Januari 2013

SISTEM INFORMASI AKADEMIK

PROPOSAL
disusun oleh : Agusman Yulianto, S.Si, M.Kom, M.Inf.Tech Telp. 0813 697 80071

SISTEM INFORMASI AKADEMIK ONLINE

Sistem Informasi Terpadu

-1-

SISTEM INFORMASI AKADEMIK TERPADU

Sistem Informasi Akademik Terpadu merupakan perpaduan dari 4 buah sistem yaitu :  Sistem Akademik Offline Sistem ini bekerja pada jaringan lokal dan merupakan sistem utama yang digunakan sehari-hari oleh bagian akademik dan keuangan.  Sistem Akademik Online Sistem ini merupakan sistem informasi akademik dalam bentuk web-based application yang dapat diakses melalui internet yang berfungsi sebagai penyedia informasi akademik dan keuangan kepada mahasiswa.  Elearning Sistem elearning dibangun untuk menunjang kegiatan proses belajar mengajar. Sistem ini terkait dengan kedua sistem diatas.  SMS Center Untuk memberikan kemudahan kepada mahasiswa mengakses informasi nilai dan untuk memudahkan institusi menyebarkan informasi kemahasiswa.

A. Sistem Akademik Offline

Sistem akademik Offline merupakan sistem utama dan menjadi sumber data untuk sistem-sistem lain yang dibangun. Modul-modul yang tersedia diantaranya adalah :            Modul PMB (Registrasi Calon Mahasiswa) Modul Tes Masuk (Tes masuk melalui komputer dan pembuatan bank soal) Modul Pembuatan Jadwal dan Presensi Kehadiran Dosen Modul Pengolahan Nilai Mahasiswa Modul Pencetakan (DNS, Transkrip) Modul Konversi (konversi nilai, mahasiswa pindahan) Modul Keuangan (pembayaran mahasiswa dan laporan-laporannya) Modul Statistik (rekapitulasi data untuk unsur pimpinan) Modul User Management (pengaturan hak akses user untuk setiap menu) Koneksi data dengan website sistem akademik online. Koneksi data dengan SMS Center

Sistem Informasi Terpadu

-2-

Modul Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) Modul PMB digunakan untuk proses penerimaan mahasiswa baru.1. Modul ini meliputi :     Registrasi Mahasiswa Baru Tes Masuk Mahasiswa Baru melalui komputer Pembayaran Mahasiswa Baru Laporan Penerimaan Mahasiswa Baru (tabel.Pada proposal ini akan dijelaskan fitur-fitur sistem informasi akademik baik yang versi offline ataupun versi online. A. grafik) Registrasi mahasiswa baru Menu : PMB  Registrasi Mahasiswa Baru Sistem Informasi Terpadu -3- .

Oleh karena itu data yang dimasukkan harus lengkap sehingga nantinya tidak diperlukan lagi pengetikan ulang data mahasiswa. Registrasi Mahasiswa Baru Hasil dari proses registrasi mahasiswa baru menjadi sumber data untuk mahasiswa.Gambar. Setelah proses entri mahasiswa baru. staf keuangan dapat mencetak slip pembayaran pendaftaran mahasiswa baru (Menu : PMB  Cetak Slip Pendaftaran) Sistem Informasi Terpadu -4- .

Nilai tes akan menentukan grade kelulusan yang akan menentuan besarnya biaya kuliah yang harus ditanggung pada saat mendaftar ulang.Setelah calon mahasiswa melakukan pembayaran ke bank yang ditunjuk. Data jumlah pendaftar. Sistem Informasi Terpadu -5- . Tes Masuk Mahasiswa Baru Hasil tes masuk dapat diketahui secara langsung oleh calon mahasiswa. calon mahasiswa dapat mengikuti tes secara langsung di komputer seperti gambar berikut ini : Gambar. dan berbagai laporan lain dapat dilihat melalui menu PMB  Laporan PMB yang memiliki beberapa sub menu yaitu:      Daftar Calon Mahasiswa Jumlah Pendaftar sampi dengan tanggal tertentu Daftar Hasil tes masuk Jumlah yang sudah mendaftar ulang Beberapa macam grafik. jumlah yang telah mendaftar ulang.

Sistem Informasi Terpadu -6- . Daftar mahasiswa yang telah mendaftar ulang.Contoh salah satu laporan yang dihasilkan adalah sebagai berikut : Gambar. Gambar. Grafik daftar mahasiswa yang telah mendaftar ulang.

