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1 TEMA 16.- CONCEPTO DE DOCUMENTO, REGISTRO Y ARCHIVO. FUNCIONES DEL REGISTRO Y DEL ARCHIVO. CLASES DE ARCHIVO Y CRITERIOS DE ORDENACION.

1.-EL REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS 1.1.-Reglas generales


Se recogen en la Ley 30/1992,1[1] 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, artculo 38, en los siguientes trminos: Los rganos administrativos llevarn un registro general en el que se har el correspondiente asiento de todo escrito o comunicacin que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia. Tambin se anotarn en el mismo, la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros rganos o particulares. Los rganos administrativos podrn crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organizacin otros registros con el fin de facilitar la presentacin de escritos y comunicaciones. Dichos registros sern auxiliares del registro general, al que comunicarn toda anotacin que efecten. Los asientos se anotarn respetando el orden temporal de recepcin o salida de los escritos y comunicaciones, e indicarn la fecha del da de la recepcin o salida. Concluido el trmite de registro, los escritos y comunicaciones sern cursados sin dilacin a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas. Los registros generales, as como todos los registros que las Administraciones pblicas establezcan para la recepcin de escritos y comunicaciones de los particulares o de rganos administrativos, debern instalarse en soporte informtico. El sistema garantizar la constancia, en cada asiento que se practique, de un nmero, epgrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentacin, identificacin del interesado, rgano administrativo remitente, si procede, y persona u rgano administrativo al que se enva, y, en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicacin que se registra. Asimismo, el sistema garantizar la integracin informtica en el registro general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del rgano administrativo. Cada Administracin pblica establecer los das y el horario en que deban permanecer abiertos sus registros, garantizando el derecho de los ciudadanos a la presentacin de documentos. Las Administraciones pblicas debern hacer pblica y mantener actualizada una relacin de las oficinas de registro propias o concertadas, sus sistemas de acceso y comunicacin, as como los horarios de funcionamiento.

1.2.-Clases de Registros
Los Registros se clasifican en dos tipos: registros generales y registro auxiliares.

1[1] En el mbito de la Administracin General del Estado, la normativa bsica se contiene en el Real
Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentacin de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administracin General del Estado, la expedicin de copias de documentos y devolucin de originales y el rgimen de las oficinas de registro.

Registros generales Tienen la consideracin de oficina de registro general aquellas que ejercen funciones de recepcin y remisin de solicitudes, escritos y comunicaciones para uno o varios rganos administrativos. Todo rgano administrativo tendr asignada una nica oficina de registro general, sin perjuicio de que sta tenga tal carcter para varios rganos administrativos. Existen en los servicios centrales y en las delegaciones, direcciones o gerencias provinciales, y en aquellos grandes centros administrativos en los que se prevea de forma expresa. Registros auxiliares Tienen la consideracin de oficinas de registro auxiliares aquellas que, ejerciendo idnticas funciones y para los mismos rganos administrativos que la oficina de registro general, se encuentran situadas en dependencias diferentes de aqulla. De cada oficina de registro general podrn depender varias oficinas de registro auxiliares. Las oficinas de registro auxiliares remitirn copia de la totalidad de los asientos que practiquen a la correspondiente oficina de registro general, siendo esta ltima la que ejerce funciones de constancia y certificacin en los supuestos de litigios, discrepancias o dudas acerca de la recepcin o remisin de solicitudes, escritos y comunicaciones.

1.3.-Funciones
Las oficinas de registro, tanto de carcter general como de carcter auxiliar, desarrollan las siguientes funciones: La recepcin de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a cualquier rgano o entidad de cualquier Administracin pblica. La expedicin de recibos de la presentacin de solicitudes, escritos y comunicaciones.

La anotacin de asientos de entrada o salida de las solicitudes, escritos y comunicaciones; de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 2 y 3 del artculo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. La remisin de solicitudes, escritos y comunicaciones a las personas, rganos o unidades destinatarias; de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 2 del artculo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. La expedicin de copias selladas de los documentos originales que los ciudadanos deban aportar junto con una solicitud, escrito o comunicacin as como el registro de dicha expedicin. La realizacin de cotejos y la expedicin de copias compulsadas de documentos originales aportados por los interesados. Cualesquiera otras que se les atribuyan legal o reglamentariamente.

