Guia para Manual de Procedimientos

Paso a Paso Para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos
GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
GUIA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
CONTENIDO Pg. PRESENTACIN I. OBJETIVO DE LA GUIA II. GENERALIDADES 2.1 Los procedimientos administrativos 2.1.1 Definicin 2.2 Los procedimientos administrativos orientacin a sistemas de gestin de calidad con 5 7 8 8 8 9 11 12 12
2.3 Procedimientos documentados (manual de procedimientos) 2.3.1 Ventajas de contar con procedimientos documentados 2.3.2 Diferencias entre el reglamento interior, el manual de organizacin y manual de procedimientos III. COMPONENTES PRINCIPALES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 3.1 Presentacin 3.2 Objetivo General 3.3 Identificacin e interpretacin de procesos 3.4 Relacin de procesos y procedimientos 3.5 Descripcin de los procedimientos Nombre del procedimiento Objetivo Alcance Referencias Responsabilidades Definiciones
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Insumos Resultados Interaccin con otros procedimientos Polticas Desarrollo Diagramacin Medicin Formatos e instructivos 3.6 Simbologa 3.7 Registro de Ediciones 3.8 Distribucin 3.9 Validacin IV. ELEMENTOS COMPLEMENTARIOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4.1 Cubierta o portada 4.2 Portada interior o portadilla 4.3 Forma de hoja 4.4 Indice BIBLIOGRAFIA
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PRESENTACION
La administracin pblica es el elemento bsico para convertir los objetivos, planes y programas de gobierno en acciones y resultados concretos, encaminados a satisfacer las necesidades ms apremiantes de nuestra sociedad. Por ello, en el Plan de Desarrollo del Estado de Mxico 1999-2005, se estableci como reto de esta administracin, impulsar un gobierno democrtico, cercano a la comunidad y con sentido humano; que garantice el Estado de Derecho, la integridad y el patrimonio de las personas, la paz social y la justicia, a travs del desarrollo integral de la entidad. Para lograrlo se definieron ocho ejes rectores, entre los cuales se destaca el de Modernizacin Integral de la Administracin Pblica. Este eje rector tiene entre sus objetivos mejorar la calidad de los servicios que se prestan a la poblacin para contribuir a elevar sus niveles de vida, mediante el incremento de la eficiencia de los procesos, la reduccin de los tiempos de respuesta, la eliminacin de requisitos innecesarios y el acercamiento de las instancias gestoras. En este sentido, es preciso que la administracin pblica estatal revise permanentemente sus trmites y servicios, a efecto de redisear y documentar los procesos de trabajo, medir y mejorar la calidad de los servicios, disminuir instancias de gestin, atender con oportunidad las solicitudes y demandas ciudadanas, y reducir el manejo de documentacin a lo estrictamente necesario. Estas acciones contribuirn a que el vnculo sociedad-gobierno se lleve a cabo de forma ms sencilla, gil, directa y transparente. Para contribuir al logro de este fin, la Secretara de Finanzas, Planeacin y Administracin ha formulado la presente Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos, la cual, realizada bajo el enfoque de Sistemas de Gestin de Calidad, proporciona a los servidores pblicos de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos pblicos los lineamientos generales para
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elaborar estos documentos administrativos atendiendo a los principios de orientacin al usuario, enfoque basado en los procesos, mejora continua, liderazgo y participacin. El manual de procedimientos es un instrumento de informacin sobre los mtodos de trabajo que emplean las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos para la generacin de los bienes o servicios que demandan sus usuarios internos o externos. La presente gua se integra por cuatro apartados: objetivo de la gua; generalidades; componentes principales y los elementos complementarios del manual de procedimientos.
I. OBJETIVO DE LA GUIA
Ampliar los conocimientos tcnicos de los servidores pblicos para la elaboracin y actualizacin de manuales de procedimientos de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de la administracin pblica estatal, mediante el establecimiento y divulgacin de la metodologa bsica para la integracin de estos instrumentos administrativos.
II. GENERALIDADES
2.1 Los procedimientos administrativos Las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de la Administracin Pblica del Estado de Mxico cuentan con diversos procedimientos para la ejecucin de las funciones que tienen encomendadas, as como para la obtencin de los resultados establecidos en los programas operativos de trabajo. 2.1.1 Definicin El procedimiento administrativo es un plan o mtodo de trabajo que establece una sucesin cronolgica de operaciones relacionadas entre s, que tienen como propsito la realizacin de una actividad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de aplicacin para la obtencin de un resultado concreto. El procedimiento determina, de manera especfica y detallada, el cmo se realizan las actividades de transformacin de insumos en productos. En consecuencia, en el procedimiento se deben identificar las personas, tareas, recursos y flujos de informacin que se emplean en el desarrollo del trabajo administrativo.
2.2 Los procedimientos administrativos con orientacin a sistemas de gestin de calidad Los procedimientos administrativos tienen una importancia fundamental para las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de la administracin pblica estatal, toda vez que por medio de ellos se suministran los bienes y servicios que demanda la poblacin mexiquense, y se da cumplimiento a las disposiciones legales vigentes. En este sentido, las unidades administrativas que conforman el Poder Ejecutivo del Estado de Mxico tienen la responsabilidad de proveer bienes y servicios de calidad; es decir, que renan las condiciones o requisitos que exige la sociedad. Para cumplir con esta responsabilidad es necesario adoptar los principios de gestin de calidad en el diseo y desarrollo de los procedimientos administrativos. Estos principios son: a. Enfoque al cliente: las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos deben captar y comprender las necesidades y expectativas de sus usuarios para satisfacer sus demandas. b. Liderazgo: La direccin debe orientar a la organizacin al logro de sus objetivos con altos niveles de calidad. c. Participacin del personal: Se requiere del involucramiento y compromiso del personal en todos los niveles de la organizacin. d. Enfoque basado en procesos: La organizacin debe estructurarse mediante procesos, a fin de mejorar el uso de los recursos y generar resultados de valor para los usuarios.
1 Vid. Instituto Mexicano de Normalizacin y Certificacin, A.C. Sistemas de Gestin de Calidad. Fundamentos y Vocabulario, p.1/42
e. Enfoque de sistema para la gestin: Implica entender las relaciones de los procesos como un sistema en el que se identifican insumos, transformacin y resultados. f. Mejora continua: La organizacin debe en todo momento revisar y mejorar sus procesos para elaborar el desempeo de la organizacin. g. Enfoque basado en hechos para la toma de decisin: Implica el anlisis de informacin documentada para la adecuada toma de decisiones. h. Relaciones mutuamente beneficiosas para el proveedor: Las relaciones interdependientes entre la organizacin y sus proveedores deben considerarse mutuamente provechosas, para ampliar la capacidad de ambos en relacin a la creacin de valor. Se entiende por gestin de la calidad a toda actividad que emprende una organizacin para garantizar la eficiencia de los procesos y asegurar el cumplimiento de los requerimientos que demandan los usuarios con relacin a los bienes y servicios que reciben. De acuerdo a las normas ISO 9001:2000 todas aquellas organizaciones que pretenden demostrar su capacidad para producir bienes y servicios que satisfagan los requerimientos de sus clientes y aspiren a aumentar esa satisfaccin, deben establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestin de calidad. 2 El sistema de gestin de calidad se integra por la documentacin siguiente: a) Poltica y objetivos de calidad; b) Manual de calidad
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2 Instituto Mexicano de Normalizacin y Certificacin AC. Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos, apartado 4.1 Requisitos generales, p.6/35. 3 Ibid.p7/36
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c) Procedimientos Documentados; d) Documentos para la planificacin, operacin y control de procesos; y e) Registros Con esta gua se pretende contribuir a la integracin del apartado del sistema de gestin de calidad relativo a la documentacin de los procedimientos de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de la administracin pblica estatal.
2.3 Procedimientos documentados(Manual de Procedimientos) Las unidades administrativas deben documentad sus procedimientos; es decir, establece por escrito, implementarlos y mejorarlos, Los procedimientos documentados se agrupan en una carpeta llamada Manual de Procedimientos, en la cual se constituye en un documento independiente del manual de calidad, pero complementario. Mientras que el manual de calidad describe el sistema de gestin de calidad de la organizacin, el Manual de Procedimientos considera la descripcin de las actividades y mtodos de trabajo como parte del sistema. Para documentar los procedimientos es necesario cumplir con los aspectos siguientes: a. b. c. d. e. f. Que se justifiquen; Que tengan antecedentes histricos consolidados; Que tengan alcances y lmites precisos; Que contribuyan al desarrollo de un proceso; Que existan responsables de su ejecucin; y Que identifiquen registros para obtener evidencias de su cumplimiento.
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2.3.1 Ventajas de contar con procedimientos documentados Los procedimientos documentados y agrupados en el manual permiten: a) b) c) d) e) f) Disminuir la improvisacin y los errores; Contribuir a precisar las funciones y responsabilidades de los miembros de la organizacin; Dar una visin global y sistemtica del trabajo administrativo de los servicios pblicos; Ser documentos de consulta; Vincular la realidad con los procesos documentos; y Emprender acciones de mejora.
