Proceeding, Seminar Ilmiah Nasional Komputer dan Sistem Intelijen (KOMMIT 2006) Auditorium Universitas Gunadarma, Depok, 23-24 Agustus

2006 ISSN: 1411-6286

PEMBUATAN APLIKASI MANAJEMEN PROYEK DALAM MENGELOLA PROYEK DI PT. X
Silvia Rostianingsih1, Arlinah Imam Raharjo2, Basuki Setiawan Jurusan Teknik Informatika, Universitas Kristen Petra, Siwalankerto 121-131, Surabaya
1

silvia@peter.petra.ac.id, 2 arlinah@peter.petra.ac.id

ABSTRAK
Untuk pengembangan usaha dan pengaturan manajemen proyek, PT. X membutuhkan suatu sistem yang dapat memperbaiki sistem dalam melakukan planning, monitoring, controlling dan scheduling terhadap suatu proyek. Pada penelitian ini dirancang serta dibuat sistem informasi manajemen proyek pada PT. X dengan menggunakan empat komponen utama, yaitu planning (menggunakan metode Work Breakdown System), controlling, monitoring, dan scheduling. Sistem manajemen proyek dilengkapi dengan laporan gantt chart yang menampilkan informasi dari suatu proyek. Planning dilakukan dengan membagi proyek menjadi beberapa tahap dan sub tahap. Monitoring dan controlling dilakukan dengan penyampaian beberapa laporan tertulis dan laporan dalam bentuk gantt chart. Scheduling dilakukan dengan memberikan batasan tanggal pada tiap tahap dan sub tahap dalam setiap proyek. Aplikasi ini akan memudahkan pengaturan manajemen proyek dalam PT.X, sehingga proyek dapat lebih teratur dan dapat diselesaikan tepat waktu.

Kata Kunci: planning, monitoring, controlling, scheduling 1. PENDAHULUAN PT. X merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang pembuatan dan konsultan manajemen proyek. Breakdown aktifitas dari suatu proyek mengalami kesulitan, karena monitoring dilakukan secara manual. Proses scheduling juga mengalami kesulitan jika terdapat proyek yang banyak, karena terjadi pen-double-an tugas serta banyak terjadi bentrok dalam menjadwalkan deadline suatu proyek. Seorang manajer proyek dalam melakukan pembagian tugas mengalami kesulitan apabila ada proyek besar dan kecil yang dikerjakan secara bersamaan dan diselesaikan dalam waktu yang sama, karena pembagian tugasnya menjadi tidak sama. Oleh karena itu diperlukan suatu aplikasi yang dapat membantu manajer proyek dalam melakukan manajemen terhadap proyeknya. 2. MANAJEMEN PROYEK Proyek adalah sebuah aktifitas yang menghasilkan sesuatu baik dalam bentuk jasa maupun produk (barang). Mayoritas masyarakat yang berkecimpung dalam dunia komputer beranggapan bahwa sebuah proyek merupakan sebuah aplikasi kompleks yang terdiri dari berbagai modul. Sebuah proyek perangkat lunak dapat berubah-ubah sesuai dengan
Pembuatan Aplikasi Manajemen Proyek (Silvia Rostianingsih) 1

pengembangan sistem dalam melakukan programming. Ada tujuh tahapan proyek [2] yaitu: 2.1. Tahap Definisi Tujuan dari tahap ini adalah untuk mendapatkan pemahaman yang sejelas-jelasnya mengenai permasalahan dari user, sehingga dapat melakukan estimasi biaya dan waktu dengan baik. Ada tiga bagian yang harus dikerjakan dalam tahap ini. Pertama adalah mendapatkan pemahaman yang jelas mengenai permasalahan dari user dan apa saja yang diperlukan untuk memecahkan masalah tersebut. Kedua, harus segera diputuskan apakah akan mengerjakan proyek tersebut atau tidak (harus dianalisa resiko-resiko yang ada berdasarkan dari proyek yang dikerjakan). Ketiga, harus memberikan kepada user estimasi yang termuat dalam proposal. 2.2. Tahap Perencanaan Proyek Planning merupakan suatu proses yang berkelanjutan. Setiap perkembangan yang dilakukan akan ditinjau kembali untuk kemudian mendapatkan pemahaman yang lebih baik terhadap kinerja suatu proyek. Dalam melakukan planning, terdapat bermacammacam metode, antara lain metode Work

Tahap Pelaksanaan Pada tahap ini sistem telah siap dijalankan dan akan digunakan oleh user untuk memecahkan masalah user. permasalahan.6. dan sumber daya yang diperlukan • Konfigurasi manajemen. Tahap Analisis Aktifitas utama dalam tahap ini adalah untuk menganalisa sistem dan menghasilkan dokumen yang menjelaskan sistem. meliputi data karyawan. Seminar Ilmiah Nasional Komputer dan Sistem Intelijen (KOMMIT 2006) Auditorium Universitas Gunadarma. Depok.1. 23-24 Agustus 2006 ISSN: 1411-6286 Breakdown Structures (WBS). melakukan coding pada masingmasing modul. • Menganalisis apakah hasil tersebut dapat diterima oleh user. Aktifitas utama dalam tahap ini adalah jaminan selama beberapa waktu bagi user dalam menyelesaikan masalahnya dengan menggunakan sistem baru. Survei dilakukan untuk mendapatkan gambaran mengenai proyek yang akan dikerjakan.7. X adalah sebagai berikut: • Proses penerimaan order dari customer PT. • Maintenance aplikasi tersebut. operator guide. X melakukan pengerjaan suatu proyek. Tahap Desain Dalam melakukan desain terhadap sistem dilakukan pembagian sistem sesuai dengan fungsi-fungsi komponennya dan menghubungkan komponen-komponen tersebut. Dalam melakukan test diperlukan System Test Plan (STP) yang merupakan dokumen yang berisi: • Jadwal test. 2.4. sehingga tim proyek memiliki gambaran sistem secara menyeluruh. dan kebutuhannya • Desain sistem dilakukan dengan membuat proses bisnis yang sesuai dengan hasil analisis. 3. Dokumen ini akan semakin menambah pemahaman lebih dari tahap definisi. • Melakukan testing pada aplikasi yang telah dibuat. 2. sehingga user memiliki gambaran jelas terhadap testing dari proyek 2. 4. Analisis Sistem Proses bisnis PT. WBS dimulai dengan melakukan listing terhadap tahap-tahap yang ada dalam suatu proyek. METODOLOGI PENELITIAN Metodologi penelitian yang dilakukan adalah: • Studi literatur diperlukan untuk mempelajari sistem manajemen proyek • Pengumpulan data yang diperlukan dalam membuat software project management. 2.8. Tahap Testing Tujuan dalam testing ini adalah untuk melakukan test pada sistem yang ada. menyimpan seluruh test yang dilakukan.3. X menerima order dari customer. Dalam metode ini tahap-tahap yang ada dipecah menjadi berbagai sub tahap yang lebih kecil. 2. Tahap Pemrograman Aktifitas yang dilakukan adalah merencakan bagaimana dapat melakukan test pada modul.Proceeding. dokumentasi training). • Proses penawaran proposal Sebelum PT. Dalam tahap ini hal yang harus diperhatikan adalah: 2 • • Sistem yang dijanjikan telah melalui tahap test Membuat laporan test dan diberikan kepada user. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM 4. perusahaan ini menawarkan proyek tersebut dalam bentuk proposal penawaran kepada pihak customer (pelanggan).5. maintenance guide. staf. • Analisis sistem dengan melihat sistem yang ada. data proposal. dan data-data yang diperlukan lainnya. integrasi dan pengetesan terhadap tools yang digunakan. Pembuatan Aplikasi Manajemen Proyek (Silvia Rostianingsih) . kemudian perusahaan ini melakukan survei pendahuluan kepada customer tersebut. 2. • Pengecekan terhadap setiap langkah dari pengintegrasian • Daftar sumber daya dan dokumen yang diperlukan Dalam melakukan test terhadap sistem harus diperhatikan integrasi masing-masing modul. Tahap Acceptance Tujuan dalam tahap ini adalah untuk memperoleh pernyataan tertulis dari user apakah produk tersebut telah disampaikan sesuai dengan perjanjian. dan memulai untuk membuat dokumen user (user’s guide. • Pembuatan aplikasi disesuaikan dengan hasil desain.