3 1.4.-Soporte informtico
Los registros generales, as como todos los registros que las Administraciones Pblicas establezcan para la recepcin de escritos y comunicaciones de los particulares o de rganos administrativos, debern instalarse en soporte informtico. El sistema garantizar la constancia, en cada asiento que se practique, de un nmero, epgrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentacin, identificacin del interesado, rgano administrativo remitente, si procede, y persona u rgano administrativo al que se enva, y, en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicacin que se registra. Asimismo, el sistema garantizar la integracin informtica en el registro general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del rgano administrativo

1.5.-Ordenacin
Generalmente cada uno de los Registros de documentos consta de dos secciones. En una de ellas, se realizarn los asientos de los documentos, solicitudes y escritos recibidos. En la otra se asentarn los emitidos para otros rganos as como los dirigidos a particulares. Operaciones Las operaciones a realizar, con carcter general, son las siguientes: 1. Sobre el escrito se estampar el sello de registro correspondiente, de recepcin o de salida, as como la fecha y el nmero de registro de la serie que le corresponda. Debe existir una serie para los recibidos y otra para los emitidos. La asignacin del nmero debe ser correlativa en su serie y respetar el orden de presentacin o emisin. La estampacin debe realizarse en el espacio reservado para ello o en la primera hoja del escrito, donde no dificulte la lectura de su contenido, pudiendo ser sustituida por una impresin mecnica que recoja, como mnimo, la misma informacin que el sello. Los controles internos no pueden producir nuevos estampillados de sellos o impresin mecnica de los mismos.

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En el caso de que el escrito vaya acompaado de copia, se estampar sobre sta el sello, la fecha, y en caso de requerimiento, la hora de presentacin. En el caso de que la copia no se acompae, siempre que se solicite por el interesado, se emitir certificacin de la presentacin. Posteriormente se realizar el asiento registral, que, en el caso de los escritos recibidos, debe comprender: Fecha de presentacin o de entrada, en su caso. Unidad u rgano de destino. Epgrafe expresivo de su naturaleza. Interesado u rgano remitente.

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Descripcin sucinta del asunto. rgano donde fue presentado. Hora de presentacin. Forma de presentacin. Nmero de registro de recepcin.

En el caso de los escritos emitidos debe comprender: Fecha de salida. Interesado u rgano de destino. Epgrafe expresivo de su naturaleza. Descripcin sucinta del asunto. Forma de salida. Nmero de registro de salida.

Una vez realizado el asiento, se proceder de la siguiente forma: 1. Los escritos recibidos se remitirn directamente, sin dilacin, a las unidades que tengan que tramitarlos. En el caso de que no se puedan identificar se remitirn al responsable del rgano, del centro directivo o al que ste designe. Si estn dirigidas a un rgano ajeno al registro, se remitir dentro de las 24 horas siguientes a su rgano de destino, acompaados de la relacin de los documentos que se envan. Los escritos emitidos se cursarn sin dilacin a sus destinatarios.

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3.

Operaciones a realizar en el caso de emisin y recepcin de documentos por medios informticos Con carcter general, en estos casos, se procede de la manera siguiente. En el caso de que se trate de emisin de documentos, se extender diligencia expresiva del resultado de la emisin unida al escrito emitido, que se archivar en el expediente. En el caso de que se trate de que los interesados soliciten la realizacin de notificaciones por este medio, junto al documento de notificacin, se le adjuntar recibo de su recepcin, que deber ser cumplimentado, rubricado y enviado en el plazo de dos das al registro del rgano emisor para su incorporacin al expediente. Si transcurre este plazo sin que el interesado remita dicho recibo, se cursar notificacin por los medios ordinarios.

2.-REQUISITOS EN LA PRESENTACIN DE DOCUMENTOS 2.1.-Lugares de presentacin


Los ciudadanos tienen derecho a presentar las solicitudes, escritos y comunicaciones que dirijan a los rganos de cualquier Administracin pblica o de las entidades de derecho pblico vinculadas o

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dependientes de ellas, as como la documentacin complementaria que acompaen a aqullas, en cualquiera de los siguientes lugares del mbito de la Administracin General del Estado: a) En las oficinas de registro del rgano administrativo al que se dirijan. b) En las oficinas de registro de cualquier rgano administrativo perteneciente a la Administracin General del Estado, o de los Organismos pblicos vinculados o dependientes de aqulla. c) En las oficinas de correos, en la forma establecida reglamentariamente. d) En las representacin diplomticas y oficinas consulares de Espaa en el extranjero. e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes. Asimismo, los ciudadanos pueden presentar solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a la Administracin General del Estado y a sus Organismos pblicos en los siguientes lugares: a) En los registros de las Administraciones de las Comunicaciones Autnomas. b) En los registros de las entidades que integran la Administracin local; siempre que previamente se haya suscrito el correspondiente convenio.

