo están adecuadamente descritos y clasificados y se han realizado adecuadamente las operaciones y control del efectivo no sujeto a retiro inmediato.1. para saber los derechos y obligaciones de la empresa. 8. 8. Función de Ejecución A. • Las reservas sean determinadas de acuerdo con el porcentaje legal. Objetivos del Trabajo: se debe determinar lo siguiente: • Los saldos de los registros representan todo el efectivo y equivalentes en poder de la entidad y que se están registrando adecuadamente. es indispensable realizar una evaluación que incluya los siguientes términos. • Las utilidades estén determinadas razonablemente y su distribución sea autorizada por la autoridad máxima de la empresa. Debido a las funciones que el ciclo de tesorería realiza dentro de una entidad. emisión de obligaciones y capital. Funciones Típicas a.1. las cuales incluyen el manejo de fondos. • Las escrituras de los préstamos se da a conocer las cláusulas que conforman el contrato. Financiamiento .1.función del planeamiento financiero y control.

Actualizar el mayor auxiliar de inversiones. B. pago de intereses sobre obligaciones y dividendos en efectivo. Función de Custodia A. • Redimir obligaciones y readquisición de acciones. Movimientos Bancarios • • Emisión de depósitos por ventas correspondientes al giro habitual de negocio. Movimientos Bancarios • Contabilizar las transacciones en diarios y pase al mayo correspondientes al movimiento del libro auxiliar de bancos. Financiamiento • • Contabilizar las transacciones en diarios y pase al mayor. b. . Función de Registro A. Inversiones • • Protección de valores Mantener corrección de los saldos de inversión. C. c. Emisión de cheques por pago de cuentas por pagar comerciales. Inversiones • • Contabilizar las transacciones y hacer los pases al mayor. Financiamiento • Asegurarse de la corrección de los saldos de los pasivos y capital social. Actualización de los mayores auxiliares.• Emisión de obligaciones y acciones representativas del capital social. C. B.

3. cheques.1.C. Asientos Comunes: Las funciones de este ciclo inician asientos contables que reflejan hechos económicos tales como: • • • Emitir y retirar acciones Incurrir en deudas y pagarlas Adquirir y vender acciones de Tesorería . 8. pero la entrada de efectivo es el cierre del ciclo de ingresos y el desembolso es el cierre del ciclo de egresos. El ciclo de tesorería incluye los siguientes rubros: • • • • • • • • • Caja general Fondos fijos y cajas chicas Depósitos bancarios Fondos en tránsito Inversiones Anticipos y cuentas por cobrar a accionistas Préstamos Dividendos y cuentas por pagar a accionistas Capital y reservas Las funciones de ingresos y desembolsos de efectivo no se han incluido en las funciones del ciclo de tesorería porque se recibe o se desembolsa efectivo para cerrar este ciclo. notas de débito). estados de cuenta bancarios. Movimientos Bancarios • Protección de toda la documentación de soporte relativo al movimiento bancario de la entidad (depósitos. notas de crédito.

1.5. pueden ser estáticas y dinámicas. son las de naturaleza cambiante o variable y casi siempre se actualizan con el registro de cada transacción. y las dinámicas.• • Comprar y vender inversiones Acumulaciones. Formas y documentos vitales: • • • • • • Certificados de acciones Documentos legales en cartera Acciones. en forma normalmente esporádica. bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones Cheques de dividendos e intereses Contratos relacionados con valores adquiridos o cedidos Otros similares 8. 8. Base de datos: Se denomina asi al conjunto de información almacenada resultante de las transacciones procesadas.4. cobros y pagos de dividendos • Amortización de descuentos.1. o sea que los datos son modificados continuamente. Las estáticas. Las bases de datos para el ciclo de Tesorería pueden ser las siguientes: Estáticos: • Registros de accionistas . gastos y primas diferidos relacionados con deudas e inversiones • Cambios en el valor en libros de inversiones y deuda. son las que tienen carácter permanente y que solo se modifican mediante instrucciones especificas.

2. Control de calidad de las mercancías y servicios adquiridos. . Debido a las diferencias en tiempo que existen entre el recibo de los recursos y el desembolso del efectivo.2. también se afectan directamente por este ciclo. Recepción de mercancías y suministros.1 Funciones Típicas a. las cuentas a pagar y diversos pasivos acumulados. Función específica de compras. Dinámicos: • • • Saldos de cuentas bancarias Cartera de inversiones Saldos de mayores auxiliares de inversionistas y acreedores. Autorización para la adquisición de bienes y servicios.compras (llamado también adquisición y pago) se dedica usualmente a clasificar la adquisición de los recursos entre diversas cuentas de activo y de gastos. Solicitud de cotización. Ciclo de Egresos – Compras Una parte significativa del esfuerzo contable en un ciclo de egresos . Funciones de Ejecución • • • • • • • • Solicitud de compra. Preparación de solicitud de compra. 8. Selección del mejor cotizante. 8.• • Cedulas de intereses y dividendos Cuestionarios de cumplimiento de estipulaciones de prestamos.

