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Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial Unidad Administrativa Especial del Sistema de Parques Nacionales Naturales Proyecto FAP Institucional Embajada de Holanda Repblica de Colombia

MANUAL DE LOGISTICA PARA EVENTOS DE CAPACITACIN Unidad Administrativa Especial del Sistema de Parques Nacionales Naturales (ENERO DE 2004)

DOCUMENTO ELABORADO POR: MARCELA GALVIS HERNNDEZ

ACTUALIZACIN DEL MANUAL ELABORADO POR

ANDRS RIVERA BERRIO (JUNIO DE 2003) Componente Formacin/Capacitacin Proyecto de Fortalecimiento Institucional

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INDICE

OBJETIVO CONSIDERACIONES SOBRE LOS EVENTOS Niveles en la planeacin y ejecucin de los eventos Tipo de Evento Tipo de Pblico ETAPAS EN LA PLANEACIN DE LOS EVENTOS Etapa preparatoria Durante el Evento Finalizacin del Evento SUGERENCIAS COMUNIDADES EN LA ORGANIZACIN DE EVENTOS CON

INDICE DE FORMATOS UTILIZADOS EN LOS EVENTOS CON CORPACOT FORMATO 1 Reglamento para la legalizacin de gastos de viaje FORMATO 2 Solicitud para la contratacin de servicios (Alimentacin y alojamiento) FORMATO 3 Solicitud para la contratacin de servicios (Transportes interdepartamentales) FORMATO 4 Solicitud para desembolso FORMATO 5 Solicitud para adquisicin de tiquetes areos FORMATO 6 Formato de Recibido FORMATO 7 Lista de Asistencia FORMATO 8 Cumplido de Comisin FORMATO 9 Listas para el Consolidado de Eventos FORMATO 10 Reporte de gastos de viaje

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OBJETIVO El siguiente manual esta diseado para enumerar y explicar cada uno de los pasos que se requieren para desarrollar una exitosa planeacin, ejecucin y finalizacin de eventos de capacitacin; tambin se incluyen recomendaciones y precauciones para contratiempos frecuentes los cuales pueden ser manejados sin generara traumatismos en el curso del evento. Sin embargo, no debemos olvidar que los eventos de capacitacin pueden presentar retos logsticos tan diversos como puedan ser sus temticas, sitios de desarrollo, nmero de participantes, y presupuesto disponible, por lo que estas recomendaciones tendrn en algunos casos que adaptarse al contexto.

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CONSIDERACIONES SOBRE LOS EVENTOS Niveles en la planeacin y ejecucin de los eventos El diseo logstico de un evento de capacitacin se interrelaciona y depende del Plan de Capacitacin, el Diseo Pedaggico y el Diseo Administrativo; en el grfico siguiente se muestra las interrelaciones entre los diferentes niveles. La comunicacin fluida con la instancia pedaggica, logstica y administrativa es una garanta para el xito del evento. GRAFICO No.11. Capacitacin Esquema para la Organizacin de Programas de PROGRAMA DE CAPACITACION PBLICO OBJETIVO PERFIL
DE LOS FUTUROS

ESTRATEGIA

ORGANIZACIONAL

OBJETIVOS EDUCATIVOS CONJUNTO

DE CONOCIMIENTOS,

GRUPO DE TRABAJO, ORIENTADORES TCNICOS, SISTEMA DE TOMA DE DECISIONES, RECURSOS, PRESUPUESTO, ETC

PARTICIPANTES CONSIDERANDO ENTRE OTRAS COSAS, SUS ROLES EN LA INSTITUCION

CAPACIDADES O DESTREZAS QUE SE REQUIEREN PARA DESARROLLAR EN EL PUBLICO OBJETIVO

DISEO PEDAGOGICO NIVEL ACADMICO RIGOR ACADMICO CURRCULO

Cuadro elaborado por Andrs Guerrero.

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POSGRADO: DOCTORADO, MAESTRA ,

ESPECIALIZACIN

MODALIDAD ASISTENCIAL: PRESENCIAL, SEMIPRESENCIAL, A DISTANCIA (CORREO TRADICIONAL Y ELECTRNICO, RADIO, TELEVISIN) SISTEMATIZACION EVALUACIN SEGUIMIENTO VALIDACIN:
CONVENIOS CON CENTROS EDUCATIVOS, CERTIFICACION

SELECCIN TEMATICA METODOLOGAS: CLASE, CONFERENCIA, CHARLA, EXPOSICIN, DISERTACIN, DEB ATE, PANEL, COLOQUIO, MESA REDONDA, SEMINARIO, TALLER, PRACTICA DE CAMPO O EN AULA, TRABAJOS EN PLENARIA, GRUPOS O INDIVIDUALES. TCNICAS: ZOPP, DOFAS, LLUVIAS DE IDEAS, DIAGNOSTICOS, ETC GRUPO DE APOYO: DOCENTES, CONFERENCISTAS, FACILITADORES,
MODERADORES

PREGRADO: PROFESIONAL, TECNOLOGICO,

TCNICO

EDUCACIN CONTINUADA: DIPLOMADO, CURSO

EDUCACIN INFORMAL: CONGRESO, SIMPOSIO, FORO, ENCUENTRO, ASAMBLEA, CONVENCIN, CELEBRACIN, CONVIVENCIA, RETIRO, FERIA, EXPOSICIN

DISEO LOGSTICO COORDINACIN

Y

MERCADEO

DE EVENTOS PROGRAMACIN Y CRONOGRAMAS

SERVICIOS

OPERACIONALES

SOPORTE

EDUCATIVO

TRANSPORTE ALOJAMIENTO ALIMENTACIN AULAS COMUNICACIONES PAPELERA

Y SUMINISTROS

IMAGEN CORPORATIVA PROTOCOLO MERCADEO:

SITIOS

DE ESTUDIO Y

ESCENARIOS O ACTORES PARA PRCTICAS

PROMOCIN,

CONVOCATORIA, SELECCIN E INSCRIPCIN

MATERIALES

Y DOCUMENTOS

DE APOYO Y REFERENCIA AYUDAS AUDIOVISUALES

PREPARACIN

DE

PARTICIPANTES

DISEO ADMINISTRATIVO

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ANLISIS

DE COSTOS Y Y

PROYECCIN DE GASTOS

COTIZACIONES, CONTRATOS, PAGOS CONVENIOS

RECAUDOS FUENTES
DE FINANCIACIN

CONVOCATORIAS, CONTRATOS, PAGOS,

CONSTANCIAS

TIPO DE EVENTO Los eventos segn su organizador pueden ser de tres tipos, programados exclusivamente por el componente de capacitacin, programados en alianza con otros programas y programados con otras instancias. En cada uno de estos eventos las medidas logsticas varan. Programados exclusivamente por el componente de Capacitacin: Eventos que responden al plan de capacitacin, con una temtica especfica y dnde toda la logstica corre por cuenta del programa. Programados en alianza: En este tipo de eventos el programa hace una alianza con alguno de los proyectos o divisiones de la UAESPNN, con el fin de realizar una capacitacin que responda a objetivos comunes. En estos casos se necesita una discusin previa para acordar la logstica y adecuarla a la especificidad del evento. Programados por otras instancias: Estos eventos son programados por otras instituciones del SINA, entidades educativas, gubernamentales o sin nimo de lucro, las cuales invitan a la UAESPNN como participante; la temtica de estos eventos debe coincidir con los objetivos del plan de capacitacin. La logstica de estos eventos es ms sencilla ya que la entidad organizadora se encarga de la mayora de los aspectos. La responsabilidad del componente logstico de capacitacin debe ser el de coordinar la asistencia de los participantes por parte de la UAESPNN como delegacin, garantizando su asistencia y adecuada participacin. TIPO DE PBLICO Pblico objetivo interno: Funcionarios de nmina y los contratistas pagados por FONAM o proyectos. Pblico objetivo externo: Conformado por otros actores de la conservacin con los que la UAESPNN desarrollan proyectos conjuntos, como son: funcionarios de otros ministerios, gobernaciones, alcaldas y sus entidades,

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institutos afines, CARs, ONGs, comunidades afrodescendientes, pueblos indgenas, comunidades campesinas, y de colonos, miembros de la red de reservar y gremios afines. Sin embargo, cada uno de estos pblicos se puede agrupar en tres categoras, dependiendo de sus roles funcionales y su participacin en la toma de decisiones. Estas categoras tienen a su vez implicaciones importantes para la definicin de los currculos en los distintos programas de capacitacin; son a) nivel directivo y asesor, b) nivel planificador y ejecutor, c) nivel asistencial y operativo. Para poder desarrollar acciones de capacitacin en conservacin a un pblico tan diverso, la UAESPNN ha diseado una propuesta pedaggica desde el marco de la poltica de Participacin Social en la Conservacin, que prev un marco de accin institucional que privilegia el encuentro e intercambio de realidades entre actores sociales en la conservacin de las reas para posibilitar la construccin y aplicacin conjunta de acuerdos y estrategias de manejo para las reas. En este sentido, el enfoque pedaggico de los eventos se entiende como lo posibilidad metodolgica de brindar a los participantes opciones de encuentro e intercambio conceptual y de contexto sobre realidades sociales que afectan las acciones de conservacin, para que, mediante la sinergia entre participantes y actores sociales, se construyan propuestas tcnicas que contribuyan a la solucin de conflictividades en torno al manejo de las reas protegidas. Esto implica, por parte de los participantes, una actitud proactiva para la participacin, es decir, salir del esquema tradicional de la formacin donde el estudiante es simplemente receptor de informacin tcnica, para pasar al mbito del estudiante constructor de conocimiento mediante la interaccin.

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GRAFICO No. 2: Pblicos para el diseo pedaggico y logstico de eventos2 1.1.1.1.1.1.1DISEO PEDAGOGICO Nivel directivo y asesor Director General Subdirectores Asesores Directores de proyecto ------------- Congresistas Ministros Viceministros Directores Subdirectores Directores Nacionales de gremios Presidentes de Organizaciones Indgenas Representantes de organizaciones sociales de nivel nacional Nivel planificador y ejecutor Coordinadores de Grupo Profesionales especializados Profesionales de apoyo Asistentes Tcnicos* Consultores Expertos (proyectos) Asesores, secretarios, tesoreros de organizaciones indgenas, campesinas, colonos o afro descendientes de nivel nacional. Nivel asistencial y operativo
DE LA CONSERVACION

BENEFICIARIOS : FUNCIONARIOS, CONTRATISTAS, ACTORES

Ni ve l Na cio na l

Secretarias Tcnicos administrativos Auxiliares Administrativos Pagadores Contadores Archivo Mensajeros Celadores Conductores Almacenistas Mantenimiento Servicios Generales

Elaborado por Andrs Rivera, complementado por Marcela Galvis

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Ni ve l Te rri to ria l

Director Territorial Coordinadores de proyectos Asesores ------------- Gobernadores Secretarios Diputados Directores de gremios Regionales Representantes de organizaciones indgenas, campesinas, de colonos o afro descendiente a nivel regional

Profesionales especializados Profesionales de apoyo Asistentes Tcnicos * Consultores Expertos (proyectos) Asesores, asistentes, secretarios y tesoreros de organizaciones indgenas, campesinas, de colonos o afro descendientes a nivel regional.

Tcnicos administrativos Secretarias Auxiliares administrativos Auxiliares financieros Pagadores Mensajeros Celadores Conductores Almacenistas Mantenimiento Servicios Generales

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Ni ve l Re gi on al Lo cal

- no aplica ------------- Alcaldes Secretarios Gerentes de Empresas Municipales Concejales Directores de gremios departamentales o municipales Representantes de organizaciones indgenas, campesinas, de colonos o afrodescendientes de nivel local

Jefes de Parque Profesionales de apoyo Tcnicos * ------------Profesionales de organizaciones afines a sectores productivos (forestal, agrario, pesquero, turismo, minero, etc.) Asesores, Secretarios, Tesoreros de organizaciones indgenas, campesinas, de colonos o afro descendientes de nivel local.

Tcnicos administrativos Cabaista Operarios Conductores Servicios Generales ------------------ Guas tursticos Cultivadores Pescadores Aseo y mantenimiento Cocina y habitaciones Otros afines de sectores productivos Miembros de organizaciones indgenas campesinas, de colonos o afrodescendiente s.

ETAPAS EN LA PLANEACIN DE LOS EVENTOS Planeacin: Etapa de diseo del evento y preparacin, durante esta etapa se cumple la coordinacin y mercadeo del evento: Programacin de cronogramas, imagen corporativa y protocolo, promocin, convocatoria, seleccin, inscripciones, preparacin de participantes. As mismo se preparan los servicios operacionales: transporte, alojamiento, alimentacin, aulas, comunicaciones, papelera, suministros y equipos. Realizacin: Etapa de ejecucin del evento, en esta etapa se vigila el servicio de trasporte, alojamiento, alimentacin, aulas, comunicaciones, papelera, suministros y equipos. Se efecta en esta etapa el material que servir como memoria del evento y material de referencia.

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Finalizacin: Etapa de cierre y evaluacin, en esta etapa se realiza la contabilidad del evento, se cancelan los servicios faltantes, se distribuyen las memorias y se realiza la evaluacin del evento. Basados en estas etapas, se har una descripcin de las actividades que se llevan a cabo en cada una, con sus respectivas sugerencias, recomendaciones y excepciones.

ETAPA DE PLANEACIN

Diseo de divulgacin y convocatoria del programa

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Con el objeto de dar a conocer el evento de capacitacin a los participantes de la Unidad, se recomienda el uso de medios de comunicacin no masivos, como pueden ser:

Programas por el sistema de radiocomunicaciones y comunicaciones por radio.

