P. 1
lucrare 1

lucrare 1

|Views: 6|Likes:
Published by anastasiacarlescu

More info:

Published by: anastasiacarlescu on Sep 05, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

08/06/2014

pdf

text

original

Paper Information

Owner: SafeAssign FEAA Filename: Chersan_Iftimi Bucur_Organiz si exercitarea auditului intern.docx Matching:

HelpClose
Folder: 27

Submitted: Thu, Jun 27 2013, 9: Paper ID: 61084827

Suspected Sources

42%

Click on a source to view the original, or click on the magnifying glass to see the source highlighted in the text below. 1. 2. Another user's paper 3.
http://ro.scribd.com/doc/40655612/Control-Si-Audit-Intern-2010
Highlight All Unhighlight All

4.
http://www.scribd.com/doc/120871515/101848806-Audit-Intern-Disertatie-GestiuneaDisponibilitatilor-B

5.
http://ro.scribd.com/doc/79747694/Lucrare-Dizartatie-Auditul-Intern-La-Institutiile-Publice

6.
http://www.answers.com/topic/audits-internal

7.
http://www.scritube.com/economie/finante/REGLEMENTARI-SI-PROCEDURIACTU244815217.php

8. Another user's paper 9.
http://ro.scribd.com/doc/37394723/Lucrare-Disertatie-2009-Audit-Intern

10.

http://ro.scribd.com/doc/36161053/Control-Si-Audit-Intern-III

11.
http://studyx.blogspot.com/2010/01/audit-intern-intrebari-si-raspunsuri.html

12.
http://www.monitoruljuridic.ro/act/norme-metodologice-din-5-martie-2013-specifice-privindexercitare

13.
http://www.mapn.ro/structuri/dai/documente/20120808_NS_API_1_SiteDAI.doc

14.
http://ro.scribd.com/doc/56159462/2/B-STRUCTURILE-DE-AUDIT-PUBLIC-INTERN-INROMANIA

15.
http://ro.scribd.com/doc/96250629/Delimitari-Privind-Conceptul-de-Audit-Intern

16.
http://facultate.regielive.ro/seminarii/contabilitate/studiul-privind-implementarea-siorganizarea-a

17.
http://ro.scribd.com/doc/138546071/Introducere-in-Expertiza-Contabila-Si-in-Audit-Financiar2008-Abb

18.
http://ro.scribd.com/doc/46766467/Misiunea-de-Audit-Intern-Privind-Gestiunea-ResurselorUmane

19.
http://www.scribd.com/doc/120448434/Ghid-de-auditare-a-activitatii-de-inventariere

20.
http://discutii.mfinante.ro/static/10/Mfp/audit/ordinul_252.pdf

21.
http://www.litere.uvt.ro/pdf/Calitate_2012/2011Raport_audit_LIT_2011.pdf

22.
http://studyx.blogspot.com/2010/01/curs-audit-intern-2010-pagina-5_31.html

23.
http://discutii.mfinante.ro/static/10/Mfp/audit/Ghid_IT.pdf

24.
http://arhivainfo.uoradea.ro/attachment/0e4acd64bbeb21068be729ed01b0a1fd/e543f56329d92dd9e6bdbe2 a43

25. Another user's paper 26.
http://ro.scribd.com/doc/87559514/Procedura-Privind-Auditul-Intern-Etape

27.
http://ro.scribd.com/doc/143200224/Ghid-IT

Excluded Sources
28.
http://www.jurisprudenta.com/lege/ordin-38-2003-16ses/

29.
http://www.dsclex.ro/legislatie/2013/martie2013/mo2013_144.htm

30.
http://www.lege-online.ro/lr-ORDIN-38-2003-(42017).html

31.
http://www.lege-online.ro/lr-ORDIN-5281-2003-(48308).html

32. Another student's paper 33.
http://lege5.ro/Gratuit/gu3dgobs/codul-privind-conduita-etica-din-03022004-a-auditoruluiintern

34.
http://www.clr.ro/rep_htm/L672_2002_Rep1.htm

35.

Another student's paper 36.
http://www.legex.ro/Legea-672-2002-116766.aspx

37.
http://lege5.ro/Gratuit/gm2dqmbzge/normele-metodologice-specifice-privind-exercitareaactivitatii-de

38.

Re-process the paper without the selected sources

Paper Text
UNIVERSITATEA „ALEXANDRU IOAN CUZA” IAŞI FACULTATEA DE ECONOMIE ŞI ADMINISTRAREA AFACERILOR MASTER: CONTABILITATE, EXPERTIZĂ ŞI AUDIT FORMA DE ÎNVĂŢĂMÂNT ZI

LUCRARE DE DISERTAŢIE COORDONATOR ŞTIINŢIFIC, lect.univ.dr. Ionela-Corina Chersan ABSOLVENT, Iftimi I Bucur-Cristian IAŞI 2013 ORGANIZAREA ŞI EXERCITAREA AUDITULUI INTERN

INTRODUCERE Riscul este prezent în toate acţiunile şi evenimentele omenirii. Riscul este într-o permanentă schimbare el evoluează în complexitate, pe lângă tradiţionalele expuneri la hazard, adăugându-se riscuri operaţionale, financiare, strategice, de piaţă, de ţară, legislative, umane, de fraudă. În condiţiile în care de la începuturile crizei financiare am asistat la efectele sale dar mai cu seamă la un management ineficient, care a avut planuri strategice ineficiente, importanţa auditului intern este tot mai evidentă. Entităţile care şi-au dezvoltat un audit intern eficient, au reuşit să se menţină, iar unele au reuşit să fie chiar profitabile. Tratarea importanţei auditului intern şi a impactului său, devine tot mai relevantă pentru organizaţiile care vor să înveţe din greşelile şi exemplele altora dar şi pentru realizarea obiectivelor propuse. Prezenta lucrare îşi doreşte să evidenţieze importanţa auditului intern într-o entitate, eficienţa şi avantajele implementării acestuia, rolul auditorului intern în funcţionarea managementului riscurilor precum şi legătura dintre acesta şi riscul de audit determinat de auditorul financiar în cadrul misiunii de audit. Motivarea alegerii acestei teme este strâns legată de viitorul meu profesional în cadrul organizaţiei auditate. Lucrarea este structurată în 3 capitole, precedate de introducere şi finalizându-se cu concluzii şi propuneri. În primul capitol s-a urmărit acoperirea atât a planului teoretic – noţiuni generale, reglementare şi standardizare, cât şi al practicii profesiunii de auditor intern. Capitolul II descrie metodele şi instrumentele utilizate în activitatea de audit, realizarea misiunii de audit intern - etapele, procedurile şi documentele utilizate. Ultimul capitol al lucrării este un model practic privind realizarea misiunii de audit intern la nivelul Serviciului Depozitare şi Gestionare Produse Finite din cadrul S.C. Antibiotice S.A. Iaşi

CAPITOLUL I DELIMITĂRI CONCEPTUALE, NOŢIUNI, METODOLOGIE ŞI REGLEMENTĂRI PRIVIND AUDITUL INTERN Pe măsură ce liberalizarea, globalizarea şi dezvoltarea rapidă a societatii, generează noi oportunităţi de afaceri, organismele economice şi financiare sunt expuse unor riscuri mai complexe şi mai diverse decât în trecut. 1.1. Apariţia şi evoluţia auditului intern

Provenind din limba latină de la cuvântul audit-auditare, termenul audit are semnificaţia ,,a asculta” şi se vorbeşte de pe vremea egiptenilor, asirienilor. În România, de-a lungul timpului s-au realizat activităţi de audit intern, dar purtau alte denumiri. Indiferent de forma sa de organizare,statul şi-a creat întotdeauna un sistem de control ale cărui principale obiective au vizat, în cele mai multe cazuri, activitatea de urmărire şi de realizare a obligaţiilor financiare ale cetăţenilor faţă de instituţiile sale. [1: Munteanu, V., Control şi audit financiar-contabil, Ed. Sylvi, Bucureşti, 2000, pag. 23-24.] În anii 1980, eșecurile în afaceri, extrem de mediatizate și situații financiare frauduloase care au trecut nedectate de către firmele de audit extern, a dat merit mai mult la conceptul de audit intern. Modul în care auditul intern a evoluat a fost strîns legat de conceptul și obiectivele controlului intern. The IIA clearly advocates an internal control focus when it defines the scope of internal auditing: "The scope of internal auditing should encompass the examination and evaluation of the adequacy and effectiveness of the organization's system of internal control and the quality of performance in carrying out assigned responsibilities." În 1991, Joseph J. Mossis - preşedintele Institutului Auditorilor Interni din Marea Britanie, remarca că: ,,este clar pentru cei care lucrează în cadrul funcţiei de Audit Intern că acesta are un rol vital de jucat, ajutând conducerea să ia în mână hăţurile controlului intern”. [2: Renard, J., Theorie et practique de l’audit interne, Editions d’Organisation, Paris, France, 2002, tradusă în România printr-un proiect finanţat de PHARE, sub coordonarea Ministerului Finanţelor Publice, Bucureşti, 2003, p. 1.] În ciuda unei evoluţiei spre implicare mai mare în asistenţa managerială construită ,,piatră cu piatră”, edificiul funcţiei de audit intern suferă datorită unor contradicţii şi disfuncţii printre care amintim: O mediatizare excesivă a termenului ,,audit” care are un impact deosebit asupra tuturor categoriilor de specialişti. Se poate confirma că nu există eveniment ştiinţific unde să nu îşi găsească locul şi termenul de audit; Auditul intern nu se naşte întotdeauna audit intern şi deseori în funcţie de cultura organizaţiei, se mai folosesc şi termeni ca: inspecţie, control financiar, verificare internă, control intern. Utilizarea acestori termeni din păcate creează confuzii pentru majoritatea practicienilor şi în spe cial în rândul managerilor. [3: Renard, J., Teoria şi practica auditului intern, ediţia a-IV-A, Editat de M.F.P, Bucureşti, februarie 2003, p. 14.] 1.2. Auditul intern – concepte şi trăsături În literatura de specialitate există autori care consideră că folosirea cuvântului ,,activitate”, pentru a defini auditul intern, în locul termenului de “funcţie” îl situează pe responsabilul său pe o poziţie subalternă, ţinând cont că o activitate este mai elementară decât o funcţie. [4: Ibidem, op.cit., p. 61.] Din aceste considerente, în lexicul ,,Cuvintele Auditului” există următoarea definiţie a auditului, şi anume: În cadrul unei organizaţii auditul intern este o funcţie – exercitată într-o manieră independentă şi cu mandat - de evaluare a controlului intern, ceea ce concurează cu bunul control asupra riscurilor de către responsabili. [5: Le mots d’audit – IFACI_ IAS, Editions Liaisons, Paris, 2000.] Auditul intern va oferi în mod normal asigurări pe trei domenii:

Procesul de management al riscurilor, atât pentru proiectare cât şi referitor la cât de bine funcţionează; Managementul riscurilor clasificate ca şi ,,riscuri cheie”, inclusiv eficienţa controalelor şi alte răspunsuri la acestea; Evaluarea fiabilă şi adecvată a riscurilor şi raportarea statusului riscurilor şi controlului. Auditul intern este o activitate independentă şi obiectivă de asigurare şi consultanţă. Rolul său principal cu privire la organizaţie este de a oferi asigurare obiectivă Consiliului cu privire la eficacit atea managementului riscurilor. Întradevăr, cercetarea a arătat că preşedinţii Consiliilor şi auditorii interni sunt de acord cu faptul că două dintre cele mai importante căi prin care auditul intern adaugă valoare organizaţiei constau în furnizarea de asigurări obiective că riscurile majore ale afacerii sunt gestionate în mod corespunzător şi furnizarea de asigurare că managementul riscului şi controlul intern se desfăşoară eficient. Factorii-cheie luaţi în considerare atunci cand se stabileşte rolul auditului intern sunt corelaţi cu următoarele ipoteze: dacă activitatea poate conduce la ameninţări la adresa independenţei şi obiectivităţii funcţiei de audit intern sau dacă aceasta poate imbunătăţii managementul riscurilor organizaţiei, procesele de control şi de guvernanţă. Auditul intern poate oferi servicii de consultanţă care imbunătăţesc guvernanţa organizaţiei, managementul riscului şi procesele de control. Întinderea consultanţei auditului intern în organizaţie va depinde alte resurse, interne şi externe, disponibile Consiliului şi de maturitatea riscului organizaţiei, fiind probabil ca aceasta să varieze în timp. În mod similar, dacă o organizaţie apelează la serviciile unui specialist în managementul riscului, auditul intern are mai multe şanse de a adăuga valoare prin concentrarea pe activităţile sale de asigurare, decât prin implicarea sa în mai multe activităţi de consultanţă. Cu toate acestea, în cazul în care auditul intern nu a adoptat încă abordarea bazată pe risc, este puţin probabil că acesta să fie pregătit pentru a se angaja în activităţile de consultanţă. Unele dintre rolurile de consultant în care se angajează auditul intern implică: Punerea la dispoziţia managementului a unor instrumente şi tehnicile utilizate de către auditul intern pentru analiza riscurilor şi controalelor; Conducerea procesului pentru introducerea managementul riscurilor în organizaţie datorită experienţei pe acumulate; Furnizarea de consultanţă, facilitarea de workshop-uri, pregătirea organizaţiei în domeniul riscului şi controlului şi promovarea dezvoltării unui limbaj comun pentru înţelegerea acestui domeniu; Sprijinirea managerilor care au ca obiectiv identificarea celor mai bune metode de atenuare a riscurilor. Asumarea oricărei răspunderi manageriale reprezintă factorul cheie hotărator pentru a decide dacă serviciile de consultanţă sunt compatibile cu cele de asigurare. În cazul organizaţiilor, auditul intern poate oferi servicii de consultanţă, atat timp cât acesta nu are nici un rol în gestionarea riscurilor – aceasta fiind responsabilitatea conducerii Din analiza evoluţiei funcţiei auditului intern se poate aprecia pâna în prezent urmatoarele elemente de implicare în viaţa entităţii auditate: - consilierea acordată managerului; - ajutorul acordat salariaţilor fără a-i judeca; - independenţa şi obiectivitatea totală a auditorilor. Realizăm că idealul absolut nu va fi atins nici în audit, de aceea vorbim despre riscul de audit, un risc rezidual după trecerea auditorului intern. 1.3. Funcţia de audit intern – locul în entitate

Pentru că auditul intern a evoluat doar în ultimele câteva decenii, rolurile și responsabilitățile auditorilor interni variază foarte mult de la o organizație la alta. Funcțiile au fost structurate pe baza percepțiilor și obiectivele diferite ale investitorilor şi managerilor. While some companies have very sophisticated internal audit functions providing a broad array of services, other organizations have only one or two internal auditors performing routine inspec În timp ce unele companii au funcții foarte complexe de audit intern, care oferă o gamă largă de servicii, alte organizații au doar unul sau doi auditori interni care efectuează doar inspecții de rutină. "The scope and emphasis [of internal

auditing practices] depend to a great extent on the size of company, type of business, philosophy of management, and interest or concern of the chief executive and the board of directors," summarized Nicholas C.Gilles in What Every Manager Needs to Know About Finance. "In a very small business, the owner-manager, to a limited extent, performs the role of internal auditor through continuing surveillance of all activities. Domeniul de aplicare și accentul practicilor de audit intern, depind în mare măsură de dimensiunea companiei, tipul de activitate, filosofia de management și de interes sau preocupare ale directorilor executivi și a consiliul de administrație. While some companies have very sophisticated internal audit functions providing a broad array of services, other organizations have only one or two internal auditors performing routine inspecAuditul intern a devenit o componentă esenţială în structura unei companii moderne. Auditul intern asigură o mai mare eficienţă printr-o utilizare mai adecvată a resurselor umane şi materiale, precum şi o mai bună coordonare între diferitele departamente ale unei companii. Garantând că firma respectă standardele de guvernanţă corporatistă, auditul intern contribuie la construirea unei reputaţii de integritate, care la rândul său va ajuta la dezvoltarea relaţiilor în afaceri pe bază de încredere. De asemenea, auditul intern va oferi premisele necesare astfel încât firma să joace un rol pozitiv în comunitate, asigurându-i o imagine publică şi consolidându-i imaginea de seriozitate. Aceste activităţi nu sunt costisitoare şi pot aduce avantaje semnificative unei companii, crescându-i reputaţia în cadrul societăţii. Departamentul de Audit Intern efectuează o evaluare a activităţilor companiei pe baza unei analize de risc. Pentru ca un departament de audit intern să aibă succes, independenţa este un element de maximă importanţă. În România standardele profesiunii au fost definite de Camera Auditorilor Financiari, care au la baza instrucţiunile internaţionale emise de Institutul Auditorilor Interni. Factorii-cheie luaţi în considerare atunci când se stabileşte rolul auditului intern sunt corelaţi cu următoarele ipoteze: dacă activitatea poate conduce la ameninţări la adresa independenţei şi obiectivităţii funcţiei de audit intern; sau dacă aceasta poate îmbunătăţi managementul riscurilor organizaţiei, procesele de control şi de guvernanţă. Auditul intern poate oferi servicii de consultantă care îmbunătăţesc guvernanţa organizaţiei, managementul riscului şi procesele de control. Întinderea consultanţei auditului intern în organizaţie va depinde de alte resurse, interne si externe disponibile Consiliului şi de maturitatea riscului organizaţiei, fiind probabil ca aceasta să varieze în timp. În mod similar, dacă o organizaţie apelează la serviciile unui specialist în managementul riscului, auditul intern are mai multe şanse de a adăuga valoare prin concentrarea pe activităţile sale de asigurare, decât prin implicarea sa în mai multe activităţi de consultanţă. Cu toate acestea, în cazul în care auditul intern nu a adoptat încă abordarea bazată pe risc, este puţin probabil ca acesta să fie pregătit pentru a se angaja în activităţile de consultanţă. În contextul efortului României de integrare în UE şi alinierea la standardele europene în domeniu, auditul public intern are un caracter de pionierat. 1.3.1. Interdependenţa dintre auditul intern şi controlul intern Etimologia cuvântului control provine din expresia latinească „contra rolus”, prin care se înţelege „verificarea unui act duplicat după original”. [6: Ghiţă, M., - Controlul financiar componentă a mecanismului economiei de piaţă, Editura Universitaria, Craiova, 1995, p. 6.] În acelaşi timp, controlul semnifică o supraveghere continuă morală şi materială, ca şi stăpânirea unei activităţi, a unei situaţii. [7: Dictionarul explicativ al limbii romane, Editura Academiei, Bucuresti, 1975.] În literatura de specialitate avem şi alte accepţiuni, astfel: - în accepţiunea francofonă „controlul este o verificare, o inspecţie atentă a corectitudinii unui act”; [8: Le petit Larousse - Dictionaire enciclopedique, Paris, Larousse, 1975.] - în accepţiunea anglosaxonă „controlul este acţiunea de supraveghere a cuiva, a ceva, o examinare minuţioasă sau puterea de a conduce ca un instrument de reglementare a unui mecanism”. [9: The New Merriam - Webster Dictionary, Springfield, Massachusetts, Merriam-Webster Inc, Publishers,1989.] Deşi diferite, conceptele de control intern şi audit intern, au o serie de elemente care le apropie şi altele care le diferenţiază, ceea ce ceează suficiente confuzii chiar printre specialişti. [10: Ghiţă, M., Sprânceană, M., Auditul intern al instituţiilor publice, Ed. Tribuna Economică, Bucureşti, 2004, p.48.16Idem 15, p. 49.] Methods put in place by a company to ensure the integrity