2.1.- Medios de presentacin


La presentacin de solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos en cualquiera de los lugares previstos anteriormente se podr efectuar por los siguientes medios: a) En soporte papel. b) Por medios informticos, electrnicos o telemticos, de acuerdo con lo previsto en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas en la Administracin General del Estado. En determinadas oficinas de registro se pondr a disposicin de aqullas personas que pretendan la presentacin simultnea de un nmero superior a 10 solicitudes, escritos o comunicaciones un modelo para que relacionen aqullas, numerndolas y especificando la identidad de los interesados, los rganos destinatarios as como un extracto de los contenidos.

2.3.- Efectos de la presentacin


La fecha de entrada de las solicitudes, escritos y comunicaciones producir efectos, en su caso, en cuanto al cumplimiento de los plazos de los ciudadanos. La fecha de entrada de las solicitudes, escritos y comunicaciones a las que se refiere el apartado anterior en las oficinas de registro del rgano competente para su tramitacin producir como efecto el inicio del cmputo de los plazos que haya de cumplir la Administracin, y en particular del plazo mximo para notificar la resolucin expresa. A este respecto, se entiende por registro del rgano competente para la tramitacin cualquiera de los pertenecientes al departamento competente para iniciar aqulla, con la excepcin de los correspondientes a sus Organismos pblicos. No obstante, en los procedimientos iniciados a solicitud del interesado cuya tramitacin y resolucin corresponda a rganos integrados en el rgano Central del Ministerio de Defensa, Estado

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Mayor de la Defensa y Cuarteles Generales de los Ejrcitos, el plazo para resolver y notificar se contar desde la fecha en que la solicitud haya tenido entrada en los registros de los citados rganos.

2.4.-Modelos y sistemas normalizados de solicitud


Cuando se estime conveniente para facilitar a los ciudadanos la aportacin de los datos e informaciones requeridos o para simplificar la tramitacin del correspondiente procedimiento, el rgano competente para su instruccin o resolucin podr establecer modelos normalizados de solicitud. En todo caso, debern establecerse tales modelos cuando concurra la circunstancia sealada en el artculo 70.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. Los modelos a los que se refiere el apartado anterior podrn integrarse en sistemas normalizados de solicitud que permitan la transmisin por medios telemticos de los datos e informaciones requeridos siempre que se garantice el cumplimiento de los requisitos contemplados en el artculo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, y en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas en la Administracin General del Estado. Los sistemas normalizados de solicitud debern establecerse por Orden del titular del Ministerio correspondiente, previo informe favorable del Ministerio de Administraciones Pblicas.

2.5.-Recibos de presentacin
La expedicin de los recibos acreditativos de la fecha de presentacin de cualquier solicitud, escrito o comunicacin, a los que se refiere el artculo 70.3 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, en los lugares sealados en el artculo 2.1 de este Real Decreto, se efectuar en el mismo momento de la presentacin de la solicitud, escrito o comunicacin. Cuando la solicitud, escrito o comunicacin est en soporte papel y la presentacin se efecte por el ciudadano o su representante acompaando una copia, el recibo consistir en la mencionada copia en la que se har constar el lugar de presentacin, as como la fecha. En este supuesto, el rgano competente para expedir el recibo deber verificar la exacta concordancia entre el contenido de la solicitud, escrito o comunicacin original y el de su copia. Si el ciudadano o su representante no la aportase, el rgano competente podr optar por realizar una copia de la solicitud, escrito o comunicacin con iguales requisitos que los sealados en el prrafo anterior o por la expedicin de un recibo en el que adems conste el remitente, el rgano destinatario y un extracto del contenido de la solicitud, escrito o comunicacin. Cuando en los supuestos previstos en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas en la Administracin General del Estado, el ciudadano efecte la presentacin a travs de soportes, medios o aplicaciones informticas, electrnicas o telemticas, el recibo se expedir de acuerdo con las caractersticas del soporte, medio o aplicacin y deber reunir los requisitos expresados en los apartados

3.-DERECHOS DE LOS CIUDADANOS EN SUS RELACIONES CON LA ADMINISTRACIN PBLICA


Los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones Pblicas, tienen los siguientes derechos: a) A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitacin de los procedimientos en los que tengan la condicin de interesados, y obtener copias de documentos contenidos en ellos.

