You are on page 1of 15

PHN MT NHNG VN C BN V CNG TC LU TR TRONG CC C QUAN, T CHC

CHNG 1 KHI QUT CHUNG V CNG TC LU TR I. KHI NIM TI LIU LU TR, CNG TC LU TR V LU TR HC 1. Ti liu lu tr Ngay t thi nguyn thu, con ngi bit s dng nhng phng tin ghi tin v truyn t thng tin mt cch th s nht nh: ghi k hiu trn cc v cy, vch , t st X hi loi ngi cng pht trin, con ngi cng ch to ra nhng phng tin ghi tin v truyn t thng tin tin li hn. Mt trong nhng phng tin l ti liu bng giy (theo ngha ring c th gi l vn bn). Khi x hi pht trin, c bit l t khi nh nc ra i, yu cu ca vic cung cp thng tin phc v cho lao ng, sn xut v cng tc qun l t nc i hi con ngi phi lu gi nhng thng tin cn thit truyn t li cho nhiu ngi khc hoc cho th h sau hoc ghi chp li nhng kinh nghim v cc hot ng sng to ca con ngi. p ng nhu cu , con ngi ch to ra cc vt liu, phng tin c kh nng ghi tin v truyn t thng tin c bn cao, lu gi c thng tin trong thi gian di. Trong vic ghi tin v trao i thng tin, con ngi c nhiu phng tin v nhiu cch th hin khc nhau, trong vn bn c coi l phng tin ghi tin v truyn t thng tin quan trng nht. Ngay t khi ra i, vn bn tr thnh phng tin khng th thiu trong hot ng qun l nh nc. Vn bn c s dng ghi chp cc s kin, hin tng, truyn t cc ch th, mnh lnh, l cn c c s iu hnh v qun l x h. V vy, cng ngy con ngi cng nhn thc c vai tr ca ti liu ni chung v vn bn ni ring. Con ngi lun c thc gn gi ti liu phc v nhu cu s dng v coi n nh mt loi ti sn qu gi. Theo cch hiu thng thng ti liu lu tr l nhng ti liu c gi tr c lu li, gi li p ng nhu cu khai thc thng tin qu kh, phc v i sng x hi.. Nh vy, ti liu lu tr cng c nhiu loi v vn bn ch l mt dng ti liu lu tr. Quan im v ti liu lu tr cng ngy cng c s bin i nht nh ph hp vi s pht trin ca x hi con ngi. Ngy nay, theo ngha chuyn ngnh ti liu lu tr c nh ngha nh sau:

KHI QUT CHUNG V CNG TC LU TR Ti liu lu tr l bn chnh, bn gc ca nhng ti liu c gi tr c la chn t trong ton b khi ti liu hnh thnh trong qu trnh hot ng ca cc c quan, t chc v c nhn, c bo qun trong cc kho lu tr khai thc phc v cho cc mc ch chnh tr, kinh t, vn ha, khoa hc, lch s ca ton x hi. Ti liu lu tr l bn chnh, bn gc ca ti liu c in trn giy, phim, nh, bng hnh, a hnh, bng m thanh, a m thanh hoc cc vt mang tin khc, trong trng hp khng cn bn chnh, bn gc th c thay th bng bn sao hp php. 1.1 Ti liu lu tr c nhng c im sau: - Ni dung ca ti liu lu tr cha ng nhng thng tin qu kh, phn nh hot ng v thnh tu lao ng sng to ca con ngi qua cc thi k lch s khc nhau, ghi li nhng s kin hin tng, bin c lch s, nhng hot ng ca cc c quan, t chc, nhng cng hin to ln ca cc anh hng dn tc, cc nh khoa hc v vn ha ni ting. - Ti liu lu tr c tnh chnh xc cao. Ti liu lu tr gn nh c sinh ra ng thi vi cc s kin, hin tng, nn thng tin phn nh trong c tnh chn thc cao. Ti liu lu tr l bn chnh, bn gc ca ti liu. Trng hp khng c bn chnh, bn gc th c th dng bn sao c gi tr nh bn chnh thay th. Ti liu lu tr l vn bn th phi c y cc yu t thuc th thc ca vn bn theo nhng quy nh hin hnh ca nh nc. Trong ti liu lu tr c nhng bng chng th hin, m bo chn thc cao ca thng tin nh: bt tch ca tc gi, ch k ca ngi c thm quyn, du xc nhn ca c quan, t chc, thi gian sn sinh ra ti liu Chnh v vy ti liu lu tr lun lun c con ngi khai thc v s dng. - Ti liu lu tr thng thng ch c mt n hai bn. c im ny khc vi cc xut bn phm nh sch, bo, tp ch. V th ti liu lu tr phi c bo qun cht ch, nu h hng, mt mt th khng g c th thay th c. - Ti liu lu tr do Nh nc thng nht qun l. N c ng k, bo qun v nghin cu, s dng theo nhng quy nh ca php lut. 1.2 Cc loi ti liu lu tr Ti liu lu tr phn nh hot ng ca hu ht cc ngnh, lnh vc trong x hi, nn n bao gm nhiu loi hnh phong ph v a dng. qun l mt cch khoa hc cc loi hnh ti liu lu tr, cc nh lu tr hc phi nghin cu c im ca mi loi hnh ti liu trn c s ra nhng bin php thch ng qun l tt tng loi ti liu lu tr. Ngy nay, cn c vo cc vt mang tin v ghi tin, cc nh lu tr hc phn chia ti liu lu tr ra