of financial and accounting information, meet operational and profitability targets and transmit management policies throughout the organization. Conceptul de control intern poate fi definit prin ,,metodele puse în aplicare de către o companie pentru a asigura integritatea informațiilor financiare și contabile, să îndeplinească obiectivele operaționale și de profitabilitate și să transmită politicile de management în întreaga organizație”. Internal controls work best when they are applied to multiple divisions and deal with the interactions between the various business departmeControalele interne funcționează cel mai bine atunci când sunt aplicate la mai multe departamente și să se ocupe cu interacțiunile dintre diferitele departamente ale organizaţiei. No two systems of internal controls are identical, but many core philosophies regarding financial integrity and accounting practices have become standard management practices. Nu există două sisteme de control intern identice, dar multe filozofii de bază în ceea ce privește integritatea financiară și practicile contabile au devenit practici standard de management. Controlul intern este format din ansamblul formelor de control exercitate la nivelul [11: O.G. nr. 119/1999 privind Controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicata, cu modificările şicompletările ulterioare, Monitorul Oficial nr. 799/2003.] entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace, care include structurile organizatorice, metodele şi procedurile. Datorită acestei organizări, atunci când auditorul intern stabileste inexistenţa procedurilor, inadaptabilitatea sau neactualizarea sistematică a acestora, în funcţie de evoluţia riscurilor, neimplementarea recomandărilor s.a., acestea reprezintă probleme majore pentru management şi pentru auditorii interni. Structura de control intern, trebuie dimensionată de analiza evaluării riscurilor asociate activităţilor ceea ce va eficientiza activitatea de audit intern, prin asigurarea implementării recomandărilor auditorilor, responsabilizarea managerilor şi executanţilor şi realizarea mai rapidă în practică a unei diferenţieri clare între activităţile de audit intern şi control intern şi atingerea, astfel, a obiectivelor propuse. [12: Horomnea. E., Audit financiar. Concepte. Standarde. Norme, Editura Tipo Moldova, Iaşi, 2010, p. 164.] Auditul intern nu reprezintă acelaşi lucru cu controlul intern fie şi numai dacă am considera incompatibilitatea celor două funcţii: nu poţi să monitorizezi şi să evaluezi obiectiv şi independent ceva ce ai face tu însuţi. Prin intermediul auditului intern, managementul unei organizaţii urmăreşte să se asigure că funcţia de control intern instituită funcţionează eficient, eficace şi suficient pentru a ameliora sau elimina riscurile identificate. 1.3.2. Complementaritatea auditului intern cu managementul riscurilor În cadrul entităţilor, activitatea de evaluare a riscurilor completată de cunoaşterea şi înţelegerea standardelor internaţionale cu preocupare pentru adăgarea de valoare a muncii lor, reprezintă piatra de temelie a atingerii obiectivelor şi performanţelor Auditului Intern. Caracterul complex al riscului poate fi atribuit mai multor factori care în literatura de specialitate se grupează în factori macroeconomici numiţi şi externi şi microeconomici numiţi şi interni. În ultimii ani se recunoaşte tot mai mult importanţa implicării guvernanţei corporative în managementul riscului. Organizaţiile se află sub presiunea identificării tuturor riscurilor cu care se confruntă organizaţia, de la riscuri sociale, etice şi de mediu, la cele financiare şi operaţionale, precum şi la modul în care le administrează la un nivel acceptabil. În acelaşi timp, utilizarea procedurilor şi politicilor de management al riscului integrat la nivel de intreprindere s-a extins, iar organizaţiile recunosc astfel avantajele abordări managementului riscurilor. Auditul intern, în ambele sale roluri pe care le joacă în acordarea de asigurare şi de consultanţă, contribuie la managementul riscurilor într-o varietate de moduri, importanţa sa crescând din ce în ce mai mult în contextul crizei financiare actuale. Oamenii întreprind activităţi de gestionare a riscului pentru a identifica, evalua, gestiona şi controla toate tipurile de evenimente sau situaţii care pot afec ta organizaţia. Acestea pot varia de la proiecte individuale sau la definirea tipurilor de risc, de exemplu, riscului de piaţă, pentru a evalua ameninţările şi oportunităţile cu care se confruntă organizaţia ca un întreg. Principiile prezentate în această declaraţie pot fi folosite pentru a ghida implicarea auditului intern în toate procesele de gestionare a riscurilor, dar noi suntem interesaţi în mod deosebit de gestionarea riscului la nivel de întreprinderi, deoarece aceasta este de natură să amelioreze procesele de

guvernare dintr-o organizaţie. Managementul riscului la nivel de organizaţie este un proces continuu, structurat în cadrul întregii organizaţii care permite identificarea, evaluarea, decizia asupra răspunsurilor şi raportarea cu privire la oportunităţile şi ameninţărilor care afectează atingerea obiectivelor sale. Regulamente, cum ar fi legea Sarbanes-Oxley din 2002, au crescut cerințele juridice pentru efectuarea de audituri interne. They are important components of a company's risk management, as they help companies identify issues before they become substantial problems. Ele sunt componente importante ale managementului riscului unei companii, deoarece acestea ajută companiile să id entifice problemele înainte ca acestea să devină probleme majore. They also help identify risky behavior by individual employees and threats posed by outside parties, such as attempts to steal intellectual property. Ele ajută, de asemenea, la identificarea unor comportamente riscante ale angajaților și amenințările din exterior, cum ar fi tentativelor de furt de proprietate intelectuală. 1.4. Obiectivele şi sfera de activitate a auditului intern. Tipuri de audit intern

Auditul intern permite conducerii să aibă mai mult curaj mergând pe teren pentru a se asigura să strategia sa se pune în practică în mod corect, că se dovedeşte eficace. Ajutorul său este cu atât mai apreciabil cu cât acţionează într-un mod imparţial, fără copromisuri sau fără a umbla după putere. [13: Renard, J., Teoria şi practica auditului intern, ediţia a-IV-A, Editat de M.F.P, Bucureşti, februarie 2003.] Auditul intern este considerat ca fiind ultimul nivel a sistemului de control intern al unitaţii. Auditorii izolaţi sunt ineficienţi şi de aceea ei trebuie să lucreze în echipă. [14: Bostan. I. D., Auditul intern al companiei, Editura Alfa, Iaşi, 2008, p. intern sunt următoarele: 12.] Obiectivele auditului

asigurarea obiectivă şi consilierea, destinate să îmbunătăţească sistemele şi activităţile entităţii publice; sprijinirea îndeplinirii obiectivelor entităţii publice printr-o abordare sistematică şi metodică, prin care se îmbunătăţeste eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscurilor, a controlului şi a proceselor administrării. Sfera auditului intern cuprinde: a) activităţile financiare sau cu implicaţii financiare desfăşurate de entitatea publică din momentul constituirii angajamentelor până la utilizarea fondurilor de către beneficiarii finali, inclusive a fondurilor provenite din asistenţă externă; b) constituirea veniturilor publice, respective autorizarea şi stabilirea titlurilor de creanţă, precum şi a facilităţilor acordate la încasarea acestora; c) administrarea patrimoniului public, precum şi vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat sau public al statului ori la unităţile administrative – teritoriale; d) sistemele de management financiar şi control, inclusiv contabilitatea şi sistemele informatice aferente. Tipurile de audit intern în ţara noastră sunt următoarele: a) auditul de sistem, care reprezintă o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere şi control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcţionează economic, eficace şi eficient, pentru

identificarea deficienţelor şi formularea de recomandări pentru corectarea acestora; b) auditul performanţei, care examinează dacă criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor şi sarcinilor entităţii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor şi apreciază dacă rezultatele sunt conforme cu obiectivele; c) auditul de regularitate, care reprezintă examinarea acţiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale şi metodologice care le sunt aplicabile.

1.5.

Planificarea auditului intern

Activitatea de audit intern este un proces care se realizează pe baza analizei riscurilor asociate activităţilor şi care este menit să adauge valoare entităţii auditate. Această activitate se desfăşoară în baza unei planificări. Auditul intern comportă trei niveluri de planificare: a) Planificare strategică adică planificare pe termen lung – are în vedere faptul că toate activităţile unei entităţi care sunt pretabile la riscuri trebuie auditate pe parcursul mai multor ani; b) Planificarea anuală se materializează în elaborarea unui plan anual de audit intern care să cuprindă misiunile ce pot fi efectuate pe parcursul unui an; c) Planificarea misiunii de audit intern se materializată în elaborarea programului misiunii de audit intern, document elaborat la începutul fiecărei misiuni şi care presupune precizarea datelor la care se vor efectua fiecare dintre fazele misiunii de audit. În activitatea de planificare a auditului intern foarte importante sunt următoarele aspecte: planificarea auditului trebuie să fie conformă cu prevederile cartei auditului intern şi cu modul de realizare a obiectivelor unei entităţi. De aceea procesul de planificare presupune în mod obligatoriu existenţa următoarelor elemente: obiective, un program al misiunilor, estimări de personal şi de bugete financiare, rapoarte de activitate; obiectivele auditului intern trebuie să poată fi atinse în cadrul unor planuri operaţionale şi a unor bugete stabilite; planul de audit intern are în componenţa sa următoarele elementele: structura auditată, activităţile auditate, obiectivele auditabile, perioada auditată, perioada misiunii de audit, numărul de auditori interni ce vor efectua fiecare misiune de audit; este esenţială estimarea timpului necesar ţinând cont de domeniul misiunii prevăzute precum şi de natura şi sfera lucrărilor de audit realizate de auditori;

1.6.

Carta auditului intern şi codul privind conduita etica a auditorului intern

Auditorul intern trebuie să fie independent, în scopul de a sprijini managementul prin provision of objective assessments of the internal control systems in place. furnizarea de evaluări obiective ale sistemelor de control intern. Auditors report directly to the top manager in the hierarchical sense, but areAuditorii raportează direct managerului unităţii, dar sunt independent of the manager's opinion on how they should audit. independenţi de opinia acestuia cu privire la modul în care ar trebui efectuat auditul intern. This is Auditul intern desfăşurat în cadrul organizaţiilor este o funcţie, şi aceasta se exercită în baza unor standarde profesionale acceptate pe plan internaţional. În acest sens, auditorii interni se supun unor reguli comune pe care şi le-au impus şi care au, totuşi, un caracter relativ, în funcţie de cultura specifică organizaţiei şi cultura naţională.development, and the nee [15: www.mie.ro] Codul de conduită etică profesională este destinat în principal încurajării unui comportament profesional ideal, dar trebuie elaborat astfel încât să fie realist şi aplicabil. Code deals with requirements for honesty, Codul se referă la cerințele de onestitate, loyalty, avoidance of conflicts of interesloialitate, evitarea conflictelor de interese, the proper use of confidential information, utilizarea corectă a informațiilor confidențiale, the requirement for continued professionalcerințele pentru continuarea dezvoltării profesionale, precum și necesitatea de a urmări standardele de audit. La fel ca în cazul auditului financiar, în general, organizarea şi desfăşurarea auditului intern are au la bază prevederile Codului de etică. Acesta cuprinde: principiile care sunt relevante pentru profesia şi practica de audit intern; [16: Codul privind conduita etică a auditorului intern publicat Monitorul Oficial nr. 128 din 12 februarie 2004, art.6.] regulile de conducere care descriu normele de comportament pentru auditorii interni. [17: Codul privind conduita etică a auditorului intern publicat Monitorul Oficial nr. 128 din 12 februarie 2004, art.7.] Pentru a respecta principiul integrităţii, auditorii interni în activitatea lor, trebuie să se ghideze după următoarele reguli: să exercite profesia cu onestitate, bună-credinţă şi responsabilitate; să respecte legea şi să acţioneze în conformitate cu prevederile legale şi cu cerinţele profesiei; să nu ia parte, cu bună ştiinţă, la nici o activitate ilegală şi să nu se angajeze în acte care să discrediteze profesia de auditor intern sau entitatea. Independenţa şi obiectivitatea auditorilor interni presupun respectarea următoarelor reguli: neimplicarea în nici o activitate sau relaţie care să afecteze o evaluare obiectivă, aceasta fiind în conflict cu interesele entităţii; neacceptarea nici unui fel de avantaje care ar putea afecta raţionamentul lor profesional; dezvăluirea oricărei informaţii, care, dacă nu este furnizată, poate denatura raporturile activităţii entităţii verificate. Regulile de care trebuie să ţină seama auditorii interni, în respectarea confidenţialităţii, sunt: prudenţă în folosirea şi protejarea informaţiilor acumulate în cursul activităţii lor;

nefolosirea informaţiilor pentru nici un scop personal sau într-o manieră care poate fi contrară legii sau în detrimentul obiectivelor legitime şi etice ale entităţii. Principiul competenţei profesionale impune ca auditorii interni să respecte regulile care urmează: să se comporte într-o manieră profesională în toate activităţile pe care le desfăşoară; să se angajeze numai în acele misiuni pentru care au cunoştinţele, aptitudinile şi experienţa necesare; să utilizeze metode şi practici de cea mai bună calitate în activităţile pe care le realizează; să îşi îmbunătăţească în mod continuu eficienţa, cunoştinţele şi calitatea activităţii lor; să aibă un nivel corespunzător de studii de specialitate, pregătire şi experienţă profesionale elocvente; să cunoască legislaţia de specialitate şi să se preocupe în mod continuu de creşterea nivelului de pregătire, conform standardelor internaţionale; să nu îşi depăşească atribuţiile de serviciu. Principiul neutralităţii politice presupune ca auditorii interni: să fie neutri din punct de vedere politic, în scopul îndeplinirii în mod imparţial a activităţilor; să se abţină de la exprimarea sau manifestarea convingerilor lor politice. Auditorii interni trebuie să respecte prevederile Codului privind conduita etică a auditorului intern. Ei au obligaţia perfecţionării cunoştinţelor profesionale, şeful compartimentului de audit public intern, respectiv conducerea entităţii publice, va asigura condiţiile necesare pregătirii profesionale, perioada destinată în acest scop fiind de minimum 15 zile pe an. [18: Ordinul nr.252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etica a auditorului intern, art. 7, pct. 4, al. d.] În ceea ce priveşte auditorii interni se cuvine a avea un punct de vedere juridic şi constituţional, calităţile şi rezultatele activităţii lor în concordanţă cu principiile de drept privitoare la cinstea şi corectitudine concretizate în statutul lor juridic, al faptelor comise sau nu, care sunt incompatibile cu funcţia de auditor. [19: Rusu. Ghe., Poziţia auditului intern în structura entităţile economice, Revista Audit financiar nr. 1, 2007.] 1.7. Proiecţia şi evoluţia funcţiei de audit intern în contextul actual al României Necesitatea auditului în viaţa economico-socială a României era simţită, doar că modul de implementare a auditului a fost realizat în pripă, astfel adoptandu-se mai întâi termenul de audit şi mai apoi procesul în sine. La început auditul s-a născut din practica intreprinderilor multinaţionale, apoi a fost transferat şi celor naţionale, după care a fost asimilat de administraţie. În România auditul intern este impus instituţiilor publice şi structurilor asimilate acestora şi recomandat entităţilor din sectorul privat. Principalul obiectiv al auditului este reprezentat de calitate, deci auditul calităţii tuturor sectoarelor entităţii, nu doar a compatimentului financiar -contabil. Acest

fapt este necesar, deoarece societăţile aflate în sectorul privat, spre deosebire de sectorul public, acţionează pe o piaţă unde guvernează liberă concurenţă şi nu monopolul de stat. Istoria auditului intern în cadrul unei entităţi este un alt factor care generează diferenţieri în tre practicile de audit, la nivel naţional traiectoria auditului intern a fost inversă celei de pe plan internaţional, la început auditul intern era orientat spre control, spre consilierea managementului, astăzi se concentrează spre contribuţia auditului intern la creşterea valorii adăugate şi spre responsabilitatea auditului intern în managemetul riscului. Dinamica schimbărilor care şi-au pus impactul asupra organizaţiilor a determinat o evoluţie spectaculoasă a practicilor de audit intern, aspect remarcat şi de specialiştii europeni , ceea ce face cu atât mai interesantă cercetarea acestora. Profesioniştii auditului intern trebuie să facă faţă unor provocări din ce în ce mai mari, managementul organizaţiilor acordându-le tot mai multă încredere, consultându-se cu aceştia în luarea deciziilor care pot influenţa viitorul organizaţiei. [20: Allegrini, M., D’Onza G., Paape, L., Melville, R., Sarens, G. (2006), The European literature review on internal auditing, Managerial Auditing Journal, vol.21:845-853, available on-line atwww.scopus.com] La ora actuală auditul intern, care, chiar dacă a cunoscut o evoluţie foarte rapidă pe plan internaţional, este o funcţie încă destul de nouă. Implementarea acestei funcţii şi în mediul economic românesc nu a fost pe deplin agreată de la bun început, chiar dacă necesitatea ei devenea din ce în ce mai evidentă. Dificultatea majoră a fost generată de neînţelegerea clară a obiectivelor funcţiei de audit intern. Astfel, un exemplu în acest sens este grava confuzie care s-a fãcut mult timp, între auditul intern şi controlul intern. Unul din obiectivele principale ale auditului intern este evaluarea eficienţei şi eficacităţii sistemului de control intern din cadrul organizaţiei. Prin urmare, în nici un caz nu se poate pune semnul egalităţii între aceste două noţiuni. Auditul intern devine, treptat, un domeniu din ce în ce mai cunoscut pentru organizaţiile româneşti. 1.8. Auditul intern la instituţiile publice

Auditul public intern, ca structură distinctă impusă prin lege, are rolul de a evalua şi de a da o asigurare fundamentală şi obiectivă managementului asupra gradului de funcţionalitate, atât pe ansamblul sistemului de control intern, cât şi pe fiecare formă concretă de manifestare a acestuia, conform cadrului metodologic şi procedural şi practicii recunoscute în domeniu. Anticiparea şi gestiunea riscurilor la care sunt expuse entităţile sectorului public devine o necesitate. Managementul riscurilor contribuie la îmbunătăţirea procesului de decizie al entităţii publice în condiţii de incertitudine. Responsabilităţile actorilor implicaţi în problematica riscurilor devin mai complexe: Complexitatea activităţilor sectorului public; Autonomia de care dispun unele entităţi; Creşterea exigenţelor privind calitatea cererilor de servicii; Limitarea resurselor publice ca efect al crizei economice; Diversificarea alternativelor de financiare; Dificultătile comensurării performanţei într-un mediu dominat de incertitudine. Auditul intern-control sau consultanţă? Cele doua componente ale activităţii de audit intern nu pot fi separate. În cadrul unei misiuni de evaluare a conformității proceselor şi procedurilor, cu reglementări interne sau externe, pot rezulta oportunităţi de îmbunătăţire şi eficientizare pentru care auditul intern poate acționa ca şi consultant. Complementar, auditul public intern supraveghează şi evaluează eficacitatea sistemului de management al riscurilor şi contribuie la îmbunătătirea acestuia, pentru a adăuga un plus de valoare entităţii.

