You are on page 1of 16

3

Giv feedback

Regionshuset Viborg
Koncern Kommunikation

Indhold
Forord ...................................................................... Lr at give fedback ............................................. Konstruktiv feedback .......................................... Konstruktiv feedback i praksis .......................... Selv iagttagelserne er komplicerede .............. Andre objektive data..flelserne ...................... 3 4 5 6 8 9

Tolkninger ............................................................... 10 Fra tolkning til sprgsml .................................. 11 Resume: At give feedback .................................. 12 Resume: At modtage fedback ........................... 13

Forord
De este af os nsker at vide, hvad der forventes, og hvor godt eller mske skidt, vi udfrer vores arbejde. I denne forbindelse er feedback mellem kolleger et godt og brugbart vrktj. I denne folder er mlet at hjlpe dig med at give feedback, der skaber lring og modtage feedback uden at blive stdt. Det kan bruges hver dag, og det behver ikke at tage mere end 10-15 minutter. Det hjlper dig og dine kolleger med at stte rammerne for, hvordan det kan foreg p en god mde. Dermed har vrktjet ogs til opgave at hjlpe dig med at opbygge en kultur, hvor feedback er en naturlig del af hverdagen i din virksomhed. God feedback skaber forstelse for, hvilken adfrd der lever op til/ikke lever op til det, der forventes. Den, som fr feedback, bliver klar over, om det han/hun gr, er i overensstemmelse med det forventede, og om der er muligheder for forbedring. Hvis feedbacken er konstruktiv, hjlper den medarbejderne med at gribe disse muligheder. I denne pjece beskrives de grundsten, som danner grundlaget for, at feedbacken skaber vrdi.

Lr at give feedback
Hvad er feedback? Feedback betyder at give fde tilbage. Fden kan man tygge p, synke eller spytte ud, hvis ikke den smager, men den efterlader en eftersmag. Nr frst der er givet feedback, kan den ikke gres usagt. Hvorfor feedback? den mest effektive mde at lre om den virkning vores adfrd har p andre

udvider kendskabet til os selv, og skaber grundlag for valg, udvikling og lring optimerer det kollegiale samarbejde som lbende dialogisk udveksling bidrager feedback til at skabe den psykologiske tryghed, der er pkrvet for, at man kan udvikle sig fagligt og personligt i arbejdet. Konikter tages i oplbet udvikler mden vi lser opgaver p feedback giver mulighed for nysgerrig reeksion over flles arbejdsmetoder.

Konstruktiv feedback

er bde positiv og negativ er dialogisk gives i en krlig hensigt for at hjlpe og styrke den anden og p en mde, der tager vare p den andens srbarhed gives i ydmyg erkendelse af, at ens antagelser kan vise sig ikke at vre tilstrkkeligt begrundede. Feedbacken siger ogs noget om afsenderen, som mske ikke er bevidst krver mod til at give det, den anden er bedst tjent med ikke kun det, den anden nsker, forventer eller hber Gives ikke (kun) for egen skyld Gives p en ordentlig mde, der giver plads til modtagerens oplevelser, selvstndighed og ret til egne valg modtages tillidsfuldt i den nd, den gives som en hjlp er gensidigt berigende.

Konstruktiv feedback i praksis


Nr vi ytrer os sprogligt, kan vores udsagn inddeles i re sproglige handlekategorier: 1. Iagttagelser / data 2. Oplevelser / flelser 3. Tolkninger / meninger / hypoteser 4. Handlingsanvisende ideer / rd / nsker Eksempler p feedback i forhold til disse re sproglige handlinger fra et ktivt gruppemde:

1. Iagttagelser / data: Der er ikke udpeget en formel ordstyrer og referent. Der er ikke taget beslutning om dagsorden. Der er ere ideer, der bliver diskuteret sidelbende. Beslutninger bliver ikke opsummeret undervejs.

2. Flelse: Jeg bliver forvirret og usikker p, hvad der bliver besluttet, og hvem der har ansvar for hvad. Hvis det fortstter, eksploderer jeg.

3. Tolkning: Det virker som om, der er ere, der konkurrerer om ledelsen af mdet.

4. Rd: Lad os vlge en mdeleder, som tager ansvar for mdets afvikling og holder styr p beslutningerne.

Det kan vre en fordel at begynde en feedback med en konkret beskrivelse af konkrete data (iagttagelser eller fakta, der kan registreres), eller subjektive data (tilkendegivelse af, hvad situationen gr ved dig flelses- eller oplevelsesmssigt). Det giver den anden eller de andre mulighed for at forholde sig til, om de har et lignende perspektiv p verden.

Selv iagttagelser er komplicerede


Registreringer: Opgrelser, regnskab, registreret sygefravr osv. Fx optlling af fremmde (vi er 4 ud af 7 mdedeltagere) Iagttagelser af det, som er: Refererer til fakta, data, som den anden person ofte ikke er klar over, og som andre vil kunne bekrfte. Fx: Jeg synes ikke, du smiler s ofte, som du plejer. Iagttagelser af det, som ikke er: Refererer til det fravrende, og er ofte strke data. Fx: Jeg hrer ikke O og D udtale sig p mdet. Faldgrube: Objektive data udgr blot et udsnit af virkeligheden. Andre i rummet har mske lagt mrke til noget andet!