Nhng vn c bn v cng tc lu tr
5

KHI QUT CHUNG V CNG TC LU TR mt s loi hnh c bn nh: ti liu hnh chnh, ti liu khoa hc - k thut, ti liu nghe nhn, ti liu in t Ti liu hnh chnh: l nhng vn bn c ni dung phn nh nhng hot ng v qun l nh nc trn cc mt chnh tr, kinh t, vn ha, qun s Ti liu hnh chnh c nhiu th loi ph thuc vo tng giai on lch s ca mi quc gia, dn tc. Vit Nam, di thi Phong kin ti liu hnh chnh l cc loi: lut, l, lnh, sc, chiu, ch, d, co, sch, biu, s di thi Php thuc l sc lut, sc lnh, ngh nh, cng vn v ngy nay ti liu hnh chnh l h thng cc vn bo qun l nh nc nh: hin php, lut, php lnh, ngh nh, ngh quyt, quyt nh, thng t, t trnh, k hoch, bo co, cng vn y l loi hnh ti liu chim t l ln trong cc lu tr hin nay. Ti liu khoa hc - k thut: l loi ti liu c ni dung phn nh cc hot ng v nghin cu khoa hc; pht minh sng ch; thit k, xy dng cc cng trnh xy dng c bn; thit k v ch to cc loi sn phm cng nghip; iu tra, kho st ti nguyn thin nhin nh a cht, khong sn, kh tng, thu vn v trc a, bn Ti liu khoa hc k thut c nhiu loi nh: ti liu php l, thuyt minh cng trnh, bo kho st, bo co nghin cu kh thi, d ton, quyt ton, cc h s thu, cc bn v thit k k thut, bn v thit k thi cng, hon cng; bn v tng th cng trnh, bn v cc chi tit trong cng trnh; cc loi s , biu tnh ton; cc loi bn , trc a. Ti liu nghe nhn: l ti liu phn nh cc hot ng chnh tr, kinh t, vn ha x hi v cc hot ng phong ph khc bng cch ghi v ti hin li cc s kin, hin tng bng m thanh v hnh nh. Loi ti liu ny chuyn ti, ti hin s kin, hin tng mt cch hp dn sinh ng, thu ht c s ch ca con ngi. Hin nay, khi ti liu ny chim v tr quan trng trong Phng Lu tr quc gia Vit Nam. Ti liu nghe nhn bao gm cc loi: bng, a ghi m, ghi hnh; cc bc nh, cun phim (m bn v dng bn) cc th loi khc nhau nh: phim hot hnh, phim truyn, phim t liu, phim thi s Ti liu in t: l loi ti liu hnh thnh trong qu trnh hot ng ca cc c quan, t chc, c nhn khi s dng my vi tnh trong qu trnh sn sinh v lu tr ti liu. Ti liu in t hay cn gi l ti liu c bng my, l nhng d liu dng c bit ch c th c v s dng n bng my vi tnh. Nh vy, ti liu lu tr in t c th bao gm cc file d liu v cc c s d liu, cc th in t, in tn dng vn bn hoc dng m ha bng s thng tin. Ngoi bn loi hnh ti liu ch yu trn, ti liu lu tr cn c nhng ti liu phn nh cc hot ng sng tc vn hc, ngh thut ca cc nh vn, nh th, ngh s, cc hot ng chnh tr, khoa hc Loi ti liu ny ch yu l bn tho ca chnh tc phm vn hc- ngh thut, khoa hc; th t trao i

Nhng vn c bn v cng tc lu tr
6

KHI QUT CHUNG V CNG TC LU TR v ti liu v tiu s ca cc nh vn, nh th, ngh s ni ting, ca cc nh hot ng chnh tr, hot ng khoa hc; cc phc tho ca cc ho s Ti liu lu tr d loi hnh no cng ng vai tr quan trng trong vic cung cp thng tin phc v hot ng qun l ca cc c quan, t chc, c nhn ng thi gp phn phc v cc mc ch chnh tr, kinh t, vn ha, khoa hc lch s trong qu trnh xy dng v pht trin t nc. 2. Cng tc lu tr Cng tc lu tr l mt lnh vc hot ng ca nh nc bao gm tt c nhng vn l lun, thc tin v php ch lin quan ti vic t chc khoa hc, bo qun v t chc khai thc, s dng c hiu qu ti liu lu tr phc v cng tc qun l, cng tc nghin cu khoa hc lch s v cc nhu cu chnh ng khc ca cc c quan, t chc, c nhn. Cng tc lu tr ra i do i hi khch quan ca vic qun l, bo qun v t chc s dng ti liu phc v x hi. V vy, cng tc lu tr c t chc tt c cc quc gia trn th gii v l mt trong nhng hot ng c cc nh nc quan tm. Cng tc lu tr bao gm nhng vn c bn sau: - Nghin cu, trin khai v thc hin cc bin php qun l nh nc v lu tr; - Thc hin cc nghip v v lu tr; - Nghin cu khoa hc v lu tr. 3. Lu tr hc Lu tr hc l b mn khoa hc nghin cu nhng vn l lun v thc tin cng tc lu tr, nhng vn v php l v phng php nghip v ca cng tc lu tr, lch s v t chc cng tc lu tr Vit Nam v trn th gii. i tng ca lu tr hc l nghin cu tng kt cc vn l lun, php l v phng php thc hin cc quy trnh nghip v bo qun an ton, t chc khoa hc v khai thc c hiu qu ti liu Phng Lu tr Quc gia Vit Nam. Lu tr hc thuc phm tr ca khoa hc x hi. Lu tr hc c da trn c s phng php lun ca ch ngha Mc-Lnin, c ngha l vn dng sng to cc quan im ca ch ngha duy vt bin chng v ch ngha duy vt lch s gii quyt nhng vn l lun v thc tin t ra ca cng tc lu tr. Hin nay, lu tr hc v ang c trin khai nghin cu v ging dy hu ht cc quc gia trn th gii. Mi quan h gia lu tr hc vi cc khoa hc khc Nhng vn c bn v cng tc lu tr
7