• Kebutuhan untuk melihat laporan-laporan secara periodik. sehingga data tersimpan dengan baik. Spesifikasi. Proposal ini memuat dasar-dasar perjanjian proyek kedua belah pihak. karena membagi suatu proyek ke dalam beberapa tahap dan sub tahap.2. • Komputerisasi untuk proses monitoring dan controlling dalam bentuk laporan Gantt Chart yang memudahkan dalam melihat penjadwalan suatu proyek. Dilakukan untuk meminimalisasi error yang terjadi. Programming merupakan proses pembuatan software sesuai dengan permintaan customer. • Running Running merupakan proses melakukan implementasi software yang dibuat kepada customer. Seminar Ilmiah Nasional Komputer dan Sistem Intelijen (KOMMIT 2006) Auditorium Universitas Gunadarma. yang akan membantu memecahkan permasalahan user. dan monitoring sehingga dapat berjalan dengan efisien. baik human error maupun software error. mengidentifikasi permasalahan customer dan melakukan perencanaan terhadap sistem yang baru. • Komputerisasi untuk menetukan termin pembayaran yang disimpan dalam database. X membutuhkan beberapa hal yang dapat menunjang proses planning. Pengaturan proses ini dimuat dalam kontrak perjanjian yang telah disepakati. 4. Jenis Biaya. Perhitungan Keuntungan Proyek. Customer. Draft tugas per Proyek. Depok. proses pengerjaan proyek. Gantt Chart Proyek. Masing-masing modul yang dibuat ditunjukkan kepada customer untuk disesuaikan dengan permintaan customer dan mendapat persetujuan dari customer berdasarkan kontrak perjanjian. artinya customer dapat melakukan negosiasi terhadap proposal yang diajukan. data proyek yang ada. KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat diambil adalah: • Metode Work Breakdown System (WBS) merupakan metode yang baik dalam pengaturan planning. Pengerjaan proyek Bulanan. controlling. Proyek. beserta termin pembayarannya. X dengan customer. • Laporan Kegiatan per Proyek: Biaya per Proyek. Detail Proyek. • Programming Programming merupakan proses inti dalam pengerjaan suatu proyek. sehingga monitoring dan controlling dapat berjalan secara efektif. • Komputerisasi dalam membuat proposal penawaran dan kontrak yang dihubungkan dengan data customer. Melalui proses ini akan diketahui apakah software tersebut bebas dari error atau tidak. • Laporan Proses: Proposal Penawaran & Kontrak. sistem ini dibagi menjadi tiga proses yaitu proses pengolahan proposal proyek.Proceeding. Secara garis besar. Testing dilakukan terhadap masing-masing modul setiap modul tersebut selesai dibuat/diselesaikan. Proposal Kontrak. 23-24 Agustus 2006 ISSN: 1411-6286 Proposal ini memuat harga proyek beserta termin-termin pembayarannya. Tahap. Dengan adanya pembagian proyek ke dalam beberapa tahap dan sub Pembuatan Aplikasi Manajemen Proyek (Silvia Rostianingsih) 3 . harga proyek. Karyawan Proyek. 5. data customer. • Realisasi Proyek: Surat Tugas. Struktur menu yang ada adalah: • Master: Golongan. • Proses kontrak proposal Proses kontrak proposal dilakukan jika telah terjadi kesepakatan antara PT. dan proses maintenance proyek. • Proses: Proposal Penawaran. • Maintenance Maintenance merupakan proses perbaikan software apabila terjadi error. scheduling. Gantt Chart per Orang. • Laporan Kegiatan per Bulan: Periode Pembayaran Bulanan. Implementasi tersebut diterapkan dalam sistem yang dimiliki customer. Contoh form aplikasi dapat dilihat pada gambar 1 dan 2. Harga dan termin pembayaran dalam proposal ini tidak bersifat tetap. Pembayaran. Proyek. yaitu: • Komputerisasi untuk proses penyimpanan data karyawan. • Proses analisis dan desain sistem Analisis dan desain sistem berguna untuk mengetahui dan memberikan gambaran sistem perusahaan customer secara detail dan menyeluruh. Dalam proses ini memuat permintaan customer akan suatu software. Karyawan. • Testing Testing merupakan proses melakukan pengecekan terhadap modul-modul yang telah dibuat. Desain Sistem PT.

Seminar Ilmiah Nasional Komputer dan Sistem Intelijen (KOMMIT 2006) Auditorium Universitas Gunadarma. laporan proposal kontrak. laporan kegiatan per bulan. [2] Rakos. membuat pembagian tugas menjadi jelas. Software Engineering Economics. Depok. Gambar 1. System Analysis and Design Methods. Form Pengisian Tahap Gambar 2. 1990. sehingga akan mempermudah perusahaan dalam melakukan penjadwalan.Proceeding. Form Pengisian Sub Tahap 4 Pembuatan Aplikasi Manajemen Proyek (Silvia Rostianingsih) . Pendukung proses monitoring dan controlling dapat berupa penyampaian laporan dalam bentuk Gantt Chart. DAFTAR PUSTAKA [1] W. Penggunaan Gantt Chart diharapkan memudahkan proses monitoring dan controlling perusahaan yang selama ini dilakukan secara manual. laporan rincian biaya per proyek dan laporan pembayaran termin proyek. L. yaitu: laporan proposal penawaran. Software Project Management for Small to Medium Sized Projects. 23-24 Agustus 2006 ISSN: 1411-6286 • • • tahap. Boehm. Englewood Cliffs New Jersey: Prentice Hall. The McGraw-Hill Companies Inc. yang terbagi dalam tiga bagian yaitu Gantt Chart per karyawan. 1998. Monitoring dan controlling dapat disampaikan dalam bentuk laporan. John. Englewood Cliffs New Jersey: Prentice Hall. laporan karyawan yang mengerjakan proyek. J. Jeffrey. Gantt Chart proyek keseluruhan dan Gantt Chart detail per proyek. 6. [3] Whitten. 4th ed. Scheduling dilakukan dengan menggunakan pembatasan tanggal pada masing-masing tahap dan sub tahap. 1981.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful