You are on page 1of 129

PANDUAN

PENGURUSAN
PEJABAT

Oleh : HUSSIN BIN HJ. MAHMUD


Kandungan Ceramah
• Pengurusan Am Pejabat
• Pentadbiran Sumber Manusia
• Keperibadian dan Ketrampilan
• Pengurusan Perhubungan Pelanggan
• Sistem Penyampaian Perkhidmatan
• Urusan Surat Kerajaan
• Pengurusan Fail
• Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan
Pelupusan Rekod Awam
• Pengurusan Komunikasi dan Teknologi
Maklumat
• Inventori dan Bekalan Pejabat
KEPERIBADIAN
DAN KETRAMPILAN
Keperibadian dan
Ketrampilan
Setiap pegawai awam hendaklah sentiasa
menjaga dan memelihara penampilan diri,
cara berpakaian, cara bekerja, tatakelakuan,
disiplin dan adab sopan sama ada semasa
menjalankan tugas atau di luar masa
bertugas.

Pegawai awam hendaklah memiliki


keperibadian unggul yang dizahirkan melalui
sikap dan tatakelakuan yang berasaskan
nilai-nilai murni. Di samping itu, pegawai
juga dikehendaki memiliki professional
Nilai Murni Pengawai
•Awam
Berintergriti
• Berkebolehan untuk mengawal emosi
• Berkebolehan untuk bertindak secara bijaksana
dan berhemah
• Mempunyai pendekatan yang fleksibel tetapi
tegas;
• Mempunyai keazaman dan kegigihan
• Mempunyai sifat-sifat amanah, jujur dan
kebolehpercayaan;
• Bersedia berkhidmat untuk kepentingan awam
• Mempunyai sifat keberanian dan sanggup
menerima cabaran;
• Berpegang teguh kepada prinsip-prinsip
akauntabiliti
Tatakelakuan Pegawai
Awam
• Taat setia kepada Yang Di-Pertuan Agong,
Kerajaan dan Negara;
• Tidak berkelakuan hingga kepentingan
peribadi bercanggah dengan tugas rasmi;
• Tidak berkelakuan yang boleh menimbulkan
syak di mana kepentingan peribadi bercanggah
dengan tugas rasmi;
• Tidak menggunakan kedudukan rasmi untuk
faedah diri sendiri;
• Tidak berkelakuan, sama ada semasa bertugas
atau di luar tugas rasmi, yang boleh
menjatuhkan imej perkhidmatan awam;
• Tidak membawa pengaruh luar untuk
kepentingan peribadi yang boleh menjejaskan
kewibawaan dan profesionalisme pegawai
awam dalam membuat sesuatu keputusan
Pakaian
• Pegawai hendaklah sentiasa
memakai pakaian yang kemas
dan sesuai semasa bertugas
dengan mematuhi peraturan
pakaian yang ditetapkan
termasuk pegawai yang
dikehendaki memakai pakaian
seragam.
Tanda Nama

• Jabatan hendaklah menyediakan


tanda nama kepada semua
pegawai. Pegawai hendaklah
memakai tanda nama yang
disediakan oleh jabatan
sepanjang masa bekerja.
PENGURUSAN
PERHUBUNGAN
PELANGGAN
Mengutamakan
Pelanggan
– Memberi layanan yang mesra dan
adil kepada pelanggan;
– Mewujudkan pejabat perkhidmatan
pelanggan;
– Memperluaskan mekanisme
penyebaran dan penyampaian
kemudahan perkhidmatan; dan
– Mengurangkan kerenah birokasi
dalam urusan jabatan dengan
pelanggan.
Piagam Pelanggan
• Piagam pelanggan yang digubal hendaklah
mengikut standard kualiti yang dapat
memenuhi kemahuan dan citarasa
pelanggan.
• Piagam pelanggan yang dikeluarkan
hendaklah jelas, senang disebar,
kebolehpercayaan, praktikal, khusus dan
boleh ditambahbaik.
• Mengemas kini pelaksanaan piagam
pelanggan dengan mengambil tindakan-
tindakan berikut:
– Menyemak dan mengkaji semula jaminan kualiti
perkhidmatan atau produk yang dijanjikan di
bawah piagam pelanggan;
– Memastikan jaminan kualiti perkhidmatan atau
produk yang dijanjikan dipatuhi pada setiap masa;
– Menyediakan sistem pemulihan perkhidmatan
bagi mengukuhkan keyakinan pelanggan terhadap
jaminan kualiti perkhidmatan atau produk yang
disediakan; dan
Pengurusan Aduan
• Awam
Melantik seorang Pegawai Perhubungan
Aduan untuk memastikan setiap aduan
yang berkaitan diambil tindakan
penyelesaian/ pemulihan dengan cepat,
tepat, adil dan berkesan;
• Mewujudkan pelbagai saluran (kaunter,
telefon, emel, laman web interaktif,
borang atau surat) yang memboleh serta
memudahkan orang ramai
mengemukakan masalah dan sebarang
kesulitan apabila berurusan dengan
jabatan;
• Menetapkan tempoh yang munasabah
bagi penyelesaian atau pemulihan
berpandukan kepada Piagam Pelanggan
Pengurusan Media
Sentiasa menjalinkan hubungan
secara berterusan dengan pihak
media massa ke arah mempromosi
dasar, program dan aktiviti jabatan
secara positif dan meluas mengikut
peraturan yang ditetapkan dengan
melaksanakan langkah-langkah
berikut:
– Melantik seorang Pegawai
Perhubungan sebagai perantara
dan jurucakap untuk melayani
pertanyaan atau permintaan wakil
media;
– Memantau dan menilai liputan
SISTEM
PENYAMPAIAN
PERKHIDMATAN
Sistem Penyampaian
Perkhidmatan
• Perkhidmatan Kaunter
• Perkhidmatan Terlefon Berkualiti
• Sistem dan Prosedur Kerja
• Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja
• Borang Permohonan
• Lesen dan Permit
• Punggutan Hasil

(Dibincangkan dalam PKPA)


URUSAN SURAT
KERAJAAN
T
RA
SU
FAIL
D
KO
RE
SURAT MENYURAT

Surat menyurat hendaklah jelas


Surat hendaklah di atas kertas rasmi
Jabatan
Memula dan mengakhiri surat rasmi
Rujukan dan tajuk surat
Perenggan, nombor muka surat dan
lampiran
Mengalamatkan Surat dan
Sampul Surat

+ Mengalamatkan surat kepada


jabatan
+ Mengalamatkan surat kepada
orang ramai
+ Mengalamatkan surat kepada
firma/badan berkanun
Pengelasan Surat-surat Keluar Dari
Fail Berpengenalan Keselamatan

Pengelasan surat ikut pengelasan fail

Mengikut peraturan-peraturan seperti yang


ditetapkan dalam buku “Arahan Keselamatan”

Rekod Surat-surat Keluar


Dengan Tangan

Biasa
Kertas Minit REKOD
Berdaftar
Menulis Minit
Pentingnya Minit
! Merekod surat-surat yang diterima/keluar
! Perhubungan antara pegawai-pegawai atau
bahagian-bahagian dalam jabatan

Cara Menulis Minit


! Nomborkan semua peranggan
! Tulis tangan, jelas dan terang
! Minit yang panjang hendaklah ditaip
! Menulis ringkasan jawatan pegawai yang
diminit
! Tandatangan penulis minit
CONTOH KERTAS MINIT

(Am 6)
Kertas MinitNo. 1 Helai No. 1

1 Surat Bth…………. Dihantar kpd………


…………………….pada

2 Surat Bth…………. dpd………………


………………dikdg. Pada……………

3 Surat Bth…………. dpd……..………


……………….dikdg. Pada………
Minit Untuk Mendapatkan
Keputusan/Tindakan

Minit yang ditulis untuk mendapatkan


keputusan dan tindakan dari seorang pegawai kanan

! Ringkas dan lengkap


kandungannya
! Surat dan fail yang dirujuk
dicatitkan dalam minit dan
disertakan
! Jika ada pandangan jabatan
lain hendaklah disebut
MELAYANI SURAT-SURAT YANG
DITERIMA

+ Tiap-tiap surat memerlukan perhatian


yang segera

+ Semua surat yang diterima hendaklah


dicop/ditulis tarikh

+ Surat yang dialamatkan untuk


perhatian seseorang pegawai
hendaklah dihantar terus tanpa
dibuka

+ Semua surat yang diterima dari luar


Kandungkan surat dalam
fail
Catat tarikh penerimaan
SURAT
TERIMA Nama agensi pengirimnya
Tarikh surat dikandungkan ke
atas kertas minit
Menggunakan ‘rubber stamp’
(Warna Merah)

1
Catit surat-surat yang dihantar
keluar bilangan surat, tarikh
penghantaran, nama agensi
SURAT penerima dan tarikh surat dihantar
KELUAR keatas kertas minit dengan
menggunakan ‘Rubber Stamp’
(Warna Hitam / Biru)

2
Tindakan Bahagian Pendaftaran
Fail
* Memasukkan surat-surat yang diterima

* Edarkan kepada pegawai-pegawai berkenaan


untuk tindakan

* Membuka sampul kecil sebagai langkah


sementara jika fail asal tidak dapat dikesan

* Surat yang diterima mengandungi


wang/barang berharga didaftarkan mengikut
AP 71
PENGURUSAN
FAIL
FAIL

Satu “holder” yang


mengandungi
surat-suratan dan
dokumen sebagai
rekod
DEFINISI SISTEM FAIL
PROSES MENGKELASIFIKASI,
MENYUSUN, MENYIMPAN DAN
MENYELENGGARA FAIL-FAIL
BAGI MEMUDAHKAN
PENGURUSANNYA APABILA
DIPERLUKAN
JENIS KUMPULAN FAIL

‘HOUSE KEEPING’

MELIPUTI PERKARA-PERKARA
SEPERTI
PENTADBIRAN, PERJAWATAN DAN
SENARAI KAKITANGAN
JENIS KUMPULAN FAIL
‘OPERATIONAL’

MELIPUTI FAIL-FAIL TENTANG FUNGSI


ASAS SUATU ORGANISASI SEPERTI
REKOD TANAH UNTUK PEJABAT TANAH,
REKOD PENDAPATAN ( HASIL ) UNTUK
JABATAN HASIL DALAM NEGERI
JENIS FAIL
* FAIL ASAL
* FAIL SEMENTARA
* FAIL SAMBUNGAN

KATEGORI FAIL

* FAIL AKTIF

* FAIL SEMENTARA

* FAIL TIDAK AKTIF


TARAF KESELAMATAN FAIL

A)TERBUKA

B) TERPERINGKAT/BERTARAF
KESELAMATAN

- RAHSIA BESAR
- RAHSIA
- SULIT
WARNA KULIT FAIL

TERBUKA - PUTIH

RAHSIA BESAR - KUNING BERPALANG


MERAH DAN TERCATIT
PERKATAAN ‘RAHSIA
BESAR’

RAHSIA - MERAH JAMBU


BERPALANG MERAH
DAN TERCATIT
WARNA KULIT FAIL

SULIT - HIJAU DAN


TERCATIT
PERKATAAN ‘SULIT’

TERHAD - PUTIH DAN TERCATIT


PERKATAAN ‘TERHAD’
RAHSIA
BESAR

DOKUMEN RASMI, MAKLUMAT RASMI


DAN BAHAN
RASMI YANG JIKA DIDEDAHKAN
TANPA KEBENARAN AKAN
MENYEBABKAN KEROSAKAN YANG
AMAT BESAR KEPADA MALAYSIA
RAHSIA

DOKUMEN RASMI, MAKLUMAT RASMI


DAN BAHAN RASMI YANG JIKA
DIDEDAHKAN TANPA KEBENARAN AKAN
MERBAHAYAKAN KESELAMATAN
NEGARA, MENYEBABKAN KEROSAKAN
BESAR KEPADA KEPENTINGAN DAN
MARTABAT MALAYSIA ATAU MEMBERI
KEUNTUNGAN BESAR KEPADA
SESEBUAH KUASA ASING
SULIT

DOKUMEN RASMI, MAKLUMAT RASMI DAN


BAHAN RASMI YANG JIKA DIDEDAHKAN TANPA
KEBENARAN WALAUPUN TIDAK
MERBAHAYAKAN KESELAMATAN NEGARA
TETAPI AKAN MEMUDARATKAN KEPENTINGAN
ATAU MARTABAT MALAYSIA ATAU KEGIATAN
KERAJAAN ATAU ORANG PERSEORANGAN
ATAU AKAN MENYEBABKAN KEADAAN
MEMALUKAN ATAU KESUSAHAN KEPADA
PENTADBIRAN ATAU AKAN MENGUNTUNGKAN
SESEBUAH KUASA ASING .
TERHAD

DOKUMEN RASMI, MAKLUMAT RASMI


DAN
BAHAN RASMI SELAIN DARIPADA YANG
DIPERINGKATKAN
RAHSIA BESAR, RAHSIA ATAU SULIT
TETAPI BERKEHENDAKAN JUGA DIBERI
SATU TAHAP PERLINDUNGAN
KESELAMATAN
* SISTEM INDEX (BUKU) -
FAIL KURANG DARIPADA 500

* SISTEM KAD - FAIL ANTARA 500 - 5000

* SISTEM DOKET - FAIL MELEBIHI 5000


KAEDAH MENOMBOR

* SIRI TAHUN - 1/2002

* SIRI NOMBOR - 0001

* SIRI ABJAD DAN NOMBOR


- P 101

* SIRI PENGKELASAN MENGIKUT


PERKARA JPA/1/1-1
PROSEDUR MEMBERI
NOMBOR
RUJUKAN FAIL
KOD-KOD RUJUKAN YANG DIGUNAKAN

1. Nama Ringkas Organisasi/Bahagian

2. Taraf Keselamatan ( Rahsia Besar, Rahsia,


Sulit )

3. Kod Organisasi Terlibat

4. Kod Perkara/Subjek ( S )
PROSEDUR MEMBERI
NOMBOR
RUJUKAN FAIL

5. Kod Pecahan Kepala/Sub Subjek

6. Kod Pecahan Kecil Perkara/Sub-Sub


Subjek

7. Kod Siri Kes


CARA MEMBERI NOMBOR RUJUKAN
CONTOH

KPLB BP 13

Nama Ringkas
Nama Bahagian
Ringkas
Organisas Kod Untuk
i Organisasi
Sendiri

KEM. PEMB. NEGARA & LUAR BANDAR - 13


CARA MEMBERI NOMBOR RUJUKAN
CONTOH

ILP BP( S ) 13

Taraf
Jabatan Keselamatan
Sulit
Kod Untuk
Bahagian Urusan
Pentadbiran Organisasi
Sendiri
CONTOH

ILP BP ( S ) 12

Nama Taraf
ringkas Keselamatan
organisasi Sulit
Kod Untuk Urusan
Nama ringkas Organisasi Dengan
Bahagian Jabatan Lain
Pentadbiran
KOD PERKARA
UTAMA
Tiap-tiap Agensi adalah perlu menyenaraikn
sendiri Perkara Utama mengikut abjad
dengan berasaskan perkara-perkara yang
diuruskan dan seterusnya memberikan kod.
Di asingkan dengan tanda palang (/)
CONTO
H
HURUF
A
ACARA 1
ADUAN 2
AGENDA 3
AGENSI 4
AKAUN 5
ALAMAT 6
CONTOH SENARAI SUBJEK UTAMA

HURUF
M
MAJALAH 88
MAJLIS 89
MAKLUMAT 90
MANUAL PROSEDUR KERJA
91
MASA BEKERJA 92
MEL/POS 93
MELANJUT PELAJARAN 94
MESIN PEJABAT 95
MESYUARAT 96
CONTOH MENGGUNAKAN KOD PERKARA
UTAMA ADALAH
Perkara Utama
Kod
Huruf A

Aduan 2

Nombor Rujukan

KPLB BK
13 / 2
Huruf B

Belanjawan 81

Nombor Rujukan

KPLB BK
13 / 81
KOD PECAHAN
PERKARA
Pecahan Perkara ialah perkataan yang
dapat menerangkan dengan lebih jelas
perkara utama yang berkenaan.

Kod ini diadakan hanya jika difikirkan


perlu sahaja

Perkara Utama Pecahan Perkara

Aduan Aduan Awam

Aduan Agensi lain


CONTOH PECAHAN SUBJEK UTAMA

SUBJEK PECAHAN SUBJEK


UTAMA UTAMA
MESYUAR 96 PENGURUSAN 1
AT
KAKITANGAN 2
KOKURIKULUM 3
JAWATANKUASA SUKAN 4
J/KUASA KANTIN 5
J/KUASA KESELAMATAN 6
IBU BAPA DAN GURU 7
DISPLIN MURID 8
DISPLIN KAKITANGAN 9
CONTOH
Letakkan KOD PERKARA UTAMA
(Subjek Utama) Selepas Kod Organisasi

Perkara Utama Kod

Huruf A

Aduan 2

Nombor Rujukan

KPLB BP 13 / 2

Adua
n
CONTOH MENGGUNAKAN KOD PECAHAN
PERKARA

Perkara Kod Pecahan


Kod
Utama Perkara

Aduan 2 Aduan Awam


2/1

Aduan Agensi
Nombor Rujukan
Fail
KPLB BK 13 / 2 / 1 (Fail Aduan
Awam)
KPLB BK 13 / 2 / 2 (Fail Aduan
Agensi Lain)
CONTOH

Menggunakan Kod Pecahan


Perkara
KPLB BP 13 / 2 / 1

Aduan

Aduan
Perkara Kod Pecahan Kod Awam
Utama Perkara

Aduan 2 Aduan Awam 1


PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL
APABILA MENERIMA SURAT PASTIKAN

i ) Ada Fail Berkaitan - Kandungkan


Surat

ii) Tiada Fail - Semak Doket


Faharasat
Bilangan Untuk
Memastikan
Fail Mengenai
Perkara Ini Telah
Didaftarkan
ADA FAIL BERKAITAN
Kandungkan Surat Dalam Fail Dengan Cara
A )Catatkan bilangan kandungan fail
(enclosure) disudut kanan atas surat

- Nombor kandungan ini diletakkan


dalam bulatan

- Surat yang diterima, nombor dan


bulatan ditandakan dengan warna
merah

- Surat yang dihantar keluar, nombor


dan bulatan ditandakan dengan warna
biru atau hitam
CATATKAN DI ATAS KERTAS MINIT

SURAT TERIMA
Catat tarikh penerimaan, nama agensi
pengirim dan tarikh surat dikandungkan
dengan menggunakan ‘rubber stamp’
( warna merah )

Surat bth.________ drp _____________

dikandungkan pada ________________


CATATAN DIATAS KERTAS MINIT
SURAT DIHANTAR KELUAR
Catatkan bilangan kandungan surat, tarikh
penghantaran, nama agensi penerima dan
tarikh surat dihantar dengan menggunakan
‘rubber stamp’ ( warna hitam/biru )

Surat bth _________ dihantar kpd.

_________________ pada ______


MENDAFTAR FAIL BARU
Sediakan kertas doket

i ) Doket Faharasat Bilangan


( Borang Am 89 )

ii) Doket Faharasat Abjad


( Borang Am 89A )

- catit nombor rujukan fail

- tajuk fail
Doket Faharasat Bilangan
( Borang Am 89 )
- susun mengikut tertib susunan
nombor

- digunakan untuk mengetahui


pergerakan fail

- susun di dalam binder ( maksimum


400 helai )
Doket Faharasat Abjad
( Borang Am 89A )

- merupakan salinan daripada doket


faharasat bilangan

- disusun mengikut abjad perkataan-


perkataan yang dipilih

- pilih 1/2/3 perkataan mengikut


keperluan untuk satu fail
CONTOH

Pengisian Jawatan Pembantu Tadbir

Doket faharasat Abjad bagi perkataan


Jawatan ini akan disusun di dalam binder
di bawah susunan Abjad ‘J’

Boleh juga pilih 2/3 perkataan lain jika


perlu. Ini bermakna perlu menyediakan
2/3 helai kertas doket.
CONTOH
DOKET FAHARASAT BILANGAN ( BORANG AM 89 )

BAHAGIAN
HADAPAN

NOMBOR-NOMBOR FAIL NO.FAIL: KPLB/BP/13/8


YANG BERKENAAN
FAHARASAT DI BAWAH
PENGISIAN JAWATAN
PEMBANTU TADBIR

PERKARA
PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PEMBANTU TADBIR
BAHAGIAN
BELAKANG

TARIKH KEPADA TARIKH KEPADA TARIKH KEPADA

1 P
9.6

20.6 PPT

2 PT
1.6
CONTOH
DOKET FAHARASAT ABJAD (BORANG AM 89A)

NO,FAIL: KPLB/BP/13/8( )
NOMBOR-NOMBOR FAIL
YANG BERKAITAN
FAHARASAT DI BAWAH
PENGISIAN JAWATAN
PEMBANTU TADBIR

PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PEMBANTU TADBIR


MEMBUKA FAIL

1) Apabila satu fail mengandungi


100 kandungan ( atau pun kurang
tetapi fail itu dianggap terlalu tebal )

2) Kulit fail lama dipalang dan dicatit -


‘DITUTUP - KULIT 2 DIBUKA’

3) Kulit fail baru dicatit - ‘Kulit 2’ (Klt. 2 )


DITUTUP – KULIT 2 DIBUKA

PKJ/BP/99/

PERKARA

2
T
LI
KU

U P
T A
ITU UK
D IB
D
MEMBUKA FAIL SEMENTARA
1. Fail sebenar hilang/ tidak dapat dikesan

2. Lebih daripada seorang pegawai perlu


mengambil tindakan ke atas fail yang sama

3. Gunakan sampul kecil ( AM 435A-Pin 1/82 )

4. Isi kandungan beserta kulit fail sementara


dimasukan ke dalam fail asal bila dijumpai
semula/tindakan serentak telah selesai

5. Dalam jangka panjang fail lama tidak jumpa


-buka fail baru.
PENGEDARAN FAIL

MELALUI BAHAGIAN PENDAFTARAN

Pegawai Pegawai
A Minta fail
B

Minta fail

Pegawai
BAHAGIAN
C
PENDAFTARAN
Fail Tidak hilang
FAIL Minta fail
Mengikut
Prosedur
Mudah dikesan
TIDAK MELALUI BAHAGIAN
PENDAFTARAN FAIL

Pegawai Pegawai
A B

Hantar Minta
fail fail

Pegawai
BAHAGIAN Fail sukar dikesan C
PENDAFTARAN Fail hilang
FAIL Tidak ikut prosedur
Sering buka fail
baru
KALAU TIDAK MELALUI
BAHAGIAN GUNAKAN
PENDAFTARAN FAIL……. FORMAT
INI

BORANG PERGERAKAN FAIL


SERAHKAN
DIBAHAGIAN
Kepada :…………………………………………… PENDAFTARAN
….. FAIL
Daripada :……………………………………………
…..

Tajuk Fail :……………………………………………


…..
Fail di atas telah diedarkan
Kepada :…………………………………………..

Pada :…………………………………………..

Tandatangan :………………………………………
BORANG PERGERAKAN FAIL

PT
Kepada :…………………………………………..
Pengara
Daripada :…………………………………………..
h
Pengisian Jawatan PT(P/O)
Tajuk Fail :…………………………………………..
KPLB/BP/13/8
Nombor Fail :…………………………………………..

Fail di atas telah diedarkan


PPT
kepada :…………………………………

19/6/2005
pada :…………………………………
… T.T
PERGERAKAN FAIL

CATAT SEMUA PERGERAKAN FAIL


YANG DIEDARKAN
Buat cacatan disebelah belakang
Kertas Doket Faharasat Bilangan

Buat cacatan dimuka hadapan kulit


fail

Nama Pemohon / Penerima


Fail
Tarikh fail diedarkan
JIKA TINDAKAN KEATAS FAIL TIDAK SELESAI
Þ Hantar semula fail ke Bahagian Pendaftaran
Fail

Þ Buat Simpan Dalam Perhatian ( SDP )

- Tuliskan tarikh diperlukan semula di atas fail


berkenaan
TINDAKAN PEMBANTU TADBIR FAIL

Sediakan Buku Daftar fail SDP


Merekod fail SDP
Memeriksa daftar tiap-tiap hari
Fail diserahkan pada tarikh yang
diperlukan
TINDAKAN PEGAWAI

Mencatatkan dalam Buku Harian Rasmi pada tarikh


diperlukan
sebagai ‘cross check’
PENYIMPANAN FAIL

BERTARAF KESELAMATAN
Ø DISIMPAN DALAM BILIK SIMPANAN KHAS ATAU

Ø DALAM KABINET BESI

Ø PENGELUARAN FAIL-FAIL DILAKUKAN OLEH


KETUA PEMBANTU TADBIR

Ø TEMPAT SIMPAN FAIL-FAIL BERTARAF


KESELAMATAN PERLU DIAWASI SETIAP MASA
PENYIMPANAN FAIL
FAIL – FAIL TERBUKA

Ø DISIMPAN DALAM BILIK FAIL YANG MEMPUNYAI


PETAK-PETAK ( PIGEON HOLE )

Ø DISIMPAN DALAM KABINET BESI 4 TINGKAT


MENGGUNAKAN POKET FAIL

Ø DISIMPAN DALAM MOBILE CABINET

Ø SUSUNAN FAIL BERDASARKAN KEPADA SUSUNAN


YANG DITETAPKAN DALAM DOKET FAHARASAT
BILANGAN
KABINET BESI 4
RAK KAYU TERBUKA (PIGEON
MOBILE
CARA MENDAFTARKAN FAIL
Terima surat

Pastikan Perkara
&
Pecahan Perkara

Semak buku kod


- Pastikan kod

Fail Belum
Berkenaan
Kod ini sudah A
Dibuka ?

Sudah
Dapatkan fail dan
Kandungkan surat
A

Berikan tajuk untuk fail


baru
Rujuk buku kod pastikan kod
Yang sesuai

Rujuk Doket Faharasat Bil dan


Berikan nombor rujukan yang
sesuai

Tuliskan tajuk dan nombor


Rujukan ke atas fail

Kandungkan surat dan edarkan


fail

Sediakan kertas doket


faharasat
Bilangan dan faharasat abjad

Simpan doket-doket
PENYENGGARAAN,
PEMELIHARAAN DAN
PELUPUSAN REKOD
REKOD KERAJAAN

DEFINIS
I
SEMUA JENIS GAMBAR, SURAT, DOKUMEN, REKOD,
DAFTAR, BAHAN BERCETAK, BUKU, PETA, PELAN,
LUKISAN, GAMBAR, MIKROFILEM, FILEM WAYANG
GAMBAR DAN RAKAMAN SUARA YANG DITERIMA ATAU
DIKELUARKAN OLEH MANA-MANA JABATAN KERAJAAN
DALAM APA JUA BENTUK UNTUK TUJUAN
MENJALANKAN DAN MENUNAIKAN URUSAN RESMI
MEREKA.

(AKTA ARKIB NEGARA)


REKOD

Tidak boleh dimusnahkan tanpa kelulusan dari Ketua Pengarah


Arkib Negara

Ketua Jabatan bertanggungjawab melakukan kajian semula


setiap tahun

(Surat Pekeliling Am 1/97 – Ketua Jabatan bertanggungjawab


melakukan Kajian Semula setiap tahun bagi
menyenaraipindahkan semua rekod yang berusia 5 tahun dari
tarikh ianya ditutup)
PEMELIHARAAN REKOD

•TERHINDAR DARI AIR, PANCARAN MATAHARI TERUS


MENERUS

•BILIK BERHAWA DINGIN

•PUNYA PEREDARAN UDARA YANG BAIK JIKA TIADA


HAWA
DINGIN

•DIBERSIHKAN SELALU

•SETIAP ENAM BULAN PERIKSA TEMPAT SIMPANAN


REKOD

•PERSEKITARAN DISEMBUR RACUN SERANGGA


PEMELIHARAAN REKOD

•Dilarang makan, minum, merokok, lepak

•Dilarang jadi stor penyimpanan barangan lain


terutama berbentuk cecair

•Simpan rekod atas rak yang punya jarak 6 inci


dari aras lantai

•Jangan susun terlalu padat

•Keringkan rekod dengan dianginkan


MUSUH-MUSUH REKOD

• TIKUS

• LIPAS

• ANAI-ANAI

• MANUSIA

• HABA/SUHU

• KELEMBAPAN

• SILVERFISH

• BOOKLICE

• DLL
REKOD YANG TERUS DISIMPAN DI
JABATAN ATAS KEPERLUAN
TETAPI TELAH MENCAPAI USIA 20
TAHUN DARI TARIKH IANYA
DIWUJUDKAN PERLU MENDAPAT
KELULUSAN KHAS DARI JABATAN
ARKIB NEGARA UNTUK TERUS
MENYIMPANNYA
PENGURUSAN
KOMUNIKASI DAN
TEKNOLOGI
Komunikasi dan Teknologi
Maklumat
Pengurusan Komunikasi dan Teknologi
Maklumat (ICT) meliputi perkara-perkara
berikut:
• Pelan strategik teknologi maklumat;
• Perolehan perkakasan dan perisian;
• Rangka dan keselamatan teknologi
maklumat;
• Penggunaan perkhidmatan;
– Internet;
– Emel;
• Perisian;
• Pembangunan sistem aplikasi;
Pelan Strategik Teknologi
Maklumat
• Pelan Strategik ICT (ISP) jabatan ialah satu
pelan jangka panjang (3 hingga 5 tahun) yang
menetapkan hala tuju perancangan, strategi
pembangunan dan pelaksanaan projek-projek
ICT bagi menyokong pencapaian visi jabatan.
Ketua Jabatan bertanggungjawab
menyediakan ISP di peringkat jabatan
masing-masing dengan berpandukan ISP
Sektor Awam.
• ISP yang disediakan perlu dikemukakan
kepada pihak MAMPU untuk disemak dan
diluluskan oleh Jawatankuasa IT dan Internet
Kerajaan (JITIK). Peraturan semasa mengenai
Perolehan Perkakasan Dan
Perisian
• Ketua Jabatan dikehendaki
mengemukakan cadangan projek ICT
kepada MAMPU bagi mendapatkan
kelulusan teknikal sebelum ianya
dilaksanakan.
• Ketua Jabatan juga dikehendaki
mengemukakan Laporan Status
Pelaksanaan Projek ICT kepada
MAMPU setiap enam (6) bulan
sehingga projek tersebut siap
Rangka Dan Keselamatan
Teknologi Maklumat
• Rangka Dasar Keselamatan ICT ialah satu dasar yang
memenuhi keperluan penguatkuasaan, kawalan dan
langkah-langkah menyeluruh untuk melindungi aset ICT.
Ketua Jabatan bertanggungjawab merangka satu dasar
keselamatan ICT bagi memastikan aset ICT dilindungi dan
urusan jabatan dapat beroperasi dengan lancar serta
meminimumkan kerosakan atau kemusnahan aset-aset ICT.
• Ketua Jabatan boleh merujuk kepada pihak MAMPU dalam
menyediakan Dasar Keselamatan ICT jabatan. Rujukan
kepada peraturan yang sedang berkuat kuasa hendaklah
dibuat dari semasa ke semasa.
• Ketua Jabatan bertanggungjawab melantik seorang Ketua
Pegawai Maklumat (CIO) dan seorang Pegawai Keselamatan
ICT (ICTSO). Pelantikan dan pertukaran pegawai ini perlu
dimaklumkan kepada MAMPU.
• Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan ICTSO
membuat laporan kepada Pasukan Tindakan Balas Insiden
Keselamatan ICT (GCERT) MAMPU jika berlaku sebarang
Penggunaan
Perkhidmatan
• Internet
– Internet adalah rangkaian komputer secara global yang
menyediakan pelbagai maklumat;
– Menggunakan kemudahan internet mengikut etika, garis
panduan dan prosedur keselamatan penggunaan
internet yang ditetapkan.
– Pegawai hanya boleh melayari laman web yang
dibenarkan sahaja dan dilarang melayari, menyedia,
memuat naik (upload), memuat turun (download) dan
menyimpan laman web yang mengandungi unsur-unsur
lucah, hasutan dan ancaman terhadap keselamatan
negara.
– Pegawai adalah dilarang menggunakan kemudahan
internet untuk tujuan peribadi seperti memuat turun,
menyimpan serta menggunakan perisian berbentuk
hiburan (permainan elektronik, video, muzik, gambar,
chatting atau seumpamanya) yang boleh mengganggu
kestabilan talian rangkaian (networking).
– Pegawai bertanggungjawab mematuhi sepenuhnya
Penggunaan
Perkhidmatan
• Emel
– Emel adalah aplikasi yang membolehkan komunikasi
berbentuk mesej elektronik dilakukan lebih dari dua hala
dengan cara yang pantas.
– Emel adalah merupakan rekod awam.
– Pegawai perlu menggunakan kemudahan emel mengikut etika,
garis panduan dan prosedur keselamatan penggunaan emel
yang ditetapkan.
– Pegawai harus bertindak bijak, profesional dan berhati-hati
dalam menggunakan kemudahan emel yang diberi.
– Pegawai harus menggunakan identiti/ akaun emel sendiri
apabila menggunakan kemudahan emel dan dilarang
menggunakan kemudahan emel untuk tujuan peribadi seperti
menyebar, menghantar dan melibatkan diri dalam emel yang
mengandungi kod perosak, unsur-unsur lucah, hasutan,
ancaman dan emel sampah yang dapat mengganggu
penggunaan emel milik orang lain.
– Pegawai hendaklah mematuhi peraturan dan prosedur
penggunaan emel yang ditetapkan agar keselamatan ke atas
pemakaiannya terjamin.
– Masalah berkaitan dengan penggunaan emel boleh dirujuk
Penggunaan
Perkhidmatan
• Perisian
– Sebarang instalasi (installation) perisian ICT yang
berlesen sahaja dibenarkan untuk kegunaan Jabatan.
Sebarang instalasi perisian yang tidak berlesen atau
cetak rompak adalah dilarang.
• Pembangunan Sistem Aplikasi
– Sebarang pembangunan sistem aplikasi (legacy) yang
menyokong urusan Jabatan mengguna pakai kod-kod
yang standard di bawah Data Dictionary Sektor Awam
(DDSA) mengikut peraturan yang berkuat kuasa.
– Perkongsian pintar dalam bidang ICT, Ketua Jabatan
bertanggungjawab memastikan sebarang sistem aplikasi
generik yang boleh dikongsi dengan jabatan-jabatan lain
didaftarkan kepada pihak MAMPU melalui Sistem
Respositori Aplikasi Perkongsian Pintar (RAPP).
– Sebarang sistem aplikasi yang dibangunkan oleh jabatan
perlu disertakan dengan dokumentasi sistem (sistem
spesifikasi, manual pengoperasian dan manual
Penggunaan
Perkhidmatan
• Laman Web Jabatan
– Laman web jabatan merupakan salah satu
saluran maklumat dan perkhidmatan atas
talian (online) kepada orang awam. Ketua
Jabatan bertanggungjawab memastikan
maklumat terperingkat tidak dipaparkan di
laman web dan tidak melanggar mana-mana
peraturan keselamatan Kerajaan.
– Laman web jabatan dibangun dan
diselenggarakan dengan berkesan agar
maklumat yang terkandung sentiasa dikemas
kini mengikut peraturan semasa yang berkuat
kuasa.
INVENTORI DAN
BEKALAN PEJABAT
DEFINISI INVENTORI

• BARANG-BARANG TAKLUAK YANG


BERNILAI KURANG DARI RM1000
SETIAP UNIT.
– (termasuk perabot,
permaidani, langsir dsbnya
tanpa mengambil kira kos).
KATEGORI INVENTORI

• PERALATAN DAN KELENGKAPAN


PEJABAT (alat pengira, kipas angin,
dsbnya).

• PERABOT, PERMAIDANI, LANGSIR,


(Kerusi, Meja, Langsir, Kabinet Besi,
Almari dsbnya.)
DEFINISI BEKALAN
PEJABAT
Termasuk
• semua barang luak (consumables)
(ball pen, kertas am dsbnya).
• Alat tulis serta kelengkapan pejabat
takluak (non-consumable) yang
rendah nilainya dan tidak ekonomi
untuk dikesan penempatannya secara
satu persatu (gunting, stapler
MERANCANG KEPERLUAN

1. MENENTUKAN KEPERLUAN

2. MENGKAJI PENGGUNAAN

3. MEMBUAT ANGGARAN PENGGUNAAN


PEROLEHAN / PEMBELIAN
Tujuan: untuk mendapatkan nilai yang terbaik.

1. PEMBELIAN YANG PALING MENGUNTUNGKAN.


2. PASTIKAN PERUNTUKAN MENCUKUPI.
3. KUASA PEMBELIAN DIPEROLEHI.
4. SPESIFIKASI BARANG DITENTUKAN.
5. NASIHAT TEKNIKAL DIPEROLEHI.
6. DASAR DAN PERTATURAN PEMBELIAN
PENYIMPANAN
Tujuan: untuk mengelakkan daripada kehilangan,
kekurangan, kerosakan, keusangan dan kelusuhan.

1. SIMPAN DI TEMPAT YANG SESUAI DENGAN


JENIS BARANG.

2. MEMBERI PERHATIAN KEPADA CARA


SUSUNAN BARANG-BARANG.

3. PASTIKAN KESELAMATAN BARANG-BARANG.


PENYELENGGARAA
Tujuan:

Untuk melanjutkan usia penggunaan barang dan


sentiasa di peringkat yang efisyen.

Untuk menentukan keselamatan pengguna.

JENIS PENYELENGGARAAN:

1. PENYELENGGARAAN DIRANCANG.
PEMINDAHAN / PENGELUARAN
Tujuan: Bagi mempastikan bahawa kesemua
pemindahan atau pengeluaran dibuat dengan
kebenaran.

1. PEMINDAHAN/PENGELUARAN BARANG
DIBUAT DENGAN KEBENARAN BERTULIS.

2. PASTIKAN BARANG YANG DIPINDAH SAMPAI


KE DESTINASINYA.

3. DAPATKAN PERAKUAN TERIMA PEMINDAHAN.


PENGGUNAAN
Tujuan: Bagi mempastikan harta Kerajaan digunakan
dengan berkesan untuk mencapai objektif tertentu.

1. PENGGUNAAN MENGIKUT KEPERLUAN BARANG-


BARANG.

2. PENGGUNAAN MENGIKUT CARA YANG


DITETAPKAN.

3. PENGGUNAAN ADALAH DI BAWAH


KAWALAN/PENYELIAAN.

4. PENGGUNAAN HENDAKLAH DIBUAT SECARA


MEREKOD
Tujuan: Kawalan secara dokumen supaya dapat mengesan
dan mengakaun semua harta yang dimiliki.

1. PASTIKAN SEMUA HARTA KERAJAAN DIREKOD


DENGAN KEMASKINI. (Rujuk Pekeliling Perbendaharaan
2/1991)

2. WUJUDKAN SISTEM MAKLUMAT YANG KEMASKINI DAN


BERKESAN BAGI MEMUDAHKAN PIHAK PENGURUSAN
MENCAPAI PENGGUNAAN YANG OPTIMA SERTA
PENGURUSAN HARTA YANG CEKAP.

3. PASTIKAN SEMUA HARTA KERAJAAN MEMPUNYAI


JENIS DAFTAR REKOD

DAFTAR HARTA MODAL - KEW.PA-2

DAFTAR INVENTORI - KEW.PA-3

DAFTAR STOK DAN BEKALAN PEJABAT -KEW


314

DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL – KEW


PA-6
PEMERIKSAAN / VERIFIKASI
Tujuan: Kawalan secara fizikal supaya dapat
mempastikan barang-barang masih ada dalam keadaan
yang baik.

1. VERIFIKASI/PEMERIKSAAN PERLU DIADAKAN


MENGIKUT LAT MASA YANG DITENTUKAN.

2. PEMERIKSA/PEMVERIFIKASI STOK PERLU


DILANTIK SECARA BERTULIS.

3. PEMERIKSAAN DIBUAT SECARA SISTEMATIK.

4. SEDIAKAN LAPORAN-LAPORAN YANG


TERTENTU.
PELUPUSAN
Tujuan: Bagi membatalkan atau mengeluarkan rekod
barang-barang daripada daftar.

1. MEMBOLEHKAN JABATAN MEMBELI ATAU


MENDAPATKAN BARANG BARU.

2. MENJIMATKAN RUANG SIMPANAN.

3. MENGELAKKAN SUSUT NILAI YANG


BERTERUSAN.

4. MENGELAKKAN KEMUNGKINAN BARANG


DISALAHGUNAKAN.
SEBAB PE LUPU SAN

• Aset telah diguna dan tidak


diperlukan lagi;
• Aset belum guna tetapi berlebihan;
• Aset sudah diguna tetapi tidak
ekonomi dibaiki;
• Aset telah tidak boleh digunakan
lagi.
Hapus Kira
Tujuan: Bagi membatalkan atau mengeluarkan rekod
barang-barang yang hilang

1. MEMBOLEHKAN JABATAN MEMBELI ATAU


MENDAPATKAN BARANG BARU.

2. MENJIMATKAN RUANG SIMPANAN.

3. MENGELAKKAN SUSUT NILAI YANG


BERTERUSAN.

4. MENGELAKKAN KEMUNGKINAN BARANG


DISALAHGUNAKAN.
KEHILANGAN
Tujuan: Mempastikan bahawa segala kes kehilangan
harta kerajaan disiasat, dilapor dan tindakan
sewajarnya diambil.

1. SEMUA KEHILANGAN PERLU DILAPORKAN.

2. KEHILANGAN JENAYAH MEMERLUKAN


LAPORAN POLIS SERTA LAPORAN AWAL

3. SIASATAN JABATAN/KEMENTERIAN PERLU


DIADAKAN.

4. LAPORAN AKHIR.

5. DAPATKAN GANTI JIKA KEHILANGAN WANG.


ISU/MASALAH
i) Kurang perhatian, pengawasan &

penyeliaan oleh Peg.Pengawal/Ketua Jab.

ii) Tiada Perancangan Pembelian

iii) Perekodan stok & aset tidak memuaskan

iv) Prestasi lemah & kadar pusingan

stokrendah

v) Stok berlebihan dipesan & disimpan

vi) Stok yg.lambat & tidak bergerak terus



Pemeriksaan & verifikasi stok tidak
dibuat
viii) Pelupusan lewat
ix) Kehilangan berlaku tidak terus
dilaporkan
x) Aset tidak dijaga atau diuruskan
dengan baik
xi) Tiada maklumat/data stor yang
kemaskini
xii) Tanah & bangunan dibiarkan & tidak
CARA PENDEKATAN……
1. Kaji semula keperluan stor yang sedia ada
(tutup/kurang/menggabung )
2. Kurangkan pegangan stok
3. Kurangkan bilangan item yang disimpan
4. Penyeragaman item yang disimpan
5. Amalkan perolehan ‘Just In Time’
di mana sahaja mungkin
6. Simpan hanya stok operasi
7. Perekodkan melalui komputer
8. Mengkaji semula tempoh
TINDAKAN SUSULAN…..
1. Beri perhatian meningkatkan pengawasan dan
penyeliaan
2. Lantik pegawai aset
3. Pastikan perancangan perolehan
4. Pastikan wujud penyelarasan di antara perolehan
dan penyimpanan stok/pengurusan aset.
5. Monitor prestasi dan kadar pusingan stok
6. Pastikan pemeriksaan dan verifikasi dibuat
distor dan aset diperiksa.
7. Pastikan ada jadual penyelenggaraan
supaya aset diuruskan
Sambungan……

8. Pastikan baki stok disemak, adakan


anggaran realistik sebelum pesanan baru
dibuat.
9. Monitor pelupusan dan pastikan tindakan
tindakan pelupusan diambil atas stok yang
lambat dan tidak bergerak.
10. Monitor kehilangan.
11. Semak rekod stok dan aset
Sambungan……

12. Pastikan maklumat/data stor sentiasa


kemaskini

13. Tanah dan bangunan yang digunakan


diusahakan untuk memperolehi hasil

14. Teliti laporan-laporan kelemahan


pengurusan aset dan ambil tindakan
susulan
TANGGUGJAWAB KETUA JABATAN

SELENGGARA DAN MEMERIKSA


HARTA AWAM
SEDIA LAPORAN PEMERIKSAAN
KEPADA PEGAWAI PENGAWAL-
BORANG KEW 300W
PENTADBIRAN
SUMBER
•BUKU REKOD
PERKHIDMATAN
•(BRP)
MAKLUMAT BUKU PERKHIDMATAN

Dibuka bagi setiap kakitangan


• Semasa melapor diri (Jawatan
tetap, sementara dan kontrak
sahaja)
MAKLUMAT BUKU PERKHIDMATAN

Nama, No. K/Pengenalan, Tarikh


Lahur, Agama, Alamat Tetap, No.
Telefon, Akaun Bank, KWSP, Waris
PENYELENGGARAAN BUKU PERKHIDMATAN

Lantikan, sah jawatan,kursus,


pertukaran, latihan, istihar harta,
pinjaman-pinjaman (perumahan,
kenderaan, komputer), cuti-cuti
(cuti rehat, sakit, tanpa rekod, haji,
separuh gaji, tanpa gaji & lain-
lain), penghargaan, pingat dan
tindakan tatatertib
REKOD KEHADIRAN

Buku Kedatangan
Punch Card
Alat Elektronik
PENILAIAN PRESTASI

Sasaran kerja tahunan


Sepanjang tahun
Kajian setengah tahun
Tujuan APC, kenaikan pangkat,
kursus
SEKIAN,
TERIMA KASIH