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b) A identificar a las autoridades y al personal al servicio de las Administraciones Pblicas bajo cuya responsabilidad se tramiten los procedimientos. c) A obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportndola junto con los originales, as como a la devolucin de stos, salvo cuando los originales deban obrar en el procedimiento. d) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autnoma, de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto de Ordenamiento Jurdico. e) A formular alegaciones y a aportar documentos en cualquier fase del procedimiento anterior al trmite de audiencia, que debern ser tenidos en cuenta por el rgano competente al redactar la propuesta de resolucin. f) A no presentar documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate, o que ya se encuentren en poder de la Administracin actuante. g) A obtener informacin y orientacin acerca de los requisitos jurdicos o tcnicos que las disposiciones vigentes impongan a los proyectos, actuaciones o solicitudes que se propongan realizar. h) Al acceso a los registros y archivos de las Administraciones Pblicas en los trminos previstos en la Constitucin y en sta u otras Leyes. i) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y funcionarios, que habrn de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones. j) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Pblicas y del personal a su servicio, cuando as corresponda legalmente. k) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucin y las Leyes.

4.-DERECHOS DE ACCESO A ARCHIVOS Y REGISTROS PBLICOS


Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresin, grfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud. El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas estar reservado a stas, que, en el supuesto de observar que tales datos figuran incompletos o inexactos, podrn exigir que sean rectificados o completados, salvo que figuren en expedientes caducados por el transcurso del tiempo, conforme a los plazos mximos que determinen los diferentes procedimientos, de los que no pueda derivarse efecto sustantivo alguno. El acceso a los documentos de carcter nominativo que sin incluir otros datos pertenecientes a la intimidad de las personas figuren en los procedimientos de aplicacin del derecho, salvo los de carcter sancionador o disciplinario, y que, en consideracin a su contenido, puedan hacerse valer para el ejercicio de los derechos de los ciudadanos, podr ser ejercido, adems de por sus titulares, por terceros que acrediten un inters legtimo y directo. El ejercicio de los derechos que establecen los apartados anteriores podr ser denegado cuando prevalezcan razones de inters pblico, por intereses de terceros ms dignos de proteccin o cuando as lo disponga una Ley, debiendo, en estos casos, el rgano competente dictar resolucin motivada. El derecho de acceso no podr ser ejercido respecto a los siguientes expedientes: a) Los que contengan informacin sobre las actuaciones del Gobierno del Estado o de las Comunidades Autnomas, en el ejercicio de sus competencias constitucionales no sujetas a Derecho Administrativo.

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b) Los que contengan informacin sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado. c) Los tramitados para la investigacin de los delitos cuando pudiera ponerse en peligro la proteccin de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de las investigaciones que se estn realizando. d) Los relativos a las materias protegidas por el secreto comercial o industrial. e) Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la poltica monetaria. Se regirn por sus disposiciones especficas: a) El acceso a los archivos sometidos a la normativa sobre materias clasificadas. b) El acceso a documentos y expedientes que contengan datos sanitarios personales de los pacientes. c) Los archivos regulados por la legislacin del rgimen electoral. d) Los archivos que sirvan a fines exclusivamente estadsticos dentro del mbito de la estadstica pblica.

funcin

.e) El Registro Civil y el Registro Central de Penados y Rebeldes y los registros de carcter pblico cuyo uso est regulado por una Ley. f) El acceso a los documentos obrantes en los archivos de las Administraciones Pblicas por parte de las personas que ostenten la condicin de Diputado de las Cortes Generales, Senador, miembro de una Asamblea legislativa de Comunidad Autnoma o de una Corporacin Local. g) La consulta de fondos documentales existentes en los Archivos Histricos. El derecho de acceso ser ejercido por los particulares de forma que no se vea afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios pblicos debindose, a tal fin, formular peticin individualizada de los documentos que se desee consultar, sin que quepa, salvo para su consideracin con carcter potestativo, formular solicitud genrica sobre una materia o conjunto de materias. No obstante, cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un inters histrico, cientfico o cultural relevante, se podr autorizar el acceso directo de aquellos a la consulta de los expedientes, siempre que quede garantizada debidamente la intimidad de las personas. El derecho de acceso conllevar el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen sea autorizado por la Administracin, previo pago, en su caso, de las exacciones que se hallen legalmente establecidas. Ser objeto de peridica publicacin la relacin de los documentos obrantes en poder de las Administraciones Pblicas sujetos a un rgimen de especial publicidad por afectar a la colectividad en su conjunto y cuantos otros puedan ser objeto de consulta por los particulares. Sern objeto de publicacin regular las instrucciones y respuestas a consultas planteadas por los particulares u otros rganos administrativos que comporten una interpretacin del derecho positivo o de los procedimientos vigentes a efectos de que puedan ser alegadas por los particulares en sus relaciones con la Administracin.

