Perjumpaan atau perhimpunan ramai untuk memenuhi tujuan, peraturan dan undang-undang pertubuhan.

TUJUAN

1. Mesyuarat merupakan satu cara yang paling berkesan untuk menyelesaikan banyak tugas dan masalah yang berkaitan dengan organisasi atau persatuan. Contohnya, mesyuarat diadakan untuk membincangkan cara menambah punca kewangan organisasi atau persatuan. 2. Mesyuarat diadakan untuk mewujudkan perhubungan dan perbincangan dalam kumpulan untuk mencapai kata sepakat bagi mendapatkan kerjasama dan melicinkan aktiviti yang telah dirancang.

Mesyuarat Agong Tahunan Mesyuarat Agung Luar Biasa merupakan satu mesyuarat yang dihadiri oleh semua ahli persatuan berkenaan bagi membincangkan sesuatu isu atau perkara. Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Tergempar hanya perlu membincangkan satu perkara sahaja iaitu isu atau perkara yang dibangkitkan. Perkara-perkara lain tidak boleh dibincangkan. Mesyuarat Agung Luar Biasa juga dikenali sebagai Mesyuarat Agung Tergempar atau Mesyuarat Agung Khas. Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Tergempar boleh diadakan dengan kehendak sebilangan ahli atau jawatankuasa kerja mengikut perlembagaan persatuan berkenaan.

Mesyuarat Agong Luar Biasa/Tergempar Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Mesyuarat Jawatankuasa Kecil/Biro Mesyuarat Jawatankuasa Sementara

Bersama Pengerusi menentukan butiran mesyuarat

Senarai perkara yang akan dibincangkan di dalam satu mesyuarat rasmi. Hanya satu agenda dalam satu mesyuarat. • Agenda • Tarikh • Masa • Tempat mesyuarat. • Peruntukan masa untuk setiap perkara dalam agenda. Susunan Agenda Mesyuarat

Membuat tempahan bilik mesyuarat dan maklumat-maklumat penting kpd. pegawai yg menerima tempahan

• Nama Jawatankuasa • Nama Pengerusi Mesyuarat • Nama Setiausaha Mesyuarat • Tarikh, masa mula dan masa dijangka tamat • Bilangan anggota yang akan menghadiri mesyuarat • Peralatan yang diperlukan di dalam bilik mesyuarat • Jenis minuman ringan yang diperlukan

Sebelum Mesyuarat

Menentukan Kertas Kerja disediakan untuk perbincangan

1. Serah kpd. Urus Setia sekurang-kurangnya 15 hari sebelum mesyuarat 2. Bilangan salinan yg. diperlukan 3. Ringkasan eksekutif disediakan jika kertas kerja melebehi 15 muka surat 4. Menentukan ahli-ahli mesyuarat menerima dokumen sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat. • Ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan 10 hari sebelum mesyuarat

Menghantar surat jemputan mesyuarat Memastikan, Persediaan Kemudahan-kemudahan Bilik Mesyuarat satu jam sebelum sesuatu mesyuarat dimulakan.

• Menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya dibenarkan, jawatan wakil hendaklah dinyatakan. 1. Bilik bersih dan kemas 2. Tempat duduk yang mencukupi jika perlu, menyediakan dan menyusun nama Pengerusi dan ahli-ahli mesyuarat yang akan hadir 3. Alat pembesar suara disediakan dan berfungsi 4. Alat-alat tulis disediakan di atas meja 5. OHP atau LCD projector dan peralatannya disediakan jika perlu 6. Menentukan semula tempahan minuman ringan telah dibuat

Menentukan kehadiran

• Dalam mesyuarat yang penting, urus setia dikehendaki berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk menentukan senarai ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat. Senarai ini hendaklah disediakan dalam tempoh sekurang-kurangnya 2 hari sebelum mesyuarat diadakan. 1. Meneliti maklum balas 2. Mengenal pasti tindakan-tindakan utk. menyelesaikan masalah yg. timbul 2 hari sebelum mesyuarat. 1. Menerangkan kepada ahli mesyuarat tentang cara memberi penghormatan (address) kepada pengerusi dalam mesyuarat 2. Mengingatkan ahli mesyuarat agar menghadiri mesyuarat menepati masa 3. mengingatkan ahli mesyuarat agar memberitahu pengerusi atau setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mesyuarat • senarai kehadiran mesyuarat Minit mesyuarat hendaklah merekodkan:

Perbincangan pramesyuarat dgn. pengerusi Memberitahu Ahli Mesyuarat Tentang Etiket Mesyuarat

• perkara-perkara penting yang dibincangkan dalam mesyuarat • keputusan-keputusan yang dibuat • tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil

Semasa Mesyuarat

Mencatat Minit Mesyuarat

• Mendapat persetujuan pengerusi dlm. masa 3 hari selepas tarikh mesyuarat diadakan. Penyediaan Minit • Minit mesyuarat yang telah diluluskan diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat daripada 7 hari selepas mesyuarat. 1.Bilangan Mesyuarat 2. Tarikh 3. Masa 4. Tempat • Format minit mesyuarat hendaklah disusun mengikut susunan agenda mesyuarat. Format Minit Mesyuarat 5. Ahli-ahli mesyuarat 6. Perutusan Pengerusi 7. Pengesahan minit 8. Perkara-perkara berbangkit 9. Perbincangan kertas-kertas kerja 10. Hal-hal lain 11. Penutup Susunan Nama Ahli Mesyuarat

TANGGUNGJAWAB SETIAUSAHA/URUS SETIA

• Catatan nama ahli-ahli mesyuarat hendaklah disusun mengikut kekananan ahli-ahli yang hadir. 1. Direkodkan secara padat, tepat dan jelas.

Catatan Perbincangan

2. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota yang menunjukkan sama ada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja. 1. Urus setia pula akan bertanggungjawab untuk mengesan pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat tersebut. 2. Satu rekod disediakan untuk mengesan maklum balas. Taip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat. Urus setia hendaklah menyediakan ringkasan serta penganalisisan mengenai maklum balas dan pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat.

Pengesanan Maklum Balas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat

• Cabutan Keputusan

• Ringkasan dan Ulasan Urus Setia 1. Menyediakan laporan maklum balas bagi setiap keputusan mesyuarat mengikut format yang berikut:

Selepas Mesyuarat

Laporan Maklum Balas oleh Urus Setia

• Maklum Balas dari Kementerian/Jabatan

Maklum balas lengkap yang diterima oleh urus setia mengenai pelaksanaan sesuatu keputusan hendaklah disertakan sebagai lampiran kepada laporan maklum balas urus setia. Maklum balas disusun mengikut tajuk kementerian/jabatan. Senarai nama kementerian/jabatan yang perlu memberi maklum balas tetapi masih belum berbuat demikian juga perlu disertakan sebagai lampiran kepada laporan maklum balas urus setia.

• Senarai Kementerian/Jabatan yang Belum Memberi Maklum Balas 2. Diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat. 3. Menyusun maklum balas yang diterima mengikut tajuk seperti dalarn minit mesyuarat. Taip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat. Beri keterangan mengenai tindakan yang telah diambil untuk melaksanakan keputusan mesyuarat. Buat perbandingan antara peringkat pelaksanaan/pencapaian sebenar dengan pelan pelaksanaan. Sebutkan masalah pelaksanaan, jika ada, yang telah menghalang pencapaian matlamat keputusan mesyuarat. Beri keterangan mengenai cadangan Kementerian/Jabatan untuk mengatasi masalah yang dihadapi.

• Cabutan Keputusan

• Kedudukan Masa Kini

Menentukan Format Maklum Balas diterima mengikut format

• Peringkat Pelaksanaan/Pencapaian

• Masalah Pelaksanaan

• Cadangan Penyelesaian Masalah Penyediaan Laporan Maklum Balas diberi kepada yang bertanggungjawab utk. disediakan dlm. tempoh 14 hari.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful