Perencanaan SDM dan Desain organisasi

Angelina Yuri Pujilistiyani.Ch

I. PENDAHULUAN

Banyak pelaku bisnis tidak saja pada masa lalu tetapi juga pada masa sekarang yang
berpandangan bahwa sukses sebuah organisasi bisnis atau perusahaan dan industri, tergantung
pada investasi dan asset yang dimilikinya. Para pelaku bisnis tersebut berpendapat bahwa
investasi (modal) merupakan factor penentu, karena dapat digunakan untuk mengadakan
prasarana dan sarana serta serta tekhnoloi yang relevan dalam menjalankan bisnis yang menjadi
pilihannya. Disamping itu dapat dipergunakan juga untuk mengupah tenaga kerja yang
membantunya. Pendapat itu memang tidak seluruhnya keliru, meskipun segera timbul masalah
tentang bagaimana mendapatkan tenaga kerja sebagai sumber daya manusia yang memiliki
kemampuan prima dan relevan dengan bisnis yang akan dilaksanakan. Pada giliran berikut
timbul masalah tentang bagaimana mempertahankan tenaga kerja sebagai sumber daya manusia
yag terbaik dan mampu bekerja secara efektif dan efisien yan telah dimiliki, agar tetap bersedia
bekerja tanpa menginginkan dan berusaha untuk pindah ke perusahaan lain.

Kondisi seperti diuraikan diatas menunjukkan bahwa sebuah perusahaan sangat dipengaruhi dan
bahkan tergantung pada kualitas dan kemampuan kompetitif SDM yang dimilikinya. Strategi
bisnis di masa yang akan datang yang dipengaruhi perubahan kondisi lingkungan menuntut
manajer untuk mengembangkan program-program yang mampu menterjemahkan current issues
dan mendukung rencana bisnis masa depan. Keselarasan antara bisnis dan perencanaan sumber
daya manusia (SDM) dapat mem¬bangun perencanaan bisnis yang pada akhirnya menentukan
kebutuhan SDM. Beberapa faktor eksternal yang mempengaruhi aktivitas bisnis dan perencanaan
SDM, antara lain: globalisasi, kemajuan teknologi, per¬tumbuhan ekonomi dan perubahan
komposisi angkatan kerja. Perubahan karakteristik angkatan kerja yang ditandai oleh
berkurang¬nya tingkat pertumbuhan tenaga kerja, semakin meningkatnya masa kerja bagi
golongan tua, dan peningkatan diversitas tenaga kerja mem¬buktikan perlunya kebutuhan
perencanaan SDM. Dengan demikian, proyeksi demografis terhadap angkatan kerja di masa
depan akan membawa implikasi bagi pengelolaan SDM yang berhubungan dengan perencanaan
SDM yang efektif.

Peramalan kebutuhan SDM di masa depan serta perencanaan pemenuhan kebutuhan SDM
tersebut merupakan bagian dalam perencanaan SDM yang meliputi pencapaian tujuan dan
implementasi program-program. Dalam perkembangannya, perencanaan SDM juga meliputi
pengumpulan data yang dapat digunakan untuk mengevaluasi keefektifan program-program yang
sedang berjalan dan memberikan informasi kepada perencana bagi pemenuhan kebutuhan untuk
revisi peramalan dan program pada saat diperlukan. Tujuan utama perencanaan adalah
memfasilitasi keefektifan organisasi, yang harus diintegrasi¬kan dengan tujuan perencanaan
jangka pendek dan jangka panjang organisasi (Jack¬son & Schuler, 1990). Dengan demikian,
perencanaan SDM merupakan suatu proses menterjemahkan strategi bisnis menjadi kebutuhan
SDM baik kualitatif maupun kuantitatif melalui tahapan tertentu.