Penyusunan Jadwal Mengajar Jadwal dapat disusun berdasarkan dosen atau berdasarkan ruang kuliah. Penjadwalan dosen dapat diakses melalui menu PLPP  Pembuatan Jadwal. Sistem Informasi Terpadu -7- .A. tabrakan ruang). Gambar. Modul Penjadwalan dan Absensi Dosen Modul ini digunakan untuk membuat jadwal dan mencatat absensi dosen. Data dari aplikasi penjadwalan ini selanjutnya dapat digunakan untuk proses presensi dosen mengajar sehingga memudahkan dalam pengontrolan dan perekapan dosen mengajar. Pada aplikasi penjadwalan ini sistem dapat mengetahui secara otomatis jika terjadi kelas tabrakan (tabrakan dosen. Pengecekan kelas tabrakan dapat dilakukan secara otomatis. Dalam menyusun jadwal dapat dilakukan per dosen atau per ruangan.2.

Laporan Absensi Dosen Sistem Informasi Terpadu -8- .Gambar. Gambar. evaluasi mengajar berdasarkan materi yang disampaikan dan di input kedalam sistem. Presensi Dosen melalui komputer Hasil presensi mengajar dosen menghasilkan laporan mengajar dosen untuk menentukan honor mengajar.

4. Gambar-gamber berikut adalah berbagai bentuk statistik dalam grafik. jurusan. Konversi Nilai Modul ini digunakan untuk melakukan konversi nilai sesuai dengan kurikulum terbaru. dll. Statistik Menampilkan statistik mahasiswa berdasarkan angkatan. Konversi matakuliah per mahasiswa A.3. Menu Jurusan  Konversi dan Pindahan Gambar. Berguna bagi unsur pimpinan dalam menentukan kebijakan berdasarkan data statistik yang ada.A. Statistik dapat diakses melalui menu Laporan  Statistik. aktif/tidak aktif. Sistem Informasi Terpadu -9- . Proses konversi dapat dilakukan per mahasiswa atau seluruh mahasiswa berdasarkan kurikulum terbaru.

Sistem Informasi Terpadu .10 - .

11 - . Modul Pencetakan Presensi dan Pengolahan Nilai Sistem Informasi Terpadu .5.A.

12 - .Sistem Informasi Terpadu .

Sebagai contoh proses entri nilai oleh dosen dan konversi data harus mendapatkan persetujuan dari yang berwenang. Validasi Data Beberapa proses yang dilakukan pada aplikasi membutuhkan validasi dari unsur pimpinan atau level dibawahnya yang terkait untuk menjamin keamanan data. Pembayaran Mahasiswa A.A.7. Dosen melakukan pengisian nilai secara langsung ke dalam sistem.13 - . akan tetapi nilai ini baru akan muncul setelah mendapatkan validasi dari kepala BAAK.6. Validasi data dilakukan melalui menu BAAK  Validasi Sistem Informasi Terpadu .

B.1. Informasi Nilai. buku tamu.. Fitur Sistem Akademik Online         Registrasi Calon Mahasiswa Baru. Alumni dan Dosen Pengisian KRS Online Pengisian nilai oleh dosen secara online dengan validasi baak melalui hardcopy yang diberikan dosen. Sistem Akademik Online Sistem akademik online merupakan aplikasi sistem informasi akademik berbasis web yang dapat diakses oleh mahasiswa.14 - . Berita. galery dan lain-lain seperti standar website pada umumnya. dosen dan staf melalui internet. dan Transkrip Sementara Informasi tagihan/invoice ke mahasiswa Statistik/Laporan bagi unsur pimpinan melalui website. Contoh Screenshoot Sistem Informasi Terpadu . DNS. 1. Informasi Mahasiswa.

Gambar. Entri Nilai Matakuliah secara online oleh Dosen ybs.Gambar. Validasi Nilai oleh BAAK terhadap nilai yang dientri oleh dosen Sistem Informasi Terpadu .15 - .

Transkrip sementara melalui internet. Biodata Mahasiswa. Sistem Informasi Terpadu . Nilai. dan transaksi lain yang dapat dilakukan oleh mahasiswa Gambar. Mahasiswa dapat mengecek nilai DNS.16 - .Gambar.