2.3.2 Diferencias entre el reglamento interior, el manual de organizacin y el manual de procedimientos El reglamento interior, el manual de organizacin y el manual de procedimientos tienen diferencias en cuanto a sus propsitos. Sin embargo, los tres tienen una relacin estrecha, toda vez que lo normado en el primero sirve de base para elaborar los segundos. Para su adecuada comprensin, formulacin y aplicacin, es conveniente sealar algunas caractersticas que los distinguen:
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Criterios Reglamento Interior Manual de Organizacin Por su Es un ordenamiento jurdico Es un documento naturaleza que se deriva de una ley o administrativo que contiene cualquier acto jurdico. informacin sobre la organizacin y funcionamiento de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos. Por propsito su Determina las atribuciones encomendadas a las unidades administrativas de primer, segundo y, en su caso, tercer nivel de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos. Describe los objetivos y las funciones que deben realizar cada una de las unidades administrativas que integren la estructura de organizacin de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos. Incluye todas las unidades administrativas consideradas en el organigrama autorizado de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos.
Manual de Procedimientos Es un documento administrativo que contiene informacin relacionada con el conjunto de operaciones o actividades que deben realizarse para la generacin de bienes y servicios. Detalla las operaciones o actividades que deben realizarse de manera secuencial e interrelacionada para dar cumplimiento a una funcin que coadyuve a la generacin de bienes o servicios. Considera las unidades administrativas y puestos de carcter interno o externo a la organizacin, que intervienen en los procesos de trabajo.
Unidades Unicamente las unidades Administrativas administrativas bsicas; es que incluyen decir, aquellas que emiten actos de autoridad o cuyas funciones se relacionan directamente con el cumplimiento del objetivo de la dependencia, organismo auxiliar fideicomiso al que se adscribe. En una dependencia se contemplan a los niveles de secretara, subsecretara y direccin general, as como otras unidades administrativas que emitan actos de autoridad. En un organismo auxiliar contempla a las unidades administrativas de nivel jerrquico inmediato inferior al del titular del organismo.
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Criterios Reglamento Interior Responsables Cuando se trata de unidades de su orgnicas del sector central, expedicin debe ser aprobado por el titular del poder ejecutivo.
Manual de Organizacin Es aprobado por el titular de la dependencia o coordinador de sector, por el titular del organismo auxiliar, las autoridades normativas de la de Finanzas, Cuando se trata de un Secretara organismo auxiliar, la Planeacin y Administracin. aprobacin corresponde al rgano de gobierno.
Manual de Procedimientos Es aprobado por el titular de la dependencia o coordinador de sector, por el titular del organismo auxiliar y por las autoridades normativas de la Secretara de Finanzas, Planeacin y Administracin.
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III. COMPONENTES PRINCIPALES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El contenido de los manuales de procedimientos es diferente en cada organizacin; vara segn su mbito de aplicacin y su alcance. No obstante, se recomienda adoptar, en su caso, el modelo siguiente: Presentacin Objetivo General Identificacin e integracin de procesos Relacin de procesos y procedimientos Descripcin de los procedimientos Nombre del procedimiento Objetivo Alcance Referencia Responsabilidades Definiciones Insumos Resultados Interaccin con otros procedimientos Polticas Desarrollo Diagramacin Medicin Formatos e instructivos Simbologa Registro de ediciones Distribucin validacin
A continuacin se explica cada uno de los apartados que integran el manual de procedimientos:
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3.1 Presentacin Deber contener una explicacin de los que el documento, cules son sus propsitos y a quienes se dirigen, as como su mbito de aplicacin. Por lo general, la presentacin no deber exceder de dos cuartillas y su redaccin deber ser clara y sencilla. Es conveniente que se resalte la importancia del manual, a travs de un mensaje de la autoridad de mayor rango de la institucin, as como hacer notar el papel que debe desempear los servidores pblicos en la aplicacin del mismo, ya que sin su participacin todos los esfuerzos de mejoramiento administrativo no tendrn los resultados deseados. Ejemplo:
PRESENTACIN
La administracin pblica del Estado de Mxico es el instrumento del Gobierno, por medio por el cual se materializan las aspiraciones que la sociedad demanda. Por ello, su organizacin, mtodo y sistema de trabajo deben revisarse y modernizarse permanentemente, a fin de garantizar que la gestin pblica sea eficiente en su desempeo. En este contexto, el Licenciado Arturo Montiel Rojas, Gobernador Constitucional del Estado de Mxico, estableci como uno de los ejes rectores de su gestin de su modernizacin integral de la Administracin Publica, con el propsito de que este tenga posibilidades de satisfacer las necesidades y expectativas de la poblacin, a travs de un Gobierno eficiente y eficaz en las reas sustantivas y de atencin directa a la ciudadana. Los principales retos de la modernizacin integral de la Administracin Pblica del Estado de Mxico son implantar un nuevo modelo de gestin pblica, reconocido por su efectividad y su apertura hacia la participacin social; mejorar la calidad de los servicios que se prestan a la poblacin, elevando la eficiencia de los procesos, reduciendo los tiempos de respuesta, eliminando requisitos y acercando las instancias gestoras; y vincular a la sociedad con la administracin pblica estatal de forma ms sencilla, directa y trasparente. Por lo anterior, la Direccin General de Innovacin Estructura y Organizacin elabor el presenta Manual de Procedimientos, como un instrumento administrativo que permita agilizar sus tareas o eficientar sus actividades, delimitar las competencias y responsabilidades, distribuir las cargas de trabajo y definir los procesos administrativos en correspondencia con los programas que se ejecutan. (...)
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3.2 Objetivo general Se deber establecer el propsito que se desea alcanzar y los medios o acciones para lograrlo; es decir, qu se pretende lograr con la integracin y aplicacin del manual de procedimientos. Para la redaccin del objetivo general se recomienda lo siguiente: Iniciar la descripcin del objetivo general con un verbo en infinitivo que implique, inherentemente, alguna medicin, por ejemplo: incrementar, reducir, disminuir, aumentar, mejorar, mantener, ampliar, abatir, etc. Especificar con claridad qu se pretende con la integracin del manual de procedimientos, as como las acciones que se llevarn a cabo para lograr el resultado esperado.
Ejemplo:
OBJETIVO GENERAL
Incrementar la calidad, eficiencia y eficacia de los trmites y servicios que proporcional la Direccin General del Registro Civil mediante la formalizacin y estandarizacin de los mtodos y procedimientos de trabajo.
3.3 Identificacin e interaccin de procesos De conformidad con el principio de que la organizacin tenga un enfoque basado en procesos, en este apartado se representarn de manera grfica y en forma general, los procesos clave identificados que formarn parte del manual, as como las interacciones o relaciones de interdependencia que existen entre cada uno de ellos. Para este propsito se debe precisar qu es un proceso, cmo se identifica y cmo se representan sus interacciones en un mapa de procesos de alto nivel.
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El concepto de proceso: Un proceso es un conjunto de actividades que recibe uno o ms insumos y que crea un bien o servicio de valor para los usuarios; es decir, el proceso implica la utilizacin de recursos para transformar elementos de entrada en resultados de valor o tiles para el usuario interno o externo. El proceso tiene un carcter genrico y de l se derivan tantos procedimientos como sean necesarios. La diferencia entre proceso y procedimiento consiste en que el primero comprende los insumos, el proceso de transformacin y los resultados de valor, mientras que el segundo es un mtodo de trabajo diseado para transformar los insumos en resultados, como se observa en la grfica siguiente:
PROCESO
Insumos
Transformacin
Resultado de Valor
Procedimientos
Identificacin de procesos: Para la identificacin de procesos es necesario determinar la actividad por la que inician, la cual generalmente es una solicitud o demanda (estado inicial del proceso), as como el resultado de valor para el usuario interno o externo, que puede ser un bien, servicio, informacin o documentos (estado final del proceso). Cuando el resultado de valor lo recibe el usuario externo de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, se identifican procesos sustantivos; y cuando
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el resultado de valor lo recibe un usuario interno se hace referencia a procesos adjetivos. Una vez determinados los estados inicial y final del proceso se debe definir el nombre de ste, el cual debe tomar en cuenta el trabajo que se realiza desde el principio hasta el fin Ejemplo: IDENTIFICACIN DE PROCESOS
ESTADO INICIAL DEL PROCESO
ESTADO FINAL DELPROCESO (RESULTADO DE VALOR)
Captacin solicitudes admisin Solicitud de bienes y Suministro de bienes y servicios servicios
USUARIO INTERNO USUARIO EXTERNO de Matriculacin del Inscripcin de alumno alumnos
NOMBRE DEL PROCESO de
Abastecimiento de bienes y servicios
La redaccin de los procesos identificados deber tener la estructura siguiente:

NOMBRE DELPROCESO ESTADO INICIAL ESTADO FINAL
Inscripcin DE alumnos: De la captacin de solicitudes de admisin a la matriculacin del alumno. Abastecimiento de bienes y servicios: De la solicitud al suministro de bienes y servicios. Ejercicio:
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Identificar los procesos clave de la unidad administrativa que corresponda y redactarlas conforme a la estructura indica, mediante el uso del formato siguiente:
ESTADO INICIAL DEL PROCESO
ESTADO FINAL DELPROCESO (RESULTADO DE VALOR) USUARIO INTERNO USUARIO EXTERNO
NOMBRE DEL PROCESO
Redaccin de los procesos:
Mapa de procesos de alto nivel: Una vez identificados los procesos se deber disear un diagrama o mapa de procesos de alto nivel en el que se visualice la interaccin y secuencia que
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existe entre los procesos sustantivos, los procesos adjetivos, los usuarios y el entorno. Ejemplo:
Comunicacin con el usuario
DEMANDA DE SERVICIOS DE EDUCACIN SUPERIOR TECNOLGIC A
Programa De trabajo
Matriculacin Acreditacin (aprobacin d ALUMNO

-Servicio social -Prcticas profesionales - Estadas
-Certificado de estudios - Ttulo profesional
Procesos sustantivo
Acreditacin (aprobacin d
Inscripcin
Enseanza aprendizaje
Vinculacin con el sector d ti
Certificacin
Procesos adjetivos Administracin De personal Abastecimiento de bienes y servicios Presupuestos Equipamiento tecnolgico
En este ejemplo se visualiza un diagrama de los procesos de una institucin que ofrece servicios de educacin superior tecnolgica. Los elementos que integran al diagrama son: Entorno o ambiente: En la parte superior del diagrama se establece que el entorno donde inciden las acciones de la institucin educativa, es en la poblacin que demanda servicios de educacin superior de tipo tecnolgico.
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Usuarios: El recuadro del entorno se subdivide para ubicar a los usuarios principales de los servicios que ofrece la institucin educativa; es decir, los alumnos. Resultados de valor: En el recuadro donde se ubican los alumnos, se grafican los principales resultados de valor que reciben los procesos sustantivos. Canales de comunicacin: En la parte superior del diagrama se ubican los canales de comunicacin que tiene la institucin educativa con el usuario, representando una constante interaccin y realimentacin para la satisfaccin de las necesidades y expectativas de los alumnos. Procesos sustantivos: se grafican los procesos clave que dan resultados de valor para el usuario, ubicados de manera secuencial y relacionados entre s, a travs de flechas. As mismo, se vinculan con el campo reservado a los usuarios. Procesos adjetivos: Se diagraman los procesos adjetivos que coadyuvan al desarrollo de los procesos sustantivos. Ejercicio: Diagramar un mapa de los procesos de alto nivel identificados, en donde se visualicen las relaciones entre los procesos sustantivos, los adjetivos, los usuarios y el entorno. Entorno o ambiente: Usuarios: Resultados de valor: Canales de comunicacin:
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Procesos sustantivos: Procesos adjetivos:
Mapa de procesos de alto nivel
3.4 Relacin de procesos y procedimientos Una vez identificados los procesos se debern precisar los procedimientos que se derivan de cada uno de ellos, los cuales sern documentados en el manual de procedimientos. Para este propsito se deber establecer el flujo del proceso global de principio a fin, estableciendo los procedimientos que conforman al proceso.
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Ejemplo: PROCESO: INTEGRACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