II. PERMASALAHAN

Seperti sudah diketahui, sangatlah tidak mudah dalam memilih orang yang tepat untuk duduk
pada suatu posisi tertentu di organisasi dalam masa transisi semacam sekarang ini, apalagi untuk
menangani posisi yang sangat strategis bagi organisasi. Dimana untuk melakukan hal tersebut
diperlukan rekaman analisa informasi dari data yang dimiliki orang tersebut sejak masuk
organisasi, sampai dengan merencanakan pendidikan serta kesempatan/tantangan apa yang perlu
diberikan kepada personil bila ia ingin diproyeksikan pada jabatan tertentu.
Disamping itu diperlukan juga sistem kesejahteraan yang optimal, sesuai dengan prestasi yang
dicapai, agar orang-orang yang berprestasi dapat tetap dipertahankan kemampuan dan
keberadaannya di suatu organisasi, dan juga meningkatkan kemampuan personil dengan
menentukan pendidikan apa yang dibutuhkannya.
Berdasarkan pertimbangan tersebut diatas, diperlukan suatu sistem kepegawaian yang dapat
memenuhi kebutuhan proses/analisa dan informasi tersebut diatas. Oleh karena itu diperlukan
langkah langkah atau strategi yang harus dibuat untuk menunjang perencanaan sdm yang optimal
yaitu:
1. Perencanaan sumber daya manusia strategic
 2. Model perencanaan SDM
3. Implementasi perencanaan SDM
4. Peramalan SDM
5. Alat dan tehnik peramalan SDM
6. Nilai dari perencanaan SDM
7. Analisa Jabatan
8. Pendesainan pekerjaan
9. Penstrukturan organisasional
10.Sistem informasi sumber daya manusia

III. LANDASAN TEORI

Perencanaan SDM (HR Planning) merupakan proses manajemen dalam menentukan

pergerakan SDM organisasi dari posisi saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa depan,
sedangkan strategi SDM adalah seperangkat proses-proses dan aktivitas yang dilakukan bersama
oleh manajer SDM dan manajer lini untuk menyelesaikan masalah bisnis yang terkait dengan
manusia (people-related business issue ). Tujuan dari integrasi sistem adalah untuk menciptakan
proses prediksi demand SDM yang muncul dari perencanaan strategik dan operasional secara
kuantitatif, dibandingkan dengan prediksi ketersediaan yang berasal dari program-program
SDM. Oleh karena itu, perencanaan SDM harus disesuaikan dengan strategi tertentu agar tujuan
utama dalam memfasilitasi keefektifan organisasi dapat dicapai.
Perencanaan SDM harus terkait dengan perencanaan organisasi secara keseluruhan karena
tujuan perencanaan SDM harus menempatkan figur yang tepat waktu dan tepat tempat (Jackson,
1990). Perencanaan SDM merupakan unsur penting dalam mengembangkan perencanaan
stratejik suatu organisasi. Perencanaan stratejik merupakan keputusan organisasi yang memuat
tentang apa yang akan dicapai sesuai misi organisasi dan bagaimana cara yang dilakukan untuk
mencapai misi tersebut (Ivancevich, 1995). Buller (1990) telah melakukan penelitian terhadap
delapan perusahaan terbesar di USA untuk mengetahui hubungan antara perencanaan stratejik
dengan fungsi Manajemen SDM dan diperoleh gambar¬an bahwa terdapat empat macam tingkat
hubungan antara perencanaan stratejik dengan Manajemen SDM, yaitu :
Administrative linkage, yaitu hubungan yang hanya sebatas pada kegiatan rutin harian.
 Dalam hal ini perencanaan strategik dan fungsi SDM terpisah
One-way linkage, yaitu hubungan yang terjadi masih searah dan umumnyaManajemen SDM
tidak pernah dilibatkan dalam peng¬ambilan keputusanSDM bereaksi melalui disain
program yang men¬dukung tujuan stratejikperusahaan.
Two-way linkage, yaitu hubungan saling ketergantungan dan salingmempengaruhi.
Manajemen SDM dalam hal ini diangap sebagai partner. SDM mempengaruhi dan
dipengaruhi rencana bisnis. Pendekatan ini mengakui bahwa profitabilitas memerlukan
pengkait¬an bisnis dengan perencanaan SDM karena jika tidak ada figur yang tepat
posisi, sasaran kinerja organisasi tidak akan tercapai (Jackson, 1990).
Integratif linkage, yaitu hubungan yang dinamis dan interaktif, bersifat formal maupun
informal. Senior Manajemen SDM dipandang sebagai partner strategi bisnis dan
dilibatkan secara total dalam pengambilan keputusan. Dengan pendekatan ini
perencanaan bisnis bisa dimodifikasi oleh eksekutif SDM sehingga hasil perencanaan
bisnis bisa diperbaiki secara substansial (jackson, 1990).

