...1.................................................... 6 9................... 7 9......................2.... ENTRADAS .......................... COMPRA DE MATERIAL ............................................................................................. VERIFICACIÓN DE MATERIALES/EQUIPOS EN RECEPCIÓN............................................... COMPRAS ...... CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES .............................. 3 5.... DESARROLLO .......... PROCESOS RELACIONADOS ... 11 FECHA DE ENTRADA EN VIGOR: Realizado: Revisado y aprobado: 1 ............2................................PROCEDIMIENTO GENERAL RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestión de Compras y Evaluación de Proveedores Código Índice: PG-06 Edición 0 1................................................................................ EVALUACIÓN PROVEEDOR .... 9 10..........2............................................... RESPONSABILIDADES .........2................ 11 11........................................................................................... 7 9......................................................1......................................... TABLA RESUMEN................ COMPRA DE EQUIPOS/SERVICIOS ................ 8 9................. 4 8. SALIDAS ............................................................... 4 7........................ 2 3. DIAGRAMA DE FLUJO...................... 7 9............... DEL SERVICIO PRESTADO Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES .................................... 11 12............................... 4 6...................................... DEFINICIONES .......1.......................... 2 2................... 3 4........... OBJETO............. 5 9....................................................................... 6 9................................................................ FORMATOS Y REFERENCIAS .................................1..................................................3........................................... ARCHIVO .............................................. ALCANCE....................

teniendo como resultado final la entrada de productos/servicios que cumplen todo lo requerido por la organización. equipos o servicios. así como de la posterior tramitación de los pedidos. OBJETO En este procedimiento se describe la sistemática a seguir para llevar a cabo la formalización de las solicitudes de necesidades de material. 2 . También se establecerán las pautas a seguir para la selección y evaluación de proveedores de productos y servicios con incidencia en el Sistema de Gestión de Calidad. EN GENERAL GENERAL GESTIÓN DE COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES RESPONSABLE DE ADMINISTRACIÓN/GERENTE CONTROL DE ALMACENES RESPONSABLE: PERSONAL DE LA EMPRESA/RESPONSABLE DE ADMINISTRACIÓN RESPONSABLE: RESPONSABLE DE ÁREA DE RECEPCIÓN DE LA EMPRESA 2. TABLA RESUMEN SECTORES TIPOLOGÍA DEL PROCESO PROCESO RESPONSABLE PROCESO PROCESOS RELACIONADOS ENTRADAS: NECESIDAD DE COMPRA DE MATERIAL O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS Y NECESIDAD DE ASEGURAR LA CALIDAD DEL PRODUCTO/SERVICIO SUMINISTRADO SALIDAS: PRODUCTOS/SERVICIOS ADQUIRIDOS E INSPECCIONADOS Y MANTENIMIENTO REGULAR EN LA CALIDAD DEL PRODUCTO/SERVICIO SUMINISTRADO TODOS.PROCEDIMIENTO GENERAL RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestión de Compras y Evaluación de Proveedores Código PG-06 Edición 0 1.

equipos y/o contratación de servicios. ACTIVIDADES A LAS QUE AFECTA ESTE PROCESO • Todas las actividades. 4. y la catalogación de los mismos. así como la tramitación de los pedidos/contratos a los proveedores. RESPONSABILIDADES • Personal de la empresa Detección de necesidades de material. • • 3 . finalizando con la recepción de los mismos en la organización y la selección y evaluación de aquellos proveedores de productos y servicios que incidan en la calidad de los servicios prestados por la organización. equipos y/o servicios Comunicación de las necesidades al responsable de administración Revisión de las coincidencias de parámetros técnicos definidos en el pedido Responsable administración Registro de la información del solicitante Solicitud de aprobación de presupuestos Aprobación y realización del pedido Revisión de las coincidencias de parámetros económicos definidos en el pedido Responsable del Área de Recepción Realizar el seguimiento a proveedores Comunicar al Responsable de Calidad las posibles incidencias detectadas durante la inspección en recepción de productos comprados o servicios contratados. ALCANCE El proceso engloba todas las actividades asociadas a la identificación y definición de necesidades de compras de materiales.PROCEDIMIENTO GENERAL RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestión de Compras y Evaluación de Proveedores Código PG-06 Edición 0 3.