Correspondencia directa con los posibles participantes a travs de mensajes por correo electrnico.

Comunicaciones va fax a travs de las Direcciones Territoriales, y si es del caso, a travs de las oficinas que la mayora de los parques tienen.

Correspondencia fsica a travs de las Direcciones Territoriales, y si es del caso, a travs de las oficinas que la mayora de los parques tienen.

Si es un evento programado con otro proyecto de la institucin, estos deben tener los datos de los invitados al evento. Se recomienda al citar, pedir especificaciones de horarios en que pueden venir, aerolnea que prefieren, costos del trayecto terrestre a desembolsar y esto para que los invitados no tengan inconveniente con los tiquetes fijados y su trayecto terrestre.

En la invitacin se debe anexar los topes mximos que cubre la Corporacin, para alojamiento y comidas, as como las indicaciones sobre soportes para reembolso de gastos, incluidas en los formatos anexos. (Ver formato 1)

En la mayora de los casos se recomienda confirmar para poder asegurar los cupos de comida y alimentacin, las confirmaciones pueden ser va radio, uniparquegrama y telfono.

En otros casos la convocatoria va dirigida al parque y territorial y el nivel local escoge quin asiste a la convocatoria, dependiendo de la temtica del evento y la disponibilidad del personal, de la misma manera ocurre cuando se invitan personas de las comunidades que trabajan con parques.

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Diseo del procedimiento de seleccin e inscripcin de participantes

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Lo que interesa es obtener un sistema confiable de seleccin e inscripcin de participantes. Con base en los formularios que devolvi la gente en la convocatoria, se procede a identificar quienes cumplen el perfil segn los requerimientos pedaggicos del evento. Los criterios para seleccionar participantes son: Vinculacin con la UAESPNN; mediante contrato, a travs de proyectos, por pertenecer a una institucin estratgica, por ser residente de la zona de amortiguacin.

Pertinencia con el Tema; El participante deber estar vinculado a actividades asociadas a los temas a tratar en el evento.

Garanta de continuidad: La participacin en el curso genera compromisos en el sentido que lo aprendido deber aplicarse a la administracin y manejo del rea, lo cual genera un vnculo, que se desarrollar con posterioridad mediante las acciones de seguimiento.

Disponibilidad de tiempo; la persona deber disponer del tiempo necesario para participar en el evento durante las fechas indicadas y requeridas.

Capacidad acadmica; formacin en el curso. necesaria

las personas seleccionadas debern tener la (primaria, bachillerato, universidad, etc.) para

aprender los conceptos, mtodos, tcnicas o prcticas que se ensearn

Capacidad de pago: es opcional, pero un curso puede requerir que el participante realice pagos por concepto de gastos de viaje, o matrcula, o compra de material, en tal caso, el participante deber estar en capacidad de asumir dichos costos.

Ser Elegible: es opcional, el posible participante, puede ser escogido con prelacin en una lista preexistente de elegibles, dentro de un programa de incentivos de la UAESPNN; en todo caso, deber cumplir con los otros requisitos que se han enumerado.

Para evaluar estos criterios se debe respetar el criterio del Jefe de programa o

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Diseo del procedimiento de preparacin previa de los participantes, acadmica y logstica

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Una vez los participantes estn confirmados y conozcamos sus caractersticas, el componente de planeacin pedaggica determinar cul es el material previo que deben tener. Esta etapa es importante para asegurar que la gente que viaje tenga la informacin acadmica, administrativa y logstica importante para el evento. Es una segunda comunicacin, esta vez por correo electrnico o va fax, a la direccin que el interesado haya suministrado. Suele ser ms detallada en lo acadmico y muy clara en lo logstico, tema sobre el cual se deber informar acerca de: - Lugar donde se realizar el evento y formas de acceso (indicaciones claras para traslados por tierra, agua, aire), indicando si el evento cubre o no el traslado. Indicar tambin las direcciones y contactos en los sitios donde se desarrollar el evento. - Condiciones de alojamiento (Puede ser en camas, literas o en hamacas, con o sin energa elctrica, habitaciones colectivas o individuales, tipo instalaciones sanitarias, plagas y enfermedades y la forma de prevenirlas como toldillo o vacunas (fiebre amarilla, ttanos, etc.). - Clima (temperatura, pluviosidad, humedad relativa, altitud) en los diversos sitios que pueda visitar el evento. - Requerimientos especiales de vestido o equipo para campo u oficina (linternas, cantimplora, morral, comunicaciones, botas de caucho, capas impermeables, gorras, etc.) Es fundamental informar la obligatoriedad de llevar los documentos personales, en especial cdula, carn de la institucin y carn de EPS; si no los lleva no debera viajar. - Condiciones de alimentacin: Indicar que tipo de comida se consumir, dependiendo de la regin donde se realizar el evento (andina, amaznica, marino costera) cantidad y calidad del agua. Esto permitir que el participante viaje preparado para las condiciones que se vivirn. -Contacto logstico: Se le debe dar a cada participante, lugar y hora de

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Definicin de Conferencistas y Contactos -En esta etapa se hace llegar las cartas de invitacin a los conferencistas, con las aclaraciones logsticas necesarias, y acordando de antemano quin va a cubrir los gastos, lugares de reunin y alojamiento; indagando tambin por los materiales de apoyo logstico que se necesitan para la conferencia. Estas invitaciones deben tener un seguimiento para la confirmacin de estos invitados. As como tener otras opciones por si alguno de los conferencistas declina la invitacin. Definicin de trminos para seleccin y contratacin del Sitio del Evento

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En esta etapa, lo importante elaborar trminos que permitan contratar el sitio adecuado, para tal fin se deben considerar los siguientes aspectos en funcin de la propuesta metodolgica que el evento requiera. Para los eventos pueden ser igual de funcionales los salones construidos con tcnicas constructivas rsticas al lado de un ro, mar o montaa, como pueden ser igual de funcionales los salones de convenciones con todas las opciones tecnolgicas. Sera ideal contratar los sitios despus de haber sido visitados personalmente, como esto no siempre es posible debido a las restricciones presupustales, se puede optar por contratar sitios conocidos o recomendados por las personas de la zona que trabajan en la UAESPNN. Criterios de escogencia: Tamao, iluminacin natural y artificial, ventilacin, decoracin. Ambiente silencioso y de recogimiento, aislamiento de otras reas y usos del hotel o sitio contratado (Ej. la proximidad al comedor o al lobby pueden perturbar la actividad). Disposicin de los asistentes y su cupo: auditorio, pupitres, mesa de honor. Instalaciones elctricas (tomacorrientes y extensiones de apoyo); este tema es fundamental pues cada vez lo participantes usan ms sillas con

mesas acomodadas tipo escuela, espina de pescado o mesas de trabajo;

computadores porttiles. Equipos audiovisuales de apoyo (video beem, proyector de acetatos, equipo de amplificacin -micrfonos con cable o inalmbricos-, televisor, VHS, proyector de diapositivas, cmara de video) Instalaciones sanitarias y sus estndares de aseo; Instalaciones para servir refrigerios y mantener tinto o agua. Salas complementarias para atender trabajos grupales, reuniones

privadas, para acomodar stands o para servicios administrativos propios

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Definicin de trminos para seleccin y contratacin de los servicios de alojamiento.