KHI QUT CHUNG V CNG TC LU TR Mi ngnh khoa hc u c nhng mi quan h mt thit vi cc khoa hc khc. Lu tr hc cng khng nm ngoi thng l , n cng c nhng mi quan h vi cc khoa hc khc ch khng tn ti v pht trin ring l. Khi nghin cu nhng vn ca lu tr hc cn phi nghin cu mi lin h ca n vi nhng khoa hc khc hiu su v r hn nhiu kha cnh. Lu tr hc c mi quan h cht ch vi s hc. i tng nghin cu ca s hc l cc s kin lch s. Mt trong nhng mc ch ca lu tr hc l xc nh v la chn c nhng ti liu c gi tr, phn nh ng n v chn thc nhng s kin lch s lu li, gi li lm t liu nghin cu cho cc nh s hc. Lu tr hc c mi quan h mt thit vi s liu hc . i tng nghin cu chnh ca lu tr hc l ti liu lu tr - mt ngun s liu ng tin cy nht. S liu hc nghin cu s liu dng li cc s kin lch s. Ti liu lu tr l ngun s liu trc tip c tnh chnh xc cao dng li cc s kin lch s. Gi tr ca ti liu lu tr c xc nh da vo chn thc ca ti liu so vi cc s kin, hin tng lch s. S liu hc thc hin nhim v ph phn s liu c ngha l dng cc phng php xc nh chn thc ca ti liu. S liu hc cung cp cho cc nh lu tr hc phng php phn tch s liu gii quyt ng n cc vn t ra trong xc nh gi tr ti liu. Nh vy lu tr hc v s liu hc c mi quan h logic v mt thit trong vic xc nh chnh xc v chn thc ca ti liu lu tr. Lu tr hc lin quan cht ch ti vn bn hc. Vn bn hc l mt ngnh khoa hc nghin cu quy lut hnh thnh, phng php to lp vn kin, cc nguyn tc chu chuyn, truyn t v s dng vn bn - mt trong nhng loi hnh ti liu lu tr c bn. Nh vy, vn bn hc cung cp cho lu tr hc cc thng tin v phng php tin hnh phn loi ti liu v xc nh gi tr ti liu. Lu tr hc cn c quan h cht ch vi thng tin hc . V lu tr hc nghin cu cc phng php la chn v bo qun cc ti liu cha ng nhng thng tin qu kh c gi tr cao v t chc vic khai thc cc thng tin trong ti liu lu tr phc v nhu cu x hi. Nh vy, lu tr hc lin quan cht ch vi cc ngnh khoa hc khc. Nh lu tr hc mun nghin cu l lun v thc tin cng tc lu tr ra nhng nguyn tc, phng php, quy trnh thc hin tt cc nghip v lu tr cn nm c nhng kin thc c bn ca cc ngnh khoa hc c lin quan. Cn b lm cng tc lu tr mun thc hin tt cc nghip v lu tr cng cn c nhng kin thc c bn ca cc ngnh m ni dung ti liu c lin quan. II. NHIM V CA CNG TC LU TR 1. T chc khoa hc ti liu lu tr Nhng vn c bn v cng tc lu tr
8