SALIDAS Recepción de los materiales . equipos o servicios por parte del personal de almacén y/o persona de la organización que solicitó el mismo y mantenimiento por parte del proveedor de una regularidad en la calidad de los productos y servicios solicitados. a los proveedores • 5. equipo o contratación de un servicio por parte de cualquir persona de la organización. y comprobación de que el proveedor es capaz de suministrar los materiales o servicios solicitados conforme a unos requisitos que son previamente definidos por la organización. evaluar y aceptar a los provedores Rechazar.PROCEDIMIENTO GENERAL RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestión de Compras y Evaluación de Proveedores Código • PG-06 Edición 0 Responsable de Calidad Realizar la evaluación de los proveedores en relación con el Gerente y recoger los resultados de la evaluación en la ficha de proveedor Conservar los registros relativos a la evaluación de los proveedores Realizar el análisis anual de los resultados de calidad de los proveedores recogidos en las correspondientes hojas de seguimiento Emitir los informes correspondientes a la evaluación y seguimiento de proveedore Gerencia Aprobación de pedidos Aprobar. 6. 4 . en su caso. 7. PROCESOS RELACIONADOS • Control de almacenes. ENTRADAS Necesidad de compra de un material.

PROCEDIMIENTO GENERAL RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestión de Compras y Evaluación de Proveedores Código PG-06 Edición 0 8. DIAGRAMA DE FLUJO 5 .

Si en este seguimiento no hay ninguna incidencia.1. 9. Se da la aprobación inicial a un proveedor o la continuidad en la compra de suministros a proveedores habituales. Seguimiento continuo de proveedores. EVALUACIÓN PROVEEDOR El proceso de evaluación de proveedores es realizado conjuntamente por la Gerencia y el Responsable de Calidad. 6 . o del primer pedido (en el caso de servicios). se pasará al formato "Lista de proveedores aceptados". Se desarrolla una comprobación efectiva de que el proveedor mantiene regularmente la calidad de los productos y servicios solicitados.PROCEDIMIENTO GENERAL RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestión de Compras y Evaluación de Proveedores Código PG-06 Edición 0 NOTA: El número que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9 del procedimiento. cada una con su correspondiente finalidad: • • Evaluación inicial. indicando los números de las órdenes de compra o servicios contratados en el formato "Lista de proveedores". Se divide en dos fases diferenciadas. Para la aprobación de los nuevos proveedores se realiza un seguimiento en los tres primeros pedidos (en el caso de material). DESARROLLO 9. DESARROLLO al que pertenece.

que será firmada por el Responsable de Calidad. COMPRA DE MATERIAL A. el personal demandante del mismo comprobará si se dispone de stock en almacén. habiendo determinado previamente qué se considera incidencia grave y qué inaceptable. se abrirá una ficha de Proveedor.1. según el procedimiento.1. 9. 7 .2. en caso de incidencias graves o 1 parte de no conformidad. en caso de incidencias inaceptables. se incluirán en el formato "Lista de proveedores aceptados". es decir.1. CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES Los criterios de selección y valoración que se han expuesto se utilizarán para catalogar al proveedor como aceptado o rechazado. a los que se puede comprar. según el formato "Ficha de Proveedor" (aprobada por la Gerencia) donde vendrán indicados: • • • • • • • • • Datos del proveedor Producto/servicio suministrado Observaciones Requisitos exigibles Tipo de proveedor Período de validez de evaluación Forma de evaluación Visto Bueno del Gerente Reclasificación del Proveedor En caso de rechazo del proveedor se indicará en la Ficha del Proveedor el motivo y alcance del rechazo.PROCEDIMIENTO GENERAL RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestión de Compras y Evaluación de Proveedores Código PG-06 Edición 0 9. El criterio a seguir por parte del Responsable de Calidad para rechazar a un proveedor será que se hayan abierto 10 partes de no conformidad.2. COMPRAS 9. Los proveedores aceptados. Detección de necesidades EXISTENCIAS DE ALMACÉN Tras la detección de necesidades de material. Además. para cada Proveedor aceptado.

requiere la aprobación de la Gerencia. D. en caso contrario se limita a la aprobación del Responsable de administiración. Comunicación al responsable de administración El personal que detecte la necesidad de compra comunicará. C. Elaboración del pedido El responsable de administración introduce toda la información del solicitante en el programa de gestión de pedidos de almacén y genera la hoja de "Pedido de Compra". Envío del pedido Siempre se transmite el pedido al proveedor mediante vía e-mail o fax.2. previo envío por fax o e-mail de las especificaciones del equipo/servicio requerido. Solicitud de presupuesto Se requerirá la solicitud de ofertas a por lo menos tres proveedores aprobados.2. al responsable de administración las necesidades de material. a través de la vía estipulada. Aprobación del pedido En caso de que el importe supere los 600 euros. especificando la cantidad y referencia a pedir. Por parte del responsable de administración. 8 . quien revisará el cumplimiento de los requisitos técnicos. 9. C. quien revisará los requisitos económicos. según el formato. que revisará. COMPRA DE EQUIPOS/SERVICIOS A.PROCEDIMIENTO GENERAL RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestión de Compras y Evaluación de Proveedores Código PG-06 Edición 0 B. Detección de necesidades El personal demandante de un equipo/servicio comunicará vía e-mail al responsable de administración todas las características del mismo. serán analizados desde dos puntos de vista: • • Por parte del demandante. B. E. Aprobación del presupuesto Una vez recibidos los presupuestos.

referencias. quien procederá a tramitarlo como no conformidad y a resolverlo con el proveedor. anualmente. el Responsable de Calidad recopilará todas las "Hojas de Seguimiento de Proveedores" registradas mediante la aplicación informática de Gestión.3.PROCEDIMIENTO GENERAL RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestión de Compras y Evaluación de Proveedores Código PG-06 Edición 0 En función del análisis realizado por ambas partes. para analizar y estudiar todos los problemas existentes con los proveedores utilizando la siguiente información: 9 . B. 9. D. Recepción material/equipo/servicio En el momento de entrega se procederá a revisar la coincidencia de los parámetros definidos en el pedido con el producto/servicio recibido: • • Material: El personal del almacén comprueba la coincidencia entre la cantidad. El albarán/nota de entrega siempre estará firmado. INCIDENCIAS DETECTADAS En caso de existir algún tipo de incidencia. el responsable de administración decidirá la aprobación o rechazo del presupuesto.3 Evaluación y Seguimiento de Proveedores. Evaluación y Seguimiento de Proveedores Esta etapa se lleva a cabo con el fin de comprobar que el proveedor mantiene regularmente la calidad de sus suminsitros. bien emitiendo una "Hoja de servicios contratados" o bien remitiendo el presupuesto firmado por parte del responsable de administración. Comunicación al proveedor La aceptación del presupuesto se llevará a cabo. VERIFICACIÓN DE MATERIALES/EQUIPOS EN RECEPCIÓN. ésta será registrada en el albarán. DEL SERVICIO PRESTADO Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES A. se seguirá lo establecido en el Apdo. Servicios: El usuario comprueba que la ejecución del servicio se realiza según las condiciones pactadas. 9. indicando la fecha de recepción. plazos y estado del producto. Asímismo. Para esto. que se remitirá al responsable de administración.

Cualquier consideración acerca de los proveedores de la organización se verá reflejada en el informe anual que realizará el Responsable de Calidad para su revisión y aprobación por la Gerencia. En este sentido. teniendo en cuenta todos los registros anteriormente citados. mediante su firma en el apartado observaciones del formato "Seguimiento de proveedores". ACEPTACIÓN/RECHAZO DEL PROVEEDOR Cada año la Gerencia y el Responsable de Calidad analizarán y estudiarán las incidencias detectadas a través del seguimiento de proveedores realizado por el Responsable de Calidad. por diversos motivos. acciones correctivas y acciones preventivas". en el caso de incidencias graves. Proveedor Rechazado: Cuando se hayan abierto 10 partes de no conformidad. Este informe se llevará a "Revisión del Sistema de Gestión y Calidad". que continuara suministrando. en el caso de incidencias inaceptables. según el procedimiento. si el Proveedor resultase rechazado y fuera imprescindible. o 1 parte de no conformidad. si no actúa correctamente (Plan de acciones correctivas. La Gerencia será quien aprube o rechace a los proveedores. C. en casos extremos. por lo que no se descalifica al proveedor para compras futuras. son leves o poco importantes. Comunicación de rechazo al Proveedor Cuando el resultado de esta evaluación sea rechazado. en su mayoría. 9. el Responsable de Calidad podrá informar al Proveedor de la necesidad de corregir y/o mejorar ciertos aspectos del servicio o. 10 . Las desviaciones recogidas en los partes de no conformidad según lo descrito en el procedimiento "Gestión de incidencias. etc.3A de este procedimiento "Recepción del Material/Producto/Servicio".).PROCEDIMIENTO GENERAL RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestión de Compras y Evaluación de Proveedores Código • PG-06 Edición 0 • Las incidencias reflejadas por el responsable de recepción del material en las órdenes de compra según lo descrito en el Apdo. de la suspensión de acciones comerciales en un futuro próximo. • • Proveedor Aprobado: cuando las desviaciones detectadas. la Gerencia deberá cumplimentar la "Ficha de Proveedor" aprobando las compras al proveedor para el siguiente período e indicando el motivo de tal aprobación.