Demi keberhasilan pengelolaan sumber daya manusia dalam jangka panjang, organisasi perlu
mengintegrasikan antara strategi organisasi, strategi sumber daya manusia, dan perencanaan
sumber daya manusia. Ditinjau dari sejarah perjalanannya, integrasi ketiga hal diatas mengalami
evolusi, yaitu dimulai dari keterkaitan secara administrative, pertalian satu arah, pertalian dua
arah, dan pertalian integrative. Berbagai faktor mempengaruhi kuat-lemahnya tuntutan terhadap
integrasi. Faktor-faktor tersebut antara lain:

Adanya perubahan terhadap tuntutan keahlian tenaga kerja

Adanya perubahan komposisi angkatan kerja
Diversifikasi usaha
Kesetaraan status antara eksekutif sumber daya manusia dengan eksekutif bidang fungsional
lain
Kekurangan keahlian yang tajam
System kompensasi yang memberikan penghargaan terhadap kinerja eksekutif

Perencanaan sumber daya manusia merupakan proses memperoleh karyawan yang tepat baik
jumlah maupun kualitas pada jabatan dan waktu yang tepat. Agar memperoleh perencanaan
sumber daya manusia secara efektif, suatu rencana sumber daya manusia mencakup 4 tahapan:
1. analisa situasi atau mempelajari lingkungan
2. meramalkan permintaan sumber daya manusia
3. analisa pasokan sumber daya manusia
4. pengembangan rencana tindakan

Analisa jabatan merupakan dasar bagi sebagian besar aktivitas manajemen sumber daya manusia,
karena informasi yang diperoleh dari analisis jabatan dapat dipergunakan untuk penarikan,
seleksi, pengupahan, pelatihan karyawan, dan sebagainya. Dalam konteks strategic analisa
jabatan diperlukan untuk mendukung perusahaan dalam mengadakan perubahan-perubahan
terhadap jabatan yang telah ada, baik melalui penciptaan jabatan baru atau pengurangan terhadap
jabatan yang telah ada.

IV. ANALISA MASALAH

Proses perencanaan sering tidak berjalan dengan lancar, karena kebijakan perencanaan
tidak dibuat secara detil, sehingga terjadi gap antara corporate policies dan personnel poli¬cies
serta aplikasinya dalam praktik. Perencanaan SDM banyak ditujukan pada manajemen suksesi
dan pengembangan dibandingkan dengan aktivitas personalia lain. Gap yang terjadi dalam
perencanaan SDM dalam pengembangan dan implementasinya dari strategi SDM dapat
dikelompokkan ke dalam empat permasalahan (Rothwell, 1995):
Pertama, perencanaan menjadi suatu problema yang dirasa tidak bermanfaat karena
adanya perubahan pada lingkungan eksternal organisasi, meskipun nampak adanya peningkatan
kebutuhan bagi perencanaan.
Kedua , realitas organisasi dan bergesernya kaleidoskop prioritas kebijakan dan strategi yang
ditentukan oleh keterlibatan interest group yang memiliki power.
Ketiga, kelompok faktor-faktor yang berkaitan dengan sifat manajemen dan ketrampilan
serta kemampuan manajer yang memiliki preferensi bagi adaptasi pragmatik di luar
konseptualisasi, dan rasa ketidakpercayaan terhadap teori atau perencanaan, yang dapat
disebabkan oleh kurangnya data, kurangnya pengertian manajemen lini, dan kurangnya rencana
korporasi.
Keempat, pendekatan akademik yang dilakukan dalam pengujian kesuksesan perencanaan SDM
sangat idealistik dan preskriptif, di sisi lain tidak memenuhi realita organisasi dan cara manajer
mengatasi masalah-masalah spesifik.
Untuk meminimalisasi gap tersebut diatas maka menurut Jackson & Schuler (1990) perencanaan
SDM yang tepat membutuhkan langkah-langkah tertentu berkaitan dengan aktivitas perencana
SDM menuju organisasi modern. Langkah-langkah tersebut meliputi:
pengumpulan dan analisis data untuk meramalkan permintaan maupun persediaan SDM yang
diekspektasikan bagi perencanaan bisnis masa depan,
mengembangkan tujuan perencana¬an SDM
merancang dan meng¬implementasikan program-program yang dapat memudahkan
organisasi untuk pencapaian tujuan perencanaan SDM
mengawasi dan mengevaluasi program-program yang berjalan. Keempat tahap tersebut dapat
diimplementasikan pada pencapaian tujuan jangka pendek (kurang dari satu tahun),
menengah (dua sampai tiga tahun), maupun jangka panjang (lebih dari tiga tahun).