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Las condiciones de alojamiento pueden variar: camas finas, camas rsticas, literas o hamacas, todo depende de la regin o de las condiciones del lugar donde se desarrolle la actividad en funcin de los requerimientos del evento. Es fundamental visitar los sitios con anterioridad, habiendo definido previamente los trminos de referencia. Para la seleccin si no se puede viajar al sitio que se va a contratar, se deben pedir las especificaciones ms exactas posibles, del alojamiento. Hay que evaluar siempre las siguientes condiciones: Proximidad a los sitios de trabajo, bien en campo o en aulas Proximidad a los servicios de alimentacin Iluminacin, tamao, distribucin, decoracin, aislamiento sonoro,

aislamiento de plagas y roedores y capacidad, en funcin del clima, del nivel de comodidad deseado y del precio. Ventilacin; es fundamental para la comodidad del participante y su salud evaluar los siguientes factores, su impacto y as tomar las decisiones: en sitios clidos hay que verificar si la ventilacin es natural, con ventiladores o con aire acondicionado; en otros sitios puede requerirse calefaccin (Ej. pramos). La ventilacin es importante para exigir habitaciones sin humedad.

Calidad y cantidad de los servicios sanitarios; suele haber alojamientos con servicios sanitarios Importante decoracin, por habitacin de o colectivos calidad, para varias y

habitaciones. distribucin,

evaluar

iluminacin, aseo,

ventilacin,

tamao,

estndares

cantidad

continuidad del agua (en eventos marino costeros el agua es escasa, se brinda en baldes y no es potable; en la amazona y el pacfico puede ser abundante pero no potable; en general las duchas pueden tener problemas de presin; en la zona andina el agua es muy fra.) Servicio de de energa elctrica (rural, planta o solar) si no hay energa se debern exigir velas y fsforos o similares.

Oferta de habitaciones segn nmero de camas. Lo ideal son habitaciones

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Definicin de trminos para seleccin y contratacin de los servicios de alimentacin.

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El servicio de alimentacin es uno de los temas ms delicados pues involucra de manera importante la salud de las personas y es uno de los factores de incomodidad ms recurrentes. Es fundamental tener en cuenta: Presencia de vegetarianos y diabticos en el grupo de participantes y solicitar en la cotizacin alternativas para estos casos. Cotizar siempre el nmero de comidas por encima del grupo de participantes para evitar inconvenientes e indicar que el pago se har sobre consumo real. Siempre indicar en los trminos que da se inicia y cual finaliza y con que servicio se inicia y con cual se finaliza. Hay que tener especial cuidado con las comidas de las salidas de campo, pues se puede presentar que la calidad, composicin, y cantidad no sea la deseada. Es de vital importancia el empaque de las mismas, evitando el uso de desechables o el empaque del producto en servilletas pues estas se deterioran. Debern seleccionarse mens que no se deterioren con las condiciones climticas, fciles de empacar y transportar y garantizando la variedad en el men. Siempre es necesario establecer contacto directo con los proveedores y visitar su sitio de trabajo con anterioridad para verificar las condiciones de higiene y salubridad del sitio, calidad de la materia prima, condiciones locativas, organizacin general, puntualidad en prestacin de servicios y la experiencia en eventos.

El proveedor deber ofrecer mens balanceados, considerando los parmetros que a continuacin se enuncian, ante lo cual el proveedor deber responder ofreciendo opciones y variedad de mens; ello es garanta de que la comida responder a lo contratado.

Se le debe preguntar al proveedor cules son sus mens para hacerle sugerencias de posibles cambios, se debe preferir comida fresca y no de paquete. ( Ver formato 2)

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Definicin de trminos para seleccin y contratacin de los servicios de transporte terrestre, areo y martimo.

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La recomendacin ms importante en cuanto a transportes es contratar siempre a empresas de la regin, que conozcan muy bien los trayectos a recorrer, pues en un pas de conflictos como Colombia, siempre es preferible, sacrificar comodidad si es el caso- para ganar seguridad. Las empresas de buses escalera, camperos, colectivos, debern preferirse siempre en salidas de campo, y en trayectos en ruta, debern preferirse los servicios expresos de empresas que cubran itinerarios regularmente. Las empresas de transporte turstico debern considerarse como la ltima opcin salvo que la ruta tenga las garantas de seguridad. Normalmente, estas empresas resultan ms econmicas, porque logran combinar el traslado de los participantes con algn servicio en la lnea que habitualmente cubren. ( Ver formato 3)

- Describir con detalle los itinerarios a cubrir, indicando sitios de salida y llegada, rutas del recorrido, horarios, cantidad de pasajeros, informacin sobre el responsable del grupo y cmo contactarlo. Solicitar datos del conductor y del vehculo que prestar el servicio. - Comentar y negociar cuales son los costos de un cambio de itinerario y de personas adicionales. - Prestar el servicio oportunamente previa coordinacin de horarios con el responsable del evento. - Proveer los servicios en medios de transporte modernos, en excelentes

condiciones mecnicas, sin compromisos legales (multas, impuestos, etc.) y conductores expertos, garantizando la seguridad de los pasajeros. - Garantizar el aseo y dotacin adecuada para el tipo de viaje a realizar (largos o cortos, vas pavimentadas o destapadas, trayectos fluviales por ro o mar salvavidas para cada pasajero-) - En trayectos marinos programar los desplazamientos con referencia en las mareas y hacer caso a las recomendaciones de los lancheros que conocen la zona.

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Solicitud de Desembolso Es necesario llevar dinero en efectivo para cancelar cuentas, rembolsar trasportes y resolver imprevistos. De estos gastos se deben guardar los recibos debidamente diligenciados. La suma de dinero debe ir estipulada en la solicitud para adelanto (Ver formato 4) Definicin de requerimientos de papelera, equipos y suministros

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Los trminos para solicitar requerimientos de papelera y suministros deben elaborarse considerando las caractersticas del evento y con base en el presupuesto respectivo. Sin embargo, algunas anotaciones con respecto a las necesidades de papelera ms frecuente son: A) UTILES DE OFICINA: Se recomienda organizar una caja pequea o mediana, pero fcilmente transportable (tipo rimax) con utensilios de oficina, para el uso personal de los organizadores del evento, en especial, el coordinador logstico. Siempre deber estar disponible y contener: Clips normales y tipo mariposa Cauchos elsticos Chinches Ganchos para legajador Puntillas de madera y pared Esferos de varios colores (negro, azul y rojo) Portaminas con minas de repuesto y borradores Resaltadores de varios colores Regla de 20cms Marcadores de varios colores (secos y borrables) Cuatro marcadores borrables, verde, azul, rojo y negro, con su respectivo borrador (para papelgrafo de acrlico) Seis marcadores secos, verde, azul, rojo, negro, caf, naranja. (para papelgrafo de papel peridico o marcar cajas) Bisturs y tijeras Grapadora, Sacaganchos y Perforadora Pinzas, alicates, destonilladores convencional y de precisin (pequeos), juego de llaves y copas y martillo pequeo