Fiecare dintre actorii acestui proces - auditul intern, managementul riscurilor - are nevoie unul de celălalt, deoarece numai prin completare şi în integralitatea lor, oferă entităţii, cadrul optim pentru a răspunde cel mai bine aşteptărilor exigente ale publicului. 1.9. Reglementări în domeniul auditului intern

Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern a fost publicată în Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 953 din 24 decembrie 2002 şi a mai fost modificată şi completată prin: a) Ordonanţa Guvernului nr. 37/2004 pentru modificarea şi completarea reglementărilor privind auditul intern, publicată în Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 91 din 31 ianuarie 2004, aprobată prin Legea nr. 16 aprilie 2004; 106/2004, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 332 din

b) Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 35/2009 privind reglementarea unor măsuri financiare în domeniul cheltuielilor de personal în sectorul bugetar, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 249 din 14 aprilie 2009, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 484 din 13 iulie 2009; 260/2009,

c) Legea nr. 329/2009 privind reorganizarea unor autorităţi şi instituţii publice, raţionalizarea cheltuielilor publice, susţinerea mediului de afaceri şi respectarea acordurilor-cadru cu Comisia Europeana şi Fondul Monetar Internaţional, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 761 din 9 noiembrie 2009, cu modificările şi completările ulterioare; d) Legea-cadru nr. 284/2010 privind salarizarea unitară a personalului plătit din fonduri publice, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 877 din 28 decembrie 2010, cu modificările ulterioare; e) Legea nr. 191/2011 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 780 din 3 noiembrie 2011, dânduse textelor o nouă numerotare. Prin Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern şi Ordonanţa Guvernului nr. 37/2004 pentru modificarea şi completarea reglementărilor privind auditul intern a fost reglementat a uditul intern la entităţile publice, cu privire la formarea şi utilizarea fondurilor publice şi administrarea patrimoniului public, ca activitate funcţional independentă şi obiectivă. [21: Publicată în Monitorul Oficial al României, nr. 953, din 24 decembrie 2002.][22: Publicată în Monitorul Oficial al României, nr. 91, din 31 ianuarie 2004.] Standardele de funcţionare sau de realizarea descriu activităţile de audit intern, definesc criteriile de calitate pentru măsurarea acestora şi se compun din şapte standarde principale (2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 2500, 2600) şi din mai multe standarde subsidiare; Standardele subsidiare, de aplicare practică sau de implementare reprezintă transpunerea în practică a Standardelor de calificare şi a Standardelor de realizare pentru misiuni speci fice; În anexa Standardele de audit intern sunt prezentate şi comentate cele două categorii de standarde şi anume, Standardele de calificare şi Standardele de funcţionare, fiecare fiind completate cu Standardele de implementare, notate cu literele A (asigurare) şi C (consiliere). Standardele constituie Biblia auditorului intern şi trebuie să fie implementate şi aplicate pas cu pas, conducând astfel la rezultatele asteptate. În concluzie standardele există pentru: [23: Greceanu – Cocos,V., Practica auditului la institutiile publice şi legislaţia utilă, Societatea Adevarul SA, 2000.] - ghidarea muncii auditorului intern; - contribuţia continuă la activitatea de analiză şi evaluare a riscurilor; - orientarea către servicii cu valoare adaugată; - evaluarea performanţei muncii de audit intern.

OMFP nr. 1690/2012 include instrucţiuni cu privire la metodele de evaluare şi principiile contabile ce trebuie avute în vedere la menţinerea înregistrărilor financiare şi întocmirea situaţiilor financiare anuale. 1.10. Relaţia auditului intern cu frauda Termenul de fraudă apare în conceptul mai larg de „nereguli“ sau „iregularităţi“. Astfel, neregulile conţin deficienţe, abateri, disfuncţionalităţi şi chiar fraude. [24: Ghiţă, M., Iaţco, Brezuleanu, C.O., Vorniceanu, M., Guvernanţa corporativă şi auditul intern, Tipo Moldova, Iaşi, 2009, p. 755.] Neregulile înseamnă orice abatere de la legalitate, regularitate sau conformitate, precum şi orice nerespectare a prevederilor memorandumurilor de finanţare, memorandumurilor de înţelegere, acordurilor de finanţare privind asistenţa financiară nerambursabilă acordată României de Comunitatea Europeană şi a prevederilor contractelor încheiate în baza acestor memorandumuri/acorduri, rezultând dintr-o acţiune sau omisiune a operatorului economic care, printr-o cheltuială neeligibilă, are ca efect prejudicierea bugetului general al Comunităţii Europene şi/sau a bugetelor. [25: Legea nr. 500/2002 privind Finanţele publice cu modificările ulterioare şi O.U.G. nr. 45/2003 privind finanţele publice locale, aprobată cu modificări prin Legea nr. 108/2004; cu modificările ulterioare.] Deficienţele, abaterile, disfuncţionalităţile reprezintă nerespectări ale cadrului normativ, încălcări ale codului procedural constând în erori, omisiuni sau greşeli neintenţionate. Conceptul de fraudă poate avea mai multe înţelesuri printre care amintim: • Frauda reprezintă totalitatea iregularităţilor şi acţiunile ilegale comise cu intenţia de a înşela. [26: Modalităţi practice de aplicare – M.P.A 1210. A2-1 Identificarea fraudei.] • Frauda înseamnă orice acţiune sau omisiune intenţionată în legătură cu utilizarea sau prezentarea de declaraţii ori documente false, incorecte sau incomplete, inclusiv fapte penale [27: Legea 78/2000 pentru Prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, cap.III secţiunea 41 cumodificările şi completările ulterioare.] • Frauda poate fi necomunicarea unei informaţii prin încălcarea unei obligaţii specifice şi/sau deturnarea fondurilor de la scopurile pentru care au fost acordate iniţial. [28: O.G. nr. 79/2003 privind Controlul şi recuperarea fondurilor comunitare, precum şi a fondurilor de cofinanţare aferente utilizate necorespunzător, cu modificările şi completările ulterioare.] • Frau da reprezintă furt ce implică denaturarea, suprimarea sau falsificarea situaţiilor financiare. [29: Divizia Fraudă a Poliţiei Metropolitane, Londra, Marea Britanie.] • Frauda, într-o definiţie mai elaborată, poate fi realizată de orice persoană care, cu scopul de a realiza un anumit câştig sau de a cauza o pierdere, sau de a-i expune pe alţii la risc, într-un mod necinstit: [30: Raportul privind frauda al Comisiei Juridice a Parlamentului Marii Britanii din iulie 2002.] - face o declaraţie falsă, sau - nu furnizează unei terţe persoane informaţii pe care are obligaţia legală să lefurnizeze sau sunt de aşa natură încât cealaltă persoană se aşteaptă să le dezvăluie, sau - abuzează de poziţia sa, din care se presupune că trebuie să protejeze sau să nu acţioneze în detrimentul intereselor financiare ale altei persoane sau al cuiva care acţionează în numele acelei persoane. La baza marilor scandaluri financiare şi implicit a crizei economice globale, se află , în bună măsură, manopere frauduloase de proporţii. Prin numeroase inginerii financiare, fraudă şi eroare, companii celebre au reuşit să distorsioneze realitatea privind performanţa şi poziţia lor în piaţă, inducând în eroare percepţia utilizatorilor. Auditorului intern are misiunea de a ajuta conducerea să se asigure că riscurile pe care le înfruntă organizaţia au fost identificate şi că există măsuri suficiente şi destul de solide care să asigure că acestea nu se vor materializa. În virtutea acestui nou rol, auditorul nu este privit ca un investigator, ci ca un consultant de specialitate. Principalul rol al auditorului intern este să furnizeze recomandări şi concluzii privind eficacitatea procesului pus în aplicare de conducere pentru a gestiona riscul de fraudă. Cu ocazia desfăşurării misiunilor planificate, auditorii interni pot lua cunoştinţă de existenţa unor posibile semnale ale unei fraude sau chiar cu o fraudă. În aceste condiţii, auditorii interni au obligaţia de a întocmi Formularul de constatare şi raportare a iregularităţilor – FCRI, pe care îl discută cu supervizorul misiunii de audit, îl semnează şi îl înaintează în termen de trei zile managementului general cu documentaţia aferentă. În România, conform legii, soluţionarea fraudelor, atunci când apar, intră în competenţele managementului general, indiferent dacă semnalmentele vin pe linia controlului intern, auditului intern, auditului extern sau din alte surse.

[31: OMFP nr. 946 din 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemului de control managerial, M. Of. nr. 675 din 28 iulie 2005. ] Auditorii interni din cadrul entităţilor publice, cu risc major de fraudă, pe baza unei analize fundamentate, pot recomanda organizarea unei structuri de inspecţie/control permanente sau pentru o anumită perioadă de timp, care va fi un obiectiv auditabil în sfera de activitate a compartimentului de audit intern. Pentru identificarea riscurilor de fraudă, auditul intern trebuie să cunoască organizaţia şi să aibă suficientă experienţă profesionaţă. În evaluarea riscului de fraudă, auditorul intern trebuie să ia în considerare şi următoarele întrebări : Poate fi favorizată fraudă de modul de remunerare a conducerii şi al salariaţilor? Controlul intern este solid? Cine din organizaţie ar avea motive pentru a comite o fraudă? Au loc schimbări majore în organizaţie? Organizaţia îşi desfăşoară activitatea într-un domeniu cu risc crescut de fraudă? Au fost cazuri în care membrii conducerii sau angajaţi au fost investigaţi în cazuri de fraudă [32: Renard, J., Teoria şi practica auditului intern, ediţia a-IV-A, Editat de M.F.P, Bucureşti, februarie 2003, p. 36.] CAPITOLUL II MISIUNEA DE AUDIT INTERN – ETAPE, PROCEDURI ŞI DOCUMENTE

Din momentul declanşării activităţilor premergătoare desfăşurării misiunilor de audit şi până la finalizarea acestora, auditorul intern se va preocupa de riscuri. Datorită insistenţei în identificarea, analiza şi evoluţia riscurilor, pe tot parcursul demersului său, auditorul intern este perceput de mulţi ca fiind „DOMNUL RISC". 2.1. Planificarea misiunii de audit

Misiunea de audit poate îngloba mai multe sarcini sau activităţi desfăşurate în vederea atingerii unui set determinat de obiective aferente. [33: Boulescu, M., Auditul intern şi statutar-entităţi economice, Tribuna Economica Bucureşti, 2007.] Responsabilitatea pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de audit intern revine şefului compartimentului de audit intern. Este în responsabilitatea lui să elaboreze un program de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii auditului intern. Prin program trebuie să se asigure că normele, instrucţiunile şi codul etic sunt respectate de auditorii interni. Planul de audit intern se întocmeşte anual de către compartimentul de audit intern. Selectarea misiunilor de audit intern se face în funcţie de următoarele elemente de fundamentare: [34: p. Chersan, I., C., Control şi audit intern, Suport Curs, Editura Univ. ,,Alex. I. Cuza”, Iaşi, 2011, 134.] evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activităţi, programe/proiecte sau operaţiuni;

criteriile semnal/sugestiile conducătorului entităţii publice, respec tiv: temele defalcate din planul anual al UCAAPI; numărul entităţilor publice subordonate;

respectarea periodicităţii în auditare, cel puţin o dată la 3 ani; tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonată; recomandările Curţii de Conturi. Proiectul planului anual de audit intern este întocmit până la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaborează. Conducătorul entităţii publice aprobă proiectul planului anual de audit intern până la 20 decembrie a anului precedent. reprezintă un document oficial. justificare. Planul anual de audit intern El este păstrat în arhiva instituţiei publice împreună cu referatul de

Planul anual de audit intern are următoarea structură: scopul acţiunii de auditare; obiectivele acţiunii de auditare; identificarea/descrierea activităţii/operaţiunii supuse auditului intern; identificarea/descrierea entităţii/entităţilor sau a structurilor organizatorice la care se va desfăşura acţiunea de auditare; durata acţiunii de auditare; perioada supusă auditării; numărul de auditori proprii antrenaţi în acţiunea de auditare; precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunoştinţe de specialitate, precum şi a numărului de specialişti cu care urmează să se încheie contracte externe de servicii de expertiză/consultanţă (dacă este cazul); numărul de auditori care urmează să fie atraşi în acţiunile de audit public intern din cadrul structurilor descentralizate. Planul de audit intern trebuie actualizat în funcţie de: modificările legislative sau organizatorice; solicitările UCAAPI/entităţii publice imediat superioară ierarhic de a introduce/înlocui/elimina unele misiuni din planul de audit intern. Actualizarea planului de audit intern se realizează prin întocmirea unui Referat de modificare a p lanului de audit intern, aprobat de conducătorul entităţii publice. Şeful compartimentului de audit public intern fiind responsabil pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de audit intern trebuie să asigure resursele necesare îndeplinirii planului de audit intern în

mod eficient. Pentru ca o entitate să beneficieze de rezultatele unui audit intern este necesar să se organizeze un compartiment compus din cel puţin 3 persoane. Acest lucru ar permite specializarea muncii şi rezultatele folositoare organizaţiei. [35: Bostan. I. D., Auditul intern al companiei, Editura Alfa, Iaşi, 2008, p. 26.] 2.2. Pregătirea misiunii de audit intern

Pregătirea misiunii de audit intern începe prin emiterea ordinului de serviciu. Acesta se întocmeşte de şeful compartimentului de audit intern, pe baza planului anual de audit intern aprobat de conducătorul entităţii publice. Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenţie dat de către compartimentul de audit intern şi are rolul de a repartiza sarcinile de serviciu auditorilor interni, astfel încât aceştia să poată demara misiunea de audit. În urma emiterii ordinului, fiecare auditor selectat trebuie să întocmească o declaraţie de independenţă. Deoarece auditul intern nu are un caracter de verificare inopinată, compartimentul de audit intern trebuie să notifice entitatea/structura auditată, cu 15 zile înainte de declanşarea misiunii de audit public intern, despre scopul, principalele obiective, durata acesteia, precum şi despre faptul că pe parcursul misiunii vor avea loc intervenţii la faţa locului al căror program va fi stabilit ulterior, de comun acord. În etapa de colectare a informaţiilor, auditorii interni solicită şi colectează informaţii care trebuie să fie pertinente şi utile pentru atingerea următoarelor scopuri: identificarea principalelor elemente ale contextului instituţional şi socio -economic în care entitatea/structura auditată îşi desfăşoară activitatea; cunoaşterea şi analiza organizării entităţii/structurii auditate, a tehnicilor sale de lucru şi a diferitelor nivele de administrare, conform organigramei; identificarea punctelor cheie ale funcţionării entităţii/structurii auditate şi ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabilă a punctelor slabe şi tari; identificarea şi analiza riscurilor cu incidenţă semnificativă; identificarea informaţiilor necesare pentru atingerea obiectivelor controlului şi selecţionării tehnicilor de investigare adecvate. Prelucrarea informaţiilor constă în: analiza structurii/entităţii auditate şi activităţii sale; analiza factorilor potenţiali de a împiedica buna desfăşurare a misiunii de audit intern;

analiza rezultatelor controalelor precedente; analiza informaţiilor externe referitoare la entitatea/structura auditată. Obiectul auditabil reprezintă activitatea elementară a domeniului auditat, ale cărei caracteristici pot fi definite teoretic şi comparate cu realitatea practică. Identificarea obiectelor auditabile se realizează în 3 etape: detalierea fiecărei activităţi în operaţii succesive descriind procesul de la realizarea acestei activităţi până la înregistrarea ei; definirea pentru fiecare operaţiune în parte a condiţiilor pe care trebuie să le îndeplinească din punct de vedere al controalelor specifice şi al riscurilor aferente; determinarea modalităţilor de funcţionare necesare pentru ca entitatea să atingă obiectivul şi să elimine riscul. Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, definite sub aspectele caracteristicilor specifice şi ale riscurilor asociate, constituie suportul analizei riscurilor. Riscul reprezintă orice eveniment, acţiune, situaţie sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacităţii entităţii publice de a realiza obiectivele. Principale categorii de riscuri care interesează activitatea de audit intern sunt: riscuri de organizare; riscuri operaţionale: riscuri financiare; riscuri generate de schimbările legislative, manageriale, structurale etc. În legătură cu fiecare din aceste riscuri, elementele care prezintă importanţă pentru activitatea de audit intern sunt: probabilitatea de apariţie; nivelul impactului, respectiv gravitatea consecinţelor şi durata acestora. Analiza riscului reprezintă o etapă majoră în procesul de audit intern, având ca obiective: să identifice pericolele din entitatea/structura auditată; să identifice dacă controalele interne sau procedurile entităţii/structurii auditate pot preveni, eli mina sau minimiza pericolele;

să evalueze structura/evoluţia controlului intern al entităţii/structurii auditate. Fazele analizei riscurilor sunt următoarele: analiza activităţii entităţii/structurii auditate; identificarea şi evaluarea riscurilor inerente; verificarea existenţei controalelor interne, a procedurilor de control intern, precum şi evaluarea acestora; evaluarea punctelor slabe, cuantificarea şi împărţirea lor pe clase de risc. Criteriile utilizate pentru măsurarea probabilităţii de apariţie a riscului sunt: aprecierea vulnerabilităţii entităţii; aprecierea controlului intern. Probabilitatea de apariţie a riscului variază de la imposibilitate la certitudine şi este exprimată pe o scară de valori pe trei nivele, respectiv: mică, medie şi mare. a. Pentru a aprecia vulnerabilitatea entităţii, auditorul va examina toţi factorii cu incidenţă asupra vulnerabilităţii domeniului auditabil, cum ar fi: resursele umane; complexitatea prelucrării operaţiilor; mijloacele tehnice existente. Vulnerabilitatea se exprimă pe trei nivele: redusă, medie şi mare.

b. Aprecierea controlului intern se face pe baza unei analize a calităţii controlului intern al entităţii, pe trei nivele: - control intern corespunzător; - control intern insuficient; - control intern cu lipsuri grave. Măsurarea gravităţii consecinţelor evenimentului sau nivelul impactului reprezintă efectele risculu i în cazul producerii sale şi se poate exprima pe o scară de valorică pe trei nivele:scăzut, moderat şi ridicat.

Analiza riscurilor se poate realiza prin parcurgerea următorilor paşi: identificarea (listarea) operaţiilor/activităţilor auditabile, respectiv a obiectelor auditabile; identificarea ameninţărilor, riscurilor inerente posibile, asociate acestor operaţiuni/activităţi, prin determinarea impactului financiar al acestora; stabilirea criteriilor de analiză a riscului; stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu, prin utilizarea unei scări de valori pe trei nivele, astfel: pentru aprecierea controlului intern: control intern corespunzător - nivel 1; control intern insuficient - nivel 2; control intern cu lipsuri grave - nivel 3; pentru aprecierea cantitativă: impact financiar slab - nivel 1; impact financiar mediu - nivel 2; impact financiar important - nivel 3; pentru aprecierea calitativă: 2; vulnerabilitate mare - nivel 3. vulnerabilitate redusă - nivel 1; vulnerabilitate medie - nivel

stabilirea punctajului total al criteriului utilizat (T).

Se atribuie un factor de greutate şi un nivel

de risc fiecărui criteriu. Produsul acestor doi factori dă punctajul pentru criteriul respectiv, iar suma punctajelor pentru o anumită operaţie/activitate auditabilă conduce la determinarea punctajului total al riscului operaţiei/activităţii respective. Punctajul total al riscului se obţine utilizând formulele:

unde:

P(i) = ponderea riscului pentru fiecare criteriu;

N(i) = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; sau T = N1 x N2 x. .x Ni unde: N = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat. risc mic, risc mediu, risc

clasarea riscurilor, pe baza punctajelor totale obţinute anterior, în: mare;

ierarhizarea operaţiunilor/activităţilor ce urmează a fi auditate, respectiv elaborarea tabelului puncte tari şi puncte slabe. După analiza riscurilor urmează elaborarea tematicii în detaliu a misiunii de audit intern. Aceasta cuprinde totalitatea domeniilor/obiectelor de auditat selectate, este semnată de şeful compartimentului de audit intern şi adusă la cunoştinţa principalilor responsabili ai entităţii/structurii auditate în cadrul şedinţei de deschidere.

2.3.

Intervenţia la faţa locului

Intervenţia la faţa locului se realizează în baza unui program preliminar care se întocmeşte conform programului de audit intern şi va prezinta în mod detaliat lucrările pe care auditorii interni îşi propun să le efectueze. Şedinţa de deschidere a intervenţiei la faţa locului se desfăşoară la unitatea auditată, cu participarea auditorilor interni şi a personalului entităţii/structurii auditate. cuprinde: prezentarea auditorilor interni; prezentarea obiectivelor misiunii de audit intern; comunicarea termenelor de raportare a stadiului verificărilor; prezentarea tematicii în detaliu; acceptarea calendarului întâlnirilor; asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării misiunii de audit intern. Entitatea auditată poate solicita amânarea misiunii de audit, în cazuri justificate. Data şedinţei de deschidere, participanţii, aspectele importante discutate trebuie consemnate în minuta şedinţei de deschidere. Compartimentul de audit intern trebuie să notifice entitatea/structura auditată despre programul verificărilor la faţa locului, inclusiv perioadele de desfăşurare şi să transmită Carta auditului intern. Intervenţia la faţa locului constă în colectarea documentelor, analiza şi evaluarea activităţii şi cuprinde următoarele etape: cunoaşterea activităţii/sistemului/procesului supus verificării şi studierea procedurilor aferente; intervievarea personalului auditat; verificarea înregistrărilor contabile; analiza datelor şi informaţiilor; evaluarea eficienţei şi eficacităţii controalelor interne; Ordinea de zi va

realizarea de testări; analiza implementării acţiunilor menţionate în auditările precedente. Păstrarea şi arhivarea dosarelor de audit intern Dosarele de audit intern sunt sunt confidenţiale şi sunt proprietatea entităţii publice. Şedinţa de închidere a intervenţiei la faţa locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a recomandărilor finale din proiectul Raportului de audit intern şi a calendarului de implementare a recomandărilor. Cu această ocazie se întocmeşte o minută a şedinţei de închidere.