5.-CLASES DE DOCUMENTOS 5.1.-Concepto y funciones


Los documentos administrativos se definen como el soporte material por el que se materializan los actos administrativos.

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Cumple por tanto dos funciones; por un lado es un instrumento de constatacin que permite comprobar el desarrollo de una actuacin administrativa y por otro es un instrumento de comunicacin, ya que los documentos administrativos permiten la traslacin del contenido de los actos a otros rganos o unidades de la Administracin (notas interiores) o a terceros interesados, ya sean personas jurdicas pblicas y privadas o personas jurdicas naturales.

5.2.-Caractersticas
Se pueden apreciar una serie de caractersticas que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo. Son las siguientes: Producen efectos frente a terceros o en el mbito de la propia Administracin.

Son emitidos por un rgano administrativo. Por tanto quedan excluidos todos los documentos redactados o creados por los interesados, como las solicitudes, las alegaciones o los recursos y reclamaciones. Su emisin es vlida.

Los documentos administrativos ms relevantes para nuestro estudio, son aquellos emitidos en el marco del procedimiento administrativo, entendiendo que no son los nicos que pueden ser emitidos por la Administracin, puesto que otro grupo que analizaremos en otro apartado de este tema, sirve para reflejar la existencia de un documento anterior, del que el segundo es slo una constatacin, denominado copia o los certificado administrativo.

5.3.-Clasificacin
Teniendo en cuenta esa apreciacin clasificamos los documentos administrativos en los siguientes grupos, segn distintos puntos de vista: Documentos administrativos emitidos en el marco de los procedimientos administrativos. Documentos de decisin: resoluciones y acuerdos. Documentos de transmisin: notificaciones, publicaciones, oficios y notas interiores. Documentos de constancia: actas y certificados. Documentos de juicio: informes Documentos administrativos de constatacin de otro anterior (copias)

Documentos del procedimiento administrativo Se pueden clasificar asimismo en: Documentos administrativos de iniciacin. Documentos administrativos de instruccin. Documentos administrativos de terminacin.

1.- Documentos de iniciacin: Podemos encontrar los siguientes documentos de iniciacin:

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Acuerdo de iniciacin: documento por el que se inicia un procedimiento administrativo de oficio. Requerimiento de subsanacin de defectos: documento a travs del cual se comunica al interesado en un procedimiento que la solicitud por el presentada no rene todos los requisitos o no acompaa todos los documentos que se exigen en la normativa correspondiente, por lo que se notifica esta incidencia a efectos de que subsane tal deficiencia en un plazo determinado, ya que de lo contrario se considera que ha desistido y el procedimiento se archiva, terminando su tramitacin. Peticin de mejora voluntaria de la solicitud: documento puede ser utilizado en aquellos procedimientos que se han iniciado a solicitud del interesado, y en el que el rgano competente aprecia que la solicitud recibida puede ser modificada o mejorada voluntariamente por el interesado por considerarlo conveniente para el desarrollo del procedimiento. Acuerdo de adopcin de medidas provisionales: acuerdos que se adoptan en aquellos procedimientos administrativos en los que se quiere, existiendo elementos de juicio para ello, asegurar los efectos de la resolucin que en su da se dicte y para ello el rgano administrativo competente acuerda las oportunas medidas provisionales que estarn vigentes durante el tiempo que dure el procedimiento. Acuerdo de acumulacin de procedimientos: se da en aquellos supuestos en que se detecta que por tener elementos comunes dos o ms procedimientos administrativos. Acuerdo de prctica simultnea de trmites: documento en el que se notifica a las personas interesadas en un procedimiento que se van a llevar a cabo varios trmites en un mismo acto al tener entre ellos una naturaleza similar, en aplicacin del principio de celeridad procedimental.

2.- Documentos de instruccin: Son los siguientes: Acuerdo de apertura de periodo de prueba: documento a travs del cual el rgano competente en la tramitacin de un procedimiento notifica a las personas interesadas en el mismo que se abre un perodo probatorio, en el que se practicarn pruebas para acreditar los hechos que se valoran en el procedimiento. Acuerdo de prctica de prueba: documento a travs del cual el rgano competente en la tramitacin de un procedimiento comunica a las personas interesadas en el mismo, el da, hora y lugar en que se llevaran a cabo las pruebas cuya prctica se ha acordado en el procedimiento. Acuerdo de rechazo de proposicin de prueba: documento a travs del cual el rgano competente en la tramitacin de un procedimiento rechaza las pruebas que han sido propuestas por el interesado o interesados en el procedimiento, notificando esta circunstancias a los mismos e indicando los motivos de ese rechazo Oficio de peticin de informes: los oficios son documentos que se utilizan para la comunicacin entre unidades y rganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se solicitan informes para dictar la resolucin de un procedimiento. Citacin de comparecencia: la citacin es una notificacin a travs de la cual se le comunica al interesado o interesados en un procedimiento que han de comparecer ante las oficinas pblicas, indicndose al efecto el lugar, fecha, hora y objeto de la comparecencia, as como las consecuencias que acarrea el no personarse en las citadas dependencias. Concesin del trmite de audiencia: documento a travs del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento que se ha iniciado el trmite de audiencia.