INSUMOS Solicitud de elaboracin o actualizacin de manuales de organizacin TRANSFORMACIN (PROCEDIMIENTOS) Asesora tcnica RESULTADOS
Revisin proyectos
dictaminacin
de
Validacin del manual
Gestin de publicacin Manual de organizacin autorizado, publicado y entregado al usuario
RESULTADO DE VALOR
3.4. Relacin de procesos y procedimientos: Proceso: Integracin de manuales de organizacin: De la solicitud de elaboracin o actualizacin a la entrega del manual de organizacin publicado. Procedimientos: Asesora tcnica para la elaboracin de manuales de organizacin Revisin o dictaminacin de proyectos de manuales Validacin de manuales de organizacin Gestin de publicacin de manuales de organizacin
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Ejercicio:
Relacionar los procesos identificados y los procedimientos que se vinculan con cada uno de ellos, haciendo usos del esquema anterior. PROCESO:
INSUMOS TRANSFORMACIN (PROCEDIMIENTOS) RESULTADOS
RESULTADO DE VALOR
Relacin de procesos y procedimientos: Proceso
Procedimientos
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3.5 Descripcin de los procedimientos Los procedimientos constituyen la parte medular del manual, toda vez que son la razn de dicho documento. La descripcin de los procedimientos deber contener, invariablemente, los aspectos siguientes: Nombre del procedimiento Objetivo Alcance Referencias Responsabilidades Definiciones Insumos Resultados Interaccin con otros procedimientos Polticas Desarrollo Diagramacin Medicin Formatos e instructivos Para mayor comprensin se dar una breve explicacin de cada apartado:
Nombre del procedimiento: La denominacin del procedimiento deber orientarse por el resultado que se pretende obtener, por lo que es recomendable estructurarla de acuerdo a la sintaxis siguiente:
Sustantivo derivado de un verbo que acta + Sobre un sujeto u objeto
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Ejemplo:
Asesora tcnica Expedicin Emisin Autorizacin pasajeros + + + + para la elaboracin de manuales de procedimientos de certificados y ttulos profesionales de la licencia de chofer para conducir vehculos automotores de concesiones para el servicio pblico de transporte de
Ejercicio: Nombrar, usando la sintaxis sugerida, tres procedimientos de la unidad administrativa sujeta a integracin del manual de procedimientos.
Sustantivo derivado de un verbo que acta + Sobre un sujeto u objeto
Objetivo Se deber describir, de manera clara y precisa, el resultado que se desea alcanzar con cada procedimiento. La redaccin del objetivo debe considerar las mismas condiciones que se especificaron para el objetivo general del manual. Iniciar la descripcin del objetivo con un verbo en infinitivo que implique, inherentemente, alguna medicin, por ejemplo: incrementar, reducir, disminuir, aumentar, mejorar, mantener, ampliar, etc.
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Especificar con claridad qu se pretende con la ejecucin del procedimiento, as como las acciones que se llevarn a cabo para lograr el resultado esperado. Ejemplo:
Verbo en infinitivo que implique medicin Incrementar
Qu resultado se pretende
Mediante qu acciones se lograr el resultado
Las habilidades de los Mediante asesora tcnica en servidores pblicos de las sus modalidades de cursos taller dependencias, organismos y asistencias personalizadas. auxiliares y fideicomisos para la elaboracin o actualizacin de manuales de procedimientos,
PROCEDIMIENTON: ASESORIA TCNICA MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PARA
LA
ELABORACIN
DE
OBJETIVO
Incrementar LAS habilidades de los servidores pblicos de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos para la elaboracin o actualizacin de manuales de procedimientos mediante asesora tcnica en sus modalidades de cursos taller y asistencias personalizadas..
Ejercicio Describir el objetivo de uno de los procedimientos definidos en la prctica anterior. Nombre del procedimiento:
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Objetivo: Verbo en infinitivo que implique medicin Qu resultado se pretende Mediante qu acciones se lograr el resultado
Alcance El alcance permite definir y describir las fronteras lgicas internas y externas del procedimiento, por lo que indica qu actividades, personas y reas afecta. En caso de haber exclusiones, debern sealarse. Ejemplo: Procedimiento: Asesora tcnica para la elaboracin de manuales de procedimientos. Personas que afecta: Servidores Pblicos Areas que afecta: dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos del poder ejecutivo estatal. Actividades que procedimientos. afecta: Elaboracin o actualizacin de manuales de
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Exclusin: Servidores pblicos de los Poderes Legislativo y Judicial, as como de los ayuntamientos.
PROCEDIMIENTON: ASESORIA TCNICA MANUALES DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIN DE
ALCANCE
Aplica a todos los servidores pblicos de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos del Poder Ejecutivo del Estado de Mxico que tengan a su cargo la elaboracin o actualizacin de manuales de procedimientos. Se excluye de la asesora tcnica a los servidores pblicos de los Poderes Legislativo y Judicial, as como de los ayuntamientos de la entidad.
Ejercicio: Sealar el alcance del procedimiento al que se defini su objetivo.
Procedimiento:
Personas que afecta:
Areas que afecta:
Actividades que afecta:
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Exclusin: Redaccin del Alcance:
Referencias En este apartado se deber incluir una relacin de los documentos jurdicos y administrativos que soportan el procedimiento, como son: normas, cdigos, manuales, instructivos, otros procedimientos, etc. En el sistema de gestin de calidad se colocan referencias obligadas de los captulos del manual de calidad y los apartados de las normas que corresponden con el contenido del procedimiento en cuestin. Cabe resaltar que no se trata de transcribir ntegramente los documentos normativos del procedimiento, sino tan slo de indicar el nombre y los apartados que rigen las acciones del procedimiento. Ejemplo:
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PARA
LA
ELABORACIN
DE
REFERENCIAS
Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Mxico (Captulo tercer, artculo 24, fraccin XLVIII) Ley para la Coordinacin y Control de Organismos Auxiliares y Fideicomisos del Estado de Mxico (captulo III, artculo 15, fraccin III) Reglamento de la Ley para la Coordinacin y Control de Organismos Auxiliares y Fideicomisos del Estado de Mxico (ttulo segundo, captulo segundo artculo 8 fraccin III) Acuerdo por el que se establecen las normas administrativas para la asignacin y uso de bienes y servicios de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos pblicos del poder ejecutivo estatal (Norma OD-019) Manual de Calidad de la Direccin General de Innovacin, Estructura y Organizacin, 5.4.2 Planificacin del Sistema de Gestin de Calidad; 7.1, Planificacin de la realizacin del producto; anexo II, plan de calidad.
Ejercicio: Establecer algunas referencias normativas del procedimiento que se ha descrito en los ejercicios anteriores. Referencias:
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Responsabilidades En esta seccin se describirn los deberes u obligaciones de la Unidad Administrativa ejecutiva del procedimiento, as como los puestos que intervienen, parcial o totalmente en el desarrollo de las actividades de ste. Cuando se trate de rganos colegiados (comits, consejos, comisiones, etc.) se deber establecer las responsabilidades del rgano en su conjunto, as como acotar aquellas que corresponden a cada uno de los siguientes: Ejemplo:
PARA
LA
ELABORACIN
DE
RESPONSABILIDADES
Las Subdirecciones de Desarrollo Institucional A y B son las responsables de preparar y proporcionar la asesora tcnica para la elaboracin o actualizacin de manuales de procedimientos que soliciten las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos del Poder Ejecutivo Estatal. El Director General deber: Canalizar e instruir a la unidad administrativa correspondiente, las solicitudes de asesora tcnica para la elaboracin de manuales de procedimientos, a travs del formato Control de envo de documentos, el cual rubricar. Las Subdirecciones de Desarrollo Institucional A y B debern: Acordar y programar con el representante designado por la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso el lugar, fecha hora y nmero de participantes que recibirn la asesora tcnica solicitada. Designar al lder de proyecto que proporcionar la asesora tcnica. Firma de visto bueno y archivar el formato FO-DO y VC-01 Asesora Tcnica. Dar respuesta al formato, Control de envo de documentos. El lder de proyecto deber: Preparar y proporcionar la asesora tcnica y el material didctico necesario. Requisitar y firmar el formato FO-DO y VC-01 Asesora Tcnica.
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Ejercicio: Sealar las responsabilidades de la unidad administrativa ejecutora del procedimiento que se ha venido trabajando, as como de los puestos que intervienen. Responsabilidad: Unidad administrativa:
Puestos:
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Definiciones Con el propsito de facilitar la comprensin de los trminos empleados en el procedimiento, se deber establecer un apartado en el que se describa el significado de los conceptos. Ejemplo:
PARA
LA
ELABORACIN
DE
DEFINICIONES Procedimiento: Es una sucesin cronolgica de operaciones concatenadas entre s, que tienen por objeto la realizacin de una actividad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de aplicacin. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinacin de tiempos de realizacin, el uso de materiales y tecnologas, y la aplicacin de mtodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Diagramas: Son modelos grficos que representan en forma esquemtica y simplificada el procedimiento, mediante el uso de smbolos ANSI (American National Standard Institute) o dibujos y recuadros con texto (BLOQUE). Es un conjunto ordenado de etapas o fases de un evento en evolucin, con caractersticas de accin concatenada, dinmica y progresiva, que concluye con la obtencin de un resultado. El proceso implica la utilizacin de recursos para transformar elementos de entradas en resultados de valor o tiles para el usuario interno o externo. Es un documento de comunicacin administrativa formal, impreso generalmente en papel mediante alguno de los medios de reproduccin grfica. En algunos casos contiene, adems de informacin, instrucciones para llenarse o utilizarse.
Proceso:
Formato:
Ejercicio: Definir algunos conceptos que son empleados en el procedimiento que se viene describiendo:
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Insumos Sealar con precisin los requisitos documentales, materiales o de informacin que la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso solicite para dar inicio al desarrollo del procedimiento. Ejemplo:
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PARA
LA
ELABORACIN
DE
INSUMOS
Para Cursos taller: Oficio de solicitud dirigido al Secretario de Finanzas, Planeacin y Administracin, al Subsecretario de Administracin o al Director General de Innovacin, Estructura y Organizacin. Especificar el servidor pblico que ser el enlace entre el rea solicitante y la Direccin General de Innovacin, Estructura y Organizacin, as como el nmero de participantes. Para asistencia personalizada: El interesado deber acudir a las oficinas de la Direccin General de Innovacin, Estructura y Organizacin, para resolver las dudas sobre la integracin de manuales de procedimientos o bien para presentar avances del proyecto de manual para su revisin.
Ejercicio: Describir los requisitos que se necesitan para iniciar con el procedimiento que se est trabajando:
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Resultados Especifica el producto o servicio que se obtiene despus de llevar a cabo el desarrollo del procedimiento, el cual tiene valor para el usuario o solicitante. Ejemplo:
PARA
LA
ELABORACIN
DE
RESULTADO
Servidores pblicos capacitados en la elaboracin de manuales de procedimientos. Proyectos de manuales de procedimientos.
Ejercicio: Sealar los resultados (productos, servicios, informacin o documentos) que se obtienen al concluir el desarrollo del procedimiento que se ha venido describiendo en los ejercicios.
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Interaccin con otros procedimientos Indicar el nombre de los procedimientos con los cuales se relaciona el procedimiento en cuestin. Ejemplo:
PARA
LA
ELABORACIN
DE
INTEREACCION CON OTROS PROCEDIMIENTOS