2.4.

Raportul de audit intern

Elaborarea proiectului de Raport de audit intern (raport intermediar) În elaborarea proiectului Raportului de audit intern trebuie să fie respectate următoarele cerinţe: constatările trebuie să aparţină domeniului/obiectivelor misiunii de audit intern şi să fie susţinute prin probe de audit; recomandările trebuie să fie în concordanţă cu constatările şi să determine reducerea riscurilor cu care se confruntă entitatea; raportul trebuie să exprime opinia auditorului intern, bazată pe constatările efectuate şi se întocmeşte pe baza FIAP-urilor; În redactarea proiectului Raportului de audit intern, trebuie să fie respectate următoarele principii: constatările trebuie să fie prezentate într-o manieră pertinentă şi incontestabilă; evitarea utilizării expresiilor imprecise; promovarea unui limbaj cât mai uzual şi a unui stil de exprimare concret; evitarea tonului polemic, jignitor, tendenţios; ierarhizarea constatărilor; evidenţierea aspectelor pozitive şi a îmbunătăţirilor constatate de la ultima misiune de audit. Proiectul Raportului de audit intern trebuie să cuprindă cel puţin următoarele elemente: scopul şi obiectivele misiunii de audit intern; date de identificare a misiunii de audit intern; modul de desfăşurare a acţiunii de audit intern; constatări efectuate;

concluzii şi recomandări; documentaţia-anexă; Proiectul de Raport de audit intern se transmite la structura auditată, iar aceasta poate trimite în maxim 15 zile de la primire punctele sale de vedere. de către auditorii interni. Punctele de vedere primite trebuie analizate

În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni vor organiza reuniunea de conciliere cu structura auditată în cadrul căreia se va analiza constatările şi concluziile în vederea acceptării recomandărilor formulate. reuniunii de conciliere. Totodată se întocmeşte o minută privind desfăşurarea

Raportul de audit intern trebuie să includă modificările discutate şi convenite din cadrul reuniunii de conciliere. El va fi însoţit de o sinteză a principalelor constatări şi recomandări. Difuzarea Raportului de audit intern Şeful compartimentului de audit i ntern trimite Raportul de audit intern, finalizat, împreună cu rezultatele concilierii şi punctul de vedere al entităţii/structurii auditate conducătorului entităţii publice care a aprobat misiunea, pentru analiză şi avizare. După avizarea recomandărilor cuprinse în Raportul de audit intern, acestea vor fi comunicate structurii auditate. Curtea de Conturi are acces la Raportul de audit intern în timpul verificărilor pe care le efectuează.

2.5. Urmărirea recomandărilor Obiectivul acestei etape este asigurarea că recomandările menţionate în Raportul de audit public intern sunt aplicate întocmai, în termenele stabilite, în mod eficace şi că, conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandări. Responsabilitatea structurii auditate în aplicarea recomandărilor constă în: elaborarea unui plan de acţiune privind implementarea recomandărilor; stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare; implementarea recomandărilor; comunicarea periodică a stadiului progresului înregistrat; evaluarea rezultatelor obţinute. Responsabilitatea compartimentului de audit intern Şeful compartimentului de audit public intern evaluează stadiul de implementare a recomandărilor şi caracterul adecvat al acţiunilor întreprinse de entitatea auditată. CAPITOLUL III STUDIU DE CAZ - PROCEDURI SPECIFICE UTILIZATE PENTRU DERULAREA UNEI MISIUNI LA NIVELUL SERVICIULUI DEPOZITARE ŞI GESTIONARE PRODUSE FINITE DIN CADRUL S.C. ANTIBIOTICE S.A. IAŞI

PREZENTARE GENERALĂ Firma S.C. Antibiotice S.A. cu sediul în Iaşi, str. Valea Lupului, nr.1, a fost înfiinţată din anul 1990 conform Legii nr.15/1990 şi a Hotărârii Guvernului nr.1200/1990, prin preluarea întregului patrimoniu al Întreprinderii de Antibiotice, întreprindere a cărei piatră de temelie a fost pusă în anul 1952. După o perioadă de 3 ani de lucrări de investiţii, în anul 1955, la data de 11 decembrie s -a obţinut prima şarjă de penicilină românească în cadrul celei de întâi capacităţi de producţie pusă în funcţiune. În decursul timpului în cadrul platformei de peste 40 hectare pe care societatea îşi desfăşoară activitatea au fost construite şi puse în funcţiune şi alte capacităţi de producţie astfel că astăzi S.C. Antibiotice S.A. reprezintă o structură complexă de fabricaţie concretizată în 9 fluxuri de producţie. Preocuparea permanentă a societăţii este îmbunătăţirea sănătăţii oamenilor, pentru care eforturile s au îndreptat cu precădere spre producerea de medicamente la cele mai înalte standarde de asigurare a calităţii, fabricarea acestora în condiţii de deplină siguranţă pentru societate, clienţi, pacienţi, mediul înconjurător, şi pentru viitor, realizarea unor produse cu calităţi terapeutice superioare în condiţii de mare eficienţă şi competitivitate. Societatea Comercială Antibiotice S.A. Iaşi are personalitate juridică română, având forma juridică de societate pe acţiuni şi îşi desfăşoară activitatea în conformitate cu legile române, statutul propriu şi prezentul regulament, având codul fiscal: R 1973096. Capitalul social la înfiinţarea S.C. Antibiotice S.A. Iaşi conform Hotararii Guvernului nr. 500/1994 a fost de 50.199.400 mii ROL, în 2012 înregistrând valoarea de 45.489.729 lei. 3.1. ORGANIZAREA AUDITULUI INTERN LA S.C. ANTIBIOTICE S.A. IAŞI

Rolul auditului intern este de examinare, monitorizare și analiză a activităților legate de funcționarea unei companii, inclusiv structura de afaceri, comportamentul angajaţilor şi a sistemelor informatice. An internal audit is designed to review what a company is doing in order to identify potential threats to the organization's health and profitability, and to make suggestions for mitigating the risk associated with those threats in order to minimize costs. Un audit intern este conceput pentru a revizui modul de funcţionare a unei companie având scopul de a identifica potențialele amenințări la adresa sănătății și profitabilităţii organizației, și de a face sugestii pentru reducerea riscului asociat cu aceste amenințări, în scopul de a minimiza costurile. Serviciul de Audit Intern din cadrul S.C.Antibiotice S.A. Iaşi efectuează verificări sau controale de fond privind: - modul de gestionare a bunurilor materiale şi financiare ale societăţii, existenţei faptice a mijloacelor materiale din patrimoniu, legalitatea şi realitatea operaţiunilor de intrare şi ieşire a mijloacelor materiale din cadrul gestiunilor; - respectarea dispoziţiilor legale privind asigurarea bazei tehnico -materiale, recepţia, depozitarea şi transportul bunurilor materiale; - legalitatea modului de stabilire a drepturilor băneşti şi plata acestora; - existenţa şi modul de ţinere a evidenţei altor valori ce fac parte din patrimoniul societăţii; - efectuarea de controale tematice dispuse de conducere. Serviciul de Audit Intern, este o structură organizată în baza Decizi ei nr.68/54668/25.05.2010 privind restabilirea structurilor organizatorice şi funcţionale. Pentru a stabili şi defini etapele privind controlul financiar intern al entităţii, Biroul de Audit Intern, a elaborat procedura de operare Cod: CFI – 001 „Procedura privind controlul financiar intern de fond”. Procedura are ca domeniu de aplicare, toate structurile existente în cadrul Organigramei entităţii. Atribuţii ale serviciului de audit intern: 1. Întocmeşte programul anual cu obiectivele de audit intern pe care îl supune aprobării directorului general al societăţii şi după aprobare urmăreşte realizarea sa la termenele aprobate; 2. Răspunde pentru realizarea controlului gestionar de fond conform cadrului stabilit prin actele normative în vigoare, pe următoarele obiective principale; 3. Controlează modul în care au fost respectate normele legale şi dispoziţiile conducerii societăţii referitoare la întocmirea şi circulaţia documentelor primare, modul de conducere a evidenţei tehnico operative şi contabile precum şi realitatea datelor înscrise în acestea;

4. Răspunde de respectarea condiţiilor şi dispoziţiilor legale cu privire la angajarea, acordarea drepturilor şi îndeplinirea obligaţiilor ce revin gestionarilor de bunuri materiale şi financiare ale societăţii; 5. Urmăreşte cum este organizat şi exercitat contolul financiar preventiv propriu, în sensul respectării cadrului analitic aprobat de conducerea societăţii sau stabilită de actele normative în vigoare; 6. Răspunde de corecta examinare a sistemului contabil şi a fiabilităţii acestuia; 7. Informează şi face propuneri de îmbunătăţire a evidenţei contabile în cazul în care constată că acesta nu asigură o evidenţă precisă sau când nu asigură efectuarea unor controale corespunzătoare asupra patrimoniului societăţii; 8. În urma controalelor efectuate, propune măsuri tehnico-organizatorice pentru corectarea condiţiilor existente, îmbunătăţirea operaţiunilor şi înlăturarea fenomenelor ce produc daune societăţii, le supune aprobării celor în drept şi le urmăreşte pentru a fi valorificate în condiţii legale; 9. Verifică respectarea prevederilor legale privind evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale aprobate (precum şi întocmirea, aprobarea şi executarea bugetului de venituri şi cheltuieli); 10. Verifică respectarea procedurii de colectare a creanţelor de la clienţii rău platnici precum şi modul de calcul al dobanzilor şi penalităţilor de întârziere datorate de aceştia; 11. Verifică prin sondaj existenţa faptică a numerarului şi a celorlalte valori materiale existente în casierie, confruntând soldul existent cu datele evidenţei contabile; Auditul intern şi-a stabilit prin misiunile de control efectuate în cursul anului 2012 atingerea următoarelor obiective: a. Respectarea dispoziţiilor legale referitoare la asigurarea bazei tehnico - materiale în conformitate cu necesităţile producţiei: - consumurile normate; - contractele încheiate şi determinarea corectă necesarului de aprovizionat. b. Existenţa faptică a mijloacelor materiale din patrimoniul entităţii prin inventarierea stocului din magazii, depozite, secţii şi ateliere conform graficului aprobat, stabilind eventualele diferenţe faţă de stocurile de evidenţa contabilă, cauzele şi responsabilitaţile, făcând propuneri pentru regularizarea acestora; c. Concordanţa dintre evidenţa contabilă şi cea tehnico-operativă ce justifică consumul mijloacelor materiale supuse controlului; d. Respectarea prevederilor legale referitoare le recepţia şi transportul mijloacelor materiale cu ocazia controlului gestionar efectuat la depozitele entităţii; e. Modul în care sunt respectate normele legale referitoare la gestionarea, depozitarea şi păstrarea integrităţii bunurilor materiale în spaţii corespunzatoare, modul de manipulare şi transportare a lor; f. Legalitatea şi realitatea operaţiilor de casare şi scoatere din uz a mijloacelor materiale ce întrunesc condiţiile legale în acest scop; g. Modul de organizare şi efectuare a inventarierilor periodice şi anuale, modul cum au fost valorificate, în conformitate cu prevederile legale, diferenţele constatate. În practica sistemul de control intern din cadrul societăţii funcţionează în baza procedurilor de operare elaborate conform ordinului 946 din iulie 2005 actualizat (2006) standardul 17- Proceduri. Procedura reprezintă paşii ce trebuie urmăriţi (algoritmul) în realizarea sarcinilor, exercitarea competenţelor şi angajarea responsabilităţilor. Procedurile sunt scrise şi constituie un instrument de lucru, pentru ca executanţii să cunoască normele legale ce trebuie respectate, pentru fiecare domeniu al entităţii, actualizate în mod permanent, în funcţie de evoluţia reglementarilor în materie şi aduse la cunostinţa executanţilor. În acest mod controlul intern al entităţii S.C. ANTIBIOTICE S.A. este integrat în sistemul de management al fiecarei componente structurale a entităţii, intră în grija personalului de la toate nivelurile şi oferă o asigurare rezonabilă a atingerii obiectivelor, începând cu cele individuale şi terminând cu cele generale. În conformitate cu planul de Audit Intern, aprobat de către Directorul general pe anul 2012, personalul angajat din cadrul biroului de audit intern, a efectuat misiuni de audit intern la următoarele direcţii: Direcţia de Marketing – Vânzări naţionale prin distribuitori; Direcţia de Marketing - Vânzări Piaţa Internă; Direcţia Comercială şi logistică – Serviciul Transporturi; Direcţia Comercială şi logistică –Serviciul de Depozitare şi Gestionare Produse Finite; Direcţia Dezvoltare Afaceri – Centrul de Evaluare a Medicamentului.

Pe parcursul verificărilor efectuate s-a urmărit atingerea obiectivelor generale privind Audit Intern, stabilite conform procedurii de operare Cod: CFI – 001 şi a obiectivelor stabilite pe fiecare direcţie/serviciu/birou prin ordinul de serviciu aprobat de către Directorul general al entităţii şi anume: În misiunile de control efectuate la direcţiile menţionate s-a urmărit modul de respectare a procedurilor de operare, şi a legislaţiei aferente fiecărei activităţi; În procedurile de operare elaborate pe direcţii, economiştii din cadrul Biroului de audit intern au verificat corelarea responsabilităţilor din proceduri şi atribuţiile menţionate în fişa postului la toate nivelele ierarhice din cadrul fiecărei direcţii; Un alt obiectiv a fost verificarea bugetelor de venituri şi cheltuieli planificate şi realizate pe fiecare activitate din cadrul entităţii precum şi urmărirea modului de încadrare în bugetele aprobate; Pe parcursul misiunilor de control efectuate în anul 2012, un alt obiectiv a fost urmărirea respectării deciziilor şi notelor interne emise de către conducerea entităţii, referitoare la: economie în folosirea resurselor materiale şi baneşti; îmbunătăţirea activităţilor privind încheierea, executarea, urmărirea şi evidenţ a contractelor; negociere şi avizare preţuri pentru achiziţii (furnizori interni), materii prime, materiale, ambalaje; De asemenea un alt obiectiv urmărit în derularea activităţii de audit a fost respectarea deciziei nr. 225 privind organizarea şi executarea controlului financiar preventiv având în vedere prevederile ordinului M.F.P. 522/2003 pentru aprobarea Normelor Metodologice privind contolul financiar preventiv prin care s-au stabilit obiectivele şi responsabilităţile persoanelor care exercită control ul financiar preventiv în funcţie de natura problemelor de avizat. Ca urmare a misiunilor de audit efectuate la direcţiile menţionate mai sus persoanele care au efectuat auditul au constatat urmatoarele: - toate direcţiile supuse verificării au proceduri de operare şi au fost revizuite ori de câte ori au aparut modificări în legislaţie; - referitor la modul de încadrare în bugetele planificate s-a constatat încadrarea direcţiilor în bugetele aprobate; - pe tot parcursul auditului s-a constatat respectarea deciziilor şi a notelor interne emise de conducerea entităţii; - s-a constatat respectarea deciziei nr. 225 privind exercitarea controlului financiar preventiv de către persoanele împuternicite prin decizie. În urma verificarilor efectuate la direcţiile menţionate au fost propuse o serie de măsuri cum ar fi: La Direcţia Marketing: a. Creşterea volumului vânzărilor directe în spitale prin Depozitul S.C. Antibiotice S.A. Iaşi; b. Urmărirea permanentă a vânzărilor în spitale în vederea respectării termenelor stabilite de încasare a contravalorii produselor; c. Evitarea returnării produselor prin urmărirea continuă a termenelor de valabilitate la stocurile de medicamente marca ,,Antibiotice” existente la distribuitori. La Direcţia Comercială şi Logistică: a. Verificarea de către persoanele responsabile (conform atribuţiilor menţionate în fişa postului) a înscrisurilor din foile de parcurs şi fişele activităţii zilnice a autovehiculelor; b. Verificarea consumului de carburant şi a restului în rezervor prin respectarea Normativului aprobat prin Ordinul Ministrului Transporturilor nr.14/1982 în vederea reducerii pe cât posibil a consumului de carburant şi a cheltuielilor din cadrul serviciului; c. Inventarierea stocurilor de produse finite pe produse şi serii de fabricaţie; d. Inventarierea custodiilor din depozite şi de la secţiile producătoare; e. Analiza stocurilor de produse finite cu termen de valabilitate cere expiră pînă la finele anului 2013; f. Verificarea documentelor de intrare/ieşire în/din depozit. La Direcţia Dezvoltare Afaceri – Centrul de Evaluare a Medicamentului: a. Urmărirea în permanenţă a reducerii costurilor pe studiile de bioechivalenţă derulate în cadrul C.E.M.; b. Stabilirea veniturilor şi a ratei rentabilităţii unui studiu să se efectueze la finalizarea studiului. Referitor la activitatea de inventariere a gestiunilor, în anul 2012, au fost realizate un număr de 23 acţiuni de inventariere, 2(doua) acţiuni de predare - primire de gestiune (mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale, produse finite şi alte materiale). Activitatea de audit în anul 2012 a cuprins următoarele gestiuni ale entităţii: a. Depozitele centrale ale societăţii; b. Gestiunile de obiecte de inventar din cadrul secţiilor de producţie dar şi ale altor compartimente ale societăţii; c. Puncte de consum.

Obiectivele urmărite în activităţile de audit au fost următoarele: - respectarea procedurilor de operare specifice fiecărei gestiuni privind recepţia, depozitarea, consumul/livrarea elementelor patrimoniale de natura stocurilor; - verificarea întocmirii corecte şi respectării circuitului documentelor justificative; - încadrarea în normele de consum prestabilite; - efectuarea inventarierii stocurilor din gestiunile controlate în vederea stabilirii eventualelor diferenţe faţă de stocurile scriptice; - verificarea modului de îndeplinire a propunerilor făcute în procesele verbale întocmite la verificările anterioare. S.C. ANTIBIOTICE S.A. IAŞI Serviciul de Audit Intern Nr. 205 din 16.11.2012 ORDIN DE SERVICIU

În conformitate Normele proprii de exercitare a auditului intern în cadrul entităţii şi a Planului de audit intern pentru anul 2012, se va efectua misiunea de audit intern la Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite în perioada 20.11.2012 – 30.11 .2012. Obiectivele urmărite în misiunea de audit sunt următoarele: inventarierea stocurilor de produse finite pe produse şi serii de fabricaţie; inventarierea custodiilor din depozit şi de la secţiile de producţie; analiza stocurilor de produse finite cu termen de valabilitate care exp iră până la finele anului 2013; analiza stornărilor către depozitul de produse finite şi către secţiile de producţie; verificarea documentelor care însoţesc produsele finite la intrare/ieşire în/din depozit. Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate privind modul de depozitare şi gestionare a produselor finite din entitate. Echipa de audit intern este formată din următorii auditori: 1. Asaftei Gheorghe 2. Malcău Constantin Directorul General al Unităţii Ioan Nani S.C. ANTIBIOTICE S.A. IAŞI Serviciul de Audit Intern DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ Acatrinei Cristian Conducătorul compartimentului de audit intern.