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Acuerdo de apertura del periodo de informacin pblica: documento a travs del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento la decisin del rgano competente de abrir un periodo de informacin pblica para dar a conocer a cualquier persona que este interesada los trmites de un procedimiento, para ello se determina, un lugar un plazo y un horario, durante el cual se podrn presentar las alegaciones que se estimen convenientes. Acuerdo de ampliacin de plazos: documento por el que el rgano competente en la tramitacin de un procedimiento notifica al interesado o interesados en el procedimiento que se han ampliado los plazos que legalmente estn establecidos para resolver el mismo, ello siempre y cuando no se perjudiquen derechos de terceras personas y las circunstancias del procedimiento as lo aconsejen. Acuerdo de tramitacin de urgencia: documento por el que el rgano competente en la tramitacin de un procedimiento acuerda bien de oficio o bien a solicitud del interesado la reduccin a la mitad de los plazos establecidos legalmente para la resolucin un procedimiento. Acreditacin de la notificacin: es una diligencia a travs de la cual consta que se ha practicado la notificacin al interesado o interesados en la tramitacin de un procedimiento de un determinado acto o actos.

3.- Documentos de terminacin: Son aquellos documentos que constatan la terminacin de un procedimiento administrativo por cualquiera de las causas que reconoce el ordenamiento jurdico. Los estudiamos a continuacin. Acuerdo de caducidad por causa imputable al interesado: se adopta en aquellos procedimientos iniciados a solicitud del interesado y que por motivos imputables al mismo el procedimiento ha quedado paralizado durante un tiempo superior al establecido legalmente. Acuerdo de caducidad por paralizacin del procedimiento iniciado de oficio: se adopta en aquellos procedimientos que se han iniciado de oficio y en los cuales no se ha dictado resolucin expresa en el plazo que esta establecido normativamente ni tampoco en el plazo de treinta das desde el vencimiento del plazo en que debi ser dictada. Solo se da en aquellos supuestos de procedimientos iniciados de oficio y que no produzcan actos favorables para los ciudadanos. Resolucin: documento administrativo que recoge las decisiones del rgano competente que pone fin a un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones planteadas en el mismo. Resolucin de inadmisin: documento que recoge las decisiones del rgano competente en cuanto a la inadmisin de una solicitud de reconocimiento de derechos que no estn previstos en el Ordenamiento Jurdico o son manifiestamente carentes de fundamento. Documento acreditativo del silencio: documento que se expide a peticin del interesado cuando la misma no ha dictado resolucin a un procedimiento en el plazo legalmente establecido. Acuerdo de suspensin de la ejecucin de un acto: este acuerdo lo adopta el rgano administrativo competente, bien de oficio o a solicitud del interesado, en aquellos procedimientos en los que la ejecucin de la resolucin pudiera causar perjuicios de imposible o difcil reparacin para lo cual pueden adoptarse las medidas cautelares necesarias.

4.- Documentos de decisin: Son aquellos que contienen una declaracin de voluntar de un rgano administrativo sobre materias de su competencia. Se clasifican en acuerdos y resoluciones: El acuerdo es el documento administrativo que recoge las decisiones adoptadas por los rganos competentes sobre la iniciacin y las cuestiones que se suscitan en la tramitacin de un procedimiento antes de la resolucin del mismo.

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Las resoluciones contienen las decisiones del rgano competente que pone fin al procedimiento administrativo, resolviendo todas las cuestiones que se han planteado en el mismo.

5.- Documentos de transmisin: Son aquellos documentos que comunican la existencia de hechos o actos a otras personas u rganos. Se pueden clasificar de la siguiente manera: Documentos dirigidos a los ciudadanos o a entidades privadas: notificaciones y publicaciones. Documentos dirigidos a rganos o unidades administrativas: oficio y nota interior.

Las notificaciones son los documentos por los que la Administracin comunica a un interesado una resolucin o un acuerdo. Las publicaciones consisten en insertar un acto administrativo en un diario oficial, tabln de anuncios o medio de comunicacin para su conocimiento por los interesados. El oficio es el documento que se utiliza para la comunicacin entre rganos o unidades pertenecientes a diferentes Administraciones Pblicas, a diferentes entidades o departamentos, y dentro de stos, a diferentes rganos superiores. La nota interior es el documento que se utiliza para la comunicacin entre rganos o unidades que pertenecen a un mismo rgano o unidad. 6.- Documentos de constancia: Se definen como aquellos que contienen una declaracin de conocimiento de in rgano administrativo cuya finalidad es la acreditacin de actos, hechos o efectos jurdicos. Se clasifican en actas y certificados. Las actas son los documentos que acreditan hechos, circunstancias, juicios o acuerdos. Los certificados acreditan hechos o situaciones de carcter administrativo que pueden surtir efectos en un procedimiento administrativo o en las relaciones jurdico privadas.

7.- Documentos de juicio: Son los documentos que contienen una declaracin de juicio de un rgano administrativo, o de una persona fsica o jurdica pblica o privada, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo. Los documentos de juicio clsicos son los informes, que a su vez pueden ser: Por la obligacin de resolverlos: preceptivos. Por la discrecionalidad en su solicitud: facultativos. Por la vinculacin de su contenido: vinculantes. Por la libertad de vinculacin: no vinculantes.

Documentos de los ciudadanos Se denominan documentos de los ciudadanos a todos aquellos escritos dirigidos a la Administracin por parte de un ciudadano, ya sea en el marco o no de un procedimiento administrativo, y

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estn o no sujetos a las normas administrativas, ya que en el caso de que tengan forma o fondo defectuosa deber ser admitido por aqulla, aunque deba indicar al administrado la necesidad de subsanacin del mismo. La clasificacin ms relevante de documentos administrativos, hace referencia a la existencia de los siguientes tipos de documentos de los ciudadanos: solicitudes, denuncias, alegaciones, recursos, peticiones y reclamaciones. Otras clasificaciones inciden en el tipo de documento que pueden presentar los ciudadanos en funcin de las distintas fases del procedimiento administrativo. As tenemos los siguientes: Fase de preiniciacin: solicitudes y denuncias. Fases de iniciacin, instruccin y terminacin: alegaciones. Fase postprocedimental: recursos administrativos.

En cuanto a su redaccin, no existen normas generales aplicables. La Ley 30/1992, 26 de noviembre, recoge exclusivamente la obligatoriedad de respetar unos ciertos requisitos formales en el caso de la presentacin de solicitudes y de recursos. En el resto de casos, ser slo necesario respetar una serie de extremos formales y generales. Son los siguientes: Identificacin del emisor y del destinatario: a ese fin habr de consignarse la identificacin de ambos, mediante nombre, apellidos y documento nacional de identidad, en aquellos casos en los que sea obligado citar ese dato. La identificacin del destinatario se realiza mediante el sealamiento de la denominacin del rgano administrativo correspondiente (no es necesario el uso de frmulas especiales de tratamiento). Identificacin de los lugares y medios de notificacin preferentes.

A) SOLICITUDES Son documentos presentados por los ciudadanos que dan lugar al inicio de un procedimiento administrativo. Las solicitudes que se formulen debern contener: Nombre y apellidos del interesado y, en su caso, de la persona que lo represente, as como la identificacin del medio preferente o del lugar que se seale a efectos de notificaciones. Hechos, razones y peticin en que se concrete, con toda claridad, la solicitud. Lugar y fecha. Firma del solicitante o acreditacin de la autenticidad de su voluntad. rgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige.

En el caso de que no se indique alguno de los extremos anteriores, se debe indicar al interesado, para que subsane los defectos en el plazo de diez das, as como formular la advertencia que de no hacerlo se le tendr por decado en su derecho y se proceder al archivo del expediente.

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Las solicitudes pueden ir acompaadas de elementos para completar su contenido, ya sean o no requeridos por la normativa aplicable al procedimiento o asunto de que se trate, debiendo ser admitidos por el rgano receptor de la solicitud y tenidos en cuenta por los rganos gestores. Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los rganos de las Administraciones pblicas podrn presentarse: En los registros de los rganos administrativos a que se dirijan.

