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GUIA DEL USUARIO

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Agradecemos su preferencia en . El software est elaborado para ser usado como una til herramienta que facilite el control administrativo de las empresas, con especial nfasis en los puntos de venta. Ms que un manual extensivo, este documento pretende ser una gua para el usuario estndar. A continuacin explicaremos los alcances de Historia El sistema fue ideado a partir de un anlisis de las herramientas de software de control administrativo existentes. Concluimos que la gran mayora de estos programas son muy poco flexibles y acartonados, algunos de ellos sin modificaciones significativas desde hace aos, lo cual los hace obsoletos. En otras palabras, la gran mayora de stos son programas son limitados, sin el dinamismo que las empresas requieren actualmente. En el otro extremo estn los programas que, siendo robustos, son exorbitantemente caros e inaccesibles para la micro y pequea empresa. Fue as que decidimos desarrollar la primera versin del sistema a principios de 1999. Comenz como una aplicacin estndar desarrollada en Visual Basic que acceda a una base de datos de Microsoft Access, como lo hacen en la actualidad una gran cantidad de programas. Las versiones sucesivas lo fueron evolucionando hasta convertirse en lo que es hoy: un sistema robusto que puede realizar todas las operaciones comerciales de la empresa de forma gil y con precio accesible. El software es capaz de correr en una red convencional y tambin a travs de Internet en todos sus mdulos, lo que significa una gran posibilidad de control inmediato y remoto. Por ejemplo, los administradores a travs de un mdem comn pueden, desde cualquier conexin a Internet, consultar sus reportes y grficos gerenciales, establecer derechos de usuario o precios especiales, incluso realizar ventas o pedidos a distancia etc., sin necesidad de complicados servidores o costosa infraestructura de comunicacin. Para la manipulacin de los datos el sistema emplea actualmente a MySQL TM, que es un RDBMS (Sistema manejador de bases de datos relacionales) que rivaliza en poder y desempeo con ORACLETM y SQL ServerTM de MicrosoftTM, y que ha sido utilizado en organizaciones como la NASA en algunos de sus servidores, con la enorme ventaja de que la licencia de MySQL es gratuita. El poder de este manejador de base de datos radica en que nos permite trabajar con los datos de un usuario en una sola computadora o en un centro comercial con decenas de terminales, sin una baja en el desempeo y sin que esto represente un costo de miles de dlares para nuestros clientes. Cabe mencionar que el uso de MySQL TM, no es una limitante restrictiva del sistema, ya que puede usar Microsoft Access TM o SQL TM Server como alternativas de conexin hacia otras bases de datos.

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Requerimientos de hardware de

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Mnimos: Pentium Celeron o similar a 333 mhz, 64 Mb en RAM, 100 Mb libres en Disco Duro, monitor SVGA, CD-ROM, mouse. Deseables: Pentium III o similar a 600 mhz, 64 Mb en RAM, 300 MB libres en Disco Duro, monitor SVGA color, CD-ROM, mouse, tarjeta de red, mdem, no-break. Sistemas Operativos: Windows 98, NT, 2000, XP

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Configuracin despus de la instalacin Al iniciar el sistema por vez primera, ntese que aparece una pantalla que solicita los datos de la empresa.

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Llenar los datos cuidadosamente, an cuando se pueda regresar para corregirlos. Pantalla de Datos de la Empresa Descripcin: Nombre de la empresa, evitar colocar espacios innecesarios, sobre todo al final. Descripcin: Pantalla de configuracin general del sistema. Usuario y Password, se refiere al usuario y clave de acceso del sper usuario del sistema (note que un usuario del sistema es diferente a un usuario de la base de datos). ste tiene todos los derechos de operacin dentro del sistema, y es el nico que puede modificar la configuracin del programa. Moneda base del sistema, dispone de hasta tres caracteres para indicar el cdigo de la moneda; si no se tiene la seguridad de lo que se debe colocar, deje los datos por defecto. Estos son, MN (moneda nacional), PESOS para el Nombre de la moneda y M.N. para la Leyenda de la moneda. Estos datos son utilizados para desplegar

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leyendas en reportes y formatos, por ejemplo: en el formato de facturas, tickets y remisiones. Formato para cantidades numricas, indica el formato que el sistema utilizar para desplegar las cantidades numricas utilizadas. Por ejemplo, si desea utilizar cuatro dgitos decimales para sus operaciones, aumente dos ceros al final del formato que se le presenta. Es decir: ##,##0.0000 El mismo caso se presenta con el Formato para cantidades en dinero. Nombre de la sucursal, indica el nombre de la sucursal donde se encuentra instalado el sistema, esto es muy til debido a que los reportes desplegarn, adems de la razn social de la empresa, el nombre de la sucursal, lo cual permite diferenciarlos.

Despus de oprimir el botn Aceptar, la pantalla siguiente solicita los datos de ingreso al sistema, en el campo usario se coloca la clave del usuario y su password separados por un espacio. Si es la primera vez que se utiliza el sistema, recuerde que el nombre del usuario es SUP y el password es el que se indic en la pantalla de Configuracin general. Estacin de trabajo, por omisin es ESTACION01, es recomendable dejarlo as la primera vez que se ingresa al sistema. Periodo de trabajo, debe de ser igual al ao y mes actuales. Recibir un mensaje que le indicar que el periodo que est intentando usar no existe. Responda afirmativamente a la pregunta de si desea crearlo. Esto suceder cada principio de mes o cuando intente acceder a un nuveo periodo de trabajo.

Verificar versin, indica al sistema que deber actualizar la base de datos con los nuevos campos adicionados en versiones ms recientes del programa. Es decir, si cuenta con una versin del sistema MyBusiness, y desea actualizar sta versin hacia una ms reciente, deber marcar la casilla por una sola ocasin para que el proceso adems de actualizar el sistema, actualice la base datos.

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Al finalizar, habr concluido con xito la instalacin del sistema

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Visin general del Software

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El sistema contiene mdulos diferenciados para el control de la operacin comercial de una empresa, a saber: Ventas Compras Inventario Cuentas por cobrar Cuentas por pagar Administracin del software Componentes de

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El software se compone por una ventana dividida en dos partes, stos permiten un acceso rpido a las opciones del sistema.

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Barra de tareas
La parte izquierda la cual llamaremos en adelante barra de tareas-, contiene los grupos de acceso directo a las operaciones del sistema: Ventas, Compras, Inventario, Utileras, Configuracin y Programacin. Cada una de estas secciones contiene a su vez los iconos de acceso rpido a los principales mdulos del sistema.

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VENTAS

COMPRAS

UTILERAS

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INVENTARIO

CONFIGURACIN

PROGRAMACIN

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La parte derecha contiene al Business Manager, el cual se subdivide en Business Manager y Business Information Center.

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Business Information Center


Contiene los reportes del sistema. Todos los reportes son visibles nicamente para el supervisor o los usuarios que tengan derechos. Para la mayora de los casos un reporte puede solicitar rangos de algn catalogo o de una secuencia de datos para filtrar en el reporte, aunque existe la opcin de no utilizar un rango para lo cual el reporte mostrar todos los datos disponibles. Estos rangos en su mayora llevan un orden alfabtico en donde primero son los nmeros y despus las letras en el orden tradicional. Tambin se le puede solicitar un rango de fechas.

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Business Manager
Esta ventana est compuesta por una seccin de mens, una seccin de botones, un panel izquierdo de carpetas, un panel derecho que se llena con los elementos de la carpeta seleccionada -los cuales pueden ser otras carpetas o algn elemento especfico- y una seccin de estatus que indica el catlogo activo sobre el cual se est trabajando y el nmero de elementos encontrados en cada carpeta. Esta herramienta opera de manera muy semejante al Explorador de Windows. Las carpetas de las que se compone el Business Manager pueden ser de dos categoras: las fijas y las que se crean conforme se agrega informacin. Las principales carpetas fijas son Catlogos, Operacin, Ingresos / Egresos y Configuracin, que sern detalladas ms adelante.

Un breve ejemplo prctico consiste en seleccionar la carpeta Lneas ubicada en la carpeta de Artculos dentro de la carpeta de Catlogos (Catlogos-Artculos-Lineas); una vez seleccionada esta carpeta, presione el botn derecho del mouse sobre el panel derecho del explorador, observe que aparece un men con varias opciones, seleccione la opcin Nuevo, imediatamente aparece una ventana que le solicita ingresar los

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datos para introducir una lnea de artculos nueva. Capture los datos solicitados y al finalizar de un click sobre el botn Aceptar. Ahora ver que en el panel derecho del Business Manager aparece un icono que representa a la lnea de artculos que acaba de ingresar.

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Si desea consultar o modificar la descripcin de la lnea, seleccione la lnea recin creada, presione el botn derecho del mouse y de un click sobre la opcin Propiedades, sto abrir nuevamente la ventana de la lnea y podr ver los datos sin opcin a modificarlos; presione el botn Aceptar. Nuevamente presione el botn derecho del mouse y de un click sobre la opcin Cambiar y entonces podr ver y modificar los datos, excepto la clave; cambie la descripcin de la lnea y presione el botn Aceptar.

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Por ltimo, vamos a proceder a borrar la linea creada. Presione el botn derecho del mouse sobre el cono de la lnea creada y seleccione la opcin Eliminar. A continuacin aparecer un mensaje de confirmacin, conteste afirmativamente y visualizar cmo la lnea desaparece. Algunas ocasiones los elementos no desaparecen en forma automtica, oprima la tecla F5, esto refresca la pantalla.

Hasta este momento se han mencionado las operaciones ms comunes que se realizan con registros de una base de datos, como son: Altas, Bajas, Modificaciones y Consultas. Otras formas opcionales para realizar las operaciones que se activan en los mens contextuales, es decir, los que se presentan oprimiendo el botn derecho del mouse, son: utilizando una combinacin de teclas y, por medio de los mens y botones del encabezado del Business Manager. Por ejemplo, la combinacin de teclas <Control> + <Ins> inserta un registro, la tecla <Enter> modifica el registro seleccionado y la tecla <Supr> lo elimina.

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Configuracin

Mantenimiento a la base de datos permite optimizar el espacio que ocupan los datos en el disco duro de la computadora, adems de corregir inconsistencias en las tablas. Este procedimiento se recomienda realizarlo una vez por semana o cada vez que el equipo sea apagado de manera abrupta por falla de energa o descuido humano.

El men Sincronizar procedimientos actualiza aquellos formatos, reportes, grficos o procedimientos de usuarios que hubiesen cambiado en el servidor y que se tienen que actualizar en la terminal local, es conveniente para aquellos sistemas que accedan a la base de datos en forma remota, sobre todo en aquellas computadoras que se conectan por medio de Internet y su conexin es por medio de una linea telefnica y el ancho de banda es muy pequeo.

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Datos de la empresa: Esta opcin permite editar los datos generales de la empresa, adems de los datos de la conexin con la base de datos. Esta pantalla se explica en detalle al inicio de sta seccin.

Alta de nueva empresa: Aqu se ingresan los datos de una empresa adicional. Esto permite trabajar con dos bases de datos distintas. Cuando se ingresan dos o ms empresas, la prxima vez que se ingrese, se le solicitar seleccionar la empresa con la cual trabajar. Configuracin general: En esta seccin se pueden cambiar los formatos de despliega tanto de cantidades numricas como cantidades de dinero, el nombre

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de la sucursal, costo de mantener una unidad en inventario, etc. (Esta pantalla fue analizada al inicio de sta seccin).

Establecer formatos de impresin: En esta pantalla se designan los formatos asociados a cada documento de impresin. Por ejemplo: formato de factura, formato de ticket, formato de nota de crdito, formato de devoluciones y todos los que se indican en la pantalla.

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Consecutivo de impresin: Aqu se puede indicar el folio inicial de las facturas, remisiones, notas de crdito y tickets, cabe aclarar que para el caso de las remisiones y tickets el consecutivo es por estacin de trabajo.

Borrar base de datos: Elimina la informacin completa de la base de datos de forma permanente, esta opcin debe ser utilizada cuidadosamente. El sistema perder la totalidad de la informacin y queda en estado de nueva instalacin. La nica informacin base que permanece despus de un borrado es, procedimientos de usuario, formatos del sistema, grficos y reportes, adems de usuarios y permisos de usuario.

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sta opcin tiene asociado un procedimiento de usuario llamado inicio007 desde el cual puede ser personalizado el borrado de la base de datos, es decir, se puede omitir por completo el borrado de la informacin, o borrar solo los datos que se consideren pertinentes.

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El Men Cambiar de empresa permite seleccionar la base de datos de la empresa con la cual se desea trabajar sin necesidad de reiniciar el sistema. Se le solicitar que cierre todas las ventanas de MyBusiness para evitar conflictos.

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El manejo de los artculos


La columna vertebral de los catlogos de es el de artculos, que es una lista de claves que definen las caractersticas de los productos que se venden en su negocio, por ejemplo mercanca como una cajetilla de cerillos, o servicios, como una consultora o un servicio de mensajera. En la mayor parte de los casos la codificacin de los artculos ya existe, como es el caso del cdigo de barras para la mayor parte de productos de consumo en la actualidad. Si es ese su caso, le recomendamos utilizar este cdigo para la clave del artculo en el sistema, ya que como es un estndar le permitir una mayor interaccin con sus proveedores, mayor facilidad de captura y continuar esta cadena de orden a sus clientes. Si sus productos no tienen cdigo de barras le recomendamos que defina una buena poltica de asignacin de claves y los responsables sean rigurosos en su aplicacin. Lneas de artculo

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Antes de proceder con la captura de artculos es necesario que capture sus lneas de artculos. Una lnea es una clasificacin o agrupamiento de artculos, como lo es el caso de las lneas de electrodomsticos y la de frutas y verduras en un centro comercial. Para dar de alta sus clasificacin abra el Business Manager, despus busque las carpetas Catlogos - Artculos - Lneas. A continuacin capture sus lneas de artculos empleando en la clave de la lnea un mximo de cinco caracteres, siendo el primero de ellos forzosamente una letra. En la descripcin puede haber un mximo de 40 caracteres. Marcas de artculos

Estas claves indican la marca del producto. Para dar de alta sus marcas abra el Business Manager, despus busque en las carpetas Catlogos Artculos Marcas y capture. Ubicacin de artculos

Una ubicacin indica la posicin en almacn de este artculo. Esto hace posible levantar inventarios fsicos nicamente de una seccin para poder llevarlos a cabo a tienda abierta. Para darlas de alta abra el Business Manager y despus busque la carpeta ubicaciones que se encuentra dentro de las carpetas Catlogos Artculos. Nota: Tanto como las lneas de artculos como las marcas y las ubicaciones son deseables de definir antes de los artculos, pero no indispensables, ya que el sistema crea elementos genricos por defecto llamados SYS.