• Actualización de los registros de inventarios y costos (cuando se lleven tales registros) para controlar las compras o las devoluciones a proveedores. • • Actualización de los sub-mayores de caja.• Verificación y aprobación de los pagos. • Actualización del diario de compra de bienes y servicios. propiedades. Control de los fondos fijos de caja. c. . Funciones de Custodia • • Protección del inventario. b. Mantener registros correctos de inventarios. inventarios. Distribución de las compras a las cuentas apropiadas. Funciones de Registro • • Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados. pagos. • • Desembolsos y registro de los pagos. compras. prestaciones y depreciaciones. proveedores. excepto sueldos. El ciclo de egresos – compras incluye: • • • • • • • Pedidos en tránsito Gastos pagados por anticipado Otros activos Proveedores Impuestos por pagar Cuentas por pagar Gastos de administración. notas de débito y crédito emitidas por proveedores.

Funciones de Ejecución • • • • • • • Reclutamiento. prestaciones a los empleados. cálculos. pago y recuperación de anticipos varios. control y pago de nóminas. gerencia y confidenciales.3. • • Actualizar los registros de empleados. Ciclo de Nóminas Las transacciones relacionadas con las nóminas involucran los eventos y transacciones que corresponden a las remuneraciones a ejecutivos y empleados. Funciones de Registro • Contabilización en diarios de las transacciones relacionadas con la nómina y pase a las cuentas mayor. Este tipo de transacciones incluyen: personal asalariado. contratación. Determinar el costo de mano de obra. b. Preparación.• Otros gastos 8. Nominas de ejecutivos. por ejemplo: seguro médico. Capacitación y evaluación del personal.1. comisiones al personal de ventas. vacaciones pagadas. premios a ejecutivos.3. Funciones Típicas a. autorización. obreros que se les paga por hora o sobre una base de incentivo (a destajo). 8. planes de pensiones y de participación de utilidades. Autorización. . Preparación de informes de asistencia. promoción y despido de personal. Relaciones laborales e industriales.

gastos de venta y gastos de administración • Liquidación de personal 8. Proteger los registros de nóminas. Funciones de Custodia • • • Protección de fondos de nómina. Ciclo de Conversión Muchos de los recursos adquiridos por una entidad entran en “agrupaciones” en las que se retienen. recursos naturales existentes. mano de obra directa y elementos de costos indirectos.4. o se utilizan en otra forma. la actividad más importante del ciclo de conversión es la producción de un artículo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propósito: materiales. propiedades y equipos depreciables. procesan. convierten. seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio. El ciclo de conversión de una entidad de esa clase incluiría el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con el inventario hasta que los productos terminados se depositen en el lugar final de almacenamiento dentro de la entidad. montan o ensamblan. montaje o proceso. Mantener la corrección de las cuentas bancarias sobre nóminas. Las funciones del ciclo de conversión manejan agrupaciones de recursos tales como inventarios. El ciclo de nóminas incluye los rubros siguientes: • • • Cuentas por cobrar a funcionarios y empleados Cuentas por pagar a funcionarios y empleados Provisiones laborales • Sueldos y prestaciones incluidos en el costo de producción. En un negocio de manufactura.c. .

Determinación de variaciones en precios y calidad. Contabilización de desechos.1. desperdicios y producción defectuosa. pueden no existir funciones de ciclo de conversión que sean perceptibles. Depreciación y amortización de activos. Funciones Típicas a. b. Funciones de Ejecución • • • • • Expedición de órdenes de producción. Transferencia de productos terminados al almacén. Funciones de Registro • Transferencia de inventarios (de materia prima a proceso y de proceso a productos en proceso). las empresas de servicios públicos. maquinaria y equipo.Las actividades en los ciclos de conversión de otras industrias no son tan extensas como en las industrias de manufactura. • • • • • Aplicación del costo de mano de obra. Requisición de materias primas. 8.4. Procesamiento de materias primas. en cierto grado. En las entidades que venden servicios. Depreciación y amortización de inmuebles. Guardar adecuadamente los registros de manufactura. Funciones de Custodia • • Proteger los productos en proceso y terminados. a diferencia de bienes tangibles. las instituciones de asistencia de salud. c. . Sin embargo. las compañías inmobiliarias y detallistas manejan inventarios u otras agrupaciones de recursos. Aplicación de cuota de gastos de fabricación.

