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SUBSISTEMAS ORGANIZACIONALES Los subsistemas organizacionales desempeñan cinco funciones esenciales: de interacción con el medio ambiente, producción, mantenimiento

, adaptación y administración. Los subsistemas de interacción con el medio se encargan de manejar las entradas y las salidas. Por el lado de las entradas los departamentos requieren de suministros y materiales, y lo hacen a trav s del departamento de compras! y por el lado de las salidas ellos generan demanda y satisfacen el mercado a trav s del departamento de "ar#eting. $l %ubsistema de producción se encarga de elaborar o producir los productos y servicios de la organización. $n ste subsistema se efect&a el proceso de transformación principal de la organización. $ste subsistema es el departamento de producción en una empresa de manufactura! los profesores y clases en una universidad y las actividades m dicas en un hospital. $l %ubsistema de mantenimiento se encarga del mantenimiento de la infraestructura de la organización y de atender las necesidades del personal como salario, confort y bienestar del personal en general. $l subsistema de adaptación es responsable del cambio organizacional, se encarga de analizar e investigar los problemas, oportunidades y desarrollo tecnológico. $ste subsistema es encargado de generar innovaciones y ayuda a la organización al cambio y adaptación. Los departamentos de '() e investigación de mercado son responsables de la función de adaptación. $l subsistema de *dministración es el responsable de la dirección y coordinación de los otros subsistemas de la organización. $ste subsistema provee dirección, estrategia, metas y pol+ticas a toda la organización as+ como tambi n es responsable del desarrollo de la estructura organizacional y del establecimiento de metas dentro de cada subsistema. ,n subsistema puede estar compuesto por diversos subsistemas, es decir, por partes que forman una unidad pero cuyo funcionamiento sólo tiene sentido como parte de un sistema m-s amplio, es decir, una empresa est- formada por subsistemas o -reas

)ado que consideran los sistemas como una estructura de eventos o actividades, la clasificación que .atz y .ahn /0122: 314516 hacen de los subsistemas organizacionales est- basada en el tipo de actividades. *s+ identifican cinco subsistemas dentro de la organización, que corresponden a la clasificación m-s general de los sistemas sociales de 7alcott Parsons. %on los siguientes: • %ubsistemas t cnicos de producción • %ubsistemas de apoyo • %ubsistemas de mantenimiento • %ubsistemas de adaptación • %ubsistemas de administración Subsistemas técnicos de producci n! 7ienen que ver con el proceso de transformación o procesamiento de energ+a. 8an constituido el centro de atención de las teor+as de la racionalización del trabajo /v ase cap+tulo 36 y de los principios administrativos o fayolismo /v ase cap+tulo 96. %u función es satisfacer los requerimientos de la tarea central de la organización mediante la división del trabajo! se deciden las especificaciones y est-ndares del mismo. Los subsistemas de producción desarrollan una din-mica de eficiencia t cnica: aunque ste es un :valor natural; del sistema de producción, :tal hecho no garantiza la eficiencia organizacional general; /.atz y .ahn, 0122: 0<<6, pues este subsistema se encuentra en interacción! es interdependiente de los dem-s subsistemas. Subsistema de mantenimiento! $stos :aseguran la presencia de energ+a humana que permite ejecutar los papeles; /.atz y .ahn, 0122: 316 organizacionales. $st-n dirigidos a :mantener la estabilidad y la capacidad de producción en la organización; /.atz y .ahn, 0122: 0<<6, mediando entre las demandas de la tarea y las necesidades humanas para mantener la estructura en funcionamiento. Para realizar estas funciones, los subsistemas de mantenimiento