Andre objektive dataflelserne


Emotionelle eller personlige tilkendegivelser er indeholdt i udsagn som:

Jeg er usikker p, hvor jeg har dig. Jeg bliver forvirret, nr jeg ikke mrker en reaktion fra dig. Jeg bliver ked af det, fordi jeg fler mig afvist... Jeg bliver vred, nr du siger... Jeg havde hbet p / regnet med... Jeg har problemer med at nde ud af, hvad du mener.

Faldgrube: Oplevelsen siger mske mere om dig selv, end om den du giver feedback!

Tolkninger
Tolkninger kan vre hjlpsomme, hvis de lanceres som hypoteser, der er bne for nyfortolkninger: Fx: jeg tror, vi har et meget forskelligt forhold til struktur i denne gruppe Undg denerende bedmmelser af den andens adfrd og motiver: Fx: du virker altid negativ Du er fejlnder Sdanne denitioner vil altid rejse forsvar/modstand. Ingen af os vil tillgges drlige motiver. Ingen har drlige motiver. G ud fra, at alle gr det bedste, de kan! Husk: Fortolkende udsagn refererer til det, man tror er p spil i situationen. Undg bedmmelser, der kan vre nedladende og srende, fordi jeg tillader mig at denere, hvordan du er. Ved at sige, hvad du oplever, tager du ejerskab for tolkningen og viser respekt ved at tillade andre fortolkningsmuligheder.

10

Fra tolkning til sprgsml: konstruktiv reformulering


Tolkning: Sprgsml:

Du er sur! Du vil bestemme det hele! Du er ude p at slippe s let som muligt ved tingene!

Er du sur? Hvad vil du bestemme? Hvad vil du lade andre bestemme? Gr du sdan, fordi det er lettest, eller fordi det giver den bedste kvalitet?

Handlingsanvisende ideer / rd Jeg synes, at du skulle Hvis jeg var dig, ville jeg Jeg har to forslag, du kunne lade dig inspirere af. Jeg har gjort flgende erfaring, mske kan du bruge noget af den. Faldgrube Ideer og rd kan virke nedladende, hvis ikke modtageren af feedback har efterspurgt dem, og de tager afst i dialog. Er du interesseret i at hre mine erfaringer? Hvis feedbacken er overvejende negativ,kan det imidlertid vre godt at tilbyde alternativer til, hvad personen kunne have gjort.

11

Resume: At give feedback


Husk det positive. De este har brug for opmuntring, at f at vide, de gr noget godt. Vr specik. Det er vigtigt at f fat i, hvad det var personen gjorde, som k dig til at bruge ordene glimrende eller drligt. Specik feedback giver bedre mulighed for at lre. Referer til adfrd det er muligt at ndre! Tilbyd alternativer: Hvis du giver negativ feedback, kan du vende den negative kritik til positive forslag. Heri ligger det konstruktive. Vr deskriptiv snarere end vurderende: Iagttagelser ift. hvad du s eller hrte og hvilken effekt, det havde p dig, snarere end at noget var godt eller drligt. Efterlad den anden med et valg: Det kan vre godt at undersge mulige konsekvenser af en beslutning om at ndre noget, men det betyder ikke, at du skal foreskrive forandring. Tnk p, hvad din feedback siger om dig selv. Heri ligger en enestende lringsmulighed.

12

Resume: At modtage feedback


Lyt til feedbacken imens den gives, snarere end med det samme at forsvare dig imod den. Vr klar over, hvad der bliver sagt. Drag ikke hurtige konklusioner eller g i forsvar. Vr sikker p, du forstr feedbacken, fr du reagerer p den. Reformuler kritikken og sprg til eksempler, som kan hjlpe dig til at forst og stte feedbacken i perspektiv for dig. Lyt til mere end n: Andres bud vil hjlpe til at proportionere den feedback, vi fr. Bed om den feedback, du nsker, men ikke fr. Beslut med dig selv, hvad du vil, bruge feedbacken til. Bedm dens vrdi og de konsekvenser, det vil have at ignorere eller bruge den. Vr glad for feedbacken og sig tak for den. Hvis den er givet ud fra rette etiske overvejelser (krligt for at hjlpe), er den ikke ndvendigvis let at give.

13

Noter

14

Mere hjlp
Du kan altid f gode rd og hjlp hos din nrmeste HR-afdeling p hospitalet eller institutionen. Du kan ogs kontakte Koncern HR, Organisation og Ledelse for yderligere hjlp og vejledning: www.ol.rm.dk

Grask Service . 1400-09-095_3

Folderen, du sidder med i hnden, er en del af en folderserie og indeholder nogle gode rd, hvor fllesnvneren er god kommunikation. Folderne understtter Region Midtjyllands kommunikationspolitik, som er en overordnet ramme med fokus p holdninger og vrdier, ikke p regler. Ls mere om kommunikationspolitikken p www.rm.dk eller E-dok.

Koncern Kommunikation Skottenborg 26 8800 Viborg www.regionmidtjylland.dk