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Catlogo de artculos

Para acceder a este catlogo puede dar un clic sobre el icono Artculos en la seccin de Inventario de la Barra de tareas. Se le mostrar una ventana donde se puede realizar cualquier operacin sobre los artculos con excepcin del borrado, lo cual se puede hacer nicamente en el Business Manager dentro de las carpetas Catlogos Artculos. Indique la clave del artculo. Le recomendamos que aunque el sistema acepta claves de hasta de treinta caracteres, use los menos posibles, ya que el mximo de caracteres utilizados en los cdigos de barras estndar es de trece. Proceda a dar de alta el artculo oprimiendo la tecla <Enter>. Si ya existe un artculo con esta clave los datos aparecern y la ventana entrara en modo de modificacin. Si la clave no est dada de alta, el sistema asume que el artculo es nuevo. Capture los datos que se le piden: Descripcin se puede colocar cualquier texto con un mximo de 100 caracteres. Los datos Lnea, Marca, Impuesto y Ubicacin vienen precargados con la leyenda SYS o genricos. Cmbielos si lo considera necesario. Si estos datos no han sido creados, puede minimizar la ventana actual e ingresarlos dentro del Business Manager para posteriormente regresar a seguir capturando los datos del artculo.

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En el dato Costo Ultimo capture el costo de compra del artculo o el costo de produccin del mismo. Capture las listas de precios, por omisin MyBusiness puede manejar hasta 10, de los cuales el nico dato necesario es el primero. El sistema trae precargado un procedimiento que calcula el margen de utilidad en base a este costo. El clculo de mrgen de utilidad se realiza con base al precio capturado, aunque tambin es posible cambiar el precio cuando se modifica el margen de utilidad. Desde el precio nmero dos hasta el precio nmero 10 el dato Cantidad indica que se utilizar este precio cuando la cantidad de artculos vendidos sea igual o mayor a la indicada (esto ltimo se activa en combinacin con la configuracin de las estaciones de trabajo). El dato Unidad representa la leyenda de la unidad de medida de este artculo, por ejemplo, Kilogramo (KG), litro (LT), etc. Una vez terminado lo anterior presione la tecla <F5> con lo cual se guardarn los cambios. El cursor se colocar nuevamente en el dato Artculo' esperando que se inicie la captura siguiente.

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Opciones especiales del catlogo de artculos

El catlogo de artculos cuenta con opciones adicionales, lo cual permite adaptarlo a sus necesidades. En la pestaa principal observar una opcin con la leyenda Artculo para venta. Esto le dice al sistema si se trata de un producto que se puede vender, en contraste con los insumos que no se venden y sirven nicamente para crear producto terminado. Si la opcin Venta a granel est activada en el Punto de Venta se podr vender en cantidades fraccionarias, por ejemplo 1.5 Kg. de azcar, lo cual no aplica por ejemplo si se tratara de una botella de refresco, ya que no se pueden vender 1.5 bebidas. Vender abajo del costo permite que el artculo se pueda vender abajo del costo dentro del punto de venta, tomando como base el ltimo costo de compra. Esto es utilizado en departamentos con productos perecederos como las frutas y verduras. Artculo bloqueado Se trata de un producto que ya no aparecer en las listas de precios, un producto que ya fue usado en cualquier operacin dentro del sistema ya no se puede borrar, pero se puede simular una baja con esta opcin. Control de series Permite llevar el control de series, y nmeros de pedimento. Cuando un artculo lleva ste tipo de control, los movimientos de Entrada y Salida al inventario solicitarn las correspondientes series. Es articulo compuesto (Kits). Indica que este producto esta compuesto por otros, al activar esta opcin el botn de componentes se activa, lo que permite capturar los componentes o insumos de este producto. Control de inventario Para los artculos marcados con esta opcin, el sistema llevara un control de la existencia y costos del producto, en caso contrario, el sistema no llevar un seguimiento del registro en el kardex de los movimientos del producto. Modificar precio en tienda Permite el cambio de precio en el punto de venta aunque el usuario no tenga permiso para realizarlo.

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Solicitud de peso Al activar esta opcin en la pantalla de productos, entonces dentro de la pantalla del punto de venta, se activa una ventana donde se solicita el peso. ste peso es ledo en forma automtica desde la bscula electrnica conectada, si es que existe alguna. sta operacin es dependiente de la opcin Venta a granel, tambin localizada en el catlogo de artculos, es decir, tendr que activar la opcin Venta a granel junto con la opcin Solicitud de peso. Control de lotes Permite activar el control de lotes para el artculo deseado. Este control activa la solicitud de nmeros de pedimento, nmeros de lote y fechas de caducidad tanto en las entradas como en las salidas de cualquier operacin involucrada con el inventario. Inventario por presentacin De manera estndar MyBusiness controla el inventario de cada unidad especificada en el catlogo de productos. Si el producto contiene presentaciones esta opcin nos permite llevar un control estricto de inventario por presentacin y no por unidad definida de producto. Servicio Esta opcin es utiliza para definir un servicio como reservaciones de habitaciones de hotel, mesas en un restaurante o computadoras en un cyber caf. Impuesto especial Es un segundo impuesto que se aplica al momento de hacer la venta, por ejemplo el impuesto del 2% que se cobra en hoteles. Formato de cdigo de barras Aqu es necesario indicar el procedimiento de usuario fuente que genera el cdigo de barras que se pretende utilizar para este producto. Modelo de proveedor Es un campo informativo que se utiliza para indicar un cdigo alterno que es el que usa el proveedor principal del producto, es decir, es la clave del proveedor, este campo solo es til en el mdulo de compras y distribucin. Las presentaciones

Uno de los aspectos ms poderosos de MyBusiness POS es el manejo de las presentaciones en los artculos. Una presentacin es una equivalencia de la clave original, ya sea en relacin uno a uno, uno a muchos o muchos a uno. Permite, por ejemplo, vender equivalencias unitarias como sabores, colores o tallas; tambin paquetes de la unidad original (tambin llamada unidad de consumo). Asimismo se pueden vender productos en fracciones. La forma de introducir una presentacin es presionando la tecla <F9> en la ventana de artculos. Esta accin muestra una ventana en la cual se debe de indicar la clave de la presentacin, la cual puede ser de hasta veinte caracteres. Cabe aqu la misma recomendacin de la clave del artculo: utilice hasta trece caracteres mximo para ser compatible con los estndares del cdigo de barras. El dato siguiente solicita el Nombre del empaque, por ejemplo, paquete, caja, palet, etc. El dato Dato2 es opcional y nicamente es informativo, el dato de Cantidad

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indica la equivalencia con la unidad origen, por ejemplo, si est tratando de dar de alta un paquete de cigarros de diez cajetillas entonces la cantidad es diez. En el dato Unidad se indica la unidad de medida de esta presentacin. Presione Aceptar para ingresar la presentacin. Cabe mencionar que se pueden ingresar un nmero ilimitado de presentaciones.

Las listas adicionales de precios

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La pantalla de productos muestra por omisin hasta 3 precios, pero adems de ofrecer las tres primeras listas de precios, el sistema ofrece otras siete, que van de la lista cuatro a la diez. Esto se observa en la pestaa de Listas Adicionales, existencias por almacn. Existe tambin la opcin de capturar listas de precios especiales para sucursales, lo cual puede hacer presionando la tecla <F7>, indicando el nombre de la sucursal y capturando las diez listas de precios posibles. Mediante procedimientos de usuario es posible crear un archivo para transferir dichos precios a la sucursal indicada, ya sea por medio Internet con medios magnticos. R.O.P. Mnimos y Mximos

Los datos mximo, mnimo, ROP (punto de reorden), EOQ (lote econmico) son datos capturables por el usuario, sin embargo existe un mtodo de clculo que permite definirlos en forma automtica, simpre y cuando se cuente con un mnimo de un ao de histrico de ventas. Este apartado ser explicado con ms detalle en la seccin Optimizacin de inventario.

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Informacin del producto y su imagen

Dentro del dato Informacin se puede colocar una referencia a un archivo externo que muestre la informacin tcnica del producto, ya sea en un documento de Word, en un documento de Excel, en un documento de Power Point, una imagen, incluso la direccin de una pgina en Internet. Una vez capturado este dato es posible acceder a la informacin desde el Business Manager. Por ejemplo, accesando el catlogo de artculosy seleccionando uno de ellos, con el botn derecho del mouse se elige la opcin Ver Informacin, esta operacin abre una ventana con la aplicacin asociada al archivo.

Este dato puede ser necesario si el negocio requiere mostrar datos adicionales al producto desde el punto de venta; por ejemplo: Videos explicativos de sus productos, imgenes de cualquier formato, pginas web, archivos de Excel o de Word, etc. Para mas detalles de cmo activar esta opcin en el punto de venta refirase a la configuracin de la estacin de trabajo Mostrar imagen del producto.

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Proveedores por artculo

Presionando la tecla <F8> es posible capturar los proveedores que surten un determinado artculo, pueden ser 1 varios proveedores. La captura de proveedores es opcional, es decir, se pueden ir capturando durante la operacin del sistema pero es recomendable capturar por lo menos el proveedor principal que va a surtir ste artculo.

Los artculos compuestos

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Este tipo de artculos, como se explic anteriormente, se componen de otros artculos del catlogo. Para poder capturar sus componentes es necesario que entre al Business Manager, encuentre el artculo, lo seleccione con el mouse, presione el botn derecho y seleccione el men Componentes del producto o desde la ventana del artculo presione el botn componentes, que solo esta disponible si la casilla Articulo compuesto esta activada, en la ventana que se muestra. Le aparecer una ventana para la definicin de los componentes. Presione el botn Agregar con lo que el cursor se posicionar en el dato Parte. Indique la clave del artculo componente, presione la tecla <Enter> e indique la cantidad necesaria para poder ensamblar por lo menos un producto. Despus indique el almacn de donde se tomar la existencia y los das de proceso necesarios. En este punto, en el lado derecho de la ventana puede agregar observaciones a este componente. Finalmente, presione el botn Guardar. Observe como en la parte superior aparece la estructura en forma de rbol del artculo recin capturado. Ahora, si desea corregir o borrar el dato, seleccione el componente con el mouse, cambie los datos y presione nuevamente el botn Guardar. Puede alimentar todos los artculos que quiera, inclusive otros que sean a su vez artculos compuestos, lo cual se visualizar en el rbol de componentes. Para ensamblar estos productos se tienen 2 opciones: 1. Venderlos. Si el artculo no contiene existencia en el sistema, la venta realizar la cantidad de ensambles necesarios para cubrir la venta.

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Note en la imagen anterior que el kit contiene a su vez otro kit, este mdulo puede manejar sencillas ordenes de produccin con subensambles en cascada, existe una manera de controlar estos ensambles y es por medio de ordenes de produccin, vea el apartado ordenes de produccin mas adelante. 2. Tambin es posible hacer un ensamblado o desensamblado previo de los artculos presionando el botn derecho del mouse sobre el artculo en el Business Manager, seleccionando la opcin ensamblado o desensamblado rpido e indicando la cantidad y el almacn hacia donde se destinar el ensamble. Importante: No olvidar que para activar las opciones de ensamble y desensamble se requiere que el artculo sea un artculo compuesto.

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El manejo de los clientes

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Los tipos de clientes

Antes de proceder con la captura de clientes es necesario capturar los tipos de clientes. Los tipos de clientes son una clasificacin o agrupamiento, por ejemplo, los clientes con crdito o sin crdito, clientes con un cierto porcentaje de descuento, etc. Para dar de alta las clasificaciones: Dentro del Business Manager, localizar la carpeta Clasificacin de clientes que se encuentra dentro de la carpeta Catlogos Clientes.

La clave es de un mximo de cinco caracteres y el primero de ellos debe de ser necesariamente una letra. La descripcin puede ser de un mximo de 40 caracteres. Zonas de clientes

La zona de clientes es una clasificacin por su situacin geogrfica, por ejemplo, los clientes de la zona norte y los de la zona sur. Para dar de alta sus clasificaciones abra el Business Manager, despus busque la carpeta Zonas de clientes que se encuentra dentro de las carpetas Catlogos Clientes. Cuando la localice capture las zonas. La clave es de un mximo de cinco caracteres en donde el primero de

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ellos necesariamente debe de ser una letra. La descripcin puede ser de un mximo de 40 caracteres. Vendedores

Los vendedores son entidades que representan a sus agentes de venta y que pueden ser asociados con los clientes y con las ventas, y que ayudarn a su posterior clculo de comisiones. Para dar de alta a sus vendedores abra el Business Manager, despus busque la carpeta Vendedores en las carpetas Catlogos Clientes. La clave es de un mximo de cinco caracteres siendo el primero de ellos una letra. La descripcin puede ser mximo de 40 caracteres. El campo activo indica si este vendedor esta habilitado para hacer ventas desde el punto de venta. Cobradores

Los cobradores son entidades que pueden ser asociadas con clientes o con una cuenta por cobrar. De esto se deriva el clculo de comisiones por cobranza. Para dar de alta sus cobradores abra el Business Manager, despus busque la carpeta Cobradores que se encuentra dentro de las carpetas Catlogos Clientes. No olvide que la clave del cobrador es de un mximo de cinco caracteres con el primero de ellos con letra y que la descripcin puede ser mximo de 40 caracteres. El catlogo de clientes El catlogo de clientes puede ser accedido desde el Business Manager en la carpeta Clientes o desde la barra de tareas en la seccin Ventas. Al abrir la ventana de Clientes el cursor estar posicionado en el dato de Clave del cliente. El sistema de forma automtica genera una clave consecutiva y siempre comienza en el nmero dos ya que el cliente uno est reservado para el sistema. Le sugerimos que las claves de los clientes tengan una relacin con la forma en que tradicionalmente los conocemos, por ejemplo, si tiene un cliente el cual usted y todos sus empleados lo conocen como GUTIERREZ entonces la clave del cliente puede ser GUTIERREZ. De este modo conseguir memorizar estas claves de una manera natural, dando as agilidad a las operaciones relacionadas del sistema. Los datos de la primera pantalla son los datos fiscales, que son los mas usados dado que con stos se crean facturas.

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Crdito, Descuentos e Internet

Dentro de la pantalla de clientes se pueden capturar datos adicionales a los antes mencionados. En la pestaa de Crdito/Desc./Internet se encuentra el contacto o la persona con la que comnmente nos dirigimos en esa empresa, los das de crdito y el lmite de crdito del cliente, el tipo de precio que indica cul de las diez listas de precios disponibles en artculos utilizaremos con este cliente, cinco descuentos en cascada que se aplicarn al momento de realizar la venta, la fecha de revisin y pago, su correo electrnico. Dentro del dato Informacin pondremos un archivo o una direccin en Internet que nos proporcionara informacin adicional del cliente. El dato Proveedor es un dato informativo que se usa para indicar la clave de proveedor que nosotros tenemos en el sistema del cliente.

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Contactos

En la ventana de Clientes es posible agregar los contactos de la empresa, por ejemplo, el director, el comprador, el contador, el encargado de cuentas por pagar, entre otros. Podemos tambin agregar sus telfonos, su puesto y llevar el control de la agenda con cada uno de ellos. Para dar de alta un contacto presione sobre la pestaa Contactos de la ventana Clientes y despus presione el botn derecho del mouse sobre la ventana resultante. Seleccione el men Nuevo, capture los datos indicados y presione el botn Guardar y Salir o Guardar Datos.

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En el momento de Guardar datos el sistema pregunta si desea dar de alta los telfonos del contacto. Si lo desea indique que s y capture el primer telfono, incluyendo el cdigo de rea. En otro caso podr capturar los telfonos en otro momento.

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Cuando presione el botn Aceptar se le repetir la pregunta hasta que usted indique que ya no desea capturar ms telfonos.