Nume şi prenume: Asaftei Gheorghe Data: 20.11.2012 Misiunea de audit: Serviciul Depozitare Auditor, Şef serviciu, Asaftei Gheorghe Malcău Constantin S.C. ANTIBIOTICE S.A. IAŞI Serviciul de Audit Intern Nr. 203 din 06.11.2012

NOTIFICARE PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Către: Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite De la: Şef Serviciu Audit Intern Referitor la misiunea de audit intern ,,Modul de depozitare şi gestionare a produselor finite” Stimată doamnă Maria Fântînaru

În conformitate cu Planul anual de audit intern, urmează ca în perioada 20.11 – 30.11.2012 să efectuăm o misiune de audit intern la Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite cu tema: Gestiunea produselor finite. Auditul va examina stocurile de produse finite pe produse şi serii de fabricaţie, stornările către depozitul de produse finite şi către secţiile de producţie şi documentele care însoţesc produsele finite de intrare/ieşire în/din depozit. Ulterior vă vom contacta pentru a stabili de comun acord o şedinţă de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând: prezentarea auditorilor; prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern; scopul misiunii de audit intern; alte aspecte. Pentru o mai bună înţelegere a activităţii dumneavoastră şi a desfăşurării misiunii de audit în bune condiţii vă rugăm să ne puneţi la dispoziţie următoarea documentaţie: 1. Procedurile privind: • recepţia produselor finite; • livrarea produselor finite; • depozitarea şi manipularea produselor finite; • monitorizarea condiţiilor de mediu din zona de depozitare produs finit; • accesul în depozit; • igiena şi echiparea personalului • curăţirea spaţiilor de depozitare. 2. Documentele justificative privind verificarea metrologică a aparatelor de măsură şi control existente în depozit; 3. Documentele justificative aferente produselor finite aflate în custodie; 4. Comenzi, facturi, avize de însoţire aferente livrărilor de produselor finite; 5. Procesele-verbale de predare-primire a produselor finite. Pentru eventuale clarificări vă rugăm să-l contactaţi pe dl. Asaftei Gheorghe, care va răspunde de realizarea misiunii de audit. Şef serviciu audit intern, Data, Malcău Constantin 06.11.2012 S.C. ANTIBIOTICE S.A. IAŞI Serviciul de Audit Intern COLECTAREA INFORMAŢIILOR

Misiunea de audit: Gestiunea produselor finite Perioada auditată: 20.11.2011 - 19.11.2012 Întocmit: Asaftei Gheorghe/ Acatrinei Cristian Data: 20.11.2012 Avizat: Malcău Constantin Data: 20.11.2012

S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern LISTA CENTRALIZATOATE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Gestiunea produselor finite Perioada auditată: 20.11.2011 - 19.11.2012 Întocmit: Asaftei Gheorghe/ Acatrinei Cristian Data: 20.11.2012 Avizat: Malcău Constantin Data: 20.11.2012

S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul Audit Intern CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Misiunea de audit: Gestiunea produselor finite Perioada auditată: 20.11.2011 - 19.11.2012 Întocmit: Asaftei Gheorghe Data: 15.05.2012 Avizat: Malcău Constantin Data: 15.05.2012

S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern IDENTIFICAREA RISCURILOR

Misiunea de audit: Gestiunea produselor finite Perioada auditată: 20.11.2011 -19.11.2012 Întocmit: Asaftei Gheorghe/ Acatrinei Cristian Data: 20.11.2012 Avizat: Malcău Constantin Data: 20.11.2012

S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern

STABILIREA NIVELULUI DE APRECIERE AL RISCULUI PE FACTORI DE RISC ŞI DETERMINAREA PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Misiunea de audit: Gestiunea produselor finite Perioada auditată: 20.11.2011 - 19.11.2012 Întocmit: Asaftei Gheorghe/ Acatrinei Cristian Data: 21.11.2012 Avizat: Malcău Constantin Data:21.11.2012 S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern

CLASAREA OPERAŢIILOR PE BAZA PUNCTAJULUI RISCURILOR

Misiunea de audit: Gestiunea produselor finite Perioada auditată: 20.11.2011 - 19.11.2012 Întocmit: Asaftei Gheorghe/ Acatrinei Cristian Data: 21.11.2012 Avizat: Malcău Constantin Data:21.11.2012 S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern

TABELUL PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE

Misiunea de audit: Gestiunea produselor finite Perioada auditată: 20.11.2011 - 19.11.2012 Întocmit: Asaftei Gheorghe/ Acatrinei Cristian Data: 21.11.2012 Avizat: Malcău Constantin Data: 21.11.2012

S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern

TEMATICA ÎN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Gestiunea produselor finite Perioada auditată: 20.11.2011 - 19.11.2012 Întocmit: Asaftei Gheorghe/ Acatrinei Cristian Data: 21.11.2012 Avizat: Malcău Constantin Data: 21.11.2012

Notă: Au fost cuprinse în programul misiunii de audit operaţiunile şi activităţile care prezintă un grad de încredere scăzut.

S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Gestiunea produselor finite Perioada auditată: 20.11.2011 - 19.11.2012 Întocmit: Asaftei Gheorghe/ Acatrinei Cristian Data: 21.11.2012 Avizat: Malcău Constantin Data:21.11.2012 S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern

PROGRAMUL PRELIMINAR AL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCULUI

Misiunea de audit: Gestiunea produselor finite Perioada auditată: 20.11.2011 - 19.11.2012 Întocmit: Asaftei Gheorghe/ Acatrinei Cristian Data: 21.11.2012 Avizat: Malcău Constantin Data: 21.11.2012

S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Gestiunea produselor finite Perioada auditată: 20.11.2011 - 19.11.2012 Întocmit: Asaftei Gheorghe Data: 21.11.2012 Avizat: Malcău Constantin Data:21.11.2012 A. participanţilor B. Stenograma şedinţei În cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la: Lista

Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit; Prezentarea funcţiei de audit intern de către şeful Serviciului de Audit Intern, în special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaţia auditului intern; Prezentarea Programului intervenţiei la faţa locului, obiectivele auditabile care se intenţionează a fi realizate, după analizele de risc efectuate. În urma discuţiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanţii Serviciului Depozitare şi Gestionare Produse Finite au prezentat o parte din problemele cu care se confruntă şi anume: Activitatea privind gestiunea produselor finite reprezintă o zonă cu risc; Complexitatea activităţii Serviciului Depozitare şi Gestionare Produse finite; Lipsa spaţiului de depozitare; Desfăşurarea activităţii se efectuează într-un mod alert ceeea ce duce la suprasolicitarea personalului; Existenţa unor comenzi către export la care a fost întârzîiată livrarea. Acest lucru poate duce la expirarea termenului de valabilitate a produselor. De asemenea, s-au stabilit: persoanele pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării informaţiilor, efectuării de teste asupra muncii lor şi pentru a lua interviuri, programul întâlnirilor şi timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; condiţiile minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit. aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare în cursul misiunii, informarea sistematică asupra constatărilor; data şedinţei de închidere, inclusiv a participanţilor; modalitatea redactării Raportului de audit intern. Recomandările formulate, vor fi discutate şi analizate cu Serviciului Depozitare şi Gestionare Produse Finite.. Auditori, Auditaţi, Malcău Constantin Fântînaru Maria Asaftei Gheorghe Pascariu Cătălin Acatrinei Cristian S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern LISTA DE VERIFICARE NR. 1

Obiectivul I. Inventarierea stocurilor de produse finite pe produse şi serii de fabricaţie Auditor intern, Supervizor, Acatrinei Cristian Asaftei Gheorghe S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern TEST NR. 1 Misiunea de audit: Gestiunea produselor finite Perioada auditată: 20.11.2011- 19.11.2012 Obiectul testului Inventarierea stocurilor de produse finite pe produse şi serii de fabricaţie Obiectivele testului Conformitatea datelor înscrise în Notele de predare a produselor finite Stabilirea plusurilor sau minusurilor la inventar Descrierea testului Eşantionul a fost constituit dintr-un procent de 20% din notele de predare a produselor finite din perioada ianuarie-septembrie 2012 astfel, au rezultat un număr de 56 de note de predare. Testarea a constat în analiza notelor de predare, sub aspectul fondului şi formei stabilite prin Lista de verificare nr. 1, poz. 1.1.3.

Constatări Din analiza echipei de audit au reieşit o serie de nereguli privind notele de predare: - notele de predare nu conţin data pe toate documentele; - există spaţii între înregistrările din documente; - notele de predare sunt completate greşit în ce priveşte cantitatea efectivă. Între stocurile faptice şi cele scriptice nu s-au constatat diferenţe la data inventarierii. Concluzii În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 1. Data: 22.11.2012 Auditor intern, Supervizor, Acatrinei Cristian Asaftei Gheorghe S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEM EI NR. 1 Misiunea de audit: Gestiunea produselor finite Perioada auditată: 20.11.2011-19.11.2012 PROBLEMA Completarea eronată a notelor de predare CONSTATAREA Din analiza echipei de audit s -au constatat următoarele: a) notele de predare întocmite la secţia Comprimate pentru predare produse finite către depozitul central 07 nu conţin data calendaristică la rubrica Control Calitate pe toate documentele; b) notele de predare întocmite la secţia Paranterale nu sunt completate cu data calendaristică la rubrica Control Caliate în mod constant, cu număr magazie primitoare (NP 6348, 6349/30.03.2012 etc.) şi există spaţii între înregistrările din documente; c) notele de predare întocmite de secţia Capsule nu conţin data Control Calitate, există spaţii între înregistrările în document (30058,30059/30.03.2012); d) notele de predare întocmite la secţia Unguente şi Supozitoare sunt completate greşit în ce priveşte cantitatea efectivă, în sensul că nu se ţine cont de unitatea de măsură în care sunt exprimate produsele respective – cutii sau tuburi. e) întocmirea notelor de predare de la secţiile producătoarensăa făcut fără completarea tuturor câmpurilor prevăzute de formular. CAUZE: Nu a existat un control privind întocmirea corectă a notelor de predare. CONSECINŢE Toate aceste aspect reprezintă abateri de la formă ţinând cont de reglementările contabile în vigoare (OMFP 3512/2008 privind documentele financiar-contabile); RECOMANDĂRI - Spaţiile libere rămase se barează pentru a nu putea fi completate ulterior de personae neavizate. - Numărul de 12778 cutii se completează 12 întregi şi 778 zecimal, în loc de 12778 întregi şi 000 zecimal. - Se vor corecta pe viitor erorile respective iar primitorul va sesiza acest lucru înainte de a semna de primire.

- Recepţia produselor finite să se realizeze pe baza documentelor întocmite corect la secţiile producătoare. Întocmit, Supervizor, Pentru conformitate, Acatrinei Cristian Asaftei Gheorghe Malcău Constantin S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern LISTA DE VERIFICARE NR. 2 Obiectivul II. Inventarierea custodiilor din depozit şi de la secţiile de producţie Auditor intern, Supervizor, Acatrinei Cristian Asaftei Gheorghe S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern TEST NR. 2 Misiunea de audit: Gestiunea produselor finite Perioada auditată: 20.11.2011- 19.11.2012 Obiectul testului Inventarierea custodiilor din depozit şi de la secţiile de producţie Obiectivele testului Verificarea faptică a custodiilor Verificarea termenului de expirare Descrierea testului Pentru efectuarea testului s-au analizat stocurile care aparţin de drept depozitului de produs finit şi se află încă la secţiile de producţie. Observarea fizică a stocurilor de produse finite. Constatări Din analiza echipei de audit au reieşit o serie de nereguli privind custodiile aflate la secţiile de producţie: - nu s-au putut vedea Buletinele de analiză; - termenul de valabilitate mai mic de 1 an la unele produse. Concluzii În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 2. Data: 22.11.2012 Auditor intern, Supervizor, Acatrinei Cristian Asaftei Gheorghe S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 2 Misiunea de audit: Gestiunea produselor finite Perioada auditată: 20.11.2011- 19.11.2012 PROBLEMA Produse destinate pentru export a căror termen de valabilitate expiră până la data de 31.12.2013. CONSTATAREA În acţiunea de inventarie a custodiilor aflate la secţiile de producţie au fost constate următoarele: - produsul ,, Amoxiplus 1,2” seria 2117 în cantitate de 14.450 floacane, în valoare de 54.476,50 lei care este destinat exportului pentru Mongolia are data fabricaţiei luna 09.2010 iar la data inventarierii încă se mai afla în secţie. Data expirării este luna 09.2013; - produsul Fluocinolon N unguent 18 g pentru export, seria 0590, în cantitate de 6.000 de tuburi cu o valoare de 7.740 lei şi termen de valabilitate (expirare) în decembrie 2012; - produsul Hemorzon unguent 18 g pentru export în cantitate de 2.000 tuburi cu o valoare de 2.950lei şi termen de valabilitate în mai 2013. CAUZE: Clientul din Mongolia nu a solicitat livrarea. CONSECINŢE - Produsul cu termen de valabilitate mai mic de 1 an sunt greu vandabile ceea ce duce la pierderi. - Pentru produsul Hemorzon unguent 18 g datorită termenului de valabilitat e s-a solicitat casarea.

RECOMANDĂRI - Evitarea creerii de stocuri cu termen de valabilitate sub un an prin luarea măsurilor de valorificare de către persoanele răspunzătoare; - Informarea în timp real a conducerii unităţii cu privire la situţia produselor cu termen de valabilitate sub un an. Întocmit, Supervizor, Pentru conformitate, Acatrinei Cristian Asaftei Gheorghe Malcău Constantin S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern LISTA DE VERIFICARE NR. 3 Obiectivul III. Analiza stocurilor de produse finite cu termen de valabilitate care expiră până la finele anului 2013 Auditor intern, Supervizor, Acatrinei Cristian Asaftei Gheorghe S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern

INTERVIU privind analiza stocurilor de produse finite cu termen de valabilitate care expiră până la finele anului 2013, adresat doamnei Fântînaru Maria, Şef serviciu Depozitare şi Gestionare Produse Finite. Data 22.11.2012 Auditor, Intervievat, Acatrinei Cristian Fântînaru Maria S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern

LISTA DE VERIFICARE NR. 4 Obiectivul IV. Verificarea documentelor de intrare/ieşire în/din depozit Auditor intern, Supervizor, Acatrinei Cristian Asaftei Gheorghe S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern

TEST NR. 4 Misiunea de audit: Gestiunea produselor finite Perioada auditată: 20.11.2012- 24.11.2012 Obiectul testului Verificarea documentelor de intrare/ieşire în/din depozit Obiectivul testului Verificarea documentelor de livrare – avize de însoţire a mărfii, facturi fiscale, certificat de analiză, certificat de conformitate Descrierea testului Constatări În urma verificării s-a constatat: - facturile storno (strict referitor la activitatea de licitaţii pe spitale) nu conţin date privind expediţia şi nu sunt semnate la rubrica Primire factura; - există avize de însoţire a mărfii fără semnătură de primire, fără date privind transpor tul. Concluzii În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.4. Data: 22.11.2012

Auditor Supervizor, Acatrinei Cristian Asaftei Gheorghe S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 4 Misiunea de audit: Gestiunea produselor finite Perioada auditată: 20.11.2012- 24.11.2012 PROBLEMA: Completarea parţială a documentelor de livrare a mărfii. CONSTATAREA Cu privire la documentele de livrare - avize de însoţire a mărfii, facturi fiscale, certificat de analiză, certificat de conformitate, s-au constatat următoarele: - facturile storno (strict referitor la activitatea de licitaţii pe spitale) nu conţin date privind expediţia şi nu sunt semnate la rubrica Primire factura; - există avize de însoţire a mărfii fără semnătură de primire, fără date privind transportul; - documentele întocmite cu ocazia retururilor din reţeaua naţională privind produsul Clafen sub toate formele farmaceutice produse în cadrul companiei, au respectat informările ANM cu privire la cauza retragerii de pe piaţă şi procedurile interne până la distrugerea efectivă a produselor şi ambalajelor; - nu s-a găsit la dosar nici un fel de certificat de analiză care să dovedească faptul că produsele au fost neconforme la recepţia lor în depozitul Societăţii. CAUZE: Completarea documentelor de livrare a mărfii, fiind considerată ca o operaţiune neimportantă. CONSECINŢE: - Refuzul clienţilor de a accepta livrarea - Încălcarea legilor contractelor economice. - În caz de litigiu nu poate fi dovedită creanţa. RECOMANDĂRI Desemnarea unui salariat din cadrul Serviciului Depozitare şi Gestionare Produse Finite care va avea atribuţii şi competenţe în verificarea documentelor de livrare. Întocmit, Supervizor, Pentru conformitate, Acatrinei Cristian Asaftei Gheorghe Malcău Constantin S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Entitatea: Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite Misiunea de audit intern: Gestiunea produselor finite Numele auditorului: Asaftei Gheorghe, Acatrinei Cristian Data realizării:20.11.2012 24.11.2012 S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE

A. Menţiuni generale: Misiunea de audit: Gestiunea produselor finite Perioada auditată: 20.11.2011-19.11.2012 Întocmit: Asaftei Gheorghe Data: 24.11.2012 Avizat: Malcău Constantin Data: 24.11.2012 Lista participanţilor:

PLANUL DE ACŢIUNE ŞI CALENDARUL IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR

S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN

I.

DATE DE IDENTIFICARE A MISIUNII DE AUDIT

Echipa de auditare a fost formată din: - Asaftei Gheorghe, auditor coordonator al misiunii; - Acatrinei Cristian, auditor din cadrul Serviciul de Audit Intern al S.C. Ordinul de efectuare a misiunii de audit: a acţiunii de auditare: Ordinul de serviciu nr. ANTIBIOTICE S.A Iaşi 205 din 16.11.2012 Baza legală

- Planul de audit intern pe anul 2012 aprobat de conducerea instituţiei; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;

- Normele proprii de exercitare a auditului intern în cadrul entităţii. Durata acţiunii de auditare: 20.11-24.11.2012 Perioada supusă auditării: 20.11.2011 – 19.11.2012 Scopul misiunii de audit intern a asigura că activitatea de depozitare, gestionare şi livrare produse finite se desfăşoară respectând standardul 17-Proceduri, dispoziţiile conducerii şi normele legale. Obiectivele misiunii de audit: inventarierea stocurilor de produse finite pe produse şi serii de fabricaţie; inventarierea custodiilor din depozit şi de la secţiile de producţie; analiza stocurilor de produse finite cu termen de valabilitate care expiră până la finele anului 2013; analiza stornărilor către depozitul de produse finite şi către secţiile de producţie; - verificarea documentelor care însoţesc produsele finite la intrare/ieşire în/din depozit. Tipul de auditare: Echipa de auditori a efectuat un audit de conformitate privind respectarea procedurilor, dispoziţiile conducerii şi normele legale în activitatea de depozitare, gestionare şi livrare produse finite. Tehnici utilizate: a) verificarea în vederea asigurării validării, acurateţei şi realităţii datelor înscrise în documentele financiar-contabile. Tehnici de verificare utilizate: comparaţia: pentru fişele de magazie şi situaţia scriptică contabilă; examinarea: pentru detectarea erorilor în completarea notele de predare, avize de însoţire, facturi, certificate de calitate, certificate de analiză, certificate de conformitate; garantarea: pentru verificarea documentele ce au stat la baza casării unor produse;

urmărirea: pentru a se constata dacă toate operaţiunile au fost real efectuate. b) interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea desfăşurarea activităţilor; c) eşantionarea pentru analiza modului de întocmire al documentelor; d) observarea fizică în vederea stabilirii realităţii operaţiunii de inventariere. Instrumente de audit: - chestionarele; - teste; - liste de verificare; - FIAP-uri pentru fiecare disfuncţionalitate constatată. Documente şi materiale examinate în cadrul Serviciului Depozitare şi Gestionar e Produse Finite: Pe timpul derulării misiunii au fost verificatea următoarele documente întocmite şi completate pentru perioada 20.11.2011 - 19.11.2012: - documente privind primirea-predarea produselor finite (note de predare, avize de însoţire, facturi, certificate de calitate, certificate de analiză, certificate de conformitate); - procese-verbale de custodie; - note de predare ,,storno”; - balanţa de verificare finală– stocuri gestiunea 7; - facturi ,,storno”; - proces-verbal de declasare; - declaraţia gestionarului; - exemplarului de Raport de audit intern anterior; - alte documente. Materiale întocmite pe timpul auditării: - teste privind descrierea activităţilor auditate; - Chestionarul de control intern (CCI); - liste de verificare pe obiective (LV); - fişe de identificare şi analiză a problemelor constatate (FIAP); - documente de lucru; - Tabel puncte tari şi puncte slabe, Tematica în detaliu; - programul de audit, programul intervenţiei la faţa locului; - Chestionarul de control intern (CCI);