5. Evaluación y aprobación del crédito. Contiene tomar pedidos de los clientes. conceder los servicios que presta la compañía.5.El ciclo de conversión se integra por: • • • • • Inventarios Inventarios en consignación Terrenos y activos fijos Pérdidas de capital Costo de producción 8. La determinación del costo de las ventas. Despacho del pedido y/o prestación del servicio. es una función contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos. embarcar productos terminados.1. Funciones Típicas a. mantener y cobrar las cuentas y recibir efectivo de los clientes. Funciones de Ejecución 1. Es el ciclo en que el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos convertidos se traspasan a cambio de efectivo. Ventas • • • Toma de pedidos. Ciclo de Ingresos El ciclo de ingresos incluye las funciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos y servicios. 8. .

• Determinación del costo de ventas. Contabilizar comisiones. cobros y depósitos o notas de crédito y débito emitidas a clientes. c. Registro de cuentas incobrables. inventarios. • Actualización de los sub mayores de: caja. ajustes a precios. propiedades o comisiones a pagar. Contabilización de comisiones Contabilización de garantías Cuentas a cobrar Ingresos del efectivo Cobro Ajuste de facturas Costeo de las ventas b. Contabilizar garantías otorgadas en la venta del bien o servicio. Funciones de Custodia . Ventas • • • Contabilizar la factura. Funciones de Registro 1. • Actualización de los diarios de: venta de bienes y servicios.• • • • • • • • Facturación. ajustes a clientes por: mercadería de vuelta. • Emisión de notas de crédito. • • Gestión de cobro a clientes y seguimiento a cuentas morosas. clientes. errores en facturación o cualquier otra reducción en el saldo de clientes.

Registrar operaciones en el diario (si los otros ciclos no lo han efectuado). Ventas • • Proteger el mayor auxiliar de clientes.1.1. . Mantener actualizados los saldos. El ciclo de ingresos se integra por los siguientes rubros: • • • • • • • Cuentas y documentos por cobrar Anticipo de clientes Cheques rechazados Ventas y devoluciones sobre ventas Costo de ventas Gastos de ventas. resume. concilia. Ciclo de Información Financiera El ciclo de información financiera de una entidad. no procesa transacciones.6. Más bien. Entonces analiza. excepto sueldos. 8. avalúa. prestaciones y depreciaciones Otros productos y gastos 8. Además. ajusta y reclasifica esa información de modo que pueda ser informada a la gerencia y a otros.6. obtiene información de contabilidad y operaciones de otros ciclos. la recopilación de datos para su exposición en los Estados Financieros ocurre dentro de este ciclo. Funciones Típicas El ciclo de información financiera cubre las siguientes actividades básicas: • • Originar y preparar las pólizas de diario tanto recurrentes como esporádicas.

Algunos ejemplos a considerar serian el ciclo de impuestos.• • • • • • Mayorizar operaciones. y que a la vez. consolidar y re expresar informes y Estados Financieros. Obtener información de los diferentes ciclos. 9. Otros ciclos aplicables en determinados casos: En aquellos casos en los cuales. para aquellas empresas que dormán parte de un complejo organizativo en el cual se producen diversas relaciones intercompañias. la etapa contable donde terminan otros ciclos de transacciones. se hará necesario desglosar del ciclo de información alguna función debido a su importancia relativa. En ambos casos. Venta y devolución de venta. Pagos. El punto de partida de este ciclo será a su vez. General. que requieren de un proceso de consolidación complicado. Custodia de formularios y libros de contabilidad. ya que las fuentes de anotación para el mayor general son los diarios de: • • • • • Compra y devoluciones de compra. Cobros. preparar. por naturaleza del tipo de negocio o por la forma organizativa de la empresa. Agrupar información de revelación suplementaria. . Conversión monetaria. el tratamiento a través de ciclos específicos se hace necesario. para aquellas empresas que tenga una serie de implicaciones fiscales o estén sujetas a tratamientos fiscales especiales. Originar. se relacionen íntimamente con los demás ciclos. También puede mencionarse el ciclo de consolidación. esta deberá mostrarse y analizarse como un ciclo especifico.

La información debe circular a través de una entidad para hacerla funcionar con eficiencia. La información también circula horizontalmente para los fines de las operaciones diarias.10. y con la función de planeamiento financiero y control. se ha descrito como enlaces en las secciones discutidas. Aunque el efectico que se usa para pagar a proveedores y empleados se origina en el ciclo de tesorería y circula a través del ciclo de adquisición la información relativa a los desembolsos de efectivo puede circular en forma de asientos. y retorna de los clientes a cambio de las mercancías y servicios provistos. . Interrelaciones entre ciclos Las relaciones de los ciclos entre si. La autoridad fluye de arriba hacia abajo y la responsabilidad en sentido inverso. El efectivo fluye de los propietarios a los proveedores y empleados a cambio de los recursos que se requieren para proveer mercancías y servicios a los clientes. responsabilidad que fluye hacia los directores y propietarios. Las mercancías y servicios se adquieren de los proveedores y empleados y fluyen a través de la entidad y se venden a los clientes. La función del planeamiento financiero y control tiene autoridad que fluye hacia los ciclos y asimismo.

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