elaboran mecanismos de selección del personal, socialización e indoctrinación, recompensas e incentivos y sanciones, buscando formalizar o institucionalizar todos los aspectos de la conducta organizacional, para disminuir la variabilidad y el cambio. =omo lo señalan .atz y .ahn /0122: 0<06 la caracter+stica distintiva de la estructura de mantenimiento es >como su nombre lo indica4 mantener las cosas como est-n y no permitir cambios;, mira hacia el interior de la organización y hacia s+ misma. $ste conservadurismo es fuente de frustración para la gente en otros subsistemas, :las proposiciones ocasionales de cambio organizacional que emanan de las estructuras de mantenimiento ser-n superficiales por naturaleza, antes planeadas para aumentar la satisfacción con lo que se tiene que para crear alternativas m-s satisfactorias...; /.atz y .ahn, 0122:0<?6. Subsistemas de apo"o! Proporcionan una fuente continua de insumos de producción, ampliando el sistema de producción y llev-ndolo al entorno para obtener materias primas y entregar producto, as+ como desarrollando un ambiente favorable con otros sistemas de la sociedad. La función de los subsistemas de apoyo /abastecimiento y ventas6 es mantener intercambios transaccionales en las fronteras del sistema, as+ como obtener apoyo y legitimación sociales para la organización. %u din-mica es la manipulación espec+ficamente enfocada al entorno de la organización. %us mecanismos permiten adquirir control sobre las fuentes de abastecimiento y crear una imagen para la organización. Subsistemas de adaptaci n! $stos se relacionan con la generación de respuestas adecuadas a las cambiantes condiciones e@ternas. %on los subsistemas que tienen que ver con el cambio organizacional, con los problemas de ajuste. La función adaptativa al igual que la de mantenimiento est- dirigida a la supervivencia de la organización, aunque a diferencia de aquella est- dirigida hacia fuera. Ausca tener bajo control al entorno, lograr una :constancia ambiental;. .atz y .ahn /0122 0<56 aclaran que

La función adaptativa puede moverse en ambas direcciones: luchar por lograr el control de las fuerzas e@ternas y seguir siendo capaz de predecir su funcionamiento de este modo o buscar una modificación interna de las estructuras organizacionales propias, para as+ satisfacer las necesidades de un mundo cambiante. *mbas tendencias funcionar-n en la misma organización y a veces la aparente falta de lógica de las actividades de la misma se debe a compromisos establecidos entre esas tendencias antagónicas. La función del subsistema adaptativo es una de inteligencia, investigación, desarrollo y planeamiento, generalmente localizada en unidades de asesor+a, y su mecanismo son las recomendaciones que como resultado de esa inteligencia hace a la gerencia. %u din-mica distintiva es la de hacer presiones para los cambios organizacionales. %u importancia se deriva del hecho de que $l cambio es un elemento vital para la subsistencia del sistema, ya que en un medio de cambios r-pidos, los peligros de la obsolescencia son altos. ,n sistema que permanezca aislado del medio, un cierto per+odo m-s o menos prolongado, manteniendo una conducta uniforme, es muy probable que sea destruido por el medio; /Bohansen, 01C?: 0<96. Subsistemas #erencia$es o directi%os! $n t rminos generales, estos buscan dirigir, distribuir y controlar los diferentes subsistemas y actividades de la organización. $s el subsistema de toma de decisiones para la organización en conjunto. %us funciones son tres: resolver conflictos entre niveles jer-rquicos, coordinar y dirigir los subsistemas funcionales y coordinar los requerimientos e@ternos y los recursos y necesidades organizacionales. %u din-mica, en consecuencia, es tambi n m&ltiple: de control, de compromiso /entre niveles jer-rquicos as+ como entre subsistemas6 de supervivencia a largo plazo y de optimización. %us mecanismos son el uso de