KHI QUT CHUNG V CNG TC LU TR T chc khoa hc ti liu l tng hp cc khu nghip v c bn ca cng tc lu tr lin quan n vic phn loi, xc nh gi tr, chnh l v sp xp ti liu mt cch khoa hc phc v thun li, nhanh chng, chnh xc cho cng tc tra tm ti liu. Ni dung ca t chc khoa hc ti liu gm: thu thp, b sung ti liu; phn loi ti liu; xc nh gi tr ti liu; chnh l ti liu; t chc cc cng c tra tm ti liu v mt s cng tc b tr khc ca cc ngnh khoa hc, k thut, tin hc c lin quan. T chc khoa hc ti liu cn thc hin trong cc lu tr quc gia, lu tr c quan v lu tr c nhn, gia nh, dng h. t chc khoa hc ti liu i hi phi c cn b c trnh chuyn mn cao, iu kin lm vic tt v trang thit b phc v cho vic thc hin cc quy trnh nghip v phi y , khoa hc v hin i. T chc khoa hc ti liu c cn c vo cc quy nh, hng dn c th ca nh nc trong cng tc lu tr. T vic t chc khoa hc ti liu mi c thng nht trong cc lu tr hin hnh v l nn tng t chc khoa hc ti liu trong ton b Phng Lu tr quc gia Vit Nam. 2. Bo qun an ton ti liu lu tr Mt trong nhng ni dung c bn ca cng tc lu tr l bo qun an ton ti liu lu tr. y l iu kin c bn thc hin cc mc ch ca cng tc lu tr, bi l nu ti liu lu tr khng c bo qun an ton th s khng th t chc khai thc v s dng c hiu qu. Bo qun an ton ti liu lu tr bao gm hai ni dung chnh: Bo qun khng h hng, mt mt ti liu lu tr v bo qun an ton thng tin trong ti liu lu tr. Bo qun an ton khng h hng, mt mt ti liu lu tr cn ch n kho tng, cc trang thit b, iu kin n nh, p ng ng yu cu ca cng tc bo qun cho tng loi hnh ti liu khc nhau v thc hin cc bin php tu b, phc ch, bo him nhm ko di tui th ti liu. Bo qun an ton thng tin trong ti liu cn ch n thc, trch nhim v trnh ca cc b lm cng tc lu tr; ch n tng loi i tng c gi n khai thc, s dng ti liu v cc hnh thc cng b, gii thiu v khai thc, s dng ti liu. Trong thi i ton cu ho hin nay, chng ta cn nhn nhn cng tc lu tr di kha cnh phc v nhu cu thng tin ca x hi, song vic bo qun an ton thng tin trong ti liu lu tr cn ch n tnh c mt ca ti liu lu tr. Nhng vn c bn v cng tc lu tr
9

KHI QUT CHUNG V CNG TC LU TR 3. T chc khai thc v s dng c hiu qu ti liu lu tr Mc ch cui cng ca cng tc lu tr l a ti liu lu tr v cc thng tin trong ti liu lu tr phc v cc nhu cu hot ng ca x hi. V vy, t chc khai thc v s dng ti liu c hiu qu l mt trong nhng ni dung c bn ca cng tc lu tr. Da vo kt qu ca cng tc khai thc, s dng ti liu phc v thc tin ngi ta mi c th nh gi mt cch khch quan, chnh xc nhng ng gp ca ngnh lu tr v vai tr, v tr, ngha ca cng tc lu tr. m bo cng tc khai thc, s dng ti liu c hiu qu cao cn nghin cu nhu cu khai thc, s dng ti liu lu tr ca x hi; phn loi i tng c gi; nghin cu xy dng cc cng c tra cu khoa hc ti liu v p dng cc bin php, t chc nhiu hnh thc khai thc, s dng ti liu t hiu qu cao. iu i hi nh nc cn c nhng quy nh c th v khai thc, s dng ti liu; trnh ca cn b lu tr v vic ng dng cc khoa hc hin i vo cng tc lu tr. III. NI DUNG C BN CA CNG TC LU TR Nhim v ca cng tc lu tr l t chc khoa hc ti liu; bo qun an ton ti liu v t chc khai thc, s dng c hiu qu ti liu lu tr. thc hin mc ch v nhim v ca cng tc lu tr t ra, ni dung c th ca cng tc lu tr nh sau: 1. T chc b my v nhn s lm cng tc lu tr 1.1 T chc b phn lm cng tc lu tr trong c quan, t chc Trong mt quc gia, mt c quan, t chc, thc hin hiu qu mt nhim v no c tnh di hn cn phi c b phn chuyn trch lm cng tc . B phn chuyn trch c nhim v tham mu t vn cho lnh o thc hin cc cng vic nh: xy dng k hoch pht trin ngn hn, di hn v lnh vc chuyn mn; thc hin cc nghip chuyn mn; xut cc gii php pht trin trong thi gian ti. Cng tc lu tr l mt mt hot ng c bn, l nhim v quan trng ca tt c cc c quan, t chc. V vy, thc hin tt cng tc lu tr, trong mi c quan, t chc cn c b phn chuyn trch lm cng tc lu tr. B phn lu tr trong c quan c trch nhim t vn, tham mu cho lnh o c quan trong vic: - Xy dng k hoch pht trin ngn hn, di hn cng tc lu tr; - Son tho nhng vn bn ch o nghip v lu tr trong c quan; - Thc hin cc nghip v lu tr c th nh: thu thp ti liu, phn loi ti liu, xc nh gi tr ti liu, ng dng cng ngh thng tin trong cng tc Nhng vn c bn v cng tc lu tr
1 0

KHI QUT CHUNG V CNG TC LU TR lu tr, t chc khai thc, s dng c hiu qu ti liu ca c quan; t vn cho lnh o v vic u t trang thit b, kho tng cho vic bo qun ti liu lu tr; lm cc bo co tng kt v cng tc lu tr ca c quan v nhng ng gp ca cng tc lu tr i vi s pht trin ca c quan, ca ngnh Vit Nam trong nhng nm qua, nh nc ta u t xy dng h thng t chc cc c quan lu tr t trung ng n a phng v cc lu tr chuyn ngnh. i vi cc c quan c th, vic t chc b phn lm cng tc lu tr tu thuc vo tm c, v tr ca tng c quan. Ti cc c quan trung ng: B phn ph trch cng tc lu tr thng l mt phng, ban ring bit, c lp vi cc phng, ban khc, chu s qun l trc tip ca lnh o c quan hoc vn phng, nh Phng Lu tr B, Phng Lu tr ca cc Tng cng ty. i vi c quan c quy m nh hoc cc c quan cp a phng th b phn lm cng tc lu tr thng c b tr trc thuc vn phng ca c quan, t chc. V d cc tnh c Trung tm lu tr tnh trc thuc vn phng U ban nhn dn. D c quan no th cng tc lu tr cng gn b mt thit vi cng tc vn th, cng tc vn phng ca c quan. Bi l vn phng l u mi thu thp thng tin ca c quan, ni tp trung ton b cng vn giy t i n ca c quan, nn mt trong nhng nhim v ca vn phng l phi t chc cng tc lu tr lu tr v t chc khoa hc khi lng cng vn giy t . Hn na, vn phng c chc nng x l thng tin tng hp phc v cho cng tc qun l ca lnh o. Lu tr l b phn gn gi v x l cc thng tin qu kh, mt trong nhng ngun tin quan trng trong cng tc qun l ca lnh o. V vy, cng tc lu tr l mt trong nhng ni dung c bn ca cng tc vn phng. Nu trong cc c quan c t chc b phn lm cng tc lu tr c lp vi cng tc vn phng th trong qu trnh hot ng gia b phn lm cng tc lu tr v vn phng cn c s phi hp cht ch. 1.2 B tr nhn s lm cng tc lu tr Cn b lm cng tc lu tr trong cc c quan cn c nghip v chuyn mn nht nh v cng tc lu tr. cc c quan c b phn lm cng tc lu tr c lp th cn b lm nghip v lu tr chu s ch o trc tip ca Trng phng Lu tr, cc c quan b phn lu tr thuc vn phng th cn b lu tr chu s ch o trc tip ca trnh vn phng c quan. Tuy nhin cng tc lu tr c quan h mt thit vi cng tc vn th. Cng tc vn th l ni ng k, lu tr v phc v tra tm ti liu khi cng vic phn nh trong ti liu cha kt thc hoc kt thc cha c mt nm, sau Nhng vn c bn v cng tc lu tr
1 1

KHI QUT CHUNG V CNG TC LU TR ti liu mi c chuyn vo lu tr. Cng tc vn th lm tt s gp phn thc y cng tc lu tr lm tt v ngc li. V vy trong mt s c quan nh ngi ta thng b tr cn b vn th - lu tr kim nhim. Tuy nhin, cn b vn th - lu tr kim nhim khng th u t nhiu thi gian cho cng tc lu tr. T chc b phn chuyn trch cng tc lu tr v bin ch cn b lm cng tc lu tr trong cc c quan nh nc c thc hin theo hng dn ca cc vn bn php lut, phn ny s c trnh by k hn bi 2. Cc c quan, t chc ty thuc vo mc cng vic ca c quan b tr nhn s ph hp. Tuy nhin, cn lu cng tc lu tr ch thc hin tt, m bo vic cung cp thng tin qu kh cht lng cho hot ng qun l ca lnh o khi cn b chuyn trch cng tc lu tr c trnh chuyn mn ph hp, tc l c o to trong cc trng trung cp, cao ng hoc i hc ng chuyn ngnh. 2. Ban hnh nhng vn bn quy phm php lut v nhng vn bn hng dn v cng tc lu tr Cng tc lu tr l mt lnh vc hot ng qun l nh nc. thc hin tt cng tc lu tr cn c h thng vn bn quy phm php lut quy nh nhng vn qun l v cng tc lu tr trong phm vi ton quc gia. H thng nhng vn bn quy phm php lut ca ngnh gp phn to mt hnh lang php l cho vic trin khai thc hin cc ch trng ca ng v chnh sch ca nh nc v vic qun l v pht trin ngnh lu tr ng thi h thng vn bn cng gp phn thc hin thng nht v nghip v lu tr trong phm vi ton quc. Cho n nay ngnh lu tr xy dng v ban hnh mt h thng vn bn kh y , quy nh nhng iu c bn lin quan n qun l nh nc v cng tc lu tr. - Vn bn c gi tr cao nht trong ngnh lu tr l Php lnh Lu tr Quc gia 2001 c Quc hi nc Cng ha x hi ch ngha Vit Nam thng qua ngy 04 thng 4 nm 2001 v c Ch tch nc cng b bng Lnh s: 03/2001/L/CTN ngy 15 thng 4 nm 2001. Php lnh Lu tr Quc gia 2001 ra i c s k tha ni dung ca nhng vn bn c ban hnh trc c hiu lc php l trong thi gian di nh: Ngh nh 142-CP ca Hi ng Chnh ph ngy 28 thng 9 nm 1963 ban hnh iu l v cng tc cng vn giy t v cng tc lu tr. Php lnh ra i trn c s sa i, b sung Php lnh Bo v ti liu lu tr quc gia do Hi ng B trng ban hnh nm 1982. Php lnh lm r cc khi nim, thut ng chuyn ngnh nh: ti liu lu tr quc gia; Phng Lu tr quc gia Vit Nam; Phng Lu tr Nh nc Vit Nam; Phng Lu tr ng cng sn Vit Nam; Lu tr Nhng vn c bn v cng tc lu tr
1 2