- rapoarte preliminare de audit, minutele şedinţelor de deschidere, de închidere etc. Entitatea auditată: Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite a funcţionat în perioada auditată cu un număr de 21 de salariaţi, din care un post – şef serviciu. Funcţionarea şi organizarea serviciului se desfăşoară conform organigramei. Relaţiile de colaborare şi subordonare precum şi sarcinile de serviciu sunt stabilite prin fişele posturilor. În cadrul Serviciului Depozitare şi Gestionare Produse Finite se desfăşoară următoarele activităţi: primirea şi gestionarea produselor finite de uz uman şi veterinar; depozitarea şi conservarea produselor farmaceutice finite în vederea păstrării prescripţiilor de calitate; expedierea produselor finite în condiţii stabilite prin contracte sau prescripţii tehnice; proceduri de returnare, casare şi distrugere a produselor finite; întocmirea şi actualizarea fişelor de magazie; colectarea comenzilor emise de clienţi; întocmirea documentelor de livrare a produselor finite; informarea sistematică a conducerii unităţii asupra comportamentului produselor fabricate şi livrate la distribuitori. II. CONSTATĂRI ŞI RECOMANDĂRI

1. Inventarierea stocurilor de produse finite pe produse şi serii de fabricaţie Acţiunea de inventariere a stocurilor de produse finite a început pe data de 22.11.2012, conform Ordinului de serviciu nr. 205 din 16.11.2012 şi a programului de audit aprobat de conducerea societăţii pentru anul 2012. Organizarea şi efectuarea inventarierii stocurilor de produse finite pe produse şi serii de fabricaţie s-a efectuat potrivit prevederilor Legii Contabilităţii nr. 82/1991cu modificările şi completările ulterioare, a Regulamentului de aplicare a Legii Contabilităţii, a Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi pasiv aprobate prin Ordinul M.F.P. 1753/2004. Inventarierea s-a realizat pe tipuri de produse, pe serii de fabricaţie, conform situaţiilor scriptice emise de Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite, la data de 22.11.2012 şi ţinând cont de Declaraţia de început de inventar, a şefului de depozit Pascariu Cătălin. După inventarierea stocurilor faptice şi compararea cu stocurile scriptice s-a constatat că nu există diferenţe între cele două tipuri de stocuri. Precizăm că stocurile scriptice din cadrul depozitului de produse finite, în urma verificării fişelor de magazie de către biroul Contabilitate, sunt aceleaşi cu stocurile de produse finite din evidenţa contabilă a unităţii. Fişele de magazie pentru fiecare produs în parte sunt listate numai la final de lună, după închiderea în cadru depozitului a situaţiei din fiecare lună. Între situaţia din fişele de magazie nu există diferenţe deoarece ambele situaţii sunt listate din aceeaşi bază de date, la acelaşi moment. 1.1. Completarea eronată a notelor de predare - FIAP nr.1 CONSTATĂRI: Din analiza echipei de audit s-au constatat următoarele: a) notele de predare întocmite la secţia Comprimate pentru predare produse finite către depozitul central-07 nu conţin data calendaristică la rubrica Control Calitate pe toate documentele; b) notele de predare întocmite la secţia Paranterale nu sunt completate cu data calendaristică la rubrica Control Calitate în mod constant, cu număr magazie primitoare (NP 6348, 6349/30.03.2012 etc.) şi există spaţii între înregistrările din documente; c) notele de predare întocmite de secţia Capsule nu conţin data Control Calitate, există spaţii între înregistrările în document (30058,30059/30.03.2012); d) notele de predare întocmite la secţia Unguente şi Supozitoare sunt completate greşit în ce priveşte cantitatea efectivă, în sensul că nu se ţine cont de unitatea de măsură în care sunt exprimate produsele respective – cutii sau tuburi. e) întocmirea notelor de predare de la secţiile producătoare s-a făcut fără completarea tuturor câmpurilor prevăzute de formular.

CONSECINŢE: Toate aceste aspect reprezintă abateri de la formă ţinând cont de reglementările contabile în vigoare (OMFP 3512/2008 privind documentele financiar-contabile). RECOMANDĂRI: - Spaţiile libere rămase se barează pentru a nu putea fi completate ult erior de personae neavizate; - Numărul de 12778 cutii se completează 12 întregi şi 778 zecimal, în loc de 12778 întregi şi 000 zecimal; - Se vor corecta pe viitor erorile respective iar primitorul va sesiza acest lucru înainte de a semna de primire - Recepţia produselor finite să se realizeze pe baza documentelor întocmite corect la secţiile producătoare; - Respectarea procedurii privind recepţia produselor finite în depozitul de produse finite (documente, comisie de recepţie, certificate de calitate). 1.2. Stabilirea plusurilor sau minusurilor la inventar După inventarierea stocurilor faptice şi compararea cu stocurile scriptice s-a constatat că nu există diferenţe între cele două tipuri de stocuri. 2. Produse destinate pentru export a căror termen de valabilitate expiră până la data de 31.12.2013 – FIAP nr.2 CONSTATĂRI: În acţiunea de inventarie a custodiilor aflate la secţiile de producţie au fost constate următoarele: - produsul ,, Amoxiplus 1,2” seria 2117 în cantitate de 14.450 floacane, în valoare de 5 4.476,50 lei care este destinat exportului pentru Mongolia are data fabricaţiei luna 09.2010 iar la data inventarierii încă se mai afla în secţie. Data expirării este luna 09.2013; - produsul Fluocinolon N unguent 18 g pentru export, seria 0590, în cantitate de 6.000 de tuburi cu o valoare de 7.740 lei şi termen de valabilitate (expirare) în decembrie 2012; - produsul Hemorzon unguent 18 g pentru export în cantitate de 2.000 tuburi cu o valoare de 2.950lei şi termen de valabilitate în mai 2013. CAUZE: Clientul din Mongolia nu a solicitat livrarea. CONSECINŢE: Produsul cu termen de valabilitate mai mic de 1 an sunt greu vandabile ceea ce duce la pierderi; Pentru produsul Hemorzon unguent 18 g datorită termenului de valabilitate s-a solicitat casarea. RECOMANDĂRI: - Evitarea creării de stocuri cu termen de valabilitate sub un an prin luarea măsurilor de valorificare de către persoanele răspunzătoare; - Informarea în timp real a conducerii unităţii cu privire la situţia produselor cu termen de valabilita te sub un an. 3. Analiza stocurilor de produse finite cu termen de valabilitate care expiră până la finele anului 2013 Referitor la produsele finite cu termen de valabilitate care expiră până la finele anului 2013, am întrebat pe cei ce răspund de gestiunea produselor finite despre măsurile luate în vederea vânzărilor conform principiului ,,primul intrat-primul ieşit” (FIFO). Prin anexa nr.6, s-a confirmat faptul că a fost informată conducerea societăţii şi chiar s-au solicitat indicaţii (soluţii) pentru e se evita astfel de pierderi. Produsele pentru export ,, Amoxiplus 1,2” seria 2117 şi Fluocinolon N unguent 18 g, seria 0590 au fost identificate şi la inventarul din anul 2011. 4. Completarea parţială a documentelor de livrare a mărfii – FIAP nr. 4 CONSTATĂRI: Cu privire la documentele de livrare - avize de însoţire a mărfii, facturi fiscale, certificat de analiză, certificat de conformitate, s-au constatat următoarele: - facturile storno (strict referitor la activitatea de licitaţii pe spitale) nu conţin date privind expediţia şi nu sunt semnate la rubrica Primire factura; - există avize de însoţire a mărfii fără semnătură de primire, fără date privind transportul. - documentele întocmite cu ocazia retururilor din reţeaua naţională privind produsul Clafen s ub toate formele farmaceutice produse în cadrul companiei, au respectat informările ANM cu privire la cauza retragerii de pe piaţă şi procedurile interne până la distrugerea efectivă a produselor şi ambalajelor; - nu s-a găsit la dosar nici un fel de certificat de analiză care să dovedească faptul că produsele au fost neconforme la recepţia lor în depozitul Societăţii. CAUZE: Completarea documentelor de livrare a mărfii, fiind considerată ca o operaţiune neimportantă. CONSECINŢE: - Refuzul clienţilor de a accepta livrarea; - Încălcarea legilor contractelor economice; - În caz de litigiu nu poate fi dovedită creanţa.

RECOMANDĂRI: Din cadrul Serviciului Depozitare şi Gestionare Produse Finite va fi desemnat un salariat care va avea atribuţii şi competenţe în verificarea documentelor de livrare. REALIZAREA RECOMANDĂRILOR DIN RAPORTUL DE AUDIT ANTERIOR S-au verificat dacă recomandările propuse în anul 2011 au fost duse la îndeplinire de către persoanele care răspund de Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite şi s-au constatat următoarele: - evidenţierea pe un formular tip ,,Fişă de magazine” a produselor din secţia Biosinteză, pe produse şi serii de fabricaţie, de către responsabilul cu predarea de produse finite către depozitul de produse finite în aşa fel să se ştie în orice moment stocul ce aparţine depozitului – nu s-a realizat; - evidenţierea pe document tip Fişă de magazine, la secţia Paranterale, a tuturor stocurilor gestionate drept custodii, pe produse şi serii de fabricaţie, cu semnătura persoanei din secţie dar şi a primitordistribuitorul din depozit, până la predarea efectivă a acestora la depozit - nu s-a realizat; - participarea personalului din depozit la orice livrare, care se face din secţie, la export sau intern, să consemneze în Fişa de magazie a livrării şi să semneze de luare la cunoştinţă a mişcării, pentru evidenţierea intrărilor faptice în depozit- nu s-a realizat. După cum se observă nici o propunere din cele prezentate mai sus şi aprobate de conducerea societăţii, în Raportul de audit din anul 2011, nu a fost dusă la îndeplinire, ceea ce arată o slabă preocupare din partea persoanelor care coordonează activitatea Serviciului Depozitare şi Gestionare Produse Finite în ceea ce priveşte îmbunătăţirea activităţii de evidenţă şi gestiona re. Precizăm că obligativitatea implementării măsurilor privind evidenţierea pe fişe de magazie la nivelul secţiilor de producţie a stocurilor păstrate în custodie aparţin următoarelor persoane: a) în cadrul secţiilor de producţie: - şef secţie; - gestionar cu predarea produselor finite; b) la depozitul de produse finite: - şef Serviciu Depozitare şi Produse Finite – sing. Fântînaru Maria; - şef depozit produse finite- farm. Pascariu Cătălin. Precizăm că vor fi informaţi directorii executivi, care au in subordine secţiile de producţie şi depozitul de produse finite, în vederea implementării propunerilor de mai sus şi stabilirea măsurilor disciplinare necesare deoarece aceste recomandări nu au fost duse la îndeplinire cu toate că au fost aprobate în Raportul de audit din anul 2011, de către Directorul General al societăţii. III. CONCLUZII Pe baza testărilor şi analizelor efectuate, echipa de auditori interni evaluează Gestiunea produselor finite conform grilei:

Am restituit toate documentele care ne-au fost puse la dispoziţie cu ocazia verificării iar prin semnătură, şeful de depozit confirmă şi acesta. Actualele recomandări vor fi duse la îndeplinire după aprobarea de către conducerea unităţii, de către activităţii din Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite prin delegare la personalul din depozit, cît şi de şeful Depozitului de Produse finite, în termen de maxim 60 zile calendaristice. Conform procedurii aveţi obligaţia de a informa, în scris, Serviciul de Audit Intern despre modul de îndeplinire a acestor măsuri. S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE CONCILIERE

Misiunea de audit: Gestiunea produse finite Perioada auditată: 20.11.2004- 19.11.2012 Întocmit: Acatrinei Cristian/Asaftei Gheorghe Data: 10.12.20 Avizat: Malcău Constantin Data: 10.12.2012 A. Lista participanţilor

B. Stenograma şedinţei În cadrul şedinţei de conciliere au fost discutate constatările şi recomandările cuprinse în proiectul Raportului de audit, iar reprezentanţii Serviciului Depozitare au reiterat o parte din problemele cu care se confruntă şi anume: - Complexitatea activităţii din cadrul Serviciului Depozitare şi Gestionare Produse finite; - Lipsa spaţiului de depozitare; - Desfăşurarea activităţii se efectuează într-un mod alert ceeea ce duce la suprasolicitarea personalului; - Existenţa unor comenzi către export la care a fost întârzîiată livrarea; - Reprezentanţii Serviciului Depozitare şi Gestionare Produse Finite au adus în discuţie faptul că, deşi a fost informată în repetate rânduri conducerea unităţii cu privire la întârzierea expedierea unor comenzi către export, acestea nu au fost livrate. Livrarea a fost anulată datorită neprezentării Certificatului de Înregistrare din ţara de origine, produsele neputând fi înregistrate. A mai fost adusă în discuţie şi faptul că predarea produselor finite de către secţiile producătoare să se facă după un grafic. Reprezentanţii Serviciului Depozitare şi Gestionare Produse Finite au întocmit şi prezentat planul de acţiune şi Calendarul de implementare a recomandărilor , pentru remedierea problemelor constatate, stabilind şi persoanele responsabile pentru implementare, termenele şi etapele de realizare. Nu au fost formulate obiecţii de către structura auditată pentru celelalte constatări fiind de acord cu acestea, recunoscând deficienţele din activitatea specifică. S.C. ANTIBIOTICE S.A. Serviciul de Audit Intern FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR Misiunea de audit: Gestiunea produselor finite Raport de audit nr.11/15.12.2012 CONCLUZII ŞI PROPUNERI

Realizarea lucrării de disertaţie cu tema ,,Organizarea şi exercitarea auditului intern” a fost o plăcere dar în acelaşi timp şi o provocare. Provocarea a constat în aceea că a trebuit să adaptez şi să realizez o misiune de audit intern la o societate comercială după ghidul de norme de audit specifice instituţ iilor publice. Ţinând cont de faptul că, companiile desfăşoară activităţi tot mai variate şi mai numeroase, activităţi care sunt din ce în ce mai riscante, misiunea auditului intern devine mult mai importantă. Un factor esenţial pentru îndeplinirea obiectivelor acestora, este o bună organizare a serviciului de audit intern la nivelul companiilor. În urma analizei activităţii de audit intern într-o entitate am constatat următoarele: - persoanele din cadrul structurilor auditate văd auditul intern ca pe o activitate, care se suprapune cu sistemul de control intern; - auditorii interni care au lucrat în cadrul companiei pot încălca cu uşurinţă principiul obiectivităţii în cadrul misiunilor de audit; - datorită întocmirii şi examinării unui număr mare de documente misiunea de audit intern se desfăşoară destul de lent, ceea ce face ca structura auditată să-şi peturbe activitatea; - conducerea entităţii solicită auditorilor interni să depisteze fraude şi să găsească vinovaţi; - activitatea de auditul intern este foarte reglementată; - rezultatele unei misiuni audit depinde foarte mult de cunoaşterea structurii auditate; - se face confuzie între auditul intern şi auditul financiar. Pentru o mai bună desfăşurare a activităţii de audit intern în cadrul societăţilor comerciale propun următoarele: - elaborarea unui ghid de audit intern pentru societăţi comerciale; - auditorii din cadrul Serciului de audit intern să nu fie selectaţi dintre angajaţii societăţii; - procedurile de audit intern să fie simplificate; - o bună colaborare între Serviciul de Audit Intern şi Compartimentele Controlul Calităţii şi Asigurarea Calităţii;

- subordonarea auditorilor interni Ministerului Finanţelor Publice pentru independenţa auditorilor faţă de managentul societăţilor şi verificarea misiunilor de audit de către experţi ăn domeniul auditului intern; - atestarea auditorilor interni din sistem, dar şi din afara sistemului, să se realizeze printr -o activitate gen masterat, specifică învăţământului superior din România. Un serviciu de audit intern performant poate contribui direct la dezvoltarea companiei, oferind g aranţie suplimentară acţionarilor şi partenerilor de afaceri. Investitorii și manageri, ar trebui să recunoască faptul că procesul de audit intern nu este unul static. Its character and emphasis should adapt to the changes that take place in the organization over time. Caracterul său și accentul ar trebui să se adapteze la schimbările care au loc în cadrul organizației dea lungul timpului. Departure of key people, changes in markets, new demographics, new competitors, and other factors can dramatically affect the operations of small businesses and other organizations. Plecarea de persoane-cheie, evoluția piețelor, noi competitori, și alți factori pot afecta în mod dramatic operaţiunile din întreprinderile mici și alte organizații. Organizational processes and existing internal control systems may become obsolete with new technology. Procesele organizaționale și sistemele de control intern existente pot deveni învechite cu noua tehnologie. Legal and regulatory environments change with the political wMediul legislativ și de reglementare pot fi schimbate în funţie de evoluţiile politice. Consequently, risks and significance rankings, the audit universe, and audit strategies will change. Prin urmare, riscurile și evaluarea riscului, universul auditului și a strategiilor de audit se vor schimba. The successful small business owner, though, will learn to anticipate such changes, and adjust his or her internal auditing strategies accordingly.

Activitatea A-01:

Ordinul de serviciu

Activitatea A-02: Declaraţia de independenţă

Incompatibilităţi în legătură cu Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse finite DA NU Aţi avut relaţie oficială financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit de orice fel? X Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţez e în misiunea de audit? X Aţi avut sau aveţi funcţii sau aţi fost implicaţi în ultimii 3 ani într -un alt mod în X Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor activitatea entităţii ce va fi auditată?

finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană? X Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă? X Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume? X Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea X Aţi aprobat înainte facturi, ordine de sistemelor de control ale entităţii ce urmează să o auditaţi?

plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea ce urmează să o auditaţi? X Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea ce urmează să o auditaţi? X Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea ce urmează să o auditaţi? X Dacă în timpul misiunii de audit apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful compartimentului de audit public intern sau conducătorul entităţii care a dispus misiunea de audit X

Activitatea A-03:

Notificarea privind declanşarea misiunii de audit intern

Activitatea A-04: Colectarea şi prelucarea informaţiilor preliminare transmise Colectarea informaţiilor SERVICIUL Depozitare şi Gestionare Produse Finite DA NU Observaţii Obţinerea balanţei de verificare analitică X - Obţinerea fişelor de magazie X - Obţinerea proceselorverbale de custodie X - Obtinerea notelor de predare de la secţiile de producţie X - Obţinerea documentelor de livrare a mărfii X - Obţinerea proceselor-verbale de declasare în vederea distrugerii X - Obţinerea notelor de predare storno X - Obţinerea procedurilor scrise X - Identificarea personalului responsabil X - Obţinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior X - Obţinerea declaraţiei de inventar X Activitatea A-05: Stabilirea obiectivelor, activităţilor,acţiunilor şi identificarea riscurilor

Nr. crt.

Obiective Obiecte auditabile Obs.