Rothwell (1995) menawarkan suatu teknik perencanaan SDM yang meliputi tahap
investigasi baik pada lingkung¬an eksternal, internal, organisasional;
forecasting atau permalan atas ketersediaan supply dan demand SDM saat ini dan masa
depan;
perencanaan bagi rekrutmen, pelatihan, promosi, dan lain-lain;
utilisasi, yang ditujukan bagi manpower dan kemudian memberikan feedback bagi proses
awal. Sementara itu, pendekatan yang digunakan dalam merencanakan SDM adalah
dengan action-driven, yang memudahkan organisasi untuk memfokuskan bagian tertentu
dengan lebih akurat atau skills-need, daripada melakukan penghitung¬an numerik dengan
angka yang besar untuk seluruh bagian organisasi.

Perencanaan SDM umumnya dipandang sebagai ciri penting dari tipe ideal model MSDM meski
pada praktiknya tidak selalu harus dijadikan prioritas utama. Perencanaan SDM merupakan
kondisi penting dari “integrasi bisnis” dan “strategik,” implikasinya menjadi tidak sama dengan
“manpower planning” meski tekniknya mencakup hal yang sama. Manpower planning
meng¬gambarkan pendekatan tradisional dalam upaya forecasting apakah ada ketidaksesuaian
antara supply dan demand tenaga kerja, serta merencanakan penyesuaian kebijakan yang paling
tepat. Integrasi antara aspek-aspek perencanaan SDM terhadap pengem¬bangan bisnis sebaiknya
memastikan bahwa kebutuhan perencanaan SDM harus dilihat sebagai suatu tanggung¬jawab
lini.

V. KESIMPULAN

Perencanaan SDM awal difokuskan pada peramalan kebutuhan SDM di masa depan serta cara
pencapaian tujuannya dan implementasi program-program, yang kemudian berkembang,
termasuk dalam hal pengumpulan data untuk mengevaluasi keefektifan pro¬gram yang sedang
berjalan dan mem¬berikan informasi kepada perencana bagi pemenuhan kebutuhan untuk revisi
peramalan dan program saat diperlukan. Dalam pelaksanaannya, perencanaan SDM harus
disesuaikan dengan strategi tertentu agar tujuan utama perencanaan yaitu memfasilitasi
keefektifan organisasi dapat dicapai. Perencanaan SDM harus diintegrasi¬kan dengan tujuan
perencanaan jangka pendek dan jangka panjang organisasi. Hasil evaluasi perencanaan SDM
jangka panjang dapat digunakan sebagai dasar perencanaan suksesi organisasi.

Dalam perkembangannya, peren¬canaan suksesi dirasa sudah tidak lagi sesuai karena banyak
terjadi gap antara kebutuhan dengan hasil yang ingin dicapai, oleh karena itu diperlukan alat baru
yang mampu menyampaikan kebutuhan organisasi dalam melak¬sanakan suksesi. Model baru
yang mampu menggantikan peranan peren¬canaan suksesi adalah manajemen suksesi, sehingga
diperlukan revisi bagi pembaharuan pelaksanaan suksesi yang didasarkan pada manajemen
suksesi

VI. DAFTAR PUSTAKA

1. Iswanto, Y. 2006. manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit UT

2. Purnama, N.2000. Membangun keunggulan bersaing melalui integrasi

perencanaan strategic dan perencanaan SDM. Usahawan.7 (29):3-8
3. Tinjung , DN. 2001. Strategi Terintegrasi dalam perencanaan sumber daya
manusia yang efektif. Usahawan.

4. Nawawi, H. 2005. Perencanaan SDM untuk organisasi yang kompetitif. Gajah

mada University Press