KHI QUT CHUNG V CNG TC LU TR lch s; lu tr hin hnh; bn gc; bn chnh; bn sao vn bn v quy nh tng i y nhng vn v qun l v s dng ti liu lu tr; qun l nh nc v cng tc lu tr; khen thng v x l vi phm trong hot ng lu tr. - Tip theo l cc ngh nh: ngh nh s 110/2004/N-CP ca Chnh ph ngy 08 thng 4 nm 2004 v cng tc vn th v ngh nh s 111/2004/N-CP ca Chnh ph quy nh chi tit thi hnh mt s iu ca Php lnh Lu tr quc gia. y l hai vn bn quan trng trong cng tc vn th lu tr mi c ban hnh. - thc hin cc iu quy nh trong Php lnh v cc Ngh nh trn Nh nc, c th l B Ni v v Cc Vn th v Lu tr nh nc bin son v ban hnh cc Thng t, Quyt nh, Cng vn hng dn thi hnh mt s iu, mc, khon trong Php lnh v Ngh nh. Nhng vn bn gp phn thng nht vic thc hin cc nghip v lu tr trong cc c quan, t chc t trung ng ti a phng. 3. Thc hin cc nghip v lu tr Mt trong nhng ni dung quan trng ca cng tc lu tr l vic thc hin cc nghip v lu tr nh: - Thu thp, b sung ti liu; - Phn loi ti liu; - Xc nh gi tr ti liu; - Thng k v kim tra trong lu tr; - Xy dng cng c tra cu khoa hc ti liu; - Chnh l ti liu; - T chc bo qun ti liu; - T chc khai thc, s dng ti liu; - ng dng cng ngh thng tin trong lu tr. - p dng h thng qun l cht lng ISO 9001:2000 trong cng tc lu tr. Vic thc hin thng nht cc nghip v lu tr trong cc c quan, t chc c quy nh trong cc vn bn quy phm php lut v nhng vn bn hng dn v cng tc lu tr. 4. Kim tra, nh gi v cng tc lu tr Kim tra, nh gi l khu then cht gip cc c quan, t chc nm c tnh hnh thc hin cc quy nh ca nh nc v mt ngnh, mt lnh Nhng vn c bn v cng tc lu tr
1 3

KHI QUT CHUNG V CNG TC LU TR vc nht nh. Kim tra, nh gi l bc cui cng ca mt quy trnh cng vic c xem xt trong mt thi gian hon thnh nht nh. Kim tra, nh gi c th c thc hin sau khi kt thc mt cng vic, mt s vt hin tng va xy ra chng ta c c nhng kt lun chun xc hoc sau khi c kt lun v mt cng vic, mt s vt, hin tng chng ta tin hnh kim tra xem xt kt lun c ng vi thc t s vt, hin tng hay khng. Song trong lnh vc qun l nh nc th mc ch chnh ca cng tc kim tra nh gi l kim tra vic thc hin cc vn bn quy phm php lut, cc vn bn hng dn ca c quan ch qun ti cc c quan thuc phm vi iu chnh ca cc vn bn . Kim tra, nh gi trong lu tr l tin hnh kim tra cc vn bn quy phm php lut, cc vn bn hng dn nghip v ca Cc Vn th v Lu tr nh nc v cng tc lu tr trong cc c quan, t chc theo mt thi gian thc hin nht nh. thc hin vic kim tra, nh gi, cc c quan thng p dng cc cch thc nh: Kim tra thng xuyn, kim tra nh k, kim tra t xut, kim tra qua cc bo co bng vn bn. Mt s nm gn y, Cc Vn th v Lu tr nh nc tin hnh hnh thc kim tra cho gia cc b, ngnh trung ng v kim tra cho gia Trung tm Lu tr cc tnh. Sau cho im lm cn c nh gi, xp loi cng tc vn th - lu tr cc c quan t trung ng n a phng. y l mt hnh thc thanh tra, kim tra c nh gi cao, khch quan, trung thc ng thi to mi quan h, hc hi kinh nghim ln nhau gia cc c quan. Ni dung ca cng tc kim tra trong lu tr gm: kim tra v t chc cng tc lu tr ti c quan, trnh v s lng cn b lm cng tc lu tr trong c quan, trang thit b bo qun ti liu ti lu tr c quan v vic thc hin cc nghip v lu tr theo nhng quy nh, hng dn ca nh nc. T tng hp kt qu a ra nhng nh gi chnh xc v s pht trin ngnh lu tr trong ton quc ng thi xy dng phng n, k hoch khc phc nhng tn ti hn ch nhm mc ch xy dng mt ngnh lu tr pht trin bn vng p ng c y cc yu cu x hi t ra vi ngnh lu tr. B phn thanh tra, php ch hoc vn phng c quan c th kim tra cng tc lu tr ti cc c quan, n v ngang cp hoc thc hin cng tc kim tra i vi c quan cp di, sau bo co vi c quan ch qun hoc lnh o c quan cng cp. mi c quan, t chc b phn lm cng tc kim tra, nh gi v cng tc lu tr thng l b phn thanh tra, php ch hoc do lnh o vn phng quy nh. IV. TNH CHT CA CNG TC LU TR Nhng vn c bn v cng tc lu tr
1 4

KHI QUT CHUNG V CNG TC LU TR 1. Tnh cht khoa hc Cc nghip v ca cng tc lu tr c thc hin thng qua vic nghin cu l lun v thc tin cng tc lu tr v p dng vo iu kin c th ca mi nc. Ni cch khc, tnh cht khoa hc ca cng tc lu tr c th hin qua vic nghin cu c s l lun v cc phng php khoa hc thc hin cc ni dung chuyn mn ca cng tc lu tr nh: thu thp, b sung ti liu, phn loi ti liu, xc nh gi tr ti liu, xy dng cng c tra cu khoa hc ti liu, chnh l ti liu, bo qun ti liu, khai thc v s dng ti liu v ng dng cng ngh thng tin trong cng tc lu tr Mi mt nghip v trn y u c t chc thc hin theo cc phng php khoa hc. Trong tng ni dung c th li c nhng quy trnh nghip v nht nh nh: quy trnh, th tc tiu hu ti liu thuc ni dung nghip v xc nh gi tr ti liu; quy trnh tu b ti liu, quy trnh kh nm mc thuc ni dung nghip v bo qun ti liu; i vi mi loi hnh ti liu, cc nghip v li c nhng quy trnh mang tnh c th khc nhau. Khoa hc lu tr phi nghin cu, tm ti, pht hin ra nhng im khc bit v ra mt cch chnh xc cch t chc khoa hc cho tng loi hnh ti liu. Khoa hc lu tr phi nghin cu, k tha kt qu nghin cu khoa hc ca cc ngnh khc p dng vo cc khu nghip v lu tr. Nhng thnh tu ca cc ngnh ton hc, ho hc, sinh hc, tin hc, thng tin hc ang c nghin cu ng dng trong vic t chc khoa hc, bo qun an ton ti liu lu tr v t chc khai thc, s dng hiu qu ti liu lu tr. qun l thng nht cc nghip v lu tr, cng tc tiu chun ha trong cng tc lu tr cng cn c nghin cu mt cch y . Cc tiu chun v kho tng, iu kin bo qun an ton cho tng loi hnh ti liu, tiu chun v cc trang thit b phc v cng tc lu tr nh: gi ng ti liu; cp, hp bo qun ti liu; ba h s, tiu chun v cc quy trnh nghip v lu tr ang l vn t ra cho cng tc tiu chun ha ca ngnh lu tr. 2. Tnh cht c mt Ti liu lu tr l bn chnh, bn gc ca ti liu. Ni dung thng tin trong ti liu lu c chn thc cao so vi cc loi hnh thng tin khc. V l bn chnh, bn gc ca ti liu nn ti liu lu tr cn c gi tr nh mt minh chng lch s ti dng li s kin lch s hoc lm chng c trong vic xc minh mt vn , mt s vt, hin tng. V l thuyt, ti liu lu tr cha ng nhng thng tin qu kh v c lu li, gi li phc v cho vic nghin cu lch s v cc hot ng khc, cc yu cu chnh ng ca cc c quan, t chc v c nhn. Nh vy, ti liu lu tr cn c a ra phc v.

Nhng vn c bn v cng tc lu tr
1 5

KHI QUT CHUNG V CNG TC LU TR Tuy nhin, c rt nhiu ti liu lu tr m ni dung ca ti liu cha ng nhng thng tin b mt ca quc gia, b mt ca c quan v b mt ca cc c nhn, do cc th lc i lp lun tm mi cch khai thc cc b mt trong ti liu lu tr. Mt s ti liu c th khng hn ch s dng vi i tng c gi ny nhng li hn ch s dng vi i tng c gi khc V vy, cng tc lu tr phi th hin y cc nguyn tc, ch bo v nhng ni dung c mt ca ti liu lu tr. Cn b lm cng tc lu tr phi l nhng ngi c quan im, o c chnh tr ng n, gic ng quyn li giai cp, quyn li dn tc, quyn li chnh ng ca cc c quan, cc c nhn c ti liu trong lu tr, lun cnh gic vi m mu, th on ca cc th lc th ch, c thc t chc k lut, trch nhim cao, chp hnh nghim chnh cc quy ch bo mt tu liu lu tr quc gia. c gi n khai thc, s dng ti liu cng cn hiu bit nht nh v tnh c mt trong cng tc lu tr. Nhng ni dung thng tin khai thc c trong ti liu lu tr quc gia c th phc v cho nhng mc ch chnh ng ca c nhn song khng c lm nh hng n li ch quc gia, li ch c quan v li ch ca cc c nhn khc. iu i hi thc trch nhim ca mi cng dn trong quc gia, trnh ca cn b lu tr v c gi n khai thc, s dng ti liu. 3. Tnh cht x hi Ti liu lu tr ngoi vic phc v vic nghin cu lch s cn phc v cho cc nhu cu khc ca i sng x hi nh: hot ng chnh tr, hot ng qun l nh nc, hot ng ngoi giao, hot ng truy bt ti phm v nhiu hot ng khc trong x hi. Cng tc lu tr cn nghin cu ra nhng hnh thc phc v cng tc khai thc v s dng ti liu p ng c nhng nhu cu ca x hi. Ni dung ca ti liu lu tr cn phn nh nhng quy lut hot ng x hi trong lch s pht trin ca loi ngi. Thng qua ti liu lu tr c th lm sng t cc mi quan h x hi ca mt giai on lch s ca t nc hoc ca mt con ngi c th. N c tc ng ln n thc h ca c mt tng lp x hi nht nh. V vy, hot ng lu tr cng c mi quan h x hi cht ch vi mt s ngnh khoa hc khc lm r nhng vn ca i sng x hi. V. MC CH, NGHA CA CNG TC LU TR 1. ngha ca ti liu lu tr Ti liu lu tr l bn chnh, bn gc ca vn bn c lu li, gi li phc v cho cc nhu cu khai thc ca i sng x hi. Ti liu lu tr cha ng nhng thng tin qu kh nghin cu dng li cc s kin lch s mt

Nhng vn c bn v cng tc lu tr
1 6

KHI QUT CHUNG V CNG TC LU TR cch xc thc, lm cn c, bng chng phc v hot ng qun l ca cc c quan, t chc v mc ch chnh ng ca cng dn Ti liu lu tr cha ng thng tin c gi tr tnh chnh xc cao dng bin son lch s pht trin ca quc gia, dn tc hoc mt ngnh, mt lnh vc hot ng, mt c quan, t chc hoc c nhn c th. Ti liu lu tr hnh thnh trong lnh vc xy dng c bn cn l ti liu nghin cu khi phc, sa cha cc cng trnh kin trc, cc cng trnh xy dng c bn b h hng qua thi gian hoc b tn ph do chin tranh, thin tai. S dng ti liu lu tr trong lnh vc ny s tit kim c nhn lc, vt lc ng thi m bo c tnh lch s v thm m v kin trc v kt cu ca cc cng trnh. Ti liu lu tr l ngun di sn vn ha c bt ca dn tc. Cng vi cc loi di sn vn ha khc m con ngi li t i ny qua i khc nh cc di ch kho c, cc hin vt trong cc bo tng, cc cng trnh kin trc, iu khc, hi ho ti liu lu tr li cho x hi loi ngi cc vn t rt c gi tr. S xut hin cc loi vn t v vic lu tr cc loi vn t tr thnh mt trong nhng tiu ch nh gi trnh vn minh ca cc dn tc trn th gii. S xut hin ca ch vit sm hay mun cn l tiu ch nh gi trnh vn minh ca mi dn tc. Mt dn tc c ch vit sm, c nhiu vn t c lu gi th hin dn tc c nn vn ho lu i. Tm li, ti liu lu tr va c ngha quan trng trong nghin cu lch s va c ngha thc tin. iu c ng v Nh nc ta ghi nhn v nu r trong Php lnh Bo v ti liu lu tr Quc gia, c Hi ng Nh nc cng b ngy 11 thng 12 nm 1982 v c khng nh li trong Php lnh Lu tr Quc gia c U ban Thng v Quc hi thng qua ngy 04 thng 4 nm 2001: Ti liu lu tr Quc gia l di sn ca dn tc, c gi tr c bit i vi s nghip xy dng v bo v T quc Vit Nam x hi ch ngha. 2. Mc ch, ngha ca cng tc lu tr Nh phn tch phn trn, mc ch cui cng ca cng tc lu tr l hng ti vic phc v cc nhu cu khc nhau ca i sng x hi thng qua vic khai thc cc thng tin qu kh c trong ti liu lu tr. Mc ch cao c ca cng tc lu tr l hng ti vic phc v li ch chnh ng ca x hi, ca cc quc gia v ca mi con ngi. Do vy, nu cng tc lu tr cc c quan, doanh nghip c t chc tt th s c rt nhiu ngha, tc dng i vi cc quc gia, a phng, cc c quan v ton x hi. Trc ht, cng tc lu tr c t chc tt s gip cc c quan, doanh nghip lu tr y v cung cp kp thi nhng thng tin cn thit cho lnh o v cn b trong qu trnh thc hin cng vic. Nhng vn c bn v cng tc lu tr
1 7

KHI QUT CHUNG V CNG TC LU TR Ni dung ca nhiu ti liu lu tr cn cha ng nhng bi hc kinh nghim qu bu trong qu trnh pht trin ca quc gia, ca cc c quan, t chc. V vy, cng tc lu tr gip cc c quan, t chc, doanh nghip trong vic khai thc thng tin trong ti liu gio dc truyn thng cho cc th h cn b trong c quan, tng kt hot ng v rt ra nhng bi hc kinh nghim b ch trong qun l, sn xut, kinh doanh. Tm li, cng tc lu tr l mt ngnh, mt lnh vc c t chc, trin khai mi quc gia v trong tng c quan, t chc. Mt trong nhng nhim v ca cn b lu tr l phi lu tr v khai thc thng tin trong cc h s, ti liu phc v hot ng qun l ca ngi lnh o. V vy, cn b lu tr cn nm vng nhng vn c bn ca cng tc lu tr c th lm tt cc nghip v chuyn mn.

Nhng vn c bn v cng tc lu tr
1 8