I. Inventarierea stocurilor de produse finite pe produse şi serii de fabricaţie. 1. Situaţiile scriptice ale stocurilor 2. Situaţiile faptice ale stocurilor 3. Conformitatea datelor înscrise în Notele de predare a produselor finite 4. Balanţă de verificare analitică a stocurilor 5. Stabilirea modului în care se realizează recepţia produselor finite de la secţiile de producţie 6.Luarea declaraţiei de inventar 7. Stabilirea responsabilitǎţilor persoanelor implicate la recepţie şi înregistrǎrile efectuate 8. Stabilirea plusurilor sau minusurilor la inventar II.Inventarierea custodiilor din depozit şi de la secţiile de producţie. 9.Monitorizarea condiţiilor de mediu în depozitul de produs finit 10. Procese-verbale de custodie III. Analiza stocurilor de produse finite cu termen de valabilitate care expiră până la finele anului 2013. 11. Proceduri scrise de casare 12. Procesele-verbale de declasare în vederea distrugerii 13. Evidenţa stocurilor de produse pentru export 14. Evidenţa retururilor din reţeaua naţională 15. Informarea conducerii unităţii IV. Analiza stornărilor către depozitul de produse finite şi către secţiile de producţie. 16. Note de predare ,,storno” 17. Facturi în roşu V. Verificarea documentelor de intrare/ieşire în/din depozit. 18. Note de predare 19. Documente de livrare marfă 20. Certificate de analiză 21. Diagramele de înregistrare a temperaturii şi umidităţii Activitatea A-06: Evaluarea iniţială a controlului intern Activitatea de audit Da Nu Obs. Obiectivul I. . Inventarierea stocurilor de produse finite pe produse şi serii de fabricaţie 1. Au fost luate măsurile organizatorice de către comisie privind inventarierea în sensul că: - s-a luat o declaraţie scrisă de la responsabilul de gestiune înainte de începerea opersţiunii; - au fost identificate toate locaţiile în care există produse finite ce urmează a fi inventariate; - s-au asigurat spaţiile de depozitare prin închidere şi sigilare în prezenţa gestionarului, când se părăseşte gestiunea sau se întrerupe operaţiunea de inventariere; - s-au barat şi semnat, fişele de magazie, la ultima operaţiune? X 2. Au fost oprite operaţiunile de recepţie şi livrare produse finite? X 3. Reţetele eliberate şi neoperate în stoc au fost verificate? X 4.Pentru produsele finite greu vandabile a fost întocmită o listă separată? X 5. Au fost semnate listele de inventar pe fiecare filă, de către comisia de inventar şi gestionar? X 6. A fost examinată procedura privind recepţia produselor finite? X 7. Atribuirea responsabilităţilor este înscrisă în proceduri? X 8. Persoanele responsabile cu recepţia produselor finite cunosc procedura? X 9. Au fost verificate fişele de magazie de către biroul Contabilitate? X 10.Au fost verificate fişele de magazie pentru fiecare produs în parte? X 11. Fişele de magazie au fost listate după închiderea situţiei din fiecare lună? X 12. A fost analizat sistemul de securitate a bazei de date? X 13.A fost verificată corectitudinea înregistrărilor din notele de predare? X Testul nr.1 14. A fost analizat sistemul de securitate al depozitului? X 15. Există procedură scrisă pentru monitorizarea condiţiilor de mediu privind produsele finite? X 16.Procedura este aprobată şi actualizată? X 17. Există procedură scrisă

privind accesul persoanelor în depozit? X Obiectivul II. Inventarierea custodiilor din depozit şi de la secţiile de producţie 1. Există procesele-verbale de custodie? X 2. A fost verificată corectitudinea înregistrărilor din procele-verbale de custodie? X 3. Au fost verificate buletinele de analiză la toate seriile de produse cuprinse în procesele-verbale de custodie? X 4. Se respectă procedura scrisă pentu monitorizarea condiţiilor de mediu privind produsele finite? X 5. Procedura este aprobată şi actualizată? X Obiectivul III. Analiza stocurilor de produse finite cu termen de valabilitate care expiră până la finele anului 2013 1. Au fost listate toate produsele finite cu termen de valabilitate care expiră până la finele anului 2013? X 2. Exită o evidenţă a retururilor din reţeaua naţională? X 3. Dacă ,,da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. 4. Au fost adresate informări conducerii unităţii? X 5. A fost analizat modul cum s-au redus stocurile a căror termen de valabilitate era până la finele anului 2012? X 6. A fost respectat principiul ,,primul intrat-primul ieşit” (FIFO)? X 7. Există procesele-verbale de declasare? X 8. Există procedură de casare a produselor cu termen de valabilitate expirat? X 9. Procedura este aprobată şi actualizată? X Obiectivul IV. Verificarea documentelor de intrare/ieşire în/din depozit 1. Există procedură scrisă privind recepţia produselor finite? X 2. Persoanele responsabile cu recepţia produselor finite cunosc procedura? X 3. Dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanelor şi fişa postului. X Fişa postului 4. Există procedură privind livrarea produselor finite? X 5. Procedura este aprobată şi actualizată? X 6. Există o persoană responsabilă cu livrarea produselor finite? X 7. Dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului. X Fişa postului 7. Aveţi o persoană responsabilă cu gestionarea documentelor? X 8. Dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului. X Fişa postului

Activitatea A-07: Analiza riscurilor Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative Obs. 1.Inventarierea stocurilor de produse finite pe produse şi serii de fabricaţie. 1. Situaţiile scriptice ale stocurilor Diferenţe între soldurile scriptice din fişa de magazie şi evidenţa contabilă 2. Situaţiile faptice ale stocurilor Diferenţe între stocurile faptice şi cele scriptice 3. Conformitatea datelor înscrise în Notele de predare a produselor finite Unitatea de măsură înscrisă eronat 4. Balanţă de verificare analitică a stocurilor Neînregistrarea în baza de date a documentelor primare necesare întocmirii balanţei analitice a stocurilor 5. Stabilirea modului în care se realizează recepţia produselor finite de la secţiile de producţie Neconcordanţa datelor înscrise în documente cu realitatea Ambalaje deteriorate Neconcordanţa datelor inscripţionate pe ambalaje cu prevederile A.P.P-ului 6. Luarea declaraţiei de inventar Inexistenţa declaraţiei scrise luată şefului de depozit, înainte de începerea inventarului 7.Stabilirea responsabilitǎţilor persoanelor implicate la recepţia produselor finite Membrii comisiei de recepţie nu respectă procedura 2.Inventarierea custodiilor din depozit şi de la secţiile de producţie 8.Monitorizarea condiţiilor de mediu în depozitul de produs finit Depozitarea produselor finite în locaţii şi condiţii de mediu impuse, necorespunzătoare Modificarea efectelor terapeutice ale produselor 9. Procesele-verbale de custodie Completarea greşită a cantităţilor de produse finite aflate în custodie Inventarierea necorespunzătoare a produselor aflate în custodie 3. Analiza stocurilor de produse finite cu termen de valabilitate care expiră până la finele anului 2013. 10. Proceduri scrise de casare Proceduri de casare incomplete 11.Procesele-verbale de declasare în vederea distrugerii Procedura de distrudere efectivă întârziată 12. Evidenţa stocurilor de produse finite pentru export Nerespectarea principiului ,,primul intrat-primul ieşit” (FIFO) 13. Evidenţa retururilor din reţeaua naţională Redistribuirea produselor finite spre alţi clienţi necorespunzătoare 14. Informarea conducerii unităţii Imposibilitatea valorificării produselor finite în situaţia aceasta 4.Analiza stornărilor către depozi tul de produse finite şi către secţiile de producţie. 15. Note de predare ,,storno” Neîncadrarea produselor finite pe codurile pentru export 16. Facturi în roşu Comenzi trimise eronat către clienţi Preluarea comenzilor eronat de către personalul din desfacere 5.Verificarea documentelor de intrare/ieşire în/din depozit. 17. Note de predare Completarea parţială şi existenţa spaţiilor între înregistrări 18. Documente de livrare marfă În caz de litigiu nu poate fi dovedită creanţa 19. Certificate de analiză Încălcarea legii contractelor economice 20. Diagramele de înregistrare a temperaturii şi umidităţii Refuzul distribuitorilor de a accepta marfa

Activitatea A07: Analiza riscurilor Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative P1 50% F1 P2 30% F2 P3 20% F3 Punctaj total 1.Inventarierea stocurilor de produse finite pe produse şi serii de fabricaţie. 1. Situaţiile scriptice ale stocurilor Diferenţe între soldurile scriptice din fişa de magazie şi evidenţa contabilă 2 1 1 1,50 2. Situaţiile faptice ale stocurilor Diferenţe între stocurile faptice şi cele scriptice 2 2 1 1,80 3. Conformitatea datelor inscrise în Notele de predare a produselor finite Unitatea de măsură înscrisă eronat 2 3 3 2,50 4. Balanţă de verificare analitică a stocurilor Neînregistrarea în baza de date a documentelor primare necesare întocmirii balanţei analitice a stocurilor 2 1 1 1,50 5. Stabilirea modului în care se realizează recepţia produselor finite de la secţiile de producţie Neconcordanţa datelor înscrise în documente cu realitatea 2 1 2 1,50 Ambalaje deteriorate 2 2 3 2,20 Neconcordanţa datelor inscripţionate pe ambalaje cu prevederile A.P.P-ului 2 2 1 1,80 6. Luarea declaraţiei de inventar Inexistenţa declaraţiei scrise luată şefului de depozit, înainte de începerea inventarului 2 2 2 2,00 7. Stabilirea responsabilitǎţilor persoanelor implicate la recepţia produselor finite Membrii comisiei de recepţie nu respectă procedura 2 3 3 2,50 8. Stabilirea plusurilor sau minusurilor la inventar Plusurile sau minusurile la inventar nu au stabilite corect 2 2 2 2,00 2.Inventarierea custodiilor din depozit şi de la secţiile de producţie 9. Monitorizarea condiţiilor de mediu în depozitul de produs finit Depozitarea produselor finite în locaţii şi condiţii de mediu impuse, necorespunzătoare 2 2 2 2,00 Modificarea efectelor terapeutice ale produselor 1 2 1 1,30 10.Procesele-verbale de custodie Completarea greşită a cantităţilor de produse finite aflate în custodie 2 2 3 2,20 Inventarierea necorespunzătoare a produselor aflate în custodie 3 2 1 2,30 3. Analiza stocurilor de produse finite cu termen de valabilitate care expiră până la finele anului 2013. 11. Proceduri scrise de casare Proceduri de casare incomplete 2 1 1 1,50 12.Procesele-verbale de declasare în vederea distrugerii Procedura de distrudere efectivă întârziată 2 1 2 1,70 13. Evidenţa stocurilor de produse finite pentru export Nerespectarea principiului ,,primul intrat-primul ieşit” (FIFO) 2 3 2 2,30 14. Evidenţa retururilor din reţeaua naţională Redistribuirea produselor finite spre alţi clienţi necorespunzătoare 2 2 2 2,00 15.Informarea conducerii unităţii Imposibilitatea valorificării produselor finite în situaţia aceasta 2 3 2 2,30 4. Analiza stornărilor către depozitul de produse finite şi către secţiile de producţie. 16. Note de predare ,,storno” Neîncadrarea produselor finite pe codurile pentru export 2 2 1 1,80 17. Facturi în roşu Comenzi trimise eronat către clienţi 2 2 2 2,00 Preluarea comenzilor eronat de către personalul din desfacere 2 2 3 2,20 5.Verificarea documentelor de intrare/ieşire în/din depozit. 18. Note de predare Completarea parţială şi existenţa spaţiilor între înregistrări 2 2 3 2,20 19. Documente de livrare marfă În caz de litigiu nu poate fi dovedită creanţa 2 3 2 2,30 20. Certificate de analiză Încălcarea legii contractelor economice 2 2 1 1.80 21. Diagramele de înregistrare a temperaturii şi umidităţii Refuzul distribuitorilor de a accepta marfa 2 2 2 2,00 Activitatea A-07: Analiza riscurilor Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative Punctaj total Clasare risc Obs. 1.Inventarierea stocurilor de produse finite pe produse şi serii de fabricaţie. 1. Situaţiile scriptice ale stocurilor Diferenţe între soldurile scriptice din fişa de magazie şi evidenţa contabilă 1,50 Mic Nu 2. Situaţiile faptice ale stocurilor Diferenţe între stocurile faptice şi cele scriptice 1,80 Mic Nu 3. Conformitatea datelor inscrise în Notele de predare a produselor finite Unitatea de măsură înscrisă eronat 2,50 Mare 4. Balanţă de verificare analitică a stocurilor Neînregistrarea în baza de date a documentelor primare necesare întocmirii balanţei analitice a stocurilor 1,50 Mic Nu 5. Stabilirea modului în care se realizează recepţia produselor finite de la secţiile de producţie Neconcordanţa datelor înscrise în documente cu realitatea 1,50 Mic Nu Ambalaje deteriorate 2,20 Mediu Neconcordanţa datelor inscripţionate pe ambalaje cu prevederile A.P.P-ului 1,30 Mic Nu 6. Luarea declaraţiei de inventar Inexistenţa declaraţiei scrise luată şefului de depozit, înainte de începerea inventarului 2,00 Mediu 7. Stabilirea responsabilitǎţilor persoanelor implicate la recepţia produselor finite Membrii comisiei de recepţie nu respectă procedura 2,50 Mare 8. Stabilirea plusurilor sau minusurilor la inventar Plusurile sau minusurile la inventar nu au stabilite corect 2,00 Mediu 2.Inventarierea custodiilor din depozit şi de la secţiile de producţie 9. Monitorizarea condiţiilor de mediu în depozitul de produs finit Depozitarea produselor finite în locaţii şi condiţii de mediu impuse, necorespunzătoare 2,00 Mediu Modificarea efectelor terapeutice ale produselor 1,30 Mic Nu 10. Procesele-verbale de custodie Completarea greşită a cantităţilor de produse finite aflate în custodie 2,20 Mediu Inventarierea necorespunzătoare a produselor aflate în custodie 2,30 Mare 3. Analiza

stocurilor de produse finite cu termen de valabilitate care expiră până la finele anului 2013. 11. Proceduri scrise de casare Proceduri de casare incomplete 1,50 Mic Nu 12. Proceseleverbale de declasare în vederea distrugerii Procedura de distrudere efectivă întârziată 1,70 Mic Nu 13. Evidenţa stocurilor de produse finite pentru export Nerespectarea princi piului ,,primul intrat-primul ieşit” (FIFO) 2,30 Mare 14. Analiza livrării comenzilor către export Imposibilitatea livrării comenzilor 2,00 Mediu 15. Informarea conducerii unităţii Imposibilitatea valorificării produselor finite în situaţia aceasta 2,30 Mare 4.Analiza stornărilor către depozitul de produse finite şi către secţiile de producţie. 16. Note de predare ,,storno” Neîncadrarea produselor finite pe codurile pentru export 1,80 Mic Nu 17.Facturi în roşu Comenzi trimise eronat către clienţi 2,00 Mediu Preluarea comenzilor eronat de către personalul din desfacere 2,20 Mediu 5.Verificarea documentelor de intrare/ieşire în/din depozit. 18. Note de predare Completarea parţială şi existenţa spaţiilor între înregistrări 2,20 Mediu 19. Documente de livrare marfă În caz de litigiu nu poate fi dovedită creanţa 2,30 Mare 20. Certificate de analiză Încălcarea legii contractelor economice 1,80 Mic Nu 21. Diagramele de înregistrare a temperaturii şi umidităţii Refuzul distribuitorilor de a accepta marfa 2 Mic Nu Activitatea A-07: Analiza riscurilor Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative Punct T/S Consecinţa funcţionării/ nefuncţionarii controlului intern Grad de încredere auditorului în sistemul de control intern Obs. 1.Inventarierea stocurilor de produse finite pe produse şi serii de fabricaţie. 3. Conformitatea datelor inscrise în Notele de predare a produselor finite Unitatea de măsură înscrisă eronat S Scăzut 5. Stabilirea modului în care se realizează recepţia produselor finite de la secţiile de producţie Ambalaje deteriorate T Problemele legate de ambalajele deriorate pot fi rezolvate la secţii Mediu 6. Luarea declaraţiei de inventar Inexistenţa declaraţiei scrise luată şefului de depozit, înainte de începerea inventarului T Există declaraţia scrisă înainte de începerea inventarului Ridicat 7. Stabilirea responsabilitǎţilor persoanelor implicate la recepţia produselor finite Membrii comisiei de recepţie nu respectă procedura T Există procedura de recepţie a produselor finite, care se respectă Ridicat 8. Stabilirea plusurilor sau minusurilor la inventar Plusurile sau minusurile la inventar nu au stabilite corect S Să nu fie inventariate în totalitate produsele finite Scăzut Operaţiunea de inventariere este complexă 2.Inventarierea custodiilor din depozit şi de la secţiile de producţie 9. Monitorizarea condiţiilor de mediu în depozitul de produs finit Depozitarea produselor finite în locaţii şi condiţii de mediu impuse, necorespunzătoare T Monitorizarea/ înregistrarea datelor se efectuează cu termohigrografe pe care se înregistrează temperatura şi umiditatea Ridicat 10. Procesele-verbale de custodie Completarea greşită a cantităţilor de produse finite aflate în custodie T Sistemul de control intern existent este eficient Ridicat Inventarierea necorespunzătoare a produselor aflate în custodie S Scăzut 3. Analiza stocurilor de produse finite cu termen de valabilitate care expiră până la finele anului 2013. 11. Evidenţa stocurilor de produse finite pentru export Nerespectarea principiului ,,primul intrat primul ieşit” (FIFO) S Scăzut 12. Evidenţa retururilor din reţeaua naţională Redistribuirea produselor finite spre alţi clienţi necorespunzătoare T Sistemul de control intern existent este eficient Ridicat 13.Informarea conducerii unităţii Imposibilitatea valorificării produselor finite în situaţia aceasta T Problemele legate de informare a conducerii unităţii vor fi rezolvate prin actualizarea automată a termenelor de valabilitate a stocurilor Mediu 4. Analiza stornărilor către depozitul de produse finite şi către secţiile de producţie. 17. Facturi în roşu Comenzi trimise eronat către clienţi T Sistemul de control intern funcţionează Mediu Preluarea comenzilor eronat de către personalul din desfacere T Există procedură scrisă care conţine modul de preluare a comenzilor Ridicat 5. Verificarea documentelor de intrare/ieşire în/din depozit. 18. Note de predare Completarea parţială şi existenţa spaţiilor între înregistrări T Sistemul de control intern funcţionează Mediu 19. Documente de livrare marfă În caz de litigiu nu poate fi dovedită creanţa S Procedura de livrare nerespectată Scăzut 21. Diagramele de înregistrare a temperaturii şi umidităţii Refuzul distribuitorilor de a accepta marfa T Sistemul de control intern funcţionează Ridicat Activitatea A-07: Analiza riscurilor Nr. crt. Domeniu Obiecte auditabile selectate Paragraful corespunzător din RAI I. Inventarierea stocurilor de produse finite pe produse şi serii de fabricaţie. 1. Conformitatea datelor înscrise în Notele de predare a produselor finite 1.1 2. Stabilirea plusurilor sau minusurilor la inventar 1.2

II. Inventarierea custodiilor din depozit şi de la secţiile de producţie 3.Procesele-verbale de custodie 2.1 III Analiza stocurilor de produse finite cu termen de valabilitate care expiră până la finele anului 2013. 4. Evidenţa stocurilor de produse finite pentru export. 3.1 IV Verificarea documentelor de intrare/ieşire în/din depozit. 5. Documente de livrare marfă 4.1 Activitatea A-08: Elaborarea programelor misiunii de audit intern

Obiectivele auditului Activităţile programate Durata (h) Persoanele implicate Locul desfăşurări Tema generală: Gestiunea produselor finite 130 I. Pregătirea misiunii de audit 37 1. Întocmirea şi aprobarea Ordinului de serviciu 2 Malcău Constantin SAI 2. Întocmirea şi validarea Declaraţiei de independenţă 2 Asaftei Gheorghe Acatrinei Cristian SAI 3. Pregătirea şi transmiterea Notificării privind declanşarea misiunii de audit intern către părţile interesate 2 Asaftei Gheorghe Malcău Constantin SAI 4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor 4 Asaftei Gheorghe Acatrinei Cristian SAI Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 5.Elaborarea Chestionarului de control intern 4 Asaftei Gheorghe Acatrinei Cristian SAI 6. Elaborare Listelor de verificare 4 Asaftei Gheorghe Acatrinei Cristian SAI 7. Analiza riscurilor 4 Asaftei Gheorghe Acatrinei Cristian SAI 8. Întocmirea Programului de audit 4 Asaftei Gheorghe Acatrinei Cristian SAI 9. Intocmirea Notei şi a Programului preliminar al intervenţiei la faţa locului 2 Asaftei Gheorghe Acatrinei Cristian SAI 10.Organizarea Şedinţei de deschidere cu Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 2 Asaftei Gheorghe Acatrinei Cristian Malcău Constantin Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite SAI 11.Redactarea Minutei Şedinţei de deschidere 4 Asaftei Gheorghe Acatrinei Cristian Malcău Constantin SAI 12. Organizarea Şedinţei de închidere cu Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 1 Asaftei Gheorghe Acatrinei Cristian Malcău Constantin Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite SAI 13. Redactarea Minutei şedinţei de închidere 2 Asaftei Gheorghe Fântînaru Maria Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite II. Intervenţia la faţa locului 64 1. Inventarierea stocurilor de produse finite pe produse şi serii de fabricaţie 1.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei la faţa locului 2 Discutarea constatărilor cu Asaftei Gheorghe Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 1.2.