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Asuntos pendientes con los contactos: Al finalizar la captura de telfonos es posible agregar asuntos pendientes con el contacto. Un pendiente es un asunto a tratar, como por ejemplo el envo de un fax, una cita o incluso algn proyecto. Si se desa agregar un pendiente para este contacto, indique en la ventana de Pendientes su descripcin, la fecha, la persona que lo atendi y la persona destino, es decir a quin va dirigido el pendiente.

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Al terminar la captura del asunto pendiente, es posible dar respuesta en forma imediata. Existen dos tipos de respuestas: la definitiva o la de seguimiento. La primera marca al asunto como Solucionado y lo elimina de su lista de pendientes. En la ventana de respuestas la fecha y la hora de la siguiente respuesta es importante sealarlas, esto como recordatorio al seguimiento de las actividades que debe de realizar.

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Una vez completada la captura, se puede observar que se ha agregado un contacto a la lista del cliente.

Para modificar, eliminar o consultar la informacin de un contacto, presione el botn derecho del mouse y seleccione la opcin correspondiente. Si dispone de una diadema o de una extensin de telfono conectada a su computadora puede utilizar la opcin de marcado automtico. Para esto slo basta con abrir la ventana de contacto, seleccionar la pestaa Telfonos y presionar el botn derecho del mouse sobre el men Marcar nmero. Despus se le preguntar si desea utilizar el cdigo de rea si es que va a llamar de larga distancia. Proceda si lo desea y cuando escuche que contestan descuelgue el telfono y comience a hablar o hable directamente por el micrfono de la computadora. Por ltimo, presione el botn Colgar cuando la conversacin termine.

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Precios especiales

En el botn de Precios especiales de la ventana de clientes podemos otorgarle un precio especial a un cliente en particular, el cual predominar sobre otras polticas predefinidas, como los descuentos y la lista de precios. Para dar de alta, modificar o eliminar un precio especial solo presione el botn correspondiente de la barra en la ventana de precios especiales.

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Direcciones de embarque

Las direcciones de embarque se utilizan para indicar el destino de las mercancas que se venden, por ejemplo, cuando le facturamos a un cliente pero el envo de los productos va hacia una de sus sucursales.

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El inventario inicial
La captura del inventario inicial empieza en el mdulo de Entradas al Inventario que se encuentra en la pestaa Inventario de la barra de tareas. Esta ventana permite ingresar los costos iniciales de los productos lo que trae como consecuencia un correcto clculo del costo desde el arranque de las operaciones con el sistema.

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Concepto de la entrada.

Existe un catlogo localizado en el Business Manager donde es posible definir los conceptos de entrada al inventario. MyBusiness trae por omisin algunos conceptos capturados. Si desea utilizar ste catlogo predefinido por MyBusiness simplemente tendr que elegir la clave correspondiente al inventario inicial, es decir, utilice la clave II (Inventario Inicial), en caso contrario tendr que definir una y colocarla en el concepto de la entrada. Almacn

Indica el almacn hacia donde se va a agregar la existencia de los productos a ingresar Fecha del documento.

Fecha de entrada al inventario de los productos.

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Artculo Cdigo del producto.

Presione la tecla <Enter> hasta el dato Cantidad

Con otro <Enter> se encontrara en el dato Precio

Importante: En caso de no conocer el costo del producto, coloque un costo aunque sea muy pequeo, esto permitir al sistema un mejor clculo de costos. Aunque simpre es recomendable colocar costos reales. Presione nuevamente la tecla <Enter> hasta que vea aparecer la partida en la malla de datos capturados.

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Borrar una partida Para borrar una partida deber seleccionar la partida con el mouse en la malla de datos y presionar la tecla Del o Supr. Modificar la cantidad dentro de la malla de datos. Para modificar la cantidad de producto dentro de la malla de datos deber seleccionar el dato, darle un doble clic con el mouse, modificar la cantidad y presionar la tecla <Enter>. Importante: La malla de datos acepta hasta un mximo de 800 partidas por entrada. Finalizar la entrada Al oprimir el botn Finalizar o presionar la tecla <F5> se presenta una ventana de confirmacin para cerrar la Entrada. Antes de aceptar es recomendable que la opcin imprimir este activada, as quedar un registro de que la captura del movimiento est realizado de forma correcta. Es posible dejar la Entrada como un movimiento pendiente con el fin de retomarla para su revisin o para agregar ms partidas.

Inventario fsico

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El inventario fsico es uno de los procesos ms complejos y tediosos para el personal administrativo de la empresa. MyBusiness tiene su propia filosofa para realizar este proceso. Se detalla a continuacin. Para acceder a la pantalla de inventario fsico seleccione la pestaa de Inventario en la Barra de tareas y despus dar un click del mouse sobre el icono Inventario fsico.

PASO 1

Indique el almacn en el que se va a levantar el inventario fsico. Opcionalmente puede indicar una familia (Lnea) sobre la cual se realizar el inventario. PASO 2

Coloque la fecha cuando ser aplicado el inventario. Despus d clic en Paso 2 clic aqu para iniciar inventario fsico. Recibir una advertencia diciendo que los artculos que pertenecen a la ubicacin especificada sern bloqueados y que no podr realizar ninguna operacin que pudiera afectar al inventario.

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El inventario fsico est en estado de pendiente, lo cual quiere decir que se puede iniciar la captura de artculos. Qu significa que el inventario fsico est pendiente? El inventario fsico est listo para aceptar los productos con las existencias de cada uno de los conteos. En esta etapa del proceso se almacenan las cantidades contadas en forma fisica dentro del almacn, pero sin afectar an las existencias de los productos. Existen dos formas de capturar el inventario fsico. Vamos a explicar la forma tradicional.

Colquese en el dato Cdigo del artculo y teclee la clave del artculo que se desea capturar. Presione la tecla <Enter>, lo cual lo posicionar en el dato Nmero de Marbete, coloque ah el folio del marbete si es que realiza el inventario a travs de los cartones especiales para conteos fsicos. Si no es as, puede dejar el espacio sin llenar. De la misma manera proceda con los datos Primer conteo y Segundo conteo. Aunque es una prctica recomendable realizar mas de un conteo y por personas distintas, el nico dato importante es el Real, que es donde se tiene que capturar la cantidad real contada. Presionando la tecla <F5> el dato ser registrado. Proceda as con todos los artculos de su lista. Una vez terminada la captura d un click sobre el botn Aplicar inventario fsico, con lo cual las diferencias encontradas sern aplicadas y las existencias reales pasarn a ser la nueva cantidad terica de los productos. Por ejemplo: Si se tiene una existencia

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terica de 50 piezas de un producto cualquiera, pero el conteo real del inventario fsico marc 55, entonces el sistema ingresar un movimiento de entrada por concepto de IF (Inventario Fsico) con una cantidad de 5. Por el contrario, si el conteo real de inventario fsico marc 45, entonces el sistema ingresar un movimiento de salida por concepto de IF (Inventario Fsico) con una cantidad de -5. En ambos casos la cantidad terica del producto se modificar dentro del catlogo de artculos.

Impresin del inventario fsico Es posible imprimir un reporte del inventario capturado, ste nos va a permitir verificar el estado de la captura de cada uno de los artculos. Asimismo nos va reflejando las diferencias tanto de existencias como costos que van surgiendo en el transcurso de la captura del inventario fisico. Es decir, la diferencia tanto en existencia como costo de lo real contra lo contado. Entonces es posible rastrear los artculos que tanto en costo como en existencia tienen las diferencias mayores. El reporte asociado a este botn es: INVFIS (Impresin de inventario fsico). Impresin de la forma de captura Imprime un listado de los artculos contenidos en el catlogo de productos e incluye una linea para la captura del conteo. El formato asociado a este botn es: INVFISCAPTURA (Captura de inventario fsico) Impresin de marbetes Imprime los marbetes de todos los artculos del catlogo en el formato especificado. El formato asociado a este botn es: MARBETES (Formato de marbetes de inventario).

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Captura acumulativa del inventario fsico Si usted posee un scanner de cdigo de barras inalmbico o tiene forma de hacer llegar su scanner a los anaqueles y, adems, la mayora de sus productos contienen un cdigo de barras, le convendr seleccionar la opcin Activar captura acumulativa. Notar que el cursor se posiciona en la barra negra de captura de cdigos. Con esto, se podrn capturar los cdigos directamente del anaquel y el sistema almacenar sumar los cdigos ledos. Reclculo del inventario

Dentro de la pestaa de Inventario de la Barra de tareas existe una opcin llamada Recalcular Inventario. El control de existencias en un principio puede parecer un simple proceso de sumas y restas en la cual la mercanca entra y sale y el nico trabajo de la computadora es llevar esta cuenta para al final arrojar la existencia. Sin embargo, adems de esto, la computadora lleva un control del costo de los productos, de los mrgenes de utilidad y costo de ventas. Esto es afectado por el orden en el que se realizan los procesos de captura, por ejemplo, si en este momento vendemos mercanca de la cual no tenemos existencia capturada, el sistema no puede determinar el costo de venta, pero si posteriormente se captura la compra que justifica la existencia, el sistema indica la existencia de forma correcta pero no as el costo de la venta que naturalmente se fue en cero lo que indicara una falsa utilidad del 100%. Por esto es muy importante que cuando se capture un movimiento se indique certeramente la fecha del documento que se est capturando y ms si se trata de movimientos de fechas atrasadas o diferentes a la del da, en cuyo caso necesariamente se ha de ejecutar este proceso de Recalcular Inventario. Esta opcin es exactamente la misma que se localiza dentro de la forma de inventario fsico. Es recomendable realizar un reclculo de inventario antes de iniciar un inventario fsico. Importar de colectora de datos

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Permite ingresar un archivo de texto generado de una colectora de datos, al seleccionarlo aparecer una ventana que pedir el nombre del archivo, de forma estndar se solicita un archivo de texto con el formato Articulo, cantidad , separados por comas, pero se puede modificar el procedimiento de usuario asociado llamado COLECTORA para aceptar prcticamente cualquier formato de datos. Entradas al inventario

Anteriormente vimos como utilizar el mdulo de entradas al inventario para la captura del inventario inicial. Este mdulo tambin es til cuando se trata de capturar entradas al inventario por razones distintas a la compra tradicional. Para acceder a este mdulo busque la pestaa Inventario y presione un click sobre Entradas al Inventario. Una vez que se despliegue la ventana indique el concepto de la entrada, capture el almacn al que desea agregar la mercanca y posteriormente capture los artculos indicando su cdigo, cantidad y costo. El costo es necesario debido a que este ser utilizado en el clculo del costo de venta por lo que le sugerimos que sea el costo real. Una vez que ya ingres sus partidas presione la tecla <F5> y se le preguntar si desea confirmar la entrada. No olvide que una vez que conteste afirmativamente el movimiento ya no es reversible. Le sugerimos que antes de confirmar la entrada verifique que la casilla Imprimir movimiento este activada para que tenga un documento que ampare su captura. Si olvid hacerlo posteriormente puede hacerlo desde el Business Manager.

Salidas al inventario

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En la pestaa Inventario y presione un click sobre Salidas al Inventario. De igual manera que con las entradas, al desplegarse la ventana indique el concepto de la salida, capture el almacn al que desea descontar la mercanca y posteriormente capture los artculos indicando su cdigo, cantidad y costo.

Al terminar de ingresar sus partidas presione la tecla <F5> y se le preguntar si desea confirmar la salida.

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Preste atencin a la opcin de Traspaso al almacn. Si usted la activa y le indica un almacn destino, no slo crear la salida del almacn indicado primero, sino tambin la entrada al almacn destino.

Asimismo preste atencin a la opcin de Traspaso entre sucursales. Esta opcin permite realizar un traspaso desde una sucursal hacia otra. Es decir, generando una salida confirmada desde la sucursal origen y una entrada pendiente hacia la sucursal destino.

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La venta
Uno de los procesos ms complejos que existen en las empresas es el de la venta. Cada empresa vende de forma diferente y controla sus precios de venta en forma distinta. En algunos casos se trata de ventas como la de un centro comercial en donde solamente se pasan productos por un lector de cdigo de barras y se imprime un ticket para venta en efectivo o tarjeta, pero en otros casos tambin se vende en plazos y habr otros que requieran especificar las direcciones de embarque o precios especiales sobre un artculo o un cliente, control de comisiones a vendedores, etc. El software

MyBusiness POS ha pensado en casi todos los casos que usualmente se


presentan. A continuacin se presenta la descripcin de cada uno de ellos. El punto de venta (Para obtener informacin mucho ms detallada acerca del punto de venta, refirase al manual de usuario del punto de venta)

El punto de venta es nuestra propuesta a lo que se conoce comnmente como software de retail, que es parecido al de una caja de un centro comercial. Para activarlo basta con ir a la barra de tareas y darle un click sobre el icono Punto de venta.

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Observar una ventana que abarcar toda la pantalla. Su operacin es verdaderamente fcil y rpida. Lo que tiene que hacer es pasar los artculos por el lector de cdigo de barras (si tiene uno conectado) colocar los cdigos de los artculos que desea vender y presionar <Enter>. Con esto el sistema comenzar a llevar la lista de lo consumido as como la sumatoria de los totales de venta. El punto de venta fue diseado para no tener que utilizar el mouse, ya que todo puede ser activado con el teclado. Por ejemplo, es posible aumentar en una unidad la ltima cantidad capturada presionando la tecla <+> del teclado numrico o con el signo menos realizar la operacin contraria, siempre y cuando los parmetros de punto de venta en la estacin de trabajo estn activados.

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La opcin de Incrementos rpidos est activada. El proceso para usar sta opcin es el siguiente: presione la <flecha arriba> del teclado y ver que el cursor se posiciona en la ltima partida capturada y as podr usted cambiar la cantidad, como en los casos cuando se trata de ventas a granel o cuando no se desea pasar los mismos artculos varias veces por el lector de cdigo de barras. Si desea quitar el producto de la lista basta con posicionarse sobre la partida indicada y presionar la tecla <Supr>. Una vez capturados todos los artculos presione la tecla <F5> y aparecer una opcin preguntndole por las formas de pago. El sistema viene preconfigurado para aceptar pagos en efectivo y dos formas de pago en blanco que puede ser utilizada para indicar montos en cheques o tarjetas de crdito o cualquier otro concepto que desee.

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Una vez capturada la forma de pago el sistema indica el cambio. Presione nuevamente la tecla <F5> para terminar con la venta, con esta operacin se imprimir el ticket y se abrir el cajn de dinero. A continuacin la pantalla es limpiada y queda lista para atender al siguiente cliente. El nico dato que queda activo de la venta anterior es la informacin del cambio, sto nos permite guardar la referencia para una posible reclamacin del cliente con respecto a su cambio. Cambio de precio en el punto de venta Dentro del Punto de venta existen operaciones que permiten un mayor control de la venta. Por ejemplo, no es posible cambiar los precios, de tal suerte que cuando lo intente se le pedir el nombre del usuario y la clave de un usuario que autorice el cambio de precio. Si son vlidos, el sistema registra el cambio de precio. De cualquier forma el usuario an cuando tenga derechos de cambio de precio no podr vender abajo del ltimo costo siempre y cuando as est estipulado en el dato del artculo Vender abajo del costo dentro de la pantalla de artculos. Elaboracin de facturas en el punto de venta Es posible convertir un ticket en una factura dentro del punto de venta. El proceso es el siguiente: en el espacio donde se colocan las claves de los artculos se debe escribir la secuencia //fac seguido del nmero de ticket asociado y el nmero de estacin de trabajo o caja que gener el ticket, oprimir <Enter>, por ejemplo //fac 354 caja01.