En los registros de cualquier rgano administrativo, que pertenezca a la Administracin General del Estado, a la de cualquier Administracin de las Comunidades Autnomas, o a la de alguna de las entidades que integran la Administracin Local si, en este ltimo caso, se hubiese suscrito el oportuno convenio. En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca. En las representaciones diplomticas u oficinas consulares de Espaa en el extranjero. En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

B) DENUNCIAS Son documentos administrativos que pueden o no, ser presentados por los ciudadanos y que dan lugar al inicio de un procedimiento administrativo, ya sea o no sancionador, como consecuencia de la puesta en conocimiento de algn hecho concreto, a un rgano administrativo competente. La presentacin de una denuncia no implica que quien la presente vaya a adquirir la condicin de interesado, en el caso de que la denuncia d lugar a la iniciacin de un procedimiento, ello slo ocurrir si el denunciante es titular de derechos subjetivos o intereses legtimos que puedan verse afectados por la resolucin que se dicte al finalizar el procedimiento. En cuanto a su contenido se aplican las reglas antiformalistas, es decir, no se exige en la normativa actual, ningn tipo de requisito formal para cumplimentar una denuncia. No obstante, se pueden sealar los siguientes extremos como bsicos en el contenido de una denuncia: Identificacin de los denunciantes Identificacin de posibles interesados en el procedimiento Exposicin de hechos, lugar y fecha en que se produjeron Solicitud, si procede, de inicio de procedimiento administrativo Indicacin del lugar y medios preferentes de notificacin

C) ALEGACIONES Se definen como documentos administrativos presentados por los interesados en un procedimiento mediante el que se aportan a los rganos responsables del mismo, datos o valoraciones de carcter fctico o jurdico para su consideracin a las que pueden acompaarse otros documentos, que como en el resto de casos que estamos tratando, debern ser admitidos por el rgano receptor y tenidos en cuenta por el rgano gestor del procedimiento. Los escritos de alegaciones pueden ser documentos ordinarios de alegaciones o documentos de alegaciones en el trmite de audiencia.

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Los escritos ordinarios de alegaciones se presentan en cualquier momento anterior al trmite de audiencia,, sin tener restricciones ni en cuanto a su contenido ni en cuanto al momento de su presentacin. Los escritos de alegaciones presentados en el trmite de audiencia se encuentra limitada al momento procedimental del trmite de audiencia, pero tampoco cuenta con requisitos formales algunos.

D) RECURSOS Los recursos administrativos se definen como aquellos documentos presentados por los ciudadanos en los que stos impugnan un acto administrativo que afecta a sus derechos o intereses legtimos, solicitando su anulacin por considerar que incurre en algn defecto que lo hace objeto de nulidad o anulabilidad. La interposicin del recurso deber expresar: El nombre y apellidos del recurrente, as como la identificacin personal del mismo. El acto que se recurre y la razn de su impugnacin.

Lugar, fecha, firma del recurrente, identificacin del medio y, en su caso, del lugar que se seale a efectos de notificaciones. rgano, centro o unidad administrativa al que se dirige. Las dems particularidades exigidas, en su caso, por las disposiciones especficas.

El error en la calificacin del recurso por parte del recurrente no ser obstculo para su tramitacin, siempre que se deduzca su verdadero carcter. Los vicios y defectos que hagan anulable un acto no podrn ser alegados por quienes los hubieren causado. E) PETICIONES Se realizan en ejercicio del derecho fundamental de peticin reconocido a los ciudadanos en la Constitucin a travs de su artculo 29. La redaccin de peticiones no est sometida a ningn tipo de requisito formalista, siendo suficiente la identificacin del peticionario, del rgano al que se dirige y de las bases y motivos de su peticin. La diferencia bsica que mantiene con la solicitud estriba en que la solicitud est basada jurdicamente en un derecho del ciudadano a la obtencin del objeto de la solicitud, de forma que al comprobarse su adecuacin con el ordenamiento jurdico, se autorizar o en caso contrario, se denegar. La peticin est basada sin embargo en la concesin graciable del objeto de la misma, que queda en manos del poder discrecional del rgano al que se dirige. De lo anterior se deduce que la presentacin de solicitudes dar siempre lugar a la apertura de un procedimiento administrativo, ya que nace la obligacin para la Administracin de resolver, mientras que de la presentacin de una peticin no nace ningn tipo de obligacin para el rgano al que se dirige. F) RECLAMACIONES

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Las reclamaciones son documentos de los ciudadanos que se pueden presentar al margen de un procedimiento administrativo. Se definen como las quejas o denuncias presentadas por cualquier persona, ya sea natural o jurdica que, en sus relaciones con la Administracin considere que ha sido objeto de desatencin, tardanza o cualquier otra anomala consecuencia de un supuesto mal funcionamiento de los servicios.