Revisin y dictaminacin de proyectos de manuales de procedimientos. Validacin de manuales de procedimientos. Gestin para la publicacin de manuales de procedimientos.
Ejercicio: Tomando como referencia el procedimiento que se viene describiendo, sealar con qu otros procedimientos se relaciona.
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Polticas En este apartado se anotarn las normas o disposiciones que regulan las actividades de los procedimientos. Las polticas emanan de disposiciones jurdico-administrativas como leyes, reglamentos, acuerdos, convenios, circulares, etc. Las polticas son directrices o lineamientos que deben cumplirse antes, durante o despus del desarrollo del procedimiento, por tanto su redaccin tiene un carcter imperativo. A travs de las polticas se pueden regular los casos o situaciones que por excepcin se pueden presentar en las actividades rutinarias del proceso. Ejemplo:
PROCEDIMIENTON: ASESORIA TCNICA MANUALES DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIN DE
POLITICAS
La asesora tcnica para la elaboracin de manuales de procedimientos, a travs de cursos taller, se proporcionar a grupos integrados por un mnimo de 5 y un mximo de 20 personas. Cuando excedan de este parmetro se acordar con el enlace de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso la conformacin de los grupos que sean necesarios. Si el da en que se imparte el curso taller asistieren un nmero superior de personas al acordado, stas podrn permanecer en el curso y debern registrarse en el formato FO-DOyVC-01 Asesora Tcnica; sin embargo, no se les proporcionar el material de apoyo correspondiente. Una vez proporcionada la asesora tcnica se establecer, conjuntamente con el coordinador o enlace de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, una fecha compromiso para entregar a la Direccin General de Innovacin, Estructura y Organizacin el proyecto de manual de procedimientos. Para generar evidencia de la asesora tcnica proporcionada, los asistentes al curso taller debern registrar su participacin en el formato FO-DOyVC-01 Asesora Tcnica
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Ejercicio: Describir algunas polticas que regularn las operaciones que se desarrollan antes, durante y despus de la ejecucin del procedimiento que se ha descrito en los ejercicios anteriores.
Desarrollo En este apartado se debern describir las actividades u operaciones que se ejecutan en el procedimiento, as como las unidades administrativas o puestos que intervienen en su realizacin, La descripcin permite conocer con precisin Las acciones, documentos y flujos de informacin que los servidores pblicos llevan acabo para la generacin de un bien o servicio. El desarrollo del procedimiento deber responder a los cuestionamientos siguientes: Qu hacer? Cmo se hace?
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Qu instrumentos o equipos de oficina se utilizan? Dnde se hace? Cundo se hace? Quin lo hace? Cules decisiones se toman? Qu documentos se generan? Cules el destino de los documentos o de informacin que se genera?
Cabe resaltar que la frecuencia del procedimiento deber desarrollarse mediante el uso de los anteriores cuestionamientos hasta finalizar con la obtencin del resultado esperado. Si el resultado del procedimiento sirve de insumo para otro procedimiento deber sealarse su conexin. Los linimientos para la redaccin del procedimiento son los siguientes: 1.- Objetividad.-En la redaccin debe utilizarse un lenguaje que relate hechos, situaciones y circunstancias, lo mas fielmente posible, por lo que es preciso evitar reflejarlos sentimientos, emociones o puntos de vista de las personas que redactan el procedimiento a terceros. 2.-Evitar las obviedades.- Es necesario que en la redaccin se consideren todos los aspectos del procedimiento sin dejar cabida a obviedades toda vez que la descripcin del procedimiento debe reflejar un lenguaje de hechos que se puedan probar o auditar. 3.-Precisin.-Se debe omitir trminos vagos o imprecisos que generen ambigedad en su comprensin, por lo que es recomendable precisar y especificar al mximo los aspectos cuantitativos, medibles o catalogables del proceso. 4.- Sencillez.- para su cabal comprensin, la redaccin del procedimiento debe eliminar redundancias, as como objetivos calificativos, empleando un lenguaje sobrio, accesible e incluso llano. 42
Ejemplo:
No. 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO Dependencia, Coordinacin General u Organismo Auxiliar
ACTIVIDAD Elabora, en original y copia, oficio de solicitud de asesora tcnica para formular o actualizar su manual de procedimientos dirigido al Director General de Innovacin, Estructura y Organizacin, entrega original, obtiene acuse de recibo en la copia, y archiva. Recibe oficio de solicitud, lo registra en el sistema documental, imprime Control de Envo de Documentos en original, anexa el oficio de solicitud y los entrega al Director General de Innovacin, Estructura y Organizacin. Recibe documentos, obtiene dos fotocopias del oficio de solicitud y del formato Control de Envo de Documentos a los responsables de conocer y atender el asunto y devuelve la documentacin a la Secretara. Recibe documentos, obtiene dos fotocopias del oficio de solicitud y del formato Control de Envo de Documentos y distribuye: Original del formato Control de Envo de Documentos y copia del oficio de solicitud al Subdirector de Desarrollo Institucional A o B, segn corresponda. Segunda copia del oficio de solicitud y del Control de Envo de Documentos al Director de Organizacin y Vinculacin Ciudadana para su conocimiento. Original del oficio de solicitud y segunda copia del formato Control de Envo de Documentos los archiva temporalmente para su control.
Secretario del Director General de Innovacin, Estructura y Organizacin
Secretario del Director General de Innovacin, Estructura y Organizacin Secretara del Director General de Innovacin, Estructura y Organizacin
Subdirector de Desarrollo Institucional A oB
Obtiene documentos, se entera e informa al Jefe del Departamento de Mejoramiento Administrativo I o II, segn corresponda, la fecha, hora y lugar en la cual se proporcionara la asesora tcnica para elaborar o actualizar el manual de procedimientos. Archiva temporalmente el formato original Control de Envo de Documentos, as como la copia del oficio de solicitud. Recibe indicaciones e instruye al lder de proyectos para que proporcione la asesora solicitada, indicndole, lugar, fecha y hora.
Jefe del Departamento de Mejoramiento Administrativo I o II
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No. 9
UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO Lder de proyectos
ACTIVIDAD Obtiene formato y, en coordinacin con el representante de la unidad administrativa de la Dependencia, Coordinacin General u Organismo Auxiliar, establece la fecha en la que se deber remitir a la Direccin General Innovacin, Estructura y Organizacin su proyecto de manual de procedimientos, mediante oficio, impreso y en medio magntico para su revisin y dictaminacin, registra en dicho formato la fecha compromiso, asienta su firma como responsable de impartir la asesora y lo turna a su jefe inmediato. Recibe formato Asesora Tcnica FO-DOyVC-01, lo firma y turna al Subdirector de Desarrollo Institucional A o B segn corresponda. Recibe formato Asesora Tcnica FO-DOyVC-01, extrae de archivo el formato Control de Envo de Documentos, registra en el apartado correspondiente el curso que se dio, obtiene copia fotosttica de este, entrega original a la Secretara del Director General, obtiene acuse de recibo en la copia y la archiva anexo a la copia del oficio de solicitud.
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Jefe del Departamento de Mejoramiento Administrativo I o II Subdirector de Desarrollo Institucional A oB
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Ejercicio: En hojas a parte, describir el desarrollo del procedimiento que se ha venido trabajando, mediante el uso del formato que se presenta en el ejemplo y apoyndose en las preguntas siguientes: Qu se hace? Cmo se hace? Qu instrumentos o equipo de oficina utiliza? Dnde se hace? Cundo se hace? Quin lo hace? Cules decisiones se toman? Qu documentos se generan? Cul es el destino de los documentos o informacin que se genera?
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Diagramacin Una vez descrito el procedimiento se contina con su representacin grfica; para ello, se elaborar un diagrama que simbolice el flujo de la informacin, los documentos o materiales que se utilizan y las interacciones entre las unidades administrativas y puestos que intervienen en el procedimiento. Un diagrama es una representacin esquemtica y simplificada de la actividad administrativa, muestra la relacin de las operaciones entre s, as como las fases en que se divide el procedimiento. La diagramacin se efecta mediante el uso de smbolos ANSI (American National Standard Institute), los cuales tienen la representacin siguiente:
Smbolo Representa Inicio final del procedimiento. Seala el principio o terminacin de un procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio del procedimiento se anotar la palabra INICIO y cuando se termine se escribir la palabra FIN. Actividad combinada. Se utiliza en los casos en que un mismo paso se realiza una operacin y una verificacin. Anexo de documentos. Indica que dos o ms documentos se anexan para concentrarse en un solo paquete, el cual permite identificar las copias o juegos de los documentos existentes e involucrados en el procedimiento. Archivo definitivo. Marca el fin de la participacin de un documento o material en un procedimiento, por lo que se procede a archivar de manera definitiva, a excepcin de que se emplee en otros procedimientos.