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A continuacin se le piden los datos del cliente o podr seleccionar uno previamente capturado y al presionar el botn Aceptar se comenzar a imprimir la factura, para lo cual la nica condicin es que el cliente tenga su RFC, recuerde que tambien es posible realizar esta operacin de una forma mas sencilla al presionar la tecla F1 y seleccionar la opcin Convierte un ticket en factura en donde solo basta con colocar el numero de ticket. Devoluciones del punto de venta En punto de venta es posible devolver mercanca de un ticket, tecleando //dev en donde se capturan los cdigos de los artculos. A continuacin se colocan el nmero de ticket y el nombre de la caja que lo gener. Al presionar <Enter> ver que la malla de datos cambia a color azul mostrando las partidas contenidas en el ticket. A continuacin colquese en la partida que va a devolver y se mostrar una ventana con el cursor en el dato Cantidad a devolver. Modifique la actual y las dems partidas y al final presione la tecla <F5>. Se le preguntar si desea cerrar la devolucin y se imprimir un comprobante de la devolucin y se creara de forma automtica una nota de crdito.

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Ayuda en el punto de venta El punto de venta fue hecho para ser fcil y rpido de operar; sin embargo al principio puede ser engorroso aprenderse las diferentes opciones que existen con el teclado, para esto puede presionar la tecla F2 y mostrara una ventana donde se puede acceder a todas las opciones del sistema con solo presionar la tecla <ENTER>

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Las opciones de ayuda son las siguientes: F2 Regresa el puntero a la barra de captura: el punto de venta fue hecho para no usar el Mouse debido al poco espacio que se tiene normalmente en los mostradores, por lo que si se desea regresar el cursor al campo donde se capturan los productos, basta con presionar esta tecla para colocar el cursor en esa posicin sin importar en que parte de la pantalla se encuentre. F3 Cambia o da de alta un cliente: Si el campo cliente del punto de venta contiene una clave valida de cliente esta tecla permite abrir la ventana con los datos del cliente si se desea los puede modificar, si la clave del cliente no existe en el sistema asume que se esta tratando de dar de alta un nuevo cliente. F4 Quita bloqueo por error en cdigo: Si por alguna razn se tecleo un artculo que no existe en el catlogo el sistema se bloquea para pasar productos que si existen o para cobrar la venta, esto tiene como propsito el no regalar algn producto por error, cuando se trata de introducir un producto que no existe el software emite un sonido, con lo que el cajero no necesita ver el monitor mientras pasa los productos por el lector de cdigo de barras. Al presionar esta tecla se permite continuar con la operacin. F5 Confirma o muestra ventana de cobro: Esta tecla cierra la venta ya sea dejndola en estado de pendiente para ser cobrada en una terminal que si tenga el permiso de cobrarla o muestra la ventana de cobro con lo cual se pueden indicar las formas de pago y el cambio si es que lo hubiese.

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F6 Da de alta o modifica un artculo: Si el usuario tiene permiso que por defecto no es as se pueden dar de alta o modificar cualquier artculo en cualquiera de sus caractersticas. F7 Deja como pendiente la venta actual: Si por alguna razn la operacin de venta no se va a concluir en este momento se puede dejar pendiente para recuperarla despus, por ejemplo si la persona que se esta atendiendo no tiene dinero o se tarda en autorizar una ytarjeta se puede dejar pendiente y cobrar a la siguiente persona en la fila. F8 Muestra lista de ventas pendientes: Muestra una lista de todas las ventas que no fueron cerradas, con esto es posible recuperar las ventas que se dejaron como pendientes con la opcin anterior. F9 Posiciona el cursor en el campo de cliente: si desea cambiar el cliente al que se le esta aplicando la venta presione esta tecla borre la clave de cliente, presione la flecha abajo y seleccione uno de la lista. F10 Pantalla de descuentos: Permite capturar un descuento ya sea por importe o por porcentaje a toda la operacin, esta pantalla requiere de la autorizacin de un usuario con permiso de cambiar descuentos en derechos de ventas. F11 Corte X: Emite el corte parcial, lo muestra en la pantalla y permite imprimirlo en la impresora de tickets. F12 Corte Z: Emite un corte total, este solo se puede confirmar si se imprime y una vez hecho esto el total en caja regresa a cero. //ING Permite capturar un ingreso de dinero en caja: Permite abrir una ventana donde es posible capturar un ingreso a caja que no tenga que ver con la venta, por ejemplo: un saldo inicial en caja o un cobro a un cliente al que se le vendi a crdito. //EG Permite capturar una salida de dinero a caja: Llama una ventana donde es posible sacar dinero de la caja por ejemplo para un pago de gasolina o de un retiro de efectivo cuando se llega a cierto monto. //DEV Realiza una devolucin de mercanca: Permite habilitar la ventana del punto de venta para realizar una devolucin. //FAC Convierte un ticket en factura: Solicita un numero de ticket si el cliente con el que se realizo el ticket es el genrico o no tiene R.F.C. entonces aparecer la ventana de los datos del cliente al llenarlos creara una factura y la mandara imprimir. //PDEV Realiza el pago de una devolucin: Cuando se efecta una devolucin de mercanca no se ha efectuado la devolucin del importe pagado en la venta, por lo cual se debe de generar un vale para que el usuario pueda pagar con este otra mercanca. Al ejecutar esta opcin se solicita el numero de devolucin a pagar lo cual genera el vale correspondiente, este vale puede ser aceptado como cualquier otro pago dentro del punto de venta al indicar el concepto de pago como DEV o devolucin de venta. SHIFT + F1 Muestra informacin del producto: Despliega del lado izquierdo de la pantalla el archivo de informacin asociado al producto.

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Reimprimir Ticket: Enva a la impresora el ticket indicado. Cancelar Ticket: Marca como cancelado un ticket Pago de comisin a taxistas: Es un ejemplo de cmo se puede modificar la ayuda para agregar opciones nuevas. El control de existencia El punto de venta lleva control de existencia pero no muestra mensajes de error. A menos que se indique la opcin control de existencia dentro de las opciones del punto de venta de la estacin de trabajo, con esto el sistema no permitir la venta sin existencia. Si desea informacin mas detallada del punto de venta consulte el manual del punto de venta.

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La venta tradicional En algunas empresas no es necesario vender con tanta velocidad como es el caso del punto de venta, si no que, por el contrario, es necesario capturar descuentos y plazos de pago. Para estas situaciones el sistema cuenta con otra ventana, que se llama Asistente de ventas. Esta se puede activar en la barra de tareas en la pestaa de Ventas ya sea en el icono de Facturas o el de Remisiones. Al mostrarse la primera pantalla del asistente podr indicar si desea efectivamente realizar una factura o una remisin. Presione la tecla <F5> para avanzar a la siguiente ventana del asistente (si lo desea, en cualquier momento se puede regresar a la anterior con <F4>) para pasar en donde se podr capturar la clave del cliente, la clave del vendedor -que por defecto es la clave del vendedor asignado al cliente-, el nmero de la lista de precios del catlogo de artculos que se emplear por defecto en la venta y cinco descuentos en cascada aplicables a cada partida de la venta. Al presionar nuevamente la tecla <F5> podr capturar el almacn de donde se descontar la mercanca, la moneda y el tipo de cambio que se utilizar para realizar la venta. Presione la tecla <F5> de nuevo y ver la ventana de captura de productos. Aqu podr capturar los artculos indicando su clave, la cantidad, la lista de precios a utilizar, su precio, el almacn, el descuento y el impuesto de cada partida. Recuerde que cualquiera de los datos anteriores puede ser cambiado directamente en la malla de datos y si desea eliminarlo basta con seleccionar la partida y presionar la tecla <Sup>. Presione nuevamente la tecla <F5> y estar en la pantalla final donde se el pedir la fecha del documento as como la fecha de vencimiento, la direccin de embarque, el nmero de pedido del cliente que se est surtiendo y la presentacin de la mercanca. Presione nuevamente la tecla <F5> y comenzar el proceso de cerrado de la venta, en donde se afectar al inventario y se generar la cuenta por cobrar. Un poco antes de que comience la impresin de la factura se mostrar un mensaje preguntndole si el folio del documento es el correcto o si lo desea modificar.

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Cotizaciones y pedidos
El software considera similares a las cotizaciones y a los pedidos con la diferencia de que las cotizaciones no son tomadas en cuenta para los reportes de artculos por surtir. Cuando una cotizacin se comienza a surtir se convierte automticamente en pedido. Para acceder al mdulo de pedidos basta con darle un click en la pestaa de Ventas de la barra de tareas al icono Cotizaciones donde se mostrar la ventana del Asistente de Cotizaciones / Pedidos. Seleccione la opcin y presione <F5>. En la siguiente pantalla se le pedirn los datos del cliente, la clave del vendedor, el nmero de la lista de precios que se utilizara en la cotizacin, y los descuentos en cascada que sern aplicados. Presione nuevamente <F5> y observar la pantalla que le pide el almacn de donde se tomar la mercanca cuando se surta y la moneda y el tipo de cambio con el que se va a realizar la cotizacin / pedido. Nuevamente pulse <F5> y podr capturar los artculos indicando su cdigo, la cantidad, precio de venta propuesto, el almacn de donde se tomar la mercanca por cada partida y el nmero de la lista de precios a manejar. Por supuesto est que la cotizacin y el pedido no afectan al inventario. Al oprimir <F5> podr ahora capturar la fecha de la cotizacin / pedido, la fecha de entrega, adems de la direccin de embarque. Verifique la casilla de imprimir el documento y presione nuevamente <F5> con lo que se registrar el movimiento y obtendr una impresin del mismo. A diferencia de las ventas que una vez confirmadas ya no es posible modificarlas para los pedidos y cotizaciones, mientras no se comiencen a surtir, se pueden modificar en el Business Manager en las carpetas de Pedidos y Cotizaciones. Surtir una cotizacin o un pedido

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Para surtir una cotizacin o un pedido es necesario ir al Business Manager, buscar la carpeta de cotizaciones o la de pedidos / pedidos parcialmente surtidos e identificar la operacin. Los pedidos antes de ser surtidos deben de ser autorizados por un usuario con derechos presionando el botn derecho del mouse y seleccionando el men autorizar pedido. Despus de este paso se selecciona la operacin (puede seleccionar una o varias), se presiona el botn derecho del mouse y se selecciona el men Surtir pedido. De inmediato se desplegar una ventana en donde todos los pedidos que se van a surtir de un mismo cliente aparecen agrupados debido a que es posible crear una factura de varios pedidos o varias facturas de un solo pedido. Posteriormente tiene usted que capturar en el espacio Cantidad a surtir, la cantidad real de mercanca que se le va a entregar al cliente, debido a que se pueden surtir cantidades menores a las solicitadas por el cliente. Una vez realizada la captura se presiona el botn <Aceptar> con lo que automticamente se crean tantas ventas como clientes diferentes hubiera seleccionado para surtir, a travs del Asistente de ventas. En cada ventana observar que los datos estn precargados con los datos del pedido, pero aun as puede usted hacer los cambios que considere necesarios. Confirme la venta e imprima su factura o remisin y observe que el pedido dependiendo del caso pudo quedar como cerrado cuando ya no tiene mas mercanca por surtir o parcialmente surtido cuando algunas de sus partidas quedaran aun pendientes. Si cancelara alguna de la facturas generadas, los pedidos regresan a su estado anterior. Tambin cabe aclarar que un pedido se da por surtido desde el momento en que se crea la venta, se confirme sta o no, por lo que si se desea deshacer el movimiento tiene que borrar la venta pendiente o cancelar la factura o remisin.

Cerrar un pedido Un pedido del cual ya no se va a surtir mercanca se debe cerrar manualmente. Esto ocurre, por ejemplo, cuando el cliente cancela el pedido y usted ya no desea que continue apareciendo en sus reportes de artculos por surtir. Para cerrarlo, busque la carpeta de pedidos o de pedidos parcialmente surtidos en el Business Manager,

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seleccione el pedido, presione el botn derecho del mouse y de un click sobre la opcin Cerrar pedido. Le ser solicitado un pequeo comentario de la razn por la cual el pedido ya no se termino de surtir y esto entrara si el concepto as lo indica a las ventas perdidas.

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La cobranza
La cobranza dentro del sistema es bastante sencilla y flexible. Antes se deben de entender algunos conceptos: para el software los movimientos de cobranza pueden provenir de una venta, ya sea que se utilice el asistente de ventas o el punto de venta, o directamente puede ser capturada en la carpeta cobranza del Business Manager, por ejemplo para la captura de los saldos iniciales. Un movimiento de cobranza puede contener cargos y abonos lo que determinan el saldo. Por ejemplo, si usted crea una venta por $10,000.00 se crea un movimiento de cobranza con un solo cargo por los mismos $10,000.00 y despus se le pueden aplicar abonos que disminuyan el saldo o mas cargos como en el caso de los intereses.

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Alta de un nuevo movimiento de cobranza Para dar de alta un nuevo movimiento de cobranza busque la carpeta Cobranza en el Business Manager. Observe que a su vez esta carpeta se divide en otras dependiendo de las monedas que haya configurado, en donde por defecto slo existe la de la moneda base del sistema. Ingrese un nuevo registro y le aparecer una pantalla donde es posible capturar el cliente, el tipo de documento que dio origen a la cobranza, el tipo de documento asociado (por ejemplo una factura y su nmero de referencia), la moneda del movimiento de cobranza, el tipo de cambio de ser necesario y el importe del documento. Capture tambin el cobrador asignado, la fecha de la cobranza y su fecha de vencimiento. Presione el botn <Aceptar> y ahora tiene un nuevo movimiento de cobranza. As es como puede capturar los saldos iniciales de cada cliente. Aplicar abonos a la cobranza

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Para liquidar una de las cuentas por cobrar capturadas o las que son generadas por las ventas, dirjase a la barra de tareas. Una vez ah busque el icono Cobranza en la pestaa Ventas. Al darle un click se abrir una ventana que le pedir la clave del cliente del cual desea consultar su cobranza, una vez hecho esto presione la tecla <Enter>. Si dejo sin activar la casilla Slo mostrar movimientos con saldo entonces aparecer todo el histrico del cliente aunque ya no tenga saldo. Localice el movimiento que desea liquidar, presione el botn derecho del mouse y seleccione la opcin Nuevo abono. A continuacin observar una ventana que le pedir el tipo de documento con el que se est liquidando el adeudo y su nmero (p.e. si le pagan con un cheque local coloque en el dato Documento CHL y en Nmero coloque el numero de cheque con el que le estn pagando), indique el importe del pago, los conceptos de cobrador y el concepto del ingreso, los cuales estn dados de alta conforme a los datos del cliente por lo que si no los tiene que cambiar presione la tecla <F5> y el movimiento ser confirmado. Si dej la casilla de verificacin marcada se imprimir un formato que servir de comprobante.