şeful de serviciu 2 Asaftei Gheorghe Malcău Constantin SAI 1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Asaftei Gheorghe SAI 1.4. Colectarea dovezilor 16 Asaftei Gheorghe Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 1 Asaftei Gheorghe Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 2. Inventarierea custodiilor din depozit şi de la secţiile de producţie 2.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei la faţa locului 2 Asaftei Gheorghe Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 2.2. Gheorghe Malcău Constantin SAI 2.3. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Asaftei - urilor 4 Asaftei Gheorghe SAI Elaborarea F.I.A.P.

2.4. Colectarea dovezilor 8 Asaftei Gheorghe Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 2.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 1 Asaftei Gheorghe Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 3. Analiza stocurilor de produse finite cu termen de valabilitate care expiră până la finele anului 2013 3.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei la faţa locului 2 Asaftei Gheorghe Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 3.2. Asaftei Gheorghe Malcău Constantin SAI 3.3. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Asaftei Gheorghe SAI

3.4. Colectarea dovezilor 1 Asaftei Gheorghe Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 3.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 1 Asaftei Gheorghe Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 4. Verificarea documentelor de intrare/ieşire în/din depozit 4.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei la faţa locului 2 Acatrinei Cristian Serviciul Depozitare şi Gest ionare Produse Finite 4.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 1 Acatrinei Cristian Malcău Constantin SAI 4.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Acatrinei Cristian SAI 4.4. Colectarea dovezilor 4 Acatrinei Cristian Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 4.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 1 Acatrinei Cristian Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite III. Raportul de audit intern 25 14. Redactarea şi revizuirea proiectului de Raport de audit intern 16 Asaftei Gheorghe Acatrinei Cristian SAI 15. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la Serviciul Depozitare şi

Gestionare Produse Finite şi solicitarea răspunsului asupra conţinutului în 15 zile 1 Malcău Constantin Asaftei Gheorghe SAI 16. Planificarea şi organizarea Reuniunii de conciliere, dacă este cazul 1 Asaftei Gheorghe Acatrinei Cristian Malcău Constantin Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 17. Includerea în Raportul de audit intern a aspectelor reţinute din punctul de vedere al Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 2 Asaftei Gheorghe Acatrinei Cristian SAI 18. Obţinerea avizării Raportului de conducerea structurii de audit 1 Asaftei Gheorghe Acatrinei Cristian SAI 19. Obţinerea aprobării Raportului de audit de conducerea instituţiei 4 Asaftei Gheorghe SAI 23. Transmiterea recomandărilor aprobate către Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 2 Asaftei Gheorghe Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite IV. Urmărirea recomandărilor 4 24. Întocmirea fişei de urmărire a recomandărilor 4 Asaftei Gheorghe SAI Activitatea A-08: Elaborarea programelor misiunii de audit intern

Obiectivul I. . Inventarierea stocurilor de produse finite pe produse şi serii de fabricaţie Nr. crt. Obiecte auditabile Tipul testării Locul testării Durata Testării (h) Nr. Listă de verificare Nr. test Auditori 1. Conformitatea datelor înscrise în Notele de predare a produselor finite - Verificarea notelor de predare - Analiza fişelor de magazie - Analiza modului de completare a notelor de predare Eşantionul va fi constituit din notele de predare din perioada ianuarie -septembrie 2012 Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 8 LV1 T1 Asaftei Gheorghe 2. Stabilirea plusurilor sau minusurilor la inventar - Interviu adresat responsabilului de gestiune - Analiza concordanţei dintre fişele de magazie şi stocurile de produse finite din evidenţa contabilă a societăţii - Inspecţia fizică pe teren a stocurilor de produse finite Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 16 LV1 T1 Acatrinei Cristian Obiectivul II. Inventarierea custodiilor din depozit şi de la secţiile de producţie 3. Procesele-verbale de custodie - Analiza proceselor verbale de custodie - Analiza situaţiei scriptice a stocurilor aflate în custodie - Observarea fizică a stocurilor aflate în custodie Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 4 LV2 T2 Asaftei Gheorghe Obiectivul III. Analiza stocurilor de produse finite cu termen de valabilitate care expiră până la finele anului 2013 4. Evidenţa stocurilor de produse finite pentru export - Analiza listei cu produsele care au termen de valabilitate care expiră până la finele anului 2012 - Examinarea procedurii de declasare a produselor expirate - Studierea modului de constituire a acestor stocuri - Analiza evoluţiei valorii stocurilor comparativ cu anul 2011 Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 8 LV3 Interviu Acatrinei Cristian Obiectivul IV. Verificarea documentelor de intrare/ieşire în/din depozit 5. Documente de livrare marfă - Verificarea documentelor de livrare – avize de însoţire a mărfii, facturi fiscale, certificat de analiză, certificat de conformitate - Eşantionul va fi constituit dintr-un procent de 10% din livrările din perioada ianuarieoctombrie 2012 Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 8 LV4 T4 Asaftei Gheorghe Activitatea A-09: Şedinţa de deschidere

Numele şi Prenumele Funcţia Direcţia/ Serviciul Nr. telefon E-mail Semnătura Asaftei Gheorghe Auditor Şef SAI 5587 Malcău Constantin Auditor SAI 5767 Acatrinei Cristian Auditor SAI 5587 Fântînaru Maria Şef Serviciu Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 5185 Pascariu Cătălin Şef Depozit Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 5185 Activitatea A -10: Efectuarea testărilor şi formularea constatărilor Nr. crt. Activitatea de audit Da Nu Obs.

1.1. Conformitatea datelor înscrise în Notele de predare a produselor finite 1.1.1. Verificarea măsurile organizatorice luate de către comisie privind inventarierea X 1.1.2. Verificarea opririi operaţiunilor de recepţie şi livrare produse finite X 1.1.3. Verificarea reţetele eliberate şi neoperate în stoc X 1.1.4.Analiza listei separate pentru produsele finite greu vandabile X 1.1.5Analiza listelor de inventar X 1.1.6. Examinarea procedurei privind recepţia produselor finite X 1.1.7. Stabilirea pe nivele de

execuţie a responsabilităţilor X 1.1.8. Examinarea cunoaşterii procedurilorde către persoanele responsabile cu recepţia produselor finite X Testul nr.1 FIAP nr. 1 1.1.9. Verificarea fişelor de magazie pentru fiecare produs în parte X 1.1.10. Verificarea listării fişelor de magazie după închiderea situţiei din fiecare lună X 1.1.12. Analiza sistemul de securitate al bazei de date X 1.1.13.Verificarea corectitudinii înregistrărilor din notele de predare X 1.1.14. Analiza sistemul de securitate al depozitului X 1.1.15. Analiza procedurii scrise pentru monitorizarea condiţiilor de mediu privind produsele finite X 1.1.16. Aprobarea şi actualizarea procedurii de către persoanele competente X 1.1.17.Aprecierea procedurii scrise privind accesul persoanelor în depozit X a) consideră corespunzătoare procedura specifică? X b) există propuneri de îmbunătăţire a procedurii? X 1.2 Stabilirea plusurilor sau minusurilor la inventar 1.2.1. - Interviu adresat responsabilului de gestiune X 1.2.2.Analiza concordanţei dintre fişele de magazie şi stocurile de produse finite din evidenţa contabilă a societăţii X 1.2.3.Inspecţia fizică pe teren a stocurilor de produse finite X Activitatea A -10: Efectuarea testărilor şi formularea constatărilor Analiza concordanţei dintre fişele de magazie şi stocurile de produse finite din evidenţa contabilă a societăţii. Inspecţia fizică pe teren a stocurilor de produse finite. Activitatea A -11: Analiza problemelor şi formularea recomandărilor

Activitatea A -10: Efectuarea testărilor şi formularea constatărilor Nr. crt. Activitatea de audit Da Nu Obs.

2. Procesele-verbale de custodie X Testul nr. 2 2.1. Verificarea procesele-verbale de custodie X 2.2. Verificarea corectitudinea înregistrărilor din procesele-verbale de custodie X 2.3.Verificarea buletinele de analiză la toate seriile de produse cuprinse în procesele -verbale de custodie X 2.4 Analiza procedurii scrisă pentu monitorizarea condiţiilor de mediu privind produsele finite X 2.5. Aprobarea şi actualizarea procedurii de către persoanele competente X 2.6. Verificarea faptică a custodiilor X 2.7. Verificarea termenului de expirare X FIAP Nr.2 Activitatea A -10: Efectuarea testărilor şi formularea constatărilor Activitatea A -11: Analiza problemelor şi formularea recomandărilor

Activitatea A -10: Efectuarea testărilor şi formularea constatărilor Nr. crt. Activitatea de audit Da Nu Obs.

3. Evidenţa stocurilor de produse finite pentru export X Interviu 3.1. Verificarea produsele finite cu termen de valabilitate care expiră până la finele anului 2013 X 3.2. Analiza livrării comenzilor către export X 3.3. Cuprinderea modalităţilor de valorificarre a stocurilor X 3.4. Informarea în timp real a conducerii unităţii X 3.5. Analiza reducerii stocurile a căror termen de valabilitate era până la finele anului 2012 X 3.6. Analiza modului de livrare X 3.7. Studiul pieţii X 3.8. Analiza procedurii de casare a produselor cu termen de valabilitate expirat X 3.9. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele ierarhice X

Activitatea A -10: Efectuarea testărilor şi formularea constatărilor

Nr. crt.

Activitatea de audit Da Nu Obs.

1. Pentru activitatea de gestionare şi depozitare produse finite aveşi un sistem de p roceduri? X Cadru normativ 2. Există corespondenţă între responsabilităţile din fişele posturilor şi prevederile procedurilor? X 3. Este stabilit prin procedură modul de casare a produselor expirate? X 4. Sunt desemnaţi responsabili pentru procedurile de lucru? X 5. Procedurile sunt cunoscute, adecvate şi respectate? X 6. Informaţi periodic conducerea unităţii cu privire la situaţia stocurilor? X 7. Analizaţi periodic situaţia stocurilor? X 8. Mai aveţi ceva de adăugat? X

Activitatea A -10: Efectuarea testărilor şi formularea constatărilor Nr. crt. Activitatea de audit Da Nu Obs.

4. Documente de livrare marfă X Testul nr. 4 FIAP nr. 4 4.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura scrisă recepţia produselor finite X 4.2. Examinarea cunoaşterii procedurii de către persoanele responsabile cu recepţia produselor finite - 4.3. Analiza modului de livrare produse finite X a) Comanda de medicamente pe forme farmaceutice X b) Factura fiscală X c) Avizul de însoţire a mărfii X d) Diagrama de monitorizare a condiţiilor de mediu pe perioada transportului X 4.4. sistemului de arhivare a documentelor Analiza

Activitatea A -10: Efectuarea testărilor şi formularea constatărilor Populaţia a costituit-o documentele de livrare din perioada ianuarie-octombrie 2012. Eşantionul a fost constituit dintr-un procent de 10% din livrările din perioada ianuarie- octombrie 2012. Activitatea A -11: Analiza problemelor şi formularea recomandărilor

Activitatea A -13: Revizuirea documentelor Constatarea Document justificativ Există Auditori Da Nu 1. Notele de predare întocmite la secţia Comprimate pentru predare produse finite către depozitul central 07 nu conţin data calendaristică la rubrica Control Calitate pe toate documentele. N.P. nr. 8081/15.05.2012 N.P. nr. 8080/15.05.2012 N.P. nr. 8079/15.05.2012 N.P. nr. 8078/14.05.2012 X X Asaftei Gheorghe Acatrinei Cristian 2. Notele de predare întocmite la secţia Paranterale nu sunt completate cu data calendaristică la rubrica Control Caliate în mod constant, cu număr magazie primitoare şi există spaţii între înregistrările din documente. N.P. nr.6348/18.04.2012, N.P. nr. 6349/18.04.2012 X Asaftei Gheorghe Acatrinei Cristian 3. Notele de predare întocmite de secţia Capsule nu conţin data Control Calitate, există spaţii între înregistrările în document. N.P. nr.30058,30059/30.03.2012 X Asaftei Gheorghe Acatrinei Cristian 4. Notele de predare întocmite la secţia Unguente şi Supozitoare sunt completate greşit în ce priveşte cantitatea efectivă, în sensul că nu se ţine cont de unitatea de măsură î n care sunt exprimate produsele respective – cutii sau tuburi. N.P. nr. 5919/30.05.2012 N.P. nr. 5918/30.05.2012 N.P. nr. 5917/0.05.2012 X Asaftei Gheorghe Acatrinei Cristian 5. Produsul ,, Amoxiplus 1,2” seria 2117 în cantitate de 14.450 floacane, în valoare de 54.476,50 lei care este destinat exportului pentru Mongolia are data fabricaţiei luna 09.2010 iar la data inventarierii încă se mai afla în secţie. Data expirării este luna 09.2013. Situaţia produselor predate scriptic şi neridicate (în custodie) la data 04.11.2012 X Asaftei Gheorghe Acatrinei Cristian 6. Produsul Hemorzon unguent 18 g pentru export în cantitate de 2.000 tuburi cu o valoare de 2.950lei şi termen de valabilitate în mai 2013. Situaţia produselor predate scriptic şi neridicate (în custodie) la data 04.11.2012 7.Facturile storno (strict referitor la activitatea de licitaţii pe spitale) nu conţin date privind expediţia şi nu sunt semnate la rubrica Primire factura. Factura storno nr. 0052468/09.10.2012 de la IDISON S.R.L. Factura storno nr. 0050076/09.08.2012 de la Pharma Iaşi X Asaftei Gheorghe Acatrinei Cristian 8. Există avize de

însoţire a mărfii fără semnătură de primire, fără date privind transportul. Aviz de însoţire a mărfii nr. 14732/23.10.2012 de la Pharma Iaşi Aviz de însoţire a mărfii nr. 14734/23.10.2012 de la Pharma Iaşi X Asaftei Gheorghe Acatrinei Cristian 9. Nu s-a găsit la dosar nici un fel de certificat de analiză care să dovedească faptul că produsul Clafen a fost neconform la recepţia sa în depozitul Societăţii. X Asaftei Gheorghe Acatrinei Cristian Activitatea A -14: Şedinţa de închidere

Numele Funcţia Direcţia/ Serviciul Nr. telefon E-mail Semnătura Malcău Constantin Auditor Şef SAP 5578 Asaftei Gheorghe Auditor SAP 5478 Acatrinei Cristian Auditor SAP 55478 Fântţnaru Maria Şef Serviciu Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 5185 Pascariu Cătălin Şef Depozit Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 5185 Au fost prezentate în cadrul sedinţei de închidere, obiectivele auditate şi constatările pentru fiecare obiect auditat. Totodată au fost discutate deficienţele, au fost analizate cauzele care au determinat realizarea disfuncţionalităţilor şi au fost comentate recomandările care urmează a fi implementate pentru eliminarea deficienţelor constatate.Constatările/deficienţele prezentate au fost însuşite în totalitate. În final, au fost desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandărilor şi datele de realizare ale acestora.

Nr. crt. Recomandarea Plan de acţiune Calendarul implementarii Responsabil cu implementarea 1. Spaţiile libere rămase se barează pentru a nu putea fi completate ulterior de personae neavizate. Organizarea unor aplicaţii practice privind modul de completare a documentelor 31.12.2012 Pascariu Cătălin Şef Depozit 2. Numărul de 12778 cutii se completează 12 întregi şi 778 zecimal, în loc de 12778 întregi şi 000 zecimal. Pregătirea persoanelor responsabile cu completarea documentelor 31.12.2012 Pascariu Cătălin Şef Depozit 3. Se vor corecta pe viitor erorile respective iar primitorul va sesiza acest lucru înainte de a semna de primire. Instruirea periodică a persoanelor din comisia de recepţie 31.12.2012 Pascariu Cătălin Şef Depozit 4. Recepţia produselor finite să se realizeze pe baza documentelor întocmite corect la secţiile producătoare. Testarea şi evaluarea personalului privind cunoştinţele despre procedura de primire produse finite 31.12.2012 Pascariu Cătălin Şef D epozit 5. Evitarea creării de stocuri cu termen de valabilitate sub un an prin luarea măsurilor de valorificare de către persoanele răspunzătoare; Costituirea unei comisii care să analizeze modul de valorificare a stocurilor Permanent Fântănaru Maria Şef Serviciu Depozitare şi Gestionare Produse Finite 6. Informarea în timp real a conducerii unităţii cu privire la situţia produselor cu termen de valabilitate sub un an Includerea în atribuţiile şefului serviciului Desfacere a obligativităţii verificării perm anente a stocurilor Permanent Director DRU 7. Desemnarea unui salariat din cadrul Serviciului Depozitare şi Gestionare Produse Finite care va avea atribuţii şi competenţe în verificarea documentelor de livrare Completarea atribuţiilor în fişa postului 31.12.2012 Fântănaru Maria Şef Serviciu Depozitare şi Gestionare Produse Finite Activitatea A-15: Elaborarea proiectului de audit intern

Nr. crt. Obiectivul Apreciere Funcţional De îmbunăţit Critic 1. Inventarierea stocurilor de produse finite pe produse şi serii de fabricaţie. X 2. Inventarierea custodiilor din depozit şi de la secţiile de producţie. X 3. Analiza stocurilor de produse finite cu termen de valabilitate care expiră până la finele anului 2013. X 4. Analiza stornărilor către depozitul de produse finite şi către secţiile de producţie. X 5. Verificarea documentelor de intrare/ieşire în/din depozit. X Activitatea A-17: Reuniunea de conciliere

Numele Funcţia Direcţia/ Serviciul Nr. telefon E-mail Semnătura Malcău Constantin Auditor Şef SAP 5578 Asaftei Gheorghe Auditor SAP 5478 Acatrinei Cristian Auditor SAP 55478 Fântţnaru Maria Şef Serviciu Serviciul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 5185 Pascariu Cătălin Şef Depozit Servic iul Depozitare şi Gestionare Produse Finite 5185 Activitatea - A21: Urmărirea recomandărilor Nr. crt. Recomandarea Implementat Parţial implementat Neimplementat Data planificată/Data implementării 1. Spaţiile libere rămase se barează pentru a nu putea fi completate ulterior de personae neavizate. X 31.12.2012 2. Numărul de 12778 cutii se completează 12 întregi şi 778 zecimal, în loc de 12778 întregi şi 000 zecimal. X 31.12.2012 3. Se vor corecta pe viitor erorile respective iar primitorul va sesiza acest lucru înainte de a semna de primire. X 30.11.2012 4. Recepţia produselor finite să se realizeze pe baza documentelor întocmite corect la secţi ile producătoare. X 31.12.2012 5. Evitarea creerii de stocuri cu termen de valabilitate sub un an prin luarea măsurilor de valorificare de către persoanele răspunzătoare; X Permanent 6. Informarea în timp real a conducerii unităţii cu privire la situţia produselor cu termen de valabilitate sub un an X Permanent 7.. Desemnarea unui salariat din cadrul Serviciului Depozitare şi Gestionare Produse Finite care va avea atribuţii şi competenţe în verificarea documentelor de livrare X 31. 12.2012

©2013 Blackboard Inc. All rights reserved. SafeAssign, SafeAssignment and the SafeAssign logo are trademarks of Blackboard Inc. in the United States and/or other countries. About | Privacy Policy | Terms of Use | Accessibility

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->