C. Elearning C. Membantu mahasiswa untuk lebih memahami materi yang diajarkan di perguruan tinggi tidak hanya dari satu dosen tetapi dapat juga berasal dari dosen lain dalam peer group.2. dan antara mahasiswa dengan mahasiswa melalui media tanya jawab yang tersedia pada sistem elearning. Meningkatkan kreatifitas dan cara berpikir kritis bagi mahasiswa melalui debat yang positip pada forum yang tersedia. Fitur Elearning Elearning yang telah dibangun ini memiliki fitur sebagai berikut :       Upload/download materi kuliah Upload/download tugas matakuliah oleh mahasiswa Bank Soal dan Latihan Ujian Online Forum Diskusi Mata Kuliah Informasi dan berita seputar perkuliahan Blog untuk penulisan artikel bagi dosen Sistem Informasi Terpadu . Fungsi Elearning E-learning ini memiliki manfaat sebagai berikut : Memanfaatkan internet sebagai media pembelajaran di perguruan tinggi Meningkatkan koordinasi antar dosen dalam menyampaikan materi kuliah sesuai dengan kurikulum nasional melalui peningkatan komunikasi antar dosen dalam peer group.17 - .1. pertukaran materi pelajaran. Menjalin keakraban antara sesama dosen. dan penyebarluasan informasi terkini dalam dunia pendidikan. Tersedianya bank soal bersama yang dapat digunakan sebagai sarana berlatih mahasiswa melalui latihan ujian secara online. antara dosen dengan mahasiswa.C. Meningkatkan peran serta dosen dalam mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu yang dimilikinya.

ditampilkan matakuliah-matakuliah yang bersifat free. dll) Kamus online Inggris-Indonesia Pada website elearning ini. Hal ini diserahkan sepenuhnya pada masing-masing dosen apakah akan membuat matakuliah ini bersifat free atau tidak.18 - . matakuliah dapat bersifat free atau harus melakukan registrasi. quiz. Sebagai contoh. Pada contoh diatas. Pada matakuliah yang bersifat free.  Informasi nilai sementara mahasiswa (tugas. apabila di klik pata tombol Join dari salah satu matakuliah tersebut. maka website untuk matakuliah tersebut akan muncul sebagai berikut : Sistem Informasi Terpadu . siapapun dapat mengakses matakuliah tersebut tanpa harus melakukan login terlebih dahulu.

 Info Mata Kuliah Link ini berisi halaman utama dari website matakuliah. tanya jawab antara dosen dan mahasiswa Link forum diskusi akan masuk ke halaman sebagai berikut : Sistem Informasi Terpadu . website matakuliah pada sistem elearning ini dikelompokkan kedalam beberapa bagian sesuai dengan fungsinya.  Pengumuman Link ini berisi pengumuman-pengumuman yang ingin disampaikan dosen kepada mahasiswanya. dsb.Agar lebih terstruktur.19 - . informasi dosen pengasuh.    Materi Kuliah Link ini berisi materi-materi yang dapat di download oleh mahasiswa Tugas Link ini berisi informasi seputar tugas yang akan diberikan ke mahasiswa Praktikum Link ini berisi materi-materi praktikum yang dapat di download oleh mahasiswa     Kuis Link ini berisi informasi seputar kuis Ujian Link ini berisi informasi seputar ujian Bahan Penunjang Link ini berisi bahan-bahan penunjang lain apabila dibutuhkan Forum Diskusi Link ini berisi forum diskusi matakuliah. Halaman ini berisi informasi seputar matakuliah seperti Silabus.

Sistem Informasi Terpadu .D. Bagi staf perguruan tinggi. SMS center dapat diakses melalui website untuk mengirimkan pesan singkat kepada mahasiswa.20 - . SMS Center SMS Center merupakan fasilitas untuk mengirimkan dan mendapatkan informasi akademik melalui SMS.

SMS center ini bekerjasama dengan indosat sebagai provider.Adapun mahasiswa dapat mengakses nilai dengan mengirim SMS ke nomor tertentu. Sistem Informasi Terpadu .21 - .

000 Rp.000.000 Rp.22 - . 1 2 3 4 Aplikasi Sistem Informasi Akademik (Local) Sistem Informasi Akademik Online (Internet) Elearning SMS Center Harga Rp.000.000 TERMIN PEMBAYARAN    30% pada saat MoU 60% setelah instalasi 10% setelah setelah masa maintenance selesai.000. 25.000. 5.HARGA No. Sistem Informasi Terpadu . 25.000 Rp. 15.