Modificar, borrar o consultar un abono Dirjase a la barra de tareas en la pestaa Ventas y de un click al icono de Cobranza. Seleccione al cliente y presione <Enter>. Cuando vea la lista de movimientos de cobranza seleccione uno de ellos, presione el botn derecho del mouse y de un click sobre el men Modificar y con esto podr ver la ventana

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del movimiento de cobranza en donde podr, en la pestaa Cargos / Abonos, eliminar, modificar o agregar un abono seleccionando uno de la lista. Para los cargos es la misma situacin.

Devoluciones

Para el software las devoluciones y las notas de crdito son equivalentes. Las devoluciones se pueden hacer por mercanca o por conceptos como el descuento por pronto pago. Tambin es posible devolver mercanca o hacer descuentos con referencia o no a una venta. Para poder realizar una devolucin es necesario que en la barra de tareas en la pestaa Ventas de un click sobre el icono Devoluciones de venta. Entonces podr ver la ventana del Asistente de Devoluciones. En este momento podr indicar si quiere devolver de una factura o de una remisin. Si se trata de una remisin tendr que indicar el nombre de la estacin que gener la remisin y en el dato siguiente el numero de la remisin (no olvide que el consecutivo de remisiones es por estacin de trabajo o caja). Si desea devolver de una factura slo tiene que indicar el numero de la misma. Presione la tecla <F5> y podr seleccionar al cliente (note que estos datos ya estn llenos si es que eligi devolver de una remisin o de una factura). Presione nuevamente <F5> y ahora notara que tambin el almacn y la moneda del documento ya estn llenos. Nuevamente oprima <F5> y de un click sobre la leyenda Recuperar partidas de venta con lo que traer los productos junto con sus precios o descuentos que se hubieran aplicado en la venta origen. Borre las partidas que no se van a devolver o cambie las cantidades en la malla de datos, de acuerdo a la devolucin, presione <F5>, indique la fecha del movimiento de devolucin, nuevamente <F5> y con esto la devolucin afectar al inventario y generar un movimiento de abono a la cuenta por cobrar de la factura o remisin seleccionada.

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Descuentos sin devolver mercanca En muchos casos es necesario realizar notas de crdito por descuentos, como el descuento por pronto pago. Para realizar este tipo de operacin es necesario que siga los pasos del prrafo anterior hasta el punto en donde recupera las partidas de la venta. Observe que abajo de la malla de datos de los productos se indica si stos van a afectar al inventario. Por omisin la partida indica que s se afecta. Para cambiar este estado presione un doble click sobre el rengln correspondiente. Ahora el proceso es calcular el importe para que coincida, por ejemplo, con un 5% de descuento alterando el precio del artculo. La finalidad de esto es llevar un control estricto de la utilidad de cada uno de los artculos, ya que si simplemente se realiza la nota de crdito por un concepto genrico es imposible determinar el descuento por artculo, lo que arrojara resultados errneos en el importe de la venta y la utilidad por artculo.

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Compras
El proceso de captura de una compra es anlogo al proceso de ventas, con las diferencias lgicas de afectacin al inventario y que crea cuentas por pagar en un control semejante al de las cuentas por cobrar. Tipos de proveedores Los tipos de proveedores es una clasificacin o agrupamiento de sus proveedores. Para ingresar su captura abra el Business Manager y busque la carpeta Tipos de proveedores en la carpeta Proveedores e ingrese los que considere necesarios. Proveedores Para capturar sus proveedores busque en la barra de tareas, pestaa Compras, click sobre icono de Proveedores. Al aparecer la ventana de proveedores notar que el sistema de forma automtica genera un clave numrica consecutiva. Aunque la que puede utilizar, recomendamos preferentemente que escriba una clave que le recuerde el nombre del proveedor. Por ejemplo, si su proveedor es Laboratorios La Central, S. A. de C. V. una clave cmoda de aprender sera CENTRAL. Al presionar <Enter> o la tecla de tabulador sobre este dato se posicionar a continuacin en el dato Nombre o razn social en donde se debe de indicar la razn social completa del cliente sin abreviaciones hasta donde sea posible, ya que slo dispone de 100 caracteres. Capture los datos generales del proveedor y de un click sobre la pestaa Crdito descuento e Internet. Aqu podr capturar el nombre del contacto, los das de crdito y el lmite de crdito del proveedor, cinco descuentos en cascada y la direccin de correo electrnico de este proveedor. Al final presione el botn Guardar, lo que salvar los datos y colocar el cursor en el dato de Clave del proveedor con lo que podr modificar o dar de alta otro proveedor. Para dar de baja un registro tiene que hacerlo desde el Business Manager en la carpeta Proveedores.

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Compras directas Para acceder al mdulo de compras en la barra de tareas, pestaa Compras, de un click en el icono Compras. Le aparecer el Asistente de Compras. En la primera vista no tiene nada que hacer con excepcin de leer unas indicaciones. Presione <F5>. Se le pide la clave del proveedor y el nmero de factura del documento que ampara la compra (aunque si no se posee la factura se debe de capturar el nmero de remisin). Es importante notar que no se puede capturar el mismo nmero de factura o de remisin para el mismo proveedor mas de una vez. El porcentaje de descuento a aplicar a cada partida de la compra es el clculo del descuento real aplicado si es que capturaron los cinco descuentos en cascada del proveedor. Presione <F5>, capture el almacn en donde ser entregada la mercanca, indique la moneda y el tipo de cambio, presione <F5> y capture las partidas de la compra indicando los cdigos de los artculos as como las cantidades y costo. Una vez capturados sus artculos verifique que el total de la compra coincida con el total marcado en el asistente de compras; si no es as entonces significa que existe un error en la captura y debe de corregirlo. En caso normal, presione <F5> y ahora podr capturar la fecha del documento y su vencimiento. Marque el dato Imprimir el movimiento y presione un ltimo <F5> para confirmar la venta, afectando el inventario y las cuentas por pagar.

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Ordenes de compra
El software opera las requisiciones y las ordenes de compra similarmente, slo que las requisiciones no son tomadas en cuenta para los reportes de artculos por recibir. Adems, cuando la requisicin se comienza a recibir se convierte automticamente en orden de compra. Para acceder al mdulo de ordenes de compra basta con darle un clic, en la pestaa de Compras de la barra de tareas, al icono Ordenes de compra donde se mostrar la ventana del Asistente de Requisiciones / Ordenes de Compra. Seleccione la operacin que desea realizar. Presione la tecla <F5>, se le pedirn los datos del proveedor y el descuento que ser aplicado. Presione nuevamente <F5> y se le pedir que indique el almacn a donde nos entregarn la mercanca. Una vez que comience a ser recibido, indique tambin la moneda y el tipo de cambio con el que se va a realizar la requisicin o la orden de compra. Nuevamente <F5> y podr capturar los artculos indicando su cdigo, la cantidad, el costo propuesto, el almacn donde se entregar la mercanca. Obviamente tanto la requisicin como la orden de compra no afectan al inventario. Presione <F5> para registrar los gastos que se generan por causa de esta orden de compra (como son gastos de importacin u otros). Dispone de hasta 10 gastos adicionales por cada orden de compra. Indique la clave del proveedor (por ejemplo el agente aduanero), el importe en moneda base y el documento origen que puede ser una factura. Si presiona el botn que aparece en el rengln capturado se generara una cuenta por pagar para este proveedor. Presione <F5> y podr capturar la fecha de la requisicin o la orden de compra, as como la fecha de entrega. Verifique la casilla Imprimir el documento y presione nuevamente <F5> con lo cual se registrar el movimiento y obtendr una impresin del mismo. A diferencia de las compras que una vez confirmadas ya no es posible modificarlas, para las ordenes de compra y requisiciones mientras no se comiencen a recibir se pueden modificar en el Business Manager en la carpeta Ordenes de compra.

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Surtir una requisicin o una orden de compra Para surtir una requisicin o una orden de compra es necesario ir al Business Manager, buscar la carpeta de Ordenes de Compra o la de Ordenes de compra parcialmente recibidas, identificar la(s) orden(es) del proveedor, seleccionar las ordenes de compra que desee recibir, presionar el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin Recibir orden. Le ser mostrada una ventana en donde los artculos sern organizados por proveedor debido a que es posible crear una compra de varias ordenes de compra o varias compras de una sola orden de compra. En esta ventana slo tiene que capturar en el espacio Cantidad a recibir la cantidad real de mercanca que se le va a recibir al proveedor, ya que se pueden recibir cantidades menores a las solicitadas. Una vez realizada la captura se presiona el botn Aceptar. A continuacin aparecern tantas ventanas del Asistente de Compras como proveedores diferentes hubiera seleccionado para recibir. En cada ventana podr observar que los datos estn precargados con los datos de la orden de compra, pero aun puede hacer los cambios que considere necesarios. Confirme la compra y observe que la orden de compra dependiendo del caso pudo quedar como cerrada cuando ya no tiene mas mercanca por recibir o parcialmente surtida cuando algunas de sus partidas estn aun pendientes. Si cancela la compra o compras generadas las rdenes de compra regresan a su estado anterior, tambin cabe aclarar que una orden de compra se da por recibida desde el momento en que se crea la compra se confirme sta o no, por lo que si desea deshacer el movimiento tiene que borrar la compra pendiente o cancelar la compra. Cerrar una orden de compra Al igual que con los pedidos, cuando por alguna razn de una orden de compra ya no se desea recibir mercanca y ya no quiere que aparezca en sus reportes de artculos por recibir, puede cerrarla, aunque la orden de compra no est completamente

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recibida, para lo cual debe de ir al Business Manager, buscar la carpeta de Ordenes de Compra o de Ordenes de compra parcialmente recibidas, seleccionar la orden a cerrar y con el botn derecho del mouse ejecutar la opcin Cerrar orden de compra.

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Devoluciones de compra
A diferencia de las devoluciones de venta, las devoluciones de compra son menos estrictas ya que permiten devolver mercanca, aun si sta no se encuentra contenida dentro de la compra indicada. El proceso es igual al de la compra. Para acceder a este mdulo en la barra de tareas seleccione la pestaa Compras y de un click en el icono Devoluciones de Compra. En la primera pantalla indique el nmero de compra del cual desea hacer la devolucin y presione <F5>. Si anot un nmero de compra en la pantalla anterior y la siguiente visualizar los datos de la compra. Presione dos veces <F5>. En la pantalla de partidas, a diferencia de las ventas, no es posible recuperar la partidas origen de las compras y tendrn que ser tecleadas directamente. Si desea saber cules son stas presione un doble click y aparecer una ventana mostrando una malla de datos en donde podr seleccionar el producto a devolver. Indique la cantidad y el costo a devolver; una vez indicados todos los productos requeridos, presione <F5>, indique la fecha, marque la opcin de impresin y finalice la devolucin con <F5>.

Cuentas por pagar El mdulo de cuentas por pagar permite llevar un control de los saldos que tenemos con los proveedores. Para acceder a este mdulo busque la barra de tareas, despus la pestaa Compras y de un click sobre el icono Cuentas por pagar. Indique la clave del proveedor del cual desea consultar su estado de cuenta y presione <Enter>. Aqu puede dar de alta, modificar, eliminar o simplemente consultar alguno de los movimientos de cuenta por pagar ya sean generados por una compra o capturado por usted mismo, adems de que puede aplicar abonos a los movimientos de cuentas por pagar seleccionados en la malla de datos. Para poder realizar estas operaciones

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seleccione un rengln en la malla de datos, presione el botn derecho del mouse y seleccione la opcin correspondiente. Saldo inicial de proveedores Para capturar el saldo inicial siga los pasos indicados en el prrafo cuentas por pagar y seleccione la opcin Nuevo del men del botn derecho. Indique la clave del proveedor y en Tipo de documento teclee el concepto, por ejemplo COM que es la clave de compras y su nmero. Indique la moneda y el tipo de cambio de este movimiento, el importe, la fecha del documento y la fecha de vencimiento. Presione Aceptar con lo que el movimiento ser guardado y de forma automtica ser creado un cargo para este movimiento por el importe indicado. Abonos a las cuentas por pagar Aunque contablemente se debe de pronunciar de manera inversa o sea que los cargos reducen el saldo con el proveedor y los abonos lo aumentan, en el sistema nos referiremos a stos de modo igual que en el mdulo de cobranza, en donde los cargos aumentan al saldo y los abonos los disminuyen, ya que la experiencia nos dice que de la primera forma se puede confundir al usuario provocando errores operativos. Para aplicar un abono a una cuenta por pagar siga los pasos del prrafo cuentas por cobrar. En la pantalla de abonos indique el proveedor aunque el sistema ya coloca la clave del proveedor de la cuenta por pagar, indique el documento con el que se est pagando el saldo, por ejemplo CHL que indica un cheque local. Capture su nmero y el importe de pago en donde normalmente el sistema coloca el saldo del documento. Si el pago es menor al saldo indquelo. Finalmente, presione Aceptar y el pago estar aplicado. Operaciones de control de efectivo Hasta este momento se han visto las operaciones bsicas del software

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pero adems de stas existen una gran cantidad de opciones adicionales que pueden ayudarlo en el control de las operaciones, entre ellas se encuentran los cortes parciales y totales de caja (que nosotros llamamos corte X y Z como una aoranza a aquellas viejas cajas registradoras), el control de los gastos y el de presupuestos, as como de fondos especiales como el de la caja chica. Los cortes X y Z El software genera dos tipos de corte uno parcial llamado X y uno total llamado Z. Ambos muestran un resumen de las operaciones diarias, como es el pago a proveedores, ventas, crdito, devoluciones y el saldo que debe de quedar en caja. La diferencia es que en el corte X su folio se inicia en uno siempre que se saca un corte Z y donde el folio de los cortes totales nunca regresa a uno. Por eso se dice que puede haber 10 cortes X para un corte Z pero slo un corte Z por da. Estos cortes se pueden imprimir presionando la tecla F11(X), F12(Z) en el Punto de venta o en el Asistente de Ventas. El control de gastos Si usted va a la carpeta de egresos en el Business Manager, observar que puede dar de alta un gasto por medio de la ventana que vio en cuentas por pagar. Lo que tiene que hacer es simplemente dejar el dato Proveedor en blanco, capturando el importe y el documento con el que va a realizar su gasto. En el dato Concepto de pago utilice

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alguno de los que tiene en la lista, pero puede dar de alta tambin los que sean necesarios en las carpeta Configuracin Conceptos de egresos. El control de presupuestos Cuando se asigna una cierta cantidad de dinero a un rubro determinado le llamamos presupuesto y una variante de esto es la caja chica. Para controlarlo slo tiene que dar de alta un concepto de egreso con la opcin de presupuesto activada. Cuando realice un gasto a un concepto de egreso considerado como presupuesto, se realiza un reembolso a este concepto. Ya habr notado que para cada concepto que cre que fuera del tipo presupuesto se cre una carpeta en el Business Manager con el nombre del concepto. Si da un click observar los movimientos de gasto como reembolsos creados desde el gasto del que se habl hace un momento. Ahora bien, si desea disminuir el saldo de este movimiento, ingrese un movimiento en esta carpeta. Observar una ventana donde podr capturar una salida de dinero de forma semejante a como lo hace con los vales azules de caja chica. Se tienen que indicar la clave del usuario que esta aceptando el vale (ste de ser alguno de los que estn dados de alta en el catlogo de usuarios del sistema), el importe del vale y por ltimo el concepto del gasto. Si los que trae el sistema no le son suficientes se pueden ingresar mas en el catlogo de conceptos de gastos de la carpeta de Configuracion. El control de la caja chica Como habr notado en el prrafo de el control de presupuestos el software

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es capaz controlar los fondos revolventes. Para poder realizar este proceso basta con crear un pago como se explic en el control de gastos, en donde se pueden capturar el reembolso de la caja y despus repartir ese dinero en pagos mas pequeos como se explic en el control de presupuestos. Existen una buena cantidad de reportes que permiten controlar los gastos por usuario o para realizar arqueos. Le sugerimos revisarlos.