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DURANTE EL EVENTO Recepcin participantes Bogot: La recepcin de participantes puede empezarse a realizarse desde Bogot, cuando este va a ser el lugar de reunin, para salir a otro lugar, en este caso se debe tener el itinerario de las personas que van a llegar a Bogot, tramitar un carro en la unidad para recogerlas, o si son personas que conocen bien Bogot y si no hay un carro disponible indicarles que tomen un taxi y guarden el recibo. Estas personas se podrn alojar en Manobi, aunque algunas veces los invitados prefieren alojarse en casas de familiares aqu en Bogot. La alimentacin de las personas que se estn alojando en Manobi se puede contratar con un restaurante de la zona, al que se le suministran los nombres, de las personas que estn autorizadas a tomar la alimentacin; despus el restaurante pasa la factura por la totalidad de los alimentos consumidos. Encuentro con los participantes

El lugar de encuentro puede ser en el aeropuerto o terminal de la ciudad donde se llevar a cabo el evento, en estos casos se busca que los asistentes de los distintos destinos lleguen ms o menos a la misma hora. En el caso de que el organizador no conozca a los participantes, este debe tener el uniforme de la Unidad, para ser identificado fcilmente. A medida que van llegando los participantes se deben confirmar en la lista, y verificar quienes no han llegado, para indagar los retrasos y cambios de fechas.

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Traslado de los participantes al sitio de estudio contratado

En el recorrido hacia el lugar de alojamiento se debe informar a los participantes, sobre las actividades a realizar al llegar al lugar, a que hora y dnde es el encuentro para tomar los alimentos o dar inicio al evento. En el lugar de reunin - Una vez en el lugar de reunin, los participantes se deben acomodar, agrupndose donde se sientan ms cmodos. - Supervisar y coordinar la prestacin de los servicios logsticos contratados (sitio de estudio, equipos y ayudas audiovisuales, alimentacin, alojamiento, transportes) -Adecuar el sitio de trabajo segn requerimientos de protocolo y decoracin. - Entregar la agenda del evento, libretas, esferos y documentos de soporte. - Circular la lista de asistencia y tomar atenta nota sobre la salida anticipada o llegada retardada de los participantes, para llevar la cuenta del nmero de comida que se consumen. Hay dos tipos de planillas de asistencia una con la firma que sirve para justificar los costos de alimentacin y alojamiento y otra para las memorias donde estn los contactos de los participantes. (Ver formato 7) -Durante el evento se conocer a los proveedores de servicios que se han contratado con antelacin, a ellos debe pedrseles las facturas originales ya que en las legalizaciones se prefieren estas que las enviadas por fax. -En estos das tambin se debe estar atento a que los conferencistas y talleristas tengan los materiales y equipos necesarios para las charlas. -Reembolso de gastos de viaje y la entrega de dinero para la vuelta. Esto cubre trasportes terrestres, fluviales, en mula, bus, taxi o moto, comida y alojamiento durantes el desplazamiento. Estos gastos deben estar soportados por recibos.

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-Durante el evento puede suceder que los participantes quieran llevarse memorias o documentos que han sido expuestos, por lo que es importante tener disquetes para prestar este servicio. -Aplicacin de la evaluacin logstica -Atender las contingencias por imprevistos y novedades durante el desarrollo del evento. -Distribucin de certificados de participacin.

FINALIZACIN DEL EVENTO Viaje de regreso de los participantes, evaluacin y cierre del evento -Hacer un seguimiento de la llegada de los participantes, para estar seguro que todos llegaron a su lugar de origen. -Realizacin de la lista de asistente, es conveniente que esta lista se realice teniendo en cuenta a que territorial pertenecen los participantes, ya que esto ser importante para que el programa de capacitacin pueda mostrar sus logros y cubrimiento. (Ver formato 9). El listado con direcciones y parques tambin ser importante para el envo de memorias a los participantes. -Tabulacin y anlisis de las evaluaciones logsticas, e incorporacin de mejoras para los prximos eventos. -Realizacin del informe del evento y reporte de gastos; se deben organizar los recibos pegados en hojas, todos los recibos deben ir relacionados en una cuenta en excel (Ver formato 10)

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SUGERENCIAS EN LA ORGANIZACIN DE EVENTOS CON COMUNIDADES INDGENAS Alimentacin: Se debe preguntar si hay alguna restriccin en la comida y procurar que los alimentos no sean muy elaborados. Cuando los eventos se realizan dentro de una comunidad, se compra remesa con la asesora de las mujeres las cuales se encargan de la preparacin de los alimentos, el precio de este servicio ser negociado con la comunidad. Si el evento es fuera de la comunidad se puede utilizar esta modalidad y transportar personas de la comunidad que cocinen. Transporte: La mayora de las comunidades indgenas y negras viven cerca de ros, por lo que el trasporte fluvial es muy usado, en estos casos se utiliza viajar en las embarcaciones de la comunidad y comprar la gasolina para su desplazamiento. En cuanto a los horarios, las personas que viven en un ambiente rural acostumbrar levantarse temprano, por lo que es conveniente que los organizadores tambin lo hagan y se aproveche este tiempo para trabajar. Las comunidades tienen protocolos especficos que no conocemos, por lo que es importante que ellos mismos dispongan la organizacin de dnde van a dormir. Por ejemplo, los mdicos tradicionales no deben dormir con mujeres, ni tener contacto con mujeres que tengan las mestruacin. Para que estas actividades sean ms coordinadas se debe establecer contacto con un lder de la comunidad, que cumpla una labor de puente y que sepa hablar espaol, para que nos sirva de traductor.