sanciones de autoridad, el arbitraje, el aumento del volumen de negocios, la agregación de funciones, el control del ambiente absorbi ndose o cambi-ndolo y la reestructuración de la organización /.atz y .ahn, 0122: 116. $n la aplicación de estos mecanismos, dicen estos autores hay que entender que: $n un momento dado, una subestructura puede influir m-s que otra sobre la gerencia... $n general, cuando la estructura gerencial se ha visto m-s influida por los subsistemas de producción y mantenimiento que por los departamentos de desarrollo, de investigación y de planeamiento, enfrenta los problemas aceptando la din-mica de formalización de su unidad de mantenimiento y el modo tecnológico de pensar de la gente dedicada a la producción. .atz y .ahn /0122: 0<140016. *dem-s del subsistema gerencial, e@iste el subsistema que Parsons llama :institucional; y que tiene que ver con los problemas de las relaciones e@ternas. $st- localizado no en la gerencia sino en la junta directiva. %u función apunta a las relaciones con el gobierno, la comunidad y diversos sectores sociales y económicos. .ast y DozensEeig /01216 proponen una clasificación diferente de los subsistemas organizacionales, cinco seg&n ellos: estructural, administración, t cnico, de metas y valores y psico4social.  SUBSISTEMAS &UE 'ORMAN UNA ORGANIZACI(N ,na organización es un sistema socio4t cnico incluido en otro m-s amplio que es la sociedad con la que interact&a influy ndose mutuamente. =ubriendo estos aspectos, se puede decir, de forma generalizada, que los subsistemas que conforman una organización son los siguientes: o Subsistema psicosocia$

$st- compuesto por individuos y grupos en interacción. )icho subsistema est- formado por la conducta individual y la motivación, las relaciones del status y del papel, din-mica de grupos y los sistemas de influencia. o Subsistema técnico %e refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las t cnicas usadas para la transformación de insumos en productos. o Subsistema administrati%o Delaciona a la organización con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control. SUBSISTEMAS )E UNA ORGANIZACI(N Los subsistemas de una organización son: %ubsistemas de metas y valores: %ubsistema que la organización debe satisfacer en sus relaciones con el medio ambiente. %ubsistema t cnico: 'ncluye el conocimiento requerido para desempeñar las tareas, y que afecta la estructura de la organización, as+ como al subsistema psico4social. %ubsistema psico4social: =ompuestos de individuos y grupos en

interacción. =omprende comportamiento y motivación individuales, relacionales de FstatusF y FrolesF, din-mica de grupos, sistemas de influencia, entre otros. %ubsistema estructural: =omprende la forma en que las tareas se dividen /diferenciación6 y se coordinan /integración6.

%ubsistema administrativo: =ubre toda la organización y la relaciona con el medio, estableciendo metas, formulando planes, determinando estructuras y procesos de control, es decir, es el proceso de dirigir las tareas y organizar los recursos para llegar a las metas de la organización. $@iste diferentes enfoques sobre este subsistema, a continuación se dar- tres de ellos: %ubsistema administrativo ' : %ubsistema de planeación %ubsistema organizacional %ubsistema de dirección %usbsistema de control %ubsistema administrativo '' : %ubsistema $strat gico %ubsistema =oordinativo /t-ctico6 %ubsistema operativo %ubsistema administrativo ''' : %ubsistema que involucra a toda la compañ+a, todas sus divisiones y localizaciones. %ubsistema que involucra una división de la firma. %ubsistema que involucra la interacción departamental dentro de la firma o división. %ubsistema que involucra las funciones de un departamento. %ubsistema que involucra una función dentro de la función de un departamento EEE.monografias.com SUBSISTEMAS ORGANIZACIONALES