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Los periodos de trabajo


Habr notado que al entrar al sistema se le solicita el periodo de trabajo o sea el mes y el ao sobre el que se desea trabajar. El sistema sugiere el mes y el ao actuales segn la fecha de la mquina. Esto es importante ya que todas las operaciones del sistema utilizan el periodo de trabajo como referencia y no la fecha de la mquina como pudiera suponerse. La razn de esto es evitar que algunos usuarios pudieran capturar movimientos fuera del periodo establecido, con la finalidad de que los datos ya reportados de meses anteriores no varen por capturar de movimientos fuera de fecha. Si desea evitar esto puede decidir qu usuarios tienen permiso de trabar fuera de un periodo de trabajo determinado. Cambiar el periodo de trabajo y el periodo activo Existen dos conceptos que para un usuario que comienza a usar el programa resulta confuso uno es el del periodo de trabajo y otro es el periodo activo, el periodo de trabajo indica un mes y un ao sobre el que estamos trabajando en el software en este momento y el periodo activo que indica a cual periodo de trabajo tienen que entrar forzosamente todos los usuarios. Cada vez que un usuario con derechos entra al sistema y crea un periodo nuevo por ejemplo al principio de cada mes lo establece como periodo activo para el resto de los usuarios, pero si no desea que as puede Abrir el Business Manager e ir a la carpeta periodos de trabajo seleccione el periodo deseado y si lo que desea es simplemente cambiar el periodo de trabajo presione el botn derecho del mouse y seleccione el men establecer como periodo de trabajo, o si desea establecer el periodo activo o sea el que deben de utilizar el resto de los usuarios realice los mismos pasos y seleccione el men establecer como periodo activo. Aqu tambin es posible dar de alta nuevos periodos o borrar alguno creado con anterioridad.

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La operacin administrativa
Hasta este momento hemos visto la parte operativa del sistema, esto es, las partes necesarias para llevar un buen control del sistema, pero hemos dejado para este momento la parte administrativa del propio software como es el control de usuarios, la configuracin de las estaciones de trabajo y la modificacin de formatos impresos. Los usuarios Para dar de alta los usuarios del software tenemos que ir a la carpeta Usuarios en Configuracin dentro del Business Manager. Ah podr ver por lo menos uno que es SUP o sper usuario, el cual se crea cada vez que se instala el sistema. Ingrese un usuario nuevo. En la ventana que se le muestra le sern solicitados los siguientes datos: la clave del usuario, su nombre, una clave de acceso o password, su puesto y la posibilidad de ingresar la ruta de un archivo con la foto del usuario. Capture los datos que considere necesarios. Alta para los usuarios El software es sumamente estricto en cuestin del manejo de usuarios. El password en esta ventana esta encriptado, as que aunque se pueda tener acceso a la base de datos (que de por s ya tiene su propio password) debe de tener cuidado de no olvidar sus claves ya que de lo contrario resultara casi imposible recuperarlas. Permisos para los usuarios Los permisos en el Business Manager son en varios niveles. El nivel general se establece en el mismo momento en que se da de alta al usuario. Abra el usuario SUP o supervisor. Notar que existe una casilla de verificacin con la leyenda Supervisor. Si est activada este usuario tendr los derechos de configuracin, lo cual le permite alterar los parmetros ms delicados del sistema.

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Permisos para reportes y procedimientos El software permite definir a qu reportes, grficos y procedimientos de usuario podr tener acceso desde el men reportes de la barra de tareas. Recin instalado el sistema, el usuario SUP ya tiene derecho a todos los reportes, pero si entra al sistema con algn otro usuario notar que no tiene acceso a ningn reporte. Es posible hacer las asignaciones de dos maneras: 1) Abriendo la ventana del usuario como si se quisiese modificar alguno de sus datos, dar un click sobre la pestaa Reportes y procedimientos , despus abra una ventana del Business Manager y busque la carpeta Reportes o Grficos, seleccione un elemento y arrstrelo con el mouse a la zona de la malla de datos del usuario, sultelo y con esto habr asignado el reporte y 2) Un proceso alternativo es seleccionar al usuario al que se le van a asignar sus reportes, presionar el botn derecho del mouse y seleccionar el men Asignar todos los reportes, con lo cual se dar derecho a este usuario sobre todos los reportes y grficos que hasta este momento se encuentren en el sistema. Quitar el derecho de un reporte previamente asignado Si por alguna razn desea quitarle el acceso a un usuario de un reporte que previamente fue asignado, abra la ventana del usuario como si quisiera modificar alguno de sus datos, de un click sobre la pestaa Reportes y procedimientos, seleccione el reporte que desea quitar de la malla de datos y presione la tecla <Supr>. Derechos generales Dentro de la misma ventana del usuario existe una pestaa con la leyenda Derechos generales, en donde se pueden asignar los siguientes derechos: Manejo de periodos contables, que permite al usuario crear periodos de trabajo; Autorizar pedidos que, como se vio en la seccin pedidos, es un proceso necesario para antes de surtir un pedido; Captura con fecha fuera del periodo de trabajo, permite al usuario capturar movimientos del sistema con fechas fuera del periodo de trabajo. Derechos del Business Manager Es posible definir cules son las carpetas del Business Manager a las que el usuario puede acceder adems de las opciones que podr activar en cada carpeta. Por ejemplo, podemos decir que un usuario puede nicamente acceder a la carpeta Artculos, pero que nicamente puede dar de alta artculos y modificarlos pero no borrarlos. Para conseguir esto necesita seleccionar al usuario, presionar el botn derecho del mouse y seleccionar el men Derechos del Business Manager. En unos instantes aparecer una ventana donde aparecen todas las carpetas del Business Manager con un icono en forma de llave que indica cules carpetas estn activadas o no. Seleccione cualquier carpeta y presione el botn derecho del mouse y escoja la opcin Desactivar o Activar, segn sea el caso. Con esto inhabilitara o habilitar para este usuario la carpeta completa, lo que la har invisible para este usuario. Tambin notar que los diferentes mens disponibles en esa carpeta aparecen del lado derecho, tambin pueden ser activados o desactivado usando los mismo pasos

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para activar o desactivar la carpeta. Los cambios en los derechos se harn notorios hasta que el usuario inicie una nueva sesin del sistema.

Derechos en la barra de tareas Si presiona el botn derecho del mouse encima de un usuario en el Business Manager puede seleccionar la opcin Derechos de la barra de tareas. Visualizar una ventana que muestra una copia de la barra de tareas. Presione alguno de los iconos y se mostrara un men en donde podr seleccionar si desea activar o desactivar la opcin para este usuario. La prxima vez que el usuario entre notar que los accesos directos inactivos se mostrarn con la figura de un sobre de seguridad y que no es posible ejecutarlos.

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Derechos de ventas Usted puede definir algunos derechos especiales que tienen que ver con el procesos de la venta, los cuales son: Cambiar precio de venta: si desactiva esta opcin no le ser posible al usuario cambiar los precios en el Asistente de Ventas, ni el Punto de Venta. Si algn usuario sin derecho de cambiar el precio intenta hacerlo en el punto de venta, le ser solicitada una autorizacin de un usuario con este derecho. Cambiar almacn: permite que en el Punto de Venta se pueda indicar el almacn del cual ser descontada la existencia, Alta baja del vendedor: permite que en el Punto de Venta se pueda dar de alta, baja o modificar un vendedor o agente de ventas. Cambiar descuento: esta opcin habilita el dato descuento(s) del Asistente de Ventas para su captura. Vender sin existencia: aplica al Asistente de Ventas y permite al usuario vender aun si la cantidad capturada supera a la existencia, si esta opcin est activada recibir un mensaje de advertencia, pero se le permitir continuar. Alta baja de clientes: permite desde el Punto de Venta o en el Asistente de Ventas dar de alta, modificar o borrar clientes del catlogo. Alta de vendedor: permite en el Asistente de Ventas dar de alta, modificar, o borrar a los vendedores o agentes. Alta de almacn: permite dar de alta o modificar un almacn en el Asistente de Ventas. Alta de moneda: permite dar de alta o modificar una moneda del sistema en el Asistente de Ventas. Alta baja de artculo: permite dar de alta, modificar o borrar un artculo en el Punto de Venta o el Asistente de Ventas. Cancelar venta: permite eliminar una venta desde el Asistente de Ventas o cancelarla si sta ya fue confirmada. Devolver

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mercanca: esta opcin permite recuperar una venta de otra cancelada en el Asistente de Ventas. Corte X y Corte Z: permite obtener los cortes de flujo de caja desde el Punto de Venta o en el Asistente de Ventas. Devolver en el punto de venta permite devolver directamente sobre la pantalla del Punto de Venta. El ltimo derecho Cambio de precios en bsqueda de artculos, permite cambiar el precio del articulo directamente desde la pantalla de bsqueda de artculos, al presionar <ENTER> en la columna Artculo de la misma vista.

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La estacin de trabajo
Habr notado que al entrar al sistema inmediatamente despus de pedirle su nombre de usuario y password existe un dato llamado Estacin de trabajo. Este dato es importante ya que con ese nombre de estacin se definen algunos parmetros adicionales, por ejemplo la definicin de la impresora que va a imprimir las facturas, o cul es la moneda por defecto que se utilizar en todo el sistema, de suerte tal que se puede destinar una estacin a facturar en dlares o a que tome su mercanca siempre del almacn 2, etc. Para configurar la Estacin de trabajo o para dar de alta mas estaciones es necesario buscar la carpeta Estaciones que se encuentra a su vez en la carpeta Configuracin en el Business Manager. De un doble click sobre cualquier estacin en el catlogo. Al instalarse existe la llamada ESTACION01. Los datos que puede observar son: el Almacn por defecto, la Moneda por defecto y el Tipo de venta por omisin. En caso de no indicar el tipo de venta se utilizar la indicada aqu. El Puerto de marcado es una opcin solo til en instalaciones donde sea necesario indicar manualmente en qu puerto escucha el mdem (en la mayor parte de los casos esta opcin ya no es til). En el dato Dgito del conmutador debe de indicar el nmero con el que da lnea externa el conmutador. Partidas por factura es utilizado por el Punto de Venta para cuando un ticket es convertido en factura, ya que si el ticket es demasiado extenso entonces se crean varias facturas con el mximo de partidas indicados aqu.

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Luego de esto se encuentran una serie de casillas de verificacin, las cuales son: Activar el lector de cdigo de barras en ventas: habilita la captura rpida de productos en el Asistente de Ventas, especial para trabajar con lector de cdigo de arras. Las opciones Pago en remisiones y facturas permiten visualizar una ventana de pago slo en el Asistente de Ventas. Venta rpida hace que el Asistente de Ventas slo pida los artculos y no pase por el resto de las pantallas lo cual es til, por ejemplo, en una venta de mostrador en donde se requiere un poco mas de versatilidad que el Punto de Venta. Compra rpida es equivalente al punto anterior pero aplica al Asistente de Compras. Dividir cobranza en enganche y pagos en ventas permite que al terminar la venta se puedan dividir el monto de la venta en una serie de pagos peridicos ya sea semanales, quincenales o mensuales, esto solo esta activo en el asistente de ventas, es til para aquellas empresas que vendan productos a plazos. El proceso de Captura de mltiples vencimientos en compras abre una ventana al finalizar la compra que permite capturar mas de un vencimiento. Esto permite dividir el

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pago al proveedor hasta en seis pagos cada uno con su respectiva fecha de vencimiento. Afectar al inventario en lnea Esta opcin hace que los procesos de venta afecten al inventario de forma automtica, esta es la opcin por defecto, pero esto consume algo de tiempo que aunque insignificante puede ser molesto en situaciones donse se requiera gran velocidad en la operacin, como seria el caso de un centro comercial, para esto se puede desactivar esta casilla y activar la siguiente, Activar monitor del sistema esta opcin afecta al inventario una vez cada 30 segundos, lo que provoca mayor rapidez en el punto de venta, esta opcin no se debe de usar si maneja artculos con serie. Incluir apartados por venta en disponibilidad Esta opcin hace un recuento de las ventas que estn pendientes en este momento de un articulo y lo disminuye de la existencia, con lo cual se asegura de no poder vender un producto que ya ha sido apartado por otro cliente en otro punto de venta. Incluir pedidos de clientes en disponibilidad Al igual que la anterior disminuye el disponible tomando en cuenta los productos que se encuentran pendientes por surtir. Requiere autorizacin de pedidos Al activar esta opcin ser necesario que un usuario con derecho de autorizar pedidos lo haga al momento de querer surtir un pedido. Requiere sincronizacin de procedimientos Con esta opcin se indica que esta estacin de trabajo, correr los Scripts del sistema desde su disco y no desde el servidor, aumentando el desempeo en la conexin, esta opcin es importante, para los usuarios que usen Internet. Conectar con sucursales a la entrada del sistema Esta opcin le dice al sistema que busque todas las sucursales que estn en Internet al entrada del sistema para poder conectarse a sus bases de datos y sacar reportes de esa sucursal adems de otros procesos, si por alguna razn una sucursal no se conecto en Internet al principio puede usar la opcin de la barra de tareas en utileras Reconectar con sucursales. Busqueda de artculos con grficos permite ver la imagen de los productos cuando se activa la ventana de bsqueda de productos. En la pestaa Impresoras se define cuales impresoras instaladas se usar para imprimir algn documento y cuntos tantos se imprimirn, esto es posible definirlo para remisiones, notas de crdito y facturas.

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Dentro de la pestaa telefona del punto de venta, indicamos el digito que usa el conmutador para dar lnea externa, esto es importante si se usa la opcin de marcado automtico del mdulo de telemercadeo. Se debe de indicar el protocolo que usa el MODEM para el identificador de llamadas y el puerto donde esta conectado, el puerto lo puede ver desde el panel de control MODEMS, y el protocolo puede probar cada uno, si el led del modulo de telemercadeo se pone en verde es que selecciono el correcto, pero cabe aclarar que en pruebas hechas en la ciudad de Mxico, solo el protocolo CID=1 funciona de forma correcta.

