Programas de Microsoft Office

Denisse y Jonathan

INTRODUCCIÓN

Antes de describir los programas de Microsoft Office, se hace necesario conocer qué es
Microsoft Office y como nos ayuda en la vida diaria.

Después, se describirán los programas: Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Project,

Publisher y Word en su versión 2007.

¿QUÉ ES MICROSOFT OFFICE?

Microsoft Office en su versión 2007, es un conjunto completo de software de servidor y

escritorio que ayuda a optimizar el modo en el que hacemos las actividades que tienen
que ver con cálculo, texto, impresión y organización. Esta última versión ofrece nuevas
capacidades para aumentar la productividad personal, simplificar el trabajo en equipo,
optimizar los procesos y la administración del contenido empresarial y mejorar el
conocimiento de la actividad en la organización.

Le sirve tanto los estudiantes como en el hogar, a los negocios, incluyendo a las pymes.
Los programas de escritorio de Microsoft Office 2007 son:
 Access  OneNote  Publisher
 Communicator  Outlook  SharePoint Designer
 Excel  Outlook con Business  Visio
 FrontPage Contact Manager  Word
 Groove  PowerPoint
 InfoPath  Project

PROGRAMAS DE MICROSOFT OFFICE

Sólo se describirán a grandes rasgos Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Project, Publisher
y Word, todos incluidos en la versión 2007 de Microsoft Office system.

Access:

Access 2007 facilita el seguimiento y la creación de informes.

 Tiene aplicaciones prediseñadas que puede modificar o adaptar a las necesidades.
 Se puede le recopilar información mediante formularios por correo electrónico o
importar datos de aplicaciones externas.
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 Se crean y editan informes detallados en los que la información se ordena, filtra y

agrupa de un modo que permite obtener conclusiones del análisis de los datos.
 La pantalla de Introducción incluye una serie de soluciones prediseñadas de base de
datos que se pueden utilizar para el seguimiento de contactos, eventos, problemas,
activos, tareas, etc., o como plantillas para realizar en ellas mejoras y ajustes que se
adapten al tipo de información cuyo seguimiento desea realizar y a la forma en la que
desea llevar a cabo dicho seguimiento.
 Y se pueden recuperar datos que se han eliminado por equivocación.

Excel:

Principalmente se puede usar para crear y aplicar formato a hojas de cálculo, y para
analizar y compartir información para tomar decisiones mejor fundadas. La visualización
de datos enriquecida y las vistas de tabla dinámica permiten crear, de un modo más
sencillo, gráficos de aspecto profesional y fácil uso.
 Se pueden compartir datos con seguridad a través de códigos o claves. Se pueden
explorar, ordenar, filtrar e introducir parámetros, e interactuar con las vistas de tabla
dinámica.
 Permite importar gran cantidad de datos, trabajar con ellos y obtener un rendimiento
de cálculo más rápido.
 Se aplica formato a celdas y tablas rápidamente.
 Si mencionar que fácil es meter fórmulas de manera automática, ya no hay que
hacerlos por aparte para llegar a los resultados fácilmente
 Con la vista Diseño de página se puede ver cómo se imprimirá exactamente la hoja de
cálculo y agregar o editar encabezados y pies de página. Ajuste los márgenes de la
página siguiendo las indicaciones visuales directas sobre los puntos en los que se
truncará la página para no tener que realizar varios intentos de impresión.
 Y muchas funciones que desconocemos, ya que no es uno de los programas que casi
no usamos.

Outlook:

Con Outlook se puede administrar el tiempo y la información, conectarse sin barreras y

mantener el control de toda la información que se recibe. Presenta innovaciones que
permiten realizar búsquedas rápidamente en las comunicaciones, organizar el trabajo y
compartir mejor la información con otros usuarios.
 Se pueden enviar mensajes de texto desde Outlook como si fuese una bandeja de
correo normal como gmail o yahoo.
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 Puedes organizarte con el calendario y te envía alertas sobre tus citas o eventos sin o
con periodicidad.
 Permite administrar los contactos, con la posibilidad de impresión sin que se pierdan
los datos importantes y pueden ser buscados con mucha facilidad.
 Y por último permite administrar las tareas pendientes que se tenga, es como un
block de notas.

PowerPoint:

Permite a quien lo usa crear presentaciones atractivas y dinámicas de volada, integrando

al mismo tiempo el flujo de trabajo y maneras de compartir fácilmente la información.
Las presentaciones pueden ser tan dinámicas como se quiera, y dan una mejor
presentación a las conferencias o simples exposiciones en clase. Además:
 Se pueden crear eficaces diagramas de relación, flujo de trabajo o jerarquía.
 Se pueden poner dibujos para hacer las presentaciones menos aburridas o para
ejemplificar mejor la información
 Se pueden definir y guardar los propios diseños de diapositiva personalizados.
 Los colores de los temas son bonitos.

Project:

Project ofrece herramientas de administración de proyectos, es funcionalidad, potencial y

flexible, con el fin de administrar los proyectos con mayor eficacia y eficiencia. El que lo
lleva a cabo, ya sea a nivel empresa o a nivel personal o profesional puede mantenerse
informado y controlar el trabajo, la programación y las finanzas del proyecto, mantener la
organización entre los miembros del equipo y mejorar la productividad. Además se integra
con otros programas del sistema Microsoft Office.

Publisher:

Con Publisher 2007 se crean, personalizan y comparten una amplia gama de publicaciones
y materiales de marketing, pueden ser internos o externos para las empresas pero
también ayudan en la vida diaria. Sus capacidades nuevas y mejoradas el proceso de
creación y distribución de publicaciones.

Las publicaciones varían desde anuncios, boletines, calendarios, catálogos, correo

electrónico, currículos, diplomas, etiquetas, folletos, formularios comerciales, importar
documentos de Word, letreros, membrete, menús, pancartas, postales, programas,
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prospectos, proyectos para doblar hojas, publicaciones rápidas, sitios web, sobres, tarjetas
de felicitación, tarjetas de invitación, tarjeras de presentación, tarjetas de saludo y hasta
vales de regalo.

Word:

Office Word 2007 es un eficaz programa de creación de documentos que ofrece la

capacidad de crear de forma profesional y compartir documentos mediante la
combinación de muchas herramientas de escritura, los documentos son creados con
mucha rapidez. Además de crear y publicar blogs directamente desde Word, usando la
interfaz habitual para crear entradas de blog con imágenes, formato enriquecido,
corrección ortográfica y más.
Además:
 Cuenta las palabras activas en el documento.
 Sus capacidades tipográficas ofrecen listas numeradas y viñetas mejoradas, estilos de
listas numeradas y nuevas fuentes diseñadas para mejorar la lectura en pantalla.
 Con el Administrador de citas y el Generador de referencias se pueden agregar
referencias, pies de página, notas al final, tablas de contenido, tablas de cifras y tablas
de autoridades.
 El corrector ortográfico contextual es de gran ayuda
 Pueden agregarse gráficos bien definidos y con gran impacto..
 Se pueden compartir documentos con colegas para recopilar comentarios de un
modo eficaz.
 Cuando tienes dos documentos iguales, puedes comparar rápidamente las dos
versiones de un documento.
 Aunque no sé cómo se hace, sé que puedes agregar una firma digital a los
documentos.