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Smbolo
Representa Archivo temporal. Se utiliza cuando un documento o material por algn motivo debe guardarse durante un periodo de tiempo indefinido, para despus utilizarlo en otra actividad; significa espera y se aplica cuando el uso del documento o material se conecta con otra operacin. Conector de hoja en un mismo procedimiento. Este smbolo se utiliza con la finalidad de evitar las hojas de gran tamao, el cual muestra al finalizar la hoja, hacia donde va y al principio de la siguiente hoja de donde viene; dentro del smbolo se anotar la letra A para el primer conector y se continuar con la secuencia de las letras del alfabeto. Conector de procedimientos. Es utilizado para sealar que un procedimiento proviene o es la continuacin de otros. Es importante anotar, dentro del smbolo, el nombre del proceso del cual se deriva o hacia donde va. Decisin. Se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si algo procede o no, identificando dos o ms alternativas de solucin. Para fines de mayor claridad y entendimiento, se describir brevemente en el centro del smbolo lo que va a suceder, cerrndose la descripcin con el signo de interrogacin. Destruccin de documentos. Representa la eliminacin de un documento cuando por diversas causas ya no es necesaria su participacin en el procedimiento. Formato impreso. Representa formas impresas, documentos, reportes, listados, etc., y se anota despus de cada operacin, indicando dentro del smbolo el nombre del formato; cuando se requiera indicar el nmero de copias de formatos utilizados o que existen en una operacin, se escribir la cantidad en la esquina inferior izquierda; en el caso de graficarse un original se utilizar la letra O. Cuando el nmero de copias es elevado, se interrumpe la secuencia, despus de la primera se deja una sin numerar y la ltima contiene el nmero final de copias; ahora bien, si se desconoce el nmero de copias en el primer smbolo se anotar una X y en el ltimo una N. Finalmente para indicar que el formato se elabora en ese momento, se marcar en el ngulo inferior derecho un tringulo negro.
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Smbolo
Representa Formato no impreso. Indica que el formato usado en el procedimiento es un modelo que no est impreso; se distingue del anterior nicamente en la forma, las dems especificaciones para su uso son iguales.
Fuera de flujo. Cuando por necesidades del procedimiento, una determinada actividad o participacin ya no es requerida dentro del mismo, se utiliza el signo de fuera de flujo para finalizar su intervencin en el procedimiento. Inspeccin. El cuadro es utilizado como smbolo de inspeccin, verificacin, revisin o bien, cuando se examine una accin, un formato o una actividad, as como para consultar o cotejar sin modificar las caractersticas de la accin o actividad. Interrupcin del procedimiento. En ocasiones el procedimiento requiere de una interrupcin para ejecutar alguna actividad o bien, para dar tiempo al usuario de realizar una accin o reunir determinada documentacin.
Lnea continua. Marca el flujo de la informacin y los documentos o materiales que se estn realizando en el rea. Su direccin se maneja a travs de terminar la lnea con una pequea lnea vertical y puede ser utilizada en la direccin que se requiera y para unir cualquier actividad. Lnea de guiones. Es empleada para identificar una consulta, cotejar o conciliar la informacin; invariablemente, deber salir de una inspeccin o actividad combinada; debe dirigirse a uno o varios formatos especficos y puede trazarse en el sentido que se necesite, al igual que la lnea continua se termina con una pequea lnea vertical. Lnea de comunicacin. Indica que existe flujo de informacin, la cual se realiza a travs de telfono, telex, fax, modem, etc. La direccin del flujo se indica como en los casos de las lneas de guiones y continua.
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Smbolo
Representa Paquete de materiales. Se emplea para representar un conjunto de materiales, dinero o todo aquello que sea en especie.
Operacin. Muestra las principales fases del procedimiento y se emplea cuando la accin cambia. Asimismo, se anotar dentro del smbolo un nmero en secuencia y se escribir una breve descripcin de lo que sucede en este paso al margen del mismo. Registro y/o controles. Se usar cuando se trate de registrar o efectuar alguna anotacin en formatos especficos o libretas de control. Aparecer cuando exista la necesidad de consultar un documento o simplemente cotejar informacin. S deber anotar al margen del smbolo el nombre con el cual se puede identificar el registro o control. Cuando se registra informacin, llegar al smbolo una lnea continua; cuando se hable de consultar o cotejar, la lnea debe ser punteada terminando de igual manera en el smbolo.
La diagramacin tiene como objetivos visualizar de manera integral las interrelaciones del procedimiento, indicar la secuencia de las operaciones y los elementos que intervienen en su ejecucin e identificar el origen y destino de los documentos.
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Ejemplo: Diagrama de flujo
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Ejercicio: Una vez concluida la descripcin del procedimiento, en hojas anexas representar su diagrama de flujo. Medicin En este apartado se debern especificar los medios para recabar informacin que permita medir la satisfaccin de los usuarios del procedimiento, a fin de emprender acciones que contribuyan a la mejora continua. La medicin permite a la organizacin evaluar la capacidad del procedimiento para alcanzar los resultados planificados. En este sentido, es necesario establecer en el procedimiento indicadores que, entre otros aspectos, permitan medir el tiempo de respuesta, el tiempo de reaccin ante cambios inesperados, la eficiencia y eficacia del personal, la asignacin y reduccin de costos, la productividad y la satisfaccin del usuario. As mismo, es necesario establecer tcnicas estadsticas y registros que proporcionen evidencias del cumplimiento de las acciones de medicin. Ejemplo:
PARA
LA
ELABORACIN
DE
MEDICION
Indicador para medir capacidad de respuesta: Nmero mensual de asesoras proporcionadas Nmero mensual de solicitudes de asesoras Registros de evidencias: Las asesoras proporcionadas quedan registradas en el formato FO-DOyVC-01 Asesora Tcnica. Las solicitudes de asesora tcnica quedan registradas en el formato de Control de envo de documentos. = Porcentaje de solicitudes atendidas
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MEDICION
Indicador para medir capacidad de respuesta: Nmero de servidores pblicos que se declaran Satisfechos con la asesora Nmero de servidores pblicos que recibieron Asesora Registros de evidencias: Los servidores pblicos declaran su nivel de satisfaccin de la asesora en el formato FO-DGOyD-09 Satisfaccin del Usuario. Los servidores pblicos que recibieron asesora quedan registrados en el formato FO-DOyVC-01 Asesora Tcnica. Porcentaje de solicitudes pblicos satisfechos
Ejercicio: Formular indicadores que midan los principales aspectos del procedimiento descrito, as como establecer los registros de evidencias del cumplimiento de los indicadores. Indicador para medir:
Registro de Evidencias:
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Formatos e instructivos En este apartado se debern incluir los formatos utilizados en el procedimiento, as como su instructivo de llenado, en el cual se explicar el objetivo del formato, las copias requeridas, destinatarios y la informacin variable que deber obtenerse. Los formatos debern contener la imagen institucional del Gobierno del Estado de Mxico, as como una denominacin y clave de identificacin. Ejemplo:
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INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: AVISO DE PERMISO (20901/NP-03/04) Objetivo: Dar aviso a la Direccin General de Administracin de Personal sobre los permisos otorgados a los servidores pblicos para ausentarse de su lugar de trabajo. Distribucin y Destinatario: El formato se genera en original y dos copias. El original se turna a la Direccin General de Administracin de Personal y la copia se archiva en la Delegacin Administrativa. No. CONCEPTO DESCRIPCIN
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. FECHA POR ESTE... DESDE LAS NOMBRE DEL SERVIDOR PBLICO CLAVE DEL SERVIDOR PBLICO FIRMA DEL SERVIDOR PBLICO Vo. Bo. Vo. Bo. Vo. Bo. FECHA ANOTAR EL DA, MES Y AO EN QUE SE ELABORA EL FORMATO. MARCAR CON UNA X LA AUTORIZACIN QUE CORRESPONDA, EN EL CASO DE MARCAR EN EL RUBRO DE OTROS ESPECIFICAR QU TIPO DE PERMISO ESPECIFICAR LAS HORAS, DA O DAS DE PERMISO QUE GOZAR EL SERVIDOR PBLICO ESCRIBIR EL NOMBRE Y APELLIDOS PATERNO Y MATERNO DEL SERVIDOR PBLICO INDICAR LA CLAVE DEL SERVIDOR PBLICO ASENTAR LA FIRMA DEL SERVIDOR PBLICO ESPACIO PAR AEL NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA EN DONDE SE ENCUENTRA ADSCRITO EL SERVIDOR PBLICO ESPACIO PARA EL NOMBRE Y FIRMA DEL DELEGADO ADMINISTRATIVO DONDE LABORA EL SERVIDOR PBLICO ESPACIO PARA NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DE LA DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL REGISTRAR EL DA, MES Y AO DE AUTORIZACIN
Ejercicio: Identificar los formatos que se emplean en el procedimiento que se ha venido trabajando, verificar que cumpla con los requisitos tcnicos y proponer un instructivo de llenado. 3.6 Simbologa En este apartado del manual se debern incluir nicamente los smbolos ANSI y significados que fueron usados en los diagramas de flujo. Ver apartado de diagramacin de esta gua. 3.7 Registro de ediciones Con el propsito de controlar las ediciones del manual de procedimientos, es necesario registrar el nmero de modificaciones, las fechas, los apartados y las hojas modificadas.
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Ejemplo:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN GENERAL DE INNOVACIN, ESTRUCTURA Y ORGANIZACIN. REGISTRO DE EDICIONES Primera edicin (26 de septiembre de 2002): elaboracin del manual. Segunda edicin (7 de octubre de 2004): se modifican los apartados de responsabilidades, interaccin con otros procedimientos, polticas, desarrollo y diagramacin del procedimiento Asesora Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos.
3.8 Distribucin En este apartado se debern enlistar las unidades administrativas o puestos autorizados para contar con el manual, as como el nmero de copias controladas y distribuidas. Es recomendable que el servidor pblico que coordina los trabajos de integracin del manual, sea el poseedor del documento original en sus diversas presentaciones (medio magntico e impresin) y que el nmero de copias controladas y unidades administrativas destinatarias sean definidas atendiendo a su participacin en los procedimientos documentados. Esta accin permite evitar que el manual de procedimientos sea alterado o modificado por alguna instancia no autorizada para tal efecto o bien que circulen diversas versiones del manual que provoquen confusin. Ejemplo:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN GENERAL DE INNOVACIN, ESTRUCTURA Y ORGANIZACIN. DISTRIBUCIN El original. Del manual de procedimientos se encuentra en poder del representante de la Direccin del Sistema de Gestin de Calidad. 1.2.3.4.Direccin de Organizacin y Vinculacin Ciudadana. Unidad de Normatividad y Legislacin Administrativa. Subdireccin de Desarrollo Institucional A. Subdireccin de Desarrollo Institucional B.
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3.9 Validacin Este apartado contendr el nombre, puesto y firma de las autoridades de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso pblico que corresponda, por medio del cual se aprueba el contenido del manual de procedimientos. Cabe sealar que los manuales de procedimientos de las dependencias debern ser validados por los titulares de las unidades administrativas ejecutoras de los procedimientos y por los jefes inmediatos superiores hasta el nivel de Secretario. Si se trata de un manual especfico o de un organismo auxiliar la validacin del documento ser hasta el titular. Tambin, los manuales debern ser rubricados por el titular de la Direccin General de Innovacin, Estructura y Organizacin, a fin de comprobar que cumplen con los lineamientos tcnicos establecidos. Ejemplo:
VALIDACIN Ing. Agustn Gasca Pliego Secretario de Educacin, Cultura y Bienestar Social
Lic. Rogelio Tinoco Garca Subsecretario de Planeacin y Administracin
Mtro. Franco Ulises Flores Galvn Director General de Innovacin, Estructura y Organizacin
Lic. Ramn Lpez Flores Director General de Administracin y Finanzas
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VALIDACIN Mtro. Franco Ulises Flores Galvn Director General de Innovacin, Estructura y Organizacin Arq. Miguel Angel Garca Beltrn Gonzlez Director General del Comit de Instalaciones Educativas del Estado de Mxico
Arq. Jos Zuppa Nez Director de Programacin y Proyectos
C.P. Manuel Ornelas Macas Jefe del Departamento de Programacin de Obras
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IV. ELEMENTOS PROCEDIMIENTOS 4.1 Cubierta o portada
COMPLEMENTARIOS
DEL
MANUAL
DE
En esta parte se debern incluir los siguientes datos: Imagen institucional de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso pblico del que se trate Logotipo Ttulo del manual de procedimientos Fecha de elaboracin 4.2 Portada interior o portadilla Contendr los mismos elementos que la cubierta o portada y en su caso, contendr al reverso los datos siguientes: El copyright o los derechos de copia, con el nombre y domicilio del editor y el ao en que se registraron los derechos de autor o del editor. El nmero de la edicin o de la reimpresin de que se trate, as como el tiraje y el ao de la misma. Advertencia.
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Ejemplo:
Derechos reservados Primera edicin 2004 Gobierno del Estado de Mxico Secretara de Finanzas, Planeacin y Administracin Direccin General de Innovacin, Estructura y Organizacin Lerdo Pte. Esquina Riva Palacio 1er. Piso Edificio Plaza Toluca, Impreso y hecho en Toluca, Mx. Printed and made in Toluca, Mex. La reproduccin total o parcial de este documento Podr efectuarse mediante la autorizacin exprofeso De la fuente y dndole el crdito correspondiente.
4.3 Formato de hoja Con el propsito de homogeneizar la presentacin de los manuales de procedimientos, se recomienda utilizar letra arial de 12 puntos, resaltando en bold los ttulos de los apartados y justificando la alineacin de la informacin, con un margen de 0.5 a la izquierda y 0.3 a la derecha, al interior del margen del formato. As mismo, se propone usar el formato de pgina que se presenta en la siguiente hoja:
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59
4.4 Indice En esta parte se sealarn los captulos o apartados que constituyen la estructura del documento; as mismo, se debern agrupar los procedimientos atendiendo a la unidad administrativa que los ejecuta. La paginacin del documento en sus apartados de presentacin, objetivo general, identificacin e interaccin de procesos, relacin de procesos y procedimientos, simbologa, registro de ediciones, distribucin y validacin ser con nmeros romanos. Para el apartado de descripcin de los procedimientos deber paginarse atendiendo al cdigo del procedimiento y al nmero arbigo de la pgina que le corresponda. Esta medida permitir agilizar la actualizacin del documento, en razn de que al modificarse algn procedimiento, nicamente se sustituira o adicionara la pgina correspondiente. Ejemplo en la siguiente hoja:
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INDICE Pg. Presentacin Objetivo General Mapa de procesos Relacin de procesos y procedimientos Descripcin de procedimientos Direccin de Organizacin y Vinculacin Ciudadana 1. Asesora tcnica para la elaboracin de manuales de organizacin 2. Revisin y dictaminacin de proyectos de manuales de organizacin 3. Validacin de manuales de organizacin 4. Gestin para la publicacin de manuales de organizacin 5. Asesora tcnica para la elaboracin de manuales de procedimientos 6. Revisin y dictaminacin de proyectos de manuales de procedimientos 7. Validacin de manuales de procedimientos 8. Gestin para la publicacin de manuales de procedimientos Unidad de Normatividad y Legislacin Administrativa 1. Asesora tcnica para la elaboracin de reglamentos interiores 2. Revisin tcnica de reglamentos interiores del sector central 3. Revisin y gestin para publicacin de reglamentos interiores del sector central Registro de ediciones Distribucin Simbologa Validacin 2034511/01-01 2034511/02-01 2034511/03-01 VIII IX X XI 203451/01-01 203451/02-01 203451/03-01 203451/04-01 203451/05-01 203451/06-01 203451/07-01 203451/08-01 III IV V VI vii
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BIBLIOGRAFA
Crosby, Philip B., Calidad sin Lgrimas, El Arte de Administrar sin Problemas, Ed. CECSA, 1991. Crosby, Philip B., Hablemos de Calidad, Ed. Mac. Graw Hill, 1990. Crosby, Philip B., La Calidad no Cuesta, El Arte de Cerciorarse de la Calidad Deming W. Edwards, Calidad, Productividad y Competitividad. La salida de la Crisis, Madrid, Ed. Daz de Santos, S.A., 1986. Direccin General de Estudios Administrativos, El Reglamento Interior y El Manual de Organizacin, Mxico, Secretara de la Presidencia, 1977. Direccin General de Estudios Administrativos, Manuales Administrativos, Gua para su Elaboracin, Mxico, Secretara de la Presidencia, 1974. Duhalt Krauss, Miguel, Los Manuales de Procedimientos en las Oficinas Pblicas, Mxico, UNAM, 1987. Giltow, Howards S. Y Giltow, Shelly J., Cmo Mejorar la Calidad y productividad con el Mtodo Deming. Una Gua Prctica para Mejorar su Posicin Competitiva. Ed. Norma, 1990. Gobierno del Estado de Mxico, Plan de Desarrollo del Estado de Mxico 1999-2005, Toluca, Mxico, Gaceta del Gobierno, 14 de marzo de 2000, seccin tercera. Gmez Ceja Guillermo, Planeacin y Organizacin de una Empresa, Gua Tcnica para Planear y Estructurar un Negocio, Mxico, EDICOL, 1984. Harrington, H. James, Cmo Incrementar la Calidad, Productividad en su Empresa, Ed. Mac. Graw Hill, 1988. Hammer, Michael y Champy, James. Reingeniera, Colombia, Norma, 1994, 225 pp. Instituto Mexicano de Normalizacin y Certificacin, A.C. Sistemas de Gestin de Calidad: Requisitos, 36 pp. Instituto Mexicano de Normalizacin y Certificacin, A.C. Sistemas de Gestin de Calidad: Fundamentos y Vocabulario, 42 pp.
62
Kramis Joublanc, Jos Luis, Sistemas y Procedimientos Administrativos, 1985. Lzaro, Vctor, Sistemas y Procedimientos. Un Manual para los Negocios y la Industria, Mxico, Ed. Diana S.A., Primera Edicin, 1990. Quiroga Leos, Gustavo, Organizacin y Mtodos en la Administracin Pblica, Mxico, Ed. Trillas, S.A.. Segunda Edicin, 1994. Rodrguez Valencia, Joaqun, Cmo elaborar y Usar los Manuales Administrativos, Mxico, ECASA, Primera Edicin, 1989. Rodrguez Valencia, Joaqun, Estudios de Sistemas y Procedimientos Administrativos, Mxico, ECASA, Primera Edicin, 1990.
63