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Opciones especiales del punto de venta

Cobrar en punto de venta permite que antes de finalizar la venta en el Punto de Venta le sea solicitado el pago al cliente, de otro modo solo vera un mensaje solicitando cerrar la venta, esto permite tener una serie de estaciones para venta y una que nicamente cobre ya que puede recuperar las ventas de las otras estaciones con la Tecla F8 desde el punto de venta. Suma de unidades en punto de venta Muestra un campo que al igual que el total de la venta muestra el total en unidades vendidas til en negocios donde se venda el mismo tipo de mercanca. Recuperar ventas por estacin Esta opcin inhabilita a la estacin de trabajo para poder traer ventas en el punto de venta que no hubiesen sido hechas por la misma estacin. Controlar existencia en punto de venta Con esta opcin no se le permite vender al usuario si no se dispone de existencia Captura de intereses en punto de venta

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Permite capturar un inters al momento de cobrar la venta en forma de porcentaje cuando se vende a crdito desde el punto de venta. Incrementos rpidos en facturas y punto de venta Permite que cuando se presione la tecla + aumente en uno la cantidad del ultimo producto capturado o al presionar - disminuya en uno. Activar redondeo en punto de venta Permite que nicamente al total de la venta le sea aplicado un redondeo de acuerdo a las posiciones decimales indicadas en el campo siguiente, con esto por ejemplo se puede evitar el tener que dar cambio en monedas de cincuenta centavos. Precios de venta por cantidad vendida activa una opcin para el Punto de Venta donde la lista de precios que se utilizar depende del dato Cantidad del catlogo productos (por ejemplo, si en su lista de precios defini un artculo con un precio de como lista base y de 8 si se llegan a comprar 20, la reduccin en precio lo hace forma automtica el Punto de Venta). en de 10 de

Ventana de seleccin de precios en punto de venta Con esta opcin activa en el punto de venta se mostrara una ventana con los diferentes precios que tiene el producto para que el usuario seleccione alguno. Mostrar imagen del producto Esta opcin muestra la imagen cargada en el catlogo de productos dentro del punto de venta. Mostrar informacin del producto Al igual que en la casilla anterior con esta opcin es posible mostrar el archivo adjunto del catlogo de productos en el campo informacin, esta opcin es muy interesante ya que permite poder mostrar cualquier tipo de archivo dentro del punto de venta, como puede ser imgenes, video, documentos PDF, Word, Excel etc, pginas web, presentaciones de Power Point, y prcticamente cualquier cosa que pueda abrir Windows, por ejemplo se pueden mostrar documentos tcnicos o promociones en forma grfica de los productos que se estan vendiendo. Presentar informacin del producto solo por solicitud del usuario Esta opcin evita que se muestre el archivo adjunto como informacin al producto inmediatamente despus de aceptar el producto, si no que espera hasta que el usuario presione las teclas <SHIT> + <F1>. Activar punto de venta al entrar al sistema Con esta opcin activada al iniciar el sistema se activa de forma automtica el punto de venta. Forzar solicitud de clave de cliente en punto de venta Con esta opcin es necesario indicar la clave de un cliente existente en el catlogo para poder iniciar el proceso de venta. Forzar solicitud de clave de vendedor Obliga a que se capture el dato del vendedor en el punto de venta antes de cualquier operacin. El precio de venta del cliente tiene preferencia sobre el volumen de venta

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Esta opcin es til cuando se quiere dar a algn cliente el precio pactado sin importar el volumen comprado, por ejemplo si el precio pactado con el cliente es de $100 pero por volumen su precio debera de ser de $110, el sistema toma de forma forzosa el precio de $100. El precio de la presentacin tiene preferencia sobre el volumen de venta Esto quiere decir que si se ha capturado un precio de venta para cada presentacin este tendr preferencia sobre el volumen vendido o indicado en los precios de venta del producto. Manejo de cobranza en el punto de venta Si esta opcin esta activa se podr dejar a crdito las ventas desde el punto de venta. Crear duplicados de operaciones de venta Con esto cada vez que se realice una venta se guardar un respaldo en tablas secundarias de la base de datos de cada venta realizada, las tablas se pueden utilizar para recuperar perdidas o daos en las tablas maestras al momento de obtener un corte X e indicar que si se desea verificar las tablas de las bases de datos. Una sola venta pendiente por cliente Con esta opcin cada vez que cambiemos de cliente en el punto de venta, se mostrar la ltima venta pendiente que tena. Captura del dato comodn El dato comodn es un campo de texto que puede ser usado para diferentes cosas, si esta opcin est marcada aparecer exactamente arriba del total de la venta. Leyenda del dato comodn Es el texto descriptivo del dato comodn. Captura del dato comodn obligatorio Con esto es imposible comenzar a capturar productos hasta que no se coloque algo dentro del campo comodn. Acepta pagos parciales en punto de venta Permite aceptar pagos aunque la venta no este completa, este tipo de ventas se quedan pendientes pero se les puede ir abonando y al final indicar en la pantalla de cobro del punto de venta que la cuenta esta cerrada. Incrementa la cuenta de los servicios por minuto Si se marca esta opcin aquellos productos que sean servicios y que se encuentren dentro de la venta se incrementaran duplicando su precio cada ves que pase el tiempo indicado en el campo numero de minutos para el incremento, esto es til para aquellos lugares donde se cobre por hora o por da. Incluir columna de descuento Esto hace que sea visible la columna descuento en la pantalla de punto de venta y si el usuario tiene permiso poder editarla para indicar descuentos partida a partida. Incluir columna de presentacin Muestra la columna presentacin en la pantalla de punto de venta.

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Dispositivos y hardware de punto de venta
Dentro de la estacin de trabajo tambin es posible indicar los dispositivos o hardware conectado con el sistema.

El primer dispositivo que se puede configurar es la impresora de tickets. Cabe aclarar que MyBusiness POS no requiere del driver de la impresora para poder usarla ya que se enva la seal directamente al puerto. Basta con conectarla e indicar en qu puerto est conectada, si tiene cajn de dinero conectado y si la impresora tiene corte o no. Esta configuracin es valida sin importar si se trata de impresoras trmicas, de inyeccin de tinta o de matriz de puntos. Si se trata de una impresora serial, le recomendamos desinstalar el driver de la impresora (recuerde MyBusiness POS no lo necesita) ya que tanto el driver como MyBusiness POS intentaran tomar el control del puerto por lo que alguno de los dos indicara un error de puerto ocupado.

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El lector de cdigo de barras solo se configura si se trata de un lector serial, para los lectores a teclado no es necesario, en donde dice modelo de lector le recomendamos el modelo genrico ya que este trabaja bien con el 90% de los modelos de lectores seriales existentes. Para que la configuracin del lector funcione es necesario reiniciar el software, el programa convierte la seal serial en seales de teclado, esto quiere decir que la seal ser recibida en cualquier programa aun si no se tata de MyBusiness POS.

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La torreta es un display que le muestra informacin al usuario como puede ser su cambio y el total de la compra, actualmente el software solo maneja el modelo 5220, pero como se vera mas adelante es posible disear mas de estos manejadores.

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El software MyBusiness POS puede manejar bsculas para la captura del peso en el punto de venta, existen dos tipos de bsculas de acuerdo a la forma que envan la seal del peso a la computadora, en el primer tipo la seal del peso solo llega cuando el peso es estable en la bascula esto quiere decir que el peso no cambio por lo menos en dos segundos, este tipo de bsculas son las mas caras, pero las mas confiables. El segundo tipo manda la seal de forma constante y pueden ocurrir pequeas variaciones del peso debido a que no existe seal de estabilizacin.

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La impresora de cdigo de barras es un tipo especial de impresora que permite imprimir grandes volmenes de etiqueta, MyBusiness POS puede manejar cualquiera de las tres marcas mencionadas con anterioridad.

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Conceptos y catlogos adicionales


Dentro de la carpeta Configuracin existen una serie de catlogos que permiten definir claves que son tiles y que definen la razn de un movimiento en el sistema. Dichos catlogos son los siguientes: Monedas del sistema Como ya se mencion anteriormente el software trabaja con una moneda base que es la del pas y que tiene como tipo de cambio 1 ya que servir como base para las otras que a partir de ah tendrn tipos de cambio diferentes de 1. Usted puede trabajar con tantas monedas necesite. Impuestos Permite definir mas de un impuesto al consumo, el sistema viene con dos impuestos el SYS que es por defecto del 0% y el IVA del 15% . Si en un momento dado este impuesto cambiara, slo bastara con cambiar el porcentaje del impuesto en su catlogo. Es posible dar de alta todos los que requiera. Almacenes El sistema tiene dado de alta solamente un almacn cuando es instalado, pero es posible definir nueve mas. Tipos de movimientos de inventario Cuando se realizan movimientos con los mdulos de entradas y salidas al inventario es necesario que indique la razn de este movimiento por medio de una clave de tres letras. Si las que estn dadas de alta no le son suficientes en este catlogo, es posible dar de alta los que hagan falta. Conceptos de cuentas por cobrar Aqu se definen todos los conceptos que se pueden utilizar cuando se esta realizando un cobro a un cliente, sobre todo para definir cmo es que est pagando el cliente. Ejemplos: cheque, efectivo, nota de crdito, etc. A cada concepto es posible definir si se trata de un abono o de un cargo y asociarle un formato de impresin para que, por ejemplo, se pueda imprimir un recibo al mismo tiempo que se liquida una cuenta por cobrar. Conceptos de cuentas por pagar Aqu se definen todos los conceptos que se pueden utilizar cuando se esta realizando un pago a un proveedor sobre todo para definir como es que se le esta pagando al proveedor. A cada concepto es posible definir si se trata de un abono o de un cargo y asociarle un formato de impresin. Conceptos de ingresos Aqu es posible definir el concepto por el cual est entrando dinero. Ya existe un concepto llamado CLIEN que indica pago de clientes.

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Conceptos de egresos Permite definir los conceptos por los cuales se realiza un pago. Catlogos de Telemercadeo Dentro de los catlogos de telemercadeo se pueden definir los medios de contacto, es decir, el concepto por el cual un cliente nos localiz. Y dentro de los tipos de pendientes se indica los conceptos por los cuales un cliente se pone en contacto con nosotros, por ejemplo una clave COT significa que cuando se de alta un pendiente en telemercadeo es porque quiere una cotizacin. Personalizacin Esta carpeta del Business Manager permite definir los aspectos mas complejos del sistema y no es el objetivo de esta documentacin definirlo en su totalidad ya que esto se har en la documentacin tcnica del sistema. Las carpetas de personalizacin con excepcin de una tienen que ver con scripts de Visual Basic que permiten definir formatos de impresin, reportes y grficos. La Definicin de mens permite definir las etiquetas de los mens y las carpetas en que sern activados.

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Configuracin para usar el sistema en Internet


Durante muchos aos se ha tratado de solucionar el problema del control de operaciones remotas. Hasta ahora se ha tratado de solucionar el problema con sistemas basados en paginas WEB o por medio de protocolos como el EDI (Electronic Data Interchange) o XML, que resultan ser poco cmodos a menos que se traten de pocos datos como es el primer caso o de poseer gran infraestructura como es el segundo. La solucin es simple: poseer un software que utilice Internet como si estuviese utilizando la red local. Esto permite, por ejemplo, obtener informacin de todos sus reportes y grficos desde cualquier punto del planeta y slo es necesario un mdem tradicional. Qu es una direccin IP? El gobierno de Estados Unidos creo un protocolo de comunicaciones para hacer mas fcil la comunicacin entre sus sistemas militares. Con el tiempo esto creci hasta convertirse en el Internet actual. Una de las cosas mas importantes fue que tenia que drsele una forma de identificar a una computadora de otra, entonces se pens en un mtodo similar a los que usan las centrales telefnicas y al igual que con los telfonos, se cre un conjunto de nmeros llamado direccin IP. En su computadora se puede observar este nmero desde el smbolo del sistema (MS-DOS) con el comando ipconfig. Su mquina arrojar algo como esto: 127.0.0.1. Existen dos tipos de direcciones IP: unas llamadas no ruteables y las ruteables. Las direcciones IP que utiliza una red local son normalmente no ruteables, esto quiere decir que no sirven para salir a Internet. Para poder conseguir esto debe de obtener una direccin IP de un proveedor de servicios de Internet, pero tambin debe de tomar en cuenta que no siempre se le da esta direccin, por ejemplo si el proveedor de Internet utiliza algn servicio llamado de proxy (o sea que varios usuarios comparten una misma direccin IP) como el Internet por Cable. Pero casi la mayora de los servicios tradicionales va dial-up (telefnico) proporcionan una direccin IP ruteable, as como los servicios DSL y ADSL que son lneas telefnicas digitales de alta velocidad. Tambin es posible establecer enlaces dedicados. Para el caso de los servicios dial-up existe otro inconveniente, que es que el proveedor de servicios de Internet no tenga suficientes direcciones IP como para proporcionarle una diferente a cada usuario que contrate el servicio, pero si tienen las suficientes para los usuarios conectados, lo cual se explica porque algunas veces en horario de trfico pesado parece que se conecta pero no puede ver ninguna pgina en el navegador. Otro efecto es que no se dispone de una direccin IP fija, sino que cambia cada vez que se conecta con su mdem, por lo que seria imposible localizarla desde una parte remota, lo que lo inhabilita para servicios de conexin directa. Sin embargo, es posible brincarse esta limitante con algunos servicios de algunas compaas, que por medio de un software cargado en su mquina le asocian un nombre a la direccin IP que este usando en el momento. Con este mtodo en lugar de que su mquina se localice con un nmero como el 200.44.186.11, tenga un alias llamado nombre de dominio por ejemplo MiEmpresa.com. A este servicio se le llama asignacin de IP dinmica y existen algunos gratuitos o a un costo bajo. Nosotros recomendamos el siguiente www.dns2go.com

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MyBusiness POS en Internet


Es necesario que del lado de la mquina en donde se encuentra instalado el servidor se disponga de una salida a Internet y con un servicio que permita localizar a la mquina en Internet como el que se coment en la seccin anterior . Una vez hecho esto, del lado de la mquina remota en el dato Servidor en los Datos de la Empresa, se debe colocar el nombre del dominio del servidor y reiniciar el equipo y con esto para el sistema ser transparente si esta trabajando en una red local o en Internet. Qu tan rpido es

MyBusiness POS en Internet?

Obviamente no es tan rpido en Internet como lo sera en una red local, pero es bastante operable y esto es debido a las velocidades de conexin actuales y la calidad de su conexin a Internet. Tambin debido a que lo viajan son slo datos. trabaja bastante bien aun en velocidades de hasta 28Kb (Kilo bits por segundo) pero su velocidad de operacin resulta bastante aceptable a 128Kb, aunque obviamente no se va a utilizar

MyBusiness POS

MyBusiness POS

MyBusiness POS en Internet para utilizarlo como punto de venta en donde


se estn pasando 100 productos por minuto, ya que eso requiere mas velocidad o ancho de banda, pero se puede utilizar para levantar cotizaciones y pedidos a distancia, el control de usuarios y todos sus reportes tienen un comportamiento excelente, se pueden traer miles de registros en pocos segundos. Una ventaja importante de es que conforme pase el tiempo y las conexiones a Internet mejoren el sistema mejorara tambin, abriendo todava mas posibilidades a su operacin. Qu tan seguro es en Internet?