Los departamentos de una organización act&an como subsistemas y ayudan a distinguir el diseño de la organización, algunos ejemplos pueden ser:G $nlace sobre los limites, estos manejan transacciones de entrada y salida, es decir, tienen la responsabilidad de realizar intercambios en el ambiente. $stos departamentos adquieren suministros y materiales necesarios. Los departamentos que se haya en los l+mites trabajan directamente con el ambiente e@terior, algunos departamentos que sirven de puentes sobre los l+mites pueden ser la mercadotecnia y el departamento de compras. G Producción. $l subsistema de producción manufactura el producto y los servicios de la organización. $ste subsistema fabrica productos de gran necesidad a los clientes. G "antenimiento. $ste subsistema es responsable de mantener en buen estado a la organización, se mencionan la limpieza, pintura, reparación, servicio de maquinara, etc. Las actividades de mantenimiento tambi n tratan de satisfacer las necesidades humanas que pueden ser la cafeter+a del personal, el personal de porter+a, etc. G *daptación. $ste es responsable del cambio organizacional. )etecta problemas, oportunidades y avances tecnológicos en el ambiente. $s responsable de la creación de las innovaciones y ayudar a la organización a cambiar y adaptarse. ,n ejemplo puede ser el departamento de tecnolog+a e investigación de mercados. G *dministración. $ste tiene a cargo la dirección y coordinación de los dem-s subsistemas de la organización. Hsta proporciona dirección, estrategias, metas, pol+ticas, etc. $n general, se puede decir que dentro de los sistemas siempre estintegrado por los subsistemas y todos est-n interconectados para tener una relación favorable con el ambiente e@terno y sobre todo con el ambiente interno de la organización. %on interdependientes entre s+ y un cambio en cualquiera de ellos interviene en las dem-s, es por ello que independientemente de la naturaleza del

cambio que se implante en una empresa, este debe ser planeado y debe ser precedido de un estudio que muestre el impacto en todo el sistema. )entro de la organización de gestión e@isten distintos subsistemas que se

interrelacionan entre si. $llos son:
• %ubsistema o $stilos o )iseño o =ontrol • %ubsistema o Ialores o =omportamientos o =reencias • %ubsistema

de liderazgo de tareas y funciones cultural

de tecnolog+a

o 7ecnolog+as o7 o"

cnicas todos estructural

• %ubsistema

o Procedimientos o Deglas o Delaciones • %ubsistema o "isión o Iisión o Pol+ticas

estrat gico

*l entender que dentro de la organización e@isten estos subsistemas interrelacionados entre si, se llega a comprender que la organización es compleja y requiere de la b&squeda de problemas que se dan entre las relaciones que surgen entre estos subsistemas. Los subsistemas de $a empresa!

,n subsistema puede estar compuesto por diversos subsistemas, es decir, por partes que forman una unidad pero cuyo funcionamiento sólo tiene sentido como parte de un sistema m-s amplio, es decir, una empresa est- formada por subsistemas o -reas: 04 %ubsistema de abastecimiento: debe encargarse de las siguientes cuestiones: a6 Previsión de las necesidades de materiales en el proceso productivo de la empresa. b6 =ontacto con los proveedores: estudio de ofertas, elección de las m-s adecuadas y establecimiento de acuerdos sobre precio y cualidad. c6 Decepción de los materiales, inspección de la calidad y la cantidad y en su caso hacer reclamaciones. d6 almacenaje y gestión de almac n. e6 %uministrar los materiales a las diferentes secciones: el subsistema de aprovisionamiento se encarga de obtener los materiales y los servicios en el e@terior de la empresa. Junciona de manera efectiva siempre y cuando los materiales que se emplean en el proceso productivo est n disponibles en el momento y lugar adecuados: 04,na insuficiencia en el suministro de materias primas supone interrupciones en el proceso productivo, incapacidad para responder a la demanda, p rdida de ventas y p rdidas económicas. $@ceso de suministros supone un volumen de recursos financiero importante para pagar a los proveedores y soportar los costes derivados de la gestión. ?4 %ubsistema de producción. $l proceso de producción transforma las materias primas en productos acabados, mediante la aplicación de una tecnolog+a. *lgunos de los asuntos por los que se debe decidir son: 4tipo de proceso productivo a emplear, es decir, que tecnolog+a debe utilizar la empresa. 4La mejor forma de utilizar el trabajo

4=ual es el nivel de calidad que se pretende conseguir. $@isten dos tipos de producción empresarial seg&n si el resultado final del proceso productivo es un bien o un servicio. Aien, por ejemplo un veh+culo, servicio, un banco. $n cualquier caso la calidad y la cantidad del producto obtenido dependen de: 4nK y calificación de los trabajadores. 47ecnolog+a y efectividad con que se combinan unos y otros. 7ecnolog+a es un factor primordial en el proceso productivo. $l avance tecnológico permite incrementar la producción por encima de los costes, elaborar art+culos con un grado de calidad cada vez mayor y ofrecer nuevos bienes y servicios. $n nuestros d+as se est- desarrollando una gran revolución tecnológica que afecta a todos los -mbitos de la empresa ligada al museo de la inform-tica y de la telem-tica. Subsistema de comercia$i*aci n! $n un conte@to de competencia entre diversas empresas, el consumidor goza de libertad para elegir un bien determinado entre todos los que se ofrecen en el mercado. $ste subsistema se encarga de que los nuevos productos sean conocidos por los usuarios potenciales y de facilitar su distribución, el departamento comercial es el que lleva a cabo esta tarea. *ctividades ligadas a la comercialización: 4$studio de necesidades o gustos del consumidor 4)iseño de los productos que puedan satisfacerles. 4)efinición de medidas sobre producción en cuanta calidad y cantidad. 4Jormulación del precio adecuado. 4Publicidad. 4%istemas de distribuciones del producto, tipo de venta: por correspondencia, en establecimientos, a domicilio.

$l comprador valora el grado de adaptación del bien a sus necesidades o a sus gustos y compara con los que le ofrecen otras empresas de la competencia, por ello, un diseño adecuado, la calidad del producto y el precio son fundamentales, sin embargo, todo ello no garantiza el @ito en el mercado al menos a corto plazo. %i el producto es nuevo el consumidor tendr- que reconocer su e@istencia, por lo que puede confeccionarse una campaña publicitaria, que puede favorecer las ventas. *dem-s es necesario que el producto est a su alcance lo que supone que se encuentre en el lugar y momento adecuado, por ello habr- que planificar la forma de distribución. La comercialización influye de forma importante en los dem-s subsistemas que forman la empresa: el tipo y la cantidad de los materiales necesarios influyen en el aprovisionamiento. Pero las estrategias de comercialización pueden ser tan agresivas que acaban por condicionar el comportamiento del consumidor, con lo que ste se ve+a privado a escoger. %in embargo la palabra final corresponde al comprador que es el que decide si el producto que se le ofrece satisface sus deseos. Subsistema +inanciero %e encarga de las actividades relacionadas con la obtención de recursos financieros, con los que ha de contar la empresa. )e ello se ocupa el departamento de finanzas. $stos recursos pueden proceder de diversas fuentes: propietarios, venta de productos, subvenciones, pr stamos,L $l objetivo de este subsistema es el incremento de la rentabilidad. Subsistema de recursos ,umanos La actividad de la empresa depende fundamentalmente de las personas que trabajan en ella, desde los que dirigen hasta los trabajadores de producción, as+ la responsabilidad de la toma de decisiones corresponde a las personas. Pueden establecerse 9 grupos seg&n su participación en la realidad de la empresa:

4trabajadores: obtienen a cambio de la aportación de su trabajo un salario. 4)irectivos: asumen la responsabilidad de la gestión y de la administración. 4propietarios: en las empresas pequeñas coincide con los directivos. $l @ito con el funcionamiento de la empresa depende por tanto del elemento humano que lo integra. $l subsistema de recursos humanos lleva a cabo diversas funciones: 4Mrganización del personal 4%elección 4*dministración de recursos humanos. 4Jormación 4=ontrol. 4Delación con los representantes de los trabajadores. )ecide el n&mero y la formación de sus integrantes lo que tendr- una importancia fundamental en la cantidad y en la calidad del producto que se lleva al mercado. Las necesidades del personal de las empresas son variables por varios motivos: 4preferencias de los consumidores. 4La competencia. 4$l cambio t cnico. Desulta e@tremadamente importante que la empresa organice los recursos humanos de que dispone de manera idónea a sus necesidades ya que una estructura organizativa inadecuada ser- una fuente constante de ineficacias e incluso de conflictos entre los miembros de la empresa lo que influir- sobre su producción. Subsistema de direcci n " contro$! $l funcionamiento de cualquier subsistema afecta al funcionamiento de la totalidad. ,na empresa considerada en su conjunto no puede funcionar adecuadamente si por ejemplo no lo hacen el subsistema financiero o el de comercialización. )e hecho, el funcionamiento de cualquier de estos subsistemas puede comprometer la misma e@istencia de la empresa. La complejidad de la actividad de cualquier empresa a partir de una cierta dimensión y de los diferentes subsistemas que la integran ponen de relieve la

necesidad de contar con una dirección que organice de forma correcta los recursos disponibles de la empresa, por este motivo el subsistema de dirección reviste una importancia esencial. La tarea de dirección est- estrechamente ligada a la definición de los objetivos que en su conjunto se propone la empresa y a aquellos que en particular debe alcanzar cada uno de los subsistemas que se produzca un funcionamiento armónico. ,na vez fijados los objetivos hay que organizar de forma adecuada el personal de que dispone la empresa, de manera que cada uno ocupe el lugar acorde con sus capacidades. %er- tambi n necesario definir los mecanismos para seguir d+a a d+a la marcha del conjunto y comprobar que cada persona cumple con corrección la función que tiene asignada y finalmente contrastar los resultados obtenidos con los objetivos definidos. )esde el subsistema de dirección se aplican los recursos con los que cuenta una empresa para que se consigan unos objetivos definidos. La dirección lleva a cabo las siguientes tareas: 4%e deciden los objetivos que se propone la empresa. 4%e efect&an los planes para alcanzar dichos objetivos. 4%e organizan los recursos humanos y los materiales con vistas a su consecución. 4%e comprueba que cada persona cumple con su responsabilidad. 4%e controla el resultado final para verificar que cumple las previsiones y en su casi tomar las decisiones adecuadas. $B$"PLM: El sistema de producción TOYOTA Los gigantes en la manufactura Baponesa y =oreana deben su @ito no a una mejor administración, no a una labor mas barata, no a una forma de gobierno favorable a la industria y no a una industria mejor financiada, si no que deben su

@ito a una mejor tecnolog+a de manufactura y el sistema de producción 7oyota es uno de los cuales les ha dado esa ventaja competitiva en el mercado mundial. $l sistema de producción 7oyota, es un revolucionario sistema adoptado por las compañ+as Baponesas despu s de la crisis petrolera de 0129, la compañ+a 7oyota lo empezó a utilizar a principios de los años 5<Ns y el propósito principal de este sistema es eliminar todos los elementos innecesarios en el -rea de producción /que incluye desde el departamento de compras de materias primas, hasta el de servicio al cliente, pasando por recursos humanos, finanzas, etc.6 y es utilizado para alcanzar reducciones de costos nunca imaginados y cumpliendo con las necesidades de los clientes a los costos mas bajos posibles. Para lograr los objetivos anteriores el sistema debe cumplir con las metas de tres subsistemas, los cuales son : -!. Contro$ de Ca$idad, que diseña y desarrolla un sistema que se adapte a las fluctuaciones de la demanda diaria o mensual en t rminos de la cantidad y variedad de productos. /!. Ase#uramiento de $a ca$idad , este componente asegura que cada proceso podr- &nicamente fabricar art+culos buenos /de calidad6 para los procesos siguientes. el manufacturero de clase mundial busca principalmente t cnicas de prevención y la solución de problemas es responsabilidad de todo el mundo, desde el empleado que acaba de ingresar a la compañ+a hasta el director general. 0!. Respeto por e$ persona$ , que necesita ser capacitado y entrenado, durante el tiempo que el sistema utilice personas para alcanzar los objetivos, las personas constituyen el activo mas importante de toda la compañ+a. Los empleados son capacitados para desempeñar un mayor numero de operaciones y son capaces de tomar diferentes y mayores responsabilidades y se les paga bas-ndose en la fle@ibilidad individual, la participación del empleado, el conocimiento, las habilidades, la capacidad de resolver problemas y por la disposición para trabajar en equipos.

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