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Cuando se realicen eventos en las comunidades indgenas se debe contar con el permiso de la comunidad para hacer registros fotogrficos y flmicos

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FORMATOS LOGISTICOS FORMATO 1 REGLAMENTO PARA LA LEGALIZACIN DE GASTOS DE VIAJE TOPE DE GASTOS DE VIAJE CIUDAD BOGOTA RIOHACHA CALI MEDELLN BUCARAMANGA SANTA MARTA PASTO CARTAGENA POPAYAN ALOJAMIENTO VALOR TOPE 60.000 30.000 70.000 70.000 45.000 60.000 30.000 60.000 40.000 ALIMENTACIN 7.500-10.000 5.000

ALMUERZO Y CENA DESAYUNO

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Se reconocern gastos de viaje a todos los participantes, pero para ello es IMPRESCINDIBLE el debido cumplimiento de los siguientes requisitos: Preferencialmente se aceptarn los FACTURAS expedidas por la empresa que le brind el servicio o en su defecto slo se aceptaran RECIBOS DE PAGO (no se aceptarn comprobantes de egreso, recibos de caja, recibos de caja menor, o recibos formatos hechos a mano) Las facturas o los recibos deben indicar el nombre de quien consume, es decir del funcionario. Se deben indicar detalladamente los consumos realizados Es fundamental que adems de la firma o sello, aparezca con claridad el nombre del establecimiento o de la persona que le presta el servicio, indicando NIT o cdula, as como la direccin del sitio donde realiz el consumo No se aceptarn si tienen tachones, enmendaduras o cualquier forma de deterioro Para el caso de los taxis se debe informar, nombre la empresa, nmero del mvil o placas, nombre claro del conductor y su firma, nmero de cdula y trayecto realizado. Para legalizar los gastos de viaje, los organizadores del evento estiman un presupuesto fijo que cubrir en orden de prioridad el pago de los siguientes gastos: 1) Transportes (incluidos transportes terrestres o fluviales, taxis, peajes, gasolina; no se pagan recibos de tasas aeroportuarias) 2) Alojamientos 3) Alimentacin El equivalente del valor pagado para asistir al evento se pagar para el regreso, dependiendo del itinerario que deba cumplir el participante para devolverse a su lugar de trabajo. No es necesario traer recibos que contemplen, por ejemplo, el trayecto de ida y el de regreso, pues los organizadores tienen un formato especial para legalizar los gastos de regreso. Si no se presentan recibos no se reconocern gastos de viaje

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FORMATO 2 CORPORACION PARA LA PROTECCION AMBIENTAL, CULTURAL Y EL

ORDENAMIENTO TERRITORIAL SOLICITUD PARA LA CONTRATACION DE SERVICIOS (alimentacin, alojamiento y auditorio) SILVIA - CAUCA Radicacin No. _____________ PROGRAMA: Estrategia para la Consolidacin y Fortalecimiento del Sistema de Parques Nacionales Naturales

SUBPROGRAMA 1.1.2 FECHA SOLICITANTE CATEGORIA DE COSTO Participantes

CAPACITACION / FORMACION Octubre 28 del 2002 Andrs David Drews Indirectos/Viajes

I.

JUSTIFICACION

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E mbajada de Holanda

En concertacin con la Direccin General de la UAESPNN, el programa de capacitacin y formacin ha diseado, en asocio con el subprograma 5, el evento BASES
CONCEPTUALES Y DE CONTEXTO REGIONAL PARA EL

MANEJO

DE LOS

PARQUES

ANDINOS que contar con la participacin de 55 personas, entre funcionarios de la Uaespnn y funcionarios de entidades y organizaciones comunitarias afines a los parques, as como con la participacin de 20 personas ms entre organizadores y expertos temticos (75 personas en total). La logstica del taller requiere proveer servicios de alimentacin, apoyos logsticos desde el lunes 4 de Noviembre hasta el mircoles 6 de Noviembre en el Municipio de Silvia - Cauca; por lo tanto y procurando el exitoso desempeo del evento, se requiere contratar un prestatario de dichos servicios. II. OBJETO Contratar un hotel que atienda la logstica necesaria para el normal desarrollo del evento de Capacitacin BASES MANEJO de
DE LOS CONCEPTUALES Y DE CONTEXTO REGIONAL PARA EL

PARQUES ANDINOSpara lo cual deber proveer los servicios (desayunos, almuerzos, cenas y refrigerios),

alimentacin

alojamiento y auditorio. III. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO A SOLICITAR

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E mbajada de Holanda

PARA EL ADECUADO DESARROLLO DEL EVENTO REQUERIMOS LO SIGUIENTE: REF RIG TIPO DE DES ERI AYU O NO an a) NUMERO DE SERVICIOS 2 2 2 ALM UER REG RIF ERI O (tar de) 2 2 2 CEN A ALOJA MIENT O

SERVICIO

(ma ZO

das das das das das noches

Los servicios debern prestarse a 80 personas, empezando el lunes 4 con el refrigerio y finalizando el mircoles 6 con el almuerzo. SERVICIO DE ALOJAMIENTO: Solicitamos la distribucin de las habitaciones las cuales tengan bao privado y sean bien ventiladas. SERVICIO DE AUDITORIO: Solicitamos un auditorio con capacidad para 80 personas. Para el normal desarrollo del evento requerimos mesas de trabajo con la opcin de reacomodarlas fcilmente para posibilitar el trabajo en grupos pequeos, dado que la metodologa del evento combina las conferencias o charlas, con los talleres grupales.. Requerimos tambin de papelgrafo para papel peridico y tablero en acrlico, as como el servicio de proyector de acetatos. Este conjunto de servicios lo requerimos permanentemente para los das 4 al 6, durante todo el da desde las 8:00am y ocasionalmente durante las noches hasta mximo las 9:00pm.

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IV. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA - Prestar el servicio oportunamente previa coordinacin de horarios con el responsable del evento - Brindar productos alimenticios de excelente calidad y preparados conforme a las normas de higiene y manipulacin de alimentos - Sujetarse en el servicio de alimentacin a los requerimientos de composicin de los mens sealados en los trminos - Garantizar el aseo y dotacin adecuada en las habitaciones y el auditorio V. LUGAR DE EJECUCION DEL CONTRATO Silvia Cauca VI. DURACION

Un mes VII. VALOR DEL CONTRATO

VALOR PRESUPUESTADO $ XXXXXXXXX= FORMA DE PAGO: PAGOS Un solo pago 10 das hbiles despus del evento ANTICIPO: SI _ NO x Valor: $ ____=

VIII.

PERFIL DEL PROPONENTE

REQUISITOS Capacidad real de alojamiento Capacidad de atender el servicio de alimentacin Contar con auditorio CRITERIOS DE EVALUACIN Experiencia y calidad en la Prestacin del Servicio Servicios Adicionales

PUNTAJE

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Propuesta Econmica PUNTAJE TOTAL IX. OTROS

100 Puntos

El Hotel de Turismo Comfandi Silvia se presenta como nico proponente por ser la nica organizacin hotelera existente en el municipio de Silvia. Adems de ser el nico hotel, es el nico establecimiento en Silvia que est en capacidad de responder a los requerimientos del contrato.

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FORMATO 3 SOLICITUD PARA LA CONTRATACION DE SERVICIOS (Transportes interdepartamentales) Valle del Cauca Cauca - Nario Radicacin No. _____________ PROGRAMA: Estrategia para la Consolidacin y Fortalecimiento del Sistema de Parques Nacionales Naturales SUBPROGRAMA 1.1.3 FECHA SOLICITANTE CATEGORIA DE COSTO Participantes CAPACITACION / FORMACION Octubre 28 del 2002 Andrs David Drews Indirectos/Viajes

I.

JUSTIFICACION

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E mbajada de Holanda

En concertacin con la Direccin General de la UAESPNN, el programa de capacitacin y formacin ha diseado, en asocio con el subprograma 5, el evento BASES
CONCEPTUALES Y DE CONTEXTO REGIONAL PARA EL

MANEJO

DE LOS

PARQUES

ANDINOS que contar con la participacin de 55 personas, entre funcionarios de la Uaespnn y funcionarios de entidades y organizaciones comunitarias afines a los parques, as como con la participacin de 20 personas ms entre organizadores y expertos temticos (75 personas en total). La logstica del taller requiere proveer servicios de transporte para los das lunes 4, mircoles 6, y mircoles 13 de Noviembre. Los servicios debern ser prestados en los departamentos de Valle del Cauca, Cauca y Nario; por lo tanto y procurando el exitoso desempeo del evento, se requiere contratar un prestatario de dichos servicios.

II. OBJETO Contratar un particular o empresa que atienda preste los servicios de transporte interdepartamentales necesarios para el normal desarrollo del evento de Capacitacin MANEJO
DE LOS

BASES

CONCEPTUALES Y DE CONTEXTO REGIONAL PARA EL

PARQUES ANDINOS para lo cual deber proveer buses y/o

busetas de modelos recientes y con las capacidades requeridas. III. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO A SOLICITAR

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E mbajada de Holanda

PARA EL ADECUADO DESARROLLO DEL EVENTO REQUERIMOS LO SIGUIENTE: Transporte de 20 personas desde Cali Valle del Cauca (oficinas de la Direccin Territorial Suroccidental) hasta Silvia Cauca Transporte de 55 personas desde Popayn hasta Silvia, ambos en el departamento del Cauca Transporte de 75 personas desde Silvia Cauca hasta Pasto Nario Transporte de 75 personas desde Pasto - Nario hasta Cali (Yanaconas) Valle del Cauca

IV. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA - Prestar el servicio oportunamente previa coordinacin de horarios con el responsable del evento - Proveer los servicios en buses modernos, en excelentes condiciones mecnicas, sin compromisos legales (multas, impuestos, etc.) y conductores expertos - Garantizar el aseo y dotacin adecuada para viajes largos en de los vehculos - Los viticos, peajes y otros gastos de viajes de los conductores y ayudantes de los vehculos contratados corren por cuenta del contratista.

V. LUGAR DE EJECUCION DEL CONTRATO Departamentos del Valle del Cauca, Cauca y Nario VIII. DURACION Un mes IX. VALOR DEL CONTRATO

VALOR PRESUPUESTADO $ 6000000=

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FORMA DE PAGO: PAGOS

ANTICIPO: SI x NO _ Valor: $ ___________=

Dos pagos, uno del 50% a la firma del contrato y el saldo del 50% pagaderos 10 das hbiles despus de prestado el servicio evento. VIII. PERFIL DEL PROPONENTE

REQUISITOS Posibilidad para cubrir todos los itinerarios solicitados Vehculos modernos Empresa registrada localmente o particular residente en alguno de los departamentos por lo que se transitar CRITERIOS DE EVALUACIN Experiencia y calidad en la Prestacin del Servicio Propuesta Econmica PUNTAJE TOTAL IX. OTROS Luego de visitar la regin, se encontr que el nico particular que cumpla con los requisitos de: ser de la regin, poder cubrir los itinerarios indicados y contar con vehculos modernos, es el seor Fabio H. Jmenez, residente en Popayn. El acept adems las condiciones de pago. PUNTAJE 100 Puntos

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FORMATO 4 CORPORACION PARA LA PROTECCION AMBIENTAL, CULTURAL Y EL

ORDENAMIENTO TERRITORIAL SOLICITUD PARA DESEMBOLSO DE DINERO POR ADELANTADO Radicacin No. _____________ PROGRAMA: Estrategia para la Consolidacin y Fortalecimiento del Sistema de Parques Nacionales Naturales SUBPROGRAMA CAPACITACION / FORMACION Octubre 28 del 2002 Andrs David Drews Indirectos

1.1.4 FECHA
SOLICITANTE CATEGORIA DE COSTO

I.

OBJETO DEL VIAJE

CONCEPTUALES Y DE CONTEXTO REGIONAL PARA EL

Realizacin del evento sobre BASES MANEJO

DE LOS

PARQUES ANDINOS

II. SITIO A DESPLAZARSE El evento se realizar en la regin suroccidental del Pas, iniciando en Silvia (Cauca), continuando hacia Pasto y sus alrededores (Nario) y finalizando en Cali (Valle del Cauca). El evento tiene programado cuatros das con salidas de campo, para un total de 7 rutas y visitas escogidas. Todo el evento ser itinerante, motivo por el cual algunos costos no se pueden contratar por anticipado sino directamente y de contado.

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III. NUMERO DE DAS El desarrollo logstico del evento durar diez (11) das, contados desde el 4 de noviembre hasta el 15 de noviembre del 2002 IV. OTROS

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La caractersticas particulares del evento hacen que se requiera dinero en efectivo y por adelantado para:

GASTOS DE VIAJE DE LOS PARTICIPANTES: cubrir los gastos de viaje de los participantes que se desplazan hacia Popayn desde todos los parques andinos del pas pertenecientes a las Direcciones Territoriales de Norandina, Costa Atlntica, Noroccidental, Suroccidental, Surandina y Amazona. Igualmente hay que cubrir los gastos que causarn en su regreso desde Cali hacia sus lugares de origen. La proyeccin de gastos es la siguiente: Gastos de viaje de 50 participantes, que viajan por avin desde Santanderes, Boyac, Nario, Huila, Santa Marta, Bogot y Medelln hasta Cali y su respectivo regreso Se contempla el uso de taxis, gastos de alimentacin y eventualmente hotel durante el viaje (costo estimado promedio $ 40.000= por persona; asignado: $2000.000) - Desplazamientos y gastos de viaje 20 participantes aproximadamente, que viajan por tierra desde Caldas, Risaralda y Cauca hasta Cali y viceversa. Se contempla el uso de taxis, gastos de alimentacin y eventualmente hotel durante el viaje as como servicios de transporte intermunicipal (costo estimado promedio $60.000 por persona aprox; asignado: $1300.000)

SALIDAS DE CAMPO: Se realizarn 4 salidas de campo de un da cada una para un total de 75 personas en total. En algunos casos se requiere pagar alojamientos y alimentacin en veredas. Se aclara que los sitios escogidos para dormir pueden modificarse dependiendo de condiciones de orden pblico o cambio del itinerario temtico por motivos pedaggicos, factores que impiden una contratacin previa anticipada. En la tabla siguiente se presenta el presupuesto aproximado para tales gastos: ALMU REGRIFE ERZO RIO

REFR

ALOJA

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IV. COSTOS $11500.000 (once millones quinientos mil pesos) en efectivo y por adelantado, -- a mas tardar el lunes 4 de noviembre, da del inicio del evento - V. OTROS Para efectos de seguridad y efectividad en el manejo de los recursos, se adjuntan dos cuentas de cobro, una a nombre de Andres David y otra a nombre de Andrs Rivera, cada una por un valor equivalente al 50% del total, es decir, $5.750.000= c/u

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E mbajada de Holanda

FORMATO 5 CORPORACION PARA LA PROTECCION AMBIENTAL, CULTURAL Y EL ORDENAMIENTO TERRITORIAL SOLICITUD PARA ADQUISICIN DE TIQUETES AEREOS Radicacin No. _____________ PROGRAMA: Estrategia para la Consolidacin y Fortalecimiento del Sistema de Parques Nacionales Naturales SUBPROGRAMA 1.1.5 FECHA SOLICITANTE CATEGORIA DE COSTO Participantes I. OBJETO DEL VIAJE Participar en el evento BASES
DE LOS

CAPACITACION / FORMACION Octubre 28 del 2002 Andrs David Drews Indirectos/Viajes

CONCEPTUALES Y DE CONTEXTO REGIONAL PARA EL

MANEJO

PARQUES ANDINOS, a realizarse entre los das 4 AL 15 DE Noviembre,

en Silvia, Pasto y Cali II. SITIO A DESPLAZARSE NOMBRE C.C TEL ITINERARIOS FECHAS / AEROL PNN NEA SUGER IDA DT

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E mbajada de Holanda

Carlos Acosta

16,82 1,288

(1) 341 Bog-Clo 2218

Robinson Galindo Germn Casam

71,65 4,499 12,00 0,876

Dic 15 - Alianza Asesor de Nivel 10 PM Summa direccin Centra l Clo - Bog Dic 19 - Alianza 12 M Summa (1) 341 Bog-Clo Dic 14 - Alianza Catatumb Nor 0327 5 PM Summa o Bari Andina Clo - Bog Dic 19 - 5 Alianza PM Summa (4) 671 Quibd - Dic 13 - Aires OREWA - Nor 2340 Medelln 11:35 AM Comunida Occide d nte Medelln Dic 14 -1 Alianza Cali PM Summa Cali Dic19 Alianza Medelln -4:30P. Summa Medelln - Dic 21 - Aires Quibd AM

Nota: la aerolnea que presta el servicio Urrao Medelln se llama SOTRAUR. Telfono en Medelln: 361 31 35 361 27 57 IV. OTROS Todos los pasajes debern estar situados En las ciudades respectivas a ms tardar el das SABADO 2

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E mbajada de Holanda

FORMATO 6 FORMATO DE RECIBIDO Fecha: _______________________________ Recib de Coordinador de Capacitacin o logstica la suma de $______________________________________________________ por concepto de: _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ De la delegacin de _______________________________________ Conformada por _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ para el evento Encuentro PUEBLOS EPERARA SIAPIDARA-UAESPNN: PNN GORGONA Y SANQUIANGA a realizarse en el PNN Gorgona, del 15 al 19 de Diciembre de 2003.

Nombre __________________________________ Cargo ____________________________________ Cdula ___________________________________ Telfono __________________________________ Firma ____________________________________

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E mbajada de Holanda

FORMATO 7 ENCUENTRO PUEBLO EPERARA SIAPIDARA UAESPNN: PNN GORGONA Y SANQUIANGA 15 AL 19 DE DICIEMBRE DE 2003 GORGONA (Formato para entregar a la Corporacin y justificar gastos. ) NOMBRE CDULA OCUPACIN PROCEDENCIA FIRMA

ENCUENTRO PUEBLO EPERARA SIAPIDARA UAESPNN: PNN GORGONA Y SANQUIANGA 15 AL 19 DE DICIEMBRE DE 2003 GORGONA (Lista para incluir en las memorias) NOMBRE PROCEDENCIA TELFONO DIRECCIN CORREO ELECTRNICO

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E mbajada de Holanda

FORMATO 8 CUMPLIDO DE COMISION PROGRAMA HOLANDA EL SUSCRITO (ESCRIBIR NOMBRE Y CARGODE QUIEN EXPIDE EL CUMPLIDO)

CERTIFICA QUE (ESCRIBIR NOMBRE, IDENTIFICACION Y CARGO DE QUIEN VIAJA EN COMISION)

EN SU CALIDAD DE FUNCIONARIO DE FUNCIONARIO DE UAESPNN O CONTRATISTA DEL PROGRAMA (P.PACIFICO F. INSTITUCIONAL), PERMANECIO DURANTE LOS DAS (ESCRIBIR FECHA DE LLEGADA Y REGRESO)

EN (ESCRIBIR NOMBRE DE LA CIUDAD, MUNICIPIO, CORREGIMIENTO)

FIRMA

CIUDAD

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FECHA

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FORMATO 9 Listas para el Consolidado de Eventos (Formato en excel)

TERRITORIAL COM INST OTR AO NO NA CA SO NC SA APELLID NOMBRES OS AREA / INSTITUCION

FECHA DEL EVENTO

EVENTO

Jaime

Celis

PNN Amacayacu

"Bases conceptuales y de contexto Julio 5 al para el manejo de los parques de la 15 planicie amaznica" "Bases conceptuales y de contexto Julio 5 al para el manejo de los parques de la 15 planicie amaznica" "Bases conceptuales y de contexto Julio 5 al para el manejo de los parques de la 15 planicie amaznica" "Bases conceptuales y de contexto Julio 5 al para el manejo de los parques de la 15 planicie amaznica" "Bases conceptuales y de contexto Julio 5 al para el manejo de los parques de la 15 planicie amaznica"

Nancy

Murillo

PNN Amacayacu

Cesar

Duran

Corpoamazonia

Rodolfo

Pinilla

PNN Amacayacu

Rene

Montero

PNN Amacayacu

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FORMATO 10 Reporte de gastos de viaje

Fecha No. Recibo Detalle Valor 03/10/2003 35765116 Consignacin Bancafe-Gastos Transporte $ 300,000 03/10/2003 B1210000306Rollos Fotogrficos $ 20,000 03/10/2003 18284 Rollos Fotogrficos $ 200,000 04/10/2003 Carreras Taxi Cucuta $ 12,000 04/10/2003 Desayuno $ 6,700 04/10/2003 Almuerzos $ 29,500 04/10/2003 1895 Comida $ 43,900 04/10/2003 189 Artculos de Papeleria $ 107,200

Pagado por Pagado A Jose Pablo JaramilloJonas Martnez Jose Pablo JaramilloFoto del Rosario Ltda Jose Pablo JaramilloCoperativa Multiactiva Jose Pablo JaramilloBaudilio Valderrama Jose Pablo JaramilloMariluz Zapata Jose Pablo JaramilloIsabel Bonilla Jose Pablo JaramilloBurger Peyitos Jose Pablo JaramilloVariedades "El Damar"

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