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III. COMPONENTES PRINCIPALES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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ESTADO INICIAL DEL PROCESO

ESTADO FINAL DELPROCESO (RESULTADO DE VALOR)

Captacin solicitudes admisin Solicitud de bienes y Suministro de bienes y servicios servicios

USUARIO INTERNO USUARIO EXTERNO de Matriculacin del Inscripcin de alumno alumnos

NOMBRE DEL PROCESO de

Abastecimiento de bienes y servicios

La redaccin de los procesos identificados deber tener la estructura siguiente:

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ESTADO INICIAL DEL PROCESO

ESTADO FINAL DELPROCESO (RESULTADO DE VALOR) USUARIO INTERNO USUARIO EXTERNO

NOMBRE DEL PROCESO

Redaccin de los procesos:

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DEMANDA DE SERVICIOS DE EDUCACIN SUPERIOR TECNOLGIC A

Matriculacin Acreditacin (aprobacin d ALUMNO

-Certificado de estudios - Ttulo profesional

Vinculacin con el sector d ti

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Procesos sustantivos: Procesos adjetivos:

Mapa de procesos de alto nivel

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Ejemplo: PROCESO: INTEGRACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

Validacin del manual

Gestin de publicacin Manual de organizacin autorizado, publicado y entregado al usuario

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Relacin de procesos y procedimientos: Proceso

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Mediante qu acciones se lograr el resultado

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Ejercicio: Sealar el alcance del procedimiento al que se defini su objetivo.

Personas que afecta:

Areas que afecta:

Actividades que afecta:

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Exclusin: Redaccin del Alcance:

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