12. hoja de servicios contratados. 11. DEFINICIONES • • Proveedor habitual: Proveedor del que existe un conocimiento justificado derivado de un histórico de compras. acciones correctivas y preventivas" 11 . facturas.PROCEDIMIENTO GENERAL RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestión de Compras y Evaluación de Proveedores Código PG-06 Edición 0 10. ofertas. FORMATOS Y REFERENCIAS • • • • • • • "Lista de Proveedores" "Lista de Proveedores Aceptados" "Ficha de Proveedor" "Pedido de Compra" "Hoja de Servicios Contratados" "Hoja de Seguimiento Proveedores" Procedimiento "Gestíón de incidencias. albaranes/notas de entrega. Proveedor nuevo: Proveedor del que no existen referencias puesto que no ha efectuado suministros previos. ARCHIVO Toda la documentación generada: pedido de compra. serán archivadas por el Área de Administración. En cuanto a los proveedores. preupuestos. el cuestionario de evaluación inicial y los informes de evaluación. serán archivados por el Responsable de Calidad. contratos. las hojas de seguimiento y la lista de proveedores aceptados se archivarán en las áreas de Recepción y Administración.

PROCEDIMIENTO GENERAL RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestión de Compras y Evaluación de Proveedores Código PG-06 Edición 0 LISTA DE PROVEEDORES PROVEEDORES SUMINSTRO Nº ORDEN DE COMPRA/NºSERVICIO CONTRATADO Aprobado por: Recepción e Inspección: Fecha y firma: Fecha y firma: 12 .

PROCEDIMIENTO GENERAL RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestión de Compras y Evaluación de Proveedores Código LISTA DE PROVEEDORES ACEPTADOS PG-06 Edición 0 PROVEEDORES SUMINSTRO Nº ORDEN DE COMPRA/NºSERVICIO CONTRATADO Aprobado por: Recepción e Inspección: Fecha y firma: Fecha y firma: 13 .

PROCEDIMIENTO GENERAL RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestión de Compras y Evaluación de Proveedores Código FICHA PROVEEDOR PG-06 Edición 0 PROVEEDORES DATOS TIPO PRODUCTO REQUISITOS VALIDED /SERVICIO OBSERVACIONES RECLASIFICACIÓN EXIGIBLES EVALUACIÓN SUMINISTRADO Aprobado por: Recepción e inspección Fecha y firma: Fecha y firma: 14 .

PROCEDIMIENTO GENERAL RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestión de Compras y Evaluación de Proveedores Código PEDIDO DE COMPRA PG-06 Edición 0 Número de pedido: Fecha: Solicitado por: CONCEPTO CANTIDAD PROVEEDOR: IMPORTE: PLAZO DE ENTREGA: OBSERVACIONES: Aprobado por: Fecha y firma: Recepción e inspección: Fecha y firma: 15 .

PROCEDIMIENTO GENERAL RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestión de Compras y Evaluación de Proveedores Código HOJA DE SERVICIOS CONTRATADOS PG-06 Edición 0 EL NÚMERO DE PEDIDO DEBERÁ APARECER EN LOS DOCUMENTOS RELACIONADOS: CERTIFICACIONES. Nº PEDIDO: PROVEEDOR: NOMBRE: DIRECCIÓN: POBLACIÓN: TELÉFONO: C. FAX TRABAJO A REALIZAR: FECHA PREVISTA FINALIZACIÓN: TOTAL: CANTIDAD CONCEPTO/DESCRIPCIÓN: PRECIO TRABAJO REALIZADO: CANTIDAD FECHA EJECUCIÓN: TOTAL: CONCEPTO/DESCRIPCIÓN: PRECIO NOTAS O COMENTARIOS: Aprobado por: Fecha y firma Recepción e inspección: Fecha y firma 16 . ETC. FACTURAS.P.

LEVES. 5-INACEPTABLES 17 .PROCEDIMIENTO GENERAL RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestión de Compras y Evaluación de Proveedores Código PEDIDO DE COMPRA PG-06 Edición 0 PROVEEDOR/SUBCONTRATISTA: PRODUCTO/SERVICIO: PROBLEMAS RELATIVOS A: Nº PRODUCTO/SERVICIO FECHA INCIDENCIA CALIDAD PLAZO DE ENTREGA CANTIDAD OBSERVACIONES VALORACIONES DE INCIDENCIAS: 1.POCO IMPORTANTES. 3. 4-GRAVES. 2.IMPORTANTES.