MyBusiness POS

MyBusiness POS manejando informacin MyBusiness POS

Aunque no existe a nivel mundial un software capaz de resistir un ataque de fuerza bruta sobre sus claves de acceso, el software utiliza un mtodo de compresin y encriptamiento de datos que lo hace seguro, pero le recomendamos ampliamente que su personal de sistemas agregue un usuario a la base de datos que no sea root y que no disponga de autorizacin de todos los privilegios de la base de datos. Asimismo recomendamos una utilera llamada Dbtools para establecer los derechos de acceso por usuario en la base de datos. Cmo respaldar la informacin de la base de datos? Un respaldo es una de las mejores prcticas que puede tener un usuario. MyBusiness POS no hace los respaldos por s mismo, ya que lo mejor es hacerlo con las propias utileras de MySQL. Para hacer esto, abra una ventana del Smbolo del sistema (MS-DOS), dirjase a la carpeta MySQL y despus a la carpeta Bin y teclee el siguiente comando (en negritas):

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c:\MySQL\Bin\mysqldump respaldo.sql opt nombreDeSuBaseDeDatos >

El nombreDeSuBaseDeDatos es normalmente Business. Con esto obtendr un archivo de texto listo para reconstruir toda la informacin de la base de datos del sistema en una emergencia. Nosotros recomendamos realizar el respaldo en un disco duro diferente del actual, incluso si es posible en otra mquina y en otro medio magntico o digital como una unidad de respaldo o un CD R/W. Puede tambin usar las tareas programadas de Windows para realizar un respaldo diario. Existe la opcin de tener un servidor esclavo del principal, el cual constantemente se actualiza y permite tener un servidor de reserva. Consulte a su personal de sistemas. El respaldo es una de las actividades ms importantes de la operacin administrativa de su empresa ya que la informacin es uno de sus activos ms importantes. No queremos enlistarles la cantidad de malas experiencias que hemos conocido por usuarios que no tenan un sistema de respaldos adecuado. Por favor respalde su base de datos por lo menos una vez por da. Cmo recuperar un respaldo? En un caso necesario, recomendamos recuperar un respaldo anterior cuando todos los usuarios estn fuera del sistema. El comando es el siguiente (en negritas):

c:\MySQL\Bin\mysql D nombreDeSuBaseDeDatos < respaldo.sql


Cul es el volumen de carga que soporta La base de datos

MyBusiness POS?

MyBusiness POS es estable y poderosa. Tal y como est configurado en la instalacin que trae propiamente el software MyBusiness POS permite la operacin en carga pesada de aproximadamente doce terminales,
pero la limitante no es de software si no de hardware del lado del servidor, el desempeo esta ntimamente ligado a la cantidad de memoria RAM y la velocidad del procesador del servidor, si la carga de trabajo es demasiada por ejemplo imagine un centro comercial un da antes de navidad con unos 24 puntos de venta trabajando a toda su capacidad, seria conveniente tener un servidor con Windows 2000 o XP y 512 de RAM adems de ajustar alguna propiedades de MySQL para que use efectivamente la memoria disponible, pero como creemos que ser muy difcil que alcance ese nivel de saturacin cualquiera de las maquinas actuales es mas que suficiente para un optimo desempeo.

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ANEXO 1
Impresin de cdigos de barras MyBusiness POS es capas de imprimir directamente en impresoras de cdigo de barras, aunque el software MyBusiness POS puede imprimir cdigo 3 de 9 en cualquier tipo de impresora, recomendamos usar impresoras especializadas ya que al final el costo del consumible es mucho mas econmico.

MyBusiness POS imprime los cdigos de barras por medio del lenguaje propio de la impresora el sistema tiene ejemplos de los tres tipos de lenguajes mas importantes que son EPL II (Eltron Programming Language II) ZPLII (Zebra Programming Language II) y DPL (Datamax Programming Language) Esto requiere de un cierto nivel de experiencia por parte del usuario y lo cual se explica un poco mas adelante en la seccin de programacin. Para llegar al mdulo de impresin de etiquetas: en la barra de tareas en la seccin utileras, de un clic sobre el icono etiquetas. En la ventana que se le muestra busque el producto del cual desea imprimir las etiquetas y escrbalo directo en la pantalla, si la etiqueta lo permite indique lo mismo en la parte inferior donde se muestran las presentaciones del producto, seleccione el formato que desea utilizar y presione el botn imprimir, antes de usar esta opcin nuevamente presione el botn limpiar etiquetas. Recuerde que el campo filtro se puede utilizar para buscar un producto de acuerdo a su descripcin.

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ANEXO 2
Salidas a sucursales Existen opciones adicionales a las salidas de inventario y su funcin principal es el de enviar entradas automticas a sucursales remotas.

Esta funcin esta activa nicamente si se usa la herramienta concentradora, ya que esta es la encargada de enviar la salida a la sucursal. El proceso es el siguiente: Si fue marcada la opcin de traspaso entre sucursales y se indico la sucursal el sistema creara una tarea la cual si esta activo el concentrador enviara a la sucursal indicada una entrada que llegara de forma pendiente para ser confirmada cuando la mercanca llegue de forma fsica. Si por alguna razn la salida no pudo ser enviada, existe la opcin de reenviar el movimiento por medio del botn Re enviar a sucursal Si por alguna motivo la entrada ya estaba en el sistema remoto, el nuevo movimiento borra al anterior creando uno nuevo, si el movimiento fue completado con xito, el campo Entrada remota de este movimiento contiene el folio de entrada en el sistema remoto.

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ANEXO 3
La base de datos de MyBusiness POS MyBusiness POS fue hecho para poder usar cualquier tipo de base de datos que soporte el estndar ANSI de SQL, por lo que no haremos referencia a una base de datos especifica. Dentro de este anexo no mostraremos todas las tablas y campos que maneja MyBusiness POS, pero si las mas importantes.

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Estas tablas son los catlogos satlite necesarios para poder dar de alta un producto, cabe recordar que para todas estas tablas se crea un registro con clave SYS lo cual permite guardar la integridad si es que el usuario decide no usarlas. TABLA prods ubicacin impuestos marcas Lineas DESCRIPCION Tabla principal de productos Catlogo de ubicaciones Catlogo de impuestos al consumo Catlogo de marcas Catlogo de lneas o familias de productos

PRODS Tabla principal de productos


Tabla prods Acaja prods ALM1 prods ALM10 prods ALM2 prods ALM3 prods ALM4 prods ALM5 prods ALM6 prods ALM7 prods ALM8 prods ALM9 prods ARTICULO prods BajoCosto prods Bloqueado prods C10 prods C2 prods C3 prods C4 prods C5 Campo Descrip tinyint(4) Double Double Double Double Double Double Double Double Double Double char(15) tinyint(4) tinyint(4) Double Double Double Double Double PRI Nulos Indice Defecto MUL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 info Si este producto ya fue exportado a una caja remota (obsoleto) Existencia en almacn 1 Existencia en almacn 10 Existencia en almacn 2 Existencia en almacn 3 Existencia en almacn 4 Existencia en almacn 5 Existencia en almacn 6 Existencia en almacn 7 Existencia en almacn 8 Existencia en almacn 9 Clave del artculo, clave del cdigo maestro Si este producto se puede vender abajo del costo en punto de venta Si el artculo esta dado de baja de forma lgica La cantidad necesaria para dar el precio de lista 10 La cantidad necesaria para dar el precio de lista 2 La cantidad necesaria para dar el precio de lista 3 La cantidad necesaria para dar el precio de lista 4 La cantidad necesaria para dar el precio de lista 5

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PRODS Tabla principal de productos
Tabla prods C6 prods C7 prods C8 prods C9 prods carton prods clasifant Campo Descrip Double Double Double Double int(10) unsigned char(10) Nulos Indice Defecto 0 0 0 0 0 info La cantidad necesaria para dar el precio de lista 6 La cantidad necesaria para dar el precio de lista 7 La cantidad necesaria para dar el precio de lista 8 La cantidad necesaria para dar el precio de lista 9 El tipo de cartn con el que se va a empacar el producto La clasificacin que tenia el producto de acuerdo a su movimiento de inventario MUL La clasificacin actual del producto de acuerdo a su movimiento en inventario La clave o modelo del proveedor principal El cdigo de color del producto 0 0 0 0 El costo promedio del producto El costo estndar del producto El costo ltimo de compra Si se trata de un servicio programado (obsoleto) Descripcin del producto 0 0 La cantidad de productos que se encuentran en venta El lote econmico El tipo de etiqueta de cdigo de barras que se va a utilizar 0 0 0 0 0 0 El nmero de etiquetas que se van a imprimir La existencia general del producto Si este producto ya fue exportado (obsoleto) Si el producto se puede vender por cantidades inferiores a uno Si el producto se puede vender en cantidades fraccionarias El impuesto especial o adicional

prods Clasificacion

char(10)

prods claveproveedor prods color prods COSTO prods COSTO_STD prods COSTO_U prods Curso prods DESCRIP prods EN_VENTA prods eoq prods etiqueta prods etiquetas prods EXISTENCIA prods Exportado prods Fraccionario prods Granel prods IESPECIAL

char(20) char(3) Double Double Double tinyint(4) char(50) Double Double char(20) int(10) unsigned double tinyint(4) tinyint(4) tinyint(4) double

MUL

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PRODS Tabla principal de productos
Tabla Campo Descrip char(250) char(5) tinyint(4) tinyint(4) char(6) tinyint(4) char(5) double double char(9) 0 0 0 0 0 Nulos Indice Defecto info La ruta de la imagen del producto La clave del impuesto Si se lleva control de inventario Si se trata de un producto compuesto o kit La clave de la familia o lnea de producto Si va a llevar el control de lotes La clave de la marca del producto Mximo en inventario Mnimo en inventario Clave del modelo que dio origen a este producto Si se puede modificar el precio de venta aunque no se tenga permiso 0 0 El numero de movimientos de inventario Nmero consecutivo que se usa para crear cdigos alternativos de cdigos de barras Si se trata de un producto de tipo servicio indica cuantos de estos servicios se van a manejar Observaciones al producto 0 0 0 Si este producto se puede vender o no El peso en Kilogramos por unidad de consumo Cuanto producto tenemos por recibir, de acuerdo a las ordenes de compra Cuanto producto tenemos por entregar de acuerdo a los pedidos de clientes. El precio de lista (sin impuesto) Precio de lista 10 Precio de lista 2 Precio de lista 3 Precio de lista 4 prods IMAGEN prods IMPUESTO prods INVENT prods KIT prods LINEA prods LOTE prods MARCA prods MAXIMO prods MINIMO prods modelo

prods MODIFICAPRECIO char(1) prods Movimientos prods numero double int(10) unsigned

prods numeroservicios

int(10) unsigned

prods OBSERV prods PARAVENTA prods Peso prods POR_RECIB

char(255) tinyint(4) double double

prods POR_SURT

double

prods PRECIO1 prods PRECIO10 prods PRECIO2 prods PRECIO3 prods PRECIO4

double double double double double

0 0 0 0 0

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PRODS Tabla principal de productos
Tabla Campo Descrip double double double double double tinyint(3) Nulos Indice Defecto 0 0 0 0 0 0 Precio de lista 5 Precio de lista 6 Precio de lista 7 Precio de lista 8 Precio de lista 9 Si el inventario se va a llevar nicamente por presentaciones y no por el cdigo maestro. Si este producto es candidato para el recalculo de inventario El punto de reorden El nivel de rotacin en inventario Si va a llevar control de serie Si se trata de un producto de tipo servicio El volumen de venta no le afecta Si requiere solicitud de peso a la bscula electrnica en el punto de venta La clave de la talla del producto 0 El margen de utilidad de la lista de precios 1 con respecto al ltimo costo El margen de utilidad de la lista de precios 10 con respecto al ltimo costo El margen de utilidad de la lista de precios 2 con respecto al ltimo costo El margen de utilidad de la lista de precios 3 con respecto al ltimo costo El margen de utilidad de la lista de precios 4 con respecto al ltimo costo El margen de utilidad de la lista de precios 5 con respecto al ltimo costo El margen de utilidad de la lista de precios 6 con respecto al ltimo costo info prods PRECIO5 prods PRECIO6 prods PRECIO7 prods PRECIO8 prods PRECIO9 prods Presentacion

prods Recalcular prods ROP prods rotacion prods SERIE prods Servicio prods sinvolumen prods speso

tinyint(4) double double tinyint(4) tinyint(4) tinyint(4) tinyint(3)

MUL

0 0 0 0

MUL

0 0 0

prods talla prods U1

char(3) double

prods U10

double

prods U2

double

prods U3

double

prods U4

double

prods U5

double

prods U6

double

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PRODS Tabla principal de productos
Tabla prods U7 Campo Descrip double Nulos Indice Defecto 0 info El margen de utilidad de la lista de precios 7 con respecto al ltimo costo El margen de utilidad de la lista de precios 8 con respecto al ltimo costo El margen de utilidad de la lista de precios 9 con respecto al ltimo costo Clave de la ubicacin en inventario Donde se va a colocar la etiqueta al momento del empaque Unidad de medida del producto La unidad al momento de empacar La unidad de medida al momento de recibir el producto Un archivo con informacin relacionada con el producto, puede ser cualquier tipo de archivo El usuario que modifico o dio de alta el producto 0000-00- La fecha en que fue dado de alta o 00 modificado el producto 00:00:00 La hora en que fue dado de alta o modificado el producto

prods U8

double

prods U9

double

prods UBICACION prods ubicaetiq prods UNIDAD prods unidadempaque prods unidadrecibe prods URL

char(10) char(10) char(20) char(10) char(10) char(250)

prods USUARIO prods USUFECHA

char(10) datetime

prods USUHORA

char(8)

UBICACIN Catlogo de ubicaciones en almacn


Tabla Campo Descrip Nulos Indice char(40) PRI Defecto info Descripcin de la ubicacin Clave de la ubicacin El usuario que ingreso o modifico el registro 0000-00-00 00:00:00 La fecha en que se ingreso o se modifico el registro La hora en que se ingreso o se modifico el registro ubicacion descrip

ubicacion Ubicacion char(10) ubicacion Usuario char(20)

ubicacion Usufecha datetime ubicacion UsuHora char(8)

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IMPUESTOS Catlogo de impuestos
Tabla Campo Descrip Nulos Indice char(40) YES PRI Defecto info Descripcin del impuesto Clave del impuesto El usuario que ingreso o modifico el registro La fecha en que se ingreso o se modifico el registro La hora en que se ingreso o se modifico el registro El porcentaje del impuesto impuestos Descrip

impuestos Impuesto char(5) impuestos Usuario char(10) YES

impuestos usuFecha datetime YES impuestos usuHora char(8) YES impuestos Valor float YES

MARCAS Catlogo de marcas de productos


Tabla Campo Descrip Nulos Indice char(50) YES char(5) char(10) YES PRI Defecto info Descripcin de la marca Clave de la marca El usuario que ingreso o modifico el registro La fecha en que se ingreso o se modifico el registro La hora en que se ingreso o se modifico el registro marcas Descrip marcas Marca marcas Usuario

marcas usuFecha datetime YES marcas usuHora char(8) YES

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LINEAS Catlogo de lneas o familias de productos


Tabla Campo lineas Descrip lineas Linea lineas numero lineas Usuario Descrip char(50) char(6) int(10) unsigned char(10) YES YES YES Nulos Indice YES PRI 0 Defecto info

Descripcin de la linea Clave de la linea Nmero de linea o familia El usuario que ingreso o modifico el registro La fecha en que se ingreso o se modifico el registro La hora en que se ingreso o se modifico el registro

lineas usuFecha datetime lineas usuHora char(8)